Как настроить в outlook оповещение о прочтении: Видео: отслеживание почты с помощью уведомлений о прочтении

Вы когда-нибудь ловили себя на том, что с нетерпением ждете ответа на срочное электронное письмо, задаваясь вопросом, открыл ли человек сообщение? Может быть миллион причин, по которым вы еще не получили ответа: возможно, электронное письмо застряло в их папке нежелательной почты или, не дай Бог, потерялось в ничейной зоне Интернета. Исправление? Включите уведомление о прочтении Outlook.

Если вы никогда не слышали об этой функции, мы собираемся сделать ваш день. Инструмент уведомлений о прочтении Outlook — это полезный ярлык Outlook, который может сделать вашу жизнь намного менее напряженной. Даже лучше? Он прост и удобен в использовании. Ниже приведены инструкции по использованию уведомлений о прочтении Outlook как для Mac, так и для ПК, а также как запретить Outlook уведомлять отправителей, если вы не хотите, чтобы они видели, что вы открыли их электронная почта . Вам также необходимо знать советы по этикету электронной почты, которым следует следовать, когда включена функция уведомлений о прочтении. (Совет: используйте его с осторожностью.) Пользователи Gmail, мы вас тоже обеспечим. Ознакомьтесь с этими хитростями Gmail, например, как заблокировать электронные письма, чтобы избежать случайных ответов на спам-сообщения, которые подвергают риску вашу информацию.

Получите Reader’s Digest Read Up информационный бюллетень  чтобы узнать больше о технологиях, путешествиях, юморе, уборке и забавных фактах всю неделю.

Что такое уведомление о прочтении Outlook?

Уведомления о прочтении Outlook — это функция, предлагаемая на платформе электронной почты Microsoft Outlook всем, у кого есть адрес электронной почты Outlook. Если вы включите уведомления о прочтении для отдельного электронного письма или всех электронных писем, вы получите автоматическое уведомление в своем почтовом ящике, когда получатель откроет электронное письмо.

Этот инструмент может пригодиться, когда у вас есть срочное или своевременное электронное письмо, требующее быстрого ответа, и вам нужно подтверждение того, что ваше сообщение получено и было просмотрено. Например, может быть, вы отправляете электронное письмо, которое должно быть получено к определенному сроку, например, когда вы расторгаете договор аренды или подаете заявку. Уведомления о прочтении также полезны при обмене конфиденциальной информацией, например финансовыми данными. К вашему сведению, Microsoft также предлагает эти ярлыки Word, экономящие время.

Можно ли запросить уведомление о прочтении в Outlook без ведома получателя?

Некоторые почтовые службы позволяют скрыть уведомление о прочтении от получателя, но это не относится к Outlook. Если вы используете функцию Outlook с уведомлением о прочтении, получатель всегда будет знать, что вы запросили уведомление о прочтении. Получатели увидят всплывающее окно с просьбой отправить уведомление о прочтении или отклонить его, поэтому вы не можете запросить уведомление о прочтении в Outlook без ведома другого человека.

Нужно ли добавлять уведомления о прочтении во все электронные письма?

Тщательно подумайте, прежде чем добавлять уведомления о прочтении к каждому отправляемому вами письму. «Не все электронные письма требуют уведомления о прочтении», — говорит Лидия Рэмси, эксперт по деловому этикету и автор книги « Манеры, которые продают ». Поскольку большинство людей каждый день погружены в электронные письма, добавлять уведомления о прочтении к сообщениям, которые не являются срочными, можно считать невежливой и непрофессиональной рабочей привычкой, объясняет она. Это также не единственный ваш вариант. Во многих случаях вы можете просто попросить получателя подтвердить получение, добавив в электронное письмо строку, которая гласит: «Пожалуйста, отправьте краткий ответ, чтобы я знал, что вы получили эту информацию».

Как добавить уведомление о прочтении Outlook во все электронные письма

Хотя уведомления о прочтении лучше использовать экономно, могут быть случаи, когда вам нужно включать уведомления о прочтении в несколько последовательных электронных писем для всех, особенно при обсуждении критической проблемы или проект с приближающимся дедлайном на работе. Вот тут-то и появляется этот ярлык.

На ПК вы можете включить функцию, которая автоматически добавляет уведомление о прочтении Outlook ко всем сообщениям электронной почты. Приложение Outlook на Mac не предлагает этот инструмент. Эксперты рекомендуют использовать его в течение короткого периода времени, а затем отключать после решения проблемы или проекта.

Следуйте этим инструкциям, чтобы включить уведомления о прочтении для всех электронных писем Outlook на ПК:

1. Перейдите на вкладку «Файл».
2. Щелкните Параметры > Почта.
3. В разделе «Отслеживание» установите флажок «Уведомление о прочтении, подтверждающее, что получатель просмотрел сообщение».
4. Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.

Как добавить уведомление о прочтении Outlook в отдельное сообщение электронной почты

Если время от времени вы получаете сообщение электронной почты, для которого требуется уведомление о прочтении, вы можете добавить уведомление о прочтении в отдельные сообщения электронной почты. Вот как включить уведомление о прочтении для одного электронного письма на Mac и ПК:

На Mac

1. Откройте и набросайте новое электронное письмо.
2. Выберите «Параметры» > «Запросить уведомления» > «Запросить уведомление о прочтении».
3. Когда вы будете готовы отправить электронное письмо, выберите вкладку Сообщение.
4. Нажмите «Отправить».

Примечание. Функция уведомлений о прочтении доступна только в Outlook для Microsoft 365 для Mac, Outlook 2021 для Mac, Outlook 2019 для Mac и Outlook 2016 для Mac. Вы можете проверить версию своего приложения, выбрав Outlook > О программе Outlook.

На ПК

1. Откройте и набросайте новое электронное письмо.
2. Перейдите на вкладку «Параметры».
3. В разделе «Отслеживание» установите флажок «Запросить уведомление о прочтении».
4. Когда вы будете готовы отправить электронное письмо, щелкните поле «Отправить» в левой части экрана.

Как запретить Outlook отвечать на уведомления о прочтении

А теперь давайте поменяемся местами: допустим, вы являетесь получателем запроса на получение уведомления о прочтении. Когда вы открываете электронное письмо с уведомлением о прочтении, всплывающее окно спросит, хотите ли вы отправить уведомление отправителю. Вы можете отказаться от отправки квитанции о прочтении, если не хотите, чтобы отправитель был уведомлен, когда вы ее открываете. Возможно, электронное письмо не находится в вашем списке приоритетов или вам нужно больше времени, чтобы подумать, прежде чем отвечать. (Возможно, поэтому вам также нужно отключить уведомления о прочтении текстовых сообщений на вашем iPhone.)

Пользователи Outlook с ПК также могут настроить функцию, позволяющую им автоматически отклонять все уведомления о прочтении. (Приложение Outlook для Mac не предоставляет эту возможность.) Чтобы Outlook не уведомлял всех отправителей о том, что вы открыли их электронную почту на ПК, выполните следующие действия:

1. Перейдите на вкладку «Файл».
2. Щелкните Параметры > Почта.
3. В разделе «Отслеживание» перейдите к разделу «Для любого полученного сообщения, включающего запрос уведомления о прочтении».
4. Установите флажок «Никогда не отправлять ответ».

К сведению, отправитель не получит уведомление об отклонении.

Является ли грубым отклонение уведомления о прочтении в Outlook?

RD.com

Будьте уверены, что вполне приемлемо отклонить уведомление о прочтении электронной почты, по словам Рэмси. Тем не менее, она считает вежливым отправить отправителю короткое сообщение о том, что вы предпочитаете не получать уведомления о прочтении и ответите на его письмо, как только сможете.

Но подождите! Прежде чем отклонить уведомление о прочтении сообщения электронной почты на рабочем компьютере, подумайте, кто отправляет сообщение. «Вы можете рассказать коллеге или коллеге о своих предпочтениях, но не думайте указывать своему боссу, что делать», — говорит Рэмси. «Если босс любит отчеты о прочтении, то и вы тоже». С другой стороны, холодное электронное письмо от незнакомца не требует ответа.

Теперь, когда вы знаете, как использовать уведомления о прочтении Outlook, улучшите свои знания электронной почты (и безопасность!) с помощью других советов Outlook, в том числе о том, как отписаться от спам-сообщений и как защитить свою электронную почту от хакеров.