Советы и лайфхаки

Секретарь референт должностная инструкция – Должностная инструкция секретаря-референта

Содержание

Должностная инструкция секретаря-референта | Должностные обязанности секретаря-референта, образец должностной инструкции секретаря-референта — Rabota.ru

Секретарь-референт – это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.

Скачать в .doc

К списку должностных инструкций

Должностная инструкция секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

К списку должностных инструкций
 

www.rabota.ru

Должностная инструкция секретаря-референта образец

Должность секретаря-референта — это по сути трудовая деятельность простого секретаря. Поскольку функции и обязанности как должностного лица похожи между собой. Особенность заключается лишь в том, что на референта может возлагаться куда-более серьезные задачи, соответственно и требования к квалификации на такую должность будет тоже гораздо выше, чем у обычного секретаря.

Должностная инструкция секретаря-референта содержит в себе ряд общих положений, обязанности на занимаемой должности, права и ответственность работника.

Должностная инструкция секретаря-референта — общие положения

К общим положениям относятся:

  • 1. Отношение секретаря-референта к классу специалистов.
  • 2. Назначение и освобождение от должности референта решается генеральным директором организации.
  • 3. Генеральный директор является непосредственным начальством для секретаря-референта.
  • 4. Если работника по каким-то причинам не будет на рабочем месте, его заменяет другой сотрудник организации, который назначается соответствующим на то приказом, дающим ему права и обязанности секретаря-референта.
  • 5. Секретарем-референтом может стать любой гражданин, имеющий высшее образование, стаж не менее одного года, знания офисного оборудования и компьютерных программ, а также знание английского языка.
  • 6. Трудовая деятельность сотрудника должна соответствовать законодательству РФ, уставу организации, его нормам и правилам, а также должностной инструкции и приказов от руководства.

Кстати, на сайте имеется также и должностная инструкция технического директора.

Скачать образец

Права и обязанности

Сотрудник обладает следующими правами:

  • 1. Получение данных, даже секретных, для того, чтобы решать поставленные организацией задачи.
  • 2. Предоставление предложений и советов по плану улучшения эффективности и производительности организации и своей трудовой деятельности в частности.
  • 3. Получение необходимых ресурсов для трудовой деятельности от специальных служб, занимающихся данными вопросами, а также предоставлять объяснения по каким причинам были не выполнены вовремя все поручения и задачи организации.
  • 4. Требование соответствующих пригодных условия для труда и охраны важной документации.
  • 5. Принятие волевых решений, не превышающих должностные полномочия секретаря-референта.

К должностным обязанностям секретаря-референта относятся:

  • 1. Осуществление процесса по подготовке необходимой документации, обеспечение приема, учета и регистрации документов, а также контролирование за тем, как они исполняются в соответствии с законодательством РФ.
  • 2. Слежение за качеством подготовительных процессов, проверка правильного заполнения документов, которые предоставляются руководству для дальнейшего подписания.
  • 3. Осуществление надзора за исполнением выпущенных документов.
  • 4. Осуществление подготовки организационных процессов, принятие решений вынесение заключений.
  • 5. Ведение приема граждан.
  • 6. Организационная подготовка совещаний.
  • 7. Формирование дела, обеспечение сохранности и дальнейшая передача документов в архив в установленные сроки.
  • 8. Выполнение прочих поручений руководителя.

А про то, как выглядит должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, написано здесь.

Ответственность

Ответственность секретаря-референта заключается в следующем:

  • 1. За отказ или выполнение не в срок, халатность по отношению к своим должностным обязанностям.
  • 2. За нарушений инструкций и приказов, раскрытие секретной информации.
  • 3. За несоблюдение внутреннего уклада организации, нарушение рабочей дисциплины и техники безопасности трудовой деятельности.

А про то, чем является должностная инструкция архивариуса, можно прочитать здесь.

Должностная инструкция секретаря референта предприятия

У каждого ответственного руководителя на предприятии должен быть секретарь, который будет оказывать помощь в улучшении работоспособности коллектива и предприятия в целом.

Каждый такой сотрудник обладает своими непосредственными обязанностями. Секретарю положено совершать прием входящих и исходящих документов, распределять полученную документацию по отделам, контролирование доставки документа до адресата, отправка документов для работы контрагентам, назначение встреч руководства с партнерами, прием заявлений от персонала предприятия, а также прочие поручения руководства.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора

Общие положения:

  • 1. Сотрудник считается специалистом, может назначаться и увольняться директором предприятия.
  • 2. Задачами референта являются обеспечение организационных процессов и документации для эффективного деятельности, связанной с управлением.
  • 3. Является подчиненным директора предприятия.
  • 4. Деятельность должна протекать в соответствии с законодательством РФ.
  • 5. Данным работником могут стать только граждане с высшим и средне специальным образованием, имеющих годовой стаж работы или прохождение курсов.
  • 6. Знание вопросов, связанных с законодательной базой.

Секретарь-референт обязан выполнять следующие функции:

  • 1. Обслуживание по документации предприятия.
  • 2. Руководить и контролировать организацию производства дел предприятия.
  • 3. Документировать все совещания.
  • 4. Ведение учета документов.

А также прочие обязанности и права на данной должности.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

www.samso.ru

Должностная инструкция секретаря-референта: права и обязанности

Должностная инструкция секретаря-референта упорядочивает трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Документ содержит требования к квалификации, опыту работы, знаниям, навыкам должностного лица. Он устанавливает порядок подчинения, назначения, освобождения от должности, описывает функциональные обязанности, права сотрудника, его ответственность.

І. Общие положения

1. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

2. Назначение или освобождение от должности секретаря-референта осуществляется приказом генерального директора.

3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.

4. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. Секретарь-референт должен знать:

  • правила работы с документами;
  • иностранный язык;
  • нормы делового этикета;
  • правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
  • нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
  • основы гражданского, трудового законодательства.

6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:

  • законодательством РФ;
  • Уставом организации;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
  • данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Проводит информационно-справочное обслуживание организации.

2. Ведет прием посетителей.

3. Организует встречи, командировки, поездки руководителя.

4. Готовит необходимые документы, осуществляет их прием, учет, хранение.

5. Контролирует качество подготовки, правильность содержания, согласования документов, передаваемых на визирование руководству организации.

6. Анализирует информацию, предоставляемую руководству, дает по ней компетентные заключения.

7. Контролирует исполнение документов и поручений руководства.

8. Занимается подготовкой заседаний, совещаний с участием руководителя. Собирает необходимые материалы, информирует участников о времени и месте их проведения, повестке дня, ведет и оформляет протоколы.

9. Выполняет служебные поручения руководителя в пределах своей компетенции.

ІІІ. Права

Секретарь-референт имеет право:

1. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.

2. Требовать от руководства создания нормальных условий для исполнения своих полномочий и сохранности документов, материальных ценностей.

3. Направлять руководству рационализаторские предложения по совершенствованию своей работы и деятельности организации.

4. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

5. Получать от подразделений необходимые материалы и пояснения причин задержки выполнения заданий, поручений руководства.

6. Информировать непосредственного руководителя о недостатках в деятельности организации, вносить предложения по их ликвидации.

7. Не приступать к выполнению своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья и жизни.

ІV. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

1. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

2. Качество документов, предоставляемых на визирование руководству организации.

3. Последствия принимаемых решений, собственных действий.

4. Проведение несанкционированных руководством встреч, представлений интересов организации.

5. Нарушение положений руководящих документов организации.

6. Неправомерное разглашение личной информации, передачу коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

8. Нарушение положений трудовой дисциплины, норм техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового общения и этикета.

working-papers.ru

Секретарь-референт: обязанности, должностная инструкция

Секретарь-референт — это сфера деятельности, которая предполагает наличие большого количества требований, обязанностей и полномочий. Чтобы в рамках делопроизводства и других видов деятельности не возникало трудностей, на работу принимается такой кандидат, чья компетенция может обеспечить разработку новых решений для компании. Рассмотрим подробный образец должностной инструкции секретаря-референта, а также ее общие условия и преимущества.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

Общие сведения

Данный работник имеет отношение к категории специалистов. Его принимает на работу, а также осуществляет увольнение непосредственно генеральный директор фирмы. Основная задача данного сотрудника – проведение организационных и документационных мероприятий, направленных на улучшение деятельности производственного характера. Специалист, занимаемый данное место работы, находится в непосредственном подчинении у директора.

Задача секретаря -обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности фирмы

Что принимается во внимание

В рамках своей деятельности секретарь-референт должен ориентироваться на определенные данные, позволяющие ему совершенствовать работу и делать трудовой процесс в рамках предприятия наиболее эффективным.

Сюда входят такие моменты, как:

  • использование законодательных актов РФ;
  • применение в практической работе Устава фирмы;
  • наличие методических, практических и нормативных материалов;
  • использование настоящей инструкции, включающей спектр правомочий и обязательных действий сотрудника;
  • знание положений, связанных с описанием функциональных служб того или иного предприятия;
  • умение работать с приказами, направленными непосредственно от руководства.

Требования к кандидату

К должности данного плана допущены лица, которые соответствуют следующим  требованиям:

  • наличие обязательного высшего образования, а также среднего специального;
  • стаж работы в данной области должен составлять 1 год и более. В некоторых случаях возможно отсутствие прохождения опыта работы, но есть условие — обязательное прохождение курсов референтов.

Лицо, принимаемое на данную должность, должно владеть знаниями в определенном спектре вопросов:

  • знать все о перспективах дальнейшего развития деятельности компании в рамках ее финансового и хозяйственного состояния;
  • иметь навыки, связанные с организацией рабочего процесса и документооборота;
  • уметь налаживать процессы, имеющие отношение к управленческому труду;
  • использовать в работе средств и инструментария для упрощения рабочего процесса, уметь пользоваться ими;
  • уметь перевести важные документы;
  • соблюдать нормы и правила, а также применять знания в области охраны и безопасности.

Существуют образовательные курсы для получения квалификации секретаря-референта

Функциональные особенности

Рассматривая должностные обязанности секретаря-референта, можно выделить несколько функций, которые он выполняет:

  • обслуживание достоверными справками и требуемыми информационными данными на основании всех видов документации, фигурирующей на предприятии;
  • осуществление руководства методического характера, обеспечение контроля организации делопроизводственной деятельности в головном офисе и в филиалах;
  • обеспечение документооборота в рамках деятельности совещательных органов;
  • осуществление работ по созданию и оформлению кадровой документации, учета, особенно если на предприятии нет сотрудника в должности инспектора по работе с персоналом.

Функциональные обязательства сотрудника

  1. Осуществление подготовки документации, обеспечение общей хозяйственной деятельности фирмы.
  2. Организация рабочих процессов, имеющих отношение к документации фирмы: все документы должны создаваться и хранится на основании норм и правил.
  3. Оказание контроля в рамках подготовительных действий, а также правильности составления и согласования данных, которые впоследствии уйдут руководству для подписи.
  4. Обязательное контролирование исполнения документации, поручений руководящих должностей, принятие быстрых срочных мер по исполнению бумаг.
  5. Организация подготовительных работ, принимаемых по поводу доведения полномочий и поручений до исполнителей решения, проведение аналитических работ по оценке состояния докладов и справок, поступающих в документационный оборот фирмы.
  6. Осуществление оперативной связи с посторонними компаниями – коммерческими и государственными партнерами, физическими лицами, для решения текущих вопросов по телефону, факсу, лично.
  7. Ведение приема посетителей и первичная беседа с некоторыми из них.
  8. Осуществление работы, включающей оформление личных карт Т-2, дел, приказов и поручение, трудовых книг, заключаемых договорных контрактов, документов в области командирования, выдача табелей учета и справок о стаже, доходе.
  9. Выполнение работ, связанных с копированием и машинным созданием материалов с использованием прогрессивных средств вычислительной техники для ускорения прогресса.
  10. Проведение разбора бумаг для архивного хранения, утилизации и для непосредственного использования.

Обратите внимание: работа секретарем-референтом несет в себе множество обязательств, поэтому и требования к соискателям зачастую достаточно высоки. Следовательно, данную должность можно считать лицом компании.

Права сотрудника

Рассматривая вопрос о том, кто такой секретарь-референт и что он делает, можно отметить не только обязанности сотрудника, но и его права с полномочиями.

К правам секретаря-референта относятся:

  • выполнение поручений по запросам от служб, нужных для работы материалов, требование объяснений по поводу задержки выполняемых операций;
  • рассмотрение, оценка документов, последующая их отправка на исполнение специалистам;
  • предъявление требований, направленных на доработку документации, составление и оформление;
  • внесение в документационные сведения изменений, если они не противоречат общим правилам и находятся в компетенции сотрудника;
  • принятие управленческих позиций для создания новых методов и форм труда в рамках компетенции сотрудника;
  • предоставление руководству требований касательно создания условий для того, чтобы выполнялись служебные обязанности, а документы при этом – сохранились в рамках деятельности фирмы;
  • осуществление рабочих мероприятий с информацией конфиденциального характера;
  • осуществление взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями касательно вопросов проверки исполнения документации, а также в области подачи нужных информационных сведений.

Секретарь-референт имеет доступ к важнейшим документам предприятия и имеет право требовать материалы, необходимые для осуществления своей деятельности

Ответственность

Рассматривая сферу деятельности этого сотрудника, стоит упомянуть про его ответственность и о пунктах, которые в нее включены:

  • недостаточно хорошее качество документов, представленных для подписи руководителем;
  • халатное отношение к работе и ведению документационных данных, небрежность и недобросовестность при выполнении базовых трудовых обязательств;
  • отсутствие с его стороны ответственности за сохранность документов, разглашение сведений, которые имеют конфиденциальность, и так далее;
  • невыполнение или несвоевременное осуществление работ, связанных с должностными обязательствами сотрудника;
  • общее нарушение норм и правил данной инструкции.

Таким образом, к сотруднику, занятому в данной области, предъявляется немало требований, а также предусмотрено выполнение обязательств. За несоответствие нормам и правилам работы фирмы полагается штраф или ответственность другого плана.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

vashbiznesplan.ru

Должностная инструкция секретаря-референта

 

Секретарь-референт - сотрудник, необходимый практически любой компании. Именно секретарь-референт организует труд директора, ведет телефонные переговоры, регулирует поток посетителей, составляет проекты документов. Кроме того, он выполняет и контрольные функции - следит за тем, чтобы поручения руководства выполнялись точно и своевременно. Представляем вам должностную инструкцию этого специалиста.

 

Образец

 

ЗАО "Нерон" Закрытое акционерное общество "Нерон"

 
 
                                                                Утверждаю
19.05.2005  N 13                                     Генеральный директор
                                                 (должность руководителя)
                                           Игнатов       О.Ю. Игнатов
                                          --------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     г. Москва                                      20.05.2005
     секретаря-референта                         -----------------
                                                     (дата)
 

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению менеджера по персоналу.

1.4. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- уставом организации;

- положениями о подразделениях организации;

- приказами (распоряжениями) руководства организации;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.6. Секретарь-референт должен знать:

- структуру организации, направление ее деятельности;

- фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

- положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;

- организацию труда руководителей;

- машинопись;

- правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;

- основы этики и эстетики, правила делового общения;

- основы трудового законодательства;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

- перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности.

1.6. Секретарь-референт должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний;

- пользоваться средствами связи и организационной техникой;

- работать на компьютере в операционной среде Windows;

- пользоваться Интернетом и электронной почтой;

- вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта (болезнь, отпуск и т.д.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

 
 

2.1. На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

- информационно-справочное обслуживание организации и документационное обеспечение ее деятельности;

- документирование деятельности совещательных органов организации;

- организационное обеспечение деятельности руководства;

- ведение кадровой документации и кадрового учета*(1).

 
 

3.1. Секретарь-референт обязан:

- принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;

- контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;

- контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;

- обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;

- вести прием посетителей;

- по указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;

- вести кадровое делопроизводство*(2), а именно:

а) оформлять приказы по личному составу;

б) вести личные карточки формы Т-2;

в) вести трудовые книжки работников;

г) оформлять трудовые договоры и изменения к ним;

д) оформлять командировочные документы;

е) заполнять листки нетрудоспособности;

ж) вести табель учета рабочего времени;

з) выдавать справки о трудовом стаже и зарплате;

- выполнять машинописные и копировально-множительные работы;

- проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

- выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции.

 
 

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать у руководителей подразделений необходимые материалы, а также объяснения о том, почему задания и поручения руководства не были выполнены в срок.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать документы по управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения о том, как можно улучшить документационное обеспечение деятельности организации и усовершенствовать методы управленческого труда.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально".

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

 
 

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Ненадлежащее качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации.

5.2. Небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов.

5.3. Разглашение сведений, имеющих гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально".

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 31 марта 2005 г. N 18.

 
     Начальник отдела кадров               Петренко   А.А. Петренко
 ---------------------------------------- ---------- ---------------------
 (руководитель структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи)
 
     19.05.2005
 
     Юрисконсульт                         Ивантеева    О.Л. Ивантеева
                                         ---------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     19.05.2005
 
     С настоящей инструкцией ознакомлена.
     Один экземпляр получила на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте
 
                                          Терехова    А.Д. Терехова
                                         ---------- ---------------------
                                          (подпись) (расшифровка подписи)
     20.05.2005
 
     М.П.
 
     Оборот последнего листа
 
     В  данной  должностной  инструкции  пронумеровано,    прошнуровано и
заверено печатью шесть листов.
 
     Генеральный директор                   Игнатов      О.Ю. Игнатов
                                           ----------   ---------------
     20.05.2005
 

"Кадровое дело", N 5, май 2005 г.

 
-------------------------------------------------------------------------

*(1) Функцию по ведению кадрового делопроизводства можно возложить на секретаря, если в организации нет специалиста по кадрам.

*(2) Если на секретаря-референта возложена функция по ведению кадрового делопроизводства.

Похожие статьи

www.zarabotu.ru

Должностные обязанности секретаря-референта генерального директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

— законодательными актами РФ

— Уставом предприятия

— Положением о функциональных службах предприятия

— приказами (указаниями) руководства предприятия

— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

— перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности

— организации работы с документами, составления документации

— организации управленческого труда

— применение средств вычислительной и организационной техники

— перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера

— культуры труда и служебной этики

— охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

— оформление приказов по личному составу

— оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел

— оформление трудовых книжек

— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров)

— оформление командировочных документов

— оформление листов нетрудоспособности

— ведение табеля учета рабочего времени

— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).

4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

truport.ru

Должностная инструкция секретаря-референта - ГЛАВБУХ-ИНФО

Должностная инструкция секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору. 
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка. 
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Источник: Rabota.ru

 

 

Вложения:
ФайлОписаниеРазмер файла
СКАЧАТЬДолжностная инструкция секретаря-референта34 Kb
< Предыдущая   Следующая >

glavbuh-info.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о