1С документы: Управление документами

Содержание

Битрикс — Документы для отчетности

Лицензии без НДС

Закрывающим документом в данном случае выступает Лицензия с УКЭП. Документ доступен только в личном кабинете пользователя, который оформлял заказ. Бумажная версия документа не предоставляется.

Лицензии с НДС

При такой покупке закрывающим документом является УПД, бумажная версия которого направляется на фактический адрес, указанный при оформлении заказа. В личный кабинет покупателя данный документ не дублируется.

Готовые решения Маркетплейс

В данном случае закрывающим документом является Акт-квитанция с УКЭП, оформленная от имени Лицензиара (разработчика) по Агентскому договору. Документ доступен только в личном кабинете пользователя, который оформлял заказ. Бумажная версия документа не предоставляется.

Дополнительное место для резервного копирования

Закрывающие документы – Счет-фактура и Уведомление, бумажные версии которых направляются на фактический адрес, указанный при оформлении заказа.

В личный кабинет покупателя данные документы не дублируются.

Доступ к Сервису «Сертификация специалистов»

Закрывающий документ – УПД, оформленный на бумажном носителе. Отправляем обычным письмом Почты РФ в течение 5 рабочих дней после оплаты.

В случае приобретения Лицензии или готового решения до 01.01.2021 года, в качестве закрывающих документов предоставлялись Счет-оферта и Лицензия.

Документы доступны в личном кабинете пользователя, который оформлял заказ. Оригиналы направлялись в случае их запроса во время оформления заказа.

Счёт-заказ только в только в электронном виде – почему?
Счет на оплату не является первичным документом в соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и служит для информирования потенциального или реального покупателя о ценах, действующих в определенные дни на определенные товары, продукцию или услуги, а также для указания платежных реквизитов, по которым следует осуществлять оплату (как правило) безналичным способом, вследствие чего на бумажном носителе счет-заказ не оформляется.
Почему нет печати и подписи в счет-заказе?
Ни один законодательный акт не содержит требований к оформлению счета на оплату. Организация решает самостоятельно, ставить ли оттиск печати и подпись доверенного лица на выставляемых счетах
Почему не заполняем поле «грузополучатель»?
В УПД на сдачу-приемку работ, услуг, передачу имущественных прав в строках (3) и (4) проставляются прочерки, заполнение поля не предусмотрено.
Если я покупал до 01.03.2021, какие документы получу?
Если вы приобретали лицензии до 01.01.2021 года, закрывающими документами по заказу являются Счет-оферта и Лицензия. Документы хранятся в подробностях выполненного заказа.
Если лицензия была куплена в период с 01.01.2021 по 01.03.2021 года, то закрывающие документы предоставлялись следующие:
Лицензия без НДС – УПД с признаком первичного документа;
Лицензия с НДС – УПД с признаком счета-фактуры.

Копии указанных документов доступны в личном кабинете покупателя, в подробностях выполненного заказа. Оригиналы направлялись в случае их запроса во время оформления заказа.
Почему количество подписей в УПД разное? 2 или 4
— если должностное лицо, передающее товары (работы, услуги), одновременно ответственно за правильность оформления операции, то достаточно подписи в строке [10]. В строке [13] укажите только должность и Ф.И.О. этого лица;
— если УПД со статусом «1» подписало лицо, уполномоченное подписывать как счета-фактуры, так и первичные документы, то в строках [10] и [13] подписи ставить не обязательно. Продублируйте в них только должность и Ф.И.О. этого лица.
Почему Лицензия с УКЭП не предоставляется на бумаге?

Первичные учетные документы («Лицензия»), подтверждающие факты хозяйственной жизни по предоставлению прав на использование программ для ЭВМ, составляются ООО «1С Битрикс» не на бумажном носителе, а в виде одностороннего электронного документа, подписанного электронной подписью (основание: п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Предоставляемый вам подтверждающий электронный документ (в формате файла pdf с присоединенной электронной подписью) подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, выданной аккредитованным удостоверяющим центром. В связи с этим, такой электронный документ (именно он является самим оригиналом, а не «копией») признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях (основание: п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63 ФЗ «Об электронной подписи»).

По разъяснениям Минфина РФ расходы, осуществленные на территории Российской Федерации, могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью, при условии соблюдения требований Закона № 63 ФЗ, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе (письмо Минфина России от 27. 03.2020 № 03 03 06/1/24411).
Таким образом, предоставленный оригинал электронного документа (в виде файла pdf с присоединенной усиленной квалифицированной подписью) имеет юридическую силу, является полноценным документом в целях бухгалтерского учета и расчета налогов и не требует дублирования на бумажных носителях. При необходимости вы можете самостоятельно изготавливать копии этого документа на бумажном носителе, заверяя их по общим правилам делопроизводства.
Почему не предоставляем УПД в электронном формате или в формате сканкопии, а направляем только на бумажном носителе?
Согласно ст.9 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете» за организацией закреплена обязанность по оформлению первичного учетного документа, который должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни. Ни один законодательный акт не содержит требований о предоставлении сканированной копии данного документа.
Почему в доверенности на подписанта лицензии не указано конкретно, что она может подписывать электронные документы этой ЭП?
Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» документы, подписанные электронной подписью, признаются равносильными документам на бумаге с собственноручной подписью. В доверенности подтверждено право на подписание тех или иных документов, оно включает и «живую» подпись и электронную.
Почему в акте-квитанции не требуется подпись 2й стороны?
В соответствии с п.2.8. Оферты: Права по Пользовательскому договору считаются предоставленными Лицензиату с даты активации функционала ПО, а для версий ПО, требующих лицензионного ключа — с даты отправки лицензионного ключа. Поэтому подпись второй стороны для подтверждения факта предоставления права не предусмотрена.

Как в 1С загрузить документы из сканов и фотографий

Сервис «1С:Распознавание первичных документов» распознает скан-образы или фотографии первичных документов и готовит их для ввода в информационную базу пользователя. Начиная с версии 3.0.106.60 «1С:Бухгалтерии 8» сервис доступен и в программе, установленной на компьютере пользователя (в локальной версии). Для работы сервиса достаточно выполнить несложные настройки и обеспечить доступ в интернет. Эксперты 1С рассказывают о новых возможностях программы.

Начиная с версии 3.0.106.60 в «1С:Бухгалтерии 8» можно создавать типовые документы программы по их скан-образам или фотографиям. В настоящее время автоматизирован ввод счетов на оплату, товарных накладных (ТОРГ-12), счетов-фактур, актов, универсальных передаточных документов (УПД). Список типовых документов, которые можно ввести в информационную базу, используя их изображения, планируется расширять. Для загрузки в программу документ достаточно отсканировать или сфотографировать специальным мобильным приложением.

Подключиться к сервису 1С:Распознавание первичных документов могут зарегистрированные пользователи Портала 1С:ИТС. Распознавание первых 250 страниц предоставляется бесплатно. Подробнее об условиях предоставления сервиса см. на 1С:ИТС и странице сервиса.

Настройка распознавания документов

Чтобы сервис распознавания документов стал доступен пользователю, нужно включить соответствующие настройки программы. Из раздела Администрирование по гиперссылке Настройки распознавания документов следует перейти в одноименную форму и установить флаг Использовать распознавание документов (рис. 1).

Рис. 1. Настройки распознавания документов

В простом интерфейсе перейти к настройкам распознавания документов можно из раздела Настройки (Еще — Другие настройки — Администрирование — Настройки распознавания документов).

Переход к сервису распознавания документов осуществляется:

В открывшейся форме Распознавание документов следует перейти по ссылке Подключить сервис, расположенной в верхнем левом углу, для авторизации на Портале 1С:ИТС. На Портале 1С:ИТС можно получить бесплатный разовый тестовый тариф на 250 страниц или приобрести дополнительный пакет страниц. Для пользователей сервиса «1С:Предприятие 8 через Интернет» авторизация не потребуется.

После авторизации гиперссылка, расположенная в верхнем левом углу формы Распознавание документов, отражает текущее состояние расчетов в сервисе (см. рис. 2).

Рис. 2. Результаты распознавания и загрузки документов

Загрузка документов в учетную систему

Сеанс работы в сервисе Распознавание документов запускается по команде Добавить файлы (рис. 2) и состоит из нескольких этапов.

На первом этапе следует выбрать файлы с изображением документов. Для этого используется стандартный диалог выбора файлов с диска (кнопка Добавить). Загружать можно изображения в форматах JPEG, PNG, BMP, одностраничные изображения в формате TIFF, документы в формате PDF, включая многостраничные, файлы в форматах MS Word и MS Excel, архивы в формате ZIP, содержащие вышеназванные файлы. В рамках одного сеанса можно загрузить произвольное количество файлов.

На втором этапе выполняется распознавание изображения. По команде Распознать сервис извлекает документы из загруженного файла, на основании которых в дальнейшем будут создаваться учетные документы 1С.

В списке распознаваемых документов появляются новые записи в статусе В обработке. Процесс распознавания файлов может потребовать определенного времени. Если распознавание выполнено успешно, документу присваивается статус Распознанный. Для каждого извлеченного документа автоматически определяется его признак (входящий или исходящий), форма (например, УПД или Счет на оплату) и его наименование.

Нераспознанным файлам присваивается статус С ошибкой. Распознанные документы требуют дополнительной обработки. На этом этапе необходимо проверить реквизиты распознанного документа (номер, дату, сумму), а также ввести недостающие сведения (например, указать контрагента, если он не был сопоставлен автоматически). Также потребуется заполнить реквизиты новых номенклатурных позиций и ввести их в справочник Номенклатура. Значительную часть работы по распознаванию и сопоставлению документов сервис выполняет автоматически. Пользователю остается только проверить или исправить те реквизиты, на которые сервис обращает его внимание. Новую номенклатуру сервис позволяет создавать через групповой ввод, что существенно ускоряет процесс.

Завершающим этапом является ввод подготовленного документа в информационную базу. По команде Создать для создаваемого учетного документа следует выбрать его тип (например, Товары (накладная), Услуги (акт), Товары, услуги, комиссия). При этом в информационной базе либо создается новый учетный документ, либо к найденному существующему документу прикрепляется его сканированное изображение. Статус распознанного документа принимает значение Обработанный.

Результаты распознавания и загрузки документов сохраняются в форме Распознавание документов (рис. 2).

Распознавание комплектов документов

Сервис поддерживает распознавание комплектов документов — группу документов, логически связанных друг с другом и отражающих одну хозяйственную операцию, например:

Счет на оплату
, ТОРГ-12 и Счет-фактуру;
Счет на оплату, Акт об оказании услуг и Счет-фактуру.

Совместная обработка комплектов значительно сокращает трудозатраты на распознавание и загрузку документов. Список поддерживаемых комплектов расширяется с выходом очередных версий.

Работа с комплектами поддерживается в двух вариантах:

через специальное рабочее место по обработке комплектов. По кнопке Ввод комплектов открывается форма Список комплектов, где автоматически формируются комплекты документов, которые поддерживает сервис (рис. 3). Если комплект не был сформирован автоматически, то его можно создать вручную. Если комплект был сформирован неправильно, то его можно отредактировать или удалить. Для сохранения созданного комплекта (всех созданных комплектов) следует нажать на кнопку
Создать (Создать все);

Рис. 3. Обработка комплектов документов

через создание комплекта из текущего активного распознанного документа. При открытии формы распознанного документа сервис проверяет наличие комплектных документов. В случае обнаружения комплектных документов система выводит окно создания комплекта, где следует подтвердить наименование создаваемых документов учетной системы и необходимость прикрепления к ним сканированных изображений. По кнопке Создать документы в информационной базе создаются документы в соответствии с выбранными опциями. Распознанные документы, вошедшие в комплект, помечаются как Обработанные.

В ближайшее время в «1С:Бухгалтерии 8» будет поддержан групповой ввод документов. Такая возможность существенно повысит эффективность процесса обработки большого количества распознанных документов и создания на их основе учетных документов в информационной базе. Об изменениях мы сообщим дополнительно. Следите за новостями на сайте БУХ.1С.

Подключение мобильного приложения

Для загрузки изображений документов вместо сканера можно использовать мобильный телефон. Для этого необходимо установить мобильное приложение 1С:Сканер документов и подключить его к информационной базе.

Помощник подключения мобильного приложения можно открыть:

из формы Настройки распознавания документов, перейдя по ссылке Мобильные приложения;
из формы Распознавание документов — по кнопке с желтой пиктограммой, расположенной в верхней командной панели справа.

В открывшейся форме Мобильные приложения сначала следует выбрать команду Загрузить мобильное приложение. Для загрузки мобильного приложения в смартфон достаточно отсканировать QR-код, выведенный в форме загрузки, или перейти в магазин приложений. Мобильное приложение 1С:Сканер документов поддерживается для iOS и Android (доступно в App Store и Google Play).

Загрузить мобильное приложение на свой телефон могут не только сотрудники организации, но и представители ее контрагентов, которые в этом случае смогут оперативно передавать первичные документы в информационную базу организации.

Чтобы подключить к информационной базе мобильное приложение, установленное на телефоне сотрудника, следует выбрать команду Добавить.

В открывшейся карточке клиента мобильного приложения следует указать:

наименование клиента, например Ф.И.О. сотрудника, на телефоне которого установлено мобильное приложение;
пользователя, который назначен ответственным за документы, полученные с этого установленного мобильного приложения.

В поле Ключ пользователя автоматически генерируется код подключения, который необходимо ввести в мобильное приложение (можно отсканировать QR-код, выведенный в карточке клиента мобильного приложения).

Теперь можно фотографировать и распознавать документы с помощью мобильного телефона. После распознавания документы автоматически загружаются в сервис распознавания документов в подготовленном для дальнейшей обработки виде.

Сервис распознавания документов обеспечивает безопасность работы с данными. Установленное мобильное приложение всегда можно отключить от информационной базы (например, если сотрудник уволился или потерял телефон).

При использовании сервиса распознавания документы обрабатываются только на серверах компании 1С и не передаются никаким третьим лицам. Таким образом гарантируется конфиденциальность информации.

Новые возможности программы позволят ускорить ввод первичных документов в информационную базу и минимизировать ошибки.

Подробнее о сервисе распознавания документов см. на Портале 1С:ИТС.

От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в справочнике «Информация об обновлениях «1С:Предприятие»» раздела «Инструкции по учету в программах «1С».

Форма I-9 Приемлемые документы | USCIS

Сотрудники должны предоставить документы своим работодателям, подтверждающие их личность и разрешение на работу.

Документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу

В документах из списка А указаны как личность, так и разрешение на работу. Сотрудников, представляющих приемлемый документ List A, не следует просить представить какой-либо другой документ. Некоторые документы списка А на самом деле являются комбинацией двух или более документов. В этих случаях документы, представленные вместе, считаются одним документом Списка А.

Паспорт США или карта паспорта США

Форма I-551, Карточка постоянного жителя или Карточка регистрации иностранца

1 мая 2017 г. Служба гражданства и иммиграции США начала выдавать карточки с измененным дизайном, на которых больше не отображается подпись лица. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 г., могут по-прежнему отображать предыдущий формат. Как предыдущая, так и новая карты будут действительны до истечения срока действия, указанного на карте. Эти карты также известны как «Зеленые карты».

Карта постоянного жителя:

Предыдущая версия карт выпущена после 30 апреля 2010 года и может содержать или не содержать подпись. Подпись не требуется, чтобы карта была действительна для формы I-9 «Подтверждение права на трудоустройство».

Карта предыдущего постоянного жителя с подписью:

Карточка постоянного жителя с пометкой «Signature Waived»:

Кроме того, карта постоянного жителя с наклейкой, выданной Службой гражданства и иммиграции США (USCIS), продлевающей срок ее действия, является документом из списка А и приемлема для формы I-9..

Форма I-766, Карточка документа о разрешении на работу

USCIS начала выдавать текущую карточку 1 мая 2017 г. Однако некоторые карты, выпущенные после 1 мая 2017 г., могут по-прежнему отображать предыдущий формат. Как предыдущая, так и новая карты будут действительны до истечения срока действия, указанного на карте.

Документ о разрешении на работу:

Заграничный паспорт с формой I-94 или формой I-94A с записью о прибытии-убытии и с отметкой о приеме на работу

К заграничному паспорту должна быть приложена форма I-94/94A «Запись о прибытии-убытии» с тем же именем, что и в паспорте, и содержащая подтверждение неиммиграционного статуса лица и разрешение на работу у конкретного работодателя на основании этого статуса.

Этот документ можно использовать только в том случае, если период подтверждения еще не истек и предлагаемое трудоустройство не противоречит каким-либо ограничениям или ограничениям, перечисленным в Форме I-94 или I-94A, Отчет о прибытии-убытии. Примечание. Некоторые лица, которые представляют этот документ из списка А, например, некоторые студенты-неиммигранты и посетители по обмену, должны предоставить дополнительные документы, чтобы подтвердить свое разрешение на работу в США 9.0003

В апреле 2013 года форма I-94 была автоматизирована в аэропортах и морских портах. Таможенная и пограничная служба США больше не предоставляет путешественникам автоматически бумажную копию формы I-94. Путешественники могут получить доступ к информации формы I-94 через веб-сайт таможенной и пограничной службы США или могут запросить бумажную форму I-94 в процессе проверки.

Паспорт Федеративных Штатов Микронезии (FSM) или Республики Маршалловы Острова (RMI) с формой I-94 или форма I-94A

Паспорт должен быть представлен с формой I-94 или формой I-94A, подтверждающей допуск неиммигрантов в соответствии с Соглашением о свободной ассоциации между США и FSM или RMI.

Иностранный паспорт, содержащий форму I-551 или печать I-551. временная форма I-551, напечатанная на машиночитаемой иммиграционной визе (MRIV).

Этот документ подлежит повторной проверке.

Документы, удостоверяющие личность

Документы из списка Б устанавливают только личность. Сотрудники, решившие представить документ из списка B, также должны предоставить документ из списка C для раздела 2. Сотрудники могут представить один из следующих документов из списка B с неистекшим сроком действия:

Водительское удостоверение

Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом или отдаленным территории США, при условии, что она содержит фотографию или такую информацию, как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес.

Удостоверение личности, выданное федеральными, государственными или местными государственными органами или организациями, при условии, что оно содержит фотографию или информацию, такую как имя, дата рождения, пол, рост, цвет глаз и адрес
Школьный билет с фотографией
Учетная карточка избирателя
Военный билет США или военный билет
Удостоверение личности военного иждивенца
Карта документа торгового моряка береговой охраны США (MMD)
Документ индейского племени
Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Приемлемый список B Документы для лиц моложе 18 лет, которые не могут предъявить документ, указанный выше:

Школьная книжка или табель успеваемости
Запись клиники, врача или больницы
Запись в детский сад или детский сад

Для несовершеннолетних в возрасте до 18 лет и некоторых лиц с ограниченными возможностями, которые не могут предъявить какой-либо из перечисленных документов, удостоверяющих личность, вместо документа из списка B могут использоваться специальные обозначения.

Документы в списке C подтверждают только разрешение на работу.

Сотрудники, решившие представить документ из списка C, также должны предоставить документ из списка B, удостоверяющий личность, для Раздела 2.

Сотрудники могут представить один из следующих документов из списка C с неистекшим сроком действия:

Карта с номером счета социального обеспечения США

Карта с номером счета социального обеспечения США, на которую не распространяются ограничения. Можно использовать ламинированную карту. Карточка, содержащая любую из следующих ограничительных формулировок, не является приемлемым документом Списка C:

НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ
ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ INS
ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ДЛЯ РАБОТЫ ТОЛЬКО С РАЗРЕШЕНИЕМ DHS

Форма FS-240, Консульский отчет о рождении за границей

Форма FS-545, свидетельство о рождении за границей, выданное Государственным департаментом США

Форма DS-1350, Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом США

Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или отдаленной территории США, с официальной печатью

Документ индейского племени

Форма I-197, удостоверение личности гражданина США

Форма I-179, удостоверение личности для использования гражданином-резидентом в США

Документ о разрешении на работу, выданный Министерством внутренней безопасности (DHS)

Некоторые документы о разрешении на работу, выданные DHS, включают, помимо прочего, форму I-94 «Запись о прибытии/убытии», выдаваемую лицам, получившим убежище, или неиммигрантам, имеющим разрешение на работу (например, H -1B неиммигранты) из-за их иммиграционного статуса, формы I-571, проездного документа беженца (PDF), формы I-327 с неистекшим сроком действия, разрешения на повторный въезд, формы N-560, свидетельства о гражданстве США или формы N-561, замены свидетельства о Гражданство (PDF, 40,3 КБ), или форма N-550, свидетельство о натурализации, или форма N-570, заменяющее свидетельство о натурализации (PDF, 176,3 КБ). Форма I-797, выданный условному резиденту, может быть приемлемым документом Списка C в сочетании с его или ее формой I-551 с истекшим сроком действия. Контактный центр формы I-9 может помочь с вопросами о документах, выданных DHS.

Нью-Йорк DMV | Образцы документов DMV с фотографией в Нью-Йорке

Посетите офис DMV или завершите транзакцию по почте, если у вас

есть лицензия или разрешение от другого штата
, недавно заменили вашу лицензию, разрешение или удостоверение личности и не получили новые один на почте еще
у вас есть временное (временное) удостоверение, разрешение или удостоверение личности, не являющееся водителем
вы не можете найти номер своего документа

см. местонахождение, инструкции и информацию о бронировании вашего DMV

идентификационный номер DMV 8 -цифровой номер, расположенный на лицевой стороне в верхней части ваших прав, разрешений или удостоверений личности, не являющихся водителями

ваш идентификационный номер идентифицирует вас – он не меняется при замене ваших прав, разрешений или удостоверений личности

Номер документа

8- или 10-значная комбинация цифр и букв в ваших правах, правах или удостоверении личности, не являющемся водительским когда вы продлеваете или заменяете свой документ)
используйте номер документа из вашего самого последнего выданного лицензии, удостоверения личности или разрешения для MyDMV или для регистрации для голосования
символов могут выглядеть одинаково — «I» может выглядеть как «1 (единица)» или «О» может выглядеть как «0 (ноль)»

старше возраста 21 — Enhanced (EDL), Real ID, Стандарт (не для федеральных целей)

до 21 — Стандарт

1С документы: Управление документами | 1С:Документооборот 8