Word

Режим рецензирования word: Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Содержание

Поделитесь своими документами для рецензирования в Word » MSPortal

Microsoft рада представить новую возможность, которая позволяет вам делиться документом Word с другими пользователями для рецензирования.

Режим рецензирования в Word

В совместной работе над документом участвуют несколько человек, которые выполняют разные роли. Некоторые из них являются полноправными соавторами, которым принадлежит документ, и они должны иметь возможность вносить любые изменения, которые они сочтут необходимыми. Других приглашают только для ознакомления с контентом и внесения предложений по улучшению.

Режим рецензирования в Word был создан для достижения конкретной цели — обеспечения большего контроля и прозрачности процесса. Это позволяет вам делиться документами с другими в зависимости от роли, которую они играют в разработке документа.

Что такое режим рецензирования?

Когда вы открываете документ, который был предоставлен вам для рецензирования, вы автоматически переходите в режим рецензирования.

В режиме рецензирования у вас не будет полного контроля над редактированием, но вместо этого вам будет разрешено добавлять предложения к документу в виде комментариев или отслеживаемых изменений. Владельцы документа или другие соавторы, имеющие полные права на редактирование, затем должны одобрить внесение любых предложенных изменений в документ.

Как это работает

1. Чтобы поделиться любым документом Word для рецензирования, нажмите кнопку «Поделиться», а затем выберите команду «Поделиться» в меню.
2. В веб-версии Word, Word for Windows или Word for Mac добавьте людей, которые должны рецензировать документ, а затем выберите опцию «Можно рецензировать».

Примечание: Вы также можете получить доступ к этой опции в «Другие настройки» в диалоговом окне «Настройки ссылки».

Любой, кто получит документ, к которому ему предоставили доступ для рецензирования, откроет его в режиме рецензирования.

Доступность

Режим рецензирования доступен для всех пользователей веб-версии Word, а также для всех пользователей Beta Channel, Current Channel (Preview) и Current Channel в Word for Windows и Word for Mac.

Возможность поделиться документом для рецензирования с помощью опции «Можно рецензировать» развертывается на всех пользователей веб-версии Word. Вскоре она также будет развернута для пользователей Beta Channel, Current Channel (Preview) и Current Channel в Word for Windows и Word for Mac.

Ограничения

Совместное использование документа для рецензирования в настоящее время работает только с документами, которые хранятся в OneDrive/OneDrive for Business. Для документов, хранящихся в библиотеке SharePoint, приоритет имеют настройки прав доступа к файлам для библиотеки. Это означает, что пользователи с разрешениями на чтение/запись документа будут открывать его в режиме редактирования, даже если им была предоставлена ссылка для рецензирования.

Узнать другие подробности можно здесь.

Повышаем эффективность работы с Word / Хабр

В данной статье собраны основные операции и алгоритмы работы, позволяющие повысить эффективность разработки документации в редакторе Microsoft Word как индивидуально, так и при командной работе.

Несмотря на то что материала на подобную тематику написано достаточно, многие продолжают использовать компьютер на уровне печатной машинки не задумываясь о том, что половину рутинной работы можно переложить на тот самый Word.

В статье намеренно не рассматриваются подходы с использованием Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence как более сложные и узкоспециализированные, а статью хотелось сделать доступной и понятной не только молодым людям, но и людям старших возрастов.

Все описанные действия выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В предыдущих версиях Word последовательность и названия команд могут отличаться, но описанная функциональность так или иначе существует. По минимуму использованы макросы и автоматизация с помощью сторонних средств (в частности Python, использована версия 3.6).

Описанные операции

  • Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

  • Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка

  • Ссылка на номер рисунка (таблицы, разделы, пункты)

  • Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

  • Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

  • Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

  • Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

  • Карта стилей

  • Перенос стилей между документами и очистка стилей

  • Автоматическое содержание (оглавлениие)

  • Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

  • Сравнение документов

  • Python. Пакетное сохранение документов в PDF

  • Список сокращений

  • Горячие клавиши

  • Заключение

Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

Классическая проблема: нужно объединить 4 файла, насыщенные рисунками, в один документ. Если это делать «в лоб», после объединения нумерация рисунков собьется. Восстановить ее – большая грустная задача.

Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).

Word умеет делать это автоматически, причем не только для рисунков, а еще и для таблиц, параграфов, разделов, абзацев и др.

Чтобы присвоить рисунку (таблице) номер в автоматическом режиме, нужно нажать непосредственно на рисунок (1), после чего выбрать пункт меню «Ссылки» (2) ⟶ «Вставить название» (3) ⟶ Снять галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ «Ок» (5). Под рисунком появится подпись «Рисунок 1», где 1 – это поле автоматической нумерации рисунка (таблицы) (6). Справа от номера, в зависимости от правил именования рисунков, рисунку можно дать название.

Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Думаете, что повторить данную процедуру для 1000 рисунков долго? Читаем ниже.

Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)

Для быстрой вставки поля автоматического номера рисунка (таблицы) необходимо выделить любое сформированное ранее название рисунка (таблицы) (см. пункт выше), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, перевести курсор под нужный рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет скопировано с полем автоматической нумерации с исходным номером. Его нужно будет обновить. Не обязательно делать это сразу. Пока скопированный текст находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа, после чего выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.

Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)

Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.  

Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.

Данный подход приходит в голову первым, однако Word и это умеет делать автоматически. Если в тексте встречаются ссылки на рисунки, то крайне полезно делать их именно ссылкой, а не вручную вписанным номером. Это позволяет отказаться от механической проверки актуальности ссылок, которые обязательно начнут сбиваться при малейшем редактировании документа, и переложить указанную работу исключительно на Word. Более того, при перестановке рисунка по тексту или же вставке новых рисунков ссылки обновляются в соответствии с обновленной нумерацией. Если вдруг ссылка дана на несуществующий объект, то вместо номера рисунка (таблицы) появится сообщение вида «Ошибка! Источник ссылки не найден.». Используя поиск, можно быстро отследить корректность всех перекрестных ссылок по фразе «Ошибка».

Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).

Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.

Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.

Для отображения только номера объекта необходимо выделить поле ссылки (1) и нажать «SHIFT+F9», при этом откроется код ссылки (2), в него нужно дописать сочетание « \# \0 » и обязательно поставить в конце пробел (3). Чтобы увидеть номер рисунка (таблицы), необходимо обновить содержимое поля нажатием «F9» (4).

Если у Вас сложилось впечатление, что это слишком долго, то читаем ниже, как можно немного ускориться.

Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.

По аналогии можно быстро изменить отображение перекрестных ссылок на рисунки (таблицы). Для этого выделяем весь текст нажатием «Ctrl+A», отображаем коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», копируем в буфер обмена текст « \# \0 » (пробел в конце обязателен) и вставляем его в конце требуемых полей. Обновляем поля нажатием «F9», когда документ обработан до конца.

Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.

Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.

Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.

Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат. 

Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.

Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.

 Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.

Карта стилей

Классическая проблема: два человека разрабатывают части документа, в которых используется нумерация разделов и пунктов, выделение заголовков и особое форматирование абзацев. Один человек поддерживал нумерацию механически, второй — используя автонумерацию. При объединении нумерация съезжает, равно как и форматирование.

Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.

Это, пожалуй, самая распространенная проблема, которая влечет за собой много нудной, монотонной и неинтересной работы по форматированию документа. Возникает она по причине того, что мало кто знает и пользуется одной из базовых возможностей Word — стилями. Правильно подготовленная карта стилей позволяет экономить уйму времени. Вы знали, что при изменении параметров существующего стиля они применяются ко всему тексту документа, который отформатирован в этом стиле?

Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:

  • Заголовок 1,2,3,4,5,6 уровней;

  • Текст;

  • Нумерованный список;

  • Список;

  • Название таблицы;

  • Текст таблицы;

  • Название рисунка;

  • Рисунок;

  • Программный код.

Шаблон документа с указанными стилями раздается всем членам команды, а еще лучше сохраняется в корпоративном облаке или Confluence.

При таком подходе вставка новых материалов в документ не нарушает целостность форматирования.

Перенос стилей между документами и очистка стилей

Классическая проблема: вы отдаете документ на проверку по отделам организации. И один из сотрудников вносит свои правки в Libre в Ubuntu, а другой делает то же самое, но используя Mac. Потом документы возвращаются к вам, вы обнаруживаете в них 10000 стилей, текст в непонятных шрифтах и нарушение исходного форматирования.

Классическое решение (взято из интернета): нажимаем галочку в правом нижнем углу раздела «Стили» (или «Ctrl» + «Shift» + «Alt» + «S»), затем «Очистить стили».

Проблема такого подхода в том, что сами стили не удаляются из документа. Происходит сброс примененного форматирования текста, а оставшиеся стили в списке стилей мешают нормально форматировать документ. Очистить документ от мусора в виде тысяч стилей можно, однако автоматически присвоить необходимые стили абзацам не получится (тут уже в ход необходимо пускать Markdown и прочие подходы к разработке документации).

Документ в формате *.

docx — это самый обыкновенный архив, который спокойно открывается архиватором (например, WinRAR).

Чтобы открыть документ в WinRAR открываем непосредственно сам архиватор, находим искомый документ, нажимаем правой клавишей мыши и выбираем «Показать содержимое архива». Нам откроется структура папок вида: _rels, customXml, docProps, word. В большей степени нас интересует каталог «Word». Переходим в него. За стили в документе отвечает файл «styles.xml».

Чтобы перенести стили из исходного шаблона документа в требуемый, достаточно заменить файл со стилями в требуемом документе аналогичным файлом из исходного шаблона документа. В требуемом документе стили будут сброшены до тех, что были созданы в шаблоне, зато появится возможность не настраивать карту стилей заново.

Если же есть острое желание очистить документ от всех стилей, файл «styles.xml» нужно удалить.

Если совсем не хочется открывать документ в WinRar, вот скрипт (для Windows):

@ECHO OFF
SET Winrar=C:\Program Files\WinRAR\WinRAR. exe
FOR %%I IN (*.docx) DO (
 "%WinRAR%" d "%%I" word\styles.xml
)

Открываем блокнот, вставляем туда указанный текст и сохраняем в формате *.bat. Переносим полученный файл в каталог с документами, в которых необходимо удалить стили и запускаем.

По-хорошему, чтобы не доводить до подобного, лучше сравнивать документы на предмет выявления правок, и переносить их вручную в документ с нормальным форматированием. Еще лучше ­– отдавать документ на вычитку в формате *.pdf, чтобы не нарушать правило, что изменения в документ вносит только ответственный за документацию.

Автоматическое содержание (оглавление)

Классическая проблема: Вы работаете над документом размером, например, в 300 страниц. По завершении листаете документ и собираете содержание, проставляете номера страниц. Срочно возникает необходимость вставить в текст новый раздел.

Классическое решение: вставляете необходимый текст, актуализируете нумерацию разделов и всего, что должно быть пронумеровано, актуализируете содержание, заново листаете документ и проставляете новые номера страниц заголовков разделов.

Подход в целом обычный, но зачем проходить такой долгий путь, если можно его избежать. Автособираемое оглавление – стандартная функция Word. По своей сути это еще одно автозаполняемое поле, но с некоторыми нюансами. Оно позволяет переносить из документа абзацы, отформатированные специальным образом, в содержание и автоматически указывать номер страницы, на которой этот абзац расположен.

Делается это достаточно просто, особенно при наличии преднастроенных стилей для заголовков. Если же таких стилей нет, то нужно немного изменить параметры абзаца (а лучше сразу стиля).

Предположим, что у нас есть текст (1). Выделяем в нем нужный заголовок (для нашего примера сразу все), который можно отнести к заголовку первого уровня, и заходим в настройки абзаца (2). Для выбранных абзацев в выпадающем списке «Уровень» (3) выбираем «Уровень 1» и нажимаем «Ок» (4). То же самое проделываем для всех оставшихся абзацев, присваивая им соответствующий уровень.

После того как уровни заголовков проставлены, переходим в пункт меню «Ссылки» (1), «Оглавление» (2), «Настраиваемое оглавление» (3). Здесь в окне «Параметры» (4) можно выполнить более точную настройку параметров содержания или включить в него стили, которым не были заданы уровни. По умолчанию достаточно указать число уровней, которые должны быть перенесены в содержание, нажать «Ок» и посмотреть, все ли, что Вы хотели, оказалось в содержании.

После завершения работы с документом обновление содержание осуществляется, как и любое другое автозаполняемое поле. Необходимо выделить его и нажать «F9». Однако при работе с содержанием будет предложено два варианта: «Полностью» и «Только номера страниц». При выборе параметра «Полностью» форматирование будет сброшено и надо будет править его заново. При обновлении только номеров страниц форматирование не съезжает и выполняется только пересчет страниц.

Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

Классическая проблема: в начале проекта не до конца утверждена терминология. Названия изделий, ряд сокращений и прочее выполнено в виде обычного текста, а заказчик требует выделить все эти элементы кавычками.

Классическое решение: открываете все документы один за одним и читаете. Все, на чем сделан акцент, выделяете кавычками.

Выделить одно слово кавычками не выглядит чем-то сложным, однако если вы работали в какой-нибудь IDE, то скорее всего знаете, насколько удобнее, когда ставится сразу две кавычки (открывающая и закрывающая). Аналога подобной функции в Word мне найти не удалось, зато встроенный инструментарий работы с макросами позволяет это реализовать. А чтобы полученный макрос можно было быстро применять, нужно назначить ему горячую клавишу.

Если изначально написать макрос кодом, моя сборка Word не позволяет назначить ему горячую клавишу. Это можно обойти следующим образом: переходим в пункт меню «Вид» (1), «Макросы» (2), «Запись макроса». Откроется окно «Запись макроса», где нужно ввести имя макроса и назначить его клавишам (4). Откроется окно «Настройка клавиатуры» (5), где нужно задать сочетание клавиш для выполнения макроса (например «Ctrl+2», так как кавычки задаются смежным сочетанием «Shift+2») (6), нажать «Назначить» (7) и «Закрыть» (8).

Начнется запись макроса. Ее нужно остановить, для чего заходим в меню «Макросы» (2) и нажимаем «Остановить запись».

Теперь в созданный пустой макрос необходимо добавить код. Для этого переходим в «Макросы» (2), выбираем наш макрос из списка и нажимаем «Изменить». Откроется окно редактирования Visual Basic, содержимое которого необходимо заменить кодом ниже.

Sub Кавычки
'
'Кавычки макрос
'
'
If Right(Selection.Text, 1) = Chr(32) Or _
  Right(Selection.Text, 1) = Chr(13) Then
  Selection.MoveLeft wdCharacter, 1, wdExtend
End If
With Selection
  .InsertBefore Chr(171)  'вместо Char(171) можно использовать '('
  .InsertAfter Chr(187)  'вместо Char(171) можно использовать ')'
End With
End Sub

Теперь при выделении текста и нажатии «Ctrl+2» он будет обрамлен кавычками с обеих сторон.

Сравнение документов

Классическая проблема: вы отдали документ на проверку и вам внесли в него правки. Вы не знаете, что было изменено, так как коллега поленился включить режим записи исправлений или хотя бы выделить их цветом.

 Классическое решение: узнаете у человека, что он исправил, или же открываете два окна со старым и новым документ и начинаете сравнение.

Если вы не пользуетесь программами контроля версий (SVN) вроде GIT, где изменения можно просмотреть в логах, то Word аналогично может подсветить различия двух документов.

Для этого необходимо нажать пункт меню «Рецензирование» (1), «Сравнить» (2), выбрать исходный файл (3), измененный файл (4) и нажать «ОК» (5).

Откроется новое окно Word, в котором в виде комментариев и правок будут доступны все изменения между двумя документами.

Python. Пакетное сохранение документов в PDF

Классическая проблема: передаете комплект документов, а при открытии форматирование начинает съезжать, потому что не хватило шрифтов или еще чего-то.

Классическое решение: передавать документы в формате *.pdf. Для этого вы открываете сначала один документ, нажимаете «Сохранить как», выбираете тип файла «PDF», сохраняете. И так с каждым документом.

Данную процедуру можно автоматизировать с помощью Python, и запуском одного скрипта сохранить пакет документов в формате *.pdf.

Устанавливаем Python, открываем блокнот и вставляем в него следующий код:

import sys
import os
import comtypes.client
def decode_doc_to_pdf(filename):
    wdFormatPDF = 17
    in_file = os.path.abspath(filename+'.docx')
    out_file = os.path.abspath(filename+'.pdf')
    word = comtypes.client.CreateObject('Word.Application')
    doc = word.Documents.Open(in_file)
    doc.SaveAs(out_file, FileFormat=wdFormatPDF)
    doc.Close()
    word.Quit()
def get_list_of_docx_files():
    list_of_all_files = os.listdir('.')  
    list_of_docx_files = []
    for filename in list_of_all_files:
        if filename[-4:] == 'docx':
            list_of_docx_files.append(filename[:-5])
    return list_of_docx_files
docx_list = get_list_of_docx_files()
for filename in docx_list:
    decode_doc_to_pdf(filename)

Сохраняем документ с расширением *.py. Все что нужно сделать дальше, это положить скрипт в папку с документами в формате *. docx и запустить его. Если запуск исполняемого файла скрипта не проходит, то выполнить скрипт через командную строку.

Список сокращений

Классическая проблема: необходимо сформировать актуальный список сокращений, использованных в документе.

Классическое решение: читаем весь документ от начала до конца, выписываем все сокращения в отдельном файле, перечитываем документ сначала на предмет корректного применения сокращения (проверяем, что сокращение не используется раньше, чем оно введено)

Подобный процесс можно упростить. Подход не совершенный, так как программно отличить слово в верхнем регистре от сокращения без использования словаря невозможно, а делать подобное макросом в Word — бессмысленно.

Чтобы не нарушать форматирование в основном документе, необходимо сделать его копию. В копии исходного документа необходимо сбросить все форматирование, так как
будет необходимо использовать поиск с подстановочными знаками. Далее нажимаем «Заменить» (1), затем в поле «Найти» (2) вставляем текст « <[А-Я,A-Z]@> » (« <[А-Я]@> » для поиска только русских слов в верхнем регистре). & », после чего нажимаем «Заменить все» (6). Все слова в верхнем регистре будут выделены полужирным шрифтом.

Далее необходимо выделить весь найденный текст в верхнем регистре. Для этого выделяем любое сокращение, отформатированное жирным, нажимаем «Выделить», затем «Выделить текст, имеющий такой же формат». Копируем выделенный текст в буфер обмена (Ctrl+C).

Отсеять слова в верхнем регистре от сокращений и дубликатов можно используя Excel. Если не знакомы с такой процедурой, то открываем Excel, вставляем скопированный текст из буфера обмена в левую верхнюю ячейку. Чтобы удалить дубликаты из получившейся колонки, выделяем ее, переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Удалить дубликаты».

Появится сообщение вида «Найдено и удалено….осталось». Далее с полученным списком нужно немного поработать руками.

Горячие клавиши

Нельзя было опустить в подобной статье тему горячих клавиш. Учитывая, что есть много достойных статей, как например на официальном сайте Microsoft или же уже готовая шпаргалка, из общего списка горячих клавиш можно лишь выделить минимальный набор часто используемых сочетаний.

Выравнивание

  • CTRL+E — Переключение абзаца между выравниванием по центру и выравниванием по левому краю;

  • CTRL+J — Переключение абзаца между выравниванием по ширине и выравниванием по левому краю;

  • CTRL+R — Переключение абзаца между выравниванием по правому краю и выравниванием по левому краю;

  • CTRL+L — Выравнивание абзаца по левому краю.

Перемещение курсора

  • CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — На одно слово влево;

  • CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — На одно слово вправо;

  • CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На один абзац вверх;

  • CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — На один абзац вниз.

Удаление слова

Начертание текста

  • CTRL+B — Добавление полужирного начертания;

  • CTRL+I — Добавление курсивного начертания;

  • CTRL+U — Добавление подчеркивания;

  • CTRL+[ — Уменьшение размера шрифта на 1 пункт;

  • CTRL+] — Увеличение размера шрифта на один пункт;

  • CTRL+SHIFT+> — Увеличение размера шрифта;

  • CTRL+SHIFT+< — Уменьшение размера шрифта.

Прописные буквы

Прочее полезное

Заключение

Какими бы банальными не казались описанные выше операции, это — 90% косяков и ошибок в документах, связанных с оформлением, которые действительно трудно контролировать с ростом объема без четких правил командной работы. Все понимают причины таких ошибок, но не всегда знают, как с ними бороться.

Кто-то просто способен договориться внутри команды о подобных вещах и поделиться опытом, у кого-то подобные правила входят в СМК (Система менеджмента качества), у кого-то описано на уровне СТП (Стандарт предприятия).

Надеюсь, статья оказалась полезной и займет место в закладках не только технических писателей и аналитиков, но и специалистов других областей, которые значительную часть времени проводят в данном текстовом редакторе.

Как включить режим отслеживания изменений в Word — Technipages

Включает ли ваша работа редактирование документов в Microsoft Word? Узнайте, как включить режим отслеживания изменений в Word.

Поскольку Microsoft Word — это программа для управления документами, пользователям необходимо вносить в нее множество изменений. Часто становится трудно отслеживать изменения, внесенные в документ. Чтобы помочь вам в этом, Microsoft предлагает функцию отслеживания изменений.

С помощью этой функции вы можете отслеживать и просматривать все изменения, внесенные в документ. Это функция, которая пригодится при редактировании документа в команде. В этой статье я расскажу, как включить режим отслеживания изменений в Word разными способами. Также я опишу эту функцию и расскажу, зачем она вам нужна.

Что такое отслеживание изменений в Word?

Отслеживание изменений — это функция Microsoft Word, помогающая отслеживать все изменения, внесенные в документ или файл Word. Независимо от того, являетесь ли вы единственным, кто использует документ, или над ним работает группа соавторов, эту функцию можно использовать для отслеживания любых изменений.

Существуют различные способы отображения изменений отслеживания в документе. Это также позволяет вам контролировать, какие изменения следует отслеживать и как вы можете принять или отклонить изменения. Помимо включения этой функции, вы также можете выбрать один из доступных параметров для предпочтительного режима.

Кому необходимо отслеживать изменения в Word?

Используя отслеживание изменений, вы можете увидеть, какие изменения были внесены в ваш документ соавторами. Это также помогает вам визуализировать каждое редактирование и индивидуальное изменение, чтобы вы могли принять окончательное решение о том, следует ли их сохранить или отклонить.

Любой, кто использует Word для редактирования документов, найдет эту функцию чрезвычайно полезной. Если вы работаете над диссертацией и часто отправляете диссертацию своему научному руководителю в MS Word, отслеживание изменений поможет вам понять, какие изменения они хотят внести в вашу статью.

Другой популярный вариант использования режима отслеживания изменений для фрилансеров или подрядчиков. Если вы являетесь автором контента, автором контента для социальных сетей или маркетологом по электронной почте, вы можете отправить свои черновики клиенту, и они смогут внести необходимые изменения. Все их предложения можно добавить в файл, и когда вы их примете, ваши действия также будут отслеживаться.

Деловые и юридические документы также нуждаются в режиме отслеживания изменений, если в них участвует несколько соавторов. Когда над документом работает несколько человек, отслеживание изменений помогает понять, кто какие изменения вносил в какой момент времени. Это поможет вам избежать путаницы и недопонимания.

Включить режим отслеживания изменений в Word с помощью лучших методов

Способ 1: использование вкладки «Рецензирование»

  1. Откройте любой документ в Microsoft Word.
  2. Перейдите на вкладку Просмотр . Нажмите кнопку «Отслеживание изменений», чтобы включить режим «Отслеживание изменений»
    3. .
  3. Нажмите кнопку Отслеживание изменений , чтобы включить этот режим.
  4. Вы также можете решить, как вы хотите видеть изменения в документе, выбрав любой из следующих параметров в разделе «Отображение для просмотра». Вариантов Простая маркировка , Все маркировки , Без маркировки и Оригинал .
  5. Щелкните раскрывающееся меню Показать разметку , чтобы выбрать изменения разметки из Комментарии
    , Форматирование ,  и Вставки и Удаление .
  6. Вы также можете включить Панель просмотра , чтобы видеть все изменения в одном месте. Нажмите на нее, чтобы включить опцию. Вы даже можете выбрать панель для размещения по вертикали или по горизонтали из выпадающего меню.

Способ 2. Использование сочетания клавиш

Если вы не хотите выполнять эти действия, в Word есть простое решение. Существует сочетание клавиш для отслеживания изменений: CTRL + Shift + E . Нажмите эти клавиши вместе, когда документ Word открыт, и отслеживание изменений будет включено немедленно.

Способ 3: использование строки состояния

Вы также можете включить функцию отслеживания изменений в строке состояния вашего документа Word.

  1. Откройте документ Word, в котором вы хотите включить отслеживание изменений.
  2. Посмотрите на строку состояния, чтобы найти Отслеживание изменений: Выкл. . Посмотрите на строку состояния, чтобы найти и нажмите «Отслеживание изменений отключено», чтобы включить отслеживание изменений
    3. .
  3. Нажмите на эту опцию, чтобы изменить ее на Отслеживание изменений: включено .

Помните, что для применения этого метода ваша строка состояния должна быть настроена для отображения режима отслеживания изменений. Если вы не можете найти его там, вот что вам нужно сделать, чтобы сделать этот режим видимым.

  • В файле Word щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния .
  • В списке «Настройка строки состояния» нажмите «Отслеживание изменений» .
  • Рядом с ним появится галочка, а параметр «Отслеживание изменений» будет отображаться в строке состояния.

Способ 4. Использование панели быстрого доступа

Панель быстрого доступа или QAT — это еще один способ беспрепятственно отслеживать изменения в любом файле Word. Эта панель инструментов является самой верхней панелью файла Word, которая также содержит имя файла Word и поле поиска.

  1. Найдите значок Track Changes в QAT файла Word.
  2. Для подтверждения вы можете навести курсор на доступные значки на этой панели инструментов и найти тот, который говорит «Отслеживание изменений».
  3. Найдя его, щелкните значок Отслеживание изменений один раз. Щелкните значок «Отслеживание изменений» один раз 90 030.
  4. Это активирует функцию отслеживания изменений. Значок также будет выделен.

Если вы не можете найти значок «Отслеживание изменений» на панели быстрого доступа, вы можете добавить его туда, выполнив следующие действия:

  • На панели быстрого доступа Word щелкните раскрывающееся меню .
  • В списке «Настройка панели быстрого доступа» выберите Дополнительные команды…
  • В списке Выбрать команды найдите и выберите Отслеживать изменения .
  • Нажмите кнопку Добавить >> , расположенную между двумя столбцами.
  • Теперь вы увидите
    Отслеживание изменений     в столбце «Настройка панели быстрого доступа» справа.
  • Нажмите кнопку OK , чтобы подтвердить изменения. Мастер закроется, и вы увидите значок Track Changes на QAT.

Часто задаваемые вопросы о включении отслеживания изменений в Word

Почему на ленте Word отсутствует пункт «Отслеживание»?

В Microsoft Outlook с 2007 по 2016 можно настроить ленту. Это означает, что параметр « Track Changes » может быть удален и не существовать на вашем компьютере. Вы часто можете добавить его обратно, перейдя в « Настроить панель быстрого доступа «стрелка», затем выберите « Дополнительные команды ».

Оттуда вы можете выбрать « Настройка ленты », затем добавить раздел « Отслеживание изменений ». Вы также можете использовать кнопку « Reset » на этом экране, чтобы восстановить настройки по умолчанию.

Заключение

Если вы используете Microsoft Word для совместного создания документов, вам будет полезна функция отслеживания изменений. Это помогает отслеживать изменения, внесенные в документ вами или любыми другими соавторами.

Если вы не знаете, как включить отслеживание изменений в Word, ознакомьтесь с методами, упомянутыми здесь. Вы можете использовать любой из этих подходов и легко включить отслеживание изменений. Если вы знаете какой-либо другой метод смены трека, поделитесь им с нами в комментарии.

Также поделитесь этой статьей со своей семьей и друзьями, которые используют Microsoft Word. Вот некоторые другие статьи, которые вы можете прочитать, например, как добавлять и удалять разрывы страниц и как включить редактор формул.

Просмотр комментариев в Word

Одри Гудвин

2023-02-10 15:06:14 • Подано по адресу: Возможности MS Word • Проверенные решения

Иногда, после завершения работы над документом, вы хотите показать комментарии в документе Word. Когда вы закончите вводить текст комментария, вы можете закрыть панель просмотра или окно комментария, чтобы одновременно просматривать большую часть документа. Но если хотите знать как просмотреть комментарий в Word или скрыть комментарии в Word, в зависимости от используемой версии Word, необходимо выполнить несколько шагов.

Часть 1. Просмотр комментариев в Word
Часть 2: Преимущества формата PDF
Часть 3. Как просматривать комментарии в PDF-файлах

Как просматривать комментарии в Word

Как просматривать комментарии в Word 2007

Значение по умолчанию В Word по умолчанию комментарии и удаления отображаются в выносках на полях документа. Однако отображение можно изменить, чтобы комментарии отображались внутри. Вы можете просмотреть встроенные комментарии, наведя указатель мыши на индикатор комментариев.

  1. Найдите вкладку «Обзор», раскройте группу «Отслеживание» и выберите «Выноски».
  2. Нажмите «Показать все встроенные исправления», чтобы просмотреть встроенные комментарии и вычеркнутые удаленные комментарии.
  3. Установите указатель на комментарий внутри документа. Комментарий появится во всплывающей подсказке.

Как просматривать комментарии в Word 2010

По умолчанию в Word комментарии и удаления отображаются в выносках на полях документа. Но отображение можно настроить для просмотра встроенных комментариев. Вы можете легко просматривать встроенные комментарии, наведя указатель мыши на индикатор комментариев.

  1. Найдите вкладку «Обзор», выберите группу «Отслеживание» и нажмите «Показать разметку».
  2. Наведите указатель мыши на всплывающие подсказки, а затем выберите «Показать все встроенные исправления», чтобы отображать встроенные комментарии и удаления с зачеркиванием.
  3. Наведите указатель мыши на комментарий внутри документа. Комментарий появится во всплывающей подсказке.

Как просматривать комментарии в Word 2016

В Word 2016 при отображении комментариев и области разметки в правой части страницы. Область разметки появляется всякий раз, когда в документе есть комментарии, но ее внешний вид определяется настройками на вкладке «Рецензирование».

Чтобы скрыть область разметки, нажмите вкладку «Просмотр». В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Отобразить для проверки», показанную здесь.

Эти 4 параметра можно использовать для настройки того, как вы хотите просматривать комментарии в Word 2016:

  • Вся разметка: используйте этот параметр, чтобы отобразить область разметки. Отображаются любые исправления или комментарии вместе со строками, указывающими на места в документе.
  • Простая разметка: используйте этот параметр, чтобы отобразить область редактирования и просмотреть исправления и комментарии.
  • Оригинал: Используйте этот элемент, чтобы скрыть область разметки и исправления, сделанные в документе. Для комментариев этот параметр работает так же, как и параметр «Без пометок».
  • No Markup: Используйте этот параметр, чтобы скрыть область разметки. Изменения будут скрыты, а комментарии не будут отображаться.

Чтобы просмотреть комментарии в Word, независимо от выбранного представления, откройте панель просмотра. Нажмите на вкладку «Обзор», а затем на группу «Отслеживание». Затем нажмите кнопку «Панель просмотра». Вы можете выбрать вертикальное или горизонтальное отображение, чтобы открыть панель рецензирования и просмотреть комментарии в Word 2016.

Преимущества документа PDF

Использование форматов PDF помогает профессионалам редактировать, обмениваться, сотрудничать и обеспечивать безопасность содержимого среди других документов.

PDF очень популярен и предлагает намного больше, чем Microsoft ® Word. Практически невозможно избежать его использования, если вы работаете в офисе. Преимущества использования PDF перед Word заключаются в следующем:

  • Может быть защищен паролем.
  • Доступно на мобильных устройствах.
  • Позволяет взаимодействие (гиперссылки, фильмы, музыка и т.д.).
  • Размер файла можно сжать без потери качества.
  • Создать просто и быстро.
  • Безопасность лучше, чем в word.
  • Получатели могут видеть всех, у кого есть доступ к документу, в случае нарушения безопасности.
  • Это универсальная программа.

PDF-файлы можно редактировать с помощью PDF-редактора, и лучшим редактором является Wondershare PDFelement — PDF Editor. PDFelement разработан, чтобы дать вам полный контроль над вашим PDF. Кроме того, он экономически эффективен и по этой причине является идеальной альтернативой Acrobat. Он имеет множество первоклассных функций, подобных тем, которые показаны ниже.

Попробуйте бесплатно Попробуйте бесплатно КУПИТЬ СЕЙЧАС КУПИТЬ СЕЙЧАС

  • Доступ к многочисленным шаблонам
  • Добавить фон, нижние колонтитулы, водяные знаки и заголовки
  • Защита и подпись PDF-файлов
  • Комментарии и аннотации
  • Преобразование файла PDF
  • Редакция
  • Пакетный процесс PDF-файл
  • Расширенная поддержка совместимости для файлов
  • Редактировать и создавать PDF
  • ОКР

Как просматривать комментарии в PDF-файлах

Список комментариев находится в правой части документа. В списке «Комментарии» отображаются все комментарии в PDF-файле, а также имеется панель инструментов с такими общими параметрами, как фильтрация, сортировка и другие необходимые для комментариев параметры.

Шаг 1. Добавление комментариев в PDF

Сначала необходимо открыть файл PDF, а затем перейти на вкладку «Комментарии», чтобы выбрать такие инструменты комментариев, как «Примечание», «Текстовое поле», «Выделить» и т. д.

Шаг 2: Просмотр комментариев в формате PDF

Чтобы просмотреть все комментарии в формате PDF, просто щелкните значок «Комментарий» на левой панели, и все комментарии будут показаны. Если вы хотите удалить какой-либо комментарий, просто щелкните комментарий на странице или на левой панели, чтобы выбрать его, затем нажмите клавишу «Удалить», чтобы удалить комментарий.

Шаг 3: Скрыть комментарии в PDF

Если комментариев слишком много и они неудобны для чтения, вы можете скрыть их, нажав «Комментарий», а затем снимите флажок «Показать комментарий».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *