Популярные программы для работы с документами: 17 полезных программ для офисных работников

Программное обеспечение для управления документами помогает вам управлять информацией, автоматизировать политики управления записями, чтобы отслеживать, кто имеет доступ к тем или иным документам, и обеспечивать соответствие стандартам, таким как ISO, FDA, Sarbanes-Oxley или HIPAA.

Как вы управляете файлами на своем компьютере?

Управление файлами на компьютере — простой процесс, если у вас с самого начала установлена ​​надежная система. Определите основные группы для ваших файлов, а затем создайте вложенные папки в этих группах. Выберите единую систему именования файлов, которую вы будете применять ко всем своим файлам, чтобы любой сотрудник вашей организации мог легко их найти.

Каковы преимущества управления записями?

Управление записями (или документами) имеет несколько преимуществ. Система управления документами может облегчить любому сотруднику вашей компании поиск нужных файлов, устранить необходимость в дорогостоящих и громоздких физических устройствах хранения и сэкономить ваше время, позволяя вызывать любой файл за считанные секунды.

Для чего используются системы управления документами?

Системы управления документами используются для нескольких целей, включая безопасное хранение важных документов, отслеживание изменений, внесенных в документы, и простой обмен документами между членами организации.

Система управления документами также позволяет легко находить определенные файлы, присваивая каждому документу ключевые слова и теги. Эти системы также могут помочь компаниям обеспечить соответствие конфиденциальных документов (например, HIPAA), предоставляя необходимые ограничения безопасности и разрешений для определенных ключевых документов.

Как работают системы управления документами?

Система управления документами захватывает документ, что делается путем сканирования физического документа или загрузки цифровой версии по электронной почте или с помощью других приложений. Затем документ индексируется, то есть он классифицируется с помощью тегов, ключевых слов и метаданных, которые делают его доступным для поиска. Наконец, документ упорядочивается и помещается в папку, где к нему могут получить доступ соответствующие сотрудники.

Большинство систем управления документами основаны на облачных технологиях, поэтому, как только файл надлежащим образом защищен в системе, к нему можно получить доступ из любого места, где есть подключение к Интернету. Некоторые поставщики программного обеспечения для управления документами предлагают мобильные приложения, что дает пользователям еще большую гибкость и удобство доступа к документам.

Каковы ключевые особенности эффективной системы управления документами?

Лучшая система управления документами должна быть простой в использовании; он должен позволять обмениваться документами; и он должен иметь инструменты для совместной работы, мобильную функциональность и контроль версий. Первые две функции позволяют вашей команде работать вместе над важными документами без необходимости находиться в одном офисе. Контроль версий ведет журнал всех изменений (и тех, кто их внес) в документы вашей компании.

Еще одна важная особенность, о которой следует помнить: вы должны убедиться, что выбранное вами программное обеспечение предлагает надежные протоколы безопасности, гарантирующие, что только те, у кого есть соответствующие разрешения, могут получить доступ к файлам.

ЧТО ТАКОЕ ХОРОШАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ?

Хорошую систему управления документами легко внедрить и масштабировать. Сложность программного обеспечения должна основываться на технических ноу-хау вашей команды, позволяя им легко хранить и находить документы по мере необходимости. Ваша команда должна иметь возможность обмениваться документами и сотрудничать на платформе, даже если они используют мобильные устройства.

Хотя каждая система управления документами должна иметь протоколы безопасности, контроль доступа и управление версиями файлов, эти функции особенно важны для тех, кто работает в строго регулируемых отраслях. Другими функциями, повышающими удобство использования системы управления документами, являются параметры метаданных и тегов, поиск по ключевым словам, история редактирования и восстановление документов, автоматическое сохранение и удаление документов, сканирование изображений, оптическое распознавание символов и настраиваемые рабочие процессы. Лучшее программное обеспечение также может интегрироваться с другими вашими бизнес-платформами.

Предыдущие лучшие решения

В прошлом мы выбирали лучшие системы для самых разных вариантов использования. Некоторые из наших вариантов изменились, но если вы хотите более тщательно просмотреть свои варианты, вы все еще можете увидеть наши предыдущие лучшие варианты ниже.

• Лучшая система управления документами 2018 для предприятий с удаленной работой: В 2018 году мы назвали eFileCabinet лучшей системой управления документами для удаленной работы. Если вам интересно, вы можете прочитать наш обзор eFile Cabinet.
• Лучшая система управления документами для совместной работы в 2019 году: В 2019 году мы назвали Alfresco лучшей системой управления документами для совместной работы.
• Лучшая система управления документами для малого бизнеса в 2019 году: В 2019 году мы назвали FileHold Express лучшей системой управления документами для совместной работы. Если вам интересно, вы можете прочитать наш обзор FileHold Express.

Что ожидать в 2021 году

Программное обеспечение для управления документами обычно доступно либо в виде локального решения, либо в виде облачного программного обеспечения. Тем не менее, мы ожидаем дальнейшего роста облачных решений, поскольку все больше компаний выбирают удобное облачное хранилище и программное обеспечение как услугу. Хранение документов в облаке устраняет накладные расходы на покупку и обслуживание серверного решения и дает предприятиям больше гибкости в отношении того, где и когда они могут получить доступ к своим документам.

Рост числа облачных решений также уступил место тенденции использования систем управления документами для оптимизации совместной работы. Поскольку облачные системы позволяют большему количеству сотрудников получать доступ к документам из разных мест, команды могут работать более совместно, улучшая общую командную работу и автоматизируя свои рабочие процессы.

В дополнение к увеличению количества облачных решений мы можем ожидать увеличения внимания к безопасности и соответствию требованиям. По мере того, как системы управления документами становятся все более надежными и легкодоступными, многие предприятия хранят особо важные документы в этих решениях, подвергая их риску безопасности. В результате мы видим, что программное обеспечение для управления документами ужесточает свои протоколы безопасности, чтобы обеспечить безопасность документов.

Еще одной растущей тенденцией в программном обеспечении для управления документами является мобильная доступность. В постоянно растущей среде удаленной работы людям необходим доступ к общим документам с различных устройств, включая смартфоны и планшеты. Многие поставщики программного обеспечения для управления документами в настоящее время включают мобильный доступ в свои стандартные предложения.

Наша методология

Чтобы помочь вам найти подходящую систему управления документами, мы изучили и проанализировали десятки вариантов. Вот объяснение того, как мы выбирали лучшее программное обеспечение.

Поиск лучших услуг

Чтобы определить лучшие системы управления документами, мы начали с пула, в который вошли все поставщики из списка ниже. После некоторого предварительного исследования, которое включало просмотр других списков лучших вариантов и исследование каждой системы, мы опросили владельцев малого бизнеса и нашли других поставщиков, которых можно добавить в наш список.

Выбор лучших услуг

Затем мы исследовали каждого поставщика, изучая его услуги, просматривая учебные пособия и видеоролики с практическими рекомендациями, тестируя систему, когда это возможно, и читая комментарии пользователей. Мы также учитывали цены, указанные на сайтах этих сервисов. Сократив список до 11 претендентов, мы связались с отделом обслуживания клиентов каждой компании по телефону или, если возможно, в чате, представившись новыми владельцами бизнеса, чтобы оценить качество поддержки, предлагаемой каждым провайдером.

Исследование каждой услуги

Наш процесс включает в себя образ мышления владельца малого бизнеса и сбор данных, которые были бы легко доступны такому человеку. Мы учитывали простоту использования, независимо от того, было ли решение локальным или размещенным в облаке, структуру картотеки, возможности поиска, параметры сканирования, возможности редактирования, инструменты для совместной работы, меры безопасности, интеграцию, возможности рабочего процесса, мобильный доступ, обслуживание клиентов и Стоимость.

Адам Узелко

Business News Daily Сотрудники

Адам Узиалко — писатель и редактор Business.com и Business News Daily. Он имеет 7-летний профессиональный опыт с упором на малый бизнес и стартапы. Он освещал такие темы, как цифровой маркетинг, SEO, деловые коммуникации и государственная политика. Он также писал о новых технологиях и их взаимодействии с бизнесом, включая искусственный интеллект, Интернет вещей и блокчейн.

Изображение предоставлено: Андрей Попов / Getty Images

Лучшее программное обеспечение для управления документами

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами (DM) включает в себя широкий спектр функций и функций, многие из которых имеют решающее значение для эффективного ведения бизнеса. Многие предприятия малого и среднего бизнеса (SMB), такие как юридические фирмы, творческие фирмы, средства массовой информации и издательские организации, стремятся отказаться от бумаги и ищут для этого подходящий инструмент. Несмотря на это, предприятия генерируют много данных, поэтому выбор надежной и масштабируемой системы управления данными является ключом к оптимизации и автоматизации рабочих процессов.

Для малого и среднего бизнеса эффективная система DM может повысить общую производительность по нескольким причинам. Самая основная причина — наличие места для хранения и систематизации документов. Управление версиями, рабочие процессы, права доступа, резервное копирование и защита данных также могут обрабатываться решением DM. Это отправная точка для хранения, защиты и совместного использования различных деловых документов. Возможность классификации данных — еще одна возможность DM, которая может полностью изменить способ отображения рабочих процессов в вашей организации. При всей этой мощи неудивительно, что во всем мире доходы от проектов по DM и системам управления корпоративным контентом (ECM) неуклонно растут, как показано на диаграмме ниже от исследовательской фирмы Statista (открывается в новом окне).

Ascensio System OnlyOffice

Отличное управление файлами и совместное редактирование

4.0 Отлично

Итог:

Ascensio System OnlyOffice — эффективная система управления документами для малого и среднего бизнеса. Однако более крупные предприятия могут захотеть поискать в другом месте.

ПРОФИ

• Бюджетный ценник.
• Сильный основной набор функций.
• Одновременное редактирование документов упрощает совместную работу.

ПРОТИВ

• Функции соответствия могли бы быть лучше.
• Нет интеграции с корпоративным каталогом для облачной версии.

Microsoft SharePoint Online

Охватывает управление документами и файлами, совместную работу и рабочий процесс

4.0 Отлично

Практический результат:

Эффективное сочетание рабочего процесса, совместной работы в команде и управления документами. Обозначение «Выбор редакции». Но убедитесь, что вам нужна вся эта мощность, потому что ее цена может быть значительной.

ПРОФИ

• Надежная экосистема сторонних интеграций.
• Гораздо проще в использовании, чем раньше.
• Доступно отдельно или в комплекте с Microsoft Office 365.
• Гибко настраиваемые рабочие процессы.

ПРОТИВ

• Для установки нужны специалисты.
• Имеет высокий ценник.

DocuWare Cloud

Solid Import and Custom Data Integration

4,0 Отлично

Практический результат:

DocuWare Cloud — это надежная система управления документами с мощным набором основных функций. Однако в нем отсутствуют некоторые функции, которые мы нашли в конкурирующих решениях.

ПРОФИ

• Исключительные возможности формы.
• Мощные возможности импорта документов и полей данных.

ПРОТИВ

• Ограниченные интеграции.
• Некоторые функции требуют отдельной загрузки.
• Функциональность обмена могла бы быть лучше.

Прочитайте наш обзор DocuWare Cloud

Hightail Business

Ориентирован на творческие группы по работе с контентом файлы, такие как изображения и видео. В этом отношении у него богатый набор функций, хотя, если вы хотите действительно насладиться его полным спектром возможностей, вам нужно выбрать его самый высокий ценовой уровень.

ПРОФИ

• Ориентирован на творческих профессионалов.
• Включает инструменты комментирования и утверждения, которые инициируют цикл обратной связи с клиентами.
• Позволяет легко получать файлы от клиентов через функцию восходящей связи.

ПРОТИВ

• Не конкурирует напрямую с Microsoft SharePoint Online или Ascensio System OnlyOffice в управлении документами.
• Ограниченная поддержка стандартных типов офисных документов.

Прочтите наш Hightail Business Review

Rubex от EfileCabinet

Обмен и совместный кольцо следующего поколения

4.0 Отличный

Нижняя строка:

Rubex By EfileCabinet-это решение для управления файлом-арнации. Основное внимание уделяется улучшенным рабочим процессам, мощному распознаванию символов, а также расширенному поиску и безопасности.

ПРОФИ

• Удобное универсальное решение для безопасного хранения, управления и совместного использования деловых документов и файлов.
• Надежное оптическое распознавание символов (OCR) и функции поиска.
• Мощные функции контрольного журнала.

ПРОТИВ

• Невозможно редактировать документы онлайн.
• Плохая интеграция с мобильным приложением.

eFileCabinet Online

Хорошее соответствие требованиям и функции хранения

3.5 Хорошо

Итог:

eFileCabinet Online — это комплексное решение для управления файлами с надежными функциями соблюдения требований и хранения. Обновленный пользовательский интерфейс упрощает поиск всего, независимо от того, с какого устройства или платформы вы к нему обращаетесь.

ПРОФИ

• 30-дневная политика возврата.
• Надежное сотрудничество и административный контроль.
• Множество сторонних интеграций.

МИНУС

• Невозможно редактировать онлайн.

Ознакомьтесь с нашим онлайн-обзором eFileCabinet

Ademero Content Central

Хорошее сканирование документов и управление метаданными

3. 0 В среднем

Итог:

Aderemo Content Central отличается превосходными возможностями распознавания документов, что особенно экономит время при зональном сканировании при сборе метаданных. Тем не менее, продукту не хватает интеграции с облачным хранилищем и областей совместного использования.

ПРОФИ

• Интуитивно понятные инструменты администрирования.
• Простая интеграция с Workaday и Quickbooks.
• Плавная реализация рабочего процесса.
• Зональное распознавание, улучшающее общий захват изображений в формах.
• Широкие возможности настройки.

ПРОТИВ

• Возможности обмена и хранения ограничены.
• Цена на локальный вариант высока.
• Варианты ценообразования отстают от продукта «Выбор редакции» по стоимости.

Adobe Document Cloud Standard

Хорошее управление файлами, но с упором на PDF

3,0 Среднее

Итог:

Adobe Document Cloud Standard уступает своим конкурентам в некоторых функциональных возможностях, но превосходно работает с формами и юридическими документами . Однако, чтобы использовать Adobe Document Cloud Standard, вы должны в первую очередь сосредоточиться на файлах PDF.

ПРОФИ

• Сильный в управлении файлами PDF, а также в вводе форм и экспорте документов.
• Мобильная поддержка является дополнительным бонусом.

ПРОТИВ

• Отстает от других продуктов в этой области, когда речь идет о функциях совместного использования и совместной работы.
• Ограниченная поддержка других типов файлов, кроме PDF.

Fluix

Простые рабочие процессы, но не хватает совместной работы

3,0 В среднем

Практический результат:

Fluix предлагает впечатляющие рабочие процессы обработки документов и интеграцию с популярными поставщиками облачных хранилищ, которые уже используют большинство предприятий малого и среднего бизнеса (SMB). Тем не менее, этот инструмент задыхается из-за отсутствия поддержки совместного использования, хранения документов или функций корпоративного уровня, включая сохранение файлов.

ПРОФИ

• Удобные рабочие процессы легко настроить.
• Рабочие процессы специально разработаны для Apple iPad.
• Мощные функции интеграции с облачным хранилищем.

ПРОТИВ

• Отсутствует поддержка основ совместной работы, включая создание документов и обмен ими.
• Сосредоточение внимания на iPad для клиентских устройств вызывает неоднозначную реакцию.
• Нет поддержки Android, но доступно в виде веб-приложения с различными ограничениями.

PaperTracer

Гибкость, но недостаточность для совместной работы и совместного использования

3,0 В среднем

Практический результат:

PaperTracer достаточно универсален для удовлетворения потребностей в сборе данных. Функции совместной работы и обмена оставляют желать лучшего, но хранение данных, отслеживание и комплексные функции безопасности заслуживают внимания.

ПРОФИ

• Отличный детальный контроль.
• Превосходная обработка данных.
• Множество шаблонов рабочего процесса.
• Множество функций настройки.

ПРОТИВ

• Ограничено ПК, использующими браузеры Microsoft IE 11 с подключаемым модулем Silverlight 5.
• Минимум функций совместной работы и обмена.
• Требования к хранению могут быстро увеличить расходы.

Прочтите наш обзор PaperTracer

Руководство по покупке: лучшее программное обеспечение для управления документами , которые сочетают в себе новые способы общения с равным вниманием, уделяемым законным регуляторным потребностям. Во-первых, традиционное хранилище файлов затрудняет управление и поддержание безопасности. Несмотря на то, что существуют определенные возможности для установки разрешений для файла или папки, эти разрешения могут быть быстро снижены или полностью отменены простым перемещением файлов из одной папки в другую. Отслеживание изменений в документе, хранящемся в общей папке на корпоративном сервере, практически невозможно для пользователей, равно как и ведение и оценка журнала аудита. Даже с точки зрения совместной работы можно добиться значительных улучшений, просто отказавшись от традиционного корпоративного общего доступа к файлам.

И давайте проясним: когда мы говорим о DM в этом обзоре обзора, мы фокусируемся на системах DM, которые могут предложить управление файлами на уровне предприятия, включая маршрутизацию, хранение, а иногда даже поддержку обработки бумажных файлов, включая внешнее хранение. и страхование. Если вы просто ищете онлайн-хранилище в духе Dropbox Business или Google Drive for Work, вы можете прочитать наши обзоры этих продуктов в нашем обзоре лучших поставщиков облачных хранилищ и обмена файлами.

Хранение и совместная работа

Даже в самом базовом варианте система DM должна иметь возможность хранить документы в самых различных типах файлов, хотя перед покупкой следует тщательно проверить требования вашей организации и сопоставить их с любой потенциальной системой. Даже сегодня существуют некоторые проприетарные типы файлов, особенно в специализированных бизнес-приложениях (LOB), которые не каждая система DM может поддерживать.

Кроме того, система DM также должна предоставлять инструменты для организации этих файлов и поиска тех, которые соответствуют определенным критериям, определенным пользователем, с минимальными усилиями или системными ресурсами. Чаще всего это происходит в виде функции «умного поиска»; это еще одна ключевая функция, которую вы должны протестировать на этапе оценки. Такие возможности, как теги и настраиваемые ключевые поля, важны для поиска файлов после того, как место их хранения исчезло из корпоративной памяти. Некоторые решения, такие как Microsoft SharePoint Online, предоставляют функции, которые автоматически классифицируют или помечают документы на основе настроенных вами правил. Это не только повышает надежность данных, стоящих за вашими документами, но и повышает вероятность того, что пользователи смогут отследить нужные им документы.

Многие из рассмотренных нами систем DM включают некоторое количество облачных онлайн-хранилищ, таких как Adobe Document Cloud Standard, Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online. Тем не менее, вы не должны рассматривать это как ключевой критерий покупки, потому что хранение — это простая часть. Для большинства организаций это не будет самым важным фактором при оценке системы DM. Совместная работа, такая как совместное использование документов, просмотр изменений (например, в организованной истории изменений) или одновременная работа над документом с другим пользователем (доступно как в Ascensio System OnlyOffice, так и в Microsoft SharePoint Online), — это те возможности, которые улучшат ваши эффективность команд.

Другим распространенным сценарием является интеграция вашей системы DM с другими бизнес-приложениями. Поскольку они обрабатывают документы, которые часто играют центральную роль во многих бизнес-процессах, системы DM могут служить связующим звеном для других бизнес-процессов, передавая свои данные и функции в другие приложения. Веб-контент можно создавать, редактировать и обрабатывать в некоторых из этих систем, а затем отслеживать или даже публиковать с помощью системы автоматизации маркетинга.

Другим распространенным сценарием является интеграция клиентского решения DM с другим или настроенным серверным решением для совместного использования и хранения бизнес-файлов; примеры включают Egnyte или Microsoft OneDrive для бизнеса. Это может быть сделано просто потому, что другие данные компании находятся в этом репозитории или потому, что выделенная служба предлагает лучшие функции безопасности, особенно в отношении контроля доступа и шифрования файлов.

Если это может быть важно для вас, то на этапе оценки необходимо будет сосредоточиться на любых готовых интеграциях, предлагаемых потенциальным поставщиком, а также на полезности его интерфейса прикладного программирования (API) или на том, есть ли он вообще. Как всегда, если вы можете попробовать, прежде чем купить, то это лучший способ. Большинство из этих поставщиков предлагают по крайней мере 14-дневную бесплатную пробную версию, в то время как многие предлагают полные 30 дней. Некоторые поставщики даже предлагают бесплатный уровень, хотя обычно он предоставляется с небольшим количеством пользователей и ограниченными функциями, что может свести на нет цель оценки системы.

Существуют сценарии, в которых компания создает документ просто для того, чтобы иметь его. Но в большинстве случаев документы предназначены для совместного использования и, как правило, частого. Таким образом, областью внимания любой системы DM должны быть инструменты, которые она предоставляет для обработки таких файлов. Как минимум, эти возможности существуют для оптимизации этой коммуникации и повышения отдачи либо с точки зрения эффективности, либо с точки зрения клиента. В некоторых случаях эти коммуникационные инструменты также поддерживают отслеживание сообщений и отчетность по ним с течением времени; это функция, которая может быть особенно важной для документов, которые имеют соответствие или юридические последствия.

С точки зрения рабочего процесса возможность направлять определенные типы документов персоналу, который должен их заполнить или утвердить, является базовым уровнем функциональности. Рендеринг документа в редактируемом формате, который становится окончательным в нередактируемом типе файла, таком как PDF, является еще одной хорошей функцией. Наконец, электронные подписи стали более распространенным требованием во многих бизнес-сценариях не только для завершения взаимодействия с партнерами или клиентами, но и для проверки рабочего процесса между штатными сотрудниками. Некоторые системы DM, такие как Adobe Document Cloud Standard, имеют встроенные функции электронной подписи, в то время как другим необходимо интегрировать эти функции из внешнего источника. Каким бы ни был метод, оценка системы DM часто требует от вас тщательного изучения как реализации, так и функциональности, поэтому обязательно спросите об этом торгового представителя во время демонстрации продукта.

Функции совместной работы также важны. Наличие опции возврата и возврата, которая блокирует доступ, когда пользователь загрузил файл, предотвращает дублирование редактирования и может оказаться спасителем здравомыслия. История версий — отличный способ отслеживать, кто и когда редактировал файлы, и иметь возможность вернуться к более ранней версии, если файл будет поврежден или возникнут ошибки. Некоторым программам требуется интеграция с Microsoft Office 365 или Google Drive for Work для редактирования документов в Интернете, в то время как другие предоставляют свои собственные наборы инструментов для обработки текстов и публикации документов для той же цели.

Соблюдение нормативных требований и безопасность

Безопасность является поводом для беспокойства в любом бизнесе и часто имеет первостепенное значение при поиске и оценке новых бизнес-решений. Малые и средние предприятия и стартапы могут не видеть неотложной необходимости соблюдения нормативных требований или юридических проблем, но стоит подумать наперед. Преимущество будут иметь системы, которые могут расширяться вместе с потребностями компании, включая базовые разрешения, а также функции контроля версий. Рассмотрите решение, которое может удовлетворить требования соответствия в будущем. Инвестиции в расширенные и избыточные функции безопасности и резервного копирования могут только помочь вашему бизнесу в будущем.

Компании, связанные с комплаенсом или юридическими вопросами, включая финансовые фирмы, государственные учреждения, медицинские учреждения и школы, действительно захотят сосредоточиться на безопасности в качестве основного критерия. Более продвинутые функции безопасности, такие как контрольные журналы, расширенные возможности разрешений или инструменты корпоративной аутентификации, такие как многофакторная аутентификация (MFA) или интеграция с системой управления устройствами, менее приятны и должны даже считать обязательными в некоторых случаях.

Хранение файлов — еще одна область, связанная с безопасностью, которую поддерживает большинство рассмотренных нами систем DM, хотя инструменты и функции, связанные с хранением файлов, различаются на разных платформах. Многие компании должны по закону хранить записи в течение заранее определенного периода времени. Ваша система DM должна предоставлять инструменты для предотвращения безвозвратного удаления файлов. В идеале, он предложит вам решение для архивирования, чтобы облегчить правильную идентификацию устаревших файлов, не ставя вас под угрозу с юридической точки зрения.

Вопросы соответствия должны быть частью оценки каждого аспекта вашей системы DM. В тех случаях, когда обрабатываются документы, содержащие информацию о пациентах или других клиентах, или действуют другие факторы соответствия, функции совместной работы должны управляться очень тщательно. Многие системы DM могут запретить пользователям обмениваться файлами с внешними пользователями (Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online) или сохранять их на мобильное устройство. Microsoft SharePoint Online делает это на шаг впереди конкурентов, предлагая наборы правил, адаптированные для соблюдения определенных законов и нормативных актов, основанных на географическом положении.

Microsoft также имеет то преимущество, что может предложить функции защиты данных на уровне операционной системы (ОС), такие как контроль доступа, установленный на индивидуальном и групповом уровнях, и особенно шифрование данных. Но хотя Microsoft может предложить эти функции в основном благодаря своей ОС Windows, это не единственный способ, которым компания может предоставить эти преимущества; это не единственный способ их доставки конкурентами.

Между тем такие решения, как Adobe Document Cloud Standard, обеспечивают соблюдение таких нормативных актов, как Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования(Opens in a new window) (HIPAA) и Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни(Opens in a new window) (FERPA) , который защищает записи об образовании учащихся.

Обязательно спросите, как будущая система DM может реализовать расширенные функции безопасности, и вы обнаружите, что некоторые из них обеспечивают их через любые поддерживаемые ОС, а другие интегрируются с другими внутренними бизнес-платформами для получения тех же возможностей. Как только вы определите, как это сделать, обязательно оцените, насколько хорошо эти меры будут работать в вашей конкретной бизнес-среде.

Эффективность и интеграция

Никому не понравится инструмент, если его единственной целью является соблюдение требований и обеспечение надзора за руководством. Поэтому в идеале ваша система DM также упростит и сделает более эффективными задачи, связанные с DM. Инструменты автоматизации — это одна из областей, в которой система DM может облегчить вашу жизнь. В некоторых случаях эти инструменты связаны с рабочим процессом, хотя каждая система реализует рабочий процесс по-разному.

Интеграция с другими бизнес-системами, будь то финансовая система, база данных или поставщик облачных хранилищ, может повысить эффективность и точность несколькими способами. Одна система DM, которую мы рассмотрели, может даже брать отсканированные документы, автоматически разделять их на отдельные записи, выполнять оптическое распознавание символов (OCR) в документах, а затем создавать выходные файлы на основе содержимого документа. Затем их можно импортировать в другие системы, чтобы исключить двойную запись.

Большинство этих служб также имеют мобильные приложения с ограниченной или почти полной функциональностью. В идеале должны быть приложения как для Android, так и для iOS, чтобы ваши сотрудники могли иметь мобильный доступ независимо от своего устройства. Ищите в приложении такие функции, как редактирование и создание документов, а также обмен файлами. Ascensio System OnlyOffice и Microsoft SharePoint Online предлагают не только приложения для iOS, но и версии для Android и Windows Mobile. Microsoft SharePoint Online также имеет мобильный пользовательский интерфейс (UI), который хорошо зарекомендовал себя в наших тестах и ​​даже включает возможность переключения между настольным и мобильным представлениями. Там вы можете открывать документы, загружать файлы и добавлять папки. Adobe Document Cloud Standard предлагает мобильные приложения для планшетов и телефонов на базе Android, iOS и Windows. Вы можете просматривать и подписывать документы и даже делать фотографии форм, а затем заполнять их на своем устройстве. Adobe добавила в Document Cloud Standard возможность редактирования PDF-файлов с планшетов iOS и Android. Сенсорные функции делают эту функциональность простой. В PDF пользователи могут изменять текст, форматировать и редактировать, а также поворачивать и изменять размер изображений.

Административный контроль также важен в системе DM. Хотя большинство служб обмена файлами позволяют вам устанавливать разрешения для определенных файлов или папок, администраторы также могут захотеть установить глобальные разрешения для пользователей. Например, администратор может захотеть запретить некоторым пользователям удалять файлы. Другие административные элементы управления включают возможность запретить доступ пользователя к некоторым или всем файлам (например, когда сотрудник покидает компанию или перемещает отделы) и возможность изменить владельца файла по той же причине.

Совместимость и обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов и поддержка являются очень важным элементом, даже если система DM проста в использовании. Лучшие системы предлагают живую помощь в виде телефонных звонков или веб-чата; электронная почта также является хорошим ресурсом для несрочных проблем или вопросов. Вы даже можете запланировать телефонный звонок со службой поддержки, чтобы вам не пришлось ждать на линии. Для небольших проблем или когда вы все еще изучаете, как использовать функции, необходим доступ к подробной онлайн-документации, а видеодемонстрации еще лучше. Другие важные функции включают расширенный поиск и систематизированные ответы на часто задаваемые вопросы.

Если вы инвестируете в систему DM для управления большими частями вашего бизнеса, то имеет смысл защитить эти инвестиции, только оценив варианты поддержки для этой системы. В большинстве случаев системы DM, которые в основном основаны на облаке, автоматически получают определенный уровень поддержки. Для систем, предназначенных для внедрения в корпоративном центре обработки данных, обычно требуется соглашение о поддержке, обычно с дополнительными ежегодными затратами. В любом случае, вы должны учитывать расходы на поддержку при оценке ваших вариантов.

Наконец, совместимость также важна. Здесь мы имеем дело с веб-приложениями, поэтому, если вы не соединяете их с настольным программным обеспечением, вам не о чем беспокоиться по сравнению с другими типами программного обеспечения. Однако совместимость браузеров, поддержка API и форматы файлов по-прежнему важны даже сегодня. Убедитесь, что программное обеспечение хорошо работает в предпочитаемом вами веб-браузере, особенно если для работы вашего бизнеса требуется несколько веб-приложений. Кроме того, поддержка только одного браузера может помочь вашим ИТ-специалистам оставаться в здравом уме. Кроме того, проведите аудит документов, чтобы выяснить, какие форматы файлов используют ваши сотрудники изо дня в день, и обратите особое внимание на файлы, создаваемые любым специализированным программным обеспечением, которое может использовать ваша организация.

Когда у вас есть список, посмотрите, можете ли вы отказаться от каких-либо эзотерических форматов и вместо этого объединиться в более стандартные форматы файлов, такие как DOCX Microsoft Office и PDF Adobe.