Access

Для чего нужен access: 10 причин использования Access с Excel

Содержание

10 причин использования Access с Excel

Если вы используете Office продуктов, следует ли использовать Excel или Использовать Access для управления табличные данные? В сопутствующих статьях Использование Access или Excel дляуправления данными , в этой статье рассмотрены преимущества каждого продукта и их результаты в таблице. Но зачем выбирать один или несколько вариантов? Если данные хранятся в Access и подключаются к ним из Excel, вы получаете преимущества обоих этих приложений. Ниже 10 причин, по которым Excel и Access вместе имеет смысл.

Хотя Excel не является базой данных, она широко используется для хранения данных и часто используется для решения простых задач с базой данных. Однако Excel — это плоская, а не реляционная база данных. Если простые таблицы необходимо превратить в несколько таблиц со связанными данными, access — первый вариант, с которой информационные работники могут быстро создать приложение базы данных. Access всегда был отличной «панелью для получения данных» для сбора и консолидации разных данных на всем предприятии, большая часть которого находится в Excel книгах.

После добавления данных в Access вы можете добавлять дополнительные таблицы и присоединяться к ним, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных, чтобы обеспечить целостность данных, обмениваться и обновлять данные среди множества пользователей, а также создавать мощные отчеты и формы.

В Excel в отличие от простого макета электронных таблиц, в Access есть несколько взаимосвязанных объектов, которые сначала могут показаться сложными. Но для использования Access не нужно быть экспертом. Access предназначен для всех типов пользователей, и вы можете использовать его только в том, что вам нужно.

Повернув назад, можно поохотьть слой.

1. Используйте Access тремя способами: в качестве случайного пользователя, опытного пользователя или разработчика.

2. Таблицы, запросы, формы и отчеты строится друг на друга и составляют сердце приложения базы данных.

3. Иногда у пользователей есть мастера, конструкторы свойств, Office Fluent пользовательский интерфейс и Excel похожие на них функции, чтобы быстро при этом работать.

4. Power users have macros, the property pane, expressions, and database design tools to delve deeper and do more.

5. Разработчики могут работать с модулями и разрабатывать код VBA для создания пользовательских решений баз данных и развертывания приложений времени запуска.

Для начала можно скопировать данные из Excel в Access. Вы можете создать таблицу Access и отобразить ее в таблице, которая очень похожа на Excel таблицу. Вы можете выполнять распространенные задачи создания таблиц, такие как определение типа данных, имени поля или нового поля, прямо в представлении таблицы. Так, если ввести дату в пустое поле, Access задаст для него тип данных «Дата/время». Если ввести текст, например имя, Access приместит к полю текстовый тип данных. Если вы хотите переместить поле, просто щелкните и перетащите его.

При копировании данных Excel и их копировании в Access вам даже не нужно создавать таблицу или открывать ее в таблике. Access автоматически спросит, есть ли в данных заглавные таблицы, правильно ли используется тип данных, и создаст таблицу Access. Это не могло быть проще.

Дополнительные сведения см. в теме Открытие пустой таблицы.

Один из простейших способов получить преимущества обоих Excel и Access — связать Excel с таблицей Access. Используйте ссылку Access, если вы планируете хранить данные в Excel, но при этом регулярно используете некоторые из многих функций Access, таких как отчеты и запросы. Данные связываются из Access, а не из Excel.

Access поддерживает два основных способа создания таблиц баз данных. Пользователи могут создавать новые таблицы для хранения данных в базе данных Access или создавать связи с существующими данными за пределами базы данных Access. Данные в связанных таблицах отображаются и ведут себя по-разному, как и в других таблицах. Мастер диспетчера связанных таблиц помогает отслеживать, находить и обновлять данные Excel или другого источника данных при переходе и разрыве связи.

Когда вы создаете связь Excel или именуемого диапазона, Access создает новую таблицу, связанную с данными Excel данных. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, внося изменения в Excel, а также обновите (или повторно запросите) данные в таблице Access. Однако изменить содержимое таблицы в Access невозможно. С помощью данных, связанных Excel, вы можете создавать отчеты, запросы и формы, доступные только для чтения, в Access.

Дополнительные сведения см. в этойExcel.

Если вы решите вырезать кабель данных, вы можете переместить данные в Excel импортировать их в Access. Обратите внимание, что импорт слов имеет два разных значения между Excel и Access. В Excel при импорте (или подключении) вы можете сделать постоянное подключение к данным, которые можно обновлять. При импорте в Access данные импортируется один раз, но без постоянного подключения к данным. При импорте данных Access сохраняет их в новой или существующей таблице, не изменяя их в Excel. В Access за одну операцию можно импортировать все или все Excel книги.

Мастер импорта поможет вам принять важные решения о том, нужно ли изменять типы данных и добавлять заглавные данные. Если при импорте данных возникнут ошибки, Access предупредит вас и сохранит их в таблице, чтобы можно было быстро найти и исправить их. Например, букво-цифровой почтовый индекс может быть зарыт в столбце, который вы считали числовым, или для поля первичного ключа был обнаружен дубликат. Вы можете либо внести изменения в Excel, либо повторно импортировать данные, либо внести изменения в новую таблицу Access. После завершения операции можно сохранить использованные действия и даже создать Outlook, чтобы напоминать вам о регулярных операциях импорта.

После импорта данных они снова будут доступны в Access, и вы сможете добавлять, изменять и удалять их с помощью таблиц и форм. После импорта данных вы можете решить, следует ли удалять их из Excel. Обычно лучше иметь только одно расположение для обновления данных.

Примечание: При импорте данных из Excel Access не импортируется формула, а только результаты этих формул.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

  • Импорт или связывание данных в книге Excel

  • Сохранение параметров операции импорта или экспорта в виде спецификации

  • Запланировать операцию импорта или экспорта

  • Выполнение сохраненной операции импорта или экспорта

  • Вы также можете повторно подключить данные Access к Excel. Для этого создайте подключение в Excel, который часто хранится в файле подключения к данным Office (ODC), к базе данных Access и извлекаете все данные из таблицы или запроса. После подключения к данным вы также можете автоматически обновлять (обновлять) свои Excel из исходной базы данных Access при обновлении базы данных с новой информацией.

    Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

    • Перемещение данных из Excel в Access

    После того как данные будут доступны в Access, вы сможете воспользоваться потрясающим массивом средств создания и настройки отчетов. Хотите создать отчет всего несколькими щелчками мыши? Используйте мастер отчетов. Хотите создать и изменить макет отчета в режиме реального времени с помощью данных в режиме реального времени, переместить блоки данных и изменить их в нем, добавить и удалить поля, а затем сразу же увидеть изменения по мере их создания? Используйте представление Макет. Хотите работать с отчетом для поиска, фильтрации и сортировки данных в прямом эфире? Используйте представление Отчет. Хотите самостоятельно добавить кнопки, номера страниц, изображения, гиперссылки и стили профессионального стиля? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах Элементы управления и Макет на

    вкладке Конструктор ленты. С помощью Access можно легко создавать простые отчеты, сгруппировать и сводные отчеты, почтовые наклейки, графические отчеты и подотловки.

    После создания отчета используйте Access для его распространения в электронном виде. Например, вы можете отправить отчет с помощью сообщения электронной почты или сохранить его в разных форматах, таких как моментальный снимок Или PDF-файл Access, чтобы добавить его на веб-страницу или SharePoint сайт.

    Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

    • Руководство по созданию отчетов

    • Создание простого отчета

    • Изменение отчета

    • Создание отчета с группировкой или сводного отчета

    После того как данные будут доступны в Access, вы сможете воспользоваться множеством средств создания и настройки форм. Хотите создать форму всего несколькими щелчками мыши? Используйте мастер форм. Хотите создать и изменить макет формы в режиме реального времени с помощью данных в режиме реального времени, переместить блоки данных и изменить их объем, добавить и удалить поля, а также сразу же увидеть изменения по мере их создания? Используйте представление Макет. Хотите самостоятельно добавить кнопки, списки, поля со списком, группы вариантов, рисунки, маски ввода, диаграммы, гиперссылки и стили профессионального стиля? Используйте множество мастеров и коллекций элементов управления в группах Элементы управления и Макет на вкладке Конструктор ленты. С помощью Access можно легко создавать простые формы, формы с вкладками, непрерывные формы, всплывающие формы, модальные диалоговое окно и подчиненные формы.

    В Access можно легко создать разделенную форму, которая отображает синхронизированные таблицу и представление формы, чтобы получить все необходимое. После создания отформы можно легко прокручивать, фильтровать и даже искать данные за ней с помощью стандартных кнопок навигации и поля поиска в нижней части формы.

    Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

    • Создание формы с помощью инструмента «Форма»

    • Создание разделенной формы

    • Создание списка вариантов с использованием списка или поля со списком

    • Обеспечение возможности поиска записи путем выбора значения из списка

    • Какой бы продукт вы ни использовали, вы фильтруете данные, чтобы работать с подмножество данных, и сортировать данные так, как вам нужно. В Access Excel пользователи могут фильтровать и сортировать данные в представлении таблицы, не изучив новый пользовательский интерфейс. Значки, меню команд, команды, условия и диалоговые окна очень похожи при работе с текстом, числами, датами или пустыми полями. Вы даже можете сохранить фильтры и сортировку вместе с представлением таблицы.

      Вы можете создать запрос в Access и даже не знаете, что SQL означает. Четыре мастера запросов помогают создавать простые запросы, находить повторяющиеся записи, находить записи без записей и создавать перекрестные запросы. Вам даже не нужно создавать запрос; просто фильтруя и сортировать данные так, как нужно, и они сохраняются в таблицу.

      Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

      • Сортировка записей по текстовым, числовой или дате

      • Применение фильтра для просмотра отдельных записей в базе данных Access

      • Общие сведения о запросах

      Теперь, когда ваша семья стала больше, список поздравительных карток стал крупнее, и вам нужно следить за большим количеством дней рождения и годовщин. Не беда. Вы можете использовать таблицу или запрос Access в качестве источника данных слияния и создать операцию слияния с помощью мастера слияния Word для писем, карточек, сообщений электронной почты и конвертов. Если вам нужно просто создать почтовые наклейки, создайте и распечатайте наклейки из отчета Access с помощью мастера наклеев. Вы даже можете автоматически добавить штрих-код, соответствующий каждому адресу клиента.

      Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

      • Использование таблицы или запроса в качестве источника данных слияния

      • Создание почтовых наклеек в приложении Access

      Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в SharePoint списках. Excel обеспечивает подключение только для чтения (в одну сторону) к связанным SharePoint спискам; в то время как Access позволяет читать и записывать (двунавязные) данные в связанных SharePoint списках. Списки access и SharePoint хорошо работают друг с другом. Такие типы данных Access и SharePoint, как RICH TEXT, только при добавлении (для поддержки отслеживания истории редакций в поле memo), вложения, автономная нумерация, подытожки и поля с несколькими значениями, можно без проблем интегрирования, а также некоторые (если есть) несоответствия данных.

      После связываия данных списка SharePoint с базой данных Access вы даже можете отключить данные списка SharePoint в локальной базе данных Access, работать с данными локально, а затем повторно подключиться к сайту SharePoint, чтобы отправить изменения. Все конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, обрабатываются мастером разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access, основаны на одинаковых данных, но связаны с SharePoint списками.

      Excel ниже точки интеграции с SharePoint Server.

      1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.

      2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.

      3. Публикация Excel в Службы Excel и отображение данных и работа с ними с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-части.

      4. Импорт (соединение) данных в книгу Excel с серверов OLAP, баз данных SQL Server Access и неровных файлов.

      Ниже точки интеграции с сервером SharePoint Access.

      1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.

      2. Связывать данные между таблицами Access и списком SharePoint, создавая постоянное двухстолевное подключение. (Обновленные данные списка видны в таблице Access; обновленные данные таблицы Access — в списке. )

      3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.

      4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.

      Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

      • Импорт данных из списка SharePoint или создание связи с ними

      • Экспорт таблицы Excel в список SharePoint

      Вы можете создавать сложные классические приложения баз данных, не вводя ни одной строки кода VBA. Каждый объект Access имеет множество свойств и событий, которые можно легко найти на окне свойств, чтобы настроить решение. В каждом объекте есть подробные конструкторы, которые показывают все доступные вам функции. Дополнительные шаблоны баз данных доступны в Office Online. Шаблоны полей и таблиц помогают быстро создавать и настраивать новые таблицы. Вы можете создать базу данных с нуля с помощью встроенных средств разработки баз данных.

      Макрос Access использует декларативную среду, которая не требует написания кода VBA, поэтому вам не нужно быть разработчиком. Каждая макросеть выполняет задачу, например открытие формы, выполнение запроса, поиск записей или отображение сообщения. Макрос можно встраить в любое событие отчета, формы или управления. Большинство макроса имеют аргументы, и вы можете добавить к ним условную логику, чтобы они могли делать то, что вам нужно. Вы даже можете определять переменные и снова проверять ошибки, не вводя код VBA.

      Разработать прототип и запустить его ИТ-отделом. Создайте решение для своей команды, если оно требуется как можно скорее, и сделайте это в компании без персонала. Отслеживайте билеты, проданные для компании, отслеживайте сроки хранения производственных материалов или печатайте приемные теги для частей. Отслеживание задач, вопросов и результатов в проектах группы. Создайте базу данных каналов продаж для отслеживания потенциальных продаж в небольшой группе специалистов по продажам.

      Дополнительные сведения

      • Настройка области навигации

      • Основные сведения о создании баз данных

      К началу страницы

      Microsoft Access для чайников – что это за программа и как ей пользоваться

      Microsoft Office – редактор, который позволяет создавать и редактировать офисные документы. В нем также встроено приложение, позволяющее пользователям работать с базами данных. Базы данных – это, в первую очередь, удобный инструмент для хранения, систематизации и извлечения нужной информации. В этом материале будет подробно разобран редактор Microsoft Access и опубликована пошаговая инструкция по работе с приложением.

      Что такое Microsoft Access

      Microsoft Office Access – мощный редактор, который представляет собой систему управления базами данных, основанными на реляционной модели. Также необходимо отметить, что он использует динамическую модель обмена между сетевыми ресурсами и приложениями. При этом редактор использует продвинутые инструменты для обработки любого типа информации и представление их в виде четкой последовательной структуры.

      В Access также внедрена поддержка динамической библиотеки ActiveX. Эта технология, которая помогает не только представлять информацию в виде текста, а также в виде объектов мультимедии. Реляционная модель позволяет устанавливать связи между базами и контролировать любое изменение, своевременно внося коррективы.

      Некоторые пользователи считают, что один из редакторов Microsoft Office Excel похож на программу Access, но это заблуждение. Excel является инструментом для работы с электронными таблицами, а последний, в свою очередь, используется для создания БД в виде таблиц.

      Принцип работы Excel основывается на организации данных внутри отдельной таблицы, Access позволяет выполнять более сложные задачи, работая с большим массивом информации. И в заключении необходимо отметить важную особенность, Excel рассчитан для одного пользователя, так как изменение информации носит локальный характер, а Аксесс подразумевает многопользовательскую работу с базами.

      Зачем используется

      Редактор применяется для полной автоматизации работы с БД в разных сферах деятельности, бизнесе, управлении кадрами и т.д. Стоит заметить, что благодаря тому, что программное обеспечение имеет универсальную структуру, оно помогает избавиться от переизбытка данных, когда требуется изменить нужный параметр, не путем ввода нового, а корректировкой старого. Причем изменения отразятся не только в основной базе, но и в связанных с ней.

      Структура приложения

      Удобство работы с программой достигается благодаря наличию элементов, позволяющих автоматизировать процесс создания базы. Далее будет приведен список основных компонентов программного обеспечения.

      Компоненты:

      • таблица. Компонент приложения предназначен для записи и хранения данных;
      • запрос. Элемент предназначен для получения информации из одной или нескольких таблиц. Является средством для обращения к связанным БД и стороннему ПО;
      • форма. Объект используется для представления введенной информации в более удобном для пользователя виде;
      • отчет. Позволяет получить конечный результат в виде готового документа;
      • макрос. Он представляет собой элемент, содержащий в себе последовательное описание для выполнения того или иного действия. С помощью него можно задать команду, которая будет выполнять определенную задачу, например, проверка изменения данных в одной из таблиц;
      • модуль. Компонент, который содержит в себе программное обеспечение, написанное на языке программирования Visual Basic. С его помощью редактор существенно расширяет функционал. Достигается это благодаря использованию функций и процедур, призванных реагировать на те или иные изменения;
      • страница доступа. С ее помощью можно получить доступ к удаленным базам, хранящимся на других персональных компьютерах.

      Взаимосвязь с другими СУБД

      Access позволяет не только использовать собственную введенную информацию, но и устанавливать взаимосвязь с другим СУБД. Также присутствует возможность импорта из других приложений, например, dBase, MySQL, Paradox, FoxPro, Excel. Для удобства пользователя реализована возможность не только использовать импорт, но и связывать данные с другими программами и сетевыми ресурсами.

      Обзор интерфейса пользователя

      Далее будут подробно рассмотрены основные элементы управления при работе с БД.

      Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны

      Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.

      Пользовательский интерфейс:

      • «Backstage» (создать). Элемент интерфейса появляется после старта программы и позволяет пользователю выбрать шаблон для создания БД. В процессе работы, чтобы перейти на данную вкладку необходимо проследовать по пути «Файл» и «Создать».
      • «Файл». Позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, а также выставить параметры Access и установить подходящую тему оформления.
      • «Лента». Является основным элементом при работе с редактором. Она содержит в себе модули с инструментами для создания и редактирования БД. В нее также входит панель быстрого доступа, на которой размещены наиболее часто используемые компоненты.
      • «Область навигации». Позволяет увидеть результат выполненных действий и отражает структуру БД.
      • «Диалоговое окно». Элемент интерфейса, с помощью которого пользователь может уточнить параметры объекта.
      • «Контекстное меню». Чтобы отобразить компонент, потребуется щелкнуть «ПКМ» на элементе объекта. В него входят команды, которые зависят от выполняемой задачи.
      • «Строка состояния». Используется для переключения режима представления документа, и для отображения состояния текущей операции.

      Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.

      Работа с базами данных в Access

      Далее будут подробно рассмотрены основные нюансы и особенности работы с базами данных в Access для чайников и начинающих.

      Создание базы

      Создать БД можно несколькими способами: с нуля или с использованием готового шаблона. В первом случае пользователю необходимо самостоятельно создавать элементы и объекты БД, во втором варианте все намного проще. Запускаем готовый шаблон и вписываем свою информацию. Далее рассмотрим подробно оба варианта работы с базами.

      Чистая база

      Начнем создание новой базы с последующим наполнением ее информацией:

      • запускаем редактор, после запуска появится «Backstage», где требуется указать пользовательский шаблон;
      • выбираем один из требуемых объектов, например, «Пустая база данных рабочего стола»;
      • появится окно, где задаем имя документа и щелкаем «Создать».

      Создание из шаблона

      Работа с шаблоном выглядит следующим образом:

      • переходим в «Файл» и «Создать»;
      • Указываем походящий шаблон из предложенных категорий;
      • кликаем по нужному, в новом окне задаем имя документа и путь, куда он будет сохранен, щелкаем по кнопке «Создать»;
      • после этого появится готовая БД, где требуется только вписать нужную информацию.

      Наполнение базы

      Наполнение БД подразумевает под собой создание таблицы и внесение в нее нужной информации.

      Для начала необходимо отметить, что с помощью MS Access можно произвести импорт. Для этого выбираем вкладку «Внешние», кликаем по иконке «Импорт». Далее откроется новое окно, где требуется указать путь к файлу и кликаем «Ок». Затем вновь появится окно импорта, щелкаем «Далее» и задаем сведения о каждом объекте. Задаем ключ, который поможет быстро обработать информацию, и кликаем «Далее». После этого объект появится в главном окне и можно приступать к ее созданию.

      Процесс создания:

      • щелкаем «Файл» и «Создать»;
      • откроется рабочая область, где будет открыта пустая таблица. Для того, чтобы наполнить ее, переименуем строки и столбцы;
      • далее, переходим в режим «Конструктор» и вводим имя «Продукция»;
      • создаем первую таблицу и вводим следующие параметры, как показано на скриншоте;

      Необходимо отметить, что поле «Цена» имеет числовой параметр. Это обусловлено тем, что информация в денежном эквиваленте, имеет размерность, выраженную в рублях (если используется официальная локализованная версия офисного пакета). Если мы говорим о цене компьютерной периферии, то, как правило, для выражения ее сравнительной стоимости используются условные единицы. Для такого случая и применяется числовой параметр, это позволит избежать перенастройки всей БД.

      • затем кликаем по ячейке «Цена» и перемещаемся в нижнюю часть рабочей области к свойствам. Находим параметр «Число десятичных знаков» и устанавливаем «2»;
      • чтобы в дальнейшем объект был связан необходимо задать параметр «Ключевое поле». Выделяем поле, например, «Модель» и щелкаем «ПКМ» и в контекстном меню выбираем «Ключевое поле»;
      • после этого закрываем конструктор и сохраняем получившийся результат.

      Далее требуется создать новую таблицу с заголовком «Поставка» и делаем это следующим образом:

      • «Файл», «Создать» и «Пустая БД»;
      • переходим в режим «Конструктор» и создаем новый объект со следующими значениями. Ключевые поля задавать не требуется;
      • сохраняем получившийся результат и производим наполнение каждой таблицы;
      • закончив создание и наполнение, сохраняем получившийся результат.

      Проект №1 «Продукция»:

      Проект №2 «Поставка»:

      Схемы данных

      Связь между таблицами устанавливается с помощью структуры, использованной в проекте. При этом структура отображается графически, что позволяет существенно облегчить обработку данных.

      Устанавливаем взаимосвязь между проектами:

      • в ленте переходим во вкладку «Работа с БД»;
      • выбираем модуль «Отношения» и щелкаем по значку «Схема»;
      • далее откроется новое окно «Добавление» и выделяем проекты «Продукция» и «Поставка».
      • Далее, таблицы в виде блоков будут отображены на рабочей области; 

      Теперь нам требуется установить связь между двумя объектами, делаем это следующим образом:

      • закрываем окно добавления таблиц;Окн
      • затем переходим к блоку «Продукция» и выделяем ключевую запись, в нашем случае «Модель» и перетягиваем в блок «Поставка»;
      • после этого откроется окно «Изменение связей»;
      • в блоке установки зависимого объекта выбираем нужный (в нашем проекте это «Модель») и кликаем «Создать». После этого между таблицами будут установлены ключи связи.

      Создаем запросы

      Далее требуется создать запросы, предназначенные для быстрой обработки и внесения информации в базу данных.

      Классическая выборка

      Запрос выборки позволяет производить отбор данных в БД по заранее созданным условиям. В нашем проекте будет создана выборка, позволяющая найти товар по его наименованиям. Работу будем производить в БД «Продукция».

      Процесс выглядит следующим образом:

      • переходим ко вкладке «Создание» и к блоку «Запросы»;
      • далее находим инструмент «Конструктор»;
      • после этого откроется новое диалоговое окно, где требуется добавить нужный проект, в нашем случае «Продукция» и закрываем окно;
      • внизу появится поле «Бланк запроса», которое необходимо заполнить;
      • после того, как условия выборки прописаны, переходим к блоку «Результаты» и щелкаем по значку восклицательного знака «Выполнить».

      Создание сущности

      Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.

      Процесс выглядит следующим образом:

      • формируем новый запрос согласно вышеуказанной инструкции: «Создать», «Конструктор запроса» выбираем нужную таблицу;
      • закрываем диалоговое окно и заполняем бланк запроса;
      • далее выполняем преобразование запроса из выборки в создание сущности. В ленте выбираем инструмент «Создание таблицы»;
      • в диалоговом окне вводим имя нового объекта, и щелкаем «Ок»;
      • кликаем «Выполнить», появится предупреждение о невозможности отменить изменения, выбираем «Да»;
      • после этого в левой части экрана в блоке «Все таблицы» появится новый созданный объект.

      На добавление, удаление, редактирование

      Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.

      Создаем запрос следующим образом:

      • добавляем классический запрос на выборку на основе данных из БД, возьмем для примера «Поставка»;
      • далее в верхней части выбираем «Удаление» для преобразования запроса;
      • в бланке прописываем необходимые условия;
      • щелкаем «Выполнить», появится предупреждение о удалении.

      Запрос на добавление:

      • добавляем запрос выборку через конструктор;
      • затем в верхней части ленты выбираем «Добавление»;
      • после этого появится диалоговое окно где требуется ввести новое имя;
      • кликаем «Ок» и в бланке прописываем требуемые условия;
      • кликаем выполнить, появится предупреждение о добавлении в существующую таблицу новых данных.

      На редактирование:

      • добавляем классический запрос;
      • преобразуем запрос в «Обновления» выбрав соответствующий инструмент в ленте;
      • далее в бланке запроса указываем условия и нажимаем «Выполнить»;

      Создание отчёта

      Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

      Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

      1. Отчёт — будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
      2. Пустой отчёт — не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
      3. Мастер отчётов — поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

      В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

      Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.

      Microsoft Access — Реляционная система управления базами данных / Хабр

      Реляционная система управления базами данных

      Статьи Авторы Компании

      Сначала показывать

      Порог рейтинга

      Latyshenko

      Программирование *SharePoint *Microsoft Access *Разработка для Office 365 *Visual Basic for Applications *

      Перевод

      Привет, Хабр!

      В этой статье мы демонстрируем простую альтернативу Application. OnTime для периодического запуска VBA-процедур в MS Excel.

      Данный подход особенно удобен, если требуется передавать данные из листа MS SharePoint в книгу MS Excel в режиме реального времени.

      С уважением,
      Владимир

      Читать далее

      Всего голосов 4: ↑3 и ↓1 +2

      Просмотры

      1.3K

      Комментарии 0

      RealGringo

      Блог компании Tele2 Microsoft SQL Server *Microsoft Access *Финансы в IT Visual Basic for Applications *

                  Когда наша команда изучала опыт других компаний, то мы просто не смогли найти похожих примеров массовой автоматизации бухгалтерского и учетного функционала, поэтому хотим поделиться нашим кейсом. Мы встречали лишь точечную инфу о внедрении роботизации на отдельных операциях, но это был довольно узкий функционал, а о массовом применении решений (с роботами и не только) на учетных транзакциях — вообще тишина.

                  Все, о чем буду говорить в этой статье, уже в проде и давно приносит профит как нам, так и всей компании. Мы с соавтором попытались включить сюда по максимуму важной инфы — начиная с того, как формировались и менялись наши представления о решении, до уже рабочей автоматизации, которую запилили своими руками. Повторю что написано в заголовке: мы не профессиональная команда из IT, а выходцы из областей финансов и бухгалтерии, ступившие на этот тернистый путь. Надеемся, что этот текст окажется полезным, и у кого-то благодаря нашим прогулкам по граблям получится пройти этот путь гораздо быстрее.

      Читать далее

      Всего голосов 5: ↑4 и ↓1 +3

      Просмотры

      1.7K

      Комментарии 2

      sgots

      Блог компании Lamoda Microsoft Access *ERP-системы *Microsoft Azure *

      Update. Ссылка на трансляцию: www.youtube.com/watch?v=kytvkUVJP_8&feature=youtu.be

      Всем привет! Меня зовут Станислав Гоц, я руководитель отдела внедрения и поддержки ERP систем в Lamoda. Хочу пригласить вас на Dynamics 365 и Power Platform Meetup, который пройдет 11 февраля у нас в офисе.

      На митапе выступят 5 спикеров, в дискуссионных секциях обсудим темы проектного управления на внедрениях ERP и ее поддержки, поговорим про подходы к тестированию и бизнес-анализу, затронем нюансы разработки и технические аспекты новой версии. А также вас ждет обед и экскурсия по офису.

      Под катом программа встречи, ссылка на форму регистрации и более подробная информация о том, как нас найти.


      Читать дальше →

      Всего голосов 8: ↑8 и ↓0 +8

      Просмотры

      1.9K

      Комментарии 0

      Otkritie

      Блог компании Банк «Открытие» Тестирование IT-систем *Microsoft SQL Server *Microsoft Access *Тестирование мобильных приложений *

      Ранее, когда у нас не было своего корпоративного блога, я писал о том, как мы используем Microsoft TFS (Visual Studio Team Servives on Premises) для управления жизненным циклом разработки ПО и для автоматизации тестирования. В частности мы собрали большой набор автотестов по разным системам в один пакет, который запускаем каждый день. Подробнее об этом я рассказывал на конференции DevOpsDaysMoscow ( презентация, видео выступления )

      Читать дальше →

      Всего голосов 9: ↑8 и ↓1 +7

      Просмотры

      4.2K

      Комментарии 0

      vkomen

      Занимательные задачки Алгоритмы *Microsoft Access *Visual Basic for Applications *

      Накатал небольшую библиотечку для арифметических операций над натуральными числами любой длины. Поскольку писалось на Visual Basic for Applications (VBA), встроенном в Excel, переопределить операции + — * / не получилось, и все решается через вызов функций с 2-мя аргументами вида

      Function LongADD(s1 As String, s2 As String) As String

      Зато можно вызывать функции (или их комбинации) прямо из ячеек экселовского листа – все наглядно и понятно. И да, натуральные числа передаются как строки. Максимальная длина строки в VBA равна примерно 231 = 2 147 483 648 (посчитано моей функцией LongPower(«2», 31)), так что на поиграться с разными штуками хватит вполне.

      Для примера – умножение двух простых чисел из эпохальной статьи Ривеста, Шамира и Алдемана, откуда пошла вся современная криптография (в коде это константы RSA1, RSA2)

      Под катом – код на VBA, его можно просто вставить в модуль Excel-овского файла с поддержкой макросов (типа *.xlsm).

      P.S. не пробуйте использовать код для всяких конкурсов по разложению на простые множители. Он хоть и понимает числа с двумя миллиардами значащих цифр, но безумно медленный для таких задач.
      P.P.S. если все же что-то получится, 10% выигрыша – мне
      P.P.P.S. нет, лучше 15%

      Читать дальше →

      Всего голосов 26: ↑8 и ↓18 -10

      Просмотры

      3.5K

      Комментарии 6

      VMesser

      Всего голосов 18: ↑17 и ↓1 +16

      Просмотры

      11K

      Комментарии 0

      Loriowar

      Ruby *PostgreSQL *Ruby on Rails *Microsoft Access *Разработка под Linux *

      Перевод

      Многие пользуются Аксесом… даже в продакшене… даже по сей день. Посему, случаются моменты, когда кому-то захочется подключиться к этой БД из какого-нибудь неожиданного места. Например с юниксового сервера. Конечно же, подключиться захочется не просто так, а для использования данных из Аксеса в веб-приложении. И, без всякого сомнения, появится желание использовать эти данные совместно с информацией из других, более современных БД.

      Итак, я хочу описать несколько подходов к общению с существом, называемым MS Access. Посему, исходная задача такова: установить соединение с MS Access из Ruby on Rails приложения или из PostgreSQL (используя FDW) и получить доступ к данным, желательно, в реальном времени.

      Ниже я постараюсь собрать всю информацию, относящуюся к вышеописанно задаче и попытаюсь описать нетривиальные случа и подводные табуретки. Надеюсь, это описание сэкономит время кому-нибудь… либо просто, в некоторой степени, позабавит уважаемую публику.

      Читать дальше →

      Всего голосов 16: ↑15 и ↓1 +14

      Просмотры

      33K

      Комментарии 18

      nsuvorov

      Microsoft SQL Server *Microsoft Access *

      Из песочницы

      Система управленческого учёта – служит для сбора, систематизации, атрибуции, хранения и анализа данных с целью использования при принятии управленческих решений. Проще говоря, она нужна прежде всего, чтобы в любую секунду руководитель мог открыть Power BI/Excel и увидеть, что происходит в компании прямо сейчас: по деньгам, по людям, по KPI, по показателям качества и так далее. Описанная ниже система является работающей моделью того, что мы хотели бы видеть «в идеале», причём в рамках только одного департамента Digital-рекламы. Решение для всего агентства уже создаётся профессиональными разработчиками на гораздо более серьёзной платформе о которой возможно будет написано в дальнейшем.

      Читать дальше →

      Всего голосов 12: ↑11 и ↓1 +10

      Просмотры

      10K

      Комментарии 14

      vkomen

      Microsoft Access *1С-Битрикс *

      Коротко говоря — никак. Во всем, что касается взаимодействия с госорганами (будь то налоговая, бухгалтерская отчетность, всякие акцизные платежи и прочее), 1С не заменить ничем и пытаться сделать это, по меньшей мере, неконструктивно.

      Но вы не бросайте читать эту статью, это еще не основная мысль. Основная состоит в том, чтобы не угодить в логическую ловушку и не посчитать 1С совсем незаменимой в любой части автоматизации всех процессов на предприятии. Вот тут есть с чем поспорить и что предложить. Я хочу рассказать об одном успешном опыте автоматизации самых разных сторон бизнес-деятельности компьютерной фирмы и да, конечно же, о стыковке этого решения с 1С. Работа выросла из необходимости сопряжения разработанной самостоятельно системы с программой 1С, но этот подход (разделение на 2 программных блока) можно развить до полноценной философии построения информационной системы вообще.

      Читать дальше →

      Всего голосов 18: ↑12 и ↓6 +6

      Просмотры

      25K

      Комментарии 2

      vkomen

      Программирование *Совершенный код *Разработка игр *Microsoft Access *Visual Basic for Applications *

      Балдология, как оказалось (вы ведь слышали о существовании такой науки, правда?), имеет на Хабре отражение в виде нескольких статей, вот они:

      «Алгоритм быстрого поиска слов в игре балда»
      «Алгоритм и тактика поиска слов в игре Балда»
      «Как я гонял Балду на Visual Basic for Applications для MS Access»

      Эта статья — продолжение моей предыдущей, последней в списке. Отправными точками для написания были присланные мне в комментариях ссылки на способ хранения словаря в виде дерева (статья в Википедии с описанием алгоритма Trie), а также упоминание коллеги chibiryaev о его собственной реализации поиска, которая тратит на нахождение слова в словаре из 110 000 элементов всего 16 миллисекунд!

      Собственно, задача №1 – увеличение скорости поиска слов в текстовом массиве.
      Начнем с реализации алгоритма Trie. Для этого нам необходимо поместить весь словарь существительных (43 303 слова) в структуру связанного дерева. Visual Basic не поддерживает переменных-ссылок, подобно C++ или C# (не говоря уже о Pascal), но в этом качестве вполне подойдут индексы массива.

      Читать дальше →

      Всего голосов 14: ↑13 и ↓1 +12

      Просмотры

      10K

      Комментарии 6

      vkomen

      Программирование *Visual Studio *Microsoft Access *Visual Basic for Applications *

      Из песочницы

      Не помню, что меня так заело. Наверно, кто-нибудь обыграл меня в Балду с разгромным счетом (ее онлайн-вариант есть на Одноклассниках, Mail.ru и в куче других мест). Короче, я принял вызов. В прошлый раз так было с программкой для разгадки СУДОКУ. Но там все оказалось заметно проще.


      Балда, она же Волшебный Квадрат. Игроки добавляют на каждом шагу по одной букве, чтобы получилось осмысленное слово как можно большей длины.

      Читать дальше →

      Всего голосов 29: ↑20 и ↓9 +11

      Просмотры

      18K

      Комментарии 21

      asommer

      Программирование *Microsoft Access *

      Из песочницы

      За время работы разработчиком Access набралась куча полезностей, которую считаю своим долгом выложить на Хабр. Многие из этих сниппетов находятся в сети, а некоторые находятся с трудом или безнадежно затеряны.


      Читать дальше →

      Всего голосов 22: ↑16 и ↓6 +10

      Просмотры

      129K

      Комментарии 28

      OKComputer

      Visual Studio *Microsoft Access *

      Преамбула

      Как известно, знание функции VLOOKUP в MS EXCEL, достаточно чтобы в Москве стать средним аналитиком. Если человек знаком еще и с PIVOT или например знает как убрать дубликаты из списка — все двери в счастливый офисный мир перед ним настежь раскыты.

      У сообщества Хабрахабр, конечно, такие знания могут вызвать лишь улыбку умиления. Работать с данными (если вообще до этого снисходить) допустимо только на олдскульном ANSI T-SQL — 92.

      Но иногда суровая реальность заставляет сравнивать массивы данных. При этом, как правило, нет времени на перенос данных в СУБД, либо это просто нецелесообразно. Поэтому предлагаю уважаемому сообществу поделиться друг с другом своими «фишками» для удобной и быстрой обработки данных в EXCEL. Не пропадать же добру…

      Читать дальше →

      Всего голосов 9: ↑8 и ↓1 +7

      Просмотры

      34K

      Комментарии 19

      alaudo

      Microsoft Access *Visual Basic for Applications *

      Работая с Аксесом каждый день, я несколько раз на дню сталкиваюсь с проблемой, что мне где-нибудь в VBA-коде нужно посмотреть, что же вернет мне тот или иной SQL-запрос. Для этого мне приходится переключаться из VBA-редактора в основную часть программы, и либо создавать временный запрос (который потом волей-неволей сохраняется), либо быстренько менять SQL в каком-нибудь временном запросе. Поскольку на это тратится всегда куча времени, я решил написать простую функцию, которая выдает результаты запроса в консоль отладки.

      Утилита это называется q (чтобы было удобно вызывать, и намек на Query — запрос), принимает она в качестве параметров сам запрос (либо полностью в виде SQL, либо только название запроса или таблицы, главное, чтобы это можно было открыть через CurrentDB.OpenRecordset), максимальную ширину поля при выдаче (если поле больше — оно обрезается, по умолчанию — 10 символов) и максимальное количество записей (по умолчанию — 100 записей), и выдает в консоль содержимое результатов данного запроса в текстовом виде, выглядит это вот так:

      Читать дальше →

      Всего голосов 10: ↑8 и ↓2 +6

      Просмотры

      5.3K

      Комментарии 2

      Для чего нужны запросы в access

      Система управления базами данных (СУБД) — это специальная программа или совокупность программ, которые необходимы для организации и ведения соответствующих баз данных. К одной из таких программ относится MS Access.

      Понятие о запросах

      Они применяются с целью сортировки, добавления, изменения, фильтрации, удаления определенной информации в БД. С их помощью производится отбор тех записей, которые нужны для составления определенных отчетов или форм, то есть работа осуществляется с частью базы данных.

      При создании запросов в Access могут соединяться таблицы, группироваться и отбираться записи, подключаться расчетные операции.

      Классификация запросов

      Выделяют следующие виды запросов:

      • Запрос на выборку, при котором происходит извлечение данных по указанному условию. В рамках данного запроса происходит группировка записей, а выполненные в полях таблицы вычисления представляются.
      • Запрос на изменение, при котором изменяются данные в первоначальных таблицах. С помощью них данные могут подвергаться корректировке, а также могут создаваться новые таблицы.
      • Запрос с параметрами, при котором вводятся определенные условия или данные.
      • Перекрестные запросы, предназначенные для расчетов и предоставления данных, как правило, в форме электронных таблиц с целью облегчения анализа.
      • SQL-запросы представляют собой запросы на получение определенной информации, их построение основано на соблюдении определенных правил с использованием определенного синтаксиса.

      Запросы на выборку

      Создание запросов в Access данного вида предполагает построение таблицы, содержащей такие же структурные элементы, как и обычная. Она создается на базе фактических данных.

      Результаты представляют собой динамический набор данных, в связи с чем при закрытии набора записи «исчезают», оставаясь в первоначальных таблицах. Сохранение данных запросов означает сохранение их структуры.

      Данные запросы формируются указанием полей и таблиц, их содержащих, включаемых в запрос, описанием рассчитываемых полей, совершаемых групповых операций над первоначальными записями, и формированием условий отбора (например, с какой по какую дату осуществлялась реализация определенной группы товаров).

      Создание запросов в MS Access данного вида предполагает, что их можно создать вручную или при помощи «Мастера создания запросов».

      Для определения полей и таблиц, включаемых в запрос, переходим в режим конструктора.

      Для перехода в режим конструктора в Access 2013 нужно в области навигации кликнуть контекстной кнопкой мыши на имени формы и выбрать «Конструктор». Нажав ALT+F8, можно вызвать «Список полей», из которых поля можно перетащить непосредственно в форму.

      Запросы на изменение

      Эти виды запросов представляют собой некую разновидность первого вида, но нужны они для изменения данных, которые были извлечены. Они в Access помечены восклицательным знаком. В Access создание запросов на изменение возможно четырех типов:

      • создание новых таблиц;
      • добавление записей в исходные таблицы;
      • изменение данных в исходных таблицах;
      • удаление записей из исходных таблиц.

      Поэтому данные действия могут разрушить базу данных, в связи с чем необходимо сначала проверять результат исполнения запроса, перейдя в режим таблицы.

      Создание новых таблиц используется при архивировании данных, проведении бэкапов или экспорте данных.

      Разновидностью запросов на изменение являются запросы на обновление, при использовании которых обновляются абсолютно все записи, которые удовлетворяют какому-либо заданному условию. Если в комплекс данных необходимо внести изменения, то используют данную разновидность.

      Еще одной разновидностью являются запросы на удаление, которые уничтожают все записи, удовлетворяющие каким-либо заданным условиям.

      Еще одной разновидностью рассматриваемых запросов являются запросы на добавление, при которых происходит добавление данных из одной таблицы в другую.

      Перекрестные запросы

      Данные виды применяют с целью объединения в перекрестную таблицу денежных или числовых данных, хранящихся в исходной таблице. Перекрестный запрос в Access создается при помощи мастера запроса, используя инструкции которого, можно легко создать данный вид. По своей сути перекрестный запрос похож на сводные таблицы Excel.

      Перекрестная таблица создается при указании заголовков строк, столбцов, значений и групповой операции.

      Схема построения данного типа таблицы сводится к следующему. С помощью СУБД осуществляется группировка данных по групповым полям. Данная операция проводится над числами в поле значений. В ячейку таблицы, находящуюся на пересечении столбца и строк, помещается итоговое значение этой группы.

      Перекрестные запросы в Access, как правило, применяют для создания отчетов и диаграмм.

      Запросы с параметрами

      Данный вид запросов уточняет перед выполнением условие у пользователя.

      Чтобы создать запрос в Access, необходимо в столбце запроса, в ячейке «Условие», поместить выражение ввода параметров в квадратных скобках.

      Если запустить данный запрос, то выйдет диалоговое окно, в котором будет содержаться предложение ввода параметров.

      SQL-запросы

      В Access 2013 и других версий запросы выполняются при помощи языка структурированных запросов SQL.

      Для создания SQL-запросов необходимо перейти в режим конструктора, затем на кнопке «Вид» выбрать «Режим SQL». В результате появится диалоговое окно, в котором в поле Select вводим названия столбцов, а в поле From — то, что будет выводиться в строках, например названия поставщиков (если первый столбец «Название»).

      В Access используется не чистый SQL, а его диалект Jet-SQL. Основными инструкциями для запросов в этом языке являются: SELECT, по которому осуществляется выборка из записей по определенным условиям (названия полей исходных таблиц, переносящихся в результирующую таблицу), UPDATE — используется с целью редактирования записей, DELETE — для удаления каких-либо указанных записей, CREATE — для создания новых объектов БД. В MS Access также используются TRANSFORM для построения перекрестных запросов, WITH OWNER-ACCESS OPTION для создания специальных запросов пользователем, не имеющем доступа к таблицам, к которым должен быть доступ у этого запроса, IN (для обеспечения связи с удаленной БД), DISTINCTROW (создание запроса с возможным объединением данных). Также могут применяться итоговые функции SQL, встроенные функции Access и VBA.

      В заключение

      Создание запросов в Access происходит для формирования записей для других запросов, отчетов или форм. При помощи определенных действий собираются данные из нескольких таблиц. Запросы позволяют включить в формируемую таблицу отобранные поля, осуществить расчеты в каждой новой записи, отобрать записи, которые необходимы для удовлетворения неких условий, сгруппировать выражения с одинаковыми значениями в некоторых или одном поле, сформировать новую таблицу данных на основе существующих, добавить, удалить или обновить некоторые записи.

      Запроса в режиме конструктора. Параметрические запросы. Запросы на изменение.

      Запрос— инструкция на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными.

      С помощью запроса из базы данных извлекается информация, отвечающая на конкретный вопрос, например: “Сколько в ОАО “Трест” работает главных менеджеров?” Задаваемые в запросе условия — значения конкретных полей — называются критериями отбора. Запрос позволяет создать общий набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать этот набор как источник данных для формы или отчета.

      Microsoft Access позволяет:

      > использовать в запросе формулы и выражения на основе значений полей таблицы;

      > сохранить записи, полученные в результате выполнения запроса, в виде новой таблицы.

      В Microsoft Access пользователь имеет возможность создавать и выполнять запросы следующих типов:

      1.Запрос на выборку (включая запросы с параметрами и итоговые запросы). Позволяет осуществлять загрузку и отображение записей в режиметаблицы.

      2. Запрос на изменение — запрос, в котором выполняется копирование или изменение данных. Существуют следующие типы запросов на изменение.

      2.1. Запрос на удаление записи удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

      2.2. Запрос на обновление записивносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

      2.3. Запрос на добавление прибавляет в конец таблицы или нескольких таблиц новые записи, удовлетворяющие заданным критериям отбора.

      2.4. Запрос на создание таблицы формирует новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Обычно применяется при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создании архивной таблицы, содержащей старые записи.

      3. Перекрестный запрос позволяет проводить статистические расчеты и вычисления (суммы, количества записей и средних значений) по данным одного поля записи. Результаты группируются в ячейках, соответствующих конкретным полям калькулируемой БД.

      4. Запрос с параметрами обеспечивает ввод информации, которая затем используется в качестве критериев отбора.

      Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

      Лучшие изречения: Да какие ж вы математики, если запаролиться нормально не можете. 8451 — | 7340 — или читать все.

      78.85.5.224 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

      Отключите adBlock!
      и обновите страницу (F5)

      очень нужно

      Запросы в Access

      Запросы в Access являются основным инструментом выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Access в соответствии с концепцией реляционных баз данных для выполнения запросов использует язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language). С помощью инструкций языка SQL реализуется любой запрос в Access.

      Основным видом запроса является запрос на выборку. Результатом выполнения этого запроса является новая таблица, которая существует до закрытия запроса. Записи формируются путем объединения записей таблиц, на которых построен запрос. Способ объединения записей таблиц указывается при определении их связи в схеме данных или при создании запроса. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц.

      В Access может быть создано несколько видов запроса:

      • запрос на выборку — выбирает данные из одной таблицы или запроса или нескольких взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. Формирование записей таблицы результата производится в соответствии с заданными условиями отбора и при использовании нескольких таблиц путем объединения их записей;
      • запрос на создание таблицы — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице;
      • запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

      Запросы в Access в режиме конструктора содержат схему данных, отображающую используемые таблицы, и бланк запроса, в котором конструируется структура таблицы запроса и условия выборки записей (рис. 4.1).

      С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

      • включить в таблицу запроса выбранные пользователем поля таблицы;
      • произвести вычисления в каждой из полученных записей;
      • выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;
      • сформировать на основе объединения записей взаимосвязанных таблиц новую виртуальную таблицу;
      • сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, одновременно выполнить над другими полями группы статистические функции и в результат включить одну запись для каждой группы;
      • создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;
      • произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;
      • удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;
      • добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

      Запросы в Access служат источниками записей для других запросов, форм, отчетов. С помощью запроса можно собрать полные сведения для формирования некоторого документа предметной области из нескольких таблиц, далее использовать его для создания формы — электронного представления этого документа. Если форма или отчет создаются мастером на основе нескольких взаимосвязанных таблиц, то для них в качестве источника записей автоматически формируется запрос.
      Для закрепления смотрим видеоурок:

      Для чего используется Microsoft Access? Краткое введение в базы данных MS Access

      Вы здесь: Продукты MS Access > Советы MS Access > Microsoft Access

          Краткое руководство по MS Access

      Проще говоря, Microsoft Access — это инструмент управления информацией который поможет вам хранить информацию для справки, отчетности, и анализ. Microsoft Access поможет вам проанализировать большие объемы информации, и больше управляйте связанными данными эффективно, чем Microsoft Excel или другая электронная таблица Приложения. В этой статье показано, когда использовать Доступ и как он может помочь вам повысить эффективность.

      Добавить эту страницу в закладкиОтправить другу

      Содержание

      Проблема Решение Как работает MS Access Когда следует использовать Microsoft Access? Начало работы с доступом Нужен ли мне MS Access 2007 или Access 2010? Как получить доступ к Microsoft Access? Что делать, если у меня нет времени изучать базу данных Access дизайн?

      Программа для работы с электронными таблицами — отличный инструмент для хранения и расчета небольших наборов информации. Microsoft Excel легко понять, создавайте имена столбцов, вводите ваши данные, создать формулы, и вы уже в пути. Ты может сортировать, фильтровать и форматировать данные быстро и легко. Но электронные таблицы не идеальны для обработки сотен записей. где нужно иметь «одну версию правды» для что-то вроде клиента, контакта или главной «вещи» вам нужно отслеживать. Очень легко внести ошибки в электронная таблица, которая затем выполняет анализ, суммирование и отчетность очень сложно. На изображении ниже приведен краткий пример из нескольких ключевых проблем, с которыми сталкиваются электронные таблицы.

      Значение, которое может предоставить любая база данных, заключается в хранить связанную информацию в одном месте, а затем позволить вам соединять разные вещи вместе (иногда называемые «сущностями» на языке базы данных). Вы храните одну версию правды для любой данной вещи, например, клиента, DVD или заказа. Некоторые из основных преимуществ использования базы данных:

      1. Меньше ошибок и несоответствий. Сохранение одной версии правды для то, что вам нужно отслеживать, сводит к минимуму вероятность дублирование, ошибки и несогласованные значения. В приведенном выше примере Excel имена клиентов, контакт номера телефонов и названия продуктов написаны с ошибками, переставлены, и сокращенно в разных формах. Представьте, что вы пытаетесь создать отчет или график в Excel, который показывает точную картина ваших продаж или других ключевых показателей эффективности.
      2. Более высокая производительность.  Вы и другие, работающие в вашей базе данных, нуждаются только в изменении одна запись и все другие связанные вещи в вашем база данных автоматически «увидит» изменение. В нашем примере Excel вам нужно будет изменить каждый появление имени клиента. Найти и replace не обязательно поймает, что клиент имя пишется шестью разными способами. В базе данных, изменить можно только одну запись клиента. Каждый другие записи (заказы, контакты и т. д.), относящиеся к эту запись о клиенте никогда не нужно будет менять, потому что они присоединяются к клиенту.
      3. Безопасность и контроль . Базы данных предоставить центральное место для хранения, защиты и контроля ваши данные. Microsoft Access включает в себя возможность для шифрования и защиты паролем файлов базы данных. И с пользователями, полагающимися на базу данных, а не на отдельные электронных таблиц Excel, вы можете лучше контролировать доступ к информации.
      4. Лучшие решения и понимание . Возможно, самое главное, единственный источник правды в стандартизированный формат означает, что вы можете лучше понять и принимать лучшие решения, сообщая и анализируя ваши данные в базу данных. Пользователи знакомы с Графики Excel и базы данных, такие как Microsoft Access может обеспечить аналогичные возможности, выходя за рамки Excel с более мощным историческим трендом, агрегированием, и фильтрация запросов.

      Полезные средства доступа

      Дизайнер
      Простой в использовании Мастер помогает создавать базы данных Access в минут, не будучи экспертом

      Конструктор пользовательского интерфейса
      Essential функции для любого приложения Access

      Dashboard Builder
      Создавайте потрясающие Получите доступ к информационным панелям, не будучи гуру SQL

      Посетите наш Доступ к Майкрософт каталог для большего количества продуктов

      Microsoft Access работает так же, как любая база данных. Хранение связанной информации вместе и создание соединений (обычно называемые отношениями) между разными вещами. Отношения между двумя разными вещами в MSAccess могут быть очень просто (например, контакт у клиента и сам клиент) или сложный. В приведенном ниже примере синие прямоугольники обозначают основные вещи, которые мы отслеживаем в наших таблицах базы данных MS Access, и отчеты справа показывают, как вы можете присоединиться к соответствующей информации для анализа и отчетности.

      Данные хранятся в Microsoft Access таблицы (думайте о них как о мини-таблицах, в которых хранится только один тип вещи). В таблице может быть много полей (думайте о них как о столбцы в таблице). Каждое поле в таблице может быть настроить, чтобы разрешить или запретить пользователям вводить определенную информацию (например, можно сказать, что одно поле принимает только даты, другое может разрешить пользователю вводить только числовое значение, а другой позволяет они вводят все, что хотят).

      Когда у вас есть таблицы MS Access, поля, и отношения настроены, вы можете создавать формы ввода данных, которые используют эти таблицы для хранения вашей информации и последующего создания отчетов с данными. Формы Microsoft Access невероятно просты (и весело) для разработки с помощью инструмента дизайна форм wysiwyg. И ты может использовать формы MS Access для упрощения ввода данных для пользователей путем группировки связанные поля вместе и скрытие полей, которые им не нужны войти. Мастер командных кнопок Microsoft Access даже помогает вы создаете простые кнопки для своих форм, не понимая как создавать макросы и Visual Basic.

      Перейти к странице 2 — Когда следует использовать MS Access? >>

      Зарегистрируйтесь для получения нашей бесплатной электронной книги «Использование Microsoft Доступ для большей эффективности , где вы можете получить полное представление о том, как Microsoft Access может вам помочь быть более продуктивным, когда выбрать Access в качестве решения, лучшие практики и где можно получить помощь в Интернете.

      Что такое Microsoft Access? Что вы должны знать

      Значок «Сохранить статью» Значок «Закладка» Значок «Поделиться» Изогнутая стрелка, указывающая вправо.

      Скачать приложение

      Microsoft Access — это полезный инструмент анализа данных для бизнеса. ФГ Трейд / Getty Images
      • Microsoft Access — это система управления базами данных (СУБД), используемая для хранения и управления данными.
      • Access является частью пакета Microsoft 365 и предназначен для бизнеса и корпоративных пользователей.
      • Хотя они оба включают отслеживание данных, Access и Excel — очень разные программы.

      Microsoft Access входит в семейство приложений Microsoft 365 и представляет собой мощный инструмент повышения производительности, созданный для бизнеса и корпоративных пользователей.

      Как и Microsoft Excel, Access позволяет просматривать и редактировать данные. Но Access более мощный, чем Excel, и может одновременно обрабатывать гораздо больше данных.

      Вот все, что вам нужно знать о Microsoft Access.

      Чем Microsoft Access отличается от Excel 

      Для хранения данных можно использовать как Microsoft Excel, так и Access, поэтому они могут показаться похожими. Но на самом деле они совсем другие.

      Excel — это программа для работы с электронными таблицами, которая в основном используется для индивидуальных проектов и выполнения кратких расчетов. Большинство пользователей Excel работают только с несколькими десятками или несколькими сотнями ячеек данных одновременно. И Excel отлично подходит для построения графиков и диаграмм этих расчетов и точек данных.

      Microsoft Access, с другой стороны, предназначен для хранения и управления огромными объемами данных в форме, которую легко извлекать и использовать в различных приложениях. В то время как пользователи Excel вводят данные непосредственно в свои электронные таблицы, базы данных Access управляются с помощью готовых форм и запросов. Большинство компаний также подключают Access к другим приложениям, поэтому, когда эти другие приложения генерируют данные, они автоматически переносятся в Access.

      Как используется Microsoft Access

      Вот обзор основных элементов Access и способов их использования.

      • Таблицы : Access хранит данные в таблицах. Вы можете создать единую базу данных, включающую все данные для всего проекта — ее часто называют «плоской» базой данных.
      • Реляционные базы данных : Однако почти всегда проще создать множество таблиц, каждая из которых содержит элементы данных, которые необходимо отслеживать для проекта (например, компания может вести отдельные таблицы для данных о продуктах, заказах, клиентах и ​​т. д.). и информацию о доставке). Каждая из таблиц может быть взаимосвязана и связана друг с другом — это называется реляционной базой данных, которая позволяет разработчикам создавать множество относительно простых баз данных и связывать их друг с другом.
      Доступ к базам данных Access можно совместно использовать и редактировать с нескольких компьютеров. Студия Яги / Getty Images
      • Формы: Разработчики баз данных часто создают формы, которые позволяют пользователям вводить информацию в базу данных без использования электронных таблиц. Избегая необходимости вводить данные в таблицу, похожую на электронную таблицу, вероятность ошибки при вводе данных снижается.
      • Запросы : Запросы — еще один распространенный элемент в базах данных Access. Программа поддерживает сложные запросы для поиска информации в базе данных, что может быть важно, когда база данных может содержать тысячи записей.
      • Reports : Access позволяет пользователям быстро и легко создавать собственные отчеты. Мастер отчетов позволяет легко сортировать, группировать и маркировать данные для удобной печати и совместного использования.

      В совокупности эти компоненты позволяют предприятиям и организациям управлять и анализировать большие объемы данных, которые им необходимо хранить.

      Например, компания может использовать Access для отслеживания своих запасов и продаж, а школа может использовать Access для отслеживания своих учеников, их личной информации, оценок, успеваемости, курсовых работ и данных учителей. Доступ можно использовать для конкретных проектов, например для управления коллегами, задачами, достижениями, сроками и последующими действиями.

      • Что такое Microsoft Silverlight? Что нужно знать о подключаемом модуле браузера и почему он закрывается


      • Что такое Microsoft Exchange? Вот что вам нужно знать о почтовом сервере для бизнеса

      • Что такое Microsoft Authenticator? Вот что вам нужно знать о приложении двухфакторной аутентификации, которое может защитить ваши учетные записи в Интернете

      • Что такое Microsoft Teams? Вот что вам нужно знать об инструменте коммуникации на рабочем месте

      • Как создать собственный шаблон PowerPoint для использования или обмена с другими

      Дэйв Джонсон

      Внештатный писатель

      Дэйв Джонсон — журналист, пишущий о потребительских технологиях и о том, как индустрия трансформирует спекулятивный мир научной фантастики в современную реальную жизнь. Дэйв вырос в Нью-Джерси, прежде чем поступить в ВВС, чтобы управлять спутниками, преподавать космические операции и планировать космические запуски. Затем он провел восемь лет в качестве руководителя отдела контента в группе Windows в Microsoft. Как фотограф Дэйв фотографировал волков в их естественной среде обитания; он также инструктор по подводному плаванию и соведущий нескольких подкастов. Дэйв является автором более двух десятков книг и участвовал во многих сайтах и ​​публикациях, включая CNET, Forbes, PC World, How To Geek и Insider.

      ПодробнееПодробнее

      Insider Inc. получает комиссию, когда вы покупаете по нашим ссылкам.

      Более: Технология Как Майкрософт Учетная запись Майкрософт Майкрософт 365
      • Microsoft Excel
      • Анализ данных
      • Электронные таблицы
      • BI-фрилансер
      • Партнерская служба новостей Как
      • карточка товара
      • Справочная библиотека
      Значок шевронаОбозначает расширяемый раздел или меню, а иногда и предыдущие/следующие параметры навигации.

      Что такое Microsoft Access и для чего он используется? Преимущества использования Access

      Применимо к: Microsoft ® Access ® 2013, 2016, 2019 и 365 (Windows Desktop)

      Microsoft Access — это программа реляционной базы данных, запросы, типичная база данных формы и отчеты. С Microsoft Access вы можете легко упорядочивать, хранить и извлекать данные. Существует несколько преимуществ или преимуществ использования Microsoft Access.

      Ниже приведены 10 преимуществ использования Microsoft Access:

      1. Access предлагает доступное решение для малого и среднего бизнеса и небольших групп в крупных организациях.
      2. Ее легче изучить и использовать, чем клиент-серверную базу данных.
      3. Легко импортировать и экспортировать в другие программы Microsoft Office, такие как Excel.
      4. База данных Access может связываться с внешними базами данных, запрашивать и сообщать о результатах.
      5. Пользователи могут поддерживать базу данных Access на сервере или настольном компьютере (не обязательно использовать облачное решение).
      6. Пользователи могут проектировать базу данных и управлять ею, не полагаясь на внешние источники или консультантов.
      7. Access позволяет автоматизировать работу с помощью различных типов макросов.
      8. Отчеты можно выводить в формате PDF (Portable Document Format).
      9. Пользователи могут использовать SQL (язык структурированных запросов) для взаимодействия с базой данных. Базы данных Access также могут быть перенесены на SQL Server.
      10. Microsoft предлагает несколько шаблонов баз данных Access для начала работы.

      Давайте рассмотрим некоторые ключевые функции Microsoft Access.

      Базы данных Access могут содержать одну или несколько таблиц для хранения данных

      В Access данные хранятся в таблицах (подобно электронным таблицам). Таблица может включать множество полей для разделения данных. Поле в таблице можно настроить для разных типов данных, а также разрешить или запретить пользователям вводить определенную информацию.

      База данных Microsoft Access может содержать несколько таблиц, и вы можете связать таблицы по ключевому полю.

      Данные могут быть импортированы из Excel и других баз данных

      Вы можете импортировать данные из Excel в Microsoft Access или из другой внешней базы данных. В Access вы также можете ссылаться на внешние базы данных, а не импортировать данные. Вы по-прежнему сможете создавать запросы и отчеты при использовании связанных таблиц.

      Формы могут быть созданы для ввода или просмотра данных

      Вы можете создавать формы доступа, которые будут действовать как интерфейс для ввода или редактирования данных в ваших таблицах. База данных Access может содержать несколько форм, отображающих разные поля. Формы могут отображать одну запись за раз или несколько записей. Вы можете настроить внешний вид форм и включить кнопки навигации.

      Пользователи могут разрабатывать и выполнять запросы для получения данных

      В Access можно создавать запросы для отображения данных, соответствующих определенным критериям. Сохранять и повторно использовать запросы, а также использовать их в качестве источника для отчетов или экспортировать в Excel

      В Access существует несколько типов запросов, в том числе:

      • Выбрать запросы
      • Удалить запросы
      • Запросы на обновление
      • Создание запросов к таблице
      • Добавление запросов
      • Запросы перекрестной таблицы

      Отчеты можно создавать и распечатывать или выводить в PDF

      Отчеты Access сильно отличаются от отчетов Excel. Они могут включать несколько полей из одной или нескольких таблиц и включать группировку, промежуточные и общие итоги. Вы также можете легко экспортировать отчеты в формат PDF (Portable Document Format). Отчеты о доступе могут включать логотип компании, линии для разделения записей и даже вложенные отчеты.

      Базы данных Access можно автоматизировать с помощью макросов

      Access включает конструктор макросов для создания макросов для автоматизации повторяющихся задач.

      Базы данных Access можно автоматизировать с помощью VBA

      Вы также можете автоматизировать Access, написав макросы на VBA (Visual Basic для приложений). Access — единственная программа Microsoft Office, которая предлагает два метода разработки и запуска макросов.

      Пользователи могут взаимодействовать с базами данных Access с помощью SQL

      Вы также можете взаимодействовать с Microsoft Access с помощью SQL (язык структурированных запросов). У вас есть возможность писать запросы на SQL или использовать сетку дизайна запросов. Более новые версии Access используют SQL в серверной части.

      Access имеет выгодную цену и включен в определенные лицензии Microsoft

      Microsoft Access может быть включен в другие ваши программы Microsoft, в зависимости от лицензии (например, лицензия Microsoft Business может включать Access). Его также можно приобрести как отдельную программу по более низкой цене по сравнению с альтернативными базами данных.

      Вы можете приобрести Microsoft Access как часть набора приложений Microsoft 365 или как отдельную версию.

      Резюме

      Microsoft Access предлагает недорогое мощное решение для предприятий малого и среднего бизнеса или групп в крупной организации, которым необходимо создать базу данных и управлять ею. Поскольку его можно автоматизировать несколькими способами и настроить в соответствии с потребностями клиента или пользователя, его можно эффективно использовать во многих сценариях.

      Дополнительные ресурсы

      Microsoft Access 2016, 2019 и 365 Максимальные ограничения и спецификации

      Microsoft Access 2013 Максимальные ограничения и спецификации

      Microsoft Access 2010 Максимальные ограничения и спецификации

      Дополнительные ресурсы

      Microsoft Access DateAdd Function

      Как фильтровать отчет на лету в Microsoft Access

      10 Методы разработки форм в Microsoft Access

      Наши курсы под руководством инструктора: проводится в формате виртуального класса или в нашем офисе в центре Торонто по адресу 18 King Street East, Suite 1400, Toronto, Ontario, Canada (некоторые очные курсы также могут проводиться в другом месте в центре Торонто). Свяжитесь с нами по адресу [email protected], если вы хотите организовать индивидуальный виртуальный класс под руководством инструктора или обучение на месте в удобное для вас время.

      Что такое Microsoft Access и для чего вы его используете?

      Access 2019, последняя версия приложения базы данных Microsoft Office, всегда была мощной программой, и эта версия ничем не отличается. Вся эта мощь делает Access приложением, которое не так просто освоить самостоятельно.

      Вам не нужно использовать все функции и инструменты и расширять границы возможностей Access. На самом деле, вы можете использовать очень немногое из того, что может предложить Access, и при этом создать довольно важное решение для ваших потребностей в хранении данных и доступе к ним — и все потому, что Access действительно может «делать все» — позволяя вам быстро настроить базу данных, создавать записи в этой базе данных, а затем использовать эти данные несколькими полезными способами. Позже, кто знает? Вы можете стать гуру Access.

      Для чего подходит Access? Это хороший вопрос. Что ж, список того, что вы можете с ним делать, намного длиннее, чем список того, что вы не можете с ним делать — конечно, особенно если оставить такие вещи, как «помыть машину» и «убрать посуду». » из списка «нельзя». Когда дело доходит до организации, хранения и извлечения данных, Access лидирует в своем классе.

      Создание больших баз данных с помощью Alexa

      Хорошо, что я имею в виду под большой базой данных ? Любая база данных с большим количеством записей — и до много, то есть сотни. Как минимум. И, конечно же, если у вас есть тысяч записей, вам нужен такой инструмент, как Access, для управления ими. Хотя вы можете использовать Microsoft Excel для хранения списков записей, он ограничивает их количество (не более, чем количество строк на одном листе). Кроме того, вы не можете использовать Excel для настройки чего-либо, кроме простого списка, который можно сортировать и фильтровать. Поэтому все, что связано с большим количеством записей и сложных данных, лучше всего делать в Access.

      Несколько причин, по которым Access хорошо справляется с большими базами данных:

      • Как правило, большая база данных требует больших объемов ввода данных. Access предлагает не только формы, но и функции, позволяющие создать быструю форму, с помощью которой кто-либо может вводить все эти записи. Это может упростить и ускорить ввод данных и значительно снизить погрешность.
      • Когда у вас очень много записей, у вас также есть много возможностей для появления ошибок. Сюда входят дубликаты записей, записи с орфографическими ошибками и записи с отсутствующей информацией — и это только для новичков. Поэтому вам нужно приложение, такое как Access, чтобы обнаружить эти ошибки и исправить их.
      • Большие базы данных означают большие потребности в точных и информативных отчетах. Access имеет мощные инструменты отчетности, которые вы можете использовать для создания печатных и экранных отчетов, и они могут включать столько фрагментов ваших данных, сколько вам нужно, взятых из более чем одной таблицы, если это необходимо. Вы можете адаптировать свои отчеты к своей аудитории, от того, что показано на страницах отчетов, до используемых цветов и шрифтов.
      • В больших базах данных трудно пробраться, если вы хотите что-то найти. Access предоставляет несколько инструментов для сортировки, поиска и создания собственных специализированных инструментов (известных как запросы ) для поиска неуловимой отдельной записи или группы необходимых вам записей.
      • Access экономит время, упрощая импорт и повторное использование данных. Возможно, вы использовали определенные инструменты для импорта данных из других источников, таких как рабочие листы Excel (если вы начали с Excel и максимально использовали его возможности в качестве устройства для хранения данных) и таблицы Word. Access избавляет вас от повторного ввода всех ваших данных и позволяет поддерживать согласованность нескольких источников данных.

      Создание баз данных с несколькими таблицами

      Вне зависимости от того, содержит ли ваша база данных 100 записей или 100 000 записей (или больше), если вам нужно хранить отдельные таблицы и связывать их для максимального использования информации, вам нужна реляционная база данных — и это Access. Как узнать, должны ли ваши данные быть в отдельных таблицах? Подумайте о своих данных — они сильно разделены? Он уходит по касательной? Рассмотрим следующий пример и примените концепции к своим данным и посмотрите, нужно ли вам несколько таблиц для вашей базы данных.

      База данных Большой организации

      Представьте, что вы работаете в очень крупной компании, и у компании есть данные, касающиеся их клиентов и их заказов, продуктов, которые компания продает, ее поставщиков и ее сотрудников. Для такой сложной базы данных, как эта, вам понадобится несколько таблиц, как показано ниже:
      • В одной таблице хранятся данные о клиентах — имена, адреса, номера телефонов и адреса электронной почты.
      • Вторая таблица содержит заказы клиентов, в том числе имя клиента, разместившего заказ, продавца, занимавшегося продажей, информацию о доставке и дату заказа.
      • Третья таблица содержит информацию о продуктах, которые продает компания, включая номера продуктов, имена поставщиков, цены и количество товаров на складе.
      • Четвертая таблица содержит данные о поставщиках — о компаниях, от которых основная организация получает свои запасы продуктов для перепродажи клиентам. Таблица содержит названия компаний, их контактное лицо, а также адрес, адрес электронной почты и номер телефона, по которым можно с ними связаться.
      • Пятая таблица содержит данные о сотрудниках — от даты их приема на работу до их контактной информации и названия должности — а также содержит примечания о них, своего рода резюме их резюме для справки.
      Существуют и другие таблицы — для хранения списка транспортных компаний и их контактной информации (для доставки заказов клиентов), таблицы расходов (для расходов, понесенных при ведении бизнеса) и других таблиц, которые используются с основными четырьмя таблицами.

      Поскольку вам не нужно заполнять каждое поле для каждой записи — в любой таблице базы данных — если у вас нет номера телефона или вы не знаете адрес электронной почты, например, эти поля можно оставить пустым, пока вы не получите эту информацию.

      Не удалось спланировать? План провала

      Если вы тщательно продумаете свою базу данных, то, как вы используете свои данные и что вам нужно знать о своих сотрудниках, клиентах, волонтерах, донорах, продуктах или проектах — обо всем, о чем вы храните информацию, — вы можете спланировать:
      • Сколько столов вам понадобится
      • Какие данные войдут в какую таблицу
      • Как вы будете использовать таблицы вместе для получения необходимых отчетов
      Конечно, все что-то забывают, и планы меняются после того, как система уже внедрена. Но не волнуйтесь — Access не настолько строг, чтобы возник хаос, если вы начнете создавать свои таблицы и что-то забудете (поле или два, целая таблица). Вы всегда можете добавить поле, о котором вы забыли (или о котором только что сказала вам какая-то яркая искра), или добавить новую таблицу постфактум. Но планирование заранее как можно тщательнее по-прежнему важно.

      В рамках тщательного планирования сделайте набросок запланированной базы данных на бумаге, начертите что-то вроде блок-схемы с блоками для каждой таблицы и списками полей, которые у вас будут в каждой из них. Нарисуйте стрелки, чтобы показать, как они могут быть связаны — это похоже на рисование простого генеалогического дерева — и вы уже на пути к хорошо спланированной и полезной базе данных.

      Вот удобная процедура, которой можно следовать, если вы новичок в процессе планирования базы данных:

      1. На бумаге или в текстовом редакторе, в зависимости от того, что удобнее, введите следующее:

      • Предварительное имя для вашей базы данных
      • Список фрагментов информации, которую вы планируете получать из этой базы данных ежедневно или регулярно

      2. Теперь, на основе этой информации, создайте новый список фактической информации, которую вы можете сохранить:

      Перечислите всю информацию о ваших клиентах, продуктах, идеях, делах, книгах, произведениях искусства, студентах и ​​т. д. Не бойтесь переборщить — вы всегда можете пропустить некоторые элементы в списке, если они не окажутся вещами, которые вам действительно нужно знать (или, возможно, вы можете узнать) о каждом элементе в вашей базе данных.

      3. Возьмите список полей — вот и вся эта информация — и начните разбивать их на логические группы.

      Как? Подумайте о полях и о том, как они работают вместе:

      • Например, если база данных отслеживает библиотеку книг, возможно, название, дату публикации, издательство, ISBN ( I международный S tandard B ook N номер, уникальный для каждой книги), цена и количество страниц могут храниться в одной группе, тогда как информация об авторе, рецензии и списки других названий того же автора или книг на ту же тему могут храниться в одной группе. другая группа. Эти группы становятся отдельными таблицами, создавая вашу реляционную базу данных книг.
      • Определите уникальность каждой записи. Как указано в предыдущем пункте, вам нужно поле, уникальное для каждой записи. Хотя Access может создать для вас уникальное значение, если для каждой записи в вашей базе данных не существует уникальных данных, часто лучше иметь такое поле уже на месте или создать такое поле самостоятельно. Номера клиентов, номера студентов, номера социального страхования, ISBN книг, каталожные номера, серийные номера — все, что не совпадает для любых двух записей, подойдет.

      Имея наготове большой список полей и некоторые предварительные группы этих полей, а также представление о том, какое поле является уникальным для каждой записи, вы можете приступить к выяснению того, как использовать данные.

      4. Составьте список способов использования данных, включая:

      • Отчеты, которые вы хотите создать, включая список полей, которые должны быть включены в каждый отчет
      • Другие способы использования данных — этикетки для рассылок, этикетки товаров, данные каталогов, прайс-листы, контакт-листы и т. д.

      5. Перечислите все места, где в настоящее время находятся ваши данные. Это может быть на листках бумаги в вашем кармане, на карточках в коробке, в другой программе (например, в Excel) или, возможно, через компанию, которая продает данные в маркетинговых целях.

      Когда это планирование завершено, вы готовы приступить к созданию базы данных.

      Доступ к базам данных с пользовательскими формами

      При планировании базы данных подумайте, как будут вводиться данные:
      • Если вы будете вводить данные самостоятельно, возможно, вам удобно работать в среде, похожей на электронные таблицы (известной в Access как Datasheet view ), где таблица представляет собой большую сетку. Вы заполняете его построчно, и каждая строка является записью.

      На рисунке показана таблица добровольцев, находящихся в процессе, в режиме таблицы. Вы решаете: легко ли им пользоваться, или вы можете представить себе, как вы забываете двигаться вниз по строке и вводите неправильные данные в неправильные столбцы при вводе каждой записи? Как видите, полей больше, чем отображается в окне, поэтому вам придется много прокручивать влево и вправо, чтобы использовать это представление.

      Представление таблицы может быть удобной средой для ввода данных. Или нет.

      • Вместо этого вы можете использовать форму (показана на следующем рисунке). Форма — это специализированный интерфейс для ввода, редактирования и просмотра вашей базы данных по одной записи за раз, если:
      • Кто-то другой будет обрабатывать ввод данных
      • Вводить строку за строкой данных в большую сетку кажется утомительным

      Вот простая форма для ввода новых записей или просмотра существующих.

      Отупляющий эффект (и присущее ему увеличение допуска на ошибку) особенно вероятен, когда у вас много полей в базе данных, и пользователь, работающий в режиме таблицы, должен перемещаться по полям горизонтально. Форма, подобная показанной, помещает поля в более приятный формат, упрощая ввод данных в поля и одновременное отображение всех полей (или только тех, в которые вы хотите ввести данные).

      Если ваша база данных настолько велика, что вам требуется помощь при вводе данных, или если она будет расти со временем, делая вероятным непрерывный процесс ввода данных, Access — это инструмент для вас. Тот факт, что он предлагает простые формы ввода/редактирования данных, является достаточной причиной, чтобы сделать его вашим предпочтительным приложением для работы с базами данных.

      Базы данных, требующие специальной отчетности

      Еще одна причина использовать Access — это возможность быстро и легко создавать настраиваемые отчеты. Некоторые программы баз данных, особенно те, которые предназначены для баз данных с одной таблицей (известных как базы данных с плоскими файлами ), имеют встроенные готовые отчеты, и это все, что вы можете сделать — просто выберите отчет из списка и запустите тот же отчет, который работает каждый второй пользователь этого программного обеспечения.

      Если вы пользователь Excel, ваши возможности отчетности далеки от простых и простых, и они не предназначены для использования с большими базами данных — они предназначены для электронных таблиц и небольших списков из одной таблицы. Кроме того, вам нужно гораздо глубже изучить инструменты Excel, чтобы получить эти отчеты. С другой стороны, Access — это приложение для работы с базой данных, поэтому отчетность — это основная функция, которая стоит на первом плане.

      Пример? В Excel, чтобы получить отчет, который группирует ваши данные по одному или нескольким полям в вашем списке, вы должны сначала отсортировать строки на листе, используя поля для сортировки данных, а затем вы можете создать то, что известный как промежуточный отчет . Чтобы создать его, вы используете диалоговое окно, в котором вас спрашивают о вычислениях, которые вы хотите выполнить, куда поместить результаты и основываете ли вы сортировку и/или промежуточный итог более чем на одном поле. Результирующий отчет не предназначен для печати, и вам придется повозиться с нумерацией страниц электронной таблицы (с помощью специального представления электронной таблицы), чтобы контролировать, как отчет будет распечатываться.

      В доступе? Просто запустите Мастер отчетов, и вы сможете сортировать данные, выбирать, как их группировать, решать, какие части данных включать в отчет, а также выбирать визуальный макет и цветовую схему — и все это в одном простом и оптимизированном процессе. Без каких-либо действий отчет готов к печати. Access создан для создания отчетов — в конце концов, это приложение базы данных — и отчеты — это один из самых (если не , ​​то самых) важных способов использования и обмена данными.

      Поскольку отчеты являются такой важной частью Access, вы можете не только создавать их с минимальными усилиями, но и настраивать их для создания мощной документации наиболее важных данных:

      • Создайте быстрый и простой отчет, в котором все, что есть в вашей таблице, представлено в аккуратном и удобном для чтения формате.

      Ах, простота. Быстрый отчет всего в один клик.

      • Создайте настраиваемый отчет, который вы разрабатываете шаг за шагом с помощью мастера отчетов. В отчете, показанном на рисунке, добровольцы отсортированы по фамилиям. Эти параметры легко заработали всего за несколько кликов.

      Мастер отчетов создает более сложные (но простые) отчеты, подобные этому.

      • Вы действительно можете засучить рукава и разработать новый отчет или поиграть с существующим, добавив в него всевозможные навороты. На следующем рисунке показано, как это происходит в представлении «Дизайн». Обратите внимание, что название отчета (Список добровольцев по статусу) выделено: вокруг него есть рамка и крошечные ручки по углам и сторонам коробки, что означает, что вы можете переформатировать заголовок, изменить шрифт, размер или цвет отчета. текст или даже отредактируйте слова, если требуется новый заголовок.

      Представление «Дизайн» может показаться немного пугающим, но для того, чтобы действительно настроить вещи, оно вам понадобится — и, возможно, вам даже понравится!

      Таким образом, вы можете создать любой пользовательский отчет в Access, используя любую или все таблицы вашей базы данных и любые поля из этих таблиц, и вы можете группировать поля и размещать их в любом порядке:

      • С помощью мастера отчетов вы можете выбрать один из нескольких предустановленных макетов для своего отчета и настроить его построчно, столбец за столбцом.
      • Вы можете легко добавлять и удалять поля после создания отчета, если вы передумаете о том, что включено в отчет. Если вы хотите поставить свою личную печать на каждый аспект вашего отчета, вы можете использовать представление «Дизайн», чтобы сделать следующее:
      • Добавьте заголовки, обучающие или описательные текстовые поля и графику.
      • Настройте пользовательские верхние и нижние колонтитулы, чтобы включить любую информацию, которую вы хотите отображать на всех страницах отчета.
      Если все это звучит захватывающе или, по крайней мере, интересно, то с Access вы действительно на правильном пути. Необходимость создавать настраиваемые отчеты — основная причина использования Access.

      Что такое Microsoft Access? Вводное руководство

      Данные являются источником жизненной силы современного общества, поэтому, естественно, большое внимание уделяется различным инструментам баз данных. В конце концов, если у вас есть правильные инструменты, у вас есть самые эффективные средства работы с текущим огромным избытком данных и, возможно, сделать вещи более управляемыми.

      С этой целью мы рассмотрим Microsoft Access. В этой статье рассматриваются важные моменты, связанные с Microsoft Access, например, что такое Microsoft Access, чем Microsoft Access отличается от Excel, преимущества и недостатки Microsoft Access и как используется Microsoft Access.

      Что такое Microsoft Access?

      Microsoft Access — это известная система управления базами данных, разработанная Microsoft и являющаяся частью офисного пакета Microsoft 365. Microsoft Access сочетает в себе реляционный движок Microsoft Jet Database Engine со средствами разработки программного обеспечения и графическим пользовательским интерфейсом (GUI). Впервые он был выпущен в ноябре 1992 года, так что существует уже некоторое время. В быстро меняющемся мире информационных технологий мы можем лучше всего описать 30-летнюю программу как «почтенную».

      Microsoft Access также отличается тем, что является первой программой для массового рынка баз данных для Windows.

      Microsoft Access позволяет бизнес-пользователям и корпоративным пользователям эффективно управлять данными и анализировать огромные объемы информации. Программа сочетает в себе функциональность базы данных и возможности программирования для создания удобных для навигации форм.

      Microsoft Access похож на Microsoft Excel в том, что вы можете хранить, редактировать и просматривать данные. Однако, как мы сейчас увидим, Access может предложить гораздо больше.

      Чем Microsoft Access отличается от Excel

      Прежде чем мы перейдем к различиям между Microsoft Access и Microsoft Excel, давайте рассмотрим, что такое последний. Microsoft Excel — это утилита для работы с электронными таблицами, используемая в основном для отдельных проектов и выполняющая краткие, относительно простые расчеты.

      Пользователи Excel

      обычно работают с ограниченным числом ячеек данных одновременно, от нескольких десятков до нескольких сотен. В результате Excel хорошо подходит для построения графиков и диаграмм таких точек данных и расчетов. Но в то время как пользователи Excel вводят информацию непосредственно в свои электронные таблицы, базы данных Access полагаются на предварительно созданные запросы и формы.

      В этой удобной справочной таблице показаны основные различия между Access и Excel.

      Доступ

      Эксель

      Он обрабатывает все типы данных, включая числа и текст, и используется для сбора и сортировки данных.

      Он в основном имеет дело с числовыми данными и используется для финансовых расчетов и электронных таблиц.

      Все данные хранятся в одном месте в одно время.

      Многие документы и листы хранятся с избыточными данными.

      Он сравнительно более гибкий, чем Excel.

      Он относительно менее гибкий, чем Access.

      Блокирует данные только на уровне записи, чтобы несколько пользователей могли работать с одним и тем же файлом базы данных.

      Блокирует всю электронную таблицу, поэтому одновременно с ней может работать только один пользователь.

      Учиться нелегко.

      Этому относительно легко научиться.

      Позволяет пользователям создавать функциональные шаблоны данных и формы ввода данных.

      Вы работаете только с основным экраном данных.

      Он имеет большую емкость для хранения данных, потому что он создан для обработки базы данных и управления ею.

      Он имеет сравнительно меньшую емкость для хранения данных, потому что он не предназначен для хранения данных.

      Подчеркивает точность и эффективность.

      Формат ограничивает скорость и точность.

      Он работает с несколькими реляционными таблицами и моделью данных листа.

      Работает с нереляционной или плоской моделью данных рабочего листа.

      Отлично подходит для масштабных проектов и долгосрочных решений.

      Лучше всего подходит для небольших проектов и краткосрочных решений.

      Таким образом, если вы хотите выполнять основные функции базы данных малого масштаба, электронных таблиц Excel будет достаточно для этой задачи. Однако, если вам нужна более сложная и масштабная утилита, которая может обрабатывать огромные объемы информации и одновременно работать с несколькими пользователями, выбирайте Access.

      Как используется Microsoft Access

      Вот некоторые из наиболее часто используемых функций Microsoft Access:

      • Импорт данных из Excel или других баз данных
      • Создание форм для ввода или просмотра данных
      • Разработка и выполнение запросов на получение данных
      • Разработка отчетов для печати или преобразования в PDF
      • Разрешение пользователям взаимодействовать с Access через SQL

      Компоненты Microsoft Access

      Microsoft Access состоит из следующих компонентов:

      • Таблицы. Access хранит данные в таблицах, используя формат строк и столбцов. Пользователи могут создать одну базу данных, включающую все данные одного проекта. Эта база данных известна как «плоская» база данных. Подробнее о базах данных позже.
      • Реляционные базы данных. Хотя пользователи могут размещать данные проекта только в одной базе данных, обычно проще создать множество таблиц, посвященных различным аспектам проекта. К счастью, каждая таблица может быть связана и взаимосвязана, что называется реляционной базой данных.
      • Формы: формы позволяют пользователям вводить данные в базу данных, не полагаясь на электронные таблицы.
      • Макросы. Макросы – это небольшие программные конструкции, состоящие из команд и процессов, которые значительно экономят время.
      • Модули. Модули — это процедуры, также называемые функциями, которые пользователи могут писать с помощью приложений Visual Basic.
      • Запросы: запросы находят информацию в базах данных, полезный инструмент, учитывая размер многих баз данных Access.
      • Отчеты
      • . Отчеты упрощают процессы сортировки, маркировки, суммирования и группировки данных, чтобы их можно было легко отправить или распечатать.

      Использование Microsoft Access

      За последние три десятилетия Microsoft Access неоднократно демонстрировал свою универсальность. Microsoft Access может:

      • Хранить данные в виде таблицы, которую впоследствии можно отредактировать или настроить в соответствии с потребностями пользователя
      • Управление счетами и счетами
      • Сравните данные или найдите общие отношения между существующими данными
      • Создание веб-сайтов базы данных
      • Разработка приложений, подходящих для малого бизнеса, отделов внутри корпорации или личного использования

      База данных Microsoft Access

      Microsoft Access состоит из двух различных типов баз данных:

      • Во-первых, базы данных с плоскими файлами хранят данные в обычных текстовых файлах и не могут включать несколько таблиц.
      • Во-вторых, реляционные базы данных хранят данные в формах, которые связаны друг с другом. Например, реляционные базы данных поддерживают несколько таблиц, в которых текст размещается в столбцах и строках.

      Кроме того, база данных Microsoft Access использует следующие типы данных:

      • Приложение: Хранит файлы, такие как цифровые изображения
      • Автоматический номер: назначается Access или пользователем при создании новой записи
      • Расчет: Создает выражение, использующее данные из одного или нескольких полей
      • Валюта: хранит денежные значения и числовые данные, содержащие от одного до четырех знаков после запятой.
      • Дата/время: сохраняет информацию о дате и времени для диапазона лет от 100 до 9999
      • Гиперссылка: хранит комбинацию чисел и текста, используемую в качестве адреса гиперссылки
      • .
      • Длинный текст: обычно используется для длинных буквенно-цифровых или текстовых данных, до 63 999 символов.
      • Числа: числовые данные, используемые для хранения математических вычислений
      • Объекты OLE: эти данные охватывают аудио, видео и другие большие двоичные объекты
      • .
      • Краткий текст: сохраняет текст и числа, не используемые в вычислениях
      • Да/Нет: сохраняются только логические значения Да и Нет

      Преимущества Microsoft Access

      Microsoft Access предоставляет множество преимуществ, в том числе:

      • Предоставляет пользователям полнофункциональную систему управления реляционными базами данных за считанные минуты
      • Легко импортировать данные из нескольких источников
      • Его легко настроить под любые личные или корпоративные нужды
      • Онлайн-версия Microsoft Access прекрасно работает со многими языками разработки, которые работают в операционной системе Windows
      • Это надежная и гибкая утилита, которая может выполнять любые сложные задачи с офисными или промышленными базами данных
      • MS-Access позволяет пользователям ссылаться на данные в их текущем местоположении и использовать информацию для просмотра, запроса, обновления и составления отчетов
      • Просто установить и понять
      • Позволяет пользователям создавать таблицы, формы, запросы и отчеты и подключаться с помощью макросов
      • Макросы в Access — это простые программные конструкции, которые помогают пользователям добавлять функциональные возможности в свою базу данных
      • Графический пользовательский интерфейс (GUI) помогает упростить его использование
      • Microsoft Access в Интернете может выполнять гетерогенные соединения между множеством наборов данных, которые хранятся на различных платформах

      Недостатки Microsoft Access

      Конечно, идеальных приложений не бывает. У каждого продукта есть свои недостатки, и Microsoft Access не исключение. К его недостаткам относятся:

      • Если слишком много пользователей пытаются одновременно получить доступ к одной и той же базе данных, это может отрицательно сказаться на скорости и эффективности. Существует очевидное ограничение на количество людей, которые могут одновременно работать с одной и той же базой данных.
      • Что касается первого пункта, то база данных Microsoft Access более выгодна для малого и среднего бизнеса, но не так выгодна для крупных организаций.
      • Существуют лучшие системы баз данных для работы с конфиденциальными данными.
      • Microsoft Access не обладает надежностью, характерной для других систем СУБД, таких как MS SQL Server или Oracle.
      • Поскольку вся информация из базы данных сохраняется в один файл, это может замедлить работу отчетов, запросов и форм.
      • Хотя технический предел составляет 255 одновременных пользователей, реальный предел фактически колеблется от 10 до 80, в зависимости от типа приложения, которое в настоящее время работает в организации.
      • Microsoft Access требует значительно большего обучения и подготовки по сравнению с другими программами Microsoft.

      Завершение

      Универсального решения не существует; у каждого человека или организации есть свои специфические потребности, поэтому то, что работает для одного бизнеса, не будет работать для другого. Однако Microsoft Access — отличное решение для баз данных для частных лиц, малого и среднего бизнеса и автономных отделов в крупных компаниях. Это значительный шаг вперед по сравнению с Excel. Проверьте это и посмотрите, подходит ли Access для ваших конкретных нужд. Вы также можете проверить загрузку Microsoft Access здесь.

      Вы ​​ищете карьерный рост в области бизнес-анализа? Тогда запишитесь на наш эксклюзивный курс PGP In Business Analytics и быстро решайте сложные бизнес-задачи!

      Хотите узнать о бизнес-аналитике?

      Учебный курс бизнес-аналитики Simplilearn

      , проводимый в партнерстве со Школой менеджмента Carlson, направлен на понимание ключевых концепций аналитики и вашей способности применять их к реальным бизнес-задачам.

      Этот учебный курс поможет вам развить мышление, связанное с данными, и развить аналитические навыки, необходимые для интерпретации и передачи данных для решения бизнес-задач. Независимо от вашей должности или опыта, этот учебный курс по бизнес-аналитике демистифицирует область анализа данных и предоставит вам необходимые навыки для применения на рабочем месте с помощью хорошо сбалансированного сочетания видеороликов для самостоятельного обучения, живых сессий и практических занятий. проекты. Это форма повышения квалификации, которая повысит вашу ценность для любой корпорации, и она идеально подходит для людей, планирующих сменить карьеру или место работы.

      Посетите Simplilearn сегодня и улучшите свою деловую хватку с помощью этого ценного учебного курса!

      Что такое ACCESS для ELL? (английский)

      • Библиотека ресурсов
      • Recursos en español
      • Магазин WIDA

      Выберите штат: Members/StatesEarly Years Member StatesInternational School ConsortiumAlabamaAlaskaBureau of Indian EducationColoradoDelawareDepartment of Defense Education ActivityDistrict of ColumbiaFloridaGeorgiaHawaiiIdahoIllinoisIndianaKentuckyMaineMarylandMassachusettsMichiganMinnesotaMissouriMontanaNevadaNew HampshireNew JerseyNew MexicoNorth CarolinaNorth DakotaNorthern Mariana IslandsOklahomaPennsylvaniaRhode IslandSouth CarolinaSouth DakotaTennesseeU. S. Виргинские островаЮтаВермонтВирджинияВашингтонВисконсинВайоминг Отправить выбор состояния

        • Выбор оценки
            • Доступ для ELLS Online
            • Доступ к ELLS Paper
            • Доступ к декоративному саду для ELLS
            • . Access Test Prest Отчеты
            • Подготовка к администрированию альтернативного доступа
            • Альтернативные оценки и отчеты ACCESS
            • WIDA Screener Online
              • WIDA Screener Paper Score Calculator
              • WIDA Screener for Kindergarten Score Calculator
          • Kindergarten W-APT
            • WIDA MODEL Online
            • WIDA MODEL Paper
            • WIDA MODEL для детского сада
            • WIDA MODEL Score Calculator
          • Специальные возможности и приспособления
          • Технологии
          • Создание оценки WIDA

          В 2023 году состоится полевой тест Alternate ACCESS для ELL: получите ответы на свои вопросы!

          Узнайте больше о полевых испытаниях

            • . Вовлечение семьи
            • Создание гостеприимного класса
            • Can Do Docriptors
          • .0078
          • Структура искусств испанского языка (MARCO ALE)
          • Стандарты развития испанского языка
            • . Издание с 2020
          • .

            Прочтите бюллетень Focus Bulletin

              • Запланированные семинары и вебинары
              • Дополнительные семинары и вебинары по оценке
              • Семинары по школам и районам
              • Elearning
            • Структура стандартов ELD.
              • Ежегодная конференция WIDA
              • WIDA @ Conferences
              • Последние проекты
              • Исследовательские публикации
              • Центр образования Висконсин.
              • Лидерство
                • Каталог сотрудников
              • Партнеры
                • Номинации избранных преподавателей
                • Подписка на новости
                • Почему стоит работать в WIDA?
                • Стажировка Dassler
                • Летняя исследовательская стажировка WIDA
              • Свяжитесь с нами

              Тим беседует с Кристофером Риверой о культурно и лингвистически разнообразных учениках с тяжелыми формами инвалидности.

              Читать/слушать разговор

                • Преимущества членства в консорциуме WIDA
                • Стипендиаты WIDA
                • WIDA in Global Contexts
                • Become a Member
                • Member Schools
                • International Newsletter
                • Early Years Member States
              • WIDA Español
              • Join WIDA

              У вас есть вопросы или вам нужна помощь?

              Обратитесь в Центр обслуживания клиентов

            • Библиотека ресурсов
            • Recursos en español
            • Магазин WIDA

            Поиск

            Извините, по вашему запросу ничего не найдено.

            1. Библиотека ресурсов
            2. Что такое ACCESS для ELL? (Английский)

            Вид

            Скачать сейчас

            Отправьте этот раздаточный материал на английском языке учащимся домой в качестве введения в ACCESS, когда запланировано тестирование, или в качестве напоминания перед обменом результатами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.