Access конструктор запросов: Знакомство с запросами — Служба поддержки Майкрософт

Создание простого запроса на выборку

Если вам нужно выбрать определенные данные из одного или нескольких источников, можно воспользоваться запросом на выборку. Запрос на выборку позволяет получить только необходимые сведения, а также помогает объединять информацию из нескольких источников. В качестве источников данных для запросов на выборку можно использовать таблицы и другие такие же запросы. В этом разделе вкратце рассматриваются запросы на выборку и предлагаются пошаговые инструкции по их созданию с помощью Мастера запросов либо в Конструктор.

Если вы хотите узнать больше о принципах работы запросов на примере базы данных Northwind, ознакомьтесь со статьей Общие сведения о запросах.

В этой статье

• Overview

• Создание запроса SELECT с помощью мастера запросов

• Создание запроса в режиме конструктора

Общие сведения

Когда возникает потребность в каких-то данных, редко бывает необходимо все содержимое одной таблицы. Например, если вам нужна информация из таблицы контактов, как правило, речь идет о конкретной записи или только о номере телефона. Иногда бывает необходимо объединить данные сразу из нескольких таблиц, например совместить информацию о клиентах со сведениями о заказчиках. Для выбора необходимых данных используются запросы на выборку.

Запрос на выборки — это объект базы данных, в который в Режим таблицы. Запрос не хранит данные, а отображает данные, хранимые в таблицах. Запрос может показывать данные из одной или нескольких таблиц, из других запросов или из их сочетания.

Преимущества запросов

Запрос позволяет выполнять перечисленные ниже задачи.

• Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют. При открытии таблицы отображаются все поля. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

  Примечание: Запрос только возвращает данные, но не сохраняет их. При сохранении запроса вы не сохраняете копию соответствующих данных.

• Объединять данные из нескольких источников. В таблице обычно можно увидеть только те сведения, которые в ней хранятся. Запрос позволяет выбрать поля из разных источников и указать, как именно нужно объединить информацию.

• Использовать выражения в качестве полей. Например, в роли поля может выступить функция, возвращающая дату, а с помощью функции форматирования можно управлять форматом значений из полей в результатах запроса.

• org/ListItem»>

  Просматривать записи, которые отвечают указанным вами условиям. При открытии таблицы отображаются все записи. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

Основные этапы создания запроса на выборку

Вы можете создать запрос на выборку с помощью мастера или конструктора запросов. Некоторые элементы недоступны в мастере, однако их можно добавить позже из конструктора. Хотя это разные способы, основные этапы аналогичны.

1. Выберите таблицы или запросы, которые хотите использовать в качестве источников данных.

2. Укажите поля из источников данных, которые хотите включить в результаты.

3. Также можно задать условия, которые ограничивают набор возвращаемых запросов записей.

Создав запрос на выборку, запустите его, чтобы посмотреть результаты. Чтобы выполнить запрос на выборку, откройте его в режиме таблицы. Сохранив запрос, вы сможете использовать его позже (например, в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса).

Создание запроса на выборку с помощью мастера запросов

Мастер позволяет автоматически создать запрос на выборку. При использовании мастера вы не полностью контролируете все детали процесса, однако таким способом запрос обычно создается быстрее. Кроме того, мастер иногда обнаруживает в запросе простые ошибки и предлагает выбрать другое действие.

Подготовка

Если вы используете поля из источников данных, которые не связаны между собой, мастер запросов предлагает создать между ними отношения.

Он откроет окно отношений, однако если вы внесете какие-то изменения, то вам потребуется перезапустить мастер. Таким образом, перед запуском мастера имеет смысл сразу создать все отношения, которые потребуются вашему запросу.

Дополнительную информацию о создании отношений между таблицами можно найти в статье Руководство по связям между таблицами.

Использование мастера запросов

1. На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов. 

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК

   .

3. Теперь добавьте поля. Вы можете добавить до 255 полей из 32 таблиц или запросов.

   Для каждого поля выполните два указанных ниже действия.

   1. В разделе Таблицы и запросы щелкните таблицу или запрос, содержащие поле.

   2. В разделе Доступные поля дважды щелкните поле, чтобы добавить его в список Выбранные поля

      . Если вы хотите добавить в запрос все поля, нажмите кнопку с двумя стрелками вправо (>>).

   3. org/ListItem»>

      Добавив в запрос все необходимые поля, нажмите кнопку Далее.

4. Если вы не добавили ни одного числового поля (поля, содержащего числовые данные), перейдите к действию 9. При добавлении числового поля вам потребуется выбрать, что именно вернет запрос: подробности или итоговые данные.

   Выполните одно из указанных ниже действий.

   1. Если вы хотите просмотреть отдельные записи, выберите пункт подробный и нажмите кнопку Далее. Перейдите к действию 9.

   2. org/ListItem»>

      Если вам нужны итоговые числовые данные, например средние значения, выберите пункт итоговый и нажмите кнопку Итоги.

5. В диалоговом окне Итоги укажите необходимые поля и типы итоговых данных. В списке будут доступны только числовые поля.

   Для каждого числового поля выберите одну из перечисленных ниже функций.

   1. Sum    — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.

   2. org/ListItem»>

      Avg    — запрос вернет среднее значение поля.

   3. Min    — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.

   4. Max    — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.

6. Если вы хотите, чтобы в результатах запроса отобразилось число записей в источнике данных, установите соответствующий флажок Подсчет числа записей в (название источника данных).

7. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Итоги.

8. Если вы не добавили в запрос ни одного поля даты и времени, перейдите к действию 9. Если вы добавили в запрос поля даты и времени, мастер запросов предложит вам выбрать способ группировки значений даты. Предположим, вы добавили в запрос числовое поле («Цена») и поле даты и времени («Время_транзакции»), а затем в диалоговом окне Итоги указали, что хотите отобразить среднее значение по числовому полю «Цена». Поскольку вы добавили поле даты и времени, вы можете подсчитать итоговые величины для каждого уникального значения даты и времени, например для каждого месяца, квартала или года.

   Выберите период, который хотите использовать для группировки значений даты и времени, а затем нажмите кнопку Далее.

   Примечание: В режиме конструктора для группировки значений по периодам можно использовать выражения, однако в мастере доступны только указанные здесь варианты.

9. На последней странице мастера задайте название запроса, укажите, хотите ли вы открыть или изменить его, и нажмите кнопку Готово.

   Если вы решили открыть запрос, он отобразит выбранные данные в режиме таблицы. Если вы решили изменить запрос, он откроется в режиме конструктора.

К началу страницы

Создание запроса в режиме конструктора

В режиме конструктора можно вручную создать запрос на выборку. В этом режиме вы полнее контролируете процесс создания запроса, однако здесь легче допустить ошибку и необходимо больше времени, чем в мастере.

Создание запроса

• Действие 1. Добавьте источники данных

• Действие 2. Соедините связанные источники данных

• Действие 3. Добавьте выводимые поля

• Действие 4. Укажите условия

• Действие 5. Рассчитайте итоговые значения

• Действие 6. Просмотрите результаты

Действие 1. Добавьте источники данных

При использовании конструктора для добавления источников данных их источники и поля добавляются в отдельных шагах. Однако вы всегда можете добавить дополнительные источники позже.

1. На вкладке Создание в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов. 

2. Дважды щелкните каждый источник данных, который вы хотите использовать, или выберите каждый из них, а затем нажмите кнопку «Добавить».

Автоматическое соединение

Если между добавляемыми источниками данных уже заданы отношения, они автоматически добавляются в запрос в качестве соединений. Соединения определяют, как именно следует объединять данные из связанных источников. Access также автоматически создает соединение между двумя таблицами, если они содержат поля с совместимыми типами данных и одно из них — первичный ключ.

Вы можете настроить соединения, добавленные приложением Access. Access выбирает тип создаваемого соединения на основе отношения, которое ему соответствует. Если Access создает соединение, но для него не определено отношение, Access добавляет внутреннее соединение.

Если приложение Access при добавлении источников данных автоматически создало соединения правильных типов, вы можете перейти к действию 3 (добавление выводимых полей).

Повторное использование одного источника данных

В некоторых случаях необходимо соединить две копии одной и той же таблицы или запроса, называемые запросом самосоединение, которые объединяют записи из одной таблицы при совпадении значений в соединитьые поля. Например, допустим, что у вас есть таблица «Сотрудники», в которой в поле «ОтчетЫВ» для записи каждого сотрудника вместо имени отображается его имя руководителя. Вместо этого вы можете самостоятельно отобразить имя руководителя в записях каждого сотрудника.

При добавлении источника данных во второй раз Access присвоит имени второго экземпляра окончание «_1». Например, при повторном добавлении таблицы «Сотрудники» ее второй экземпляр будет называться «Сотрудники_1».

Действие 2. Соедините связанные источники данных

Если у источников данных, которые вы добавляете в запрос, уже есть связи, Access автоматически создает внутреннее присоединение для каждой связи. Если целостность данных, access также отображает «1» над линией связи, чтобы показать, какая таблица находится на стороне «один» отношение «один-ко-многим», и символ бесконечности(∞),чтобы показать, какая таблица находится на стороне «многие».

Если вы добавили в запрос другие запросы и не создали между ними отношения, Access не создает автоматических соединений ни между ними, ни между запросами и таблицами, которые не связаны между собой. Если Access не создает соединения при добавлении источников данных, как правило, их следует создать вручную. Источники данных, которые не соединены с другими источниками, могут привести к проблемам в результатах запроса.

Кроме того, можно сменить тип соединения с внутреннего на внешнее соединение, чтобы запрос включал больше записей.

Добавление соединения

• Чтобы создать соединение, перетащите поле из одного источника данных в соответствующее поле в другом источнике.

  Access добавит линию между двумя полями, чтобы показать, что они соединены.

Изменение соединения

1. Дважды щелкните соединение, которое требуется изменить.

   Откроется диалоговое окно Параметры соединения.

2. Ознакомьтесь с тремя вариантами в диалоговом окне Параметры соединения.

3. Выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.

После создания соединений можно добавить выводимые поля: они будут содержать данные, которые должны отображаться в результатах.

Действие 3. Добавьте выводимые поля

Вы можете легко добавить поле из любого источника данных, добавленного в действии 1.

• Для этого перетащите поле из источника в верхней области окна конструктора запросов вниз в строку Поле бланка запроса (в нижней части окна конструктора).

  При добавлении поля таким образом Access автоматически заполняет строку Таблица в таблице конструктора в соответствии с источником данных поля.

  Совет: Чтобы быстро добавить все поля в строку «Поле» бланка запроса, дважды щелкните имя таблицы или запроса в верхней области, чтобы выделить все поля в нем, а затем перетащите их все сразу вниз на бланк.

Использование выражения в качестве выводимого поля

Вы можете использовать выражение в качестве выводимого поля для вычислений или создания результатов запроса с помощью функции. В выражениях могут использоваться данные из любых источников запроса, а также функции, например Format или InStr, константы и арифметические операторы.

1. В пустом столбце таблицы запроса щелкните строку Поле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Масштаб.

2. В поле Масштаб введите или вставьте необходимое выражение. Перед выражением введите имя, которое хотите использовать для результата выражения, а после него — двоеточие. Например, чтобы обозначить результат выражения как «Последнее обновление», введите перед ним фразу Последнее обновление:.

   Примечание: С помощью выражений можно выполнять самые разные задачи. Их подробное рассмотрение выходит за рамки этой статьи. Дополнительные сведения о создании выражений см. в статье Создание выражений.

Действие 4. Укажите условия

Этот этап является необязательным.

С помощью условий можно ограничить количество записей, которые возвращает запрос, выбирая только те из них, значения полей в которых отвечают заданным критериям.

Определение условий для выводимого поля

1. В таблице конструктора запросов в строке Условие отбора поля, значения в котором вы хотите отфильтровать, введите выражение, которому должны удовлетворять значения в поле для включения в результат. Например, чтобы включить в запрос только записи, в которых в поле «Город» указано «Рязань», введите Рязань в строке Условие отбора под этим полем.

   Различные примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.

2. Укажите альтернативные условия в строке или под строкой Условие отбора.

   Когда указаны альтернативные условия, запись включается в результаты запроса, если значение соответствующего поля удовлетворяет любому из указанных условий.

Условия для нескольких полей

Условия можно задать для нескольких полей. В этом случае для включения записи в результаты должны выполняться все условия в соответствующей строке Условия отбора либо Или.

Настройка условий на основе поля, которое не включается в вывод

Вы можете добавить в запрос поле, но не включать его значения в выводимые результаты. Это позволяет использовать содержимое поля для ограничения результатов, но при этом не отображать его.

1. Добавьте поле в таблицу запроса.

2. Снимите для него флажок в строке Показывать.

3. Задайте условия, как для выводимого поля.

Действие 5. Рассчитайте итоговые значения

Этот этап является необязательным.

Вы также можете вычислить итоговые значения для числовых данных. Например, может потребоваться узнать среднюю цену или общий объем продаж.

Для расчета итоговых значений в запросе используется строка Итого. По умолчанию строка Итого не отображается в режиме конструктора.

1. org/ListItem»>

   Когда запрос открыт в конструкторе, на вкладке «Конструктор» в группе «Показать или скрыть» нажмите кнопку Итоги.

   Access отобразит строку Итого на бланке запроса.

2. Для каждого необходимого поля в строке Итого выберите нужную функцию. Набор доступных функций зависит от типа данных в поле.

   Дополнительные сведения о функциях строки «Итого» в запросах см. в статье Суммирование или подсчет значений в таблице с помощью строки «Итого».

Действие 6. Просмотрите результаты

Чтобы увидеть результаты запроса, на вкладке «Конструктор» нажмите кнопку Выполнить. Access отобразит результаты запроса в режиме таблицы.

Чтобы вернуться в режим конструктора и внести в запрос изменения, щелкните Главная > Вид > Конструктор.

Настраивайте поля, выражения или условия и повторно выполняйте запрос, пока он не будет возвращать нужные данные.

К началу страницы

Запросы в Access — Базы данных Access

Запросы в Access являются основным инструментом выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Access в соответствии с концепцией реляционных баз данных для выполнения запросов использует язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language). С помощью инструкций языка SQL реализуется любой запрос в Access.

Основным видом запроса является запрос на выборку. Результатом выполнения этого запроса является новая таблица, которая существует до закрытия запроса. Записи формируются путем объединения записей таблиц, на которых построен запрос. Способ объединения записей таблиц указывается при определении их связи в схеме данных или при создании запроса. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц.

В Access может быть создано несколько видов запроса:

• запрос на выборку — выбирает данные из одной таблицы или запроса или нескольких взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. Формирование записей таблицы результата производится в соответствии с заданными условиями отбора и при использовании нескольких таблиц путем объединения их записей;
• запрос на создание таблицы — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице;
• запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Запросы в Access в режиме конструктора содержат схему данных, отображающую используемые таблицы, и бланк запроса, в котором конструируется структура таблицы запроса и условия выборки записей (рис. 4.1).

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

• включить в таблицу запроса выбранные пользователем поля таблицы;
• произвести вычисления в каждой из полученных записей;
• выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;
• сформировать на основе объединения записей взаимосвязанных таблиц новую виртуальную таблицу;
• сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, одновременно выполнить над другими полями группы статистические функции и в результат включить одну запись для каждой группы;
• создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;
• произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;
• удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;
• добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

Запросы в Access служат источниками записей для других запросов, форм, отчетов. С помощью запроса можно собрать полные сведения для формирования некоторого документа предметной области из нескольких таблиц, далее использовать его для создания формы — электронного представления этого документа. Если форма или отчет создаются мастером на основе нескольких взаимосвязанных таблиц, то для них в качестве источника записей автоматически формируется запрос.
Для закрепления смотрим видеоурок:

Метки: MS Access, MS Access 2010, Видео, Запросы

admin

Проблемы с базой данной Access? Не можете сдать курсовую и получить зачет? Заходите в группу ВКонтакте vk.com/access_community. Поможем!

Используйте построитель выражений — служба поддержки Майкрософт

Иногда написание выражения может быть сложной задачей. Но Expression Builder делает это намного проще. Выражения имеют много компонентов или «подвижных частей»: функции, операторы, константы, идентификаторы и значения. Используйте построитель выражений, чтобы быстро найти эти компоненты и точно вставить их. Существует два способа использования построителя выражений: используйте поле построителя выражений, которое может быть всем, что вам нужно, или используйте расширенный построитель выражений, если ваше выражение более сложное.

В этой статье

• Во-первых, как мне его найти?

• Посмотреть в действии

• Использование окна построителя выражений

• Использование расширенного построителя выражений

• Пошаговый пример

Прежде всего, как мне его найти?

Несмотря на то, что построитель выражений доступен во многих местах в Access, наиболее последовательный способ отобразить его — установить фокус на поле свойства, которое принимает выражение, например Источник управления или Значение по умолчанию , а затем щелкните Построитель выражений или нажмите CTRL+F2.

В макросе щелкните .

Совет     Если вы видите слово , выражение в меню, вы можете щелкнуть его, чтобы запустить построитель выражений.

Посмотреть в действии

В следующем видеоролике показано, как использовать построитель выражений для создания общего выражения для вычисляемого поля.

Использование блока Expression Builder

Конструктор выражений помогает быстрее и точнее создавать выражения с помощью интеллектуальных инструментов и контекстно-зависимой информации. Если вы видите расширенный построитель выражений, щелкните Меньше >> , чтобы просто отобразить окно построителя выражений.

IntelliSense и быстрые советы

1 IntelliSense (Access 2010 или более поздней версии) динамически отображает возможные функции и другие идентификаторы по мере ввода выражения.

Как только вы начнете вводить идентификатор или имя функции, IntelliSense отобразит раскрывающийся список возможных значений. Вы можете продолжить ввод или дважды щелкнуть правильное значение в списке, чтобы добавить его в выражение. Кроме того, вы можете использовать клавиши со стрелками вверх и вниз, чтобы выбрать нужное значение, а затем нажать клавишу TAB или ВВОД, чтобы добавить его в ваше выражение. Например, если вы начнете вводить слово «Формат», в списке IntelliSense отобразятся все функции, названия которых начинаются с «Формат».

Совет     Чтобы скрыть раскрывающийся список IntelliSense, нажмите клавишу ESC. Чтобы показать его снова, нажмите CTRL+ПРОБЕЛ.

2 Быстрые подсказки отображают краткое описание выбранного элемента.

При отображении списка IntelliSense справа от выбранного элемента появляется краткое описание или краткий совет. По умолчанию выбран первый элемент в списке, но вы можете выбрать любой элемент в списке, чтобы просмотреть его краткую подсказку. Быстрый совет может помочь вам определить назначение функции или тип элемента управления или свойства элемента.

Краткая информация и справка

1 Используйте краткую информацию, чтобы отобразить синтаксис функции, и щелкните имя функции, чтобы открыть раздел справки, посвященный этой функции.

Пока вы вводите функцию в выражение, функция «Краткая информация» отображает синтаксис функции, чтобы вы точно знали, какие аргументы требуются для функции.

2 Необязательные аргументы заключены в квадратные скобки ([]). Аргумент, который вы сейчас вводите, отображается жирным шрифтом. Не путайте квадратные скобки, обозначающие необязательные аргументы, с квадратными скобками, заключающими идентификаторы в фактическом выражении.

Верх страницы

Использование расширенного построителя выражений

Расширенный построитель выражений помогает искать и вставлять функции, операторы, константы и идентификаторы (например, имена полей, таблицы, формы и запросы), экономя время и уменьшая количество ошибок. Если вы видите только окно построителя выражений, нажмите Подробнее >> , чтобы увидеть расширенный построитель выражений, .

1 Используйте инструкции и ссылку «Справка», чтобы получить информацию о контексте, в котором вы вводите выражение.

2 В поле «Построитель выражений» введите свое выражение здесь или автоматически добавьте элементы выражения, дважды щелкнув элементы в списках ниже. Эти списки работают вместе как иерархия, чтобы помочь вам перейти к нужному компоненту выражения.

3 В списке Expression Elements щелкните тип элемента, чтобы просмотреть его категории в списке Expression Categories .

В списке Элементы выражения отображаются элементы верхнего уровня, доступные для построения выражения, такие как объекты базы данных, функции, константы, операторы и общие выражения. Содержимое этого списка зависит от контекста, в котором вы находитесь. Например, если вы вводите выражение в свойстве формы Control Source , список содержит элементы, отличные от тех, которые вы вводите в поле . Правило проверки свойство таблицы.

Совет    Чтобы использовать предварительно созданные выражения, включая отображение номеров страниц, текущей даты, а также текущей даты и времени, выберите Common Expressions .

4 В списке Категории выражений щелкните категорию, чтобы просмотреть ее значения в списке Значения выражений . Если в Expression Values ​​нет значений , дважды щелкните элемент категории, чтобы добавить его в окно построителя выражений.

Список Expression Categories содержит определенные элементы или категории элементов для выбора, который вы делаете в списке Expression Elements . Например, если щелкнуть Встроенные функции в списке Элементы выражений , список Категории выражений отобразит категории функций.

5 В списке Expression Values ​​ дважды щелкните значение, чтобы добавить его в поле Expression Builder.

В списке Значения выражений отображаются значения, если таковые имеются, для ранее выбранных элементов и категорий. Например, если вы щелкнули Встроенные функции в списке Элементы выражения , а затем щелкнули категорию функции в списке Категории выражений , Значения выражений 9Список 0032 отображает все встроенные функции для выбранной категории.

6 Чтобы просмотреть справку и информацию о выбранном значении выражения, если она доступна, щелкните ссылку.

Верх страницы

Пошаговый пример

В следующем примере показано, как использовать элементы выражения, категории и значения в расширенном построителе выражений для создания выражения.

1. Выберите элементы в списке Элементы выражения , например Функции , а затем Встроенные функции .

2. Выберите категорию в списке Категории выражений , например Program Flow .

3. Дважды щелкните элемент в списке Значения выражений 9Список 0032, например IIf , который добавляется в окно построителя выражений:

    IIf (<<выражение>>, <<истинная часть>>, <<ложная часть>>) 

   Текст-заполнитель заключен в угловые скобки (<< >>).

4. org/ListItem»>

   Замените любой текст-заполнитель допустимыми значениями аргументов. Вы можете ввести значения вручную или продолжить выбор элемента из трех списков.

5. Чтобы просмотреть раздел справки, содержащий дополнительные сведения о допустимых аргументах для функции, выберите функцию в списке Значения выражений , а затем щелкните ссылку в нижней части построителя выражений.

6. Если выражение содержит другие элементы, они могут быть разделены следующим заполнителем:

    <<Выражение>> 

   Замените этот заполнитель, чтобы сделать общее выражение действительным.

Верх страницы

Access: Построитель выражений — Стратегические финансы

 

Построитель выражений — это удобная встроенная функция, помогающая создавать формулы в Access. Его можно запустить из многих мест, таких как вычисляемые поля в запросах и таблицах, критерии для ограничения записей, источники элементов управления в формах и отчетах, значения по умолчанию для полей и элементов управления и правила проверки для полей, элементов управления и таблиц.

 

Существует несколько способов открыть построитель выражений. В представлении «Дизайн» для таблицы перейдите на панель «Свойства поля» и щелкните свойство, которое будет содержать выражение. Для формы или отчета перейдите на страницу свойств в представлении «Дизайн» и выберите свойство, которое будет содержать выражение. Если построитель доступен, справа от поля свойства появится кнопка с многоточием (…). Это кнопка Построить. Вы можете нажать эту кнопку, чтобы открыть построитель выражений. Другими альтернативами являются сочетание клавиш Ctrl+F2 (которое я обычно использую) или щелчок правой кнопкой мыши по свойству и выбор «Сборка» в контекстном меню.

 

В представлении запроса «Дизайн» вы не увидите многоточия, но вы можете запустить построитель выражений с помощью значка построителя на ленте дизайна, нажав Ctrl+F2 или щелкнув правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню, например, в ячейке поля или критерия.

 

В верхней части диалогового окна «Построитель выражений» находится большое текстовое поле, в которое можно ввести выражение. Он использует Intellisense, поэтому, если вы начнете печатать, появятся встроенные подсказки в зависимости от того, что вы набираете. Чтобы увеличить или уменьшить размер шрифта вводимого текста, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и прокрутите колесико мыши вверх или вниз.

 

Вы также можете создавать свои выражения, выбирая элементы из списков, расположенных под текстовым полем. Если вы не видите три панели, нажмите кнопку «Дополнительно» в правой части диалогового окна. Чтобы свернуть нижние панели, нажмите кнопку «Меньше».

 

На левой панели Элементы выражений отображаются общие объекты базы данных, такие как запросы или таблицы, а также функции, константы, операторы и распространенные выражения. На средней панели находятся категории выражений, а на правой панели — значения выражений; они меняются в зависимости от того, что выбрано на панели Expression Elements. Если выбрана таблица или запрос, категории выражений в середине будут перечислять поля, а элементы выражений справа отображают свойства. Для форм и отчетов это будут имена элементов управления и других объектов посередине и свойства справа. Для функций категории находятся посередине, а названия функций — справа. Другие варианты меняются в зависимости от контекста.

 

Если доступно, синтаксис и краткое описание отображаются в нижней части диалогового окна при выборе определенных элементов. Если какой-либо отображаемый текст отображается в виде синей подчеркнутой гиперссылки, вы можете щелкнуть ее, чтобы перейти на страницу справки с дополнительной информацией. В любой из панелей дважды щелкните элемент, чтобы добавить его в выражение в верхнем поле.

 

ПОСТРОЙТЕ ВЫРАЖЕНИЕ

 

Наша тестовая база данных содержит qMoneyDue, запрос, в котором есть столбец для суммы к оплате и столбец для даты к оплате. Чтобы рассчитать количество дней просрочки, откройте запрос в представлении «Дизайн» и щелкните ячейку «Поле» в пустом столбце. Запустите построитель выражений. В столбце «Элементы выражений» щелкните знак «плюс» рядом с «Функции», чтобы расширить выбор функций для просмотра, а затем щелкните «Встроенные функции». В Категории выражений выберите Дата/Время. Затем дважды щелкните DateDiff в списке значений выражений справа. Это добавит его в текстовое поле.

 

Access вставляет имя функции в круглых скобках вокруг заполнителей для аргументов, необходимых функции для оценки разницы между двумя датами, как показано на рис. 1. Первый аргумент — это интервал времени. Общие интервалы: «d» для дня, «m» для месяца, «q» для квартала и «yyyy» для года. Следующие два аргумента — это первая дата, за которой следует вторая дата. Если вторая дата раньше первой, будет возвращено отрицательное число.

 

 

Последние два аргумента являются необязательными: По умолчанию первым днем ​​недели является воскресенье, но вы можете использовать этот аргумент, чтобы установить другой первый день недели или чтобы следовать системным настройкам. По умолчанию первой неделей года является неделя, на которую приходится 1 января, но это также может быть первая неделя, содержащая не менее четырех дней, или первая полная неделя, или ее можно настроить в соответствии с системными настройками.

 

Обязательно замените все заполнители нужными аргументами и удалите необязательные заполнители, которые вам не нужны. Чтобы получить количество дней просрочки, измените заполнитель «интервал» на «d», дважды щелкнув заполнитель, чтобы выбрать его, а затем напечатав его. Затем выберите заполнитель «date1». На панели Expression Elements щелкните имя активного запроса (qMoneyDue). Поля запроса появятся на панели «Категории выражений» посередине. Вы можете дважды щелкнуть поле DateDue, чтобы добавить его в запрос. Вы также можете просто выбрать его, а затем дважды щелкнуть его свойство value на панели Expression Values ​​справа.

 

Последняя дата будет сегодня. Выберите заполнитель «date2» и замените его функцией Date(). Удалите необязательные заполнители и запятые. Нажмите OK, чтобы закрыть построитель выражений и добавить выражение в ячейку.

 

Поскольку каждое вычисляемое поле должно иметь имя, Access назначит ему «Выражение1» (а следующее вычисляемое поле без имени будет «Выражение2» и т. д.). Имя вычисляемого поля следует изменить на более описательное, например «DaysOverdue». В определении поля имя и формула разделены двоеточием, поэтому окончательное выражение будет DaysOverdue: DateDiff(«d», [DateDue], Date()), как показано на рис. 2.

Загрузите базу данных за этот месяц: sf0517-ExpressionBuilder.

 

SF SAYS

 

Построитель выражений — отличный инструмент для создания формул и изучения функций.

 

Сохранить

Crystal Long преподает и разрабатывает с помощью Microsoft Access, Excel и Office и специализируется на дистанционном обучении.