Разное

Автотекст в ворде: Как создать элемент автотекста в редакторе Word

Содержание

Что такое Автотекст в Word и как с ним работать. Создание повторно используемых текстовых фрагментов Для чего в word используется функция автотекста

Старайтесь не перебирать часто используемые текст в документах автотекстом и автозаменой.

Автотекст обрабатывает большие фрагменты текста и сохраняется вместе с шаблоном Word.

Функция автозамены может заменять несколько символов до 255 символов в полном тексте, а также будет доступно во всех приложениях Office.

Создание и использование элемента автотекста

    Выделите в документе текст, который вы хотите преобразовать в повторно используемый фрагмент.

    Нажмите клавиши ALT + F3.

    Введите необходимые данные в диалоговом окне Создание нового стандартного блока . Большая часть значений по умолчанию подходит, но в том числе уникальное имя и описание позволяют легко находить и использовать Автотекст.

Использование автотекста

Чтобы использовать текст, перейдите на вкладку вставка > Экспресс-блоки , > Автотекст и выберите нужный элемент.

Настройка и использование элемента автозамены

    В документе выберите до 255 знаков, которые нужно преобразовать в повторно используемый фрагмент.

    Перейдите в раздел > Параметры > Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены .

    На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе , если он еще не установлен.

    В разделе заменить введите знаки, которые нужно инициировать для автоматического ввода текста. Текст, выделенный в документе, должен появиться в поле на .

    Нажмите кнопку Добавить , а затем - кнопку ОК и снова нажмите кнопку ОК .

Чтобы использовать текст, введите символы, введенные в поле заменить . Нажмите клавишу пробел или ввод, чтобы заменить введенные символы на повторно используемый фрагмент.

Автотекст недоступен в веб-приложении, и эта функция автозамены не поддерживает записи для замены текста.

Для этого нажмите кнопку Открыть в Word и измените текст.

Примечание:

Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).

Если вы часто пользуетесь в письмах или в тексте одними и теми же устоявшимися выражениями, например «Добрый день», или другими подобными, можно немного облегчить работу с помощью имеющейся функции автотекста или автозамены . Эти функции обладают одинаковым свойством , они добавляют в документ уже подготовленный текст-шаблон . Различие у них лишь в способе вызова. работает в автоматическом режиме и при вводе сочетания букв при условии, что в списке автозамены имеется готовый элемент – предлагается вариант для вставки.
Автотекст работает в ручном режиме, и для вставки нужный элемент выбираете вы сами из списка предложенного программой. Для применения автотекста в документе перейдите на вкладку "Вставка" на ленте и нажмите пункт "Экспресс-блоки".

Наведите курсор мыши на строчку "Автотекст" и в раскрывшемся списке выберете нужный вариант.

Что бы самостоятельно добавить элемент в автотекст напечатайте вариант слова или словосочетания, выделите его и нажмите "Экспресс-блоки" и выберете пункт "Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков".

Откроется окно "Создание нового стандартного блока" где следует выбрать необходимые параметры, то есть выбрать или создать новую категорию, указать в какую коллекцию следует поместить данный фрагмент и т.д., затем нажать ОК.

Если вы часто используете сокращения , аббревиатуры , можно так же настроить ввод определенных сокращений . Нажмите пункт "Файл" и выберете "Параметры". Перейдите "правописание" и нажмите "Параметры автозамены".

В открывшемся окне на вкладке "Автозамена" введите в поле: слева сокращение, справа полный текст. Нажмите "Добавить" и ОК.

Теперь после ввода в тексте сокращения и нажатия на пробел, сокращения автоматически будут заменены полным текстом.

Для ускорения ввода текста в программе Word имеются специальные средства автоматизации - автозавершение и автозамена.

Разберем по порядку, когда нам понадобится автозамена в Word 2007, 2010 и автозавершение текста .

Автозавершение текста состоит в том, что при вводе нескольких символов слова — программа «догадывается», что должно быть введено, и автоматически предлагает вариант ввода. В более ранних версиях до Word 2007 можно было принять нажатием клавиши ENTER или отвергнуть - для этого надо просто продолжить ввод.

Автозавершение ввода было реализовано в виде специального средства - и Word 2010 данная функция можно сказать отсутствует, так как процедура Автотекст приносит больше затрат по времени, чем его экономию, через создание новых стандартных блоков, так как отсутствует всплывающее диалоговое окно с возможными вариантами — как в Word 2003, (ниже мы рассмотрим как и для чего использовать стандартные блоки).

Каким образом тогда использовать автозавершение набираемого текста в Word 2007 рационально и с экономией времени, мы разберем на примере ниже, итак:

Настройка автозавершения в Word 2007.

Настройку автозавершения выполняют на вкладке Автотекст в диалоговом окне Меню > Параметры Word. Например, в этой статье достаточно часто повторяется выражение «диалоговое окно» и имеет смысл автоматизировать его ввод. Действуйте следующим образом.

1. Откройте диалоговое окно Автозамена (Меню > Параметры Word).

2. Откройте вкладку Параметры Word и далее по пронумерованным цифрам, как на рисунке ниже, последовательно выполняем действия, которые позволят включить функцию автозавершения текста — исправление орфографических ошибок.

3. Установите флажок — Автоматически исправлять орфографические ошибки.

4. В поле ввода элемента введите свой текст, например диал в левой части, а диалоговое окно в правой части, как на рисунке ниже. Таким образом при вводе текста «диал» нажмите ENTER и Word автоматически допишет за Вас полностью это словосочетание.

5. Нажмите кнопку Добавить.

6. Закройте окно Автозамена щелчком на кнопке ОК.

Чтобы еще более основательно использовать средство автозавершения, можно воспользоваться инструментальной панелью Автотекст. Как и прочие инструментальные панели, она открывается командой Вставка > Текст > Экспресс блоки > Сохранить выделенный фрагмент.

В следующем подменю на рисунке ниже, в графе «Коллекция» выбираем Автотекст, далее Ок. Тем самым мы сохранили ранее выделенное слово «привет» в коллекции автотекста и при следующей необходимости вызываем меню «Автотекст» и выбираем необходимое слово или слово сочетание, тем самым не набивая его вручную.

Для упрощения работы можно вывести кнопку Автотекст в панель быстрого запуска, для этого нажимаем: Меню > Параметры Word > Настройка > в левой колонке меню выбираем > Все команды > находим Автотекст выделяем и добавляем, смотрим панель быстрого запуска появилась кнопка — Автотекст.

При нажатии на появившуюся кнопку Автотекст появляется раскрывающийся список, позволяющий выбирать необходимые (введенные ранее Вами) слова и словосочетания. И наконец, в ней есть кнопка Сохранить выделенный фрагмент для быстрого создания новых элементов (слов и словосочетаний) автотекста.

На первый взгляд, нет особого смысла выбирать слова или группы слов из заготовок. Тот, кто хорошо владеет клавиатурой, быстрее введет нужный текст, чем выберет его мышью. Это действительно так, но не совсем. Тем, кто подолгу работают с текстами, важна не только скорость, но и комфорт. Автоматический ввод не утомляет, а позволяет расслабиться, и потому его применение дает в итоге положительный эффект.

Автозамена в Word 2007, Word 2010.

Для английского языка, не имеющего падежных окончаний, автозавершение при вводе - очень удобная функция. К сожалению, с русским языком дело обстоит несколько сложнее. Даже если мы и настроим автоматический набор слов «диалоговое окно», мы не облегчим ввод выражений «диалоговые окна», «диалогового окна» и т. п. Расставлять всюду слова «диалоговое окно», а потом вручную править окончания - это не слишком удобный прием. Уж лучше сразу набирать текст по буквам без всякой автоматики!

На помощь приходит еще одно удобное средство - Автозамена. Суть его состоит в том, что вместо нужного выражения можно набрать заданную последовательность символов, и она автоматически превратится в то, что требуется. Я, например, предпочитаю начинать такие последовательности с точки:

.до — — диалоговое окно;
.да- — диалогового окна;
.дн — — диалоговых окон;
.уин - Windows;
.осу — - операционная система Windows.

Выбор точки удобен, потому что этот знак всегда «под рукой». Отличить фиктивную точку от реальной программа может без труда, ведь после реальной точки всегда должен стоять либо пробел, либо конец абзаца, а в нашей записи пробела нет.

1. Открываем диалоговое окно Автозамена (как открыть меню автозамены мы разбирали выше в пункте - Настройка автозавершения в Word 2007 ).

2. На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе.

3. В поле Заменить наберите символьную комбинацию, например до .

4. В поле — справа введите замещающий текст, например — диалоговое окно .

5. Ненужные комбинации выделите и удалите кнопкой Удалить.

6. Закройте диалоговое окно Автозамена и пользуйтесь удобным приемом.

Автоматический поиск и замена в Ворде.

Это средство применяют при редактировании текстов. Оно запускается командой Ctrl + F . В простейшем виде работать с ним очень просто.

Надо в поле Найти ввести текст, подлежащий замене, а в поле Заменить на - замещающий текст. Однако это еще далеко не все доступные возможности.

Можно создавать очень сложные поисковые комбинации, если с помощью кнопки Больше открыть дополнительную панель. На ней есть кнопки Формат и Специальный. Кнопка Формат позволяет учитывать не только код разыскиваемых символов, но и их шрифт, и начертание, например курсивное или полужирное. Кнопка Специальный предоставляет возможность разыскивать или вставлять специальные символы, например «конец абзаца», «длинное тире» и т. п.

Рассмотрим довольно сложный пример. Допустим, автор книги, не знающий правила использования специальных символов, всюду применил вместо знака «тире» знак «дефис». Автоматически заменить все дефисы на тире нельзя, ведь какие-то дефисы могут быть правильными. Однако мы можем воспользоваться тем фактом, что перед тире всегда есть либо пробел, либо символ «конец абзаца», а перед дефисом их быть не может.

В этом случае надо выполнить поиск и замену два раза. В первом случае разыскиваем пробел + дефис, а во втором случае - конец абзаца + дефис. В первом случае меняем их на пробел + тире, а во втором случае - на конец абзаца + тире.

Аналогично удаляют лишние символы «конец абзаца».

Более сложные операции поиска и замены могут выполняться с промежуточным преобразованием документа - в несколько этапов. Например, на первом этапе разные комбинации символов превращаются в какой-нибудь редкий знак, скажем, «#» или «&», а потом на втором этапе разыскивается этот знак и заменяется на комбинацию правильных символов.

Старайтесь не перебирать часто используемые текст в документах автотекстом и автозаменой.

Автотекст обрабатывает большие фрагменты текста и сохраняется вместе с шаблоном Word.

Функция автозамены может заменять несколько символов до 255 символов в полном тексте, а также будет доступно во всех приложениях Office.

Создание и использование элемента автотекста

    Выделите в документе текст, который вы хотите преобразовать в повторно используемый фрагмент.

    Нажмите клавиши ALT + F3.

    Введите необходимые данные в диалоговом окне Создание нового стандартного блока . Большая часть значений по умолчанию подходит, но в том числе уникальное имя и описание позволяют легко находить и использовать Автотекст.

Использование автотекста

Чтобы использовать текст, перейдите на вкладку вставка > Экспресс-блоки , > Автотекст и выберите нужный элемент.

Настройка и использование элемента автозамены

    В документе выберите до 255 знаков, которые нужно преобразовать в повторно используемый фрагмент.

    Перейдите в раздел > Параметры > Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены .

    На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе , если он еще не установлен.

    В разделе заменить введите знаки, которые нужно инициировать для автоматического ввода текста. Текст, выделенный в документе, должен появиться в поле на .

    Нажмите кнопку Добавить , а затем - кнопку ОК и снова нажмите кнопку ОК .

Чтобы использовать текст, введите символы, введенные в поле заменить . Нажмите клавишу пробел или ввод, чтобы заменить введенные символы на повторно используемый фрагмент.

Автотекст недоступен в веб-приложении, и эта функция автозамены не поддерживает записи для замены текста.

Для этого нажмите кнопку Открыть в Word и измените текст.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).

Автозамена и автотекст в Word

АрхивОфис

автор : Петр Каньковски   29.09.2004

Если вы набираете документ, в котором часто попадаются длинные слова типа "экзистенциальный" или "общественно-политический", то этот выпуск рубрики RTFM - специально для вас.

Если вы набираете документ, в котором часто встречаются длинные слова типа «экзистенциальный» или «общественно-политический», а также повторяющиеся логотипы, то этот выпуск рубрики RTFM — специально для вас.

Для быстрого ввода текста в Word существует автозамена и автотекст (Сервис > Параметры автозамены в Word 2002/2003 или Сервис > Автозамена в Word 97/2000).


В окне автозамены наберите удобное для вас сокращение и его «расшифровку», затем нажмите кнопку Добавить и OK. Теперь когда вы наберете сокращенный вариант, нажмете пробел или поставите любой знак препинания, Word заменит сокращение на выбранное вами слово.

Можно ввести все падежи сокращения, и тогда вам не придется исправлять окончания после автозамены (например, об-сть = общественность, об-сти = общественности, об-стью = общественностью).

В текстах по истории, философии сокращения весьма нежелательны; все термины рекомендуется выписывать полностью. Автозамена в этом случае оказывается очень полезной. Однако она может пригодиться не только гуманитариям. Если вы набираете текст на русском языке, в котором очень часто встречаются слова «Windows XP», «Office 2003», «Photoshop 7.0» и подобные им, то имеет смысл задать для них короткие сокращения из русских букв (например, ХП для Windows XP, О3 для Office 2003, ФШ для Photoshop 7.0 и так далее). Вы сэкономите массу времени и избавите себя от опечаток, возникающих при неверном переключении раскладки.

В стандартном списке автозамены приведены часто встречающиеся ошибки типа «больеш» вместо «больше». Если у вас есть свои «любимые» опечатки, занесите их в этот список. Например, я часто путал местами буквы Т и С в слове «ответственный». Автозамена решила эту проблему.

Кроме всего прочего, ее можно использовать и для быстрой вставки логотипов или другого оформления в текст. Вставьте или нарисуйте любую картинку, выделите ее, нажмите Сервис > Параметры автозамены (должен быть выделен пункт Форматированный текст) и укажите нужное сокращение.


Автозамена форматированного текста

Если вы пишите учебник или методическое пособие, можно сделать так, чтобы при вводе «Й1» автоматически появлялся заголовок «Упражнения» и нумерованный список, в который можно начать вводить задания. Аналогично можно вставлять выделенные особым шрифтом или цветом фона врезки, стандартные предупреждения типа «Обратите внимание», «Техническая подробность» или «Термины».

Впрочем, для этих целей чаще используют автотекст (Сервис > Параметры автозамены > Автотекст). От автозамены он отличается тем, что вам не нужно запоминать сокращение — достаточно ввести первые буквы слова, и Word покажет подсказку: «Нажмите ВВОД для вставки». После нажатия Enter или F3 программа автоматически завершит слово.


Автотекст и смарт-тэги автозамены

В качестве сокращений автозамены лучше выбирать бессмысленные сочетания типа Й1 или ФШ, иначе автозамена часто будет срабатывать не там, где нужно. Если это произошло, достаточно нажать Ctrl+Z, Alt+Backspace или Правка > Отменить, чтобы вернуть исходное слово. В Word 2002 появилась возможность сразу же отключить замену: наведите курсор мыши на нужное слово, щелкните на появившемся под ним знаке «минус» и выберите соответствующий пункт меню.

Що таке автотекст в word.

Крім простого копіювання і вставки тексту, є в Word функція автотекст. Цю функцію ми тут розберемо.
Автотекст в Word - це частина тексту, слово, частина слова, ім`я, адреса, слова вітання, символи, картинки, текст і картинки, таблиця, тощо, які вставляються цілком на нашу вказівкою. Автотекст економить час, не потрібно постійно згадувати адресу або ім`я та по батькові керівника, співробітника, пр.
Наприклад, ми пишемо текст, в якому нам часто доводиться писати фразу «Як вставити посилання в текст в Word». Щоб не писати цю фразу постійно, ми призначимо цій фразі ім`я, по якому будемо вставляти цю фразу в текст.
Функцію автотекста в Word викликаємо сполучення клавіш «Alt» + «F3».
Можна кнопку автотекста помістити на панель швидкого доступу. Як це зробити, дивіться в статті «Відкрити програму Microsoft Word».
На панелі швидкого доступу з`явилася така кнопка.
Функція «Автотекст» знаходиться на закладці «Вставка» в розділі «Текст». Кнопка називається «Переглянути експрес блоки» (на зображенні обведена червоним кольором).
Отже, виділяємо фразу, яку будемо вставляти автотекстом. Ми виділили фразу з лапками «Як вставити посилання в текст в Word ». Натискаємо на кнопку автотекста. У списку натискаємо на фразу «Зберегти виділений елемент в колекцію автотекста».
Або натискаємо комбінацію клавіш «Alt» + «F3».
З`явиться таке діалогове вікно.
У рядку «Ім`я» написали ім`я виділеної фрази, яку будемо вставляти автотекстом.

У рядку «Колекція» залишаємо слово «Автотекст».
Рядок «Категорія» - тут можна залишити категорію «Загальні», а можна створити свою категорію, натиснувши на стрілку в кінці рядка.
«Опис» - тут можна написати пояснення, що це за фраза, для чого вона, куди її вставляти, тощо
«Зберегти в:» - тут вказано місце на ПК, куди буде збережений цей автотекст. Ми залишаємо як є.

«Параметри» - ми залишили «вставити тільки вміст» - це значить, що вставиться фраза так, як вона була виділена, з лапками. Можна вибрати інший вид вставки.
Натискаємо «ОК».
Як вставити автотекст в Word.
Щоб вставити автотекст в Word, ставимо курсор в це місце документа, пишемо ім`я нашої фрази і натискаємо кнопку «F3».
Або ставимо курсор в потрібне місце тексту і натискаємо кнопку «Автотекст» на панелі швидкого доступу. У списку натискаємо на ту фразу, яку потрібно вставити. А якщо ми натиснемо в списку на фразу правою кнопкою миші, то зможемо вибрати, куди вставити цю фразу.
Натискаємо «Ок».
Як редагувати список автотексту в Word.
Якщо потрібно змінити текст фрази, то редагуємо цю фразу в тексті і знову зберігаємо її як автотекст під тим же ім`ям. Word перезапише фразу на новий варіант.
Якщо потрібно змінити ім`я, категорію, тощо автотекста, то натискаємо на кнопку «Автотекст» на панелі швидкого доступу, на потрібну фразу натискаємо правою кнопкою миші і вибираємо функцію «Змінити властивості».
Як видалити автотекст зі списку автотексту в Word.
Натискаємо на кнопку «Автотекст» на панелі швидкого доступу. На потрібної фразі натискаємо правою кнопкою миші і вибираємо функцію «Впорядкування і видалити ...».
У списку натискаємо на ту фразу, яку потрібно видалити. Вона з`явиться в правій частині діалогового вікна «Організатор стандартних блоків».
Натискаємо кнопку «Видалити». У вікні натискаємо кнопку «Так» у фрази «Видалити виділений стандартний блок».
Автотекст можна вставити в картинку, в текстове поле, тощо Читайте про це статтю "Текстове поле Word".
Автотекст можна застосувати для вставки реквізитів або підписів на документ. Якими способами ще можна вставити підпис, читайте в статті "Як в Word зробити підпис під рядком" тут.
У Word можна не тільки автоматично вводити фрази, таблиці, тощо, а й налаштувати Word, щоб автоматично виправлялися помилки в словах. Читайте про цю функцію в статті "Автозаміна в Word".

Как сделать автозамену текста в документе Ворд

Текстовый редактор Microsoft Word содержит важную и полезную функцию, которая сделает работу в приложении удобной. Благодаря функции «автозамена» можно набирать текст быстро, не боясь, что в нем окажется много опечаток, в результате повышаются скорость набора при одновременном улучшении качества текста.

Зачем нужна функция «автозамена»

Полезная функция текстового редактора заменяет корректора. Она обнаруживает орфографические и грамматические ошибки и опечатки, и самостоятельно исправляет их.

Функция «Автозамена» важна при наборе текста «слепым» методом или при высокой скорости печати.

Автоматический поиск и исправление ошибок и опечаток

Функция «автозамена» избавит текст от опечаток, замены одних символов другими. Например, «врмея» вместо «время», «вт ексте» вместо «в тексте».

При наборе текста редактор автоматически подставит правильный вариант, и вам не нужно будет останавливаться и выискивать ошибки в тексте.

Самые часто встречающиеся ошибки можно систематизировать, что и сделано разработчиками приложения. Функция «автозамена» основана на выборе из подобного списка типовых ошибок правильный вариант написания слова или фразы и вставляет его в текст. То же самое происходит в случае необходимости постановки пробела.

Быстрая вставка символов

В некоторых текстах есть необходимость в регулярной подстановке различных символов, как например, вставить в текст значок ©, необходимо произвести несколько шагов:

  1. Открыть круглую скобку.
  2. На английской раскладке клавиатуры набрать букву «с».
  3. Закрыть круглую скобку.

Результат – необходимый значок. Если по умолчанию этот список не настроен, можно добавить необходимые символы в программу.

Быстрая настройка фраз (автотекст)

Удобная функция автозамены, когда настраивается вставка нужной фразы по определенному набору букв: если в документе необходимо часто употреблять определенную фразу (допустим, закрытое акционерное общество), можно настроить функцию автозамены таким образом, чтобы было достаточно набрать на клавиатуре ЗАО, чтобы в текст было введено полное наименование.

Такая функция удобна в деловых документах, когда таких фраз может быть много, запрещено употребление аббревиатур. Таким образом, можно сказать, что функция «автозамена» позволяет:

  • набирать текст без ошибок и опечаток;
  • экономить время и ускорить скорость набора.

Основа функции – в сравнении двух списков, уже встроенных в текстовый редактор или созданных дополнительно: в одном – возможные ошибки или введенные слова, в другом – то слово или фраза, которая должна быть вставлена в текст.

Список будет единым для всех приложений Microsoft Office, достаточно включить его в Word, чтобы во всех офисных приложениях происходила автоматическая замена.

Настройка параметров автозамены

Про автозамену уже многое сказано, пришло время приступить к настройке параметров.

  1. Нажмите на значок «Word», либо на кнопку «Файл».
  2. Выберите команду «Параметры».
  3. Откройте вкладку «Правописание».
  4. Для того чтобы увидеть, какие функции автозамены настроены, нужно открыть вкладку «Параметры автозамены».

Вкладка «Автозамена»

Она открывает список допустимых вариантов исправления ошибок, которые часто появляются при наборе текста:

  • исправление двух прописных букв в начале слова на одну;
  • автоматическое написание первой буквы предложения прописной;
  • исправление раскладки клавиатуры;
  • устранение последствий случайного нажатия CapsLk;
  • замена слов с типичными ошибками на правильные и другие функции.

Далее идет длинный список часто встречающихся ошибок и возможности их автоматического исправления. Список можно просмотреть.

Вкладка «Автозамена математическими символами»

Позволяет увидеть возможности замены линейных формул традиционными математическими символами. Во вкладке можно увидеть весь список кодов и математических символов, получаемых в результате автозамены.

Для того чтобы формула приняла привычный вид, нужно ввести код и разделитель (пробел, Enter либо любой знак препинания).

Вкладка «Автоформат при вводе»

Здесь можно увидеть стили и форматы заголовков, списков, написание некоторых отдельных знаков:

  • замена дефиса на тире,
  • написание кавычек и надстрочных знаков,
  • гиперссылки.

При необходимости любую функцию автозамены можно отменить, достаточно только убрать флажок в соответствующем окне.

Установленные параметры автоформатирования применяются ко всем файлам Word, но их нельзя применить к тем текстам в Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher и Visio, которые были введены ранее.

Если необходимо установить формат только для конкретного документа во время ввода текста, нужно использовать функцию «автоформат» на панели быстрого доступа. Она дает возможность установить форматирование, настройку списков и т.д. только для данного файла.

Как добавить новые записи в список автозамены

При необходимости можно дополнить встроенные списки автозамены слов дополнительными словами и символами. Алгоритм действий будет следующим:

  1. Открываем в меню «Word» («Файл») вкладку «Параметры».
  2. Переходим в диалоговом окне на вкладку «Правописание», затем «Параметры автозамены» и переходим на нужную вкладку.
  3. При необходимости добавить определенное слово в словарь нужно установить флажок «заменять при вводе» и указать параметры автозамены, ввода данные в диалоговое окно. Слово или фраза будут добавлены в словарь.

Подобным образом можно установить ввод автотекста. Его можно отформатировать под весь документ или сохранить собственный формат. Создать автоввод текста можно следующим образом:

  1. Выделить текст автозамены.
  2. Открыть с помощью команды «Параметры» диалоговое окно «Автозамена».
  3. Ввести текст, который нужно будет заменять при наборе, в поле «Заменить».
  4. Ввести текст, который будет вставляться с помощью функции «Автозамена», в поле «На…».
  5. Установить переключатель в нужное положение: обычный текст или форматированный.
  6. Щелкнуть на кнопку «Добавить».
  7. Сохранить изменения, щелкнув на кнопку ОК.

Редактирование записей в списке автозамены

При необходимости отменить установленные ранее параметры автозамены (исправление прописных или строчных букв, установку формата и т.д.) или вернуть их нужно убрать или установить флажок в соответствующее окно списка возможных функций.

Благодаря функции автозамены можно сделать текст грамотным, значительно и сократить время на его ввод.

Загрузка...

Как использовать «Копилку» для копирования и вставки текста в Word 2013

В Word есть малоизвестный инструмент под названием «Копилка» (в английской версии – Spike). С его помощью можно собирать блоки текста и/или изображения из разных мест документа Word, чтобы вставить их в другое место в текущем документе, другой файл Word или приложение.

Название Spike (Шип, в переводе с английского) пришло в Word от старинного держателя для бумаг. На него накалывали документы, с которыми больше не нужно было работать. Кое-где такой шип используют до сих пор.

Копилка отличается от буфера обмена, который позволяет работать только с одним скопированным блоком текста одновременно. Она собирает несколько несмежных текстовых блоков в том порядке, в котором происходит копирование, до тех пор, пока Вы не скомандуете вставить все собранные блоки текста куда-то ещё.

Чтобы добавить информацию в копилку, выделите нужный текст и/или изображение и нажмите сочетание клавиш Ctrl+F3. Выделенная информация будет вырезана из документа и помещена в копилку. Вы можете продолжить вырезать части документа, и Word продолжит добавлять их в копилку.

Сейчас Вы, вероятно, думаете: “Вырезать?! Я не хочу вырезать текст!”

Не спешите волноваться. Да, при использовании копилки Вы вырезаете, т.е. удаляете текст из его исходного местоположения, это НЕ копирование текста. Однако, если Вы не планировали удалять текст из оригинала, просто нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z, чтобы отменить вырезание. Текст, который был вырезан, по-прежнему останется в копилке.

Мы скопировали два блока текста, которые теперь вставим в новый документ. Откройте вкладку File (Файл).

В списке слева нажмите New (Создать).

Кликните по Blank document (Новый документ).

Чтобы вставить текст из копилки, нажмите Ctrl+Shift+F3.

Примечание: Нажатие Ctrl+Shift+F3 стирает всю информацию из копилки. Если нужно вставить информацию, не удаляя её из копилки, введите слово “копилка” и нажмите Enter. В английской версии Word, вам нужно ввести слово “spike”.

Вся информация из копилки (не только последний вырезанный блок текста, но и все предыдущие) вставляется в то место документа, где находится курсор.

Содержимое копилки можно посмотреть, не вставляя его. Откройте вкладку Insert (Вставка).

В разделе Text (Текст) нажмите кнопку Quick Parts (Экспресс-блоки) и выберите AutoText (Автотекст).

Примечание: Возможно, придётся развернуть окно Word, чтобы отобразить ярлык кнопки Quick Parts (Экспресс-блоки). Если окно слишком мало, текстовые подписи для некоторых кнопок на ленте не отображаются.

Информация в копилке отображается как элемент подменю AutoText (Автотекст). Вы можете кликнуть по элементу копилка в подменю, чтобы вставить её содержимое туда, где находится курсор. При такой вставке содержимое не удаляется из копилки.

Копилка удобна, когда нужно быстро и легко изменить компоновку документа, перемещая несмежные блоки текста и изображения, или создать новый документ из частей уже существующего.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Некоторые возможности Microsoft Word

Некоторые возможности Microsoft Word

На главную страницу

На задание к контрольной работе

На этой странице дается описание некоторых возможностей программы Microsoft Word.
Текст приводится по материалам учебного пособия:
Полянский А.Г. Редактор Word: оформление стандартных документов (от справок до диссертаций). – Н. Новгород: СГУТиКД. Нижегородский филиал. 2002. – 124 с.
©Полянский А.Г., 2002
Некоторая редакторская правка имеет место (моя книга, как хочу, так и редактирую).

Оглавление

Основные термины Word

Шаблоны документов

Стили

Автотекст

Автоматическое создание оглавлений

Символ – буква, цифра, знак препинания, символ пробела и др. , то есть любой одиночный элемент.
Слово – набор символов от пробела до пробела.
Абзац – часть текста, отделенная непечатаемым символом абзаца.
Непечатаемый символ – символ пробела, конца абзаца и др., который используется программой для распознавания объектов документа, но не выводится на печать. Он обычно невидим, выводится на экран после активизации соответствующей кнопки панели инструментов.
Форматирование – задание параметров оформления текста.

Шаблон – это файл с расширением *.dot, на основе которого создаются документы. В шаблоне содержится определенный набор инструментов: стилей, элементов автотекста, макросов, настроек клавиатуры (значений "горячих" клавиш), меню и панелей инструментов. Также в шаблонах могут сохраняться заданные размеры страницы, общие для однотипных документов фрагменты текста с установленными параметрами форматирования, графические объекты, рамки, поля и др.
По умолчанию документы Word создаются на базе обычного шаблона, - файла Normal. dot. Многие пользователи работают только с ним и абсолютно не страдают. Тем не менее рекомендуется попробовать использование других шаблонов, которое в некоторых случаях упрощает работу. Особенно полезным бывает задание в шаблонах параметров стилей, определенных для соответствующего типа документа.

Порядок действий по созданию шаблона.

1. Создать новый документ.
2. Дать команду "Файл" - "Сохранить как…", в списке "Тип файла" в левом нижнем углу окна работы с файлами выбрать "Шаблон документа", ввести имя файла, расширение .dot не менять, сохранить файл.
Внимание! При сохранении файла шаблона программа автоматически открывает папку "Шаблоны". Полный адрес ее может быть разным, например С:/Program Files/ Microsoft Office/Шаблоны/. Можно сохранить созданный шаблон в этой папке, а можно в какой-то другой.
Вновь созданный шаблон является копией Normal.dot. Дальше пользователь вводит или изменяет нужные ему элементы. Некоторые из них – стили, параметры страниц, общие фрагменты текста и оформления, настройки меню и клавиатуры – чаще задаются заранее, другие – например элементы автотекста, компоновка наборов кнопок на панелях инструментов – изменяются пользователем в процессе составления документов. Шаблон не является чем то постоянным, его можно и нужно подстраивать для удобства работы.
При работе с документами, созданными на базе шаблона, отличного от Normal.dot, рекомендуется все изменения перечисленных инструментов сохранять в этом шаблоне, а не в Normal.dot, чтобы не засорять последний.

Создание нового документа на основе шаблона

Способ 1. Дать команду "Файл" - "Создать" через главное меню (а не через кнопку панели инструментов). Из пиктограмм шаблонов (блокноты с буквой W на них и подписями имен шаблонов под ними) выбрать нужный. Сохранить вновь созданный документ. Это возможно, если шаблон находится в каталоге, указанном в параметрах Word. Обычно это каталог С:/Program Files/ Microsoft Office/Шаблоны/.
Получить сведения об этом каталоге или ввести вместо него другой каталог можно при помощи вкладки "Расположение" диалогового окна "Параметры", которое вызывается командой "Сервис" - "Параметры".
В последних версиях Microsoft Word после дачи команды "Файл" - "Создать" в правой части экрана открывается список команд. В нем надо выбрать "Создание с помощью шаблона" - общие шаблоны и щелкнуть мышью на ярлыке выбранного шаблона.
Способ 2. Найти в проводнике Windows файл шаблона и сделать двойной щелчок мышью на его имени. При этом открывается не сам шаблон, а новый документ, созданный на его базе.

Стиль – это совокупность параметров текста и абзаца, которой присвоено определенное имя (Грушина Е. Самоучитель по Word 7.0 . 1988.). Стили применяются для автоматического форматирования выделенных абзацев или фрагментов текста по ранее созданному образцу Различают два вида стилей.
1)Стиль символа задает параметры некоторой области текста – шрифт, язык для проверки орфографии, а также, при необходимости, обрамление фрагмента, например, выделение его рамкой.
2)Стиль абзаца служит для форматирования абзаца целиком, то есть части документа, отделенной символами абзаца. Кроме параметров, присваиваемых стилем символов, задаются и параметры абзаца.
Стили целесообразно применять, когда в документе имеются фрагменты текста или группы абзацев, имеющие одинаковые параметры оформления, отличные от основного текста.
В Word (в шаблоне Normal.dot) создан комплект стилей. Перечень их, а также стилей, уже используемых в документе находится в раскрывающемся списке "Стиль" – самом левом на панели инструментов "Форматирование" Для задания абзацу нужного стиля надо раскрыть список и щелкнуть на имени стиля. Курсор при этом должен находиться в любом месте внутри абзаца или на пустой строчке в начале нового абзаца.
Многие пользователи вообще не владеют инструментом стилей, а все форматирование выполняют вручную, хотя использование двух – трех стилей даже в небольших документах может заметно упростить работу. При оформлении технических отчетов, контрольных, курсовых или дипломных работ, которые содержат различные элементы оформления текста, уместно использование около десятка стилей.

Создание стилей

Для создания нового стиля надо дать команду "Формат" - "Стили и форматирование". В правой части экрана откроется окно для работы со стилями. После нажатия кнопки "Создать стиль" открывается диалогового окно "Создание стиля".
В окошко "Имя " вводится с клавиатуры имя стиля, придуманное пользователем (по умолчанию – Стиль1). В окошке "Стиль" выбирается один из типов стилей, существующих в Word – стиль абзаца или стиль символа (знака).
В окошке "Основан на стиле" можно задать имя стиля, на основе которого предполагается создать новый. Это делается в случае, когда параметры какого-то из имеющихся стилей предполагается изменить незначительно. Чтобы не создавать путаницу, рекомендуется в общем случае оставлять стиль "Обычный" для абзацев и "Основной шрифт абзаца" – для символов.
В окошке "Стиль следующего абзаца" можно указать стиль, который будет автоматически присваиваться абзацу, следующему за абзацем, форматируемым создаваемым стилем. Для стилей заголовков здесь также рекомендуется устанавливать стиль "Обычный", иначе после ввода заголовка следующему абзацу будет тоже присвоен стиль заголовка и его форматирование придется менять.
Включенная опция "Добавить в шаблон" добавляет вновь созданный стиль в шаблон, на базе которого создан активный документ. Если эта опция выключена, созданный стиль сохраняется лишь в текущем документе. Включение или выключение этой опции зависит от планов пользователя по дальнейшему использованию создаваемого стиля в других документах. Перегружать количеством стилей основной шаблон "Normal.dot" не рекомендуется.
При включении опции "Обновлять автоматически" происходит автоматическое изменение параметров стиля всех абзацев, набранных этим стилем, в случае изменения форматирования любого из них. Чтобы такое не произошло случайно во время оформления текста, рекомендуется эту опцию отключить.
Параметры стиля задаются при помощи кнопок в середине диалогового окна. Для шрифта это тип, размер, начертание и цвет; для абзаца – выравнивание, межстрочный интервал, интервал между абзацами и отступ абзаца слева. Другие параметры задаются при помощи кнопки "Формат". После ее нажатия из списка выбирается нужная команда, открывающая диалоговое окно, аналогичное окну, вызываемому соответствующей командой главного меню. Так, диалоговое окно "Шрифт", в котором задаются параметры шрифта для стиля, то же, что открывается командой "Формат" - "Шрифт" для задание шрифта выделенного фрагмента текста.
Для изменения существующего стиля надо нажать правую кнопку мыши на имени стиля в списке в правой части экрана и дать команду "Изменить". Дальнейшие действия аналогичны совершаемым при создании нового стиля.

Автотекст – это инструмент, который позволяет быстро вводить ранее сохраненный фрагмент текста. Для ввода достаточно ввести короткое имя этого фрагмента, заданное пользователем. Такие фрагменты называются элементы автотекста.
Автотекст удобно использовать, когда при составлении текста часто встречается многократное повторение отдельных слов или словосочетаний, например, каких-либо специальных терминов. Другой пример - в тексте повторяются слова на иностранном языке, например, названия программных продуктов, набор которых требует переключения клавиатуры с русской на латинскую и обратно.

Порядок действий для быстрого создания автотекста

1. Набрать часто используемое слово или словосочетание и выделить его.
2. Нажать "Alt+F3".
3. В появившемся окошке "Имя элемента автотекста" удалить (нажатием "Del") уже выделенный фрагмент и ввести с клавиатуры короткое имя элемента автотекста, состоящее из 1 – 3 букв. Регистр букв значения не имеет.
4. Нажать "ОК".
Создание элемента автотекста таким способом занимает несколько секунд. Ввод новых элементов происходит обычно в процессе набора, когда пользователь чувствует, что какое-то слово или фраза повторяется часто.
Вставка в текст элемента автотекста: набрать с клавиатуры его имя, и, не ставя пробела, нажать F3.

Word способен автоматически собирать оглавление документа. В оглавление включаются абзацы, форматированные стилями, имеющими уровень, отличный от уровня "Основной текст", например, стили заголовков. Для правильной сборки необходимо, чтобы всем заголовкам в тексте были присвоены соответствующие стили и наоборот, чтобы абзацам основного текста не были присвоены стили более высоких уровней. По стандарту оглавление должно называться "СОДЕРЖАНИЕ".
Порядок действий по сборке оглавления.
1. Установить курсор в то место в тексте, где должно располагаться оглавление. По стандарту это лист перед введением.
2. Дать команду "Вставка" – "Ссылка" – "Оглавления и указатели", и в появившемся окне выбрать вкладку "Оглавления". Нажать ОК.
Дальше оглавление можно форматировать, как обычные абзацы.
После того, как оглавление собрано, остается набрать над ним слово "СОДЕРЖАНИЕ", а после него вставить разрыв страницы (Ctrl+Enter).
Если после сборки оглавления текст изменялся, потребуется обновление оглавления. Это действие выполняется командой быстрого меню "Обновить поле" или нажатием клавиши F9. В появляющемся при этом окне "Обновить оглавление" можно дать команду "Обновить целиком" или "Обновить только номера страниц".

На задание к контрольной работе

На главную страницу


Автозаполнение / расширение текста в Microsoft Word 2010

Hashim

Самый простой способ сделать это в Microsoft Word - использовать функцию автозамены . Эта функция присутствовала в Word 2003, но была удалена из Word 2007 только для повторного введения в Word 2010. Вместо этого Word 2007 использует AutoText, который немного сложнее в настройке и вызывается F3вместо пробела, но делает больше или менее одно и то же.

Следуйте приведенным ниже инструкциям в зависимости от версии Word, с которой вы работаете.

Для Microsoft Word 2003, Microsoft Word 2010 и выше

Это делается с помощью собственного автозамены Word 2010.

  1. В меню «Лента» выберите « Файл», затем « Параметры» .

  2. В появившемся окне выберите вкладку « Проверка ».

  3. Нажмите кнопку Параметры автозамены .

  4. В появившемся окне курсор будет сфокусирован на поле « Заменить» . Введите текст, который вы хотите использовать в качестве триггерного слова или сокращения.

  1. В поле « С» введите текст, до которого нужно развернуть триггер, и нажмите кнопку « Добавить» . Таким образом, вы можете добавить столько расширений автозаполнения, сколько вам нужно, а также изменить расширения по умолчанию. Нажмите OK, затем снова OK, чтобы вернуться к документу.

  2. Наконец, введите триггер, который вы ввели для слова, и нажмите пробел, чтобы Word развернул его.

Для Microsoft Word 2007

Поскольку функция автозамены больше не существует в Word 2007, вам необходимо использовать функцию автотекста . Процесс для этого немного сложнее, но в конечном итоге учитывает тот же конечный результат.

  1. В ленте / меню нажмите File, затем Options.

  2. Выберите Customizeвкладку.

  3. В выпадающем меню « Выбрать команды» выберите Commands Not in the Ribbon.

  1. Прокрутите список команд, пока не найдете команду автотекста . Выберите команду и щелкните, Addчтобы добавить ее на ленту. Нажмите, OKчтобы сохранить и выйти из окна параметров. Вы увидите, что AutoTextкнопка была добавлена ​​в самый верх ленты.

  2. Чтобы создать новую запись автотекста, запишите текст, который вы хотите расширить, выделите его и нажмите AutoTextкнопку, добавленную на предыдущем шаге.

  3. В нижней части раскрывающегося окна нажмите Save Selection to AutoText Gallery. Это приведет вас к окну под названием Создать новый строительный блок . Строительные блоки - это элементы, которые автотекст использует для автозаполнения слов.

  1. Замените поле « Имя» текстом, который вы хотите использовать в качестве триггера для автозаполнения, а затем нажмите, OKчтобы вернуться к документу.

  2. Наконец, введите триггер для своего слова в документе, затем нажмите, F3чтобы развернуть его.

Как быстро сохранять, перечислять и вставлять записи автотекста в слово?

Как быстро сохранять, перечислять и вставлять записи автотекста в слово?

Автоматический текст может содержать несколько часто используемых букв, слов, предложений или абзацев. Если вы не хотите тратить много времени на повторный ввод одного и того же содержимого, автоматический текст - очень хороший способ вставить содержимое, которое вам нужно использовать снова и снова в документе, и избавить вас от ввода одного и того же содержимого снова и снова. очередной раз. Это руководство познакомит вас с двумя способами сохранения, перечисления и вставки автоматических текстовых записей в текстовый документ.

Сохранение, список и вставка записей автотекста с помощью Quick Parts

Сохранение, список и вставка записей автотекста с помощью Kutools for Word


Сохранение, список и вставка записей автотекста с помощью Quick Parts
Потрясающе! Используйте эффективные вкладки в Word (Office), например Chrome, Firefox и New Internet Explorer!

Подробнее Скачать бесплатно

Обычно мы используем Quick Parts для сохранения, перечисления и вставки автоматических текстовых записей. Вы можете следовать инструкциям blow

Шаг 1: выберите часть, которую вы хотите сохранить как текстовые записи Auto.

Шаг 2: Щелкните вкладку Вставить > Quick Parts > Сохранить выделение в галерее автотекста . Смотрите скриншот:

Шаг 3. После нажатия Сохранить выделение в галерее автотекста , Word отобразит диалоговое окно с именем Create New Building Block . Управляйте своим автоматическим текстом, затем нажмите ОК .

Шаг 4: Теперь выделенная часть документа успешно сохранена как автоматический ввод текста.И он указан в списке AutoText в Quick Parts .

Шаг 5: Если вы хотите вставить автоматический текст, который вы сохранили в Word, вам нужно перейти к AutoText из Quick Parts , затем щелкнуть сохраненный автоматический текст. Сохраненный ввод автотекста будет вставлен в документ.

Этот метод очень утомителен, если вам нужно сохранить несколько выделений и вставить много записей автотекста. Вам нужно повторить нажатие Insert > Quick Parts и выбрать Auto Text из раскрывающегося списка для вставки автоматического текста в документ.


Сохранение, список и вставка записей автотекста с помощью Kutools for Word

После того, как вы установили Kutools for Word , вам не нужно делать одну и ту же операцию снова и снова. Kutools for Word Auto Text Pane Утилита может помочь вам легко и быстро сохранять, перечислять и вставлять автоматические текстовые записи.

Kutools for Word , удобная надстройка, включает в себя группы инструментов, облегчающих вашу работу и расширяющих ваши возможности обработки текстовых документов.Бесплатная пробная версия на 45 дней! Получи это сейчас!

1. Пожалуйста, примените эту утилиту, нажав Kutools > AutoText Pane . Смотрите скриншот:

2. Теперь появляется панель автотекста .

Сохранить выделенный текст как автоматический

Шаг 1. Выберите текст из документа, который вы хотите сохранить как автоматический ввод текста.

Шаг 2. Нажмите кнопку на панели автотекста .Он отобразит диалоговое окно, теперь управляйте вашим автоматическим текстом и, наконец, нажмите OK . Смотрите скриншот:

Список всех записей автотекста на панели автотекста

Вы увидите, что все записи автоматического текста, которые вы сохранили, перечислены на панели AutoText Pane . Смотрите скриншот:

Быстрая вставка автоматических текстовых записей в Word

Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить автоматический ввод текста. А дальше сделайте следующее.

1. Дважды щелкните определенный элемент автотекста в области автотекста, он будет успешно вставлен в Word.

2. Нажмите кнопку, чтобы вставить автотекст.

3. Запись автотекста может быть вставлена ​​как форматированный текст или только текст без форматирования. Нажмите кнопку, чтобы вставить выбранную запись автотекста как форматированный текст. Нажмите кнопку, чтобы вставить выбранную запись автотекста как текст без форматирования.

Примечание:

1. Щелкните правой кнопкой мыши запись автотекста, вы можете Удалить , Переименовать или Вставить запись автотекста.Смотрите скриншот:

2. Кнопка может изменять размер автоматического ввода текста;

3. Кнопка позволяет импортировать или экспортировать ввод автоматических текстов;

Для получения более подробной информации о Auto Text Pane из Kutools for Word, пожалуйста, посетите: Auto Text Pane feature description