Програма 1с бухгалтерія як користуватися: 1С:Предприятие — работа с файлами

Програма 1С для чайників

У нашій новій статті ми розповімо про те, з чого варто почати освоєння програм 1С 8.3 новачкові.

Переважна більшість підприємств використовують для обліку бізнес-процесів та ведення бухгалтерії програми на базі 1С 8.3. Це зручно і практично, але непідготовленому користувачеві складно відразу освоїти всі можливості, навіть враховуючи зусилля розробників щодо спрощення інтерфейсу. І, в першу чергу, це пов’язано з предметної непідготовленістю користувача. Адже нелегко розібратися з програмою для бухгалтерського обліку, якщо не знати хоч би азів цього самого обліку. Чи Не так? На допомогу у вивченні прийдуть різні навчальні матеріали, а також уроки з 1С бухгалтерії.

Перш ніж поринути з головою в освоєння і напрацьовувати практичні навички, новачкові необхідно визначитися з тим, з чого ж все-таки почати.

Книги

Перед тим, як освоювати інтерфейс програми і знайомитися з функціональними можливостями, рекомендуємо почитати профільну навчальну літературу.

Книг про бухгалтерії і 1С, зокрема, видано велика кількість, тому «чайнику» буде з чого вибрати. Особливо корисною новачкові буде підручник 1С: Бухгалтерія 8. Перші кроки.

Навчальні версії програм

Щоб почати працювати з програмою, не потрібно купувати повноцінну версію 1С 8.3. Досить буде і 1С: Бухгалтерія 8. Навчальна версія. Така програма 1С для чайників дозволить вдосталь експериментувати з інструментами та можливостями, а також отримати необхідний практичний досвід.

Курси 1С 8.3

Якщо є велике бажання, але не вистачає дисциплінованості, можна записатися на курси 1С 8.3, де за ефективністю навчання будуть стежити викладачі.

Безкоштовні відеоуроки

При роботі з різними інструментами або функціями у початківців обов’язково виникають запинки: яка необхідна послідовність дій, які кнопки натискати, де знайти той чи інший інструмент і так далі.

Відповіді на ці та інші питання не завжди містяться в книгах, а кращим помічником в самостійному освоєнні програми стануть уроки з 1С бухгалтерії.

В коротких відеороликах міститься вся необхідна новачкові інформація по роботі з конфігураціями. У всіх бажаючих є можливість отримати доступ до безкоштовних уроків з:

• Бухгалтерії;
• Управління торгівлею;
• Зарплата і управління персоналом;
• Управління торговельним підприємством;
• всі відеоуроки 1С.

1С Бухгалтерія для початківців у вигляді простих навчальних матеріалів дозволить швидко і без особливих проблем освоїти програму і отримати необхідні навички для подальшої роботи.

1C для чайників. Простими словами про 1С — 1C ПРОЕКТ

Лякає багатьох програма 1С після пару знайомств вже не здасться обивателю такою страшною. Кращим варіантом пізнання чогось нового є навчання, самонавчання і практика. Якщо ви всерйоз вирішили освоїти принципи роботи програми 1С то вам знадобляться:
1. Навчальні матеріали або викладач-наставник
2. Програма 1С для практичних завдань
Раз ви знайшли цю статтю в інтернеті, то будемо вважати, що Інтернет — ваш учитель. Щодо практичних завдань — рекомендуємо знайти знайомих, у яких встановлена 1С, або скачати в інтернеті навчальну версію, яка призначена для навчання.
Що вам потрібно знати про 1С?
1. Це програма для організації обліку і зберігання довідкових даних в електронному вигляді.
2. У програми є головне верхнє меню, з допомогою якого здійснюється навігація і заноситься інформація в програму.
3. Інтерфейс, набір меню, можливість додавання інформації, редагування раніше внесеної інформації визначається набором прав користувача. Адміністратор системи визначає склад прав і інтерфейс користувача.
4. Практично будь-яка інформація, яка вноситься в програму може бути витягнута в зручному для перегляду вигляді за допомогою звітів.
5. 1С — це не Бухгалтерія або Торгівля і лише. Це тільки дві найпопулярніші конфігурації. Конфігурації 1С — програмні рішення 1С спеціалізуються на тій чи іншій предметній області (облік, торгівля, стосунки з клієнтами, виробництво, управління автотранспортом, складська логістика). На даний момент конфігурації 1С обчислюються десятками, тому якщо ви маєте досвід роботи з однією конфігурацією, це не означає, що ви автоматично сильні в любій конфігурації 1С. У кожній конфігурації свої особливості.
6. Програма 1С дописываема. У вас можуть бути круглі очі коли ви побачите 1С «Управління торгівлею» в різних компаніях. Програми можуть бути абсолютно несхожі один на одного, хоча називаються однаково. Оскільки програма 1С з відкритим кодом, то будь-яка компанія може дописати (змінити) програму так як їй заманеться.
7. Де і що знаходиться в 1С? Документи, Довідники, Звіти — запам’ятайте ці три пункти головного меню, тому що саме вони використовуватимуться вами найбільш часто (маються на увазі звичайні користувачі програми, а не адміністратори). У свою чергу згадані меню поділяються на підменю за функціональними ознаками.
Довідники — довідники заноситься постійна інформація про: товари, клієнтів, організації, одиницях виміру товару, валютах, касах і т. д.
Документи — призначені для відображення господарських операцій в електронному вигляді. Для зручності введення документів використовують довідники. Можна сказати, що довідники в 1С ведуть для того, щоб було зручно вводити документи.
Звіти — подання інформації про проведені господарські операції в зручному для перегляду вигляді. Методи роботи з звітами 1С.
8. Будьте впевнені, що 1С здатна відобразити будь-яку господарську операцію. Все залежить від ваших знань і можливості конкретної розглянутої конфігурації.
9. Вбудована довідка. Навчіться працювати з вбудованою довідкою програми. Меню «Довідка» головного меню. Довідка доступна практично всім користувачам. Крім того 1С практично на всіх формах і звітах залишає в куточку знак питання, по натисненню якого викликається довідка поточного об’єкта (документа, звіту, форми).
10. Всі ходи записані. При роботі з програмою майте на увазі, що всі дії користувачів реєструються в спеціальному журналі. Видалити з журналу нічого не можна. Журнал допомагає розібратися в багатьох спірних і незрозумілих ситуаціях на кшталт: «я документ не видаляв», «замовлення без грошей відправив не я».
Рекомендуємо заглянути в нашу рубрику «питань і відповідей по 1С», де зібрано безліч відповідей по 1С «для чайників» і не тільки.
Далі ми наведемо коротку інструкцію для менеджера по продажах, щоб ви приблизно розуміли, як організована робота в типовій торгової компанії. Припускаємо, що для бухгалтера, маркетолога та інших фахівців компанії складають приблизно такі ж інструкції самостійно.

Інструкція продавця для 1С

1. Прихід товару
Шлях: Документи – закупівлі – надходження товарів і послуг.
Всі закупівлі товару на склад оформляються документом «Надходження товарів».
2. Витрата товару
Шлях: Документи – продаж – реалізація товарів.
Всі продажі в 1С оформляються документом «Реалізація товарів».
Цим документом оформляється продаж товару з магазину. Всі безликі продажу оформляються на покупця «Кінцевий споживач». Якщо потрібні відомості про покупця продаж оформляється на покупця з прізвищем, наприклад, «Іванов В. І.». У кожного магазину є своя папка з покупцями. З них і треба вибирати клієнта. В іншому випадку продаж зарахується іншого продавця.
3. Прихід грошей до каси
Шлях: Документи – каса – прибуткові (видаткові) касові ордери.
Прихід грошей до каси здійснюється в обсязі продажів за день. Тобто якщо оформили витрати товару на 1000 грн. то і приходу в касу має бути на 1000 грн. Гроші повинні бути внесені в касу від «Кінцевого споживача». Якщо продаж оформляли на прізвище, наприклад «Іванов В. І.» то в цьому випадку і гроші повинні надійти від Іванова В. І.
4. Прихід грошей в банк
Шлях: Документи – банк – платіжне доручення вхідне.
Сенс операції той же, що і прихід грошей до каси. Прихід через банк вноситься у випадку оплати товару картою через інтернет-магазин.
5. Переміщення товару
Шлях: Документи – склад – переміщення товару.
Використовується для переміщення товару з магазину на магазин. Переміщення завжди оформляє склад-відправник. Склад одержувач тільки перевіряє зроблені на нього переміщення.
6. Інвентаризація товару

Шлях: Документи – склад – інвентаризація товарів.

Лучшее бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса в 2023 году

Последние три года, должно быть, были жестокими для вас, если вы владеете малым бизнесом. Вы пережили худшее из пандемии COVID-19 только для того, чтобы столкнуться с серьезными проблемами в цепочке поставок. Рост инфляции в 2022 году усугубил ваши финансовые проблемы. Вам приходилось больше, чем когда-либо, концентрироваться на деньгах и деньгах.

Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии поможет вам составить более разумные и обоснованные планы на неопределенное будущее, организовав и автоматизировав повседневные финансовые задачи. Каждый год мы тестируем и оцениваем лучшие бухгалтерские веб-сервисы. Некоторые лучше подходят для индивидуальных предпринимателей, фрилансеров и компаний с одним или двумя сотрудниками. Другие вмещают немного более крупные предприятия. Ниже вы найдете краткое описание этих приложений с объяснением их различий, а также того, на что следует обратить внимание при выборе подходящего программного обеспечения для вашего бизнеса. Мы также включаем ссылки на подробные обзоры каждого программного обеспечения, если вы хотите узнать больше.

---

Более глубокое погружение: наши проверенные решения

FreshBooks

Лучшее решение для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса

4.5 Выдающееся

Почему мы выбрали его

Красивый внешний вид и простота FreshBooks обманчивы. FreshBooks на самом деле является полнофункциональной системой бухгалтерского учета с двойной записью, которая предлагает исключительный пользовательский опыт. По этим причинам он получил множество наград PCMag Editors ‘Choice. FreshBooks — один из первых вариантов бухгалтерского учета, который следует рассмотреть очень малому бизнесу, потому что он достаточно интуитивно понятен для начинающих бухгалтеров, но поддерживает все элементы, которые потребуются более крупному бизнесу, включая расчет заработной платы.

Для кого это

Мы рекомендуем FreshBooks особенно для индивидуальных предпринимателей и компаний, в которых может быть один или два сотрудника, хотя он способен обрабатывать больше. Очень малые предприятия могут использовать его для базового управления денежными средствами, например, для отправки счетов, мониторинга финансовых счетов, приема платежей и отслеживания доходов и расходов. Более сложные компании могут добавить расширенные инструменты, которые включают проекты и предложения, отслеживание пробега и времени, а также отчеты.

ПРОФИ

• Восхитительный пользовательский опыт
• Контекстно-зависимые настройки
• Инструменты совместной работы и учета рабочего времени
• Отслеживание запасов
• Автоматическое отслеживание пробега в мобильных приложениях

ПРОТИВ

• Некоторые недостатки приборной панели
• Ограниченная настройка счета-фактуры
• Минимальная помощь по адаптации

Intuit QuickBooks Online

Лучший для малого и среднего бизнеса

4,5 Выдающийся

Почему мы выбрали его

Intuit QuickBooks Online на протяжении многих лет является лучшей бухгалтерской службой для малого бизнеса. Он превращает высокоэффективную бухгалтерскую функциональность в исключительный пользовательский интерфейс. Сервис выделяется тем, что его легко настроить, он поставляется в нескольких версиях с сотнями дополнительных приложений и предлагает лучший мобильный доступ, чем большинство конкурентов.

Для кого это

Intuit QuickBooks Online стоит дорого, поэтому лучше всего подходит для малых предприятий с бюджетом на технологии. Это достаточно просто для неопытного бухгалтера, но достаточно многофункционально, чтобы более требовательный пользователь мог использовать его передовые инструменты учета. Поскольку он настолько настраиваемый и удобный для пользователя, он подойдет для самых разных типов бизнеса.

ПРОФИ

• Отличный пользовательский опыт
• Приборная панель с двумя экранами
• Подробные контактные записи и формы транзакций
• Многочисленные настраиваемые отчеты
• Поддерживает проекты, начисление заработной платы и множество дополнений
• Отличные мобильные приложения

ПРОТИВ

• Дорого
• Запутанная панель инструментов
• Онлайн-поддержка могла бы быть лучше

Wave

Лучшее решение для малого бизнеса

4. 5 Превосходно

Почему мы выбрали его

Wave — это одна из двух бухгалтерских онлайн-услуг, которыми вы можете пользоваться бесплатно, если только вам не нужны начисления заработной платы и платежи, за которые вам придется платить. Wave следует стандартным правилам бухгалтерского учета и особенно хорошо разбирается в выставлении счетов и управлении транзакциями. Это один из самых чистых и понятных бизнес-сервисов. Он поддерживает несколько валют и имеет разумный набор функций для очень малого бизнеса. Однако у него нет специального инструмента для отслеживания времени, комплексного мобильного доступа или управления запасами.

Для кого это

Wave предназначен для индивидуальных предпринимателей и фрилансеров, которым нужна онлайн-бухгалтерская служба и, возможно, требуется небольшое пространство для роста. Интегрированная поддержка расчета заработной платы и двойной бухгалтерии делает его потенциальным вариантом для малых предприятий с несколькими сотрудниками, хотя для этих компаний есть лучший выбор. А поскольку у него простой пользовательский интерфейс, его могут использовать даже начинающие финансисты.

ПРОФИ

• Бесплатно для тех, кому не нужны платежи или платежная ведомость
• Умный выбор функций для очень малого бизнеса
• Отличное управление счетами и транзакциями
• Отличная приборная панель
• Мультивалютная поддержка

ПРОТИВ

• Разреженные шаблоны записей
• Настройка счета-фактуры могла бы быть сильнее
• Не все штаты США поддерживают платежную ведомость с полным спектром услуг.
• Тонкий набор функций в мобильных приложениях

Zoho Books

Best for Mobile Access

4.5 Превосходно

Почему мы выбрали это

Zoho Books — это бухгалтерский элемент для малого бизнеса экосистемы приложений Zoho для повышения производительности. Ваши учетные данные могут быть тесно интегрированы с многочисленными связанными приложениями и функциями, такими как CRM, служба поддержки клиентов и электронная почта. Удобство использования, гибкость и глубина Zoho Books в стандартных областях бухгалтерского учета (продажи и покупки, отслеживание времени и проектов, управление запасами) равняются, а иногда и превосходят то, что предлагают конкуренты.

Для кого это

Хотя возможности Zoho Books не уступают лучшим из его конкурентов, Zoho Books на удивление доступны по цене и даже имеют бесплатную версию, хотя цены на платные планы в этом году выросли. В целом, однако, Zoho Books лучше всего подходит для предприятий, которые используют некоторые другие приложения Zoho, но его привлекательность не ограничивается такими случаями. Мы также рекомендуем его малым предприятиям, растущим предприятиям и устоявшимся предприятиям, которым нужны его настраиваемость, глубина и удобство использования. Тем не менее, глубина его функций может быть ошеломляющей для очень малого бизнеса, но приветствуется компаниями с более продвинутыми потребностями.

ПРОФИ

• Глубина и гибкость в каждом модуле
• Несколько типов форм продаж и расходов
• Отличные, настраиваемые отчеты
• Исключительные варианты поддержки
• Интеграция с SurePayroll
• Отличные мобильные приложения

ПРОТИВ

• Может быть слишком сложным для некоторых малых предприятий
• Учет времени должен быть привязан к проектам
• Нет сборок инвентаря
• Ограниченный пул бухгалтеров-партнеров

Sage 50cloud Accounting

Best for Inventory Tracking

4. 0 Отлично

Почему мы выбрали это

Sage 50cloud Accounting — это масштабное приложение для учета малого бизнеса, предназначенное для использования на компьютере. Это наиболее полная и настраиваемая бухгалтерская программа в этой группе приложений, хотя она делает больше, чем нужно многим малым предприятиям, и стоит немного дороже. Программное обеспечение предлагает встроенные онлайн-подключения, которые поддерживают удаленную работу, и интегрируется с Microsoft 365 Business. Sage 50cloud Accounting — мощное программное обеспечение, так почему же оно не получило более высокой оценки? Устаревший интерфейс, отсутствие мобильного доступа и необходимость локальной установки программного обеспечения не позволяют ему получить более высокий балл.

Для кого это

Sage 50cloud Accounting особенно подходит для компаний, которым нужны надежные возможности отслеживания запасов. Кроме того, он лучше всего подходит для компаний, которым требуются более продвинутые возможности учета, настраиваемость и объем данных; кто не против настольного программного обеспечения; и чьи удаленные сотрудники имеют свои собственные установки программного обеспечения, поэтому они могут обмениваться данными компании через удаленный доступ к данным Sage.

ПРОФИ

• Исключительно сложный набор функций
• Широкие возможности настройки
• Подробные записи и транзакции
• Расширенные инструменты управления запасами
• Отличная поддержка
• Интеграция с Microsoft 365

ПРОТИВ

• Только для Windows
• ресурсоемкий
• Некоторые элементы пользовательского интерфейса выглядят устаревшими
• Не хватает полноценного мобильного приложения

Xero

Best for Integrated Add-Ons

4.0 Отлично

Почему мы выбрали это

Xero поддерживает все основные финансовые элементы, которые вы ожидаете от решения для малого бизнеса с двойной записью: продажи, покупки, счета и расходы, инвентарь и платежная ведомость. Xero предлагает исключительные отчеты и расширенную аналитику, а также предоставляет инструменты для отслеживания проектов. Он хорошо использует искусственный интеллект для автоматизации процессов и улучшения связи с соответствующими финансовыми веб-сайтами. Его удобство использования, функции, варианты интеграции и сеть консультантов делают его одним из лучших приложений для бухгалтерского учета малого бизнеса, доступных сегодня.

Для кого это

Xero — это промышленный бухгалтерский учет. Его лучше всего использовать малым предприятиям, которые будут использовать львиную долю своих хорошо интегрированных функций и которым нужны более мощные возможности отчетности, чем предлагают многие его конкуренты. Он также позволяет отслеживать основные средства, что является необычным инструментом в категории программного обеспечения для бухгалтерского учета малого бизнеса. Несмотря на то, что пользовательский интерфейс не совсем на переднем крае, его все же довольно легко освоить.

Мы не рекомендуем Xero индивидуальным предпринимателям или фрилансерам, даже несмотря на то, что стартовый уровень цен подходит для таких бюджетов.

ПРОФИ

• Исключительная поддержка с контекстно-зависимой справкой
• Эффективно использует ИИ
• Предоставляет критические бизнес-представления
• Улучшенные записи клиентов
• Расширенная аналитика
• Обрабатывает подлежащие оплате заявления о расходах сотрудников

ПРОТИВ

• Пользовательский интерфейс мог бы быть лучше организован
• Нет сборок инвентаря
• Записи времени должны быть привязаны к проектам

Бухгалтерский учет Patriot Software

Лучший для начинающих бухгалтеров

3,5 Хорошо

Почему мы выбрали его

В Patriot Software есть приложение для расчета заработной платы, которое мы анализировали в течение многих лет, и мы хотели узнать, что представляет собой интегрированный бухгалтерский аналог компании. нравиться. Это доступно и просто, с надежной поддержкой. Несложная навигация, привлекательный, интуитивно понятный пользовательский интерфейс и исключительный мобильный доступ делают его еще более привлекательным. В нем отсутствуют некоторые функции, предлагаемые конкурентами, и он включает в себя некоторые языки и концепции, которые конкуренты не используют, но это надежное и недорогое решение.

Для кого это

Patriot Software Accounting Premium лучше всего подходит для несложных малых предприятий, которые, вероятно, не перерастут его. Интеграция с приложением для расчета заработной платы Patriot является несомненным плюсом, но бухгалтерской стороне не хватает глубины в таких областях, как записи контактов, инвентарь, отслеживание времени и выбор торгового счета. Его цена, объемная поддержка и удобство использования делают его отличным выбором для новичка или небольшого стартапа.

ПРОФИ

• Конкурентная цена
• Полезная обзорная страница
• Несложная навигация
• Привлекательный, интуитивно понятный пользовательский интерфейс
• Исключительный мобильный доступ

ПРОТИВ

• Ссылки на некоторые концепции внутреннего учета
• Нет отслеживания времени
• Не могу отследить инвентарь
• Минимум полей в контактных записях
• Не могу настроить отчеты

TrulySmall Accounting

Лучшее решение для микропредприятий без сотрудников

3. 5 Хорошо

Почему мы выбрали его

Truly Small Accounting исходит от Kashoo, компании, которая выпустила Kashoo Classic, которую мы анализировали на протяжении многих лет. На этом раннем этапе Truly Small Accounting поддерживает только управление транзакциями и контактами, счета-фактуры и счета, и, скорее всего, он останется небольшим и несложным. Нам он понравился своей простотой, доступностью, удобством использования и необычным подходом к бухгалтерскому учету, когда так много конкурентов идут в противоположном направлении и предлагают больше функций и услуг.

Для кого это

Приятно было видеть, как разработчик программного обеспечения сделал шаг назад и разработал очень простое бухгалтерское приложение для многих миллионов микропредприятий, которые обрабатывают менее 500 транзакций в год. Пользовательский интерфейс был явно разработан для начинающих бухгалтеров, которые только начинают свою деятельность, или для устоявшихся, но все еще небольших компаний, которым просто не нужны многие бухгалтерские функции.

ПРОФИ

• Отличный пользовательский опыт
• Требуются нулевые знания бухгалтерского учета
• Поддерживает несколько предприятий
• Простое и понятное управление транзакциями
• Хорошие инструменты для создания счетов

ПРОТИВ

• дорогой
• Не могу отличить покупателей от продавцов
• Нет записей о продуктах или услугах
• Нет настройки счета
• Нет возможности расчета заработной платы

Руководство по покупке: лучшее бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса в 2023 году

---

Что делают бухгалтерские услуги для малого бизнеса?

Финансовая бухгалтерия сложна и требует много времени. Владельцам бизнеса достаточно сложно охватить основы — оплачивать счета и отслеживать поступающие доходы — не говоря уже об ответах на критические вопросы: прибыльны ли мы и почему или почему нет? Можем ли мы произвести необходимые налоговые платежи? Стоит ли инвестировать в новое оборудование? Нужно ли нам изучать финансирование? Уложимся ли мы в наш бюджет? Где можно сократить расходы? Могут ли соответствующие члены команды получить доступ ко всем нашим бухгалтерским данным в Интернете, если им приходится работать из дома?

Хорошая бухгалтерская служба для малого бизнеса предоставляет информацию за считанные секунды, которая поможет вам ответить на эти вопросы на основе предоставленной вами информации. После того, как вы заполните сервис информацией о своих финансовых счетах, своих клиентах и ​​поставщиках, а также о продуктах или услугах, которые вы продаете, вы можете использовать эти данные для создания транзакций, которые, в свою очередь, могут использоваться программным обеспечением для создания идей. Инструменты мгновенного поиска и настраиваемые отчеты помогут вам отслеживать мельчайшие детали и просматривать обзоры эффективности вашего бизнеса. Приложения для Android и iOS предоставляют вам доступ к вашим финансам с мобильных устройств.

---

Как настроить бухгалтерское программное обеспечение?

В зависимости от того, как долго работает ваш бизнес, начало работы с бухгалтерской службой для малого бизнеса может занять от пяти минут до нескольких часов после регистрации учетной записи. Большинство из них предлагают бесплатные пробные версии или демо-счет и взимают ежемесячную абонентскую плату, как только вы будете готовы вступить в игру. Вообще говоря, чем больше вам нужна бухгалтерская услуга, тем больше времени требуется на ее настройку и тем выше ежемесячный платеж.

Предварительная настройка включает в себя создание учетной записи и ответы на такие вопросы, как начало финансового года и тип вашего бизнеса.

Затем вы должны спросить себя, хотите ли вы получить доступ к транзакциям, которые вы храните в финансовых счетах в Интернете (чеки, кредитные карты и т. д.). Введите свои учетные данные для входа в эту учетную запись, и программное обеспечение импортирует последние транзакции, обычно за 90 дней, и добавляет их в онлайн-регистр. Этот процесс не так прост, как раньше. Банки ужесточили свою безопасность (что хорошо), но вам, возможно, придется прыгнуть еще через пару обручей, чтобы подключиться.

Хотите, чтобы клиенты могли расплачиваться кредитными картами и снимать деньги со счета? Затем вам необходимо зарегистрироваться в платежной системе, такой как PayPal или Stripe (будет взиматься дополнительная плата). Также рекомендуется просмотреть настройки бухгалтерского программного обеспечения. Все рассмотренные здесь бухгалтерские услуги поставляются с настройками по умолчанию, которые вам, возможно, потребуется изменить. Например, планируете ли вы использовать определенные функции, такие как заказы на покупку и отслеживание запасов? Обычно вы можете включать и выключать инструменты, что может помочь вам либо упростить пользовательский интерфейс, либо максимально использовать доступные вам функции.

Можно выполнить минимальную настройку, а затем перейти к созданию счетов, оплате счетов и приему платежей. Все включенные здесь бухгалтерские услуги позволяют добавлять клиентов, поставщиков и продукты в процессе совершения транзакций. Вам все равно придется делать это по мере роста и добавления в базу данных контактов и инвентаризации. Вам просто нужно решить, хотите ли вы потратить время заранее на создание своих записей или сделать перерыв, когда вы находитесь в середине продаж или форм покупки.

Большинство бухгалтерских служб малого бизнеса также предлагают возможность импортировать существующие списки в таких форматах, как CSV и XLS.

---

Какое лучшее бесплатное бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса?

Wave — лучшее бесплатное бухгалтерское программное обеспечение для самых маленьких предприятий. Это бесплатно, если вам не нужно запускать платежную ведомость и производить платежи.

Другим программным обеспечением для малого бизнеса с полностью бесплатной версией является Zoho Books. Это лучший выбор для тех, кто уже использует другое программное обеспечение Zoho, а также для компаний, которые планируют расти.

---

Какая самая простая бухгалтерская программа для малого бизнеса?

Бухгалтерский учет может быть сложным, и его нужно вести правильно. Компании, которые производят программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса, усердно работали, чтобы представить эту дисциплину как можно проще и приятнее. Примечательно, что Intuit QuickBooks Online и FreshBooks — одни из самых простых в использовании бухгалтерских программ.

(Кредит: Intuit QuickBooks)

Специалисты по бухгалтерскому учету любят использовать такие термины, как «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность», для описания основных элементов бухгалтерского учета: регистрация и отслеживание доходов и расходов или отслеживание продаж и покупок.

QuickBooks Online и FreshBooks по-прежнему понятны, если вы не используете эту терминологию. Их информационные панели предоставляют в режиме реального времени обзор финансовой информации, которую вам нужно часто видеть, включая диаграммы, сравнивающие доходы и расходы, остатки на счетах, а также счета и счета, которые требуют немедленного внимания.

В общем, бухгалтерские услуги просты в использовании, со стандартными инструментами навигации, значками и цветами (например, красным для срочного), чтобы помочь вам понять, что вам нужно знать. Однако, если вам нужны самые простые, мы рекомендуем QuickBooks Online и FreshBooks.

---

После того, как вы предоставили информацию о структуре вашей компании, одной из ваших следующих задач настройки будет добавление информации о ваших клиентах и ​​поставщиках. Некоторое программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии позволяет вам включать больше, чем основные контактные данные («клиент с», дата, день рождения и другие подобные поля), которые могут быть полезны при развитии и поддержании отношений с ними.

Вы делаете то же самое для продуктов и услуг, которые вы продаете, поэтому вы можете легко добавлять их в транзакции.

Одна из замечательных особенностей использования бухгалтерского программного обеспечения для малого бизнеса заключается в том, что оно уменьшает повторяющийся ввод данных. Например, после заполнения пробелов для создания записи о клиенте вам больше никогда не придется искать этот почтовый индекс. Когда вам нужно сослаться на клиента в транзакции, он появится в списке. То же самое касается поставщиков, товаров, услуг и сотрудников. Больше не нужно заполнять картотеки или грязные электронные таблицы.

После завершения записи о клиенте и начала создания счетов-фактур, отправки выписок и записи подлежащих оплате расходов вы обычно можете получить доступ к этим историческим действиям в самой записи. Некоторые бухгалтерские программы, такие как Zoho Books, отображают карту местонахождения человека или компании и позволяют создавать собственные поля, чтобы вы могли отслеживать дополнительную информацию, которая важна для вас.

Эти шаблоны записей различаются по сложности, поэтому вам необходимо понимать различия, прежде чем вы начнете пользоваться той или иной бухгалтерской службой. Некоторые, такие как Patriot Software Accounting Premium, просто позволяют вести описательные записи о продуктах. Другие, такие как Intuit QuickBooks Online, делают больше. Они спрашивают, сколько каждого продукта у вас есть на складе, когда вы создаете запись, и в какой момент вы должны быть предупреждены о повторном заказе. Затем они активно отслеживают уровни запасов, что дает представление о моделях продаж и не дает вам иссякнуть.

---

Какие транзакции поддерживаются бухгалтерскими службами?

Бухгалтерские услуги позволяют легко создать любую транзакцию, которая может понадобиться малому бизнесу. Наиболее распространенными из них являются счета-фактуры и счета, и большинство рассмотренных нами сервисов поддерживают их.

Xero и Zoho Books идут еще дальше, позволяя вам создавать более сложные формы, такие как заказы на покупку, товарные квитанции, кредит-ноты и отчеты. Они также предоставляют шаблоны для них. Все, что вам нужно сделать, это заполнить пробелы и выбрать из списков переменных, таких как клиенты и товары.

(Фото: Zoho Corp.)

---

Как обрабатываются завершенные транзакции?

Например, после заполнения счета у вас есть несколько вариантов. Вы можете сохранить его как черновик или окончательную версию и либо распечатать, либо отправить по электронной почте. Если вы делаете последнее и установили отношения с обработчиком платежей, то ваш счет может содержать заглушку, объясняющую, как клиент может вернуть платеж с помощью кредитной карты или банковского перевода. Вы можете создать PDF-версию счета-фактуры, скопировать ее, записать в нее платеж и настроить его на регулярное повторение.

---

Можете ли вы управлять расходами и счетами с помощью бухгалтерского программного обеспечения?

Бухгалтерские услуги уделяют особое внимание расходам вашей компании — не счетам, которые вы вводите и оплачиваете (хотя некоторые поддерживают это), а другим покупкам, которые вы совершаете. Это область ваших финансов, которая может легко выйти из-под контроля, если за ней не следить. Таким образом, программное обеспечение для бухгалтерского учета малого бизнеса разделяет их на типы расходов. Затем программа сравнивает их с вашим доходом, используя итоги и красочные диаграммы.

Например, если вы путешествуете и у вас есть многочисленные связанные с этим расходы в дороге, вы часто можете фотографировать квитанции на свой смартфон. Некоторые бухгалтерские службы прикрепляют эти квитанции к заполненной вручную форме расходов. Другие, такие как Intuit QuickBooks Online и Xero, считывают квитанции и переносят некоторые из их данных (например, дату, поставщика и сумму) в форму расходов, используя технологию оптического распознавания символов.

---

Почему вы должны импортировать транзакции и банковские балансы

Хотя большая часть вашей ежедневной бухгалтерской работы, вероятно, связана с оплатой счетов, отправкой счетов и записью платежей, вам также необходимо внимательно следить за деятельностью вашего банка и кредитной карты. Если вы подключили свои финансовые счета к вашей бухгалтерской службе, то это легко сделать. Во-первых, их балансы часто отображаются на панели инструментов. Вы также можете просмотреть онлайн-реестр каждой учетной записи, который содержит транзакции, которые были проверены вашим банком и были импортированы в ваше бухгалтерское решение (наряду с теми, которые вы ввели вручную).

Рекомендовано нашей редакцией

5 советов по выбору правильного решения службы поддержки для вашего малого бизнеса

Лучшее налоговое программное обеспечение на 2023 год

Лучшие бизнес-ноутбуки 2023 года

Вы можете многое сделать с этими транзакциями, как только они появятся в реестре. Во-первых, они должны быть классифицированы (например, расходы на офис, коммунальные услуги, проезд и питание), чтобы вы знали, откуда берутся ваши деньги и куда они уходят. Каждая бухгалтерская служба догадывается, как можно классифицировать хотя бы некоторые операции. Вы можете изменить их, если они неверны, и добавить свои собственные. Добросовестная категоризация приведет к более точным отчетам и налоговым декларациям.

Вы также можете сопоставить связанные транзакции, такие как счет, введенный в систему, и соответствующий прошедший платеж. Опять же, некоторые бухгалтерские службы делают здесь обоснованные предположения. Вы можете разделить транзакции, которые должны быть отнесены к нескольким категориям, делать заметки и сверять свои счета с выписками по банковским счетам и кредитным картам.

---

Создание отчетов для улучшения бизнеса

Отчеты — это ваша награда за выполнение ежедневной работы и ее правильное выполнение. Каждая бухгалтерская служба для малого бизнеса поставляется с шаблонами для многочисленных типов проницательных результатов. Вы выбираете один, настраиваете его, используя предоставленные параметры фильтра и отображения, и позволяете программному обеспечению вводить в него данные вашей компании. Создание отчета после его определения занимает всего несколько секунд.

(Источник: Программное обеспечение Патриот)

Существует два вида отчетов. Основная часть — это тип, который может настроить, сгенерировать и понять любой владелец малого бизнеса. Они сообщают вам, кто должен вам деньги, какие из ваших продуктов и услуг хорошо продаются, зарабатываете ли вы деньги, за какие расходы и услуги еще не выставлены счета, какие клиенты покупают больше всего и сколько вы должны по продажам. налог, например.

Однако есть и другие отчеты, которые не так легко понять. Они считаются стандартными финансовыми отчетами, такими как балансовый отчет, отчет о движении денежных средств, пробный баланс, отчет о прибылях и убытках, и это те документы, которые вам нужны, если вы когда-нибудь захотите получить кредит в банке или привлечь инвесторов. Бухгалтерское программное обеспечение для малого бизнеса может генерировать их, но вам может понадобиться специалист по бухгалтерскому учету, чтобы проанализировать их, чтобы рассказать вам в конкретных терминах, что они значат для вашей компании.

---

Что делать, если мне нужна помощь?

Все бухгалтерские онлайн-сервисы упрощают процесс учета, но, несомненно, будут моменты, когда у вас возникнут вопросы. Вы часто можете получить помощь через чат, электронную почту или телефон. Некоторые приложения также предоставляют контекстно-зависимую справку и базу данных статей поддержки с возможностью поиска.

В Intuit есть опция QuickBooks Live, которая добавляет поддержку бухгалтерского учета в Intuit QuickBooks Online Plus. Вы общаетесь со специальным бухгалтером через односторонний видеочат (они вас не видят) или по электронной почте. Этот человек и его команда работают с вами над настройкой ваших настроек и отслеживанием ваших транзакций, чтобы они точно вводились и классифицировались для целей налогообложения. Они согласовывают ваши счета и закрывают ваши книги в конце месяца, чтобы предотвратить ошибки. Кроме того, они доступны для вопросов в обычные рабочие часы. Наконец, они генерируют нужные вам отчеты, чтобы вы были готовы подготовить свои налоги или передать их своему бухгалтеру. Wave предлагает платные бухгалтерские услуги, но им не хватает интерактивного качества Intuit QuickBooks Live.

---

Какая бухгалтерская программа лучше всего подходит для малого бизнеса?

Выбрать бухгалтерское приложение для малого бизнеса непросто. Лучший для вас зависит от потребностей вашего бизнеса. Вы хотите, чтобы продукт предоставлял пространство для роста вашего бизнеса, но вы не хотите тратить много дополнительных денег на функции, которые вам могут никогда не понадобиться. Большинство рассмотренных нами бухгалтерских услуг доступны в нескольких версиях, поэтому вы можете начать с самой низкой версии и перейти на более мощную версию, которая выглядит и работает аналогично.

Мы рекомендуем сначала прочитать наш подробный обзор любой услуги, чтобы убедиться, что она соответствует вашим потребностям и вашему бюджету.

Пока вы думаете о своих деньгах, вы также можете ознакомиться с нашими обзорами онлайн-сервисов расчета заработной платы и менеджеров по личным финансам.

Что такое программное обеспечение для бухгалтерского учета?

С миллионами документов, разорванными коммуникационными цепочками, бесконечными встречами и постоянной сменой задач/инструментов бухгалтерская фирма может быстро превратиться в хаотичную среду. Итак, как вы справляетесь с этим и организуете свою фирму? Это просто. Вам нужно правильное программное обеспечение для бухгалтерского учета.

По сути, программное обеспечение для управления бухгалтерскими документами используется, чтобы помочь бухгалтерским фирмам управлять и организовывать свои процессы и процедуры. Это место для отслеживания задач, управления статусами проектов, назначения прав собственности и наблюдения за производительностью. Когда вы покупаете программное обеспечение для рабочих процессов, специально разработанное для сотрудников вашей отрасли, например, программное обеспечение для управления рабочими процессами для бухгалтерских фирм, вы найдете полезные функции, непосредственно связанные с потребностями бухгалтерской фирмы.

В идеале программное обеспечение для управления рабочим процессом должно быть частью комплексного решения по управлению практикой для вашей бухгалтерской фирмы, чтобы решить все ваши организационные потребности в одном месте. По мере роста вашей бухгалтерской фирмы внедрение лучшего программного обеспечения для рабочих процессов может обеспечить вам успех и помочь вашей фирме достичь масштабируемого роста.

Что может сделать программное обеспечение для управления бухгалтерскими документами для вашей фирмы? Автоматизация рабочего процесса вашей фирмы с помощью программного решения может повысить организационную эффективность, повысить производительность и предоставить полезную информацию о том, как работает ваш офис, а также определить возможности для улучшения.

И это только верхушка айсберга, когда речь заходит о преимуществах, которые ваша компания может получить от внедрения правильного программного обеспечения для управления рабочими процессами. Лучшее программное обеспечение рабочего процесса для бухгалтеров облегчит жизнь, позволив фирмам избавиться от тех постоянных повторяющихся задач, которые могут накапливаться. Автоматизация вашего рабочего процесса снижает количество человеческих ошибок в вашей фирме и помогает вам не отвлекаться от задач и работать более продуктивно.

Автоматизация повышает эффективность и производительность, по мнению 58% бухгалтеров, согласно отчету Sage Practice of Now. Кроме того, 35% специалистов по бухгалтерскому учету заявили, что уровень удержания клиентов увеличился, когда они обновили свой технический стек, а 41% заявили, что использование автоматизации сделало их сотрудников более компетентными и уверенными в своей работе.

Но как узнать, какое программное обеспечение рабочего процесса подходит для вашей бухгалтерской практики? Это может быть пугающим процессом, и вы можете не знать, с чего начать. Чтобы ответить на этот вопрос, важно сделать шаг назад и точно понять, как выглядит текущий рабочий процесс вашей фирмы и каковы ваши потребности.

Попробуйте ответить на эти вопросы, чтобы оценить, на каком этапе вашего рабочего процесса вы сейчас находитесь: 

• Является ли решение рабочего процесса частью вашего технического стека?
• Как вы отслеживаете задачи?
• Существуют ли установленные процессы для работы, которую необходимо выполнить?
• Есть ли у вас видимость всей фирмы для отслеживания назначений?
• Вам нужно программное обеспечение для управления документооборотом с учетом налогов?

Теперь, когда вы начинаете понимать, где вы сейчас находитесь, пришло время взглянуть на ваши потребности. Используйте свои ответы на приведенные выше вопросы, чтобы создать основу для текущих процессов управления рабочими процессами в вашей бухгалтерской фирме.

Если вы уже используете программное обеспечение для управления рабочими процессами, важно оценить, соответствует ли оно потребностям вашей компании. Вы полностью внедрили программное обеспечение? Вы ищете перемен? Какие вещи не работают?

Возможно, вы используете комбинацию нескольких различных программных решений для организации рабочего процесса. Если это так, взгляните на то, чего вы можете достичь с помощью этой системы, и на то, что вы сможете сделать с помощью программного обеспечения для управления рабочим процессом.

Вот некоторые преимущества, которые обеспечивают ведущие программы управления рабочими процессами для бухгалтерских фирм:

Видимость задач в масштабах всей компании все задачи вашей команды в одном месте? Если нет, это может означать, что вы тратите больше времени на переключение инструментов и поиск нужной информации, вместо того чтобы сосредоточиться на важной работе.

Внедрение правильной системы управления клиентами дает вам представление о том, какую работу выполняет каждый сотрудник в любой момент времени. Доступ к подробным сведениям о задачах может помочь вам точно сообщать клиентам о статусе их работы, чтобы повысить уровень доверия и компетентности в вашей фирме.

Хранение всех задач вашей фирмы в одном месте помогает избежать разочарований, ошибок и выгорания сотрудников.

Можете ли вы получать уведомления об обновлениях задач, просматривать историю действий по задачам, управлять задачами и подзадачами, настраивать повторяющиеся задачи, использовать представление фильтра для поиска того, что вы ищете, создавать настраиваемые фильтры и многое другое?

Если нет, это может увеличить вашу рабочую нагрузку — вместо того, чтобы просто сосредоточиться на работе, которую вам нужно выполнить, теперь вы отвечаете за то, чтобы не забывать вручную проверять задачи, а не настраивать автоматическое напоминание. или настроить повторяющуюся задачу.

Кроме того, необходимость останавливаться и не забывать настраивать другие задачи может быть очень разрушительной и отвлекающей. Вопреки распространенному мнению, исследования показали, что многозадачность на самом деле контрпродуктивна, а не показывает, что сотрудник может сосредоточиться более чем на одной задаче одновременно. На самом деле переключение между задачами и многозадачность могут стоить компании 40% снижения производительности.

Шаблоны экономят время

В бухгалтерской сфере существует множество повторяющихся задач и процессов — регистрация новых клиентов, ежемесячное ведение бухгалтерского учета, проверка налоговых деклараций, отправка писем-обязательств, подача одних и тех же документов для нескольких клиентов и так далее. Программное обеспечение рабочего процесса может помочь вам сэкономить время и повысить эффективность, настроив шаблоны для повторяющейся работы.

Шаблоны также позволяют быстрее обучать персонал. Вы сделаете работу один раз, когда настроите шаблон, а затем сможете выполнять один и тот же процесс снова и снова. Кроме того, если кто-то из вашей компании увольняется, стандартная рабочая процедура (СОП) не теряется вместе с ним — вместо этого она вечно живет в шаблоне. Это обеспечивает бесперебойную работу даже в периоды перехода и обучения новых сотрудников или сезонных сотрудников.

Постоянная работа делает сотрудников и клиентов счастливее. Постоянное изменение процессов может показаться нестабильным как для сотрудников, так и для клиентов — вместо этого держите свои процессы в соответствии с шаблонами и никогда больше не теряйте ни одной СОП. Последовательность в этих ежемесячных повторяющихся задачах важна и гарантирует, что вы каждый раз выполняете эту задачу максимально эффективно.

Отправка клиентских органайзеров выполняется быстро и легко 

Клиентские органайзеры являются важной частью любой налоговой фирмы. С их помощью вы можете опросить клиентов и помочь вашей фирме определить области возможностей для быстрого и точного выполнения нужной работы для клиентов. . Правильное решение для рабочего процесса в идеале должно использоваться как клиентское программное обеспечение для рабочего процесса, оптимизируя эти усилия. Вместо того, чтобы рассылать органайзер по почте, ваша практика может перенести процесс онлайн — это не только сэкономит время и деньги вашей компании, но и облегчит жизнь вашим клиентам. Эффективный веб-органайзер PDF может заменить бумажные копии. Вместо того, чтобы ждать прибытия почты, ваш онлайн-органайзер будет немедленно отправлен клиентам.

Наличие организованной системы, которая может не только отправлять, записывать и хранить данные, прикрепленные к их клиентскому файлу, может сэкономить ваше время и обеспечить большую точность с вашей стороны. Вы также можете сгруппировать организаторов клиентов в одно массовое действие для нескольких клиентов.

Отправка одного и того же организатора клиентов нескольким клиентам одновременно может не только сэкономить время, но и повысить точность. Когда все находятся в одном месте, эффективность и организация также улучшаются, и ваша бухгалтерская фирма может получать необходимую информацию от клиентов.

Увеличьте удержание клиентов и количество рекомендаций 

Когда вы внедрите правильное решение для рабочего процесса в своей фирме, ваши клиенты это заметят. Если клиентам будет проще вести с вами бизнес, удовлетворенность клиентов повысится, что приведет к более высокому уровню удержания и рефералов. Беспроигрышный вариант во всем.

Получение операционных данных и целостной информации

Трудно принимать правильные бизнес-решения, особенно для малого бизнеса, если у вас нет нужных инструментов для измерения эффективности вашей фирмы. Программное обеспечение для учета рабочего процесса отслеживает для вас операционные данные, предоставляя вам информацию, необходимую для принятия более обоснованных бизнес-решений в отношении рабочего процесса, пропускной способности и возможностей команды.

Ключ к автоматизации

Автоматизация каждого процесса, который можно автоматизировать, является ключом к успешному управлению вашей бухгалтерской фирмой.