Error 404
Error 404
| ||||||||||||||||||||||||||||
jpg»>Учет рабочего времени сотрудников: виды, система, методы отслеживания
Консалтинговые и аудиторские компании, инжиниринговые и архитектурные бюро, маркетинговые агентства, ИТ интеграторы и другие компании учитывают время.
Все эти организации объединяет одно — они продают часы и компетенции сотрудников.
Давайте разберем, для чего нужен учет рабочего времени? Отбросим вопросы трудового кодекса, бухгалтерского учета и посмотрим на ситуацию глазами руководства компании, с позиции бизнеса.
Цели учета рабочего времени
Управление экономикой
Главный показатель успешности бизнеса — рентабельность. А для менеджера — это рентабельность его проекта.
Чтобы рассчитать валовую рентабельность проекта требуется знать выручку и затраты по нему. Основная часть затрат в консалтинге и иных профессиональных услугах — это себестоимость труда сотрудников. При этом сотрудники в течение месяца работают не на одном, а на нескольких проектах, постоянно переключаясь между задачами. И чтобы понять, какая доля затрат сотрудника за месяц к какому проекту относится — учитывают часы в разрезе проектов.
Поэтому первая цель — разнесение себестоимости труда между проектами.
Работа по схеме T&M
«Time & Materials» или «Время и затраты» — это тип контракта, в рамках которого клиент платит по факту работы на основании предоставленных отчетов, а ставки сотрудников оговариваются заранее.
Такие договора встречаются часто, путь и в усечённом виде — с лимитами, с фиксированной составляющей и т.д. Но смысл остаётся — клиенту нужен отчет о проделанной работе.
Клиенты требуют табель учета рабочего времени с разной степенью детализации, вплоть до указания даты, исполнителя, исполняемой задачи проекта, ставки для оплаты и комментария с описанием проделанной работы.
И это вторая цель учета рабочего времени — подготовка отчетов и исполнение T&M контрактов.
Контроль утилизации
В топ-3 показателей консалтинговой компании входит «утилизация», иначе говоря — доля оплачиваемого времени. Утилизация показывает, насколько эффективно используются сотрудники. Чем ниже утилизация — тем выше косвенные затраты, поэтому показатель так важен. Утилизация — это показатель сотрудника и команды.
Обычно нет задачи максимизации утилизации, а есть целевой коридор значений, отличающийся для должностей и категорий квалификации. Для устойчивого роста компании важно найти баланс между развитием сотрудника и внутренних процессов, для чего нужно время на некоммерческие проекты, и рентабельностью бизнеса.
Поэтому не стоит воспринимать показатель в качестве инструмента закручивания гаек. Бывает компании принимают меры для снижения утилизации с целью недопущения выгорания и профессиональной деградации кадров.
Третья цель учета рабочего времени — контроль утилизации команды.
Улучшение планирования
Любой проект можно испортить, еще не начав работать — достаточно его неправильно спланировать.
Для улучшения планирования важно накапливать опыт предыдущих проектов — оценивать, насколько планы соответствовали действительности по итогам проекта. Конечно, для этого потребуется фиксация плановых часов и тщательный учет фактически отработанного на проект времени.
И четвертая цель учета — оценка качества и улучшение планирования проектов.
На что обратить внимание
Понимая цели учета, обратим внимание на важные к нему требования. Казалось бы — записывай время, которое потратил на проект, и этого будет достаточно. Но для полноценного использования этих сведений требуется выполнить ряд условий.
Рассмотрим топ-3 требований к учету, о которых часто забывают:
- Для достижения целей потребуются полные сведения. Необходимо вести контроль рабочего времени сотрудников через списание ими часов в объеме не меньше, чем положено по расписанию. Иначе не получится учесть экономику, в том числе нормализовать и разнести себестоимость по проектам.
- Учтённые данные требуют согласования. Даже если команда лояльна и понимает для чего нужен учет — человеческий фактор может сработать. А сведения о рабочем времени лягут в основу расчета экономики, премирования сотрудников, принятия управленческих решений. Важно сделать процесс согласования комфортным для сотрудников, но обязательным.
- Данные должны быть единообразными на уровне компании. Если сотрудники учитывают проекты и время в нескольких программах с отличающейся структурой и подходами — то свети данные на уровне компании будет невозможно. Учет времени должен быть централизован и достаточно формален.
Учет рабочего времени для контроля проектов: цели, инструменты, выгоды
ВЕБИНАР: Учет рабочего времени для контроля проектов: цели, инструменты, выгоды.
Способы учета рабочего времени
Способ сильно зависит от размера команды и зрелости бизнес-процессов.
Таск-трекеры
Первым инструментом для трекинга рабочего времени, часто выступают различные таск-трекеры. Это рабочее решение для учета задач зачастую уже используется, а в задачах есть поле для указания отработанных часов. Значит какой-то мониторинг вести можно.
Однако построить полноценный учет времени через задачи обычно не получается — не достигаются цели учета из предыдущего раздела:
- При заполнении задач непонятно сколько всего времени за день (или другой период) уже списано, в итоге аккуратно учесть все рабочее время не получается.
- Учтённое время необходимо согласовывать и делать это достаточно формально — задач же слишком много для согласования и обычно нет никаких встроенных средств для утверждения.
- И сотрудники заполняют задачи как угодно, но не так как надо финансовым менеджерам и руководству — меняют структуру проекта, непонятно какие часы на какой этап отнести и пр.
Таймшиты в Excel или Sheets
Потерпев неудачу с таск-трекерами компании внедряют учет времени через электронные таблицы, по факту реализуя логику таймшитов.
Нет задачи, которую нельзя решить в Excel, но за все приходится платить. Компании сталкиваются со сложным администрированием и доработками — логика усложняется, скриптов становится больше, решение тормозит и эпизодически ломается.
И коллективная работа хоть и возможна, но далека от идеала.
Для прототипирования решения и обкатки учета как такового — это хороший и рабочий вариант.
Таймшиты в специализированной системе
Вместе со зрелостью бизнес-процессов приходят и новые требования — таймшиты становятся сложнее, требуется валидация на соблюдение бизнес-правил, согласование, закрытие периодов и другие необходимые бизнесу фичи.
Учет времени — это часть комплексного решения:
- Помимо учета фактических часов требуется планирование по проектам.
- Необходима связь рабочего времени с финансовым учетом — бюджетированием проектов, построением отчета о прибылях и убытках.
- Руководство компании требует сложные аналитические отчеты.
Для сектора профессиональных услуг выделяется отдельный класс решений — Professional Services Automation, предназначенный для комплексной цифровизации бизнеса.
На рынке России известно решение Timetta — облачный сервис для учета рабочего времени и контроля проектов. Можно посмотреть Timetta в действие самостоятельно и бесплатно — на 14 дней доступна пробная версия без ограничений функций.
Таймшиты «своими руками»
Если компания уже и использует какое-то решение, которое можно доработать (например, Битрикс 24, 1С, MS Project), то часто возникает идея доработать платформу, сделать свое решение.
В этом подходе есть плюсы и минусы.
Главный плюс — можно реализовать собственное видение. Но главное не переоценить свои возможности:
- Разработка софта — сложное дело. Придется проектировать архитектуру, понимать бизнес-процессы и разрабатывать методическую основу, хорошо писать код, тестировать, выстраивать поддержку и развитие, обновлять регулярно технологический стек. Это сложно, долго и, как правило, дорого.
- Вендор (разработчик ПО) делает тиражное решение. Условно тысячи компаний платят за разработку, а в случае своего решения — платит одна компания. Отсюда экономическая целесообразность. Для крупной компании собственная разработка может быть даже выгоднее покупки коммерческого решения, но для средних и маленьких команд — вопрос спорный.
- Разработка на сторонней платформе имеет очевидный плюс — часть функций уже реализована и не надо все делать с нуля. Но есть и минус — у каждой платформы свои ограничения, и если платформа не предназначена для учета времени, то сделать удобный интерфейс будет непростой задачей.
Как добиться качественного учета
Добиться качественного учета бывает непросто и можно видеть такую картину:
- Часы списываются только в конце периода (например, недели) и без особой точности.
- К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность заполнения таймшита.
- Учитываемые часы подгоняются под расписание, что не соответствует фактическому положению дел.
А качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.
Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и поставлены правильные цели — этого уже достаточно для качественного учета.
Вместе с тем ряд правил поможет поддерживать качество:
- Нужна система сдержек и противовесов, которая реализуется в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании времени на коммерческие проекты. Мотивация менеджера в снижении издержек своего проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
- Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим глубже понимать конкретику работ сотрудника.
- Данные учета рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации, управления экономикой проектов и т.д.
- Не нужны лишние ограничения, которые вынуждают человека указывать неверные значения. Частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Сотрудник работает 9 часов, например, но вынужден искажать отчетность.
- Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение рабочего времени сотрудника.
Мотивация менеджера в снижении издержек своего проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.Как внедрить учет рабочего времени сотрудников
Самое главное — это понять для чего нужен учет времени.
Цели разобраны в первом разделе и, обратите внимание, там нет ни слова о контроле сотрудников. Контроль, конечно, необходим, но умный, через ключевые показатели — через утилизацию, рентабельность проектов и прочее. Просто следить за сотрудниками — довольно глупое занятие.
Второй важный момент — необходимо продумать методику работы в целом. Понять, как будут использоваться данные о рабочем времени, как они будут задействованы для управления экономикой проектов, для ресурсного планирования и так далее. Если опыта в такой управленческой работе нет — рекомендуется использовать лучшие практики, не набивать все шишки самим, а посмотреть, как это уже работает в других компаниях.
Стоит донести до сотрудников цели и задачи учета, чтобы это не воспринималось как «закручивание гаек», а было понятно — это на общее благо, и цель — устойчивый рост бизнеса.
И важен инструмент автоматизации. Никто не любит заполнять таймшиты — если решение будет неудобным, будет тормозить, сбоить и «радовать» сотрудников другими способами, то энтузиазм сотрудников будет сбит уже на взлете.
Что такое расчет заработной платы? — businessnewsdaily.com
- Расчет заработной платы узко ориентирован на все деловые расходы, связанные с сотрудниками.
- Бухгалтерское программное обеспечение может упростить расчет заработной платы.
- Учет заработной платы может помочь предприятиям стратегически расширяться и избегать чрезмерного расширения своих возможностей.
- Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса и бухгалтеров, которые хотят понять расчет заработной платы и его связь с более широкой практикой бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет является важной частью любого бизнеса, но слышали ли вы о расчете заработной платы? Как следует из названия, этот узкий фокус бухгалтерского учета направлен на все, что связано с фондом заработной платы, — не только на заработную плату, но и на расходы на пособия и налоги на фонд заработной платы. Огромным преимуществом расчета заработной платы является лучшее понимание затрат на каждого сотрудника, что является ключом к разумному росту.
В какой бы отрасли ни находился ваш бизнес, лучшее программное обеспечение для бухгалтерского учета может улучшить ваше понимание учета заработной платы и его влияния на вашу прибыль.
Почему важен расчет заработной платы?
Расчет заработной платы — это система отслеживания деловых расходов, связанных с начислением заработной платы. Это включает в себя вознаграждение отдельных сотрудников, а также налоги на заработную плату, доли работодателя в федеральных пособиях, выплаты работникам и другие отчисления.
Системы учета заработной платы гарантируют, что вы не только тщательно отслеживаете свои расходы на заработную плату, но также соблюдаете местные, государственные и федеральные законы о занятости и не нарушаете никаких налоговых правил.
Без расчета заработной платы вы не сможете получить точное представление об общей стоимости ваших сотрудников. Это затрудняет понимание дополнительных затрат на каждого дополнительного сотрудника, которого вы нанимаете, а также решение о том, нанимать ли сотрудников на полную ставку, подрядчиков или почасовых работников, когда вам нужно увеличить свою рабочую силу.
Примечание редактора: Ищете подходящее бухгалтерское программное обеспечение для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.
Расчет заработной платы сильно отличается от других видов учета, таких как финансовый и управленческий. Как и финансовый учет, учет заработной платы включает в себя запись и классификацию операций компании, но фокусируется исключительно на расходах, связанных с работниками. В отличие от управленческого учета, учет заработной платы не требует сложного анализа, на основе которого принимаются бизнес-решения.
Основные выводы: Учет заработной платы — это учетный процесс, который фокусируется только на расходах, связанных с работниками, включая заработную плату, налоги с заработной платы, затраты на пособия и оплачиваемый отпуск.
Какие виды расходов относятся к расчету заработной платы?
| Expense | What it is |
|---|---|
| Employee compensation | Salary, commissions, tips |
| Payroll taxes | Federal, state or local taxes paid on employee wages |
| Налоги FICA | Доля работодателя в выплатах Medicare и Social Security для сотрудников |
| Вознаграждения работникам | 401(k) соответствующие выплаты, страховые взносы на медицинское страхование и другие расходы, связанные с предоставлением пособий |
| Прочие пособия | Компенсация за обучение, уход за детьми и другие дополнительные льготы |
Скорее, эти выплаты являются дискреционными для сотрудников и поступают непосредственно из средств сотрудников.
Без достойного программного обеспечения для бухгалтерского учета вам придется отслеживать все свои платежи вручную, что может быть довольно сложно. Правильное бухгалтерское программное обеспечение может сделать это намного проще.
д.).
Это позволяет получить более подробную информацию о расходах, связанных с вашими сотрудниками.
Автоматизация процесса экономит ваше время и высвобождает ресурсы для более неотложных задач.
Вы можете добавлять, удалять или изменять платежи по мере того, как сотрудники присоединяются к вашей компании или увольняются с нее, когда изменяется их компенсация, если они переезжают и меняются налоги, применяемые к их зарплате, или если меняются налоговые ставки.
Используйте эти интеграции, чтобы уменьшить несоответствия в ваших финансовых отчетах.
Чтобы помочь вам освоить эту тему и получить сертификат, вы также получите пожизненный доступ к нашим премиальным материалам по расчету заработной платы. К ним относятся наши карточки, шпаргалки, быстрые тесты, быстрые тесты с инструктажем и многое другое. 
Сумма премии рассчитывается путем умножения продаж с 1 января по 31 декабря 2022 года на 1%.
Вот несколько примеров:
irs.gov/pub/irs-pdf/p15a. пдф
следующее:
Однако, если поставщиком услуг является корпорация, форма 1099-NEC не требуется.
«Валовая» сумма относится к заработной плате, полученной сотрудником до удержания таких вещей, как налоги, пожертвования United Way, сберегательные планы и т. д.
Для иллюстрации предположим, что человек, которому платят раз в две недели, имеет брутто-зарплату в размере 2000 долларов на каждую зарплату. Друг человека, которому платят раз в полгода, получает брутто-зарплату в размере 2166,67 долларов на каждую зарплату. Человек, получающий зарплату раз в две недели, думает, что работодатель платит своим работникам раз в две недели, чтобы сэкономить 116,67 доллара в каждый день зарплаты для каждого работника. Этот человек не считает, что оплата раз в две недели означает, что будет 26 зарплат в течение года, в то время как человек, получающий зарплату раз в полгода, будет иметь только 24 зарплаты в течение года. Следующее показывает, что оба получают одинаковую брутто-зарплату за год:
США за год.
Опять же, «валовая» сумма относится к заработной плате, которую зарабатывает работник, до удержания таких вещей, как налоги, взносы и сберегательные планы.