Автоматизация работы с документами: Автоматизация электронного документооборота — Диадок

Автоматизация электронного документооборота — Диадок

Работа каждой компании сопряжена с большими объемами документов — договоров, соглашений, писем, счетов-фактур, актов. Для оперативного согласования, надежного хранения, контроля согласования и подписания организации внедряют ЭДО и автоматизируют операции с документами. Расскажем, зачем нужна трансформация рабочих процессов и как выбрать способ автоматизации.

Содержание

• Что такое автоматизация документооборота
• Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации
• Виды систем автоматизации документооборота предприятия
• Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации
• Готовые решения

Настройте бизнес-процессы, сократите издержки на документооборот и укрепите свои позиции на рынке с Диадоком

Оставить заявку

Автоматизация документооборота — это внедрение в структуру компании системы, которая упрощает бизнес-процессы. Работа с документами ускоряется и требует меньшего участия сотрудников. В первую очередь это предполагает переход на электронный документооборот (ЭДО) и упрощение каждого этапа делопроизводства.

Такие системы повышают производительность работы, так как позволяют:

• получать и отправлять документы онлайн,
• согласовывать, оперативно подписывать закрывающие и другие документы с контрагентами,
• настроить удаленный доступ,
• надежно хранить файлы в электронном архиве,
• фиксировать историю действий,
• контролировать этапы исполнения,
• выстроить понятный документооборот между сотрудниками, отделами,
• снизить число ошибок за счет автоматизации процессов: автоматического заполнения форм, формирования документов на основе шаблонов, автоподписания,
• безопасно передавать данные по зашифрованным каналам телекоммуникационной связи;
• создать единую базу, что исключит дублирование, а поиск нужных файлов будет занимать минимум времени,
• разграничить права доступа сотрудников к информации,
• обеспечить конфиденциальность.

Системы для автоматизации документооборота помогают настроить управление потоками, выстроить стандартные действия, создать маршруты движения документов. Оптимизация бизнес-процессов избавляет от недочетов, слабых мест в схеме документооборота организации.

Документы при обмене в системах ЭДО не надо дублировать на бумаге. Они получают юридическую значимость за счет применения электронных подписей. Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной, поэтому:

• электронные документы принимаются госорганами, судами;
• для обмена с контрагентами не нужны дополнительные соглашения.

Переходите на цифровые технологии — автоматизируйте обмен документами и их обработку в Диадоке

Подключиться

Автоматизация документооборота часто включает в себя интеграцию сервиса ЭДО с другими системами управления предприятием. Управление документацией становится эффективным на протяжении всего ее жизненного цикла. Отладка бизнес-процессов сэкономит время сотрудников на такие рутинные задачи, как поиск данных в разрозненных базах, восстановление утраченной документации, распечатку, отправку бумажных документов.

С развитием компании растут и объемы документооборота. Стихийная организация делопроизводства, сложные и длинные цепочки согласования, разрозненность данных, отсутствие прямой коммуникации между отделами серьезно влияют на качество работы и производительность сотрудников. Это помеха в достижении конкурентоспособности, нужных экономических показателей.

В связи с этим в организации могут возникнуть следующие проблемы:

• разлаженность в работе структурных подразделений,
• отсутствие целостной картины состояния дел,
• снижение производительности труда,
• большие траты времени сотрудников на распечатку, сбор подписей, подготовку к отправке контрагенту, распределение входящих документов, сканирование, занесение в учетную систему, архивирование документов,
• неструктурированное хранение данных, которое затрудняет поиск и приводит к дублированию или потере документов.

Также нарушается конфиденциальность, растут расходы на печать, бумагу, содержание архива, замедляется взаимодействие внутри компании и с контрагентами. Длительный процесс подписания, ошибки при оформлении договоров и актов, утеря документации ухудшают репутацию предприятия. Это приводит к снижению конкурентоспособности.

Электронный документооборот закроет эти уязвимости и поможет эффективно управлять потоками документов. Причем эти механизмы полезны как для крупных предприятий, так и для малых организаций. Автоматизация документооборота:

• Избавляет от издержек бумажного делопроизводства. С системой ЭДО не нужно распечатывать, отправлять бумажные документы, вручную вводить данные в учетную программу. Ручной труд и человеческий фактор сводятся к минимуму, снижаются финансовые расходы на бумагу, печать и отправку, временной ресурс сотрудников освобождается для выполнения серьезных задач. Исчезает потребность в помещении для архива бумажной документации.
• Ускоряет бизнес-процессы. Передача документов между согласующими происходит в один клик. В считанные минуты акты, счета, соглашения отправляются и контрагентам.
• Структурирует данные. В системе ведется автоматический учет каждого файла и действий с ним, а также история исполнения задач. Документы хранятся в едином электронном архиве с понятной логической структурой. Файлы надежно защищены, а поиск требуемых занимает минимум времени.

При автоматизации документооборота структурные подразделения взаимодействуют слаженно, информация защищена, а риск ошибок сводится к нулю. Регламентация бизнес-процессов повышает производительность и выводит компанию на более высокий уровень.

Подключитесь к Диадоку и забудьте о сложностях в документообороте

Оставить заявку

Классификация систем автоматизации электронного документооборота весьма условная. В зависимости от их возможностей выделяют группы:

• Work-Flow-системы. Оптимизируют не отдельные операции, а цельные процессы. Причем каждый «поток работ» четко регламентирован и структурирован. Такие сервисы включают в себя инструменты для контроля, поэтому практически исключают ошибки и срывы сроков.
• Системы делопроизводства. Подходят, если у компаний стандартизированные правила делопроизводства и вертикальная структура управления. Такие программы упорядочивают работу с документами, уменьшают количество ручных операций, оптимизируют перемещение файлов, позволяют создать единый архив с опцией поиска.
• Электронные архивы. В таких системах хранятся гигабайты данных. Можно разграничивать права, находить нужные файлы за счет понятных фильтров. Снижается риск порчи и потери документов. Сегодня архивы уже включены в состав комплексных систем автоматизации ЭДО.
• ECM-системы. Подходят для любых массивов данных. Позволяют результативно управлять данными, гибко адаптироваться к внутренним системам, распределять задачи и отслеживать выполнение поручений.

По другим критериям выделяют клиент-серверные системы, интегрированные с базами данных, веб-решения и облачные сервисы. Кроме того, системы могут ориентироваться на внутренний документооборот (СЭД — системы электронного документооборота) и на внешний (системы ЭДО).

Для выбора конкретного решения следует опираться на стоящие перед бизнесом задачи.

Узнайте больше о возможностях ЭДО в Диадоке. Наши специалисты подберут решение под особенности бизнес-процессов в вашей компании

Оставить заявку

IT-разработчики предлагают разные решения по автоматизации документооборота предприятий. Для обоснованного выбора программного обеспечения важно обратить внимание на следующие критерии:

• Технические возможности системы, в том числе допустимое количество документов и пользователей, доступный объем хранения данных, возможность интеграции с учетной системой, наличие роуминга с другими операторами и удаленного (мобильного) доступа.
• Дополнительный функционал, например маршруты согласования, шаблоны, массовые действия над документами, ограничение доступа.
• Возможность масштабирования, что особенно востребовано для развивающегося бизнеса.
• Уровень техподдержки и безопасность сервиса, в частности, скорость восстановления доступа при сбое и резервное копирование файлов.
• Удобство пользования, включая интуитивно понятный интерфейс и логично выстроенное меню.
• Стоимость решения, а также техподдержки, внедрения и настройки системы, оборудования, обновлений.

В Диадоке документы хранятся без ограничений по объему и сроку. Подключить к ящику организации можно сколько угодно пользователей и организовать работу в веб-версии или вашей учетной системе. Чтобы узнать больше, оставьте заявку

Оставить заявку

Прежде чем делать выбор, важно тщательно изучить делопроизводство в компании. Специалисты системы ЭДО попросят вас рассказать больше о том, как устроены бизнес-процессы и какие задачи хотите решить. С учетом этого вам могут предложить готовое или индивидуальное решение с подходящим функционалом. При возможности стоит проверить работу сервиса с помощью демоверсии.

Также важно подготовить к изменениям сотрудников организации. Необходимо рассказать, что они получат от автоматизации документооборота, а также провести обучение.

Для упрощения документооборота и автоматизации делопроизводства необязательно внедрять систему с персональными настройками. Современные сервисы автоматизации документооборота способны подстраиваться под требования, адаптироваться под нужды компании. Рассмотрим, какие готовые решения для достижения бизнес-целей предлагает сервис для обмена юридически значимыми документами Контур.Диадок.

Для автоматизации делопроизводства Диадок предлагает два центральных направления. Первое — встраивание сервиса в используемую учетную систему. Интеграционных решений несколько:

Модуль для 1С. Встраивание ЭДО в учетную систему 1С позволит упростить работу бухгалтерии и других отделов с большим документооборотом. Действия с документами (отправка, получение, подписание) ведутся в модуле, в привычном интерфейсе 1С. При этом некоторые операции могут выполняться автоматически.

Модуль избавляет от ручного ввода данных и ошибок, автоматически перенося сведения из электронных документов в учетную систему, минимизирует расхождения с контрагентами.

Диадок.Коннектор. Облачное решение позволяет интегрировать сервис ЭДО с любой информационной системой, включая собственные решения. Для работы не понадобится заходить в веб-версию Диадока — при получении, отправке, выгрузке документов сервис обращается к источнику файлов на компьютере или сервере.

Коннектор оптимален для обработки больших объемов документооборота, поскольку операции с документами могут происходить автоматически. Возможны и массовые действия, в том числе аннулирование и распределение по подразделениям. Пакет документов из формата системы СБИС можно преобразовать в нужный формат для отправки через Диадок.

API Диадока. Ключ API позволит создать персональное интеграционное решение, с которым операции с файлами будут доступны из учетной системы компании. При этом после интеграции в системе появится необходимая функциональность Диадока: создание документов в утвержденном ФНС xml-формате, отправка, получение, согласование и автоматическое подписание. Также появятся функции смены статусов, поиска нужных файлов, работы со списком контрагентов.

 

Для вашей учетной системы специалисты Диадока предложат подходящий вариант интеграции

Подключиться

Второе направление для автоматизации документооборота в Диадоке — дополнительные опции. С ними число ручных операций уменьшается, а обработка файлов ускоряется. В качестве дополнительных продуктов Диадок предлагает:

• Маршруты согласования. Удобны при длинных, но типовых схемах согласования. Документы автоматически проходят заданные шаги, попадая к нужному исполнителю. Руководитель может отслеживать процесс и соблюдение сроков.
• Теги. Дополнительные метки на документе ускоряют поиск файлов в архиве и позволяют поставить документ на маршрут согласования.
• Кастомные веб-формы. Их использование поможет соблюдать корпоративный стиль компании. Они применяются для отображения печатной формы электронного документа по шаблону организации, при этом в них можно добавить имиджевые элементы или дополнительные реквизиты.
• Свои типы документов (СТД). Это любые типы документов, к которым присоединяются метаданные из информационной системы. Структурированные xml-файлы обрабатываются автоматически без ручного переноса данных в информационную систему. В xml-формат можно перевести часто встречающиеся документы: отчеты, заказы, экспедиторские расписки, спецификации, сметы и другие. Неформализованные документы благодаря СТД получат имя, что упростит поиск файлов в pdf-формате.
• Шаблоны. Упрощают документооборот при работе по агентской схеме с удаленными представителями или партнерами, в другом сценарии помогают собирать клиентские данные об объемах услуг. Также подойдут для ситуаций, когда контрагент должен первым поставить подпись в документе, который готовите вы. Работает это так: вы отправляете предзаполненный шаблон, контрагент проверяет, подписывает, отправляет обратно, вы получаете и ставите свою подпись. Благодаря шаблону в агентских договорах, отчетах, актах не будет ошибок и искажения содержания, а проверка займет минимум времени.
• Дополнительную подпись. Эта опция позволяет поставить на документ две и более электронные подписи, каждая из которых отражается в протоколе передачи и на синем штампе. Благодаря этому обе стороны смогут следить за процессом подписания, что повысит прозрачность документооборота и финансовую безопасность, а также упростит контроль.
• Трехстороннюю подпись. При подключении этой функциональности три контрагента смогут подписать документ КЭП, например договор лизинга.
• Закрытые пакеты. Отправка файлов в виде закрытого пакета сделает невозможной обработку документов по отдельности. Согласовать, подписать, отклонить, аннулировать можно только весь пакет. Это облегчит корректное закрытие сделок, ускорит работу с поставками, упростит отслеживание ответов от контрагентов.

 

Расскажем обо всех функциональностях Диадока для автоматизации вашего бизнеса

Оставить заявку

Некоторые дополнительные опции Диадока касаются работы самого сервиса. Так, для повышения уровня безопасности можно открыть доступ к электронным документам только с конкретных IP-адресов. Также с Диадоком можно заключить соглашение об уровне сервиса Service Level Agreement (SLA). В таком случае гарантированы 99 % доступности сервиса в год и оперативность решения обращений по ВИП-линии техподдержки.

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Работу сервиса для автоматизации документооборота оценивают по нескольким критериям: зрелость, масштабируемость, степень защиты данных, возможность разграничения прав, уровень техподдержки.

В любом случае автоматизация делопроизводства поможет компании:

• упростить бизнес-процессы, автоматизировать операции с файлами,
• ускорить обработку больших массивов данных,
• своевременно передавать документы контрагентам,
• снизить трудозатраты, освободить время сотрудников для более актуальных задач,
• минимизировать человеческий фактор, как следствие, улучшить репутацию и повысить лояльности клиентов,
• экономить на печати, почтовых и курьерских услугах, содержании архива,
• оперативно представлять документы в контролирующие органы благодаря быстрому поиску нужных файлов в едином архиве и их моментальной выгрузке,
• отслеживать документооборот — контролировать действия, исполнение, сроки,
• получать доступ к файлам из любого места и в удобное время.

Кроме того, автоматизация процессов улучшает взаимодействие между подразделениями компании, повышает корпоративное сознание за счет того, что сотрудники вовлечены в единую систему.

Электронный документооборот — не только возможность трансформировать и ускорить бизнес-процессы. Автоматизация делопроизводства необходима для повышения конкурентоспособности на рынке, сохранения и роста лояльности клиентов. Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами. Эксперты Диадока разъяснят нюансы перехода на ЭДО, найдут решение для вашей компании и помогут с покупкой лицензии.

Поможем настроить электронный документооборот

Подключиться

Автоматизация документооборота в вопросах и ответах

Автоматизация документооборота – не просто средство оптимизации внутренних процессов, это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений.

В этой статье рассмотрим вопросы, с которыми неизбежно сталкиваются компании при принятии решения о внедрении электронного документооборота.

Когда и почему нужна автоматизация документооборота в компании?

Документы и прочая корпоративная информация представляют собой немалую ценность, так же, как и материальные ресурсы. Чтобы быть конкурентным, нужны современные подходы к обработке документов, при этом важно уделять достаточное внимание вопросам информационной безопасности.

Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где еще активно используют бумагу:

• документы постоянно теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
• часто нарушается конфиденциальность – информация попадает в чужие руки;
• тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
• создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование тратится немало средств;
• подготовка и согласование документов отнимают много времени.

Внедрение системы автоматизации электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

• обеспечивается слаженная работа всех подразделений;
• повышается производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на создание, обработку и поиск документов;
• повышается оперативность доступа к информации;
• настраивается разграничение доступа к документам.

Автоматизированная система документооборота повысит эффективность процессов любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

Какое решение выбрать для автоматизации документооборота?

Каждый производитель систем автоматизации электронного документооборота, говорит, что его продукты самые функциональные, удобные и эффективные. Тем не менее, нужно обратить внимание на основные решаемые задачи:

• автоматизация делопроизводства – решается лишь определенный класс задач, и, как правило, полноценной маршрутизации потоков работ не предусматривается;
• управление потоками работ – обеспечивается автоматизацию бизнес-процессов, управление последовательностью действий в рамках процесса;
• организация и управление архивами документов – это структурированное хранение и управление документами, причем как электронными, так и бумажными;
• электронное управление документами (системы электронного документооборота (СЭД)) – объединяются возможности управления документами и процессами, при этом закрываются различные направления документооборота: делопроизводство, договоры, проекты и т. д.
• управление ресурсами предприятия (системы класса ERP) – бытует ошибочное мнение, что ERP-решения закрывают все проблемы документооборота на предприятии, однако это не так. ERP-системы предназначены для автоматизации производственного документооборота, а не управленческого, и наиболее эффективное решение – интеграция ERP и системы автоматизации документооборота.

Часто заказчик приходит с определенной проблемой, выслушав ее, производитель предлагает свою суперсистему, которая решит эту и все другие задачи. В результате компания тратит деньги, зачастую немалые, на автоматизацию документооборота, но не получает того, что в действительности нужно. Программный продукт может быть действительно хорошим, но изначально предназначался для решения задач другого класса.

Постараемся дать несколько рекомендаций, которые помогут избежать типичных ошибок на этапе выбора.

Автоматизированные системы документооборота: советы по выбору

1. Определитесь, решение каких задач вы хотите поручить системе автоматизации документооборота. Если в штате организации нет специалистов, способных самостоятельно определить класс программного продукта, то лучше обратиться за помощью к консультанту. Для начала можно посмотреть обзоры, публикуемые в специализированной прессе и на сайтах сообществ ИТ-специалистов.
2. Изучите по возможности все предложения поставщиков. Обращайте внимание не только на наличие требуемой функциональности, но и на масштабируемость – чтобы в дальнейшем модно было расширить возможности и охват сотрудников.
3. Проанализируйте с консультацией технического специалиста возможности программно-аппаратной платформы: какие СУБД поддерживаются, есть ли возможность организовать распределенную работу, насколько легко система будет интегрироваться в ИТ-окружение компании.
4. Выбирайте решения, которые легко настраиваются, расширяются и масштабируются (т.е. обеспечивают защиту инвестиций), которые удобны в использовании, обладают эргономичным интерфейсом пользователя.
5. Проверьте систему автоматизации документооборота в действии. Наверняка, у производителя есть демоверсия или вариант поставки с оценочными лицензиями – установите ее у себя и проверьте в действии до того, как будете покупать.
6. Необязательно сразу приобретать мощную дорогую СЭД. Процесс организации электронного документооборота может происходить поэтапно – сначала можно внедрить простую систему, которую в дальнейшем можно развивать за счет масштабирования и добавления новых возможностей.

Внедрение системы для автоматизации документооборота: этапы, сроки, деньги

Сроки проекта автоматизации документооборота зависят от множества факторов:

• Класс системы.

  Решение для автоматизации делопроизводства, состоящее из одного рабочего места секретаря, можно внедрить за неделю. Внедрение системы класса ERP может занять целый год, причем необязательно, что число рабочих мест будет большим.

• Масштаб внедрения.

  Срок внедрения системы автоматизации электронного документооборота, естественно, зависит от числа пользователей и серверов. Всех будущих пользователей необходимо обучить, на всех персональных компьютерах и серверах – установить и настроить программное обеспечение.

• Удобство настройки и адаптации.

  Адаптация решения в соответствии с требованиями заказчика (иногда используют термин «кастомизация») возможна двумя способами – простая настройка и изменение программного кода. Если система адаптируется путем изменения настроек, то процесс адаптации проходит быстрее.

Организация электронного документооборота это процесс, состоящий из нескольких этапов:

• Исследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов.
• Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
• Адаптация автоматизированной системы документооборота на основе информации, полученной на этапе обследования.
• Установка программного обеспечения и опытная эксплуатация.
• Окончательная настройка электронного документооборота на предприятии с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
• Обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на обучение персонала – не следует экономить на этом этапе, так как в случае неподготовленности пользователей даже самая совершенная система документооборота будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных факторов автоматизация документооборота может занять от 2 недель до полугода.

Отдельного рассмотрения заслуживает стоимость электронного документооборота.

Цена проекта зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей, масштаба организации электронного документооборота. Общая стоимость складывается из стоимости лицензий на ПО, стоимости работ, проводимых подрядчиками при внедрении.

Сумма, потраченная на внедрение, часто превышает суммарную стоимость лицензий на ПО – к этому нужно быть готовым. Экономить на проекте внедрения – заведомо проигрышная стратегия. Эффективность системы в подавляющем большинстве случаев зависит от правильного внедрения: важно учесть все требования и прийти к оптимизирующим решениям.

Экономическая эффективность – миф или реальность?

Вопросы экономической эффективности автоматизации документооборота поднимаются все чаще в. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации документооборот достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации.

Чем масштабнее документооборот на предприятии, тем сложнее оценить его экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа можно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках. Выделим основные факторы, влияющие на экономический эффект.

• Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций по работе с документами сотрудники могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ.
• Системы электронного документооборота позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений предприятия и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
• Руководители компаний получают удобный инструмент мониторинга и контроля исполнительской дисциплины сотрудников. Своевременное перераспределение ресурсов, объективная оценка трудоемкости и нагрузки на подразделения, возможность контролировать отдельно взятые процессы – все это способствует росту личной ответственности каждого сотрудника.

Существуют и другие выгоды, которые дает система автоматизации докуменооборота. Они не всегда явные, но, безусловно, так же влияют на эффективность деятельности организации в целом. Речь о том, что повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий.

Что такое автоматизация документов? Полный обзор

Определение автоматизации документов

Автоматизация документов настолько проста, насколько это может показаться на первый взгляд: автоматизация процесса создания различных типов документов в любом масштабе.

Как работает автоматизация документов

Автоматизация документов работает, извлекая данные и текст из различных источников и вставляя их в предопределенные области шаблонов документов. Эти шаблоны могут включать что угодно, от простых текстовых блоков до более сложных элементов, таких как таблицы, графики и изображения.

Автоматизация наиболее полезна для пользователей, которым необходимо часто собирать сложные документы на основе данных. Помимо огромной экономии времени, пользователь может убедиться, что документы всегда точны, правильно отформатированы и, что наиболее важно, соответствуют требованиям.

Роль автоматизации документооборота в стимулировании продаж

Продавцы, как правило, тратят бессчетное количество часов на подготовку документов для взаимодействия с клиентами. Будь то презентация, контракт или индивидуальное предложение, продавцы должны копаться в разнообразном контенте и программном обеспечении для хранения данных, чтобы отслеживать информацию, которую они ищут, а затем вручную вставлять информацию в каждый создаваемый ими документ.

Эта практика настолько усложняет процесс продаж, что в среднем продавцы тратят на продажи лишь около трети своего времени.

Таким образом, автоматизация бизнес-документов является важнейшей частью обеспечения продаж, добавляя ценность в виде экономии времени, снижения рисков и возможности персонализировать обеспечение продаж в любом масштабе. Функции автоматизации документов обычно включаются в платформы управления контентом для продаж, такие как Content Hub или аналогичные решения.

Для сотрудников, работающих с клиентами, автоматизация документооборота меняет правила игры, особенно для отраслей, работающих в сложных нормативных условиях, таких как финансовые услуги, юриспруденция или страхование, где незначительные ошибки могут привести к серьезным юридическим или финансовым последствиям. Благодаря включению мер соответствия в процесс создания контента ваши брошюры, отчеты клиентов, информационные бюллетени и другие документы для клиентов всегда будут точными, фирменными и будут соответствовать требованиям законодательства.

Интеллектуальная автоматизация документооборота устраняет трудоемкие и подверженные ошибкам процессы, избавляя организации от бесчисленных часов монотонной работы, обеспечивая при этом синхронизацию данных в реальном времени и встроенные элементы управления для обеспечения соответствия нормативным требованиям и фирменные активы профессионального уровня, которые производят приятное впечатление.

Что такое решения для автоматизации документооборота?

Технология автоматизации документооборота

Программное обеспечение для автоматизации документооборота — это технология, которая делает возможной автоматизацию документооборота. Эти программы различаются по функциональности и сложности документов, которые вы можете автоматизировать, но все они работают на ускорение общего процесса создания документов. Программное обеспечение для автоматизации документооборота в сфере продаж становится все более популярным, поскольку организации видят ценность экономии времени и средств.

Внедрение автоматизации документооборота для поддержки продаж дает несколько преимуществ, позволяя продавцам динамически генерировать контент с использованием сторонних данных, повторно используемых шаблонов и автоматизированных рабочих процессов.

Вот краткий обзор некоторых ключевых функций большинства решений для автоматизации торговых документов:

• Интеграция со сторонними источниками данных. Платформы автоматизации документов получают наибольшую пользу от своей способности динамически собирать документы, которые автоматически заполняются данными, полученными из подключенных источников. Там, где создание одноразовых материалов для продажи раньше требовало нескольких часов поиска, экспорта, редактирования и форматирования, продавцы могут создавать профессионально выглядящие документы, загруженные ценной информацией по запросу.
• Многоразовые шаблоны. Платформы автоматизации документов позволяют пользователям создавать шаблоны, которые можно дублировать, повторно использовать и редактировать — с синхронизацией в реальном времени в любое время, когда администратор вносит изменения. Теперь продавцы могут по запросу предоставлять покупателям индивидуальные отчеты и материалы, а организации могут быть в безопасности, зная, что их активы соответствуют отраслевым нормам.
• Интеллектуальные рабочие процессы. Многие из ведущих платформ автоматизации бизнес-документов позволяют администраторам определять рабочие процессы, которые направляют продавцов в процессе создания документов, чтобы они могли быстро собирать и обмениваться контрактами во время встречи с покупателем или создавать предложения для нескольких решений. Автоматизация документации по предложениям позволяет продавцам оптимизировать процесс подачи предложений, чтобы они могли быстрее заключать сделки.
• Инструменты соответствия, которые защищают ваш бренд. Для организаций, сталкивающихся со строгими стандартами управления и обеспечения качества, решения должны включать прозрачность инициатив по обеспечению соответствия и средств контроля, предотвращающих нарушения. Программное обеспечение для автоматизации юридических документов автоматически охватывает эти основы, позволяя администраторам встраивать требуемый мелкий шрифт в определенные формы, такие как соглашения о неразглашении, соглашения об обслуживании и контракты. Кроме того, пользователи могут собирать электронные подписи и безопасно отправлять документы, сокращая время закрытия и не подвергая риску организацию.

Решения для автоматизации документооборота дают продавцам конкурентное преимущество

Иногда самые простые решения оказывают наибольшее влияние. Это, безусловно, относится к автоматизации документооборота. Автоматизация документооборота — это простой и эффективный вариант для организаций, стремящихся лучше координировать свои ресурсы и сосредоточиться на получении успешных доходов.

Вот некоторые другие преимущества, которые организации могут получить, внедрив автоматизацию деловой документации:

• Экономьте время и ресурсы. Автоматизация документов использует сторонние данные для мгновенного создания персонализированных отчетов о клиентах, презентационных книг, информационных бюллетеней и многого другого, а сохраненные шаблоны превращают сборку документов в повторяемый процесс, освобождая больше времени для привлечения клиентов с помощью индивидуальных решений.
• Полный контроль над брендингом. Автоматизация документооборота позволяет организациям гарантировать, что все материалы — будь то предложение, контракт или презентация — относятся к торговой марке, включая такие элементы, как логотип вашей компании, шрифты, цветовая схема и основные сообщения, обеспечивая единообразие взаимодействия со всеми клиентами.
• Быстрый и безопасный цифровой обмен. Продавцы могут безопасно обмениваться цифровыми коллекциями контента с покупателями, что ускоряет процесс продаж для продавцов, работающих в сложных нормативных условиях. Автоматизация финансовых документов дает пользователям больше времени для подготовки к встречам и презентациям за счет оптимизации процесса создания персонализированных документов нажатием нескольких кнопок. Продавцы могут составить контракт и собрать подписи на месте, в то время как те, кто работает в регулируемых областях, таких как здравоохранение, могут обмениваться документами, сохраняя при этом соответствие требованиям.
• Повышение качества обслуживания клиентов. Интеллектуальная автоматизация документов позволяет командам извлекать ценную информацию из ряда подключенных источников и мгновенно создавать контент, рассказывающий историю с помощью персонализированных точек данных. Это помогает продавцам быстро продемонстрировать ценность своего предложения, улучшить взаимодействие с покупателями и приблизить их к закрытию.

На что обращать внимание в инструменте автоматизации документооборота

Решения по автоматизации документооборота в конечном счете существуют для рационализации и упрощения процесса продаж, позволяя продавцам быстро собирать и обмениваться документами, будучи уверенными, что у них есть самая свежая информация. Лучшие платформы экономят время, обеспечивают точность и собирают данные, связывающие использование документов с циклом продаж.

Имея это в виду, вам нужно найти решение, которое может делать следующее:

• Мобильный доступ. Поскольку современные продавцы всегда в движении, платформы автоматизации документооборота работают лучше всего, когда они предназначены для мобильных пользователей. Продавцы должны иметь возможность легко создавать документы, а затем получать доступ, представлять и делиться этими документами с устройства по своему выбору.
• Интеллектуальное управление контентом. В идеале решения должны обновлять шаблоны, определять настраиваемые рабочие процессы и применять правила, обеспечивающие точность, соответствие и стандарты бренда, путем автоматической синхронизации изменений и обновлений во всех учетных записях и источниках данных. Кроме того, некоторые платформы предлагают функции пакетной автоматизации, которые позволяют пользователям создавать сотни или тысячи презентаций, выписок, отчетов и других материалов за один раз, что позволяет продавцам создавать специализированные документы по запросу, ориентированные на определенные сегменты клиентов.
• Встроенная аналитика. Любое взаимодействие покупателя с вашим брендом, прямое или нет, — это возможность собрать данные, которые можно использовать для оптимизации вашей стратегии продаж. Хороший инструмент автоматизации документации по продажам не только извлекает данные из сторонних источников, но также собирает данные о взаимодействиях для каждого предложения, отчета или цитаты, которые вы отправляете покупателям. Эти данные можно использовать для уточнения вашего сообщения, чтобы лучше удовлетворить потребности покупателя. Целенаправленная информация помогает специалистам по продажам и маркетингу по-настоящему понять, что побуждает клиентов и потенциальных клиентов к действию, и измерить влияние каждого фрагмента контента на цикл продаж.
• Интеграция с существующим программным обеспечением для бизнеса. Реальная ценность автоматизации документооборота заключается в ее способности объединять данные из нескольких источников, таких как CRM, аналитическое программное обеспечение, репозитории контента, и объединять эту информацию для сбора соответствующих активов.

Как работает автоматизация документов? Полный обзор

Автоматизация документооборота медленно развивается, чтобы стать необходимым аспектом каждой компании, независимо от размера или отрасли.

Хотя варианты использования и реализация автоматизации документооборота могут различаться в зависимости от отрасли, нельзя отрицать преимуществ автоматизации документооборота.

С его помощью мы увидим сдвиг в автоматизации рабочего процесса и упрощении работы с документами.

Знаете ли вы, что средний офисный работник совершает до 61 похода в неделю за факсом, принтером, копировальным аппаратом и т.д.?

А по данным Gartner в среднем 4 недели теряются каждый год на неправильно заполненных , неправильно маркированных , без следа или утерянных документов.

Между тем, с помощью автоматизации документов вы можете существенно автоматизировать большинство (если не все) шагов вашего управления документами и жизненного цикла их создания . Например:

• Создание документа.
• Хранение документов.
• Совместное использование и доставка нужному пользователю.
• Редактирование по мере необходимости с резервным копированием параметров безопасности.
• Архивирование или уничтожение документов в соответствии с требованиями.

Чтобы максимизировать ваши усилия по автоматизации документов, вот что мы рассмотрим ниже:

• Что такое автоматизация документов и как она работает?
• 5 основных преимуществ автоматизации документооборота
• Какие типы документов я могу автоматизировать в своей компании? 5 Отраслевые примеры и примеры
• Как выбрать правильное программное обеспечение для автоматизации и создания документов?

Теперь приступим.

Что такое автоматизация документов и как она работает?

Автоматизация документов относится к использованию специального программного обеспечения для создания электронных документов для использования в вашей компании.

Программное обеспечение, также называемое сборкой документов, использует хорошо продуманные системы для извлечения уже существующих данных в вашей компании для создания нового и легкодоступного документа.

Вот как именно работает программное обеспечение для автоматизации документооборота.

Как работает автоматизация документов?

В зависимости от документа, который вы хотите автоматизировать, существует три основных шага автоматизации: процессы извлечения, проверки и обогащения.

Как и большинство опций программного обеспечения, инструменты автоматизации позволяют вам вводить заранее определенное слово автоматизации документа или триггер в программе для создания нужного вам документа.

• Извлечение : Это первый этап любого процесса автоматизации документов, поскольку он включает сбор данных из источника, созданного вручную. Вы можете извлекать текст и изображения из любого документа, будь то структурированный документ, такой как электронные таблицы, частично структурированные документы, такие как счета или формы заказов, или неструктурированные документы, такие как контракты и письма.

• Проверка : На этом этапе автоматизации документооборота проверяется качество и жизнеспособность извлеченных данных. Проверка данных зависит от того, есть ли в вашей компании внутренние правила, регулирующие качество данных, какие-либо бизнес-правила, определяющие вывод данных в вашей конкретной отрасли, и какие-либо общие правила, касающиеся общедоступных данных.

• Расширение : Этот шаг включает в себя дополнительные данные, которые вы, возможно, захотите добавить в свой документ. Эти данные могут быть различными элементами или функциями, относящимися к рассматриваемому документу. Например, вы можете рассмотреть возможность добавления бухгалтерских проводок в счет-фактуру вместо того, чтобы вводить их вручную каждый раз, когда вам нужно выставить счет-фактуру.

Обязательно ознакомьтесь с примерами документов, которые вы можете автоматизировать на работе ниже.

5 Основные преимущества автоматизации документооборота

Преимущества автоматизации документооборота варьируются от компании к компании и в значительной степени зависят от отраслевых требований.

Некоторые компании могут решить автоматизировать свои документы для повышения производительности, в то время как другие сделают это для повышения согласованности и достоверности данных в своих документах.

Некоторые из основных преимуществ автоматизации документооборота включают:

• Сокращение ошибок и ошибок из-за человеческого фактора в документах.
• Экономия времени за счет ручного создания повторяющихся документов.
• Повышение безопасности конфиденциальной информации или документов с ограниченным доступом.
• Простое сотрудничество с членами команды.
• Экономия денег и хранение

Теперь давайте подробно рассмотрим каждое преимущество на примерах .

Уменьшение ошибок в документах:

При создании автоматизированного документа необходимо установить различные поля с конкретными требованиями к данным .

Использование полей или шаблонов для конкретных данных снижает риск ввода ошибочных данных за счет того, что данные заполняются в цифровом виде, а не вручную, что иногда может привести к появлению в документе недопустимой информации.

Экономия времени

Автоматизация позволяет быстрее создавать документы, когда они вам нужны.

Средства автоматизации документооборота поставляются с порталом самообслуживания , который позволяет вам и вашим коллегам создавать нужные вам документы, когда они вам нужны, не теряя времени.

Повышение безопасности документов

Средства автоматизации документооборота соответствуют всем требованиям HIPAA и SOC2 безопасности документов.

API или облачный инструмент автоматизации документов помогает создавать документы в режиме реального времени, сохранять их в формате PDF и позволяет вводить необходимые меры безопасности для защиты конфиденциальных документов от посторонних глаз.

Простота совместной работы с членами команды

Использование инструмента автоматизации документов позволяет вам совместно работать с рабочими процессами с членами вашей команды независимо от их местоположения или часовых поясов.

Эта функция имеет решающее значение в современной работе из дома, поскольку она позволяет вам работать вместе независимо от расстояния.

Чтобы понять преимущества автоматизации документооборота с более практической точки зрения, давайте возьмем пример отдела кадров . Отдел кадров необходим в каждой компании и отрасли и требует критического соблюдения трудового и коммерческого законодательства.

Когда вы автоматизируете документы своего отдела кадров, вашей команде нужно будет только оценить требования к найму в качестве входных данных в систему автоматизации документации, чтобы рассмотреть подходящих кандидатов на конкретную должность в вашей компании.

После того, как вы и ваша команда подберете подходящего кандидата, автоматический генератор документов создаст контракт для конкретного кандидата для подписания в соответствии с местным трудовым законодательством, а затем сохранит его в необходимой папке сотрудника для дальнейшего использования.

Повышение эффективности

Когда вы сократите количество времени, затрачиваемого на ручную работу, ваша команда сможет потратить это время на более продуктивных и важных задач.

В результате отказа от бумаги канцелярские задачи и другие повседневные офисные операции , связанные с управлением документами, становятся автоматизированными.

Например, сюда входят такие задачи по работе с документами, как:

• Заполнение форм.
• Печать и доставка документов.
• Организация файлов вручную.
• Отслеживание документов.
• Работа с документами вручную.
• И многое другое.

Как только все это будет сделано автоматически, вы также заметите повышение эффективности.

Теперь, чтобы применить более практический подход к автоматизации документооборота, давайте рассмотрим несколько примеров документов, которые могут создаваться на автопилоте и в каких отраслях.

Пример от HubSpot.

Какие типы документов я могу автоматизировать в своей компании? 5 Отраслевые примеры и примеры

Когда вы рассматриваете возможность автоматизации документов, важно учитывать, как часто они требуются в вашей компании.

Документы, необходимые для еженедельного или ежедневного составления, должны стоять первыми в вашем списке.

Вы также можете автоматизировать документы, требующие частого просмотра ключевых терминов, и те, которые требуют многократного утверждения одновременно. Документы, которые требуют от вас копирование и вставка информации вручную из другого источника также должны быть в вашем списке рассмотрения, поскольку их автоматизация снизит вашу общую рабочую нагрузку.

Во многих случаях автоматизация документов наиболее распространена в:

• Юридические фирмы.
• Организации здравоохранения.
• Логистика.
• В сфере финансовых услуг.
• Страховые компании.
• И многое другое.

Давайте рассмотрим несколько примеров автоматизации документооборота в каждой отрасли.

Автоматизация документооборота для юридических фирм

‍ Кредитные договоры

Кредитные договоры — это контрактные соглашения между заемщиками и кредиторами, которые юристы должны время от времени контролировать. Автоматизация документов позволяет юридическим фирмам создавать простые для заполнения кредитные договоры, когда они им нужны.

Трудовые договоры

Трудовые договоры — это обязательные договоры между работодателем и работником, консалтинговой фирмой или фрилансером. В трудовых договорах излагаются согласованные условия найма между участвующими сторонами.

Договор купли-продажи акций

Настоящий договор является юридическим договором, отражающим взаимопонимание между покупателем и продавцом. Документ о покупке акций показывает количество купленных акций и цену, согласованную обеими сторонами.

Автоматизация документооборота для организаций здравоохранения

Медицинские карты

В медицинском учреждении ежедневно создаются карты пациентов, в которых фиксируются имя пациента, дата рождения, жалобы на здоровье, проведенные анализы, проведенное лечение и любые другие данные. или обратите внимание, что врачу может потребоваться запись. Автоматизация медицинских записей позволяет легко создавать историю болезни пациента, когда это необходимо.

Рецепты

Автоматизация рецептов ускоряет их выдачу как для аптечного отдела, так и для пациентов.

Автоматизация документации для логистики

Логистика и операции с цепями поставок используют в своей работе различные документы. Таким образом, важно автоматизировать эти документы, чтобы обеспечить безошибочный учет поставщиков и платежей и более быструю выдачу продуктов и услуг.

Некоторые из важнейших документов, которые вам необходимо автоматизировать в логистической фирме, включают:

• Фирмы по открытию счетов.
• Счета.
• Коносамент.
• Формы доставки.
• Бланки прибытия.
• Формы содержания.
• Кодекс поведения поставщика.
• Основные договоры на обслуживание.
• Упаковочные листы.

Автоматизация документации для финансовых брендов

Финансовым операциям также необходимо автоматизировать документы, которые они используют ежедневно, чтобы упростить ведение подробных и безошибочных записей о своих операциях. Обычно автоматизированный документ в финансовой фирме включает:

• Счета.
• Бланки заказов.
• Заказы на поставку.
• Коносамент.

Для получения более подробной информации о создании документов и автоматизации в финансах см. наше руководство по автоматизированному созданию PDF-файлов для финансовых учреждений.

Автоматизация документов для страховых компаний

Страховые компании также ежедневно получают и выдают документы. Крайне важно убедиться, что информация, отраженная в документах, является точной по согласованию между страховщиком и застрахованным, чтобы избежать юридических осложнений в будущем.

Некоторые из документов, которые страховая компания должна автоматизировать, включают:

• Полисные документы.
• Счета-фактуры.
• Медицинские заключения.

Хотите знать, какие еще типы документов можно создавать автоматически?

Дополнительную информацию см. в нашем полном руководстве по шаблонам документов для автоматического создания PDF-файлов.

Теперь поговорим об инструментах автоматизации документооборота.

Как правильно выбрать программное обеспечение для автоматизации и создания документов?

Правильный инструмент автоматизации документооборота должен обеспечивать ввод правильной информации в документ и максимально быструю обработку документов для максимального удовлетворения клиентов.

Некоторые из основных функций, которые вы должны учитывать в инструменте автоматизации документооборота, включают:

• Интеллектуальное управление содержанием: Рассмотрите инструмент автоматизации документооборота, который может обеспечить соблюдение правил точности данных, требований соответствия и стандартов бренда вашей компании как вы установили их во всех своих документах. Хороший инструмент автоматизации должен синхронизировать любые изменения, которые вы или члены вашей команды вносите в документ, и вносить необходимые обновления в источник данных и все учетные записи. Он также должен обновлять шаблоны по мере необходимости, помогая адаптировать рабочие процессы для вас и членов вашей команды.

• Мобильный доступ: Мобильный доступ к документам позволяет выполнять задачи даже в пути. Рассмотрите инструмент автоматизации документов, который позволит вам вводить данные, делать презентации и обмениваться документами с мобильного телефона.

• Интеграция с существующим программным обеспечением: Выберите средство автоматизации документооборота, которое интегрируется с другим программным обеспечением в вашей компании. Интеграция с другим программным обеспечением, например, с вашим CRM или аналитическим программным обеспечением, гарантирует, что автоматизация может извлекать правильные данные для включения в документ по мере необходимости.

• Встроенная аналитика: Средство автоматизации документооборота со встроенной аналитикой поможет вам собирать важные данные о ваших клиентах. Затем вы можете использовать эти данные для продвижения своего бренда в целевой рекламе и измерения эффективности вашей компании в определенных областях или демографических характеристиках.

Наконец, прежде чем мы закончим, не забудьте рассмотреть некоторые потенциальные проблемы безбумажного программного обеспечения, а также их решения .

Куда идти дальше

Для повышения безопасности документов по всем направлениям рассмотрите Inkit Render, API или облачный инструмент автоматизации документов, который обеспечивает безопасность данных вашей компании или клиента и соответствие всем отраслевым и корпоративным нормам.

Inkit Render преобразует HTML-документы в формат PDF через веб-браузер в режиме реального времени для повышения безопасности документов. Он хорошо интегрируется с другим программным обеспечением в вашей компании, поскольку обладает широким спектром возможностей чтения программного обеспечения.

В качестве альтернативы, если вам нужна дополнительная информация о том, как генерация документов работает с технической точки зрения, см.