Создание стилей для заголовков и многоуровневых списков в Word
Обновил и проверил корректность создания списков 28.02.2010 г. (А.К.)
Последний месяц я плотно занимался разработкой шаблонов для создания программных документов, предусмотренных ГОСТами: техническое задание на программу, руководство пользователя, описание применения и других. Казалось бы, ничего сложного в этой деятельности нет. Вставляй нужные разделы, разрывы страниц, поля для будущего текста. Однако у меня возникли сложности с оформлением документов, а конкретно — со стилями заголовков и многоуровневых списков.
Согласно государственным стандартам, заголовки в документе должны начинаться с определенного абзацного отступа, оформляться единообразным шрифтом, и не иметь точки после последней цифры в нумерации. Кроме того, есть и другие требования к оформлению, которые нужно учитывать.
Опытный пользователь редактора Word, возможно, усмехнется и скажет: да что здесь сложного? Ввел текст для заголовка, придал ему нужный шрифт и форматирование либо применил к нему стиль заголовка нужного уровня и нажал кнопку «Нумерация» на панели форматирования.
В этой заметке я расскажу о своем способе укрощения заголовков и многоуровневых списков, создав для них соответствующие стили. Настоятельно рекомендую использовать стили при создании любых документов. Создание стиля займет всего несколько минут, но при последующем форматировании текста документа созданный вами стиль сэкономит массу времени и нервов.
Итак, передо мной стояла задача использовать в документе нумерованные заголовки четырех разных уровней для обозначения разделов документа. Эти разделы должны были иметь также свои нумерованные подразделы. Вот образец правильных многоуровневых нумерованных заголовков:
Первым делом, сохраняем новый документ как шаблон (расширение .
dot). И работаем уже с этим шаблоном.
Следующее, что необходимо сделать, это отредактировать стандартные стили заголовков, встроенные в наш шаблон. Для того, чтобы увидеть используемые стили в шаблоне или документе, выберите из пункта меню «Формат» (Format) подпункт (команду) «Стили и форматирование» (Styles and Formatting). Справа от рабочей области программы появится одноименная область задач, как на скриншоте ниже:
Стандартно отображаются основные стили трехуровневых заголовков и стиль «Обычный», то есть стиль простого текста документа. Чтобы отобразить больше стилей в этой области, вы можете выбрать в раскрывающемся списке
Если задана категория «Доступные стили» (Available Styles), то в области «Отображаемые стили» будут отображены только те стили, которые использованы при создании данного документа.
Обычно галочками отмечены три уровня заголовков. Если вам нужно использовать четвертый уровень заголовка, то отметьте флажком «Заголовок 4». Вполне возможно, что в области «Отображаемые стили» не будет такого стиля. В этом случае выберите категорию «Все» (All Styles) и отметьте флажками только заголовки с 1 по 4 и стиль «Обычный», а также те стили, которые были созданы лично вами. Закройте окно «Настройки формата» щелчком мыши на кнопке ОК.
Вторым нашим шагом будет тонкая настройка стилей заголовков. Заголовкам изначально присвоены шрифты с разным форматированием. Для создания программного документа, согласно ГОСТам, необходимо использовать единый шрифт для всего документа. Я использую шрифт Times New Roman 14 пт для стиля «Обычный». Для заголовков я тоже буду использовать этот шрифт, изменяя лишь его размер и интервалы.
Чтобы изменить стиль заголовка, наведите указатель мыши на «Заголовок 1» в области задач. Надпись отобразится в рамке и справа от нее появится кнопка с треугольником.
Щелкните по этому треугольнику, и перед вами откроется контекстное меню для данного стиля. Выберите в нём команду «Изменить» (Modify), и появится диалоговое окно «Изменение стиля».
В поле «Основан на стиле» (Style based on)
Если вы хотите применить произведенные изменения для шаблона, на основе которого вы потом будете создавать ваши документы, то поставьте флажок в поле «Добавить в шаблон» (Add to template), иначе все эти изменения будут применены лишь к активному в данный момент документу.
Аналогично я изменил стиль оставшихся заголовков, соответственно уменьшив для каждого из них размер шрифта: «Заголовок 2» — полужирный 16 пт, «Заголовок 3» — полужирный 15 пт, «Заголовок 4» — полужирный 14 пт.
Таким образом, я настроил нужные мне в шаблоне стили заголовков. Теперь необходимо было создать стиль для многоуровневых списков.
Из пункта меню «Формат» выберите команду «Список» (Bullets and Numbering). Откроется одноименное диалоговое окно. Перейдите на вкладку окна «Список стилей» (List Styles) и нажмите кнопку «Добавить» (Add). Перед вами откроется окно «Создание стиля» (New Style) со знакомым интерфейсом и кнопками:
Обратите внимание на поле «Применить форматирование к» (Apply formatting to)
Стандартно там будет установлено значение «Уровень 1». Задавая форматирование нумерации, вы применяете его исключительно к стилю «Заголовок 1». Соответственно, выбрав в этом поле следующее значение — «Уровень 2» — вы должны задать и для него то форматирование, которое ранее было задано для «Заголовка 2».
В поле «Имя» (Name) введите название вашего стиля (пусть будет «Нумерация_заголовков»). Затем нажмите кнопку «Формат» в нижней части окна. Доступными будут всего лишь три команды: «Шрифт», «Нумерация» и «Сочетание клавиш».
Выберите команду «Нумерация» (Numbering) и перед вами откроется диалоговое окно «Список». Щелкните мышью на любом образце списка и кнопка «Изменить» (Customize) в нижней части окна станет активной. Нажмите ее. Откроется новое окно, показанное на скриншоте ниже.
В этом окне нам предстоит настраивать стили нумерации каждого из заголовков. Выберите нужный уровень, например, 1.
В окне отобразятся параметры, применяемые к данному уровню. Здесь вы можете настроить шрифт нумерации, абзацный отступ. Если это окно открылось в кратком виде, нажмите кнопку «Больше» (More) и будут доступны дополнительные параметры для настройки.
Выберите команду «Шрифт». Перед вами появится уже знакомое диалоговое окно, в котором установите такие же параметры, которые вы задавали для «Заголовка 1» (Times New Roman, полужирный, 18). Обязательно снимите все флажки в группе «Видоизменение» (Effects) — они будут бледного цвета, задайте цвет текста, отсутствие подчеркивания и проверьте все остальные настройки в других вкладках окна.
В группе «Положение номера» (Number Position) установите положение по левому краю на 1,5 см. В группе «Положение текста» (Text Position) установите табуляцию после 3,5 см, отступ 0 см. Выберите из открывающегося списка в параметре «Связать уровень со стилем» (Link level to style) значение «Нет».
Значение в поле «Символ после номера» (Follow number with) оставьте как есть — знак табуляции.
После выбора второго уровня для списка, у вас в поле «Формат номера» может быть отображена буква или иной символ. Для наших же целей (создание шаблона по ГОСТу) вам нужно стереть имеющееся в поле значение, затем в поле «Предыдущий уровень» выбрать значение «Уровень 1», чтобы у нас для второго уровня заголовка появилась первая цифра, поставьте точку и в поле «Нумерация» выберите значение «1,2,3» — в поле «Формат номера» после цифры с точкой появится следующий номер 1.
Снова нажмите кнопку «Шрифт» и установите те же значения, которые вы устанавливали для стиля «Заголовок 2» (Times New Roman, полужирный, 16).
Повторите эти действия для остальных 2 уровней: 3 и 4.
Обратите внимание, когда будете настраивать заголовки 3 и 4, что вы должны сначала стереть поле «Формат номера», последовательно выбрать имеющиеся значения в поле «Предыдущий уровень»: сначала «Уровень 1», поставить точку, затем «Уровень 2» (а для Заголовка 4 — и «Уровень 3») и далее выбрать значение «1,2,3».
По окончании нажмите кнопку ОК. В области задач «Стили и форматирования» появится новый элемент (стиль) с вашим именем «Нумерация_заголовков».
Теперь, чтобы эти стили и списки корректно работали в новых документах, основанных на данном шаблоне, необходимо защитить стили шаблона от изменений. Для этого в меню «Формат» выберите команду «Защитить документ». Справа откроется область задач «Защита документа»:
В разделе «Ограничение на форматирование» установите флажок «Ограничить набор разрешенных стилей» и нажмите ссылку «Настройка». Откроется диалоговое окно «Ограничение на форматирование». Установите флажки в этом окне на имеющиеся в вашем шаблоне стили (которые вы создали или которые вы хотите иметь). В нашем случае это 4 уровня заголовков и стиль «Нумерация_заголовков». Нажмите кнопку «ОК». Диалоговое окно закроется и появится диалог с вопросом: «Возможно, документ содержит запрещенные стили или форматирование. Удалить их?». Выберите «Да».
После всего этого нажмите кнопку «Да, включить защиту». Пароль задавать необязательно (на ваше усмотрение).
Вот теперь все документы, которые будут создаваться на основе этого шаблона, будут иметь только те стили, которые вы разрешили к использованию.
Последнее, что нам потребуется сделать — проверить на практике работу стилей. Для этого создайте новый документ на основе этого шаблона, введите в документ несколько строк какого-нибудь текста. Введите не меньше семи строк, чтобы проверить разные уровни заголовков. Поставьте курсор мыши на первую строку текста и примените к ней стиль «Заголовок 1».
Применить стиль буквально означает следующее: поставьте курсор в строке, стиль которой вам нужно изменить. В области задач «Стили и Форматирование» щелкните мышью на нужном стиле. Стиль будет применен к строке.
Затем примените к этому же тексту созданный вами стиль «Нумерация_заголовков». Повторите эти действия в заданной последовательности (Заголовок -> Нумерация_заголовка) для остальных строк, каждый раз применяя для них разные уровни.
Должен получиться примерно такой вот иерархический список:
Как вы можете заметить, в нижней части окна у меня отобразился уровень «Заголовок 2», но с нарушенной нумерацией — 1.1. Такое бывает. И исправить это очень легко. Достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на этом номере, чтобы отобразилось контекстное меню. Выберите в этом меню команду «Продолжить нумерацию» (Continue previous list) и заголовок получит правильный номер, в данном случае — 2.2.
Надеюсь, вы поняли, как создаются стили и как они модифицируются. Также искренне надеюсь, что эта заметка поможет вам создавать правильные стили заголовков и красиво, а главное единообразно оформлять ваши документы.
В качестве образца прикрепляю получившийся у меня шаблон с настроенными стилями заголовков и списка:
Образец шаблона ГОСТ_тест.dot
Ссылки по теме:
- Копирование стилей из одного документа в другой
- Как изменить формат сносок
Как изменить стили заголовков по умолчанию в Microsoft Word
Word предоставляет встроенные стили для нескольких различных уровней заголовков и подзаголовков — заголовок 1, заголовок 2 и т.
Д. Стили определяют семейство шрифтов, размер, цвет и многое другое. Хотя вы можете создавать свои собственные стили и использовать их в качестве заголовков или настраивать форматирование заголовков на лету, вы также можете изменить стили по умолчанию, если хотите.
На вкладке «Главная» в Word вы найдете несколько встроенных стилей в группе «Стили», включая стили «Заголовок 1» и «Заголовок 2».
Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши любой из этих стилей заголовков и затем выбрать «Изменить», чтобы начать их настройку.
Но Word также включает в себя несколько других уровней заголовка — всего девять. Чтобы увидеть их, нажмите маленькую стрелку в правом нижнем углу группы «Стили».
По умолчанию в открывшемся окне «Стили» отображаются только рекомендуемые стили, которые та же группа, которую Word показывает на ленте. Чтобы изменить это, чтобы вы могли видеть все стили, нажмите кнопку «Опции».
В открывшемся окне «Параметры панели стилей» откройте раскрывающийся список «Выберите стили для отображения», измените его с «Рекомендуемые» на «Все стили», а затем нажмите «ОК».
В окне «Стили» теперь отображаются все девять уровней заголовка.
Щелкните правой кнопкой мыши любой из них и выберите «Изменить», чтобы начать настройку стиля.
Независимо от того, начали ли вы изменять стиль из ленты или из окна стилей, откроется окно «Изменить стиль», и остальная часть процесса будет одинаковой.
В разделе «Свойства» вы можете переименовать стиль, выбрать «Тип стиля» (доступно только для определенных заголовков), основать стиль, который вы редактируете, на основе другого стиля, и даже изменить стиль для абзаца, следующего за заголовок. Мы назовем наш заголовок «Custom Style» и оставим все в покое, поскольку параметры по умолчанию уже довольно хороши для заголовков.
Для раздела «Форматирование» мы разделим его на четыре части.
- Этот раздел позволяет вам изменить тип шрифта, размер и цвет. Вы также можете применить жирный шрифт, курсив или подчеркивание к вашему тексту. Выпадающее меню справа позволяет вам выбрать тип скрипта (например, латинский или азиатский).
- В этом разделе вы можете настроить параметры выравнивания и отступа.
- В этом разделе показано, как вы видите предварительный просмотр изменений.
- В этом разделе показано письменное описание вашего стиля заголовка.
Следующий бит в окне «Изменить стиль» позволяет выбрать, добавлять ли стиль в галерею стилей и автоматически ли обновлять стиль, если вы вносите ручные изменения в абзац в документе, который использует этот стиль (обычно мы не рекомендуем использовать этот стиль). этот вариант, потому что люди всегда задаются вопросом, как изменился их стиль). Вы также можете выбрать, должны ли вносимые вами изменения стиля применяться только к текущему документу или к новым документам на основе этого шаблона. Поскольку шаблон, на котором основан ваш документ, скорее всего, является основным шаблоном Word normal.dot, выбор этого параметра обычно означает, что изменения будут применяться ко всем вашим документам.
Если вы не уверены ни в одном из этих параметров, мы рекомендуем оставить их с настройками по умолчанию.
Если вы хотите узнать больше о том, как работают стили, ознакомьтесь с нашим руководством по освоению стилей и тем .
Сделав свой выбор, нажмите «ОК», чтобы применить изменения.
Если вы отредактировали название заголовка, вы увидите, что это изменение произойдет как на ленте, так и в меню «Стили».
Теперь просто выберите стиль и начните печатать!
стилей форматирования заголовков в Microsoft Word | Справка
Правильно отформатированные заголовки помогают систематизировать документы, улучшить возможности поиска и сэкономить массу времени. Microsoft Word предлагает использовать несколько отформатированных заголовков. Вы можете изменить эти стили по умолчанию в соответствии с дизайном вашего документа. Следуйте этим инструкциям, чтобы добавить, обновить или изменить стили текста и заголовков в Microsoft Word.
Выберите стиль заголовка.
Стили заголовков находятся в галерее стилей на вкладке «Главная». Поместите курсор в строку текста, которую вы хотите оформить как заголовок.
Выберите подходящий стиль заголовка в галерее стилей, чтобы изменить формат.
Примечание. Если вы наведете курсор на каждый стиль, текст, в котором находится курсор, изменится в соответствии со стилем. Не забудьте организовать заголовки на вложенные уровни.
Обновление стиля по умолчанию.
Стиль по умолчанию может не соответствовать дизайну вашего документа. Эти стили можно легко обновить, изменив стили по умолчанию.
Шаг 1. Выделите текст и выберите стиль.
Чтобы изменить стиль по умолчанию, выделите текст, затем выберите стиль заголовка в галерее стилей, чтобы отформатировать его. Помните, что изменение стиля по умолчанию приведет к обновлению всего текста, отформатированного с использованием этого стиля. Таким образом, если вы измените шрифт для стиля Заголовка 2, весь текст Заголовка 2 изменится немедленно.
Шаг 2. Внесите изменения в стиль.
Внесите любые изменения шрифта, размера и стиля с помощью инструментов, предлагаемых на вкладке «Главная».
Шаг 3. Обновите в соответствии с выбором.
После того, как стиль заголовка будет задан, щелкните правой кнопкой мыши выбранный стиль в галерее стилей и выберите в меню «Обновить номер заголовка, чтобы он соответствовал выделенному».
Изменить стиль по умолчанию
Другой способ внести изменения в стиль по умолчанию — внести изменения в меню «Изменить стили».
Шаг 1. Выберите Изменить.
Щелкните правой кнопкой мыши стиль в галерее стилей и выберите в меню пункт «Изменить».
Шаг 2. Внесите изменения в стиль.
В меню «Изменить стили» внесите изменения в шрифт, стиль, цвет и интервалы в одном месте. Чтобы сохранить изменения, выберите ОК.
Примечание. Вы можете сохранить изменения «только в этом документе» или разрешить внесение изменений во все новые документы, установив соответствующий переключатель в диалоговом окне «Изменить стили».
Добавление стилей в галерею стилей
Если в галерее стилей отображаются не все стили заголовков (например, заголовки 1–6), вы можете их добавить.
Шаг 1. Выберите кнопку запуска диалогового окна «Стили».
Выберите значок в правом нижнем углу Галереи стилей или используйте комбинацию клавиш Alt+Ctrl+Shift+S для предварительного просмотра, управления и настройки стилей текста.
Шаг 2. Выберите «Параметры».
В диалоговом окне «Стили» выберите ссылку «Параметры» в правом нижнем углу.
Шаг 3. Выберите Все стили.
В диалоговом окне «Параметры панели стилей» выберите «Все стили» в раскрывающемся списке «Выберите стили для отображения». Выберите либо обновить только этот документ, либо новые документы на основе этого шаблона, а затем нажмите кнопку ОК. Все параметры стилей появятся в галерее стилей.
Использование стилей Microsoft Word для нумерации заголовков в доклетах
- Создание и управление пакетами отчетов для описательных отчетов
- Создание пакетов отчетов
- Добавление и организация содержимого пакета отчетов
- Использование стилей Microsoft Word для нумерации заголовков в доклетах
Чтобы применить схему нумерации к заголовкам в пакете отчетов, где нумерация сохраняется во всех доклетах, используйте шаблоны многоуровневых списков и встроенные стили заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2 и т.
д.) в Microsoft Word. Например, вы можете нумеровать заголовки таким образом, чтобы заголовки верхнего уровня (Заголовок 1) имели номера 1, 2, 3, а заголовки второго уровня (Заголовок 2) — 1.1, 1.2 и 1.3. Дополнительные сведения см. в справке Microsoft Word для нумерации заголовков с использованием многоуровневых списков. На рис. 5-2 показан пример использования стилей «Заголовок 1», «Заголовок 2» и «Заголовок 3» для нумерованных заголовков.
Рисунок 5-2 Пример нумерованных заголовков
В Описательном отчете вы добавляете стили нумерации заголовков многоуровневого списка в пример документа стиля. После этого все доклеты Word, в которых используются стили заголовков, сохранят правильную схему нумерации. Например, на рис. 5-3 показан пример документа стиля с многоуровневой нумерацией списков для заголовка 1, заголовка 2 и заголовка 3. Когда авторы доклета используют эти стили заголовков в своих доклетах Word, а затем объединяют доклеты в пакет отчета, схема нумерации будет сохранена для всех доклетов.
Рисунок 5-3 Пример стиля документа с многоуровневой нумерацией заголовков
Кроме того, нумерация заголовков будет включена в автоматическое оглавление пакета отчетов. См. Работа с автоматическим оглавлением.
Нумерация заголовков пакетов отчетов и доклетов Рекомендации по отображению
Нумерация заголовков пакетов отчетов вычисляется динамически при каждом объединении пакетов отчетов, например при предварительном просмотре, загрузке или публикации пакета отчетов. Если доклет или раздел просматривается или загружается как отдельный доклет или раздел, нумерация заголовков будет рассчитываться на основе содержимого внутри доклета или раздела и обычно будет сбрасываться, начиная с «1». Когда содержимое доклета будет объединено с пакетом отчета, нумерация заголовков будет отражена правильно.
На рис. 5-4 изображение слева показывает доклет, который просматривается как отдельный доклет, а изображение справа показывает содержимое доклета при предварительном просмотре всего пакета отчета.
Обратите внимание, что нумерация заголовков обновлена, чтобы отразить схему нумерации пакетов отчетов на изображении справа.
Рисунок 5-4 До и после объединения доклета в пакет отчета
Устранение неполадок отображения нумерации заголовков
Выполните следующие действия, если отображение нумерации заголовков в вашем пакете отчетов не имеет последовательной или правильной нумерации:
Убедитесь, что все заголовки во всех доклетах используют встроенные стили заголовков в Word (например, Заголовок 1, Заголовок 2) и что для этих стилей определена нумерация в образце стиля пакета отчета.
Обновите пример документа стиля, внеся незначительные изменения, чтобы сбросить стили существующего пакета отчетов:
Откройте пакет отчетов в центре отчетов.
Выделив узел пакета отчетов, щелкните , а затем выберите Загрузить образец файла стиля.
Откройте файл образца стиля в Microsoft Word и внесите незначительные изменения в стили (например, добавьте или измените один параметр стиля в любом стиле или добавьте новый временный стиль).
В центре отчетов щелкните , а затем выберите Изменить свойства пакета отчетов.
В поле Образец стиля нажмите кнопку Обзор.
Перейдите к файлу примера измененного стиля и загрузите его.
Нажмите Готово.
Предварительный просмотр, загрузка или публикация пакета отчета и проверка правильности нумерации заголовков.
В редких случаях нумерация заголовков может стать жестко запрограммированной в Word.
Даже если она правильно отображается в доклете, нумерация может отображаться неправильно при предварительном просмотре или загрузке пакета отчетов. Чтобы решить эту проблему:Изучите и загрузите уязвимый доклет.
Выберите затронутый текст и измените его, чтобы использовать другой стиль Word (например, Обычный), а затем измените его обратно на стиль Заголовок, который содержит требуемую нумерацию (например, Заголовок 3).
Загрузите и проверьте доклет.
Даже если она правильно отображается в доклете, нумерация может отображаться неправильно при предварительном просмотре или загрузке пакета отчетов. Чтобы решить эту проблему: