Архивация почты в outlook 2019: Архивация и резервное копирование почтового ящика

Архивация и резервное копирование почтового ящика

Архивация и резервное копирование почтового ящика

Обучение работе с Outlook 2013

Архивация и резервное копирование почтового ящика

Архивация и резервное копирование почтового ящика

Архивация и резервное копирование почтового ящика

• Архивация и резервное копирование почтового ящика
  Видео
• Настройка автоархивации
  Видео
• Архивация почтового ящика вручную
  Видео
• Восстановление файлов личных папок (PST)
  Видео

Далее: Создание и использование личных папок (файлы данных Outlook)

С помощью мастера импорта и экспорта можно архивировать почтовый ящик, экспортировать его в файл и восстанавливать данные, импортировать их из файла обратно в почтовый ящик.

Мастер импорта и экспорта

• В Outlook есть средство для создания и восстановления почтового ящика, который называется мастером импорта и экспорта.

• Чтобы открыть ее, откройте вкладку «ФАЙЛ» > «Открыть & экспорт

  > и экспорт.»

• Для этого нужно экспортировать почтовый ящик в файл на компьютере, а затем восстановить данные, импортив их обратно в почтовый ящик. Тип файла, в который вы экспортируете данные, — это файл данных Outlook с расширением PST.

• org/ListItem»>

  Если вы решили перейти на архивную проверку вручную, можно отключить автоархиватор.

• На вкладке «ФАЙЛ» > параметры

  > параметры > автоархив установки. Затем, с каждой кнопки «ОК», от нее можно выполнить автоархив.

Хотите узнать больше?

Архивация старых элементов вручную

Архивация папок Outlook и Exchange

	OUTLOOK FREEWARE Бесплатные надстройки для Microsoft® Outlook®	Пользователь: Пароль: Запомнить меня Регистрация
	Выполняет инкрементное резервное копирование сообщений электронной почты, контактов, событий, встреч, задач, заметок, записей журнала и других элементов Outlook в MSG файлы. Версия: 4.21 выпущена 22.08.2022. Теги: экспорт msg архивация сообщения контакты календари журналы задачи заметки (4,6 / 165 ) «Архивация папок Outlook и Exchange» имеет расширенную и дополненную версию Утилита осуществляет одноразовое или периодическое сохранение резервных копий содержимого ваших почтовых ящиков, общих папок, файлов данных PST и других хранилищ Outlook/Exchange Server. Для хранения используется формат MSG: родной и наиболее полный для Outlook формат хранения сообщений, контактов, встреч и собраний, задач, заметок, записей журнала, документов и других элементов. Периодическое резервное копирование вашей электронной почты, баз контактов, календарей и прочих данных Outlook является обязательной процедурой. Она обеспечивает надежность хранения и доступность информации в случае различных сбоев. Такие сбои могут носить самый разный характер: от повреждения хранилищ вследствие программных ошибок и недоступности сети, до выхода из строя жестких дисков и других систем хранения. Вы всегда должны помнить о том, что PST файлы ненадежны, часто портятся и выходят из строя. Даже облачные технологии и хранение данных на серверах не убережет вас от случайного удаления папок и элементов Outlook, восстановление которых трудоемко или невозможно. В отличие от других решений, наша утилита резервного копирования использует простой и надежный формат для хранения резервных копий ваших данных. При этом на вашем диске или сетевом ресурсе воссоздается оригинальная структура папок Outlook/Exchange Server. Сохраняемые MSG файлы содержат дополнительные данные для удобного просмотра и поиска с использованием стандартных средств, таких как Проводник Windows. В целом, резервная копия выглядит почти также, как и ваш почтовый ящик Outlook. Такая копия гораздо надежнее любых методов архивации с использованием одного файла данных: в случае повреждения части файлов, остальные останутся доступными. Одним из главных преимуществ нашей утилиты является возможность добавочного резервного копирования. Просто укажите расположение CSV файла отчета об архивации, и система использует его данные для того, чтобы в дальнейшем копировать только новые и измененные элементы. Это позволит не делать полную копию каждый раз, поскольку это занимает много времени и ресурсов компьютера. Утилита очень простая в использовании: выберите папки Outlook/Exchange Server, подлежащие архивации, укажите папку на диске или сетевом ресурсе для создания резервной копии, а также файл отчета об архивации. В дальнейшем просто нажимайте кнопку «Запуск», все остальное утилита сделает за вас. Файл отчета можно открыть в Excel и ознакомиться с результатами последнего архивирования. Все утилиты с легкостью встраиваются в Outlook (опционально) * Эта утилита предназначена только для некоммерческого домашнего использования. Она не работает в доменном окружении. Часть описываемых функций и поддержка доменного окружения доступны только в расширенной версии утилиты. Бесплатная версия может иметь дополнительные ограничения.

Как архивировать электронные письма в Outlook для управления перегрузкой электронной почты

Архивирование Outlook по сравнению с удалением

Раньше большинство почтовых служб предлагали так мало места для хранения, что их пользователи были вынуждены удалять большую часть получаемых сообщений электронной почты. К счастью, с годами пространство для хранения стало очень дешевым, и практически все основные почтовые службы, включая Outlook, теперь бесплатно предоставляют своим пользователям гигабайты для хранения электронной почты.

Учитывая, что размер большинства электронных писем не превышает даже 1 МБ, легко понять, почему у многих людей тысячи и тысячи писем просто лежат в папке «Входящие», отказываясь что-либо удалять, потому что у них нет времени вручную отделять важные электронные письма из подписок, информационные бюллетени, уведомления и спам.

Вот тут-то и появляется архивная папка Outlook. Вместо того, чтобы предоставлять своим пользователям только два варианта управления электронными письмами — оставить их или удалить — Outlook позволяет перемещать электронные письма в специальную архивную папку, что-то вроде этого ящик для мусора, который есть у большинства людей в доме, где хранятся мелкие предметы и документы, чтобы они не валялись просто так по дому.

Когда вы архивируете электронное письмо, оно исчезает из вашего почтового ящика, но не удаляется. Он просто перемещается из вашего почтового ящика в папку архива, и вы можете получить его оттуда в любое время. Вам даже не нужно знать, как создать архивную папку в Outlook, потому что папка доступна по умолчанию.

Чтобы решить, нужно ли вам архивировать или удалить сообщение электронной почты в Outlook, попробуйте ответить на следующие вопросы:

1. Есть ли шанс, что вам когда-нибудь понадобится это письмо в будущем?
   • Да = архив
   • Нет = удалить

1. Вы хотите освободить место для хранения электронной почты?
   • Да = удалить
   • Нет = архивировать

1. Вы хотите, чтобы письмо исчезло из вашего почтового ящика, но не из вашей учетной записи электронной почты?
   • Да = архив
   • Нет = удалить

Если вы все еще не уверены, просто помните, что архивирование легко обратимо, а удаление — нет. Даже если ваш архив Outlook станет неприлично большим, вы всегда сможете быстро и безболезненно организовать его с помощью органайзера массовой рассылки, такого как Clean Email (подробнее о нем далее в этой статье).

Как архивировать в Outlook

Чтобы архивировать электронные письма в Outlook. com:

1. Перейдите на www.outlook.com и войдите в систему, используя свое имя пользователя и пароль.
2. Выберите электронные письма, которые вы хотите заархивировать.
3. Нажмите кнопку «Архивировать», расположенную прямо под строкой поиска.

Чтобы разархивировать электронное письмо, выберите папку «Архив» в меню слева, откройте электронное письмо, которое вы хотите разархивировать, и переместите его обратно в папку «Входящие», нажав кнопку «Переместить в» под строкой поиска и выбрав вариант входящей почты.

Если вам интересно, как выполнить поиск в архивных электронных письмах в Outlook, чтобы найти электронное письмо, которое вы хотите разархивировать, у нас есть для вас хорошие новости: вы можете просто ввести тему или имя отправителя в строку поиска и нажать войти.

Вы также можете архивировать электронные письма вручную в Outlook для Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, 2013 и Outlook 2010. Если ваш почтовый ящик становится неуправляемым, вы можете использовать опцию архивирования, чтобы переместить старые электронные письма в отдельный файл данных Outlook ( . pst), который вы можете открыть из Outlook в любое время.

Outlook автоматически архивирует электронные письма через равные промежутки времени, но вы можете изменить его поведение, выбрав «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно». Там выберите «Настройки автоархивации» в разделе «Автоархивация», щелкните поле «Выполнять автоархивацию каждые n дней» и укажите, как часто запускать автоархивацию.

Кроме того, вы можете пометить определенные электронные письма меткой «не архивировать», чтобы Outlook не архивировал их автоматически. Для этого:

1. Откройте сообщение электронной почты, которое вы не хотите автоматически архивировать.
2. Нажмите одновременно клавиши Alt + Enter, чтобы открыть диалоговое окно «Свойства».
3. Установите флажок «Не архивировать этот элемент автоматически» и нажмите кнопку «ОК».

Вот как архивировать электронные письма в Outlook вручную:

1. Перейдите в Файл → Информация.
2. Выберите «Инструменты очистки» рядом с «Очистка почтового ящика», а затем выберите «Архивировать…»
3. Выберите папку, которую хотите заархивировать. Имейте в виду, что Outlook также сохранит все подпапки в выбранной вами папке. Именно здесь многие люди, желающие научиться архивировать папки в Outlook, совершают ошибку.
4. Настройте параметры архива. Например, вы можете изменить срок хранения электронных писем.
5. Нажмите OK, чтобы начать архивирование электронной почты. В зависимости от того, сколько писем вы выбрали и от скорости вашего компьютера, процесс архивирования может занять некоторое время, так что наберитесь терпения.

Архивация электронной почты Outlook Умнее с чистой электронной почтой

Чистая электронная почта — это онлайн-очиститель электронной почты, который использует мощные фильтры и правила, чтобы дать вам больший контроль над вашим почтовым ящиком. Совместимый с Outlook, а также с большинством других основных почтовых сервисов, Clean Email может быстро анализировать весь ваш почтовый ящик, не видя содержимого ваших электронных писем, и сегментировать все электронные письма в соответствующие группы, позволяя вам применять действия к целым группам электронных писем вместо того, чтобы управлять электронными письмами по одному.

Чтобы избавиться от беспорядка в электронной почте с помощью Clean Email:

1. Войдите в Outlook и позвольте Clean Email проанализировать ваш почтовый ящик. Не волнуйтесь: Clean Email никогда не загружает полные электронные письма. Он анализирует только заголовки электронной почты, которые содержат строку темы, информацию об отправителе и получателе, даты, размер электронной почты и аналогичные метаданные.
2. Применяйте любое действие ко всей группе электронных писем, таких как электронные письма из тупиков, уведомления, нежелательные электронные письма и спам, электронные письма самому себе, электронные письма о поездках или подписки и информационные бюллетени.
3. Сообщите Clean Email, чтобы в будущем выбранные действия применялись автоматически. Для этого просто установите флажок «Выбранные и будущие электронные письма» при применении действия.

Все правила автоматизации отображаются на панели «Автоочистка», где их можно приостановить, возобновить или удалить. Помимо автоматизации управления вашей электронной почтой, Clean Email также может интеллектуально отменять подписку на нежелательные электронные письма и блокировать маркетологов, пытающихся продать вам вещи и услуги, которые вам не нужны.

Лучше всего то, что вы можете бесплатно начать работу с Clean Email, просто войдя в систему с адресом электронной почты и текущим паролем, которые вы используете для доступа к почтовому ящику. Чистая электронная почта — это компания с рейтингом A+, аккредитованная BBB, поэтому вы знаете, что можете доверять ей свои электронные письма.

С помощью этого органайзера массовой рассылки вы можете архивировать электронные письма Outlook несколькими простыми нажатиями:

1. Перейдите по адресу: https://app.clean.email/
2. Войдите в свою учетную запись электронной почты Outlook.
3. Перейдите в папку «Входящие» и выберите группу писем.
4. Нажмите кнопку архивации, чтобы заархивировать все сообщения электронной почты за один раз.
5. Подтвердите свой выбор, нажав кнопку Архивировать.

Если вы хотите, чтобы Clean Email автоматически применяла одно и то же действие ко всем будущим похожим электронным письмам, все, что вам нужно сделать, это установить один флажок на последнем шаге.

Заключение

Перегрузка электронной почтой — серьезная проблема, которая отнимает у компаний и частных лиц ценное время, которое можно было бы посвятить более продуктивным занятиям, чем управление электронной почтой. Первый шаг в борьбе с перегрузкой электронной почтой — научиться архивировать электронные письма в Outlook, но нет причин останавливаться на достигнутом. С помощью организаторов массовых рассылок, таких как Clean Email, любой может архивировать сотни или даже тысячи электронных писем всего несколькими щелчками мыши и автоматизировать управление электронной почтой до такой степени, что перегрузка электронной почты больше не будет проблемой.

Как архивировать электронную почту в Outlook: часто задаваемые вопросы

Что такое архив в Outlook?

Архивирование электронной почты в Outlook можно рассматривать как альтернативу удалению ненужных сообщений электронной почты. Разница в том, что заархивированные электронные письма могут быть извлечены из архивной папки, если вы передумаете в будущем. Поскольку в Outlook есть специальная кнопка архивации, архивация сообщения вместо его ручного перемещения в определенную папку может сэкономить вам много времени при организации папки «Входящие».

Освобождает ли архивация место в Outlook?

Нет, архивация электронной почты в Outlook не освобождает место в хранилище, поскольку архивированные электронные письма не удаляются. Вместо этого они перемещаются в папку архива, где остаются до тех пор, пока не будут удалены вручную или перемещены из папки архива обратно в папку «Входящие». Если вам нужно освободить место для хранения в Outlook, вы можете отсортировать папку архива по возрасту и удалить все сообщения старше, скажем, месяца. Более того, вы можете использовать организатор массовой рассылки электронной почты, чтобы очистить архив Outlook одним щелчком мыши.

Как архивировать электронные письма в Outlook с помощью Clean Email?

Параметр архивации в Outlook может сбивать с толку, но, к счастью, есть простая в использовании альтернатива для заполнения архивов электронной почты Outlook, и она называется «Чистая электронная почта». Просто выберите группу писем и нажмите кнопку «Архивировать», чтобы заархивировать их.

Как архивировать в веб-приложении Outlook?

Вот как архивировать в веб-приложении Outlook:
1. Откройте свою учетную запись электронной почты Outlook.
2. Выберите и откройте сообщение, которое хотите заархивировать.
3. Нажмите кнопку архивации, расположенную на панели инструментов.
Сообщение электронной почты должно немедленно исчезнуть из вашего почтового ящика.

Как разархивировать электронную почту Outlook?

Вот как разархивировать сообщения электронной почты Outlook:
1. Откройте учетную запись электронной почты Outlook.
2. Выберите папку архива на левой панели.
3. Откройте сообщение электронной почты, которое вы хотите разархивировать.
4. Нажмите кнопку «Переместить в», расположенную на панели инструментов, и выберите папку «Входящие» или любую другую папку.

Как предотвратить отправку сообщений электронной почты в архив в Outlook?

Если ваши сообщения электронной почты автоматически попадают в архивную папку, то, скорее всего, у вас включена функция автоархивирования и настроено архивирование сообщений через регулярные промежутки времени. Чтобы отключить его, вам нужно посетить настройки архива Outlook:
1. Откройте настольную версию Outlook и выберите «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно».
2. Щелкните Параметры автоархивации в разделе Автоархивация.
3. Снимите флажок Запускать автоархивацию каждые x дней.

5 шагов для архивирования электронной почты и максимального использования Outlook — Технический блог

Вы когда-нибудь замечали, что ваша учетная запись Microsoft Outlook стала медленнее? Базовые функции электронной почты, такие как «Отправить/получить», выглядят немного забавно? Подумайте о том, чтобы проверить размер вашего почтового ящика. Вы можете быть шокированы, узнав, насколько он раздут.

Для большинства версий Outlook нажмите Файл > Папка > Свойства > Хранилище — или щелкнув правой кнопкой мыши любую папку и выбрав Свойства — отобразится общий размер не только выбранной папки, но и любых связанных подпапок.

Функция автоматического архивирования Outlook настроена на автоматическое резервное копирование удаленных и отправленных элементов, задач и элементов календаря с истекшим сроком действия. Но если вы получаете сотни сообщений в день и не удаляете их или не перемещаете из папки «Входящие», вы рискуете саботировать свою учетную запись. Превышайте 2 ГБ хранилища в переполненной папке «Входящие», и Outlook действительно начинает работать медленно.

Тем не менее решить проблему можно. CMIT Solutions рекомендует вам или вашей команде ИТ-поддержки выполнить пять (5) шагов, описанных ниже, чтобы изменить настройки автоматического архивирования.

            1. Создайте новую локальную папку или файл .pst (личные папки) для хранения архивной почты . Щелкните правой кнопкой мыши заголовок На моем компьютере в нижней части списка папок и выберите Новая папка . Назовите папку Archived Mail или как-нибудь еще, легко узнаваемое. В более старых версиях Outlook вы можете выбрать Файл>Архивировать и изменить дату под Архивировать элементы старше .

            2. Создать новое правило архивации . Щелкните Инструменты > Правила , выберите Exchange в разделе На моем компьютере и щелкните значок + в нижней части окна. Назовите правило осмысленно и узнаваемо, например «120 дней, автоархив».

            3. Определите срок и место назначения для сообщений электронной почты, подлежащих архивированию. В меню

При поступлении нового сообщения измените Дата получения (мы предлагаем 120-180 дней), а затем измените Выполните следующие действия на определенное действие, например « Переместить сообщение + Архивная почта ». Установите флажок Включено и нажмите  OK . В более старых версиях Outlook при нажатии Сервис>Параметры>Другое>Автоархивация открывается аналогичный набор параметров.

            4. Примените новое правило к существующим папкам электронной почты. Если вы установили новое правило, согласно которому все электронные письма старше шести месяцев будут архивироваться, не позволяйте устаревшим сообщениям, полученным до того, как это правило было реализовано, продолжать засорять вашу папку «Входящие». Выберите предпочитаемую почтовую папку, щелкните Сообщения > Правила > 180 Day, Auto Archive и терпеливо подождите, пока ваша учетная запись электронной почты реорганизуется. Помните, вам придется выполнять эту функцию для каждой нужной папки; Кроме того, Outlook использует для архивирования «Дату последнего изменения», а не «Дату получения».

            5. Хотите получить доступ к своим заархивированным электронным письмам? Просто — они ждут вас прямо в левой колонке папок — или под списком файлов . pst на вашем компьютере — со всеми другими вашими почтовыми папками. Ключ? Они больше не занимают место в вашем почтовом ящике.

Конечно, архивирование не может вылечить все болезни электронной почты. Если вы получаете доступ к своей почте через Outlook Web App, любые электронные письма, заархивированные на вашем локальном компьютере, не будут отображаться в Интернете — их архивирование означает, что они больше не размещены на сервере Exchange. И PST-файл или заархивированная папка, хранящиеся на вашем локальном жестком диске, по-прежнему подвержены катастрофической потере данных, если для них не создана резервная копия в рамках вашего плана резервного копирования и аварийного восстановления (BDR).

Кроме того, помните, что Outlook не является настоящим решением для архивирования электронной почты — этот краткий совет просто поможет вам освободить место для хранения в программе, а НЕ сохранит вашу электронную почту в безопасности с помощью удаленного резервного копирования или поиска по годам накопленных сообщений.