Планирование проектов: Уверенное планирование проекта

Содержание

Как создавать простые и эффективные планы проектов

Преобразуйте командную работу с помощью Confluence. Узнайте, почему Confluence является центром совместной работы над контентом для всех команд. Получите решение бесплатно

Хорошие проектные планы — это больше чем список того, что и когда нужно сделать

Просмотр тем

Что такое план проекта? Это результат процесса планирования проекта, в ходе которого менеджер проекта принимает решения, расставляет приоритеты и распределяет задания и ресурсы, необходимые для реализации проекта. В планах проекта указываются имена участников исполнительной команды, перечень необходимых инструментов и материалов, а также порядок действий, которые требуется выполнить для достижения успеха.

Услышав «план проекта», большинство представляет себе некий список, в котором по пунктам перечислено, что и когда нужно сделать. Однако это лишь малая часть плана проекта.

Хороший менеджер проекта составляет план, который охватывает все аспекты — от проблемы, которую требуется решить, до объема работ, конечных результатов, рисков и зависимостей. После этого он намечает порядок действий для успешного завершения проекта.

Без плана проекта у участников проекта нет детального представления о том, как и когда все будет выполнено. Они запутываются в ворохе задач и потребностей и часто просто не знают, с чего начать. Или же, что еще хуже, они рвутся вперед, при этом абсолютно не представляя, как (или когда) их работа впишется в рамки проекта.

Пошаговое составление плана проекта

Есть в этом некая рекурсия — выполнить пошаговый процесс, чтобы создать план, который по сути является пошаговым процессом. Однако это ключевой момент создания надежного и успешного плана.

Прежде чем приступить к составлению плана, проанализируйте все, что вам известно о команде, организации, ресурсах и о том, что вы пытаетесь сделать. Как только начнется планирование, важно достичь общего понимания с командой.

Шаг 1. Представьте свой план в виде карты проекта.

Составляя карту, полезно задать себе следующие вопросы:

Какой путь назначения? Как вы поймете, что проект завершен?
Кто пойдет по этой карте?
Какие контрольные точки предстоит пройти по пути и какое между ними примерное расстояние?
С какими препятствиями можно столкнуться? Есть ли альтернативные маршруты?

Шаг 2.

Познакомьтесь с заинтересованными сторонами.

Ознакомьтесь с неприятными фактами организационной политики, трудными личностями и возможными дискуссионными вопросами, которые могут влиять на процесс управления проектом. Ларри В. Смит, PMP и менеджер проектов в Software Technology Support Center, подчеркивает важность проведения анализа заинтересованных сторон. По словам Смита, все участники хотят, чтобы проект увенчался успехом, но забыв о потребностях хотя бы одного влиятельного участника, можно все испортить.

Смит рекомендует уделить время следующему:

Уточнить, кто заинтересованные стороны проекта.
Понять их ожидания и уровень влияния.
Решить, как реализовывать обратную связь от коллег и заинтересованных сторон по мере продвижения проекта.
Соотнести все потребности и ожидания с мероприятиями по планированию рисков и реагированию на риски.
Добросовестно спланировать все стратегии коммуникации в рамках проекта.

Коммуникационную составляющую трудно переоценить. Берни Фергюсон, эксперт в области управления проектами компании Atlassian, начинает общение с заинтересованными сторонами на самых ранних этапах проекта. Он рассказывает: «Мы используем метод карты проекта для достижения общего понимания между участниками и заинтересованными сторонами. Чем мы занимаемся? В чем ценность для клиентов и бизнеса? Почему мы считаем это решение правильным? Мы получаем обратную связь по ответам на все эти вопросы до того, как что-либо попадет в дорожную карту команды».

Шаг 3. Без лишних иллюзий составьте календарный график работ.

Одной из распространенных ошибок менеджеров проектов при планировании является их чрезмерный оптимизм. Не предполагайте наилучшую возможную ситуацию, а внимательно изучите проблемы, которые могут возникнуть, и их потенциальное влияние на график управления проектом. Обязательно выполняйте основную комплексную проверку. Проведите семинар по инсценировке краха или серию встреч один на один с основными участниками и заинтересованными сторонами.

Вы можете составить график, спросив у других менеджеров проектов, сколько времени потребовалось на планирование аналогичных проектов. Можно встретиться с командами, с которыми будете работать, чтобы понять, сколько потребуется времени для выполнения конкретных заданий. Если у вас есть инструмент управления проектами, проверьте в архиве графики старых проектов.

Затем общайтесь и еще раз общайтесь. Сообщите подробности всем заинтересованным сторонам. Зачем? А разве вам бы хотелось оставаться в неведении? Упрощенные диаграммы Ганта — это распространенный и эффективный способ визуализации графика, его легко поймет каждый.

Шаг 4. Привлеките помощников.

Вы, как менеджер проекта, обязаны составить план проекта (и в итоге выполнить проект). Но это не значит, что вы должны скрыться в своем кабинете и там его составлять. При разработке плана проекта крайне важно привлекать к этому все заинтересованные стороны. Взаимодействуйте с ними как можно чаще. Вы увидите, что они отличные специалисты.

Выслушивая свою команду и вместе прорабатывая идеи, вы сможете своевременно прийти к разумным выводам. Такая совместная работа способствует созданию более эффективного плана и мобилизации сил для поддержки всего проекта.

Сотрудники Atlassian используют шаблоны, чтобы сократить накладные расходы, связанные с процессом планирования, и инициировать обсуждения, необходимые для оптимального планирования проекта. Шаблоны для составления плана проекта — это отличный способ заставить сотрудников обратить внимание на те аспекты управления проектами, которые раньше они, возможно, не рассматривали.

Одно дело подготовить для проекта хорошую «речь в лифте», но создание надежного плана — это совсем другое. Шаблоны заставляют тщательно продумывать свои действия и убедиться, что ничего не упущено. Следует честно признать, что размышлять о зависимостях и рисках не так уж интересно. При отсутствии некоего инструмента принуждения легко упустить из виду эти составляющие плана.

Совет.

Шаблон плана проекта доступен бесплатно. Не требуется даже указывать адрес электронной почты.Получить PDF-файл.

Шаг 5. Определите цели и объем работ.

Сформулируйте суть проблемы, конкретно указав, что именно вы пытаетесь решить. Затем разработайте гипотезу о том, что, по вашему мнению, должно произойти в результате проекта. Далее набросайте объяснение предпосылок проекта и обосновывающие их данные или аналитические выводы. Определите показатели для оценки достигнутого успеха — они, возможно, станут основой для нескольких областей плана.

Спросите себя и участников команды, что вам требуется, что желательно иметь, а что попросту не нужно. Согласовав область проекта на раннем этапе, а также определив, что в нее не входит, вы тем самым уменьшите вероятность возникновения недопонимания между заинтересованными сторонами. Вы знаете, сколько времени надо попросить уделить проекту у других людей, которые в нем участвуют. И сможете легко распознать изменения в области проекта.

Неконтролируемое расширение области проекта — это реальное явление. Главное — сбалансировать область проекта, график и ресурсы таким образом, чтобы ничего не вышло из-под контроля.

Шаг 6. Спрогнозируйте (и предотвратите) неожиданные ситуации.

Во всех планах проектов указаны фактические данные о бюджете, графике и области проекта. Однако хороший план также отвечает на важные вопросы о проекте, в том числе:

Ресурсы: какие требуются навыки и кто занят на проекте? Каков бюджет?
Решения: кто предоставляет рекомендации и кто в итоге принимает решение?
Коммуникация: кто получает сообщения о проекте, когда и в каком формате?
Риски: на что участники команды должны обращать внимание, и что собой представляет процесс регистрации и отслеживания рисков?
Проверки: каким образом вы собираетесь получить отзывы, прежде чем выпустить проект?
Утверждения: кто еще должен подписать данный план? Кто выносит окончательное решение?
Сроки: соответствует ли ваш график работы графику проекта? Каким образом вы определили срок выполнения проекта?

В плане не нужно вдаваться в подробности по каждому из этих вопросов, но в нем должно быть достаточно информации, чтобы вы могли беспрепятственно реализовать проект без особых сюрпризов.

Совет. Воспользуйтесь методом DACI для своевременного принятия обоснованных решений по проекту.

Шаг 7. Выберите предпочтительный подход к управлению проектом.

Вы, как менеджер проекта, можете выбрать каскадную модель или agile-подход для управления проектом. Agile-подход позволяет быстро получать результаты посредством выполнения небольших итерационных заданий и постоянной оценки требований, планов и результатов. Этот метод предусматривает, что ресурсы и сроки фиксированы. Если от чего-то нужно отказаться, область проекта сокращается до обязательных компонентов, по крайней мере для текущей итерации. Дальнейшие итерации можно добавить позже, дополнив желательными компонентами.

Каскадная модель — это более традиционный, последовательный (словно водопад) линейный процесс поэтапного выполнения проекта одной командой за другой. В данном методе фиксированной является область проекта, а сроки и ресурсы — гибкими.

Шаг 8. Напишите и проверьте план.

После того как вы ответили на все вопросы, провели все обсуждения и создали ворох стикеров, пришло время написать план проекта. При его написании и оформлении придерживайтесь принципа «чем проще — тем лучше».

Ниже приведены некоторые полезные подробности, которые должны быть в составе любого плана, независимо от его формата.

Название проекта
Срок сдачи
бюджет;
Цели плана
Обозначенные контрольные точки и ожидаемое измеримое воздействие
Запланированные сроки начала и завершения каждого задания
Выноски с указанием исполнителей отдельных заданий
Подробности заданий и уточняющие замечания
Выноски, в которых указаны зависящие друг от друга риски и задания (или команды) с целью предотвращения задержек

Когда план проекта завершен, наступает момент триумфа и можно порадоваться своим успехам вместе с окружающими. Однако прежде чем праздновать, погодите немного. Попросите кого-нибудь, кто не участвовал в составлении плана, проверить его.

Совет. При оценке объема каждого задания постарайтесь не слишком вдаваться в детали. Не забывайте: это только предположения, а не клятвы на крови.

Шаг 9. Поделитесь своим планом… и держитесь 😉

Ваш план проекта составлен и проверен. Настало время показать его сотрудникам, которые вместе с вами будет работать над проектом, а также заинтересованным сторонам, которые должны быть в курсе. Затем готовьтесь к самому интересному — начинается проект, а вместе с этим — по-настоящему серьезные дела. Помните, будут изменения и трудности, вы просто должны быть готовы справиться с ними.

Чтобы ни случилось, всегда придерживайтесь плана. Сосредоточившись на намеченной области проекта и согласованных поэтапных действиях, вы сможете выполнить проект.

Шаблон карты проекта

Одностраничник совместного пользования для согласования действий вашей проектной команды с заинтересованными лицами.

Коллекция шаблонов для управления проектами

Используйте эту коллекцию шаблонов Confluence для создания и реализации проекта

Ускорьте совместную работу над контентом для каждой команды с помощью Confluence

Получить бесплатно

Планирование проектов в организации (часть 4) / Хабр

Я продолжаю цикл публикаций о Pulse Management — Управление проектной организацией (Метод Пульса). В этой статье я расскажу о самой «вкусной» части: Планирование проектов. Планирование — это самая простая и самая сложная часть любого проекта основанного целью которого является создание интеллектуальной собственности. Простая — потому что «берешь алгоритм действий и пошел планировать», а сложная — потому что дьявол в в деталях о которых мы постоянно забываем.

Напомню содержание предыдущих серий на которых базируются выкладки в этой статье:
Модель организации, принципы Метода. и Правила управления целями. И вот, когда мы определились с тем ставить цели, и выбрали цель самое время разобраться с планированием проектов.

Планирование

План никогда не соответствует реальности, но важно его иметь, чтобы хоть как-то снизить неопределенность и уменьшить угрозы. И планировать нужно базируясь на следующих принципах:

Принципы планирования

Всякая работа займёт ровно столько времени, сколько на неё отведено или больше. (Закон Паркинсона).
Люди откладывают всякую работу на последний момент времени. (Синдром студента).
Люди склонны давать оптимистичные прогнозы относительно трудоёмкости небольших работ.Исключая случаи когда их лишали премии за нарушение оценок, в этих случаях оценка пессимистичная и завышенная.
Люди дают пессимистичные прогнозы относительно трудоёмкости больших работ.Потому, что хотят успеть «наверняка» и провести «победоносную войну».
Люди никогда не начинают работу именно в то время, когда работа запланирована и никогда не заканчивают выполнение задачи вовремя
.
Все проекты связаны с неопределённостью. (Закон Мёрфи — если что-то может пойти не так, именно это и произойдёт. Мы никогда не знаем, когда закон Мёрфи себя проявит).
Реальность никогда не будет соответствовать плану. Как бы хорошо мы не планировали наш план не будет охватывать всё.
Объем работы по проекту не постоянен. Суть Проекта – в создании чего-то уникального, и мы никогда не знаем “что именно нужно делать”, пока не начнем это делать.
Люди никогда не делают ровно то, что написано в техническом задании. Они делают больше или меньше или другим способом.
Люди могут эффективно выполнять только одну задачу в один момент времени .

Два уровня планирования

Исходя из принципов планирования и внешних обязательств Организации необходимо применять два уровня планирования:

Первый уровень – стратегическое планирование, крупноблочное планирование проектов на основе Правил планирования проектов.
Второй уровень – тактическое планирование спринтов и определение коротких целей.

Такая разбивка связана с принципом “необходимости и достаточности”, неопределённостью содержания проекта и непредсказуемости поведения людей.

Уровень планирования проектов обеспечивает планирование очерёдности выполнения работ Организацией, задаёт понятные фокусирующие цели и обеспечивает контроль исполнения обязательств.

Уровень тактического планирования спринтов обеспечивает короткие и понятные цели для сотрудников реализующих проект и учитывает высокую неопределённость способа реализации.

Планирование это процесс

Планирование, как процесс, не должен ограничиваться сессиями в формате “сделал и забыл”. Это процесс, требующий столько же усилий, как и проектирование Продукта. Планирование и выбор приоритетов будущих работ должно происходить в то время, пока текущие работы ещё не
завершены. Планированием можно заниматься только выйдя из “создающего потока” – Потока Реализации в Поток Управления.

Правила:

Планирование будущих проектов и развития Продуктов выполняется регулярно.
Сессии планирования “вшиты” в рабочий процесс.
В планировании может принять участие любой сотрудник, если видит в нем свою пользу.

Совещания по планированию собираются регулярно для синхронизации всех планов и видения решений.

Планирование проектов

Когда вы строите расписание проектов, вы программируете принятие решений в Организации на длительный период. Имея календарное расписание проекта и очерёдность выполнения задач, не
требуется тратить усилия на выбор самой важной и приоритетной задачи каждый раз, когда это необходимо. Это экономит усилия на принятие решений.

Расписание проекта – это правило определяющее приоритет задач, которого следует придерживаться. Если что-то изменилось во внешней или внутренней среде, то следует выполнять перепланирование для учёта всех заинтересованных сторон и обязательств Организации. Продолжение работы по старому плану – опасно для Организации. Наличие календарного расписания позволяет лучше понимать примерные сроки достижения целей, на и на основе этого синхронизировать другие работы.

Стратегия планирования проектов

При планировании выполнения проектов следует учитывать несколько факторов:

Длительность проекта
Прямая прибыль от реализованного проекта.
Косвенная прибыль от реализованного проекта, или сумма изменения дохода компании за 12 месяцев при внедрении продукта созданного в рамках проекта. Экономия ресурсов на выполнении работы – тоже прибыль Организации.
Стоимость задержки поставки результата в обещанный срок.
Возможность получения прибыли от разрабатываемого Продукта до завершения всего проекта по созданию Продукта.

Исходя из этих факторов необходимо выбрать стратегию реализации всего портфеля проектов.

Варианты стратегий:

Все ресурсы организации фокусируются на одном прибыльном проекте для сокращения времени его исполнения.

Проекты каскадируются (выравниваются) по ресурсу-ограничению.

Стратегия фокуса на одном проекте

Фокус на одном проекте обеспечивает высокий уровень взаимодействия всех участников проекта и взаимопомощь. Даже, когда сотрудник не занят никакой работой он может помогать другим её выполнять. За счёт этого сокращается время выполнения проекта.

Минусы такого подхода в том, что создаётся иллюзия “простоя ресурсов”. Особенно когда некоторые ресурсы нужны только вначале проекта, а потом не требуются. Но это тоже иллюзия. Например:

В ИТ-проекте есть фазы: анализ, разработка, тестирование. Анализ выполняют аналитики, разработку – разработчики, тестирование – тестировщики. Если вся работа по анализу выполнена вначале проекта, то есть иллюзия, что аналитики будет простаивать. Но на самом деле, они постоянно требуются для разъяснения требований по Изделию или их уточнения. Конечно не в полном объёме, но требуются.

В строительном проекте на фазе “реализация” есть “авторский надзор” от проектировщиков сооружения. То есть регулярная проверка соответствия результата техническому заданию и проектной документации.

Помните: отсутствие своевременной помощи от коллег снижает мотивацию исполнителя, соответственно и скорость реализации Продукта.

На рисунке: проекты А, Б, В, Г выполняются последовательно. Зелёный ресурс – ограничение вынужден ждать пока отработает красный и голубой ресурс.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению

Ресурс-ограничение – ресурс Организации, конкретный сотрудник или команда, или материальный ресурс ограничивающий способность Организации зарабатывать деньги.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению позволяет сократить время выполнения всех проектов. За счёт такого планирования, самый дорогой ресурс Организации будет работать со 100% занятостью.

На рисунке: проекты А, Б, В, Г выровнены по зелёному ресурсу – ограничению. Этот ресурс – ограничение потому, что выполняет больше всего работы в этом наборе проектов. При таком планировании, важно, чтобы к началу работы зелёного ресурса всё, что нужно для выполнения работы, было подготовлено максимально качественно.

Помните: стоимость времени ресурса-ограничения – это доход Организации за этот период.

Минусы этого подхода в том, что проекты Б, В, Г имеют высокую неопределённость срока начала проекта. Это происходит из-за того, что мы не знаем точно «когда завершит работу ресурс-ограничение».

Заключение части

Мы рассмотрели основные принципы планирования и варианты стратегий каскадирования проектов. У каждой стратегии есть плюсы и минусы, хуже если нет никакой стратегии. Два уровня планирования обеспечивают стыковку внешних обязательств и высокой неопределенности на этапе реализации.

Если напишите в комментариях, какими принципами планирования вы пользуетесь при планировании своих проектов, будет супер!

Продолжение следует.

P.S.: Но, если хочется всё и сразу, то есть методичка «Pulse Management: Управление проектной организацией»

Планирование проекта: что это такое и шаги по созданию плана

ИТ-директор

Бен Луткевич, Технический писатель

Что такое планирование проекта?
Планирование проекта — это дисциплина, касающаяся того, как завершить проект в определенные сроки, обычно с определенными этапами и назначенными ресурсами. Один взгляд на планирование проекта делит деятельность на следующие этапы:
постановка измеримых целей
определение результатов
планирование
задачи планирования
Вспомогательные планы могут охватывать человеческие ресурсы, методы коммуникации и управление рисками.
Предприятия часто имеют руководство по планированию проектов в области информационных технологий, в котором указаны используемые процессы. Инструменты, используемые для планирования частей плана, включают диаграммы Ганта и диаграммы PERT.

Почему планирование проекта важно?
Планирование проекта важно на каждом этапе проекта. В нем излагаются основы проекта, включая следующее:
прицел
цели
голов
расписание
Планирование позволяет руководителям проектов воплотить неосязаемую идею в реальность. Ключевые цели планирования включают следующее:
облегчают общение и обеспечивают центральный источник информации для проектного персонала;
помочь спонсору проекта и другим ключевым заинтересованным сторонам узнать, что требуется;
определить, кто будет выполнять определенные задачи, а также когда и как эти задачи будут выполняться;
облегчают управление проектом и контроль в ходе проекта;
позволяют осуществлять эффективный мониторинг и управление проектом;
управлять рисками проекта; и
создать обратную связь, полезную для следующего этапа планирования проекта.
Руководители проектов должны обладать различными навыками. См. дюжину, которая действительно имеет значение.
Каковы компоненты плана проекта?
План проекта состоит из трех основных частей: объема, бюджета и графика. Они включают следующие аспекты:
Объем. Масштаб определяет, что будет делать команда проекта, а что нет. Он принимает видение команды, чего хотят заинтересованные стороны и требования заказчика, а затем определяет, что возможно. В рамках определения масштаба проекта руководитель проекта должен установить цели производительности.
Бюджет. Руководители проектов оценивают, какая рабочая сила и другие ресурсы потребуются для достижения целей проекта, чтобы оценить стоимость проекта.
Хронология. Это показывает продолжительность времени, ожидаемого для завершения каждой фазы проекта, и включает в себя график этапов, которые будут выполнены.

Как создать план проекта?
Планирование проекта включает следующие 10 шагов:
Определить заинтересованные стороны. К заинтересованным сторонам относятся все, кто заинтересован в проекте. В их число могут входить заказчик или конечный пользователь, члены проектной группы, другие люди в организации, которую затронет проект, а также сторонние организации или заинтересованные лица.
Определение ролей. Роль каждой заинтересованной стороны должна быть четко определена. Однако некоторые люди будут выполнять несколько ролей.
Представьте заинтересованные стороны. Проведите встречу, чтобы собрать вместе заинтересованные стороны и объединить видение проекта. Охватываемые темы должны включать объем, цели, бюджет, график и роли.
Ставьте цели. Возьмите то, что было почерпнуто на собрании, и доработайте его до плана проекта. Он должен включать цели и результаты, которые определяют, к чему приведет продукт или услуга.
Приоритизация задач. Перечислите задачи, необходимые для достижения целей, и расставьте их по приоритетам в зависимости от важности и взаимозависимости. Диаграмма Ганта может быть полезна для отображения зависимостей проекта.
Создайте расписание. Установите временную шкалу, учитывающую ресурсы, необходимые для выполнения всех задач.
Оценка рисков. Определите риски проекта и разработайте стратегии их снижения.
Связь. Поделитесь планом со всеми заинтересованными сторонами и предоставьте обновленную информацию в том формате и с той периодичностью, которую ожидают заинтересованные стороны.
Повторная оценка. По мере достижения контрольных точек пересматривайте план проекта и пересматривайте все области, которые не соответствуют ожиданиям.
Окончательная оценка. После завершения проекта необходимо оценить производительность, чтобы извлечь уроки из опыта и определить области для улучшения.
С помощью этих шагов организация может гарантировать, что план проекта надежен и хорошо доведен до сведения.
Каковы 5 этапов проекта?
Проекты обычно проходят пять этапов. Жизненный цикл проекта включает следующее:
Инициация определяет цели и задачи проекта. Это также важно, когда рассматривается осуществимость, а также то, как измерить цели проекта.
Планирование устанавливает объем проекта. Он устанавливает, какие задачи необходимо выполнить и кто будет их выполнять.
Выполнение — это когда создаются результаты. Это самый длительный этап проекта. В ходе выполнения план приводится в действие и при необходимости дополняется.
Мониторинг и управление происходят на этапе выполнения и могут рассматриваться как часть одного шага. Этот этап гарантирует, что проект идет по плану.
Закрытие и обзор — окончательный Контракты закрыты, и окончательные результаты предоставляются клиенту. Оцениваются успехи и неудачи.
Планирование — это второй этап жизненного цикла проекта, но он влияет на все фазы жизненного цикла проекта.
Какие существуют инструменты и программное обеспечение для планирования проектов?
Программное обеспечение для планирования проектов и управления проектами упрощает процесс планирования проектов. Лучшие инструменты поддерживают совместную работу заинтересованных сторон, имеют интуитивно понятный пользовательский интерфейс и обеспечивают встроенное отслеживание времени и выставление счетов.
Некоторые инструменты программного обеспечения для планирования проектов включают следующее:
Asana предлагает различные представления проекта в соответствии с предпочтениями команды.
ClickUp поставляется с несколькими функциями на основе Agile, включая настраиваемый конструктор автоматизации, который позволяет пользователям создавать многократно используемые шаблоны задач.
Freedcamp позволяет пользователям организовывать свои проекты с помощью диаграммы Ганта или Канбана
В Hive есть инструмент для создания шаблонов в функции управления задачами, который ускоряет создание задач.
Scoro представляет собой комбинацию инструментов и включает управление взаимоотношениями с клиентами
Trello предоставляет функции Kanban, управление бюджетом, управление ресурсами и функции отслеживания прогресса.
Wrike интегрируется с такими инструментами, как Jira, Slack и Dropbox.
Узнайте больше о различных инструментах, помогающих в управлении проектами.
Последнее обновление: сентябрь 2021 г.
Продолжить чтение О планировании проекта: что это такое и 5 шагов для создания плана
Планирование ИТ-проектов в соответствии с 5 принципами
10 ведущих курсов и сертификатов по управлению проектами
Матрица RACI для успешного управления проектами, пример
Проверьте себя по принципам управления проектами Agile
Методы планирования, выполнения, мониторинга и контроля над большими сложными программами
Копните глубже в цифровую трансформацию
Agile и Waterfall: в чем разница?
Автор: Darcy DeClute
«Большой взрыв» или поэтапное внедрение ERP: что лучше?
Автор: Эрик Сен-Жан
проект устав
Автор: Александр Гиллис
Как разработать архитектуру для корпоративной беспроводной безопасности
Автор: Кайл Джонсон
Облачные вычисления
Интерпретация и применение рекомендаций AWS Compute Optimizer
Трудно найти правильный баланс между производительностью, доступностью и стоимостью. Узнайте, как включить и применить AWS Compute…
Взвесьте преимущества и недостатки гибридного хранилища данных
Помимо других преимуществ, гибридное облачное хранилище данных может предложить повышенную гибкость и масштабируемость, а также доступ по требованию …
AWS запускает новые инстансы EC2 на выставке re:Invent 2022
Неправильный тип экземпляра может повлиять на производительность рабочей нагрузки и даже увеличить затраты. В этом году на выставке re:Invent AWS выпустила новые версии EC2 …
Мобильные вычисления
5 функций и платформ MDM для малого бизнеса
Когда предприятия малого и среднего бизнеса развертывают мобильные устройства, им необходимо найти жизнеспособное MDM, которое может удовлетворить их потребности. Прочитайте о 5 ключевых функциях, на которые стоит обратить внимание…
Как малому бизнесу выбрать подходящие мобильные устройства
Малому и среднему бизнесу, испытывающему нехватку денежных средств, развертывание мобильных устройств может показаться излишним. Тем не менее, мобильные устройства являются ценным инструментом для повышения …
Вопросы и ответы Jamf: как упрощенная регистрация BYOD помогает ИТ-специалистам и пользователям
Руководители Jamf на JNUC 2022 делятся своим видением будущего с упрощенной регистрацией BYOD и ролью iPhone в …
Дата-центр
Изучите различные варианты использования озера данных и хранилища данных
Озера данных и хранилища данных хранят большие данные. При выборе озера или склада учитывайте такие факторы, как стоимость и то, что…
Классические и квантовые вычисления: в чем разница?
Классические и квантовые компьютеры имеют много различий в своих вычислительных возможностях и рабочих характеристиках. Знай их …
Топ-5 колокейшн провайдеров 2023 года
Колокейшн-компании предлагают широкий спектр возможностей и услуг, которые могут помочь организациям сократить или исключить расходы . ..
Что такое план проекта? Полное руководство по планированию проекта
Термины планирования проекта
Прежде чем мы углубимся в создание плана проекта, полезно ознакомиться с некоторыми терминами, с которыми вы столкнетесь. Вот список общих терминов, которые вы встретите в этом руководстве.
Результат: Результаты проекта, такие как продукт, услуга, отчет и т. д.
Заинтересованное лицо: Любое лицо, заинтересованное в проекте — менеджер проекта, спонсор проекта, члены команды, клиенты и т. д.
Задачи: Небольшие задания, ведущие к конечному результату.
Веха: Конец одной фазы проекта и начало следующей.
Ресурсы: Все, что вам нужно для завершения проекта, например персонал, припасы, материалы, инструменты, люди и многое другое.
Бюджет: Оценка общих затрат, связанных с завершением проекта.
Отслеживание и мониторинг: Сбор данных проекта и обеспечение того, чтобы они отражали запланированные вами результаты.
Этапы планирования проекта
Процесс планирования проекта имеет решающее значение для успеха вашего проекта, и как руководитель проекта вы должны думать обо всех элементах, составляющих план управления проектом, таких как работа, время, ресурсы и риски. .
Теперь мы познакомим вас с основными этапами планирования проекта :
Обрисуем экономическое обоснование
Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами
Определить объем проекта
Собрать команду проекта
Определить бюджет проекта
Установить цели и задачи проекта
План результатов проекта
Создать расписание проекта
Назначайте задачи членам вашей команды
Проведите анализ рисков
Создайте свой план проекта
Сообщите о своем прогрессе
Следуя этим шагам планирования проекта, вы проясните, чего вам нужно достичь, разработаете процессы, необходимые для достижения этой цели, и разработаете план действий о том, как вы собираетесь продвигать этот набросок плана проекта.
1. Опишите экономическое обоснование
Если у вас есть проект, для него есть причина — это ваше экономическое обоснование. В бизнес-кейсе излагаются причины, по которым проект инициируется, его преимущества и окупаемость инвестиций. Если есть проблема, которая решается, то эта проблема описана здесь. Экономическое обоснование будет представлено тем, кто принимает решения в вашей организации, с объяснением того, что необходимо сделать и как, наряду с технико-экономическим обоснованием для оценки практичности проекта. Если одобрено, у вас есть проект.
2. Встреча с ключевыми заинтересованными сторонами
У каждого проекта есть заинтересованные стороны, те, кто кровно заинтересован в проекте. От тех, кто получает от этого прибыль, до членов команды проекта, которые несут ответственность за его успех. Поэтому любой менеджер проекта должен определить, кто эти ключевые заинтересованные стороны в процессе планирования проекта, от клиентов до регулирующих органов. Встреча с ними имеет решающее значение для получения более четкого представления о том, что должен включать в себя план управления проектом и что ожидается от конечного результата.
3. Определение содержания проекта
Это относится к работе, необходимой для достижения целей проекта и получения необходимых результатов. Масштаб проекта должен быть определен и организован в виде структурной декомпозиции работ (WBS). Таким образом, объем проекта включает в себя то, что вы должны сделать в проекте (результаты, вспомогательные результаты, рабочие пакеты, элементы действий), а также то, что не является существенным. Последнее важно для плана проекта, потому что знание того, что не имеет высокого приоритета, помогает избежать расползания масштаба; то есть использование ценных ресурсов для чего-то, что не является ключом к успеху вашего проекта.
4. Соберите проектную команду
Вам понадобится квалифицированная проектная группа, которая поможет вам создать план проекта и успешно его реализовать. Целесообразно собрать разнообразную группу опытных профессионалов, чтобы создать междисциплинарную команду, которая видит ваш план управления проектом с разных точек зрения.
5. Определите бюджет проекта
После того, как вы определите объем своего проекта, у вас будет список задач, которые необходимо выполнить для успешной реализации вашего проекта. Для этого вам понадобятся такие ресурсы, как оборудование, материалы, человеческий капитал и, конечно же, деньги. Бюджет вашего проекта оплатит все это. Первым шагом к созданию бюджета проекта является оценка затрат, связанных с каждой задачей. После того, как у вас есть эти оценочные затраты, вы можете установить базовый уровень затрат, который является основой для бюджета вашего проекта.
6. Установите цели и задачи проекта
Цели и задачи — это разные вещи, когда речь идет о планировании проекта. Цели — это результаты, которых вы хотите достичь, и обычно они носят широкий характер. Цели, с другой стороны, более конкретны; измеримые действия, которые необходимо предпринять для достижения цели. При создании плана проекта цели и задачи естественным образом вытекают из бизнес-кейса, но на этом этапе вы углубляетесь в детали. В некотором смысле вы корректируете цели, изложенные в бизнес-кейсе, и создаете четко определенные задачи. Эти цели и задачи собраны в уставе проекта, который вы будете использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта.
7. Описание результатов проекта
У проекта может быть множество результатов. Результатом может быть товар, услуга или результат, необходимые для выполнения задачи, процесса, фазы, подпроекта или проекта. Например, конечный результат является причиной проекта, и как только этот результат будет получен, проект будет завершен. Как определено в рамках проекта, проект состоит из подпроектов, фаз, пакетов работ, действий и задач, и каждый из этих компонентов может иметь результат. Первое, что нужно сделать, — это определить конечный результат и как вы узнаете, что качество соответствует ожиданиям ваших заинтересованных сторон. Что касается других результатов проекта, они также должны быть определены, и кто-то в команде должен нести ответственность за их успешное выполнение.
8. Создайте расписание проекта
Расписание проекта — это то, на чем все держится. От ваших задач до вашего бюджета — все определяется временем. Расписания составляются путем сбора всех задач, необходимых для достижения конечного результата, и их размещения на временной шкале проекта, которая заканчивается в установленный вами срок. Это может привести к неконтролируемой работе впереди, поэтому графики разбиты на этапы, обозначенные вехами, которые отмечают конец одного этапа проекта и начало следующего.
9. Назначьте задачи членам вашей команды
План составлен, но он все еще существует в абстрактном виде, пока вы не возьмете задачи из своего расписания и не начнете назначать их членам вашей команды. Их роли и обязанности должны быть четко определены, чтобы они знали, что делать. Затем, когда вы назначаете им задачи из своего плана, они должны быть четкими, с указаниями и любой сопутствующей документацией, которая им потребуется для выполнения задач.
10. Проведите анализ рисков
Каждый проект имеет определенный уровень риска. Существует несколько типов риска, таких как риск объема, технические риски и риск графика, среди прочих. Даже если ваш план проекта является тщательным, внутренние и внешние факторы могут повлиять на время, стоимость и объем вашего проекта (тройное ограничение). Таким образом, вы должны рассматривать свое планирование как гибкое. Есть много способов подготовиться к риску, например разработать план управления изменениями, но на данный момент самое важное — это отслеживать свой прогресс на протяжении всего этапа выполнения, используя отчеты о состоянии проекта и/или программное обеспечение для планирования проектов для мониторинга рисков. .
11. Создайте свой план проекта
Как обсуждалось выше, план управления проектом — это документ, состоящий из нескольких элементов. Прежде чем мы перейдем к подробному объяснению каждого из них, важно понять, что вы должны включить их все, чтобы иметь надежный план проекта. Компоненты, которые вам понадобятся, могут различаться в зависимости от вашего проекта, но в общих чертах вам потребуются следующие основные документы для создания плана управления проектом:
Устав проекта
График проекта
Бюджет проекта
Описание содержания проекта
План управления рисками
План управления изменениями
План управления затратами
План управления ресурсами
План взаимодействия с заинтересованными сторонами
12. Сообщите о своем прогрессе
Ваша конечная цель — обеспечить успешный проект для ваших заинтересованных сторон. Они вложены и не будут удовлетворены тем, что будут вертеть пальцами, не просматривая отчеты о статусе проекта, чтобы отслеживать прогресс. Построив структурную декомпозицию работ (WBS) на этапе планирования проекта, вы можете разбить проект для них, чтобы они поняли, как будет выполняться ваш план проекта. Информирование заинтересованных сторон важно для управления их ожиданиями и обеспечения их удовлетворенности. Регулярные встречи по планированию, на которых вы представляете отчеты о проделанной работе, — отличный способ показать им, что все идет по плану, и ответить на любые вопросы или опасения, которые у них могут возникнуть. В вашем плане управления заинтересованными сторонами будет указано, как вы будете привлекать заинтересованные стороны к проекту.
Как создать план проекта с помощью ProjectManager
Программное обеспечение для планирования проектов — это инструмент, который помогает планировать, организовывать и управлять расписанием и ресурсами, необходимыми для завершения проекта. ProjectManager — это удостоенное наград программное обеспечение для управления проектами, которое организует проекты от планирования до завершения. Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию и следуйте инструкциям, чтобы составить подробный план проекта, учитывающий каждую деталь.
1. Перечислите свои задачи для плана
Задачи — это строительные блоки любого проекта, и начало любого плана — это определение всех задач, которые ведут к конечному результату.
Откройте инструмент, чтобы добавить задачи на диаграмму Ганта или в одно из других представлений проекта. Вы можете импортировать список задач из любой электронной таблицы или использовать для начала один из наших шаблонов.
2. Добавление продолжительности и стоимости к задачам
Каждая задача имеет расчетную продолжительность, то есть время, необходимое для ее выполнения. Они также потребуют определенной суммы финансирования, которую необходимо собрать, чтобы сформулировать свой план.
Добавьте даты начала и окончания каждой задачи в диаграмму Ганта, и они заполнят временную шкалу проекта, чтобы вы могли видеть весь проект в одном месте. Также есть столбец для стоимости задач.
3. Зависимые от ссылок задачи
Задачи не всегда отделены друг от друга. Часто одно не может начать или остановиться, пока другое не запустится или не остановится. Это называется зависимостью от задачи и должно быть отмечено в вашем плане.
Свяжите зависимые задачи, перетащив одну на другую. Пунктирная линия указывает на то, что они связаны, так что вы всегда будете в курсе этого факта и сможете избежать узких мест позже в проекте.
4. Установите вехи и базовый уровень
Веха указывает на конец одной фазы и начало другой, что помогает в отслеживании и моральном духе. Базовый уровень устанавливает ваш план, чтобы вы могли сравнить его с фактическим прогрессом.
В диаграмме Ганта есть фильтр, который автоматически устанавливает базовый уровень, поэтому вы можете использовать его для отслеживания своего фактического прогресса по плану. Базовую линию также можно зафиксировать одним щелчком мыши.
5. Onboard Team & Assign
Объединив команду и инструмент, вы реализуете план проекта. Чем проще и плавнее будет этот переход, тем быстрее вы приступите к работе над проектом.
Пригласите свою команду из программного обеспечения, и оно создаст электронное письмо со ссылкой. Как только они перейдут по этой ссылке, они окажутся в системе и получат доступ к инструментам, необходимым им для управления своими задачами.
6. Мониторинг прогресса и отчеты заинтересованным сторонам
Отслеживание вашего прогресса, а затем информирование заинтересованных сторон — это и то, как вы не отклоняетесь от намеченного пути, и управляете ожиданиями заинтересованных сторон.
Следите за прогрессом на нашей информационной панели в режиме реального времени, которая вычисляет данные и отображает их по шести показателям проекта. Отчеты можно фильтровать и делиться ими для более глубокого изучения этих цифр.
7. Корректируйте план по мере необходимости
Ни один план не остается неизменным на протяжении всего проекта. Что-то происходит, и требуются изменения. Таким образом, возможность легко редактировать свой план является ключом к процессу планирования проекта.
Редактируйте свой план на диаграмме Ганта простым перетаскиванием. Переместите старую дату на новую дату, и не только эта задача будет исправлена, но и любые затронутые задачи также будут автоматически обновлены.
ProjectManager — отмеченное наградами программное обеспечение, помогающее менеджерам планировать и организовывать команды. Диаграммы Ганта контролируют все аспекты вашего плана проекта, от планирования до назначения задач и даже отслеживания хода выполнения. Несколько представлений проекта обеспечивают прозрачность рабочего процесса и предоставляют всем инструменты, необходимые для достижения наилучшего результата.
Готовы составить свой план? Попробуйте ProjectManager сегодня с бесплатной 30-дневной пробной версией.
Руководитель проекта отвечает за составление плана проекта, и, хотя вы не можете составить весь контент самостоятельно, вам придется стучать по клавишам, чтобы все это напечатать. Используйте шаблоны там, где это возможно, чтобы сэкономить время. Загрузите наш бесплатный шаблон плана проекта и напишите свой план в два раза быстрее!
Какова цель плана управления проектом?
Цель плана управления проектом — служить руководством для этапов выполнения и контроля. План проекта предоставляет всю информацию, необходимую для этапа выполнения, такую как цели проекта, задачи, объем работ, этапы, риски и ресурсы. Затем эта информация помогает руководителям проектов отслеживать и контролировать ход выполнения проекта.
Сначала мы планируем сэкономить время позже. Хороший план проекта означает, что вам не нужно беспокоиться о том, будут ли участники проекта доступны в нужные даты, потому что вы запланировали их присутствие. Вам не нужно беспокоиться о том, как оплатить эти счета — вы спланировали свой финансовый процесс. Вам не нужно беспокоиться о том, согласны ли все с тем, как выглядит качественный результат — вы уже спланировали, какие меры качества собираетесь использовать.
В хорошем плане проекта изложены процессы, которым должны следовать все, что позволяет избежать головной боли в дальнейшем. Например, если вы укажете, что оценки будут подготовлены экспертами в предметной области на основе их суждений, и это будет одобрено, позже никто не сможет пожаловаться на то, что они хотели, чтобы вы использовали другой метод оценки. Они знали о сделке с самого начала.
Планы проекта также очень полезны для отслеживания прогресса. Вы можете вернуться к ним и проверить, что, по вашим словам, вы собираетесь делать и как, сравнив это с тем, что вы делаете на самом деле. Это дает вам хорошую проверку реальности и позволяет вам изменить курс, если вам нужно, возвращая проект в нужное русло.
Такие инструменты, как информационные панели, помогут вам убедиться, что ваш проект идет по плану. ProjectManager имеет панель мониторинга в реальном времени, которая автоматически обновляется при обновлении задач.
Элементы плана проекта
Уже рассмотренный процесс планирования проекта лишь поверхностно затрагивает то, что является глубоким колодцем практик, созданных для управления вашим проектом. Они начинаются с диалога — общения с заинтересованными сторонами, командами и т. д.
Результатом этапа планирования является документ, называемый планом проекта. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) — Пятое издание говорит о том, что план проекта состоит из множества вспомогательных планов. К ним относятся:
Описание содержания проекта для определения всех задач и результатов, необходимых для завершения проекта
План управления рисками для работы с проектными рисками, включая процессы регистрации и отслеживания рисков
План управления изменениями для управления любыми изменениями, которые будут внесены в план проекта
План управления затратами для управления затратами и элементами бюджета проекта, включая любые закупки или обязательства поставщиков, которые у вас могут быть
План управления ресурсами для управления материальными ресурсами, такими как оборудование и человеческие ресурсы в команде, как с точки зрения доступности, так и навыков
План управления заинтересованными сторонами, определяющий, кто будет получать сообщения о проекте, когда и в каком формате
План качества, определяющий целевые показатели качества для проекта
Очень много документации.
На самом деле вы редко будете создавать отдельные документы. Что вам нужно, так это план проекта, в котором рассказывается о важных элементах каждого из них. В любом случае нет смысла создавать большой документ, в котором точно описывается, как работает ваш бизнес. Если у вас уже есть структурированный процесс управления рисками, не тратьте время на повторную запись всего этого в плане проекта.
Ваш план управления проектом должен содержать достаточно информации, чтобы вы точно знали, какие процессы и процедуры необходимо соблюдать и кто должен быть задействован. Получите одобрение плана проекта заинтересованными сторонами, спонсором проекта и вашей командой, чтобы потом не было сюрпризов. Как объяснялось выше, диаграммы планирования проекта и методы, такие как диаграммы Ганта, CPM, WBS или PERT, могут помочь вам создать план проекта.
Сколько времени занимает этап планирования проекта?
Трудно ответить. Планирование посадки на Луну займет больше времени, чем новое приложение для знакомств.
Лучший способ оценить, сколько времени займет этап планирования вашего проекта, — это посмотреть на аналогичные проекты, которые были реализованы ранее, и посмотреть, сколько времени ушло на их планирование. Поговорите также с руководителем проекта, если можете, потому что у них будет мнение о том, было ли достаточно этого периода времени или нет!
Легко увидеть, сколько времени заняли другие проекты, если у вас есть инструмент управления проектами, который архивирует ваши старые графики проектов и делает данные доступными для всех, кому они нужны. Затем вы можете искать похожие проекты и детально изучать их графики.
Техники процесса планирования проекта
План проекта заключается в том, чтобы определить, что и как делать, поэтому вам необходимо привлечь к этому большое количество людей. Существует несколько хороших инструментов и методов планирования проектов для получения информации от других людей, в том числе:
Семинары
Индивидуальные встречи или интервью
Опросы или фокус-группы для сбора и проверки требований.
Вам также следует вооружиться инструментом управления задачами, например списком или доской канбан. Они невероятно полезны для записи важных вещей, которые должны быть в вашем плане проекта. Программное обеспечение для канбан-досок может помочь структурировать ваш план, записывая ключевые заголовки, а затем перемещая их по мере необходимости, пока вы не получите правильный поток.
Наконец, вам понадобится онлайн-система управления проектами для хранения вашего плана управления проектом. Убедитесь, что каждый член команды может получить доступ к последней версии плана проекта.
Как управлять планом проекта
План вашего проекта — это не документ, высеченный на камне. Вы должны возвращаться к нему и вносить в него изменения так часто, как вам нужно. Его части, такие как расписание вашего проекта, будут меняться почти ежедневно. Другие части, такие как ваши планы закупок и процессы управления затратами, вообще не изменятся в течение жизни вашего проекта.
Важно помнить, что если ваш план управления проектом не работает для вас, подумайте, что вы можете сделать, чтобы изменить его. Он должен направлять ваше управление проектами, а не мешать вам делать правильные вещи. Если вам нужно проверить, как вы управляете рабочими и проектными ресурсами, вернитесь и просмотрите его. Внесите необходимые изменения, снова получите одобрение плана и поделитесь им с командой.
Как составить план проекта, если у вас нет ответов на все вопросы
Да, такое случается чаще всего! В начале проекта редко бывает вся информация. Большинство менеджеров хотят, чтобы вы погрузились в работу и приступили к работе, но вы можете не позволить себе роскошь знать все детали.
Все в порядке; у нас есть методы, помогающие справиться с неопределенностью.
Во-первых, это предположение проекта. Вы используете их, чтобы внести оговорки в свой план и задокументировать то, что вы считаете верным на данный момент времени. Например:
Мы предполагаем, что ресурсы будут доступны.
Мы предполагаем, что необходимое финансирование имеется.
Мы предполагаем, что запрошенные цвета будут соответствовать бренду компании и что маркетинговая подпись не требуется.
Вы поняли. Затем, если команда дизайнеров возвращается и говорит, что они хотят, чтобы продукт представлял собой совершенно новую палитру цветов и что маркетинг должен одобрить это, вы вправе сказать, что вам придется изменить временные рамки в графике, чтобы сделать это возможно.
Вы планировали, основываясь на предположении (с которым все согласились, потому что документ был одобрен), и это предположение оказалось неверным.
Следующие шаги по планированию проекта
Самое главное, что нужно помнить, это то, что вы не должны торопить процесс планирования проекта. При правильном выполнении планирование проекта требует времени. И это стоит делать правильно, потому что если вы этого не сделаете, мы гарантируем, что вы столкнетесь с проблемами позже, потому что люди не будут понимать, что они должны делать и почему.
Отличное планирование приведет вас к успеху. Это дает вам уверенность в том, что у вас есть все необходимые процессы, инструменты и системы для достижения идеального результата.