Как использовать эксель: Sorry, this page can’t be found.

Таблицы Excel часто используются в качестве CRM для ведения клиентской базы или базы поставщиков. В программе удобно группировать данные по определенным признакам – дата звонка, «горячий» или «холодный» клиент, статус сделки, объем заказа. Кроме того, в Эксель можно хранить списки ассортимента для выгрузки в Интернет-магазин, вести торговый учет, делать анализ и прогнозирование продаж, готовить коммерческие предложения, рассчитывать скидки и специальные условия по программам лояльности. Широко применяются возможности визуализации в Microsoft Excel для создания отчетов по различным показателям и стильных презентаций с графиками и диаграммами.

Помимо вышеуказанных сфер, Excel используют в науке и медицине, социологии и статистике, IT и SEO, маркетинге и рекламе, поэтому реальные навыки владения табличным редактором – это неоспоримое преимущество на рынке труда.

Где учиться

Приглашаем на  недорогие курсы Эксель у метро «Белорусская». Мы быстро научим работать в Excel и с максимальной эффективностью.

Основные сведения об использовании файлов Microsoft Excel в ArcGIS—ArcMap

Вы можете открывать таблицы Microsoft Excel напрямую в ArcGIS и работать с ними так же, как с любыми другими источниками табличных данных. Например, вы можете добавить их в ArcMap, просматривать в ArcCatalog, и использовать как входные значения в инструментах геокодирования.

Как и другие данные, файлы Excel могут добавляться в ArcMap с помощью диалогового окна Добавить данные. Когда вы указываете файл Excel, вам необходимо выбрать таблицу, которую вы хотите открыть. Например, имеется книга Excel с названием Sales_Figures.xls, в которой содержится три листа Sales, Month и Year to Date, каждый из которых представляет отдельную таблицу в ArcGIS. Любое имя, указывающее ячейки или ряды, определенные в Excel, сохраняются в ArcGIS.

При открытии файла Excel в ArcGIS, лист представлен в виде таблицы со значком ($) в конце заголовка, но именованные диапазоны не содержат этого значка. Названия таблиц, полученных из листов или именованных диапазонов, содержащих пробелы, заключаются в одинарные кавычки.

После добавления таблицы в ArcMap вы можете открыть ее, выбрав По источникам в Таблице содержания. Однако вы не сможете редактировать таблицу или экспортировать записи в формат Excel.

На примере ниже показана разница при отображении многолистного документа в Microsoft Excel и в диалоговом окне Добавить данные в ArcMap.

• Вот как выглядят три рабочих листа на вкладке Лист в нижней части окна Excel
• Доступные в рабочей книге Sales_Figures листы в диалоговом окне Добавить данные ArcMap

При работе с файлами Microsoft Office Excel надо учитывать следующие моменты:

• ArcGIS поддерживает как файлы .xls, так и файлы .xlsx. Одно преимущество файлов .xlsx заключается в том, что они поддерживают большие размеры листов (1 048 576 строк на 16 384 столбцов) по сравнению с форматом xls (65 536 строк на 256 столбцов).
• Если вы хотите использовать в ArcGIS файлы формата .xlsx, но у вас не установлен Excel 2007, вы должны установить 2010 Office System Driver, поскольку Microsoft прекратил поддержку драйверов Office 2007. Вместо этого должен быть использован Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable driver.
• Когда книга открыта в ArcGIS, таблицы Excel доступны только для чтения как в ArcGIS, так и в Excel.
• Названия полей берутся из первой строки каждого столбца на листе. Вы можете просмотреть свойства, задать псевдонимы полей и их видимость в вкладке Поля диалогового окна Свойства таблицы.
• Excel не накладывает никаких ограничений на типы полей для значений при вводе данных, как это происходит в нормальных базах данных. Поэтому тип поля, определенный в Excel, не используется для определения типа поля, открытого в ArcGIS. Просто в ArcGIS сканируются значения первых восьми строк поля и на их основании определяется тип этого поля. Если в результате просмотра в отдельном поле обнаружатся смешанные типы данных, то поле будет возвращено в виде строкового поля, а значения будут преобразованы в строки.
• Числовые поля конвертируются в тип двойной точности в ArcGIS.
• Таблицы Excel ведут себя так же, как и другие таблицы, не содержащие поля ObjectID. Следовательно, вы не сможете редактировать, устанавливать связи или осуществлять выборку на карте.
• Поддержка файлов Excel в ArcGIS осуществляется с помощью Microsoft OLE DB Provider для Jet 4.0 и поддерживающего его Excel ISAM (Indexed Sequential Access Method) драйвера. Чтобы получить более подробную информацию о Microsoft OLE DB Provider для Jet 4.0 и Excel ISAM, посетите сайт Microsoft Support.
• Экспорт в Excel можно производить напрямую, с помощью инструмента Таблица в Excel из библиотеки инструментов-скриптов и моделей геообработки&. Табличные данные можно также экспортировать в формат dBASE, который можно открыть в Excel 97/2003 и сохранить как XLS-файл. Корпорация Майкрософт прекратила поддержку формата DBF в Office 2007.
• Но вы все равно сможете открыть файл Excel через подключение базы данных OLE DB.

Внимание:

Если вы ранее указали на вкладке Типы файлов диалогового окна Опции ArcCatalog (меню Настройка), чтобы ArcCatalog отображал XLS-файлы, необходимо будет удалить этот тип файла, чтобы иметь прямой доступ к файлам Excel.

Связанные разделы

Связывание и внедрение таблиц и диаграмм MS Excel в документы MS Word — Интеграция Excel с другими приложениями — Эффективная работа в Excel — Статьи об Excel

Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,

 для версий старше Word 2007 меню Вставка — Объект

 и в раскрывшемся диалоговом окне на вкладке Создание ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК 

После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.

Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel. 

В версиях до Word 2003 включительно можно использовать кнопку Добавить таблицу Excel на Стандартной панели инструментов.

Таким образом, мы можем создавать таблицу Excel, используя все возможности этой программы, прямо в документе.

После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.

Примечание. Если у Вас параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, а заливка ячеек отсутствует, то таблица будет затенена. На печать, естественно, она будет выводиться без заливки.

Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне переходим на вкладку Создание из файла. С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel и нажимаем ОК.

При этом в документ вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги. Но войдя в режим редактирования объекта, можно перейти на любой другой лист.

Изначально лист Excel вставляется в масштабе 100%, из-за этого большая таблица или диаграмма может выйти за край страницы документа. В этом случае размером вставленного объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования объекта. 

В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.

Было

Стало

Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок

Было

Стало

Создать внедрённый объект из файла можно также, перетащив мышкой значок файла Excel на страницу документа Word

Совет. Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.

Примечание. Иногда после редактирования таблицы и возвращения в Word, мы видим, что таблица отображается не полностью, она как бы «уехала» вверх или влево.

В этом случае следует вернуться в режим редактирования и обратить внимание, какая ячейка осталась активной. 

Рекомендуется оставлять активной ячейку в левом верхнем углу Вашей таблички.

СВЯЗЫВАНИЕ

1 способ. Через буфер обмена с помощью Специальной вставки

В версиях до Word 2003 включительно она находится в меню Правка. Начиная с Word 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная. Кроме того, начиная с Word 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки, с помощью которой можно выбрать варианты связывания.

Для установления связи с файлом источником при создании объекта из файла достаточно в диалоговом окне Вставка объекта поставить флажок Связь с файлом

При этом в документ вставляется уже не сама таблица, а ссылка на неё. 

При последующем открытии такого файла появляется окно

Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Нет.

Если выбран вариант Да, то данные в таблице документа обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel. 

Если во время изменения данных в электронной таблице документ Word открыт, то связанная таблица обновляется автоматически (по умолчанию).

Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи из контекстного меню связанной таблицы. 

Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Сменить источник, а также Разорвать связь, если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или по запросу.

В Word 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить — Изменить ссылки на файлы. 

Складской учет в Excel – организация товароучета в Эксель

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — [email protected].

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: [email protected]

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

7 программ, кроме Excel, которые помогут организовать вашу работу

Автор:

Когда вы думаете об электронной таблице, вы думаете про Excel. Ну, как минимум, большинству людей, связанных с бизнесом, на ум приходит именно эта программа. Вот так прочно закрепилась компания Microsoft в сфере обеспечения организации данных. Правда, на сегодняшний день достаточно много других программ, которые во многом превосходят Excel, одновременно обеспечивая набор функций, чего пользователи ожидают от электронной таблицы.

Достичь того, что Excel не удается

Несмотря на то, что для представителей делового и академического секторов программа Excel стала стандартным инструментом для отслеживания данных в электронной таблице, не стоит игнорировать ее очевидные недостатки. Некоторые считают, что использовать Excel для бизнеса — это дорого, особенно если принять во внимание более сложные функции этой программы, которые стоят не менее 10 долларов в месяц.

Во-вторых, Excel не всегда хорошо взаимодействует со всеми приложениями и программами. Например, если пользователь использует эту программу на MacOS, он обязательно заметит, что Excel не приспособлен для работы с этой операционной системой. В-третьих, современный мир деловых партнерских отношений порождает большую потребность в управлении проектами и входе, предназначенном для пользователей из различных источников, а Excel такую ​​потребность удовлетворить не может. Когда то Microsoft Office был единственным таким «всплеском» в водовороте современных технологий. Теперь ситуация кардинально изменилась и пользователи могут бесплатно загрузить отдельные приложения и программы, которые выполняют все те же функции, что когда-то мог выполнить только Excel. Вот 7 таких программ:

# 1: Электронная таблица Smartsheet + Инструменты эффективного пользования

Smartsheet — это программа, сочетающая функционал электронной таблицы Excel с интерфейсом программы для управления проектами. Автоматизированные особенности этой программы помогают упорядочить работу и привести в порядок все мелкие детали проекта.

# 2 Надежная и скоростная приборная панель от Workzone

Инструменты управления проектами от Workzone — одни из лучших «неекселивських». Программа содержит в себе все преимущества работы электронной таблицы Excel, однако, недостатком ее является то, что каждый пользователь программы и каждый ее проект освещается на приборной панели. Интерфейс программы позволяет мгновенно проверить статус проекта, добавленные в него документы, а также то, над задачей каждый из пользователей работает.

# 3: Реализация проекта Microsoft с помощью подписки Office 365

Когда речь идет об офисном программном обеспечении, трудно игнорировать компанию Microsoft. Мы внесли в список лучших «неекселивських» программ и Microsoft Project, которая идет в наборе с подпиской на Office 365. Программа сочетает оригинальный Excel и премиум-инструменты для управления проектами.

Конечно, как и в случае с самим Excel, чем больше навыков работы с программой имеет пользователь, тем лучше он сможет воспользоваться всеми ее функциями, является закономерным и для работы с Excel. В противном случае, отсутствие знаний и опыта помешает быстрому и легкому усвоению принципов работы этой программы.

# 4: Таблицы Google как альтернатива Excel

Эти таблицы почти точно воспроизводят Excel, за исключением лишь того, что они были созданы Google, и это дало им возможность сохранить определенные чрезвычайно важные и усовершенствованные характеристики. Таблицы Google сочетают как функцию электронных таблиц, так и функции специальных инструментов для управления проектами, позволяет реализовать сотрудничество на глубоком уровне в рамках проекта и отслеживать этапы его создания.

# 5: Лучший инструмент для организации работы малого бизнеса

Представители малого бизнеса считают программу Basecamp наиболее эффективной из более всех программ, помогающих управлять проектами. Одной из самых ярких характеристик этой программы является способность работать в режиме реального времени. Basecamp также отличается функциями, выполняют ее программы-приложения. Вместе с программой пользователь получает весь функционал, который должна иметь электронная таблица, которая направлена ​​на управление проектами.

# 6: Электронная таблица для управления проектами, которая отслеживает выполнение задач

Asana — это хорошо известная программа для управления проектами. Она содержит функцию отслеживания проектов, мобильные приложения, а также синхронизируется с Google, правда, последняя функция ограничена в рамках электронных таблиц программы. С помощью Asana пользователи могут правильно распределять информацию, встречи, сообщения, задачи. Эта программа отнюдь не напоминает электронную таблицу Excel, однако, как ее альтернатива, Вы можете использовать Asana для формирования информации, встреч, сообщений и задач.

# 7: Отслеживание проектов в электронной таблице

И, напоследок, программа под названием Trello, которой тоже не хватает функциональности настоящей электронной таблицы, как и Excel, выходит далеко за свои пределы, когда дело касается организации и командной работы. Эта программа синхронизируется со всеми устройствами, может отслеживать этапы реализации проектов и делает вход и доступ с различных внешних источников.

Источник: NAI Global

Когда вы думаете об электронной таблице, вы думаете про Excel. Ну, как минимум, большинству людей, связанных с бизнесом, на ум приходит именно эта программа. Вот так прочно закрепилась компания Microsoft в сфере обеспечения организации данных. Правда, на сегодняшний день достаточно много других программ, которые во многом превосходят Excel, одновременно обеспечивая набор функций, чего пользователи ожидают от электронной таблицы.

Достичь того, что Excel не удается

Несмотря на то, что для представителей делового и академического секторов программа Excel стала стандартным инструментом для отслеживания данных в электронной таблице, не стоит игнорировать ее очевидные недостатки. Некоторые считают, что использовать Excel для бизнеса — это дорого, особенно если принять во внимание более сложные функции этой программы, которые стоят не менее 10 долларов в месяц.

Во-вторых, Excel не всегда хорошо взаимодействует со всеми приложениями и программами. Например, если пользователь использует эту программу на MacOS, он обязательно заметит, что Excel не приспособлен для работы с этой операционной системой. В-третьих, современный мир деловых партнерских отношений порождает большую потребность в управлении проектами и входе, предназначенном для пользователей из различных источников, а Excel такую ​​потребность удовлетворить не может. Когда то Microsoft Office был единственным таким «всплеском» в водовороте современных технологий. Теперь ситуация кардинально изменилась и пользователи могут бесплатно загрузить отдельные приложения и программы, которые выполняют все те же функции, что когда-то мог выполнить только Excel. Вот 7 таких программ:

# 1: Электронная таблица Smartsheet + Инструменты эффективного пользования

Smartsheet — это программа, сочетающая функционал электронной таблицы Excel с интерфейсом программы для управления проектами. Автоматизированные особенности этой программы помогают упорядочить работу и привести в порядок все мелкие детали проекта.

# 2 Надежная и скоростная приборная панель от Workzone

Инструменты управления проектами от Workzone — одни из лучших «неекселивських». Программа содержит в себе все преимущества работы электронной таблицы Excel, однако, недостатком ее является то, что каждый пользователь программы и каждый ее проект освещается на приборной панели. Интерфейс программы позволяет мгновенно проверить статус проекта, добавленные в него документы, а также то, над задачей каждый из пользователей работает.

# 3: Реализация проекта Microsoft с помощью подписки Office 365

Когда речь идет об офисном программном обеспечении, трудно игнорировать компанию Microsoft. Мы внесли в список лучших «неекселивських» программ и Microsoft Project, которая идет в наборе с подпиской на Office 365. Программа сочетает оригинальный Excel и премиум-инструменты для управления проектами.

Конечно, как и в случае с самим Excel, чем больше навыков работы с программой имеет пользователь, тем лучше он сможет воспользоваться всеми ее функциями, является закономерным и для работы с Excel. В противном случае, отсутствие знаний и опыта помешает быстрому и легкому усвоению принципов работы этой программы.

# 4: Таблицы Google как альтернатива Excel

Эти таблицы почти точно воспроизводят Excel, за исключением лишь того, что они были созданы Google, и это дало им возможность сохранить определенные чрезвычайно важные и усовершенствованные характеристики. Таблицы Google сочетают как функцию электронных таблиц, так и функции специальных инструментов для управления проектами, позволяет реализовать сотрудничество на глубоком уровне в рамках проекта и отслеживать этапы его создания.

# 5: Лучший инструмент для организации работы малого бизнеса

Представители малого бизнеса считают программу Basecamp наиболее эффективной из более всех программ, помогающих управлять проектами. Одной из самых ярких характеристик этой программы является способность работать в режиме реального времени. Basecamp также отличается функциями, выполняют ее программы-приложения. Вместе с программой пользователь получает весь функционал, который должна иметь электронная таблица, которая направлена ​​на управление проектами.

# 6: Электронная таблица для управления проектами, которая отслеживает выполнение задач

Asana — это хорошо известная программа для управления проектами. Она содержит функцию отслеживания проектов, мобильные приложения, а также синхронизируется с Google, правда, последняя функция ограничена в рамках электронных таблиц программы. С помощью Asana пользователи могут правильно распределять информацию, встречи, сообщения, задачи. Эта программа отнюдь не напоминает электронную таблицу Excel, однако, как ее альтернатива, Вы можете использовать Asana для формирования информации, встреч, сообщений и задач.

# 7: Отслеживание проектов в электронной таблице

И, напоследок, программа под названием Trello, которой тоже не хватает функциональности настоящей электронной таблицы, как и Excel, выходит далеко за свои пределы, когда дело касается организации и командной работы. Эта программа синхронизируется со всеми устройствами, может отслеживать этапы реализации проектов и делает вход и доступ с различных внешних источников.

Источник: NAI Global

Расширенный фильтр Excel: как пользоваться

Excel славится своим очень богатым функционалом. Фильтрация данных – одна из самых популярных функций этой программы. Безусловно, большинство пользователей с ней знакомы и активно используют ее при работе с большими документами. Однако, далеко не все догадываются о наличии расширенных возможностей этой функции.

Из этого руководства вы узнаете о возможностях расширенного фильтра в программе Эксель, а также научитесь применять этот полезный инструмент.

Применение расширенного фильтра

Итак, у нас есть таблица с данными, которые требуется отфильтровать.

Для того, чтобы применить инструмент расширенного фильтра нужно выполнить следующие шаги.

1. Первым делом потребуется создать вторую вспомогательную таблицу с условиями фильтра. Для ее создания необходимо скопировать шапку исходной таблицы и вставить во вспомогательную.
   Для наглядности поместим дополнительную таблицу сверху, рядом с основной. А также пометим ее, залив другим цветом (это делается для большей наглядности и не обязательно). Вспомогательную таблицу можно поместить абсолютно в любом месте документа, причем, вовсе не обязательно, чтобы она была на том же самом листе, где располагается основная таблица.
2. Затем приступим к заполнению вспомогательной таблицы данными, которые потребуются для работы. А нужны нам значения из основной таблицы, по которым необходимо отфильтровать данные. В нашем случае, мы хотим отобрать информацию по женскому полу и виду спорта – теннис.
3. Когда вспомогательная таблица готова, можно приступать к следующему шагу. Поместив курсор на любую ячейку начальной или вспомогательной таблицы, в основном меню программы кликните по вкладке «Данные», выберите из открывшегося блока инструментов “Фильтр” пункт “Дополнительно”.
4. В результате должно появиться окно с настройками расширенного фильтра.
5. У данной функции есть два варианта применения: «Скопировать результаты в другое место» и «Фильтровать список на месте».Как можно понять из названий, эти опции отвечают за то, каким образом будет выводится отфильтрованная информация. В первом варианте данные будут выведены отдельно в указанном вами месте документа. Во втором – непосредственно в исходной таблице. Выбираем подходящий вариант (в нашем случае оставляем фильтрацию на месте) и двигаемся дальше.
6. В поле «Диапазон списка» необходимо указать координаты таблицы (вместе с шапкой). Выполнить это можно, прописав их вручную, либо простым выделением таблицы мышью, щелкнув по небольшой пиктограмме в конце поля для ввода координат. В строке «Диапазон условий» таким же образом указываем координаты вспомогательной таблицы (заголовок и строку с условиями).Хотим обратить внимание на одну немаловажную деталь. Следите за тем, чтобы в выделяемую область не попали пустые ячейки. В противном случае, ничего не получится. По завершении подтвердите указанные координаты нажатием «OK».
7. В результате проделанных действий в исходной таблице останутся только требуемые нам данные.
   
8. Если мы выберем вариант «Скопировать результаты в другое место», то результат будет выведен в указанное нами место, а исходная таблица останется без изменений. При этом в строке «Поместить результат в диапазон» от нас требуется ввести координаты для вывода результата. Можно указать лишь одну ячейку, которая будет самой верхней левой координатой для новой таблицы. В данном случае, выбранная ячейка  – A42.
   
9. После нажатия кнопки “OK” новая таблица с заданными параметрами фильтрации будет вставлена, начиная с ячейки A42.
   

Как отменить расширенную фильтрацию

1. Для того чтобы отменить расширенную (равно как и любую другую) фильтрацию, перейдите во вкладку “Главная”, в блоке инструментов “Фильтр” нажмите кнопку «Очистить».
2. Также, очистить фильтр можно и другим способом. Перейдите во вкладку “Главная”, щелкните по разделу “Редактирование”, далее раскройте список “Сортировка и фильтр” и выберите пункт “Очистить”.
3. Если вы создали отдельную новую таблицу с отфильтрованными данными в новом месте, очистка фильтров не удалит ее, и сделать это нужно будет вручную.

Заключение

Итак, мы пошагово разобрали, каким образом пользоваться расширенной фильтрацией данных в таблице Эксель. Для этого нам всего лишь потребуется новая вспомогательная таблица с условиями фильтрации. Несмотря на то, что данный способ несколько сложнее обычной фильтрации, он позволяет сразу отфильтровать данные по нескольким параметрами, что в определенных ситуациях является основным критерием успешного выполнения поставленной задачи в программе Excel.

18 простых советов, приемов и ярлыков Excel

Иногда Excel кажется слишком хорошим, чтобы быть правдой. Все, что мне нужно сделать, это ввести формулу, и почти все, что мне когда-либо понадобится делать вручную, можно сделать автоматически. Необходимо объединить два листа с похожими данными? Excel может это сделать. Нужно делать простую математику? Excel может это сделать. Необходимо объединить информацию в нескольких ячейках? Excel может это сделать.

Если вы столкнулись с ситуацией, когда вам нужно обновить данные вручную, вы, вероятно, упускаете формулу, которая может сделать это за вас.

Для чего используется Excel?

Excel — удобное программное обеспечение, которое можно использовать для хранения и организации множества наборов данных. Используя его функции и формулы, вы также можете использовать этот инструмент для анализа ваших данных. Например, вы можете использовать электронную таблицу для отслеживания данных и автоматического просмотра средних и общих сумм.

Прежде чем тратить часы и часы на подсчет ячеек или копирование и вставку данных, поищите быстрое решение в Excel — скорее всего, вы его найдете.

В духе повышения эффективности работы и избегания утомительной ручной работы вот несколько приемов Excel, которые помогут вам начать работу с Excel. (И всем фанатам Гарри Поттера … добро пожаловать заранее.)

Основы работы с Excel

Если вы только начинаете работать с Excel, мы предлагаем вам ознакомиться с несколькими основными командами. Это такие вещи, как:

• Создание новой электронной таблицы с нуля.
• Выполнение основных вычислений в электронной таблице, таких как сложение, вычитание, умножение и деление в электронной таблице.
• Написание и форматирование текста и заголовков столбцов.
• Функции автозаполнения Excel.
• Добавление или удаление отдельных столбцов, строк и таблиц. Ниже мы узнаем, как добавлять такие вещи, как несколько столбцов и строк.
• Сохранение заголовков столбцов и строк видимыми при прокрутке в электронной таблице, чтобы вы знали, какие данные вы заполняете при перемещении вниз по документу.

Чтобы глубже погрузиться в эти основы, ознакомьтесь с нашим подробным руководством по Как использовать Excel.

Хорошо, готовы заняться мелочами? Давайте перейдем к этому.

Советы по Excel

1. Используйте сводные таблицы, чтобы распознавать и анализировать данные.
2. Добавить более одной строки или столбца.
3. Используйте фильтры, чтобы упростить ваши данные.
4. Удалите повторяющиеся точки или наборы данных.
5. Переставить строки в столбцы.
6. Разделить текстовую информацию между столбцами.
7. Используйте эти формулы для простых вычислений.
8. Получите среднее значение чисел в ваших ячейках.
9. Используйте условное форматирование, чтобы ячейки автоматически меняли цвет в зависимости от данных.
10. Используйте IF THEN формулу Excel для автоматизации определенных функций Excel.
11. Используйте знаки доллара, чтобы формула одной ячейки оставалась неизменной независимо от того, куда она движется.
12. Используйте функцию ВПР для извлечения данных из одной области листа в другую.
13. Используйте формулы INDEX MATCH для извлечения данных из горизонтальных столбцов.
14. Используйте функцию СЧЁТЕСЛИ, чтобы Excel подсчитывал слова или числа в любом диапазоне ячеек.
15. Объедините ячейки, используя иперсанд.
16. Добавить флажки.
17. Гиперссылка ячейки на веб-сайт.
18. Добавить раскрывающееся меню.

1. Используйте сводные таблицы, чтобы распознавать и анализировать данные.

используются для реорганизации данных в электронной таблице. Они не изменят имеющиеся у вас данные, но могут суммировать значения и сравнивать различную информацию в вашей электронной таблице, в зависимости от того, что вы от них хотите.

Рассмотрим пример. Допустим, я хочу посмотреть, сколько людей в каждом доме в Хогвартсе. Вы можете подумать, что у меня не так много данных, но для более длинных наборов данных это пригодится.

Чтобы создать сводную таблицу, я перехожу к «Данные»> «Сводная таблица».Excel автоматически заполнит вашу сводную таблицу, но вы всегда можете изменить порядок данных. Затем у вас есть четыре варианта на выбор.

1. Фильтр отчета: Это позволяет вам просматривать только определенные строки в вашем наборе данных. Например, если бы я хотел создать фильтр по домам, я мог бы включить только студентов Гриффиндора, а не всех студентов.
2. Ярлыки столбцов: Это могут быть ваши заголовки в наборе данных.
3. Ярлыки строк: Это могут быть ваши строки в наборе данных.Обе метки строки и столбца могут содержать данные из ваших столбцов (например, имя можно перетащить на метку строки или столбца — это просто зависит от того, как вы хотите видеть данные).
4. Значение: В этом разделе можно по-другому взглянуть на данные. Вместо того, чтобы просто вводить какое-либо числовое значение, вы можете суммировать, подсчитывать, среднее, максимальное, минимальное, подсчитывать числа или выполнять несколько других манипуляций с вашими данными. Фактически, по умолчанию , когда вы перетаскиваете поле в значение , всегда выполняется подсчет.

Так как я хочу подсчитать количество студентов в каждом доме, я перейду к сводной таблице и перетащу столбец «Дом» к меткам строк и значениям. Это суммирует количество студентов, связанных с каждым домом.

2. Добавьте более одной строки или столбца.

По мере того, как вы экспериментируете с данными, вы можете обнаружить, что вам постоянно нужно добавлять больше строк и столбцов. Иногда может потребоваться добавить сотен строк. Делать это по одному было бы супер утомительно.К счастью, всегда есть более простой способ.

Чтобы добавить несколько строк или столбцов в электронную таблицу, выделите такое же количество ранее существовавших строк или столбцов, которые вы хотите добавить. Затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить».

В приведенном ниже примере я хочу добавить еще три строки. Выделив три строки, а затем щелкнув «Вставить», я могу быстро и легко добавить еще три пустые строки в свою электронную таблицу.

3. Используйте фильтры, чтобы упростить ваши данные.

Когда вы смотрите на очень большие наборы данных, вам обычно не нужно смотреть на каждую отдельную строку одновременно. Иногда вам нужно смотреть только на данные, которые соответствуют определенным критериям. Вот тут и пригодятся фильтры.

Фильтры позволяют вам сокращать данные, чтобы одновременно просматривать только определенные строки. В Excel можно добавить фильтр к каждому столбцу данных — и оттуда вы сможете выбрать, какие ячейки вы хотите просмотреть сразу.

Давайте посмотрим на пример ниже.Добавьте фильтр, щелкнув вкладку «Данные» и выбрав «Фильтр». Щелкнув стрелку рядом с заголовками столбцов, вы сможете выбрать, хотите ли вы, чтобы ваши данные были организованы в возрастающем или убывающем порядке, а также какие конкретные строки вы хотите отображать.

В моем примере с Гарри Поттером, допустим, я хочу видеть только учеников Гриффиндора. При выборе фильтра Гриффиндора остальные строки исчезают.

Pro Совет: Скопируйте и вставьте значения в электронную таблицу, когда фильтр включен, чтобы выполнить дополнительный анализ в другой электронной таблице.

4. Удалите повторяющиеся точки или наборы данных.

Большие наборы данных, как правило, содержат дублированный контент. У вас может быть список из нескольких контактов в компании, и вы хотите видеть только количество компаний, которые у вас есть. В подобных ситуациях очень удобно удалять дубликаты.

Чтобы удалить дубликаты, выделите строку или столбец, дубликаты которых вы хотите удалить. Затем перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Удалить дубликаты» (в разделе «Инструменты»). Появится всплывающее окно, чтобы подтвердить, с какими данными вы хотите работать.Выберите «Удалить дубликаты», и все готово.

Эту функцию также можно использовать для удаления всей строки на основе повторяющегося значения столбца. Итак, если у вас есть три строки с информацией о Гарри Поттере, и вам нужно увидеть только одну, вы можете выбрать весь набор данных, а затем удалить дубликаты на основе электронной почты. В итоговом списке будут только уникальные имена без дубликатов.

5. Переставьте строки в столбцы.

Если в вашей электронной таблице мало строк данных, вы можете решить, что действительно хотите преобразовать элементы в одной из этих строк в столбцы (или наоборот).Копирование и вставка каждого отдельного заголовка займет много времени, но функция транспонирования позволяет вам просто перемещать данные строки в столбцы или наоборот.

Начните с выделения столбца, который вы хотите преобразовать в строки. Щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Копировать». Затем выберите ячейки в электронной таблице, с которых вы хотите начать первую строку или столбец. Щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите «Специальная вставка». Появится модуль — внизу вы увидите возможность транспонировать.Установите этот флажок и выберите ОК. Теперь ваш столбец будет перенесен в строку или наоборот.

6. Разделите текстовую информацию между столбцами.

Что делать, если вы хотите разделить информацию, которая находится в одной ячейке, на две разные ячейки? Например, вы хотите получить название компании через адрес электронной почты. Или, возможно, вы хотите разделить чье-то полное имя на имя и фамилию для своих маркетинговых шаблонов электронной почты.

Благодаря Excel возможно и то, и другое.Сначала выделите столбец, который хотите разделить. Затем перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Текст в столбцы». Появится модуль с дополнительной информацией.

Во-первых, вам нужно выбрать «С разделителями» или «Фиксированная ширина».

• «С разделителями» означает, что вы хотите разбить столбец на основе таких символов, как запятые, пробелы или табуляции.
• «Фиксированная ширина» означает, что вы хотите выбрать точное место для всех столбцов, в которых должно произойти разделение.

В приведенном ниже примере выберите «С разделителями», чтобы мы могли разделить полное имя на имя и фамилию.

Тогда пришло время выбрать разделители. Это может быть табуляция, точка с запятой, запятая, пробел или что-то еще. («Что-то еще» может быть, например, знаком «@» в адресе электронной почты.) В нашем примере давайте выберем пробел. Затем Excel покажет вам предварительный просмотр того, как будут выглядеть ваши новые столбцы.

Когда вы довольны предварительным просмотром, нажмите «Далее». Эта страница позволит вам выбрать расширенные форматы, если вы захотите. Когда вы закончите, нажмите «Готово».

Формулы Excel

7.Используйте эти формулы для простых вычислений

Помимо выполнения довольно сложных вычислений, Excel может помочь вам выполнять простые арифметические операции, такие как сложение, вычитание, умножение или деление любых ваших данных.

• Для добавления используйте знак +.
• Для вычитания используйте знак -.
• Для умножения используйте знак *.
• Для разделения используйте знак /.

Вы также можете использовать круглые скобки, чтобы убедиться, что сначала выполняются определенные вычисления. В приведенном ниже примере (10 + 10 * 10) второе и третье 10 были умножены вместе перед добавлением дополнительных 10.Однако, если мы сделаем это (10 + 10) * 10, первое и второе 10 будут добавлены вместе в первую очередь.

Если вы хотите получить среднее значение набора чисел, вы можете использовать формулу = СРЕДНЕЕ (диапазон ячеек). Если вы хотите просуммировать столбец чисел, вы можете использовать формулу = СУММ (диапазон ячеек).

9. Используйте условное форматирование, чтобы ячейки автоматически меняли цвет в зависимости от данных.

Условное форматирование позволяет изменять цвет ячейки в зависимости от информации в ячейке.Например, если вы хотите отметить определенные числа, которые выше среднего или находятся в первых 10% данных в вашей электронной таблице, вы можете это сделать. Если вы хотите раскрасить общие черты кода между разными строками в Excel, вы можете это сделать. Это поможет вам быстро увидеть важную для вас информацию.

Для начала выделите группу ячеек, для которой нужно использовать условное форматирование. Затем выберите «Условное форматирование» в главном меню и выберите свою логику в раскрывающемся списке. (Вы также можете создать свое собственное правило, если хотите чего-то другого.) Появится окно, в котором вам будет предложено предоставить дополнительную информацию о вашем правиле форматирования. По завершении нажмите «ОК», и результаты должны появиться автоматически.

10. Используйте IF THEN формулу Excel для автоматизации определенных функций Excel.

Иногда нам не нужно подсчитывать, сколько раз появляется значение. Вместо этого мы хотим ввести другую информацию в ячейку, если есть соответствующая ячейка с этой информацией.

Например, в приведенной ниже ситуации я хочу наградить десятью очками всем, кто принадлежит к Гриффиндорскому дому.Вместо того, чтобы вручную вводить 10 рядом с именем каждого ученика Гриффиндора, я могу использовать формулу Excel ЕСЛИ ТО ТОГДА, чтобы сказать, что , если студент находится в Гриффиндоре, , тогда , они должны получить десять баллов.

Формула: ЕСЛИ (логический_тест, значение_если_истина, значение ложь)

Пример показан ниже: = IF (D2 = «Гриффиндор», «10», «0»)

В общих чертах формула будет иметь вид ЕСЛИ (логический тест, значение истина, значение ложь). Давайте углубимся в каждую из этих переменных.

• Logical_Test: Логический тест — это часть оператора «ЕСЛИ». В этом случае логика D2 = «Гриффиндор», потому что мы хотим убедиться, что в ячейке, соответствующей ученику, написано «Гриффиндор». Не забудьте поставить здесь Гриффиндор в кавычки.
• Value_if_True: Это то, что мы хотим, чтобы ячейка показывала, если значение истинно. В этом случае мы хотим, чтобы в ячейке отображалось «10», чтобы указать, что учащийся получил 10 баллов.Используйте кавычки только в том случае, если вы хотите, чтобы результат был текстом, а не числом.
• Value_if_False: Это то, что мы хотим, чтобы ячейка показывала, если значение false. В этом случае для любого ученика не из Гриффиндора мы хотим, чтобы в ячейке отображалось «0», чтобы показать 0 баллов. Используйте кавычки только в том случае, если вы хотите, чтобы результат был текстом, а не числом.

Примечание. В приведенном выше примере я присудил по 10 баллов каждому в Гриффиндоре. Если бы я позже захотел просуммировать общее количество баллов, я бы не смог, потому что десятки заключены в кавычки, что делает их текстовыми, а не числом, которое Excel может суммировать.

11. Используйте знаки доллара, чтобы формула одной ячейки оставалась неизменной независимо от того, куда она движется.

Вы когда-нибудь видели знак доллара в формуле Excel? При использовании в формуле он не представляет американский доллар; вместо этого он гарантирует, что точные столбец и строка останутся одинаковыми, даже если вы скопируете одну и ту же формулу в соседние строки.

Видите ли, ссылка на ячейку — например, когда вы ссылаетесь на ячейку A5 из ячейки C5 — по умолчанию является относительной. В этом случае вы на самом деле имеете в виду ячейку, которая находится на пять столбцов слева (C минус A) и в той же строке (5).Это называется относительной формулой. Когда вы копируете относительную формулу из одной ячейки в другую, она корректирует значения в формуле в зависимости от того, куда она переместилась. Но иногда мы хотим, чтобы эти значения оставались неизменными независимо от того, перемещаются они или нет — и мы можем сделать это, превратив формулу в ячейке в так называемую абсолютную формулу.

Чтобы преобразовать относительную формулу (= A5 + C5) в абсолютную формулу, мы бы поставили перед значениями строки и столбца знаки доллара, например: (= $ A $ 5 + $ C $ 5). (Дополнительные сведения см. На странице поддержки Microsoft Office здесь.)

Функции Excel

12. Используйте функцию ВПР для переноса данных из одной области листа в другую.

Были ли у вас когда-нибудь два набора данных в двух разных таблицах, которые вы хотите объединить в одну таблицу?

Например, у вас может быть список имен людей рядом с их адресами электронной почты в одной электронной таблице и список адресов электронной почты тех же людей рядом с названиями компаний в другой — но вам нужны имена, адреса электронной почты и названия компаний этих людей должны появиться в одном месте.

Мне приходится часто комбинировать такие наборы данных — и когда я это делаю, ВПР становится моей формулой. Однако, прежде чем использовать формулу, убедитесь, что у вас есть хотя бы один столбец, который выглядит как идентично в обоих местах. Просмотрите свои наборы данных, чтобы убедиться, что столбец данных, который вы используете для объединения информации, точно такой же, без лишних пробелов.

Формула: = ВПР (значение поиска, массив таблицы, номер столбца, [поиск диапазона])

Формула с переменными из нашего примера ниже: = ВПР (C2, Sheet2! A: B, 2, FALSE)

В этой формуле есть несколько переменных.Следующее верно, если вы хотите объединить информацию с листа 1 и листа 2 на листе 1.

• Значение поиска: Это идентичное значение, которое есть в обеих таблицах. Выберите первое значение в своей первой таблице. В следующем примере это означает первый адрес электронной почты в списке или ячейку 2 (C2).
• Table Array: Диапазон столбцов на листе 2, из которых вы собираетесь извлекать данные, включая столбец данных, идентичный вашему значению поиска (в нашем примере, адреса электронной почты) на листе 1, а также столбец данные, которые вы пытаетесь скопировать на лист 1.В нашем примере это «Sheet2! A: B». «A» означает столбец A на листе 2, который является столбцом на листе 2, где перечислены данные, идентичные нашему поисковому значению (электронная почта) в листе 1. «B» означает столбец B, который содержит информацию, доступную только на листе 2, которую вы хотите перевести на лист 1.
• Номер столбца: Если массив таблицы (диапазон столбцов, который вы только что указали), это сообщает Excel, в какой столбец находятся новые данные, которые вы хотите скопировать на Лист 1. В нашем примере это будет столбец, который «Дом» » находится в.«Дом» — это второй столбец в нашем диапазоне столбцов (массив таблиц), поэтому наш номер столбца равен 2. [ Примечание: Ваш диапазон может состоять более чем из двух столбцов. Например, если на Листе 2 есть три столбца — Электронная почта, Возраст и Дом — и вы все еще хотите перенести Дом на Лист 1, вы все равно можете использовать ВПР. Вам просто нужно изменить «2» на «3», чтобы вернуть значение в третьем столбце: = ВПР (C2: Sheet2! A: C, 3, false).]
• Поиск диапазона: Используйте FALSE, чтобы гарантировать, что вы выбираете только точные совпадения значений.

В приведенном ниже примере Лист 1 и Лист 2 содержат списки, описывающие различную информацию об одних и тех же людях, а общая связь между ними — их адреса электронной почты. Допустим, мы хотим объединить оба набора данных, чтобы вся информация о доме из Листа 2 переводилась в Лист 1.

Итак, когда мы вводим формулу = ВПР (C2, Sheet2! A: B, 2, FALSE) , мы переносим все данные о доме в Лист 1.

Имейте в виду, что VLOOKUP будет извлекать только значения со второго листа, которые находятся справа от столбца, содержащего ваши идентичные данные. Это может привести к некоторым ограничениям, поэтому некоторые люди предпочитают вместо них использовать функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

13. Используйте формулы INDEX MATCH для извлечения данных из горизонтальных столбцов.

Как и ВПР, функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ извлекают данные из другого набора данных в одно центральное место. Вот основные отличия:

1. ВПР — это гораздо более простая формула. Если вы работаете с большими наборами данных, которые потребуют тысяч поисков, использование функции ИНДЕКС ПОИСКПОЗ значительно сократит время загрузки в Excel.
Формулы
2. СООТВЕТСТВИЕ ИНДЕКСА работают справа налево, тогда как формулы ВПР работают только как поиск слева направо. Другими словами, если вам нужно выполнить поиск, в котором есть столбец поиска справа от столбца результатов, вам придется переставить эти столбцы, чтобы выполнить ВПР. Это может быть утомительно для больших наборов данных и / или привести к ошибкам.

Итак, если я хочу объединить информацию из Листа 1 и Листа 2 в Лист 1, но значения столбцов в Листах 1 и 2 не совпадают, то для выполнения ВПР мне нужно будет переключать свои столбцы.В этом случае я бы предпочел выполнить INDEX MATCH.

Рассмотрим пример. Скажем, Лист 1 содержит список имен людей и их адреса электронной почты в Хогвартсе, а Лист 2 содержит список адресов электронной почты людей и патронуса, которые есть у каждого студента. (Для поклонников, не относящихся к Гарри Поттеру, у каждой ведьмы или волшебника есть опекун животных, называемый «Патронус», связанный с ним или с ней.) Информация, которая находится на обоих листах, — это столбец, содержащий адреса электронной почты, но этот столбец адресов электронной почты находится в разных столбцах на каждом листе.Я бы использовал формулу ИНДЕКС ПОИСКПОЗ вместо ВПР, чтобы мне не пришлось переключать какие-либо столбцы.

Так в чем же формула? Формула ИНДЕКС ПОИСКПОЗ фактически является формулой ПОИСКПОЗ, вложенной в формулу ИНДЕКС. Вы увидите, что я выделил формулу MATCH, используя здесь другой цвет.

Формула: = ИНДЕКС (массив таблиц, формула ПОИСКПОЗ)

Это становится: = ИНДЕКС (массив таблицы, ПОИСКПОЗ ( искомое_значение, искомое_массив))

Формула с переменными из нашего примера ниже: = ИНДЕКС (Sheet2! A: A, (MATCH (Sheet1! C: C, Sheet2! C: C, 0)))

Вот переменные:

• Массив таблицы: Диапазон столбцов на листе 2, содержащих новые данные, которые вы хотите перенести на лист 1.В нашем примере «A» означает столбец A, который содержит информацию «Patronus» для каждого человека.
• Подстановочное значение: Это столбец на листе 1, который содержит одинаковые значения в обеих таблицах. В следующем примере это означает столбец «электронная почта» на листе 1, который является столбцом C. Итак: Sheet1! C: C.
• Подстановочный массив: Это столбец на листе 2, который содержит идентичные значения в обеих таблицах. В следующем примере это относится к столбцу «электронная почта» на листе 2, который также является столбцом C.Итак: Sheet2! C: C.

После того, как у вас есть переменные, введите формулу ИНДЕКС ПОИСКПОЗ в самую верхнюю ячейку пустого столбца Patronus на Листе 1, где вы хотите разместить объединенную информацию.

14. Используйте функцию СЧЁТЕСЛИ, чтобы Excel подсчитывал слова или числа в любом диапазоне ячеек.

Вместо того, чтобы вручную подсчитывать, как часто появляется определенное значение или число, позвольте Excel сделать всю работу за вас. С помощью функции СЧЁТЕСЛИ Excel может подсчитать, сколько раз слово или число встречается в любом диапазоне ячеек.

Например, допустим, я хочу подсчитать, сколько раз слово «Гриффиндор» встречается в моем наборе данных.

Формула: = СЧЁТЕСЛИ (диапазон, критерий)

Формула с переменными из нашего примера ниже: = СЧЁТЕСЛИ (D: D, «Гриффиндор»)

В этой формуле есть несколько переменных:

• Диапазон: Диапазон, который мы хотим охватить формулой. В этом случае, поскольку мы фокусируемся только на одном столбце, мы используем «D: D», чтобы указать, что первый и последний столбцы — это D.Если бы я смотрел на столбцы C и D, я бы использовал «C: D».
• Критерии: Любое число или фрагмент текста, которые Excel должен подсчитать. Используйте кавычки только в том случае, если вы хотите, чтобы результат был текстом, а не числом. В нашем примере критерием является «Гриффиндор».

Просто введите формулу СЧЁТЕСЛИ в любой ячейке и нажмите «Ввод», чтобы увидеть, сколько раз слово «Гриффиндор» встречается в наборе данных.

15. Объедините ячейки с помощью &.

Базы данных имеют тенденцию разделять данные, чтобы сделать их как можно более точными. Например, вместо данных, отображающих полное имя человека, база данных может содержать данные в виде имени, а затем фамилии в отдельных столбцах. Или он может иметь местоположение человека, разделенное городом, штатом и почтовым индексом. В Excel вы можете объединять ячейки с разными данными в одну, используя знак «&» в своей функции.

Формула с переменными из нашего примера ниже: = A2 & «» & B2

Давайте вместе рассмотрим формулу на примере.Представьте, что мы хотим объединить имена и фамилии в полные имена в одном столбце. Для этого мы сначала поместим курсор в пустую ячейку, где мы хотим, чтобы отображалось полное имя. Затем мы выделяем одну ячейку, содержащую имя, вводим знак «&», а затем выделяем ячейку с соответствующей фамилией.

Но вы еще не закончили — если все, что вы вводите, это = A2 и B2, то между именем и фамилией человека не будет пробела. Чтобы добавить это необходимое пространство, используйте функцию = A2 & «» & B2. Кавычки вокруг пробела указывают Excel, что нужно ставить пробел между именем и фамилией.

Чтобы сделать это верным для нескольких строк, просто перетащите угол этой первой ячейки вниз, как показано в примере.

Надеемся, эта статья оказалась для вас полезной! Сделайте закладку, чтобы эти полезные советы по Excel всегда были в заднем кармане.

16. Добавьте флажки.

Если вы используете таблицу Excel для отслеживания данных о клиентах и ​​хотите контролировать то, что не поддается количественной оценке, вы можете вставить флажки в столбец.

Например, если вы используете таблицу Excel для управления потенциальными продажами и хотите отслеживать, звонили ли вы им в последнем квартале, вы можете задать вопрос «Вызваны в этом квартале?». столбец и отметьте ячейки в нем, когда вы позвонили соответствующему клиенту.

Вот как это сделать в программе Excel 2018 и 2019.

Выделите ячейку, для которой вы хотите добавить флажки в своей электронной таблице. Затем щелкните РАЗРАБОТЧИК. Затем в разделе ФОРМА УПРАВЛЕНИЯ установите флажок или кружок выбора, выделенный на изображении ниже.

Когда поле появится в ячейке, скопируйте его, выделите ячейки, в которых он должен отображаться, а затем вставьте его.

17. Гиперссылка ячейки на веб-сайт.

Если вы используете свой лист для отслеживания показателей социальных сетей или веб-сайтов, может быть полезно иметь справочный столбец со ссылками, которые отслеживает каждая строка. Если вы добавляете URL-адрес непосредственно в Excel, он должен быть автоматически активным. Но если вам нужно сделать гиперссылку на слова, такие как заголовок страницы или заголовок сообщения, которое вы отслеживаете, вот как это сделать.

Выделите слова, на которые вы хотите создать гиперссылку, затем нажмите Shift K. Оттуда появится окно, позволяющее разместить URL-адрес гиперссылки. Скопируйте и вставьте URL-адрес в это поле и нажмите или нажмите Enter.

Если сочетание клавиш по какой-либо причине не работает, вы также можете сделать это вручную, выделив ячейку и щелкнув Вставить> Гиперссылка.

18. Добавьте раскрывающиеся меню.

Иногда вы будете использовать электронную таблицу для отслеживания процессов или других качественных вещей.Вместо того, чтобы постоянно писать слова в листе, например «Да», «Нет», «Стадия клиента», «Лид продаж» или «Потенциальный клиент», вы можете использовать раскрывающиеся меню, чтобы быстро отмечать описательные сведения о ваших контактах или о том, что вы отслеживаем.

Вот как добавить раскрывающиеся списки к ячейкам.

Выделите ячейки, в которых должны находиться раскрывающиеся списки, затем щелкните меню «Данные» в верхней части навигации и нажмите «Проверка».

Оттуда вы увидите открытое окно «Параметры проверки данных».Посмотрите на параметры «Разрешить», затем щелкните «Списки» и выберите «Раскрывающийся список». Проверьте раскрывающуюся кнопку In-Cell, затем нажмите OK.

Другие справочные ресурсы по Excel

Хотите больше советов по Excel? Ознакомьтесь с этим руководством о том, как создать диаграмму или график в Excel.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в августе 2017 года, но был обновлен в октябре 2019 года для полноты.

6 вещей, которые вы должны точно знать, как делать в Excel

Когда дело доходит до Excel, здесь не так уж много золотой середины.

У вас есть люди, которым это очень нравится, и которые весь день будут восхвалять электронные таблицы. А еще есть люди, которые это абсолютно ненавидят. Они скорее запрутся в телефонной будке, полной комаров, чем косятся, глядя на все эти столбцы и ряды.

По общему признанию, я попадал в эту последнюю группу. Я бы открыл новую книгу Excel из самых лучших побуждений. Но после 20 с лишним минут попыток заставить одну дурацкую десятичную точку правильно отображаться в ее ячейке, я снова вскидывал руки и утверждал, что Excel просто не для меня.

Затем в моей жизни произошел важный поворот сюжета: я вышла замуж за абсолютного гения Excel — человека, который буквально весь свой рабочий день проводит за созданием сложных макросов и некоторых из самых впечатляющих электронных таблиц, которые я когда-либо видел. И он сделал своей личной миссией превратить меня в свое племя любителей Excel (честно говоря, я удивлен, что этого не было в его свадебных клятвах).

С тех пор? Что ж, он добился некоторого прогресса. Мне удалось отбросить свою ненависть и признать, что Excel на самом деле может быть невероятно мощным инструментом для анализа информации и поиска именно того, что вам нужно, при условии, что вы знаете, как его правильно использовать.

Это последняя часть, которая сбивает людей с толку. Но, к счастью, Excel не так сложен, как вы думаете.

На самом деле, существует множество полезных приемов и инструментов, которые вы можете использовать — независимо от того, являетесь ли вы новичком или опытным экспертом. Вот шесть вещей, которые вы должны точно знать, как делать в Excel (и, поверьте мне, вы будете рады, что делаете!).

Бесплатный ускоренный курс по Excel

Изучите основы работы с Excel быстро с этим БЕСПЛАТНЫМ курсом.Получите сертификат уже сегодня!

1. Сортировка данных

Как правило, электронные таблицы полезны для хранения и сортировки большого количества информации — например, список контактов для 800 человек, которых вы хотите пригласить на обед в своей компании.

Теперь предположим, что вы хотите отсортировать этих людей соответствующим образом. Возможно, вы хотите, чтобы они были перечислены в алфавитном порядке по фамилии. Или, может быть, вы хотите сгруппировать их по городам.

Excel позволяет легко просмотреть весь набор данных и отсортировать все в чистую и легко читаемую электронную таблицу.

Вот как это сделать:

• Выделите весь набор данных, который вы хотите отсортировать (а не только один столбец!), Перетащив курсор по всем ячейкам или щелкнув треугольник в верхнем левом углу таблицы, чтобы выделить все.
• Перейдите на вкладку «Данные».
• Щелкните кнопку «Сортировать».
• Выберите способ сортировки данных (в приведенном ниже примере я отсортировал по городу!).
• Нажмите «ОК».

Затем ваши данные будут отсортированы соответствующим образом — в данном случае в алфавитном порядке по городам.

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ: Важно выбрать весь набор данных, который нужно отсортировать, а не только один столбец. Таким образом, ваши строки останутся нетронутыми — это означает, что в этом случае правильный адрес останется у соответствующего человека.

Если бы я выбрал только первый столбец, Excel отсортировал бы только этот столбец в алфавитном порядке, что сделало бы адреса несоответствующими.

2. Удалить дубликаты

Это неизбежно: когда вы работаете с большим набором данных, обязательно появятся несколько дубликатов, которые проникнут внутрь.

Вместо того, чтобы впадать в затуманенность и разочарование, прокручивая всю эту таблицу и ища их самостоятельно, Excel может сделать всю эту работу за вас и удалить дубликаты одним нажатием кнопки.

Вот как это сделать:

• Выделите весь набор данных.
• Перейдите на вкладку «Данные».
• Нажмите кнопку «Удалить дубликаты».
• Выберите столбцы, в которых Excel должен находить дубликаты.
• Нажмите «ОК».

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ: Будьте осторожны, выбирая достаточное количество квалификаторов, чтобы отсеять истинные дубликаты. Например, если бы я только что выбрал удаление дубликатов только в столбце A выше (что означает, что Excel искал бы дубликаты «Опры»), я бы удалил одну Опру, у которой действительно был тот же адрес, но с адресом совершенно другая фамилия и адрес (совершенно другая Опра!)

Суть в том, что используйте достаточно информации, чтобы удалить строки, которые являются истинно идентичными копиями друг друга, а не просто разделяйте одно схожее значение!

Хотите узнать больше?

Поднимите свои навыки работы с Excel на новый уровень с помощью нашей всеобъемлющей (и бесплатной) электронной книги!

3.Основные математические функции

Прекратите тянуться к этому калькулятору — Excel может обрабатывать все виды математических функций за вас! Все, что вам нужно сделать, это ввести несколько простых формул.

Думаете, это выходит за рамки ваших знаний об Excel? Подумай еще раз. Поверьте мне, если я смогу в этом разобраться, то сможете и вы.

Вот основные формулы, которые вам нужно знать:

• Дополнение: Введите «= СУММ» в пустую ячейку, в которой должна отображаться сумма, щелкните ячейки, которые вы хотите сложить вместе, а затем нажмите «Ввод».”
• Вычитание: Введите «=» в пустую ячейку, где должна отображаться разница, щелкните ячейку, из которой вы хотите вычесть, введите «-», щелкните ячейку, которую вы хотите вычесть, а затем нажмите Enter.
• Умножение: Введите «=» в пустую ячейку, где должна отображаться сумма, щелкните ячейку с числом, которое вы хотите умножить, введите «*», щелкните ячейку с другим числом, которое вы хотите умножить, и затем нажмите Enter.
• Деление: Введите «=» в пустую ячейку, в которой должен отображаться остаток, щелкните ячейку с числом, которое вы хотите разделить, введите «/», щелкните ячейку с числом, на которое нужно разделить, и затем нажмите Enter.

Послушайте, я знаю, что это немного сбивает с толку, чтобы выразить это словами. Но попробуйте сами, и я уверен, вы быстро убедитесь, что они совсем не сложные. Вот как выглядит функция СУММ на практике:

ВНУТРЕННИЙ СОВЕТ: Если вы хотите перетащить одну и ту же математическую формулу через строку, вы можете! После ввода формулы в одну ячейку щелкните ту ячейку, в которой отображается сумма, щелкните маленькое зеленое поле, которое появляется в правом нижнем углу, и перетащите его через остальную часть строки, где вам нужно применить эту формулу.

Вуаля — это произойдет автоматически! Вы сможете обрабатывать числа в разных столбцах без необходимости вводить формулу снова и снова.

4. Фиксирующие панели

Нет ничего хуже, чем прокрутка огромной таблицы, которая требует, чтобы вы постоянно возвращались вверх, чтобы увидеть заголовки ваших столбцов.

К счастью, вы можете сделать так, чтобы заголовки столбцов и номера строк оставались там, где они есть, то есть вы всегда можете их видеть, независимо от того, как далеко вы продвигаетесь по электронной таблице.Вы можете сделать это с помощью удобной функции Excel «заморозить панели».

Вот как это сделать:

• Щелкните строку под заголовками столбцов.
• Щелкните вкладку «Просмотр».
• Щелкните кнопку «Freeze Panes».

Прокрутите таблицу вниз и вы увидите, что нужная информация всегда под рукой!

5. Вставьте текущую дату

Устали смотреть в календарь или в нижнюю часть монитора компьютера, чтобы получить сегодняшнюю дату и ввести ее в электронную таблицу?

Excel может сделать это за вас с помощью всего одного простого сочетания клавиш.Вот он:

Ctrl +;

Поместите курсор в ячейку, в которой должна отображаться дата, используйте этот ярлык, и Excel автоматически подставит для вас сегодняшнюю дату. Очень просто!

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ: Даты, введенные с помощью этой функции, являются статическими, то есть они не изменятся с возрастом вашей таблицы!

6. Внесите такие же изменения во все листы

Когда вы работаете с несколькими вкладками, сложно перебирать их все и снова и снова вносить одни и те же изменения.К счастью, в этом нет необходимости!

Вы можете выбрать соответствующие листы в своей книге, на которых должно появиться это изменение. Внесите изменение один раз, и оно будет применено ко всем выбранным вами листам.

Вот как это сделать:

• Удерживайте клавишу «Command» на клавиатуре (или «Control», если вы используете ПК).
• Выберите соответствующие вкладки своей книги.
• Внесите необходимые изменения в одну ячейку.
• Убедитесь, что он применяется ко всем вашим рабочим листам.

Хотите увидеть это на практике? Для простоты предположим, что я вышла замуж за Аарона Роджерса (эй, девушка может мечтать!). В результате я сменил фамилию с «Бугард» на «Роджерс». Поскольку мое имя отображается на множестве различных вкладок этой таблицы, я бы воспользовался этим удобным трюком, чтобы ввести свою новую фамилию только один раз.

И это то, что вам нужно знать, как делать в Excel

Я понимаю — Excel может показаться немного пугающим.Но как только вы начнете экспериментировать, вы начнете чувствовать себя все более комфортно и быстро начнете понимать, насколько легче это может сделать для вас.

Начните с овладения этими шестью базовыми приемами Excel, и вы сразу же станете настоящим мастером Excel!

Хотите профессионально представить свои данные Excel? Ознакомьтесь с этими советами по презентации Excel.

Бесплатный ускоренный курс по Excel

Изучите основы работы с Excel быстро с этим БЕСПЛАТНЫМ курсом.Получите сертификат уже сегодня!

9 разумных способов использования Excel для проектирования

Как инженер, вы, вероятно, используете Excel почти каждый день. Неважно, в какой отрасли вы работаете; Excel используется ВЕЗДЕ в инженерии.

Excel — это огромная программа с огромным потенциалом, , но как узнать, используете ли вы ее в полной мере? Эти 9 советов помогут вам получить максимальную отдачу от Excel для инженеров.

Если вы похожи на меня, вы, вероятно, ежедневно работаете с разными юнитами. Это одна из самых больших неприятностей инженерной жизни. Но теперь это стало гораздо менее раздражающим, благодаря функции в Excel, которая может сделать за вас чертову работу: CONVERT . Его синтаксис:

ПРЕОБРАЗОВАТЕЛЬ (число, исходная_ единица, до_ единица)

Где номер — это значение, которое вы хотите преобразовать, from_unit — это единица измерения номер , а to_unit — это результирующая единица, которую вы хотите получить.

Теперь вам больше не нужно обращаться к сторонним инструментам, чтобы найти коэффициенты пересчета, или жестко кодировать факторы в своих таблицах, чтобы впоследствии вызвать путаницу. Просто позвольте функции ПРЕОБРАЗОВАТЬ всю работу за вас.

Здесь вы найдете полный список базовых единиц, которые Excel распознает как «from_unit» и «to_unit» (предупреждение: не все единицы доступны в более ранних версиях Excel), но вы также можете использовать эту функцию несколько раз, чтобы преобразовать больше сложные агрегаты, распространенные в технике.

Разработка достаточно сложна, даже если не пытаться понять, что означает уравнение типа (G15 + $ C $ 4) / F9-h3. Чтобы избавиться от проблем, связанных со ссылками на ячейки Excel, используйте именованные диапазоны для создания переменных, которые можно использовать в своих формулах.

Они не только упрощают ввод формул в электронную таблицу, но и НАМНОГО упрощают понимание формул, когда вы или кто-то другой открывает электронную таблицу через несколько недель, месяцев или лет.

Есть несколько разных способов создания именованных диапазонов, но я предпочитаю эти два:

1. Для «одноразовых» переменных выберите ячейку, которой вы хотите присвоить имя переменной, затем введите имя переменной в поле имени в верхнем левом углу окна (под лентой), как показано выше. .
2. Если вы хотите присвоить переменным сразу несколько имен и уже включили имя переменной в столбец или строку рядом с ячейкой, содержащей значение, сделайте следующее: сначала выберите ячейки, содержащие имена, и ячейки, которые вы хотите присвоить имена. Затем перейдите в Формулы> Определенные имена> Создать из выделенного. Если вы хотите узнать больше, вы можете прочитать все о создании именованных диапазонов из выборок здесь.

Чтобы упростить обновление заголовков диаграмм, заголовков осей и меток, вы можете напрямую связать их с ячейками. Если вам нужно создать много диаграмм, это может реально сэкономить время, а также может помочь избежать ошибки, если вы забудете обновить заголовок диаграммы.

Чтобы обновить заголовок, ось или метку диаграммы, сначала создайте текст, который вы хотите включить в одну ячейку на листе.Вы можете использовать функцию СЦЕПИТЬ для объединения текстовых строк и числовых значений ячеек в сложные заголовки.

Затем выберите компонент на диаграмме. Затем перейдите к строке формул, введите «=» и выберите ячейку, содержащую текст, который вы хотите использовать.

Теперь компонент диаграммы будет автоматически при изменении значения ячейки. Здесь вы можете проявить творческий подход и вставить в диаграмму любую информацию, не беспокоясь о кропотливом обновлении диаграммы позже. Все происходит автоматически!

Обычно мы настраиваем электронные таблицы для вычисления результата на основе ряда входных значений.Но что, если вы сделали это в электронной таблице и хотите знать, какое входное значение приведет к желаемому результату?

Вы, , могли бы переставить уравнения и сделать старый результат новым вводом, а старый ввод — новым результатом. Вы также можете просто угадывать ввод, пока не достигнете желаемого результата.

К счастью, ни то, ни другое не требуется, потому что в Excel есть инструмент Goal Seek, который сделает всю работу за вас.

Сначала откройте инструмент «Поиск цели»: «Данные»> «Прогноз»> «Анализ возможных вариантов»> «Поиск цели».

В поле ввода для «Установить ячейку:» выберите ячейку результата, для которой вам известна цель. В поле «To Value:» введите целевое значение.

Наконец, в «Изменяя ячейку:» выберите единственный вход, который вы хотите изменить, чтобы изменить результат. Нажмите OK, и Excel выполнит итерацию, чтобы найти правильный ввод для достижения цели.

Одна из вещей, которая делает Excel отличным инструментом разработки, заключается в том, что он способен обрабатывать как уравнения, так и таблицы данных. И вы можете объединить эти две функции для создания мощных инженерных моделей, просматривая данные из таблиц и используя их в расчетах.

Вы, вероятно, уже знакомы с функциями поиска ВПР и ГПР. Во многих случаях они могут сделать все, что вам нужно.

Однако, если вам нужна большая гибкость и больший контроль над поиском, используйте вместо этого ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Эти две функции позволяют вам искать данные в любом столбце или строке таблицы (а не только в первой), и вы можете контролировать, будет ли возвращаемое значение следующим по величине или наименьшим.

Вы также можете использовать ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ для выполнения линейной интерполяции набора данных.Это достигается за счет использования гибкости этого метода поиска для нахождения значений x и y непосредственно перед и после целевого значения x.

Другой способ использовать существующие данные в вычислениях — это подогнать уравнение к этим данным и использовать уравнение для определения значения y для заданного значения x.

Многие люди знают, как извлечь уравнение из данных, нанеся его на точечную диаграмму и добавив линию тренда. Это нормально, чтобы получить быстрое и грязное уравнение или понять, какая функция лучше всего подходит для данных.

Однако, если вы хотите использовать это уравнение в своей таблице, вам придется ввести его вручную. Это может привести к ошибкам из-за опечаток или из-за того, что вы забудете обновить уравнение при изменении данных.

Лучший способ получить уравнение — использовать функцию ЛИНЕЙН. Это функция массива, которая возвращает коэффициенты (m и b), которые определяют линию наилучшего соответствия в наборе данных. Его синтаксис:

ЛИНЕЙН (known_y’s, [known_x’s], [const], [stats])

Где:

known_y. — это массив значений y в ваших данных,

известные_x — это массив значений x,

const — это логическое значение, которое сообщает Excel, следует ли принудительно устанавливать точку пересечения оси Y равной нулю, и

stats указывает, следует ли возвращать статистику регрессии, такую ​​как R-квадрат и т. Д.

ЛИНЕЙН может быть расширен за пределы линейных наборов данных для выполнения нелинейной регрессии для данных, которые соответствуют полиномиальным, экспоненциальным, логарифмическим и степенным функциям. Его можно даже использовать для множественной линейной регрессии.

Excel по умолчанию имеет множество встроенных функций. Но, если вы похожи на меня, есть много вычислений, которые вы в конечном итоге выполняете неоднократно, для которых нет конкретной функции в Excel.

Это идеальные ситуации для создания определяемой пользователем функции (UDF) в Excel с помощью Visual Basic для приложений или VBA, встроенного языка программирования для продуктов Office.

Но не пугайтесь, когда вы читаете «программирование». Я НЕ программист по профессии, но я постоянно использую VBA, чтобы расширить возможности Excel и сэкономить время.

Если вы хотите научиться создавать определяемые пользователем функции и раскрыть огромный потенциал Excel с помощью VBA, щелкните здесь, чтобы прочитать о том, как я создал UDF с нуля для расчета напряжения изгиба.

Когда вы думаете об Excel, вы можете не думать о «исчислении» ». Но если у вас есть таблицы данных, вы можете использовать методы численного анализа для вычисления производной или интеграла этих данных.

Эти же базовые методы используются более сложным инженерным программным обеспечением для выполнения этих операций, и их легко скопировать в Excel.

Для расчета деривативов можно использовать прямые, обратные или центральные разницы. Каждый из этих методов использует данные из таблицы для вычисления dy / dx, единственная разница заключается в том, какие точки данных используются для расчета.

• Для прямых разниц используйте данные в точках n и n + 1
• Для обратных различий используйте данные в точках n и n-1
• Для центральных разностей используйте n-1 и n + 1, как показано ниже

Если вам нужно интегрировать данные в электронную таблицу, хорошо работает правило трапеции.Этот метод вычисляет площадь под кривой между x _n и _{xn + 1} . Если y _n и y _{n + 1} — разные значения, область образует трапецию, отсюда и название.

Каждый инженер унаследовал «сломанную» электронную таблицу. Если это от коллеги, вы всегда можете попросить его исправить и отправить обратно. Но что, если таблица исходит от вашего начальника или, что еще хуже, от кого-то, кто больше не работает в компании?

Иногда это может быть настоящим кошмаром, но Excel предлагает некоторые инструменты, которые могут помочь вам исправить некорректную электронную таблицу.Каждый из этих инструментов можно найти на вкладке «Формулы» на ленте в разделе «Аудит формул»:

Как видите, здесь есть несколько разных инструментов. Я расскажу о двух из них.

Во-первых, вы можете использовать зависимые от трассировки, чтобы найти входы в выбранную ячейку. Это может помочь вам отследить, откуда берутся все входные значения, если это не очевидно.

Часто это само по себе может привести вас к источнику ошибки. Когда вы закончите, нажмите удалить стрелки, чтобы убрать стрелки с вашей электронной таблицы.

Вы также можете использовать инструмент Вычислить формулу для вычисления результата ячейки — шаг за шагом. Это полезно для всех формул, но особенно для тех, которые содержат логические функции или много вложенных функций:

Вот бонусный совет, связанный с последним. (Любой, кто получит в руки вашу электронную таблицу в будущем, оценит это!) Если вы создаете инженерную модель в Excel и замечаете, что таблица может генерировать ошибку из-за неправильного ввода, вы можете ограничить входы в ячейку с помощью проверки данных.

Допустимые вводы:

• Целые числа больше или меньше числа или между двумя числами
• Десятичные дроби больше или меньше числа или между двумя числами
• Значения в списке
• Даты
• раз
• Текст определенной длины
• Ввод, который соответствует пользовательской формуле

Проверка данных находится в разделе «Данные»> «Инструменты данных» на ленте.

Вот и все! Я надеюсь, что вы изучили несколько передовых методов работы с Excel, которые сделают вашу жизнь как инженера немного проще и придадут вам больше уверенности в Excel.

Если вы хотите узнать больше о раскрытии потенциала Excel для инженерии, я собрал бесплатные обучающие видео по Excel только для инженеров. В этой серии из трех частей я покажу вам, как решать сложные инженерные задачи в Excel, используя некоторые из этих и других методов. Нажмите здесь что бы начать.

69 советов по работе с Excel, которые должен освоить каждый пользователь

Независимо от того, являетесь ли вы новичком в Microsoft Excel или опытным пользователем, вам пригодятся эти пошаговые руководства.

Изображение: Bumblee_Dee, iStock / Getty Images

Microsoft Excel был впервые выпущен в 1985 году, и программа для работы с электронными таблицами оставалась популярной на протяжении многих лет. Вы можете освоить Excel, прочитав эти советы и рекомендации о том, как добавить раскрывающийся список в ячейку Excel для поиска дубликатов, как удалить пустые строки в Excel и многое другое.

ПОДРОБНЕЕ: Цены и возможности Office 365 для потребителей

Как использовать раскрывающиеся списки Excel

Как добавить раскрывающийся список в ячейку Excel
Раскрывающиеся списки могут значительно облегчить ввод данных. Вот посмотрите, как использовать функцию проверки данных Excel для создания удобных списков на ваших листах.

Как добавить условие в раскрывающийся список в Excel
Пользователи Microsoft Excel, вот небольшой совет по добавлению условия в раскрывающийся список.

Как добавить цвет в раскрывающийся список в Excel
В этом руководстве показаны шаги по добавлению цвета в раскрывающийся список в Microsoft Excel.

Как создать раскрывающийся список Excel из другой вкладки
Вот небольшой совет по созданию раскрывающегося списка Microsoft Excel из другой вкладки.

Используйте проверку данных Excel для предотвращения дублирования значений в столбце
Предотвратите дублирование до того, как они произойдут, сочетая простую функцию с проверкой данных.

Как использовать сводные таблицы Excel

Как фильтровать сводную таблицу в Excel
Сводные таблицы создают отличные отчеты в Microsoft Excel, но добавление одного или двух фильтров может сделать их еще более гибкими. Вот как.

4 совета по обновлению объектов сводной таблицы Excel
Актуальная информация может иметь решающее значение; Эти 4 совета добавят гибкости и повысят эффективность при обновлении сводных таблиц.

Как объединить Excel VLOOKUP () и сводную таблицу для простых решений
Объединение функций часто увеличивает гибкость и эффективность вашего решения.

Как отобразить первые n записей в сводной таблице Excel с помощью встроенных параметров
Чтобы отобразить определенные значения в сводной таблице в Microsoft Excel, используйте один из многих встроенных фильтров, например Top 10.

Как манипулирование данными в Excel

Быстрый способ удаления пустых строк в Excel
Удаление пустых строк в диапазоне данных Excel с помощью этого метода легко, но остерегайтесь непредвиденных последствий.

5 способов удалить пустые строки в Excel
Удаление пустых строк в наборе данных Excel несложно, но Excel 2016 — единственная версия, которая предлагает предсказуемые результаты.

Макрос Excel, удаляющий пустые строки в указанном диапазоне
Есть много способов удалить пустые строки на листе Excel, но этот макрос может быть самым простым из всех.

Шесть способов удалить пустые строки из рабочего листа Excel (бесплатный PDF)
Пустые строки могут попасть на ваши рабочие листы различными способами, но независимо от того, как они туда попадают, от них неплохо избавиться. В этой электронной книге рассматриваются пять ручных методов удаления пустых строк, а затем завершается подход, основанный на макросах.

Копирование листа Excel из одной книги в другую
Сьюзан Харкинс показывает два быстрых способа скопировать данные из одной книги Excel в другую.

Как легко усреднить уникальные значения в Excel
Если вам нужно усреднить список значений в Microsoft Excel, которые содержат дубликаты, без включения дубликатов, не беспокойтесь о сложном выражении, когда вы можете легко удалить эти дубликаты .

Как суммировать данные в Excel

Как получить точную сумму в отфильтрованных списках Excel
Не складываются ли числа в отфильтрованных листах Microsoft Excel? Если да, то вот как решить проблему.

Создайте таблицу данных Excel для сравнения нескольких результатов
Предположим, вы хотите просмотреть несколько возможностей в рамках вычисления Excel. Ответ — создать таблицу данных.

3 быстрых и простых способа суммирования данных Excel
Обобщение данных в Microsoft Excel не должно быть трудным. Используйте эти несколько техник для получения почти волшебных результатов.

Как использовать стили и визуальные эффекты в Excel

Как легко распечатать листы Excel в черно-белом режиме
Распечатать раскрашенную электронную таблицу Excel в черно-белом режиме легко, независимо от того, делаете ли вы это вручную или с помощью короткой процедуры VBA.Вот как.

Как эффективно использовать стили Excel
Узнайте, что такое стили и как они могут помочь вам более эффективно и рационально форматировать листы.

Как использовать параметры границ Excel для создания простого плана этажа
Применение границ к вашим листам сделает их более читаемыми и простыми в использовании. Узнайте, как эффективно использовать границы, создав простой план этажа.

Совет по Excel: три формата ячеек, которые позволяют уместить текст заголовка
Текст заголовка часто занимает слишком много места.Используйте эти три формата, чтобы ограничить количество заголовков при работе в Excel.

Excel Ideas: интеллектуальный инструмент визуализации данных
Excel Ideas помогает извлекать ключевую информацию из электронной таблицы, но в настоящее время доступен ограниченный набор идей, и может потребоваться некоторое форматирование данных.

Как скрыть данные Excel и программы чтения предупреждений
Данные Excel обычно скрывают. Если вы хотите, чтобы зрители видели эти данные, вы можете добавить дружественное уведомление.

Как работать с различными представлениями в Microsoft Excel
Вы можете изменять представления в Excel в зависимости от того, что вы делаете и что хотите видеть. Узнайте, как это сделать, в этом пошаговом руководстве.

Ввод ведущих нулей в Excel
По умолчанию Microsoft Excel не отображает и не хранит ведущие нули. Прочтите этот совет по Excel, чтобы узнать о трех удобных способах решения проблемы.

Как подавить значения 0 в диаграмме Excel
Не существует универсального решения для удаления значений 0 из диаграммы Excel.Вот несколько методов.

Используйте настраиваемый формат в Excel для более удобного отображения миллионов
Используйте настраиваемый формат в Microsoft Excel, чтобы уменьшить количество цифр в большом числе без потери масштаба.

Два способа построения динамических диаграмм в Excel
Пользователи оценят диаграмму, которая обновляется прямо у них на глазах. В Microsoft Excel 2007 и Excel 2010 это так же просто, как создать таблицу. В более ранних версиях вам понадобится метод формулы.

Как использовать функцию поиска Excel для выделения или удаления совпадающих значений
Функция поиска Excel предлагает больше, чем просто поиск значений, если вы знаете правильные шаги.

Как использовать функции в Excel

Как разделить столбец с помощью функции ЕСЛИ () в Excel
Если вам нужно условно разделить значения на несколько столбцов в Microsoft Excel, рассмотрите возможность использования функции ЕСЛИ (). Вот как.

Как объединить функцию Excel VLOOKUP () с полем со списком для расширенного поиска
Функция автозаполнения поля со списком, связанная с функцией поиска, создает гибкий инструмент поиска.

Как использовать новую функцию поиска в Excel
Немного из столбца A, немного из столбца B: XLOOKUP — это новый, более простой способ поиска информации в таблицах Excel.

Как использовать числа и вычисления в Excel

Как рассчитывать бонусы и комиссии в Excel
Бонусы нравятся всем, но иногда вычисление может быть немного сложным — сначала. Вот как рассчитать сумму в Microsoft Excel, которую вы или ваши сотрудники получите.

Как найти минимальные и максимальные значения в течение указанного набора лет в Excel
В этих формульных условных правилах Microsoft Excel, которые выделяют наименьшие и наибольшие значения за период лет, много чего.

Как копировать выражения без изменения ссылок на ячейки в Excel
Microsoft Excel обновляет ссылки на ячейки при копировании выражения. Вот несколько обходных путей для тех редких случаев, когда вы не хотите изменять ссылки на ячейки.

Как раскрыть выражения, возвращающие определенное значение ошибки в Microsoft Excel
Вы не можете распространять лист Excel, который отображает некрасивые значения ошибок, когда что-то идет не так! Узнайте, как раскрывать эти значения во время работы, чтобы вы могли определить правильное решение.

Как выделить уникальные значения в Excel
Самый простой способ определить уникальное значение — отформатировать его, и Microsoft Excel предлагает два способа сделать это.

3 способа подавления нуля в Excel
Если вы не хотите отображать нули, воспользуйтесь одним из этих быстрых и простых способов подавить их в Microsoft Excel.

Используйте Excel для расчета часов, отработанных за любую смену
С помощью Microsoft Excel вы можете создать рабочий лист, в котором указано количество часов, отработанных за любую смену. Следуйте этим пошаговым инструкциям.

Четыре способа защиты формул Excel (бесплатный PDF-файл)
Если пользователь случайно изменит формулы в ваших книгах Excel, вся ваша тяжелая работа может испариться. В этой электронной книге объясняется, как защитить и скрыть эти формулы, чтобы они оставались в целости и сохранности.

3 способа отображения значимой информации в Excel с использованием значений бюджета
Превратить данные в значимую информацию не должно быть сложно; несколько простых выражений и форматирования могут быть всем, что вам нужно.

3 способа согласования транзакций с помощью Excel 2016
Вот несколько быстрых методов анализа записей, чтобы узнать, что было заплачено и сколько клиенты должны.

Супер простой способ создания новых записей из многозначных столбцов с помощью Excel Power Query
Возникла сложная проблема с Excel? Power Query спешит на помощь!

9 сочетаний клавиш для более эффективной работы с выражениями Excel
Печатать целые выражения с клавиатуры утомительно.Вместо этого используйте эти 9 сочетаний клавиш для более эффективного ввода и работы с выражениями.

Как использовать условное форматирование в Excel

Как использовать выбранное значение в комбинации для определения условного форматирования в Excel
Благодаря свойству связанной ячейки в Microsoft Excel очень легко использовать выбранное значение в качестве условие в макросе или правило условного форматирования.

Как выделить первые n значений на листе Microsoft Excel
Это правило условного форматирования Excel по формуле позволяет зрителям определять, сколько верхних значений следует просматривать на лету.

Как изменить условный формат Excel на лету
Условное форматирование — это гибкий и мощный инструмент в Microsoft Excel, но вы не можете изменить условие, не изменив базовое правило. Не позволяйте этому останавливать вас — используйте ячейку ввода. Вот как.

Как использовать условное форматирование Excel для сравнения списков
Сравниваете ли вы один или несколько списков, условное форматирование Excel может выполнить свою работу.

Как избежать правила условного форматирования в Excel, которое не работает должным образом.
Формульные правила условного форматирования в Microsoft Excel могут быть непростыми, поэтому узнайте, как избежать распространенной ошибки.

Дополнительные советы, приемы и загрузки для Excel

Как использовать представление листа для более гибкой совместной работы в Excel
Если вы устали терять свое место при совместной работе или хотите настроить способ просмотра данных, таблица представления в Microsoft Excel созданы для вас.

Как использовать ярлыки для сортировки в Microsoft Excel
Если вы часто выполняете сортировку в Excel, вам могут пригодиться ярлыки или даже макрос. Вот несколько способов упростить вам жизнь с сортировкой.

Как использовать «Найти все» для управления определенными совпадающими значениями в Excel
Фильтры — отличные инструменты, но вы не можете удалить определенные элементы из результатов. Если вам нужно это сделать, попробуйте найти все в Excel.

Как оценить последние строки в изменяющемся наборе данных в Excel
В Microsoft Excel изменение оцененного диапазона на лету требует небольшой работы, но это определенно возможно благодаря функции Offset ().

Как защитить паролем книгу Excel
На уровне файла вы можете защитить паролем книгу Excel двумя способами: вы можете определить, кто может войти и кто может сохранять изменения.

Как перенести данные из форм Word в рабочий лист Excel
Избегайте хлопот, связанных с ручным импортом данных из форм Word в Excel. С помощью мастера Excel вы можете быстро выполнить этот процесс.

Как найти дубликаты в Excel
Вам понадобится несколько уловок в рукаве, чтобы найти дубликаты в Microsoft Excel.

Как использовать именованные диапазоны для быстрой навигации по книге Excel
Именованные диапазоны используются не только для формул.Вот два способа использования именованных диапазонов для создания ярлыков для быстрой навигации в книге Microsoft Excel.

Как комбинировать формулы с проверкой данных Excel и уловкой Word Replace
В этих руководствах, основанных на вопросах читателей, подробно рассказывается, как комбинировать формулы с проверкой данных Excel, и есть уловка Word Replace.

Как уменьшить количество вводимых данных и опечаток в Excel
Ввод данных может быть утомительным и изобилующим ошибками — это случается со всеми нами.Изучите три способа уменьшить количество нажатий клавиш и, как следствие, ошибок.

Как исправить типичные проблемы печати в Microsoft Excel
Печать электронных таблиц Microsoft Excel может быть сложной задачей, но вы можете избежать большинства проблем с печатью, следуя этим советам.

Как превратить обычные спарклайны в значимую информацию с помощью нескольких простых форматов
Спарклайны — отличный визуальный инструмент, но вы можете усилить их влияние с помощью небольшого простого форматирования.

10 удобных способов получить больше от Excel (бесплатный PDF-файл)
Советы, приемы и ярлыки в этой электронной книге помогут вам получить дополнительные преимущества от мощных функций Excel, получить точные результаты и сэкономить время на задачах с рабочим листом.

Office Q&A: ссылки на Excel, коды полей Word и табличный трюк
Сьюзен Харкинс предлагает несколько простых решений для нескольких проблем, которые только кажутся большими.

Как перенести данные из форм Word в рабочий лист Excel
Избегайте хлопот, связанных с ручным импортом данных из форм Word в Excel. С помощью мастера Excel вы можете быстро выполнить этот процесс.

Office. Вопросы и ответы. Как запретить задаче вставки Excel перезаписывать формат целевой ячейки.
Обмануть Excel непросто, но с помощью нескольких дополнительных щелчков мышью можно обойти это странное поведение вставки.

Office: вопросы и ответы: нарушители проверки и быстрый доступ к Windows
В этом месяце узнайте, как защитить функцию проверки данных Excel от злоумышленников и получите быстрый доступ к вашим любимым папкам.

Как применять аналитику в Excel и на что обращать внимание при выполнении
Функция аналитики Excel использует искусственный интеллект и машинное обучение для выявления закономерностей в данных, которые могут помочь в принятии решений, но есть несколько предостережений, которые следует учитывать на этом пути .

Как использовать инструменты «что, если» в Excel для анализа бизнес-сценариев (бесплатный PDF-файл)
Excel предлагает три инструмента для анализа «что, если», которые могут улучшить процесс принятия решений и помочь найти лучший путь для достижения ваших целей.В этой электронной книге представлены эти инструменты — «Поиск цели», «Менеджер сценариев» и «Таблицы данных» — и показано, как их можно использовать. Образцы файлов включены в загрузку.

Еженедельный бюллетень Microsoft

Будьте инсайдером Microsoft в своей компании, прочитав эти советы, рекомендации и шпаргалки по Windows и Office.Доставка по понедельникам и средам.

Примечание редактора: Эта статья написана Джевел Коннор и Лизой Хорнунг и дополнена дополнительными советами Лизы Хорнунг.

Как использовать Excel для создания интерактивных листов | Малый бизнес

Как владельцу малого бизнеса вам часто придется работать с другими людьми над листом Excel. Например, если вы наняли консультанта по продажам или маркетингу, вы можете предоставить ему интерактивный рабочий лист для прогнозов продаж или отчетов о расходах. Интерактивный рабочий лист позволяет пользователям вводить данные в определенные ячейки, давая им инструкции относительно того, какой тип данных требуется в каждой ячейке, и сообщения об ошибках, если они вводят неправильные данные.Вы также можете скрыть и защитить формулы на листе, чтобы предотвратить их случайное изменение или удаление пользователем.

Ограничения данных и инструкции для ячеек

Запустите Excel и создайте новую книгу. Выберите ячейку, которая будет использоваться для ввода данных. Щелкните вкладку «Данные». Выберите «Проверка данных» в разделе ленты «Инструменты для работы с данными». Откроется диалоговое окно «Проверка данных».

Используйте параметры вкладки «Настройки» в диалоговом окне, чтобы ограничить тип данных, которые могут быть введены.Например, чтобы ограничить количество записей в ячейке 4-значным числом, представляющим год, выберите «Длина текста» в меню «Разрешить», «Равно» в меню «Данные» и введите «4» в поле « Длина »текстового поля.

Щелкните вкладку «Входное сообщение» в диалоговом окне, чтобы добавить сообщение или подсказку для ячейки. Введите заголовок сообщения в поле «Заголовок» для дальнейшего использования. Введите подсказку в поле «Сообщение», например, «В этом поле должно быть 4 цифры».

Щелкните вкладку «Предупреждение об ошибке», чтобы создать сообщение об ошибке, если в ячейку введены неправильные данные.Выберите значок в меню «Стиль». Введите заголовок в поле «Заголовок» и сообщение в поле «Сообщение об ошибке». Обратите внимание, что и заголовок, и сообщение будут частью сообщения об ошибке.

Нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки «Проверка данных» и закрыть диалоговое окно. Щелкните ячейку, чтобы отобразить инструкции во всплывающем окне. Введите неправильное значение в ячейку, чтобы увидеть сообщение об ошибке. Введите правильное значение в ячейку, чтобы убедиться, что сообщение об ошибке не появляется.

Скрыть и заблокировать формулы

Щелкните ячейку, которую можно использовать для применения формулы к значению, введенному пользователем.Введите формулу в ячейку. Например, если пользователь вводит значение в ячейку B2, представляющее ежемесячные продажи, вы можете создать годовой прогноз рядом с ним, набрав «= (B2 * 12)» в ячейке C2.

Щелкните вкладку «Главная», когда ячейка, содержащая формулу, все еще выделена. Нажмите «Форматировать», затем «Форматировать ячейки». Откроется диалоговое окно «Формат ячеек».

Установите флажок «Скрытый» на вкладке «Защита» диалогового окна. Щелкните «ОК».

Щелкните вкладку «Обзор», затем щелкните «Защитить лист» в группе «Изменения» на ленте.Установите флажок рядом с «Защитить рабочий лист и содержимое заблокированных ячеек». Щелкните «ОК».

Ссылки

Советы

• Используйте границы ячеек и цвета фона, чтобы подчеркнуть, какие ячейки должны использоваться для данных, а какие нет. Например, если сделать определяемые пользователем ячейки белыми с черной рамкой, а остальные ячейки сделать светло-синими, пользователям будет очевидно, какие ячейки следует использовать.

Writer Bio

Публикуемый автор и профессиональный докладчик, Дэвид Видмарк консультировал предприятия и правительства по вопросам технологий, средств массовой информации и маркетинга более 20 лет.Он преподавал информатику в Алгонкинском колледже, открыл три успешных бизнеса и написал сотни статей для газет и журналов по всей Канаде и США.

Руководство для начинающих по Microsoft Excel Online

Excel является синонимом электронных таблиц, и не зря. Спустя десятилетия после появления на оригинальном Macintosh Excel продолжает оставаться самым мощным приложением для работы с электронными таблицами. Это больше не просто настольное приложение.Сегодня вы можете использовать Excel в Windows, Mac, iOS, Android и даже в Интернете.

Последняя версия, пожалуй, самая интересная. Microsoft Excel Online — это бесплатная онлайн-версия Excel, которая включает в себя функции, инструменты диаграмм и многое другое, которые вы ожидаете от электронной таблицы. Подобно Google Таблицам, Microsoft Excel Online позволяет вам сотрудничать с другими в режиме реального времени, собирать ответы в онлайн-опросах и вычислять числа с помощью функций Excel. Однако, что наиболее важно, Excel Online теперь позволяет подключать вашу электронную таблицу к другим веб-приложениям для сбора данных и запуска автоматизированных рабочих процессов, а поскольку он синхронизируется с традиционным Microsoft Excel, вы можете использовать онлайн-версию для добавления автоматизации в любую электронную таблицу.

Если вы много лет использовали Excel, переход на веб-приложение может показаться пугающим. Не волнуйся. В этом руководстве мы расскажем вам обо всем, что вам нужно, чтобы разместить электронные таблицы в облаке, чтобы вы могли собирать данные и сотрудничать, при этом используя Excel на рабочем столе.

Что такое Microsoft Excel Online?

Microsoft Excel Online вместе с остальными приложениями Microsoft Office Online — это новый взгляд на традиционный пакет Office, который вы использовали годами.Обычно вы покупаете копию Office за несколько сотен долларов и устанавливаете ее на свой компьютер. Вот как продается Office в течение многих лет, начиная с первой версии Excel для Macintosh в 1986 году. Microsoft Office настолько распространен, что его связанные приложения, включая Word, Excel и PowerPoint, являются синонимами документов, электронных таблиц и презентаций — они же стандартные бизнес-приложения для большинства отраслей.

Microsoft Excel Online — это бесплатная версия Excel, которая работает в вашем браузере.Это приложение-компаньон к Excel, позволяющее просматривать и редактировать электронные таблицы Excel в Интернете. Тем не менее, это полноценное приложение для работы с электронными таблицами, которое поддерживает почти все функции Excel и включает инструменты построения диаграмм и опросов, которые помогут вам собирать и визуализировать данные. Это лучше, чем Google Таблицы, для работы с существующими файлами Excel или обмена электронными таблицами с другими пользователями Excel, и при невысокой стоимости бесплатного использования это самый дешевый способ использования Excel.

Вы можете использовать все функции Excel Online бесплатно, если у вас не более 5 ГБ файлов в OneDrive, онлайн-хранилище файлов Microsoft.Или, если вы все еще хотите, чтобы копия Office была установлена ​​на вашем компьютере, лучшим вариантом сегодня является подписка на Office 365, которая дает вам самые последние версии Office для вашего компьютера, а также общий доступ к файлам в OneDrive. Вы можете хранить все свои файлы в OneDrive, а затем редактировать любые файлы Office в Интернете с помощью Office Online. А с бизнес-версиями Office 365 на данный момент вы можете использовать интеграцию Microsoft Excel Online для подключения ваших электронных таблиц к вашим любимым приложениям.

Вот варианты Office 365, которые вы можете выбрать:

• Office Online — бесплатно : с учетной записью Microsoft вы можете использовать Office Online и бесплатно сохранять до 5 ГБ файлов в OneDrive.

• Office 365 Personal — 6,99 долл. США в месяц : получите приложения Office на свой компьютер и 1 ТБ хранилища OneDrive.

• Office 365 для дома — 9,99 долл. США в месяц : получите приложения Office для 5 человек в вашей семье, а также 1 ТБ OneDrive для каждого пользователя.

• Office 365 Business — 8,25 доллара США в месяц : установите Office на свой рабочий компьютер с хранилищем OneDrive для бизнеса емкостью 1 ТБ с профессиональной интеграцией.

• Office 365 Business Premium — 12,50 долларов США в месяц : получите Office на рабочем компьютере и хранилище OneDrive для бизнеса объемом 1 ТБ, а также электронную почту и видеоконференции.

Независимо от того, какая у вас учетная запись, вы можете использовать все Office Online, включая Excel Online. Итак, приступим.

Нужно делать презентации? Ознакомьтесь с нашим сопутствующим руководством по PowerPoint Online, чтобы узнать, как делать презентации, сотрудничать со своей командой и бесплатно представлять их в браузере.

Основы работы с Excel Online

Есть два простых способа открыть Microsoft Excel Online: перейдите на сайт products.office.com/office-online и щелкните значок Excel , чтобы создать новую электронную таблицу, или откройте OneDrive и щелкните электронную таблицу, которую вы сохранили в Интернете (позже мы рассмотрим, как переместить ваши электронные таблицы в OneDrive).

Если вы откроете Excel Online на сайте Office.com, вы увидите множество шаблонов для создания новой электронной таблицы, а также список недавно открытых листов с левой стороны.Щелкните шаблон или вариант пустой таблицы, чтобы начать создание новой таблицы.

В качестве альтернативы, если вы откроете электронную таблицу из OneDrive или из списка Последние , Excel сначала откроет ее в интерактивной программе просмотра. Нажмите кнопку Edit Workbook , затем выберите Edit in Browser , чтобы открыть электронную таблицу в Excel Online. Если на вашем компьютере установлен Excel, вы можете выбрать Редактировать в Excel , чтобы открыть электронную таблицу в традиционном Excel и сохранить изменения обратно в Интернете, когда вы закончите, если хотите.

Microsoft Excel Online выглядит так, как вы ожидаете. Ваши данные организованы в строки и столбцы, а инструменты и функции включены в панель инструментов ленты Office. В правом нижнем углу находится стандартная строка состояния Excel с быстрыми суммами и средними значениями для выбранных ячеек.

Просто щелкните ячейку и введите текст, чтобы начать добавлять данные в электронную таблицу. Или вставьте данные со своего компьютера или из других электронных таблиц, используя стандартные параметры для вставки формул, значений или форматирования.

Чтобы изменить форматирование, просто нажмите кнопки панели инструментов вверху. Вы можете настроить шрифты, цвета, выравнивание текста и числовые форматы или выбрать перенос текста и объединение ячеек. Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы вставить строки, или нажмите кнопку Вставить вверху, чтобы просмотреть дополнительные параметры. Также есть инструменты Sort и Find для систематизации данных.

Вы сможете быстро найти нужные инструменты, просто просматривая панели инструментов.Или просто щелкните поле поиска вверху и начните вводить текст — Excel Online включает удобный инструмент, который поможет вам найти нужный инструмент с помощью поиска. Здесь вы также найдете документацию по Excel, которая поможет вам узнать, как использовать каждый инструмент.

Функции

Есть одно место, где Excel Online имеет все возможности: Функции.

Excel 2016 включает 471 функцию, в том числе 11 новых, только что добавленных в эту версию (вместе с 51 функцией, добавленной в 2013 году, и 57 добавленными в 2010 году), и все они включены в приложение Excel Web App.

В меню функций веб-приложения Excel Web App перечислено всего 411 функций, но на самом деле оно поддерживает все, кроме трех встроенных функций Excel: SQL.REQUEST , JIS и EUROCONVERT . Все остальное поддерживается; даже если функция не отображается в раскрывающемся списке автозаполнения, она все равно будет работать, если вы введете ее правильно.

Чтобы добавить функцию, просто введите = , а затем имя вашей функции. Excel автоматически заполнит имя функции — нажмите клавишу TAB, чтобы принять предложенную функцию, — а затем даст вам советы о том, какие данные следует включить в функцию.Или вы можете просмотреть включенные функции, нажав кнопку fx прямо под панелью инструментов.

Вы можете щелкать ячейки, чтобы добавить их в функцию, как и в других версиях Excel. И, как только вы добавили функцию в ячейку, просто выберите ее и перетащите вниз, чтобы добавить функцию ко всем другим выбранным ячейкам.

Для более быстрого добавления функций просто нажмите стрелку вниз рядом с кнопкой AutoSum , чтобы суммировать, усреднять, подсчитывать или находить максимальные / минимальные числа в диапазоне.Если вам нужно только взглянуть на данные, просто выберите диапазон чисел, и нижняя правая панель инструментов автоматически покажет вам сумму, среднее значение и подсчет.

Диаграммы

После того, как вы добавили данные в свою электронную таблицу и обработали числа с помощью функций, пора воплотить ее в жизнь с помощью диаграмм. Excel Online включает широкий спектр диаграмм и большинство инструментов, необходимых для настройки их внешнего вида.

Просто выберите данные, которые хотите визуализировать, затем щелкните меню Вставить и выберите один из желаемых стилей диаграммы.Excel автоматически сгенерирует диаграмму — и если она вам не нравится, просто щелкните любой из других типов диаграмм на новой вкладке Диаграмма .

Затем вы можете настроить заголовок, легенды и метки диаграммы. Просто выберите пункт меню для нужного элемента, и вы сможете как добавить текст, так и настроить место его отображения.

К сожалению, в Excel Online нет параметров темы или цвета для диаграмм.Если вы хотите что-то отличное от цветов по умолчанию, запустите электронную таблицу, используя один из встроенных шаблонов Excel, и ваши диаграммы будут выбирать цвета из этого шаблона. Вы также можете открыть электронную таблицу в Excel на компьютере, чтобы изменить дизайн, а затем сохраните ее, и изменения отобразятся также в Excel Online.

Таблицы

Или, возможно, вам просто нужен более простой способ сортировки данных. Для этого вам понадобится Excel Tables .

Выберите данные, которые нужно отсортировать, и нажмите кнопку Форматировать как таблицу на панели инструментов «Главная». Затем вы можете отсортировать каждый столбец, отфильтровать определенные элементы (скажем, все элементы, содержащие текст «инструмент») или использовать числовые фильтры, чтобы найти элементы, которые равны или больше / меньше, выше или ниже среднего или верхние 10 пунктов в этом столбце. Или вы можете добавить собственные фильтры, чтобы найти именно те данные, которые вам нужны.

Excel для Mac и Windows также включает сводные таблицы , двухмерные таблицы, которые предоставляют более эффективные способы просмотра и организации данных.Вы не можете создать их в Microsoft Excel Online, но если вы уже добавили их в электронную таблицу, вы можете просмотреть их в Excel Online.

Сбор данных с помощью опроса Excel

С вашими электронными таблицами в Интернете Excel может работать в фоновом режиме, даже когда компьютер выключен. Один из самых удобных способов использовать это — встроенный в Excel Online инструмент Surveys . Это та функция Excel, которую вы не найдете в других версиях Excel.

Просто откройте электронную таблицу в Excel Online, нажмите кнопку Survey на вкладке Home, затем выберите New Survey .

Открывает всплывающее окно редактора, где вы можете добавить заголовок и описание к своей форме или опросу вместе с вопросами опроса. Опросы Excel включают текст, текст абзаца, число, дату, время, да / нет и вопросы с несколькими вариантами ответов. Просто добавьте свой вопрос и необязательный подзаголовок вместе с вариантами ответов, если вы выбрали этот тип вопроса. Затем выберите, является ли вопрос обязательным, и, при необходимости, предоставьте ответ по умолчанию.

Затем нажмите кнопку Поделиться опросом , чтобы скопировать ссылку на свой опрос.Вы можете поделиться этой ссылкой в ​​частном порядке по электронной почте или поделиться ею публично, чтобы получить более широкий спектр ответов. Excel автоматически сохранит ваши ответы на опрос на новом листе в вашей электронной таблице с форматированием таблицы, чтобы вы могли легко сортировать и фильтровать ответы на опрос.

Чтобы получить более полнофункциональное приложение для создания форм, подключенное к электронной таблице, ознакомьтесь с нашим руководством по формам Google. Или используйте любые онлайн-приложения для форм и подключите их к своей электронной таблице Excel с помощью интеграции.

Совместное использование и совместная работа в Microsoft Excel Online

Вам нужно вычислять числа в команде? Просто нажмите большую кнопку Поделиться в правом верхнем углу Excel Online, чтобы начать работу.Вы можете поделиться таблицей по электронной почте, отправив сообщение вместе с личной ссылкой своим коллегам. Или вы можете получить ссылку для просмотра или редактирования, чтобы поделиться ею напрямую. Любой, у кого есть ссылка, может просматривать или редактировать вашу таблицу в зависимости от выбранной вами ссылки.

Если у вас есть учетная запись Office 365 Business, Excel предлагает более подробные параметры общего доступа. Вы можете ограничить доступ к файлу только сотрудникам вашей компании или сделать его доступным только для просмотра.Вы также можете добавить дату истечения срока действия ссылки, чтобы она не передавалась вечно, или скопировать QR-код, который ваши соавторы могут отсканировать, чтобы работать с вами.

После того, как ваши коллеги открыли вашу электронную таблицу, все могут работать над ней вместе в Excel Online, хотя вы не можете одновременно открывать файл в традиционных приложениях Excel . Вы увидите список имен соавторов в правом верхнем углу вместе с ячейкой, которую они редактируют в данный момент.По мере внесения изменений вы увидите, что редактируемые в данный момент ячейки будут окрашены в цвет этого пользователя, а ячейки, выбранные другим пользователем, будут выделены его цветом.

Добавление комментариев к электронной таблице

Чтобы немного улучшить совместную работу, щелкните вкладку Обзор , чтобы открыть инструменты комментариев Excel. Вы можете добавить комментарий к ячейке, показать или скрыть боковую панель комментариев или отредактировать и удалить любые комментарии, уже имеющиеся в электронной таблице. Вы не можете добавить второй комментарий в ячейку, в которой уже есть комментарий, и не можете отвечать на комментарии, поэтому вам, возможно, придется немного поработать, чтобы найти систему, которая будет хорошо работать для вашей команды.Это хороший способ сообщить другим, где вы прекратили работу, или, по крайней мере, определить ячейки, которые необходимо изменить.

Поделитесь копией своей электронной таблицы

Хотите поделиться своей таблицей с другими в автономном режиме , чтобы они могли редактировать ее в традиционной копии Excel? Вы можете скопировать электронную таблицу из папки OneDrive или загрузить новую копию из Интернета.

Просто щелкните меню Файл в Excel Online, выберите Сохранить как , затем выберите Загрузить копию , чтобы загрузить .xlsx отформатированная копия вашей электронной таблицы. Кроме того, вы можете загрузить электронную таблицу .ods в формате OpenDocument для использования в альтернативных инструментах для работы с электронными таблицами, таких как OpenOffice и LibreOffice.

Перемещение существующих электронных таблиц в Excel Online

Если вы уже являетесь пользователем Excel, вы, вероятно, захотите переместить существующие электронные таблицы в Интернет, чтобы вы могли просматривать и редактировать их в Excel онлайн. Это можно сделать двумя способами.Вы можете открыть OneDrive.com и перетащить свои таблицы Excel, чтобы сохранить их в Интернете.

Тем не менее, лучший вариант — установить приложения OneDrive и синхронизировать ваши электронные таблицы с облаком. Затем вы можете редактировать их либо с помощью Excel на вашем компьютере , либо онлайн с помощью Excel Online, и автоматически сохранять изменения в обоих местах.

Для этого просто загрузите приложение OneDrive и установите его, затем войдите в свою учетную запись Microsoft. Если у вас несколько учетных записей, например учетная запись OneDrive для бизнеса для работы и бесплатная учетная запись для личных файлов, вы можете синхронизировать их обе одновременно.Затем скопируйте файлы Excel в новую папку OneDrive, чтобы синхронизировать их с Excel Online.

Затем вы можете открыть OneDrive в Интернете и просмотреть все синхронизированные файлы, организованные в папки, как на вашем компьютере. И если вы готовы отредактировать его, просто щелкните его, чтобы открыть в Excel Online.

Любые изменения, которые вы вносите в электронную таблицу онлайн, будут автоматически сохранены на вашем компьютере. И если вы создадите какие-либо новые электронные таблицы в Интернете, они также будут сохранены на вашем компьютере в стандартном .xlsx , который можно открыть в любой современной версии Excel. Это одна из лучших функций Excel Online: он сохраняет ваши данные в реальных файлах, поэтому ваши электронные таблицы не попадают в облако.

Открытие старых электронных таблиц в Excel Online

Одно замечание: Excel Online может открывать только файлы .xlsx и .xlsm , и с последним он не сможет запускать какие-либо макросы, включенные в книгу. Если вы загрузите более старый файл .xls или .csv в OneDrive, а затем попытайтесь открыть ее в Интернете, Excel просто загрузит файл на ваш компьютер, а не откроет его.

Таким образом, вам сначала необходимо преобразовать любые электронные таблицы, которые вы хотите использовать в Интернете, в более новый формат .xlsx . Просто откройте их в Excel, откройте диалоговое окно Сохранить как … на вкладке или в меню Файл , затем выберите Книга Excel (.xlsx) . Затем вы можете добавить эти файлы в OneDrive, чтобы просматривать и редактировать их в Интернете.

Excel Online также не может открывать файлы размером более 10 МБ.Это должно подойти для большинства таблиц.

Однако есть обходной путь, если у вас большие листы. Просто зарегистрируйтесь в Power BI, инструменте анализа данных Microsoft, который предлагает бесплатную учетную запись 1 ГБ, чтобы начать работу. Затем вы можете добавить свои большие электронные таблицы (до 250 МБ каждая) в Power BI и открыть их в Excel Online.

Расширение Microsoft Excel с помощью надстроек и интеграций

Microsoft Excel Online может иметь столько же функций, что и традиционный Excel, но не включает столько функций.В определенной степени это можно исправить с помощью надстроек Office.

В Магазине надстроек Office вы можете найти широкий спектр бесплатных и платных инструментов для Excel. Невероятно, но те же надстройки, разработанные для Excel 2016, работают в Excel Online, поэтому вы можете использовать многие из тех же мощных инструментов, которые в противном случае потребовали бы настольного Excel.

Чтобы добавить надстройку в электронную таблицу Microsoft Excel Online, щелкните меню Вставить в Excel Online и выберите Надстройки Office , чтобы просматривать магазин прямо в таблицах.После того, как вы нашли надстройку, которую хотите использовать, просто нажмите кнопку Добавить , чтобы установить ее, и иногда вам нужно будет нажать кнопку Start , чтобы включить надстройку.

После этого вы увидите свои надстройки на боковой панели вместе с любыми комментариями, которые вы добавили к своим документам. Когда вы повторно откроете эту электронную таблицу, те же самые надстройки должны снова открыться на боковой панели. Если вы их не видите, просто снова откройте Магазин надстроек, добавьте ту же надстройку в свою электронную таблицу, и появится боковая панель с любыми надстройками, которые вы включили.

Существует ряд отличных надстроек, многие из которых подключаются к веб-приложениям и позволяют вашим электронным таблицам создавать счета, управлять проектами и т. Д. Некоторые из наиболее удобных — это те, которые добавляют дополнительные функции в Excel или заменяют встроенные функции, которые вы найдете в Excel 2016. Вот некоторые из лучших, которые можно попробовать:

Есть одна вещь, которую вы не можете запустить в Excel В сети: макросы. Макросы позволяют автоматизировать Excel, позволяя Excel записывать ваши действия в электронную таблицу или писать простой код. Для этого вам понадобится обычная копия Excel, установленная на вашем компьютере.Затем вы можете написать свои собственные макросы Excel для создания мощных электронных таблиц и синхронизировать их с OneDrive, чтобы по-прежнему иметь возможность просматривать и редактировать их информацию в Интернете.

Подключите Excel к тысячам приложений с помощью интеграции Zapier

Еще один отличный способ добиться большего с помощью Excel Online — это интеграция с Excel с помощью инструмента автоматизации приложений Zapier. Zapier может следить за вашей таблицей на наличие новых или обновленных строк, а затем запускать рабочие процессы с более чем 600 другими приложениями на основе этих данных из вашей таблицы. Или он может выполнять поиск в вашей электронной таблице, добавлять новую строку или даже обновлять существующие строки в ваших таблицах.

На данный момент веб-интеграции Excel работают с Excel Online только при наличии учетной записи Office 365 для бизнеса, OneDrive для бизнеса или Sharepoint Online.

Допустим, вы хотите отслеживать, сколько задач ваша команда выполняет в Trello. Вы бы просто сделали Zap с интеграцией Trello, и Zapier следил за карточками, которые заархивированы в Trello.

Затем вы должны добавить шаг действия Excel в Zap и попросить Zapier добавить новую строку в вашу электронную таблицу. Подключите свою учетную запись Office 365 к Zapier, затем выберите правильную электронную таблицу и рабочий лист, на котором вы хотите сохранить свои данные.

Теперь все, что вам нужно сделать, это щелкнуть значок + рядом с каждым из имен столбцов в Excel и выбрать правильные данные из Trello для добавления в электронную таблицу. После того, как все настроено так, как вы хотите, протестируйте и включите Zap, и Zapier автоматически записывает все заархивированные задачи в вашу электронную таблицу.

Есть десятки способов использования подобных интеграций для автоматического сохранения данных в таблице Excel и выполнения работы прямо из таблицы. Вот некоторые из самых популярных интеграций — или ознакомьтесь с интеграциями Zapier с Excel, чтобы узнать больше об идеях и способах подключения ваших любимых приложений.

Microsoft Excel Online может быть разработан как дополнение к традиционному Excel, но это мощный инструмент, сам по себе. Вы можете бесплатно создавать таблицы, вычислять числа, сотрудничать и многое другое прямо в браузере. А с надстройками и интеграциями вы можете добавлять любые дополнительные функции в свою электронную таблицу.

Это идеальный способ использовать Excel где угодно — и, возможно, лучший способ начать работу с Excel, если у вас еще не установлена ​​копия.

→ Теперь, когда вы освоили Excel Online, ознакомьтесь с нашим руководством по PowerPoint Online, и вы также будете готовы делать презентации в своем браузере.

Подробнее о таблицах с Zapier

Таблицы — невероятно мощные инструменты, независимо от того, в каком приложении вы их создаете. Они могут управлять вашими финансами и списками рассылки — или они могут преобразовывать данные аналитики вашего веб-сайта и позволять вам создавать свои собственные приложения .

В нашей новой книге Ultimate Guide To Google Sheets вы найдете ряд руководств о том, как максимально эффективно использовать электронные таблицы. И не волнуйтесь: те же руководства будут работать в Excel Online с небольшими отличиями.

Вот некоторые из лучших руководств, которые помогут вам начать работу:

Эта статья была первоначально опубликована 8 сентября 2016 года и недавно была обновлена ​​с использованием новейших функций Microsoft Excel Online.

Excel для Macintosh ок. 1986 г. фото Microsoft Sweeden через Flickr

Как использовать электронную таблицу Excel — полное руководство

Электронная таблица Excel — это очень мощное программное обеспечение, которое было разработано Microsoft в 1985 году и используется более чем 800 миллионами пользователей. пользователи для обработки чисел, анализа данных и отчетности, составления графиков и ведения заметок — при этом его истинная мощь часто используется недостаточно 🙂

Он широко используется организациями для расчетов, бухгалтерского учета, подготовки диаграмм, составления бюджета, управления проектами и различных других задач.Фактически, возможности использования электронной таблицы Excel безграничны! В этом уроке мы будем держать вас за руку и научим вас впервые пользоваться Excel.

*** Посмотрите наше видео и пошаговое руководство ниже с бесплатным загружаемым учебным пособием Excel для практики ***

Посмотрите его на YouTube и оцените его!

В этом руководстве по Excel я расскажу об основах Excel, которые вам нужно знать, чтобы начать работу с Excel. Это руководство по Excel для чайников будет включать в себя учебные пособия по:

Давайте начнем с этого пошагового руководства по Excel — «Как использовать Excel»

Открытие электронной таблицы Excel

Чтобы открыть электронную таблицу Excel, следуйте инструкциям этого Excel Учебное пособие ниже:

Шаг 1: Щелкните значок окна в левой части панели задач, а затем прокрутите страницу ниже, чтобы найти «Excel».

Шаг 2: Вы можете либо нажать кнопку « Пустая книга, », чтобы открыть пустую электронную таблицу Excel, либо выбрать из списка ранее существовавших шаблонов, предоставленных Excel.

Чтобы открыть существующую электронную таблицу Excel, щелкните « Открыть другие книги » и выберите лист Excel, с которым хотите работать.

Шаг 3: Теперь открыта электронная таблица Excel, и вы готовы исследовать удивительный мир Excel.

Понимание различных элементов электронной таблицы Excel

Чтобы изучить различные способы использования Excel, вы должны сначала ознакомиться с различными элементами Excel.

Excel Workbook и Excel Worksheet часто используются как взаимозаменяемые, но имеют разные значения. Рабочая книга Excel — это файл Excel с расширением «.xlsx» или «.xls», тогда как рабочий лист Excel представляет собой отдельный лист внутри рабочей книги.Рабочие листы отображаются в виде вкладок в нижней части экрана.

Теперь, когда вы понимаете эти два термина, давайте перейдем к пониманию макета электронной таблицы Excel. Это важный шаг, если вы хотите узнать, как эффективно использовать Excel.

Лента Excel

Лента Excel расположена в верхней части электронной таблицы Excel и чуть ниже строки заголовка или имени рабочего листа. Он состоит из различных вкладок, включая «Главная», «Вставка», «Макет страницы», «Формулы», «Данные» и т. Д.Каждая вкладка содержит определенный набор команд.

По умолчанию каждая электронная таблица Excel содержит следующие вкладки — Файл, Главная, Вставка, Макет страницы, Формулы, Данные, Обзор, и Просмотр.

• Вкладка «Файл» может использоваться для открытия нового или существующего файла, сохранения, печати или совместного использования файла и т. Д.
• Вкладка «Домашняя страница» может использоваться для копирования, вырезания или вставки ячеек и работы с ними. форматирование данных.
• Вкладка «Вставка» может использоваться для вставки изображения, диаграмм, фильтров, гиперссылок и т. Д.
• Вкладка «Макет страницы» может использоваться для подготовки электронной таблицы Excel для печати и экспорта данных.
• Вкладка «Формула» в Excel может использоваться для вставки, определения имени, создания диапазона имен, просмотра формулы и т. Д.
• Вкладка «Данные» может использоваться для получения внешних данных, сортировки фильтра и группировки существующих данных, и т. д.
• Вкладка «Обзор» может использоваться для вставки комментариев, защиты документа, проверки орфографии, отслеживания изменений и т. д.
• Вкладка «Просмотр» может использоваться для изменения вида таблиц Excel и упрощения просмотра данные.

Вы должны быть знакомы с этими вкладками, чтобы понять, как эффективно использовать Excel. Вы даже можете настроить эти вкладки, выполнив следующие действия:

Шаг 1: Щелкните ленту правой кнопкой мыши и выберите « Настроить ленту »

Шаг 2: Откроется диалоговое окно параметров Excel. , нажмите Новая вкладка .

Шаг 3: Выберите эту вновь созданную вкладку и щелкните Переименовать и дайте ей имя e.грамм. Custom

Step 4: Теперь вы можете добавить нужные команды в каждую группу, просто щелкнув команду в столбце Popular Command и нажав Add >>

This создаст новую вкладку под названием « Custom » с популярной командой « Center ».

Под каждой вкладкой находятся различные кнопки, сгруппированные вместе. Например, на вкладке Home все кнопки, связанные со шрифтами, объединены в группу под названием Group « Font ».

Вы можете получить доступ к другим функциям, связанным с этой группой, щелкнув маленькую стрелку в конце каждой группы. Как только вы нажмете на эту стрелку, откроется диалоговое окно, в котором вы сможете вносить дальнейшие изменения.

Рядом с вкладками доступна панель поиска , которая была представлена ​​в Excel 2019 и Office 365. Вы можете ввести функцию, которая вам нужна, и Excel найдет ее для вас.

Вы также можете свернуть ленту, чтобы освободить место на листе, нажав сочетание клавиш Ctrl + F1 или щелкнув правой кнопкой мыши в любом месте ленты и выбрав « Свернуть ленту ».

Это свернет ленту!

Панель формул

Панель формул Excel — это область сразу под лентой Excel. Он состоит из двух частей: слева находится поле имени (в нем хранится адрес ячейки), а справа — содержимое текущей выбранной ячейки. Он используется для ввода значений, текста или формулы или функции Excel.

Вы можете скрыть или показать панель формул, установив / сняв флажок «Панель формул» на вкладке «Просмотр».

Вы также можете развернуть строку формул, если у вас большая формула, и ее содержимое не полностью видно. Щелкните маленькую стрелку в конце строки формул, и она развернется.

Строка состояния

В нижнем левом углу книги показаны все рабочие листы Excel. Вы можете получить доступ к листу Excel, просто щелкнув по нему.

Чтобы добавить дополнительные листы Excel, щелкните значок «+» ниже, чтобы добавить новый пустой лист Excel.

Вы можете изменить порядок листов Excel в своей книге, перетащив их в новое место с помощью левой кнопки мыши.

Вы также можете переименовать каждый лист Excel, нажав . Щелкните правой кнопкой мыши имя листа> нажмите «Переименовать»> введите имя> нажмите «Ввод «.

В правом нижнем углу электронной таблицы Excel вы можете быстро изменить масштаб документа, используя символы «минус» и «плюс». Чтобы увеличить до определенного процента, в меню ленты перейдите на вкладку «Вид »> нажмите «Масштаб»> «Нажмите на определенный процент» или введите свой собственный%> нажмите «ОК» .

Слева от элемента управления масштабированием доступны различные представления книги Excel: Обычный вид, Вид с разрывом страницы, и Вид макета страницы . Вы можете выбрать вид по своему усмотрению.

Основы ячеек и электронных таблиц Excel

Любая информация, включая текст, число или формулу Excel, может быть вставлена ​​в ячейку . Алфавиты используются для обозначения столбцов, а числа — для обозначения строк.

Пересечение строки и столбца называется ячейкой . На изображении ниже ячейка C4 является пересечением строки 4 и столбца C .

Вы можете ссылаться на серию ячеек как на диапазон, помещая двоеточие между первой и последней ячейками в пределах диапазона. Например, ссылка на диапазон от A1 до C10 будет A1: C10 . Это замечательно, когда вы используете формулу Excel.

Теперь, когда вы знакомы с различными элементами электронной таблицы Excel, давайте покажем вам, как использовать Excel для ввода данных и выполнения некоторых расчетов!

Ввод данных в электронную таблицу Excel

Следуйте пошаговому руководству по использованию Excel для ввода данных ниже:

Шаг 1: Щелкните ячейку, в которую вы хотите ввести данные.Например, вы хотите ввести данные о продажах и начать с первой ячейки, поэтому щелкните A1

Шаг 2: Введите то, что вы хотите добавить, скажем, Дата . Вы увидите, что те же данные будут видны и на панели формул.

Шаг 3: Нажмите Enter. Это сохранит записанные данные в выбранной ячейке и переместит выделение в следующую доступную ячейку, которой в этом примере является A2

Чтобы внести какие-либо изменения в ячейку, просто щелкните по ней и внесите изменения.

Вы можете скопировать ( Ctrl + C ), вырезать ( Ctrl + X ) любые данные из одного рабочего листа Excel и вставить их ( Ctrl + V ) в тот же или другой рабочий лист Excel.

Основные вычисления в электронной таблице Excel

Теперь, когда вы поняли, как использовать Excel для ввода данных, давайте выполним некоторые вычисления с данными. Допустим, вы хотите сложить два числа: 4 и 5 в таблицу Excel.

Следуйте приведенным ниже инструкциям по использованию Excel для сложения двух чисел:

Шаг 1: Начните со знака = или + , чтобы сообщить Excel, что вы готовы выполнить какой-то расчет.

Шаг 2: Типовой номер 4.

Шаг 3: Тип + символ для добавления

Шаг 4: Типовой номер 5.

Шаг 5: Нажмите Enter.

Вы увидите, что результат 9 отображается в ячейке A1, а формула по-прежнему отображается в строке формул.

Давайте попробуем использовать ссылку на ячейку для вычислений.

В приведенном ниже примере у вас есть столбец A , который содержит количество проданных продуктов, и столбец B , который содержит цену за продукт, и вам необходимо вычислить общую сумму в столбце C .

Чтобы рассчитать общую сумму, выполните следующие действия:

Шаг 1: Выберите ячейку C2

Шаг 2: Введите = , чтобы запустить формулу

Шаг 3: Выберите ячейку A2 с помощью курсора мыши или с помощью клавиши со стрелкой влево.

Шаг 4: Введите знак умножения *

Шаг 5: Выберите ячейку B2

Шаг 6: Нажмите Enter

Вы можете использовать различные операторы вычислений, например Операторы арифметики, сравнения, объединения текста и ссылки, которые будут полезны для вас, чтобы иметь четкое и полное представление о том, как использовать Excel.

Вот пошаговое руководство по Excel для чайников от Microsoft, охватывающее наиболее востребованные функции Excel.

Сохранение таблицы Excel

Чтобы сохранить свою работу в Excel, нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов быстрого доступа или нажмите Ctrl + S .

Если вы пытаетесь сохранить файл в первый раз, выполните следующие действия:

Шаг 1: Нажмите Ctrl + Shift + S или нажмите кнопку « Сохранить как » под Файл таб.

Шаг 2: Щелкните « Обзор » и выберите место, где вы хотите сохранить файл.

Шаг 3: В поле Имя файла введите имя для своей новой книги Excel.

Шаг 4: Нажмите «Сохранить».

Вот видео по Excel для чайников от Microsoft, объясняющее, как сохранить книгу Excel.

На этом мы подошли к концу урока по использованию Excel.

В этой статье я только что рассказал об основах использования Excel. Как новичок в Excel, Excel — это совершенно неизведанный и захватывающий мир для вас прямо сейчас, и вы собираетесь многому научиться на своем пути.

Я советую делать маленькие шаги, узнавать, как использовать одну функцию Excel, применять ее к своим данным, делать ошибки и продолжать практиковаться.