Правил ведения и хранения трудовых книжек: Новый порядок ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

Новый порядок ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

1 сентября 2021 года вступил в действие новый порядок ведения трудовых книжек, а скоро появятся и новые бланки. Разберемся, зачем нужны очередные изменения и как с ними работать

Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить трудовую книжку в бумажной форме.

Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2021 № 320н. Он вводит:

• новые бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — будут действительны с 1 января
  2023 года,
• новый порядок ведения и хранения трудовых и вкладышей — действует с 1 сентября
  2021 года.

Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.

Новый порядок ведения трудовых книжек

Можно использовать штампы

С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.

Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.

Даты только арабскими цифрами

Даты следует писать только арабскими цифрами:

• число и месяц — двузначными числами;
• год — четырехзначным числом.

Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.

Срок заполнения зависит от вида записи

Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.

• Важно! Нельзя вносить запись об увольнении за несколько дней до самого увольнения — только день в день. Работник может отозвать свое заявление об увольнении, и придется отменять запись, которая уже внесена. В этом случае работник может потребовать оформить дубликат трудовой.

Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным

Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:

• в графе 2 ставится дата временного перевода — когда сотрудник фактически приступил к новым обязанностям,
• в графе 4 — дата, номера приказов, распоряжений или иных решений работодателя, на основании которых работник переведен временно, а затем на постоянную занятость. 

Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.

Уточнен порядок записи о совместительстве

До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.

• Важно! В качестве подтверждения совместительства нельзя принимать заверенную копию приказа о приеме, так как копия не является документом-основанием и в трудовой книжке нельзя ссылаться на копию — должен быть указан документ. Это может быть, например, справка с данными, когда принят сотрудник, номер приказа, должность и структурное подразделение. При оформлении внутреннего совместительства ссылка на приказ будет корректной, потому что оригинал документа у вас же.

Приказ № 320н расширил возможности:

1. Сотрудник может обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству, и тот вправе сделать запись в трудовой книжке.
2. Информацию о совместительстве можно вносить двумя способами:

• в хронологическом порядке, как это делалось раньше,
• блоками, то есть записи о совместительстве (прием, увольнение) пойдут вне зависимости от времени записей по основному месту.

Совместители вправе выбрать любой из способов.

О служебной деятельности — по месту службы

Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.

Не надо подписи в карточке Т-2

Курсы для кадровика

Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.

Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.

Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.

Точность в записи об увольнении

Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.

Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.

Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.

Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода

В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.

Записи при отказе от бумажной трудовой

Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.

Оформление дубликата

У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.

Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней

Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.

В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.

Новые бланки и вкладыши потребуются, если:

• надо оформить дубликат трудовой книжки,
• у работника заканчиваются страницы раздела «Сведения о работе» и ему надо оформить вкладыш,
• данные на титульном листе не соответствуют актуальным, а значит, отдел кадров не может принять трудовую книжку и должен на основании письменного заявления работника оформить новую с информацией о работе, которую сотрудник будет выполнять в этой организации.

При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.

Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.

Титульный лист

Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.

• Внимание: ст. 2 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ утверждена норма, по которой ООО и АО теперь вправе, но не обязаны иметь печать.

Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы. 

Сведения о работе

В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.

Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.

Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

к ним

С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.

Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и назначенного приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.

Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.

Книгу (журнал) учета трудовых книжек и вкладышей к ним работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.

Вместо заключения

Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Образцы записей в трудовой книжке 398.8 КБ

Скачать

Правила хранения и выдачи трудовых книжек

Хранение трудовых книжек: общая информация

Трудовой стаж на производстве или в компании фиксируется в документе под названием трудовая книжка (далее ТК). В ней отражается не только период работы на каждом месте, но и все поощрения и взыскания от руководства. Кроме того, записи в трудовой книжке учитываются при оформлении пенсии. Поэтому от того, насколько грамотно она заполнялась, зависит процедура выхода на заслуженный отдых.

На каждом из предприятий есть ответственное лицо, за которым закреплено право фиксировать необходимые записи в ТК. К хранению документа предъявляются строгие требования, так как в нем отражается следующая информация:

• занимаемая должность;
• дата оформления;
• номер соответствующего приказа;
• название предприятия или организации;
• записи о переводах на другие должности, связанные с понижением или повышением.

Правила ведения и хранения трудовых книжек четко регламентированы соответствующими нормативными документами. Никакие посторонние лица не должны иметь доступ к данной документации во избежание отражения неверной информации.

Основные правила хранения

Согласно Трудовому кодексу, вся документация, касающаяся приёма физического лица на работу и дальнейшей его деятельности в роли подчиненного, хранится у работодателя. Запись о факте трудоустройства следует внести не позже чем через 5 дней с момента подписания соответствующего приказа, если нет других подтверждающих документов (подписание контракта или договора, имеющего юридическую силу для подтверждения стажа).

Правила хранения трудовых книжек предписывают специальное место, имеющее максимальный уровень защиты с ограниченным доступом. Как правило, это сейф, несгораемый шкаф или специальный ящик, который запирается и опечатывается.

Ни в коем случае нельзя допускать хранение книжек в местах большого скопления людей со свободным доступом. Специальные стеклянные полочки или стеллажи подходят для хранения текущих документов, к которым не применяются требования строгой отчетности.

Видео — как организовать хранение и учет трудовых книжек

Опломбирование трудовых книжек

Основное требование к месту хранения ТК – это возможность закрыть и опечатать его. Поскольку подобная документация заполняется только по мере необходимости, то допускается применения пломбирующих приспособлений длительного использования.

С этой целью можно использовать:

• пластиковые номерные пломбы;
• пластмассовые пломбы-защелки;
• номерные наклейки;
• штоки и прочее.

Подбираются пломбы для опломбирования журнала учета трудовых книжек и самих ТК в соответствии с тем местом, где они будут храниться. Так, для специального шкафа подойдут приспособления под нить, сейфы опечатываются защитными устройствами типа «Ревиласил» и другими. Для дополнительного контроля можно применить пломбу-наклейку.

Допускается хранение ТК и журнала учета в разных местах. Иногда это отдельные сейфы, сейф и шкаф или разные шкафы, которые обязательно должны быть закрыты и опечатаны.

Опломбирование книги учета движения трудовых книжек возлагается на сотрудника, который отвечает за ведение и хранение указанной документации.

Почему столь важно отражать такие события, как движение ТК? Все очень просто. В законодательном порядке предусмотрены большие штрафы за несвоевременную выдачу книжек.

Если сотрудник уволился, то в последний рабочий день ему на руки выдается документация с соответствующими записями. Если он отказался ее получать, то в журнале учета делается соответствующая запись, а сам документ хранится на предприятии в течение 50 лет. Чтобы никто из посторонних не смог отразить неправдивые данные, ответственным лицом производится опломбирование журнала учета трудовых книжек.

Процедура выдачи

В каждой организации существует своя процедура выдачи подобной документации, но в большинстве случаев ее алгоритм следующий:

1. После выхода приказа на руки работнику выдается обходной лист.
2. Когда лист подписывается всеми уполномоченными лицами, работник направляется в отдел кадров, где ему делают соответствующую запись в ТК и выдают документ на руки.

Сотрудник продолжает работу, а ТК сдается в отдел кадров. В случае необходимости работник отдела кадров делает выписку для предъявления по месту требования, но сам документ на руки не выдается.

За учет и хранение трудовых книжек на предприятии отвечают работодатель и сотрудник отдела кадров, либо лицо, выполняющее его функции. Для того чтобы избежать споров по поводу неправильных записей или несвоевременной выдачи документации, руководителю необходимо четко следить за своевременным исполнением сотрудниками отдела кадров их непосредственных обязанностей, так как в случае нарушения придется выплатить штраф за халатность.

Сохранение книг | Национальный архив

Лето 2015 г., Том. 47, № 2 | Ваш семейный архив

Мэри Линн Ритценталер

Этим любимым книгам стоит уделить немного внимания. Расставьте книги так, чтобы тома примерно одинакового размера стояли вместе и могли поддерживать друг друга.

Несмотря на популярность и удобство электронных книг, у многих людей есть заветные книги старомодного вида — бумажные листы, защищенные обложками. Эти книги варьируются от дневников, журналов и Библий, содержащих генеалогические записи, до первых изданий любимых авторов и прекрасно иллюстрированных детских рассказов. Бережное обращение поможет сохранить их.

Хранение — Храните книги вдали от источников тепла и влаги. Избегайте чердаков и гаражей, где может быть высокая температура и могут быть проблемы с водой или высокой влажностью. В этих условиях бумага становится ломкой (вспомните обрывки старых газет). Влага также может привлекать насекомых.

Свет может привести к выцветанию обложек книг, особенно корешков книг, подвергавшихся воздействию солнечных лучей в течение многих лет. Расположите книжные шкафы так, чтобы солнечные лучи не падали на книги, которые вы хотите сохранить.

Коробки с хорошей сохранностью для отдельных томов защитят книги от избыточного воздействия света и сохранят вместе части поврежденных переплетов, например оторванные или незакрепленные обложки.

Стеллаж — Храните книги малого и среднего размера в вертикальном положении. Складывайте книги примерно одинакового размера вместе, чтобы они поддерживали друг друга; иначе объемы исказятся, а обложки потеряют форму. Храните большие объемы, например, атласы, плоско (горизонтально). Так обложки будут плоскими, а текст не будет отделяться от обложек.

Обращение — Обращайтесь с книгами осторожно, чтобы не отделить обложки и корешки от переплета. Не загибайте уголки страниц и не загибайте их. Это оставит неизгладимую складку на бумаге, а угол может отломиться, если бумага непрочная и ломкая. Используйте тонкий лист бумаги или отрезок ленты в качестве закладки. Не используйте металлические приспособления, которые зажимают верхнюю часть страниц или что-либо толстое, так как они могут порвать и деформировать бумагу.

Еда и напитки могут испачкать бумагу, а если жидкость попадет на рукописные чернила (например, на запись в дневнике), чернила могут расплыться и растечься. Такое повреждение является постоянным.

Изготовление копий — Не кладите книги лицевой стороной вниз на копировальный аппарат или сканер. Это создает нагрузку на тесно связанные тома, что приводит к разрыву связей и разделению страниц. Копирование лицевой стороной вверх наиболее безопасно при использовании ручной камеры или копира лицевой стороной вверх. Не заставляйте книги открывать квартиру, чтобы получить «лучший» экземпляр. Книжные люльки могут поддерживать книги под безопасным углом, чтобы защитить переплеты.

Ремонт книг — Не пытайтесь ремонтировать уникальные книги или книги, которые вы хотите передать будущим поколениям. Использование скотча для исправления порванных страниц или для повторного прикрепления незакрепленных или отсоединенных обложек, хотя и с благими намерениями, в конечном итоге наносит больший ущерб. Просто упакуйте поврежденную книгу, храните ее в горизонтальном положении и очень осторожно обращайтесь с томом. Для ремонта или консервации воспользуйтесь бесплатной справочной службой Американского института консервации для поиска реставратора книг в вашем регионе (www.conservation-us.org/membership/find-a-conservator).

Дополнительную информацию по этой теме можно найти на сайте www. archives.gov/preservation.

 

Мэри Линн Ритценталер — руководитель Лаборатории консервации Национального архива.

 

Статьи, опубликованные в Prologue , не обязательно отражают точку зрения NARA или любого другого агентства правительства Соединенных Штатов.

 

Хранение коллекции книг | Руководство по коллекционированию книг

Руководство по сбору книг

Мы регулярно слышим от клиентов, которые хотят знать, как лучше всего хранить коллекционные книги. К сожалению, еще чаще мы слышим от клиентов, которые непреднамеренно хранили свои книги ненадлежащим образом, подрывая ценность своей любимой книжной коллекции.

Мы решили воспользоваться возможностью, чтобы поделиться с вами некоторыми советами по правильному хранению книг, основанными не только на нашем личном опыте, но и на опыте опытных профессиональных книготорговцев. Но прежде чем мы погрузимся прямо в стеки, давайте предварим все это, напомнив вам, что:

СОСТОЯНИЕ ВСЁ!

Даже самые редкие титулы редко имеют большую ценность, если они в плохом состоянии или не подлежат ремонту. Плесень, сломанные корешки, порванные или выцветшие суперобложки, взлохмаченные переплеты и подобные проблемы могут привести к тому, что желаемая книга переместится из витрины в корзину для распродаж.

Хорошо, тем не менее, давайте узнаем, как мы можем сохранить вашу коллекцию книг от гибели, когда вам нужно поместить ее на хранение в течение определенного периода времени.

Климат-контроль

Книги предпочитают умеренный климат и ненавидят крайности. Попробуйте определить место хранения, в котором поддерживается относительно стабильная температура около 65 градусов и влажность около 40%. Слишком высокая влажность может привести к образованию плесени и загниванию страниц. Слишком малое количество может сделать листья и переплет сухими и ломкими. Например, некоторые из худших мест для контролируемого климата в вашем доме включают чердак, гараж или подвал, поэтому их следует избегать.

Солнечный свет

Делайте все возможное, чтобы книги не попадали под прямые солнечные лучи, которые не только выцветают на обложке, корешке и досках, но и со временем портят их внешний вид. Особенно будьте осторожны с книгами, расположенными на полках лицом к южным окнам (к северу, если вы внизу!), поскольку они получают больше солнечного света, чем другие окна.

Суперобложки

Всегда храните книги в суперобложках. Убедитесь, что внутренние клапаны никуда не спрятаны, кроме как внутри досок, и что они не помяты и не согнуты. Кроме того, в качестве примечания: всегда держите обложки на своих книгах, за исключением тех случаев, когда вы активно их читаете. Книги, отделенные от обложек, редко возвращаются в том же состоянии, если вообще восстанавливаются.

Закладки и вкладыши

Всегда удаляйте все закладки и другие вкладыши (например, обрывки бумаги или заметки) перед тем, как положить книги на хранение. Если вы хотите хранить их вместе с книгами, поместите их в бескислотный конверт и поместите вне книги.

Хранение на полках

По возможности храните книги на полках в вертикальном положении. Не позволяйте им опираться друг на друга или на стенки полок. Это может привести к искривлению шипов. Используйте подставки для книг, чтобы закрепить книги в вертикальном положении, или заполните всю полку так, чтобы книги плотно (но не плотно!) прилегали друг к другу. Хорошее эмпирическое правило заключается в том, что вы должны быть в состоянии вставить конверт между двумя книгами без особых усилий.

Хранение в стопках

Если хранить книги на полках в вертикальном положении нецелесообразно, храните их в горизонтальных стопках, следя за тем, чтобы самые большие (не самые толстые) книги находились внизу и располагались вверх в виде грубой пирамиды. Это предотвратит скручивание корешка или коробление досок. Убедитесь, что стопки не лежат на полу, где прохожие могут легко их поцарапать и ударить.

Хранение в коробках

Хранить в коробках только в том случае, если хранение на полках невозможно. Коробки затрудняют циркуляцию воздуха вокруг книг и могут способствовать накоплению влаги. Всегда начинайте с того, что укладывайте книги горизонтально в коробки.