Разное

Архивация почты outlook 2019: Архивация элементов вручную — Outlook

Содержание

Архивация элементов вручную - Outlook

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

  1. Выполните одну из указанных ниже процедур.

    • В Outlook 2013:щелкните файл > сведения >средства очистки >архива.


    • В Outlook 2016: выберите пункты Файл > Сведения > Инструменты > Удалять старые элементы.

    Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server.

    Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

  2. Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.

  3. Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

  4. Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке "Отправленные" может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке "Входящие".

  5. Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком "Не автоархивировать"

    . При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

  6. Нажмите .

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

  1. Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

  2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

  3. Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

Поддержка Office 2010 прекращена 13 октября 2020 г.

Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Обновить сейчас

По умолчанию старые элементы Outlook архивируются автоматически через определенные интервалы времени. Дополнительные данные об автоархивке см. в этой статьи.

Кроме автоархивативирования или замены, можно вручную архивировать и архивировать элементы. Архивка вручную обеспечивает гибкость и позволяет точно указать папки, включенные в архив, а также какие архивные файлы данных Outlook (PST) используются.

Чтобы вручную архивировать элементы Outlook, сделайте следующее:

  1. Перейдите на вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку "Средства очистки".

  3. Нажмите кнопку "Архивировать".

  4. Щелкните параметр "Архивировать эту папку и все вложенные папки", а затем выберите папку, которую вы хотите архивировать.

    Любая вложенная папка выбранной папки включается в этот архив вручную.

  5. Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

  6. Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, в области "Архивный файл" нажмите кнопку "Обзор", чтобы указать новый файл или расположение. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку "ОК". В окне "Архивировать" будет потайно расположено расположение файла.

  7. Чтобы включить в список элементы, которые могут помечаться как исключенные из автоматической архива, включив в них элементы с пометкой "Не автоархивировать". При этом исключение из этих элементов не удаляется, а игнорируется только для этого архива параметр "Не автоархивативировать".

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, автоархивировать нужно отключить.

Выполните действия, описанные ниже.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Выберите пункт Параметры.

  3. На вкладке "Дополнительные параметры" в области "Автоархивка"нажмите кнопку "Параметры автоархивплаты".

  4. Чтобы запускать автоархивную проверку каждые n дней, просто сжимите его.

Автоархивативная система, которая по умолчанию включена, автоматически перемещает старые элементы в архив через определенные интервалы времени. Тем не менее, вы можете вручную архивировать элементы в определенном расположении.

Примечание: Параметры Microsoft Office Outlook 2007 автоархивизации можно настраивать. Вместо того чтобы выполнять архивную обработку или архивную обработку элементов вручную, автоархивальная обработка может оказаться вам под нуждой. Дополнительные сведения см. в этом ответе на статьи "Автоархивка"для автоматического удаления элементов.

  1. В меню "Файл" выберите пункт "Архивировать".

  2. Выберите параметр "Архивировать эту папку и все вложенные папки", а затем укажите дату в папке "Архивировать элементы старше".

  3. В области "Архивныйфайл" нажмите кнопку "Обзор", чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию.

  4. Если вы хотите, чтобы предыдущая настройка не архивала автоматически определенных элементов, включив в нее элементы, устанавливаемого с помощью параметра "Не автоархивировать", выберите этот параметр.

    Если во время этой процедуры вы заархивировать эти элементы вручную, к таким пунктам снова будет оголен параметр "Не автоархивативировать", если этот параметр не будет переопределен вручную в будущем.

  5. Нажмите кнопку ОК.

Примечание: Outlook автоматически создает другой файл архива для элементов в указанной папке и указанном расположении.

Архивация в Outlook для Windows - Outlook

Существует несколько способов архивации сообщений в Outlook. Выбор способа зависит от типа учетных записей электронной почты, настроенных в Outlook.

У всех учетных записей есть доступ к папке "Архив".

Для учетных записей Microsoft 365, Outlook.com и Exchange папка "Архив" — это одна из стандартных папок Outlook, таких как "Входящие", "Отправленные" и "Удаленные". Эту папку невозможно удалить. Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange или Exchange Online, политики папок, например политики хранения, применяются к папке "Архив".

Для учетных записей POP и IMAP можно создать папку "Архив" или назначить существующую папку папкой архива. Расположение папки "Архив" для учетных записей Microsoft 365 и Exchange невозможно изменить.

При перемещении сообщений в папку "Архив" с помощью кнопки "Архивировать" размер почтового ящика не уменьшается. Если вам нужно уменьшить размер почтового ящика, воспользуйтесь серверным архивом в Microsoft 365 для предприятий или архивацией элементов вручную.

Архивация сообщений с помощью кнопки "Архивировать"

Для перемещения одного или нескольких сообщений в папку "Архив" без их удаления можно использовать кнопку "Архивировать" в группе "Удалить" на ленте. Архивация обеспечивает целый ряд преимуществ.

  • Архивные элементы можно легко найти с помощью поля поиска или путем перехода в папку "Архив". По умолчанию при вводе условия в поле "Поиск" Outlook выполняет поиск во всех папках почтового ящика.

  • Элементы по-прежнему доступны на телефоне или другом устройстве в папке "Архив".

Архивация элементов в Outlook

  1. Выберите в папке одно или несколько сообщений, которые нужно архивировать.

  2. В группе Удалить нажмите кнопку Архивировать. Вы также можете использовать клавишу BACKSPACE для мгновенной архивации одного или нескольких выбранных сообщений.

    Примечание: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com папка Архив уже существует, даже если вы еще не пользовались этой функцией. Ее можно найти в списке папок Outlook. Если вы не видите папку в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, выберите Файл > Учетная запись Office > Параметры обновления > Обновить.

  3. Сообщения будут перемещены в папку "Архив". Если вы архивировали сообщение по ошибке, перейдите в папку "Архив" и переместите его обратно в папку "Входящие".

Примечание. Кнопка Архив отображается только в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. В предыдущих версиях Outlook на ленте нет кнопки Архивировать.

Архивация сообщений с помощью клавиатуры

Вы можете нажать клавишу BACKSPACE для архивации одного или нескольких выбранных сообщений. Если нажать клавишу DELETE, сообщения будут перемещены в папку Удаленные. Изменить поведение клавиши BACKSPACE невозможно. 

Примечание. Если сообщение открыто в отдельном окне, а не в области чтения, нажатие клавиши BACKSPACE не приведет к архивации сообщения. Вам потребуется закрыть сообщение и просмотреть его в области чтения, чтобы выполнить архивацию с помощью клавиши BACKSPACE. Если сообщение открыто в новом окне, единственным способом его архивации является использование кнопки Архивировать на ленте.

Как отключить архивацию при нажатии клавиши BACKSPACE в Outlook для Microsoft 365?

Чтобы запретить перемещение элементов в папку "Архив" при нажатии клавиши BACKSPACE, можно добавить следующие записи реестра, чтобы отключить эту функцию.
 

Важно!
Будьте внимательны, выполняя действия, описанные в этом разделе. Ошибки при изменении реестра могут привести к серьезным проблемам. Прежде чем начинать, создайте резервную копию реестра для восстановления на случай неполадок.


Путь в реестре групповой политики:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16. 0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Путь в реестре центра развертывания Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Примечание. Это исправление не применяется к версиям Outlook с бессрочной лицензией.

Как найти папку "Архив"?

Папка "Архив" находится в списке папок. Чтобы отобразить список папок, выберите ВидОбласть папок > Обычный вид.

Как выполнить поиск в папке "Архив"?

По умолчанию при вводе запроса в поле в верхней части списка папок Outlook поиск выполняется во всем почтовом ящике.

Если вы хотите ограничить область поиска только папкой "Архив", сначала выберите ее в списке папок. После этого поиск будет выполняться только в папке "Архив".

Чем эта функция отличается от серверного архива?

Серверный архив — это функция, предназначенная для корпоративных клиентов Microsoft 365 с чрезвычайно большими почтовыми ящиками. Такие клиенты могут использовать серверный архив, чтобы не удалять старую почту. Серверный архив пользователя подобен второй учетной записи в Outlook с собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поиск в папке "Входящие".

Если серверный архив включен, администраторы и пользователи могут настроить почтовый ящик для автоматического перемещения старых сообщений в серверный архив с помощью политик архивации.

Когда следует использовать архивацию, а когда — серверный архив?

Рекомендуем использовать архивацию для перемещения из папки "Входящие" сообщений, которые больше не нужны. Архив можно считать папкой с документами. Вы можете хранить в нем элементы, но по-прежнему легко получать к ним доступ. Вы также можете удалять сообщения или перемещать их в определенные папки, если вам так удобнее.

Для пользователей организации Office 365 корпоративный с большими почтовыми ящиками советуем настроить политику архивации, которая перемещает элементы в серверный архив по истечении одного года (или более короткого периода, если пользователи превышают квоту почтового ящика быстрее). Благодаря этому пользователям не придется удалять старую почту, чтобы освободить место для новых сообщений. Почту, хранящуюся дольше указанного времени, можно перемещать из папки "Входящие" и локальной папки архива.

Часто задаваемые вопросы об архивации

Если используется учетная запись Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com, вы не можете выбрать другую папку для архивации. "Архив" — это одна из стандартных папок Outlook, которую невозможно переименовать, переместить или удалить. Если используется учетная запись POP или IMAP, например Gmail, Yahoo или iCloud, вы можете изменить расположение папки "Архив", выбрав Файл > Параметры почтового ящика > Инструменты > Назначение папки архива.

Архивация — это знакомая функция, которая уже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com и даже в других почтовых службах, таких как Gmail. Так как это устоявшийся термин, а серверный архив существует давно, мы решили не менять эти имена.

Автоархивация —это более старая функция Outlook, которая обеспечивает автоматическое перемещение старых сообщений в PST-файл. При этом сообщения удаляются с сервера, а значит их труднее находить. Если жесткий диск, содержащий файл AutoArchive.pst, перестанет работать, сообщения будут потеряны. Сетевой архив — это возможность корпоративного уровня, которая заменяет автоархивацию.

Автоархивацию можно по-прежнему использовать , если у вас нет серверного архива, а ИТ-отдел не отключил ее. Дополнительные сведения об автоархивации в Outlook 2016 см. в статье Автоархивация старых элементов вручную в Outlook для Windows.

Архивация доступна в Outlook для Windows, Outlook Mobile, Outlook в Интернете и Outlook.com. Ее невозможно отключить с помощью групповой политики.

Нужна дополнительная помощь?

Как архивировать почту outlook - ПК Консультант

Архивация почты в популярном клиенте Microsoft Outlook — насущный вопрос. Процедура несложная, однако рекомендуется проводить ее достаточно методично, дабы не потерять ценную переписку.

Зачем нужна архивация почты?

Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники.

Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде.

Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.

Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.

Как узнать размер почтового ящика

Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

Есть два основных пути:

  • используя возможности веб-интерфейса;
  • через интерфейс самой программы.

Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:

  1. Входим в свой почтовый ящик через браузер.
  2. Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
  3. В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.

В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:

  1. Требуется кликнуть по пункту «Файл».
  2. Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.

Автоматическая архивация

Резервирование почтового ящика обычно проводят на клиенте Outlook. Настроить архивацию можно автоматически или вручную. Для автоархивации потребуется:

  • открыть собственную учетную запись Аутлука, используя одноименную вкладку меню «Файл»;
  • нужно выбрать Средства очистки, а уже там — «Очистить почтовый ящик»;
  • находим среди интерфейса кнопку автоматической архивации;
  • при необходимости можно настроить автоархивацию определенной папки. Для этого вызывается контекстное меню Аутлука правым кликом на искомой папке, а далее последовательно выбирается Свойства / Архивация / Автоархивация;
  • в параметре Настройки архива по умолчанию можно установить все необходимые настройки.

  Популярные сервисы для создания почты на своем домене и их настройка

Архивируем вручную

Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.

В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному.

Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище.

Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

  • открыть Аутлук через браузер;
  • в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
  • нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
  • письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка.

Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению.

Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

  Основы электронной почты, интерфейс

Как подключить архив на другом компьютере

В последующем можно подключить архив в любой версии Outlook, в том числе 2010, 2013, 2016:

  1. Копируем архивный файл с расширением pst на другой носитель через Проводник или иные файловые менеджеры.
  2. Открываем Аутлук на той «машине», где следует произвести восстановление.
  3. Выбираем «Открыть и экспортировать».
  4. В появившемся меню открытия файлов ищем директорию копии архивного документа и выбираем искомый файл.

Источник: http://composs. ru/kak-zaarxivirovat-pochtu-v-outlook/

Как сохранить, экспортировать и архивировать письма в Outlook 2010 и 2013

Outlook — программа, входящая в состав Microsoft Office, предназначенная для работы с электронными почтами и письмами. Чтобы не потерять или перенести письма из программы на другой компьютер или сторонний носитель, их можно сохранить в отдельный файл, экспортировать или заархивировать.

Сохранение письма в Outlook 2010 и 2013

Если вы хотите сохранить одно письмо в Outlook 2010 или 2013, то вам достаточно выполнить следующие действия:

  1. Откройте вкладку «Файл».Разворачиваем меню «Файл»
  2. Выберите подраздел «Сохранить как».Выбираем подраздел «Сохранить как»
  3. Укажите название, формат и расположение сохраняемого файла. Нажмите «OK». Письмо будут сохранено в указанном вами формате, теперь с ним можно делать всё то же, что и с любым другим файлом: переносить, копировать, удалять, переименовывать и т. д. Перенеся этот файл на другой компьютер, вы сможете открыть его с помощью Outlook. Указываем формат, в котором будет сохранено письмо

Где Outlook хранит письма

По умолчанию программа сохраняет все письма через каждый определённый промежуток времени в отдельный файл outlook.pst автоматически. Располагается этот файл в папке Основной_диск:Documents and Settingsназвание_учетной_записиLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook.

Вы можете скопировать и использовать для своих целей этот архив, но учтите, что последние поступившие на почту письма могли не успеть попасть в него. Поэтому лучше воспользоваться ручным экспортом или архивированием, чтобы быть уверенным в том, что все письма окажутся в файле.

Файл Outlook.pst, в котором находятся все письма

Как заархивировать письма

Архивация в Outlook — это функция, перемещающая некоторые письма в отдельный сжимаемый архив для уменьшения объёма памяти, занимаемой ими на жёстком диске.

В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создаётся копия элементов Outlook, архивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST-файл).

Доступ к архивированным элементам можно получить в любой момент, открыв этот файл.

Автоматическая архивация

По умолчанию функция активирована и выполняет свои обязанности через 2, 3 или 6 месяцев в зависимости от типа писем. Подробнее об этом смотрите в таблице ниже.

Таблица: срок хранения различных данных в Outlook

Папка
Период устаревания
«Входящие» и «Черновики» 6 месяцев
«Отправленные» и «Удалённые» 2 месяца
«Исходящие» 3 месяца
«Календарь» 6 месяцев
«Задачи» 6 месяцев
«Заметки» 6 месяцев
«Дневник» 6 месяцев

После первого сеанса автоматической архивации программа создаёт файл и отдельную папку для него. В будущем вы сможете самостоятельно добавить письма к архиву или изъять их из него. Архив, созданный средствами Outlook, по умолчанию расположен в разделе Основной_диск:UserНазвание_учетной_записиDocumentsOutlook Filesarchive. pst.

Чтобы настроить параметры автоматической архивации под себя, выполните следующие действия:

  1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подпункту «Параметры».Переходим к подпункту «Параметры»
  2. Перейдите к дополнительным параметрам программы, щёлкнув на пункт «Дополнительно».Открываем дополнительные параметры
  3. Кликните по кнопке «Настройка автоархивации».Нажимаем кнопку «Настройка автоархивации»
  4. Укажите, как часто нужно проводить проверку на наличие устаревших элементов и что с ними нужно делать: архивировать или удалять. Также здесь можно изменить путь к папке, в которой будет храниться создаваемый архив.Настраиваем параметры автоархивации
  5. Если вы хотите отключить автоархивацию, то снимите галочку напротив параметров промежутка выполнения автоархивации.Снимаем галочку с активации автоархивации

Ручная архивация

При ручной архивации папка «Архив» создастся автоматически, если она не была создана ранее при автоматической архивации.

  1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подпункту «Сведения».Выбираем раздел «Сведения»
  2. Разверните кнопку «Средства очистки» и выберите функцию «Архивировать», если вы пользуетесь Outlook 2013.Выбираем функцию «Архивация»
  3. Или функцию «Удалять старые элементы», если вы пользуетесь Outlook 2016.Выбираем пункт «Удалять старые элементы»
  4. Выберите один из типов архивации: согласно параметрам автоматической архивации или ручную настройку. Установите все параметры архивации, выберите, какие папки стоит архивировать, и кликните по кнопке «ОК», чтобы завершить процесс.Указываем параметры ручной архивации

Видео: архивация в Outlook

Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst

Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:

  1. Находясь во вкладке «Главная», разверните кнопку «Создать элемент», перейдите к пункту «Другие элементы» и выберите функцию «Файл данных Outlook». Выбираем функцию «Файл данных Outlook»
  2. Укажите путь до файла с письмами.Указываем путь до файла в формате pst
  3. Дождитесь, пока программа распознает все письма. В панели быстрого перехода к папкам в Outlook появится новый раздел, названный «Архив» или именем загруженного файла, в нём вы найдёте все письма.Добавлен раздел, в котором находятся загруженные письма

Видео: перенос базы Microsoft Outlook 2010

Экспорт писем

Экспорт позволяет сохранить как письма, так и остальные элементы, находящиеся в Outlook, в отдельный несжатый файл в формате pst. Полученный файл можно использовать так же, как архив, но при этом его не нужно будет разархивировать.

  1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подразделу «Открыть».Открываем раздел «Открыть»
  2. Выберите функцию «Импорт» или «Импорт и экспорт», зависимо от версии программы.Нажимаем кнопку «Импорт»
  3. Отметьте вариант «Экспорт файлов».Выбираем действие «Экспорт файлов»
  4. Укажите, что хотите создать файл в формате pst. Указываем формат pst
  5. Выберите отдельные папки, подлежащие экспорту, или отметьте самый верхний раздел и поставьте галочку напротив слов «Включить вложенные папки».Указываем, какие папки нужно экспортировать
  6. Укажите путь, по которому будет определено место для хранения файла с экспортируемыми письмами.Указываем, куда сохранить файл с экспортируемыми файлами
  7. Если хотите, то установите пароль на файл, но это необязательно.Устанавливаем пароль на файл
  8. В итоге вы получите файл, с помощью которого можно перенести письма на любой компьютер, имеющий программу Outlook.Экспортируемый файл получен

Как выделить письма

Для того чтобы отметить несколько писем сразу для дальнейшего удаления или перевода их в раздел «Прочитанные», зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и начните отмечать письма с помощью мышки, не отпуская клавишу.

Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.

Выделяем несколько писем сразу

Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.

Сохранение вложений из нескольких писем

Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:

  1. Выделите письма, вложения которых необходимо сохранить, разверните вкладку «Файл» и выберите функцию «Сохранить вложения».Нажимаем кнопку «Сохранить вложения»
  2. Развернётся окошко со списком найденных вложений. Отметьте те, которые хотите сохранить, и кликните по кнопке «ОК».Указываем, какие вложения нужно сохранить
  3. Укажите путь, по которому будут отправлены вложения из писем.Указываем, куда сохранить вложения

Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение

В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.

Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно

Если пришедшие вам на почту письма автоматически отмечаются как «Прочитанные», хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к параметрам программы.Заходим в параметры приложения
  2. Откройте дополнительные параметры программы, нажав на кнопку «Дополнительно».Переходим к дополнительным параметрам Outlook
  3. Кликните по кнопке «Область чтения». Уберите галочку с параметра «Отмечать как прочтённые при просмотре в области чтения» и сохраните внесённые изменения.Отключаем функцию «Отмечать как прочтённые при просмотре в области чтения»

Не отображаются старые письма

Письма, прочитанные некоторое время назад, могут перестать отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:

  1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к настройкам учётной записи.Переходим к настройке учетных записей
  2. Во вкладке «Электронная почта» кликните по кнопке «Изменить».Кликаем по кнопке «Изменить»
  3. В блоке «Параметры автономного режима» перетащите ползунок так, как вам нужно. Если перетащить его до правого конца, то письма будут отображаться всегда, независимо от того, как давно они были получены и прочитаны.Перегоняем ползунок

Письма из Outlook можно экспортировать или архивировать, чтобы получить файл, который можно перенести на другой компьютер или передать кому-либо. Из созданного файла можно будет получить данные с помощью любой версии Outlook, используя импорт или создание элемента.

  • Денис Долгополов
  • Распечатать

Источник: https://skesov.ru/kak-sohranit-pismo-iz-outlook/

Как сохранить письма из Outlook: архивация, импорт, экспорт и другие полезные действия

При переустановке операционной системы или смене компьютера вам наверняка не захочется терять сообщения вашего почтового клиента. В принципе, они и так не должны никуда пропадать, но случаи бывают разные. Даже если вы не планируете никаких действий с вашим компьютером, лучше подстраховаться и создать резервную копию всех своих писем.

Как сохранить письма в Outlook

Сохранить вашу почту из Outlook можно двумя способами: сохранение определённого письма и полный экспорт всех писем и пользовательской информации.

При использовании любого способа вместе с письмом сохраняются и его вложения, но сохранить только вложения невозможно без написания индивидуального скрипта.

Сохранение определённых писем

Выборочное сохранение почты — это именно тот способ, который обычно понимают под сохранением письма. Он предназначен для сохранения определённых писем, но ничто не запрещает таким образом сохранять всю свою почту.

  1. Выделите нужное вам письмо (нажмите левой кнопкой мыши, как при открытии) и перейдите во вкладку «Файл».

    Выделите нужное вам письмо и перейдите во вкладку «Файл»

  2. Нажмите «Сохранить как».

    Во вкладке «Файл» нажмите «Сохранить как»

  3. Откроется стандартное окно сохранения документа. Сохраните письмо в нужное вам место.

    Выберите папку и сохраните письмо в нужное место

Если выделить несколько писем и перейти к сохранению, сохранятся все выделенные. Есть два варианта это сделать:

  • чтобы выделить несколько определённых писем, нажимайте на каждое из них с зажатой клавишей Ctrl;
  • выделить все письма в группе можно с помощью сочетания клавиш Ctrl+A (предварительно нажмите на одно из писем, чтобы команда общего выделения применилась именно к панели с письмами).

Экспорт (сохранение) всех писем в pst-файл

Этот способ подразумевает создание pst-файла, в который войдут все письма и их вложения.

  1. Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт». В Outlook 2010 путь к этому окну будет другим: «Файл» — «Параметры» — «Дополнительно» — «Экспортировать».

    Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт»

  2. Выберите «Экспорт в файл».

    Выберите в открывшемся окне «Экспорт в файл» и нажмите «Далее»

  3. Выберите «Файл данных Outlook».

    Выберите «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»

  4. Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки». Экспорт с нескольких ящиков за один раз невозможен.

    Выберите ваш почтовый ящик и отметьте «Включить вложенные папки»

  5. Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово».

    Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово»

  6. В следующем окне вам предложат поставить пароль на создаваемый файл. Просто нажмите OK.

    Нажмите OK, если не хотите каждый раз вводить пароль, чтобы получить доступ к сохранённой почте

Где Outlook хранит письма

У Outlook существует собственный pst-файл, в который сохраняется вся ваша почта. Этот файл аналогичен тому, создание которого описывалось выше. Он может быть расположен в разных местах.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2016 и 2013:

  • диск:Пользователи\AppDataLocalMicrosoftOutlook;
  • диск:Пользователи\RoamingLocalMicrosoftOutlook;
  • диск:Users\DocumentsФайлы Outlook;
  • диск:Пользователи\Мои документыФайлы Outlook;
  • диск:Documents and Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2010 и 2007:

  • диск:Пользователи\AppDataLocalMicrosoftOutlook;
  • диск:Пользователи\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook.

Видео: экспорт и импорт данных Outlook

Как восстановить письма

Под восстановлением многие понимают два совершенно разных действия: импорт из pst-файла и восстановление удалённого сообщения. Мы опишем оба эти действия.

Импорт (восстановление) писем из pst-файла

Этот способ подразумевает наличие у вас pst-файла. Как его создать, описано выше.

  1. Откройте окно «Импорт и экспорт», как при экспортировании, и выберите «Импорт из другой программы или файла».

    Выберите «Импорт из другой программы или файла» в открывшемся окне

  2. Выберите «Файл данных Outlook».

    Выберите из списка «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»

  3. Укажите путь к файлу. Если возможно совпадение имеющихся в Oulook писем с сообщениями из pst-файла, обратите внимание на настройки и выберите нужную.

    Укажите путь к файлус помощью кнопки «Обзор…» и нажмите «Далее»

  4. Выберите весь «Файл данных Outlook», выберите аккаунт, в который хотите экспортировать письма, и нажмите «Готово».

    Выберите весь «Файл данных Outlook», выберите аккаунт, в который хотите экспортировать письма, и нажмите «Готово»

Видео: импорт данных в Microsoft Outlook 2010 из файла pst

Восстановление удалённых писем

Если вы почистили внутреннюю корзину Outlook, восстановить письмо уже не получится.

  1. В панели папок откройте «Удалённые». Что увидеть эту панель в Outlook 2016 и 2013, нажмите «Все папки» или стрелочку разворота в левой части окна.

    Откройте «Удалённые» в панели папок

  2. Нажмите на нужном письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить», а затем первый предложенный вариант (это будет папка, из которой письмо удалилось).

    Нажмите на нужном письме правой кнопкой мыши, выберите «Переместить», а затем первый предложенный вариант

  3. Если у вас Outlook 2010 или 2007, такого варианта не будет. Выберите «Другая папка» и укажите путь самостоятельно.

    Выберите «Другая папка» и укажите путь самостоятельно

Ранее упоминалось про основной pst-файл Outlook. Со временем в нём скапливается всё больше писем и вложений, в соответствии с чем растёт и его размер. Чтобы освободить часть пространства на вашем жёстком диске, вы можете включить архивацию.

Архивация писем в Outlook не делится на автоматическую и ручную.

Архивация подразумевает превращение одной или нескольких папок с письмами (внутри pst-файла) в архив. Сами папки для вас никак не изменятся, но всё, что там находится сейчас и попадёт в дальнейшем, будет сжиматься.

  1. Перейдите во вкладку «Файл». В разделе «Сведения» нажмите на «Средства очистки» и выберите «Архивировать…».

    В разделе «Сведения» нажмите на «Средства очистки» и выберите «Архивировать…»

  2. Отметьте «Архивировать все…» или выберите папки для сжатия. Вы также можете заархивировать уже экспортированный pst-файл (по умолчанию будет указан путь к основному). После этого нажмите OK.

    Отметьте «Архивировать все…» или выберите папки для сжатия, после нажмите OK

Возможные проблемы с письмами

Как и во всех продуктах пакета Microsoft Office, в работе Otlook иногда встречаются проблемы, но все они решаются очень просто. Причины чаще всего заключаются в неправильных настройках самого почтового клиента.

Outlook отмечает письмо как прочитанное

  1. Если письмо отмечается как прочитанное независимо от того, читали вы его или нет, перейдите во вкладку «Файл» и откройте «Параметры».

    Перейдите во вкладку «Файл» и откройте «Параметры»

  2. Перейдите в раздел «Почта» и откройте «Область чтения…».

    Перейдите в раздел «Почта» и откройте «Область чтения…»

  3. Снимите галочку с первого пункта, который называется «Отмечать как прочтённое при просмотре в области чтения» и нажмите OK.

    Снимите галочку с первого пункта и нажмите OK

Outlook не помечает прочитанные письма

Если прочитанные письма не помечаются — как и в случае с предыдущей проблемой, — нужно зайти в настройки области чтения. Отметьте галочкой пункт «Отмечать как прочтённое при выборе другого сообщения» и нажмите OK.

Отметьте галочкой второй пункт и нажмите OK

Видео: параметры почты в Microsoft Outlook

Outlook не грузит старые письма

  1. Если старые сообщения не высвечиваются, перейдите во вкладку «Файл» и в разделе «Сведения» откройте «Настройка учётных записей…».

    Перейдите во вкладку «Файл» и в разделе «Сведенья» откройте «Настройка учётных записей…»

  2. Дважды кликните левой кнопкой мыши по вашему почтовому ящику.

    Дважды кликните левой кнопкой мыши по вашему почтовому ящику

  3. Перетащите ползунок до упора вправо и нажмите «Далее».

    Перетащите ползунок до упора вправо и нажмите далее

  4. В последующих окнах ничего не меняйте. После этого перезапустите Outlook.

Создание бэкапов — или сохранения информации на дополнительный носитель — дело полезное. Почта теряется довольно редко, но лучше всё же иметь страховку, особенно если в сообщениях присутствуют важные данные. Старайтесь периодически сохранять файл с письмами, даже если не планируете никаких изменений.

  • Николай Багромян
  • Распечатать

Источник: https://kompkimi.ru/intrenetseti/kak-sohranit-pismo-iz-outlook

Заметки Админа

Всем привет ранее я упоминал своей статье о том как восстановить архивную папку Outlook 2010 в интерфейсе программы. Сегодня будет инструкция о том как подключить архивный файл с расширением pst, это файл данных как раз хранит в себе информацию о входящих или исходящих письмах в зависимости от того что сохраняли в этот файл. За долгое время работы почтовый ящик на компьютере увеличился до критического объема, также сложилась такая ситуация что архив писем тоже превысил допустимый размер в следствие чего было принято решение создать новый архивный файл с расширением pst но уже с под другим названием. Но как сделать чтобы два архива (файлы данных с расширением pst) были в программе и можно было читать архивные письма из нескольких архивов.


Пишем новое имя файла – произвольно, у меня это archive22.pst, также я установил архивацию элементов до определенной даты – Понедельник 29 февраля 2016 года – все письма которые были созданы до этой даты – будут помещены в архив.

Теперь чтобы подключить два архивных файла в программе Outlook переходим в пункт Файл – вкладка Открыть и экспортировать – Открыть файл данных Outlook (.pst) При выборе данного пункта появляется диалоговое окно с выбором подключаемого файла, допустим вновь созданный архивный файл называется archive22.pst, а старый backup.pst – значит нам необходимо выбрать backup.pst чтобы хранящиеся в этом файле данных письма, были загружены в программу. После выбора файла почтовой программе Outlook требуется некоторое время для того чтобы подгрузить все файлы из архива. В итоге мы получаем слева в навигационной панели две архивные папки:Это Архивные папки – вновь созданный архив (Archive22.pst), Архивы (backup.pst)



Разбив архивы на несколько файлов мы добились сокращения основной базы писем, а также разбили архив на несколько файлов. Создали каталог по годам хранения писем. И избавились от долгой загрузки программы при её запуске.

В любой непонятной ситуации с операционной системой Windows – самый легкий способ это переустановка операционной системы. Однако если у Вас мало опыта или Вы вообще никогда не переустанавливали подобные программы, то лучше обратиться к профессионалам.

Это сократит время по восстановлению работоспособности компьютера и сэкономит ваши нервы и финансы, в каждом городе есть сервисные центры занимающиеся данными услугами не первый год, например установка Windows в Житомире выполняется в кратчайшие сроки, быстро, качественно, а самое главное надежно и профессионально.

Источник: http://zametki-admina.ru/outlook-2013-podklyuchenie-arhiva-pisem-fayl-pst.html

Настройка архивации outlook за минуту

Добрый день уважаемые читатели и гости блога, продолжаем наше изучение почтовых программ. На своей практике я их видел огромное количество, и могу точно сказать, что лучшим толстым клиентом (это тот, что установлен у вас локально на компьютере) является microsoft outlook, да да именно он, так как кроме него с большим количеством писем, никто стабильно работать не может, так что не пишите мне тандерберд. В прошлый раз мы с вами решили проблему с нерабочим поиском, сегодня же раздерем как в outlook настроить архивацию, поехали.

Архивация outlook, для чего это нужно

Прежде, чем мы разберем сам процесс архивация, я бы хотел вас с ним поближе познакомить. Основным назначением данной функции является отделение старых писем от основного профиля почты (файл ost или pst), так как он имеет ограничения на размер и перенос их в отдельный файл-архив.

Как настроить архивацию outlook

  • Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2016, но все действия будут в полной мере применимы и для других версий. Открываем программу и переходим в пункт «Файл»
  • Переходим в параметры
  • Далее в открывшемся окне вы находите вкладку «Дополнительно», на ней будет кнопка «Настройка архивации»
  • Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:
  • Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
  • Архивировать или удалять старые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
  • Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с основным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите соответствующую опцию.

Если зайти в инструменты аутлука в «Параметры почтового ящика», то там вы сможете обнаружить два интересных пункта:

  • Очистить почтовый ящик
  • Удалять старые элементы
  1. Выбрав пункт «Очистить почтовый ящик» вам будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.
  2. Если выбрать пункт «Удалять старые элементы», то вы сможете выбрать дату на момент которой сможете запустить процесс архивации папки или папок.
  3. Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

Источник: http://pyatilistnik.org/configuring-outlook-archiving/

Как найти письмо в Архиве Outlook

Всем привет,  бывает так, что нужно найти старые письма,  ну очень старые письма которым уже несколько лет (это конечно если в одной и той же организации работаете уже ни один год и вам вдруг понадобилось найти служебную записку или важное письмо которое вы писали ещё например в 2014 году)

Сегодня решил написать о том где и как найти письма в архиве Outlook. В статье подробно описано как выполнить поиск и что делать если возникают проблемы при поиске.

Как правило по умолчанию в Outlook старые и просроченные письма периодически удаляются из папок в ходе автоматической архивации.

Это увеличивает  место в почтовом ящике или на почтовом сервере.

Автоматическую архивацию можно настроить на перемещение или копирование старых писем в специальную архивную папку или на автоматическое удаление писем. Если архивированные письма не удаляются, их можно найти в архивной папке.

Извлечение архивированных писем

  • В классической версии Outlook (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010) щелкните Главная > Создать элемент > Другие элементы > Файл данных Outlook.

Выберите файл архива (или имя, указанное для файла архива).Разверните файл архива в области навигации Outlook, чтобы просмотреть вложенные папки. Чтобы просмотреть содержимое вложенной папки, щелкните ее.

  • Чтобы найти определенное сообщение, используйте быстрый поиск в Outlook или поиск Windows.
  • Если вы хотите импортировать архивированные элементы обратно в папку «Входящие», следуйте инструкциям по импорту PST-файла. Файл, который нужно импортировать, называется archive, и его следует импортировать в текущую учетную запись электронной почты.

В архиве нет сообщений?

ПРИМЕЧАНИЕ :  Архивный файл данных Outlook (PST-файл) содержит ту же структуру папок, что и исходный файл. Если папка пуста, это означает, что письма в ней еще не архивировались.

Если вы выполнили инструкции выше по извлечению архивной электронной почты, но по-прежнему не видите сообщения, проверьте параметры автоматической архивации электронной почты.

В классической версии Outlook (Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010) выберите Файл.Выберите Дополнительно > Настройка автоархивации.ПРИМЕЧАНИЕ : Если параметр автоархивирования не отображается, оно не включено для вашей организации.Обратите внимание на частоту архивации вашей почты и очищается ли файл архива спустя определенный срок. Обеспечивают ли эти параметры правильную архивацию электронной почты?

  • Параметр Перемещать старые элементы в папкуопределяет место архивации электронной почты.
  • Куда архивируются сообщения электронной почты?
  • Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010: новые архивные файлы сохраняются в следующих папках:
  • Windows Vista, Windows 7, 8 и 10   диск: DocumentsOutlook Filesarchive.pst Usersпользователя
  • Windows XP   : Диск:Documents and Settingsимя_пользователяLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst
  • Более ранние версии Outlook: архивный файл сохраняется в следующих папках:
  • Windows 7 и Windows Vista   :Диск:Usersимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst
  • Windows XP   : Диск:Documents and Settingsимя_пользователяLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst
  • Источник prodma.ru

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/59b132bc50c9e5772776835d/59c12e301410c3a687919d0c

Outlook не архивирует почту, Исправление ошибки 3 способа

Outlook не архивирует почту

Если Outlook перестал делать архивацию, проделайте данные действия. Это должно помочь.

Outlook 2010 не архивирует почту

Для Outlook 2010 параметр реестра Archiveignorelastmodifieddime был введен с пакетом исправлений Microsoft Outlook 2010 от 26 апреля 2011 г. (KB2516474).

2516474 описание пакета исправлений Outlook 2010 (outlook-x-none): 26 апреля 2011 г
Чтобы создать значение реестра Archiveignorelastmodifieddime, выполните следующие действия:

Нажмите кнопку Пуск, выберите пункт Выполнить, введите команду regedit в поле Открыть и нажмите кнопку ОК .

Найдите и щелкните следующий подраздел реестра: 
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences

В меню Правка выберите команду Создать, щелкните значение DWORD, введите Archiveignorelastmodifieddime и нажмите клавишу Ввод.

Щелкните правой кнопкой мыши Archiveignorelastmodifieddime и выберите команду Изменить

В поле Значение введите 1 и нажмите кнопку ОК

Закройте Редактор Реестра.

 

Для Outlook 2013

Чтобы создать значение реестра Archiveignorelastmodifieddime, выполните следующие действия:

Нажмите кнопку Пуск, выберите пункт Выполнить, введите команду regedit в поле Открыть и нажмите кнопку ОК .

Найдите и щелкните следующий подраздел реестра: 
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences

В меню Правка выберите команду Создать, щелкните значение DWORD, введите Archiveignorelastmodifieddime и нажмите клавишу Ввод.

Щелкните правой кнопкой мыши Archiveignorelastmodifieddime и выберите команду Изменить .

В поле Значение введите 1 и нажмите кнопку ОК .

Если все равно Outlook не архивирует

Сергей написал в комментарии следующее:

Кстати есть еще вариант. Когда Outlook не архивирует почту, требуется сделать очень простую вещь.
Заходим в панель управления и почта, профили. Удаляем профиль и заново настраиваем OUTLOOK. 100 процентов после этого Outlook начнет архивировать все ваши письма.

Не могу с ним не согласиться, Так как он прав? Если снести профиль и заново его создать, тогда архивация почты будет работать!!!

Так же еще материалы про теме Outlook:

 

Управление файлами PST в Microsoft Outlook | Windows IT Pro/RE

В случае когда Microsoft Outlook получает электронную почту не через Exchange Server, данные почтовых ящиков хранятся в файлах персональных папок (PST). Кроме того, если используются профили Exchange и задан режим кэширования Exchange (в прошлом известный как автономный режим), на клиенте сохраняются файлы OST. Файл OST представляет собой вспомогательную копию конкретного почтового ящика Exchange, но в остальном имеет такие же свойства, как файл PST. Ранее мы уже рассматривали некоторые проблемы и решения, связанные с управлением файлами PST для пользователей. Большинство этих проблем остаются актуальными и сейчас, но к ним добавился ряд новых заслуживающих внимания вопросов. .

Эволюция персональных папок

За годы своего существования файлы PST прошли трудный путь развития. Ограничения старых файлов PST были причиной досадных неудобств для пользователей. Первоначально файлы PST были ограничены 16 384 папками и 16 384 элементами в каждой из них. В Outlook 98 появился параметр Allow upgrade to larger tables, с помощью которого вносились необратимые изменения в заголовки файла PST, а максимальное количество элементов в папке увеличивалось до 65 536.

Новшеством Outlook 2003 стала возможность использовать новый формат PST на основе Юникода. Юникод, как видно из названия, — единый кодовый набор, в котором уникальные номера присвоены каждой букве или символу любого языка. Таким образом расширилась поддержка иностранных языков, в том числе скандинавских. Самая заметная особенность файлов PST на основе Юникода по сравнению с их ANSI-предшественниками заключается в устранении ограничения в 2 Гбайт на размер файла, которое будет рассмотрено ниже. На экране 1 показан вариант создания унаследованного файла PST ANSI или нового файла PST на основе Юникода в Outlook 2003 на платформе Windows XP.

 

Экран 1. Выбор формата файла PST между ANSI и Unicode

В Outlook 2003 внесено много улучшений для файлов PST, затрагивающих как формат ANSI, так и новый формат Юникод. Используются множественные индексы и кэши большего размера, расширен доступ к содержимому из кэша, в том числе для сортировки. Еще одно преимущество файлов PST на основе Юникода — увеличен буфер сортировки, в результате чего повышается производительность и восстанавливаемость индексов. В Outlook 2003 и более новых версиях уменьшается фрагментация на уровне файлов благодаря увеличению размера файла PST удобными блоками по 2 Мбайт после превышения порога в 20 Мбайт. Если размер файла PST меньше 20 Мбайт, то употребляются блоки по 256 Кбайт. Благодаря своевременному и минимально достаточному выделению более эффективно используется пространство на диске. Усовершенствованное управление индексами таблиц позволяет освободить ресурсы. Например, Outlook более не хранит индексы для небольших таблиц, если их легко воссоздать по запросу. Файлы PST, созданные в Outlook 2003 и более новых версиях, повторно используют идентификаторы элементов, что позволило устранить ранее существовавшее ограничение в 128 млн элементов. Однако файл PST по-прежнему может содержать не более 128 млн элементов одновременно. Надеемся, этот предел не станет помехой в работе.

Наряду с полной поддержкой Юникода, преимущество новых файлов PST состоит в устранении неудобного ограничения в 2 Гбайт, свойственного старым файлам PST. Можно представить досаду пользователя, который наталкивается на порог в 2 Гбайт без предупреждения и без приемлемых вариантов дальнейших действий. При попытке доступа к файлу PST ANSI, достигшему размера 2 Гбайт, Outlook выдает сообщение об ошибке: Errors have been detected in this file. Quit all mail-enabled applications, then use the Inbox Repair Tool. Ошибку не удается устранить с помощью инструмента Inbox Repair Tool (scanpst.exe). Как отмечается в статье Microsoft «Oversized PST and OST crop tool» (support.microsoft.com/kb/296088), файл хранения данных достиг предела в 2 Гбайт и должен быть обрезан. В статье содержится ссылка на центр загрузок Microsoft, из которого можно скачать утилиту Pst2gb (pst2gb.exe). В сущности, программа Pst2gb обрезает файл PST до приемлемого размера без учета мнения пользователя о данных, которые безжалостно удаляются. Новый предел, 33 Тбайт, скорее теоретический, чем практический. Вряд ли утилита Pst33tb.exe потребуется кому-нибудь в скором времени. Поскольку в файлах PST на основе Юникода также устранен порог в 65 536 элементов в одной папке, ограничения на число элементов в папке не существует, за исключением 128 млн элементов во всем файле PST, как отмечалось выше.

Преобразование в Юникод

Новые преимущества файлов PST на основе Юникода автоматически реализуются при создании файлов в Outlook 2007 или Outlook 2003. Но существующие файлы PST в формате ANSI представляют административную проблему, если возникает необходимость преобразовать их в новый PST-формат Юникод. Преобразовать унаследованные файлы PST в Юникод можно несколькими способами.

Нельзя обновить файлы PST «по месту», но есть несколько способов вручную переместить содержимое из файлов PST ANSI в новые файлы PST на основе Юникода. Во-первых, при создании нового профиля без указания на конкретный файл PST, Outlook создает новый файл PST на основе Юникода в каталоге по умолчанию. На данном этапе можно задействовать команду Import из меню File и выбрать файл PST ANSI или открыть файл PST ANSI из Outlook и вручную переместить данные в новый файл PST. При использовании команды Import метка времени на данных заменяется на дату и время импорта, а при ручном перемещении содержимого между файлами PST первоначальная метка времени сохраняется. Во-вторых, для перемещения данных можно использовать функцию архивации Outlook. Создайте новый файл PST на основе Юникода (меню File, New, Outlook Data File), затем выберите File, Archive и укажите новый файл PST в формате Юникод как место назначения архивации. Когда данные архивированы, выберите новый архивный файл PST на основе Юникода как место назначения для новых данных профиля.

Эту задачу можно выполнить и с помощью сторонних приложений. Например, программа Upstart (www.maclean.com/upstart/index.html) Питера Маклина обеспечивает перенос содержимого из набора файлов PST в одном месте в новые файлы PST на основе Юникода, сохраняя оригиналы в неприкосновенности. Это решение особенно удобно для миграции PST-данных на предприятии, когда нужно преобразовать в формат Юникод много файлов PST. Оно поможет сэкономить много времени по сравнению с переносом большого числа файлов вручную.

Какой бы метод ни использовался, следует сохранить архивную копию исходных файлов PST перед перемещением данных. Преобразование файлов PST в формат Юникод — необратимый процесс, и версии, предшествующие Outlook 2003, не смогут обращаться к данным. При попытке открыть файлы PST в формате Юникод в Outlook 2002 или программе более ранней версии будет выдана ошибка: This.pst file is not compatible with this version of the Personal Folders information service. Contact your Administrator.

Действительно ли так плохи файлы PST?

Среди администраторов Exchange бытует мнение, что файлы PST «плохие». Многие полагают, что по ряду причин файл PST — не лучший выбор основного хранилища для данных почтового ящика. Причины называют следующие.

  • В статье Microsoft «Personal folder files are unsupported over a LAN or over a WAN link» (support.microsoft.com/kb/297019/en-us) отмечается, что доступ к файлу PST через сеть не поддерживается.
  • Файлы PST необходимо хранить локально на рабочих станциях пользователей, что затрудняет архивирование и восстановление.
  • Файлы PST занимают больше места на жестком диске, чем соответствующие данные на сервере Exchange.
  • У файлов PST нет механизма для поддержки хранилища единственных копий (Single Instance Storage — SIS).
  • К данным, сохраненным в файле PST, нельзя обращаться одновременно из другого источника, например другой рабочей станции или Outlook Web Access (OWA).
  • Файлы PST лишены надежной защиты. Например, пароли легко разгадать или удалить с помощью соответствующих инструментов.
  • Если пользователю нужна локальная копия почтового ящика, предпочтителен режим Exchange с кэшированием. В этом режиме создается вспомогательная копия почтового ящика с расширением .ost. Пользователь может работать с локальным экземпляром почтового ящика в случае обрыва связи между рабочей станцией и сервером Exchange. Файл OST синхронизирует почтовый ящик Exchange после восстановления соединения.

Тем не менее в некоторых ситуациях файлы PST в условиях предприятия полезны. Многие компании используют Outlook для доступа к средствам обработки сообщений, отличным от Exchange, и в большинстве из них используется интернет-протокол POP3 или IMAP4. Последний протокол выполняет синхронизацию с серверным почтовым ящиком, а первый можно оптимально настроить на сохранение копий сообщений на сервере, чтобы уменьшить зависимость от локального файла PST. Файлы PST удобны для организации недорогих архивов, но по законодательным нормам и для обнаружения данных компаниям необходимы централизованно управляемые архивы с возможностями поиска.

Управление местоположением папки по умолчанию

По умолчанию Outlook хранит файлы PST в папке, находящейся глубоко внутри иерархии папок профиля пользователя, обеспечивая элементарную безопасность при работе нескольких пользователей на одной рабочей станции. В Windows XP файлы находятся в каталоге \Documents and Settings\username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook, а в Vista — в \Users username\AppData\Local\Microsoft Outlook.

Если нежелательно, чтобы хранилище электронной почты находилось глубоко в пользовательском профиле или если применяется автоматизация в различных клиентских операционных системах, рекомендуется хранить файл PST в определенном месте (например, D:\email). В частности, можно упростить автоматическое архивирование электронной почты на рабочей станции. Указать местонахождение хранилища данных Outlook можно с помощью программы Office 2007 Customization Tool (OCT), которая назначает место хранения папки по умолчанию для новых файлов PST или OST в Outlook 2007. Предшественник этого инструмента, Custom Installation Wizard (CIW) for Outlook 2003, также пригоден для данной задачи в новых установках. На экране 2 показан вариант OCT. Соответствующий параметр находится в Features, Modify User Settings. Перейдите к Office Outlook 2007, Miscellaneous, PST Settings. При этом не перемещаются уже используемые файлы PST, но назначается место по умолчанию для вновь создаваемых файлов.

 

Экран 2. Стандартизация места расположения файла PST

Другая возможность изменить путь по умолчанию, который используется программой Outlook при создании нового файла PST, — подготовить запись в реестре специально для пользователя. Этот метод действует в Outlook 2007, 2003 и 2002. Откройте редактор реестра и перейдите в раздел HKEY_CURRENT_USER Software\Microsoft\Office\номер версии Outlook. Номер версии для Outlook 2007, 2003 и 2002–12.0, 11.0 и 10.0 соответственно. Добавьте новое строковое значение с именем ForcePSTPath, задающее полный путь. Файл реестра для этого элемента в Outlook 2007 будет иметь вид

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft Office\12.0\Outlook]
   "ForcePSTPath"="C:\\email"

При создании нового файла данных Outlook в указанном месте открывается папка, в которой можно сохранить новый файл PST пользователя. Это же местоположение используется и для новых файлов OST.

Задание максимального размера файлов PST и OST

Теоретический максимальный размер файлов PST на основе Юникода составляет 33 Тбайт, но по умолчанию их размер должен быть не более 20 Гбайт. Изменяя реестр, этот порог можно увеличить или уменьшить. Конечно, быстрота обработки объемных файлов PST снижается, даже 20 Гбайт многовато. Иногда администратору или пользователю требуется предотвратить неконтролируемый рост персональных папок на клиентской рабочей станции из-за требований к ресурсам при архивировании и восстановлении, в целях поддержания высокого уровня производительности или даже экономии пространства на диске. Рекомендуется размер примерно 10–12 Гбайт. Для этого можно изменить настройки пользователя в разделе HKEY_CURRENT_ USER\Software\Microsoft\Office\номер версии\Outlook\PST или параметр политики в HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies Microsoft\Office\номер версии\Outlook PST. Указывается номер версии Outlook (и Office).

Для каждого из этих разделов реестра можно создать четыре записи. Значения DWORD, которые управляют этим параметром для файлов PST на основе Юникода, — MaxLargeFileSize и WarnLargeFileSize. Последнее значение в действительности не предупреждает пользователя, но позволяет Outlook продолжить выполнение внутренних операций, одновременно предотвращая поступление или создание дополнительного контента. Размер файла PST все же может немного увеличиться из-за внутренних процессов при достижении значения WarnLargeFileSize.

Файлы PST ANSI располагают похожими параметрами управления, но с меньшими значениями. Для файлов PST ANSI по-прежнему действует ограничение в 2 Гбайт, поэтому элемент реестра указывается в байтах, а из имен параметров DWORD удалено слово Large. Если параметру MaxFileSize для файла PST ANSI присвоить значение сверх порога в 2 Гбайт, это значение игнорируется.

Настройки реестра для пользователя Outlook 2007 со значениями по умолчанию будут иметь вид

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\
Office\12.0\Outlook\PST]
"MaxLargeFileSize"=dword:00005000
"WarnLargeFileSize"=dword:00004c00
"MaxFileSize"=dword:7bb04400
"WarnFileSize"=dword:74404400

Приведенные выше значения DWORD представлены в шестнадцатеричном формате. Настройки реестра легко произвести через групповую политику, инструменты набора ресурсов Microsoft Office, сценарии регистрации или другое приложение дистанционного управления.

Запрет создания PST/OST

Иногда целесообразно запретить пользователям Exchange работать с файлами PST, например если применяется решение архивации на стороне сервера или доступ к рабочим станциям слишком слабо защищен; в таких случаях имеет смысл собрать весь контент в централизованном хранилище. И опять же, добиться такой конфигурации можно с помощью записи в реестре, с последующим ее распространением по компьютерам через групповую политику, сценарии регистрации, OCT для Outlook 2007 или CIW для новых установок Outlook 2003. Можно также выполнить настройку вручную с использованием редактора реестра.

Перейдите в раздел реестра HKEY_LOCAL_MACHINE SOFTWARE\Microsoft\Office\номер версии Outlook и создайте параметр DisablePST типа DWORD с десятичным значением 1 для активизации параметра. В результате из меню File, New в Outlook удаляется пункт Outlook Data File, а также пункт File, Archive. Запрещается создание файлов OST и архивных файлов PST, а также экспорт и импорт из других файлов PST.

Гибкость и стабильность

Новые файлы PST на основе Юникода обеспечивают более высокую гибкость и стабильность при управлении данными сообщений в Outlook. Различные компании предъявляют разные требования к хранению сообщений электронной почты, и управление PST может быть трудной задачей для администратора. Помните о возможностях управления местонахождением и размером файлов PST и даже о запрете на их использование.

Уильям Лефковиц ([email protected]) — технический директор Mojave Media Group, автор статей о технологиях систем сообщений и совместной работы. Имеет сертификат MCSE и звание Microsoft Exchange MVP

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Как архивировать электронные письма в Outlook Web Access - Вокруг-Дом

Если вы когда-либо хотели получить доступ к своей папке входящих сообщений Microsoft Outlook с любого компьютера, подключенного к Интернету, вам придется использовать Outlook Web Access. Outlook Web Access позволяет пользователям получать доступ к своему серверу Microsoft Exchange практически из любого веб-браузера, включая Internet Explorer, Safari и Firefox. Это особенно полезно для людей, которые путешествуют, или для тех, кому требуется доступ к своей учетной записи электронной почты Microsoft на компьютере Mac. Архивация электронной почты - это процесс сохранения старых писем для последующего использования. Это относительно простая задача для выполнения в Outlook Web Access.

Кредит: Medioimages / Фотодиск / Фотодиск / Getty Images

Шаг 1

Войдите в свою учетную запись Outlook Web Access, используя свое имя пользователя и пароль.

Шаг 2

Нажмите «Файл» в главном меню.

Шаг 3

Выберите «Архив».

Шаг 4

Выберите папку, которую вы хотите заархивировать. В большинстве случаев это будет входящие.

Шаг 5

Выберите дату, с которой вы хотите архивировать электронную почту. Лучше всего установить дату не менее чем через месяц от настоящего. Это автоматически заархивирует все электронные письма старше, чем выбранная вами дата.

Шаг 6

Выберите место, куда вы хотите архивировать файлы. Вы можете нажать кнопку «Обзор», чтобы выбрать папку в качестве места назначения архива.

Шаг 7

Нажмите «ОК». Все письма, полученные до выбранной вами даты, будут сохранены в вашем архиве.

Шаг 8

Выберите любые оставшиеся сообщения электронной почты, которые вы хотите заархивировать. Если вы хотите выбрать более одного сообщения, вы можете либо навести указатель мыши на несколько сообщений, либо нажать клавишу «Shift», щелкая несколько сообщений.

Шаг 9

Нажмите кнопку «Пометить / Архивировать» в верхней части папки «Входящие» под основной панелью инструментов Outlook Web Access. Это пометит сообщение или сообщения, которые будут отправлены в ваш почтовый архив.

Enterprise Vault™ Pуководство для пользователей Outlook (Полная функциональность)

Сведения о Enterprise Vault и почтовом ящике Outlook

Enterprise Vault автоматически перемещает сообщения электронной почты и вложения из папок почтового ящика Outlook в область интерактивного хранения, называемую хранилищем. Этот процесс называется архивированием. Enterprise Vault работает автоматически и обычно выполняет архивирование во время низкой загрузки.

Сообщения электронной почты, заархивированные в Enterprise Vault, останутся доступными в программе Outlook следующими способами:

  • Большинство администраторов настраивают Enterprise Vault так, чтобы в почтовом ящике присутствовал ярлык для каждого заархивированного сообщения электронной почты. Ярлык замещает сообщение электронной почты в папке почтового ящика и обеспечивает мгновенный доступ к заархивированной электронной почте. В списке элементов Outlook для ярлыка предусмотрен следующий специальный значок:

    Внешний вид и поведение ярлыка аналогично исходному сообщению электронной почты. Например, вы можете открыть сообщение электронной почты с помощью его ярлыка, переадресовать это сообщение и ответить на него, а также скопировать или переместить его в другую папку. Администратор может сконфигурировать Enterprise Vault так, чтобы срок действия ярлыков истекал через определенное время. Ярлык с истекшим сроком действия удаляется из почтового ящика, однако заархивированный элемент останется в вашем хранилище.

  • Если администратор включил этот режим, Outlook отображает хранилище на панели навигации как Virtual Vault.

Администратор может настроить программу Enterprise Vault так, что она будет архивировать элементы, отличные от сообщений электронной почты Outlook. В этом случае вы увидите заархивированные элементы календаря, задания или заметки Outlook в представлении соответствующей папки Virtual Vault.

Хотя архивирование выполняется автоматически, администратор может настроить программу Enterprise Vault так, чтобы можно было выбрать любое из следующих действий.

  • Сохранить элементы в хранилище вручную в любое время. При сохранении элемента Enterprise Vault добавляет его в ваше хранилище в виде заархивированного элемента. Enterprise Vault обращается с сохраненными вами элементами точно так же, как и с любым другим заархивированным элементом.

  • Восстановить заархивированные элементы, то есть переместить или скопировать заархивированные элементы обратно в почтовый ящик в их первоначальном формате. Нет необходимости восстанавливать заархивированные элементы для их переадресации, ответа на них или выполнения других действий.

  • Перенести PST-файлы в Enterprise Vault. Outlook автоматически создает PST-файлы для локального хранения данных электронной почты. Эти файлы часто отображаются в Outlook с пометкой "Личные папки". Как правило, Enterprise Vault не архивирует информацию, содержащуюся в PST-файлах на компьютере. Однако в зависимости от того, как настроен перенос PST-файлов, либо администратор может заархивировать эти элементы для вас, либо вы сами можете выбрать перенос PST-файлов в Enterprise Vault.

Если у вас есть доступ к нескольким учетным записям Microsoft Exchange, имейте в виду, что вы можете использовать действия Enterprise Vault только для элементов в основном почтовом ящике. Основным является первый почтовый ящик Exchange, добавленный в профиль Outlook.

Архив в Outlook 365 и Outlook 2016/2019 для Windows

Спасибо, что присоединились к нам! Через несколько секунд вы получите приветственное сообщение.

Кнопка «Архивировать» в Outlook 2016/2019 и Outlook 365 сильно отличается от предыдущих версий.

Архив - это просто еще одна папка среди многих в том же почтовом ящике и хранилище данных Outlook.

Это папка по умолчанию (которую нельзя изменить) для учетных записей Office 365, Outlook.com и Exchange.

Для других учетных записей (POP3, IMAP) вы можете создать папку архива (с любым именем) или использовать вместо нее существующую папку.

Папка нового архива

Эта папка архива нового стиля является частью вашего почтового ящика и сохраняется в файле PST / OST. В отличие от старого архива, в котором сообщения сохранялись отдельно.

Другими словами, в Архиве нет ничего особенного. Это просто еще одна папка Outlook.

Доступный для поиска - его можно искать отдельно или как часть «Текущего почтового ящика» или более широкого поиска.

Sync - Папка архива может быть синхронизирована (или нет) с другими устройствами и облачным хранилищем.

Нажатие кнопки Архив

При выборе сообщения и нажатии кнопки «Архив» сообщение перемещается в указанную папку «Архив».

Вот и все! Ни больше ни меньше. Это ничем не отличается от использования кнопки «Переместить» и выбора «Архивировать» из раскрывающегося списка (если вы уже делали это раньше).

Поскольку это простая команда «Переместить», вы можете добавлять объекты в папку «Архив» с помощью других функций Outlook:

Ярлык для архива

Одно из отличий - это ярлык.Сообщение в области чтения можно переместить в папку «Архив», нажав Backspace.

Это делает пару элегантных сочетаний клавиш для управления электронной почтой:

Backspace - перейти в папку архива

Удалить - перейти к удаленным

Автоархив живёт!

Для ясности, старый автоархив все еще находится в Outlook 365/2019, но он прячется.

Щелкните правой кнопкой мыши папку «Входящие», выберите «Свойства», затем «Автоархивирование».

Выберите автоматическое архивирование в соответствии с настройками по умолчанию из AutoArchive или пользовательскими настройками для этой папки «Входящие».

Однако, как мы уже говорили, автоархивирование не обязательно и даже не является хорошей идеей для современного Outlook. Больше не нужно перемещать старые сообщения, чтобы повысить производительность Outlook. Архивирование затрудняет поиск и управление вашим почтовым хранилищем.

Спасибо, что присоединились к нам! Через несколько секунд вы получите приветственное сообщение.

Как заархивировать сообщения IMAP в Outlook 2019

Если ваш почтовый ящик IMAP заполнен или приближается к пределу использования диска для вашей учетной записи, вам может потребоваться заархивировать сообщения, скопировав их в автономное место на вашем компьютере.Это позволит вам освободить место в почтовом ящике без постоянного удаления прошлых сообщений.

Следующее руководство должно объяснить, как создать расположение архива в Outlook 2019.

Обратите внимание: Этикетка и расположение некоторых параметров могут отличаться в зависимости от версии Outlook. Для более старых версий Outlook см. Наше руководство здесь.

Создание файла архивных данных в Outlook

Если у вас нет локальной папки или файла данных в Outlook для архивирования сообщений, вы можете выполнить следующие шаги, чтобы создать новый файл данных.

  1. Перейдите в меню Файл .
  2. Откройте меню Настройки учетной записи .
  3. Перейдите на вкладку в меню настроек учетной записи для файлов данных .
  4. Выберите Добавить , чтобы создать новый файл данных (файл .pst).
  5. Введите имя файла для файла данных и выберите местоположение, если необходимо, затем выберите Ok , чтобы создать новый файл данных.
  6. Закройте настройки учетной записи .
  7. Теперь вы должны увидеть, что новое расположение папки было добавлено на панели папок в Outlook.
  8. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок папки, чтобы добавить подпапки, в которые следует копировать почтовые элементы.

Ваш браузер не поддерживает теги видео.

Архивирование сообщений в Outlook

После создания места архива и файла данных вы можете копировать сообщения из своего почтового ящика IMAP в папки, созданные в этом файле данных, выделив сообщения, которые вы хотите заархивировать в своей учетной записи IMAP, и перетащив их в нужную папку под этими данными. файл.Затем сообщения будут перемещены в выбранное место и автоматически удалены из вашего почтового ящика IMAP на сервере LCN.

Ваш браузер не поддерживает теги видео.

Вы также можете использовать функции автоматического архивирования в Outlook, перейдя в меню Файл и выбрав Инструменты , затем выбрав Очистить старые элементы .

Выберите папку, которую вы хотите заархивировать, установите диапазон дат для архивирования сообщений и выберите расположение файла данных, в который должны быть перемещены заархивированные сообщения.Выберите Ok , чтобы автоматически архивировать сообщения для выбранной папки и диапазона дат.

Ваш браузер не поддерживает теги видео.

После того, как ваша учетная запись завершит синхронизацию в Outlook, вы можете проверить, обновилось ли использование диска для вашей учетной записи, войдя в веб-почту: https://webmail.lcn.com.

Вот и все! Теперь вы заархивировали сообщения с помощью Outlook 2019.

5 шагов к архивации электронных писем и расширению возможностей Outlook - технический блог


Вы когда-нибудь замечали, что ваша учетная запись Microsoft Outlook замедлилась до сканирования? Базовые функции электронной почты, такие как отправка и получение, выглядят немного забавно? Подумайте о том, чтобы проверить размер вашего почтового ящика.Вы можете быть шокированы, обнаружив, насколько он раздут.

Для большинства версий Outlook, щелкнув файл > Папка > Свойства > Хранилище - или щелкнув правой кнопкой мыши любую папку и выбрав Свойства - отобразится общий размер не только выбранной папки, но и также любых связанных вложенных папок.

Функция автоматического архивирования

Outlook настроена на автоматическое резервное копирование удаленных, отправленных и просроченных задач и элементов календаря.Но если вы получаете сотни сообщений в день и не удаляете их и не перемещаете из папки «Входящие», вы рискуете саботировать свою учетную запись. При превышении 2 ГБ памяти в переполненном почтовом ящике Outlook действительно начинает работать медленно.

Но решить эту проблему возможно. CMIT Solutions рекомендует вам или вашей команде ИТ-поддержки выполнить пять (5) шагов, описанных ниже, чтобы изменить настройки автоархива.

1. Создайте новую локальную папку или файл .pst (личные папки) для хранения заархивированной почты .Щелкните правой кнопкой мыши заголовок На моем компьютере внизу списка папок и выберите Новая папка . Назовите папку Архивная почта или как-нибудь еще, что легко узнать. В более старых версиях Outlook вы можете выбрать Файл> Архив и изменить дату в разделе Архивные элементы старше .

2. Создайте новое правило архивации . Щелкните Инструменты > Правила , выберите Exchange из раздела На моем компьютере и щелкните + в нижней части окна.Назовите правило значимым и узнаваемым, например «120 дней, автоархив».

3. Определите срок и место назначения для электронных писем, подлежащих архивированию. В разделе При поступлении нового сообщения меню измените Дата получения (мы предлагаем 120–180 дней), а затем измените Выполните следующие действия на определенное действие, например « Переместить сообщение + Архивная почта ». Установите флажок Включено и нажмите ОК .В более старых версиях Outlook при нажатии «Инструменты »> «Параметры»> «Другое»> «Автоархив » открывается аналогичный набор параметров.

4. Запустите новое правило для существующих папок электронной почты. Если вы установите новое правило, согласно которому все электронные письма старше шести месяцев будут архивироваться, не позволяйте устаревшим сообщениям, полученным до того, как это правило было введено в действие, продолжали засорять ваш почтовый ящик. Выберите предпочтительную почтовую папку, нажмите Сообщения > Правила > 180 дней, Автоархив и терпеливо подождите, пока ваша учетная запись электронной почты реорганизуется.Помните, что вам нужно будет выполнить эту функцию для каждой желаемой папки; кроме того, для архивации Outlook использует «дату последнего изменения», а не «дату получения».

5. Хотите получить доступ к своим архивным письмам? Просто - они ждут вас прямо в левом столбце папок - или под списком PST-файлов на вашем компьютере - со всеми другими вашими почтовыми папками. Ключ? Они больше не занимают место в вашем почтовом ящике.

Конечно, архивирование не может вылечить все болезни электронной почты.Если вы получаете доступ к своей почте через Outlook Web App, любые электронные письма, заархивированные на вашем локальном компьютере, не будут отображаться в Интернете - их архивирование означает, что они больше не размещаются на сервере Exchange. А файл .pst или заархивированная папка, хранящиеся на вашем локальном жестком диске, по-прежнему подвержены катастрофической потере данных, если для них не создана резервная копия в рамках вашего плана резервного копирования и аварийного восстановления (BDR).

Кроме того, помните, что Outlook не является настоящим решением для архивирования электронной почты - этот QuickTip просто поможет вам освободить место для хранения в программе, а НЕ обеспечить безопасность вашей электронной почты с помощью резервного копирования или поиска по многолетним накопленным сообщениям.

Чтобы узнать больше о том, как решения CMIT могут вернуть вашу учетную запись Outlook в боевое пространство и обеспечить беспрецедентную безопасность вашей электронной почты, следите за обновлениями во второй части нашего краткого руководства по архивации электронной почты, в которой подробно описаны преимущества CMIT RADAR (быстрое архивирование, обнаружение и восстановление) Следующая неделя.

Outlook: архивное письмо

Опубликовано автор: Кэт Армстронг 1 комментарий

В наши дни наши учетные записи электронной почты, как правило, переполнены - они полны вещей, которые нам не нужны или не нужны.Ящики для входящих сообщений могут быстро забиваться, вызывая головную боль при попытке найти что-то действительно важное. В наши дни я в основном использую свою учетную запись Gmail, но все еще использую свою учетную запись и программу Outlook. К нему привязан один из моих старых - и основных - адресов электронной почты, к которому добавлено множество деловых связей. Однако, поскольку учетная запись электронной почты настолько старая, вы можете представить себе, какое количество мусора я обычно туда попадаю.

Не так давно я в ужасе уставился на свой почтовый ящик и вскинул руки вверх.Я решил, что пора - * глоток * - очистить мой почтовый ящик Outlook, заархивировав часть хаоса.

Архивировать папки электронной почты в Outlook довольно просто. Надеюсь, вам понравится этот урок о том, как это делается.

Как вручную архивировать электронную почту в Outlook

Чтобы ваш почтовый ящик не переполнялся, вы можете быстро переместить старые и ненужные сообщения в архив. Это совершенно отдельный файл данных в Outlook. Затем вы можете получить к нему доступ снова из программы электронной почты в любое время, когда захотите.

Если вы все еще используете Microsoft Outlook 2013 , вам нужно будет нажать «Файл», , затем «Информация», и затем Инструменты очистки, . Наконец, выберите «Архив» .

Для тех из вас, кто использует Outlook 2016 или 2019 , нажмите «Файл» , затем «Информация» , затем «Инструменты» и, наконец, выберите «Очистить старые элементы» .

Во всплывающем окне нажмите «Архивировать эту папку и все подпапки», и затем выберите папку, которую вы готовы не видеть в течение некоторого времени.После этого найдите, где написано «Архивные элементы старше» , и введите дату.

Внизу окна нажмите «ОК» и готово! Те надоедливые полные папки, с которыми вы не хотите иметь дело, теперь пусты!


Как включить автоматическое архивирование электронной почты Outlook

При автоматическом архивировании вы можете решить, как часто инструмент архивирования будет запускаться сам, где вы хотите хранить файлы и даже как долго ваша любимая почтовая программа будет хранить электронные письма, прежде чем архивировать их для вас.Вот что вам нужно сделать, чтобы включить и настроить эту функцию:

Щелкните «Файл», , затем «Параметры», и затем «Дополнительно», .

Прокрутите вниз до «Автоархивирование», и выберите «Настройки автоархивации» .

Установите флажок «Запускать автоархивирование каждые n дней», поле , затем выберите, как часто вы хотите запускать этот инструмент.

Просмотрите все остальные варианты и выберите те, которые вам нужны, включая полное удаление электронных писем вместо того, чтобы отправлять их в папку архива, чтобы они томились навсегда.


Как отключить автоматическое архивирование в Outlook

Решили, что вы больше не хотите, чтобы Outlook автоматически архивировал определенные папки? Нужен контроль, чтобы выбирать, когда и как делать это самому? Очень просто! Просто отключите автоархивирование:

Еще раз нажмите кнопку «Файл», , выберите «Параметры», , затем «Дополнительно», . Найдите «Автоархивирование» и снова нажмите кнопку «Настройки».

Снимите флажок «Запускать автоархивирование каждые n дней» , и все готово!

У вас есть другие вопросы по Outlook, с которыми я могу вам помочь? Оставьте мне комментарий или отправьте нам электронное письмо, и я сделаю все возможное, чтобы помочь.

Удачной рассылки!

Лучший способ архивировать электронную почту Outlook

Когда Microsoft Outlook замедляет сканирование, многие люди в первую очередь думают о включении архивирования электронной почты для повышения производительности. Но как лучше всего заархивировать электронную почту Outlook?

Во-первых, давайте определимся, что такое архивирование электронной почты и почему это важно.

Архивирование электронной почты - это систематический подход к сохранению ваших электронных писем, чтобы их можно было найти и получить к ним доступ позже.Архивирование необходимо для соблюдения нормативных требований и защиты от судебных разбирательств, что особенно важно в отраслях с жестким регулированием.

И да, архивирование ДЕЙСТВИТЕЛЬНО решает проблему низкой производительности Outlook, но вы должны быть уверены, что делаете это правильно!

Прежде чем погрузиться в Outlook и начать дурачиться с функцией автоархивации Outlook, остерегайтесь того, что вы делаете, и вот почему:

  • Для начала вся ваша электронная почта будет заархивирована в папки на вашем ПК, что в конечном итоге снизит производительность самого ПК.
  • Архивировать электронную почту на локальном ПК рискованно. Что произойдет, если ваш компьютер будет потерян, украден или сломан? Вы потеряете все свои заархивированные данные.
  • Если в вашей отрасли необходимо соблюдать законы о соответствии электронной почты, вы нарушите их, если начнете хранить заархивированную электронную почту на локальном устройстве.

Существует гораздо лучший способ заархивировать электронную почту Outlook для Office 365, но прежде чем мы углубимся, давайте взглянем на настройки Outlook по умолчанию, которые, вероятно, у вас есть.

Функция автоархивации в Microsoft Outlook

В Outlook 2003 и Outlook 2007 несколько папок настроены по умолчанию для функции автоархивации. Вот список папок, для которых по умолчанию включено автоархивирование:

  • Папка Календарь (6 месяцев)
  • Папка "Задачи" (6 месяцев)
  • Папка журнала (6 месяцев)
  • Папка «Отправленные» (2 месяца)
  • Папка "Удаленные" (2 месяца)

По умолчанию функция автоархивации отключена в Outlook 2010 и более поздних версиях.Однако примите к сведению! Если не отключить функцию автоархивации в Outlook 2003 или Outlook 2007 и выполнить обновление до Outlook 2010 или более поздних версий, функция автоархивации останется включенной.

Лучший способ заархивировать электронную почту Outlook - Exchange Online!

Многие люди не понимают, что Microsoft предлагает неограниченный объем облачного архивного хранилища бесплатно, называемого Exchange Online Archiving.

Чтобы воспользоваться преимуществами этой функции, вам необходимо иметь соответствующий уровень подписки на Office 365, но после правильной настройки вы получите множество преимуществ.

Архивирование вашей электронной почты в безопасном облаке Microsoft - в отличие от засорения вашего ПК - определенно правильный путь, предлагающий лучшую безопасность, надежность и предлагающие политики хранения, которые могут снизить ответственность вашей компании.

Это очень просто для конечных пользователей, которые могут легко просматривать свои собственные архивы прямо из знакомого клиента Outlook, но, конечно, у них не будет возможности удалять или редактировать заархивированные электронные письма (что хорошо).

Обратите внимание, что решения по политике архивирования должны приниматься на корпоративном уровне.Это означает, что ваша ИТ-команда или ваша ИТ-консультантская компания должны нести ответственность за принятие этого решения, а также за управление и поддержку платформы.

Архивирование

Exchange Online - отличное решение для малых и средних компаний, где архивирование важно, но не требует дополнительных функций. Более крупным компаниям, которым требуется более подробный аудит, более детальные возможности обнаружения электронных данных или архивирование вложений, следует рассмотреть возможность использования более продвинутой сторонней платформы.

Разница между архивированием электронной почты иРезервное копирование электронной почты

Имейте в виду, что существует большая разница между архивированием электронной почты и резервным копированием электронной почты.

Архивирование электронной почты - отличный способ уменьшить размер вашего почтового ящика за счет архивирования исторической электронной почты. Что еще более важно, он обеспечивает быстрый доступ к деловой информации (файлы электронной почты, вложения, календари и задачи), что особенно важно для регулируемых отраслей. Записи электронной почты будут защищены от несанкционированного доступа, будут доступны для поиска и поиска в случае аудита, запроса отдела кадров или судебного процесса.

Но это сильно отличается от резервного копирования электронной почты.

По сути, резервное копирование электронной почты облегчает быстрое восстановление файлов электронной почты, которые недоступны из-за неожиданной потери данных. Потеря данных может произойти в результате случайного удаления важных файлов электронной почты, атаки программы-вымогателя или потери доступа к электронной почте из-за несчастного случая, кражи или саботажа.

Рассмотрим сценарий, когда сотрудник случайно удаляет электронное письмо из своего Outlook, а затем звонит в ИТ-отдел, чтобы получить его. Это будет невозможно, потому что в архив он так и не попал.Его больше нет.

Вы также можете столкнуться с неудачным сценарием недовольного сотрудника, который на выходе удаляет последние электронные письма, содержащие ценные данные. Опять же, это невозможно восстановить.

Наличие правильного решения для резервного копирования электронной почты может защитить вас от случайного или злонамеренного удаления, катастрофы сервера, повреждения почтового ящика и многого другого. Это определенно то, что должна учитывать каждая организация, поскольку мы все больше и больше полагаемся на данные, которые часто хранятся в нашей электронной почте Outlook.

Если вам нужна дополнительная информация о том, как улучшить безопасность Microsoft Office 365 в целом, просмотрите нашу статью «6 советов по повышению безопасности Microsoft Office», в которой предлагается шесть простых способов повысить безопасность вашего Office!

Если вы хотите узнать больше о резервном копировании Office 365, загрузите наше руководство «Защита данных Office 365», в котором вы узнаете, почему и как можно создавать резервные копии ценных данных Office.

Архивные элементы в Outlook - База знаний

Outlook для Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007

Ваш почтовый ящик Outlook не велик, и можно надеяться, что в ближайшее время вы не перестанете получать электронную почту.Чтобы он не переполнялся, вы можете переместить старые элементы, которые хотите сохранить, в архив , отдельный файл данных Outlook (.pst), который вы можете открывать из Outlook в любое время, когда он вам понадобится.

Примечание. Команда и функция Archive не отображаются ни для одной учетной записи в вашем профиле Outlook, если вы включаете учетную запись Exchange Server и ваша организация использует Microsoft Exchange Server Online Archive. Ваш сетевой администратор также может отключить эту функцию.

Более новые версии Office 2010 Office 2007

По умолчанию Outlook использует автоархивирование для регулярного архивирования элементов.Чтобы узнать больше, см. Автоматическое архивирование старых элементов.

Вы также можете архивировать элементы вручную, когда захотите. Таким образом, вы можете контролировать, какие элементы архивировать, где их хранить и сколько лет должно быть элементу, прежде чем его можно будет заархивировать.

  1. Выполните одно из следующих действий:

    Совет. Архив и автоархивирование могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к серверу Exchange. Также возможно, что в вашей организации есть политика хранения почты, которая переопределяет автоархивирование.За дополнительной информацией обращайтесь к системному администратору.

  2. Щелкните опцию Архивировать эту папку и все подпапки и выберите папку, которую вы хотите заархивировать.

  3. Менее Архивировать элементы старше , введите дату.

  4. Вы можете создать несколько файлов .pst, если хотите заархивировать несколько папок с разными настройками. Например, вы можете захотеть хранить элементы в папке «Отправленные» дольше, чем элементы в папке «Входящие».

  5. Установите флажок Включить элементы с установленным флажком «Не автоархивировать» , чтобы заархивировать отдельные элементы, исключенные из автоматического архивирования. Этот параметр не удаляет это исключение из этих элементов, а вместо этого игнорирует параметр Do not AutoArchive только для этого архива.

  6. Щелкните ОК .

Отключить автоархив

Чтобы архивировать только тогда, когда вы хотите, выключите Автоархивирование.

  1. Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно .

  2. В разделе Автоархивирование щелкните Параметры автоархивации .

  3. Снимите флажок Запускать автоархивирование каждые n дней .

Для получения дополнительной информации посетите https://support.office.com/en-us/article/archive-items-manually-ecf54f37-14d7-4ee3-a830-46a5c33274f6.

Создание нового pst-файла архива и изменение папки для AutoArchive на архив

В течение прошлого года я архивировал pst-файл, который я назвал « archive-2018.pst », который также находится в папке «2018» папки «Мои документы». Я закончил архивирование всего за 2018 год и хочу начать архивирование за 2019 год.

Как я могу создать новый архив и настроить Outlook для архивации в файл « archive-2019.pst » в будущем?

Это еще один из тех вопросов, которые сначала кажутся сложными, но на самом деле их действительно легко ответить, если вы знаете, как это сделать.

Все, что вам нужно сделать, это изменить путь к папке и / или имя файла в настройках автоархивации. В следующий раз, когда вы запустите AutoArchive, это будет сделано с этим pst-файлом. Если pst-файла еще не существует, он также будет создан автоматически.

  1. Откройте диалоговое окно «Параметры автоархивации».
    • Outlook 2007
      Инструменты-> Параметры… -> вкладка: Другое-> кнопка: Автоархивирование…
    • Outlook 2010/2013/2016/2019 / Office 365
      Файл-> Параметры-> Дополнительно-> кнопка: Параметры автоархивации…
  2. Настройте имя pst-файла и / или путь к папке для: Переместить старые элементы в
  3. Нажимайте ОК, пока все диалоговые окна не закроются.


Измените путь к папке и / или имя файла, чтобы начать с нового архивного pst-файла.

Дополнительные советы: отключение и повторное подключение старого архива

Если вы не хотите, чтобы ваши старые архивные файлы постоянно были подключены к Outlook, вы можете закрыть их на вкладке «Файлы данных» в диалоговом окне «Параметры учетной записи». .

  1. Откройте вкладку управления файлами данных.
    • Outlook 2007
      Файл-> Управление файлами данных
    • Outlook 2010/2013/2016/2019 / Office 365
      Файл-> Настройки учетной записи-> Настройки учетной записи… -> вкладка: Файлы данных
  2. Выберите архив pst- файл, который вы хотите отключить.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *