Как импортировать данные из excel в access: Импорт из Excel в Access

Как импортировать данные из Excel в Access: 8 шагов

‘).insertAfter(«#intro»),$(‘

‘).insertBefore(«.youmightalsolike»),$(‘

‘).insertBefore(«#quiz_container»),$(‘

‘).insertBefore(«#newsletter_block_main»),ia(!0),b=document.getElementsByClassName(«scrolltomarker»),a=0;a

В этой статье:

Подготовка к импорту данных из Excel в Access

Импорт данных из Excel в Access

Использование мастера импорта данных

Дополнительные статьи

Источники

Access – это реляционная система управления базами данных, в которую можно импортировать одну или несколько таблиц Excel и согласовать их однородные элементы. Более того, при помощи Access можно собрать и проанализировать большое количество данных, так как один файл Access включает несколько таблиц Excel. Но для начала необходимо импортировать данные из Excel в Access; это можно сделать, выполнив несколько основных действий.

Шаги

1. 1

   На компьютере запустите Excel и Access. Необходимо купить и скачать пакет Microsoft Office, который содержит и Excel,^{[1] X Источник информации} и Access. Это можно сделать на официальном сайте компании Microsoft.

   • Установив пакет Microsoft Office, в Windows нажмите «Пуск» – «Все программы».^{[2] X Источник информации}
   • Нажмите «Microsoft Office» и в открывшемся меню выберите «Access» (или «Excel»). Скорее всего, у вас уже есть таблица Excel, которую вы скачали или получили по электронной почте. При помощи программы Excel вы сможете открыть такую таблицу.

2. 2

   Перед импортом данных в Access обработайте таблицу Excel. Это сильно облегчит задачу по переносу данных из Excel в Access. Суть в том, что в разных таблицах определенные данные должны иметь один формат.

   ^{[3] X Источник информации}
   • Для начала удостоверьтесь, что первая строка каждой импортируемой таблицы содержит названия (заголовки) столбцов – названия должны ясно характеризовать данные, занесенные в столбцы.^{[4] X Источник информации} Например, если столбец содержит фамилии людей, назовите его «Фамилии». Давайте точные названия, чтобы облегчить процесс согласования заголовков столбцов в разных таблицах.
   • В Access вы можете согласовать однородные элементы в двух и более таблицах Excel. Например, у вас есть таблица Excel с данными по заработной плате, которая содержит ФИО (фамилия, имя, отчество), адреса и суммы заработной платы. Допустим, вы хотите сопоставить эту таблицу с другой таблицей, включающей данные о пожертвованиях на некий проект (ФИО, адреса и суммы пожертвований). В Access вы можете согласовать заголовки столбцов в разных таблицах. В нашем примере согласуйте названия столбцов с фамилиями, чтобы выяснить, какие люди присутствуют в обеих таблицах.
   • Просмотрите каждую таблицу Excel и убедитесь, что данные внесены в одном формате; в противном случае обработайте таблицу так, чтобы привести данные к одному формату.^{[5] X Источник информации} Такой подход к формату данных отражает слово «реляционная» (от relation – зависимость, связь) в описании Access. Например, если в зарплатной таблице в столбце «ФИО» введены фамилии, имена и отчества, а в таблице о пожертвованиях в столбце «ФИО» – только фамилии и имена, то Access не считает данные столбцы однородными (то есть не сможет согласовать их). Поэтому одинаковыми должны быть как названия столбцов, так и формат данных, которые содержатся в этих столбцах.

3. 3

   Разделите данные в столбцах таблицы Excel. Для того чтобы сделать элементы таблицы Excel однородными (для их импорта в Access), разделите информацию в соответствующих столбцах.^{[6] X Надежный источник Microsoft Support Перейти к источнику}

   • Например, вы можете поместить фамилию в один столбец, имя – во второй, а отчество – в третий. Аналогичным образом поступите с соответствующим столбцом во второй таблице. Теперь в Access вы сможете согласовать, например, фамилии из одной таблицы с фамилиями из другой и найти людей, которые присутствуют в обеих таблицах.
   • Для разделения данных в столбце Excel выделите нужный столбец. В панели инструментов нажмите «Данные». Затем нажмите «Текст по столбцам». Рекомендуется выбрать опцию «С разделителями». Затем нажмите «Далее».

4. 4

   Для разделения данных, расположенных в одном столбце, следуйте подсказкам Мастера текстов. Выполните следующие действия:

   • Выберите символ-разделитель между данными. Помните, что информация, занесенная в ячейку, разделяется каким-то символом. Как правило, таким символом-разделителем является пробел, запятая или точка с запятой. В подавляющем большинстве случаев информация разделяется пробелом. Например, в ячейку занесена следующая информация: Иванов Иван Иванович. Здесь Фамилия отделена от имени пробелом, а имя отделено от отчества также пробелом. В этом случае в окне Мастера текстов выберите опцию «Пробел».
   • Нажмите «Далее». Затем нажмите «Готово». Столбец с ячейкой «Иванов Иван Иванович» разделится на три столбца. Теперь вы можете присвоить имя каждому из трех новых столбцов, то есть назвать их как «Фамилия», «Имя», «Отчество». Перед разделением информации справа от разделяемого столбца вставьте несколько пустых столбцов, чтобы Excel занес в них разделенные данные (а не в уже заполненные столбцы с другими данными).

   Реклама

1. 1

   Запустите Access. Для этого нажмите «Пуск» – «Microsoft Office» – «Microsoft Access». Для импорта данных из Excel создайте новую базу данных Access.

   • Для создания базы данных в окне программы Access нажмите «Новая база данных».
   • Если хотите, присвойте созданной базе данных имя. Затем нажмите «Создать».

2. 2

   Импортируйте таблицу Excel в Access.

   Теперь вы можете импортировать данные из одной или нескольких таблиц Excel в Access.
   • На панели инструментов (в окне программы Access) нажмите «Внешние данные».^{[7] X Источник информации} В некоторых версиях Access на панели инструментов нажмите «Файл» – «Внешние данные».^{[8] X Источник информации}
   • В разделе «Имя файла» нажмите «Обзор», чтобы найти нужную таблицу Excel.
   • Поставьте флажок у опции «Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных» (эта опция активирована по умолчанию).
   • Найдя нужную таблицу, щелкните по ней. Затем нажмите «OK». Откроется мастер импорта данных из Excel в Access.

   Реклама

1. 1

   Выполните указания мастера импорта данных. Это необходимо сделать для завершения процесса импорта таблицы Excel в Access.

   • Выберите лист в таблице Excel, данные которого вы хотите импортировать в Access. Порой это очень легко, потому что таблица содержит всего один лист. Но иногда одна таблица Excel включает множество листов, вкладки которых отображаются в нижней части окна программы Excel; в этом случае нужно указать определенный лист. Затем нажмите «Далее».
   • Отобразится окно с вопросом, содержит ли первая строка таблицы заголовки столбцов. Здесь имеются в виду названия, характеризующие данные в каждом столбце (например, фамилия, адрес, сумма заработной платы и так далее). Прекрасно, если до этого вы обработали таблицу Excel так, что первая строка содержит строго определенные названия столбцов; в этом случае отметьте опцию, что первая строка содержит заголовки столбцов. Затем нажмите «Далее».
   • Если в первой строке заголовков столбцов нет, в открывшемся окне отобразится вопрос о том, хотите ли вы присвоить имена «полям» (в Access под «полями» понимаются заголовки столбцов). Если до этого вы не вводили названия столбцов, сделайте это сейчас.

2. 2

   Завершите импорт данных. Вам осталось выполнить всего несколько действий. В открывшемся окне определите первичный ключ (если хотите).

   • Вы можете, но не обязаны, делать это. Первичный ключ – это уникальный номер, присваиваемый каждой строке с данными; это может пригодиться при сортировке данных. Затем нажмите «Далее».^{[9] X Источник информации}
   • В последнем окне отобразится имя по умолчанию. Вы можете переименовать таблицу Excel (по завершении импорта она отобразится в виде таблицы Access на левой стороне экрана).
   • Нажмите «Импорт», а затем нажмите «Закрыть». Таблица отобразится на левой стороне экрана; это значит, что она полностью импортирована в Access.
   • Если вы хотите согласовать несколько баз данных, проделайте вышеописанные действия для импорта одной или нескольких дополнительных таблиц Excel. Теперь вы можете приступить к согласованию данных в Access.

   Реклама

Предупреждения

• Имейте в виду, что если версия Excel, в которой была создана таблица, отличается от версии Access, вы можете столкнуться с проблемами при импорте данных.
• Повторим еще раз: перед импортом данных обработайте таблицу Excel. То есть обратите внимание на формат данных, с которыми вы собираетесь работать.
• Сделайте копию исходной таблицы, чтобы в крайнем случае вы смогли импортировать данные еще раз.
• В Access можно импортировать не более 255 столбцов.^{[10] X Источник информации}

Реклама

Источники

Об этой статье

На других языках

Как импортировать данные из Excel в Access — Wiki How Русский

Access – это реляционная система управления базами данных, в которую можно импортировать одну или несколько таблиц Excel и согласовать их однородные элементы. Более того, при помощи Access можно собрать и проанализировать большое количество данных, так как один файл Access включает несколько таблиц Excel. Но для начала необходимо импортировать данные из Excel в Access; это можно сделать, выполнив несколько основных действий.

Эту страницу просматривали 43 466 раз.

Реклама

Перемещение данных из Excel в Access

Перемещение данных из Excel в Access

Применяется к: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

В этой статье показано, как перенести данные из Excel в Access и преобразование данных в реляционных таблиц, чтобы можно было использовать Microsoft Office Excel и Access друг с другом. Для подведения итогов, лучше всего подходит для записи, сохранения, запросы и общий доступ к данным Access и Excel лучше всего подходит для расчета, анализа и визуализации данных.

Две статьи, с помощью Access или Excel Управление данными и первые 10 причины для использования Access с помощью Excel обсуждение какую программу лучше всего подходит для конкретной задачи и совместное использование Access и Excel для создания практических решений.

При перемещении данных из Excel в Access существует три основных этапов процесса.

Примечание: Подробнее о моделирования данных и связи в приложении Access: Основные сведения о создании баз данных .

Шаг 1: Импорт данных из Excel в Access

Импорт данных — это операция, можно перейти во многом возможных проблем при занять некоторое время подготовить и очистки данных. Импорт данных напоминает перемещения в новое место. При очистке и упорядочение вашей собственности, прежде чем переместить сопоставлении в новой домашней намного проще.

Перед импортом очистки данных

Перед импортом данных в Access, в Excel это хороший способ:

• Преобразование ячеек, содержащих данные без элементарной (то есть несколько значений в одной ячейке) несколько столбцов. Например ячейку в столбце «Навыки», которая содержит несколько значений навык, например «Программирования, в C#» «VBA программирования» и «Веб-дизайна» должно быть разбивкой для разделения столбцов, которые в них содержатся навыкам только одно значение.
• С помощью команды СЖПРОБЕЛЫ для удаления начальные, конечные и нескольких пробелы.
• Удалите непечатаемые символы.
• Обнаружение и исправление ошибок правописания и знаки пунктуации.
• Удаление повторяющихся строк или повторяющиеся поля.
• Убедитесь, что столбцы данных не содержат смешанные форматов, особенно числа, отформатированные как текст или числа в формате даты.

Дополнительные сведения в следующих разделах Excel справки:

• Первые 10 способов очистки данных
• Фильтр уникальных значений или удаление повторяющихся значений
• Преобразование чисел из текстового формата в числовой
• Преобразование дат из текстового формата в формат даты

Примечание: Если очистка потребностей данные сложны или у вас нет времени и ресурсов для автоматизации процесса собственные, можно с помощью стороннего поставщика. Для получения дополнительных сведений искать «программное обеспечение очистки данных» или «качество данных» с любой поисковой системы в веб-браузере.

Выбор оптимального типа данных при импорте

Во время операции импорта в Access вы хотите принимать правильные решения, чтобы получить несколько (если таковые имеются) ошибки преобразования, требующих участия вручную. В следующей таблице перечислены типы данных Access и Excel числовые форматы преобразование при импорте данных из Excel в Access и предлагает несколько советов о наиболее типы данных, доступные в мастере импорта электронной таблицы.

Числового формата Excel	Тип данных Access	Примечания	Рекомендации
Text (Текст)	Текстовое поле Memo	Тип данных текст Access сохраняет буквенно-цифровые данные до 255 знаков. Тип данных МЕМО Access сохраняет буквенно-цифровые данные до 65535 знаков.	Выберите команду Записка во избежание ошибок усечения все данные.
Число, процент, дроби, научных	Число	Access имеет один числовой тип данных, которая зависит от на основе размер поля свойства (байтовое целое число, длинное целое одного двойной, десятичные).	Выберите двойной во избежание ошибок преобразования данных.
Дата	Дата	Access и Excel для хранения дат и используется то же число последовательных даты. В приложении Access, больше диапазон дат: от от -657434 (1 января 100 г. н.э.) до 2 958 465 (31 декабря 9999 г. н.э.). Так как Access не распознает система дат 1904 (используется в Excel для компьютеров Макинтош), необходимо преобразование дат в Excel или Access, чтобы избежать путаницы. Дополнительные сведения читайте в статье Изменение системы дат, форматирование или интерпретации двузначным обозначением года и Импорт или связывание данных в книге Excel .	Выберите дату.
Времени	Времени	Access и Excel оба содержат значения времени с помощью одинаковый тип данных.	Выберите время, обычно используется по умолчанию.
Денежный, финансовый	Денежный	В Access тип данных Currency хранит данные в виде числа 8-байтовое с точностью до четырех десятичных разрядов и используется для хранения финансовых данных и предотвратить округления значений.	Выберите параметр Денежный, обычно используется по умолчанию.
Логическое	Логический	Доступ к использует -1 для всех значений Да и значение 0 для без значения, тогда как Excel использует 0 и 1 для всех TRUE значения для всех значений FALSE.	Выберите Да/Нет, которая автоматически преобразует исходные.
Гиперссылка	Гиперссылка	Гиперссылки в Excel и Access содержит URL-адрес или веб-адрес, который можно щелкнуть и следуйте.	Выберите пункт Гиперссылка, в противном случае Access могут использовать текстовый тип данных по умолчанию.

После того как данные в Access, можно удалить данные Excel. Не забудьте создать резервную копию исходной книги Excel сначала перед его удалением.

Дополнительные сведения приведены в разделе справки Access Импорт или связывание данных в книге Excel .

Простой способ автоматически добавлять данные

Распространенные проблемы пользователям Excel есть один лист большой добавления данных с помощью тех же столбцах. Например могут быть фонды решения, который начал в Excel, но теперь увеличился для добавления файлов из многих рабочие группы и отделы. Возможно, эти данные в разных листов и книг или текстовые файлы, которые являются веб-каналы данных из других систем. Нет команды интерфейса пользователя или простой способ добавить одинаковые данные в Excel.

Лучше всего использовать Access, где можно легко импортировать и добавлять данные в одной таблице с помощью мастера импорта электронной таблицы. Кроме того можно добавить большой объем данных в одной таблице. Сохранение операции импорта, добавьте их в качестве задачи, запланированные Microsoft Office Outlook и даже с помощью макросов для автоматизации процесса.

Шаг 2: Нормализация данных с помощью мастера анализа таблиц

На первый взгляд пошаговом процесс Нормализация данных может показаться сложной задачей. К счастью нормализация таблиц в Access выполняется намного проще, Спасибо мастер анализа таблиц.

1. Перетащите выделенные столбцы в новую таблицу и автоматическое создание связей

2. с помощью кнопки команды переименовать таблицы, Добавление первичного ключа, сделать существующего столбца первичного ключа и Отмена последнего действия

Этот мастер можно использовать для выполнения следующих действий:

• Преобразование таблицы в наборе меньше таблиц и автоматическое создание первичного и внешнего ключа связи между таблицами.
• Добавление к существующему полю, содержащий уникальные значения первичного ключа, или создайте новый код поля, которое использует тип данных «Счетчик».
• Автоматическое создание связей с обеспечение целостности данных с помощью каскадное обновление. Чтобы предотвратить случайное удаление данных каскадное удаление не добавляются автоматически, но можно легко добавлять каскадное удаление позже.
• Поиск новой таблице избыточных или повторяющихся данных (например, того же клиента с две разные телефонные номера) и обновлять это по своему усмотрению.
• Создание резервной копии исходной таблицы и переименуйте его путем добавления «_OLD» его имени. Создайте запрос, который восстанавливает исходной таблицы с исходным именем таблицы, чтобы любой существующий форм и отчетов на основе исходной таблицы совместимы с новой структуры таблиц.

Шаг 3: Подключение к данным Access из Excel

После были нормализовать данных в Access и запрос или таблица была создана, восстанавливает исходные данные, это просто о соединении для доступа к данным из Excel. Теперь в Access как внешнего источника данных и данных, могут быть подключены к книге через подключение к данным, — это контейнер, который используется для поиска информации, войдите в систему и получить доступ к внешнему источнику данных. Сведения о подключении хранится в книге, а также могут быть сохранены в файл подключения, например файл подключения к данным Office (ODC) (.odc с расширением) или имя источника данных (с расширением .dsn). После подключения к внешним данным, можно также автоматического обновления (или) книгу Excel из Access при каждом обновлении данных в Access.

Дополнительные сведения: Общие сведения о подключении (импорте) данных ; Exchange (копирование, импорт, экспорт) данных между Excel и Access .

Получение данных в Access

Этот раздел поможет выполнить следующие этапы Нормализация данных: разбиение на их наиболее элементарной фрагменты, разделения значений в столбцах Продавец и адрес связанные темы в свои собственные таблицы, копирование и вставка из Excel в этих таблиц Access, создание ключа связей между только что созданному таблиц Access и созданию и выполнению простого запроса в Access вернуть сведения.

Пример данных в форму без нормализовать

Следующий лист содержит-элементарной значений в столбцах Продавец и адрес. Столбцы, следует разбить на несколько отдельных столбцов. В этом примере также содержит сведения о продавцов, продукты, клиентах и заказах. Эти сведения должны быть разделение дальнейшей, по темам, по отдельным таблицам.

Продавец	Идентификатор заказа	Дата заказа	Код товара	Qty	Цена	Имя клиента	Адрес	Телефон
Li Yale	2348	3/2/09	J-558	4	$8.50	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222
Li Yale	2348	3/2/09	B-205	2	$4.50	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222
Li Yale	2348	3/2/09	D-4420	5	$7,25	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222
Li Yale	2349	3/4/09	C-789	3	$7,00	Кофейная фабрика	7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199	425-555-0201
Li Yale	2349	3/4/09	C-795	6	$9,75	Кофейная фабрика	7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199	425-555-0201
Говорится, что Адамова, Елена	2350	3/4/09	A-2275	2	$16,75	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Говорится, что Адамова, Елена	2350	3/4/09	F-198	6	$5,25	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Говорится, что Адамова, Елена	2350	3/4/09	B-205	1	$4. 50	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Hance Джим	2351	3/4/09	C-795	6	$9,75	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222
Hance Джим	2352	3/5/09	A-2275	2	$16,75	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Hance Джим	2352	3/5/09	D-4420	3	$7,25	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Уткина Рида	2353	3/7/09	A-2275	6	$16,75	Кофейная фабрика	7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199	425-555-0201
Уткина Рида	2353	3/7/09	C-789	5	$7,00	Кофейная фабрика	7007 Корнелл St Редмонд, Вашингтон 98199	425-555-0201
Кузьмина Леонид	2354	3/7/09	A-2275	3	$16,75	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222
Говорится, что Адамова, Елена	2355	3/8/09	D-4420	4	$7,25	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Говорится, что Адамова, Елена	2355	3/8/09	C-795	3	$9,75	Adventure Works	1025 Колумбия круг Киркланд, п 98234	425-555-0185
Li Yale	2356	3/10/09	C-789	6	$7,00	Contoso, Ltd.	2302 приложениях хранить Омске, п 98227	425-555-0222

Сведения в его наименьшее частей: элементарной данных

Работа с данными в этом примере, можно использовать команды текста к столбцу в Microsoft Excel для разделения «элементарной» части ячейки (например, почтовый адрес, Город, область и почтовый индекс) в отдельные столбцы.

В следующей таблице показаны новые столбцы в том же листе после разделения вносить элементарной всех значений. Обратите внимание, что данные в столбце продавца, разделенное на столбцы имени и фамилии и что данные в столбце адрес разделенное на столбцы почтовый адрес, Город, область и ПОЧТОВЫЙ индекс. Эти данные имеют «первой нормальной форме».

Фамилия	Имя		Почтовый адрес	Город	Субъект	Почтовый индекс
Li	Yale		Хранить 2302 приложениях	Омск	Красноярский край	98227
Авдеев	Елена		Колумбия 1025 круг	Киркланд	Красноярский край	98234
Безруков	Павел		Хранить 2302 приложениях	Омск	Красноярский край	98227
Уткина	Рида		7007 Корнелл St Редмонд	Redmond	Красноярский край	98199
Кузьмина	Мария		Хранить 2302 приложениях	Омск	Красноярский край	98227

Выхода данных по темам, организованных в Excel

Несколько таблиц образцом данных, которые следуют за Показать ту же информацию из листа Excel после разделенное на таблиц для продавцов, продукты, клиентах и заказах. Конструктор таблиц не окончательный, но он находится на правильном пути.

В таблице продавцов содержит сведения только о продавцов. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (Продавец ID). КОД продавца значение будет использоваться в таблице «заказы» для подключения к продавцов заказов.

Продавцов
КОД продавца	Фамилия	Имя
101	Li	Yale
103	Авдеев	Елена
105	Безруков	Павел
107	Уткина	Рида
109	Кузьмина	Мария

Таблицы «Товары» содержит сведения только о продуктах. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (код товара). Код товара значение будет использоваться для подключения к таблице сведения о заказе сведения о продукте.

Продукты
Код товара	Цена
A-2275	16,75
B-205	4.50
C-789	7,00
C-795	9,75
D-4420	7,25
F-198	5,25
J-558	8.50

Таблицы «Клиенты» содержит только сведения о клиентах. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (идентификатор клиента). Идентификатор клиента значение будет использоваться для подключения к данным клиента в таблице «Заказы».

Customers
Код клиента	Имя	Почтовый адрес	Город	Субъект	Почтовый индекс	Телефон
1001	Contoso, Ltd.	Хранить 2302 приложениях	Омск	Красноярский край	98227	425-555-0222
1003	Adventure Works	Колумбия 1025 круг	Киркланд	Красноярский край	98234	425-555-0185
1005	Кофейная фабрика	St Корнелл 7007	Redmond	Красноярский край	98199	425-555-0201

Таблицы «Заказы» содержит сведения о заказов, продавцов, клиентов и продуктов. Обратите внимание, что каждая запись уникальный идентификатор (код заказа). Некоторые данные в этой таблице нужно разбить на дополнительные таблицу, содержащую сведения о заказе, так что таблицы «Заказы» содержит только четыре столбца — номер заказа уникальных, дата заказа, код продавца и идентификатор клиента. В таблице еще не была разбивается на таблицу сведения о заказе.

Orders
Идентификатор заказа	Дата заказа	КОД продавца	Код клиента	Код товара	Qty
2348	3/2/09	101	1001	J-558	4
2348	3/2/09	101	1001	B-205	2
2348	3/2/09	101	1001	D-4420	5
2349	3/4/09	101	1005	C-789	3
2349	3/4/09	101	1005	C-795	6
2350	3/4/09	103	1003	A-2275	2
2350	3/4/09	103	1003	F-198	6
2350	3/4/09	103	1003	B-205	1
2351	3/4/09	105	1001	C-795	6
2352	3/5/09	105	1003	A-2275	2
2352	3/5/09	105	1003	D-4420	3
2353	3/7/09	107	1005	A-2275	6
2353	3/7/09	107	1005	C-789	5
2354	3/7/09	109	1001	A-2275	3
2355	3/8/09	103	1003	D-4420	4
2355	3/8/09	103	1003	C-795	3
2356	3/10/09	101	1001	C-789	5

Сведения о заказе, например код товара и количество будут перемещены из таблицы «Заказы» и хранятся в таблицу с именем сведения о заказе. Имейте в виду, что имеется 9 заказов, поэтому имеет смысл, что имеется 9 записей в этой таблице. Обратите внимание, что таблицы «Заказы» уникальный идентификатор (код заказа), который будет рассматриваются в таблице сведения о заказе.

Итоговый структуру таблицы «Заказы» должна выглядеть следующим образом:

Orders
Идентификатор заказа	Дата заказа	КОД продавца	Код клиента
2348	3/2/09	101	1001
2349	3/4/09	101	1005
2350	3/4/09	103	1003
2351	3/4/09	105	1001
2352	3/5/09	105	1003
2353	3/7/09	107	1005
2354	3/7/09	109	1001
2355	3/8/09	103	1003
2356	3/10/09	101	1001

В таблице сведения о заказе не содержит столбцов, требующие уникальные значения (то есть нет нет первичного ключа), поэтому допустимо для некоторых или всех столбцов для хранения данных «избыточные». Однако две записи из этой таблицы не должны совпадать полностью (это правило применяется к любой таблицы в базе данных). В этой таблице должно быть 17 записей, соответствующие каждой к продукту в отдельных порядке. Например в порядке 2349 трех продуктов C-789 составляют одну из двух частей всего заказа.

В таблице сведения о заказе таким образом, выглядит следующим образом:

Сведения о заказе
Код заказа	Код товара	Qty
2348	J-558	4
2348	B-205	2
2348	D-4420	5
2349	C-789	3
2349	C-795	6
2350	A-2275	2
2350	F-198	6
2350	B-205	1
2351	C-795	6
2352	A-2275	2
2352	D-4420	3
2353	A-2275	6
2353	C-789	5
2354	A-2275	3
2355	D-4420	4
2355	C-795	3
2356	C-789	5

Копирование и вставка данных из Excel в Access

Теперь, когда сведения о продавцов, клиентов, продуктов, заказы и сведения о заказе были разбивкой по темам отдельный в Excel, можно скопировать нужные данные непосредственно в Access, где он станет таблиц.

Создание связей между таблицами Access и выполнение запроса

После перемещения данных в Access, можно создавать связи между таблицами, а затем создать запросы для возвращения сведений по различным темам. Например можно создать запрос, возвращающий код заказа и имена продавцов заказы введенных между 3/05/09 и 3/08/09.

Кроме того можно создать формы и отчеты, чтобы упростить ввод данных и анализа продаж

 

Импортировать Excel в таблицы базы данных Access 2019/2016?

Применимо к: Office 2019/2016/365

Вот вопрос от Майка:

«Я знаю, как создавать формы Access и записывать пользовательский ввод в таблицу базы данных, но, как я уже нашел, есть способ автоматически вместо этого импортировать данные из книги Excel в таблицу базы данных Access»?

Хороший вопрос, спасибо. Да, вы можете автоматически импортировать данные из рабочего листа Excel в новые и существующие таблицы Access, чтобы впоследствии выполнять запросы и анализ данных для этого набора данных. Читайте пошаговые инструкции по сбору данных из Excel.

Создать таблицу Access из Excel

Важное примечание. Прежде чем пытаться импортировать содержимое файла Excel, убедитесь, что файл, который вы собираетесь импортировать, содержит данные в табличной форме с соответствующими описательными заголовками. Кроме того, было бы неплохо убедиться, что ваша электронная таблица не содержит повторяющихся строк.

• Открыть Microsoft Access .
• При появлении запроса выберите существующую базу данных или создайте пустую базу данных.
• В Access 2016 перейдите на вкладку Внешние данные на ленте.
• Затем в группе import & link нажмите кнопку Excel .

• В качестве альтернативы, если вы используете Access 2019, нажмите «Новый источник данных» >> «Из файла» и выберите «Excel».

• Перейдите на свой компьютер или в общую папку, чтобы найти электронную таблицу Excel.
• Когда закончите, нажмите Открыть.
• Далее вы должны указать, как вы хотите хранить данные Excel в своей базе данных Access.
• В этом случае мы хотим пойти дальше и создать таблицу , а затем вставить в нее импортированные данные Excel. Поэтому выберем импорт исходных данных в новую таблицу в текущей базе данных и нажмем ОК .

• Если в электронной таблице Excel есть заголовки столбцов, обязательно отметьте Первая строка содержит.. 9флажок 0015; затем нажмите Далее .

• Затем выберите каждый столбец, чтобы при необходимости изменить имя поля и тип данных.
• Нажмите Далее .

• Теперь выберите, нужна ли нам опция первичного ключа в вашей таблице.
• Проверьте Разрешить Access добавить первичный ключ , чтобы получить доступ для добавления столбца, использовать его в качестве первичного ключа или выбрать выбрать мой собственный первичный ключ и добавить столбец первичного ключа.
• Если первичный ключ нам не нужен, проверяем Нет первичного ключа .

• Последним шагом будет определение осмысленного имени для вновь созданной таблицы.
• В качестве дополнительного шага вы можете выполнить быстрый анализ для оптимизации таблицы. Инструмент анализа позволяет выявлять дубликаты, сжимать таблицу для повышения производительности и т. д.». Если да, то проверьте Я хочу проанализировать свою таблицу после импорта данных и нажмите Готово .

Примечание. До сих пор мы узнали, как перенести данные из Excel в Access. Вы также можете быть заинтересованы в экспорте данных из Access в Excel.

Импорт Excel для доступа к существующим таблицам

Иногда вам может понадобиться добавить данные, хранящиеся в Excel (в формате файла XLS или CSV) , в существующую таблицу базы данных Access.

• Если нам нужно вставить данные электронной таблицы Excel в базу данных, которая была создана нами ранее, отметьте Добавить копию записей в таблицу .
• Нажмите Далее.

• Помните, что имена столбцов таблицы должны быть такими же , как имена столбцов на листе Excel , который будет импортирован.

• Нажать Готово .

Надеюсь, это поможет. Это было простое руководство по импорту данных для начинающих. Читателям, которые интересуются конкретными вопросами или решениями, рекомендуется обращаться на страницу контактов.

Как импортировать данные Excel в Access — Excelchat

Мы можем использовать Microsoft Access для хранения широкого спектра информации для отчетов и анализа. В этом руководстве мы узнаем, как импортировать данные Excel в новую или существующую таблицу в базе данных Access или связать данные Excel с Access. Когда мы импортируем данные, Access просто создает копию наших исходных данных, не внося в них никаких изменений.

Рисунок 1. Как импортировать Excel в Access

Как импортировать данные Excel в новую таблицу в базе данных Access

1. Если мы используем Access 2010 или 2013 , мы перейдем на вкладку «Внешние данные», и выберем параметр Excel в группе «Импорт и связь»
2. Если мы используем Access 2007, , мы перейдем на вкладку «Внешние данные» , щелкните параметр Excel в группе импорта
3. Если мы используем Access 2019, 2016 или Office 365 , мы перейдем к вкладке Внешние данные и выберем Новый источник данных в группе Импорт и связь . Далее мы выберем из файла , а затем Excel

Рисунок 2 – Импорт данных доступа в Excel

• Мы будем перенаправлены в диалоговое окно Внешние данные

Рисунок 3. Импорт Excel в Access

• В Диалоговое окно «Получить внешние данные», мы выберем расположение файла, который мы хотим импортировать

Рисунок 4. Импорт данных Excel в Access

• Мы отметим « Импорт исходных данных в новую таблицу в текущей базе данных » вариант

Рисунок 5 – Импорт Microsoft Access из Excel

• В мастере импорта электронных таблиц , , мы отметим « первая строка содержит заголовки» и нажмем Далее.

Рис. 6. Импорт данных Excel в Access

• Далее мы можем указать формат для каждой категории.

Рисунок 7. Как импортировать данные Excel в Access

• Мы определим наш первичный ключ , который является уникальной подписью для нашей таблицы. Мы позволим Access определить этот ключ для нашего руководства.

Рис. 8. Импорт данных Excel в Access

• Мы можем сохранить шаги импорта

Рисунок 9. Как импортировать данные Excel в Access

• Мы введем желаемое имя для таблицы

Рисунок 10 – Введите желаемое имя для нашей таблицы

• Теперь, если мы нажмем на My New Data Table, мы увидим нашу созданную таблицу

Рисунок 11 – Новая импортированная таблица из Excel

Как импортировать данные Excel в существующую таблицу в базе данных Access

Мы можем добавить другой рабочий лист Excel к уже существующей таблице в базе данных Access. Но мы должны убедиться, что заголовки столбцов новой таблицы совпадают с заголовками существующей таблицы.

• Перейдем к вкладке «Внешние данные» на ленте
• В Import and Link Group мы перейдем к из файла и выберем кнопку Excel
• В диалоговом окне Получить внешние данные , мы выберем расположение файла, который мы хотим импортировать
• Мы отметим опцию «Добавить копию к записям в таблицу» и укажем таблицу, в которую мы хотим добавить наши новые данные.

Рисунок 12 – Импорт Excel в Access

• Мы нажмем Далее

Рис. 13. Использование мастера импорта электронных таблиц

• Наша новая таблица будет добавлена ​​в существующую таблицу в Access.

Как связать данные Excel с Access

Мы можем связать данные Excel с доступом, чтобы использовать инструменты отчетности и запросов, не сохраняя копию наших данных в базе данных Access. Когда мы связываем данные с доступом, он просто создает новую таблицу, содержащую ссылки на исходные ячейки. Всякий раз, когда мы изменяем исходные ячейки, они автоматически появляются в связанной таблице.

• В диалоговом окне Get External Data-Excel Spreadsheet мы укажем расположение листа Excel

Рис. 14. Связывание данных Excel с Access

• Далее мы пометим « Ссылка на источник данных путем создания связанной таблицы»

Рисунок 15 – Импорт данных Excel в Access

• Укажем, что первая строка содержит заголовки

Рисунок 16 – Доступ к импорту данных из Excel

• Назовем Стол

Рис.