Табель рабочего времени в excel: Лучший табель учета рабочего времени в Excel

Использование табелей учета рабочего времени — Business Central

• Статья
• 01/18/2023
• Чтение занимает 11 мин

Табели учета рабочего времени в Business Central можно использовать для отслеживания отсутствия, а также для отслеживания времени и ресурсов, затраченных на проект. Управление временем позволяет на раннем этапе выявлять проблемы, а также избегать задержек или перерасходов средств. Табели учета рабочего времени позволяют быстро создавать для ресурсов отчеты об использовании временем отдельным пользователем или машиной, что облегчает просмотр и распределение менеджером. В этой статье описывается процедура создания табеля учета рабочего времени, определения видов работ, заполнения табеля учета рабочего времени и его отправки на утверждение.

Можно скопировать и использовать в табеле строки планирования работы. В этом способе необходимо только ввести информацию для одного места, и информация в строке всегда будет правильной.

После утверждения операций табеля для задания можно выполнять их учет в соответствующем журнале заданий или журнале ресурсов.

Прежде чем использовать табели, необходимо настроить общую информацию и указать администратора и одного или нескольких утверждающих табелей. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка табелей учета рабочего времени.

Чаевые

Начиная с волны 2 выпуска 2021 года вы можете управлять назначенными табелями учета рабочего времени на мобильном устройстве. Однако, возможно, вашему администратору потребуется включить Обновление компонента: новый интерфейс табелей учета рабочего времени на странице Управление функциями, чтобы использовать эту возможность. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка табелей учета рабочего времени.

Создание табелей учета рабочего времени

Можно использовать пакетное задание Создать табели учета рабочего времени, чтобы настроить табели для определенного количества периодов времени или недель. Затем владелец табеля может открыть его и записать время, которое было затрачено на задание. Вы также можете запланировать автоматический запуск пакетного задания.

Важно!

Вы должны иметь права на создание табелей. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка табелей учета рабочего времени.

1. Выберите значок , введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.

2. На странице Табели учета рабочего времени выберите действие Создать табели учета рабочего времени.

3. Заполните соответствующим образом поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.

   Примечание

   Поля Использовать табель и Код пользователя владельца табеля должны быть заполнены в карте для ресурса табеля.

   При желании выберите действие Расписание, чтобы указать, как часто вы хотите, чтобы задача запускалась автоматически. Например, чтобы настроить выполнение задачи еженедельно в течение четырех недель, на странице Запланировать отчет — создать табели учета рабочего времени установите в поле Формула даты следующего запуска значение 4W. Дополнительные сведения см. в разделе Планирование выполнения отчета.

4. Нажмите кнопку ОК.

Можно просматривать табели, созданные вами, на странице Табели учета рабочего времени

. Каждый табель учета рабочего времени состоит из одной или нескольких строк, которая определяет время, которое вы хотите отправить на утверждение. В следующей таблице описаны типы строк, которые можно добавить в табель учета рабочего времени.

Поле	Описание
	Используйте, чтобы добавить примечание или отметку в поле Описание строки табеля учета рабочего времени. Например, это поле можно использовать для категоризации операций табеля. Если оставить поле Тип пустым для строки табеля, то нельзя ввести значения времени в поля дней недели в этой строке.
Отсутствие	Используйте для регистрации времени, в течение которого вы отсутствуете во время рабочей недели. Чтобы предоставить информацию для строки, укажите тип отсутствия в поле Код причины отсутствия.
Заказ на сборку	Используется для регистрации времени для заказов на сборку. Строка табеля данного типа создается во время учета строк заказа на сборку, для которых ресурс настроен на использование табелей. Невозможно вручную выбрать строку этого типа.
Работа	Используйте для регистрации распределения времени для проекта. Чтобы предоставить информацию для строки, укажите номер работы и номер рабочего задания, время за которое вы хотите зарегистрировать. Можно регистрировать время для строк, которые не вошли в план.
Ресурс	Используйте для регистрации распределения времени для ресурса. Чтобы предоставить информацию для строки, введите описание работы.
Сервис	Используйте для регистрации распределения времени для сервисной кредит-ноты или сервисного заказа.

Например, чтобы отправить табель рабочего времени для рабочей недели, когда вы большую часть дней работали над уборкой, но у вас был один выходной из-за посещения врача, вы должны добавить строки, как показано в следующей таблице.

Тип	Описание	Код вида работы	Код типа отсутствия
Ресурс	Рабочие часы	Уборка
Отсутствие	Выходной		Здоровье
	Мне пришлось взять выходной во вторник из-за приема у врача.

В этом гипотетическом примере вы затем должны зарегистрировать соответствующие часы в соответствующие дни в полях для каждого дня недели.

Чаевые

В большинстве случаев у вашей компании есть предопределенные типы работы для различных типов строк.

В таких случаях вы просто выбираете соответствующий тип работы из списка, а затем добавляете свое собственное описание.

Выберите вид работы, выбрав кнопку в поле Описание, выбрав действие Сведения о действии, а затем указав его на открывшейся странице или выбрав его в поле Код типа работы или Код типа отсутствия соответственно. В этом случае вы можете игнорировать раздел Определение видов работ и добавление вида работ в табель.

Повторное использование строк табелей в других табелях

Если ваши сведения о табеле учета рабочего времени остаются прежним от периода времени к периоду времени, можно сохранить время, копируя строки из предыдущего периода времени. Затем необходимо просто ввести свое время работы для нового периода.

1. Выберите значок , введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
2. Откройте табель дата периода, более позднего, чем период для существующего табеля со строками.
3. Выберите действие Копировать строки из предыдущих табелей.

Строки копируются, включая подробную информацию, такую как тип и описание. Например, если данная строка связана с работой, то поле Код работы копируется. Все скопированные строки имеют статус Открыто. Теперь строки можно изменять, как требуется.

Копирование строк планирования работ в табель учета времени

Далее описывается процедура создания быстрого добавления строк планирования работы в табель.

1. Выберите значок , введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
2. На странице Табели учета рабочего времени выберите табель учета рабочего времени для соответствующего периода времени.
3. Выберите действие Создать строки из планирования работ. Все строки планирования заданий в периоде времени табеля копируются в табель для лица или машины в поле Номер ресурса табеля учета рабочего времени.

Определение видов работ и добавление вида работ в табель

Можно определить тип работы для всех строк табелей для сервисных заказов, рабочих заказов и ресурсов. Таким образом можно добавить информацию, которая необходима, чтобы выставить счет клиенту за различные типы работ.

1. На странице Табели учета рабочего времени выберите соответствующий табель.
2. В первой строке в разделе Строки выберите поле Тип, а затем выберите соответствующий тип, например Ресурс.
3. Выберите поле Описание, а затем на странице Сведения о ресурсе строки табеля учета рабочего времени заполните поля. Наведите указатель на поле, чтобы увидеть короткое описание.
   1. В случае отсутствия видов работ, выберите действие
      Создать.
   2. На странице Типы работ заполните поля по мере необходимости, затем вернитесь к табелю учета рабочего времени.
4. Заполните остальные поля табеля учета рабочего времени. Для получения дополнительной информации см. раздел Заполнение строк табелей и отправка на утверждение.

Чаевые

Аналогичные шаги применяются к определению кодов отсутствия.

Заполнение строк табелей и отправка на утверждение

Регистрация табеля отслеживается в часах (стандартной базовой единице измерения для ресурсов). По умолчанию в табеле отображаются общие рабочие дни с понедельника по пятницу.

1. Выберите значок , введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.

2. Выберите табель учета рабочего времени на соответствующий период.

3. Заполните поля в строке по мере необходимости. Введите количество часов, использованных ресурсом, для каждого дня недели.

   В большинстве случаев для отслеживания работы вы добавляете строку типа Ресурс, а затем регистрируете часы, потраченные каждый день. Если вы хотите зарегистрировать отсутствие, вы добавляете строку типа Отсутствие.

   Чаевые

   Можно просмотреть общее количество часов, которые вы ввели на информационной панели Сводка по фактическим и бюджетным суммам.

4. Повторите шаг 3 для других видов работ, которые выполняет ресурс.

   Затем вы должны решить, хотите ли вы отправить все строки в табеле учета рабочего времени или хотите отправить отдельные строки.

   • Чтобы отправить табель для одной или нескольких строк, выберите соответствующую строку, а затем выберите действие Отправить.

     На странице отправки выберите вариант Только выбранные строки. Строка меняет состояние с Открыто на Отправлено.

   • Чтобы отправить табель учета рабочего времени для всех открытых строк, выберите действие Отправить в верхней части страницы Табель учета рабочего времени.

     Вам будет предложено подтвердить, что вы хотите отправить все открытые строки в текущем табеле учета рабочего времени.

   Примечание

   Вы можете отправлять только строки табеля, для которых введено время.

5. Чтобы изменить информацию в строке, для которой установлено значение Представляется, выделите строку и выберите действие Открыть.

   Примечание

   Менеджер может отклонить строку табеля, которая представлена на утверждение. Если строка имеет статус Отклонено, вы можете внести изменения в строку, а затем выбрать Отправить еще раз.

6. Нажмите кнопку ОК.

Утверждение или отклонение табеля

Табель должны быть отправлен для утверждения, прежде чем его можно будет использовать. Можно принимать или отклонять отдельные строки в табеле либо отправлять обратно для выполнения дополнительного действия. Табель может быть утвержден двумя способами:

• Администратор табелей может утвердить любой табель.
• Лицо, указанное в поле Код пользователя, утверждающего табель в карточке ресурса, может утвердить табели этого ресурса. Дополнительные сведения см. в разделе Настройка табелей учета рабочего времени.

1. Выберите значок , введите Табели учета рабочего времени для менеджера, а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите табель в списке.
3. На странице Табель учета рабочего времени,
   1. Выберите действие Обработка, затем выберите действие Утвердить.
   2. Выберите действие Все отправленные строки, чтобы утвердить все строки, или действие Только выбранные строки для утверждения только строк, которые выбраны на странице Табель учета рабочего времени.
4. Нажмите кнопку ОК.
5. Можно также выбрать действие Отклонить и выполнить шаги с 4 по 5.

Чаевые

Используйте информационные панели Статус табеля и Сводка по фактическим и бюджетным суммам для общего просмотра сведений о табеле учета рабочего времени.

После утверждения или отклонение табеля его нельзя изменить, пока он не будет повторно открыт. В следующей процедуре объясняется, как повторно открыть утвержденный или отклоненный табель.

Повторное открытие табеля

1. Выберите значок , введите Табели учета рабочего времени для менеджера или Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.

2. Откройте табель из списка.

   Примечание

   Повторно можно открыть только строки с состоянием Одобрено. Невозможно повторно открыть строки со статусом Отклонено. Невозможно повторно открыть табель, если он был учтен.

3. На странице Табель учета рабочего времени выберите действие Открыть повторно, затем выберите действие Все отправленные строки для повторного открытия всех строк или действие Только выбранные строки для повторного открытия только строк, которые выбраны на странице Табель учета рабочего времени.

4. Нажмите кнопку ОК. Статус строки или строк табелей изменяется на Представляется.

Просмотр и утверждение табелей учета рабочего времени по работе

Для данной работы можно определить лицо, ответственное за эту работу. Данная информация связана со строками табелей учета рабочего времени и может использоваться для создания списка табелей учета рабочего времени, который менеджер должен просмотреть и утвердить. Например, менеджер команды проекта может быть ответственными за некоторые задачи в вашей организации. В этом случае, менеджер должен быть обозначен как Ответственное лицо в карточке работы. В этом представлении сведений о табеле учета рабочего времени можно просмотреть рабочие задания, связанные с задачей и использованное количество часов.

Примечание

Чтобы утверждать табели учета времени в окне Табели учета рабочего времени для менеджера по работам, необходимо сначала выбрать вариант Табель учета рабочего времени по утверждению работы на странице Настройка модуля «Ресурсы». Дополнительные сведения см. в разделе Настройка ресурсов.

Утверждение или отклонение табеля учета рабочего времени по заданию

1. В поле Поиск введите Управление табелями учета рабочего времени по заданию, а затем выберите связанную ссылку. Business Central отображает список строк табеля учета рабочего времени, связанных с заданиями, за которые вы отвечаете.

2. Выберите действие Утвердить, затем выберите действие Все отправленные строки для утверждения всех строк или действие Только выбранные строки для утверждения только строк, которые выбраны на странице Табель учета рабочего времени.

   Примечание

   Можно одобрять только те табели, которые имеют состояние Отправлено.

3. Чтобы предоставить дополнительную информацию об утверждении или отклонении, выберите действие Связанный, затем выберите Комментарии, а потом Комментарии к строке и введите комментарии.

4. Нажмите кнопку ОК.

Примечание

После утверждения или отклонение строки табеля по заданию ее нельзя открыть повторно или изменить в окне Табель учета рабочего времени.

Учет строк табеля в журнале ресурсов

После утверждения операций табеля для ресурса можно выполнять их учет в соответствующем журнале ресурсов.

1. Выберите значок , введите Журналы ресурсов, а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите действие Предлагать строки из табелей.
3. На странице Предложить строки журнала ресурсов заполните требуемые поля.
4. Нажмите кнопку ОК. Операции для использования создаются в журнале ресурсов, в котором можно изменить информацию как нужно.
5. Выберите действие Учет.
6. Чтобы проверить учет, выберите действие Книга операций. Открывается страница Книга операций по ресурсам с результатом учета журнала ресурсов.

Учет строк табеля в журнале работ

После утверждения операций табеля для работы можно выполнять их учет в соответствующем журнале работ.

1. Выберите значок , введите Журналы работ, а затем выберите связанную ссылку.

2. Выберите действие Предлагать строки из табелей.

3. На странице Предложить строки журнала работ заполните требуемые поля.

4. Нажмите кнопку ОК. Операции для использования создаются в журнале работ, в котором можно изменить информацию как нужно.

   Примечание

   Информация о типе работы и о том, оплачивается ли эта работа, копируется из строки табеля. Если необходимо, можно сократить количество и выполнить частичный учет. Если уменьшить количество, то в следующий раз при выборе действия Предлагать строки из табелей создаваемая строка будет содержать остаток часов.

5. Выберите действие Учет.

6. Чтобы проверить учет, выберите действие Книга операций. Открывается страница Книга операций по работам с результатом учета журнала ресурсов.

Архивирование табелей

После учета табелей их можно поместить в архив для обращения в будущем. Все строки табелей необходимо учесть, прежде чем табель можно будет поместить в архив.

Примечание

Примечание. Когда архивируется табель учета рабочего времени, он удаляется из списков на страницах Табели учета рабочего времени и Управление табелями учета рабочего времени.

1. Выберите значок , введите Табели учета рабочего времени, а затем выберите связанную ссылку.
2. Выберите действие Переместить табели учета рабочего времени в архив.
3. На странице Переместить табели учета рабочего времени в архив заполните поля, как требуется, и нажмите кнопку ОК.
4. Для просмотра табелей учета рабочего времени из архива выберите значок , введите Архивы табелей учета рабочего времени или Архивы табелей учета рабочего времени руководителя, затем выберите соответствующую ссылку.

См. также

Управление проектами
Настройка управления проектами
Финансы
Покупки
Продажи
Работа с Business Central

Бесплатные модули электронного обучения для Business Central можно найти здесь

Табель учета использования рабочего времени

Табель учета рабочего времени в excel представляет собой самый обычный документ Excel с поддержкой макросов формата xlsm. После скачивания Вы увидите архив, который можно распаковать любым архиватором, например, WinRar или 7-Zip. Открыв табель, в верхней части документа, Вы поочередно увидите два стандартных сообщения от системы безопасности эксель.

Нажмите «Разрешить редактирование» и «Включить содержимое», чтобы разрешить работу макросу построения табеля.

Далее Вы попадаете на главную страницу построения «Настройки» (рисунок ниже). Чтобы лучше рассмотреть изображение кликните по картинке для ее увеличения.

Табель по умолчанию заполнен тестовыми данными. Если хотите пропустить этап ввода информации и посмотреть функционал документа, нажмите кнопку «Создать табель». Для того чтобы стереть тестовые данные нажмите кнопку «Очистить табель».

Заполните список сотрудников или введите свои данные, если ведете личный учет трудозатрат. Укажите порядковый номер записи, уникальный табельный номер сотрудника, введите ФИО, должность(не обязательно), выберите из выпадающего списка вид оплаты (оклад, часовая ставка), введите размер оклада или часовой ставки, заполните норму рабочего дня в часах. Норма рабочего дня используется при расчете переработок и недоработок в конце месяца.

Область настроек построения расположена под кнопкой «Создать табель». С помощью выпадающего списка выберите год и месяц учета, а также режим построения. Табель учета рабочего времени имеет три режима построения: стандартный, день/ночь, день/ночь+.

Режимы типа «День/Ночь» создают расчет с разделением рабочих часов на дневные и ночные. Подробнее о режимах построения будет изложено далее.

После того как все данные введены нажмите кнопку «Создать табель» и программа сгенерирует табель учета рабочего времени за указанный месяц и год. Если у Вас не отображается кнопка построения, нажмите комбинацию клавиш «Alt+F8» и выполните макрос CreateTimesheet_click.

Управление списком сотрудников

Перед началом ввода данных необходимо удалить тестовые записи, нажав кнопку «Очистить табель». После процедуры очистки останется пустой список со строкой Итого, которую при необходимости также можно удалить, выбрав любую ячейку строки и нажав кнопку «Удалить элемент». Начать ввод можно с первой пустой строки.

Табель учета рабочего времени в excel 2021 имеет ряд полезных функций управления списком сотрудников, чтобы облегчить его редактирование и сделать более наглядным.

Используйте функцию «Добавить группу» если у Вас большой штат сотрудников и вы хотите разделить список на отделы, или же сгруппировать работников по сфере занятости. Выберите любую ячейку первой пустой строки, в которую хотите поместить строку с названием группы и нажмите соответствующую кнопку. Новая группа добавляется как заголовок подсписка, поэтому сначала необходимо добавить новую группу, а потом ввести данные ее участников.

Функция не является обязательной, табель допускает ввод списка без групп если вы ведете табель для личного учета или у Вас нет необходимости делить список.

Функция «Удалить элемент» удаляет строку с записью сотрудника или заголовком группы . Просто выберите любую ячейку нужной строки и нажмите соответствующую кнопку. Также Вы можете использовать любые стандартные методы очистки Excel. Не удаляйте строку целиком, чтобы избежать повреждения данных в соседних таблицах.

Функция «Добавить запись» вставляет пустую строку между любыми элементами списка. Например, если Вы хотите добавить нового сотрудника в уже сформированный список. Выберите любую ячейку строки, в которую хотите вставить новую запись, и нажмите соответствующую кнопку.

Описание структуры табеля

Построим табель в режиме «Стандартный» и рассмотрим его подробнее. Для удобства разделим его на 2 части. Рассмотрим первое изображение, кликните по картинке для ее увеличения.

Первая часть табеля учета рабочего времени в excel состоит из следующих областей:

1. Легенда таблицы – строки 1-3, в которых указан месяц и год построения, а также условные обозначения для учета рабочих активностей;
2. В строке 4 макрос проставляет статус дня: «в» — выходной, «пр» — праздничный, «пп» — предпраздничный;
3. Колонки c желтой шапкой — введенный нами список сотрудников с листа «Настройки»;
4. Календарь для проставления часов и рабочих активностей. Выходные и праздничные дни для наглядности подкрашены светло-зеленым.

Рассмотрим второе изображение, кликните по картинке для ее увеличения.

Вторая часть табеля учета рабочего времени в excel состоит из следующих областей:

1. Блок «Учет дней», в котором подсчитываются все рабочие активности сотрудника в течении месяца. Отображение тех или иных столбцов можно задать на листе «Настройки»;
2. Блок «Расчет Переработок». Здесь макрос считает плановые переработки/недоработки (от количества часов по производственному календарю), переработки сверх нормы: первые 2 часа и последующие часы, работу в выходные и праздничные дни. Над столбцами присутствуют коэффициенты увеличения оплаты труда за соответствующие активности, которые могут быть изменены вручную. Отображение столбцов также задается на листе «Настройки».

Как создать табель учета рабочего времени в Excel

Автор Smartsheet Кейт Эби

23 ноября 2022 г.

Узнайте, как использовать шаблон для создания и настройки расписания в Excel.

На этой странице вы найдете загружаемый шаблон с пошаговым руководством, инструкции о том, как защитить диапазон ячеек на вашем листе, а также список проблем, которые необходимо учитывать при использовании Excel для табелей учета рабочего времени.

Как создать табель учета рабочего времени в Excel с помощью шаблона

Самый простой способ создать табель учета рабочего времени в Excel — начать с шаблона. Выберите тот, в котором есть место для всей необходимой информации. Если вы не можете найти идеальный шаблон, мы покажем вам, как его настроить.

Загрузить шаблон табеля учета рабочего времени Excel

Загрузить шаблон еженедельного табеля учета рабочего времени для Excel

В этом шаблоне табеля учета рабочего времени Excel предусмотрено место для регистрации вашего рабочего времени на каждый день недели, включая сверхурочные, больничные, отпуска и праздничные дни. Шаблон включает формулы для расчета количества отработанных часов и причитающейся вам суммы на основе вашей почасовой ставки. Этот шаблон можно загрузить бесплатно, он прост в использовании и полностью настраивается. Следуйте за нами, и мы покажем вам, как это сделать.

1. Подготовьте шаблон табеля учета рабочего времени

1. После того, как вы загрузите приведенный выше шаблон, откройте его. Он автоматически откроется в Excel.
2. Если в верхней части электронной таблицы появляется баннер Protected View , щелкните Включить редактирование . Это позволит вам вносить изменения и добавлять информацию в шаблон.
3. Убедитесь, что шаблон включает все необходимые разделы. Этот шаблон полностью доступен для редактирования, поэтому вы можете легко изменить любое текстовое поле. В приведенном ниже руководстве мы расскажем, как добавить столбцы разрыва для настройки вашего шаблона.

2. Введите идентификационную информацию

1. В левой части электронной таблицы щелкните поле Week of и добавьте дату начала рабочей недели. Шаблон автоматически заполнит даты оставшейся части недели в столбце дат справа.
2. Затем щелкните поле Имя сотрудника и введите имя сотрудника, чьи часы вы отслеживаете.
3. Затем щелкните поле Идентификатор сотрудника и введите идентификационный номер сотрудника, если применимо.

3. Введите ставки заработной платы

1. В нижней части шаблона введите ставки заработной платы сотрудника, щелкнув каждое поле в строке и введя почасовую ставку оплаты для каждого из его постоянных, сверхурочных, больничных , каникулы, праздники и другие часы.

4. Введите количество отработанных часов сотрудника

1. Щелкните поле Время начала для первого дня недели и введите время начала работы сотрудника в формате ЧЧ:ММ AM или PM.
2. Щелкните поле Время окончания для первого дня недели и введите время окончания работы сотрудника в том же формате.
3. Повторите этот процесс для каждого дня недели, когда работал сотрудник.

5. Рассчитайте и введите тип отработанных часов

1. Для каждого дня недели подсчитайте количество отработанных часов каждого типа и введите его в соответствующее поле. Шаблон автоматически суммирует общее количество часов в строке для каждого дня в Всего часов столбец. Совет для профессионалов: Если у вас возникли проблемы с подсчетом общего количества часов и минут, отработанных каждый день, воспользуйтесь онлайн-калькулятором часов.
2. Шаблон автоматически рассчитает общее количество часов для тарифного типа и отобразит общую оплату за день, а также общую сумму за неделю.

6. Проверьте свою информацию и сохраните свой табель учета рабочего времени

1. Когда вся информация вашего табельного учета будет добавлена, убедитесь, что она верна.
2. Перейдите на вкладку Файл .
3. Щелкните Сохранить как , чтобы сохранить свое расписание.

Как настроить шаблон расписания Excel

Когда вы узнаете, как использовать расписание для отслеживания времени в Excel, вам захочется научиться его настраивать. Мы научим вас, как добавлять изображения, цвета и столбец для разрывов, а также как менять шрифты.

Ассортимент бесплатных шаблонов для разных форматов можно найти в нашей коллекции шаблонов табелей учета рабочего времени и карточек учета рабочего времени.

Формат ячеек в Excel

Щелкните правой кнопкой мыши нужную ячейку, затем выберите Формат ячеек … в меню. Прокрутите параметры меню Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Заливка, и Защита , чтобы изменить стили, шрифты и цвета чисел; добавить или изменить границы; изменить выравнивание ячейки; и защищать клетки.

 

Совет для профессионалов: Чтобы отформатировать группу ячеек, удерживайте клавишу Shift на клавиатуре и щелкните первую и последнюю ячейки в нужном диапазоне. Выпустите Клавиша Shift . Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте внутри выделенного фрагмента. Нажмите Формат ячеек … в раскрывающемся меню.

Как изменить шрифт

1. Выберите нужную ячейку или ячейки и щелкните правой кнопкой мыши. Выберите Формат ячеек … в раскрывающемся меню.
2. Нажмите на вкладку Шрифт . Выберите новый шрифт, затем нажмите кнопку OK .
3. Повторите эти шаги, чтобы изменить шрифт во всех нужных ячейках.
    

Как добавить или изменить цвет фона ячеек

1. Выберите нужную ячейку или ячейки и щелкните правой кнопкой мыши. Выберите Формат ячеек … в раскрывающемся меню.
2. Щелкните вкладку Заполнить . Выберите желаемый цвет заливки, затем нажмите кнопку OK .
3. Повторите эти шаги, чтобы добавить или изменить цвет во всех нужных ячейках.

Как добавлять логотипы и изображения

1. Щелкните вкладку Вставка , затем щелкните Картинки . Выберите Stock Images или Online Pictures , чтобы просмотреть категории изображений, которые вы можете добавить в свое расписание. Чтобы добавить изображение, сохраненное на вашем компьютере, нажмите Это устройство … в меню Вставить изображение из .
2. Перейдите к расположению изображения на вашем компьютере, выберите изображение, которое вы хотите вставить, затем нажмите кнопку Вставить .
3. Измените размер изображения, щелкнув и перетащив круги, окружающие изображение, а затем щелкните и перетащите центр изображения, чтобы поместить его туда, куда вы хотите.

Как добавить столбцы к разрывам дорожки

1. Щелкните правой кнопкой мыши столбец F и выберите Вставить в раскрывающемся меню, чтобы добавить столбец слева.
2. Повторите этот процесс, чтобы добавить второй столбец.
3. Удерживая клавишу Shift на клавиатуре, щелкните ячейки G2 и G9, чтобы выбрать диапазон. Отпустите клавишу Shift .
4. Щелкните правой кнопкой мыши в пределах выбранного диапазона и выберите Формат ячеек … в раскрывающемся меню.
5. В окне Format Cells … щелкните вкладку Border , выберите параметры для создания левой и правой границ, затем нажмите кнопку OK .
6. Щелкните ячейку F2, нажмите клавишу Caps Lock на клавиатуре и введите «BREAK START».
7. Щелкните ячейку G2, нажмите клавишу Caps Lock на клавиатуре и введите «BREAK END».
8. . Используйте эти новые столбцы для отслеживания времени, когда сотрудник вышел на перерыв и когда вернулся. 

Совет для профессионалов: Не забудьте вычесть это время при расчете общего количества часов сотрудника, если перерыв не оплачивается.

Как защитить диапазон ячеек в табеле учета рабочего времени Excel в Microsoft Enterprise 365

Приведенные ниже инструкции относятся к Excel из Microsoft Enterprise 365. Некоторые версии Microsoft 365 для Excel не поддерживают кнопку «Разрешить изменение диапазонов». Если в вашей версии Excel нет этой кнопки, вы найдете шаги по защите диапазона ячеек ниже.

1. Щелкните вкладку Просмотр , затем щелкните Разрешить изменение диапазонов .
2. Нажмите кнопку New в окне Разрешить пользователям редактировать диапазоны .
3. Нажмите кнопку Стрелка вверх в окне Новый диапазон .
4. Выберите диапазон ячеек, к которым вы хотите предоставить пользователям доступ для редактирования. Чтобы выбрать большой диапазон ячеек, удерживайте клавишу Shift на клавиатуре и щелкните самую верхнюю левую ячейку и самую нижнюю правую ячейку. Выпустите Клавиша Shift . Чтобы выбрать дополнительные ячейки, удерживайте клавишу Ctrl на клавиатуре и щелкните дополнительные ячейки, которые вы хотите добавить к своему выбору. Совет для профессионалов: Выберите ячейки, которые вы хотите, чтобы пользователи могли заполнять. Ваш выбор может не соответствовать изображению, в зависимости от того, к чему вы хотите разрешить доступ для редактирования для всех пользователей.
5. Когда все ячейки выбраны, нажмите кнопку Стрелка вниз в окне Новый диапазон .
6. При необходимости измените Заголовок нового диапазона, создайте и введите пароль в поле Пароль диапазона . Затем нажмите кнопку OK .
7. Повторно введите пароль, созданный в предыдущем диалоговом окне, для подтверждения, затем нажмите кнопку OK . Совет для профессионалов: Выберите пароль, который вы точно не забудете, так как его невозможно будет восстановить в случае утери.
8. Щелкните Применить , затем щелкните Защитить лист .
9. Создайте пароль для снятия защиты с листа и введите его в поле Пароль для снятия защиты с листа . Затем нажмите кнопку OK .
10. Повторно введите пароль, созданный в предыдущем диалоговом окне, для подтверждения, затем нажмите кнопку OK . Совет для профессионалов: Используйте тот же пароль, который вы создали, чтобы снять защиту диапазона ячеек выше, чтобы избежать путаницы.
11. Щелкните одну из ячеек в диапазоне, выбранном на шаге 4. Введите пароль, который вы создали, затем щелкните значок 9.0026 ОК кнопка.
12. Теперь ваш лист защищен, и пользователи могут вносить изменения только в ячейки в пределах созданного вами диапазона.

Как защитить диапазон ячеек в Microsoft 365 Excel

Эти инструкции о том, как защитить ячейки в Excel для Microsoft 365.

1. Щелкните и выберите ячейки, которые вы хотите защитить в расписании.
2. На вкладке Главная щелкните Формат и щелкните Формат ячеек .
3. Во всплывающем окне на вкладке Защита нажмите Заблокировано . Нажмите кнопку OK .
4. На вкладке Обзор нажмите Защитить лист . Введите пароль и введите его еще раз в поле Подтвердить. Нажмите кнопку OK . Ячейки теперь заблокированы и не могут быть изменены, если кто-то не знает пароль.

Как распечатать табель рабочего времени Excel

1. Перейдите на вкладку Файл .
2. В следующем меню нажмите Печать .
3. Убедитесь, что компьютер подключен к принтеру, в раскрывающемся меню Принтер выбран правильный принтер, а Альбомная ориентация и По размеру листа на одной странице выбраны. Затем нажмите кнопку Распечатать .
4. Получите распечатанную копию табеля учета рабочего времени на принтере.

Проблемы использования Excel для табелей учета рабочего времени

Excel — мощный инструмент, но он не оптимизирован для учета рабочего времени и табелей учета рабочего времени. Ниже мы описали некоторые проблемы, связанные с использованием Excel для расписаний, от необходимости ручных расчетов до сложности совместного использования с несколькими пользователями.

Вот наиболее распространенные проблемы при использовании Excel для табелей учета рабочего времени: 

• Вычисления вручную: Создание сложных формул в Excel может быть затруднено. Для многих людей может быть проще использовать онлайн-калькулятор времени или выполнять расчеты вручную, чем настраивать сложные формулы в Excel.
• Объединение различных типов часов: Регулярная оплата, сверхурочная работа, отпуск и праздничные выплаты различаются между работниками, а законы, касающиеся сверхурочной работы, могут различаться в зависимости от местоположения. Трудно точно отследить эти цифры в Excel без глубоких знаний местных законов и построения формул Excel.
• Визуализация более длительных периодов времени: Табель учета рабочего времени Excel охватывает только то время, которое вы указали. Он не расширяется автоматически и не позволяет целенаправленно просматривать диапазоны дат. Это может затруднить обращение к прошлым табелям учета рабочего времени или ведение точных записей.
• Сохранение и совместное использование: Сохранение и совместное использование файлов Excel несколькими пользователями может быть затруднено. Файлы Excel не оптимизированы для доступа нескольких пользователей в режиме реального времени, поэтому у вас не всегда может быть доступ к самой последней версии файла.
• Автоматизация: Отслеживание времени в Excel не может быть автоматизировано. Пользователи должны тратить время на редактирование и совместное использование файлов Excel, которые можно использовать для другой работы.
• Подотчетность: Табели учета рабочего времени Excel требуют, чтобы пользователи самостоятельно отчитывались о своем времени. Эта практика может быть более уязвима для манипуляций, чем автоматический счетчик времени.

Получите максимальную отдачу от своих табелей учета рабочего времени с помощью управления работой в режиме реального времени в Smartsheet

Предоставьте своим сотрудникам возможность делать все возможное с помощью гибкой платформы, разработанной в соответствии с потребностями вашей команды и адаптирующейся по мере изменения этих потребностей.

Платформа Smartsheet позволяет легко планировать, регистрировать, управлять и составлять отчеты о работе из любого места, помогая вашей команде работать более эффективно и делать больше. Составляйте отчеты по ключевым показателям и получайте представление о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчетов, информационных панелей и автоматизированных рабочих процессов, созданных для того, чтобы ваша команда была на связи и информировалась.

Когда у команд есть четкое представление о выполняемой работе, невозможно сказать, сколько еще они могут сделать за то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

 

 

 

Узнайте, почему более 90 % компаний из списка Fortune 100 доверяют Smartsheet выполнение своей работы.

Попробуйте Smartsheet бесплатно Получите бесплатную демоверсию Smartsheet

Как создать табель учета рабочего времени в Excel, шаг за шагом (2023)

Перейти к содержимому Как составить табель учета рабочего времени в Excel, шаг за шагом (2023)

Если вы посмотрите на рыночную статистику, вы поймете, что у вас есть время — программное обеспечение для отслеживания, установленное для вашего бизнеса, прожжет дыру в вашем кармане 💰

И уж точно не советуем приобретать его для своего бизнеса, если он пока только стартап. Это потому, что вы можете выполнить ту же работу, создав табель учета рабочего времени в Excel самостоятельно.

Да, вы можете создать его сами. И я проведу вас через весь процесс создания табеля учета рабочего времени в Excel.

Итак, давайте сразу перейдем к приведенному ниже руководству. Чтобы присоединиться к руководству, не забудьте скачать образец рабочей тетради здесь 📩

Содержание

Зачем составлять табель учета рабочего времени в Excel?

Почти каждому предприятию (будь то стартап или хорошо развитое предприятие) потребуется табель учета рабочего времени своих сотрудников ⌛

Однако потребности каждого предприятия сильно различаются. И хотя на рынке представлено бесконечное разнообразие готовых шаблонов табелей учета рабочего времени Excel, трудно сказать, что вы найдете тот, который соответствует всем вашим потребностям.

Так почему бы вам самому не составить табель учета рабочего времени для своего бизнеса? Вот еще несколько причин, по которым создание табеля учета рабочего времени в Excel может быть хорошей идеей 🤔

Профессионалы

Лучше следите за своими сотрудниками

У каждого бизнеса свой рабочий цикл — некоторые отделы работают в дополнительные часы. И некоторые отделы не работают в обычном режиме.

И это нормально. Создавая табели самостоятельно, вы можете создавать форматы табелей учета рабочего времени, соответствующие потребностям вашего бизнеса. Это также поможет вам лучше отслеживать время, проведенное вашими сотрудниками на работе ⏰

Сэкономьте на издержках

Программные решения для учета рабочего времени могут нанести серьезный ущерб вашему бюджету. Эти решения часто требуют периодического обновления, что означает, что вы находитесь в бесконечном цикле расходов 🚴‍♂️

Нет смысла тратить столько денег, когда вы можете достичь той же цели практически с нулевыми затратами. Вы можете создать табель учета рабочего времени в Excel бесплатно.

Минусы

Выделение ресурсов

Для создания табелей учета рабочего времени в Excel вам потребуется некоторое время (вероятно, несколько часов) и, возможно, часть ваших человеческих ресурсов.

Подлежит изменению

Расписания Excel могут быть интерактивными. Или, если вы собираетесь использовать бумажную систему, они будут заполняться сотрудниками вручную ✍

В обоих случаях существует вероятность человеческой ошибки или даже манипуляции. Без эффективного контроля сотрудникам может быть легко отработать больше часов, чем они отработали.

Теперь, хотя «Стив Джонс» появляется в списке несколько раз, «Стив Джонс из отдела продаж» есть только один раз.

Это своего рода магия, которую вы можете проделать с INDEX MATCH с несколькими критериями.

Как сделать табель учета рабочего времени в Excel?

Сразу к делу – как сделать табель учета рабочего времени в Excel? Супер просто. См. ниже 👇

Форматирование вашего расписания

Мы начнем с форматирования нашей электронной таблицы. Прежде чем мы структурируем наше расписание в Excel, мы должны привести его в хорошую форму.

1. Выберите первые три строки и около двенадцати столбцов (столбцы от A до L) и объедините их.

Это сделает заголовок вашего расписания. Лучше всего добавить сюда название и логотип вашего бизнеса, чтобы персонализировать его.

2. Выберите объединенную ячейку.
3. Перейдите на вкладку «Главная» > «Цвет заливки» и выберите цвет по своему вкусу. На данный момент мы выбираем серый цвет 🎓

Не бойтесь цветов (предпочтительно цвета темы вашего бизнеса).

4. Перейдите на вкладку «Главная» > Выравнивание по центру и Выравнивание по середине текст.

5. Выделите текст жирным шрифтом, чтобы добавить ему больше объема, перейдя на вкладку «Главная» > кнопку «Жирный» 🅱

Структурируйте свое расписание на полпути к работе 🚀

Итак, мы закончили с заголовком, и теперь пришло время структурировать наш табель учета рабочего времени.

1. Выберите около шести строк (или столько, сколько необходимо) под заголовком.
2. Перейти к Вкладка «Главная» > Обтекание текстом.

Параметр «Перенос текста» ограничивает содержимое ячейки границами этой ячейки. И если содержимое не помещается в существующий размер ячейки, оно автоматически изменяет размер строки темы, чтобы соответствовать ему. быть заполненным в табеле учета рабочего времени.

Напишите их жирным шрифтом, нажав Клавиша управления + B.

Мы упомянули имя, идентификатор сотрудника, отдел, имя менеджера и т. д. Просто выберите ячейку и введите то, что вы хотите. А затем оставьте немного места перед ним, чтобы пользователь мог написать 👀

5. Выберите ячейку или две напротив каждого из вышеуказанных информационных полей.

6. Перейдите на вкладку «Главная» > «Объединить и центрировать».
   7. Чтобы лучше определить эти информационные поля, выберите объединенную ячейку.
   8. Перейдите на вкладку «Главная» > Границы > Нижняя граница.

   Вот как выглядит окончательная форма 😍

   Создайте сетку для табеля учета рабочего времени

   Теперь пришло время сделать основную сетку, в которую сотрудники будут вносить детали рабочего времени.

   Не существует жесткого правила того, какой должна быть сетка. Вы можете создать его так, как вам нравится. Добавьте столько деталей, сколько хотите, и стилизуйте их так, как вам нравится 🍭

   Каспер Лангманн , специалист Microsoft Office

   1. Разделите сетку на несколько столбцов. Например, мы создали столбцы для дня, даты, времени поступления и т. д.
   2. Добавьте строки в эту сетку по мере необходимости. Мы добавили 5 строк для пяти рабочих дней недели.

   Мы также добавили пример строки, чтобы помочь пользователям понять, как должно быть заполнено каждое поле.

   3. Выделите жирным шрифтом текст в заголовках (как для строк, так и для столбцов), выделив их и нажав Клавиша управления + B.

   Ах! Не позволяйте этому идти так просто. Чтобы сделать сетку более привлекательной, закрасьте заголовки цветом.

   4. Выберите заголовки столбца и строки.
   5. Перейдите на вкладку «Главная» > «Цвет заливки».
   6. Из выпадающего меню цветов выберите любой понравившийся цвет. Сейчас мы используем более светлый оттенок серого 🙈

   Выглядит как показано ниже.

   Как вам?

   Бордюры и последние штрихи

   Мы еще не закончили!

   Несмотря на то, что табель учета рабочего времени кажется уже готовым, осталось сделать несколько последних штрихов. Как добавление границ 🏆

   1. Выберите сетку.
   2. Перейдите на вкладку «Главная» > Границы > Все границы.

   Вот как это выглядит.

   Хорошая работа с бордюрами! Чтобы добавить больше деталей к сетке, вы можете обвести ее толстыми границами. Для этого:

   3. Перейдите на вкладку «Главная» > Границы > Толстые внешние границы.

   Теперь выглядит лучше?

   4. Завершите табель учета рабочего времени, добавив место для подписей сотрудников и уполномоченных лиц 📝

   Теперь, когда мы все сделали, сделайте табель более удобным для глаз, удалив линии сетки из таблицы.

   5. Перейдите на вкладку «Вид » > снимите флажок «Сетка».

   Теперь выглядит чище 🤍

   С этим знайте, что даже небо для вас не предел. Вы можете добавить еще несколько информационных полей, строк, столбцов, сеток и многого другого.

   Автоматизируйте свой табель учета рабочего времени (используйте формулы)

   Excel без формул даже не звучит как Excel 🔔

   Давайте сделаем табели простыми для сотрудников, автоматизировав в них некоторые расчеты. Наша сетка показывает точную сводку времени, проведенного каждым сотрудником на работе.

   Таким образом, если вы хотите стимулировать сотрудников на основе количества часов, проведенных ими на работе, вам необходимо подсчитать количество часов за каждый день. А общее количество часов за всю неделю ➕

   Теперь мы создадим формулу в Excel, чтобы автоматизировать этот расчет.

   1. Выберите ячейки под заголовком Всего часов.
   2. Перейдите на вкладку «Главная» > «Формат» > «Дополнительные числовые форматы».
   3. В диалоговом окне «Формат ячеек» выберите «Время» на панели слева.
   4. Выберите формат времени, выделенный ниже.

   Это будет представлять общее количество часов в формате 00:00, например 12:30 (12 часов 30 минут).

   5. В столбце «Общее количество часов» напротив примерного ряда напишите следующую формулу:

   = E14 – D14 – (G14 – F14) + (K14 – J14) – h24 – I14

   Разберем формула здесь для вас 💡

   • E14: Время выхода (начало официального рабочего времени сотрудника)
   • D14: Время начала (начало официального рабочего времени сотрудника)
   • G19 – F174: Всего часов перерыва (конец перерыва – начало перерыва)
   • K14 – J14: Общее количество сверхурочных часов (Окончание сверхурочных часов – Начало сверхурочных часов)
   • h24: Любые часы отсутствия
   • I14: Часы отпуска по болезни
   6 по формуле 90 сообщают Excel о расчете общего количества рабочих часов для каждого дня как:

   Часы работы – Часы перерыва + Сверхурочные часы – Часы отсутствия – Часы отпуска по болезни

   Совет для профессионалов!

   Обратите внимание, что для того, чтобы эта формула работала должным образом, убедитесь, что все указанные ячейки отформатированы как Время ⌚

   Чтобы изменить формат ячейки на Время:

   1. Выберите эту ячейку.
   2. Перейдите на вкладку «Главная» > Формат > Время.
   6. Нажмите ОК.

   Excel подсчитал, что общее количество часов для примерной строки равно 10. И да, математика имеет смысл.

   7. Перетащите одну и ту же формулу на весь список.

   Теперь, когда сотрудники вводят соответствующие часы для каждого дня, Excel автоматически рассчитает общее количество часов для этого дня на основе приведенной выше формулы 🚴‍♂️

   Выполнено с суммированием часов за каждый день. Теперь давайте настроим формулу для суммирования часов за всю неделю.

   8. Для этого запишите функцию СУММ под столбцом «Общее количество часов» ниже.

   = СУММ (L14 : L18)

   L14:L18 охватывает диапазон ячеек, в котором заполняется общее количество часов за каждый день.

   Будьте осторожны, чтобы не включить образцовые часы в диапазон SUM 🧐

   Каспер Лангманн , Специалист Microsoft Office

   Вот и все. Теперь ваше расписание полностью автоматизировано 🤖

   Печать расписания

   Существует два способа использования расписания в Excel. Вы можете использовать его как есть (в виде файла Excel) или, возможно, вы захотите, чтобы он был распечатан и заполнен сотрудниками в бумажном виде📃

   Чтобы распечатать свой табель после того, как он будет готов:

   1. Нажмите клавишу Control + P (сочетание клавиш для команды печати).

   Это приведет вас к окну печати, как показано ниже 🖨

   2. В разделе «Настройки» выберите «Печать только активных листов».
   3. Установите альбомную ориентацию.
   4. Выберите размеры бумаги, которые вы будете использовать для печати. Мы установили наш на A4.

   Вы должны убедиться, что ваше расписание умещается на одной странице. А если это не так, вы можете уменьшить его до тех пор, пока не сможете полностью просмотреть его на одной странице 🤙

   5. В разделе «Масштабирование» выберите «Уменьшить все столбцы на одной странице».

   Профессиональный совет!

   Печать табелей учета рабочего времени может потребовать внесения последних штрихов в форматирование для получения желаемых отпечатков.

   Если вы решите распечатать свой табель учета рабочего времени, вот совет, который поможет вам насладиться бесшовной печатью 💁‍♀️

   Подготовьте свой табель к печати, установив все на свои места. После этого сохраните его как файл PDF. Таким образом, вы зафиксируете окончательный вид печати. Затем все, что вам нужно сделать, это запустить файл PDF и запустить команду печати, нажав Клавиша Control + P.

   6. Посмотрите, хорошо ли выглядит предварительный просмотр печати, и распечатайте.

   В предварительном просмотре выше все готово, так что думаю, мы готовы к работе 👍

   Часто задаваемые вопросы

   Как отформатировать время в Excel для подсчета отработанных часов?

   Отформатируйте время в Excel для подсчета отработанных часов, выполнив следующие действия:

   1. Выберите ячейки, содержащие время.