Бухгалтерии государственного учреждения 8 – Учет без забот
- Опубликовано 08.08.2018 13:11
- Просмотров: 2115
Вопрос правильности ведения учета по разделу денежных средств – один из самых важных. И не только потому, что это учет достаточно сложен сам по себе, но и потому, что связан с таким серьезным показателем работы учреждения, как денежные средства. В этой статье хотелось бы рассмотреть порядок работы такого должностного лица, как кассир, в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0».
Начну с того, что кассиром является должностное лицо, основными обязанностями которого являются выдача и прием денег, ценных бумаг.
В программе 1С: БГУ 2.0 есть специальный рабочий стол для кассира, с помощью которого все необходимые операции можно выполнять быстрее.
Но предварительно хотела бы обратить ваше внимание, что программы 1С предусматривают возможность разделять права пользователей в соответствие с исполняемыми обязанностями. Сделано это с целью повышения безопасности и выполнения каждым сотрудником только тех операций, которые он должен производить в соответствие с должностной инструкцией.
Администратору программы необходимо зарегистрировать кассира и предоставить ему соответствующие права:
В открывшемся списке пользователей программы можно давать доступ новым сотрудникам. В демонстрационной базе уже имеется кассир, поэтому продемонстрирую права, которые предоставлены этому сотруднику:
Также для пользователя с правами «Кассир» уменьшен список разделов, вот так выглядит рабочее место кассира в интерфейсе «Такси»:
Как видно на рисунке, рабочее место кассира разделено условно на две части: приходную и расходную:
Но в данном интерфейсе не сможет работать кассир, который осуществляет работу с новыми онлайн-кассами в соответствие с 54ФЗ, потому что прав для таких операций недостаточно. Поэтому рассмотрим пользователя, у которого расширенные права:
Алгоритм работы кассира включает в себя следующие пункты:
1. Первое, что нужно сделать кассиру, чтобы приступить к работе с онлайн-кассой – это открыть смену. Удобнее всего это сделать из специального окна «Управление фискальным устройством»:
Здесь необходимо выбрать кассу и открыть кассовую смену:
ВАЖНО: при открытии кассовой смены онлайн-касса выдает чек об открытии смены, его необходимо сохранять для отчетности кассира.
Часто спрашивают о том, нужно ли открывать смену, если объем поступающих денежных средств, которые необходимо проводить через онлайн-кассу, небольшой. В 54 ФЗ по этому поводу сказано: открывать кассовую смену необходимо непосредственно перед совершением платежных операций. Это означает, что открывать смену достаточно тогда, когда в этом есть необходимость. Но, обратите внимание, что выполнять платежные операции с использованием онлайн-касс нужно не позднее, чем через 24 часа после открытия смены. Это означает, что закрывать смену нужно каждые 24 часа в обязательном порядке вне зависимости от того, были операции или нет.
2. Осуществлять платежные операции при помощи кассовых чеков. В программе 1С БГУ 2.0 кассовые чеки называются «Чек ККМ»:
3. Проверка состояния текущих расчетов (без гашения).
Так как в процессе расчетов может появиться необходимость сверки расчетов, то можно воспользоваться специализированным отчетом, который не закрывает кассовую смену и позволяет после продолжать работу кассира. Находится этот отчет также в «Управлении фискальным устройством»:
Также для этого можно использовать Х-отчет.
4. После того, как работа с онлайн-кассой закончена, необходимо закрыть кассовую смену – для этого также имеется специализированная команда:
Кроме этого, предусмотрена удобная возможность – закрыть смену ТОЛЬКО в программе, без закрытия смены на аппарате непосредственно (онлайн-касса). Это необходимо в том случае, когда смена была закрыта на аппарате, но в этот момент программа 1С БГУ 2.0 была недоступна. Для этого устанавливаем флаг:
В конце кассового дня кассир должен сдать 2 чека онлайн-кассы: чек при открытии смены и чек при закрытии смены. Проверить и сдать наличность, которая указана как итог в Z-отчете.
Также в рамках данной статьи хотелось бы немного рассказать о том, как исправлять ошибки, допущенные кассиром. Например, при работе с кассой был распечатан чек на ошибочную сумму, а затем — чек на правильную сумму. В конце дня кассовая смена была закрыта, но сумма наличности в кассе не совпадает с итогом.
В этом случае необходимы следующие действия:
— кассир пишет объяснительную на тему допущенной ошибки;
— вместе с ответственными лицами (администрацией учреждения) составляется Акт о возврате денежных сумм покупателям;
— погашается ошибочно распечатанный чек, приклеивается на лист бумаги и вместе с вышеописанными документами сдается в бухгалтерию;
— важно правильно оформить журнал кассира-операциониста: сумму ошибочного чека нужно вписывать в графу 15 «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам».
Также хотелось бы отметить, что, согласно правилам, подразумевается ведение кассовой книги. Листы кассовой книги можно распечатывать за год, за квартал или за месяц – в зависимости от объема операций. Но существуют правила подшивки листов: обязательно распечатывается обложка кассовой книги за период (с указанием периода), листы кассовой книги должны быть пронумерованы, также необходимо опечатать кассовую книгу с указанием количества листов.
Подписывать кассовую книгу имеет право кассир или любое другое материально ответственное лицо, которое отвечает за сохранность денежных средств в кассе. Если организация небольшая и обязанности кассира выполняет другой сотрудник – на эту тему в учреждении должен быть приказ. Подписывать кассовую книги по доверенности нельзя!
Отчеты кассира в 1С: БГУ 8 редакции 2.0 можно найти:
Автор статьи: Светлана Батомункуева
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Наши обучающие курсы и вебинары
Отзывы наших клиентов
Также по теме:
Добавить комментарий
xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai
Самоучитель 1С по работе с кассой
Кассовые документы в бухгалтерии представлены основным документом – кассовым ордером. Он в свою очередь может быть приходным или расходным, то есть фиксировать факт поступления средств в кассу или их выдачу.
Приходный кассовый ордер (ПКО)
В системе 1С Бухгалтерия данный документ применяется в процессе проведения следующего набора операций:
- Оплата клиентом товаров/услуг;
- Возврат подотчетными лицами и поставщиками;
- Перечисление банковских средств;
- Оплата заемщиками по кредитным обязательствам;
- Возврат займов собственными работниками;
- Иные операции, связанные с поступлением денег.
Введение подобного деления необходимо с целью обеспечения правильности отражения операций на счетах и в бухгалтерских книгах.
Первоначально рассмотрим три операции: прием оплаты, возврат со стороны клиента и по кредитным обязательствам. Они имеют значительную степень идентичности и предполагают наличие табличных частей.
Шапка подобных приходных ордеров будет иметь идентичную структуру с со сходным перечнем полей для заполнения:
- Номер документа – генерируется системой автоматически.
- Дата создания. Целесообразно не вносить никаких изменений или проводить корректировку с целью соблюдения последовательности оформления кассовых ордеров в кассовой книге. В противном случае система будет выдавать уведомления о нарушениях нумерации, например, при изменении даты документа на предыдущий день.
- Контрагент. Лицо, осуществляющее внесение средств, как организация, так и отдельный гражданин. При этом указывается именно контрагент, указываемый во всех последующих документах в рамках взаимодействия сторон, а не сотрудник организации, ответственный за внесение средств.
- Счет. В большинстве случае оплата проводится по счету 50.1 «Касса», но в случае необходимости система позволяет проводить персональную настройку счета по умолчанию. Корреспондирующий счет указывается в соответствии с каждой конкретной операцией.
- Сумма. Отражается сумма средств, зачисляемых в кассу.
Необходимо заметить, что в рамках проводимых операций внесение средств возможно только с указанием конкретного договора, по которому осуществляется операция, при этом предусмотрена возможность выбора одновременно нескольких договоров. Реализуется данная возможность через табличную часть, когда итоговая сумма является результатом сложения всех сумм, прописанных в таблице по данной операции.
В таблице также отображаются счета расчетов и учета авансов. Они в свою очередь подбираются через регистр Счета расчетов с контрагентами.
Работа с остальными видами операций не предусматривает необходимости заполнения табличных частей, поэтому сам процесс оказывается значительно проще и в основном ограничивается подбором интересующего контрагента. Корреспондирующие счета при этом пользователь выбирает из предоставленного списка в ручном режиме.
Расходные кассовые ордера (РКО)
По процедуре оформления различия между расходными и приходными кассовыми ордерами оказываются минимальными. Оформление РКО требуется при выполнении следующего набора операций с кассой:
- Проведение оплаты поставщикам;
- Оформление возврата покупателям;
- Выдача зарплаты;
- Передача средств подотчетным лицам;
- Кредитование клиентов или работников;
- Сдача наличности;
- Инкассация;
- Зачисление зарплат на депонент;
- Иные операции, предусматривающие выдачи из кассы.
Отдельного внимания из всей категории задач заслуживает выдача зарплаты, так как она предполагает включение в документ таблицы, для внесения информации о платежных ведомостях. Конечная сумма ордера формируется путем суммирования всех ведомостей. Без ведомости создание ордера является технически невозможным.
Выдача зарплаты отдельному работнику также требуется указания номера ведомости, но при этом в ордере она окажется единственной. При начислении зарплаты на депонент указание ведомости не требуется.
Установка лимита остатка кассы
Формирование лимита по кассе осуществляется через справочник «Организация», где требуется через раздел «Перейти» зайти в «Лимит». Его установка осуществляется кнопкой «Добавить», после чего указывается его размер и дата начала действия.
usersv81c.ru
Бухгалтерии предприятия 8 – Учет без забот
- Опубликовано 03.12.2014 13:06
- Просмотров: 53514
ПКО и РКО — это основные документы, которые используются для отражения движения денежных средств в кассе. Они нужны практически в любой организации, и в этой статье я расскажу, как работать с ними в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0. Кроме этого речь пойдет о том, как проверить корректность ведения кассовых операций и как установить лимит остатков денег в кассе.
Итак, для того, чтобы отразить приход денежных средств в кассу, необходимо перейти на вкладку «Банк и касса» и выбрать пункт «Поступление наличных (ПКО)».
Добавляем новый документ по кнопке «Создать». В открывшейся форме необходимо правильно выбрать вид операции, от этого зависит состав полей документа, которые нужно заполнить. Мы будем отражать операцию «Оплата от покупателя».
Затем выбираем организацию (если в базе их несколько), контрагента (при необходимости создаем нового), указываем сумму и счет учета. В табличную часть добавляем строку и указываем договор, статью движения денежных средств, сумму, ставку НДС, счета расчетов. В том случае, если платеж нужно отнести к разным договорам, можно добавить несколько строк. Поле «Основание» также необходимо заполнить для того, чтобы эта информация отразилась в печатной форме ПКО.
При проведении документа в нашем случае формируется движение по счетам Дт 50 Кт 62.
Для того, чтобы отразить в программе расход денежных средств, необходимо на вкладке «Банк и касса» выбрать пункт «Выдача наличных (РКО)».
В данном документе также нужно выбрать вид операции, мы рассмотрим операцию «Выплата заработной платы по ведомостям».
Выбираем организацию и добавляем строку в табличную часть. В том случае, если ранее уже была создана ведомость на выплату зарплаты, то нужно её выбрать, или можно создать новую ведомость непосредственно из текущего документа.
Ведомость можно заполнить по всем сотрудникам автоматически, нажав соответствующую кнопку, или вручную добавить нужных людей.
Нажимаем «Провести и закрыть», суммы в документе «Выдача наличных» проставляются автоматически на основании созданной ведомости. Остается только выбрать статью движения денежных средств в поле, расположенном под табличной частью.
Данный документ создает проводку Дт 70 Кт 50.
Также к кассовым документам относится авансовый отчет. О том, как с ним работать я подробно рассказывала в статье Авансовый отчет — как заполнить в 1С: Бухгалтерии предприятия 8.
Еще я рекомендую установить в программе лимит остатков денег в кассе, который будет использоваться при проверке правильности ведения кассовых операций. В том случае, если он будет превышен в какой-то из дней, программа сообщит об этом. Но данную операцию могут не выполнять субъекты малого бизнеса и ИП, которые в соответствии с новым порядком, вступившим в силу с 1 июня 2014 года, не имеют обязанности контролировать лимит.
Всем остальным нужно зайти на вкладку «Главное», выбрать пункт «Организации», нажать кнопку «Ещё» и «Лимиты остатка кассы».
В открывшейся таблице по кнопке «Создать»указываем лимит и дату, с которой он действует.
Для того, чтобы проверить корректность ведения учета по кассе, необходимо воспользоваться обработкой «Экспресс-проверка ведения учета», которая находится на вкладке «Отчеты».
В форме обработки необходимо установить период проверки, нажать кнопку «Показать настройки» и установить галочку «Операции по кассе». Затем нажимаем «Выполнить проверку».
Программа сообщит, есть ли ошибки по данному разделу учета, а также подскажет информацию о них при наличии.
Если у вас остались вопросы, то вы можете задать их в комментариях к статье или на нашем форуме.
А если вам нужно больше информации о работе в 1С: Бухгалтерии предприятия 8, то вы можете бесплатно получить нашу книгу по ссылке.
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Наши обучающие курсы и вебинары
Отзывы наших клиентов
Также по теме:
Добавить комментарий
xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai
Как сформировать кассовую книгу в 1С 8.3 Бухгалтерия
Если организация производит какие-то действия с наличными деньгами, она обязана регистрировать их в учете согласно утвержденному в РФ Порядку кассовых операций. Каждое движение «налички» должно фиксироваться кассовым документом – приходным или расходным кассовым ордером.
Кроме того, необходимо вести кассовую книгу по форме КО-4, в которой будут записаны операции за каждый «кассовый день» (то есть за каждый день, когда имело место получение наличных денег и/или их выдача). Каждый лист книги оформляется в двух одинаковых экземплярах: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира.
Кассовую книгу можно вести как вручную (в этом случае листы перед началом ведения прошиваются и опечатываются), так и в программе компьютерного учета. В «1С Бухгалтерия 8.3» кассовая книга реализована как отчет. Бухгалтеру или кассиру не нужно делать для нее отдельные записи, тем более в двойном варианте. Достаточно заносить в программу первичные документы по поступлению и выдаче наличных. Кассовая книга в 1С сформируется автоматически на их основании.
Настройка кассовой книги в 1С 8.3
Перейти в кассовую книгу в программе 1С можно по соответствующей кнопке в журнале кассовых документов (который доступен в разделе «Банк и касса», подраздел Касса – Кассовые документы):
По нажатию кнопки открывается форма настройки отчета «Кассовая книга». В ней нужно выбрать период, за который формируется книга. Обычно по умолчанию установлен период 1 день, но программа позволяет указать любой период, при этом листы книги будут сформированы за каждый кассовый день.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Если учет в базе ведется по нескольким организациям, также нужно выбрать организацию. Кроме того, по кнопке «Показать настройки» можно дополнительно настроить отображение книги.
В настройках доступен выбор параметров:
- Формирование книги по основной деятельности либо по деятельности платежного агента.
- Формировать обложку и завершающий лист. Обычно это делают по завершении года. Если поставить данный флаг, первым листом книги будет обложка с данными организации, а на последнем листе будет выведено итоговое количество листов для прошнуровки, поля для подписей главбуха и руководителя, место для печати.
- Выводить основания кассовых ордеров. При установленном флаге в строках кассовой книги появляются данные, которые были указаны в кассовых документах в поле «Основание». Если флаг не установить, то основания не будут отображены в кассовой книге.
- Нумерация листов кассовой книги. Настройка доступна, когда книга формируется не с 1 января. Если часть листов кассовой книги уже была напечатана ранее, пользователь может ввести № листа, с которого следует продолжить нумерацию.
- Кассир и бухгалтер. По умолчанию здесь отображаются ответственные лица из настроек организации. Но есть возможность выбрать других вместо них (доступен выбор из справочника «Физические лица»).
Формирование и печать кассовой книги из 1С
Кассовая книга формируется по кнопке «Сформировать». В каждой строчке содержится номер документа, сведения — от кого получено или кому выдано (если включен вывод оснований, то здесь же указано основание кассового ордера), корреспондирующий бухгалтерский счет, суммы прихода и расхода наличных.
Кроме того, на листе указаны дата, номер листа, остатки на начало и на конец кассового дня, итоговые суммы прихода и расхода за день, место для подписи кассира. Каждый лист сразу выводится в двух экземплярах. По кнопке «Печать» книгу можно распечатать.
Как и другие отчеты, кассовая книга не сохраняется в программе, а формируется каждый раз на основании имеющихся проведенных документов.
Смотрите наше видео про учет кассовых операций в 1С:
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
programmist1s.ru
Касса в 1с 8.2 | Профессиональный бухгалтер
Касса в 1с 8.2 – это раздел учета, который есть практически у каждого предприятия, поэтому очень важно правильное ведение кассовых операций в соответствие с требованиями законодательства. Давайте рассмотрим, как проверить правильность учета операций по кассе в программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2.0.
Для того чтобы проверить правильно ли ведется касса в 1с 8.2 в программе есть очень полезная функция – «Экспресс-проверка ведения учета»
С ее помощью также можно проверить правильность ведения и других разделов учета, но мы остановимся только на разделе касса в 1с 8.2.
Заходим в верхнее меню отчеты и выбираем пункт «Экспресс-проверка ведения учета»
В открывшемся окне выбираем организацию, по которой будет проводиться проверка и период, за который она проводится.
Далее заходим в настройку и выбираем, что именно нам нужно проверить. Поскольку нас интересует касса в 1с 8.2, оставляем галочку только на пункте «Операции по кассе», а остальные снимаем. Здесь же мы можем выбрать какие именно операции нам нужно проверить.
Обратите внимание, что для того чтобы программа проверила соблюдение лимита по кассе, предварительно данный лимит должен быть занесен в программу. Это делается через закладку «Касса» пункт «Лимит остатка кассы». Находится в нижней средней части закладки. Также лимит можно найти в верхнем меню «Касса».
После этого нажимаем на кнопку с большой зеленой стрелкой «Выполнить проверку».
Программа проверит операции по указанным пунктам и если выявит ошибки, то укажет их во второй колонке.
Данные ошибки следует исправить и провести проверку еще раз. Также из «Экспресс-проверка ведения учета» можно напечатать отчет по результатам проверки и сохранить его.
«Экспресс-проверка ведения учета» раздела касса в 1с 8.2 помогает отследить превышение лимита, а также вовремя отследить ошибки и исправить их в программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2, о том, как заполнить приходный кассовый ордер в 1С Бухгалтерия 2.0 смотрите здесь, расходный ордер тут.
Касса в 1с 8.2 – это раздел учета, который есть практически у каждого предприятия, поэтому очень важно правильное ведение кассовых операций в соответствие с требованиями законодательства. Давайте рассмотрим, как проверить правильность учета операций …
prof-accontant.ru
где находится, её настроить и сформировать
В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации все организации обязаны вести кассовую книгу. Обратите внимание, что с 1 июня 2014 года ее могут не оформлять индивидуальные предприниматели. То же самое относится к приходным и расходным кассовым ордерам.
Кассовая книга может вестись как в бумажном, так и в электронном виде по форме КО-4. Записи в ней формируются кассиром на основании ПКО и РКО по всем движениям наличных денежных средств. Ежедневно в конце рабочего дня, остатки денежных средств, отраженные в кассовой книге сверяются с фактическими остатками в кассе.
В 1С Бухгалтерия 8.3 кассовая книга формируется в качестве обычного отчета на основании соответствующих первичных документов. Это значительно облегчает жизнь кассиру и позволяет избежать большинства возможных ошибок.
Настройка отчета
Разберемся где находится кассовая книга в 1С и как её использовать. Отчет вы можете найти в разделе «Банк и касса». Для этого перейдите по гиперссылке «Кассовые документы», как показано на изображении ниже.
Перед вами откроется список всех документов, отражающих поступление и выдачу денежных средств из кассы. Именно они являются первичными для кассовой книги. Она формируется при нажатии на одноименную копку на данной форме.
По умолчанию период формирования данного отчета составляет один день. Но вы можете установить любые даты начала и окончания, как в нашем случае с 1 января 2016 года по 23 октября 2017 года. В таком случае сформированный отчет будет разделен на несколько отчетов по каждому дню в отдельности.
Так же в шапке отчета нужно указать организацию, для которой он будет формироваться. Если в ней есть какие-либо обособленные подразделения и отчет нужно сформировать по одному из них, выберите соответствующий пункт в выпадающем списке. Справа от него укажите нужное подразделение.
В нашем случае кассовая книга будет сформирована для головного подразделения ООО «Конфетпром».
Обратите внимание, что в соответствии с законодательством обособленные подразделения должны вести свои кассовые книги. При этом их копии передаются в головную организацию.
Если вам необходимы дополнительные настройки данного отчета, то перейти к ним вы можете по кнопке «Показать настройки», как показано на изображении выше.
Перед нами открылись настройки. В них мы указали, что кассовая книга должна формироваться по основной деятельности. В противном случае отчет будет выведен по деятельности платежного агента.
Если вам нужна обложка и самый последний лист с соответствующими подписями и количеством листов, установите соответствующий флаг. Обычно такая настройка необходима в конце календарного года.
Следующая надстройка позволяет уточнить, нужно ли отображать основания кассовых ордеров.
В нашем примере недоступна возможность указания, с какого листа будет начинаться нумерация. Дело заключается в том, что период формирования книги начинается с 1 января. Во всех остальных случаях вы можете самостоятельно указать номер начального листа.
В последних двух полях указываются сотрудники, которые будут выводиться в качестве ответственных лиц в роли кассира и бухгалтера.
Кассовая книга
После того, как вы произвели все необходимые настройки, нажмите на кнопку «Сформировать» и кассовая книга отобразится в виде отчета.
В нашем случае основания кассовых ордеров не выводятся. Кассовая книга содержит данные о нескольких днях, причем только тех, за которые были какие-либо движения наличных денежных средств. Каждый из них отделяется разрывом страницы.
В отчете содержатся сведения, от кого получено и кому выданы денежные средства из кассы с указанием соответствующих сумм. Так же книга содержит данные об остатках и итогах на конец дня. Как видно на изображении ниже, все листы строго пронумерованы.
После того, как вы распечатаете кассовую книгу на бумажном носителе, на ней должен расписаться ответственный кассир и бухгалтер.
1s83.info