Подготовка дел к сдаче в архив: Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка дел к сдаче в архив

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ  [c.273]

Подготовка дел к сдаче в архив  [c.275]

Ответ дают Основные- — правила , утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 году. Под постановкой документальной части делопроизводства, читаем в Правилах, понимается организация работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив, которая включает в себя оформление документов, их учет и создание учетно-справочного аппарата к ним, классификацию и индексацию документов, составление номенклатур дел и формирование дел, а также экспертизу научной и практической ценности и подготовку дел к сдаче в архив учреждения 1. Из этого определения следует,, что документальная часть, делопроизводства понятие более широкое, чем понятие текущий архив , оно охватывает большую часть процессов, рассмотренных выше, относящихся собственно к постановке делопроизводства. Это- подтверждают и Основные правила , согласно которым постановка документальной части определяется инструкциями по делопроизводству 2.

 [c.134]

Материалы принимают в архив учреждения только после их научно-технической обработки. Подготовка дел к сдаче в архив включает правильное формирование и оформление дел, их описание на обложке, систематизацию и составление описей. Обработку документальных материалов производят сразу же после окончания их производством и проведения экспертизы практической и научной ценности.  [c.146]

Основные правила предусматривают различные требования по подготовке дел к сдаче в архив учреждения. Так, для дел постоянного и долговременного хранения установлены повышенные требования к оформлению и обработке их. Для материалов, со сроками хранения до 10 лет включительно, предусмотрена упрощенная обработка.  [c.146]

ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ. ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ  [c.197]

Подготовка дел к сдаче в архив производится различно в зависимости от сроков их хранения. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются после их научно-технической обработки проверки правильности группировки документов в дела, брошюровки, нумерации, описания документов на обложках дел, систематизации дел и внесении их в опись.  [c.197]

Подготовка дел к сдаче в архив учреждения. Перечни документальных материалов  [c.200]

Цель познакомиться с правилами подготовки дел к сдаче в архив, с перечнями документальных материалов.  [c.200]

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ  [c.72]

Каков порядок подготовки дел к сдаче в. архив учреждения  [c.75]

Архивными органами разработан ряд нормативно-методических документов, в которых описаны общие требования к составлению и оформлению документов, порядок работы с ними. Эти акты излагают требования к организации работы с документами после выхода их из оперативной работы группировку документов в дела и порядок их расположения внутри дела, описание обложек дел, текущее хранение дел, проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения, порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения и подготовки дел к сдаче в архив. В специальном справочнике-перечне указаны сроки хранения документов.  [c.25]

Заключительным этапом работы с документами в текущем делопроизводстве является подготовка дел к сдаче в архив учреждения для последующего их хранения и использования.  [c.162]

Заголовок на обложку дела обычно переносится из номенклатуры дел, согласованной с местным архивным учреждением. При подготовке дела к сдаче в архив заголовок может быть уточнен в ходе полистного просмотра документов.  [c.171]

В раздел Подготовка документов к сдаче в архив включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.  [c.211]

Основные технические обязанности по делопроизводственному -обслуживанию выполняют секретари. Должностная инструкция секретаря включает как документное, так и бездокументное обеспечение работы учреждения (структурного подразделения). Вне зависимости от специфики учреждения в обязанности секретаря входят выполнение заданий и поручений руководства, прием и регистрация документов, наблюдение за своевременным возвращением корреспонденции исполнителями, оформление и хранение документов, составление номенклатуры дел, формирование дел и подготовка их к сдаче в архив учреждения, печатание срочных небольших по  [c. 81]

Функции архива прием, учет, хранение и использование дел оказание методической помощи в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях подготовка дел к передаче на хранение.  [c.99]

Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими устройствами (замками), которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы. Таким образом появляется возможность соединения нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архив остается только изъять документы из регистратора и подшить их в другие папки, а освобожденную от документов папку-регистратор можно вновь использовать в делопроизводстве.  [c.161]

КАНЦЕЛЯРИЯ — самостоятельное структурное подразделение организации, подчиняющееся, как правило, директору. Главная задача К. — организация и руководство службой делопроизводства. Основные функции К. обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению, осуществление контроля за сроками исполнения документов, организация работы по регистрации, учету и хранению документов, разработка номенклатурных дел и подготовка материалов к своевременной сдаче в архив, печатание и размножение служебных документов, компьютеризация делопроизводства, участие в подготовке созываемых руководством совещаний, организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов и др.  [c.116]

Разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за правильным формированием дел в подразделениях предприятия и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив.  [c.390]

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное.

Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела  [c.309]

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы) проставляются также  [c.180]

При подготовке дела к хранению или сдаче в архив эти элементы должны быть уточнены и дополнены следующими сведениями  [c.206]

ИНСПЕКТОР ПО КАДРАМ — должность в системе управления персоналом относится к 4—5-му разряду по оплате труда в соответствии с ET . Должностные обязанности И. по к. осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации ведет учет личного состава организации, ее подразделений оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью участвует в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам подготавливает необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссий заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа ведет учет предоставления отпусков работникам оформляет документы для назначения пенсий изучает движение и причины текучести кадров составляет установленную отчетность подготавливает документы к сдаче на хранение в архив.

Требования к квалификации по разрядам оплаты среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее трех лет. в т.ч. в данной организации не менее одного года 4-й разряд — при выполнении должностных обязанностей И. по к. 5-й разряд — при выполнении должностных обязанностей старшего И. по к.  [c.98]

Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ во обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т. д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций.  [c.288]

Должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими Единую государственную систему делопроизводства порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию порядок ведения учета и составления отчетности структуру предприятия основы организации труда правила эксплуатации технических средств основы трудового законодательства правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.  [c.254]

Должен знать положения и инструкции о порядке приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими Единую государственную систему делопроизводства порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию структуру предприятия правила внутреннего трудового распорядка основы научной организации труда правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

— -  [c.202]

После сдачи годового отчета все документы бухгалтерии, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации. При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (если нет архива) или передаче дела в архив организации в соответствии с установленными правилами оформление производится дела. Эта работа проводится сотрудником бухгалтерии, ответственным за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, им может проводиться полное или частичное оформление дел. Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела-папки. При этом в дело должны быть помещены документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и номенклатуре дел. При формировании вложений в папки необходимо соблюдение следующих правил  [c.204]

Подготовка к сдаче дел в архив включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов оформление дел составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под методическим руководством сотрудников архива.  [c.165]

Резолюция должна быть краткой. Ее следует писать на самом документе согласно ГОСТу. Не рекомендуется составлять резолюции на отдельных листках бумаги подкалываемых затем к основному документу, так как при подготовке дел к сдаче в архив учреждения подоб  [c.49]

Дела, законченные делопроизводством, в течение одного грда остаются в структурных подразделениях, затем передаются в архив учреждения. В 1979 г. сдаются в архив документы за 1977 г. Подготовка дел к сдаче в архив производится различно в зависимости от сроков их хранения. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются после их научно-технической обработки проверки правильности группировки документов в дела, брошюровки, нумерации, описания документов на обложках дел, систематизации дел и внесении их в опись.  [c.72]

В первых шести тематических разделах ЕГСД рассмотрены требования к подготовке служебных документов, организации документооборота, регистрации документов, к контролю их исполнения, группировке документов в дела и подготовке их к сдаче в архив учреждения, (см. об этом предыдущие главы настоящего учебника). Самостоятельные разделы ЕГСД посвящены организации труда работников делопроизводства и механизации делопроизводственных процессов.  [c.76]

Инструкция по делопроизводству вслед за ЕГСД является основным нормативным актом. Она устанавливает общие принципы организации делопроизводства в учреждении, определяет ответственность за ведение делопроизводства, функции и структуру делопроизводственного подразделения, требования к подготовке служебных документов, порядок приема и отправ.ки корреспонденции, регистрации, исполнения и контроля за исполнением документов, формирования и оформления дел, подготовки их для сдачи в архив учреждения.  [c.77]

Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.  [c.53]

Предприятие должно обеспечить своевременную и качественную подготовку документов, срок оперативного хранения которых истек, к передаче в архив предприятия или в ведомственный архив (по прЕймвдйеишпши предприятии создается экспертная комиссия (ЭК) в составе е-5 ловек. Подготовка документов и дел к сдаче в ведомственный архив включает  [c.28]

Документоведение и делопроизводство — Подготовка и передача дел в ведомственный архив

Оформление дел

Перед передачей в архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях).

С делами временного хранения (до 10 лет включительно) такая обработка не проводится, они могут храниться в тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел.

Эта работа проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем экспертной комиссии (ЭК) организации. Если документы из архива организации в дальнейшем поступят на государственное хранение — то и под контролем государственного архива.

Дооформление дел для сдачи в архив включает в себя следующий комплекс работ.

1. Пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела документы подшиваются в хронологическом порядке: по датам поступления и порядковым номерам; пересистематизировать документы в деле — значит переложить их так, чтобы первый документ был в начале дела.

2. Составление листа-заверителя дела. При закрытии дела оформляется лист- заверитель дела. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных листов, а также номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. При необходимости характеризуются особенности физического состояния документов.

3. Нумерация листов дела. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом углу нумератором или черным графитным карандашом; иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу; лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

4. Оформление реквизитов обложки дела по установленной форме. Для этого необходимо:

уточнить наименование организации, ее подчиненность на период создания документов, включенных в дело. Если наименования организации или структурного подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется над прежним;

уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых случаях в заголовок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят общий заголовок дела и заголовок каждого тома;

указать количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно;

указать крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документа, включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими цифрами. Например, 09.01-29.07.2002. Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на которое оно заведено.

5. Подшивка или переплет дела. Документы, составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

6. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную документацию, а также в случаях, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы директора по основной деятельности».

Внутренняя опись является своеобразным оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности документов.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело.

Составление описей

В делах, содержащих особо ценную и личную документацию, составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренние описи нужны в случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например, «Приказы директора по основной деятельности».

Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках и указание номеров листов каждого документа.

Опись — это систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Опись состоит из:

титульного листа;

описательной статьи;

справочного аппарата.

Описательная статья содержит:

порядковые номера дел по описи;

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела, полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

дату или крайние даты дела;

количество листов в деле;

примечания.

Опись дела составляется ежегодно, через год после завершения дел в делопроизводстве.

Организации, не сдающие документы на государственное хранение, готовят 2 экземпляра описи. Один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении организации.

Другие организации готовят 3 экземпляра описи для Госархива.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются:

качество формирования и оформления дел;

соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

качество подшивки или переплета дел;

правильность нумерации листов дела;

наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи;

правильность оформления обложки дела;

наличие и правильность заверительной надписи дела.

Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагают по степени значимости, в порядке номенклатуры дел.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждому тому присваивается самостоятельный номер по описи.

При внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками пишется заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами «то же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

Опись дел структурного подразделения:

подписывается составителем с указанием его должности;

рассматривается и одобряется ЭК;

утверждается руководителем.

Опись продолжается с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет до тех пор, пока количество внесенных в нее дел не достигнет тысячи томов. Тогда заводят последующую опись № 2 с самостоятельной нумерацией.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Их передача производится только по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. По истечении срока их хранения готовится акт об уничтожении.

Дела временного хранения передают в ведомственный архив по решению руководства в исключительных случаях.

Передача дел в архив организации

Помещено в тему: Архивное дело

Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Какие категории документов передают в архив
Обычно в архив организации сдают документы постоянного хранения и временного > 10 лет хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу.

Дела < 10 лет хранения обычно в архив не попадают, они остаются в отделах (где они заведены) до момента истечения сроков их хранения и утраты практической надобности. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, нет места для хранения в отделе). Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

За какие годы дела подлежат передаче в архив
Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год. Но сильно рано не рационально, потому что «свежие» документы могут понабиться в текущем делопроизводстве. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива.

График приема-передачи дел
В соответствии с существующими требованиями передача дел в архив должна происходить по графику. Этот график составляется в произвольной форме, из которого можно понять, какое структурное подразделение (можно даже указать конкретного исполнителя) и когда будет осуществлять передачу документов в архив.

Срок приема-передачи лучше указывать не 15.10.2014, а в более широком варианте – октябрь. Возможно, именно 15 октября случится кризис, а так у вас будет временное пространство для маневра.

График составляет ответственный за архив, согласовывает его с начальниками отделов, которым предстоит передача документов. Затем график утверждает руководитель организации. Или допустимо его утверждение руководителем службы делопроизводства, в состав которой обычно входит архив.

Порядок передачи дел в архив
В результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо включить в установленной формы сдаточную опись (ее образец непременно будет далее).

Звучит заумно. Но если все формулировать упрощенно, то это обозначает следующее. По номенклатуре дел необходимо наметить дела постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу) и внести в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив (заранее на предстоящий год).

Уже во время подготовки дел к передаче в архив не забудьте поинтересоваться у исполнителей о наличии в отделе других дел данных категорий. Так как они могли завести дополнительные дела в течение года и даже не проинформировать службу делопроизводства об этом (поэтому их и нет в номенклатуре). Такие дела тоже надо включать в сдаточную опись.

Если обнаруживается отсутствие какого-либо дела, то служба делопроизводства имеет право запросить справку о причинах.
 

 
И, как правило, на этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. И не только дел, готовящихся к передаче в архив, а смотрят так же как ведутся дела на стадии текущего делопроизводства. Если дел образовывается много, то знакомятся выборочно, чтобы составить представление о состоянии делопроизводства в отделе. В случае необходимости специалист архива раздает направо и налево ценные указания по устранению, улучшению и т.д.

После сдачи документов в архив проводится их научно-техническая обработка (в том числе они прошиваются в твердую обложку). При этом дела, как правило, переформировываются и оформляются в соответствии с нормативными требованиями (ведь в текущем делопроизводстве могут иметь место некие отступления от правил). Хоть данные требования понять не так уж и сложно, но, тем не менее, все попытки оформления дел специалистами отделов обычно бесполезны. Так как обработчик потом все переделывает. Во всяком случае, ему проще сделать все правильно заново, чем пытаться исправить уже сделанное.

Поэтому в структурных подразделениях на стадии подготовки дел к передаче в архив самое главное – проверить полноту отражения информации на обложке дел. Саму обложку не требуется переделывать, особенно если ее изначально при заведении дела оформили в установленном порядке. Просто посмотрите, чтобы все необходимые сведения были отражены на обложках дел (если нет, то дописать хоть ручкой). Это необходимо, чтобы во время обработки (прошивки) дел было проще разобраться и избежать ненужной суеты.

Итак, когда в сдаточную опись включены все намеченные дела постоянного и долговременного хранения, то их доставляют в помещение архива. Вся информация о составлении описи документов в архив приведена в отдельной статье (образец и порядок ее заполнения). Если принято решение о передаче в архив дел временного срока < 10 лет хранения, то такие дела можно передавать без составления описей. В этом случае допускается их учет вести по номенклатуре дел.

К записи 130 комментариев

« Старые комментарии

Отбор и подготовка записей к изданию на микрофильмах

Фрэнк Б. Эванс
Информационный документ персонала № 19 (1970)
[Примечание]

Содержимое

• Введение
• Программа публикации микрофильмов NARA
• Выбор записей
• Определение объема публикации
• Организация и обработка записей
• Определение разрывов валков
• Описание записей
• Подготовка страниц-вставок
• Титульный лист
• Введение
• Содержание
• Специальные списки
• Рулонные банкноты
• Цели

• Подготовка специальных инструкций для оператора камеры
• Проверка негативной пленки
• Подготовка описательной брошюры

---

Введение

Цель этого информационного документа для персонала состоит в том, чтобы сделать доступным в удобная форма, рекомендации по выбору и подготовке записей для микрофильма публикация. Поскольку каждый блок записей уникален, невозможно предвидеть каждую проблему, связанную с выбором и подготовкой, которая может возникнуть; поэтому эту статью следует рассматривать скорее как вспомогательное средство, чем как набор обязательные инструкции, не подлежащие изменению. Архивариус должен применять знания и суждения в отношении каждой публикации микрофильмов, но внимательное отношение к этим рекомендациям, которые основаны на утвержденных стандартах и практики, поможет обеспечить архивное качество и полезность публикация.

Программа публикации микрофильмов НАРА

Программа NARA для публикации записей на микрофильмах предназначена для обслуживания несколько важных целей: (а) сделать копии доступными для использования лицами, которые не может удобно посетить хранилище для изучения оригиналов, (b) для защиты записи об ущербе, который в противном случае возник бы в результате многократного обращения, (c) для удовлетворения справочных запросов на записи, необходимые в нескольких местах одновременно время, и (d) обеспечить страховку от потери ценной информации в случае уничтожения оригинальных записей. Многие публикации микрофильмов включать описательную брошюру, которая информирует потенциальных пользователей о природе и объем публикации и позволяет им определить ее актуальность для их особые интересы. Брошюра также содержит информацию, предназначенную для облегчить использование версии записей на микрофильмах. Целью НАРА является иметь все подходящие записи, которые являются частью Национального архива США систематически включаются в эту программу публикации микрофильмов.

Выбор записей

Не существует простой формулы для определения того, какие записи подходят для публикация микрофильмов. Основным требованием является то, что большая часть информации содержащиеся в записях, не доступны в опубликованной форме, но Процесс выбора включает в себя целый ряд других соображений. Особенно важными являются основное содержание, физические характеристики, состояние и состояние записей. Собственные знания архивариуса об исследовательской ценности записи, основанные на его образовании и обучении в области исследований, его понимании потребностей и направлений исследований, а также использования и интереса выраженные в определенных записях исследователей, должны учитываться при оценке потенциальная ценность конкретной публикации микрофильма. Следующее к каждому блоку записей следует применять руководящие принципы для определения его пригодность для публикации на микрофильмах:

1. Записи должны иметь исследовательскую ценность для различных исследований или должны содержат основную информацию для хорошо зарекомендовавших себя и активных областей исследований.
2. Хотя публикация микрофильмов особенно подходит для объемных записей и особенно для длинных серий должно быть высокое соотношение информация, имеющая фактическую исследовательскую ценность по сравнению с общим количеством записи.
3. Записи должны быть достаточно полными и не подлежать изменению в будущем. присоединений любого заметного объема, особенно документов, которые должны быть inter поданы или добавлены в различных местах исходного корпуса записей. После микрофильмирования записей трудно и дорого включать в публикацию дополнительные документы, но это следует делать если документы были непреднамеренно опущены.
4. Записи, предназначенные для публичного использования, не должны публиковаться на микрофильм. Если такие записи микрофильмированы для сохранения и рассекреченные позднее, они могут быть опубликованы. Документы с ограниченным доступом иногда снимаются отдельно как последний ролик публикации на микрофильме.
5. Следует уделять должное внимание физическому состоянию записей и объему необходимых реабилитационных работ. Рекорды, которые будут снятые должны быть приведены в хорошем состоянии, чтобы избежать любого возможного повреждения, которое может результат обработки.
6. Записи следует снимать на видеокамеру только в том случае, если можно сделать разборчивые копии микрофильмов. полученный. Если исходные документы разборчивы, низкий коэффициент сокращения (Сноска 1) используется в микрофильмирование обычно дает микрофотографии, содержащие все основные деталь записи. Таким образом, записи одинакового или почти одинакового размера и чья бумага и чернила однородного цвета и оттенка, особенно подходят для микрофильмирование. Однако некоторые детали записи могут быть потеряны при воспроизведении, (a) если документы содержат очень мелкий шрифт или шрифт, (b) если они плохо светоотражающий контраст между текстом и бумагой, как в случае желтоватые или выцветшие чернила, цветная или потемневшая бумага, (c) если документы, например, карты, окрашены в разные цвета или (d) если многие документы негабаритный. Иногда документы большого размера можно удовлетворительно сфотографировать в перекрывающиеся участки при сравнительно низкой скорости сокращения.
7. Особое внимание следует уделить существующему расположению записей с точки зрения потенциальных пользователей и необходимости дальнейшего обустройства работа перед съемками. Должна ли ценность той или иной публикации оправдывать обширная и подробная договоренность, что работа должна быть спланирована так, чтобы избежать прерывая или препятствуя программе публикации микрофильмов.
8. Если записи выбраны для публикации из-за их связи с конкретному предмету, другие записи, относящиеся к тому же предмету, должны быть рассматривается для публикации. После выбора все записи, относящиеся к одному и тому же тема должна быть опубликована, если это возможно, в тесной последовательности.

Дополнительные соображения могут быть применимы к определенным группам записей. Ни одно из соображений не должно обязательно быть определяющим фактором при выборе записи для публикации микрофильмов, но все они имеют значение, удобство использования и стоимость публикации.

Определение объема публикации

Записи, отобранные для публикации на микрофильмах с учетом предыдущего затем следует пересмотреть руководящие принципы, чтобы определить пределы и характер каждого публикация. По общему правилу публикация микрофильма должна включать архивная серия. Поэтапная подготовка публикации микрофильма — съемка только частей сериалов или избранных документов — редко бывает экономичной и часто приводит к неудовлетворительному продукту ограниченной ценности. Одноразовый предметы, дубликаты и записи, не имеющие существенной исследовательской ценности, как правило, должны исключить из публикации. Поскольку подокументные определения исследовательская ценность неосуществима, вся серия должна быть микрофильмирована, когда записи, представляющие небольшую исследовательскую ценность, не могут быть легко отделены и опущены. Все упущения в публикации микрофильма должны быть отмечены в пояснительной записке. вставить страницы для информации пользователя фильма.

Хотя публикация, как правило, должна ограничиваться и включать серия, особые обстоятельства могут оправдать пропуск частей серии или включение в одно издание нескольких серий из одной или нескольких групп записей. Были сделаны ценные публикации из совершенно отдельных подсерий, относящихся к какой-то особый предмет, функция или географическая область, например, отдел внутренних дел. Территориальные документы, Айдахо, 1864-90 (M191). Несколько серий с одной записи группа была выбрана для выпуска таких изданий, как «Записи 10-го Военное ведомство, 1846–1851 гг. (M210), и следственные и судебные документы, касающиеся до убийства президента Линкольна (M599). Части серии из более чем одна группа звукозаписей была опубликована как Records, относящаяся к Соединенным Штатам. Геодезическая экспедиция в северную часть Тихого океана, 1852–1863 гг. (M88), а также как история Филиппинское восстание против США 1899-1903 гг. Документы, относящиеся к проекту военного ведомства по публикации истории (М719). Кроме того, отдельные документы из многих серий в различных группы записей объединены для микрофильмового приложения к печатному объем записей, касающихся территории Висконсин (M236).

Объем каждой публикации микрофильма должен быть тщательно определен, и все существенные отклонения от руководства «вся серия» должны быть полностью объясняется на вкладышах.

Организация и обработка записей

Расположение записей как на уровне файла, так и на уровне элемента должно быть совершенствуется до того, как записи будут сняты, поскольку практически невозможно переставить изображение на пленке. Иногда, даже если записи могут быть в полном порядке, необходимо будет временно изменить их расположение, чтобы произвести копия микрофильма, которую можно использовать более легко. В общем, следующее должны применяться руководящие принципы относительно расположения:

1. Индексы, реестры и другие подобные средства поиска должны быть сняты до записи, которыми они управляют. Таким образом, индекс или регистр в конце тома должны быть сняты перед записями, содержащимися в томе. Если индекс или страницы реестра расположены не в правильном алфавитном или числовом порядке, инструкции по изменению последовательности съемок должны быть даны камере оператор.
2. Пустые страницы снимать нельзя, но если пустые страницы пронумерованы, объяснение упущения должно быть включено во введение, если ситуация является общей или в примечаниях к конкретному рулону.
3. Если обратная сторона несшитых документов или последняя страница сшитых документов содержит индоссаменты или цифры, такие данные должны быть сняты перед текстом документов.
4. Вложения должны быть сняты сразу после сопроводительных писем. Если два или более вложений и ни передающий документ, ни маркировка на корпусе указывает на их надлежащий порядок, они должны быть засняты по их порядковым номерам или, если они отсутствуют, по их даты.
5. Справочные карточки и этикетки папок следует снимать только в том случае, если они содержат идентифицирующую или поясняющую информацию, полезную для пользователя фильма. Если снятые, они должны предшествовать записям, к которым они относятся.
6. Как указывалось ранее, дубликаты и одноразовые предметы должны быть удалены. из записей или идентифицированы таким образом, что оператор камеры не будет их снимать. Записи, представляющие незначительную исследовательскую ценность, если они легко отделимы. группы, также должны быть удалены или идентифицированы таким образом, чтобы предотвратить их съемку. Однако все такие упущения должны быть объяснены во введении публикации или на пояснительных листах-вкладышах в соответствующих местах фильм.
7. Опубликованный материал, даже если он является неотъемлемой частью серии пластинок, не следует снимать на видео, если оно защищено авторским правом. Упущение таких материал должен быть обозначен киносъемкой титульного листа издания вместе с листом-вкладышем, поясняющим, что текст не снимался.

В дополнение к вышеуказанным соображениям, архивариус, обрабатывающий документы для публикация микрофильма должна подготовить каждый элемент записи для камеры, как тщательно, как копия готовится к печати, — и со знанием того, что не будет никаких доказательств для исправления ошибок, промежуточных к выдаче конечный продукт. Такая обработка обычно включает следующие этапы:

1. Удаление всех зажимов, скоб, скоб и других крепежных элементов из папок и из многостраничных документов с помощью соответствующего инструмента, чтобы предотвратить разрыв или иное повреждение документов.
2. Ослабление или снятие лент или других застежек, прикрепленных к документы так, чтобы их можно было открыть в достаточной степени для микрофильмирования.
3. Разглаживание документов для устранения складок и складок (если увлажнение не требуется), а также очистка и ремонт очень хрупких или сильно порванных страниц. настолько, насколько это необходимо для получения полного и плоского изображения.
4. Проверка каждого документа в каждой папке или другом файле, чтобы убедиться, что все документы доступны или учтены, и что они находятся в их правильная последовательность.
5. Проверка нумерации и порядка всех страниц в многостраничном документов и отмечая все упущения; отмечая недостающие части страниц, пятна, разрывы или стирания, которые влияют на текст любого документа, и отмечая все другие нарушения, влияющие на архивный характер и удобочитаемость материал. НАРА
6. Проверка каждого переплетенного тома страница за страницей на полноту и непрерывность, отмечая все отсутствующие страницы, страницы не по порядку, увечья и другие неровности.

Когда тома в переплете, такие как книги для прессы, содержат настолько тонкие страницы, что текст последующих страниц просвечивает, оператор камеры должен быть проинструктирован подкрепить каждую страницу непрозрачной белой бумагой перед съемкой страницы. Все порвано или вырезанные страницы должны иметь чередование, чтобы привлечь внимание к отсутствующим частям. Когда документы настолько сильно переплетены, что текст рядом с переплетом может быть неразборчивым или теряется из-за затенения или потери фокуса камеры, необходимо ослабить крепление или, при необходимости, обрезать перед съемкой. Крепления следует ослаблять или резать только когда это абсолютно необходимо. Для большинства томов в переплете использование подставки для книг (сноска 2) камерой оператор обеспечит удовлетворительное изображение.

Определение разрывов валков

После того, как записи были оформлены и обработаны для киносъемки, они должны быть разделены, чтобы соответствовать проектируемым рулонам. Хотя катит в среднем 100 футов в длину представляют собой максимальное использование пленки, этот идеал редко может реализоваться на практике. Архивариус должен целиться в рулон пленки размером около 85 футов в длину, включая лидера и трейлер (всего около 6 футов пустая пленка в начале и в конце рулона, необходимая для большинства микрофильмов считыватели для заправки и перемотки рулона). Эта процедура позволит средний допуск 10 футов в любом направлении, и это сведет к минимуму повреждение в работа с готовой копией фильма.

Количество изображений, которые можно разместить на рулоне пленки, зависит от коэффициент уменьшения, размер документов и размещение изображения на пленке. По большинству архивных материалов, которые воспроизводятся на 35-мм. фильм, сокращение соотношение будет колебаться от 10 к 1 до 15 к 1. Размещение изображения определяется не только размером и типом документов, а также их разборчивостью. Четыре принятые места размещения изображений для фильма с символами, используемыми для обозначения каждого, следующим образом:

1. Размещение IA.

   Одна страница, воспроизведенная на пленке вдоль, с текстом справа углами к краям пленки.

2. Размещение IB.

   Одна страница с текстом, параллельным краям пленки.

3. Размещение IIA.

   Двусторонняя пленка с текстами под прямым углом к ​​краям фильм.

4. Размещение IIB.

   Двойная страница с текстом, параллельным краям пленки.

Размещение IB — экспозиция на одной странице с текстом, параллельным краям пленка — это обычное место размещения изображения для большинства рукописных материалов.

Неопытному человеку следует начать с подсчета отдельных документов в с точки зрения количества экспозиций для определения количества страниц, папок, дюймов, или коробки с записями, которые можно воспроизвести на рулоне пленки. На основе эти оценки опыта затем могут быть сделаны для записей одного и того же физического типа. и размер. Делая такие оценки, следует помнить, что съемка обоих стороны одной страницы требуют двух экспозиций, и необходимо делать допуски для типа и толщины бумаги и размера документов. Как общая рекомендация, если коэффициент уменьшения 14-к-л и обычное изображение используется размещение фунтов, 85-футовый рулон пленки вмещает около 1000 экспозиций или изображений материала размером с букву. Эта сумма также может быть выражена как 12 изображений — но не обязательно 12 документов или страниц — на фут пленки.

Смета на каждый рулон пленки должна производиться с учетом физического расположение записей для определения их фактического разделения на выступающие валки. Особое внимание следует уделить точкам разделения, поскольку они помогают упростить подготовку страниц-вкладышей и значительно увеличивают простота использования конечного продукта. Точное указание — по том, файловая единица или документ — должно быть указано, где заканчивается один рулон и следующий начнется. Маркер должен быть вставлен среди записей в каждом такая точка. Чтобы быть систематическим и библиографически приемлемым, должны быть выполнены в соответствии со следующими рекомендациями:

1. В хронологическом ряду несвязанных записей разрывы должны быть сделаны в конце года или, при необходимости, наилучшим образом использовать пространство, доступное на данном рулон, на конец квартала или месяца,
2. В алфавитном ряду несвязанных записей следует делать разрывы между буквами алфавита или в логических местах внутри одной буквы в случай объемных именных файлов.
3. В сериях тематических или числовых файлов или переплетенных томов разрывы должно быть сделано между двумя папками или в конце тома.

Если предполагается, что для трех томов потребуется два полных рулона пленки, планирование каждого тома на отдельном рулоне не только облегчит его использование но и упростит задачу описания содержимого каждого рулона. А отдельный индекс, относящийся к двум или более томам, снятым на двух или более рулонах обычно должны быть сняты на каждом рулоне. Указатель или другое вспомогательное средство для поиска одного тома или для документов, снятых на один рулон, должны быть воспроизведены в начале этого ролика. Таким образом, разрывы рулонов следует тщательно планомерно и должно быть логичным и систематическим.

Разделение записей на предполагаемые рулоны должно быть записано в достаточном детали, чтобы помочь в подготовке всех необходимых титульных листов, примечаний к ролям и цели. Информация о разрывах валков также будет необходима для подготовки введение, любые специальные списки, цели и оглавление для публикация микрофильмов.

Описание записей

Публикация на микрофильме предоставляет пользователю точную копию каждой записи снято, но он, тем не менее, не может визуализировать настоящее тело оригинала. записи, как это идентифицировано и организовано. Использование описательных страниц-вставок в публикация, начиная от введения до целей, призвана помочь компенсировать этот недостаток. Подготовка этого описательного материала является неотъемлемая часть подготовки к съемкам и работы по обработке каждого публикация микрофильмов. При подготовке большей части этого материала описательный брошюры, которые доступны для широкого круга публикаций микрофильмов, следует использовать в качестве ориентиров.

Подготовка страниц-вставок

Для каждой публикации микрофильма должны быть подготовлены следующие страницы-вкладыши для редактирования и представления в виде черновика — напечатано с двойным интервалом:

Титульный лист,
Введение и
Содержание.

В зависимости от конкретной публикации могут нужно для:

Особые списки,
ролл-ноты и
мишени.

Титульная страница

Для каждого рулона публикации на микрофильме требуется титульный лист, содержащий следующую информацию:

1. Название программы — «НАЦИОНАЛЬНЫЕ АРХИВЫ ИЗДАНИЙ НА МИКРОФИЛЬМАХ» — и порядковый номер издания по форме «Микрофильм Публикация M___.» Серийный номер будет присвоен по запросу Продукта. Персонал по разработке и распространению.
2. Название конкретной публикации микрофильма. Вообще название должны быть рекомендованы подразделением, ответственным за хранение документации; должно быть как можно более точным и кратким, но в то же время он должен полностью идентифицировать публикация. Для отдельных серий записей название микрофильма публикация должна быть основана, но не обязательно идентична название серии, указанное в описях и других вспомогательных средствах.

   По возможности, название публикации должно указывать тип записи, название учреждения или должность должностного лица, чьи записи представляют собой публикацию, а также включительно даты записей. Вариации этого шаблона иногда необходимы, чтобы приспособиться к выбранным записи из нескольких серий, которые могут находиться более чем в одной группе записей.

3. Номер списка в публикации. Номера рулонов не используются для однорулонные издания.
4. Краткое описание содержания ролика — подзаголовок, если есть, номер тома, включительно даты, включительно буквы алфавита или другие сопоставимые данные.

Введение

К каждой публикации на микрофильмах должно быть подготовлено введение. введение должно быть снято после титульного листа на начальном ролике и, за очень немногими исключениями, на каждом последующем рулоне каждой публикации. Цель введения – дать исследователю общее информацию об издании, которая наилучшим образом облегчит его использование. введение не претендует на роль монографии об агентстве или официальном кем были собраны записи или о предметном содержании записей. Это должен быть кратким и объективным, и он должен представлять информацию в логический способ. Введение, как правило, должно включать следующее элементы:

1. Вступительное заявление с указанием объема публикации и краткое описание воспроизведенных записей: название(я) серии и физический форма записей — тома, несвязанные документы или пресс-копии — их включительно даты, и, если это может быть определено заранее, количество ролики в публикации. Следует также упомянуть любые легко имеющиеся средства поиска, относящиеся конкретно к отснятым записям.
2. Информация об истории и функциях агентства, история записей, а также любые отметки на записях, которые необходимы для понимание использования записей, участвующих в публикации.
3. Заявление об исследовательской ценности записей с точки зрения любого значимое предметное содержание, которое не очевидно в названии публикация.
4. Подробное и конкретное заявление, необходимое для указания расположение оригинальных записей и объяснение любых вариаций между оригинальной аранжировкой и версией микрофильма. Специфический следует упомянуть любое упущение одноразовых предметов, дубликатов или документы незначительного исследовательского значения.
5. Заявление, идентифицирующее микрофильмированные записи с точки зрения их записи название группы и номер, подгруппы, в которую они входят (если применимо), и название их серии, а также предоставление информации о тесно связанные записи в одной группе записей или подгруппе. Если связанные записи микрофильмированы, название и номер микрофильма публикация должна быть предоставлена. Если публикация состоит из выбранных записей из одной или нескольких серий следует дополнить их полную идентификацию заявлением о критериях, которыми руководствовался выбор, и объяснение того, как критерии применялись к записям.
6. Информация о любых специальных списках, списках выбора или документах, схемы регистрации, приложения или другие вспомогательные средства поиска, которые снято после введения и перед оглавлением.
7. Заявление о тесно связанных записях в других группах записей, при условии, что такие записи могут быть легко идентифицированы по опубликованным вспомогательным средствам поиска. Если какая-либо из этих записей была микрофильмирована, название и номер публикация микрофильма должна быть предоставлена.
8. Имена сотрудников, занимавшихся организацией и обработкой записей для съемок и кто подготовил описательный материал, должны быть указаны на конец вступления.

Содержание

Содержание должно включать список рулонов и краткое описание записей, воспроизведенных на каждом рулоне. Эта информация обычно получают из титульных листов и мишеней. Хотя один рулон публикации обычно не имеют оглавления, описательного списка предоставляется под заголовком содержание для некоторых типов записей.

Специальные списки

Если записи, подлежащие съемке, описаны только в общих чертах в опубликованная помощь в поиске, или если их характер или исследовательская ценность оправдывают дальнейшая описательная работа, может быть подготовлена ​​дополнительная помощь по поиску с утверждение начальника подразделения, ответственного за хранение документации. Такой поиск помощи, обычно именуемый для удобства специальным списком, может заполнить очевидную потребность там, где не существует помощи в поиске, может завершить или усовершенствовать существующие, но неадекватные средства поиска или могут дополнять общие средства поиска с более подробной информацией.

Специальный список может иметь форму указателя, приложения, документа список, список заголовков файлов или файловая схема или список подобных типов информация, часть которой может быть получена из примечаний, если таковые имеются. Указания по составлению специальных списков приведены в Штабе Информационный документ 17 (пересмотренный). Специальные списки для публикации микрофильмов обычно следует снимать после вступления и перед столом содержание, но если применимо только к некоторым рулонам публикации, списки должны быть сняты перед записями, к которым они относятся. Только специальные списки которые относятся ко всей публикации микрофильмов, будут включены в описательная брошюра.

Примечания к рулону

Примечания, относящиеся к записям в конкретном списке, должны быть подготовлены, когда необходимо, а записи должны быть сняты сразу после вступления или специальный список на этом рулоне (или после содержимого на рулоне 1 мультирулона издание). Такие заметки не используются для однорулонных изданий. Рулон примечания должны быть как можно более краткими, но должны включать все основные информация, специально применимая к записям, снятым на пленку и опущено во введении, так как не применимо к публикация.

1. Если названия томов или серий и информация, представленная в введения недостаточно для адекватного описания записей воспроизводится на рулоне, дополнительные описательные или пояснительные данные должны быть данный.
2. Если есть существенные различия в расположении записей воспроизводится на рулоне по общему образцу расположения, указанному в введение, следует указать вариации и, по возможности, учесть за.
3. Все существенные упущения и неточности в воспроизведенных записях в рулоне, например отсутствующие документы и страницы или пустые пронумерованные страницы, не снято, следует отметить, если такая информация не включена в введение.
4. Заметки по списку могут также использоваться для объяснения ссылок на файлы, аннотаций или другие маркировки, которые могут быть на пластинках, воспроизведенных на конкретном рулоне.

Цели

Мишени представляют собой листы-вкладыши, которые максимально кратко идентифицируют записи, которые должны последовать. Мишени должны быть вставлены и сняты после титульный лист или введение (или специальный список или заметки, если таковые имеются) на каждом рулон или после оглавления на рулоне 1 многорулонной публикации, и в соответствующих местах по всей публикации. Информация то, что обеспечивает цель, будет варьироваться в зависимости от ее назначения.

1. Каждая цель должна содержать как номер броска, так и номер цели. Каждый набор мишеней начинается с цифры 1 для каждого нового броска. Здесь нет цель 1, если нет других целей в том же броске.
2. Кроме того, цели, указывающие на дивизии в списках, должны давать только номер тома, или включительно даты, или другую разбивку записей, если такие краткие легенды вместе с информацией на титульном листе или рулоне примечания, адекватно идентифицировать записи в этом списке.
3. Цели также должны быть подготовлены и вставлены там, где метки папок, файлов направляющие или аналогичные удостоверения, необходимые для использования записей, не могут сниматься. Пробелы или преднамеренные пропуски в записях должны быть указаны в примечание к рулону, если это применимо к конкретному рулону. Архивариус также может использовать прокладочный лист или карточка среди записей для указания пропущенных цифр или букв если количество упущений велико.

После проекта титульного листа, введения и содержания, а также любых специальных списки, перечни и цели были утверждены и отредактированы Персонал по разработке и распространению продукции, отформатированная копия всех вкладышей страницы подготавливаются этим подразделением для использования при съемке записей и пересылаются к блоку проекта. Разместит человек, подготовивший пластинки к съемкам. каждая страница вставки в правильное положение среди записей перед их отправкой к оператору камеры.

Подготовка специальных инструкций для оператора камеры

В зависимости от наличия опытных операторов камеры также может быть необходимым архивариусу, готовящему документы к киносъемке, чтобы подготовить специальные письменные инструкции по использованию камеры оператором. Когда необходимо эти инструкции, которые должны быть переданы через отдел разработки продукта и дистрибьюторский персонал, должен включать:

1. Порядок киносъемки, особенно в отношении томов, содержание которых отсутствует порядка, индексы и реестры в конце тома, индоссаменты и приложения.
2. Метод обработки определенных документов и типов записей, требуют особого внимания и не были индивидуально помечены инструкции, включая документы, которые должны быть опущены, и те, которые негабаритные, порванные или с отсутствующими частями страниц, с плохим цветовым контрастом и разборчивость.

Ответственность за принятие решений по особому обращению несет архивариус планирования и подготовки публикации и должны быть сделаны во время предсъемки работу, а не оставлять на усмотрение оператора, незнакомого с записи.

Проверка негативной пленки

В идеале каждый рулон обработанной пленки в каждой публикации должен быть тщательно проверил экспонирование экспонированием по сравнению с оригиналами документов лицом ответственный за подготовку публикации. Осмотр следует проводить с будьте особенно осторожны с чистым устройством для чтения микрофильмов, которое не поцарапает и не пометит пленку в любом случае. Тщательный осмотр необходим для обеспечения полного охвата, разборчивость каждой экспозиции и надлежащая документация публикации; т. е. последовательность и содержание каждой страницы вставки, а также размещение и читаемость номеров кадров. Повторная сдача должна быть заказана для каждого неудовлетворительного экспозиции, и повторные снимки должны быть проверены аналогичным образом.

Необходимо проверять первые заполненные рулоны для каждой публикации. сразу после съемки, чтобы любые упущения, ошибки или неверные толкования Инструкции по съемке могут быть обнаружены в самом начале и изменены или дополнены. подготовлены и изданы инструкции. Если съемку делал опытный операторам камеры, как правило, необходимо осматривать только выбранные рулоны, включая один из первых завершенных рулонов.

Подготовка описательной брошюры

После вступления любые специальные списки и оглавление были сняты, они возвращаются в отдел разработки и распространения продукции для преобразования в описательную брошюру для публикации на микрофильмах. А титульная страница с названием публикации и внутренняя титульная страница с указанием заголовок и номер группы записей подготавливаются и предшествуют описанию. Любой специальные списки, созданные для публикации, обычно помещаются перед таблицей содержание.

Перед перепечаткой любых брошюр с описанием следует обратиться к соответствующую единицу хранения для возможного обновления и исправления.

Сноски

Сноска 1 — Коэффициент снижения отношение линейного размера объекта к соответствующему размеру изображение на пленке. Таким образом, если документ имеет длину 12 дюймов и соответствующий размер на пленке 1 дюйм, скорость уменьшения 12 к 1. Это соотношение также выражается как уменьшение на 12 диаметров, как уменьшение в 12 раз, а иногда как 12-кратное сокращение. Вернуться к тексту документа

Сноска 2 — Люлька для книг, используемая в Национальный архив напоминает деревянный ящик с откидным верхом из листового стекла. Внутри коробки две регулируемые платформы для поддержки обеих сторон книги. что страницы будут ровными, когда стеклянная крышка будет опущена. Деревянные стержни из различные диаметры могут быть вставлены через связывание объема, чтобы поднять центр. Многие современные фотокамеры для микрофильмов имеют встроенную гидравлическую систему. работает как книжная колыбель. Вернуться к тексту документа

---

Примечание: Эта веб-версия была подготовлена ​​в 1999 г. основано на:
Фрэнк Б. Эванс, Отбор и подготовка записей для Публикация на микрофильме , Номер информационного документа персонала 19 , опубликовано Национальным управлением архивов и документации, Вашингтон, округ Колумбия, 1970: 14 страниц.
Эта версия может отличаться от напечатанной версия.

Подготовка ваших файлов для университетского архива

Эти рекомендации призваны помочь персоналу и преподавателям определить, какие виды записей имеют потенциальную историческую или долгосрочную административную ценность.

Эти записи должны регулярно и регулярно передаваться в Архив. Руководящие принципы организованы таким образом, чтобы отражать типы записей, обычно связанные с конкретными офисами и отдельными лицами, а также типы материалов. Рекомендации не являются всеобъемлющими. В соответствии с политикой университета, пожалуйста, проконсультируйтесь с архивами, прежде чем уничтожать или удалять записи.

Политика Совета регентов в отношении библиотек и архивов регулирует все записи, созданные университетскими подразделениями, администраторами, сотрудниками и преподавателями. Определенные типы документов должны регулярно и регулярно передаваться в архивы. Однако многие записи могут быть переработаны или уничтожены по истечении определенного периода времени («срок хранения»).

В графике хранения документов Университетской программы управления записями и информацией содержится некоторая полезная информация о том, что можно уничтожить и переработать.

Связаться с архивом университета

Руководство и процесс для бумажных файлов

Подготовка файлов перед передачей помогает университетским архивам лучше просматривать, систематизировать и описывать ваши файлы.

• Удалить файлы из висящих папок. Если этикетки находятся на подвесных папках, прикрепите их степлером к папке. Если материалы еще не в папках, пожалуйста, замените висящие файлы папками.
• Удалите материалы из подшивок и поместите их в папки (добавление информации этикетки из подшивки в папки).
• Упакуйте коробки, но не слишком плотно. Вы должны иметь возможность удобно просунуть руку в коробку, а крышки должны плотно прилегать.
• Создайте электронный список файлов, чтобы облегчить их обработку. Список должен включать названия папок и даты, а также номера коробок, которые вы назначаете при упаковке.
• Создайте краткое описание материалов и включите соответствующую информацию
  • Наименование подразделения
  • Приблизительный диапазон дат записей
  • Краткое содержание (например, отчет о самообучении и переписка, 1980-1981 гг.; файлы и протоколы учебного плана, 1991-1994 гг.)
  • Общее количество ящиков
  • Пронумеруйте каждую клетку только карандашом в следующем формате: Ячейка 1 из 2; Вставка 2 из 2
• Свяжитесь с U Archives, чтобы договориться о переводе

Обработка ваших материалов

Наши сотрудники просмотрят, систематизируют и опишу файлы. Мы удалим некоторые типы материалов, такие как дубликаты, стандартные записи транзакций (например, туристические ваучеры) и определенные типы личной информации. Мы также удалим любые материалы, которые лучше подходят для циркулирующей коллекции библиотек, а не для архивов.

В зависимости от текущей схемы подачи документов, а также возраста и состояния материалов мы можем физически изменить порядок материалов и повторно сложить некоторые или все материалы. Как только это будет сделано, мы подготовим краткое описание материала с административной информацией и списком блоков. В некоторых случаях мы подготовим более подробный список папок. Эта информация собрана в руководство по сбору или помощь в поиске, которая будет размещена в Интернете и сделает коллекцию доступной для вас, других сотрудников Университета и общественности. Вы можете посмотреть некоторые примеры поисковых пособий на нашем сайте.

Доступ к файлам

Файлы всегда будут доступны для вашего использования на месте в Архиве, а справочная служба по телефону или электронной почте доступна для многих типов запросов. Онлайн-помощь по поиску будет служить вашим новым списком, и вы можете сослаться на него, когда будете звонить нам. В некоторых случаях мы можем пометить ваш первоначальный список новыми номерами ящиков и вернуть его вам, если он вам нужен в качестве перекрестной ссылки. Если это вызывает особую озабоченность, пожалуйста, не забудьте спросить во время передачи.

Материалы в Архиве хранятся постоянно, за очень немногими исключениями. Поскольку материалы редкие или уникальные, их необходимо использовать на месте в нашем безопасном читальном зале. Если вам нужны ксерокопии или сканы, мы можем предоставить их вам в соответствии с нашими процедурами.

Пожалуйста, свяжитесь с нами до вашего визита, чтобы материалы были готовы для вас в читальном зале, когда вы приедете. Некоторые части коллекций хранятся за пределами офиса, и для их извлечения может потребоваться день или два. В любом случае мы всегда признательны за предварительное уведомление, если вы планируете посетить.

Наверх

Руководящие принципы для цифровых материалов

Производство знаний происходит повсюду в Университете Миннесоты, все чаще в цифровых форматах без бумажного эквивалента. Хотя в мире цифрового контента нет определенности, создатели цифровой информации могут следовать передовым методам и установленным стандартам, которые помогут обеспечить устойчивый доступ и сохранение их материалов.

Программа University Digital Conservancy является «цифровым подразделением» университетских архивов и обеспечивает доступ к цифровым научным и административным записям Университета Миннесоты, а также предлагает несколько основных рекомендаций по передовому опыту, которые помогут вам управлять своими цифровыми файлами. Также возможна индивидуальная консультация.

Эти рекомендации по цифровому контенту (включая документы, фотографии, публикации и веб-сайты) предназначены для оказания помощи подразделениям кампуса и преподавателям при оценке своих материалов для передачи в университетские архивы.

Типы цифровых материалов Born включают:

• Рождённо-цифровые документы/электронные записи. Когда это возможно, преобразование в PDF сохранит форматирование. В некоторых ситуациях может потребоваться сохранение исходного формата файла.
• Публикации в цифровых СМИ. Может включать информационные бюллетени, газеты, брошюры, книги университета или о нем, которые имеют статический или интерактивный дизайн.
• Цифровые фотографии. Все цифровые фотографии должны сопровождаться описательной информацией.
• Собранные или просканированные веб-сайты. URL-адрес должен содержать umn.edu/ или доменное имя должно принадлежать университету.

Наверх

Руководство по аудиовизуальным материалам

Это руководство по аудиовизуальному контенту, включая фильмы, видео и аудиозаписи, предназначено для оказания помощи подразделениям университетского городка, когда они оценивают свои материалы для возможной передачи в университетские архивы.

Аудиовизуальные материалы, которые мы можем собирать, включают:

• Готовая кампусная продукция во всех форматах (например, пленка 8/16 мм, видеокассеты VHS/Betacam, кассеты DV, DVD, аудио с катушки на катушку, пластинки, кассеты, компакт-диски). Как правило, Архивы не принимают необработанные кадры или аудио; однако высококачественные кадры/аудиозаписи сцен или событий в кампусе могут быть исключением.
• Предпочтительными форматами файлов для цифрового видео являются файлы .AVI или .MP4. Предпочтительными форматами файлов для цифрового аудио являются .WAV или .AIF. Архивы также принимают другие форматы файлов, в частности .MOV для видео и .MP3 для аудио.
• Все материалы должны быть идентифицированы и промаркированы. Архивы не могут принять неопознанные, немаркированные материалы.
• Университетские архивы не могут хранить содержимое, доступ к которому ограничен.
• Предполагается, что содержимое, переданное в архив, принадлежит регентам университета и является либо продуктом кампуса, либо работой по найму. Аудиовизуальные материалы, на которых изображены студенты или лица, не являющиеся студентами Университета, должны сопровождаться подписанными релизами. Записи преподавателей и сотрудников в ходе их работы не должны требовать публикации.
• Университетские архивы не могут принимать аудиовизуальные записи исследований человека. Исключения могут быть сделаны для материалов, которые успешно получили одобрение IRB, не содержат идентифицируемой частной информации или вносят значительный вклад в историческую документацию Университета.

Наверх

Ваш личный проект архивирования: с чего начать?

«Упростить, упростить». — Генри Дэвид Торо, Уолден .

До и после: документы Герберта А. Филбрика. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Большинство из нас просматривают коллекцию личных документов и фотографий, хранящуюся всю жизнь, либо когда у нас есть много свободного времени (обычно на пенсии), либо когда нам приходится иметь дело с вещами умершего близкого человека. Слишком часто работа кажется настолько сложной и непосильной, что наша естественная реакция — разочароваться и сказать: «Я не знаю, с чего начать» или «Это слишком много; Я сделаю это в другой раз» или еще хуже: «Я просто избавлюсь от всего этого».

В Библиотеке Конгресса архивариусы обрабатывают все мыслимые коллекции. Они часто приобретают — наряду с научными и историческими трудами — личные бумаги и сувениры, вещи, имевшие особое значение для владельца, не только письма и фотографии, но и пряди волос, газетные вырезки и документы, запачканные напитками. В одной недавней коллекции был кусок коры. Некоторые коллекции прибывают аккуратно организованными, а другие свалены в импровизированные контейнеры. Как профессиональные архивисты создают порядок из беспорядка? С чего они начинают? И что мы можем узнать из их работы и применить в наших личных архивных проектах?

Для этой статьи я поговорил с Лорой Келлс и Мэг Макалир, двумя старшими архивистами отдела рукописей Библиотеки Конгресса. Оба излучают добродушное терпение и непринужденный юмор, которые являются результатом многих лет работы с постоянным потоком часто беспорядочных бумажных и цифровых файлов. [Посмотрите их презентацию под названием «Правда о первоначальном заказе, или Что делать, если ваша коллекция попала в мусорные баки».]

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Меня поразило, что на протяжении всего нашего интервью они редко диктовали, как что-то должен быть выполнен . Вместо этого они предложили хорошо выдержанный совет по архивированию, но оставили решения на усмотрение человека. В конце концов, их основной посыл был таким: если вы хотите пройти проект и не сойти с ума и не впасть в уныние по этому поводу, начните просто , сначала широко разделяйте элементы и, в конце концов, принимайте свои окончательные решения по сортировке как «достаточно хорошо.»

Начните просто

Во-первых, подойдите к своей коллекции как к единому предмету. Пока не останавливайтесь на отдельных фотографиях или письмах. Думайте обо всей коллекции как о массе взаимосвязанных вещей. Келлс сказал: «Вы напугаете себя, если подумаете: «У меня есть двести вещей». Проект будет казаться больше». Это одна коллекция.

Комки

Подумайте о том, чтобы посвятить дождливые выходные сбору своей коллекции. В этот момент вы будете осматривать его обширный ландшафт. Начните с сортировки предметов из вашей коллекции на то, что Макалир и Келлс умело называют «комками». Это ваш первый проход, так что просто сгруппируйте вещи в общие категории, такие как письма и фотографии. Вы выбираете категории. Будьте последовательны, но примите во внимание, что категории могут пересекаться. Если вы хотите классифицировать глыбы по годам, хорошо. Или этапы жизни человека. Или праздники. Или тип материалов (письма, фото).

«То, что вы пытаетесь сделать, — это идентифицировать уже существующие скопления», — сказал Макалир. «И, надеюсь, комкование происходит естественным образом. Например, вы могли получить все документы вашей бабушки после ее смерти. Это сгусток. Поездки? Это сгусток. Рождественские вещи, это комок. Фотографии, это комок».

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ : Не отвлекайтесь. Не поддавайтесь искушению насладиться чем-то одним прямо сейчас. «Если вы начнете заниматься отдельными элементами в этот момент, то вы утонете», — сказал Макалир. «Вы можете парализовать себя чрезмерным вниманием». Что бы это ни было, как бы оно ни было прекрасно, поместите его в свой законный комок и вернитесь к нему позже.

Фото Лоры Келлс, Библиотека Конгресса.

Будьте реалистичны в отношении рабочего пространства и времени

Есть две важные вещи, о которых вам следует подумать заранее: пространство и время. Ваша коллекция будет занимать место в вашем доме, пока вы будете просматривать ее, поэтому планируйте свое рабочее пространство реалистично. Выделите временное рабочее место, если можете — комнату или угол комнаты — или планируйте распаковывать и переупаковывать свою коллекцию перед каждой сортировкой. «В домах большинства людей не так много места, чтобы хранить вещи в течение длительного времени», — сказал Макалир. «В какой-то момент вам действительно понадобится этот обеденный стол для ужина».

Не ешьте и не пейте в рабочей зоне. Келлс сказал: «Просто отойди. Когда у вас будет большая стопка, и вы дотянетесь до своего напитка и опрокинете его, вам будет очень жаль, если вы прольете кофе на свои документы или фотографии». Макалир сказал: «Это происходит в одно мгновение. Никто из нас этого не предвидит. Это может быть трагично».

Что касается времени, Макалир сказал: «Начинайте , а не с обязательства, что каждый предмет в этой коллекции будет идеально организован». Келлс сказал: «Это может вызвать у вас чувство поражения. Просто начните со слов: «Я хочу улучшить организацию»».

Ничто не идеально

После того, как вы разобрали коллекцию на комки, вы можете сложить все в конверты или другие контейнеры и радоваться своим успехам. «Вы можете чувствовать себя хорошо, потому что вы что-то сделали», — сказал Келлс. «Пока есть порядок. Вероятно, внутри этих скоплений царит хаос, но, просто идентифицируя, маркируя и помещая в боксы эти скопления, вы получаете некоторый интеллектуальный контроль над ними, которого у вас не было раньше».

Вы можете оставить проект на этом или продолжить, начиная с грубая сортировка в очищенная сортировка . «Если у вас есть энергия, вы просто работаете слоями и продолжаете совершенствоваться», — сказал Келлс. «Тогда вы можете оценить, сколько времени у вас есть и сколько места у вас есть, чтобы сделать это. Все новое — подливка».

Письма отсортированы по корреспонденту. Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Например, вы можете сортировать письма по дате или по теме или сортировать фотографии по местоположению или по тому, кто изображен на каждой фотографии. «Это вопрос постоянного совершенствования, когда вы будете получать все больше и больше информации о содержании с течением времени», — сказал Макалир. «Это как построить дом. Вы начинаете строить структуру дома, а затем добавляете мебель в каждую комнату».

Сейчас самое время выбросить вещи. Решите, действительно ли вы хотите сохранить оплаченные счета, отмененные чеки или списки покупок. Макалир сказал: «В долгосрочной перспективе просто сохраняйте то, что со временем будет цениться. От вас зависит, насколько глубоко вы углубитесь в аранжировку материала. В какой-то момент вы должны сказать себе: «Это намного лучше, чем было». Я знаю, что у меня есть. Это может быть настолько хорошо, насколько это возможно. Я немного упорядочил его, и это сделает его более доступным».

Сканирование

Сканирование — это прекрасный способ сохранить цифровые версии документов и фотографий и поделиться ими. Библиотека Конгресса объясняет основы сканирования в сообщении в блоге и обучающем видео. Вы также можете добавлять описания к своим цифровым фотографиям, почти так же, как вы пишете на обратной стороне бумажной фотографии.

Также сканируйте газетные вырезки. Газета плохо стареет, в сложенном виде может рваться по складкам и крошиться при обращении с ней. Распечатайте отсканированную копию, если вам нужна печатная копия. Компьютерная бумага стареет быстрее, чем газета.

Еще одна причина сканировать фотографии — спасти их. Фотографии могут выцвести из-за своего химического состава или из-за того, что они долгое время находились под прямыми солнечными лучами. (Учреждения регулярно меняют свои коллекции, чтобы избежать ущерба от света и воздействия окружающей среды.) «Сопротивляйтесь идее обрамления вещей», — сказал Макалир. «Они действительно не должны подвергаться воздействию света слишком долго. Вы можете сделать копию и вставить ее в рамку, но держите оригинал подальше от света».

Фото Лауры Келлс, Библиотека Конгресса.

Если у вас есть сотни фотографий, подумайте, действительно ли вы хотите отсканировать их все. Это может усилить давление на вас. Опять же, будьте реалистичны со своим временем. Подумайте о том, чтобы быть избирательным и сканировать только те фотографии или документы, которые вы цените больше всего. У большинства учреждений нет ресурсов для сканирования всего, поэтому они выборочно оцифровывают свои коллекции; может быть, вы тоже должны.

Диски и цифровые носители информации

Если в коллекцию входят компьютерные диски, проверьте их на наличие вирусов, прежде чем открывать содержимое. Не подвергайте риску все остальное на вашем компьютере. Перед открытием файла сделайте его дубликат и откройте дубликат, чтобы избежать случайных изменений. Таким образом, у вас все еще будет оригинал, если вы что-то испортите.

Если на дисках есть файлы в старом формате, к которым у вас нет доступа, но вы считаете, что эти файлы могут содержать что-то интересное или ценное, заархивируйте эти файлы вместе с другими вашими цифровыми материалами. Вы можете либо найти профессиональную службу для их открытия, либо когда-нибудь вы можете найти ресурс, который позволит вам их открыть.

Цифровое сохранение

Правильно сохраняйте свои цифровые файлы. Организуйте отсканированные файлы на своем компьютере и создайте их резервные копии на отдельном диске. Если вы приобрели беспорядочные компьютерные файлы, организуйте беспорядок как можно лучше в файловой системе. Чтобы помочь вам снова найти определенные файлы, вы можете переименовать эти файлы, не затрагивая их содержимого.

Архив Истории жизни

Организация личных коллекций может быть способом рассказать историю о своей жизни или жизни любимого человека. «Я не думаю, что люди должны бояться курировать эти коллекции», — сказал Макалир. «Увеличение масштаба и сужение одной конкретной истории или одного конкретного элемента на самом деле может иметь немного большее влияние».

Келлс сказал: «Старые письма дают представление о людях, даже если в письмах и открытках не так много. Это показывает вам, что они ценили. Что они делали, что ели, какие праздники отмечали». Макалир сказал: «Буквы дают голос, и, группируя их вместе, вы создаете своего рода повествование».

Что было в ее бумажнике или сумочке? Что она держала рядом с собой? «Вероятно, где-то в ящике стола есть определенные вещи, которые рассказывают историю», — сказал Келлс. «Вы можете создать капсулу времени о любимом человеке.