Разное

Создать макрос в ворде: Создание и запуск макроса — Word

Содержание

Создание и запуск макроса — Word

Чтобы сэкономить время при выполнении часто повторяющихся задач, объедините несколько действий в макрос. Сначала необходимо записать макрос. Затем вы сможете запускать его нажатием кнопки на панели быстрого доступа или с помощью сочетания клавиш. Способ запуска зависит от того, как вы настроите макрос.

  1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Записать макрос.

  2. Введите имя макроса.

  3. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить изменения в указано значение Всех документов (Normal.dotm).

  4. Чтобы запускать макрос нажатием кнопки, выберите пункт Кнопка.

  5. Щелкните новый макрос (у него будет имя примерно следующего вида: Normal.NewMacros.<имя вашего макроса>), а затем нажмите кнопку Добавить.

  6. Нажмите кнопку Изменить.

  7. Выберите изображение для кнопки, введите нужное имя и дважды нажмите OK.

  8. Теперь необходимо записать все шаги макроса. Выбирайте команды или нажимайте клавиши для каждого шага задачи. Word будет записывать все, что вы щелкаете мышью, и все клавиши, которые вы нажимаете.

    Примечание: Во время записи макроса для выделения текста используйте клавиатуру. Макрос не записывает выделения, сделанные с помощью мыши.

  9. Чтобы остановить запись, в меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Остановить запись.

На панели быстрого доступа появится кнопка для вашего макроса.

Чтобы запустить макрос, нажмите эту кнопку.

  1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Записать макрос.

  2. Введите имя макроса.

  3. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить изменения в указано значение Всех документов (Normal.dotm).

  4. Чтобы запускать макрос с помощью сочетания клавиш, выберите пункт Клавиатура.

  5. Введите сочетание клавиш в поле Новое сочетание клавиш.

  6. Проверьте, не назначено ли такое же сочетание клавиш какой-либо другой команде. Если такое сочетание клавиш назначено какой-либо другой команде, то попробуйте использовать другое сочетание клавиш.

  7. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить в указано значение Normal.dotm.

  8. Нажмите кнопку Назначить.

  9. Теперь необходимо записать все шаги макроса. Выбирайте команды или нажимайте клавиши для каждого шага задачи. Word будет записывать все, что вы щелкаете мышью, и все клавиши, которые вы нажимаете.

    Примечание: Во время записи макроса для выделения текста используйте клавиатуру. Макрос не записывает выделения, сделанные с помощью мыши.

  10. Чтобы остановить запись, в меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Остановить запись.

Чтобы запустить макрос, нажмите сочетание клавиш.

Чтобы запустить макрос, нажмите кнопку на панели быстрого доступа, нажмите сочетание клавиш или запустите макрос из списка Макросы.

  1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Просмотр макросов.

  2. В пункте

    Имя макроса выберите в списке макрос, который вы хотите запустить.

  3. Нажмите кнопку Запустить.

Чтобы сделать макрос в одном документе доступным во всех новых документах, добавьте его в шаблон Normal.dotm.

  1. Откройте документ, в котором содержится макрос.

  2. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Просмотр макросов.

  3. Нажмите кнопку Организатор.

  4. Щелкните макрос, который вы хотите добавить в шаблон Normal.dotm, а затем нажмите кнопку Копировать.

  1. В меню Файл последовательно выберите пункты Параметры и Настроить ленту.

  2. В пункте Выбрать команды из выберите пункт Макросы.

  3. Выберите нужный макрос.

  4. В пункте Настройка ленты выберите вкладку и настраиваемую группу, в которую вы хотите добавить макрос.

Если у вас нет настраиваемой группы, то нажмите кнопку

Новая группа. Затем нажмите кнопку Переименовать и введите имя настраиваемой группы.

  1. Нажмите кнопку Добавить.

  2. Чтобы изменить изображение для макроса и ввести нужное имя, нажмите кнопку Переименовать.

  3. Дважды нажмите кнопку OK.

  1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы.

  2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

    Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Word, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, выберите пункт Команды Word в списке Макросы из.

  3. В списке Макросы из щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

    Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

  4. Нажмите кнопку Создать, чтобы вызвать редактор Visual Basic.

После запуска редактора Visual Basic могут потребоваться дополнительные сведения о работе с языком Visual Basic для приложений. Для получения сведений выберите в меню Help (Справка) пункт Microsoft Visual Basic Help

(Справка по Microsoft Visual Basic) или нажмите клавишу F1.

Вы можете записать последовательность действий или создать макрос с нуля, введя код на языке Visual Basic для приложений в редактор Visual Basic.

Примечание: Чтобы работать с макросами в приложении Office Word 2007, необходимо отобразить вкладку Разработчик.

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.

  2. Выберите категорию Основные.

  3. В группе Основные параметры работы с Word установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте

    .

    Примечание: Лента входит в Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent.

  1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Запись макроса.

  2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

    Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Office Word 2007, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, на вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы. В списке Макросы из выберите вариант Команды Word.

  3. В списке Макрос доступен для щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

    Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

  4. Введите описание макроса в поле Описание.

  5. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Начните запись.    Чтобы начать запись макроса, не связывая его с кнопкой на панели быстрого доступа или сочетанием клавиш, нажмите кнопку ОК.

    • Создайте кнопку.    Чтобы связать макрос с кнопкой на панели быстрого доступа, сделайте следующее:

      1. Щелкните кнопке.

      2. В группе Настройка панели быстрого доступа выберите документ или все документы, для которых требуется добавить макрос на панель быстрого доступа.

        Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

      3. В диалоговом окне Выбрать команды из выберите макрос, который требуется записать, и нажмите кнопку Добавить.

      4. Чтобы настроить кнопку, нажмите кнопку Изменить.

      5. В поле Символ выберите нужный символ для кнопки.

      6. В поле Отображаемое имя введите имя макроса, которое должно отображаться.

      7. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку ОК два раза.

        На панели быстрого доступа будет показан выбранный символ. Заданное имя отображается при наведении указателя на символ.

    • Назначьте сочетание клавиш.    Чтобы назначить макросу сочетание клавиш, сделайте следующее:

      1. Выберите пункт Клавиатура.

      2. В списке Команды выберите макрос, который требуется записать.

      3. В поле Новое сочетание клавиш введите любую последовательность клавиш и нажмите кнопку Назначить.

      4. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку Закрыть.

  6. Выполните действия, которые следует включить в макрос.

    Примечание: При записи макроса вы можете с помощью мыши щелкать команды и параметры, но не выделять текст. Для выделения текста необходимо использовать клавиатуру. Дополнительные сведения о выделении текста с помощью клавиатуры см. в статье Выделение текста.

  7. Чтобы остановить запись макрокоманд, выберите команду Остановить запись в группе Код.

Изменение сочетания клавиш для макроса

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.

  2. Выберите команду Настройка .

  3. Рядом с полем Сочетания клавиш нажмите Настройка.

  4. В списке Категории выберите пункт Макросы.

  5. В списке Макросы выберите макрос, который нужно изменить.

  6. Щелкните поле Новое сочетание клавиш и нажмите клавиши, которые следует назначить.

  7. В поле Текущие сочетания проверьте, не используется ли назначаемое сочетание для выполнения другой задачи.

  8. В списке Сохранить изменения в выберите вариант, который соответствует месту, в котором должен запускаться макрос.

    Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

  9. Нажмите кнопку Закрыть.

  1. На вкладке Разработчик в группе Код выберите пункт Макросы.

  2. В списке Имя макроса выберите макрос, который необходимо запустить.

  3. Нажмите кнопку Выполнить.

  1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы.

  2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

    Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Office Word 2007, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, выберите пункт Команды Word в списке Макросы из.

  3. В списке Макросы из щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

    Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

  4. Нажмите кнопку Создать, чтобы вызвать редактор Visual Basic.

После запуска редактора Visual Basic могут потребоваться дополнительные сведения о работе с языком Visual Basic для приложений. Для получения сведений выберите в меню Help (Справка) пункт Microsoft Visual Basic Help (Справка по Microsoft Visual Basic) или нажмите клавишу F1.

Чтобы быстро выполнять часто повторяющиеся задачи, в классической версии Word вы можете объединить шаги в макросы, а затем запускать их одним щелчком мыши. В Word в Интернете такие задачи придется выполнять вручную.

Если у вас есть Word, нажмите кнопку Открыть в Word, чтобы открыть документ в Word.

Затем следуйте инструкциям для классических версий Word.

Если вы запустите макрос в Word и сохраните документ, вы увидите результаты работы макроса при повторном открытии документа в Word в Интернете.

Как создать макрос в Word правильно

Набор возможностей текстового редактора Microsoft Word действительно очень широк. С помощью этой программы можно решать множество задач, которые возникают при работе с текстовыми документами любой направленности, что и делает этот продукт таким популярным. В Word реализована даже небольшая среда для программирования, с помощью которой можно значительно облегчить себе работу. В самом редакторе это называется макрокомандой или, как называют чаще, макросом. К сожалению, многие пользователи избегают знакомства с эти инструментом, ошибочно полагая, что это что-то сложное и не особо нужное. В этой статье подробно рассмотрим, как создать макрос в Word, что это вообще такое и почему вы делали неправильно, не пользуясь макрокомандами. Давайте разбираться. Поехали!

Что это такое

Макрокоманда — это, по сути, небольшая программа, которая позволяет автоматизировать и облегчить работу с текстом. В большинстве продуктов Microsoft реализована функция, сохраняющая историю действий пользователя, наиболее часто используемые инструменты и прочее. Всё это можно перевести в формат команд, и вместо того, чтобы каждый раз делать одно и то же, вы просто нажмёте клавишу на клавиатуре, и Word всё сделает за вас. Удобно? Ещё бы! На самом деле, это совсем не сложно. Далее в статье по порядку о том, как создать макрос.

Макросы позволяют выполнять несколько основных функций. Они предназначены для реализации следующих задач:

  • Ускоряют часто выполняемые процедуры и операции внутри текстового редактора Word. Это относится к редактированию, форматированию и не только.
  • Объединяют несколько команд в цельное действие «от и до». Как пример, используя макрос, можно простыми движениями моментально вставить таблицу, которая будет иметь определённые заданные размеры, а также получит нужное число столбцов и строк.
  • Упрощают получение доступа к некоторым функциям и инструментам для работы с текстом, графиков и пр. При этом они могут располагаться в разных окнах и разделах программы.
  • Автоматизируют сложные последовательные операции и действия.

Последовательность используемых макросов может быть создана буквально с нуля. Для этого потребуется ввести соответствующий код в редактор Visual Basic.

Создание макроса

Алгоритм действий при создании команды следующий:

  • Определить порядок действий.
  • Выполнить.
  • Записать действия в макрос.

Например, вам нужно выделить жирным шрифтом часть текста в таблице. Для записи команды придётся использовать горячие клавиши — комбинации для каждого инструмента вы можете подсмотреть, наведя курсор на нужный инструмент.

Допустим, нужная вторая колонка. Перемещение между столбцами таблицы осуществляется при помощи клавиши «Tab». Вы нажимаете «Tab» необходимое количество раз, пока не дойдёте до нужной колонки. Затем, если вам нужно выделить часть содержимого ячейки, снимаете выделение, нажав стрелку влево. Далее выделим два слова из ячейки. Выполните комбинацию Ctrl+Shift и нажмите стрелку вправо дважды (либо столько раз, сколько слов необходимо выделить). И последний шаг — сделать выделенную область полужирной с помощью комбинации Ctrl+B.

Теперь, определившись с порядком действий, запишите макрокоманду. Для этого, перейдите на вкладку «Вид» и отыщите в панели инструментов кнопку «Макросы». Кликнув по ней, вы увидите маленькое меню, в котором нужно выбрать пункт «Записать макрос». В появившемся окне введите название для команды и нажмите на кнопку «Записать». Сразу после этого, возле курсора появится иконка с кассетой, свидетельствующая о том, что началась запись. Выполните чётко по порядку все необходимые действия (в этом примере для выделения полужирным шрифтом нескольких слов из ячейки таблицы). После того как вы всё сделали, нажмите на значок «Стоп» (квадратик) в нижней части окна программы. Всё, макрос готов.

Как записать макрос

Если следовать пошаговой инструкции, с самостоятельной записью макросов даже у начинающего пользователя проблем возникнуть не должно.

Алгоритм действий можно представить в таком виде:

  • В зависимости от того, какая версия текстового редактора Word используется, откройте вкладку «Разработчик» или «Вид», где располагается кнопка «Макросы». Нужно просто кликнуть по пункту «Запись макроса».
  • У каждого макроса должно быть своё имя. Его можно задать сугубо на собственное усмотрение. Это на его функциональность никак влиять не будет.
  • Если дать макросу точно такое же имя, как и у стандартных макросов в программе Word, он будет выполнять его функции вместо основного. Поэтому не поленитесь заглянуть в меню «Макросы» и открыть раздел «Команды Word». Здесь прописаны все стандартные названия.
  • В строке, которая называется «Макрос доступен для» нужно выбрать, для чего именно он будет доступен.
  • В графу с описанием нужно ввести собственное описание создаваемого макроса.
  • Далее можно кликнуть на «Начните запись», либо же «Создайте кнопку». В первом случае запись макроса начнётся без его привязки к кнопке на панели управления или клавиатуре. Во втором макросу будет задана соответствующая клавиша или кнопка.
  • Добавьте один или несколько документов, куда следует добавить новый макрос. Это делается через «Параметры Word» во вкладке «Панель быстрого доступа».
  • В левом окне выберите нужный макрос для записи и кликните по кнопке «Добавить».
  • Для изменения настроек этой кнопки всегда есть возможность кликнуть на «Изменить».
  • Далее выбирайте символ, который хотите использовать для кнопки.
  • Укажите имя. Именно оно будет затем отображаться в соответствующем поле.
  • Дважды кликните ОК, чтобы начать запись макроса.
  • Когда потребуется остановить запись, жмите соответствующую клавишу в меню «Макросы».

Записанный макрос в дальнейшем можно будет использовать на своё усмотрение.

Использование макросов

Как же всё это использовать? А очень просто: в панели инструментов нажмите кнопку «Макросы» и одноимённый пункт в появившемся меню — перед вами откроется список всех макросов. Выберите сохранённый вами и нажмите «Выполнить». Существует более удобный вариант — создать специальную кнопку в панели инструментов. Делается это следующим образом: перейдите в меню «Файл», затем «Параметры» и кликните по пункту «Панель быстрого доступа». В разделе «Выбрать команды из:» укажите «Макросы» и выберите из них требуемый. После этого кликните по кнопке «Добавить». Также вы можете назначить иконку, которая будет отображаться для этой кнопки. Готово. В ленте инструментов появится соответствующая иконка, нажатием на которую вы запустите записанный вами алгоритм действий.

Создать макрокоманду можно практически для чего угодно. Можно изменять абзацный отступ, межстрочные интервалы, выровнять области текста, выполнить расчёт заданных значений, или настроить автоматическое заполнение таблицы. Нажмите «Записать макрос» и кликайте мышкой, вызывая соответствующие меню и задавая необходимые значения. Только не выделяйте текст мышкой, для этого лучше использовать горячие клавиши или специальный инструмент программы. Как только всё будет сделано, остановите запись.

Подобные команды могут содержать любое количество шагов и быть любого уровня сложности. Процесс создания макрокоманд одинаковый и для Word 2007, и для Word 2010, и для версии Word 2013.

Как видите, процесс достаточно простой, а инструмент очень эффективный. Главное, чётко определить алгоритм выполняемых действий. Научившись использовать макросы, вы значительно облегчите себе работу и сможете эффективнее и быстрее решать многие задачи, работая с текстовыми документами. Пишите в комментариях, помогла ли вам эта статья и задавайте любые интересующие вопросы по рассмотренной теме.

Создание макроса и работа с ним [BS Docs 4]

Для обеспечения корректного построения отчетов, содержащих макросы, требуется установить доверие на доступ к объектной модели VBA.

В Microsoft Word 2007 это осуществляется следующей последовательностью действий:

  • нажать кнопку Office в верхнем левом углу, нажать кнопку «Параметры Word»;
  • выбрать закладку «Центр управления безопасностью», нажать кнопку «Параметры центра управления безопасностью»;

  • выбрать закладку «Параметры макросов», в разделе «Параметры макросов для разработчика» установить опцию «Доверять доступ к объектной модели проектов VBA».

В Microsoft Word 2010/2013/2016:

  • выбрать пункт меню «Файл → Параметры…»;

  • в окне «Параметры Word» выбрать закладку «Центр управления безопасностью», нажать кнопку «Параметры центра управления безопасностью»;

  • выбрать закладку «Параметры макросов», в разделе «Параметры макросов для разработчика» установить опцию «Доверять доступ к объектной модели проектов VBA».
Примечание

VBA — Visual Basic for Applications (Visual Basic для приложений) — упрощённая реализация языка программирования Visual Basic, встроенная в линейку продуктов Microsoft Office.

Макрос для отчетов формата Word

Для того, чтобы создать или просмотреть макрос для отчета формата Word необходимо:

  • В правой части окна приложения, где приведен код, будет макрос «ПослеВыполненияОтчета».

Рисунок 1. Вид окна среды VBA при работе с макросом для отчетов формата Word

Если макроса там не будет, его можно создать самостоятельно, введя в данном окне строки начала и конца макроса, а между ними — сам текст макроса:

Sub ПослеВыполненияОтчета(ob As Variant, app As Variant)

<Текст макроса>

End Sub

Внимание!

В Word 2007 закладка «Разработчик» по умолчанию скрыта. Чтобы вывести ее на показ необходимо:

  • запустить MS Word;
  • нажать кнопку Office в верхнем левом углу, нажать кнопку «Параметры Word»;

Макрос для отчетов формата Excel

Для того, чтобы создать или просмотреть макрос для отчета формата Excel, необходимо:

  • в MS Excel на ленте «Разработчик» в группе «Код» нажать кнопку «Visual Basic» (или сразу нажать Alt+F11). Откроется окно приложения «Microsoft Visual Basic for Application»;
  • В правой части окна приложения, где приведен код, необходимо перейти к макросу «ПослеВыполненияОтчета».

Рисунок 2. Вид окна среды VBA при работе с макросом для отчетов формата Excel
Внимание!

В Excel 2007 закладка «Разработчик» по умолчанию скрыта. Чтобы вывести ее на показ необходимо:

  • запустить MS Excel;
  • нажать кнопку Office в верхнем левом углу, нажать кнопку «Параметры Excel»;

Любой отчет изначально содержит следующий макрос:

Sub ПослеВыполненияОтчета(ob As Variant, app As Variant)

' MsgBox "MACRO ПослеВыполненияОтчета" + CStr(ob.Название)

End Sub

Этот макрос будет запускаться после вставки данных в отчет. Он используется в отчетах баз данных, поставляемых с программой. Код по обработке отчета следует вставлять в этот макрос.

Переменные, которые передаются в макрос:

  • «app» − приложение, от которого был вызван отчет, то есть Business Studio.

Внимание!

Просмотреть объектную модель Word для разработки макросов в редакторе Visual Basic можно по клавише F2.

При решении ряда задач средствами программирования бывает удобно оперировать данными привязок отчета. Для этого необходимо:

  1. Знать название привязки.

  2. Связать переменные в коде VBA с этим названием.

Ниже описано, как это это делается для привязок разных типов.

Тип привязки: Объект

В отчете такие привязки представлены полями.

Узнать название в шаблоне отчета: см. статью Руководство пользователя → Пример определения названия привязки типа «Объект».

Использование названия привязки в коде:

 
ПеременнаяВКоде = Application.ActiveDocument.Variables.Item("НазваниеПривязки").Value

Тип привязки: Список и Фильтр

В отчете такие привязки представлены таблицей.

Узнать название в шаблоне отчета: см. статью Руководство пользователя → Пример определения названия привязки типа «Список».

Использование названия привязки в коде:

  
Set ТаблицДляОбработки = Application.ActiveDocument.Bookmarks("НазваниеПривязки").Range.Tables(1)

В отчетах Business Studio присутствует большое количество таблиц. Поэтому высока вероятность того, что основные задачи будут связаны с их обработкой.

Примеры ключевых функций, которые будут полезны при работы с таблицами, приведены ниже.

Работа с таблицей через название привязки

 'переменная для работы с конкретной таблицей
Set Table = Application.ActiveDocument.Bookmarks("НазваниеПривязки").Range.Tables(1)

countColumn = Table.Columns.Count 'количество столбцов таблицы

countRow = Table.Rows.Count 'количество строк таблицы

СellText  = Table.Cell(2,1).Range.Text 'значение ячейки во 2й строке 1го столбца
 

Работа с таблицей через её номер в документе

сountTables = ActiveDocument.Tables.Count 'количество таблиц в документе

Selection.GoTo What:=wdGoToTable, Which:=wdGoToFirst, Count:=5, Name:="" 'перейти к таблице номер 5

countColumn  = Selection.Tables(1).Columns.Count 'количество столбцов таблицы

countRow = Selection.Tables(1).Rows.Count 'количество строк таблицы

СellText  = Selection.Tables(1).Cell(2,1).Range.Text 'значение ячейки во 2й строке 1го столбца
 

При работе с таблицами следует помнить ряд моментов:

  • Таблицы могут содержать объединенные ячейки. В случае перебора всех строк таблицы может возникнуть ошибка. Чтобы этого не было, необходимо использовать команду игнорирования ошибки:

On Error Resume Next ' игнорирование <error 5991> - ячейки таблицы имеют вертикальное объединение
 
  • При получении текста таблицы следует помнить, что полученное значение ячейки так же содержит в себе 2 служебных символа. Для обработки данных ячейки без этих служебных символов следует произвести «очистку» значения. Например:

СellText = Selection.Tables(1).Cell(3,2).Range.Text 'текст ячейки со служебными символами

СellText = Left$(СellText, (Len(CellText) - 2)) 'убираем 2 последних символа ячейки - чистый текст
 

Приведенная выше информация не является полной для работы с таблицами, а лишь обращает внимание на наиболее возможные ситуации.

Один и тот же отчет Business Studio может рассматриваться из разных мест:

При рассмотрение такого отчета в разных местах есть свои нюансы. Например, отчеты в HTML-публикации и Business Studio Portal не содержат колонтитулов, которые есть в отчете, сделанным отдельным документом Word.

Также могут быть и разные задачи по обработке отчета кодом в зависимости от направления формирования отчета. Для определения направления формирования отчета используются параметры: BSInThread, BSHtml и BSPortal.

Направление формирования отчета BSInThread BSHtml BSPortal
Одиночный файл (Word, Excel) False False False
Пакетное формирование (Word, Excel) True False False
HTML-публикация True True False
Business Studio Portal True True True

Таблица 1. Значения специальных переменных в зависимости от направления формирования отчета

Пример использования в коде:

Dim HTMLCreate As Boolean
HTMLCreate = Application.ActiveDocument.Variables("BSHtml").Value 'True или False

If HTMLCreate Then

     MsgBox "Выводим для HTML: HTML-публикация или Business Studio Portal"

Else
     
     MsgBox "Выводим в одиночный файл или потоком файлов"     

End If
Примечание

При формировании отчета типа HTML (HTML-публикация, Business Studio Portal) так же происходит формирование и отдельного файла типа Word.

При обработке кодом VBA отчета, сформированного для HTML-публикации или Business Studio Portal, следует помнить, что после формирования отчет представляет собой отображение не тех данных, что видны в браузере, а документ с показом кодов полей. Это не позволяет вести обработку гиперссылок.

Для «нормализации» отображения данных следует сначала использовать следующий код:

ActiveWindow.View.ShowFieldCodes = Not ActiveWindow.View.ShowFieldCodes 'Alt+F9 - видим не коды пол

При копировании отчета названия всех привязок изменяются.

Рисунок 3. Названия привязок в исходном отчете

Рисунок 4. Названия привязок в копии отчета

В случае, если в отчете используется макрос, который «опирается» на названия привязок, то следует помнить, что после копирования такой отчет не сможет формироваться таким же образом как оригинал без дополнительной обработки.

Для корректной работы макроса рекомендуется использование проверки на предмет наличия привязки в отчете.

Пример проверки наличия привязки типа «Список». В документе это закладки.

Определяем название привязки типа «Список», которая представляет нужную таблицу (см. Руководство пользователя → Пример определения названия привязки типа «Список»).

BookmarkName = "Изменения_процесса_e1ded8b0" 'название привязки

        'Проверка на корректность названия привязки

        Dim BookmarkIs As Boolean 'сначала считаем, что нужной закладки нет
        Dim Bkm As Bookmark 'переменная типа Закладка

        For Each Bkm InActiveDocument.Bookmarks 'перебираем все закладки в документе

            IfBkm.Name = BookmarkName Then 'если нашли закладку с нашим именем

                BookmarkIs = True 'отмечаем, что закладка есть
                'получаем таблицу по названию привязки 
                Set SettableStatus = Application.ActiveDocument.Bookmarks(BookmarkName).Range.Tables(1)

            End If

        Next

If BookmarkIs Then 'если в документе закладка есть
    
   'производим необходимые действия c таблицей

End If

Выводить какое-либо сообщение в случае отсутствия привязки не рекомендуется по причине того, что если не будет данных для формирования привязки, то и соответствующей привязки не будет.

Пример проверки наличия привязки типа Объект

Определяем название привязки типа «Объект», которая представляет нужное поле в отчёте (см. статью Руководство пользователя → Пример определения названия привязки типа «Объект»).

VarName = "Статус_процесса_c9a10e8d" 'название привязки

      'Проверка наличия указанной привязки в документе
        Dim VarIs As Boolean 'сначала считаем что привязки нет

        'перебираем все переменные документа
        For Each aVar In ActiveDocument.Variables

            If aVar.Name = VarName Then 'если среди них есть с нашим именем

                VarIs = True 'отмечаем это
                'получаем значение переменной по названию привязки 
                MyVar = Application.ActiveDocument.Variables.Item(VarName).Value 

            End If

        Next aVar

If VarIs Then 'если в документе привязка есть

     'производим необходимые действия с переменной

End If
Примечание

Закладки, не относящиеся к привязкам, например, созданные пользователем самостоятельно, при копировании отчетов не изменяются.

Из отчета можно напрямую обращаться к данным из базы бизнес-модели. Это делается двумя способами:

  1. Через обращение к параметрам объекта, от которого был вызван отчет.

  2. Через использование механизма OLE.

Обращение к параметрам объекта

Обращение к параметрам объекта, от которого был вызван отчет, происходит таким образом:

ob.<СистемноеНазваниеПараметра>,

где

Например, при выводе отчета от процесса получить данные названия процесса можно таким образом:

   Name = ob.Название  'получаем Название объекта, от которого вызвали отчет 
 

Использование механизма OLE

Механизм OLE предоставляет более широкие возможности по обращению к данным бизнес-модели и выводу этих данных в отчетах по сравнению с обращением просто как данным объекта, от которого был вызван отчет.

Описание механизма OLE подробно описано в главе Руководство технического специалиста → Работа с Business Studio через OLE. Для задействования OLE в отчетах конкретной базы нет необходимости во включении опции «Разрешено использование OLE».

Внимание!

В отчетах при работе с OLE недоступны все методы класса «Система.OleApplication», поскольку в макросе «ПослеВыполненияОтчета» есть аргумент «app», который является приложением Business Studio, а не «Система.OleApplication».

Бывают ситуации, когда:

  1. В рамках одного отчета необходимо решить более чем одну задачу. Например, форматирование полей типа RTF и вставка столбца в таблицу.
  2. Одну и ту же задачу необходимо применять к разным отчетам. Для этого необходимо скопировать код VBA, который решает поставленную задачу. И будет удобней, если этот код не пересекается с кодами других задач.
  3. Отладку кода удобно вести по одной из задач, на время отключив выполнение других задач.

В таких случаях каждую решаемую задачу удобно оформлять отдельным макросом. А в ключевом макросе «ПослеВыполненияОтчета» лишь вызывать по очереди нужные макросы. Все эти макросы оформляются в том же окне, где и ключевой макрос и делается так:

Sub ПослеВыполненияОтчета(ob As Variant, app As Variant)

   Call Macros1
   Call Macros2
   'любые другие макросы 

End Sub


Sub Macros1 ()
   'В рамках этого макроса решается одна задача
End Sub


Sub Macros2 ()
   'В рамках этого макроса решается другая задача
End Sub

Если такие макросы имеют одинаковые части кода, то их тоже можно (и рекомендуется) выносить в отдельные макросы или функции в том же окне с ключевым макросом. Например, функция для определения присутствия в отчете необходимой привязки типа «Список» (см. Работа с копией отчета, содержащим макрос) может быть следующей:

Function BookmarkIs(BookmarkName As String) As Boolean

'Проверка на корректность названия привязки

Dim Bkm As Bookmark 'переменная типа Закладка


BookmarkIs = False 'сначала считаем, что нужной закладки нет

For Each Bkm In ActiveDocument.Bookmarks 'перебираем все закладки в документе

    If Bkm.Name = BookmarkName Then 'если нашли закладку с нашим именем
    
        BookmarkIs = True 'отмечаем, что закладка есть
        
    End If
 
Next
    
End Function

Использование этой функции из макроса может быть таким:

Sub MacrosN ()

BookmarkName = "НазваниеЗакладкиТипаСписок"
   
If BookmarkIs(BookmarkName) Then 'если в документе закладка есть
   'Выполняются необходимые действия
End If

End Sub

Разработка макроса, как и любая другая работа, это определенный путь, в котором будут допущены ошибки и будет их исправление. Ошибки могут быть обнаружены сразу или не видны при первом взгляде. Более детально об этом описано в главе Подходы к отладке кода.

Макросы в Word — простая и удобная вещь для тех, кто привык экономить своё время

Большинство начинающих пользователей, которые только приступили к изучению компьютера в целом и освоению программы Word в частности, не знают, что такое макрос. Причем полагают, что макрос представляет собой довольно сложную и невыполнимую задачу. Но на самом деле макрос — это очень простая и удобная вещь, пользоваться которой должен уметь любой юзер.

Что такое макрос и для чего он используется?

Макрос представляет собой инструмент в программе Ворд, который позволяет запоминать какие-либо определенные задачи и действия, а потом в дальнейшем автоматически их выполнять. Он является набором команд, при помощи которых можно автоматизировать выполнение повторяющихся действий. Такой элемент является очень важным и нужным, особенно для тех, кто привык экономить свое время.

Макрос в программе Ворд может использоваться для следующих целей:

  1. Для ускорения процесса обработки текста. В частности, с помощью этого элемента можно быстро заполнить требуемую область либо отформатировать содержимое документа.
  2. Для того чтобы объединить несколько команд. Согласитесь, создавать табличную форму в Ворд и потом еще наполнять ее содержимым довольно проблематично. Такого рода инструмент позволит быстро создать нужный параметр и в дальнейшем просто вставить его в требуемое место.
  3. Для того чтобы максимально упростить доступ к всевозможным параметрам, которые разбросаны в разных диалоговых окнах. Пользователи инструмента Ворд наверняка знают, как сложно порой отыскать требуемый элемент из-за обилия различных многоуровневых меню. Подобный компонент поможет заметно упростить эту задачу.
  4. Для того чтобы автоматизировать обработку тех действий, которые являются весьма сложными и рутинными. Макросы в Ворд умеют доводить до автоматизма те параметры, на которые, казалось бы, уходит очень много драгоценного времени.

Как создать макрос?

Естественно, чтобы воспользоваться этим инструментом в Word, его нужно вначале создать. Этот процесс не несет в себе много сложностей, поэтому справиться с ним сможет абсолютно любой пользователь.

Первый вариант — это создание подобного элемента при помощи специального средства для создания макроса. Оно может быть как встроено в Word, так и взято с каких-либо сторонних источников. Следует отметить, что этот пункт является довольно небезопасным, ведь в макросах, скачанных с интернета, запросто могут находиться вирусы, уничтожающие и крадущие важную для пользователя информацию. Поэтому прежде чем выполнять найденный элемент в Word, следует убедиться, что он чист от различного рода недоброжелательных элементов. Для этого просто нужно просканировать его антивирусом.

Второй вариант — это создать элемент такого рода для Word путем использования специального программного кода, пишущегося на языке под названием Visual Basic. Для этой цели необходимо предварительно обзавестись специальным редактором, который носит точно такое же название, как и сам язык программирования кода. Нужно сказать о том, что этот пункт достаточно сложен и вряд ли подойдет для рядового пользователя.

Есть возможность провести процесс создания макросов в Word путем комбинирования вышеприведенных методик. В результате получится стандартный элемент, который затем можно будет отредактировать и улучшить при помощи специального кода. Однако следует знать, что этот пункт, как и предыдущий, подходит лишь для опытных пользователей. Ведь для создания такого инструмента потребуются немалые знания в программировании.

Для создания макросов в редакторе MS Office Word следует выделить фрагмент, для которого будет создаваться макрос. Потом надо войти в меню «Вид — Макросы — Запись макроса», выполнить необходимые действия, которые надо записать, после чего выполняется остановка записи макроса. Для того чтобы его использовать, необходимо выделить фрагмент текста, к которому следует его применить, войти в меню «Вид — Макросы — Макросы — Выполнить» и выбрать имя сохраненного макроса.

Как видно, процесс создания подобных элементов не несет в себе каких-либо определенных сложностей. Здесь самое главное — это грамотный и обдуманный подход к делу, который в разы увеличит шансы на успех. Нужно заметить, что макросами могут пользоваться не только те, кому по роду службы необходимо заполнять объемные документы и бланки. В частности, прибегать к использованию такого рода инструментов могут и обычные пользователи, которым необходимо что-либо напечатать в Ворде, к примеру, какие-либо официальные документы. Ведь пользуясь подобным инструментом, можно сэкономить довольно большую часть своего времени и наделать намного меньше ошибок, чем при ручном вводе. Ведь, как показывает практика, использование таких элементов сводит на нет возможность ошибиться при последующем заполнении того же шаблона.

Урок 60. Макрос для таблицы – Эффективная работа в MS Office

Приходилось ли вам выполнять при форматировании документа несколько раз повторять одни и те же команды? Предположим, в документе 50 таблиц. И каждую надо привести в порядок. Повторяющиеся заголовки, выравнивание назначить, да мало ли чего ещё сделать. И вот раз за разом повторяются одни те же команды. Так что знакомимся с понятием МАКРОС В ТАБЛИЦЕ.

В офисных программах есть замечательная возможность: объединить несколько команд в одну макрокоманду. Макрокоманда – это последовательность команд, которые будут работать автоматически при запуске макроса.

Вот определение, которое я взяла с любимого ресурса https://dic.academic.ru/dic.nsf/ruwiki/15081:

Во «офисных» продуктах (OpenOffice.org, Microsoft Office и др.), в графических программах (например, CorelDRAW) при обработке макроса автоматически выполняется заданная для каждого макроса последовательность действий — нажатия на клавиши, выбор пунктов меню и т. д.

Я приложила к уроку документ с несколькими таблицами (скачать файл тут). Я удалила текст документа (всё-таки авторское право и всё такое…):

По окончании урока вы сможете:

  1. Составить алгоритм форматирования таблицы
  2. Настроить ленту «Разработчик»
  3. Записать макрос форматирования таблицы
  4. Проверить макрос в действии
  5. Добавить кнопку «Макрос» на панель быстрого доступа

1. Алгоритм форматирования таблицы

Прежде, чем приступить к созданию макроса, следует тщательно продумать, какие команды нам понадобятся. Начнём с верха таблицы

  1. Заголовок, повторяющийся при переходе таблицы на следующую страницу
  2. Выравнивание содержимого ячеек заголовков по центру и по середине
  3. Заливка строки заголовка цветом
  4. Текст заголовка таблицы полужирного начертания красного цвета
  5. Поля ячеек – 0,05
  6. Видимые границы для всей таблицы красного цвета
  7. Автоподбор по ширине окна (вдруг таблица меньше ширины печатного поля)

Почему такая последовательность? При написании макрокоманды есть одна особенность:

Понять и запомнить! Ни в коем случае нельзя щелкать ЛМ по области документа! Работать только с лентами!

Так вот, после выделения заголовка можно выделить всю таблицу командой с ленты, а наоборот – нельзя!

Итак, нам надо записать семь команд одной макрокомандой. По ходу дела команд может оказаться больше.

Для того, чтобы записать макрос, необходимо найти эту команду. Команда «Запись макроса» находится на ленте «Разработчик», которая в настоящий момент не видна.

2. Настройка ленты «Разработчик»

Шаг 1. Выходим в режим настраивания ленте (ПМ в любом месте любой ленты → команда Настроить ленту из контекстного меню):

Шаг 1. Отметим галочкой ленту «Разработчик»[1]

ОК!

Вообще-то команда «Запись макроса» есть на ленте «Вид»:

Но на ленте «Разработчик» есть много других команд, которыми я активно пользуюсь, например, создание форм и полей, поэтому эта лента присутствует у меня в обязательном порядке.

3. Макрос для таблицы. Запись макроса для форматирования таблицы

Шаг 1. Выделяем заголовок таблицы (щелкаем ЛМ на полосе выделения напротив заголовка таблицы):

Шаг 2. Запускаем запись макроса (лента Разработчик → группа команд Код → команда Запись макроса):

  1. Можно ввести имя макроса, но имейте в виду, что пробелы недопустимы, то есть имя макроса будет выглядеть так – «Форматирование таблицы».
  1. Назначить выполнение макроса от нажатия единственной кнопке. Но кнопка должна быть уникальная (никогда не пользуюсь).
  2. Ввести описание макроса. Здесь никаких ограничений. Конечно, если макрос единственный, то можно и обойтись без описания. Я часто использую макросы, поэтому без описания просто не обойтись.
  3. Назначить выполнение макроса от нажатия сочетания функциональной клавиши плюс любой клавиши. Но при этом недопустимо использовать устойчивые системные сочетания, например, Ctrl+X, так как это сочетание зарезервировано для команды «Вырезать в буфер обмена».
  4. Из этого выпадающего меню выбираем доступность макроса для определенного документа. Если выбираем Normal.dotm, то наш макрос будет доступен для всех документов, созданных на основе шаблона Normal.dotm. Если мы создали документ на основе другого пользовательского шаблона, то в списке появится имя этого пользовательского шаблона, и тогда все документы на основе этого шаблона будут иметь внедрённый макрос. Но это действительно только для шаблонов, которые имеются на нашем компьютере.

Шаг 3. Назначаем сочетание клавиш (например, Ctrl+1):

Нажимаем клавиши «Назначить» и «Закрыть» и знакомимся с новым видом курсора:

Шаг 4. Назначаем режим «Повторить строки заголовков» (лента Макет → группа команд Данные → команда Повторить строки заголовков):

Шаг 5. Назначаем выравнивание содержимого ячеек строки заголовков по центру (лента Макет → группа команд Выравнивание → команда Выровнять по центру):

Шаг 6. Назначаем заливку строки заголовка (лента Конструктор → группа команд Стили таблиц → команда Заливка → выбор цвета заливки из палитры):

Шаг 7. Устанавливаем полужирное начертание шрифта заголовка и назначаем ему красный цвет (лента Главная → группа команд Шрифт → кнопка «Ж» и кнопка Цвет текста → выбор цвета из палитры):

Шаг 8. Выделяем всю таблицу лента Макет → группа команд Таблица → команда Выделить → команда Выделить таблицу из выпадающего меню):

Шаг 9. Назначаем границы таблицы (лента Конструктор → группа команд Обрамление → команда Цвет пера → выбор цвета границы из палитры → команда Граница → команда Все границы из выпадающего меню):

Шаг 10. Назначаем поля ячеек (лента Макет → группа команд Выравнивание → команда Поля ячейки → диалоговое окно Параметры таблицы[2] → Поля ячеек пользовательские):

Шаг 11. Устанавливаем Автоподбор таблицы по ширине окна (лента Макет → группа команд Размер ячейки → команда Автоподбор по ширине окна[3] из выпадающего меню):

Шаг 12. Останавливаем запись макроса (лента Разработчик → группа команд Код → команда Остановить запись):

Команда «Остановить запись» дублируется скромным квадратиком на строке состояния:

Всё! Макрос для таблицы готов!

4. Проверка макроса в действии

Шаг 1. Выделяем заголовок любой таблицы:

Шаг 2. Нажимаем сочетание клавиш Ctrl+1 и любуемся результатом:

А теперь посмотрим, как будет работать макрос на таблице со сложным заголовком. В учебном файле это Таблица 4.

Шаг 1. Выделяем сложный заголовок, то есть заголовок, состоящий из двух строчек и объединённых ячеек:

Шаг 2. Нажимаем сочетание клавиш Ctrl+1 и любуемся результатом:

И под занавес.

5. Кнопка запуска макроса «Форматирование_таблицы» на Панели быстрого доступа

Шаг 1. Вызываем диалоговое окно «Параметры Word» (Панель быстрого доступа → команда Другие команды из выпадающего меню):

Как настраивать Панель быстрого доступа я рассказывала в Уроке 18 и Уроке 19.

Шаг 2. Выбираем список «Макрос» (кнопка выпадающего меню → список Макрос):

Шаг 3. Добавляем макрос для таблицы на Панель быстрого доступа (пока макрос один, но у нас всё впереди):

ОК! А вот результат:

Макрос для таблицы будет запускаться при нажатии кнопки на Панели быстрого доступа.

Теперь вы сможете:

  1. Составить алгоритм форматирования таблицы
  2. Настроить ленту «Разработчик»
  3. Записать макрос форматирования таблицы
  4. Проверить макрос в действии
  5. Добавить кнопку «Макрос» на панель быстрого доступа

[1] В контекстном меню – «Настройка ленты», а в окне «Параметры Word» – «Вкладка»

[2] Интересно, почему команда Поля ячейка, а диалоговое окно называется Параметры таблицы? Загадка природы, небрежность переводчиков или шутка разработчиков?

[3] Вообще-то команда имеет смысл «Автоподбор по ширине печатного поля», но не будем придираться.

Занятие 1. Начало работы. Проектирование и запись макроса Word

Занятие 1. Начало работы. Проектирование и запись макроса Word

Первое занятие будет посвящено введению в макросы. Вы сможете спроектировать и записать макрос MS Word, узнав при этом подробности работы со стилями документа.

Подготовка к работе

Начнем обучение с определения понятия макрос.

Первый термин.

Макрос есть средство автоматизации работы в приложениях MS Office.

Используя макросы, вы можете в значительной мере упростить и ускорить свою работу в приложениях MS Office за счет «поручения» макросам рутинной работы. Создавать макрос имеет смысл тогда, когда вам приходится часто и много повторять какую-то (но всегда одну и ту же) последовательность действий по изменению документа, и вы ловите себя на мысли, что бездумно повторяете одни и те же щелчки мышью и нажатия на клавиши – без уделения внимания творчеству.

Постановка задачи

Любая творческая деятельность должна начинаться с создания представления о том, что же, собственно, требуется сделать.

Запись, содержащая описание представления о том, что требуется от приложения, так и называется – требования.

Итак, составим требования к будущему приложению.

Цель работы – создать макрос Word, который будет автоматически преобразовывать слова и фразы определенного стиля в сноски.

Создание стендового документа

Первым шагом работы будет создание «стендового» документа, который мы будем использовать при написании и отладке макроса.

Для этого сделайте следующее:

  • Запустите Word.
  • Наберите сами или скопируйте откуда-нибудь любой текст.

Пусть, для простоты, в нем не будет ни картинок, ни таблиц, никаких других сложных элементов.

Например, так:

Только не открывайте уже существующий документ! Мы будет создавать макрос «с нуля», кроме того, это упростит работу.

Теперь несколько участков надо определить как имеющие стиль примечание.

Если вы забыли, как это делается, кратко напомним.

Сначала надо создать стиль примечание (в предопределенном наборе Word этого стиля нет), относящийся к символам текста, а не к абзацам – ведь мы будем преобразовывать в сноски слова, а не абзацы. Если же вы пожелаете создавать примечания именно из абзацев, то сможете самостоятельно записать макрос, используя знания, полученные при обучении.

Для создания нового стиля:

Поместите курсор в тексте, который будет иметь новый стиль. В нашем «стендовом» тексте подразумевается фраза «примечание…».

  • Сделайте это:
  • Поместите курсор (щелкните один раз мышкой) на слове «примечание» в созданном вами тексте.
  • Выполните команду меню ФорматСтиль…

В результате выполнения команды меню появится окно:

Как видите, в этом окне и происходит работа со стилями.

  • Щелкните кнопку Создать…

Появится окно создания стиля:

  • В поле Имя:, вместо имени Стиль1 (на рисунке эта надпись выделена) введите примечание.
  • Рядом, в падающем списке Стиль выберите значение Знака:

Для наглядности изменим внешний вид нового стиля.

  • Щелкните кнопку Формат.
  • В появившемся меню выберите пункт Шрифт.

Появится окно настройки шрифтов.

  • В списке Начертание выберите пункт Полужирный:

Окно настройки шрифтов исчезнет.

Вы вернетесь в окно создания стилей.

  • Щелкните Применить.

Теперь вы можете оформить текст.

  • Переместите курсор (одиночным щелчком мыши) в начало будущей сноски:

Для выделения текста быстрее и проще (особенно тем, кто не вполне уверенно владеет мышью) использовать клавиши.

  • Дважды нажмите [Ctrl]+[Shift]+[].

Это сочетание приводит к выделению слова (или пробела) слева от курсора.

Текст должен приобрести такой вид:

Теперь примените созданный стиль к выделенному тексту.

  • Для этого на панели инструментов Word найдите падающий список, содержащий все доступные в данном документе стили:

  • И в этом списке выберите пункт с названием нового стиля.

Дополнительные сведения о стилях вы найдете в справочной системе Word.

Обзор справочной системы

Для начинающих дадим краткий обзор использования справочной системы приложений MS Office.

Для вызова справки:

  • Выполните команду меню СправкаСправка по Microsoft Word (в Word 97 – ?Справка по Microsoft Word) или нажмите [F1].

Появится окно справки Word.

  • Выберите вкладку Мастер ответов
  • В поле Выберите действие: введите слово стиль.
  • Нажмите [Enter]

Появится список разделов справки, так или иначе относящихся к макросам (слева внизу):

Как видите, здесь есть пункты Создание нового стиля и другие, которые могут вам помочь.

Помните, что, кроме одиночного слова, вы можете использовать фразы как параметр поиска.

  • Например, попробуйте произвести поиск по фразе Создать стиль.

Как видите, список результатов изменился.

В Word 97 ваши действия будут немного другими:

  • В окне справки, вызванном нажатием [F1], выберите вкладку Предметный указатель.
  • Начните вводить слово стиль в верхнее поле вкладки:

Как видите, по мере ввода слова-запроса происходит перемещение по списку разделов справки. Выбором раздела в нижнем списке (двойным щелчком) вы откроете окно с текстом справки, где, возможно, получите недостающую информацию.

Назначение стиля участкам текста

Продолжим работу с новым документом.

  • Назначьте вновь созданный стиль примечание всем оставшимся участкам, которые впоследствии будут преобразованы.
  • Сохраните созданный документ (команда ФайлСохранить).

Присвойте документу имя, по которому вы легко поймете предназначение документа, например: макрос_word_1. При сохранении позаботьтесь, чтобы документ был размещен в месте, где вы его легко найдете. Рекомендуется создать специальную папку, в которой вы будете хранить файлы, создаваемые в процессе обучения.

«Стендовый» документ создан.

Проектирование макроса

Программы MS Office обладают очень полезной возможностью автоматически создавать макросы. При этом происходит запись последовательности выполнения команд этой программы MS Office и нажатий на клавиши. Движения мыши не записываются (за исключением случаев, когда действия мыши приводят к выполнению какой-либо команды программы MS Office).

Для записи макроса сначала следует определить (спроектировать) последовательность действий, которую вы хотите записать.

Последовательность действий для преобразования абзаца определенного стиля в макрос, очевидно, будет выглядеть так:

  • найти текст со стилем примечание и выделить его
  • вырезать найденный текст в буфер обмена.

Буфер обмена– специальное средство операционной системы Windows, служащее для обмена данными между разными программами.

  • создать в месте расположения курсора сноску
  • вставить вырезанный ранее текст из буфера обмена в сноску

Эту последовательность можно изобразить наглядно, в виде схемы – так и называемой: схема последовательности действий:

Настало время «бумажной» работы.

  • Заведите тетрадь, в которой вы будете делать заметки, относящиеся к процессу создания программ.
  • Нарисуйте на отдельном листе приведенную выше схему.

Обязательно указывайте, к созданию какой программы, и к какому этапу относится схема. Не забудьте отметить текущую дату!

Когда вы попробуете выполнить спроектированную последовательность, то увидите, что ее следует немного изменить, так, чтобы она выглядела так:

  • найти текст со стилем примечание и выделить его
  • вырезать найденный текст в буфер обмена
  • создать ПОЧТИ в месте расположения курсора сноску (курсор надо будет немного сместить, чтобы сноска выглядела хорошо)
  • курсор САМ перейдет в панель сносок
  • вставить вырезанный ранее текст из буфера обмена в сноску (то есть ПРОСТО вставить текст, вставка всегда происходит в место нахождения курсора, а он уже находится в нужном месте)
  • из панели сносок перейти обратно в текст

Схема также немного изменится:

Для обработки дальнейшего текста потребуется повторить эту последовательность несколько раз – до конца текста. Как это сделать, мы разберем позднее.

В «тетради документации» создайте новую схему, обозначив, что это – «улучшение» предыдущей.

Не следует исправлять схемы, внося в них изменения, не ленитесь рисовать новые! Набор последовательно изменяющихся документов будет иллюстрировать процесс создания программы, а измененная, «замаранная» схема ничего вам не скажет об этом…

Запись макроса, проверка работы

Следующий после проектирования шаг – реализация, воплощение задуманного средствами выбранного языка.

Приступим к записи макроса.

  • Убедитесь, что запущен Word и открыт созданный нами «стендовый» документ. Если открыты другие документы Word – закройте их, предварительно сохранив. Дело в том, что неверно созданный макрос может нарушить работу Word, и вы рискуете потерять свою работу. После отладки макросов такой опасности уже не будет.

Проверьте, что документ имеет «нормальный» вид, при котором вы не видите на экране страницы документа, а текст занимает все окно Word.

  • На всякий случай выполните команду меню ВидОбычный.
  • Перейдите в начало документа. Например, нажатием [Ctrl] + [Home].
  • Выполните команду СервисМакросНачать запись…

Появится окно:

Здесь вы можете определить некоторые параметры будущего макроса.

В поле Имя макроса: следует помещать содержательное имя, характеризующее макрос.

В списке Макрос доступен для: вы можете выбрать, будет ли этот макрос работать только в данном документе, или же вы хотите его использовать во всех документах Word.

Поле Описание: содержит текущую дату и имя пользователя, под которым вы зарегистрированы. Это позволит в дальнейшем определить, кто автор макроса. Пункты Назначить макрос мы пока рассматривать не будем».

  • Назначьте макросу имя, например, СтильСноска, введя его в поле Имя макроса.

Заметьте, что имя должно состоять из одного слова. Желательно – но не обязательно, – использовать английский алфавит. Обязательное условие – имя должно содержать только буквы, цифры и знак подчеркивания. Начинается имя всегда только с буквы.

  • Подтвердите настройки нажатием [Enter].

Появится небольшая панелька с кнопками управления записью макроса:

Левая кнопка (с «квадратиком») предназначена для остановки записи макроса. Правая – с «полосочками» и кружочком, – для «паузы» при записи, когда нужно произвести какие-то манипуляции, но запись их в макрос не нужна.

Наконец, начнем запись.

Иллюстрации сделаны в Word версии 2000. При работе в других версиях внешний вид диалоговых окон может немного отличаться, но принципиальных отличий нет, все манипуляции будут точно такими же.

Как мы определились, сперва надо найти участок текста, имеющий определенный стиль.

Сразу отметим, что при записи макроса допускается нажимать мышью на кнопки меню Word, но операции с текстом следует выполнять при помощи клавиатуры.

  • Выполните команду ПравкаНайти… (или нажмите [Ctrl] + [F]).

Появится диалог для выбора настроек поиска:

  • Щелкните на кнопке Больше.

Диалоговое окно увеличится, появятся дополнительные пункты:

Как видите, курсор (в виде тонкой вертикальной линии) находится в верхнем поле Найти. Ничего не вводите сюда. Ведь наша цель не поиск какого-то определенного текста, а поиск текста с особенным стилем.

  • Щелкните кнопку Формат.
  • В появившемся меню выберите пункт Стиль:

Появится окно выбора стиля.

  • Перейдите на строку со словом примечание:

  • Нажмите [Enter] или щелкните кнопку OK.

Как видите, в окне поиска сразу под полем Найти появилась строка, уточняющая параметры поиска:

Итак, параметры поиска настроены. Производим собственно поиск.

  • Щелкните кнопку Найти далее или нажмите [Enter].

Как видите, абзац искомого стиля выделяется в тексте:

Если окно параметров поиска не исчезло, щелкните по кнопке Закрыть в верхнем правом углу диалогового окна параметров поиска (не окна документа и не Word-а!), или нажмите [Esc].

Следующий шаг – «вырезание» найденного участка в буфер обмена.

  • Выполните команду ПравкаВырезать или нажмите [Ctrl]+[X].

Не забывайте, в подобных сокращениях используются латинские буквы

Обратите внимание на расположение курсора. Он находится в начале слова, следующего за найденным участком. Обычно сноски следуют за текстом, а не предшествуют ему. Поэтому переместим курсор в нужное место.

  • Один раз нажмите клавишу [] («стрелка влево»).

Курсор переместился в конец предыдущего слова, как и требовалось.

Теперь создадим сноску.

  • Выполните команду ВставкаСноска…
  • В появившемся диалоге ничего не меняйте, сразу щелкните кнопку OK или нажмите [Enter].

Как видите, внизу окна документа появилась область сносок и готовая заготовка сноски. Курсор уже перенесен в эту область, остается только ввести текст.

  • Для внесения содержимого буфера обмена выполните команду ПравкаВставить или нажмите [Ctrl]+[V].

Текст сноски создан.

Теперь для продолжения работы с самого начала следует перенести курсор обратно в основную область документа.

  • ОДИН раз щелкните мышкой в основном тексте.

Макрос записан.

Теперь остановим запись.

  • Щелкните на кнопке с «квадратиком» на панельке управления записью макроса.

Вы записали свой первый макрос.

Перед тем, как продолжить работу, выполним еще одно действие.

Так как невозможно сразу создать работоспособный макрос, обязательно потребуется отладка. А для отладки следует привести стендовый документ к первоначальному виду. Общепринятое сочетание клавиш для этого – [Ctrl]+[Z].

  • Нажмите [Ctrl]+[Z] несколько раз, до приведения документа к первоначальному виду.
  • Если панель сносок не исчезла – щелкните на кнопке Закрыть на панели сносок.

Еще один способ восстановления документа – закрытие документа без сохранения изменений. Но мы не можем так сделать, так как нужные нам изменения находятся не в видимой части документа, а в макросе. Если документ закрыть – мы утратим макрос.

  • Сохраните документ.

Следующий после реализации этап создания программ – отладка. Во время отладки производится проверка работоспособности программы, обнаружение и исправление ошибок.

Попробуем выполнить созданный макрос – чтобы проверить его работоспособность.

  • Перенесите курсор в начало текста – щелкните один раз где-нибудь в первой строке стендового документа.

Для выполнения макроса сделайте следующее.

  • Выполните команду СервисМакросМакросы… или нажмите [Alt]+[F8].

Появится окно выбора макросов (список в вашем конкретном случае может быть другим):

  • Выберите в списке созданный макрос (мы условились назвать его СтильСноска).
  • Щелкните кнопку Выполнить или нажмите [Enter].

Если выполнение прошло успешно (а это произойдет, если вы правильно выполнили все, описанное ранее), восстановите состояние документа (несколько раз нажмите [Ctrl]+[Z]).

В макросе отсутствует одна важная особенность, предусмотренная нами – автоматическая обработка всего документа.

Поэтому мы не будем останавливаться на сделанном, а осмысленно исправим созданный макрос. Но это – тема следующих занятий.

Не забудьте сохранить созданный макрос! В дальнейшем сохранение результатов работы будет подразумеваться.

Итог занятия

Мы закончили изучение материала первого занятия учебника. Подведем первые итоги.

Во-первых, мы поставили перед собою вполне практическую задачу – создать макрос, с помощью которого можно быстро и легко создать сноски в документе.

Уяснение цели – первый и важнейший этап работы. Как часто, к сожалению, можно наблюдать «программистов», работающих над чем-то, чего они и сами не понимают…

Вторым шагом занятия было создание тестового документа, применяемого для отладки будущего макроса.

Третий, очень важный шаг – проектирование макроса. Начавшись с уяснения цели работы, проектирование переходит к формулированию требований. Если уясненная цель выражается образным, «человеческим» языком, то требования формализированы, каждое слово в них должно быть взвешено и употреблено так, чтобы исключить разночтения.

Формулировка требований – начало «бумажной» работы над любым проектом. Если цель могла быть высказана устно, то требования обязательно записываются.

Следует иметь какое-то хранилище для документации проекта. Для начинающих подойдет тетрадь. Когда вы станете серьезно программировать, то обнаружите, что существуют специальные программы, облегчающие ведение документации – так называемые системы контроля версий.

Проектирование макросов, записываемых средствами приложений MS Office, имеет свою специфику и отличается от «обычного» проектирования, которое будет рассмотрено в следующей части учебника. А именно – следующий шаг создания макроса состоит в том, чтобы, основываясь на требованиях, составить последовательность манипуляций, которую надо выполнить, чтобы достичь поставленной цели. Очевидно, что для этого надо уметь пользоваться приложениями MS Office. При составлении последовательности вам пригодится тестовый документ – на нем вы будете «пробовать» найденное.

Найденную последовательность манипуляций также нужно задокументировать.

Документацию к последовательности манипуляций целесообразно отобразить графически – в виде схемы последовательности действий.

Далее последовательность действий, описанную абстрактно, желательно предельно детализировать – «нажать [F1], потом нажать [Alt]+[X]» и тому подобное. Это можно не делать, если вы очень хорошо разбираетесь в используемом приложении MS Office – но лучше все-таки сделать…

Помните, что средство записи макроса внесет в макрос все ваши действия. Для того чтобы избегнуть «мусора», надо избегать ненужных манипуляций. В худшем случае – повторите запись.

Не забудьте, что при записи макроса следует использовать клавиатуру. Использование мыши допускается для выбора и выполнения команд меню – но не для перемещения в документе!

Затем вы записали сконструированный макрос. Этот этап создания программ называется реализацией.

Эффективность этого этапа целиком зависит от того, насколько тщательно были выполнены предшествующие шаги.

Пробный запуск макроса знаменует переход к следующему шагу создания программы – отладке.

Подробно об этапах создания программ вы узнаете во второй части учебника.

Как сохранить макросы в Word 2016?

Рассмотрим способы сохранения макросов в текстовом редакторе Word для дальнейшего использования или отправки другим пользователям.

Со временем у активных пользователей популярного текстового редактора Microsoft Office Word может собраться много макросов, которые не хотелось бы потерять после обновления, переустановки системы или других проблем с оборудованием или программным обеспечением.

Макросами часто нужно поделиться с коллегами по работе, знакомыми и тому подобное.

Все примеры показаны на версии Microsoft Office Word 2016.

Первый способ – это запись макросов в документ, который можно затем отсылать и использовать как шаблон.

Для сохранения макросов в шаблон нужна панель инструментов «Разработчик», которая по умолчанию отключена, поэтому в процессе работы ее нужно будет включить.

Для этого:

Открываем редактор Microsoft Office Word и создаем новый документ.

Нажимаем на «Файл», тогда открываем «Параметры».

Далее открываем «Настроить ленту» и ставим флажок на «Разработчик». Подтверждаем кнопкой «Ок».

Теперь в нашей панели появится вкладка «Разработчик». Открываем ее и нажимаем на кнопку «Шаблон документа».

Находим там кнопку «Организатор» и нажимаем на нее.

Далее открываем вкладку «Макросы». С правой стороны видим список наших макросов. Их с помощью кнопки «Копировать» нужно перенести в левую сторону. После этого можно закрыть окно.

Обратите внимание, что под текстом «Макросы и документы:» должно быть название нашего документа.

Теперь осталось сохранить наш документ с расширением *.docm. Данное расширение и будет вмещать наши добавленные макросы.

Такой документ можно использовать как шаблон, открывая и работая с ним. Все макросы, содержащиеся в данном документе можно будет применять в процессе работы. 

При открытии документа с расширением *.docm, Word спросит разрешения на включение их содержимого. Чтобы можно было использовать макросы, нужно данное разрешение предоставить, нажав на кнопку «Включить содержимое».

Второй способ – сохранение файла модуля в окне визуального редактора Microsoft Visual Basic.

Открываем Microsoft Visual Basic с помощью сочетания клавиш Alt + F11 или открыв его с панели «Разработчик» (нужно нажать на кнопку Visual Basic).

В шаблоне Normal (обычно) находим папку Modules. Там можно видеть наши макросы.

Для удобства можно изменить имя. Для этого нужно выделить макрос (щелкнув на его имя левой клавишей мыши) и снизу в свойствах, напротив Name написать новое имя.

Дальше нужно экспортировать макросы. Для этого выделяем мышью макросы, идем в «File → Export File» и указываем место для сохранения файла.

Теперь данный файл можно импортировать на любой компьютер через команду «File → Import File», открыв Microsoft Visual Basic.

Создать или запустить макрос

Чтобы сэкономить время на часто выполняемых задачах, объедините шаги в макрос. Сначала вы записываете макрос. Затем вы можете запустить макрос, нажав кнопку на панели быстрого доступа или нажав комбинацию клавиш. Это зависит от того, как вы его настроили.

  1. Щелкните Просмотр > Макросы > Запишите макрос .

  2. Введите имя макроса.

  3. Чтобы использовать этот макрос в любых новых документах, убедитесь, что макрос Сохранить в поле указывает Все документы (Normal.dotm) .

  4. Чтобы запустить макрос при нажатии кнопки, щелкните Кнопка .

  5. Щелкните новый макрос (он называется что-то вроде Normal.NewMacros. <Имя вашего макроса>) и щелкните Добавить .

  6. Щелкните Изменить .

  7. Выберите изображение кнопки, введите желаемое имя и дважды нажмите ОК .

  8. Теперь пора записать шаги. Щелкайте команды или нажимайте клавиши для каждого шага задачи. Word записывает ваши щелчки и нажатия клавиш.

    Примечание. Используйте клавиатуру для выделения текста во время записи макроса. Макросы не записывают выбор, сделанный с помощью мыши.

  9. Чтобы остановить запись, щелкните Просмотр > Макросы > Остановить запись .

Кнопка для вашего макроса появляется на панели быстрого доступа.

Чтобы запустить макрос, нажмите кнопку.

  1. Щелкните Просмотр > Макросы > Запишите макрос .

  2. Введите имя макроса.

  3. Чтобы использовать этот макрос в любых создаваемых вами новых документах, убедитесь, что макрос Store в поле указывает All Documents (Normal.dotm) .

  4. Чтобы запустить макрос при нажатии сочетания клавиш, щелкните Клавиатура .

  5. Введите комбинацию клавиш в поле Нажмите новую комбинацию клавиш .

  6. Проверьте, назначена ли эта комбинация еще чему-то.Если он уже назначен, попробуйте другую комбинацию.

  7. Чтобы использовать это сочетание клавиш в любых новых документах, убедитесь, что в поле Сохранить изменения в указано Normal.dotm .

  8. Щелкните Назначить .

  9. Теперь пора записать шаги.Щелкайте команды или нажимайте клавиши для каждого шага задачи. Word записывает ваши щелчки и нажатия клавиш.

    Примечание. Используйте клавиатуру для выделения текста во время записи макроса. Макросы не записывают выбор, сделанный с помощью мыши.

  10. Чтобы остановить запись, щелкните Просмотр > Макросы > Остановить запись .

Для запуска макроса нажимайте сочетания клавиш.

Чтобы запустить макрос, нажмите кнопку на панели быстрого доступа, нажмите сочетание клавиш или вы можете запустить макрос из списка Macros .

  1. Щелкните Просмотр > Макросы > Просмотр макросов .

  2. В списке под Имя макроса щелкните макрос, который нужно запустить.

  3. Щелкните Выполнить .

Чтобы сделать макрос из одного документа доступным во всех новых документах, добавьте его в Обычный.шаблон dotm.

  1. Откройте документ, содержащий макрос.

  2. Щелкните Просмотр > Макросы > Просмотр макросов .

  3. Щелкните Органайзер .

  4. Щелкните макрос, который нужно добавить в Обычный.dotm и щелкните Копировать .

  1. Щелкните File > Options > Customize Ribbon .

  2. Под Выберите команды из , щелкните Макросы .

  3. Щелкните нужный макрос.

  4. Под Настройте ленту , щелкните вкладку и настраиваемую группу, в которую вы хотите добавить макрос.

Если у вас нет настраиваемой группы, щелкните Новая группа . Затем щелкните Переименовать и введите имя своей настраиваемой группы.

  1. Щелкните Добавить .

  2. Нажмите Переименовать , чтобы выбрать изображение для макроса и введите желаемое имя.

  3. Дважды щелкните ОК .

  1. На вкладке Developer в группе Code щелкните Macros .

  2. В поле Имя макроса введите имя макроса.

    Примечание: Если вы дадите новому макросу то же имя, что и встроенному макросу в Word, новые действия макроса заменят встроенный макрос. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, щелкните Word Commands в списке Macros in .

  3. В списке «Макросы в » щелкните шаблон или документ, в котором вы хотите сохранить макрос.

    Чтобы ваш макрос был доступен во всех документах, обязательно щелкните Normal.dotm .

  4. Щелкните Create , чтобы открыть редактор Visual Basic.

После открытия редактора Visual Basic может потребоваться дополнительная информация о работе с Visual Basic для приложений. Для получения дополнительной информации щелкните Справка Microsoft Visual Basic в меню Справка или нажмите F1.

Вы можете записать последовательность действий или написать макрос с нуля, введя код Visual Basic для приложений в редакторе Visual Basic.

Примечание. Для работы с макросами в Office Word 2007 необходимо отобразить вкладку Developer .

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Word .

  2. Нажмите Популярные .

  3. В разделе « Верхние параметры для работы с Word » выберите вкладку « Показать разработчик» в поле «Лента ».

    Примечание. Лента — это компонент пользовательского интерфейса Microsoft Office Fluent.

  1. На вкладке Developer в группе Code щелкните Record Macro .

  2. В поле Имя макроса введите имя макроса.

    Примечание. Если присвоить новому макросу то же имя, что и встроенному макросу в Office Word 2007, новые действия макроса заменят встроенный макрос. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, на вкладке Developer в группе Code щелкните Macros .В списке Macros in щелкните Word Commands .

  3. В поле Сохранить макрос в щелкните шаблон или документ, в котором вы хотите сохранить макрос.

    Важно: Чтобы ваш макрос был доступен во всех документах, обязательно щелкните Нормальный.dotm .

  4. В поле Описание введите описание макроса.

  5. Выполните одно из следующих действий:

    • Начать запись Чтобы начать запись макроса, не назначая его кнопке на панели быстрого доступа или сочетанию клавиш, щелкните OK .

    • Создать кнопку Чтобы назначить макрос кнопке на панели быстрого доступа, выполните следующие действия:

      1. Нажмите кнопку .

      2. В Настроить панель быстрого доступа выберите документ (или все документы), для которого вы хотите добавить макрос на панель быстрого доступа.

        Важно: Чтобы ваш макрос был доступен во всех документах, обязательно щелкните Normal.dotm .

      3. Под Выберите команды в диалоговом окне , щелкните макрос, который вы записываете, а затем щелкните Добавить .

      4. Чтобы настроить кнопку, нажмите Изменить .

      5. В разделе Символ щелкните символ, который вы хотите использовать для своей кнопки.

      6. В поле Отображаемое имя введите имя макроса, который вы хотите отобразить.

      7. Дважды щелкните OK , чтобы начать запись макроса.

        Выбранный вами символ отображается на панели быстрого доступа. Введенное имя отображается при наведении указателя на символ.

    • Назначить сочетание клавиш Чтобы назначить макрос сочетанию клавиш, выполните следующие действия:

      1. Щелкните Клавиатура .

      2. В поле Команды щелкните макрос, который вы записываете.

      3. В поле Press new shortcut key введите желаемую последовательность клавиш, а затем щелкните Assign .

      4. Щелкните Закройте , чтобы начать запись макроса.

  6. Выполните действия, которые вы хотите включить в макрос.

    Примечание. При записи макроса можно использовать мышь для выбора команд и параметров, но не для выделения текста. Для выделения текста необходимо использовать клавиатуру.Дополнительные сведения о выделении текста с помощью клавиатуры см. В разделе Выбор текста.

  7. Чтобы остановить запись ваших действий, щелкните Остановить запись в группе Код .

Изменить сочетание клавиш для макроса

  1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Word .

  2. Щелкните Настроить .

  3. Рядом с Сочетания клавиш щелкните Настроить .

  4. В списке Категории щелкните Макросы .

  5. В списке Macros щелкните макрос, который вы хотите изменить.

  6. В поле Press new shortcut key введите комбинацию клавиш, которую вы хотите выбрать.

  7. Установите флажок Текущие ключи , чтобы убедиться, что вы не назначаете комбинацию клавиш, которую уже используете для выполнения другой задачи.

  8. В списке Сохранить изменения в выберите вариант, соответствующий тому месту, где вы хотите запустить макрос.

    Важно: Чтобы ваш макрос был доступен во всех документах, обязательно щелкните Normal.dotm .

  9. Щелкните Закройте .

  1. На вкладке Developer в группе Code щелкните Macros .

  2. В списке под Имя макроса щелкните макрос, который нужно запустить.

  3. Щелкните Выполнить .

  1. На вкладке Developer в группе Code щелкните Macros .

  2. В поле Имя макроса введите имя макроса.

    Примечание. Если присвоить новому макросу то же имя, что и встроенному макросу в Office Word 2007, новые действия макроса заменят встроенный макрос. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, щелкните Word Commands в списке Macros in .

  3. В списке «Макросы в » щелкните шаблон или документ, в котором вы хотите сохранить макрос.

    Чтобы ваш макрос был доступен во всех документах, обязательно щелкните Normal.dotm .

  4. Щелкните Create , чтобы открыть редактор Visual Basic.

После открытия редактора Visual Basic может потребоваться дополнительная информация о работе с Visual Basic для приложений. Для получения дополнительной информации щелкните Справка Microsoft Visual Basic в меню Справка или нажмите F1.

Чтобы быстро выполнять часто выполняемые задачи, в настольной версии Word вы можете объединить шаги в макросы, которые запускаются одним щелчком мыши.В Веб-приложение Word вам придется выполнять такие задачи вручную.

Если у вас есть Word, сначала нажмите Открыть в Word , чтобы открыть документ в Word.

Затем следуйте инструкциям для настольной версии Word.

Когда вы запускаете макрос в Word и сохраняете документ, вы увидите результаты макроса при повторном открытии документа в Word в Интернете.

Как создать макрос в Word

Макрос — это серия команд, которые записываются и сохраняются, чтобы их можно было легко запустить снова по запросу.Если у вас есть серия повторяющихся задач, запись макроса может сэкономить вам много времени.

Показать вкладку разработчика

Прежде чем вы сможете создавать или использовать макросы, вам необходимо включить вкладку «Разработчик».

  1. Щелкните вкладку Файл .
  2. Выберите Параметры .

    Откроется окно «Параметры Word».

  3. Щелкните вкладку Настройка ленты слева.

    Столбец справа определяет, какие вкладки ленты включены.

  4. Установите флажок Developer .
  5. Нажмите ОК .

Вкладка «Разработчик» теперь отображается в конце ленты.

Включить макросы

После того, как вы включили вкладку «Разработчик», вы можете изменить настройки безопасности документа, чтобы разрешить использование макросов.

  1. Щелкните вкладку Developer .
  2. Нажмите кнопку Macro Security .

    Прежде чем использовать макросы, важно знать, что макросы могут представлять угрозу безопасности. Поскольку они запускают внешний код, запуск одного из ненадежных источников может заразить ваш компьютер или другие в вашей сети вирусом.

  3. Выберите подходящий уровень безопасности.

    Существует четыре уровня безопасности макросов:

    • Первый уровень полностью отключает макросы, блокируя их без уведомления.Этот вариант является наиболее безопасным, но он не позволяет запускать макросы вообще — даже макросы, которые вы записываете сами.
    • По умолчанию макросы блокируются, но отображается уведомление. Это уведомление позволяет вам включать макросы в каждом конкретном случае. Этот вариант безопасен, если вы знаете, что можете доверять разрешенным макросам.
    • Вы можете автоматически включить макросы с цифровой подписью. Вам по-прежнему будет предложено ввести большинство макросов, но доверенные макросы будут разрешены без запроса.
    • Наконец, вы можете включить все макросы без запроса. Это может быть опасно, поэтому используйте эту команду с осторожностью.
  4. Нажмите ОК .

Выбранный параметр защиты от макросов включен.

Запись макроса

Если вам нужно выполнить повторяющуюся серию задач, вы можете записать эти задачи в виде макроса.

  1. Поместите курсор в то место, где вы хотите начать запись макроса.
  2. Нажмите кнопку Запись макроса .

    Откроется окно «Запись макроса», в котором вы можете настроить имя макроса, описание и механизм запуска перед его записью.

  3. Дайте макросу имя.

    Обратите внимание, что макрос будет сохранен в шаблоне Normal, что означает, что он будет доступен в других документах, созданных с использованием этого шаблона. Если вам нужно сохранить его в другом шаблоне или документе, обязательно укажите это здесь.

    Затем вы можете выбрать, будет ли запуск макроса запускаться кнопкой, которую можно добавить на панель быстрого доступа, или комбинацией клавиш быстрого доступа. В этом уроке будет рассказано о добавлении макроса, использующего сочетание клавиш.

  4. Нажмите кнопку Клавиатура .
  5. Нажмите сочетания клавиш, которые вы хотите использовать.

    Убедитесь, что вы используете комбинацию клавиш, которая не мешает работе других команд Word или системы.

  6. Щелкните Назначить .
  7. Щелкните Закройте .

    Макрос немедленно начинает запись.

  8. Запишите макрос.

    Во время записи макрос фиксирует нажатия клавиш и кнопки, но выделенный с помощью мыши текст не записывается. Используйте клавиатуру для выделения текста и перемещения курсора, если вы хотите, чтобы эти действия были записаны.

    A Стоп Кнопка также будет отображаться в строке состояния во время записи макроса.

  9. Нажмите кнопку Остановить , когда закончите запись.

Запись останавливается, и макрос сохраняется.

Запустить макрос

Когда вы записали и сохранили макрос в документе, вы можете запустить его с помощью сочетания клавиш или кнопки панели быстрого доступа, назначенной ему при создании. Вы также можете просмотреть все макросы в документе и выбрать один для непосредственного запуска.

  1. Щелкните в том месте, где вы хотите запустить макрос.
  2. Щелкните вкладку Developer .
  3. Нажмите кнопку Макросы .

    Все макросы в текущем шаблоне перечислены в диалоговом окне «Макросы». Отсюда вы можете запустить макрос, отредактировать его, создать новый или удалить макросы, которые вам больше не нужны.

  4. Выберите макрос.
  5. Выберите макрос и нажмите кнопку Изменить , чтобы открыть макрос в редакторе Visual Basic. Оттуда вы можете просмотреть шаги, которые использует макрос, удалить ненужные шаги или даже изменить свойства шага, чтобы настроить макрос еще больше.

  6. Нажмите кнопку Выполнить .

Выбранный макрос запущен.

Как создать и запустить макрос в Word

Если вы много работаете с Microsoft Word и постоянно делаете одно и то же, создайте макрос. Макро — это сокращение от слова «макроинструкция», которое означает серию инструкций для выполнения задачи.

Самое замечательное в создании макросов в Word заключается в том, что вам не нужно знать, как программировать.Если вы можете нажать запись и остановить, вы можете это сделать.

Макросы не опасны?

Вы слышали о том, что макросы плохи, потому что могут содержать вирусы? Хотя вы должны быть осторожны при открытии документов Office от неизвестных людей, поскольку они могут содержать вредоносные макросы, здесь это не проблема. Вы создаете свой собственный макрос, чтобы знать, что это не вирус.

Как записать макрос в Word

В этом примере вы собираетесь создать макрос в Word, чтобы вставить свою подпись в конец документа.

  1. В открытом Word перейдите на вкладку Просмотр .
  2. Щелкните стрелку вниз под кнопкой Macros .
  3. Выберите Record Macro… откроется новое окно.
  1. В поле Macro name: введите значащее имя для макроса. Пробелы не допускаются. Используйте подчеркивание или тире.
  2. В раскрывающемся списке Сохранить макрос в: вы можете выбрать, какие документы вы хотите использовать для этого макроса.Если вы выберете Все документы (Normal.dotm), макрос будет доступен вам в каждом новом документе Word, который вы создаете с этого момента. Если вы выберете один документ, он будет применяться только к этому единственному документу. Обычно лучше всего выбрать Все документы .
  1. В поле Описание: напишите, что делает макрос. Это простой макрос с описательным именем, но по мере освоения макросов вы будете выполнять более сложные задачи, поэтому описание всегда будет хорошей идеей.
  2. Вы можете выбрать Назначить макрос для либо кнопку, которую вы создадите с помощью кнопки , либо горячие клавиши, которые вы можете выбрать с помощью кнопки Keyboard . Для Word уже существует множество сочетаний клавиш, поэтому лучше всего подойдет кнопка. Выберите Кнопка . Откроется новое окно под названием Word Options .
  1. Здесь вы назначите макросу кнопку на ленте Word. Выберите Настроить ленту .
  2. В раскрывающемся списке Выбрать команды из: выберите Макросы .Это покажет нам наши макросы в области под ним.
  1. Вам нужно где-нибудь на ленте поставить макрос. В этом примере выберите Home в области «Основные вкладки». Затем выберите Новая группа .
  2. Выберите Переименовать , чтобы дать ему осмысленное имя.
  3. В окне Переименовать выберите один из значков для представления группы, затем введите Мои макросы в поле Отображаемое имя .
  4. Выберите OK , чтобы применить.Вы увидите изменение в области Основные вкладки .
  1. Выбрав новые «Мои макросы» в области «Основные вкладки», выберите макрос Normal.NewMacros.Insert_Signature .
  2. Выберите Добавить , чтобы вставить его в группу «Мои макросы».
  1. Конечно, вы захотите его переименовать. Выбрав макрос в области «Основные вкладки», выберите Переименовать…
  2. В окне «Переименовать» выберите значок и введите простое имя в поле «Отображаемое имя : ».
  3. Выберите OK , чтобы зафиксировать изменение. Вы увидите изменение в области основных вкладок.
  4. Выберите OK под областью основных вкладок, чтобы завершить создание кнопки для макроса.
  1. Создайте любой блок подписи, какой захотите. Добавьте скан своей подписи или другие изображения. Как хотите. Когда это будет сделано, щелкните стрелку вниз под кнопкой Macros .
  2. Выберите Остановить запись . Вот и все.Макрос вставки подписи создан.
  1. Проверьте это, найдя кнопку Вставить подпись , которую вы создали на вкладке «Главная», и выберите ее. Ваш блок подписи должен волшебным образом выглядеть именно так, как вы его создали.

Как написать макрос

Для большинства макросов метод записи является наиболее эффективным способом их создания. В конце концов, вам захочется заняться чем-нибудь посложнее. Это требует написания макроса на языке Visual Basic для приложений (VBA).У нас есть лучшее руководство по VBA для начинающих, так что добавьте его в закладки. Давайте создадим макрос, который покажет нам среднее количество слов в предложении, чтобы помочь нам определить, когда мы многословны.

  1. Вам нужен доступ к вкладке Developer , которая по умолчанию скрыта в Word. В верхнем левом углу Word выберите Файл .
  1. В левом нижнем углу выберите Параметры .
  1. В открывшемся окне выберите Настроить ленту .
  2. Справа найдите Developer и поставьте рядом с ним галочку.
  3. Выберите OK , чтобы закрыть окно. Откроется вкладка Developer .
  1. Выберите вкладку Developer .
  2. Нажмите кнопку Макросы .
  1. Введите значащее имя в Имя макроса: Оставьте макрос в: как Normal.dotm, чтобы он применялся ко всем документам Word. Всегда вводите описание в области Описание: .
  2. Выбрать Создать . Откроется средство разработки Microsoft Visual Basic для приложений .
  1. Код, показанный в зеленых прямоугольниках ниже, уже должен быть там с небольшим промежутком между ними. Скопируйте и вставьте в это место следующий код:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

для каждого с в ActiveDocument.Предложения
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Следующие

MsgBox «Среднее количество слов в предложении» + Str (Int (numWords / numSentences)) + «. Лучше меньше 15 ».

  1. Нажмите кнопку Выполнить , чтобы проверить код. Если он не работает должным образом, редактируйте код до тех пор, пока он не запустится так, как вам нужно.
  1. Нажмите кнопку Сохранить и закройте окно проявки.
  1. Создайте кнопку на ленте Word, используя тот же метод, который показан в инструкциях «Как записать макрос» выше.
  2. Найдите кнопку, которую вы только что создали, и проверьте ее.

Мой макрос не работает, когда я сохраняю свой документ Word

Word по умолчанию сохраняет с расширением файла .docx, что не позволяет макросам запускаться автоматически. Если вы хотите, чтобы макрос запускался, вам нужно изменить тип файла на Word Macro-Enabled Document (* .docm).

Этот тип файла существует частично для борьбы с проблемами безопасности макросов. Если вы видите это расширение файла в документе, который не ожидали получить, будьте подозрительны.

Что еще можно делать с макросами?

Вы можете создавать макросы в Excel, Outlook, даже PowerPoint. Все, что вы сейчас делаете вручную, у вас должна быть возможность записать или написать макрос для этого. Использование макросов в Word вместе с отличными сочетаниями клавиш Windows повысит вашу продуктивность в десять раз.

Как создать макрос в Microsoft Word и Excel

Обновлено: 31.12.2020, Computer Hope

Макрос помогает повысить эффективность при создании документов и таблиц, добавлении или поддержании информации или создании форм для заполнения другими людьми.Microsoft Word и Excel — популярные программы, в которых люди используют макросы, чтобы упростить ввод и хранение данных. Макросы в Word и Excel создаются с использованием языка программирования Visual Basic или путем записи выполняемых действий.

Чтобы создать макрос в Microsoft Word или Microsoft Excel, выберите его из списка ниже и следуйте инструкциям.

Создать макрос в Microsoft Word

Чтобы создать макрос в Microsoft Word, выберите способ его создания: вручную или записывая действия, и следуйте инструкциям.

Создание макроса вручную с помощью Visual Basic

  1. В Microsoft Word щелкните вкладку View в строке меню.
  2. Щелкните опцию Macros .

  1. В окне Macros введите имя нового макроса в текстовое поле Macro name .
  2. Щелкните кнопку Create .
  3. Откроется программа Microsoft Visual Basic для приложений, в которой можно создать макрос, набрав код Visual Basic вручную.
  4. По завершении создания макроса щелкните значок Сохранить в строке меню и закройте программу Visual Basic.

Создать макрос путем записи действий

  1. В Microsoft Word щелкните вкладку View в строке меню.
  2. Щелкните стрелку под опцией Macros и выберите опцию Record Macro .

  1. В окне Record Macro введите имя нового макроса в текстовое поле Macro name .
  2. Щелкните значок клавиатуры, чтобы назначить комбинацию клавиш для выполнения макроса.
  3. В окне Customize Keyboard щелкните поле Press new shortcut key , затем нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать для выполнения макроса в Microsoft Word. Например, вы можете нажать клавиши Ctrl + Shift + M , и эта комбинация клавиш будет автоматически введена в поле.

  1. Нажмите кнопку Назначить в нижнем левом углу, затем нажмите кнопку Закрыть .
  2. Запись макроса начинается сразу после нажатия кнопки «Закрыть». Выполните действия, которые вы хотите записать, и запустите макрос. Вы можете набирать текст, форматировать текст, создавать таблицу, добавлять фигуры или изображения и выполнять другие действия.
  3. Когда вы выполнили все действия, которые хотите включить в макрос, на вкладке View щелкните стрелку под опцией Macros и выберите Stop Recording .

Создать макрос в Microsoft Excel

Чтобы создать макрос в Microsoft Excel, выберите способ его создания: вручную или записывая действия, и следуйте инструкциям.

Создание макроса вручную с помощью Visual Basic

  1. В Microsoft Excel щелкните вкладку Просмотр в строке меню.
  2. Щелкните опцию Macros .

  1. В окне Macros введите имя нового макроса в текстовое поле Macro name .
  2. Щелкните кнопку Create .
  3. Откроется программа Microsoft Visual Basic для приложений, в которой можно создать макрос, набрав код Visual Basic вручную.
  4. По завершении создания макроса щелкните значок Сохранить в строке меню и закройте программу Visual Basic.

Создать макрос путем записи действий

  1. В Microsoft Excel щелкните вкладку Просмотр в строке меню.
  2. Щелкните стрелку под опцией Macros и выберите опцию Record Macro .

  1. В окне Record Macro введите имя нового макроса в текстовое поле Macro name .
  2. Щелкните значок клавиатуры, чтобы назначить комбинацию клавиш для выполнения макроса.
  3. В окне Customize Keyboard щелкните поле Press new shortcut key , затем нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать для выполнения макроса в Microsoft Excel. Например, вы можете нажать клавиши Ctrl + Shift + M , и эта комбинация клавиш будет автоматически введена в поле.

  1. Нажмите кнопку Назначить в нижнем левом углу, затем нажмите кнопку Закрыть .
  2. Запись макроса начинается сразу после нажатия кнопки «Закрыть». Выполните действия, которые вы хотите записать, и запустите макрос. Вы можете вводить данные, форматировать данные, создавать диаграмму или график на основе данных, добавлять формулы и выполнять другие действия.
  3. Когда вы выполнили все действия, которые хотите включить в макрос, на вкладке View щелкните стрелку под опцией Macros и выберите Stop Recording .
Макросы

Word: четыре примера для автоматизации ваших документов

Макросы

Word — это чудо в один щелчок, позволяющее запрограммировать сложные процедуры, запускаемые по вашему запросу.Вот несколько примеров, с которых можно начать. Один создает фирменный бланк вашей компании; второй вставляет предварительно отформатированные таблицы; а третий определяет и разрабатывает пользовательские форматы книг.

ПРИМЕЧАНИЕ. Вы увидите некоторые инструкции со строками нажатий клавиш, которые представляют собой макро-инструкции для изменения положения курсора. Обязательно скопируйте их именно так, как написано.

Настройка, определение и запись макросов

Шаг 1. Настройте макрос

A. Выберите вкладку «Просмотр», затем щелкните «Макросы »> «Запись макроса ».

B. В диалоговом окне «Запись макроса» введите имя и описание макроса. Следуйте этим правилам для имени:

  • Имена макросов должны начинаться с буквы и использовать буквы или цифры. Вы не можете использовать пробелы, не буквенно-цифровые символы или точки.
  • Имена макросов могут состоять максимум из 80 символов
  • Имена макросов не могут конфликтовать с зарезервированными командами или ключевыми словами программы, такими как «Печать», «Сохранить», «Копировать», «Вставить».
  • Описание — это просто примечания, в которых кратко описаны функции макроса.

C. В поле «Сохранить макрос в» выберите Все документы , чтобы запустить этот макрос во всех ваших документах Word, или выберите текущий документ (отображаемый по имени файла), чтобы использовать этот макрос только в текущем документе. Нажмите ОК .

D. Затем на панели «Назначить макрос» нажмите кнопку или Клавиатура (ярлык) для метода, используемого для доступа к макросу и его запуска.

Примечание: Большинство сочетаний клавиш уже используются системой.Несмотря на то, что вы можете перезаписать многие из этих ярлыков, гораздо проще прикрепить макрос к кнопке.

Установите макрос Word.

Шаг 2. Добавьте кнопку макроса на панель быстрого доступа

A. Нажмите кнопку , откроется экран «Параметры Word / Настройка панели инструментов быстрого доступа». На этом экране найдите свой макрос, выберите / выделите его, затем нажмите Добавить . Word копирует макрос с левой панели «Макросы» на правую панель быстрого доступа.

Б.Щелкните Modify , выберите значок для представления кнопки макроса, затем щелкните OK .

C. По завершении нажмите OK еще раз, чтобы выйти.

Добавьте кнопку макроса на панель быстрого доступа.

Шаг 3. Запишите макрос

Введите нажатия клавиш, которые должен записывать макрос. (См. «A» ниже.)

Шаг 4: Остановить запись

По завершении снова выберите вкладку «Просмотр», затем нажмите Остановить запись . (См. «B» ниже.)

Примечание: Обратите внимание, что настроенная кнопка макроса отображается на панели быстрого доступа. Чтобы снова запустить макрос, просто нажмите эту кнопку.

Как записать макрос, а затем остановить макрос.

Три быстрых и простых макроса

Макрос 1: фирменный бланк компании

Большинство компаний обменяли печатные фирменные бланки на цифровые. Потратьте немного времени один раз на запись этого макроса, и вы сможете разместить свой бланк на документе за одну секунду.

Повторите шаги 1 и 2 выше.Назовите макрос (для этого примера) BranchesLetterhead. Затем для шага 3 (макрос уже запущен) следуйте этим инструкциям макроса:

A. На вкладке «Вставка» выберите изображений . Перейдите в папку с логотипом вашей компании, выберите это изображение и нажмите Вставить .

B. В диалоговом окне «Параметры макета» выберите один из параметров обтекания текстом, затем закройте диалоговое окно. Нажмите клавишу Esc, чтобы отменить выбор рисунка, затем нажмите клавишу End один раз и клавишу Tab один раз.

Запишите макрос, который создает фирменный бланк компании.

C. Введите название компании: Branch, Inc . Выделите имя. Щелкните раскрывающийся список в группе Шрифт; выберите гарнитуру и размер шрифта. Один раз нажмите клавишу End, затем трижды нажмите клавишу Enter. Затем дважды нажмите стрелку вверх, затем нажмите Shift + Down, Down (нажмите и удерживайте клавишу Shift, одновременно нажимая клавишу со стрелкой вниз дважды).

D. Выберите гарнитуру (в этом примере я выбираю что-нибудь без засечек, например Arial или Helvetica), выберите размер (в данном примере — 11 пунктов), затем нажмите клавишу «Домой» один раз и клавишу Tab дважды. .

E. Введите адресную информацию, затем трижды нажмите клавишу Enter.

F. В главном меню нажмите Вставить > Текст , затем нажмите кнопку Вставить дату и время . Выберите формат даты в диалоговом окне «Дата и время», установите флажок « Обновлять автоматически, », затем нажмите «», «ОК» .

G. Выделите и измените шрифт даты и времени на стандартный шрифт документа вашей компании.

H. Наконец, выделите букву «B» в разделе «Ветви» и увеличьте размер шрифта до 60.

I. Начиная с шага 4 выше, снова выберите вкладку «Просмотр» и нажмите Остановить запись .

Теперь, когда вам понадобится фирменный бланк, просто нажмите кнопку макроса BranchesLetterhead на панели быстрого доступа.

Запишите макрос, который создает фирменный бланк компании, продолжение.

Макрос 2: вставка заранее разработанных таблиц

Моя подруга Кэрри создала еженедельный отчет, который включал таблицу с определенными измерениями, столбцами, строками и заголовками. Она копировала и вставляла созданный ею шаблон таблицы в каждый новый документ, но он всегда был непоследовательным и искаженным.Табличный макрос был лучшим решением.

Повторите шаги 1 и 2 выше. Назовите макрос (в этом примере CorpRptTable). Затем для шага 3 (макрос уже запущен) следуйте этим инструкциям макроса:

A. На вкладке «Вставка» щелкните Таблица .

B. В диалоговом окне «Вставить таблицу» проведите курсором по сетке по горизонтали, чтобы выбрать необходимое количество столбцов, затем сдвиньте вниз, чтобы выбрать строки. Когда сетка правильного размера, щелкните мышью.

С.Введите следующие заголовки в верхней строке: Участник, Род занятий, Местоположение, Проект и Пожертвование.

D. Когда курсор все еще находится в конце слова «Пожертвование» в столбце 5, строка 1: нажмите и удерживайте клавиши Ctrl и Shift, затем нажмите клавишу со стрелкой влево пять раз.

E. Выделив первую строку, перейдите на вкладку «Главная» и щелкните Группа абзацев . Щелкните значок для текста с выравниванием по центру, затем в группе «Шрифты» щелкните Bold .Нажмите клавишу курсора со стрелкой влево один раз, чтобы переместить курсор в ячейку A1.

Примечание: Когда курсор находится в любом месте внутри таблицы, на ленте отображается новый набор вкладок, который называется «Дизайн инструментов для таблиц» и «Макет инструментов для таблиц».

F. Удерживая курсор в положении A1, выберите Table Tools > Layout . В группе «Размер ячейки» нажмите кнопку Ширина столбца таблицы и щелкните стрелки, чтобы изменить ширину столбца вверх или вниз. Установите первый столбец на 1.2 дюйма. Нажмите клавишу TAB один раз, а затем стрелку влево, чтобы переместить курсор в следующий столбец.

Примечание: Если заголовок столбца выделен, новая ширина столбца влияет только на эту единственную строку.

G. Поместите курсор во второй столбец перед буквой O в разделе «Занятие», перейдите в Инструменты таблицы и щелкните Макет > Группа размера ячеек и установите ширину столбца таблицы> 1,2 дюйма.

H. Настройте остальные столбцы на следующие параметры: Местоположение 1.7 дюймов, Проект 1,5 дюйма и Пожертвования 1,0 дюйма.

I Нажмите Ctrl + End, чтобы переместить курсор за пределы таблицы и под ней, затем введите: Рисунок 1 .

J. Начиная с шага 4 выше, снова выберите вкладку «Просмотр» и нажмите Остановить запись .

Запишите макрос, который вставляет заранее разработанные таблицы.

Макрос 3: создание пользовательских форматов книг

Если вы создаете собственные публикации, создайте макрос, который устанавливает пользовательский формат для каждого из них.Фактически, вы можете просто создать один формат, затем отредактировать его и повторно сохранить для соответствия отдельным форматам.

Повторите шаги 1 и 2 выше. Назовите макрос (для этого примера) Book8x5Format. Затем для шага 3 (макрос сейчас запущен) следуйте этим инструкциям макроса:

A. На вкладке «Макет страницы» щелкните Параметры страницы > Размер .

B. Выберите Дополнительные размеры бумаги в раскрывающемся меню.

C. В диалоговом окне «Параметры страницы» выберите вкладку «Бумага», щелкните « Размер бумаги », затем выберите « Custom » в раскрывающемся списке.

D. Введите ширину 5,5 дюйма и высоту 8,5 дюйма и щелкните OK .

E. Опять же, на вкладке «Макет страницы» в группе «Параметры страницы» нажмите кнопку Margin .

F. Выберите Custom Margins из раскрывающегося списка.

G. В диалоговом окне «Параметры страницы» выберите вкладку «Поля».

Примечание: Сначала необходимо настроить параметры страниц, выбрав «Несколько страниц», поскольку этот параметр изменяет поля полей.

H. Из страниц > Несколько страниц выберите Обычный из раскрывающегося списка. В качестве листов в буклете выберите Все .

I. Введите поля: верхнее = 1, нижнее = 1, левое = 0,5, правое = 0,5, желоб = 0,3 и положение желоба = левое.

J. Для Ориентации выберите Книжная , затем щелкните OK .

Примечание: Изображение на панели предварительного просмотра показывает этот макет с полями и промежутками.

Запишите макрос, создающий настраиваемые форматы книг.

K. Затем выберите Paragraph на вкладке «Макет страницы». Перейдите на вкладку Отступов и промежутков г.

L. На панели «Общие» выберите Выравнивание = По ширине; Уровень структуры = основной текст.

M. На панели «Отступ» выберите «Слева» = 0; Вправо = 0; Special = Первая линия; По = 0,25.

N. На панели Интервал выберите Перед = 0; После = 0; Межстрочный интервал = несколько; При = 1,25. И нажимаем ОК .

O. Введите абзац или около того общего текста.Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Styles во всплывающем контекстном меню. В диалоговом окне «Стили» выберите из списка таблицу стилей вашей компании (CorpStyle).

ПРИМЕЧАНИЕ. Если в вашей компании нет таблицы стилей, выберите Normal . Не стесняйтесь читать наши инструкции по созданию таблиц стилей после завершения этого макроса.

Отступы, интервалы и стили для пользовательских форматов книг.

P. Затем выберите вкладку «Вставка» и перейдите в группу «Верхний и нижний колонтитулы». Нажмите кнопку Заголовок и выберите стиль из списка, затем введите текст заголовка.

Примечание: Обратите внимание, что появляется меню «Дизайн верхнего и нижнего колонтитула».

Q. В группе «Параметры» установите флажки для различных четных и нечетных страниц . Щелкните правой кнопкой мыши контекстное меню, выберите абзац и выберите Alignment: Right (для верхнего колонтитула нечетной страницы). Затем прокрутите вниз до раздела «Нижний колонтитул»: щелкните правой кнопкой мыши, выберите Номер страницы > Внизу страницы > Обычный номер 3 (размещение по правому краю).

р.Вставьте разрыв страницы, затем повторите шаги P и Q выше, чтобы добавить верхние и нижние колонтитулы к четным страницам.

S. Начиная с шага 4 выше, снова выберите вкладку «Просмотр» и нажмите Остановить запись .

Верхние, нижние колонтитулы и страницы для пользовательских форматов книг.

Примечание. Когда вы покупаете что-то после перехода по ссылкам в наших статьях, мы можем получить небольшую комиссию.Прочтите нашу политику партнерских ссылок для получения более подробной информации.

Понимание макросов в Microsoft Word

Макрос — это последовательность команд, которая записывается, чтобы ее можно было воспроизвести (выполнить) в более позднее время. Макросы отлично подходят для сокращения объема работы, которую вам нужно выполнить в серии шагов, которые вы выполняете часто. Вот как создать и протестировать макрос в Microsoft Word.

Инструкции в этой статье относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.

Зачем нужны макросы

С макросом вы можете получить те же результаты, щелкнув команду вместо выполнения всех шагов. Вот несколько способов использования макросов для повышения производительности:

  • Вставьте логотип и название вашей компании определенным шрифтом.
  • Вставьте таблицу, которую нужно регулярно создавать.
  • Отформатируйте документ с определенными характеристиками, такими как нумерация страниц и двойные абзацы.

Создание и использование макросов — это приобретенный навык, но полученная в результате эффективность стоит затраченных усилий.

Создать макрос

В Word более 950 команд, большинство из которых находятся в меню и на панелях инструментов и имеют назначенные им сочетания клавиш. Однако некоторые из этих команд по умолчанию не назначаются меню или панелям инструментов. Прежде чем создавать собственный макрос Word, проверьте, существует ли он и может ли он быть назначен панели инструментов.

Чтобы увидеть команды, доступные в Word, выполните следующие действия:

  1. Выберите вкладку Просмотр .

  2. Выберите Макросы .

  3. Выберите Просмотреть макросы .

    Или нажмите сочетание клавиш Alt + F8 , чтобы открыть диалоговое окно «Макросы ».

  4. Выберите макросы в стрелке раскрывающегося списка и выберите команду Word .

  5. В алфавитном списке имен команд выделите имя, чтобы отобразить описание команды в нижней части диалогового окна Макросы под меткой Описание .

Если команда, которую вы хотите создать, существует, не дублируйте ее своим собственным макросом Word. Если его не существует, приступайте к созданию макроса Word.

План эффективных макросов Word

Самый важный шаг в создании эффективных макросов Word — тщательное планирование. Это планирование включает в себя четкое представление о том, что вы хотите, чтобы макрос Word выполнял, как он упростит вашу будущую работу, а также об обстоятельствах, при которых вы собираетесь его использовать.

Когда вы запомните эти вещи, спланируйте фактические шаги. Это важно, потому что диктофон запомнит все, что вы делаете, и включит это в макрос. Например, если вы вводите что-то, а затем удаляете его, каждый раз, когда вы запускаете этот макрос, Word будет делать ту же запись, а затем удаляет ее, делая макрос небрежным и неэффективным.

При планировании макросов следует учитывать следующее:

  • Спланируйте команды и порядок, в котором вы хотите, чтобы макрос выполнял команды.
  • Знайте сочетания клавиш для команд, которые вы планируете использовать. Это особенно важно для навигации, поскольку вы не можете использовать мышь для навигации в области документа при запуске рекордера. Кроме того, вы создадите более компактный макрос, если будете использовать сочетание клавиш, а не клавиши со стрелками.
  • Запланируйте сообщения, которые Word может отображать и останавливать макрос.
  • Используйте как можно меньше шагов, чтобы макрос оставался эффективным.
  • Выполните хотя бы один пробный запуск перед началом записи.

После того, как вы спланировали свой макрос Word и выполнили его прогон, вы готовы его записать. Если вы тщательно спланировали макрос, его запись для последующего использования будет самой простой частью процесса. Единственное различие между созданием макроса и работой с документом состоит в том, что вам нужно нажать несколько дополнительных кнопок и сделать несколько вариантов выбора в диалоговых окнах.

Запишите макрос

Когда вы начинаете запись макроса, рядом с указателем мыши появляется маленький значок, похожий на кассету, что указывает на то, что Word записывает ваши действия.Затем вы можете выполнить шаги, изложенные на этапе планирования. Когда вы закончите, нажмите кнопку Stop (синий квадрат слева). Как только вы нажмете кнопку Stop , ваш макрос Word будет готов к использованию.

Вот как записать макрос.

  1. Перейдите на вкладку View , выберите Macros , затем выберите Record Macro , чтобы открыть диалоговое окно Record Macro .

  2. В текстовом поле Macro Name введите уникальное имя.

    Имена могут содержать до 80 букв или цифр (без символов или пробелов) и должны начинаться с буквы. Имя должно быть уникальным, чтобы вы могли определить, что оно делает, не обращаясь к описанию.

  3. В текстовом поле Описание введите описание действий, выполняемых макросом.

  4. Выберите, хотите ли вы, чтобы макрос был доступен во всех документах или только в текущем документе. Если вы решили ограничить доступность команды, выделите имя документа в раскрывающемся меню Сохранить макрос в .

    По умолчанию Word делает макрос доступным для всех ваших документов, и вы, вероятно, обнаружите, что это имеет наибольший смысл.

  5. Когда вы ввели информацию для макроса, выберите OK . Панель инструментов записи макроса появляется в верхнем левом углу экрана.

Чтобы приостановить запись, нажмите кнопку Pause Recording / Resume Recorder (она находится справа). Чтобы возобновить запись, выберите ее еще раз.

Проверить макрос

Цель создания макросов в Word — ускорить вашу работу, предоставив вам возможность выполнять повторяющиеся задачи и сложные последовательности команд. Убедитесь, что ваш макрос работает должным образом, протестировав макрос.

  1. Чтобы запустить макрос, нажмите сочетание клавиш Alt + F8 , чтобы открыть диалоговое окно «Макросы ».

  2. Выделите макрос в списке, затем выберите Выполнить .

Если вы не видите макрос, убедитесь, что его правильное место находится в поле «Макросы в поле ».

Создание сочетаний клавиш для макросов

Если вы создали несколько макросов, поиск в диалоговом окне «Макросы » требует времени. Если вы назначили макросу комбинацию клавиш, вы можете обойти диалоговое окно и получить доступ к своему макросу прямо с клавиатуры так же, как вы используете сочетания клавиш для доступа к другим командам в Word.

  1. Выберите Файл , затем выберите Параметры .

  2. В диалоговом окне Word Options перейдите на левую панель и выберите Custom Ribbon .

  3. Выберите Настроить .

  4. В списке Категории прокрутите вниз до Макросы и выберите макрос, для которого вы хотите создать новый ярлык.

    Если макросу в настоящее время назначена комбинация клавиш, она появится в поле под меткой Текущие клавиши .

  5. Если макросу не назначена горячая клавиша или если вы хотите создать вторую комбинацию клавиш для макроса, выберите текстовое поле Нажмите новую комбинацию клавиш .

  6. Введите комбинацию клавиш, которую вы хотите использовать для доступа к вашему макросу.

    Если сочетание клавиш назначено команде, появится сообщение « В настоящее время назначено », за которым следует имя команды. Либо переназначьте сочетание клавиш, продолжив, либо выберите новое сочетание клавиш.

  7. Щелкните стрелку раскрывающегося списка Сохранить изменения в и выберите Обычный , чтобы применить изменения ко всем документам, созданным в Word.

    Чтобы использовать сочетание клавиш только в текущем документе, выберите имя документа из списка.

  8. Выберите Назначить .

  9. Выберите Закройте , чтобы сохранить изменения.

Спасибо, что сообщили нам!

Расскажите, почему!

Другой Недостаточно подробностей Сложно понять

Как создать макрос в документе Word

Макрос

— это серия команд и инструкций, которые вы объединяете в одну команду для автоматического выполнения задачи.

Следуйте приведенным ниже методам, чтобы создать макрос в документе Word —

Метод 1. Запишите макрос с помощью параметра кнопки

Microsoft Word имеет возможность записывать и запускать макросы для повышения эффективности документа.

Примечание. Вы также можете добавлять макросы в Microsoft Excel.

Чтобы записать макрос в Microsoft Word, выполните следующие действия —

Шаг 1: Откройте новый или существующий документ Word.

Шаг 2: Щелкните вкладку View на ленте и щелкните значок раскрывающегося списка, связанный с макросами в разделе макросов .

Шаг 3: Щелкните по макросу записи в раскрывающемся меню.

Шаг 4: На экране появится диалоговое окно «Запись макроса», в котором выполните следующие действия —

  1. Введите Имя для макроса в текстовое поле Имя макроса.
  2. Чтобы использовать тот же макрос для следующего документа, выберите параметр Все документы (Normal.dotm) в раскрывающемся меню Сохранить макрос в .
  3. Щелкните значок кнопки в разделе «Назначить макрос», чтобы запустить макрос.

Шаг 5: На экране появится окно Параметры Word с выделенной панелью быстрого доступа на левой панели.

  1. Щелкните имя нового макроса (Normal.NewMacros.MyMacro) в левой части экрана.
  2. Нажмите кнопку Добавить , чтобы добавить макрос на панель быстрого доступа в правой части экрана.
  3. Нажмите кнопку Изменить , как показано на снимке экрана ниже.

Шаг 6: Выберите макрос , который вы хотите записать, из диалогового окна Modify Button, введите Отображаемое имя и нажмите кнопку OK .

Шаг 7: Нажмите кнопку ОК в окне Параметры Word .

Шаг 8: Теперь щелкните вкладку View и щелкните раскрывающееся меню Macros . Нажмите Остановить запись макроса в раскрывающемся меню.

Теперь вы можете видеть, что записанный макрос появится на панели быстрого доступа.

Метод 2. Запишите макрос с помощью опции клавиатуры

Выполните следующие шаги, чтобы записать макрос с помощью клавиатуры —

Шаг 1: Откройте новый или существующий документ Word.

Шаг 2: Перейдите на вкладку View -> Macros и выберите Record Macro из раскрывающегося меню.

Шаг 3: На экране появится диалоговое окно «Запись макроса » , в котором выполните следующие действия —

  1. Введите имя для макроса.
  2. Чтобы использовать тот же макрос для следующего документа, выберите параметр Все документы (Normal.dotm) в раскрывающемся меню Сохранить макрос .
  3. Щелкните значок Keyboard в разделе Assign macro to , чтобы запустить макрос.

Шаг 4: На экране появится диалоговое окно «Настроить клавиатуру» . Нажмите любую комбинацию сочетаний клавиш в Нажмите новую комбинацию клавиш в диалоговом окне . Нажмите кнопку Назначить .

Примечание: в нашем случае мы собираемся использовать клавишу Ctrl + Shift + M.

Шаг 5: После того, как вы нажмете кнопку Назначить , в текстовом поле текущего ключа появится нажатая комбинация клавиш.Нажмите кнопку Close , как показано на скриншоте ниже.

Шаг 6: Выполните действие, которое вы хотите записать.

Шаг 7: Щелкните вкладку Просмотр на ленте и выберите Остановить запись в раскрывающемся меню Макросы .

Запустить макрос

1. Перейдите в меню «Просмотр » -> «Макросы » и выберите «Просмотр макросов » в раскрывающемся меню.

2. На экране появится диалоговое окно «Макросы » .Выберите список макросов, который вы хотите запустить, из имени макроса : .

3. Нажмите кнопку Выполнить , как показано на снимке экрана ниже.

Добавить кнопку макроса на ленту

Добавление кнопки макроса на ленту помогает легко получить доступ к макросу в документе Word.

Выполните следующие шаги, чтобы добавить кнопку макроса на ленту —

Шаг 1: Щелкните вкладку Файл в верхнем левом углу экрана.На экране появится список параметров файла. Щелкните вкладку Параметры .

Шаг 2: На экране появится диалоговое окно Параметры Word . Щелкните пользовательскую ленту на левой панели экрана.

Шаг 3: Щелкните макрос в разделе Выберите команду из . Нажмите Новая вкладка , а затем нажмите Добавить . На экране появится значок макроса .

Шаг 4. Щелкните правой кнопкой мыши в макросе и выберите Переименовать из раскрывающегося меню.

Шаг 5: На экране появится диалоговое окно «Переименовать». Выберите символ в соответствии с вашими требованиями. Введите имя символа в текстовое поле Отображаемое имя и нажмите кнопку ОК.

Теперь вы можете видеть, что макрос добавлен на ленту.


.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.