Access 2019 самоучитель: Access 2019 Bible » LITMY.RU

Читать книгу Microsoft Access 2007 Александра Днепрова : онлайн чтение

Александр Днепров
Microsoft Access 2007

Введение

В этой книге описана работа с приложением Access 2007, входящим в пакет офисных программ Microsoft Office 2007 и представляющим собой систему управления базами данных (СУБД). Access позволяет легко обрабатывать большие объемы информации и извлекать из базы данных нужные сведения. Инструменты программы предоставляют пользователям огромные возможности и в то же время отличаются простотой и надежностью. Для создания собственной базы данных достаточно освоить лишь несколько простых операций.

Эта книга поможет вам в построении вашей базы данных «с нуля»: вы научитесь формировать структуру базы, правильно распределять информацию в базе, находить нужные данные среди большого объема сведений и создавать наглядные отчеты. В издании приведены пошаговые инструкции для всех операций, которые вам предстоит выполнить.

Все основные понятия и принципы работы с базой данных будут проиллюстрированы примерами. Чтобы было проще, мы будем использовать одну простую базу данных, содержащую сведения о продукции некоей компании, ее клиентах и их заказах.

Прочитав книгу, вы достигнете профессионального уровня в работе с базами данных Access 2007 – важнейшим и популярнейшим средством хранения информации для коммерческих проектов любого типа.

От главы коллектива авторов

Высказать замечания и пожелания, задать вопросы по этой книге вы можете по адресу [email protected] или на нашей домашней страничке www.sigmaplus.mcdir.ru (там вы найдете также дополнительные материалы по книге, сможете принять участие в форуме или пообщаться в чате).

Александр Жадаев

От издательства

Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной почты [email protected] (издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших книгах.

Глава 1
Начало работы

Как устроена база данных Microsoft Access

Проектирование структуры данных

Этапы работы с базой данных

Приступим к работе

Пользовательский интерфейс Access 2007

Настройка элементов интерфейса

Справочная система Access 2007

Резюме

Программа Microsoft Access 2007 представляет собой систему управления базами данных (СУБД). Используя Access, вы сможете легко обрабатывать большие объемы информации и извлекать из базы данных нужные вам сведения. Acсess обладает огромными возможностями, и в то же время для начала работы и создания собственной базы данных достаточно освоить лишь несколько простых операций.

Эта книга поможет вам в построении вашей базы данных «с нуля»: вы научитесь создавать структуру базы, наполнять ее информацией, находить нужные данные среди большого объема сведений и создавать наглядные отчеты. В книге приведены подробные инструкции для всех операций, которые вам предстоит выполнить.

Все основные понятия и принципы работы с базой данных будут проиллюстрированы примерами. В качестве примера мы будем использовать простую базу данных, содержащую сведения о продукции некоей компании, о ее клиентах и о заказах, сделанных клиентами.

Прочитав данную главу, вы сможете спроектировать структуру данных, отвечающую именно вашим требованиям, сделать первые шаги в создании своей базы, а также узнать о дальнейших этапах работы. Но вначале ознакомьтесь с несколькими несложными понятиями, лежащими в основе баз данных.

Как устроена база данных Microsoft Access

Программа Access представляет собой реляционную СУБД (от англ. relation – отношение). Это означает, что база данных Access состоит из взаимосвязанных таблиц. Рассмотрим таблицы и их составляющие, а затем перейдем к изучению связей.

Таблицы

Таблица базы данных – это обычная таблица из строк и столбцов. Ниже приведен пример таблицы (табл. 1.1), содержащей сведения о клиентах компании.

Таблица 1.1. Клиенты

Записи и поля

Строки таблицы называются записями. Каждая запись описывает один объект, и, как видно из примера, запись содержит несколько ячеек таблицы, хранящих определенные сведения об объектах. В примере каждая запись содержит информацию об одном клиенте, скажем, запись № 536 – о клиенте по фамилии Крылов, запись № 534 – по фамилии Петров и т. д.

Ячейки таблицы, составляющие запись, по терминологии баз данных называются полями. В ячейках хранятся атрибуты объекта. Например, если объект (то есть клиент) имеет рейтинг 1000, то и в соответствующей записи поле Рейтинг содержит значение 1000.

Полем также называют весь столбец таблицы. Когда говорят о поле записи, речь идет о ячейке. Например, поле Имя записи 536 содержит значение Крылов. Когда же говорят о поле таблицы, то речь идет о столбце. Например, поле Номер (ID) таблицы Клиенты не должно содержать повторяющихся значений.

Каждое поле таблицы имеет строго определенный тип данных. Так, поля Номер (ID)

и Рейтинг – числовые, а поля Имя, Телефон и Адрес – текстовые.

Связи между таблицами

Связь между двумя таблицами организуется посредством общих полей этих таблиц. Приведем пример таблицы (табл. 1.2), связанной с таблицей Клиенты.

Таблица 1.2. Заказы компании

В этом примере общими полями являются поле Номер (ID) таблицы Клиенты и поле Клиент таблицы Заказы. А именно, поле Клиент содержит номер клиента из таблицы Клиенты. Таким образом, каждая запись таблицы Заказы ссылается на какую-либо запись таблицы Клиенты.

На этом принципе организации связи между таблицами и построены реляционные базы данных. Простой на первый взгляд способ связи предоставляет массу полезных возможностей. В частности, он позволяет извлекать информацию одновременно из нескольких таблиц (например, можно составить отчет, представляющий собой список клиентов с указанием общей суммы заказов каждого клиента), а также избежать дублирования сведений. Так, в данном примере не нужно в каждом заказе указывать адрес клиента.

Кроме того, полезно знать, что если одна таблица ссылается на другую, то первая таблица называется дочерней (как таблица Заказы), а вторая – родительской (как таблица Клиенты). Если одна запись ссылается на другую, они также называются дочерней и родительской.

Ключевые поля

В реляционной базе данных существует два вида ключевых полей: первичный ключ и вторичный ключ. Для идентификации записей в таблице используется первичный ключ – поле или набор полей таблицы, чьи значения однозначно определяют запись. Соответственно значения первичного ключа должны быть уникальны, то есть в таблице не должно быть двух строк с одинаковыми значениями первичного ключа.

Практически всегда в качестве первичного ключа используется специальное поле, содержащее номер записи (например, поле Номер (ID) в таблице Клиенты). Программа Access присваивает записям номера автоматически и гарантирует уникальность номеров.

Вторичным ключом называется поле дочерней таблицы, содержащее значения первичного ключа родительской таблицы. Например, поле Клиент в таблице Заказы является вторичным ключом. Таким образом, связи между таблицами организуются с помощью ключевых полей.

Теперь, когда вы познакомились с основными элементами таблиц, можно приступать к разработке структуры собственной базы данных.

Проектирование структуры данных

Как и построение здания, построение базы данных начинается с проектирования. Чтобы понять, какая структура базы будет для вас наиболее удобной и полезной, следуйте нижеприведенным этапам проектирования.

1. Для начала необходимо выяснить, каково назначение базы данных и какую информацию необходимо получать из базы. Составьте список типичных запросов к базе данных:

• список ваших клиентов с контактными данными;

• список заказов конкретного клиента;

• список всех заказов за определенный период;

• какие товары в каком количестве были заказаны за определенный период и т. д.

2. Выделите из этого набора классы объектов, о которых нужно будет получать информацию из базы данных. Объекты каждого класса будут храниться в отдельной таблице, и вы тем самым получите список таблиц будущей базы данных. В примере из предыдущего пункта целесообразно выделить следующие классы: клиенты, заказы и товары. Таким образом, в базе данных будет три таблицы.

3. Выпишите интересующие вас атрибуты объектов каждого класса. Например, для каждого клиента необходимо хранить в базе его имя (или название организации) и контактную информацию, для товара – наименование и цену. В результате вы получите список полей каждой таблицы (рис. 1.1). Учтите, что в таблице должен быть первичный ключ, и добавьте в каждую таблицу дополнительное поле – уникальный номер записи.

Таким образом, были перечислены атрибуты и установлены связи между таблицами. Например, если в таблице заказов есть поля

Товар и Клиент, содержащие код товара и номер клиента, то таблица Заказы ссылается и на таблицу Товары, и на таблицу Клиенты.

Рис. 1.1. Структура данных

Итак, вы разработали предварительную структуру данных – предварительную, поскольку в процессе работы структура может изменяться, например появятся новые поля или даже таблицы. Определившись со структурой, можно приступать к построению базы данных в Microsoft Access.

Этапы работы с базой данных

Теперь, когда вы уже знаете, какие таблицы и столбцы должна содержать ваша будущая база, вы готовы перейти непосредственно к работе с программой Access. Перед вами открывается все многообразие возможностей Access. С чего начать? Как не запутаться в сотнях команд, не погрязнуть в технических подробностях?

Примерная последовательность действий, описанная ниже, поможет вам сориентироваться, на каком этапе работы с базой данных вы находитесь в данный момент и какие инструменты Access вам на этом этапе нужны. Таким образом, вы постепенно освоите все те средства, которые потребуются для создания именно вашей базы данных, и вам не придется изучать лишнюю информацию.

Итак, если вы создаете базу данных «с нуля», вам предстоит выполнить следующие операции.

1. Создание базы данных или открытие уже созданной (см. разд. «Приступим к работе»).

2. Создание таблиц, настройка полей таблиц и связей между таблицами. Об этом описывается в гл. 2.

3. Заполнение таблиц информацией. Вы можете вводить данные вручную в режиме редактирования таблицы (см. гл. 2), создать форму для ввода данных (см. гл. 3) или импортировать данные из внешних источников (см. гл. 4).

4. И, наконец, получение информации из базы данных – то, ради чего она и создавалась. Для поиска, отбора, сортировки и агрегации данных вы можете создать запросы (см. гл. 5), для наглядного представления данных – отчеты (см. гл. 7).

Теперь перейдем к практическим действиям и рассмотрим первый этап работы с базой данных – ее открытие или создание.

Приступим к работе

В этом разделе вы узнаете, как запустить программу Microsoft Access, а затем открыть или создать базу данных.

Запуск Access

Для запуска программы Microsoft Access 2007 можно использовать любой из стандартных для Windows способов.

• Нажмите кнопку Пуск, в меню выберите последовательно пункты Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007.

• Дважды щелкните кнопкой мыши на ярлыке программы на рабочем столе или в панели быстрого запуска.

Совет

Чтобы создать такой ярлык, выберите команду Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007 и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, перетащите его мышью соответственно на рабочий стол или на панель быстрого запуска.

• Дважды щелкните кнопкой мыши на файле существующей базы данных. Сразу после запуска эта база данных будет открыта для работы.

При запуске появляется начальное окно Access (рис. 1.2), которое позволяет быстро перейти к работе с конкретной базой данных.

Рис. 1.2. Начальное окно Microsoft Access 2007

Теперь необходимо определиться, с какой базой данных вы будете работать. Каждая база данных хранится в файле с расширением ACCDB. В этом файле также хранятся все отчеты, запросы, формы ввода данных и другие документы, созданные для этой базы.

Открытие существующей базы данных

Если база данных уже была создана, то ее можно открыть, щелкнув кнопкой мыши на ее названии в области Открыть последнюю базу данных (эта область расположена в правой части начального окна Access, как показано на рис. 1.2).

Если нужной базы данных нет в списке, щелкните на ссылке Другие. На экране появится стандартное окно Windows для открытия файла. В этом окне выберите файл базы данных и нажмите кнопку Открыть.

Кроме того, вы можете воспользоваться кнопкой

в левом верхнем углу окна, в появившемся меню выбрать пункт Открыть, а затем выбрать файл в стандартном окне Windows.

Если в открываемой базе данных программа Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой (кнопочным меню) возникнет панель сообщений с предупреждением: Часть содержимого базы данных отключена. Чтобы открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку Параметры панели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасности Microsoft Office установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК.

Итак, вы узнали, как открыть уже существующую базу данных. Если же вам только предстоит создать базу данных, вам поможет один из следующих подразделов.

Создание пустой базы данных

Если вы хотите самостоятельно разработать структуру базы данных, создать таблицы и ввести данные, вначале необходимо создать пустую базу данных. Для этого выполните следующие действия.

1. Щелкните кнопкой мыши на значке Новая база данных в разделе Новая пустая база данных в центральной части начального окна (см. рис. 1.2) либо нажмите кнопку

в левом верхнем углу окна, а затем в появившемся меню выберите пункт Создать.

2. В правой части окна появится область Новая база данных. В поле Имя файла введите имя новой базы данных. Нажмите кнопку

для выбора папки, в которой будет храниться файл базы данных.

3. Нажмите кнопку Создать. Откроется новая база данных с единственной пустой таблицей, и программа перейдет в режим редактирования таблицы.

Теперь можно заполнять новую базу информацией: вручную, с помощью формы для ввода данных или путем импорта данных из внешних источников. Как это сделать, описывается в следующих трех главах.

Создание копии базы данных

Следующий способ создания базы данных – скопировать существующую базу, чтобы продолжить работу с копией. Для этого выполните следующие действия.

1. Откройте для чтения базу данных, которую необходимо скопировать. Нажмите кнопку

в левом верхнем углу окна, затем в появившемся меню выберите пункт Открыть. На экране появится стандартное окно Windows для открытия файла.

2. Щелкните кнопкой мыши на нужном файле базы данных и нажмите кнопку, находящуюся справа от кнопки Открыть (рис. 1.3). В меню открытия файла выберите пункт Открыть для чтения или пункт Монопольно для чтения.

Рис. 1.3. Параметры открытия базы данных

• После открытия базы данных в любом из этих двух режимов вы не сможете вносить в нее изменения. Под лентой (кнопочным меню) возникнет панель сообщений с предупреждением, что база данных открыта только для чтения.

• Если выбранная база данных недоступна другим пользователям, пункты меню Открыть для чтения или Монопольно для чтения равнозначны.

• Вы сможете открыть базу данных в режиме Открыть для чтения, если она не открыта в данный момент другим пользователем в режиме Монопольно. Другие пользователи смогут продолжать работу с базой и открывать ее в любом режиме доступа, кроме режима Монопольно. При этом вы будете просматривать последнюю сохраненную версию, несохраненные изменения будут проигнорированы.

• Открытие базы данных в режиме Монопольно для чтения возможно, только если она в данный момент не используется другим пользователем в режиме редактирования (Открыть или Монопольно). При этом другие пользователи не смогут открывать эту базу данных в режиме редактирования.

3. Если в открываемой базе данных программа Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой появится панель сообщений с предупреждением Часть содержимого базы данных отключена. Чтобы открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку Параметры панели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасности Microsoft Office установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК.

4. Чтобы создать копию открытой базы данных, сохраните ее в другом файле. Для этого нажмите кнопку

в левом верхнем углу главного окна, затем в появившемся меню выберите пункт Сохранить как. Далее укажите формат файла – База данных Access 2007.

На экране появится стандартное окно Windows Сохранение. Введите имя нового файла базы данных, выберите папку, в которой будет храниться этот файл, и нажмите кнопку Сохранить.

Теперь вы можете работать с копией базы данных: создавать новые таблицы, запросы, отчеты или редактировать существующие.

Создание базы данных на основе шаблона

В Access 2007 включены шаблоны баз данных. Их можно использовать для решения типичных задач или для учебных целей, поскольку в их состав входят таблицы, уже заполненные данными, готовые отчеты и формы для ввода информации. Чтобы создать базу данных с использованием шаблона, выполните следующие действия.

1. В левой области начального окна Access (см. рис. 1.2) выберите категорию шаблонов. В центре окна отобразится список шаблонов этой категории. Щелкните кнопкой мыши на значке подходящего шаблона (рис. 1.4).

2. В правой части окна появится область с названием шаблона и его категории. В поле Имя файла введите имя новой базы данных. С помощью кнопки

выберите папку, в которой будет храниться файл базы данных.

3. Если требуется присоединить новую базу данных к веб-узлу SharePoint, установите флажок Создание и присоединение базы данных к узлу Windows SharePoint Services.

Рис. 1.4. Создание базы данных по шаблону

Примечание

Windows SharePoint Services – компонент Windows Server, предоставляющий пользователям общий доступ к данным через Интернет. В справочной системе Access 2007 (см. разд. «Пользовательский интерфейс Access 2007») вы можете найти подробную информацию по организации совместной работы с базами данных с помощью Windows SharePoint Services.

4. Нажмите кнопку Создать (для шаблонов Microsoft Office Online она называется Загрузка). Access сгенерирует базу данных по указанному шаблону и откроет ее в режиме редактирования таблицы.

5. Если в созданной базе данных Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой появится панель сообщений с предупреждением Часть содержимого базы данных отключена. Чтобы открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку Параметры панели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасности Microsoft Office установите переключатель в положение Включить это содержимое и нажмите кнопку ОК.

Вы можете отредактировать готовую структуру данных: создать или удалить таблицы, поля, записи, запросы, отчеты и т. п.

Закрытие базы данных

Чтобы закрыть текущую базу, нажмите кнопку

в левом верхнем углу окна, затем в появившемся меню выберите пункт Закрыть базу данных. На экране вновь появится начальное окно Access.

Примечание

В программе Access может быть открыта только одна база данных. Открыв программу несколько раз, вы можете в каждом из окон открыть свою базу данных.

Для дальнейшей работы с открытой или созданной базой данных вам потребуются сведения о пользовательском интерфейсе программы Access.

Пользовательский интерфейс Access 2007

Access 2007 имеет совершенно новый интерфейс, не похожий на интерфейс предыдущих версий программы. Новый дизайн упрощает нахождение нужных элементов управления и делает работу с программой более простой и комфортной.

В предыдущем разделе было описано начальное окно Access (см. рис. 1.2), позволяющее быстро приступить к работе. В этом разделе вы познакомитесь с главным окном, которое появляется после открытия или создания базы данных.

Основные элементы главного окна показаны на рис. 1.5.

• Строка заголовка содержит имя базы данных, название формата файла (например, Access 2007) и название программы – Microsoft Access.

• Кнопка Office вызывает меню быстрого доступа, которое позволяет создать, открыть, сохранить и закрыть базу данных, организовать общий доступ к базе данных, переслать документы базы данных по электронной почте и вывести их на печать. Является аналогом меню Файл в предыдущих версиях Microsoft Office.

• Панель быстрого доступа – на ней целесообразно расположить значки наиболее часто используемых команд, чтобы вызывать их одним щелчком кнопки мыши и тем самым значительно ускорять работу.

• Лента – ключевой элемент интерфейса, объединяющий все команды работы с базой данных. Лента состоит из вкладок, на каждой из которых расположены значки нескольких групп команд. Для перехода на вкладку нужно щелкнуть кнопкой мыши на ее названии.

Вкладки Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных находятся на ленте постоянно. Остальные появляются или исчезают в зависимости от того, какой документ активен в рабочей области. Например, вкладка Работа с таблицами, содержащая набор инструментов для работы с таблицами, отображается только в случае, если в рабочей области Access открыта таблица. Именно поэтому интерфейс Access 2007 не перегружен и в нем легко ориентироваться: в любой момент отображаются только те вкладки и кнопки, которые сейчас нужны.

Рис. 1.5. Главное окно Microsoft Access 2007

• Область переходов отображает список документов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов) и позволяет переключаться между ними. Чтобы открыть документ базы данных, достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на его названии в области переходов. Для скрытия и открытия области переходов служит кнопка

в правом верхнем углу области.

• Окна/вкладки документов. Документы базы данных располагаются в рабочей области Access в виде вкладок или в виде перекрывающихся окон.

• Строка состояния отображает подсказки и сообщения о состоянии программы, а также содержит ряд кнопок, позволяющих быстро переключаться между различными режимами работы с текущим документом.

Далее будет рассказано о возможностях настройки интерфейса Access. Если вас устраивает стандартный вид элементов, следующий раздел можно пропустить.

Windows Server 2019 Полное руководство

Copyright © 2019 Packt Publishing

Первая публикация на английском языке: Октябрь 2016

Второе издание на английском языке: Март 2019

Ссылка на продукт: 1150319

Все права защищены. Никакая часть этой книги не может быть воспроизведена, сохранена в поисковой системе или передана в любой форме или любыми средствами без предварительного письменного разрешения издателя, за исключением случаев кратких цитат, встроенных в критические статьи и обзоры.

При подготовке этой книги были предприняты все усилия чтобы гарантировать точность представленной информации. Тем не менее, информация, содержащаяся в этой книге, продаётся без гарантии в явном или неявном виде. Ни авторы, ни Packt Publishing, ни их дилеры и дистрибьюторы не будут нести ответственность за любые убытки, вызванные или предположительно вызванные прямо или косвенно этой книгой.

Packt Publishing пыталась предоставить информацию о товарных знаках обо всех компаниях и продуктов, упомянутых в данной книге для надлежащего использования капиталов. Тем не менее, Packt Publishing не может гарантировать точность этой информации.

Опубликовано Packt Publishing Ltd.

Livery Place

35 Livery Street

Birmingham B3 2PB, UK

ISBN 978-1-78980-453-9

www.packtpub.com

2019-03-27

 Состав исполнителей

Автор

Джордан Краузе

Рецензент

Андерсон Патрисио

Редактор выпуска

Виджин Боуриша

Редактор приобретения

Мита Раджани

Редактор разработки содержимого

Абхиджит Сридхаран

Технический редактор

Алитья Хадьи

Литературный редактор

Safis Editing

Координатор проекта

Джагдиш Прабху

Корректор

Safis Editing

Составитель указателя

Пратик Широдкар

Графика

Том Скэйриа

Координатор производства

Джайалакшми Раджа

Джордан Краузе .

Андерсон Патрисио .

Предисловие

Эта книга предназначена для самостоятельного изучения новой версия приложения по управлению реляционными базами данных — СУБД Microsoft Office Access 2010.

Access 2010 позволяет создавать как простые, так и очень сложные приложения баз данных. В новой версии стало еще проще разработать приложение, не зная языков программирования и не имея предварительных навыков проектирования баз данных. С помощью этого приложения отдельные пользователи, работающие с информацией, могут в кратчайшие сроки начать выполнять повседневные задачи, работая с документами и реализуя деловые операции бизнес-процессов. В то же время, используя функциональные возможности Access, специалисты отделов информационных технологий смогут обеспечить разработку и поддержку приложений Access, создаваемых на уровне компаний. Access 2010 для любых пользователей имеет необходимый набор функций.

Широкий круг пользователей в значительной степени знаком с возможностями популярного приложения Microsoft Office Excel. Однако если объемы данных значительны, то для организации пользовательских таблиц Excel, так называемых баз данных, целесообразно переходить к использованию специализированных средств создания и использования баз данных Access. СУБД обладает мощным и удобным аппаратом распределения данных по нескольким таблицам, реализуя практически любую модель данных предметной области. При этом обеспечивается совместная обработка и корректировка данных средствами форм и отчетов, обеспечивающими эффективный доступ и представление данных. В основе этих средств лежит мощный реляционный язык структурированных запросов SQL. С помощью этого языка пользователь может сформулировать практически любой запрос к базе данных и решать разнообразные задачи обработки данных. Благодаря этому обеспечивается возможность без помощи опытных программистов и администраторов разрабатывать практические приложения базы данных в различных сферах.

Новая версия Access 2010, продолжая линию на модернизацию интерфейса пользователя, заложенную в Access 2007, делает еще доступнее и удобнее использование средств СУБД для начинающих пользователей. Современный интуитивно понятный интерфейс, многочисленные готовые решения, простые средства создания таблиц базы данных, форм и отчетов в полной мере реализуют эту цель.

Работа с усовершенствованным интерфейсом, обеспечивающим быстрый поиск необходимых инструментов, позволяет сразу включиться в подготовку профессиональных документов, повышает эффективность, качество работы и сокращает сроки ее выполнения. Команды стало легче находить благодаря тому, что они организованы в виде набора вкладок, которые четко соответствуют функциям, реализуемым в Access.

Готовые приложения, доступные через шаблоны, поставляемые вместе с Access или на веб-сайтах Microsoft, помогут пользователю, обладающему ограниченными знаниями в области баз данных, познакомиться с самыми важными функциями и во многих случаях начать работу с первого дня использования Access 2010. Можно использовать эти стандартные приложения без каких-либо модификаций или настройки, а можно взять их за отправную точку и адаптировать в соответствии с задачами и способами обработки информации.

Access 2010 предоставляет гибкие средства для работы пользователя с разным уровнем подготовки. Новичок может начать создавать таблицы с любым числом полей непосредственным вводом данных без предварительного определения ее структуры. Тип введенных данных определится автоматически. Тут же прямо в режиме таблицы можно вмешаться в этот процесс: присвоить имя, уточнить тип данных, его формат, создать столбцы подстановки.

Кроме создания новых таблиц в базе данных, Access позволяет организовать связи с внешними данными с помощью интерфейса ODBC (Open Database Connectivity). Связанные таблицы отображаются и функционируют аналогично собственным таблицам. Возможность создания связанных таблиц обеспечивает легкость, с которой пользователи Access могут перемещаться, объединять и обновлять данные из нескольких разных источников. Через связанные таблицы возможно взаимодействие и со всеми распространенными серверами реляционных баз дан-

ных, включая Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, Informix и Sybase.

Интерактивные средства обеспечивают простоту разработки форм и отчетов. Построить форму или отчет можно одним щелчком кнопки мыши. Режим представления форм и отчетов — режим макета позволяет легко настроить их в соответствии с потребностями пользователя, наблюдая изменения этих объектов в реальном времени. Разделенные формы с одной частью для ввода данных и другой для быстрого просмотра данных в режиме таблицы существенно повышают удобства в работе. Простота изменения дизайна форм, отчетов, электронных документов, сохраняемых в базе данных, обеспечивается объединением их элементов в макеты. Такие макеты обеспечивают настройку всех элементов в целом, например макет в столбец позволяет изменять размеры сразу всех его элементов, а табличный макет обеспечивает смещение всех элементов строки при изменении размера одного из элементов.

Простые в использовании и разнообразные средства фильтрации данных позволяют, не перестраивая макет, получить отчеты, представляющие данные в самых разных разрезах, и использовать их для анализа данных.

Защита Access 2010 для баз данных, созданных в новом формате (файлы с расширением accdb или accde), построена на доверии к происхождению ее выполняемых объектов. Некоторые объекты Access, такие как запросы на изменение, макросы, изменяющие базу данных, код VBA и элементы управления ActiveX, полученные из ненадежных источников, выполняясь, могут повредить базу данных. Поэтому база данных открывается для работы с полным набором функциональных возможностей только, если ее компоненты подписаны надежными издателями или пользователь придал ей состояние доверенной и берет на себя ответственность за безо-

пасность. Средства обеспечения безопасности баз данных нового формата не предусматривают защиты на уровне пользователей.

Access 2010 позволяет без значительных затрат создавать практически любые приложения баз данных для индивидуальных пользователей и небольших рабочих групп. Если критерии масштабируемости, бесперебойной работы, надежности и безопасности все-таки диктуют необходимость использования сервера баз данных, например Microsoft SQL Server, то Access может быть использован для разработки клиентского приложения и создания его объектов.

Подключение к таблицам в базе данных SQL Server напрямую через интерфейс OLE DB осуществляется из проекта Access (расширение adp). В проекте открывается возможность не только разрабатывать приложение, используя формы, отчеты и другие средства Access, а также создавать и модифицировать объекты серверной базы данных.

ВAccess 2010 обеспечивается возможность сбора в базе данных через электронную почту Office Outlook. С помощью функции «Отправить по электронной почте» форма отправляется клиенту, который, щелкнув на кнопке Ответить, заполняет ее и отправляет обратно. При поступлении формы в папку «Входящие» введенные клиентом данные будут автоматически внесены в соответствующую таблицу базы.

Новые технологии в Access 2010 позволяют создавать специальные веб-базы данных и публиковать их на сайтах Microsoft SharePoint Server, на котором выполняются службы Access. Базу данных можно опубликовать как на собственном сервере SharePoint в интрасети, так и в Интернете. Пользователи могут использовать базу данных с помощью стандартного браузера, не устанавливая приложение Access на компьютере. Это делает простым совместное использование корпоративной информации в среде настольных систем. При этом пользователи могут с помощью браузера открывать веб-формы и отчеты.

Вследствие возможности Access удовлетворять потребности самых разных групп пользователей система получила на рынке значительно большее признание, чем любое другое приложение для работы с базами данных. С помощью мастеров и графических инструментов Access даже пользователи, не владеющие специальными навыками, могут весьма успешно разрабатывать приложения баз данных.

Впроцессе подготовки самоучителя по Access 2010 перед авторами стояла задача ознакомить пользователей с особенностями новой версии, сформулировать и осмыслить тенденции развития. Вместе с тем самоучитель ориентирован на получение целостного представления о программном продукте, изучение во взаимосвязи всех компонент от традиционных инструментальных средств до перспективных технологий. Важнейшей целью книги является демонстрация функционирования всех рассматриваемых средств на конкретных примерах.

Вкачестве сквозного примера рассматривается база данных, содержащая сведения о плановых и фактических поставках товаров гипотетического предприятия. Представлены примеры работы с данными справочных, плановых и оперативноучетных документов и решение экономических задач. Такой выбор продиктован

тем, что одним из характерных применений СУБД является хранение и обработка экономической информации.

Система взаимосвязанных примеров позволяет более наглядно показать возможности инструментальных средств конструирования объектов, средств программирования при разработке приложений, организации диалога при решении экономических задач. Показана возможность использовать среду Access при разработке профессиональных приложений, обеспечивающих подготовку системы взаимосвязанных документов, их сохранение в базе данных с возможностью оперативно получать аналитические оценки при дополнении базы новыми данными.

Выполнение приведенных примеров на компьютере в процессе изучения Access 2010 позволит успешно освоить его инструментарий, приобрести навыки работы с базой данных и использовать их в любой профессиональной предметной области.

Книга рассчитана на широкий контингент пользователей от студента, изучающего основы технологии баз данных, до разработчиков практических приложений в среде СУБД. Самоучитель сопровождает читателя-пользователя в процессе создания файла базы данных, ее таблиц, запросов, последующего конструирования объектов приложения: форм, отчетов и макросов, вплоть до последнего этапа, когда отдельные компоненты объединяются в единое приложение.

Для новичка, впервые открывающего книгу из этой серии, она будет не только источником сведений по новым инструментальным средствам Access 20101, но станет удобным практическим пособием при их освоении на компьютере, так как все примеры содержат подробное описание действий пользователя в процессе выполнения конкретных заданий. Проверить степень освоения изученного материала позволят контрольные вопросы с ответами, приведенные в конце каждого раздела.

Применительно к тематике настоящего издания важно не только изучить возможности программных средств Access 2010 и сформировать практические навыки, но самое главное — научиться использовать эти средства для разработки баз данных и приложений пользователя в соответствии с требованиями конкретной предметной области.

Прилагаемый к книге компакт-диск содержит базу данных предметной области Поставка товаров, используемой в основных примерах по созданию объектов Access 2010, рассматриваемых в соответствующих главах книги. Наличие такой базы данных позволит использовать ее для изучения разделов книги в любой последовательности в зависимости от подготовленности и желания читателя. Кроме того, в диск включена база данных из сферы учебного процесса, что может быть полезным для широкого круга читателей самоучителя, далеких от особенностей предметной области основного примера.

В диск включены материалы по программированию приложений в среде VBA и разработке клиентского приложения Access для многопользовательской базы данных на SQL Server.

1 Для операционных систем и программ,

Как устранить 10 общих проблем Access 2019

2. Программное обеспечение
3. Microsoft Office
4. Access
5. Устранение 10 общих проблем Access 2019

Лори А. Ульрих, Кен Кук

Вот десять из наиболее распространенные проблемы Microsoft Access и их решения. Не теряйте надежды, если вашей проблемы нет в этом списке. Скорее всего, если у вас возникла проблема, кто-то уже столкнулся с ней и нашел решение.Вот почему Интернет — ценный ресурс.

Это просто ненормально — нормализация пустых таблиц доступа

Одна из самых сложных задач (но наиболее важная при построении базы данных) — это правильное построение структур таблиц. Этот процесс известен как нормализация . В правильно нормализованной базе данных никогда не должно быть только одной таблицы, содержащей избыточную информацию. Рассмотрим следующую таблицу:

Клиент	Адрес	Город	Состояние	Почтовый индекс	Телефон
Джонс	Мейн-стрит 125,	Джонстаун	NJ	08000	609-555-1244
Джонс	125 Мейн-стрит,	Джонстаун	NJ	08000	609-555-7890
Смит	1542 Jones Hwy	Ларами	WY	82051	307-555-5412
Уилсон	78 Круг Смита	Джонс	CA		451-555-8645

Вы видите избыточную информацию? Вы правы.Это имя и адрес клиента. Что вызывает избыточность? Снова правильно! Это два телефонных номера клиента Джонса. Правильный способ нормализовать эту таблицу — разделить ее на две таблицы: одну для имени клиента и информации об адресе, а вторую — для номеров телефонов. Это избавит от необходимости повторять вторую запись Джонса в таблице Customers.

Если у вас возникли проблемы с нормализацией пустых таблиц, заполните каждую таблицу от пяти до десяти записей. Просмотр таблиц с данными обычно помогает выявить проблемы нормализации.

Вот как начать нормализацию таблиц:

1. Изучите каждую таблицу в ее текущей структуре.
   Повторяете ли вы какую-либо информацию без необходимости (как вы видели ранее с адресом и именем клиента)?
2. Если у вас есть повторяющаяся информация, определите, почему вы ее повторяете (например, несколько номеров телефонов для одного клиента).
3. Разбейте одну таблицу на две, чтобы исключить избыточность.
4. Повторите шаги с 1 по 3 для каждой таблицы, пока вся избыточность не будет устранена.

Вы можете обнаружить, что разделение одной таблицы на две все еще не устраняет всю избыточность в таблице. В этом случае продолжайте разделять таблицы, пока вся избыточность не исчезнет.

Вы вводите 73.725, но Access меняет его на 74

Автоматическое округление может испортить вам дневной свет, но исправить это легко. По умолчанию Access устанавливает все числовые поля для приема длинных целых чисел . Как вы, возможно, помните из школьных математических дней, целое число — это отрицательное или положительное целое число . Чтобы использовать десятичные дроби, вы измените настройку размера поля, чтобы он принимал десятичные дроби. Вот как это сделать:

1. Откройте таблицу в режиме конструктора и щелкните поле, которое не взаимодействует.
2. На вкладке «Общие» в области «Свойства» внизу экрана щелкните поле «Размер поля».
3. Щелкните стрелку вниз в конце поля, а затем выберите «Одинарный», «Двойной» или «Десятичный» в появившемся раскрывающемся меню.
4. Сохраните таблицу, и проблема с автоматическим округлением решена.

Чтобы получить подробные сведения о разнице между размерами полей Single, Double и Decimal, нажмите клавишу F1 в поле свойств «Размер поля». На экране справки приводится подробное описание каждого размера поля, числа, которое оно будет содержать, и количества места, зарезервированного для этого размера. Для доступа к справочной системе требуется подключение к Интернету.

Слова, которые они меняют — проблемы с автозаменой доступа

Иногда эти «полезные» функции в Access могут мешать.Одна из таких функций называется Автозамена. Возможно, вы знакомы с ним из Microsoft Word, где это часто бывает здорово. Однако базы данных часто содержат аббревиатуры, номера деталей и т.п. Автозамена может иметь полевой день с такими «словами». Вы можете даже не осознавать этого, когда вводите свои данные.

У вас есть два варианта решения этой проблемы.

• Отменить эффекты автозамены по мере их появления. Нажмите Ctrl + Z сразу после того, как автозамена ошиблась при вводе данных.Access вернет данные в исходное состояние. К сожалению, чтобы это работало, вы должны заметить, что Access изменил то, что вы ввели.
• Полностью отключить автозамену. Чтобы отключить автозамену, выполните следующие действия:

1. Щелкните вкладку Файл в верхнем левом углу экрана доступа.

2. Нажмите кнопку «Параметры» в меню в левой части экрана.

Откроется диалоговое окно «Параметры доступа».

3. Щелкните Проверка в списке слева.

Появятся варианты цветопробы.

4. Нажмите кнопку «Параметры автозамены».

Откроется диалоговое окно «Автозамена».

5. Снимите некоторые или все флажки в диалоговом окне «Автозамена».

Вы можете отключить некоторые или все функции автозамены, в зависимости от того, чем вас сейчас раздражает автозамена. Снимите флажок «Заменять текст при вводе», если вы больше не хотите, чтобы Access «исправлял» ваши «орфографические ошибки».

6. Дважды нажмите OK, чтобы сохранить изменения.

Теперь вы можете правильно ввести текст проблемы без вмешательства автозамены, и он останется таким, каким вы его набрали.

Был там, а теперь его нет — случайное удаление данных в Access

Возможно, вы много лет слышали это: «База данных удалила мою запись!» Что ж, у меня для вас новость: база данных ничего не делает без того, чтобы ею командовали люди. И люди могут сделать пару ошибок:

• Случайное удаление: Есть несколько способов случайно удалить запись.Обычно нажимается сочетание клавиш для удаления, например Ctrl + — (удалить запись) или Ctrl + X (вырезать).

Команда «Отменить» (Ctrl + Z) не отменяет удаление записи.

• Ошибка данных: Запись может оказаться удаленной , если кто-то случайно изменит особо важную часть информации. Например, предположим, что рассматриваемая запись содержит дату заказа 15.12.19, и кто-то случайно изменил дату на 15.12.09. Дата заказа не соответствует ожидаемой, поэтому запись может показаться удаленной.
• Если из-за ошибки данных запись кажется удаленной, существует несколько возможных исправлений, как описано в следующих разделах.

Отменить

Не паникуйте. Прежде чем делать что-либо еще, нажмите Ctrl + Z. Это команда отмены. Если запись вернется, вам повезло. Отменить отменяет ошибки ввода данных, из-за которых запись может казаться удаленной. Однако это сработает, только если вы отмените действие сразу после того, как произошла ошибка ввода данных.

Поиск пропавшей записи

Если вы попробуете команду «Отменить», а запись не вернется, все еще есть вероятность, что ошибка ввода данных скрывает ее, помещая туда, где вы не ожидали.Откройте таблицу, содержащую запись, и найдите ее другим способом, чем обычно. Ищите что-нибудь необычное в похожих записях. Вот несколько примеров:

• Если вы обычно ищите заказы по дате, ищите по клиенту. Посмотрите, существует ли заказ, аналогичный отсутствующему, для этого клиента и с необычной датой (скажем, онлайн-альтернативы Microsoft Access

8, на которые стоит обратить внимание в 2020 году —

 Доступ к альтернативной бесплатной пробной версии 

Внезапно тысячи пользователи обратили свое внимание на онлайн-альтернативы Microsoft Access.Почему?

Когда был представлен Microsoft Access, он стал пионером на рынке построителей приложений для баз данных. Он быстро стал фактическим стандартом во всем мире. Однако рынок эволюционировал, облачные и мобильные технологии стали новыми рубежами, и Access просто не успевала за ними. Онлайн-версия была запущена на короткое время, но это было не так уж важно, и вскоре от нее отказались, поскольку Microsoft объявила, что прекращает работу с Access Online.

Вероятно, поэтому количество поисков Microsoft Access в Google резко сократилось из года в год.

По мере того, как состояние Microsoft пошло на убыль, появилось новое поколение революционных компаний, которые представили инновационные веб-приложения и мобильные приложения для баз данных и программное обеспечение для управления бизнес-процессами.

Мы составили список наиболее известных онлайн-альтернатив Microsoft Access, чтобы ускорить принятие решений.

WorkMap.ai (ранее HyperBase) от HyperOffice — это одна из исходных альтернатив Microsoft Access, имеющая очень похожую структуру, но обеспечивающую преимущество доступа к облаку.Основные особенности:

• Перетаскиваемые веб-формы
• Таблицы данных в Интернете
• Отчеты и запросы для данных интеллектуального анализа
• Автоматизация рабочего процесса и уведомления
• Экспорт и автоматизация данных
• Расчеты
• Загрузка файлов
• Экспорт в PDF
• Мульти многоуровневые разрешения

QuickBase

QuickBase — один из лидеров на рынке платформ для создания приложений с низким уровнем кода. Хотя его цена начинается от 500 долларов в месяц, он предназначен для того, чтобы пользователи без технических знаний могли создавать приложения и совместно работать над ними.Среди других особых функций он позволяет пользователям использовать инструменты публикации для создания пользовательских форматов для представления данных.

Zoho Creator

Zoho — технологический гигант, предлагающий практически любое приложение из когда-либо созданных. Zoho Creator, онлайн-аналог доступа Microsoft, имеет приятный и простой в использовании интерфейс. Одним из немногих недостатков продуктов Zoho в целом является отсутствие поддержки.

Knack

Knack — один из немногих поставщиков, специализирующихся на приложениях для баз данных; в то время как другие игроки также предлагают целый ряд бизнес-приложений.Помимо основных функций, которые предлагает каждый конструктор приложений для баз данных, Knack позволяет интегрироваться с платежными шлюзами, картами и отчетами.

Caspio

Caspio — один из самых зрелых вариантов в этом списке; Помимо отличной документации и опыта работы с клиентами A-класса, их платформа очень наглядна. Можно утверждать, что это идеально подходит для нетехнических пользователей, но, безусловно, это очень мощный и гибкий инструмент для ИТ-команд.

MySQL

Каждый профессионал и разработчик баз данных знает о MySQL, поскольку это серверная часть базы данных для многих приложений.Он предлагает невероятную гибкость и мощность, но недоступен для нетехнических пользователей.

Google Forms

Google Forms позволяет людям очень легко создавать формы для сбора всевозможной информации в Интернете. Однако это зависит от Google Таблиц как места, где данные хранятся и обрабатываются. Поскольку Google Таблицы представляют собой электронные таблицы, существуют серьезные ограничения с точки зрения поведения приложения, которое вы можете достичь, и рабочих процессов, которые можно автоматизировать.

TeamDesk

TeamDesk оправдывает обещание об отсутствии необходимости в ИТ-поддержке благодаря своей библиотеке готовых шаблонов баз данных.Кроме того, они выделяются тем, что предлагают отчеты, визуализацию данных и неограниченное количество записей. Их цена начинается с 49 долларов в месяц для 5 пользователей.

Заключение

Как видите, у вас есть широкий выбор вариантов на выбор. Если вы хотите глубже изучить онлайн-приложения для баз данных, прочтите:

Примеры приложений для баз данных

9 Ведущие создатели онлайн-приложений для баз данных

Примеры онлайн-приложений для баз данных Microsoft Access

Adobe Captivate (выпуск 2019) Учебники

Показать все уведомления Присоединяйтесь к сообществу Войти в систему Разместить здесь

Блоги

Виртуальная реальность Видео-обучение Скриншот Интерактивное электронное обучение Ресурсы электронного обучения События и объявления Captivate Prime LMS Adobe Connect Бесплатные проекты EL мир Вебинар Учебники Сертификация Обсуждения

Видео

Блоги

• Блоги

  • Виртуальная реальность
  • Видеообучение
  • Снимок экрана
  • Интерактивное электронное обучение
  • Ресурсы для электронного обучения
  • События и объявления
  • Captivate Prime LMS
  • Adobe Connect
  • Все блоги
  • 360 видео
  • 360 изображений

Страница не найдена

К сожалению, страница, которую вы искали на веб-сайте AAAI, не находится по URL-адресу, который вы щелкнули или ввели:

https: // aaai.org / конференции / aaai-19 / aaai19tutorials /

Если указанный выше URL заканчивается на «.html», попробуйте заменить «.html:» на «.php» и посмотрите, решит ли это проблему.

Если вы ищете конкретную тему, попробуйте следующие ссылки или введите тему в поле поиска на этой странице:

• Выберите темы AI, чтобы узнать больше об искусственном интеллекте.
• Чтобы присоединиться или узнать больше о членстве в AAAI, выберите «Членство».
• Выберите Publications, чтобы узнать больше о AAAI Press и журналах AAAI.
• Для рефератов (а иногда и полного текста) технических документов по ИИ выберите Библиотека
• Выберите AI Magazine, чтобы узнать больше о флагманском издании AAAI.
• Чтобы узнать больше о конференциях и встречах AAAI, выберите Conferences
• Для ссылок на симпозиумы AAAI выберите «Симпозиумы».
• Для получения информации об организации AAAI, включая ее должностных лиц и сотрудников, выберите «Организация».

Помогите исправить страницу, которая вызывает проблему

Интернет-страница

, который направил вас сюда, должен быть обновлен, чтобы он больше не указывал на эту страницу.Вы поможете нам избавиться от старых ссылок? Пожалуйста, напишите веб-мастеру ссылающейся страницы или используйте его форму для сообщения о неработающих ссылках. Это может не помочь вам найти нужную страницу, но, по крайней мере, вы избавите других людей от неприятностей. Большинство поисковых систем и каталогов имеют простой способ сообщить о неработающих ссылках.

Если это кажется уместным, мы были бы признательны, если бы вы связались с веб-мастером AAAI, указав, как вы сюда попали (т. Е. URL-адрес страницы, которую вы искали, и URL-адрес ссылки, если таковой имеется).Спасибо!

Содержание сайта

К основным разделам этого сайта (и некоторым популярным страницам) можно перейти по ссылкам на этой странице. Если вы хотите узнать больше об искусственном интеллекте, вам следует посетить страницу AI Topics. Чтобы присоединиться или узнать больше о членстве в AAAI, выберите «Членство». Выберите «Публикации», чтобы узнать больше о AAAI Press, AI Magazine, и журналах AAAI. Чтобы получить доступ к цифровой библиотеке AAAI, содержащей более 10 000 технических статей по ИИ, выберите «Библиотека».Выберите Награды, чтобы узнать больше о программе наград и наград AAAI. Чтобы узнать больше о конференциях и встречах AAAI, выберите «Встречи». Для ссылок на программные документы, президентские обращения и внешние ресурсы ИИ выберите «Ресурсы». Для получения информации об организации AAAI, включая ее должностных лиц и сотрудников, выберите «О нас» (также «Организация»). Окно поиска, созданное Google, будет возвращать результаты, ограниченные сайтом AAAI.

.