Советы и лайфхаки

Секретарь референт должностная инструкция – Должностная инструкция секретаря-референта

Содержание

Должностная инструкция секретаря-референта - образец 2018

Секретарь референт — это помощник руководителя, который должен обладать обширным кругом знаний и умений для того, чтобы уметь не только принять и отправить документацию, но и организовать распорядок дня руководителя наиболее оптимальным образом. В современном мире секретарь референт обязан обладать не одним, а несколькими иностранными языками и владеть навыками делового этикета и психологии общения. Однако все эти умения подразумеваются не априори, они должны быть конкретизированы. Каждый руководитель подбирает помощника под критерии организации и свои личные, поэтому так важно детализировать все запросы к помощнику в официальном документе.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта

Типовая должностная инструкция описывает требования, предъявляемые к сотруднику, занимающему должность секретаря референта. В ней оговаривается профессиональная квалификация и опыт работы, наличие определенных знаний и навыков, условия назначения и подчинения. Должностная инструкция содержит полный перечень требований, обязанностей, а также прав сотрудника. В данном документе содержатся данные об ответственности за совершенные или несовершенные действия. Отдельным разделом оговариваются условия работы секретаря референта. В них входят важные оговорки о возможных командировках, ненормированном рабочем дне, работе в выходные. Должностная инструкция составляется под нужды конкретной компании, в нее можно добавлять пункты на усмотрение руководителя, руководствуясь примером.

Скачать образец типовой ДИ секретаря-референта 

Общие положения

На должность секретаря референта берут людей с высшим образованием, с обязательным знанием иностранных языков и навыками делопроизводителя. Данную должность нельзя получить без опыта работы, который имеет минимальную планку в один год. Помощник подчиняется непосредственно генеральному директору и утверждается в должности только им. Кроме вышеперечисленных требований секретарь референт обязан:

  • владеть техническими средствами коммуникации, необходимыми для его работы;
  • знать и руководствоваться локальными НПА, Уставом, инструкцией по делопроизводству;
  • владеть знаниями о законодательстве РФ, нормами ТБ и пожарной безопасности.

Хотя в деятельности помощника самое главное — это исполнительность и оперативность, но достижение этих показателей невозможно без наличия обширной базы знаний и опыта.

Должностные обязанности

Секретарь-референт имеет следующие должностные обязанности:

Организовывать:

  • документооборот;
  • прием посетителей;
  • встречи и командировки директора;
  • заседания и совещания с участием руководителя;
  • заполнение журналов и форм личной отчетности.

Анализировать предоставляемую информацию и делать по ней выводы.

Контролировать:

  • качество представляемых на подпись документов;
  • исполнение приказов и распоряжений руководителя.

Кроме этого в обязанности помощника входит выполнение отдельных служебных поручений и заданий, исходящих от руководителя.

Права

Секретарь-референт имеет право получать, аккумулировать и обрабатывать информацию, касающуюся его непосредственной деятельности. Помощник может выдвигать правомерные требования по организации своего рабочего места, для возможности выполнения своих обязанностей и сохранения материальных ценностей, вверенных ему для работы. Секретарь референт имеет право разрабатывать и вносить на рассмотрение рационализаторские предложения по улучшению своей деятельности и деятельности организации, в части его профессиональной деятельности. Он может давать собственную оценку происходящему и принимать решения самостоятельно по ситуации.

Скачать образец 

Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за некачественное или несвоевременное выполнение работы, возложенной на него данной должностной инструкцией. Помощник отвечает за передаваемые руководителю документы и несет ответственность за их ненадлежащее оформление. На секретаря референта налагается ответственность за последствия неверно принятых им решений, несоблюдения законодательных норм, нанесения материального ущерба имуществу организации и нарушения трудовых и этических норм. Наибольшую ответственность несет секретарь референт за разглашение полученной в процессе, информации, которая квалифицируется как коммерческая тайна.

Условия работы

Должностная инструкция секретаря-референта генерального директора обязана содержать полные и достоверные сведения о графике и условиях работы. Также здесь могут указываться особые требования к форме одежды на работе, на заседаниях, в командировках. График работы может включать в себя отдельные указания о ненормированности дня и методах компенсации. Инструкция секретаря референта — это документ, который позволяет ему знать свои обязанности и права и дает возможность работодателю требовать надлежащего выполнения трудовых обязанностей.

Должностная инструкция секретаря-референта образец 2018 скачать 

Читайте далее

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): Загрузка...

russiansu.ru

Должностная инструкция секретаря-референта: права и обязанности

Секретаря-референта относят к категории специалистов. Данную должность могут занимать лица, имеющие высшее или специальное среднее образование и стаж работы более одного года. Без стажа назначение производят при прохождении специальных курсов.

Должностная инструкция секретаря-референта говорит, что данный работник находится в подчинении директора, а в своей работе должен руководствоваться законодательством, уставом организации, приказами руководства, нормативными и методическими материалами по делопроизводству, положением о структурных подразделениях предприятия и др.

Должностная инструкция секретаря указывает на то, что данный специалист должен знать направление деятельности и структуру организации, фамилии руководителей подразделений, вышестоящих органов и организаций-партнеров. Референт должен владеть знаниями по оформлению управленческих документов, знать методику и нормативную документацию по ведению делопроизводства, машинопись, основы эстетики и этики, трудового законодательства, делового общения.

Работник должен уметь использовать компьютерную и другую офисную технику, работать в среде Windows, пользоваться электронной почтой и Интернетом, оргтехникой и средствами связи, вести деловые переговоры и составлять проекты распоряжений, деловые письма и протоколы совещаний.

Должностная инструкция секретаря возлагает на него функции по информационному справочному обслуживанию, по ведению кадрового учета и документации (ведение трудовых книжек, оформление трудовых договоров, командировочных и т.д.), организационному и документационному обеспечению работы руководства.

Секретарь-референт должен регистрировать, учитывать, принимать документы, осуществлять контроль за их исполнением, обеспечивать их хранение. Также он контролирует качество и правильность подготовки и составления, утверждения и согласования документов, которые предоставляются на подпись руководителю, исполнение поручений руководства, принимает меры по качественному и своевременному исполнению приказов и поручений.

Должностная инструкция секретаря-референта предписывает ему подготавливать совещания, оформлять и хранить протоколы, принимать посетителей, вести кадровую документацию, производить множительные копировальные и машинописные работы, выполнять в пределах своей компетенции поручения руководства, осуществлять отбор документации на уничтожение или архивное хранение.

Должностная инструкция секретаря руководителя предоставляет ему права по рассмотрению документов и направлению их специалистам и руководителям организации. Референт может потребовать у руководителей подразделений отчеты о проделанной работе и объяснения о невыполнении в срок заданий и поручений руководителя. Секретарь имеет право требовать доработки документов от исполнителей, если они неправильно оформлены; визировать в рамках своей компетенции управленческие документы. Референт вносит на рассмотрение руководителя предложения об улучшении документационного обеспечения и усовершенствования методов управленческого труда. Он может работать с документами, представляющими коммерческую тайну. Кроме этого, данный специалист может требовать создания ему нормальных условий для выполнения своих обязанностей.

Должностная инструкция секретаря указывает на то, что он отвечает за ненадлежащее хранение документации, небрежную регистрацию и ведение документов, разглашение информации, которая содержит коммерческую тайну и имеет гриф секретности, несвоевременное и нечеткое выполнение обязанностей по должности.

fb.ru

Должностная инструкция секретаря-референта

Секретариат, канцелярия

Должностная инструкция секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору. 
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка. 

1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.

2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Если после прочтения этой статьи Вы не получили однозначного ответа, обратитесь за быстрой помощью:

sraboty.ru

Должностная инструкция секретаря референта образец - Тексты заявлений - Каталог образцов

Должностная инструкция секретаря (секретаря-референта)

Примерная должностная инструкция секретаря (секретаря-референта)

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением - указать конкретно).

1.2. Секретарь относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.4. Секретарь назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению аттестационной комиссии предприятия.

1.5. В своей работе секретарь должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по организационно-информационному обеспечению деятельности директора.

1.5.3. (иное - указать конкретно)

1.6. Секретарь должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Функции и задачи офиса.

1.6.4. Полномочия работников офиса, график (режим) их работы.

1.6.5. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.6. Основы организационно-информационного обеспечения деятельности руководящего состава предприятий (организаций, учреждений).

1.6.7. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).

1.6.8. Архивное дело, машинопись, правила документирования с использованием типовых форм управленческих документов.

1.6.9. Деловой этикет.

1.6.10. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в офисе.

1.6.11. Правила и нормы охраны труда.

1.6.12. (иное - указать конкретно).

1.7. Секретарь должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе. (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Секретарь подчиняется заместителю директора по управлению.

1.9. Распоряжения (указания, поручения) секретаря по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора обязательны для исполнения всеми работниками офиса.

1.10. На время отсутствия секретаря его замещает администратор (иной работник - указать конкретно).

2. Обязанности &lt1&gt

&lt1&gt Перечисленные обязанности могут распределяться между двумя и более секретарями (работниками офиса (аппарата управления)).

2.1. Секретарь обязан:

2.1.1. Выполнять (лично и с привлечением других работников офиса) работу по организационно-информационному обеспечению деятельности директора на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.2. Принимать поступающую на рассмотрение директора входящую и внутреннюю деловую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением (резолюцией директора) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.1.3. Вести офисное делопроизводство.

2.1.4. Подготавливать проекты документов (включая письма, справки, акты, приказы и т.п.) и информационные материалы, необходимые для обеспечения деятельности директора.

2.1.5. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

2.1.6. Организовывать проведение переговоров директора по техническим средствам коммуникации, принимать в отсутствие директора предназначенную для него информацию и своевременно доводить до сведения директора ее содержание.

2.1.7. Передавать от имени (по поручению) директора информацию по техническим средствам коммуникации, в том числе в форме телефонограмм, факсограмм, электронных писем (e-mail-сообщений) и т.п.

2.1.8. Выполнять работу по подготовке протокольных мероприятий (заседаний, совещаний и т.п.), проводимых руководителем, включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию.

2.1.9. Оформлять протоколы заседаний и совещаний, осуществлять заинтересованным сторонам рассылку выписок (копий) документов протокольных мероприятий.

2.1.10. По указанию директора осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений директора, его указаний и поручений.

2.1.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям директора, регулярно информировать директора о результатах контроля.

2.1.12. Обеспечивать рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

2.1.13. Осуществлять организационно-информационное обеспечение деятельности директора.

2.1.14. Организовывать прием посетителей директором, содействовать оперативности рассмотрения их обращений.

2.1.15. Формировать офисные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

2.1.16. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.17. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.18. Выполнять другие деловые поручения и указания директора либо (по согласованию с заместителем директора по управлению) делегировать их выполнение другим работника офиса.

2.1.19. (иное - указать конкретно)

3. Права

3.1. Секретарь имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.2. Передавать работникам офиса указания и поручения по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора, требовать их своевременного, полного и качественного исполнения.

3.1.3. В необходимых случаях визировать проекты служебных (деловых) документов, поступивших на подпись директора.

3.1.4. Обращаться к заместителю директора по управлению с предложениями, направленными на совершенствование организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.5. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

3.1.6. Требовать от работников офиса своевременного, полного и качественного представления достоверной информации, в том числе документированной, о состоянии порученной им работы (в части, относящейся к организационно-информационному обеспечению деятельности директора).

3.1.7. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.8. (иное - указать конкретно)

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Секретарь осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С заместителем директора по управлению - по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации работы офиса, отнесенным к их компетенции.

4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) - по вопросам исполнения соответствующих поручений (резолюций) директора.

4.1.4. С должностными лицами (структурными подразделениями) других предприятий, организаций и учреждений - по вопросам, представляющим взаимный интерес для предприятия и сторонних предприятий (организаций, учреждений).

4.2. (иное - указать конкретно)

5. Ответственность

5.1 Секретарь несет ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организационно-информационного обеспечения деятельности директора.

5.1.2. Невыполнение служебных поручений и указаний директора, решений заместителя директора по управлению.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.5. (иное - указать конкретно)

Должностная инструкция секретаря-референта (скачать образец)

Задачи секретаря-референта – это документационное и организационное обеспечения деятельности предприятия. Секретарь-референт находится в непосредственном подчинении у директора предприятия.

Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется уставом предприятия, законодательными актами, приказами и указаниями руководства предприятия, методическими и нормативными материалами, должностной инструкцией.

На должность секретаря-референта может быть назначен человек, который имеет высшее и среднее специальное образование и опыт аналогичной работы не менее года. Также кандидат может и не иметь опыта работы, но при этом он обязан пройти курсы секретаря-референта.

Секретарь-референт должен владеть знаниями по организации управленческого труда, составлению документации. служебной этики, культуре труда, технике безопасности, охране труда, организации работы с документами, применению средств организационной и вычислительной техники.

Он должен уметь переводить служебную документацию на иностранные языки, знать о хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, о перспективах развития предприятия.

В обязанности секретаря-референта входит контроль за организацией делопроизводства в филиалах и подразделениях предприятия, справочное и информационное обслуживание по всей документации предприятия, ведение и оформление кадровой документации, обслуживание руководства.

Секретарь-референт обязан обеспечивать учет, прием, контроль исполнения документов, регистрацию документов, хранение и облуживание документной информации предприятия, осуществление подготовки документов, обеспечение хозяйственной и финансовой деятельности предприятия.

В его обязанности входит контроль качества документов, их подготовки, составления, согласования, утверждения.

Секретарь-референт должен осуществлять контроль исполнения поручений и документов руководства, по необходимости принимать меры, которые помогут во время и качественно исполнить данные поручения, организовывать подготовку принятия решений и доводить решения до исполнителей, анализировать все справки и доклады, которые предоставляются руководству предприятия, оперативно связываться с различными сторонними организациями и гражданами.

Он должен вести прием посетителей и выполнять всю необходимую работу по обеспечению кадровой деятельности предприятия: оформление личных карточек, оформление приказов, оформление трудовых книжек и трудовых контрактов, справок о стаже работы и заработной плате, листов нетрудоспособности, командировочных документов.

Секретарь-референт имеет право запрашивать необходимые материалы, рассматривать документы, требовать доработки документов, принимать решения в пределах своей компетенции, направлять на исполнение документы руководителям и специалистам данного предприятия.

Секретарь-референт ответственен за несвоевременное или небрежное выполнение своих обязанностей, а также за их полное невыполнение, за небрежное отношение к регистрации, ведению документов.

Он несет ответственность за несоблюдение инструкций, распоряжений, приказов, нарушение правил трудового кодекса, правил техники безопасности, противопожарной безопасности и трудовой дисциплины на рабочем месте.

Секретарь-референт ответственен за правонарушения, которые были совершены им в процессе деятельности. Также он несет ответственность за нанесение материального ущерба.

Он несет ответственность за качество документов, которые он предоставляет на подпись начальству и руководству предприятия, за разглашение конфиденциальных сведений, за сохранности документации. Скачать должностную инструкцию секретаря-референта вы можете в правом верхнем углу.

© TimesNet.ru

Как заработать на Форекс без опыта?

Должностная инструкция секретаря-референта, должностные обязанности секретаря-референта, образец должностной инструкции секретаря-референта

Секретарь-референт - это зачастую лишь более солидное название должности секретаря, и должностные обязанности секретаря-референта похожи на обычные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта может ничем не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. В то же время, на секретаря-референта может возлагаться и более серьезный функционал, и соответственно, выдвигаться высокие квалификационные требования (обязательно высшее образование, знание делопроизводства, владение английским языком на приличном уровне). Должностная инструкция секретаря-референта должна отражать эти особенности.

Должностная инструкция секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

_____________________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.

1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РФ

- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании

- приказами и распоряжениями руководства

- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.

2.5. Ведет прием посетителей.

2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция секретаря-референта

Чем полезна профессия секретаря-референта? Прежде всего тем, что развивает в человеке следующие личностные качества, интересы, склонности:

  • высокий уровень развития переключения, устойчивости, распределения внимания (способность сосредоточиваться длительное время на одном действии или предмете, удерживать несколько предметов в поле зрения или совершать несколько действий одновременно, быстро переключать внимание с одного предмета на другой или с одного типа деятельности на другой)
  • способность эффективно работать на фоне помех ( высокая помехоустойчивость)
  • умение ясно и четко говорить, правильно произносить слова и строить фразы, умение кратко (лаконично) выражать собственные мысли
  • хорошее развитие мелкой моторики рук (способность четко и быстро выполнять движения при помои пальцев рук)
  • развитие мнемических способностей (хорошо развитая долговременная и кратковременная память, способность к осмысленному и механическому запоминанию информации, развитие зрительной и слуховой памяти)
  • быстрота восприятия (высокий уровень развития зрительного восприятия текста)
  • способность быстро действовать
  • развитие двигательной памяти (способность для каждого пальца обеих рук запоминать движения)
  • эмоциональная устойчивость
  • умение хорошо ориентироваться в рукописном тексте.
  • аккуратность
  • пунктуальность
  • ответственность
  • организованность
  • последовательность в делах
  • тактичность, доброжелательность
  • общительность (коммуникабельность)
  • твердость и настойчивость
  • склонность к работе с документами
  • способность планировать собственную работу.
  • Образец должностной инструкции (обязанностей) секретаря-референта

    УТВЕРЖДАЮ

    Генеральный директор

    Фамилия И.О. ________________

    «________»_____________ ____ г.

    1. Общие положения

    1.1. Секретаря-референта относят к категории специалистов.

    1.2. Секретаря-референта назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора компании.

    1.3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.

    1.4. Во время отсутствия секретаря-референта его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации.

    1.5. Назначается на должность секретаря-референта лицо, которое отвечает следующим требованиям: высшее образование, знание офисной техники (копир, факс, принтер, сканер), программ Microsoft Office (Excel, Word), английского языка, делопроизводства, стаж аналогичной работы от года.

    1.6. Секретарь-референт руководствуется в собственной деятельности:

    — данной должностной инструкцией

    - законодательными актами Российской Федерации

    - Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом компании, прочими нормативными актами компании

    - распоряжениями и приказами начальства.

    2. Должностные обязанности секретаря-референта

    Секретарь-референт выполняет такие должностные обязанности:

    2.1. Производит подготовку документов, которые необходимы, обеспечивает учет, прием, контроль исполнения, регистрацию документов, хранение и справочное информационное обслуживание документной информации.

    2.2. Регулирует правильность утверждения, составления, согласования, качество подготовки документов, которые представляются на подпись начальству предприятия.

    2.3. Проводит контроль исполнения поручений начальства и документов, принимает оперативные меры, которые направлены на качественное и своевременное их исполнение.

    2.4. Проводит организацию подготовки, доведения до непосредственных исполнителей, принятия решения. Проводит анализ докладов и справок, которые предоставляются начальству, дает компетентные заключения по ним.

    2.5. Организует прием посетителей.

    2.6. Исполняет работу по подготовке совещаний и заседаний, которые проводятся начальником (сбор материалов, которые необходимы, регистрация и оповещение участников о месте и времени проведения, повестке дня), оформляет и ведет протоколы совещаний и заседаний.

    2.7. Формирует дела соответственно с утвержденной номенклатурой, в установленные сроки сдает в архив, обеспечивает их сохранность.

    2.8. Исполняет особые служебные поручения непосредственного начальника.

    3. Права секретаря-референта

    Секретарь-референт имеет право:

    3.1. Получать информацию, включая конфиденциальную, в объеме, который необходим для решения конкретных задач.

    3.2. Представлять начальству предложения по улучшению работы компании.

    3.3. Запрашивать от функциональных служб материалы, которые необходимы, а также объяснения о причинах задержки исполнения поручений и заданий начальства.

    3.4. Требовать от начальства создать нормальные условия для исполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, которые образуются в результате деятельности компании.

    3.5. Принимать решения в границах компетенции.

    4. Ответственность секретаря-референта

    Секретарь-референт ответственен:

    4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, — в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.

    4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

    4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.

    Секретарь-референт - должностное лицо, которое являющееся консультантом, докладчиком по определенным вопросам. Секретарь-референт – это часто просто более солидное наименование должности секретаря, и его должностные обязанности похожи на обыкновенные секретарские. Поэтому и образец должностной инструкции секретаря-референта ничем может не отличаться от стандартной должностной инструкции секретаря. Но на секретаря-референта может ложиться и более серьезный функционал, и поэтому выдвигаться более высокие квалификационные требования (обязательно знание делопроизводства, высшее образование, владение на приличном уровне английским языком). Образец должностной инструкции (обязанностей) секретаря-референта должен отражать эти особенности.

    Новости от партнеров

    Должностная инструкция секретарю-референту

    1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

    1. Секретарь-референт относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации.

    2. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы.

    3. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

    - нормативными документами по вопросам выполняемой работы

    - методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов

    - уставом организации

    - правилами трудового распорядка

    - приказами и указаниями руководителя организации (непосредственного руководителя)

    - настоящей должностной инструкцией.

    4. Секретарь-референт должен знать:

    - нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности

    - систему органов власти государственного управления в республике и в своем регионе

    - руководящий состав организации (фирмы), ее подразделений

    - структуру, функции, задачи организации (фирмы), ее взаимодействие по вертикали и горизонтали

    - правила составления деловых писем

    - приемы и методы ведения переговоров и протокола

    - руководящие материалы о правилах комплектования, хранения, поиска и выдачи информационно-справочного материала

    - технику реферирования, оргтехнику, организацию связей с общественностью и средствами массовой информации

    - 1 - 2 иностранных, русский и белорусский языки

    - основы экономики, организации производства, труда и управления

    - основы общей социальной психологии, этики, эстетики

    - основы трудового законодательства

    - правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

    5. Во время отсутствия секретаря-референта его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

    2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

    6. Для выполнения возложенных на него функций секретарь-референт обязан:

    6.1. Организовывать работу по обеспечению документационного и бездокументационного обслуживания руководителя организации (фирмы).

    6.2. Рационально формировать свой справочно-информационный фонд, организовывать информационное обслуживание руководителя.

    6.3. Вести делопроизводство.

    6.4. Подготавливать обзоры печати, комплектовать справочные материалы, классифицировать и систематизировать их, вести тематическое досье.

    6.5. Обеспечивать прием, регистрацию, оперативный поиск, доставку документов, выдачу оперативной информации по документам.

    6.6. Контролировать своевременное исполнение документов.

    6.7. Готовить аналитические материалы, краткие справки по отчетам, а также проекты выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации (фирмы).

    6.8. Осуществлять работу по обеспечению связей организации (фирмы) (телефон, факс, компьютер и др.) с организациями-партнерами, средствами массовой информации.

    6.9. Организовывать заседания, совещания, вести и оформлять протоколы, контролировать реализацию их решений.

    6.10. Готовить проекты деловых писем, телеграмм, телефаксов и иных документов, направляемых сторонним организациям, принимать участие в переговорах с зарубежными партнерами без переводчика, готовить ответы авторам писем.

    6.11. Обеспечивать организацию работы руководителя по вопросам подготовки деловых поездок и встреч, приема посетителей, а также планирование его рабочего времени.

    6.12. Вести учет и контролировать положение по исполнению поручений руководителя.

    6.13. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

    6.14. Оказывать содействие и сотрудничать с нанимателем в деле обеспечения здоровых и безопасных условий труда, немедленно сообщать непосредственному руководителю о каждом случае производственного травматизма и профессионального заболевания, а также о чрезвычайных ситуациях, которые создают угрозу здоровью и жизни для него и окружающих, обнаруженных недостатках и нарушениях охраны труда.

    6.15. Принимать необходимые меры по ограничению развития аварийной ситуации и ее ликвидации, оказывать первую помощь пострадавшему, принимать меры по вызову скорой помощи, аварийных служб, пожарной охраны.

    7. Секретарь-референт имеет право:

    7.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

    7.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями предусмотренными настоящей инструкцией.

    7.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

    7.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

    7.5. Вносить на рассмотрение руководителю организации представления о назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

    7.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

    7.7. Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации).

    4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)

    5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

    10. Работу секретаря-референта оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).

    11. Секретарь-референт несет ответственность:

    11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.

    11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

    11.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

    11.4. За несоблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты - в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь и локальных актов в _____________________.

    КОММЕНТАРИЙ

    Должностная инструкция разработана в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих для всех видов деятельности, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. N 159 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 февраля 2009 г. N 29).

    Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.

    Источники: obrazec.org, timesnet.ru, www.rabota.ru, biznes-prost.ru, forma4.info

    iskovoe.my1.ru

    Должностная инструкция секретаря референта образец

    Само слово «секретарь» к нам пришло из латинского языка и означало «доверенное лицо». В Древнем Риме на эту должность назначали исключительно мужчин. Только после появления печатных машинок в 19 веке, эта профессия стала считаться женской.

    В понимании обывателя в обязанности секретаря входит умение работать с компьютером, варить кофе и отвечать на телефонные звонки. На самом деле, необходимо иметь достаточно большой багаж знаний и умений, чтобы попасть на эту должность в крупной компании.

    Секретарь-референт должен знать нормативные документы, касающиеся делопроизводства, схемы документооборота, структуру документарного обеспечения управления, организацию делопроизводства, основы работы с оргтехникой, правила и нормы охраны труда. Все права и обязанности, а также виды работ, которые должен выполнять секретарь, закрепляются в его должностной инструкции.

    Должностная инструкция секретаря-референта - это главный организационно-правовой документ, регламентирующий его деятельность, права, положение в организации, а также характер работы.

    Должностная инструкция референта применяется вплоть до замены новой. К ее составлению стоит отнестись ответственно. Так как вся деятельность секретаря, а также его отношения с начальством и сотрудниками, регламентируется именно этим документом.

    Рассмотрим подробнее каждый раздел должностной инструкции:

    1. Общие положения.

    Здесь указывается название организации, в которой собирается работать секретарь; у кого в подчинении находится, а также кто является исполняющим обязанности секретаря в его отсутствие; указываются требования к квалификации работника и его стажу; прописываются нормативные документы, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (кодексы, ГОСТы, правила и нормативные акты)

    1. Функции.

    В этом пункте описываются основные функции, которые возлагаются на секретаря. К ним относится подготовка документов по указанию руководства, отправка, регистрация и прием корреспонденции, организация и контроль работы приемной, организация документарного делопроизводства и т.д.

    1. Должностные обязанности.

    Секретарь обязан обеспечивать сохранность корреспонденции и вести ее учет; выдавать справки по зарегистрированным документам; организовывать подготовку служебных совещаний; выполнять копировально-множительные работы; записывать и извещать руководство о сообщениях, оставленных в его отсутствие; следить за обеспечением компании канцелярскими принадлежностями и т.д.

    Каждая организация самостоятельно определяет круг обязанностей секретаря.

    1. Права

    Секретарь вправе запрашивать в других структурных подразделениях компании необходимые материалы; разрабатывать новые технологические процессы работы с документами; просматривать документы и передавать исполнителям, минуя руководство; самостоятельно определять очередность приема посетителей к руководству и важность телефонных звонков; требовать объяснения работников, которые нарушают трудовую дисциплину.

    Секретарь-референт, как и любой сотрудник, вправе работать в условиях, соответствующих нормам охраны труда и техники безопасности.

    1. Ответственность

    На секретаря-референта возлагается ответственность за разглашение конфиденциальных сведений, качество документов и их своевременную передачу руководству, небрежное отношение к ведению документов, сохранность документации и имущества компании, нетактичное взаимоотношение к сотрудникам или руководству.

    1. Взаимоотношения по должности.

    В этом разделе прописывается, с какими подразделениями компании у секретаря референта существуют функциональные связи.

    Для средней по величине компании, секретарь взаимодействует с административно-хозяйственным отделом для обеспечения канцелярскими принадлежностями, с другими подразделениями - по вопросам документооборота, а также непосредственно с руководством.

    1. Оценка деятельности

    Здесь отмечаются основные критерии, по которым оценивается качество работы секретаря. Например, исполнительность и оперативность.

    1. Порядок пересмотра должностной инструкции

    В этом разделе указываются случаи, при которых данная инструкция может быть пересмотрена. Например, при изменении структуры общества или функций секретаря.

    В конце должностной инструкции ставится подпись и инициалы руководителя, а также подпись работника, нанятого на должность секретаря, что с этой инструкцией он был ознакомлен.

    В этой статье были описаны основные разделы должностной инструкции секретаря-референта. Каждая организация вправе самостоятельно дополнять и корректировать ее по своему усмотрению, но в соответствии с действующими нормативными актами и нормами трудового права.

    Скачать бланк инструкции:

    Образец должностной инструкции секретаря-референта

    Похожие статьи

    besplatniy-urist.ru

    Отправить ответ

    avatar
      Подписаться  
    Уведомление о