Программа работа с документами: Бесплатные программы для работы с документами, редактирования текста, перевода

Защита конфиденциальных записей: Компании в определенных отраслях подчиняются государственным постановлениям, определяющим порядок хранения и доступа к записям. Эти правила часто требуют от организаций хранить как исторические, так и текущие документы в цифровом формате и ограничивать доступ к ним. Эти компании часто ищут приложения для управления документами, которые предназначены для обеспечения соответствия требованиям и включают такие функции, как контрольные журналы и разрешения на основе ролей. Компании также должны рассмотреть виртуальную комнату данных, которая предлагает больше функций и средств защиты, которых нет в стандартных системах управления документами.

Организация файловых систем: Многие компании испытывают трудности с поиском файлов и доступом к ним. Например, документы могут храниться в нескольких местах, включая сетевые диски, отдельные рабочие столы и веб-платформы для обмена файлами, что в некоторых случаях может нарушать политики компании. Эти покупатели стремятся унифицировать хранилище документов, чтобы сотрудники могли легко и безопасно получать к ним доступ.

Многие крупные организации часто ищут решения для управления корпоративным контентом (ECM), которые представляют собой более комплексные системы, часто включающие, помимо прочего, приложения для управления записями и цифровыми активами.

Поиск отраслевого решения: Некоторым компаниям требуются решения, адаптированные к конкретным жизненным циклам документов в их организации и включающие инструменты управления делами или контрактами. Программное обеспечение для управления документами помогает автоматизировать и отслеживать уникальный рабочий процесс этих записей, чтобы повысить эффективность и гарантировать, что ни один шаг не будет пропущен.

Необходимо понимать тенденции рынка

Веб-решения становятся все более доступными: По данным Gartner, в то время как локальные системы управления документами продолжают доминировать на рынке, веб-решения (например, M-Files, Acquia и Spring CM) может помочь дополнить его. Эти решения предлагают такие преимущества, как удаленный доступ к документам, дополнительную безопасность за счет резервного копирования данных в облаке и устранение дополнительных затрат на технологии и оборудование.

Инструменты для совместной работы становятся все более популярными: Все большее число решений для управления документами начинают включать инструменты, облегчающие сотрудничество между пользователями. Эти инструменты позволяют нескольким сотрудникам работать с общими документами, обмениваться файлами и общаться с помощью социальных инструментов на одной платформе, тем самым меняя способ совместной работы команд с записями.

Появление мобильных решений для управления документами: Десять лет назад было немыслимо, чтобы компании могли создавать и редактировать документы на мобильных устройствах. Однако сегодня широкое распространение технологий смартфонов и планшетов привело к тому, что многие поставщики программного обеспечения для управления документами предлагают мобильные приложения, которые позволяют пользователям удаленно получать доступ к содержимому и редактировать его.

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами, демонстрирующими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендации. Они были получены из источников, считавшихся надежными на момент публикации.

Лучшее программное обеспечение для управления документами 2023 года

При покупке по ссылкам на нашем сайте мы можем получать партнерскую комиссию. Вот как это работает.

Лучшее программное обеспечение для управления документами (DMS) позволяет легко и просто управлять файлами в команде.

Управление документами становится все более важным, так как концепция безбумажного офиса становится повседневной реальностью, особенно с ростом облачных хранилищ, поскольку многие поставщики услуг также могут обеспечить совместное использование и синхронизацию документов для организаций.

Однако управление документами заключается не только в безопасном архивировании информации в Интернете, но и в упрощении всего процесса управления документами, включая фирменные шаблоны, улучшение рабочих процессов, работу с инструментами для совместной работы (открывается в новой вкладке), а также как возможность разобраться в иногда технической информации. И это помимо общих задач по редактированию и управлению документами (откроется в новой вкладке).

Хорошее программное обеспечение для управления документами также должно работать с различными типами цифровых файлов, а не только с офисными программами (открывается в новой вкладке), изображениями и дизайнами, а также со всем, что вы могли себе представить ранее распечатанными на бумаге, в том числе с устаревшими форматы файлов. В эти дни он также будет обслуживать программное обеспечение для электронной подписи (откроется в новой вкладке) для документов.

Однако многие поставщики и подрядчики по-прежнему будут иметь дело с бумагой, поэтому любая DMS должна иметь решение для сканирования документов (открывается в новой вкладке), часто работающее как автономное программное обеспечение или как часть программного обеспечения для сканирования OCR (открывается в новой вкладке). ), так что любые такие бумажные счета-фактуры, квитанции или другие документы можно отсканировать, чтобы можно было архивировать цифровую копию, пока бумажная версия перерабатывается.

Безбумажный офис ждали долго, но наконец-то он здесь для тех, кто хочет его принять. Вот лучшие программные решения для управления документами.

Мы также представили лучшие альтернативы Microsoft Office .

Лучшее программное обеспечение для управления документами 2023 года полностью:

Почему вам можно доверять — Дико полезные советы по выбору электроники Наши эксперты-рецензенты часами тестируют и сравнивают продукты и услуги, чтобы вы могли выбрать лучшее для себя. Узнайте больше о том, как мы тестируем.

1. Templafy

Комплексное решение для управления документами

Простой в использовании интерфейс

Расширенные функции

Мобильные приложения

Templa one

Автоматические проверки соответствия из лучших инструментов управления документами. Система нацелена на интеграцию основных офисных пакетов и решений, ежедневно используемых предприятиями.

Если и есть что-то, что может разочаровать, так это необходимость создавать фирменные документы с использованием другого программного обеспечения. Это может занять много времени и фрагментироваться, но Templafy может помочь. С его помощью вы можете создавать ряд файлов в системе и управлять ими из одного канала.

Программное обеспечение совместимо с рядом устройств и использует облако, чтобы предоставить вам доступ ко всем вашим документам на компьютерах, планшетах и ​​смартфонах. Существуют также автоматические проверки соответствия, и вы также можете легко давать обратную связь сотрудникам.

Для расчета цены требуется контакт, и неудивительно, что точная стоимость зависит от количества пользователей, выбранных функций и надстроек.

2. M-Files

Программное обеспечение для документов, обнаруживающее дублирование

Удобные интеграции

Мобильные приложения

Оповещения о документах

Когда дело доходит до управления документами, M-Files стремится улучшить внутренние рабочие процессы и обеспечить постоянную безопасность важной информации. В число ее клиентов входят многие крупные корпорации, такие как Comcast и Yokohama.

Существует одно хранилище для множества файлов, и вы можете легко найти их по клиенту, проекту, дате, статусу или другим критериям. Программное обеспечение направлено на предотвращение дублирования — довольно часто получается две копии одного и того же отчета или, возможно, больше.

M-Files предупредит вас, если документ был сохранен дважды, путем анализа имен и данных проекта. Вы также получаете отличные интеграции, включая Microsoft Office и Salesforce CRM (открывается в новой вкладке).

Доступна бесплатная пробная версия, но цены на сайте не указаны, поэтому вам необходимо связаться с нами для получения предложения.

Прочитайте наш полный обзор M-Files .

3. DocuWare

Управление документами перемещается в облако

Охватывает весь спектр задач по работе с документами

Облачное хранилище

Мобильная поддержка

Скрытые цены

DocuWare использует облачный подход к управлению документами. Он объединяет облачное хранилище и автоматизацию офиса для создания цифрового рабочего места. Этот безбумажный подход к полному спектру офисных задач — еще один пример цифровой трансформации , которая в наши дни определяет многие процессы.

DocuWare предлагает услуги по созданию «облачного рабочего процесса», когда речь идет о документах. Это позволяет приобретать услуги в небольших масштабах по мере необходимости, а затем, по мере создания сценариев использования и обеспечения надежности, услугу можно масштабировать для более крупного развертывания.

Также предлагаются мобильные приложения, которые можно интегрировать в этот рабочий процесс, облегчая сканирование квитанций на ходу, утверждение счетов для быстрой оплаты и подписание форм прямо на устройстве.

Хотя DocuWare предлагает демо-версию и бесплатную пробную версию, цена, конечно же, зависит от выбранных услуг, поэтому потенциальному покупателю необходимо связаться с ним для получения индивидуального предложения.

Прочитайте наш полный обзор DocuWare .

Обновление: Docuware (открывается в новой вкладке) теперь предлагает бесплатную пробную версию в партнерстве с Techradar. Нажмите здесь сейчас, чтобы подать заявку.

4. MasterControl

DMS ориентирована на соответствие требованиям

Оптимизирована для мобильных устройств

Поддерживается регулирующими органами

Глобальные стандарты

В крупных организациях часто применяются процессы и правила, обеспечивающие соответствие документов и соблюдение правил компании. Но когда у вас куча файлов, следовать таким правилам может быть сложно.

Программное обеспечение MasterControl Document Control, которое используется некоторыми из крупнейших в мире регулирующих органов, представляет собой программное обеспечение для управления документами, которое учитывает сложные правила и стандарты по всему миру. Он направлен на снижение затрат на соблюдение требований и повышение внутренней эффективности.

Система полностью автоматизирует маршрутизацию, доставку, эскалацию и утверждение важных документов. Он также имеет централизованный безопасный архив, в котором вы можете хранить и искать деловые файлы.

Бесплатная пробная версия не указана, а для определения цены необходимо связаться с компанией.

5. XaitPorter

Облачная совместная работа в лучшем виде

Полностью облачная оптимизация

Интеллектуальные функции совместной работы

Интеграция с Salesforce

Если вы ищете облачное решение для создания документов, вам обязательно стоит попробовать XaitPorter.

Самое замечательное в этой системе то, что она очень гибкая. Вы можете одновременно сотрудничать и работать над документами с коллегами, а также легко обмениваться отзывами друг с другом. Он также управляет всеми аспектами рабочего процесса, поэтому вам не нужно беспокоиться о форматировании, нумерации и макете.

XaitPorter также имеет несколько полезных приемов в области интеграции. Программное обеспечение может работать с Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText и Dropbox. И в настоящее время его используют более 45 000 фирм по всему миру.

Несмотря на то, что доступна демо-версия, бесплатной пробной версии нет, а для уточнения цены необходимо связаться с нами.

Другие платформы DMS для рассмотрения

Хотя существует ряд специализированных платформ для офиса и документов, которые мы могли бы упомянуть, не в последнюю очередь Office 365, LibreOffice и Adobe Document Cloud, они в большей степени ориентированы на создание документов и управление ими, а не на управление и хранение документов из различных источников и форматов. Поэтому мы продолжим этот список, представив некоторые другие решения DMS, заслуживающие внимания:

Samepage (открывается в новой вкладке) немного отличается от стандартного управления документами, так как это больше касается создания единого координационного центра для всех средств связи, проектов и обмена документами. Цель состоит в том, чтобы упростить все в одном приложении, а не использовать несколько программных приложений для разных задач. Интерфейс прост и удобен в использовании, в его основе лежит совместная работа. В этом отношении Samepage делает его потенциально гибким решением для удовлетворения различных потребностей.

Dokmee (открывается в новой вкладке) рекламирует себя как решение для управления корпоративным контентом, предназначенное для организации, защиты и управления файлами. Он поддерживает ряд форматов документов, а также обеспечивает визуализацию документов и сбор данных как часть своей службы. Все можно грамотно проиндексировать с помощью ИИ, при этом файлы автоматически помечаются для индексации, а маршрутизация на основе правил упрощает хранение и архивирование, и все это делается с помощью безопасного хостинга в облаке. Как и ожидалось, поддерживается совместная работа с разрешениями и параметрами аудита, которые упрощают управление файлами.

eFileCabinet (открывается в новой вкладке) — это программное решение для управления документами, которое использует интеллектуальную автоматизацию для организации, присвоения имен и хранения файлов в соответствии с их содержимым. Доступны шаблоны для настройки дерева папок документов в вашей системе. Разрешения, истечение срока действия файла/папки и уведомления также можно настроить для обмена файлами и отправки файловых запросов, и все это делается с использованием безопасного URL-адреса. Общие правила доступа также могут быть установлены в соответствии с политикой компании.

Компания Abbyy (открывается в новой вкладке), пожалуй, наиболее известна своими услугами чтения и сканирования файлов, но они также предоставляют услуги архивирования цифровых документов, которые обеспечивают безопасное хранение и использование документов. Доступ можно отслеживать и регистрировать, а существующие документы можно повторно использовать и редактировать по мере необходимости для переиздания. Мета-ключевые слова можно применять для простого поиска поверх обычных функций поиска и легко распространять через Интернет или по электронной почте по мере необходимости. Одним из возможных ограничений является то, что сервисы Abbyy в первую очередь предназначены для хранения документов в формате PDF.

Мы также представили лучшее облачное хранилище документов .

Docuware (открывается в новой вкладке) теперь предлагает бесплатную пробную версию в партнерстве с Techradar. Нажмите здесь сейчас, чтобы подать заявку.

Какое программное обеспечение для управления документами лучше всего подходит для вас?

Решая, какое программное обеспечение для управления документами загрузить и использовать, сначала подумайте, каковы ваши фактические потребности, так как варианты программного обеспечения по бюджетной цене иногда могут оказаться ограниченными, когда речь идет о разнообразии доступных инструментов, в то время как программное обеспечение более высокого уровня действительно может удовлетворить потребности. каждая потребность, поэтому убедитесь, что у вас есть хорошее представление о том, какие функции, по вашему мнению, могут вам понадобиться.

Как мы тестировали лучшее программное обеспечение для управления документами

Чтобы проверить лучшее программное обеспечение для управления документами, мы сначала создали учетную запись на соответствующей программной платформе, будь то в виде загрузки или онлайн-сервиса. Затем мы протестировали сервис, чтобы увидеть, как программное обеспечение можно использовать для разных целей и в разных ситуациях. Цель состояла в том, чтобы подтолкнуть каждую программную платформу, чтобы увидеть, насколько полезны ее основные инструменты, а также насколько легко было освоиться с любыми более продвинутыми инструментами.

Узнайте, как мы тестируем, оцениваем и проверяем продукты на TechRadar (открывается в новой вкладке).

Подпишитесь на информационный бюллетень TechRadar Pro, чтобы получать все самые важные новости, мнения, функции и рекомендации, необходимые вашему бизнесу для успеха!

Николас Ферн — внештатный журналист и копирайтер из долины Уэльса. Его работы публиковались в таких изданиях, как FT, Independent, Daily Telegraph, The Next Web, T3, Android Central, Computer Weekly и многих других.