Сдача документов в архив на предприятии: Сдача документов в архив — процедура передачи дел в архив от «Делис Архив»- www.archiv.ru- www.archiv.ru

Архив на предприятии: организация хранения документов

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов,

загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами

и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

Высота архивохранилища (^{пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009))зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.}

В архивохранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил^{документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.}

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива

проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

• ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты^{(ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.}

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) — стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации.

В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

СОВЕТ. Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

 

пошаговая инструкция создания архива с нуля на предприятии. Офисная служба.

Как организовать архив в организации с нуля: пошаговая инструкция создания архива с нуля на предприятии. Офисная служба.

 

 

ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА СОБСТВЕННЫМИ СИЛАМИ

 

Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом.

Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.

Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать.

Место архива в делопроизводстве

Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы. Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.

Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой

Юридические основы ведения архива: кому нужно создавать архив

Ведение архива требуется независимо от формы документооборота и может осуществляться как своими силами, так и с привлечением сторонних фирм.

Хранить документы вне своей организации, довольно дорогостоящая услуга, плюс быстро получить доступ к требуемой бумаге будет проблематично. Потому многие выбирают архивное хранение внутри своей компании — создают под архивное хранение отдельный кабинет, а иногда и целое помещение.

Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища. Если организация невелика, а расширения штата не предвидится — то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот.

Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.

Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.

Бумажный и электронный архив

Процесс создания архива сегодня вовсе не обязательно включает бумажные записи. По традиции, все важные(и в государственном, и в частном смысле) документы имеют бумажные дубликаты, однако их значение в последние годы значительно пересматривается. Плюс традиционных физических носителей — энергонезависимость. Прочесть с листа можно всегда, никакой привязки к электронике. Минус — чрезвычайная хрупкость бумаги. Стандартный писчий лист очень тонкий и моментально отсыревает. Любой архив с традиционными документами обязан храниться в строжайших условиях соблюдения влажности воздуха, пылезащищенности, ограничения яркости света и т.д.

Электронный же архив — технология повседневности и будущего. Все наиболее передовые методы защиты касаются именно электронной формы хранения документов. Законодательная же база, к сожалению, запаздывает и тем самым серьезно ограничивает применение новейших технологий сбережения документации. В целях кибербезопасности наиболее важные архивные данные хранятся исключительно в локальных сетях на серверах в самом хранилище. В последнее десятилетие активно развиваются «облачные» технологии, но и «облако» лучше делать внутренним в случае содержимого исключительно высокой важности.

Переход на электронные технологии также требует немалой переподготовки архивариусов.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой. Использование материальных бэкапов оправдано и с точки зрения повышения надежности хранения важных данных, и исходя из базовых вопросов кибернетической безопасности.

Читайте также:

Зачастую многие компании не придают большого значения формированию корпоративной жизни, считая, это лишней тратой ресурсов. Разбираемся, зачем же нужна корпоративная жизнь компании?

Процесс организации архива

Начинается процесс неизменно с определения необходимости сохранения бумаг. Инициировать организацию может как руководитель компании, так и ответственные за деловодство подчиненные.

Этапы создания архива

Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел — структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения.

Обычными этапами создания собственного архива с нуля бывают:
 

• издание приказа по учреждению относительно назначения отвечающих за архивное дело сотрудников. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Однако это приводит к излишней нагрузке на человека в случае большого объема документооборота;
   
• разработка номенклатуры дел. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Последняя редакция Перечня произведена Правительством РФ в 2016 году и является обязательной к исполнению;
   
• определение сроков хранения. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно. Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. В особых случаях приказом может быть прописано помещение документов в архив на три, пять и иное количество лет;
   
• раздача отделам и сотрудникам специальных выписок с заголовками дел, находящимися в ответственности их подразделений. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет — с образцом из предприятий профильной отрасли.
   

Перечисленные этапы – стратегические, их придерживаются в течение всего срока работы архива. Первичный же план действий архивного работника таков:
 

• Оценка организации архивного дела на месте работы. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.
   
• Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Ознакомление начальником архива либо замещающим его руководителем новых ответственных работников со спецификой работы в архивах и юридическими тонкостями сохранности документации;
   
• Организация приема всей не используемой на текущий момент информации на хранение. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке.
   
• Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Устраняются недочеты в описаниях дел, удаляются неактуальные сведения
   
• Составление номенклатуры дел. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.
   
• Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая — то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений — обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации.
   
• Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа.
   
• Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы (либо к ответственным сотрудникам) за отчетами. При надобности — оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц.
   
• Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации.
   
• Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Вся документация должна еще в рабочем процессе иметь категорию важности и будущего хранения
   

Помимо перечисленного, в компетенцию архивариуса входит подача сметы в бухгалтерию касательно финансовой стороны дела. Это одна из важнейших сторон заведения архива. Если в компании при реорганизации или создании уже есть стеллажи и помещение под хранение документации — то траты на оборудование архива незначительны. Однако организация процесса с нуля говорит о необходимости более серьезных финансовых влияний. В следующем разделе детально описаны строгие условия содержания документации, от которых категорически нельзя отступать. Поэтому экономия здесь также неуместна.

В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения. Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей — парафия технического отдела. А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.

Как хранить архивные документы

Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности. Однако для единообразия и простоты оборота все связанные с архивным вопросом бумаги хранят в папках-регистраторах форм-фактора «корона». Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами.

Также для архивирования данных важно иметь соответствующие ТСО (технические средства обучения). Это презентационная техника, зачастую раритетная. В качестве воспроизводимых форматов могут понадобиться:
 

• дисководы на трехдюймовые, пятидюймовые, восьмидюймовые дискеты;
• проекторы диафильмов и слайдов;
• бобинные киноаппараты (обыкновенно — восьмимиллиметровые).

  Помещение для хранения документов оборудуют специально. Впрочем, в небольших организациях это обычные кабинеты. В идеальных условиях запрещено прокладывать по хранилищу трубы водоснабжения и канализации, технологический слив воды. Особая роль тут выделена отдельной системой пожаротушения и автономной сигнализацией. Запрещено ставить рядом с архивохранилищами различные комнаты с мощным электрооборудованием, холодильные установки, бойлеры — во избежание протечек и коротких замыканий. Вентиляция также обязана быть автономной.

Условия хранения документации приближены к музейным, хотя и немного проще. «Свежие» дела хранятся несколько дольше, однако российским законодательством регламентировано многолетнее содержание документации в кондиционных условиях. Температуру и влажность помещений обязательно контролируют термометрами и гигрометрами. В отдельных случаях устанавливают психрометры, одновременно меряющие и влажность, и температуру. Офсетная бумага очень тонкая, с плотностью около 70 грамм, ей чрезвычайно вредят скачки влаги и температуры. Воздух по хранилищу обязан ходить свободно, дабы исключить наличие плесени, пыли, насекомых мелких грызунов.

Техническое обеспечение архивного подразделения (оно же — матчасть) сильно разнится для организаций в зависимости от функций и размера штата, но есть общие рекомендации. Дела обыкновенно хранят на стеллажах или в шкафах, первое и второе должны обладать несгораемостью, а потому металлические. Стеллажи обязательно ставят торцом к окнам, чтобы свет не попадал на бумагу. К наружным стенам стеллажи не ставят, дабы исключить сырость и промерзание.

Далее следует рассчитать площадь. Обыкновенно принимаются такие параметры:
 

• на метровый стеллаж становятся 30 папок типа «Корона» либо 50 обычных скоросшивателей;
   
• в архивном стеллаже 230 см высоты и 12 полок.

Итого на один стеллаж можно поставить минимум 350 и максимум 600 дел. Расстояние между отдельными стеллажами — от 80 см, габаритные параметры с боковыми стойками — 100х65 см.

Самая ответственная часть организации архива — передача туда дел. Помимо собственно формирования кадров, занимающихся документооборотом, нужно формировать и оформлять сами дела, а также произвести экспертизу по их ценности. Для вынесения решения по ценности материалов производится подшивка, либо переплет с нумерацией листов, описью, правильным оформлением обложки и надписи на самом деле. Только такие документы вообще могут приниматься к рассмотрению на продление хранения.

Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения необходимо подшить в том. Ограничение на объем каждого тома — 250 страниц. В случае, если дело не подлежит слишком долгому хранению, практикуется процедура частичного оформления, не требующая всех реквизитов. В этом случае можно не нумеровать листы, не писать заверительные надписи и не заниматься дополнительной систематизацией внутри самого дела.

Таким образом, даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и требуют значительного времени. Именно поэтому на данный участок работ назначают исключительно продуктивных и ответственных людей, могущих в дальнейшем бесперебойно заниматься как учётом уже существующих дел, так и документооборотом с участием «новоприбывших» материалов.

Вышеописанные советы актуальны в первую очередь для ИП и ООО. Однако общие принципы организации процесса «нулевого» архивирования не зависят от типа юридического лица.
Итоговые же тезисы относительно архивного дела с нуля таковы:
 

• каждый новый архив требует тщательного логистического и финансового планирования;
• электронные формы архивации – технология будущего, однако с недостаточной законодательной базе;
• условия хранения бумажных носителей обязаны быть строжайшими;
• при формировании архива обязательно делегируются полномочия по ответственности за все поступающие документы.
   

Что еще почитать:

 

Тайм-менеджмент не работает, почему?

 

Зачем нужна корпоративная жизнь в компании

 

Чем порадовать секретаря

 

5 главных ошибок в номенклатуре дел

 

Количество показов: 35338

Представление Архив | Generis: CARA

Архив представлений

Опубликовать обратно в Архив представлений CARA

Из своего инструмента публикации представлений (например, от Extedo, Lorenz или Parexel) опубликуйте досье в Архив представлений CARA или поместите опубликованный результат в «просмотренное». ” для автоматического приема

Просмотр отправленных материалов / Текущее утвержденное представление

Используйте встроенный инструмент предварительного просмотра содержимого с дополнительными инструментами просмотра представленных материалов от Lorenz, Extedo, Qdossier и других. Просматривайте текущий утвержденный вид ваших продуктов на разных рынках.

Связывание с исходными компонентами и данными RIM

Являясь частью платформы CARA Life Science, архив представлений напрямую связан с исходными документами представления и данными RIM, что позволяет легко составлять отчеты и просматривать соответствующую информацию.

Облако или локально / неограниченное хранилище

CARA доступен как SaaS / облачное решение или для локальной установки. Наше облако — это GxP, предлагаемое как многопользовательское или однопользовательское VIP в зависимости от ваших требований. Хранение неограниченно.

Платформа CARA Life Science

Настоящая платформа
Данные и контент могут передаваться между любыми решениями на платформе без интеграции, что обеспечивает беспроблемную совместную работу, поиск и отслеживание в рамках всего бизнеса.

Все взаимосвязано в едином интерфейсе
Пользовательский интерфейс является общим для всех бизнес-процессов, что снижает затраты на обучение и ускоряет внедрение. Все данные и документы бесшовно связаны, не находясь в отдельных хранилищах/репозиториях.

Мощная автоматизация процессов
Платформа поддерживает различные мощные функции для каждого варианта использования, например. безопасность, управление версиями, рабочие процессы, жизненные циклы, инструменты, средства автоматизации и интеграции.

Один пользователь, одна лицензия
Пользователи, работающие в разных сферах бизнеса, могут иметь доступ к нескольким сценариям использования на одной и той же платформе.

СПЕЦИФИКАЦИЯ

• RIM
  • Регистрации и заявки
  • Планирование подачи и отслеживание
  • Мероприятия и мероприятия
  • Управление продуктом, включая IDMP и SPOR
  • Управление здравоохранения. Управление по переписке и обязательствам
• Документы подачи заявки (Pharma, Devices, Потребитель, ветеринар)
• . )

• Документы по качеству
• СМК
• Управление отклонениями
• Управление жалобами
• Управление обучением (LMS)
• Управление аудитами
• Управление лабораторией
• APQR

• Фармаковиглентные дел. Написание
• Управление клиническими исследованиями (CTMS) Q1 2021

• Управление контентом
• Управление записями
• Управление делами
• Внутреннее и внешнее сотрудничество
• Финансовые документы
• Юридические / контракты
• Авторизация структурированного контента
• Human Resources

СПАС , и управление записями | Стэн Гарфилд

Первоначально опубликовано 15 июня 2017 г.

38-е место в серии из 50 компонентов управления знаниями (слайды 49)., 102 и 103 в KM 102)

Архивирование : автономное хранилище файлов для юридических, аудиторских или исторических целей с использованием лент, компакт-дисков или других долговременных носителей. Архивирование — это процесс перемещения файлов, которые больше не используются активно, на отдельное устройство хранения для долгосрочного хранения. Архивные файлы по-прежнему важны для организации и могут понадобиться для дальнейшего использования или должны быть сохранены для соблюдения нормативных требований. Архивы должны быть проиндексированы и доступны для поиска, чтобы файлы можно было легко найти и получить.

Как часть жизненного цикла информации архивирование является важным заключительным этапом. Хранение слишком большого количества старой информации в сети занимает ценное хранилище, которое можно было бы лучше использовать для новой информации, увеличивает количество возвращаемых нерелевантных результатов поиска и увеличивает усилия, необходимые для обслуживания, переноса и реклассификации контента.

Есть веские причины архивировать содержимое, а не просто удалять его. Законы могут требовать хранения контента в течение определенного периода времени. Внутренние и внешние аудиты могут потребовать сохранения документов. Сохранение информации как части истории – еще одна достойная цель. И бывают случаи, когда информация, которая считалась уже бесполезной, позже оказывается необходимой. Архивирование информации отвечает каждому из этих требований.

Управление документами : отслеживание и хранение электронных документов и/или изображений бумажных документов, отслеживание различных версий, измененных разными пользователями, и архивирование по мере необходимости. Система управления документами (DMS) — это технология, обеспечивающая комплексное решение для управления созданием, сбором, индексированием, хранением, поиском и удалением записей и информационных активов организации.

Ведение документации : ведение документации организации с момента ее создания до ее возможного уничтожения; это может включать классификацию, хранение, защиту, архивирование и уничтожение записей. Ведение документации — это знание того, что у вас есть, где это находится и как долго вы должны это хранить и насколько это безопасно.

Примеры процессов, политик и процедур

1. Процесс управления документами. Идеальный процесс управления жизненным циклом информации обеспечивает простой способ проверки содержимого, при этом повторно используемое содержимое сохраняется, а другое содержимое архивируется на подходящем носителе. Например, в конце проекта перечислены все документы в пространстве проектной группы, пользователь устанавливает флажки для тех, которые можно использовать повторно, а затем нажимает кнопку архивации. В результате многократно используемые документы извлекаются из пространства группы и сохраняются в соответствующем репозитории с использованием связанных метаданных, а все остальные документы архивируются на компакт-диск, который затем сохраняется в указанной архивной библиотеке.

2. Политика управления записями: определяет политику управления бизнес-записями организации

3. Процедура архивирования: подробно описывает шаги, которые необходимо выполнить для поддержки правил архивирования политики управления записями

a. Пример: HP

б. Пример: Deloitte

Insights

1. Руководство по разработке политики управления информацией и записями Патрика Ламбе и Мариты Кинан

Требования к системе обмена знаниями, включая требования к таксономии и метаданным, должны быть сбалансированы с необходимостью управлять записями в соответствии с законодательными и нормативными требованиями. Знания, информация и записи образуют континуум, которым необходимо управлять целостно, и интегрированная политическая структура помогает поддерживать это.

2. Управление знаниями и управление документами/ECM Ника Милтона

Управление документами является частью управления информацией. Управление документами охватывает управление электронными документами, независимо от того, являются ли они знаниями или нет. Управление знаниями охватывает управление знаниями, некоторые из которых могут быть систематизированы в документах. Между ними есть пересечение, а также отдельные отдельные области.

4. Назовите меня циничным, но… Юан Семпл

Системы управления документами — где знания умирают изящно.

5. Сложные адаптивные процессы в вики? Дэйв Сноуден

Проблема с вики всегда заключалась в крахе двух принципиально разных операций: сохранения и публикации. Вы редактируете и сохраняете страницу. Что происходит? Вы публикуете в мире. Нет одобрения. Нет возможности гарантировать, что он согласуется с изменениями процесса, внесенными в другом месте, по сравнению с нормативно-правовыми актами или правилами управления, чтобы получить одобрение заинтересованных сторон или получить юридическое одобрение. Как правило, в вики отсутствуют возможности управления контентом и рабочего процесса, а поскольку они не имеют дело с одобренными записями, им также не хватает средств управления записями и хранения записей.

6. Обеспечение будущего доступа к истории Дэвид Вайнбергер

Еще в 1940-х годах архивисты говорили о машиночитаемых записях. Споры и эксперименты продолжаются уже много десятилетий. Один из первых подходов заключался в том, чтобы заявить, что электронные документы не являются архивами, потому что архивы не могут с ними работать. (Он говорит, что у архивариусов и делопроизводителей всегда были разногласия, потому что RM касается графиков хранения, т. е. удаления записей.) Со временем архивариусы наловчились. К 2000 году некоторые из них имели дело с электронными записями. В 2010 многие делают, а многие нет. Продолжаются дебаты.

Нам нужны три языка: юридический, делопроизводство и ИТ. Как заставить старые способы работать в новых? Нам нужны как новые методы фильтрации, так и традиционные представления об оценке.

7. Обсуждения сообщества лидеров SIKM

a. Архивирование контента

Вопрос. Коллега из ИТ предлагает архивировать контент старше 6 месяцев (все еще доступный для поиска) и удалить контент старше 12 месяцев (владелец получит уведомление по электронной почте). Должны ли мы это сделать?

Ответы:

1. От Хоуи Коэна: Я предлагаю вам работать со своей командой по соблюдению требований. Существуют юридические аспекты управления записями и их хранения, которые различаются в зависимости от компании и отрасли. У ИТ-специалистов могут быть идеи, но чаще всего мы не знаем законов или правил. В своей практике я всегда работаю с юридическими, корпоративными коммуникациями, HR и комплаенс.
2. От Чака Джорджо: Стремление к архивированию обусловлено ограничениями пространства для хранения или внутренними политиками хранения? Первое можно решить, помогая приобрести дополнительное хранилище, второе будет сложно, поскольку они могут не захотеть сохранять определенный контент после определенного периода времени. Вы также можете попробовать отфильтровать содержимое, чтобы сохранить только то, что может быть наиболее полезным.
3. От Пола МакДауэлла: Архивирование имеет большое значение для меняющейся и растущей области, но произвольные правила архивирования хороши для менеджеров по документации и ИТ-менеджеров и часто не очень хороши для практиков. Правила должны быть понятны в первую очередь практикам, при условии, конечно, что для правил архивирования нет явных правовых оснований.
4. От Тэмми Берден: Это может зависеть от объема, стоимости и видимости контента. Можете ли вы количественно оценить его ценность и, следовательно, потребность в наглядности? Если вы не можете заставить ИТ-специалистов сдвинуться с места, а ценность сохранения/повторного использования по-прежнему высока, вы можете рассмотреть возможность преобразования контента с истекающим сроком действия в записи вики или записи другого типа в банке знаний или в наборе рабочих продуктов.

б. CoP — Политика архивирования и хранения

Вопрос. Мы рассматриваем возможность переноса содержимого в доступный для поиска архив через 12 месяцев, а затем удаление содержимого через 6 лет. Это разумно? Как люди это делают?

Ответ от Ли Ромеро: Упразднение сообщества и сохранение его знаний

c. Должна ли группа УЗ отвечать за управление записями?

д. Ответ от Мюррея Дженнекса: политики хранения электронной почты и лучшие практики архивирования электронной почты

8. Не архивировать контент автоматически; вместо этого улучшите поиск

Репозитории знаний часто настраиваются на автоматическое архивирование документов по истечении заранее определенного периода времени. Цель состоит в том, чтобы после того, как содержимое было доступно в течение 90 дней (или любой другой выбранной продолжительности), оно перестало быть актуальным и, следовательно, должно быть удалено из репозитория. Предполагается, что этот старый контент не должен отображаться в результатах поиска или в списках доступных документов.

Причины включают:

1. Старые документы больше не актуальны, точны и бесполезны.
2. Поиски дают слишком много результатов, поэтому удаление старых документов повысит удовлетворенность пользователей поиском.
3. Авторы содержимого должны периодически обновлять документы.

Добавленный контент не устаревает автоматически по истечении фиксированного периода времени. Он может оставаться ценным на неопределенный срок.

Я предлагаю аналогию: только потому, что Питер Друкер умер в 2005 году, мы не убираем его книги из библиотеки. Его идеи будут полезны еще очень долго.

В одной фирме, где я работал, был автоматический процесс архивирования. В результате я часто получал сообщения от разочарованных пользователей, которые искали контент, который они ранее нашли в репозитории, но больше не могли найти. Мне пришлось бы восстанавливать этот контент из архива в активный репозиторий. Это вызывало раздражение пользователей программой МЗ, приводило к потере времени и усилий, а иногда и к задержке получения важной информации, необходимой для работы клиента.

В книге «Управление знаниями и инновации» Стив Деннинг писал: «Качество знаний зависит не от того, старые они или новые, а от того, актуальны ли они, работают ли они до сих пор. Старая она или новая, значения не имеет. Вопрос: работает ли это? Динамика академических кругов иная. Здесь празднуется новое, полезное оно или нет. На старое смотрят свысока не потому, что оно бесполезно, а потому, что смысл существования академических кругов заключается в создании нового, а не полезного. Инновации в промышленности часто основываются на уроках прошлого, особенно на тех, которые были забыты, или на тех, которые можно объединить в новые комбинации для достижения новых результатов. Суть, однако, не в том, новые ли знания, а в том, работают ли они на практике».

При неуклонном снижении стоимости запоминающих устройств мало веских причин для удаления контента из репозиториев знаний, если только не известно, что он устарел, неверен или бесполезен. Вместо этого разрешите поисковым системам ограничивать результаты на основе дат и других метаданных, чтобы пользователям было легче находить нужный им контент.

Не архивировать автоматически содержимое в хранилище знаний, дискуссиях или других собраниях знаний. Вместо этого убедитесь, что поисковая система может ограничить результаты датой объекта знаний. По умолчанию можно установить ограничение результатов до последних 90 дней, один год или любая желаемая продолжительность. Но пользователям должно быть легко изменить диапазон дат, чтобы включить более старый контент в результаты поиска.

Кроме того, разрешите помечать содержимое тегами «рекомендуется», «хороший пример» или «проверенная практика» авторитетным источником, а пользователями — «мне это было полезно» или с помощью кнопки «Нравится». Затем разрешите поиск по дате, атрибуту тега, наиболее понравившемуся пользователям и т. д. Дополнительные сведения о рекомендуемых тегах см. в разделе Оценка контента за пределами брандмауэра.

Ресурсы

1. Процесс управления контентом
2. DMS и ECM: разница между управлением контентом и документами от NE Docs
3. Почему управление документами не является управлением записями от NE Docs
4. Content Life: The Art of Archiving Пол Чин
5. «Собака съела мою домашнюю работу» и другие жалкие отговорки, почему я не архивирую, Шон Рэган
6. Записи и архивирование Присоединяйтесь к таблице управления информацией, Энди Мур
7. Архивирование как краеугольный камень для электронного обнаружения: пять шагов вперед, Шон Рэган
8. Архивирование корпоративных социальных сетей и эффективное управление информацией, Джордан Ричардсон
9. Как внедрить программное обеспечение для управления документами, Джулия Скавичио
10. Как внедрить систему управления документами в SharePoint использование типов контента, Грегори Зелфонд
11. Начало работы с управлением документами: Сократите расходы и повысьте производительность с помощью интеллектуальной системы управления документами, Тодд Джонсон
12. Список пожеланий к программному обеспечению для управления записями: 10 обязательных функций, Стив Вайсман
13. Управление записями: преодоление барьеров для получения вознаграждения, Джудит Ламонт
14. Проблемы с изменением данных, проблемы с подходами RM, Джудит Ламонт
15. Электронное управление записями, отставание повсюду, Патрик Lambe
16. KM/Knowledge Services & Archives: Get Practice by Guy St. Clair

17. AIIM

• Архивирование
• Управление документами
• Records Management

18. CMSWire

• Archiving
• Document Management Channel
• Document Management
• Records Management

19. KMWorld

• Archiving
• Document Management
• Records Management

20. TechTarget

• Программное обеспечение для управления корпоративной документацией
• Программное обеспечение для управления корпоративной документацией

Продукты

1. Программное обеспечение для управления документами от CMSWire
2. 8 компаний, ведущих ECM в 2015 году, Дэвид Роу
3. Лучшие программные продукты для управления документами от Capterra
4. Лучшее программное обеспечение для управления документами 2017 года, Molly K. McLaughlin
5. Системы управления документами: A Руководство покупателя, Чад Брукс
6. Программное обеспечение для управления документами, Крейг Боровски
7. Программное обеспечение для записей, Крейг Боровски
8. Сравнение RMS, ECM и корпоративных информационных порталов, TAB
9. Сравнительная таблица программного обеспечения для управления документами, составленная Business. com
10. Топ-5 лучших систем управления документами в 2017 г., Николас Ферн
11. ECM и общий доступ к облачным файлам, составленный Real Story Group
12. The Forrester Wave™: ECM Business Content Services, Q2 2017 via M-Files
13. Магический квадрант Gartner для управления корпоративным контентом, 2016 г. через Hyland
14. Gartner ECM, 2016 г. — «Магический квадрант» — Изменения, шумиха и мошенничество? от Technology Services Group
15. «Магический квадрант» Gartner для ECM и обзор рынка от Venus Tamturk

Книги

1. Архивирование данных на предприятии — стратегический подход Кристофер Моран
2. Передовой опыт архивирования данных Джеймс Сеймур Джонсон, Саймон Фаулер и Дэвид Томас
3. Сохранение цифровой информации Генри Глэдни
4. Управление документами на предприятии: принципы, методы и приложения Майкл Дж. Д. Саттон
5. Управление корпоративным контентом с помощью Microsoft SharePoint Кристофер Райли и Шадрах Уайт
6. Практическое управление корпоративным контентом SharePoint 2013 Стив Гудиер
7. Технология управления корпоративным контентом: что вам нужно знать Том Дженкинс, Дэвид Глейзер и Хартмут Шапер
8. Предприятие Решения для управления контентом: что вам нужно знать Билл Форкер, Питер Джелински и Том Дженкинс
9. Управление контентом в облаке — Управление корпоративным контентом 2.