Пошаговая инструкция по работе с Outlook
Функциональные возможности Microsoft Outlook позволяют быстро создавать и отправлять письма, переадресовывать сообщения, сортировать их по разным параметрам и в целом организовать работу и сделать обмен информацией с другими пользователями более удобным. Для максимальной эффективности рекомендуется настроить почтовый клиент для управления письмами.
Подпись
Правильно составленная подпись помогает произвести нужное впечатление об отправителе. К тому же ее наличие сокращает время, которое тратится на отправку письма. Не нужно каждый раз в конце письма вводить свои данные, когда есть возможность автоматизировать данный процесс.
В Outlook сделать подпись очень просто – в браузере достаточно нескольких кликов:
- Открыть параметры, клацнув по иконке в виде шестеренки, которая расположена вверху справа от поисковой строки.
- В разделе «Почта» выбрать пункт «Создание сообщений и ответ на них».
- После написания приветствия отметить галочками поля об автоматическом добавлении подписи ко всем письмам.
- Далее задаются настройки подписи: размер, шрифт, цвет, формат.
- Здесь же можно указать, в течение скольки секунд (до 10) внизу экрана будет отображаться кнопка отмены отправки е-мейла.
- Сохранить изменения.
В десктопной версии программы следует:
- В разделе «Файл» зайти в «Параметры».
- Перейти на вкладку «Почта» и открыть соответствующий параметр.
- В новом окне происходит создание подписи. Нужно придумать название, поменять размер и цвет шрифта, при желании добавить гиперссылку и картинку (например, в виде визитки).
- Во вкладке «Личный бланк» можно установить тему для нового сообщения (в веб-версии опция недоступна).
При необходимости добавляется цифровая подпись, обеспечивая еще один уровень защиты и гарантируя получателю, что именно конкретный отправитель, а не мошенник, написал письмо. Для этого:
- В параметрах почтового клиента перейти на вкладку «Центр управления безопасностью» и вызвать параметры центра.
- Перейти в раздел «Защита…», где находятся все необходимые настройки.
- В пункте «Цифровые удостоверения» выбрать «Получить…». На вкладке Безопасность электронной почты в группе (сертификаты) нажать на кнопку удостоверения – «Настройка безопасности» – Ок.
- В новом окне ввести имя цифрового удостоверения, пароль для него и от Microsoft Outlook.
- Для добавления подписи в окне создания сообщения открыть свойства, нажав левой кнопкой мышки на значок в правом углу тегов.
- Зайти в параметры безопасности и отметить галочкой нужный пункт.
Для настройки официальной электронной подписи необходимо получить «Сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи» через удостоверяющий центр (с оплатой услуги).
Автоматические ответы
Если перейти по пути «Параметры» – «Почта» – «Автоматические ответы», можно настроить отправку уведомлений по расписанию, например, для случая, когда нет возможности работать с почтовым клиентом.
Запрос уведомлений
Уведомление о доставке подтверждает, что пользователю был доставлен е-мейл, но не факт, что он прочитал письмо. Оповещение о прочтении гарантирует открытие отправленного е-мейла.
Настройка данной опции происходит в параметрах почты:
- В веб-версии – раздел «Обработка сообщений», но здесь есть только вариант запроса уведомлений о прочтении.
- В программе – пункт «Отслеживание» вкладки «Почта».
- Рекомендуется настроить запрос на отдельные сообщения, а не на все подряд.
- Сохранить изменения.
Получатель вправе отказаться от отправки уведомлений. Также почтовый сервис пользователя может не поддерживать систему оповещений.
Поставить уведомление о прочтении в Outlook можно и другим способом. Как это сделать:
- При создании письма в программе зайти в свойства для настройки параметров отправки.
- Включить уведомление об отправке/получении и закрыть окно.
- Также данная опция расположена в разделе «Параметры» – «Отслеживание».
Список рассылки
Объединяет несколько адресов электронной почты под общим названием, упрощая отправку одного сообщения разным пользователям. Как создать список рассылки в Outlook:
- В браузере прокрутить вниз панель навигации, где будет отображаться пункт «Создать группу». Клацнуть по кнопке. Вписать имя и сделать описание (при желании). Подтвердить создание кликом по кнопке внизу. Добавить участников. Выбрав из списка на панели навигации папку «Группа», можно отправить е-мейл сразу всем участникам из списка.
- В программе в разделе «Главная» открыть адресную книгу, где во вкладке «Файл» нужно создать адрес, затем – добавить группу контактов. В новом открывшемся окне добавить пользователей вручную, вписывая имя каждого, или из адресной книги. Сохранить изменения и закрыть окно. При создании сообщения в графе «Кому» написать название группы или использовать опцию адресной книги.
Списки возможно изменять и удалять.
Добавление почты Яндекс
Настроить почту Яндекс в Outlook несложно, хотя делается это нестандартным способом через учетную запись:
- В программе в разделе «Файл» перейти на вкладку сведения и кликнуть по кнопке «Добавить».
- В соответствующие поля вписать имя, е-мейл и пароль от почтового ящика. Нажать «Далее».
- Запустится процесс настройки.
- Если после нажатия на кнопку «Ок» повторно будет всплывать окно новой электронной почты, значит, возникла ошибка при автоматическом подключении, нужно нажать «Отмена» и сделать это вручную. В окне добавления учетной записи следует выбрать последнюю опцию – «Далее».
- Выбрать первый вариант из предложенных трех – «Далее».
- Заполнить данные: имя, е-мейл, пароль. Если тип учетной записи POP3 – сервер входящей почты будет pop.
yandex.ru, если IMAP – то imap.yandex.ru. Сервер исходящей почты – smtp.yandex.ru. Снять галочку с пункта проверки учетной записи.
- Открыть другие настройки. Во вкладке «Сервер…» поставить галочку в пункт проверки подлинности. Во вкладке «Дополнительно» выбрать шифрование SSL. Если в п.6 был выбран тип POP3 – вписать значение 995, если IMAP – 993. В обоих случаях для SMTP будет значение 465. Нажать «Ок» – «Далее».
- Отобразится уведомление об успешном завершении. Нажать «Готово».
Теперь в сведениях об учетной записи есть выбор аккаунтов, можно переключаться между ними.
Изменение пароля учетной записи
При входе в аккаунт Outlook пользователь вводит свой адрес электронной почты и пароль, после чего получает возможность пользоваться ящиком. Поменять пароль в Аутлук возможно через веб-браузер. Как это сделать:
- Зайти в учетную запись.
- Под аватаркой вызвать дополнительные настройки и кликнуть по нужной опции.
- Придется сначала ввести текущий пароль для подтверждения личности.
- Повторно вести текущий пароль, а также задать новый. Сохранить изменение.
Изменение пароля в сервере браузера не синхронизируется с программой, нужно перезапустить дескопный клиент и ввести новый пароль.
Непосредственно в программе есть опция смены пароля только для стороннего почтового сервиса (например, Яндекс) через настройки учетной записи.
Inferno Solutions — обзор Предыдущая статья
Как включить VPN в браузерах Следующая статья
О сайте
Записки сисадмина — это проект о информационных и компьютерных технологиях.
Лучшие предложения
-
Домены и хостинг
Дешевый VPS за 3 евро — и пол года бесплатно
05.
01.2021 -
Программы
Обзор VPN сервисов
11.06.2020
Категории
- Операционные системы 332
- Программы 94
- Интернет 84
- Сеть 80
- Для чайников 32
- Гаджеты 28
- Кодинг 14
Инструкция для начала работы с Microsoft Outlook
Приложение Microsoft Outlook устанавливается автоматически вместе с комплектом Offiсe 365 и Microsoft Office 2016 и сразу готов к работе.
Microsoft Outlook на сегодняшний день имеет несколько реализаций:
- веб-версия
- мобильные приложения для iOS и Android
- программа для Windows
Веб-версия Outlook
Чтобы получить доступ к Веб-версии необходимо запустить любой браузер, которым вы привыкли пользоваться (например, Google Chrome). В адресной строке указываем адрес сайта http://office.com и нажмите клавишу Enter.
Найдите Outlook в списке приложений и нажмите значок программы (Рисунок 1).
Веб-версия Outlook запустится в новой вкладке браузера, и вы можете сразу приступить к работе (Рисунок 2).
Мобильные приложения Outlook для iOS и Android
Для установки Outlook на ваше мобильное устройство вам необходимо найти эту программу в соответствующем магазине приложений (Google Play для Android или App Store для продукции компании Apple) или перейти по ссылке https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.outlook&hl=ru для Android или https://apps.apple.com/ru/app/microsoft-outlook/id951937596 для App Store. Вы также можете запросить ссылку на приложение Outlook в этих магазинах приложений.
Нажать кнопку «Установить» — приложение будет установлено автоматически (Рисунок 3). В списке приложений появится иконка , которую необходимо нажать для запуска приложения. В появившемся окне нажмите кнопку «Начать работу» (Рисунок 4).
В следующем окне введите ваш адрес электронной почты в домене madi.ru (ваш логин для Microsoft Office 365) (Рисунок 5) и нажмите «Продолжить» в нижнем углу экрана. Если вы правильно указали электронную почту в следующем окне будет отображена эмблема МАДИ и поле для ввода пароля. Введите ваш пароль для входа в Office 365 и нажмите кнопку «Войти» (Рисунок 6).
Если вы правильно указали пароль, приложение загрузится и будет готово к работе. В дальнейшем при запуске приложения указывать логин и пароль не нужно.
Эта версия Outlook имеет тот же функционал, что и классическое приложение, т.е. приложение, которое можно установить к себе на компьютер.
Программа Outlook для Windows
Классическое приложение под Windows устанавливается автоматически вместе с комплектом Microsoft office 2016. Если у вас установлен Microsoft Office 2016, необходимо на рабочем столе или через кнопку «Пуск»в нижнем левом углу экрана найти иконку и двумя кликами запустить приложение.
На экране появится надпись: «Добро пожаловать в Outlook 2016!» (Рисунок 7). Для дальнейшей установки необходимо нажать кнопку «Далее».
Из предложенных вариантов выбрать «Да» и нажать кнопку «Далее» (Рисунок 8).
Заполнить поля формы автоматической настройки учетной записи: ввести имя, адрес электронной почты и пароль (2 раза), используемые для входа в Office 365, и нажать кнопку «Далее» (Рисунок 9).
После того как Outlook выполнит настройку учетной записи нажать кнопку «Готово» (Рисунок 10).
Если вы правильно указали пароль, приложение загрузится и будет готово к работе (Рисунок 11).
Подробнее об особенностях работы с Outlook вы можете ознакомиться по ссылке https://support.microsoft.com/ru-ru/outlook, и посмотрев обучающие видео от компании Microsoft по ссылке https://support.microsoft.com/ru-ru/office/.
Outlook for Dummies Chief-Spet
BY: Faithe Wempen и Bill Diszel и
Обновлено: 11-01-2021
Из книги: Outlook для Dummies
Outlook для Dummies
. На Amazon
Десять советов по использованию почтового модуля
- Настройка столбцов и панелей. Столбцы в папке «Входящие» и других почтовых папках можно настраивать. Чтобы расширить столбец, поместите указатель мыши между заголовками двух столбцов и перетащите, чтобы изменить ширину столбца слева. Вы также можете настроить относительные размеры панели навигации, списка рассылки и областей чтения; просто наведите указатель мыши на разделитель между панелями и перетащите.
- Выберите отображаемые столбцы. Вы можете настроить столбцы, отображаемые в ваших почтовых папках.
На вкладке «Вид» нажмите «Добавить столбцы», чтобы открыть диалоговое окно «Показать столбцы» и добавить или удалить столбцы оттуда. Если вы используете упрощенную ленту, вам может потребоваться нажать «Дополнительные команды» (…), чтобы получить доступ к команде «Добавить столбцы».
- Открытие сообщения в отдельном окне. Иногда полезно прочитать сообщение в области чтения, но в других случаях вам может понадобиться просмотреть сообщение в большем пространстве. Дважды щелкните сообщение, чтобы открыть его в новом окне, или выберите его, а затем на вкладке «Вид» щелкните «Открыть в новом окне». Если вы используете упрощенную ленту, вам может потребоваться нажать «Дополнительные команды» (…), чтобы получить доступ к команде «Открыть в новом окне».
- Закрыть все открытые элементы. Вот ярлык, когда у вас одновременно открыто много разных сообщений или других элементов. Чтобы закрыть их все одним махом, на вкладке «Вид» нажмите «Закрыть все элементы».
Если вы используете упрощенную ленту, вам может потребоваться щелкнуть Дополнительные команды (…), чтобы получить доступ к команде «Закрыть все элементы».
- Группировать сообщения по разговору. Если в теме было много сообщений взад и вперед, вы можете легко увидеть все связанные сообщения одновременно. На вкладке «Вид» нажмите «Текущий вид» (если используется упрощенная лента), а затем установите флажок «Показать как беседы». Когда вас спросят, хотите ли вы, чтобы этот параметр применялся к этой папке или ко всем почтовым ящикам, нажмите «Эта папка». Затем используйте раскрывающееся меню кнопки «Настройки бесед», чтобы точно настроить отображение цепочек бесед.
- Доступ к расширенным настройкам просмотра. Существует больше способов настроить вид модуля «Почта», чем вы могли себе представить. Чтобы получить к ним доступ, если вы используете упрощенную ленту, на вкладке «Вид» откройте галерею группы «Расстановка», нажмите кнопку «Текущий вид» и выберите «Настройки просмотра» в ее меню.
Или, если вы используете классическую ленту, откройте галерею группы «Расстановка» и выберите «Настройки просмотра». Откроется диалоговое окно «Дополнительные параметры просмотра». Отсюда вы можете получить доступ к столбцам, группам, сортировке, фильтрации, условному форматированию и многому другому.
- Выберите избранные папки. Чтобы ярлык папки появился в области «Избранное» в верхней части панели навигации в модуле «Почта», перетащите его туда из нижней части панели навигации. Вы также можете щелкнуть папку правой кнопкой мыши и выбрать «Добавить в избранное».
- Фильтр электронной почты. Вы когда-нибудь пытались просматривать папку «Входящие» в поисках сообщений с определенным флагом или категории или сообщений с вложениями? На вкладке «Главная» вы можете нажать «Фильтровать электронную почту», а затем выбрать критерий для быстрой фильтрации. Например, при выборе «Вложения» отображаются только сообщения, содержащие вложения. Вы также можете отфильтровать, введя искомое слово или фразу в поле «Поиск в текущем почтовом ящике» над списком рассылки.
- Отвечать на запросы о доставке или о прочтении. Некоторые сообщения приходят с запросом на подтверждение того, что вы их получили или прочитали. Некоторые люди находят это полезным; другие считают это навязчивым или грубым. Вы можете установить свои предпочтения относительно того, что произойдет, когда вы получите такой запрос. Выберите «Файл», «Параметры», нажмите «Почта» и прокрутите вниз до раздела «Отслеживание». В разделе «Для любого полученного сообщения, содержащего запрос о прочтении» выберите предпочтительный вариант: «Всегда отправлять уведомление о прочтении», «Никогда не отправлять» или «Спрашивать каждый раз».
- Используйте канцелярские принадлежности. Функция «Канцелярские товары» в Outlook не подходит для бизнеса, поскольку она добавляет в сообщение ненужную графику, и большинство деловых людей считают ее непрофессиональной. Но для личного использования он может добавить забавный, причудливый штрих. Выберите «Файл», «Параметры» и нажмите «Почта».
Нажмите Канцелярские принадлежности и шрифты, а затем настройте бланки в диалоговом окне Подписи и бланки. Попробуйте нажать кнопку Тема, чтобы начать с темы. После настройки темы при составлении нового сообщения убедитесь, что на вкладке «Формат текста» выбран HTML, поскольку канцелярские принадлежности работают только с сообщениями в формате HTML.
Десять советов по использованию модуля «Календарь»
- Измените звук напоминания по умолчанию. При появлении напоминания вы слышите звук (если у вас звук включен, конечно). По умолчанию это звук с именем напоминание.wav, который поставляется с Outlook. Вы можете изменить на какой-либо другой звук. Выберите «Файл», «Параметры», нажмите «Дополнительно» и в разделе «Напоминания» нажмите кнопку «Обзор» и выберите другой звуковой файл.
- Воспроизведение напоминаний. Если вы случайно закрыли окно напоминаний, вы можете снова открыть его.
На вкладке Вид в группе Окно щелкните Окно напоминаний. Если вы используете упрощенную ленту, вам может потребоваться нажать кнопку «Дополнительные команды» (…), чтобы получить доступ к команде «Окно напоминаний».
- Добавить праздники в календарь. Когда Пасха в следующем году? День Благодарения? Аутлук знает. Но он не скажет вам, если вы не спросите. Outlook по умолчанию не показывает праздники в календарях, потому что они зависят от местоположения. Однако вы можете добавить их, если хотите. Выберите «Файл», «Параметры» и нажмите «Календарь», а затем в разделе «Параметры календаря» нажмите «Добавить праздники». Выберите страну, в которой вы находитесь, и нажмите OK.
- Сделать копию календаря. Чтобы скопировать календарь, на вкладке Папка нажмите кнопку Копировать календарь. Затем выберите место для копии. Вы можете сделать это, чтобы начать новый календарь, который содержит все элементы вашего основного календаря в качестве отправной точки, а затем добавить или удалить элементы в нем и поделиться им с другими.
- Работа с несколькими часовыми поясами. Вы можете настроить дополнительные часовые пояса и присвоить им значащие метки, которые помогут вам в планировании. Выберите «Файл», «Параметры», нажмите «Календарь» и в разделе «Часовые пояса» введите метку для своего основного часового пояса и выберите пояс. Вы можете установить флажки «Показать второй часовой пояс» и «Показать третий часовой пояс» и также пометить их.
- Изменение цвета календаря. Каждый календарь использует свой цвет для своей вкладки, заголовков и элементов, поэтому вы можете отличить их друг от друга, если просматриваете более одного календаря одновременно. Чтобы изменить цвет календаря, щелкните его вкладку правой кнопкой мыши, затем выберите «Цвет» и выберите цвет. Вы также можете просто отобразить календарь, а затем на вкладке «Вид» нажать кнопку «Цвет». Если вы используете упрощенную ленту, вам может потребоваться нажать кнопку «Дополнительные команды» (…), чтобы получить доступ к команде «Цвет».
- Настройка шкалы времени. В представлениях календаря, где вы видите отдельные моменты времени, такие как день и неделя, вы можете изменить шкалу времени, чтобы свернуть или развернуть календарь. На вкладке Вид щелкните Шкала времени, а затем выберите интервал, который должна представлять каждая строка календаря. Если вы используете упрощенную ленту, вам может потребоваться нажать кнопку «Дополнительные команды» (…), чтобы получить доступ к команде «Шкала времени».
- Установить рабочее время. По умолчанию Outlook считает «рабочие часы» равными 9.с 00:00 до 18:00 С понедельника по пятницу, а воскресенье — как первый день недели. Вы можете изменить это, чтобы приспособиться к различным сменам и графикам. Выберите «Файл», «Параметры» и нажмите «Календарь», а затем измените настройки в разделе «Рабочее время».
- Показывать погоду или нет. Вы заметили, что Outlook показывает местную погоду вверху календаря? Если вам это не нравится, вы можете отключить его.
(Вы также можете изменить его между градусами Фаренгейта и Цельсия.) Выберите «Файл», «Параметры», нажмите «Календарь» и в разделе «Погода» установите или снимите флажок «Показать погоду в календаре» и выберите шкалу температуры. Чтобы изменить местоположение, щелкните текущее местоположение, чтобы открыть окно «Добавить местоположение», введите свой почтовый индекс в это поле и нажмите клавишу «Ввод». Выберите свой город из появившегося меню, и все готово.
- Запустите Outlook в календаре. По умолчанию Outlook запускается в папке «Входящие». Чтобы вместо этого запустить модуль «Календарь», выберите «Файл», «Параметры» и нажмите «Дополнительно». В разделе «Запуск и выход» Outlook нажмите «Обзор», а затем нажмите «Календарь».
Десять советов по использованию модуля «Люди»
- Укажите части имени человека. Когда вы создаете новый контакт, любое имя, которое вы вводите в поле «Полное имя», автоматически разбивается на отдельные поля для «Название», «Имя», «Отчество», «Фамилия» и «Суффикс».
Outlook не всегда справляется с этой задачей идеально. Вы можете получить доступ к диалоговому окну для ввода каждой из этих частей информации, нажав кнопку «Полное имя» при создании нового контакта.
- Установить порядок «Файл как». Параметр «Файл как» для контакта определяет его порядок в алфавитном порядке контактов. По умолчанию это Фамилия, Имя, но вы можете изменить это. Например, вы можете захотеть, чтобы компания отображалась по названию компании, а не по фамилии вашего контакта. Установите параметр «Файл как» для отдельного контакта в его записи, дважды щелкнув его в приложении «Люди», а затем изменив его параметр «Файл как» в появившемся окне.
- Разработка макета визитной карточки. Дизайн карты по умолчанию, отображаемый в режиме визитной карточки, можно изменить. Откройте контакт в отдельном окне, а затем на вкладке «Контакт» нажмите кнопку «Визитная карточка», а затем работайте в диалоговом окне «Редактировать визитную карточку», чтобы изменить дизайн карточки и содержащиеся в ней поля.
Если вы используете упрощенную ленту, вам может потребоваться нажать кнопку «Дополнительные команды» (…), чтобы получить доступ к команде «Визитная карточка».
- Использовать больше полей. Поля, которые отображаются по умолчанию для контакта, когда вы открываете его в отдельном окне, являются лишь подмножеством доступных полей. Чтобы просмотреть дополнительные поля, откройте контакт, а затем на вкладке «Контакт» нажмите «Подробнее». Некоторые из дополнительных полей включают псевдоним, имя менеджера, супруг/партнер, день рождения и годовщину.
- Создать новый контакт на основе существующего. Если у вас есть несколько контактов, которые работают в одной и той же компании, многие поля, вероятно, будут для них одинаковыми, например, почтовый адрес и адрес веб-страницы. Чтобы сэкономить время, вы можете создать новый контакт на основе существующего. Откройте существующий контакт в отдельном окне, а затем на вкладке «Контакты» щелкните стрелку на кнопке «Сохранить и создать», чтобы появилось меню.
В этом меню выберите «Контакт из той же компании».
- Добавление нетекстового содержимого в заметки о контактах. Откройте контакт в отдельном окне и щелкните в области «Заметки». На вкладке «Вставка» вы найдете множество вариантов содержимого, которое можно вставить в область «Заметки», включая изображения, фигуры, значки, диаграммы, SmartArt, уравнения, символы и WordArt. Если вы используете упрощенную ленту, щелкните Дополнительные команды (…), чтобы просмотреть полный список вариантов содержимого.
- Пометить контакт как частный. Возможно, в вашем списке контактов есть контакты, которыми вы бы не хотели делиться. Чтобы исключить определенный контакт из общего доступа, откройте его в отдельном окне и на вкладке «Контакт» нажмите «Частный». Если вы используете упрощенную ленту, вам может потребоваться нажать кнопку «Дополнительные команды» (…), чтобы получить доступ к частной команде.
- Просмотр чужих общих контактов.
Вы можете поделиться своими контактами с помощью кнопки «Поделиться контактами» на вкладке «Главная». Чтобы просмотреть чужие общие контакты на упрощенной ленте, нажмите «Поделиться контактами», «Открыть общие контакты», затем нажмите кнопку «Имя» и выберите человека, чьи контакты вы хотите просмотреть. Если этот человек поделился своей папкой «Контакты», вы сможете просматривать ее (за исключением тех, которые они пометили как частные). Очевидно, что лучше всего это работает в бизнес-среде, где все используют один и тот же почтовый сервер или сервер SharePoint.
- Проверить наличие дубликатов контактов. Было бы неплохо, если бы Outlook сообщал вам, если вы пытаетесь создать новый контакт для кого-то, кто уже есть в вашем списке? Вы можете это сделать. Выберите «Файл», «Параметры», а затем нажмите «Люди». В разделе «Имена и файлы» установите флажок «Проверять наличие дубликатов при сохранении новых контактов».
- Создать новый вид.
Используя упрощенную ленту, на вкладке «Вид» нажмите «Изменить вид» и выберите «Управление представлениями». Оттуда вы можете создать свой собственный вид. Начните с выбора существующего представления и нажатия кнопки «Копировать». Затем выберите копию и нажмите «Изменить». Ваше новое представление появится в текущей галерее представлений вместе со стандартными представлениями, такими как «Визитная карточка», «Телефон» и «Список».
Пять советов по использованию модуля «Заметки»
- Изменение цвета заметок. Стикеры не обязательно должны быть желтыми. Чтобы изменить цвет заметки, измените ее категорию. Выберите его, а затем на вкладке «Главная» нажмите «Категоризировать» и выберите другой цвет. Это изменяет цвет заметки в представлении значков и любых других представлениях, которые отображают ее как цветную заметку.
- Переслать заметку. Чтобы отправить заметку другому пользователю по электронной почте, выберите заметку и на вкладке Главная щелкните Переслать.
(Если вы используете упрощенную ленту, нажмите «Дополнительные команды», чтобы получить доступ к команде «Переслать».) Затем адресуйте и отправьте электронное письмо, как обычно. Если у получателя есть Outlook, он может открыть и просмотреть заметку.
- Сортировка и фильтрация текущего представления Notes. Чтобы изменить способ отображения заметок, вы можете изменить вид, как и в других модулях. Используя упрощенную ленту, на вкладке «Вид» откройте меню кнопки «Изменить вид» и выберите «Управление представлениями». Выберите «Текущие параметры просмотра» и нажмите «Изменить». Нажмите «Сортировка», чтобы изменить порядок сортировки, или «Фильтр», чтобы отфильтровать список. Нажмите «Сбросить текущий вид», если вы передумали об изменениях.
- Увеличение или уменьшение заметок. При просмотре заметок в режиме значков на упрощенной ленте щелкните Вид, Дополнительные команды, Крупные значки или Маленькие значки. Или, если вы используете классическую ленту, на вкладке «Вид» нажмите «Крупные значки» или «Маленькие значки», чтобы переключиться между двумя параметрами.
(Но имейте в виду: вам не понравится представление «Мелкие значки». Это беспорядочно, и вы потеряете цвета значков.) Представление списка, также доступное, показывает заметки в виде списка из одного столбца.
- Изменение размера открытой заметки. Если дважды щелкнуть заметку, она откроется в отдельном окне с заметками. Вы можете перетащить угол этого окна, чтобы изменить его размер, чтобы вы могли видеть больше заметки без прокрутки (если это длинная заметка).
Три совета по управлению файлами данных
- Архивируйте старую информацию. Файлы данных могут быстро увеличиваться в размере до гигабайт. Со временем большой файл данных может стать громоздким, что приведет к замедлению запуска и завершения работы Outlook. Возможно, вы захотите заархивировать старые сообщения и элементы в отдельный файл, к которому вы сможете обращаться по мере необходимости. Чтобы заархивировать файлы, нажмите «Файл», «Информация», «Инструменты».
Щелкните Очистить старые элементы. Выберите папку (папки) для архивирования, а затем установите пороговое значение даты в поле «Архивировать элементы старше». Выберите расположение файла архива или примите значение по умолчанию (то же расположение, что и ваш основной файл данных Outlook, но с именем «Архив»).
- Очистите свой почтовый ящик. Очистка почтового ящика является более сложной и сложной операцией, чем простая операция архивирования. С помощью очистки почтовых ящиков вы можете найти элементы старше определенного количества дней или превышающие определенное количество килобайт. Вы можете использовать AutoArchive для автоматизации процесса архивирования и очистить папку «Удаленные». Чтобы начать, нажмите «Файл», «Информация», «Инструменты», а затем нажмите «Очистка почтового ящика».
- Поделитесь Outlook с другими пользователями. Если вы пользуетесь общим компьютером и у каждого человека есть собственная учетная запись Windows, вам не нужно беспокоиться о пересечении Outlook; когда каждый из вас запускает Outlook, вы получаете свой собственный личный почтовый ящик и файл данных.
Но если два или более человека используют один и тот же вход в систему, им необязательно использовать один и тот же набор данных Outlook. Ключом к конфиденциальности в этом случае является создание дополнительных профилей в Outlook. (Для этого может потребоваться войти в Windows с учетной записью администратора.)
Нажмите «Файл», «Информация», «Настройки учетной записи», а затем нажмите «Управление профилями». Нажмите кнопку Показать профили. Создайте новый профиль в диалоговом окне «Почта», нажав «Добавить» и заполнив требуемую информацию. Затем в диалоговом окне «Почта» вы можете выбрать «Запрашивать использование профиля», если вы хотите, чтобы Outlook спрашивал, какого пользователя загружать при каждом открытии. Кроме того, вы можете выбрать «Всегда использовать этот профиль», а затем выбрать тот, который будет использоваться. Чтобы переключить профили, если вы не просили Outlook запрашивать вас при запуске, выберите «Файл», «Информация», «Настройки учетной записи», «Изменить профиль». Outlook перезапустится и спросит, какой профиль загрузить.
Сочетания клавиш Outlook
Вы можете выполнять некоторые задачи намного быстрее, используя сочетания клавиш. Следующие таблицы предлагают несколько удобных сокращений, которые помогут вам повысить эффективность.
Этот ярлык | Создает один из этих |
Ctrl+Shift+A | Назначение |
Ctrl+Shift+C | Контакт |
Ctrl+Shift+L | Контактная группа |
Ctrl+Shift+E | Папка |
Ctrl+Shift+M | Сообщение электронной почты |
Ctrl+Shift+N | Примечание |
Ctrl+Shift+K | Задача |
Ctrl+Shift+Q | Запрос на встречу |
Этот ярлык | переключается на |
Ctrl+1 | Почта |
Ctrl+2 | Календарь |
Ctrl+3 | Контакты |
Ctrl+4 | Задачи |
Ctrl+5 | Примечания |
Ctrl+6 | Список папок |
Ctrl+7 | Ярлыки |
Ctrl+8 | Журнал |
Этот ярлык | поможет вам сделать это |
Ctrl+S или Shift+F12 | Сохранить |
Alt+S | Сохранить и закрыть; Отправить |
Ф12 | Сохранить как |
Ctrl+Z | Отменить |
Ctrl+D | Удалить |
Ctrl+P | Печать |
F7 | Редактор (для проверки орфографии) |
Ctrl+Shift+V | Переместить в папку |
Инс | Отметить как завершенное |
Ctrl+F | Вперед |
Об этой статье
Эта статья взята из книги:
- Перспективы для чайников,
Об авторе книги:
Фейт Вемпен — адъюнкт-инструктор Университета Индианы PurdueUP в Индианаполисе (IUI). Она является автором более 150 книг по компьютерному оборудованию и программному обеспечению, а также разработчиком онлайн-курсов по технологиям, чьи курсы обучили более четверти миллиона человек.
Эту статью можно найти в категории:
- Outlook ,
Outlook для чайников | Wiley
Введение 1
Outlook: для чего он нужен? 1
Об этой книге 2
о номерах версий 3
Глупые предположения 4
Интерфейсные конвенции, используемые в этой книге 4
Диалоговые окна и Windows 5
ленты и вкладки 6
Клавианые соревнования 7
Icon Эта книга 8
Помимо книги 8
Часть 1. Начало работы с Outlook 9
Глава 1. Первый взгляд на Outlook 11
Почему Outlook? 11
делая (почти) все с несколькими щелчками 12
переключение на упрощенную ленту 13
с использованием электронной почты: базовые методы доставки 14
Чтение Электронная почта 14
Ответ Электронный файл 16
Ведение календаря 18
Ввод встречи 18
Управление расписанием 20
Добавление контакта 20
Ввод задачи 21
Создание заметок 23 Office Picture 25
Изучение главного экрана Outlook 26
Перемещение между модулями 27
Использование области папок 29
Изменение представлений в модуле 30
Работа с панелью дел 31
Работа со списком ежедневных задач 32
Взгляд 33
Навигация по папкам 33
Управление с помощью ленты 35
Просмотр всплывающих подсказок 36
Использование кнопки «Новые элементы» в 2 Поиск 90 вещей 0 0 90 37 Flash с поиском 38
Простой поиск 38
Расширенный поиск 39
Получение помощи 41
Просто сделайте это для меня! 41
Просто скажи мне, что делать! 42
Глава 3. Ускоренный путь с
Удобные ярлыки 43
Изучение ценности перетаскивания 43
Создание других элементов Outlook из сообщений электронной почты 45
Создание задачи из сообщения электронной почты 45
Планирование встречи из сообщения электронной почты контакта 48
5 90 из сообщения электронной почты 50
Создание сообщений электронной почты из других элементов 51
Создание электронного сообщения из контакта 51
Создание электронного письма из встречи 52
Упрощение интерфейса 53
Zen of the Right Button 55
Часть 2: Приручение чудовища электронной почты 57
Глава 4: Основы электронной почты 59
Внешние и внутренние интерфейсы 59
5
0 Создание сообщений Грязный способ 60
Медленный, но полный способ 61
Слепое копирование для конфиденциальности 64
Форматирование сообщения 64
Установка важности сообщения 65
Установка чувствительности 66
Установка других параметров сообщения 67
Добавление Интернет-ссылки в сообщение электронной почты 68
Диктовка сообщения 68
Чтение сообщений электронной почты и ответ на них 69
Просмотр предварительного просмотра текста сообщения 70
Отправка ответа 72
90 90 90 72 Повторная отправка сообщений мне! 75Это не мой отдел: пересылка электронной почты 76
Удаление сообщений 78
Сохранение черновика сообщения 79
Сохранение сообщения в виде файла 79
Глава 5. Перевод электронной почты на следующий уровень 810388
Пометка с помощью пометки 82
Пометка одним щелчком мыши 82
Какие пометки у вас есть? 83
Установка состояния флага 84
Установка флагов для разных дней 84
Изменение даты флага по умолчанию 85
Добавление напоминания к флагу 86
Прикрепление флага к исходящему сообщению 87
Изменение даты на a напоминание 89
Сохранение копий ваших сообщений — или нет 89
Настройка параметров ответа и пересылки 90
Добавление комментариев к ответу или вперед 92
Отправка вложений 93
Отправка файла из Outlook 93
Отправка файла из другого приложения 95
Экриншоты 98
Создание подписи для ваших сообщений 99
Перевод 98
Сообщение на иностранном языке 102
Глава 6. Покорение горы сообщений 103
Организация папок 104
Создание новой почтовой папки 104
Перемещение сообщений в другую папку 106
Организация электронной почты с помощью папок поиска 107
Настройка папки поиска 107
Использование папки поиска 109
Удаление папки поиска 109
200 909 02 Игра по правилам правило: полный метод 110Создание правила: быстрый метод 114
Запуск правила 115
Фильтрация нежелательной почты 116
Тонкая настройка чувствительности фильтра 116
Фильтрация вашей электронной почты с списками отправителя и получателей 118
Фильтрационные домены 120
Архивирование для посторонности 121
Настройка автоматического 122
Установка автоматического элементы 126
Закрытие архивного файла данных 128
Упорядочивание сообщений 128
Фильтрация сообщений 129
Сортировка сообщений 129
Просмотр разговоров 132
Игнорирование разговоров 133
Очистка разговоров 134
Упрощенные задачи с использованием быстрых шагов 136
Создание и управление быстрыми шагами 140
Создание быстро Учетные записи и файлы данных 143
Выбор поставщика услуг электронной почты 143
Покупка собственного доменного имени 145
Настройка учетных записей электронной почты в Outlook 146
Сравнение протоколов POP3 и IMAP 146
Сбор необходимой информации для настройки 147
Настройка учетной записи с использованием автоматических настроек 148
Настройка учетной записи с использованием ручных настроек 150
Отправка сообщений с разных учетных записей 153
5 Почта Настройки 155
Изменение основных параметров учетной записи 155
Изменение почтового сервера 156
Обновление сохраненного пароля электронной почты 157
Управление файлами данных Outlook 158
Удаление учетной записи из Outlook 158
Удаление старых файлов данных 159
Перемещение файла данных на другой компьютер 160
Часть 3. Отслеживание контактов, дат, задач и т. д. 165
Ввод ваших контактов: имена, номера и прочее…….168
Быстрый и грязный способ ввода контактов 168
Медленный, полный способ ввода контактов 169
Просмотр ваших контактов 174
Сортировка вида 175
. 183
Пересылка визитки 184
Сбор людей в группы 185
Создание группы контактов 185
Редактирование группы контактов 187
Использование группы контактов 187
Добавление изображений к контактам 188
Глава 9: Организация расписания с помощью календаря 191
Наглядный вид календаря 191
Просмотр элементов календаря 9 193
Путешествие во времени: просмотр различных дат в календаре 193
Изобилие встреч: планирование встреч 196
Быстрый и грязный способ записаться на встречу 196
Полный способ ввода встречи 197
Изменение даты или времени встречи 199
Перемещение встречи путем перетаскивания 199
Копирование встречи путем перетаскивания 200
Перемещение встречи с помощью формы встречи 200
Настройка длины встреча 201
Отмена встречи 203
Назначение повторяющейся встречи 203
Изменение повторяющейся встречи 205
Печать ваших встреч 206
Добавление праздников 208
Обработка нескольких календарей 209
Создание нескольких календарей 210
Управление несколькими календарями 211
Календари по обмену 212
Обмен календаря, связанный с обменным счетом 213
, принимая календарное принуждение 215
. Параметры общего доступа к календарю для учетных записей, отличных от Exchange 216
Глава 10. Непрерывное выполнение задачи: списки дел и прочее 219
Ввод новых задач в модуль задач 220
Быстрый способ ввода задачи 220
Обычный способ ввода задачи 221
Работа с папками задач 223
Задачи и список дел: в чем разница? 223
Просмотр папок файла данных 225
Создание новых списков задач 226
Переименование списка задач 227
Перемещающиеся задачи между списками 227
Переключение Quick-and- грязный способ изменить задачу 230
The regular way to change a task 231
Deleting a task 233
Managing Recurring Tasks 234
Creating a regenerating task 235
Skipping a recurring task once 236
Marking Tasks as Complete 237
Marking it off 237
Выбор цвета для завершенных или просроченных задач 238
Использование панели дел (и списка) 239
Просмотр списка ежедневных задач 240
Работа с модулем дел 242
Часть 4. Вывод Outlook на новый уровень 245
Глава 11. Объединение почты из Outlook в Microsoft Word 247
Магия почтовой этикетки 248
Создание и использование шаблона слияния 253
5 Формирование надписей 254
Объединение в конверты 257
Объединение в электронную почту 258
Глава 12. Интеграция Outlook с Google и iCloud 261
Интеграция Календаря Google с Outlook 262
Подписка на календарь Google в Outlook 262
Импорт календаря Google в Outlook 264
Доступ к контактам Gmail в Outlook 266
Интеграция Outlook с iCloud 269
Установка приложения iCloud на ПК 269
25 работа с iCloud 271
Использование содержимого iCloud в Outlook 272
Глава 13. Outlook для устройств iOS и Android 273
Понимание различий мобильных устройств 274
Доступ к мобильной электронной почте 275
Настройка Outlook на мобильном устройстве 275
Чтение Электронная почта 275
Ответ на электронную почту 276
Сочитывать электронную почту 277
Архивирование, планирование и удаление электронной почты 278
Удаление сообщений 281
2 Управление группами сообщений 281
Использование мобильного календаря 282
Навигация по мобильному календарю 282
Создание новой встречи 282
Глава 14: Видеть это по-своему: Настройка Outlook 285
Настройка панели быстрого доступа 286
Отображение и размещение QAT 286
Добавление и удаление команд из QAT 288
Создание новой
Настройка ленты 28 вкладка и группа 290
Добавление и удаление команд на ленте 292
Изменение порядка вкладок ленты 293
Сброс настроек ленты 294
Скрытие или удаление вкладки или группы ленты 294
Игра с столбцами в таблице/Списках.
Сортировка из диалогового окна «Сортировка» 298
Группировка элементов 299
Сохранение пользовательских представлений 300
Использование категорий 300
Назначение категории 301
Переименование категории 301
Изменение цвета категории 303
Назначение клавиша сочетания категории 303
Часть 5: Outlook на работе 305
Глава 15: Outlook на работу 307
Планирование с Outlook 308
Организируя ATERSICE A MeTARLISICATION ASTERISIS A MeTAR 308
Ответ на приглашение на собрание 311
Проверка ответов на ваше приглашение на собрание 313
Голосование 314
Голосование 315
Назначение задач 316
Отчет отчета о состоянии 317
, позволяющие коллегам помогать вам с вашей работой 318
, давая разрешения делегата 318
Открытие чужой папки 319
XIV Outlook для Dummies
Просмотр двух календарей на стороне 320
. разрешения 321
Просмотр двух учетных записей 323
Управление сообщением об отсутствии на работе 325
Управление адресной книгой 326
Глава 16. Использование Outlook в Интернете: ваш Outlook вдали от Outlook 329
Вход в Outlook на Web 330
Изучение Outlook на веб -интерфейсе 331
Получите на Интернет -основе 333
Отчеты чтения 333
Отправка 334
Настройка Пометка сообщений 336
Организация контактов 336
Сортировка контактов 336
Использование календаря 338
Просмотр календаря 338
Назначение встречи 339
Перенос встречи 341
Создание списка дел 341
Изучение вариантов 342
Автоматические ответы об отпуске/сообщение об отсутствии на работе 343
Создание подписи 345
Часть 9 3 87
Глава 17: Десять полезных советов 349
Использование кнопки «Новый элемент» 350
Отправка файла получателю электронной почты 350
Отправка ссылки на файл 352
Отправка файла из приложения Microsoft Office a3 350
Преобразование сообщения на собрание 354
Найти что -то 354
Уничтожение ваших ошибок 354
Используя диалоговое окно «Перейти к нынешнему» 355
Результаты.