Подготовка в архив документов: Подготовка документов к архивному хранению

Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив — Государственный архив Хабаровского края

Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в организациях — источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве организации передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности государственных и негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передаваться в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров с собственниками или владельцами документов.

Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

В организациях — источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на основании договора с государственным (муниципальным) архивом.

Продление сроков хранения документов в архиве организации допускается по письменному разрешению государственного (муниципального) архива в случае необходимости практического использования документов организацией.

Передача документов постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего архива по согласованию с передающей дела организацией.

Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК.

При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение №30), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном (муниципальном) архиве, другой — в передающей организации. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел — в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной организацией.

Архив организации принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение № 6). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Методические рекомендации и пособия

— Письмо Федерального архивного агентства № 2/2342-А от 11 декабря 2014 г. «О передаче архивных документов на хранение в государственные и муниципальные архивы».

Семинар Создание и ведение архива организации

PR. Пресс-служба

Гостиницы. Рестораны. Общественное питание

Инженерные сети: строительство и ремонт

Медицина

Организация деятельности учреждений культуры

Организация перевозок. Транспорт

Офис. Делопроизводство. Архивы

АХО. Офис

Охрана труда. Безопасность

Право. ВЭД

Производство

Социальная защита

Тренинги

Услуги

Энергетика. Энергосбережение

Промышленность

Бережливое производство

Гособоронзаказ

Закупки. Снабжение. Склад

Импортозамещение

Интеллектуальная собственность

Легкая промышленность

Материалы, технологии, оборудование

Пищевая промышленность

Стандартизация. Метрология

Транспорт

Транспортная логистика

ЖД перевозки

Автотранспорт

Управление инновациями

Управление качеством

Управление производством

Безопасность

Безопасность систем управления

Информационная безопасность

Кадровые риски

Комплексная безопасность

Охрана труда

Пожарная безопасность

Промышленная безопасность

Экологическая безопасность

Экономическая и юридическая

Энергетика

Правовое регулирование в энергетике

Экономика и инвестиции в энергетике

Эксплуатация объектов ТЭК

Энергосбережение

Строительство и инженерные сети

Дорожное строительство

Инженерные сети: проектирование и строительство

Слаботочные системы

Газоснабжение

Водоснабжение и водоотведение

Теплоснабжение и вентиляция

Электроснабжение

Правовое регулирование строительной деятельности

Проектирование. Изыскания

Сметное дело

Строительные материалы и технологии

Строительство: организация и управление

Экономика строительства

ЖКХ. Городское хозяйство

ЖКХ. Городское хозяйство

Ремонт и эксплуатация зданий и сооружений

Недвижимость

Управление и эксплуатация недвижимости

Экология и землепользование

Недропользование. Земельное право, кадастровая деятельность

Экология

Управление персоналом

HR-технологии. Управление персоналом

Трудовое право. Кадровое делопроизводство

Офисные службы

Архивы

Делопроизводство

Работа с руководителем

Менеджмент

Общий менеджмент

Специальный менеджмент

Спортивный менеджмент

Управление административно-хозяйственной деятельностью

Маркетинг.

PR

Маркетинг. Продажи

Реклама. PR

Экономика. Финансы. Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет

Бюджетный учет

Отраслевой учет

Бухгалтерский учет в коммерческих организациях

Налогообложение

Нормирование труда

Оплата труда и мотивация

Финансовый менеджмент. Экономика

Право. ВЭД

Внешнеэкономическая деятельность

Гражданское и процессуальное право

Договорная работа

Другие отрасли права

Корпоративное право

Право по виду деятельности

Информационные технологии

Автоматизация процессов, прикладное ПО

Управление ИТ-инфраструктурой

Связь

Проектирование и строительство объектов связи

Юридическое сопровождение и ФХД

Государственное и муниципальное управление

Бюджетное финансирование

Некоммерческие организации

Организация деятельности учреждений и органов власти

Социальная защита

Организация работы органов социальной защиты населения

Технологии социального обслуживания

Медицина

Организация здравоохранения

Право в здравоохранении

Фармация

Экономика и финансы в здравоохранении

Ветеринария

Ветеринария

Образование

Высшее образование

Дополнительное профессиональное образование

Среднее общее и специальное (коррекционное) образование

Среднее профессиональное образование

Культура

Музеи. Библиотеки

Организация культурно-досуговых мероприятий

Театры. ДК

Технологии: звук, свет, сцена

Управление в сфере культуры и досуга

Массмедиа

Дизайн

Переводы

СМИ, редакция

HoReCa

Гостиницы

Общепит

ХАССП и контроль качества

12 Что нужно знать об архивировании документов

Традиционно «архивирование» означает сохранение исторических записей. Поддерживаемые записи уникальны, в отличие от книг в библиотеке, которые обычно имеют много экземпляров в обращении. Архивы служили первоисточниками для исследований по конкретным темам. Например, у Coca Cola есть исторический архив, в котором записана история компании, и он может использовать детали, чтобы оживить старые воспоминания и повысить привлекательность своего бренда.

1. В современном программное обеспечение электронного документооборота , архивирование имеет особое значение. Это может означать выгрузку малоиспользуемых данных из дорогого первичного хранилища в менее дорогие вторичные устройства хранения. Выгруженные данные по-прежнему доступны, когда это необходимо.
2. Такая стратегия архивирования не только снижает расходы, но и повышает производительность системы, которая в противном случае может снизиться. Было подсчитано, что до 80 процентов производственных данных могут не иметь критического значения и, следовательно, не должны быть доступны немедленно.
3. При архивировании электронных данных часто используются автоматизированные программы, которые выявляют малоиспользуемые записи и перемещают их на вторичные устройства хранения, которые все еще могут быть доступны в режиме онлайн. Например, данные могут быть перемещены в сторонние веб-хранилища.
4. Электронное архивирование может включать объединение множества файлов, часто их сжатие и шифрование. Такая практика может уменьшить требования к пространству для хранения, а шифрование может сделать данные доступными только для тех, у кого есть ключ для доступа.
5. Обеспечение целостности заархивированных данных имеет важное значение, и алгоритмы обнаружения ошибок обычно используются для проверки того, что копия совпадает с оригиналом.
6. В то время как цели архивирования производственных данных заключаются в снижении затрат и повышении производительности, непроизводственные данные обычно архивируются в соответствии с нормативными требованиями (в дополнение к записи истории). Правительственные постановления требуют, чтобы определенные записи, такие как финансовые счета, хранились в течение определенного количества лет.
7. Сохранение электронных данных сталкивается с рядом уникальных проблем. Технический прогресс в индустрии информационных технологий идет чрезвычайно быстро, и это приводит к тому, что аппаратное и программное обеспечение, используемое для создания данных, быстро устаревает.
8. Носители данных становятся все более компактными, и новые носители, использующие другие форматы файлов, могут быть не в состоянии считывать данные, созданные старыми носителями. Новые версии программного обеспечения также регулярно выпускаются, чтобы использовать преимущества технологических усовершенствований, и текущие версии могут не иметь возможности считывать данные, созданные старыми версиями.
9. Было предложено несколько стратегий для решения проблем читаемости, связанных с архивными данными. К ним относятся регулярное копирование старых данных на новые носители, регулярное преобразование старых данных в новые форматы и разработка программ эмуляции, которые могут позволить существующим системам моделировать более ранние среды и считывать данные, созданные в этих средах.
10. Архивирование электронных данных должно решать проблемы с удобочитаемостью, и это часто решается путем пометки каждого документа политикой хранения. Данные, срок полезного использования и установленный законом срок службы которых истек, могут быть удалены безвозвратно, что позволяет сэкономить на сохранении старых данных в удобочитаемом формате.
11. Архивирование включает в себя оценку того, почему и как долго следует хранить каждый документ. Также следует определить метод удаления просроченных данных.
12. Учитывая, что одной из основных целей архивирования является соблюдение законодательных требований, внимание к проблеме удобочитаемости становится еще более важным. В противном случае бизнес может столкнуться с серьезными проблемами, например, когда электронное обнаружение определенных документов, необходимых для судебных разбирательств или аудита, становится невозможным.

Архивирование документов является важной функцией управления документами. Это может сократить расходы, повысить производительность системы и предотвратить серьезные юридические проблемы у бизнеса. Особое внимание следует уделить обеспечению читаемости архивных электронных данных в течение всего срока их службы, поскольку данные могут легко стать нечитаемыми, когда старая технология заменяется новой.

Была ли эта статья полезной для вас?

4 ключевых элемента безопасного архивирования документов

Что общего у T-Mobile и Capital One (кроме чрезвычайно успешного бизнеса)? Оба они стали жертвами хакеров, в результате чего информация о клиентах была скомпрометирована.

Эти две компании, безусловно, не одиноки, бесчисленное множество других постигла та же участь. Судьбы, которой, вероятно, можно было бы избежать, приняв более эффективные меры безопасности.

Безопасное архивирование документов является одной из таких мер безопасности.

Он защищает документы и данные, помогая вам стать безбумажным офисом, систематизировать и хранить документы, соответствовать определенным стандартам соответствия и поддерживать непрерывность бизнеса за счет активного резервного копирования.

 

4 столпа безопасного архивирования документов

Вот четыре ключевых элемента безопасного архивирования документов: 

1. Шифрование и права доступа

Первый ключевой элемент безопасного архивирования документов состоит из:

5 Аутентификации Все сотрудники должны иметь доступ к своим документам с уникальным именем пользователя и паролем.
• Трафик данных: При передаче данных следует использовать более безопасный протокол HTTPS, а не HTTP.
• Управление доступом: Должны быть возможны несколько уровней доступа в зависимости от рабочих ролей, конкретных групп и отделов.
• Шифрование: Все данные должны быть защищены в соответствии с одним из самых безопасных методов шифрования данных, используемых правительством США для защиты конфиденциальной информации: (AES) 256-битное шифрование.

2. Резервирование и защита от вирусов

Резервирование и защита от вирусов защищают данные и обеспечивают непрерывность бизнеса.

• Избыточность данных: Несколько случаев избыточности данных обеспечивают возможность восстановления данных, даже если активная система становится недоступной. По крайней мере, ваши данные должны храниться с резервными копиями в двух разных регионах для географической избыточности.
• Защита от вредоносных программ: Для безопасного архивирования документов требуются встроенные функции для защиты ваших данных и документов от вредоносных программ.

3. Суверенитет данных и разделение

Данные суверенитет может показаться выбором, но это также необходимость, а разделение данных гарантирует, что данные клиентов всегда остаются конфиденциальными.

• Суверенитет данных. Хранение данных в пределах границ, в которых работает бизнес, имеет решающее значение для многих организаций. А поставщики облачных услуг, в свою очередь, должны следить за тем, чтобы данные и резервные копии оставались в тех границах, которые обычно защищают информацию о клиентах.
• Разделение данных: Данные и документы клиента должны быть полностью отделены от системных данных программного обеспечения для архивации документов.

4. Честность и аудит

Целостность документа просто означает, что документ остается неповрежденным. Следующее имеет решающее значение для подтверждения целостности документа:

• Регистрация изменений: Решение для безопасного архивирования документов должно записывать каждый доступ к документу и изменение, чтобы создать полную историю документа для подготовки к аудиту.
• Управление версиями: Надлежащее управление версиями гарантирует, что вы можете легко получить доступ к изменениям документа и что вы когда-либо редактируете только самую последнюю версию документа. Кроме того, вы всегда можете получить доступ к исходному целочисленному документу для целей аудита.
• Электронные подписи: Решение для архивирования должно обеспечивать возможность электронной подписи ваших документов безопасным способом, т.