Правила учета и ведения трудовых книжек: ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ \ КонсультантПлюс

8 самых важных правил ведения трудовых книжек

Трудовая книжка, несмотря на разговоры о ее отмене в ближайшем будущем, остается одним из самых сложных в оформлении документов, с которым приходится работать работодателю.

В настоящее время на территории нашей страны действуют следующие бланки трудовых книжек:
• трудовые книжки образца 1938 года;
• трудовые книжки колхозников;
• бланки 1974 года и вкладыши в них;
• двуязычные трудовые книжки;
• современные бланки трудовых книжек (форма бланка трудовой книжки, утвержденная в 2003 году, введена в действие с 1 января 2004 года).

Давайте вспомним самые важные правила ведения трудовых книжек, без знания которых нельзя обойтись.

Правило первое. Трудовая книжка установленного образца должна быть на каждого работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Правило второе. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей должны быть 2 книги:
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, заведенные работодателем.

При увольнении и получении трудовой книжки на руки работник должен поставить свою подпись и дату в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Правило третье. В организации должно быть назначено приказом работодателя лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Данная обязанность предусмотрена п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»).

Правило четвертое. Все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения. Это следует из п. 24 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 06.02.2007 N 91 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам». В случае выявления записей, не соответствующих законодательству, данные периоды не включаются в страховой стаж и должны быть подтверждены соответствующими документами.

Правило пятое. В трудовую книжку должны быть внесены сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Правило шестое. При заполнении титульного листа трудовой книжки необходимо учитывать следующее.

Сведения на титульном листе должны соответствовать данным паспорта или иного документа, удостоверяющего личность работника. Фамилия, имя и отчество, а также дата рождения должны совпадать побуквенно, в противном случае работодатель не может принять такую трудовую книжку, так как она не принадлежит принимаемому работнику. Дата заполнения должна быть указана арабскими цифрами, без буквенно-цифрового заполнения, за исключением трудовых книжек образца 1938 г.

Дата рождения записывается полностью: число, месяц, год (кроме образца трудовой книжки 1938 г.). При этом даты во всех разделах трудовых книжек вносятся арабскими цифрами (кроме образца трудовой книжки 1938 г.).

Дата заполнения трудовой книжки не должна совпадать с датой начала работы, т.к. работодатель обязан оформить трудовую книжку на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней.

На титульном листе трудовой книжки должна быть подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Запись об уровне образования вносится на основании имеющихся у работника документов, подтверждающих факт прохождения государственной (итоговой) аттестации (диплома, аттестата).

Внесенные на титульный лист сведения о работнике заверяются его личной подписью.

При внесении изменений (например, в фамилии, имени, дате рождения) одной чертой зачеркивается фамилия или имя и рядом указывается новая. Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним прописываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или кадровой службы.

Правило седьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о работе» необходимо учитывать следующее.

В данный раздел вносятся периоды работы сотрудника. При внесении записи о приеме на работу сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, – с 30.11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется. Порядковый номер записи в трудовой книжке проставляется именно при внесении записи о приеме на работу, а не перед заголовком — наименованием работодателя. Заменой ручного написания может быть штамп организации, который также проставляется перед начальной записью о приеме на работу и также должен содержать и полное, и сокращенное наименование организации. Обратите внимание, что штамп не должен выходить за поля графы 3.

Число, месяц и год (арабскими цифрами) указываются, когда вносятся сведения о работе. При этом необходимо обратить внимание на то, какого образца трудовая книжка заполняется. В трудовых книжках установленного образца 1938 года дата записывалась следующим образом: «1965.05.01», а в трудовых книжках образца 1974 года и 2003 года: «05.01.2002».

Сведения о приеме на работу в определенное структурное подразделение (но только при условии, что структурное подразделение было указано в трудовом договоре в качестве его условия) на четко определенную должность (и именно в таком порядке — сначала отдел, потом должность) вносятся в соответствии с точной формулировкой трудового договора и приказа о приеме на работу.

В четвертом разделе записывается, на основании какого документа вносится запись о приеме на работу, с указанием точного наименования документа, его даты и регистрационного номера (сначала указывать дату, потом номер документа-основания). В подавляющем большинстве случаев это приказы по личному составу, но также это могут быть решения общего собрания акционеров, протокол общего собрания учредителей и др.

В период работы сотрудника в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» по такому же принципу вносятся сведения о:
• переводах,
• переименовании организации,
• присвоении разрядов,
• прекращении трудового договора.

При прекращении трудового договора указывается точная ссылка на статью Трудового кодекса РФ или другого федерального закона, часть и пункт статьи и ее точная расшифровка (пункт, подпункт). Такой порядок определен статьей 84.1 Трудового кодекса РФ.

После внесения сведений об увольнении указывается должность, расшифровка подписи и подпись должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Внесенные записи заверяются печатью работодателя (юридического лица) при ее наличии.

Под последней записью расписывается работник, подтверждая тем самым, что он ознакомлен и согласен со всеми записями, внесенными в его трудовую книжку в данной организации.

Правило восьмое. При заполнении раздела трудовой книжки «Сведения о награждении» необходимо учитывать следующее.

В данный раздел вносятся сведения о награждениях работника за период работы у конкретного работодателя.

При внесении записи о награждении сначала в качестве заголовка указывается полное (и сокращенное, при его наличии, — с 30.11.2003) наименование работодателя, при этом запись не нумеруется, как и при приеме на работу. Далее указывается порядковый номер записи, дата награждения работника, после чего следует информация о награждении за трудовые заслуги: о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями; о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в записи о награждениях не вносятся.

Эти 8 правил помогут не допускать ошибок при заполнении трудовых книжек, снизить риски при инспекционных проверках, а работнику — получить заслуженную пенсию.

Материал подготовлен Марией Финатовой, Институт профессионального кадровика, специально для портала Superjob.

Как работодателю с 1 сентября 2021 года вести книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и по учету движения трудовых книжек

•  17 сентября 2021 г.

Риски: в связи с утверждением нового порядка ведения и хранения трудовых книжек работодателю целесообразно принять ЛНА, в котором утвердить формы книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек.

С 1 сентября 2021 года вступил в силу Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». С этой же даты утратили силу обязательные формы по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (Приложения N 2, N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

С 1 сентября 2021 года с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется (п. 39 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России N 320н):

– учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

– учет трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Порядок)).

Согласно новому Порядку работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек (п. 40 Порядка).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться у работодателя как документы строгой отчетности и выдаваться лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Эксперт ГИТ в консультации разъяснил, как работодателю с 1 сентября 2021 года разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек.

Представитель ГИТ отмечает, что в связи с обязанностью работодателя организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 42 Порядка) целесообразно приказом по организации установить формы книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек. ЛНА об утверждении книги (журнала) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек работодатель издавать не обязан, но они понадобятся для упорядочения ведения учета бланков трудовых книжек.

Разрабатывать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек необходимо с учетом требований Приказа Минтруда России N 320н.

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Эксперт ГИТ предупреждает, что за нарушение правил ведения трудовых книжек грозит административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Отметим, что, по мнению представителей Роструда, имеющиеся у работодателя книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек работодатель вправе вести до их окончания. Подробнее об этом читайте в обзоре «Нужно ли работодателю к 1 сентября 2021 года разрабатывать формы книг (журналов) по учету трудовых книжек и их бланков» на нашем сайте.

На заметку: образцы, составленные с учетом нового Порядка ведения и хранения трудовых книжек, смотрите в СПС КонсультантПлюс:

– Форма: Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (образец заполнения);

– Форма: Книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (образец заполнения).

Читайте подробнее

13 советов по бухгалтерскому учету для поддержания бухгалтерского баланса

Бухгалтерский учет играет жизненно важную роль в компаниях любого размера, но часто не является приоритетом для владельцев малого бизнеса, особенно потому, что они совмещают все другие обязанности по управлению и повседневному обслуживанию. операции. Тем не менее, бухгалтерский учет никогда не должен рассматриваться как запоздалая мысль.

Поддержание баланса бухгалтерских книг может помочь с финансовым прогнозом на несколько месяцев вперед и предупредить вас о потенциальных финансовых пробелах. Правильное понимание бухгалтерского учета может даже помочь вам спасти свой бизнес, если дела пойдут плохо.

Одна из причин, по которой бухгалтерский учет часто отодвигается на второй план для малых предприятий , заключается в том, что это утомительно и пугающе. 40% владельцев малого бизнеса считают управление финансами самой сложной частью ведения бизнеса. Когда случаются ошибки в бухгалтерском учете, это может остановить рост вашего малого бизнеса и поставить вас в шаткое положение.

В этом посте мы собрали лучшие советы по бухгалтерскому учету, чтобы избежать распространенных ошибок, которые могут иметь пагубные последствия для вашего бизнеса. Как только вы начнете работать с чистыми книгами, вы пожнете плоды, которые с этим связаны.

1. Обращайте особое внимание на дебиторскую задолженность

Получение оплаты — самая захватывающая часть ведения бизнеса. Управлять дебиторской задолженностью не так уж и весело. Когда счет-фактура выставлен, вы регистрируете дебиторскую задолженность, то есть регистрируете, что клиент должен вам деньги. Проверив этот список, вы можете легко увидеть, есть ли у клиента задолженность.

Когда клиент платит вам, сумма должна быть применена к его счету и отмечена как оплаченная. Однако, когда вы пытаетесь справиться с большим количеством заказов, это легче сказать, чем сделать. Депозиты клиентов слишком часто оставляют для согласования на более поздний срок, поскольку в сутках никогда не бывает достаточно часов. Это означает, что когда наступает время уплаты налогов, у вас остается много депозитов клиентов на вашем счете доходов и отчет о вашей дебиторской задолженности, который не соответствует.

Последствиями этого являются то, что вы тратите часы на обновление своего списка, вы можете переплатить налоговую декларацию и у вас будут большие долги. Вот почему вам необходимо следить за своими транзакциями по мере их совершения. Ежемесячно вносите платежи клиентов. В долгосрочной перспективе это может сэкономить массу времени на выставлении счетов (и денег).

Знакомство с основами бухгалтерского учета

Самое сложное — начать. Мы покажем вам дорогу.

Руководство по загрузке

2. Следите за своим денежным потоком

Когда дело доходит до советов по бухгалтерскому учету для малого бизнеса, образование решает все. Чем лучше вы понимаете числа, находящиеся перед вами, тем больше у вас шансов хорошо ими управлять.

При выполнении еженедельных и ежемесячных финансовых обзоров рассмотрите возможность составления отчета о движении денежных средств. Эти отчеты дают вам более широкое представление о движении денежных средств внутри (и за пределами) вашей компании. Отчет о движении денежных средств, по сути, отслеживает направление доходов. Он также включает элемент времени, что позволяет визуализировать платежные циклы и сезонные расходы.

Отчеты о движении денежных средств могут дать вам информацию, необходимую для прогнозирования расходов и более правильного распределения доходов. Они также полезны при построении финансовых траекторий.

Однако вам не нужно составлять отчет о движении денежных средств, чтобы понимать движение денег. Простое использование правильной технологии может помочь вам получить целостное представление о том, как наличные деньги функционируют в вашей бизнес-модели.

Например, если вы решите автоматизировать свои бухгалтерские услуги, вы сможете легко визуализировать показатели и данные о движении денежных средств.

3. Регистрация квитанций о расходах

К сожалению, владельцы малого бизнеса часто ошибаются, не сохраняя копии своих отчетов о расходах. Это может привести к целому ряду проблем с налогами, бухгалтерским учетом и денежными потоками.

Если вы когда-либо просматривали выписку по счету и видели списанную сумму в сто долларов и понятия не имели, что это такое, значит, вы знакомы с проблемами, связанными с плохим ведением учета.

Один из способов решить эту проблему — сохранять квитанции о каждой покупке, которую делает ваш бизнес. Это может показаться большой работой, но есть несколько советов по бухгалтерскому учету , которые облегчат ее.

Первый — использовать одну кредитную карту для оплаты всех деловых расходов. Отслеживайте свои квитанции, выделив для них специальное место, например, место в машине или на рабочем столе. Или, что еще лучше, мгновенно сфотографируйте квитанцию на телефон! Эти уловки помогают вам быть организованными, чтобы вы могли вовремя подать налоговую декларацию.

Когда обращаются за советом по бухгалтерскому учету, люди всегда задают вопросы о том, куда нести бизнес-расходы. Если вы хотите знать, что вы должны требовать/расходовать, посмотрите, попадают ли они в эти категории:

• За городом/Командировочные расходы:  Если вам пришлось отправиться в деловую поездку, необходимо вернуть деньги, потраченные на билет на самолет. Если вы проводите много времени в дороге, вы можете списывать мили на своем автомобиле. вместе с расходами на газ.
• Расходы на домашний офис:  Если вы потратили деньги на компьютер или другие канцелярские товары, вы можете списать их на налоги.
• Развлечения и питание:  Если вы заплатили за напитки с клиентом или приятный ужин, включите это в свой отчет о расходах.
• Подарки:  Они могут быть связаны с развлечениями и приемами пищи, но не всегда. Если вы идете на мероприятие или ужин с перспективным бизнесом, это будет развлечение и еда. Если перспектива ушла сама по себе, это подарок.

Отчеты о расходах могут иметь решающее значение во время налогообложения. Убедитесь, что ваши сотрудники знают, как важно сохранять квитанции и детализировать расходы, когда они отсутствуют, чтобы у вас были точные записи в налоговый сезон.

4. Учет денежных расходов

Когда вы являетесь предпринимателем, очень важно отслеживать все расходы, связанные с вашим бизнесом. Таким образом, эти расходы могут быть вычтены из суммы вашего общего дохода, когда придет время платить налоги.

Это даст вам более точное представление о вашей общей прибыльности за год. Легко просмотреть прошлые расходы, оплаченные наличными. Попросите квитанцию ​​​​у вашего поставщика или немедленно зарегистрируйте расходы, чтобы убедиться, что они учтены в бухгалтерских книгах.

5. Знайте разницу между счетами и квитанциями

Смешивание счетов и квитанций — слишком распространенный способ владельцев малого бизнеса испортить свои бухгалтерские книги. Простой совет по бухгалтерскому учету, которому нужно следовать, состоит в том, чтобы знать разницу между ними.

Счет  – это счет, который отправляется клиентам после того, как они получили ваши услуги.  Подумайте о счетах-фактурах как о подробных счетах, в которых должно быть указано все, что клиент получил от вашей компании. Счет-фактура напоминает клиентам, что они должны вам деньги. Они помогают ускорить денежный поток, вести финансовый учет и гарантировать, что вам платят.

Квитанция является доказательством того, что транзакция произошла. Это то, что вы даете своим клиентам после завершения транзакции.

Перепутывание квитанций и счетов-фактур может превратить учет в кошмар. Если вы не можете сказать, что завершено, а что находится в процессе, вы столкнетесь с большими проблемами, пытаясь сбалансировать свои книги.

6. Разделяйте личные и бизнес-счета

Многие владельцы малого бизнеса используют часть своих личных средств, чтобы поддерживать работу в течение первых нескольких месяцев. Нет ничего плохого в том, чтобы тратить личные средства, но использование личного банковского счета для бизнеса может быть проблематичным.

Наличие отдельного банковского счета для нужд бизнеса позволяет вам и вашему бухгалтеру или счетоводу легко видеть, как тратятся деньги. Если вы решите использовать свою личную учетную запись в деловых целях, вы можете упустить из виду важные деловые операции.

В дальнейшем убедитесь, что вы правильно разделяете свои деловые и личные финансы. Это может означать просто создание отдельных кредитных карт и расчетных счетов, связанных с обоими. Будьте очень внимательны при принятии решений о расходах, следя за тем, чтобы для расходов, связанных с бизнесом, использовались только бизнес-счета. То же самое касается вашего личного кабинета.

Мы рекомендуем полагаться исключительно на кредитные карты для всех деловых операций. Это связано с тем, что выписки по кредитным картам предоставляют вам автоматический и простой способ отслеживать расходы.

Оплату наличными легко не заметить; многие владельцы бизнеса изо всех сил пытаются оставаться на вершине управления квитанциями. Пренебрежение платежами наличными может привести к неточностям в отчетах об управлении денежными потоками и плохому прогнозированию.

7. Наймите специалиста, который займется вашими налогами

Многие люди пытаются сэкономить деньги, самостоятельно уплачивая налоги. На самом деле, если вы не наймете специалиста по налогам, отсутствие доступа к его бухгалтерскому опыту может стоить вашему бизнесу больших денег в будущем.

Возможно, вы пропустите вычет, на который имеете право, или недоплатите по счету, что приведет к штрафам. Если вы тратите деньги на профессионала, они знают, что делают, и будут использовать советы по бухгалтерскому учету , чтобы поставить вас в наилучшее финансовое положение.

Они будут в курсе постоянно меняющихся налоговых законов и смогут заранее планировать повышение налогов, которое может произойти в ближайшем будущем.

8. Поддерживайте четкую связь со своим бухгалтером

Когда вы работаете с другими профессионалами, такими как бухгалтеры или бухгалтеры , для управления своими книгами, вы можете столкнуться с жаргоном, который они используют, сбивающим с толку. Важно, чтобы вы сообщили им, если вы не понимаете термины, которые они используют. Вы владелец малого бизнеса, а не финансовый профессионал. У вас нет причин быть в курсе последних технических терминов, используемых в финансовой индустрии.

Вам необходимо видеть своих бухгалтеров и специалистов по налогам частью вашей команды. Они должны присматривать за вами и давать вам советы по бухгалтерскому учету, на которые вы можете положиться.

9. Что такое двойная бухгалтерия

В настоящее время большинство предприятий используют бухгалтерское программное обеспечение, а не бумажные книги, но советы по бухгалтерскому учету, связанные с двойной записью, по-прежнему актуальны. Основная идея заключается в том, что всякий раз, когда вы совершаете покупку для своего бизнеса, вы записываете не только расходы, но и то, что было получено от транзакции.

Например, если вы купили пару обуви за десять долларов, вы запишете минус десять долларов в свой балансовый отчет. Но при двойной бухгалтерии вы также записали бы плюс десять для прироста запасов.

Если только деньги, которые вы тратите, не были потеряны, этот стиль ведения бухгалтерского учета будет лучшим способом показать, куда уходят ваши деньги. Так вы сможете принимать оптимальные решения для своего бизнеса.

Как бухгалтерия в режиме реального времени может повысить эффективность вашего бизнеса

Результаты реальны.

Руководство по загрузке

10. Составьте схему своих счетов

Чтобы получить наиболее полное представление о своем бизнесе, вам необходимо иметь несколько учетных записей. У каждого ключевого аспекта вашего бизнеса должно быть место для регистрации его транзакций, и баланс счета должен быть скорректирован соответствующим образом.

Некоторые из наиболее важных счетов, которые необходимо отслеживать:

• Дебиторская задолженность (деньги, которые клиенты должны вам)
• Кредиторская задолженность (деньги, которые вы должны кому-то другому)
• Продажи (ваш доход)
• Закупки (поставки)
• Расходы на заработную плату
• Собственный капитал (деньги, которые вы и другие владельцы вкладываете в бизнес)
• Нераспределенная прибыль (ваша прибыль)

Те, кто подробнее ориентированные могут пойти еще дальше и разделить свои учетные записи на субсчета, чтобы отслеживать отдельные транзакции или покупки продуктов.

11. Подготовка финансовых отчетов

В предыдущих советах по бухгалтерскому учету мы рассмотрели различные виды финансовых отчетов, которые готовит бизнес. Некоторыми примерами этого являются баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств.

Ежемесячно или ежеквартально вы должны составлять каждый из этих финансовых отчетов, потому что они помогут вам проанализировать состояние вашего бизнеса с разных точек зрения. Балансовый отчет показывает моментальный снимок активов, обязательств и собственного капитала вашего бизнеса в определенный момент времени. С другой стороны, отчет о прибылях и убытках показывает доходы и расходы, имевшие место за определенный период, а также «итог» вашего бизнеса. А отчет о движении денежных средств позволяет увидеть, как изменились остатки денежных средств за определенный период.

Если бы вы были публичной компанией, вы должны были бы предоставлять финансовую отчетность ежеквартально или ежегодно для своих инвесторов. Поскольку у вас (вероятно) нет этого требования, вы сами решаете, как часто такой отчет должен быть сделан для вашего бизнеса.

12. Взгляд в будущее

При составлении ежемесячного финансового отчета используйте его для прогнозирования финансового развития вашего бизнеса. Это может просто включать определение предстоящих расходов, таких как налоговые платежи или судебные издержки. Он может включать более тонкие планы расширения компании, в том числе составление бюджета для новых сотрудников и более высокой арендной платы.

Прогнозирование таким образом может помочь вам эффективно использовать существующие активы. Это также может помочь вам уверенно планировать другие важные вехи в развитии вашего бизнеса. Прогнозируйте эффективно, анализируя свои финансовые данные ежемесячно. Анализ, основанный на данных, может обеспечить разумные инвестиционные шаги.

13. Технология кредитного плеча

На практике попытка вести точный учет представляет собой сложный процесс. По мере роста вашего бизнеса этот процесс становится еще более напряженным. Одна транзакция, которую вы совершаете, может включать несколько входов в несколько ваших разных учетных записей. Когда таких транзакций сотни, вести учет может быть сложно.

Вот тут-то и приходит на помощь технология. Бухгалтерские системы намного проще использовать, чем записывать каждую транзакцию, совершаемую вашим бизнесом, в физические книги так, как это делалось раньше.

Если вы решите использовать программное обеспечение для своих бухгалтерских нужд, убедитесь, что у вас все еще есть копии всех ваших квитанций в физическом или цифровом виде. Таким образом, вы можете вернуться и проверить все, если обнаружите какие-либо расхождения, когда будете балансировать свои книги.

Обслуживание ваших книг с помощью ScaleFactor

ScaleFactor сочетает в себе использование передового программного обеспечения с рекомендациями специалистов по бухгалтерскому учету. Наши клиенты получают выгоду от команды надежных штатных экспертов, готовых удовлетворить ваши потребности в области бухгалтерского учета.

Наше мощное программное обеспечение интегрируется с различными партнерами по бухгалтерскому учету, такими как Xero и Quickbooks, для автоматизации ежемесячных отчетов и позволяет вам сосредоточиться на успехе и расширении, к которым вы стремитесь в своем малом бизнесе.

Когда вы готовы отказаться от рутинной бухгалтерской работы и сосредоточиться на любимом деле, ScaleFactor станет вашим финансовым центром. У нас есть мощное программное обеспечение, которое поможет вам сэкономить время и деньги, чтобы начать работу уже сегодня.

Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса

В бизнесе вы должны вести учет своих транзакций в своих книгах. Ваши бухгалтерские книги предоставляют вам возможность просматривать доходы и расходы вашего бизнеса и видеть, в каком финансовом положении вы находитесь. Поддерживая порядок и актуальность своих книг, вы можете контролировать свои финансы и принимать взвешенные деловые решения. Но прежде чем вы сможете сделать что-либо из этого, вам нужно научиться составлять бухгалтерские книги для малого бизнеса.

Как настроить бухгалтерские книги для малого бизнеса: 7 шагов

Мысль о регистрации всех ваших деловых операций может показаться пугающей. Но запись транзакций не должна быть сложной задачей. Чем лучше вы подготовите свои книги, тем легче будет вести учет.

Чтобы обеспечить бесперебойное ведение документации и надлежащее состояние бухгалтерских книг, выполните следующие семь шагов по настройке бухгалтерских книг для малого бизнеса.

1. Выберите метод учета

Первое, что нужно сделать при настройке бухгалтерских книг, это выбрать метод учета. Вот методы учета, которые вы можете выбрать:

• Кассовый метод : Наименее сложный метод учета
• Начисление : Самый сложный метод учета
• Модифицированный кассовый метод : Сочетание кассового метода и метода начисления

Кассовый учет не требует обширных знаний в области бухгалтерского учета. С помощью этого метода запишите транзакцию, когда деньги переходят из рук в руки. Это означает, что вы регистрируете доход, когда получаете платеж. Кассовый метод использует только кассовые счета (например, расходы, доходы и т. д.).

Учет по методу начисления требует больших знаний в области бухгалтерского учета и требует больше времени для владельцев малого бизнеса. При начислении вы должны фиксировать доход, когда происходит ваша сделка, с переводом денег или без него. И записывайте расходы, когда вам выставляют счет. Метод начисления использует более продвинутые счета и позволяет учитывать долгосрочные обязательства.

Модифицированный кассовый метод или гибридный учет представляет собой смесь учета по методу начисления и кассового метода. Как и в кассовом методе, вы записываете доход, когда получаете его, и записываете расходы, когда делаете платеж. В модифицированном кассовом методе учета используются как кассовые счета, так и счета по методу начисления.

2. Определите, как вы будете регистрировать транзакции

Как вы планируете регистрировать транзакции в своих книгах? Возможно, вы рассматриваете:

• Запись транзакций вручную (например, в электронной таблице)
• Найм бухгалтера
• Использование программного обеспечения для бухгалтерского учета

Запись транзакций вручную — это наиболее трудоемкий вариант записи транзакций. Тем не менее, это самое дешевое решение для владельцев малого бизнеса. Когда вы записываете транзакции вручную, вручную учитывайте каждую транзакцию и подсчитывайте итоги.

Наем бухгалтера освобождает вас от ведения собственных бухгалтерских книг и совершения типичных бухгалтерских ошибок. Это наименее трудоемкий вариант, но и самый дорогой. Если вы наймете бухгалтера, он будет составлять финансовые отчеты и подсчитывать итоги для вас.

Бухгалтерское программное обеспечение является лучшим из двух миров, когда речь идет о сложности и стоимости. Бухгалтерское программное обеспечение — хороший вариант, если вы хотите оптимизировать процессы бухгалтерского учета и сэкономить время, не платя за то, чтобы бухгалтер делал все за вас. Не говоря уже о том, что вам не нужно беспокоиться о подсчете итогов самостоятельно, поскольку программное обеспечение сделает это за вас.

Нужна дополнительная помощь в настройке книг?

Загрузите наше бесплатное руководство по настройке бухгалтерских книг с инструкциями, советами и контрольным списком.

Получите мое бесплатное руководство!

3. Создайте план счетов

В вашем плане счетов, или COA, перечислены все счета в ваших финансовых отчетах, а ваши деньги разбиты на определенные категории. Сертификат подлинности показывает вам все деньги, входящие в ваш бизнес, а также все деньги, которые уходят.

Ваш план счетов состоит из следующих пяти разделов:

• Активы
• Пассивы
• Капитал
• Доходы
• Расходы

Чтобы еще больше разбить счета, вы можете использовать субсчета (например, «Продажи продуктов») для организации транзакций. По мере роста вашего бизнеса вы можете добавлять другие субсчета в COA.

4. Открыть счет в банке для бизнеса

Совмещать личные и деловые средства — категорически нельзя. Чтобы избежать бухгалтерских ошибок, неточных налоговых деклараций и перерасхода средств, откройте отдельный банковский счет для бизнеса.

Открытие корпоративного банковского счета не только поможет вам организовать свои записи, но и позволит создать четкую аудиторскую базу для вашей компании.

Чтобы открыть коммерческий банковский счет, вам обычно необходима следующая информация:

• Номер социального страхования
• Идентификационный номер работодателя (EIN)
• Название компании
• Бизнес-лицензия
• Организационные документы (например, устав)

Обратитесь в свое банковское учреждение, чтобы узнать, какие документы вам необходимо предоставить для открытия счета в банке.

5. Определите, как ваш бизнес будет получать оплату

Ваш бизнес не сможет расти, если ваши клиенты не будут платить вам. Чтобы гарантировать получение оплаты за ваши продукты или услуги, установите четкую политику оплаты клиентов.

Определите, какие виды платежей вы будете принимать от своих клиентов. Сюда могут входить:

• Наличные
• Чек
• Кредитная карта
• Оплата с помощью мобильного кошелька

Если вы продаете клиентам в кредит, вам нужно будет отправить счета-фактуры позднее после предоставления товаров или услуг. И определите условия оплаты счетов, такие как формы приемлемой оплаты, сроки оплаты, куда отправить платеж и штрафы за просрочку платежа.

6. Ведите учет расходов

Отслеживание расходов является важной частью бухгалтерского учета. Это поможет вам держать ваши книги в порядке. Кроме того, вы поблагодарите себя за то, что отслеживаете расходы, связанные с уплатой налогов.

Ведя учет своих расходов, обязательно имейте при себе следующее:

• Квитанции
• Выписки с банковских счетов и кредитных карт
• Счета
• Счета
• Аннулированные чеки 9 Предыдущие платежи
5 2 налоговых деклараций

Подтверждение0052

• Формы W-2, 1099-MISC и 1099-NEC

Чем больше документации вы храните в своих записях, тем лучше будет ваш бизнес и бухгалтерская отчетность.

7. Составьте расписание и установите напоминания

Последнее, что вам нужно сделать, это отложить запись транзакций в ваших книгах. Нагромождение транзакций может привести к неорганизованным записям, ошибкам и большому количеству ненужного стресса.

Чтобы упростить свои обязанности по ведению бухгалтерского учета, создайте и придерживайтесь расписания или цикла учета. Ваш график начинается с начального баланса вашего счета и заканчивается, когда вы закрываете свои книги.

Запишите этапы своего расписания или цикла и каждую неделю, месяц и т. д. выделяйте время для их выполнения и обновления записей. Чтобы сделать шаг вперед, рассмотрите возможность установки напоминаний для себя, чтобы вы знали, когда вам нужно пройти цикл и обновить свои книги.

Ищете еще более подробное руководство по настройке книг вашего малого бизнеса? У нас есть именно то, что вам нужно. Ознакомьтесь с нашим БЕСПЛАТНЫМ руководством «Первая настройка бухгалтерских книг», чтобы избавиться от стресса, связанного с приведением в порядок ваших книг.

Советы по упорядочению бухгалтерских книг

Если вы хотите, чтобы ваши бухгалтерские книги были точными, держите их в порядке и своевременно обновляйте.