Вопрос к эксперту. Сколько листов должно быть в деле?
Наталья Кучеренко 11 февраля 2021
Делопроизводителю
Время чтения: 3 минуты
Раньше любой грамотный делопроизводитель ответил бы без запинки – «не более 250 листов (толщина дела – не больше 4 см)». Для бумажных документов такое требование понятно. Но что если дело в электронном виде?

В прошлое уходят не только папки с бумагами, но и некоторые требования к делам
Допустим, делопроизводителю с огромным стажем Елене Ивановне сообщили, что со следующего месяца все дела нужно вести в электронном виде. Она задумалась: «На обложке бумажного дела и в его описи предусмотрено место, в котором указывается количество листов. Делается это для проверки комплектности. Но как быть с документами в электронном виде?». И действительно, как считать – в мегабайтах или в листах в человекочитаемом отображении? Надо ли вообще указывать количество листов для электронных дел? Как делить документы на дела, и есть ли вообще какие-то рекомендации по количеству листов в них?
В общем, вопросов очень много. К счастью, ответы можно найти в новых правилах делопроизводства, которые были утверждены Приказом №71 Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года.
Пункт 6.26: «Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения». |
Таким образом, Елене Ивановне совсем не обязательно указывать количество листов в электронно-регистрационной карточке (ЭРК) и в карточке дела. Не потребуется это делать и при передаче электронных документов в долговременный архив. Подробная информация по теме – в статье ECM-Journal.
Интересный факт Привычный для делопроизводителей термин «регистрационно-контрольная карточка (РКК)» устарел. Ранее он использовался в ГСДОУ, но потерял актуальность. В Правилах делопроизводства 2019 года используется новый термин – «электронно-регистрационная карточка (ЭРК)», а для бумажных документов более общий – «регистрационно-учётная форма на бумажном носителе». Так что давайте привыкать к ЭРК, время этого требует. |
Чтобы прочитать эту статью до конца,
авторизуйтесь
или зарегистрируйтесь
электронное делопроизводство делопроизводство требования государство управление записями делопроизводителю тренды законодательство
Сдача документов в архив, подготовка документов
Подготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи.
Проведение экспертизы ценности документов
Данная процедура призвана выявить и разграничить документы по трем основным категориям:
В зависимости от того, к какой из категорий будет отнесено дело, оно подлежит либо упрощенному, либо полному оформлению для дальнейшей передачи в архив.
Оформление дел
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет. При этом данная процедура подразумевает проведение следующих работ:
- Нумерация листов дела. Производится с целью закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности.
- Составление заверительной надписи. Она содержит подробную информацию обо всех пронумерованных листах дела (их количестве, пропущенных, литерных номерах и т.д.). Лист-заверитель, как правило, помещается в конец дела перед выполнением переплета.
- Внутренняя опись документов (по необходимости). Составляется для учета особо ценных документов, например, в личных или судебных делах. Она содержит информацию о номерах, видах и кратком содержании таких документов и т.д.
- Подшивка. Перед переплетом из дела удаляются все металлические крепления. Подшивка выполняется в 4 прокола с использованием картонной обложки. При этом необходимо следить за тем, чтобы после оформления переплета текст документов можно было прочесть.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно оформлять по упрощенным правилам. В частности, нет необходимости нумеровать листы, составлять лист-заверитель и систематизировать документы. Кроме того, они могут оставаться в обычных папках-скоросшивателях, без выполнения переплета.
Составление описи
Опись в обязательном порядке составляется на все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Ее основное назначение – обеспечить учет, сохранность и систематизацию всех единиц, передаваемых в архив.
Данный документ составляется по установленной форме и содержит развернутую информацию по каждому делу (номер, индекс, заголовок, дата заведения, количество листов и т.д.). Эти сведения называются описательными статьями. Под последней из них, в конце документа, делается итоговая запись, содержащая информацию о количестве дел, которые числятся в описи, и особенностях их нумерации.
Только после согласования и подписания описи уполномоченными лицами становится возможной сдача документов в архив.
Структура папок и архивирование — Вики по управлению информацией Он включает стандарты как для того, где хранятся данные, в каком формате, так и для того, как они называются.

Структура папок
Основными задачами структуры папок являются
- Обеспечение предсказуемого расположения наборов данных, производственных файлов и выходных продуктов на страновом, региональном и глобальном уровнях
- Сделать данные и продукты легкодоступными
- Избегайте разрыва ссылок на данные (например, в файлах MXD) при обновлении или копировании данных с одного компьютера на другой
- Обеспечьте различие между «доработанными» наборами данных, которые готовы к использованию в картографических продуктах, и наборами данных, которые все еще находятся в производстве
- Обеспечить место для архивирования устаревших наборов данных и картографической продукции
- Обеспечьте место для работы с наборами данных или продуктами отдельно от конечного местоположения выходных файлов
- Обработка данных в различных форматах (база геоданных, Shapefile, KML, GML и т.
д.), а также производственных файлов (MXD, DOCX, AI и т. д.) и выходных файлов (PDF, JPG и т. д.)
Примечание о существующие структуры папок
Большинство офисов УКГВ со временем разработали собственную структуру папок. Настоящее руководство не имеет намерения навязывать эту структуру какому-либо офису. Поскольку офисы пересматривают структуру своих папок или открываются новые офисы, рекомендуется использовать эту структуру, поскольку она удовлетворяет перечисленным выше целям. В частности, папки самого высокого уровня (1-й и 2-й уровни ниже корневого уровня) имеют решающее значение для обеспечения синхронизации данных между страновыми, региональными и глобальными офисами.
Структура папки
Сложно представить структуру папок данных в статическом документе. Для объяснения системы были разработаны два инструмента:
Архивирование
Обратите внимание, что в именах наборов данных нет даты. Это позволяет нам обновлять файлы данных, не разрывая связи с файлами MXD. Чтобы заархивировать файл, используя этот подход:
- Дайте устаревшему файлу отметку даты в конце имени файла. Используйте дату удаления в конце имени файла в формате ггггммдд.
- Поместите устаревший файл в совместно расположенную папку «архив».
- Новый набор данных должен иметь то же имя и местонахождение, что и предыдущий (теперь заархивированный) файл.
Все файлы проекта, ссылающиеся на этот слой данных, будут автоматически использовать новый слой.
Например:
AFG/DATA/BORDERY/AFG_POLBNDA_ADM1_1M_SALB.SHP
Архивируется 13 марта 2011 г.
AFG/DATA/BANDERAS/ARCHIVE/AFG_POLBNDA_ADM1_1_1_1_1_1_1_1_1_1_1_1111111111 гг.0055
Обновленный файл будет называться
AFG/Data/Boundaries/afg_polbnda_adm1_1m_salb.shp
Рабочие каталоги
Любая папка может иметь рабочий каталог. Это просто место, где можно устроить беспорядок, когда вы над чем-то работаете. Когда закончите, переместите файл (будь то данные или продукт) в нужное место и очистите рабочую папку. Если есть рабочие файлы, которые вы хотите сохранить, поместите их в папку с хорошим названием и сохраните их в соответствующей папке архива.
Архивирование подшивок (большая тройка, часть 2)
Электронная передача, публикация и архивирование большая тройка
”функций. Эти функции являются инструментами, доступными за пределами набора листов , но в сочетании с набором листов становятся очень мощными. В прошлый раз мы исследовали eTransmit , а на этот раз давайте углубимся в Архивирование подшивки .Архивирование подшивки
Что делает подшивку архивирование настолько мощной, так это то, что в AutoCAD нет другого места, где можно быстро (и легко) собрать все связанные файлы для проекта. С настроенным архивированием можно буквально одним щелчком мыши заархивировать данные. Вы можете сделать это либо для резервного копирования, либо для фиксации состояния проекта на определенном этапе.
Найдите функцию Archive в контекстном меню в Диспетчер комплектов листов.
На вкладке Sheets перечислены листы, доступные для архивирования. Используйте флажки для добавления или удаления листов для архивации.
Вкладки Files Tree и Files Table обеспечивают различные представления файлов, захваченных в процессе архивации. Сюда входят внешние ссылки, стили печати и шрифты, связанные с выбранными листами. С помощью этих вкладок вы определяете данные для архива.
Используйте Добавить файл , чтобы добавить дополнительные файлы в архив.
Текстовое поле в нижней части диалогового окна для добавления примечаний к архиву. Эти примечания появляются в архивном отчете.
Выберите OK , чтобы начать процесс и построить архив.
Настройки архива
Выберите Изменить настройку архива , чтобы открыть диалоговое окно конфигурации архива.
Используйте этот диалог для настройки архива, включая:
- Тип пакета архива : Zip или папка
- Формат файла : Формат DWG (возможность сохранения в старом формате)
- Местоположение архивной папки
- Имя файла архива : установить по умолчанию или запросить имя
- Параметры пути : упорядоченная структура, все файлы в одной папке, сохранять файлы и папки как есть
Архив Действия выполняются над включенными чертежами. Возможные варианты включают установку плоттера по умолчанию на «Нет», очистку чертежей с настройками по умолчанию и удаление канала проекта.