Экспорт писем в excel из outlook: Лучшие способы экспортировать почту из Outlook в Excel/CSV

Содержание

Экспорт и резервное копирование электронной почты, контактов и календаря в PST-файл Outlook

Если на компьютере установлено приложение Outlook, с его помощью вы можете перенести электронные письма, контакты и элементы календаря из одной учетной записи электронной почты в другую.

Например, у вас есть почтовый ящик Microsoft 365 и учетная запись Gmail. Их можно добавить в Outlook. Можно воспользоваться Outlook для экспорта элементов из учетной записи Gmail и их импорта в почтовый ящик Microsoft 365.

Экспортируйте элементы путем создания PST-файла. Этот файл данных Outlook содержит сообщения и другие элементы Outlook и сохраняется на локальном компьютере. Сведения о том, как импортировать элементы после экспорта, см. в статье Импорт писем, контактов и календаря Outlook из PST-файла.

Экспорт писем, контактов и календаря из Outlook в PST-файл

Воспользуйтесь одним из перечисленных ниже наборов инструкций по экспорту.

Добавьте свою учетную запись электронной почты Microsoft 365 в приложение Outlook, например Outlook для Microsoft 365, Outlook 2016 или 2013. После этого можно переместить письма, контакты и элементы календаря в почтовый ящик Microsoft 365 с помощью Outlook.

Добавьте исходную запись электронной почты в Outlook. Например, вы можете добавить учетную запись Gmail в Outlook 2016. Подождите немного, пока не появятся все ваши сообщения и контакты.
Добавьте свою учетную запись электронной почты Microsoft 365 в Outlook. После этого Outlook автоматически синхронизируется с Microsoft 365. Содержимое почтового ящика Microsoft 365 появится в Outlook.
Следуйте нужным инструкциям по экспорту электронной почты из исходной учетной записи в PST-файл.

Например, если вы используете Outlook 2016, выберите Outlook 2013 и 2016: экспорт элементов Outlook в PST-файл.
Например, если вы используете Outlook 2010, выберите Outlook 2010: экспорт элементов Outlook в PST-файл.

После экспорта данных электронной почты в PST-файл их можно перенести в другое место. Вы можете импортировать их в другие учетные записи электронной почты. Сведения о том, как это сделать с помощью Outlook, см. в статье Импорт писем, контактов и календаря Outlook из PST-файла.

В верхней части ленты Outlook щелкните вкладку Файл.

Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и найти соответствующие инструкции по экспорту.
Выберите команды Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.
Выберите пункт Экспорт в файл.

Выберите Файл данных Outlook (. pst) и нажмите кнопку Далее.
Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи.

Установите флажок Включить вложенные папки. Это обеспечит экспорт всех элементов учетной записи: календаря, контактов и почтового ящика. Нажмите кнопку Далее.
Нажмите кнопку Обзор и выберите место, где нужно сохранить Файл данных Outlook (PST). Введите
имя файла и нажмите кнопку ОК для продолжения.

Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Введите другое имя файла, затем нажмите кнопку OK.
Если данные экспортируются в уже существующий Файл данных Outlook (PST), в разделе Настройка укажите, что следует делать, если экспортируемые элементы уже содержатся в этом файле.
Нажмите кнопку Готово.
В Outlook сразу начнется экспорт, если только не требуется создать новый Файл данных Outlook (PST) или экспорт не выполняется в файл, защищенный паролем.
- Создаваемый Файл данных Outlook (PST) можно защитить паролем. В диалоговом окне Создание файла данных Outlook введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку OK. В диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
- При экспорте в уже существующий Файл данных Outlook (PST), защищенный паролем, в диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK
  
  .

Данные Outlook, сохраненные в PST-файле, можно перенести в другое место. Можно сохранить PST-файл в OneDrive, а затем скачать его на новый компьютер. Также можно выполнить сохранение на переносной носитель, а затем импортировать электронную почту, контакты и календарь в Outlook.

Вверху ленты Outlook выберите вкладку Файл.

Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и понять, какой набор инструкций по экспорту подходит для вашего случая.
Выберите Параметры.
В окне «Параметры Outlook» выберите Дополнительно.
org/ListItem»>
В разделе Экспорт выберите Экспорт.
Выберите пункт Экспорт в файл и нажмите кнопку Далее.
Выберите Файл данных Outlook (.pst) и нажмите кнопку Далее.
Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи.

Установите флажок Включить вложенные папки. Это обеспечит экспорт всех элементов: календаря, контактов и почтового ящика. Нажмите кнопку Далее.
Нажмите кнопку Обзор, выберите расположение, в котором будет сохранен PST-файл, и укажите имя файла. Чтобы продолжить, нажмите кнопку ОК.

Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Чтобы создать новый файл, а не использовать уже существующий, измените имя файла.
Если данные экспортируются в уже существующий PST-файл, в разделе Настройка укажите, что следует делать, если экспортируемые элементы уже содержатся в этом файле.
org/ListItem»>
Нажмите кнопку Готово.
Экспорт начнется сразу же (за исключением ситуации, когда требуется создать новый PST-файл либо экспорт выполняется в уже существующий файл, защищенный паролем).
- При создании нового PST-файла его можно защитить паролем. В диалоговом окне Создание файла данных Outlook введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку ОК. В диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку OK.
- При экспорте в уже существующий PST-файл, защищенный паролем, в диалоговом окне Пароль к файлу данных Outlook введите пароль и нажмите кнопку ОК.

Данные Outlook, сохраненные в PST-файле, можно перенести в другое место. Сохраните PST-файл в OneDrive, а затем скачайте его на новый компьютер. Выполните сохранение на переносной носитель для доступа в любом месте, а затем импортируйте электронную почту, контакты и календарь в Outlook.

В Outlook 2007 в верхней части ленты выберите Файл.

Если на ленте нет элемента Файл, см. статью Какая у меня версия Outlook?, чтобы определить версию приложения и понять, какой набор инструкций по экспорту подходит для вашего случая.
Выберите Импорт и экспорт.
Выберите Экспорт в файл и нажмите кнопку Далее.
Выберите Файл личных папок (.pst) и нажмите кнопку Далее.
Выберите имя учетной записи электронной почты, из которой нужно экспортировать элементы (см. рисунок ниже). За один раз можно экспортировать информацию только из одной учетной записи.

Установите флажок Включить вложенные папки. Это обеспечит экспорт всех элементов учетной записи: календаря, контактов и почтового ящика. Нажмите кнопку Далее.
Нажмите кнопку Обзор, выберите расположение, в котором будет сохранен PST-файл, и укажите имя файла. Чтобы продолжить, нажмите кнопку ОК.

Примечание: Если вы уже использовали функцию экспорта, здесь будут указаны предыдущие папка и имя файла. Чтобы создать новый файл, а не использовать уже существующий, измените имя файла.
Если данные экспортируются в уже существующий PST-файл, в разделе Настройка укажите, что следует делать, если экспортируемые элементы уже содержатся в этом файле.
org/ListItem»>
Нажмите кнопку Готово.
Экспорт начнется сразу же, за исключением ситуации, когда требуется создать новый PST-файл либо при экспорте в уже существующий файл, защищенный паролем. В этих случаях откроется такое диалоговое окно:

Нажмите кнопку ОК, если вы не хотите защищать файл паролем. В противном случае:
- Если вы хотите защитить PST-файл паролем, введите пароль в поля Пароль и Подтверждение и нажмите кнопку OK. В диалоговом окне «Пароль к файлу данных Outlook» введите пароль и нажмите кнопку ОК.
- org/ListItem»>
  Если вы экспортируете существующую папку личного файла (PST-файл), защищенную паролем, в диалоговом окне «Пароль к файлу данных Outlook» введите пароль и нажмите кнопку OK.

Какие данные экспортируются?

При экспорте электронной почты, контактов и данных календаря в PST-файл создается копия данных. Из Outlook ничего не исчезает. Вы сможете просматривать и использовать сообщения, контакты и данные календаря в Outlook.
org/ListItem»>
В Outlook при экспорте электронных писем также экспортируются все вложения.
Outlook не экспортирует метаданные, такие как свойства папок (представления, разрешения и параметры автоархивации), а также правила обработки сообщений и списки заблокированных отправителей.

Важно: Если вы используете режим кэширования Exchange, Outlook будет экспортировать только элементы, уже находящиеся в кэше. По умолчанию ваш кэш содержит элементы за последние 12 месяцев. Чтобы экспортировать данные за более чем 12 месяцев, сначала отключите режим кэширования Exchange. Дополнительные сведения см. в статье Включение или отключение режима кэширования Exchange.

Когда следует экспортировать (создавать резервную копию) и импортировать PST-файл?

org/ListItem»>
Если вы хотите переместить электронную почту из одной учетной записи в другую:

Например, предположим, что у вас есть старая учетная запись электронной почты Yahoo — [email protected], и вы хотите перенести письма в новую учетную запись электронной почты Microsoft 365 — [email protected].

Добавьте обе учетные записи в классическую версию Outlook. Подождите, пока не появятся все сообщения электронной почты (если их много, это может занять некоторое время). Затем с помощью Outlook экспортируйте электронную почту из учетной записи Yahoo в PST-файл. Наконец, импортируйте PST-файл в свою учетную запись Office 365.
Когда вы меняете ПК: если вы переносите электронную почту с одного компьютера, на котором есть Outlook, на другой. Предположим, что на старом компьютере установлено приложение Outlook 2007, а вы только что купили компьютер с Outlook 2016. Экспортируйте данные электронной почты из Outlook 2007 (как описано в этой статье) и импортируйте их в Outlook 2016.
Когда вы меняете ПК на Mac: если вы переносите электронную почту из Outlook на ПК и импортируете ее в Outlook 2016 для Mac.
Если вы хотите регулярно создавать резервную копию всех писем, контактов и элементов календаря и сохранять ее в надежном месте. Создав PST-файл, скопируйте его в безопасное место: на USB-накопитель, на другой жесткий диск или в облачное хранилище, такое как OneDrive или Dropbox.

Автоматического способа периодически выполнять резервное копирование всех элементов (старых и новых) не существует. Функция автоархивации архивирует только старые элементы и перемещает их, а не создает копию.
Если вас интересует только резервное копирование контактов, см. статью Экспорт контактов из Outlook, чтобы скопировать контакты в CSV-файл.

См. также

Импорт и экспорт сообщений, контактов и календаря Outlook

Как экспортировать электронные письма из Outlook

Независимо от того, переходите ли вы к другому приложению или сервису электронной почты, вы обновили его до нового компьютера, вы хотите получить доступную для печати коллекцию сообщений электронной почты или просто хотите удостовериться, что вы не потеряете важные электронные письма, если что-то произойдет с вашим программного обеспечения или вашей системы, вы можете загружать электронные сообщения.

Как только вы экспортируете электронные письма Outlook, вы можете сохранить файл на внешний жесткий диск или вернуть их в другое приложение электронной почты. Шаги, которые вы принимаете, зависят от того, какую версию Outlook вы хотите экспортировать, и что вы хотите делать с файлом по завершении.

Экспорт электронных писем в файл PST

Файл .pst Outlook представляет собой файл личного хранилища, содержащий такие элементы, как ваши электронные письма, адресную книгу, подписи и многое другое. Вы можете создать резервную копию PST-файла и перенести его в Outlook на другой компьютер, другую версию Outlook или другую операционную систему. Шаги зависят от того, какую версию Outlook вы используете.

Outlook 2016, 2013 или 2010

Откройте Outlook и выберите файл Вкладка.
Нажмите Настройки аккаунта и затем выберите Настройки аккаунта.
Перейти к Данные или Дата файлы нажмите имя файла или имя учетной записи, а затем нажмите Открыть папку или же Откройте расположение файла.
Скопируйте файл .pst в любое место на вашем компьютере или на любом съемном носителе, таком как флешка.

Outlook 2007, 2003 или 2002

Выйти из Outlook.
Нажмите Начните и выберите Панель управления из правой панели меню «Пуск» (в Windows XP или более ранней версии нажмите Начните, Выбрать настройки и нажмите Панель управления).
Убедитесь, что окно находится в представлении «Список» и дважды щелкните почта.
Нажмите Показать профили и нажмите свойства.
Нажмите Дата файлы.
выберите Персональные папки и нажмите настройки.
Запишите путь и имя файла, которое появляется.
Нажмите Компактный сейчас чтобы уменьшить размер PST-файла, а затем закрыть все свойства окна.
Перейдите к местоположению PST-файла, а затем скопируйте его в любое место на вашем компьютере или на любом съемном носителе, таком как флэш-накопитель.

Экспорт писем в файл OLM

В Outlook для Mac вы можете экспортировать сообщения электронной почты в виде файла .olm, который также является файлом хранилища, который содержит такие элементы, как электронные письма, контакты и элементы календаря.

Outlook 2016 для Mac

Перейдите на вкладку «Инструменты» и выберите «Экспорт».
Выберите «Почта» в поле «Экспорт в архив» (.olm) и нажмите «Продолжить».
Выберите «Загрузка» в поле «Сохранить как» и нажмите «Сохранить». Outlook начнет экспортировать.
Нажмите «Готово», чтобы выйти, когда появится сообщение «Завершить поставку».

Outlook 2011 для Mac

Перейдите в меню «Файл» и выберите «Экспорт».
Выберите Outlook для файла данных Mac.
Нажмите «Элементы следующих типов» и установите флажок «Почта».
Нажмите стрелку вправо, чтобы продолжить.
Выберите место, где вы хотите сохранить файл. Outlook начнет экспортировать.
Нажмите «Готово» или «Готово», чтобы выйти, когда появится сообщение «Завершить поставку».

Экспорт и резервное копирование писем из Outlook в Gmail

Вы можете экспортировать свои сообщения электронной почты из Outlook в свою учетную запись Gmail, предоставляя источник резервного копирования, а также возможность доступа к старым письмам из любого места. Хитрость заключается в том, чтобы добавить свою учетную запись Gmail в Outlook, а затем скопировать и вставить папки.

Настройте свою учетную запись Gmail в Outlook (здесь вы найдете подробные инструкции).
Откройте папку, содержащую сообщения электронной почты, которые вы хотите экспортировать в Gmail, например, входящие или сохраненные электронные письма.
Нажмите Ctrl-A для выбора всех писем в папке или нажмите и удерживайте Ctrl и нажмите на каждое индивидуальное письмо, которое вы хотите отправить в Gmail.
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте выбранных сообщений электронной почты, укажите Переехать и выберите Другая папка.
Перейдите в свою учетную запись Gmail в диалоговом окне «Переместить элементы» и щелкните папку, в которую вы хотите экспортировать свои электронные письма. Кроме того, нажмите новый для создания новой папки в вашей учетной записи Gmail.
Нажмите Хорошо для перемещения выбранных писем.

Экспорт электронных писем Outlook в Microsoft Excel

Другой способ экспортировать электронные письма Outlook — отправить их на рабочий лист Excel. Это создаст таблицу с такими столбцами, как Subject, Body, From Email и многое другое. Хотя вы можете экспортировать контакты Outlook в файл CSV в Outlook для Mac, этот параметр недоступен для сообщений электронной почты.

Outlook 2013 или 2016

Нажмите файл и выберите Открыть и экспортировать.
выберите Импорт Экспорт.
Нажмите экспорт в файл, а затем нажмите следующий.
выберите Майкрософт Эксель или же Значения, разделенные запятыми и нажмите следующий.
Выберите папку электронной почты, из которой вы хотите экспортировать сообщения, и нажмите следующий.
Перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить экспортированные электронные письма.
Введите имя экспортируемого файла и нажмите Хорошо.
Нажмите следующий и нажмите Конец.
Когда процесс будет завершен, новый файл Excel будет доступен для вас.

Outlook 2010

Нажмите файл и выберите Опции.
выберите продвинутый в левой панели окна «Параметры».
выберите экспорт в разделе «Экспорт».
Нажмите Экспорт в файл и нажмите следующий.
выберите Майкрософт Эксель или же Значения, разделенные запятыми и нажмите следующий.
Выберите папку электронной почты, из которой вы хотите экспортировать сообщения, и нажмите следующий.
Перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить экспортированные электронные письма.
Введите имя экспортируемого файла и нажмите Хорошо.
Нажмите следующий и нажмите Конец.
Когда процесс будет завершен, новый файл Excel будет доступен для вас.

Outlook 2002 или 2003 или 2007

Откройте Outlook.
Идти к файл и выберите Импорт и экспорт.
Нажмите экспорт в файл, а затем нажмите следующий.
выберите Майкрософт Эксель или же Значения, разделенные запятыми и нажмите следующий.
Выберите папку электронной почты, из которой вы хотите экспортировать сообщения, и нажмите следующий.
Перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить экспортированные электронные письма.
Введите имя экспортируемого файла и нажмите Хорошо.
Нажмите следующий и нажмите Конец.
Когда процесс будет завершен, новый файл Excel будет доступен для вас.

Как экспортировать электронную почту Outlook в Excel

Outlook — это популярная служба электронной почты для делового общения, которую часто выбирают крупные бизнес-пользователи.

Несмотря на широкий спектр мощных функций и интеграций, Outlook не предлагает простого способа анализа/извлечения данных из сообщений электронной почты.

Бизнес-данные, поступающие по электронной почте или вложениям Outlook, обычно извлекаются вручную в электронные таблицы Excel или другие бизнес-приложения.

Сообщения электронной почты содержат много важной деловой информации.

Компании получают счета, квитанции, предложения, запросы на продажу и многое другое по электронной почте. Трудно организовать и разобраться во всех этих данных в самом Outlook.

Экспорт данных электронной почты из Outlook в Excel позволяет компаниям изучить все эти данные и получить ценную информацию. Вы также можете экспортировать электронные письма Outlook в Excel просто для резервного копирования всех ваших данных или перехода к другому поставщику/серверу электронной почты.

В этой статье мы рассмотрим два популярных способа экспорта данных из электронных писем Outlook в электронные таблицы Excel.

Честно говоря, ни один из этих двух методов не является полностью совершенным — форматирование часто теряется или изменяется при экспорте. Мы также рассмотрим, как автоматически экспортировать электронные письма Outlook в Excel без потери данных или форматирования.

Вот некоторые из наиболее распространенных методов экспорта данных электронной почты из Outlook в Excel:

Ручное копирование и вставка данных из Outlook в Excel

Возможно, это самый глупый подход, но он все еще работает.

Открывайте электронные письма или вложения по одному, копируйте все соответствующие данные и вставляйте их в таблицу Excel.

Непосредственный экспорт из Outlook в Excel

Непосредственный экспорт электронной почты из Outlook в Excel довольно прост.

Но этот метод сохранит только обычный текст и основные ссылки — все остальное форматирование будет потеряно.

Откройте Outlook >> нажмите «Файл» >> и выберите «Открыть и экспортировать»
Нажмите «Импорт/экспорт» >> выберите «Экспорт в файл» >> и выберите Excel или csv в качестве типа файла
Выберите папку назначения для сохранения файла в
Нажмите «Готово».

Выйдите из Outlook, откройте папку и проверьте файл Excel/csv, который вы только что экспортировали из Outlook.

💡

Оба метода, которые мы рассмотрели до сих пор, требуют, чтобы вы вручную открывали каждое электронное письмо одно за другим. Эти методы не поддерживают действия массового экспорта.

Автоматизируйте рабочие процессы Outlook в Excel с помощью Nanonets. Преобразуйте данные электронной почты в структурированные данные, подходящие для бизнес-приложений.

Вы можете автоматизировать рабочие процессы электронной почты Outlook в Excel с помощью анализатора электронной почты на основе ИИ или средства извлечения электронной почты, такого как Nanonets.

С помощью Nanonets вы можете автоматически пересылать все входящие электронные письма Outlook в папку «Входящие» Nanonets и анализировать все данные в них. Это поможет выполнять массовые действия без необходимости открывать отдельные электронные письма или вложения по одному.

Наносети также могут помочь сохранить исходное форматирование данных и извлечь только те данные, которые вам нужны.

Вот шаги:

Анализ электронной почты с помощью Nanonets

Создайте учетную запись

Зарегистрируйтесь, чтобы начать работу с Nanonets.

Или войдите в свою учетную запись Nanonets.

Создайте учетную запись Nanonets

Выберите анализатор данных

В зависимости от типов электронных писем, из которых вы хотите анализировать данные, создайте собственный анализатор данных или выберите один из предварительно созданных анализаторов данных Nanonets.

Не видите готовый анализатор данных, который можно использовать? Вы можете создать свой собственный парсер данных электронной почты с помощью Nanonets. Просто загрузите несколько образцов скриншотов электронной почты (или PDF-файлов) и отметьте поля данных, которые вы хотите извлечь. ИИ Nanonets научится идентифицировать интересующие вас данные, анализируя эти образцы.

Выберите анализатор данных

Импортируйте свои электронные письма

Затем импортируйте несколько электронных писем в свой анализатор данных.

Просто автоматически перенаправляйте свои электронные письма в специальный почтовый ящик Nanonets или на адрес получателя. Затем Nanonets перехватит все эти электронные письма в ваш парсер данных.

Также можно настроить автоматический импорт файлов из облачных хранилищ, баз данных или подключение к другим источникам через API.

Импорт электронных писем

Предустановленный анализатор данных Nanonet извлекает соответствующие данные из тела электронного письма и/или вложений в пересылаемых электронных письмах.

Вы даже можете быстро редактировать, просматривать или утверждать извлеченные данные.

Извлечение данных из сообщений электронной почты

Экспорт или автоматизация рабочего процесса

Завершите процесс, выбрав предпочтительный формат вывода — Excel или csv (среди прочих вариантов).

Вы также можете автоматизировать весь этот рабочий процесс, указав улучшения/преобразования данных, настроив утверждения и отправив окончательные результаты в любое бизнес-приложение по вашему выбору.

Экспорт или автоматизация рабочего процесса

Вывод

Экспорт электронной почты Outlook в Excel имеет очевидные преимущества как для хранения данных, так и для анализа данных.

Выполнение этого процесса вручную просто не масштабируется и является чрезвычайно трудоемким.

Анализаторы электронной почты и интеллектуальные инструменты извлечения данных могут помочь автоматизировать рабочие процессы электронной почты Outlook в Excel. Вы можете уделять больше времени анализу данных и меньше времени копировать и вставлять данные в Excel!

Узнайте о лучших парсерах электронной почты здесь — https://nanonets.com/blog/best-email-parser/

Nanonets также может конвертировать изображения в Excel.

Как экспортировать сообщения электронной почты Outlook в электронные таблицы Excel | Small Business

Автор Zach Lazzari Обновлено 16 января 2019 г.

Outlook — одна из лучших доступных почтовых программ, которую выбирают многие пользователи корпоративной электронной почты. Платформа мощная, потому что она хорошо организует большое количество электронных писем, интегрируется с многочисленными сторонними расширениями, имеет высокие ограничения на отправку для коммерческого использования, а несколько учетных записей легко создаются и управляются на одном сервере.

Одним из недостатков Outlook является простой метод экспорта электронной почты или возможность быстрого извлечения данных из электронной почты. Существует множество возможностей, начиная от копирования и вставки отдельных электронных писем в текстовые документы и заканчивая экспортом в формат CSV или Excel. Ни один вариант не идеален, и пользовательское форматирование часто теряется в процессе.

Зачем экспортировать сообщения электронной почты?

На самом деле существует всего несколько причин для экспорта электронной почты из Outlook. Перемещение вашего почтового ящика на другой сервер и платформу требует экспорта, когда вы не хотите начинать все сначала. А переход на новую систему может привести к потере всех ваших важных переписок по электронной почте из прошлых обменов.

Чтобы не потерять ценные данные электронной почты, выполните экспорт в книгу Excel или один из многих других форматов. Имейте в виду, что загрузка в удобочитаемый и легко определяемый формат в новой системе, скорее всего, затруднена или невозможна. Лист Excel может организовывать разговоры и действовать как база данных, где вы можете искать старые контакты и разговоры по контексту или дате.

Другая причина экспорта электронной почты — сохранение данных в файле резервной копии. Конфиденциальная информация, которая может потребовать отзыва в юридических или личных целях, заслуживает резервного копирования. Если ваш сервер когда-либо будет очищен, файл Excel сохранит все из предыдущих разговоров по электронной почте.

Экспорт сообщений электронной почты из Outlook в Excel

Экспортировать сообщения электронной почты из Outlook в Excel очень просто. Имейте в виду, однако, что вы сохраните только простой текст и основные ссылки. Все остальное форматирование теряется. Если вы в конечном итоге захотите восстановить форматирование, хорошей альтернативой будет сохранение в виде HTML-файлов.

Откройте Outlook и нажмите «Файл», а затем «Открыть и экспортировать». Нажмите «Импорт/Экспорт» и «Экспорт в файл», прежде чем установить тип файла в Excel. CSV аналогичен и может быть легко перенесен в книгу Excel позже, если вы захотите.

Наконец, выберите папку назначения, в которую следует сохранить файл. Выберите «Готово», чтобы сохранить электронные письма в указанной папке. Выйдите из Outlook и перейдите в папку. Убедитесь, что файл сохранен, и попытайтесь открыть его. Рабочая книга Excel или файл CSV должны открыться со всеми данными электронной почты.

Альтернативные варианты

Другие типы файлов также поддерживаются Outlook. Метка .PST предназначена специально для резервного копирования электронной почты Outlook и других данных, хранящихся на сервере. .OLM выполняет ту же функцию в системах Mac. Загвоздка здесь в том, что файл совместим только с другими электронными письмами Outlook. Если вы хотите открыть или передать данные электронной почты, это должно произойти в другой учетной записи Outlook.

Другой обходной путь относится только к Gmail. Вы можете настроить учетную запись Gmail в Outlook, что, по сути, означает, что вы используете сервер Gmail, но лицо Outlook для управления электронной почтой. Системы работают вместе, и вы можете копировать все электронные письма Outlook в отдельные папки и перемещать их в новые папки Gmail. Если вы закроете Outlook после перемещения писем, они останутся на сервере Gmail.

Передача электронной почты от всей компании с несколькими учетными записями затруднена, и не существует четкого пути для переключения платформ. Интеграция с такой системой, как Salesforce, которая отслеживает все действия отдельно, помогает, поскольку эти действия сохраняются в учетной записи Salesforce. Смените серверы, и, по крайней мере, у вас все еще будут адреса электронной почты и история для каждого письма. В противном случае смена сервера будет сложной и несколько грязной.

Ссылки

Университет Индианы: База знаний: Как в Outlook для Windows экспортировать сообщения или папки в файл личной папки, книгу Excel или базу данных Access?
Microsoft Office Outlook 2010: завершено; Гэри Б. Шелли и др.
Lifewire: как экспортировать сообщения электронной почты из Outlook

Ресурсы

Поддержка Microsoft: экспорт контактов
YouTube: Outlook 2010 — экспорт адресов электронной почты

Советы

Outlook не может экспортировать в файлы Excel 2010, но Excel 2010 открывает более ранний формат Excel 97-2003.

Биография писателя

Зак Лаззари — писатель-фрилансер с большим опытом работы в стартапах и цифровой рекламе. У него разнообразный опыт работы в мире цифрового маркетинга. Зак разработал и продал несколько успешных веб-ресурсов и управляет маркетингом для нескольких клиентов в индустрии активного отдыха.