Правила оформления ОРД — реферат
Правила оформления ОРД основаны на требованиях
ГОСТ Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы
документации. Система организационно-
Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210×297), формат А5 (210×148), формат A3 (420×210), формат А6 (148×105).
Организационно-
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты.
Реквизит — обязательный элемент (составная часть) оформления официального документа.
|
3. Требования к оформлению реквизитов документов
3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над
наименованием организации
Наименования
организаций субъектов
Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
3.9. Справочные данные об организации
включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный
номер документа, составленного
совместно двумя и более
3.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
3.14. Место составления или издания документа
указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам «Наименование
организации» и «Справочные данные
об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-
3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
| | Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
| | Генеральному
директору ОАО «Северные регионы» В.А. Лагунину |
| или | АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру В.М. Кочетову |
Если
документ отправляют в несколько
однородных организаций или в
несколько структурных
| | Администрации
районов Московской области |
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
| | Главному редактору Издательского дома «Медиадом» Н.В. Семиной |
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В
состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый адрес. Элементы почтового
адреса указывают в
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
| | Государственное
учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393 |
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
| | О.П. Образцову ул. Садовая, д.5, кв.12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 |
3.16. Документ утверждается должностным
лицом (должностными лицами) или специально
издаваемым документом. При утверждении
документа должностным лицом гриф утверждения
документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ
(без кавычек), наименования должности
лица, утверждающего документ, его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения,
например:
| | УТВЕРЖДАЮ |
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строи, например:
| | УТВЕРЖДАЮ |
При
утверждении документа
При
утверждении документа
| УТВЕРЖДЕН решением общего
собрания | |
| или | УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД |
Гриф
утверждения документа
3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
turboreferat.ru
Гост р 51141-98
18
Термины и определения
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
2 Стандартизованные термины с определениями
2.1 Общие понятия
1 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
2 архивное дело: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов
3 документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель .информации, способ записи, элементы оформления
5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде
13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи
14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма
15 рукописный документ: Письменный документ” при создании которого знаки письма наносят от руки
16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами
17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительном машиной
19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлении
20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом
21 автор документа: Лицо, создавшее документ
23 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке
24 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации
25 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления
26 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого. содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения
27 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа
28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
29 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
32 документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам
33 правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования
34 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
35 унифицированная система документации; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
36 вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения
37 наименование документа: Обозначение вида письменного документа
38 организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, организаций, их подразделений и должностных лиц
39 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа
40 постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении
41 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении
42 формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности
43 формуляр-образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты
44 бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа
45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми о данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации
49 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования
50 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица
51 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа
52 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения, не являющегося автором документа, с его содержанием
53 гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию
54 дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования
55 заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание
56 виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа
57 резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение
58 текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа
59 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения
60 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
б1 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период
62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение
63 исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения
64 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации
65 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения
66 регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
67 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
68 срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией
70 индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или, резолюцией
71 дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
72 формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела
73 оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами
74 заголовок дела: Краткое обозначение сведении о составе и содержании документов в деле
75 номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
76 индекс дела; номер дела: Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку
77 архив: Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования
80 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и имеющий ценность для собственника
81 архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой
88 комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством
92 фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям
95 экспертиза ценности документов; Отбор документов на государственное .хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев
96 перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения
98 выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению
105 страховой фонд документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов
111 постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке
112 документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами установлено бессрочное хранение
113 документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению
115 учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах
123 внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов
studfiles.net
Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30 — 2003 и ранее действовавших нормативных актов в области ОРД
Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30 — 2003 и ранее действовавших нормативных актов в области ОРДДоступные файлы (1):
n1.docx
1 2 3 4 5 6 ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО МОРСКОГО И РЕЧНОГО ТРАНСПОРТАФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
МОРСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
имени адмирала Г.И. Невельского
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Документоведение»
«Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30 – 2003
и ранее действовавших нормативных актов
в области ОРД».
Владивосток
2009
Содержание
Введение 3
1. Унифицированные документы 5
1.1 История развития унифицированных документации. 5
1.2 Унификация документов. 7
2. Сравнительный анализ ГОСТ Р 6.30 – 2003 И ГОСТ Р 6.30 – 1997. 12
2.1. Область применения и состав реквизитов документов. 12
2.2. Требования к оформлению реквизитов документов. 14
3. Требования к бланкам документов. 52
Заключение 59
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 62
Введение
Лавинообразный рост объемов информации и, соответственно, документов, в которых она фиксируется, потребовал разработки и внедрения разнообразных средств механизации для обработки документов, а со второй половины ХХ века – и средств автоматизации. Так как машины приспособлены для работы только с однородными предметами, потребовалось привести документы к определенному единообразию.
В первую очередь это проявилось в унификации форматов бумаг. По форматам бумаг действуют не только государственные, но и международные стандарты. Повторяемость, однотипность управленческих, да и просто жизненных ситуаций, требующих обязательного документирования, вызвали унификацию форм документов, которая активно проводится по системам документации (бухгалтерская, первичная учетная, кадровая и т.д.)
Последовательность записи необходимой информации в тексте документа и предопределение ее содержания можно установить табличной или анкетной формой, разработкой трафаретных текстов (в компьютере — шаблонов). Однако на сегодняшний день этого недостаточно.
Интеграция научных знаний, необходимость привлечения к решению определенных проблем специалистов разных научных направлений и взаимное проникновение в языки иностранных слов потребовали однозначности употребляемых понятий, без чего невозможно придти к единому пониманию вопроса и договоренности.
Целью и задачей курсовой работы является анализ действующего стандарта ГОСТ Р 6.30 – 2003, его отличие от стандарта ГОСТ Р 6.30 – 1997, определение понятий стандартизации и унификации документов, определение нормативной базы для унификации документов.
Со второй половины ХХ века термины и определения закрепляются в стандартах, а с середины 1990-х годов определения основных понятий стали публиковаться отдельным разделом во многих федеральных законах и законах субъектов федерации.
Так как вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них соответственно закреплены и определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления. Таким образом, как в законодательных актах, так и в стандартах сегодня проводится большая работа по унификации понятий, что позволяет в документах, особенно законодательно-правовых и нормативно-методических, точно изложить требования и добиться их однозначного понимания 1.
Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейским и мировым информационным пространством давно уже стало одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Решение же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем. Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них.
1. Унифицированные документы
1.1 История развития унифицированных документации.
С 1987 г. Введен ГОСТ 6.10.5 — 87, который может рассматриваться как основа для проектирования формуляров-образцов на единых методологических принципах. Унификация формы и содержания документов проводится с первых лет образования Советского государства с целью совершенствования процессов управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом. Как общегосударственная проблема унификации документов осуществляется с 1971 г. Во исполнение специального постановления правительства с этого времени стали разрабатываться унифицированные системы документации (УСД), внедрение которых наряду с общесоюзными классификаторами ТЭИ должно способствовать стандартизации информационного обеспечения процессов управления народным хозяйством.
Оформление документов регламентировано государственными стандартами. Применение стандарта, под которым понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом, повышает культуру оформления документов, способствует улучшению их качества, позволяет внедрять средства автоматизации и механизации 2.
Порядок оформления наиболее распространенных, создаваемых во всем учреждениях организационных, распорядительных информационно-справочных документов определяет ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Но стандарты, как и другие законодательные, нормативные, методические документы, постоянно развиваются, изменяются, дополняются по мере накопления опыта из применения. Первые ГОСТы на систему организационно-распорядительных документов были утверждены в 1972 г. это было два документа: ГОСТ 6.38 – 72 Основные положения и ГОСТ 6.39 – 72 Формуляр-образец. Вместе со стандартами на внешнеторговые документы эти ГОСТы фактически положили начало большой работе по стандартизации документов в стране. В этих стандартах впервые был определен состав организационно-распорядительных документов, перечислены реквизиты (их было 26), определено место каждого реквизита на листе бумаги формата А4 и изложены требования к оформлению каждого реквизита. Как и положено, при внедрении новых стандартов через пять лет в 1978 году они были переутверждены. В 1990 году два стандарта ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 были объединены в единый стандарт ГОСТ 6.38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Это был последний стандарт СССР, регламентировавший единый порядок оформления документов на всей территории Советского Союза. С распадом СССР этот стандарт продолжал действовать как стандарт стран СНГ до замены его новым в каждой стране. В России его сменил утвержденный в 1997 г. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов 3.
Буква Р после слова ГОСТ означает, что это стандарт России. 21 января 2000 года постановлением Госстандарта России № 9-от в ГОСТ Р 6.30-97 были внесены изменения. Все изменения к государственному стандарту введены в действие с 1 апреля 2000 года. Изменения к стандарту учли почти повсеместное составление и оформление документов на компьютере, которое внешнего оформления документа. Так как при машинописном оформлении документов и оформлении документов на пишущей машинке трудно было рассчитать точное центрированное расположение строк в многострочных реквизитах, устанавливалось их расположение с одного и того же положения табулятора, например, все строчки адресата печатались, отступив 32 печатных знака от границы текстового поля. Должность в реквизите «Подпись» печаталась с нулевого положения табулятора от левого поля, даже если обозначение должности занимало несколько строк.
perviydoc.ru