В outlook создать шаблон письма: Создание шаблона сообщения электронной почты

Как создать шаблон письма в MS Outlook

Главная » Интернет и браузеры » Как создать шаблон письма в MS Outlook

 

Частенько нам приходится писать “типовые” письма – коммерческие предложения, отчеты, ответы на типовые вопросы и т.п. Столкнувшись в очередной раз с необходимостью отправить одно из таких электронных сообщений, что мы делаем? Ну, конечно же – ищем последний отправленный email с примерно таким же содержанием, чтобы скопировать его текст в новое электронное письмо! И хотя в принципе этот метод работает вполне успешно, случаются и накладки – то отправить сообщение нужно “вот прямо сейчас”, то старое сообщение упрямо не находится.

В такие моменты самое время подумать о том – не проще ли не мучиться лишний раз, а взять и создать готовый шаблон для типовых электронных сообщений? И здесь на помощь нам придет замечательная почтовая программа MS Outlook.

Шаблон email-сообщения который мы будем использовать в дальнейшем

Создаем шаблон письма в MS Outlook

Для начала запустим Outlook и создадим новое сообщение, указав в нем необходимый текст, заголовок, в общем все данные необходимые для создания шаблона будущего email, кроме разве что получателя. Нажмите кнопку “создать” и заполните сообщение требуемым текстом.

Теперь в меню “Файл” выберите пункт “Сохранить как”, укажите на диске место где будет хранится ваш email-шаблон, задайте шаблону понятное имя и самое главное – в поле “Тип файла” выберите вариант “Шаблон Outlook (*.oft)”.

Всё готово!

Сохраняем шаблон письма Outlook на диске

Используем шаблон письма в MS Outlook

И вот тут, надо отметить, ребята из Microsoft дали маху, а вернее, поступили настолько странно, насколько это вообще возможно – если создание email-шаблона для электронных писем в Outlook интуитивно понятно и очень просто, то механизм использования уже созданного шаблона настолько “удивителен”, что если не знать что делаешь, самостоятельно до решения задачи просто не доберешься.

Итак, чтобы создать в MS Outlook письмо из заготовленного ранее шаблона, необходимо сделать следующее:

На панели “Главная” в группе “Создать” выбрать пункт “Создать элемент”, в нем выбрать пункт “Другие элементы”, а уже в нем отыскать пункт “Выбрать форму”.

В окне “Выбор формы” необходимо выбрать из выпадающего списка “Папки” вариант “Шаблоны в файловой системе”….

…и о чудо, наконец-то найти созданный ранее шаблон!

Чтобы создать в Outlook письмо из шаблона нужно проделать ряд довольно не очевидных действий…

Остается только выбрать нужную строку и нажать кнопку “Открыть” – немедленно будет создано новое сообщение в точности повторяющее наш шаблон (включая вложенные файлы). Вам останется только вписать адрес электронной почты получателя в поле “Кому” и можно отправлять сообщение.

Хотя сам принцип использования шаблонов электронных писем в Outlook, согласитесь, выглядит не совсем очевидно, пользоваться шаблонами удобно и просто. И этим надо пользоваться!

Выбор ранее созданного email-шаблона из списка шаблонов Outlook

---

Автор: Александр «Мэлфис К.» ФРОЛОВ, для сайта bussoft.ru 

Теги: email, outlook, шаблоны

 

---

Также вас может заинтересовать:

Как создать шаблон электронной почты Outlook в Outlook 2013

Попытка включить эффективность в свою рабочую жизнь может быть трудной. Однако есть способы автоматизировать или упростить некоторые задачи, которые вы выполняете на регулярной основе. Например, создание шаблона электронной почты в Outlook может сэкономить вам время, если вы часто набираете очень похожие электронные письма.

К счастью, способ создания шаблона Outlook 2013 аналогичен тому, как вы сохраняете файл или создаете шаблон в других программах Microsoft Office. В приведенном ниже руководстве показано, как настроить сообщение, которое вы хотите использовать в качестве шаблона, сохранить его, а затем показать, как создать новое сообщение на основе этого шаблона.

Поскольку вводить электронные письма вручную может быть утомительно, этот шаблон может пригодиться для ваших будущих задач. Кроме того, если у вас есть один шаблон электронной почты, который может вам помочь, вы можете обнаружить, что можете создать несколько шаблонов и сэкономить еще больше времени. Продолжайте читать ниже, чтобы узнать больше о том, как создать шаблон электронной почты в Outlook.

Если вы уже создали шаблон и хотите узнать, как его использовать, щелкните здесь, чтобы перейти к соответствующему разделу этой статьи.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Как создать шаблон электронной почты Outlook в Outlook 2013

1. Откройте Outlook.
2. Щелкните «Домой», затем «Новый адрес электронной почты».
3. Создайте электронное письмо и нажмите «Файл».
4. Щелкните Сохранить как.
5. Выберите Тип файла и выберите Шаблон Outlook.
6. Введите имя и нажмите «Сохранить».

Наша статья продолжается ниже с дополнительной информацией о создании шаблонов электронной почты Outlook и изображений для шагов, перечисленных выше.

Создание шаблона электронной почты для Outlook 2013 (Руководство с изображениями)

Следующие шаги покажут вам, как сохранить электронное письмо в качестве шаблона в Outlook 2013.

Шаг 1. Откройте Outlook 2013.



Шаг 2. Щелкните вкладку «Главная страница» в верхней части окна, затем нажмите кнопку «Новое электронное письмо» в левой части ленты.

Шаг 3: Введите всю информацию, которую вы хотите включить в шаблон, затем щелкните вкладку «Файл».

Это может включать получателей, тему и текст сообщения электронной почты. Когда вы закончите, щелкните вкладку File в верхнем левом углу окна. Щелкните здесь, если хотите узнать, как добавить поле BCC.

Шаг 4: Нажмите «Сохранить как» в левом столбце.

Шаг 5: Щелкните раскрывающееся меню Тип файла, затем выберите параметр Шаблон Outlook.

Шаг 6: Введите имя шаблона в поле «Имя файла», затем нажмите кнопку «Сохранить».

Теперь, когда вы создали свой шаблон, пришло время его использовать. В следующем разделе показано, как создать электронное письмо на основе только что сгенерированного шаблона.

Как создать новое электронное письмо из шаблона в Outlook 2013

Затем вы можете создать новое электронное письмо из шаблона, нажав «Новые элементы», «Другие элементы», а затем — «Выбрать форму».

Щелкните раскрывающееся меню «Искать в» в верхней части окна, затем выберите параметр «Пользовательские шаблоны в файловой системе».

Затем вы можете дважды щелкнуть свой шаблон в списке, чтобы открыть новое окно сообщения с информацией, которую вы включили при сохранении шаблона.

Возможно, одна из самых больших жалоб людей на новые почтовые учетные записи Outlook 2013 — это то, что они нечасто проверяют наличие новых сообщений. Узнайте больше об изменении этого параметра и о том, как заставить Outlook 2013 чаще получать новые сообщения.

Как создать шаблон электронной почты в Outlook, чтобы сэкономить время

• Вы можете легко создать шаблон электронной почты в Outlook, создав новое электронное письмо и открыв меню шаблонов.
• Вы можете создать несколько шаблонов, к которым можно будет получить доступ позже в той же области, где они были созданы.
• Посетите библиотеку технических справочников Business Insider, чтобы узнать больше.

Шаблоны электронной почты могут стать спасением, если вы обнаружите, что у вас много повторяющихся задач на работе. Если вы являетесь пользователем Outlook, процесс создания и использования этих шаблонов будет быстрым и простым.

Просто имейте в виду, что вы можете создать только основную копию — всю остальную информацию, такую ​​как предполагаемый получатель (или получатели), вложения и строку темы, все равно нужно будет добавить вручную после того, как вы настроите шаблон.

Имея это в виду, вот как создать шаблон электронной почты в Outlook.

Ознакомьтесь с продуктами, упомянутыми в этой статье:

Apple Macbook Pro (от 1299 долларов США в Apple)

Lenovo IdeaPad 130 (от 469,99 долларов США в Walmart)

Как создать шаблон электронной почты в Outlook

1. Откройте Outlook и при необходимости войдите в свою учетную запись.

2. Нажмите «Новое сообщение» в верхнем левом углу экрана.

Нажмите «Новое сообщение». Девон Дельфино/Business Insider

3. Нажмите на три точки в нижнем меню нового письма.

Нажмите на три точки. Девон Дельфино/Business Insider
4. Выберите «Шаблоны».

5. Нажмите «+ Шаблон».

Нажмите «+ Шаблон». Девон Дельфино/Business Insider

6. Добавьте свой заголовок и создайте основную копию для вашего шаблона.

Назовите свой шаблон. Девон Дельфино/Business Insider
7. Нажмите «Сохранить».

После этого вы сможете получить доступ к своему шаблону каждый раз, когда будете создавать новое электронное письмо, щелкнув эти три точки, выбрав «Шаблоны», а затем выбрав нужный шаблон.

• Как пересылать электронные письма из Outlook в другую учетную запись, создав «правило», которое делает это автоматически

• Как добавить подпись в Microsoft Outlook двумя различными способами

• Как использовать скрытую копию в Microsoft Outlook для отправки электронных писем в частном порядке нескольким людям

• Как настроить учетную запись электронной почты Outlook на iPhone в приложении «Почта»

• Как удалить учетную запись Outlook двумя способами

•  
Девон Дельфино

Девон Дельфино — независимый журналист из Бруклина, специализирующийся на личных финансах, культуре, политике и идентичности. Ее работы были представлены в таких изданиях, как The Los Angeles Times, Teen Vogue, Business Insider и CNBC. Подпишитесь на нее в Твиттере @devondelfino.

ПодробнееПодробнее

Insider Inc. получает комиссию, когда вы покупаете по нашим ссылкам.

701 БЕСПЛАТНЫЕ HTML-шаблоны писем для Outlook — Stripo

Более 11% пользователей по всему миру предпочитают Outlook. Он в основном используется крупными корпорациями и офисными работниками. Тем не менее, вам нужно сделать электронные письма элегантными, полностью отзывчивыми, но информативными.

Stripo предлагает сотни шаблонов электронной почты Outlook . Что это значит? Они полностью оптимизированы для этого почтового клиента.

Выберите любой из них, отредактируйте и отправьте своим уважаемым клиентам или коллегам.

Как создавать шаблоны электронной почты в Outlook

Шаблоны электронной почты в Outlook аналогичны шаблонам в других документах Microsoft. Если вы много работаете с электронной почтой и отправляете похожие сообщения разным людям, вы можете сохранить их как шаблоны, нажав «Файл» > «Сохранить как» > «Шаблон Outlook» (при этом будут создаваться шаблоны; имя_файла.oft). И тогда вместо того, чтобы тратить уйму времени на новое сообщение в Microsoft Outlook, вы просто открываете шаблон, настраиваете его при необходимости и нажимаете «Отправить». Тем не менее, шаблон остается и готов к использованию в любое время.

По умолчанию все шаблоны Outlook сохраняются на диск C, который содержит операционную систему и связанные с ней системные файлы. Это не следует менять, иначе вы не сможете открывать свои шаблоны электронной почты.

C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Зачем нужны шаблоны электронной почты для Microsoft Outlook?

Мы живем в очень динамичном мире, где время — деньги. Так зачем вам тратить много времени на одно и то же снова и снова, когда вы можете легко посвятить его гораздо более важным вещам? Например, вы можете собрать свою команду и обсудить новые маркетинговые предложения, чтобы предоставить своим клиентам и заработать больше денег.

И не нужно беспокоиться о том, что ваше электронное письмо в Microsoft Outlook будет очень похоже на сообщения ваших конкурентов: с помощью Stripo вы можете создавать шаблоны электронных писем с настраиваемым форматированием буквально всех блоков контента без каких-либо знаний в области HTML/CSS. Если вы чувствуете какие-либо трудности, не стесняйтесь посетить наш блог и прочитать некоторые из того, как сделать все ясно.

Вот статья, в которой представлены 14 лучших примеров дизайна электронной подписи для создания собственной запоминающейся подписи по умолчанию.

При создании шаблона сообщения электронной почты для Outlook вы можете предварительно определить поля адреса (Кому, Копия и СК), строку темы и даже учетную запись отправителя. Также легко сделать строку темы более точной, заполнив прехедер пробелами в один клик, чтобы ваши получатели не видели замещающий текст при предварительном просмотре.

На что следует обратить особое внимание при оптимизации HTML-шаблонов электронной почты Outlook:

Вот лишь некоторые из них:

1.

Работа с GIF-файлами

Как мы уже говорили, только некоторые версии Outlook поддерживают GIF-файлы, другие просто показывают их первый кадр. Что ты можешь сделать?

• убедитесь, что первый кадр вашего GIF имеет смысл и передает основную идею всего GIF;

• всегда добавляйте ссылку на веб-версию письма, чтобы пользователи могли увидеть ваш анимированный GIF;

• всегда добавляйте замещающий текст в GIF.

GIF-файлы очень распространены в современном мире, поэтому мы советуем вам добавить их в свое сообщение электронной почты, чтобы сделать его более увлекательным и привлечь внимание.

2. Работайте над кнопками шаблона в Outlook

Обычно кнопки Outlook имеют квадратную форму.

Только на основе VML выглядит так, как вы планировали.

Единственный способ — вставить уникальный код VML в кнопку, чтобы сделать ваши кнопки закругленными.

Но с Stripo вы можете сделать это в два клика, просто включив опцию «Поддержка Outlook».

Обязательно активируйте этот параметр, когда вы только начинаете работать с шаблоном сообщения электронной почты Outlook в формате HTML . В этом случае эти свойства будут применяться ко всем кнопкам в вашем шаблоне.

Добавление альтернативного текста в GIF-файлы в HTML-шаблоны электронной почты Outlook

Присоединяйтесь к Stripo

3. Работа над фоном для ваших шаблонов электронной почты Outlook

Фоны, заданные для строк и контейнеров, не отображаются в Outlook. Однако стоит отметить, что фоновые изображения, которые вы установили для всего шаблона электронной почты, хорошо отображаются.

Но как установить фон для некоторых элементов в шаблонах? Вот выход.

Вам нужно немного поработать над кодом вашего HTML-шаблона электронной почты Outlook .

В записи блога «Проблемы рендеринга Outlook» мы подробно показываем, как включить фон для строк и контейнеров.

4. Добавление вкладок меню в сообщения электронной почты

Довольно часто вкладки меню в шаблоне сообщения электронной почты для Outlook теряют свой стиль. Почему это происходит?

Просто если отсутствует URL ссылки.

5. Тестирование электронной почты

Перед экспортом электронной почты в Outlook обязательно отправьте тестовые электронные письма, чтобы увидеть, как электронная почта выглядит в папке «Входящие», и сделайте тестовый снимок экрана, чтобы увидеть, как электронная почта отображается во всех версиях Outlook, если вы коллеги скачали разные версии этого почтового клиента или используют разные устройства. Наш инструмент тестирования предоставит вам скриншоты того, как ваша электронная почта выглядит в последних версиях Outlook на ряде устройств.

Помимо проверки скриншотов, вы также можете воспользоваться одним из следующих вариантов:

• получите общую ссылку на ваш шаблон в Outlook.

  Они общедоступны, и вы можете поделиться ими с клиентами и коллегами;

• скачать письмо в формате PDF для отправки коллегам на согласование. Это дает им возможность видеть картину в целом и оставлять комментарии прямо в ваших электронных письмах. Вы можете выбрать ориентацию страницы;

• предварительный просмотр писем — как в мобильной, так и в десктопной версии, а также в форматах AMP и HTML;

• отправка тестовых писем — вы можете отправить их, чтобы увидеть отображение в разных почтовиках и даже проверить их работу (включая все ссылки, кнопки и интерактивные элементы).

Выбирайте, настраивайте и тестируйте шаблоны, чтобы отправлять клиентам и коллегам только качественные электронные письма.

Что еще можно сделать с помощью Stripo, чтобы сделать шаблоны Outlook уникальными?

В нашем блоге мы приводим множество инструкций, чтобы сэкономить время наших пользователей и помочь им создать шаблон электронной почты. Давайте рассмотрим некоторые функции, которые улучшат ваши шаблоны Outlook .

1. Добавление пользовательских шрифтов

Пользовательские шрифты в тексте сообщения помогут вам сохранить фирменный стиль при каждом контакте с вашими клиентами.

В специальной статье вы найдете подробную информацию о том, как загружать и использовать собственные шрифты в Stripo.

Обратите внимание, что перед отправкой писем получателям необходимо проверить совместимость шрифтов с несколькими почтовиками.

Если ваш пользовательский шрифт шаблона в Outlook не поддерживается почтовой программой подписчика, он будет заменен шрифтом по умолчанию, предпочитаемым конкретной почтовой программой.

2. Редактирование фотографий

При создании шаблона Outlook вам может понадобиться фоторедактор для работы с изображениями. Возможно, вы захотите изменить их размер, применить фильтры, добавить стикеры, написать текст поверх изображения товара и т. д.

Теперь нет необходимости редактировать эти визуальные элементы с помощью сторонних инструментов, а затем загружать измененные изображения в шаблон письма. в Outlook. Stripo позволяет сделать это без лишних движений, но прямо в нашем редакторе.

Для входа в редактор просто нажмите нужную кнопку после добавления изображения в шаблон, как показано на скриншоте.

Когда закончите редактирование, не забудьте нажать кнопку «Сохранить».

3. Возможность настроить ширину букв

Все мы знаем, что 600 пикселей — самый популярный размер электронных писем. Но сегодня все больше и больше брендов экспериментируют с шириной шаблона. Одни пробуют 640 пикселей, другие 700, а особо искушенные господа — даже 800 пикселей.

Чтобы избавить вас от необходимости копаться в коде электронной почты, мы предоставляем возможность вручную настроить ширину шаблона электронной почты в Outlook на вкладке «Внешний вид/Общие настройки».

4.

Генератор рекламных аннотаций для Gmail

Эта опция позволяет предоставить подробную информацию о вашем предложении, размере скидки, датах распродажи и промокодах прямо в области предварительного просмотра письма — еще до того, как получатель откроет его.

Функция доступна только на мобильных устройствах.

5. Эффект ролловера изображения

Эффект ролловера можно использовать для различных целей. Но в основном используется для геймификации шаблона

в Outlook , а также для отображения товаров с разных ракурсов и в увеличенном виде.

Вы можете легко создать его в Stripo:

• переключить кнопку «Эффект ролловера» после загрузки первого изображения;

• загрузить второе изображение;

• убедитесь, что оба изображения имеют одинаковый размер;

• сделано.

6. Блок содержимого таймера обратного отсчета

Задача таймеров в шаблоне Outlook — мотивировать клиентов совершать покупки. Они также уведомляют получателей о датах начала и окончания продаж.

Вы можете устанавливать таймеры и добавлять их в электронные письма прямо в Stripo, не используя какие-либо сторонние инструменты.

Таймеры полностью веб-безопасны, что означает, что они работают во всех почтовых программах.

Инструкции по настройке таймеров электронной почты вы можете найти в нашем блоге в статье «Как добавить таймер обратного отсчета в вашу электронную почту».

7. Создайте аккордеон AMP

Маркетологи должны широко использовать аккордеон, который помогает лучше структурировать шаблон в Outlook . Вы просто «упаковываете» свой контент в разные разделы. Пользователи видят только названия разделов и открывают те, которые им нужны. В аккордеон AMP можно вставить любой тип контента, даже карточки товаров.

Аккордеоны экономят время получателей и избавляют их от надоедливой прокрутки.

8. Руководство по бренду

Эта функция анализирует шаблон, который вы выбрали или создали у нас, и дает рекомендации о том, как сохранить стиль бренда в ваших будущих кампаниях.

Он сообщит вам, какой размер текста, отступ, шрифт и цвета кнопок лучше всего использовать в шаблоне сообщения электронной почты для Outlook.

Руководство по бренду, которое вы создадите вместе с нами, также будет содержать логотип вашего бренда и даже модули контента для использования в кампаниях — вы можете либо скопировать их HTML, либо HTML со встроенным CSS.

Для каждого проекта можно создать отдельные правила бренда.

Советы по улучшению шаблонов электронной почты

Мы уже узнали, как использовать различные инструменты для облегчения работы с шаблонами электронной почты в Outlook. Но также мы хотели бы дать вам несколько важных советов, которые сделают ваши шаблоны писем идеальными.

1. Используйте минимум контента

Старайтесь не перегружать шаблон сообщения большим количеством контента. Люди не склонны много читать на своих экранах, особенно промо. Убедитесь, что ваш новый шаблон также содержит фотографии, GIF-файлы или видео (но не слишком много), чтобы показать все преимущества вашего продукта или услуги и заинтересовать и развлечь клиента. Однако не забывайте о назначении ваших шаблонов электронной почты в Outlook.

2. Сделайте CTA понятным

Призыв к действию (CTA) — основная причина, по которой клиент должен открыть окно сообщения. Блоки размещения CTA должны быть легко находимыми: кнопка должна быть крупной, легкодоступной и привлекать внимание. Принимая во внимание тот факт, что все больше и больше людей проверяют свою электронную почту с помощью телефонов, убедитесь, что вы создаете новый шаблон, используя макет страницы с одним столбцом.

3. Размер шрифтов

Пользовательские шаблоны должны быть видны на всех экранах без каких-либо усилий, поэтому необходимо обращать внимание на размер шрифтов. Кроме того, не используйте слишком много шрифтов, так как это запутает клиента и потеряет его внимание.

4. Быстрое время загрузки

Если ваши шаблоны в Outlook загружаются очень долго, никто не увидит, насколько хорошо они спроектированы. Вы можете использовать вложения меньшего размера или меньше файлов, чтобы убедиться, что шаблон Outlook полностью открывается в течение нескольких секунд.

5. Цвета

Визуальный аспект является очень важной частью шаблонов в Outlook. Существует множество психологических исследований о том, как цвета влияют на наши решения, поэтому не стесняйтесь использовать их при создании новых пользовательских шаблонов.

6. Не стесняйтесь тестировать

A/B тесты никогда не будут лишними для шаблонов в Outlook . Вы можете положиться на свою аудиторию в таких вещах. И не бойтесь экспериментов!

Когда вам необходимо добавить визуальный контент в письмо

Если ваша цель — создать эффективное сообщение, вам нужно не только сосредоточиться на текстовом контенте, но и разнообразить его визуальными эффектами. Давайте внимательно рассмотрим основы:

1. Изображения

Статические изображения остаются наиболее распространенным способом доставки сообщения по электронной почте. Добавив идеально соответствующий визуальный элемент, вы можете легко избавиться от большого количества текста.

Например, стены с вводным текстом о Дне святого Валентина можно избежать, прикрепив изображение с влюбленной парой.

Советы:

• не заменяйте весь текст картинками, потому что это срабатывает спам-фильтры;

• всегда добавляйте подходящий альтернативный текст к изображениям на случай, если почтовый клиент заблокирует их;

• старайтесь не размещать на изображениях важную информацию и CTA;

• избегайте добавления стоковых фотографий, реальные фотографии или индивидуальный дизайн обычно имеют большую привлекательность.

2. GIF-файлы

Как мы упоминали ранее, GIF-файлы стали популярными в настоящее время. GIF-файлы представляют собой набор динамических кадров, воспроизводимых в цикле, что создает впечатление, что изображение анимировано. Они могут помочь нам «почувствовать» продукт или услугу более эффективно, чем просто картинка.

Если вы хотите очень быстро показать, как работает ваш продукт, просто прикрепите GIF. Это сэкономит вашим клиентам много времени и увеличит ваш доход.

3. Видео

Во времена YouTube и TikTok очевидно, что люди увлекаются видеоконтентом. И также довольно легко отправить необходимое сообщение в течение нескольких минут видео.

Вы можете прикрепить его к своему электронному письму двумя способами: либо с перенаправлением на целевую страницу или YouTube для его просмотра, либо с возможностью воспроизведения видео в самом письме, чтобы пользователю не приходилось переходить на какой-либо третий сайт партии.

Первый вариант проще и может быть использован для тестирования видеомаркетинга по электронной почте. Другой немного чувствителен к технике, и вам также нужно подумать о совместимости с почтовыми клиентами.

Подведение итогов

Добавление визуального контента в электронные письма — очень индивидуальная вещь. Нужно много экспериментировать, тестировать и анализировать, что именно работает для ваших клиентов. То, что ваши конкуренты используют GIF, не означает, что они будут работать и у вас так же.