Sharepoint библиотека документов: Создание библиотеки документов в SharePoint

Создание библиотеки документов в SharePoint

SharePoint

Документы и библиотеки

Управление

Управление

Создание библиотеки документов в SharePoint

SharePoint Server по подписке SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint в Microsoft 365 SharePoint Server 2010 Еще…Меньше

Создайте библиотеку документов в SharePoint для безопасного хранения файлов, где вы и ваши сотрудники сможете легко находить их, работать над ними вместе и получать к ним доступ с любого устройства в любое время. Сайты групп SharePoint по умолчанию содержат библиотеку документов, но вы можете при необходимости добавлять другие документы и библиотеки. Дополнительные сведения о библиотеках документов см. в статье » Что такое библиотека документов»?

Примечание: Владельцы сайтов могут создавать списки или управлять ими.

Другие участники команды могут не иметь возможности.

Создание библиотеки в SharePoint в Microsoft 365 или SharePoint Server 2019

1. Перейдите на сайт группы, в котором вы хотите создать библиотеку документов.

2. В строке меню выберите «Создать», а затем — «Библиотека документов».

3. Введите имя новой библиотеки.

4. org/ListItem»>

   Нажмите кнопку «Создать».

Сведения о добавлении управления версиями, отправке файлов и включении других функций библиотеки см. в разделе «Дальнейшие действия с библиотекой документов».

Примечание: 2000 списков и библиотек, объединенных на семейство веб-сайтов, — это ограничение (включая основной сайт и все дочерние сайты), после которого вы получите сообщение об ошибке: К сожалению, что-то пошло не так. Предпринятая операция запрещена, так как она превышает пороговое значение представления списка. См. сведения об ограничениях SharePoint.

Создание библиотеки в SharePoint Server 2016 и SharePoint Server 2013

1. org/ListItem»>

   Выберите параметры , а затем выберите содержимое сайта.

2. Выберите «Добавить приложение».

3. Выберите нужный тип библиотеки (документ, форма, рисунок и т. д.).

   Если вы не видите нужное значение, в поле поиска введите ключевое слово и выберите .

4. В поле «Имя » введите заголовок.

   Можно также выбрать дополнительные параметры и ввести описание. В зависимости от типа библиотеки можно добавить управление версиями и другие функции.

5. Щелкните Создать.

Сведения о добавлении управления версиями, отправке файлов и включении других функций библиотеки см. в разделе «Дальнейшие действия с библиотекой документов».

Создание библиотеки в SharePoint Server 2010

1. Перейдите на сайт, на котором требуется создать библиотеку.

2. org/ListItem»>

   Выберите «Действия сайта , «Просмотреть все содержимое сайта», а затем нажмите кнопку «Создать «.

3. В разделе «Библиотеки» выберите нужный тип библиотеки, например библиотеку документов илибиблиотеку рисунков.

4. В поле «Имя» введите имя библиотеки. Имя библиотеки является обязательным.

   Это имя отображается в верхней части страницы библиотеки, является частью адреса этой страницы и присутствует в элементах навигации, которые помогают пользователям находить и открывать данную библиотеку.

5. org/ListItem»>

   В зависимости от типа библиотеки можно выбрать дополнительные параметры. Вот некоторые из параметров, которые вы можете выбрать:

   • Введите описание в поле «Описание«. Делать это необязательно.

     Описание отображается в верхней части страницы библиотеки под именем библиотеки. Если вы планируете разрешить библиотеке получать содержимое по электронной почте, вы можете добавить адрес электронной почты библиотеки в ее описание, чтобы пользователи могли легко найти его.

   • Чтобы добавить ссылку на эту библиотеку на панели быстрого запуска, в разделе навигации убедитесь, что выбрано значение «Да».

   • Некоторые библиотеки поддерживают интеграцию входящих сообщений электронной почты. Если появится раздел Email входящих сообщений, администратор включил ваш сайт для получения содержимого по электронной почте. Если вы хотите, чтобы пользователи добавляли файлы в библиотеку, отправляя их в виде вложений в сообщения электронной почты, нажмите кнопку «Да». Затем в поле адреса электронной почты введите первую часть адреса, который вы хотите использовать для библиотеки.

   • Чтобы создать версию при каждом извлечении файла в библиотеку, в разделе «Журнал версий документов» или «Журнал версий рисунков» выберите «Да».

     Позже можно выбрать, следует ли хранить основные и дополнительные версии, а также количество версий каждой из них, которые нужно отслеживать.

   • Для некоторых библиотек отображается раздел Шаблон документа, в котором указываются программы по умолчанию для создания новых файлов. В разделе « Шаблон документа» в раскрывающемся списке выберите тип файла по умолчанию, который вы хотите использовать в качестве шаблона для файлов, созданных в библиотеке.

     Примечание: Если включены типы контента, шаблон по умолчанию задается с помощью типа контента. Если включено несколько типов контента, вы можете выбирать разные типы файлов по умолчанию при создании новых файлов. В этом случае типы файлов по умолчанию определяются типами контента, а не разделом Шаблон документа при создании библиотеки.

6. Нажмите кнопку Создать.

Сведения о добавлении управления версиями, отправке файлов и включении других функций библиотеки см. в разделе «Дальнейшие действия с библиотекой документов».

Дальнейшие действия с библиотекой документов

После создания библиотеки вы можете получить дополнительные сведения о:

• Отправка файлов в библиотеку

• Перемещение или копирование папки, файла или ссылки в библиотеке документов

• org/ListItem»>

  Включение и настройка управления версиями для списка или библиотеки

• Управление большими списками и библиотеками в SharePoint

• Как включить в библиотеке обязательное извлечение файлов

• Изменение разрешений для списка или библиотеки

• Создание, изменение и удаление представления списка или библиотеки

• org/ListItem»>

  Создание и добавление столбцов в списке или библиотеке

• Общие сведения об управляемых метаданных

Что такое библиотека документов? — Служба поддержки Майкрософт

Библиотека документов обеспечивает безопасное хранение файлов, простой поиск документов, совместную работу над ними и доступ к ним с любого устройства. Например, с помощью библиотеки документов на сайте в SharePoint можно хранить все файлы, относящиеся к определенному проекту или конкретному клиенту. Для добавления файлов в библиотеку и их перемещения между папками можно использовать перетаскивание.

Примечание: Ваш экран выглядит иначе? Возможно, ваш администратор настроит классический опыт работы с библиотекой документов. В таком случае см. статью Общие сведения о библиотеках. Если вы владелец библиотеки документов, владелец сайта или администратор, инструкции по выбору представления по умолчанию см. в статье Выбор нового или классического интерфейса для библиотек документов.

Примечание: Некоторые функции в настоящее время доступны только в классическом варианте. Нажмите кнопку Вернуться SharePoint в левом нижнем углу страницы, чтобы перейти к классическому.

По умолчанию в SharePoint и SharePoint Server 2019 есть библиотека документов, и она создается автоматически при создании нового сайта. При необходимости на сайт можно добавить дополнительные библиотеки документов. Это полезно, например, если нужно ограничить доступ к набору файлов. В каждой библиотеке отображаются список файлов, папки и основные сведения о каждом из элементов, например о том, кто создал или изменил файл. Эти сведения можно использовать для упорядочения файлов и упрощения их поиска.

В библиотеке документов вы можете:

• Добавляйте, редактируете, удаляйте файлы,папки или ссылки из SharePoint, совместно редактируете и скачииваете документы.

• предоставлять и отменять разрешения на доступ к библиотеке, а также к отдельным папкам и файлам в ней;

• отслеживать действия с файлом, например узнавать, когда он в последний раз изменялся, и получать уведомления об изменениях;

• создавать пользовательские представления библиотеки документов;

• org/ListItem»>

  предоставлять общий доступ к файлам и папкам;

• добавлять ссылки на объекты, которые находятся вне библиотеки, на файл в другой библиотеке или на внешнюю веб-страницу;

• выделять ссылки, файлы и папки в библиотеке документов, чтобы к ним можно было быстро получать доступ.

Знакомство с библиотекой

В левом верхнем углу библиотеки документов находится главное меню.

Здесь вы можете создавать папки, документы или ссылки на объекты, которые находятся вне библиотеки документов,

Примечание: Список типов документов зависит от разрешений и от того, как был настроен сайт.

а также выкладывать папки и файлы.

Примечание: В настоящее время папки не поддерживаются Internet Explorer.

Вы также можете синхронизировать файлы с помощью нового приложения OneDrive синхронизации или создать оповещение, чтобы получать уведомления об изменениях.

В правой верхней части страницы библиотеки документов щелкните Параметры просмотра, чтобы изменить представление библиотеки документов на Список, Сжатие, Плитки. Если вы Internet Explorer, вы можете открыть библиотеку документов в Windows проводнике, нажав кнопку Просмотреть в проводнике. Вы также можете сохранить настраиваемые представления, нажав кнопку Сохранить представление как. Если вы владелец библиотеки или администратор, вы можете изменить или создать представления на странице параметров библиотеки, щелкнув Изменить текущее представление.

Чтобы добавить новые столбцы и выбрать столбцы для отображения, щелкните + или + Добавить столбцы в правой части столбцов, если вы в представлении списка или, если вы в представлении Плитки, щелкните и выберите в правой части колонок столбцов.

В области сведений можно просматривать и изменять информацию о файлах и папках, такую как обязательные свойства, последние действия или список пользователей, которым предоставлен доступ к файлу. Чтобы отобрать или скрыть области сведений, выберите файл или папку и в правой части главного меню. Вы также можете просмотреть область сведений, щелкнув правой кнопкой мыши файл или папку и выбрав пункт Сведения.

При выборе файла или папки в меню в верхней левой части библиотеки документов выводится список действий, которые можно выполнять с ними.

Примечание: Чтобы показать меню файла или папки в представлении эскизов, щелкните правый верхний угол эскиза.

Чтобы просмотреть другую версию меню документа, щелкните имя файла правой кнопкой мыши или, если в представлении списка, щелкните много много рядом с именем файла. Это меню содержит дополнительные действия, такие как Закрепление наверху, которое выделяет файлы, чтобы вы и другие люди могли быстро найти их.

Готовы начать?

Вот некоторые дополнительные статьи справки, которые помогут вам приступить к работе:

Работа с файлами в библиотеке документов

Создание папки в библиотеке документов

Создание файла в библиотеке документов

Просмотр и изменение сведений о файле, папке или ссылке в библиотеке документов

служба хранилища и другие ограничения на программное обеспечение в SharePoint

Когда следует использовать библиотеку документов, а не OneDrive для работы или учебы?

Чтобы узнать, где лучше хранить файлы, см. статью Где сохранять OneDrive или SharePoint?.

Что такое библиотека документов?

SharePoint

Документы и библиотеки

Управлять

Управлять

Что такое библиотека документов?

SharePoint Server Subscription Edition SharePoint Server 2019 SharePoint в Microsoft 365 Office для бизнеса Office 365 для малого бизнеса SharePoint в Microsoft 365 для малого бизнеса Больше…Меньше

Библиотека документов обеспечивает безопасное место для хранения файлов, где вы и ваши коллеги можете легко найти их, совместно работать над ними и получить к ним доступ с любого устройства в любое время. Например, вы можете использовать библиотеку документов на сайте в SharePoint для хранения всех файлов, связанных с конкретным проектом или конкретным клиентом. Добавлять файлы или перемещать файлы между папками так же просто, как перетаскивать их из одного места в другое.

Примечание. Ваш экран выглядит иначе? У вашего администратора может быть установлен классический интерфейс для библиотеки документов. Если да, см. Введение в библиотеки. Если вы являетесь владельцем библиотеки документов, владельцем сайта или администратором, ознакомьтесь со статьей Изменение интерфейса по умолчанию для библиотек документов с нового или классического, чтобы узнать, как настроить интерфейс по умолчанию.

Примечание. Некоторые функции в настоящее время доступны только в классической версии. Щелкните Вернуться к классической версии SharePoint 9.0020 в нижнем левом углу страницы, чтобы переключиться на классический интерфейс.

Сайт по умолчанию в SharePoint и SharePoint Server 2019 включает библиотеку документов, и она создается автоматически при создании нового сайта. При необходимости вы можете добавить на сайт дополнительные библиотеки документов. Это полезно, например, если вам нужно ограничить доступ к набору файлов. В каждой библиотеке документов отображается список файлов, папок и ключевая информация о каждом из них, например, кто создал или последним изменил файл. Вы можете использовать эту информацию, чтобы упорядочить файлы и облегчить их поиск.

В библиотеке документов вы можете:

• Добавление, редактирование, удаление файла, папки или ссылки из библиотеки документов SharePoint, совместное редактирование и загрузка документов.

• Контролируйте, кто имеет доступ к библиотеке, папке в библиотеке или отдельному файлу в библиотеке.

• Отслеживайте действия с файлом, например, когда он был изменен в последний раз, и получайте уведомления, когда что-то изменилось.

• Создание пользовательского представления библиотеки документов

• Делитесь файлами или папками с другими.

• Добавьте ссылку в библиотеке документов на то, что хранится вне библиотеки, например, ссылку на файл, расположенный в другой библиотеке, или даже ссылку на внешнюю веб-страницу.

• Выделите ссылку, файл или папку в библиотеке документов, чтобы вы и другие пользователи могли быстро получить к ним доступ.

Давайте осмотримся

В левом верхнем углу страницы библиотеки документов находится главное меню.

Здесь вы можете создать новую папку, документ или ссылку на то, что находится вне библиотеки документов,

Примечание.  Список типов документов зависит от ваших разрешений и настроек вашего сайта.

или загрузить папку или файлы.

Примечание. Папки в настоящее время не поддерживаются Internet Explorer.

Вы также можете синхронизировать файлы с новым приложением синхронизации OneDrive или создать оповещение, чтобы получать уведомления, когда что-то изменилось.

В правом верхнем углу страницы библиотеки документов щелкните Параметры просмотра , чтобы изменить представление библиотеки документов на представление «Список», «Компактный», «Плитки». При использовании Internet Explorer вы можете открыть библиотеку документов в проводнике Windows, щелкнув Просмотр в проводнике . Вы также можете сохранить пользовательское представление, нажав Сохранить представление как , или, если вы являетесь владельцем или администратором библиотеки, вы можете редактировать или создавать представления на странице настроек библиотеки, нажав Редактировать текущий вид .

Вы можете добавить новые столбцы и выбрать столбцы для отображения, щелкнув + или + Добавить столбцы в правой части заголовков столбцов, если вы находитесь в представлении списка, или, если вы находитесь в представлении плиток, щелкнув, а затем щелкнув крайнюю правую часть заголовков столбцов.

Вы можете просматривать и редактировать информацию о файле или папке, например необходимые свойства, недавние действия или пользователей, которым предоставлен доступ к файлу, на панели информации. Чтобы показать или скрыть информационную панель, выберите файл или папку и щелкните в правой части главного меню. Вы также можете просмотреть информационную панель, щелкнув файл или папку правой кнопкой мыши и выбрав Подробности .

Когда вы выбираете папку или файл, меню в левом верхнем углу библиотеки документов меняется на список действий, которые вы можете выполнять с этой папкой или файлом.

Примечание.  Чтобы отобразить меню файла или папки в режиме миниатюр, нажмите в правом верхнем углу миниатюры.

Вы можете увидеть другую версию меню документа, щелкнув правой кнопкой мыши имя файла или, если в виде списка, щелкнув многоточие рядом с именем файла. Это меню содержит дополнительные действия, такие как Закрепить наверху , что выделяет файлы, чтобы вы и другие могли их быстро найти.

Готовы начать?

Вот несколько дополнительных справочных статей, которые помогут вам начать работу:

Работа с файлами в библиотеке документов

Создание папки в библиотеке документов

Создайте новый файл в библиотеке документов

Просмотр и изменение информации о файле, папке или ссылке в библиотеке документов

Допустимое пространство для хранения и другие ограничения программного обеспечения в SharePoint

Когда мне следует использовать библиотеку документов вместо OneDrive для работы или учебы?

См. Должен ли я сохранять файлы в OneDrive или SharePoint? чтобы узнать, где лучше всего хранить файлы.

Работа с файлами в библиотеке документов

Библиотека документов SharePoint предлагает множество способов работы с файлами: от создания файлов до их копирования и перемещения между папками. Вы можете просматривать работу, проделанную вами и другими пользователями над файлами, и сохранять более ранние версии, которые можно восстановить при необходимости. Вы и ваша команда полностью контролируете, где, что и как вы работаете с файлами.

Создать новый документ, ссылку или папку в библиотеке документов

После создания библиотеки документов SharePoint необходимо добавить содержимое. Вы можете начать с создания или загрузки документов и файлов.

При выборе нового документа Microsoft 365 в библиотеке создается универсальный файл (Document.docx, book.xlsx и т.  д.), а в соответствующем приложении открывается пустой документ. Ваш администратор или владелец SharePoint или Microsoft 365 может устанавливать разные типы документов. Дополнительные сведения см. в статье Создание нового файла в библиотеке документов.

Чтобы упорядочить файлы, вы можете использовать папки в библиотеке документов. Дополнительные сведения о добавлении папок в библиотеку см. в статье Создание папки в библиотеке документов

.

Редактировать файлы в библиотеке документов

Файлы, связанные с приложениями Microsoft 365, такими как Word, Excel и PowerPoint, можно открывать и редактировать в Интернете, щелкнув имя файла в библиотеке документов. При редактировании в Microsoft 365 все изменения автоматически сохраняются.

Если у вас есть настольное приложение, такое как Word, оно будет отображаться при открытии или редактировании файла. Если вы выберете настольное приложение, документ откроется в приложении, и вы сможете редактировать его, как и любой другой файл. В отличие от онлайн-версии Word, Excel или PowerPoint, чтобы сохранить изменения, вам необходимо явно сохранить документ перед выходом.

Если у вас нет приложения, связанного с файлом, вы получите возможность загрузить файл. Дополнительные сведения об открытии и редактировании файлов см. в разделе Редактирование документа в библиотеке документов.

Удалить файлы из библиотеки документов

Если элемент в библиотеке документов больше не нужен, его можно удалить. При удалении папки SharePoint также удаляет все содержащиеся в ней файлы и папки. Дополнительные сведения см. в статье Удаление папки, файла или ссылки из библиотеки документов.

Если вы удалили что-то, но хотите вернуть это, вы можете восстановить это из корзины. Дополнительные сведения см. в разделе Восстановление удаленного содержимого в корзине сайта SharePoint.

Зарегистрировать файлы для монопольного редактирования

Когда вы извлекаете файл, вы запрещаете другим вносить какие-либо изменения. Это помогает предотвратить отмену или перезапись изменений друг друга коллегами.

Пока у вас есть извлеченный файл, никто другой не может его извлечь или отредактировать. Когда вы вернете файл обратно, другие смогут увидеть внесенные вами изменения. Дополнительные сведения см. в статье Извлечение или возврат файлов в библиотеке документов.

Просмотр активности файлов в библиотеке документов

При работе в команде вы можете следить за действиями с файлами, такими как добавление, удаление и редактирование в библиотеке документов, чтобы убедиться, что все идет по плану. Вы можете просмотреть действия с файлами для одного элемента или обзор всех действий в библиотеке документов.

Вы можете развернуть некоторые элементы в разделе «Недавние действия», чтобы получить более подробную информацию о том, где были обновлены файлы. Дополнительные сведения о просмотре файловых операций см. в разделе Действия с файлами в библиотеке документов.

Просмотр и работа с историей версий файлов в библиотеке документов

Журнал версий SharePoint в Microsoft 365 создает новую версию файлов, которые сохраняются или возвращаются в библиотеку документов.

В журнале версий можно просмотреть комментарии, которые были добавлены при возврате файла, размер файла и дату, когда он был возвращен или сохранен в библиотеке документов. Вы также можете восстановить или удалить версию файла. Дополнительные сведения см. в статье Просмотр журнала версий файла в библиотеке документов SharePoint.

Просмотр и редактирование информации о файле в библиотеке документов

В вашей библиотеке документов хранятся отдельные свойства, такие как имя файла, заголовок и хэштеги для ваших файлов, папок и ссылок, а также сами элементы.

Вы можете просматривать и редактировать свойства имени, заголовка или хэштега для каждого элемента в вашей библиотеке документов.