Что такое структура презентации: Структура презентаций проекта, компании, продукта в PowerPoint

Содержание

Структура презентации

Существует 3 типа структур

1. Отчёт

Вступление
Резюме (для лекции в конец)
Оглавление
— 1-й раздел
— 2-й раздел
— 3-й раздел
Приложение

2. Продажа

Вступление
Мотивация: проблема или вызов
Оглавление
— 1-й аргумент
— 2-й аргумент
— 3-й аргумент
Резюме
Цена
Призыв к действию
(Мораль)

3. Диалог

Вступление
Проблема
Критерии успеха
— Вариант 1 (+, – , $)
— Вариант 2 (+, – , $)
— Вариант 3 (+, – , $)
Резюме
Рекомендация или вопрос

Когда и какую структуру
стоит применять

1. Отчёт

Составлять презентацию в структуре отчета имеет смысл, если вам задали конкретный вопрос. Основная мотивация людей читающих отчеты (или слушающих лекции) — они что-то не знают, но искренне хотят узнать. Все. Идеальный пример отчета: — Как дела? («Пришли отчет по проекту») — Все отлично! («Вот цифры, что все ок»)

Поэтому хороший бизнес-отчёт всегда начинается с прямого ответа на заданный вопрос. Именно поэтому в отчетах вначале размещается Executive Summary (Резюме или Резюме для руководства). Если у вас сомнения в Вопросе, то отвечайте на вопрос: «И что?» И что следует из этих цифр… И что я обнаружил… И что нам предпринять исходя из этих цифр…

Хороший пример нужной для отчета аудитории — это налоговый орган любой страны. Это одновременно мотивированная и экспертная аудитория по теме вашего отчета. Ежегодно компании отправляют в налоговую отчёты — налоговые декларации. Но никому не приходит в голову, что налоговикам может быть скучно и надо бы послать «продающую презентацию».

Все отлично понимают, что у налогового органа просто океан мотивации. Более того, каждый налогоплательщик очень хочет, чтобы его отчёт в полной мере удовлетворил эту самую мотивацию — и боже упаси, если от налоговой придет обратная реакция, это будет означать, что с отчётом что-то не в порядке.

1.1. Лекция

Да, этого не было в начале, но нестрашно. Лекция — возможно, самый древний жанр из всех. Имеет наиболее простую структуру и мало чем отличается от отчёта. Кроме одного нюанса — резюме появляется лишь в конце.

Люди, пришедшие на лекцию с темой «Куликовская битва» не особо хотят в первые 3 минуты услышать типовую сводку: произошла тогда-то, участвовали такие-то силы, положила начало тому-то. Они пришли так сказать не только за выводами, а еще и за всеми данными и анализом, который к этим выводам подводит. И не факт, что именно к этим. Они пришли за данными, чтобы самим к чему-то придти.

И есть еще одно минорное отличие лекции от отчета — если в отчете у нас существует раздел Приложение, куда мы сносим сырые исходные данные, на базе которых мы строили наши прогнозы, диаграммы и т. д. То в лекции вы как-бы все выкладываете «на стол» сразу — смысла в Приложении нет. Это, черт возьми, образовательная лекция. Если вы хотите, то можете Приложение тоже оставить, но обычно оно не требуется.

А вот что требуется, так это раздел со ссылками цитируемые источники, плюс, возможно, ссылки на дополнительную литературу, так сказать из смежных и полезных для лекции областей.

Сравнением лекции и отчета. Курсивом выделены опциональные вещи.

2. Продажа

Продающая презентация хорошо подходит, когда ваша цель сподвигнуть аудиторию на какое-то действие — замотивировать, убедить в чём-то, попросить сделать что-то. Когда вам нужна от нее какая-то реакция. Заметьте, что отчётная презентация, например, вообще не подразумевает реакции.

Поэтому этот жанр (продажа) имеет смысл применять на экспертную аудиторию с невысокой мотивацией на вашу тему.

Например, вы представитель компании, которая разрабатывает сервис онлайн-аналитики для интернет-маркетологов. Они уже неплохо разбираются в аналитике и их мотивация послушать презентацию на тему «Еще один сервис онлайн-аналитики» крайне низкая. Они пребывают в этаком фрейме: «Я интернет-маркетинг настраивал еще Нельсону Манделе! Чему ты можешь меня научить, сынок».

И в жанре «продающей презентации» вы как раз можете обратить их внимание на то, что есть ряд сложных ситуаций, которые маркетологам трудно анализировать с существующими сервисами (это блок Мотивация через указывание на проблемную зону аудитории), а вот ваш сервис как раз умеет эти задачи решать.

3. Диалог

Этот жанр уместен, когда мы не сколько хотим подвинуть аудиторию на какое-то действие, сколько хотим вместе разобраться в ее ситуации и помочь ей принять выгодное для себя решение.

Для продажи наше сообщение укладывалось бы в следующую фразу: «Почему робот-пылесос для дома лучше, чем клининговый сервис?» (это если мы продаем эти роботизированные пылесосы). Но для жанра диалога, когда мы хотим помочь принять верное решение наше сообщение было бы другим: «Вот кому и когда нужен робот-пылесос, а вот кому и когда он не нужен. Как вам кажется, в какой вы ситуации и что будет оптимальней для вас?» Чувствуете разницу?

Соответсвенно, такой жанр хорошо работает лишь на людей экспертных и с высокой мотивацией, но их экспертности прямо на момент презентации не хватает — отсюда они и зовут вас. Вы по сути дела приходите со своим исследованием: вот как я понял вашу проблему, с которой вы меня просили помочь; вот данные, которые я собрал и проанализировал и вот выводы, к которым я пришел; но вы можете сделать свои выводы и я их приму.

Этот жанр самый трудный и подходит для ситуаций, когда вы принимаете с клиентом сложные решения. Решения, от которых многое зависит. И вам очень важно, чтобы со стороны клиента было со-участие, чтобы это было общая работа по выбору. Т.к. вы не знаете и не может знать всей ситуации аудитории. Иными словами вы не хотите, чтобы аудитория по-быстрому купила ваше предложение, а потом пришла через 150 лет с фразой: «Ну что же вы насоветовали? Такую золотую землю за бесценок отдали»

Это очень краткое описание возможных структур презентаций и случаев, когда стоит применять ту или иную структуру. Если у вас остались вопросы, то стоит почитать первые 3 книги из списка литературы по презентациям

Структура презентации для защиты проекта или итогового отчета — Бюро Глагол на vc.ru

Бюро подготовки публичных выступлений Глагол

4008 просмотров

Остин Дистель · Unsplash

Под выступлением обычно понимают доклад на конференции в большом зале, но гораздо чаще приходится выступать в более будничном формате — с защитой проекта перед командой или итоговым отчетом для руководства. При этом работа над такой презентацией может занимать дни, поэтому тренеры бюро «Глагол» предлагают использовать готовую структуру «Как есть — как может быть». Она помогает сэкономить время и составить стройный рассказ.

Структура напоминает путь из точки А в точку Б

Мы расскажем о самой структуре, подготовительной работе и каждом блоке по отдельности. И хотя речь пойдет только о выступлении перед коллегами, все те же принципы применимы для конференции, обучения и питчинга идеи. Если хотите понять, чем все-таки отличаются эти выступления и как к ним готовиться, записывайтесь на наш онлайн-курс.

Главное о структуре «Как есть — как может быть»

В основе структуры — контраст. Сначала в деталях расскажите о сложившейся ситуации, чтобы слушатели согласились: так дальше нельзя. Затем опишите будущее, в котором проблема уже решена и ситуация стала лучше. Слушатели увидят, как здорово может быть, и захотят понять, что для этого нужно сделать. Благодаря контрасту вам будет гораздо легче их убедить.

Преимущество структуры — сравнить можно что угодно: как было и как стало, как у нас и как у них. При этом структура помогает найти со слушателями общий язык. Прежде чем призвать к изменениям, вы начинаете с описания знакомой ситуации. Слушатели понимают, о чем вы говорите, и готовы внимательно слушать дальше.

Яркий пример структуры — выступление Илона Маска на встрече с сотрудниками «Теслы». Он анонсировал в нем запуск новых батарей. Сначала Илон рассказал, что батарей мало и они дорогие. Затем описал будущее, которое наступит благодаря решению проблем с объемом и производством. А в конце предложил план и призвал ускорить наступление будущего.

Структура подходит даже для презентации масштабных проектов

Прежде чем разобраться, как выстроить структуру, давайте пройдемся по подготовке. Без подготовки самая стройная структура может оказаться бесполезной.

Подготовительная работа

Сразу составлять план выступления — ошибка. В начале нужно определиться с контекстом, аудиторией, целью и главной мыслью. Если вы четко сформулируете, для кого и зачем собираетесь выступить, то с большей вероятностью достучитесь до слушателей, и ваша презентация покажется им интересной и полезной.

Еще до того, как откроете Power Point и соберете первые слайды, ответьте на несколько вопросов. Обычно это занимает 10…30 минут.

Ответы влияют и на структуру и на результат выступления

Подробно этапы подготовки описаны в нашем инстаграме.

Вступление. «Как есть»

В структуре «Как есть — как может быть» задача вступления — обозначить статус-кво. Нужно честно и без драматизма рассказать о ситуации в компании или на рынке. Важно, чтобы эта ситуация уже была знакома слушателям в общих чертах. А еще важно сразу установить с ними контакт, чтобы они отложили в сторону ноутбуки и включились в происходящее.

Первая ошибка — не сверяться со знанием аудитории о проблеме. У слушателей может быть разное представление о ситуации, и без контекста не все поймут ее одинаково. Чтобы этого избежать, дайте необходимые вводные, например, расскажите предысторию. Бывает и так, что ситуация обсуждалась, но когда-то давно. Тогда напомните, на чем все остановились.

Вторая ошибка — начинать с шаблонных фраз: «Здравствуйте! Сегодня я хочу подвести итоги и…» Такие фразы сами по себе не плохие, просто они звучат постоянно, и слушатели привыкли пропускать их мимо ушей. Начните с противоречивого утверждения, например: «Выручка за I квартал выросла вдвое, но этого мало…» Такое начало сразу привлечет внимание.

К ошибкам также можно отнести скомканное или быстрое вступление. Если слишком коротко рассказать о текущей ситуации и резко перейти к описанию будущего, слушатели не успеют вникнуть в проблему. В итоге понять смысл изменений им будет тяжело. Отведите на вступление 15% времени и сопроводите его наглядными примерами. Ситуация станет понятнее.

Основная часть.

«Как может быть» и «Что нужно сделать»

Основная часть зависит от формата. Обычно она делится на блоки «Как может быть» и «Что нужно сделать», то есть на описание будущего и план действий. Но если на мероприятии будут подводиться итоги месяца, то уместнее рассказать, как стало и как удалось этого добиться.

В блоке «Как может быть» нужно четко описать будущее. Если сейчас что-то идет не так, покажите, что будет, если это исправить. Если все в порядке, покажите, как сделать еще лучше.

Блок «Что нужно сделать» в таком случае — короткий план действий. Слушатели должны понять, какие шаги приблизят их к будущему, в котором проблема уже решена.

Самая частая ошибка — слишком подробный план действий. Во время выступления слушателям неважно, кто сколько должен сделать или уже сделал для улучшения ситуации. Это только усложняет восприятие. Достаточно представить общую картину, обозначить три-пять пунктов. Главное, чтобы слушатели поняли суть выступления или пережили тот же опыт.

Заключение. «Первый шаг»

Задача заключения — подчеркнуть самое важное и расставить акценты. Слушатели должны понять, чему было посвящено выступление и что делать сразу после.

Ошибка возникает, когда заключение делают для галочки. Из-за этого появляются бесполезные призывы к действию, например: «Если остались вопросы, пишите». Будет лучше, если после защиты проекта или подведения итогов вы предложите универсальную инструкцию и скажете, что делать, когда выступление закончится: опробовать новую функцию или прочесть отчет.

Если дать инструкцию не получается, не заканчивайте скучными словами: «Спасибо, у меня на этом все». Слушатели лучше всего запоминают конец выступления, и это также нужно использовать. Закончите презентацию ключевым выводом или повторите главную мысль.

Расскажите в комментариях, как вы защищаете проекты, подводите итоги работы и в целом выступаете перед коллегами.

Если вы хотите изучить больше структур для создания публичных выступлений, ждем вас в бюро Глагол на открытых курсах, индивидуальных консультациях или корпоративных тренингах.

Структурирование презентации | The Graduate College of the University of Illinois at Urbana-Champaign

Структурируя выступление, вы определяете, как будут организованы его ключевые моменты. Четкая структура важна, чтобы ваша аудитория могла легко понять, что вы хотите сказать. Планирование четкой структуры также снижает вероятность того, что вы потеряете свое место или будете отвлекаться во время презентации. На этой странице вы найдете идеи различных способов организации выступления и разработки четкой и простой структуры.

Совет #1 : Количество времени, которое у вас есть, во многом определяет количество моментов, на которые вы обращаете внимание. Помните, что лучше очень хорошо объяснить один или два момента, чем вводить слишком много новых тем и понятий.

Совет № 2 : Напоминайте аудитории о ключевых моментах презентации (этот метод называется указателем). Использование указателей и разработка продуманной структуры помогут вашей аудитории лучше следить за вашей презентацией.

Совет #3 : уделяйте особое внимание переходам при переходе от одной точки к другой. Четкий, плавный переход поможет аудитории проникнуться каждым из ваших моментов. Без переходов вы рискуете запутать аудиторию.

Читать

Есть ли в ваших исследованиях загадочные драконы?, Джозеф Барбер
Советы и приемы для более уверенных и убедительных презентаций, Мэтт Абрахамс
Переходы в речи или презентации, Джон Циммер

Посмотреть

Изучить

Существует множество видеоресурсов, которые могут оказаться полезными, когда вы обдумываете подведение итогов и структурирование своей работы. Посмотрите несколько видеороликов ниже и подумайте, как вы могли бы использовать организацию и структуру в своей работе. Есть ли какие-то стратегии, которые вы считаете особенно эффективными, и которые вы можете включить в свое выступление?

Исследования в прямом эфире!
Тед за 3 минуты
2-минутная диссертация

Дальнейшие действия

Загрузите наш раздаточный материал и просмотрите несколько возможных способов организации презентации. Выберите две или три разные структуры и начните планировать свою презентацию. Какой стиль лучше всего подходит для вашей темы и почему? Что не получилось и почему? Какой из них показался мне наиболее удобным?
Раскадровка — отличный метод, который можно использовать при организации презентации и определении того, как ваши темы будут перетекать одна в другую. В раскадровке вы рисуете картинку, символизирующую каждую точку, и пишете краткое описание. Загрузите наш раздаточный материал по раскадровке, чтобы увидеть эту технику на практике, и используйте наш шаблон, чтобы создать свой собственный.

Возьмите стопку карточек и напишите на каждой карточке название каждого структурного элемента (например, крючок, точка 1, точка 2, заключение). Затем переставьте карточки так, чтобы они располагались в порядке, подходящем для вашей речи. Если у вас возникли проблемы с организацией выступления от начала до конца, попробуйте организовать его от начала к началу — другими словами, какова ваша конечная цель и как вы собираетесь ее достичь?
Подпишитесь на исследований в прямом эфире Высшего колледжа! , в котором вам предлагается убедительно рассказать о своей работе за три минуты или меньше для публичной аудитории.

Структура — Академические презентации — LibGuides at University of Hull

На этой странице:

«Прочная структура является основой связной презентации и показывает взаимосвязь между частями и целым».

Нэнси Дуарте, Resonate

Презентация с четкой и четкой структурой — это презентация, которую легко понять. Без структуры презентация может сбить аудиторию с толку. Как они узнают, собираетесь ли вы рассказать о том, что им нужно знать? Как они могут определить, какие слайды содержат самые важные моменты? На этой странице рассматриваются некоторые способы организации слайдов для придания формы презентации в целом.

Базовая структура презентации

Каждая презентация должна проходить как хороший рассказ. Он должен вовлекать аудиторию напрямую.

Раздел начало – это то место, где их можно зацепить. Начните с общей картины, затем объясните конкретную проблему и то, как, слушая вашу презентацию, вы можете решить ее для них.
Раздел средний должен содержать основную информацию о вашей презентации и может быть организован несколькими способами (ниже описаны два хороших варианта).
Наконец, ваш раздел end должен обобщить презентацию и подвести аудиторию к следующему шагу.

Разработайте свои слайды так, чтобы эти разделы выглядели отличительно и любые ключевые моменты выделялись.

Начало раздела

Этот раздел предназначен для привлечения аудитории; давая им причину хотеть слушать основную часть Вашей презентации.

Вы можете включить любое или все из следующего:

Очень хорошо оформленный титульный слайд, привлекающий внимание
Слайд, который дает аудитории общую картину
Слайд, показывающий, на чем вы сосредоточитесь
Слайд, в заголовке которого используется слово «вы» или «ваш» для связи с аудиторией
Слайд, который сообщает аудитории, что будет в вашей презентации (его структура)

После титульного слайда вам нужны слайды, охватывающие эти области

Вариант 1 структуры средней части – ключевые моменты

Некоторые авторы предлагают использовать структуру, которая включает введение, за которым следует средняя часть, содержащая слайдов с ключевыми моментами (обычно 3).

Идея состоит в том, что существует иерархия слайдов, так что после каждого ключевого момента у вас есть другие слайды, объясняющие или добавляющие подробности к этому ключевому моменту.

Клифф Аткинсон (автор книги Beyond Bullet Points ) предложил использовать таблицу в MSWord (аналогичную таблице в шаблоне, который можно загрузить внизу этой страницы), чтобы помочь вам структурировать и спланировать презентацию еще до того, как вы откроете PowerPoint. Это означает, что вы можете сосредоточиться на своей истории, прежде чем отвлекаться на вопросы дизайна и содержания. В нашей библиотеке есть копия книги: Beyond Bullet Points: Beyond Bullet Points .

Средняя часть, вариант 2 — спарклайн

Для ее книги Resonate Нэнси Дуарте подробно изучила структуру успешных презентаций на протяжении всей истории (даже начиная с обращения Линкольна в Геттисберге). Она обнаружила, что многие из них имеют одинаковую структурную форму, которую она называет «спарклайн».

Эта структура проводит четкое различие между тем, что есть (положение до того, как презентация видна и на нее действуют), и тем, что могло бы быть (позицией после того, как презентация увидена и на нее воздействуют). Зрителей знакомят с что такое состояние в начале презентации, а затем переключается между что может быть и что такое несколько раз, прежде чем закончиться состоянием что может быть , которое она называет Награда: Новое Блаженство .

Нэнси объясняет это лучше здесь: Обзор спарклайна.

С точки зрения академической работы то, что – это текущий уровень знаний или предыдущее мышление по предмету и то, что могло бы быть — это новое знание или новое мышление. новое блаженство это то, что зрители могут сделать или узнать в следующий раз, когда они осознают изменения.

Конец раздела

Конец презентации — очень важная часть, поскольку она содержит ваши последние слова, те, которые аудитория унесет с собой. После того, как вы закончите среднюю часть, приготовьте по крайней мере один слайд, который резюмирует ваши основные идеи и один слайд, который оставит у аудитории самый важный момент вашей презентации — тот, который вы хотели бы, чтобы они запомнили, даже если они забудут все остальное.

Включите слайды, показывающие это, в заключительный раздел

НЕ заканчивайте слайдом с надписью Есть вопросы? или Спасибо за внимание , так как это пустая трата вашего последнего слайда, и вам не нужно визуальное изображение, чтобы помочь аудитории понять ваши слова. Этот слайд потенциально можно просматривать дольше, чем любой другой слайд (пока вы отвечаете на свои вопросы или получаете отзывы), поэтому вы хотите убедиться, что он содержит что-то важное как для вас, так и для аудитории.

Эти слайды — пустая трата вашего последнего слайда — используйте последний слайд для самой важной мысли, а не на выброс.