Планирование проекта: Уверенное планирование проекта | The Workstream

Планирование проектов в организации (часть 4) / Хабр

Я продолжаю цикл публикаций о Pulse Management — Управление проектной организацией (Метод Пульса). В этой статье я расскажу о самой «вкусной» части: Планирование проектов. Планирование — это самая простая и самая сложная часть любого проекта основанного целью которого является создание интеллектуальной собственности. Простая — потому что «берешь алгоритм действий и пошел планировать», а сложная — потому что дьявол в в деталях о которых мы постоянно забываем.

Напомню содержание предыдущих серий на которых базируются выкладки в этой статье:
Модель организации, принципы Метода. и Правила управления целями. И вот, когда мы определились с тем ставить цели, и выбрали цель самое время разобраться с планированием проектов.

Планирование

План никогда не соответствует реальности, но важно его иметь, чтобы хоть как-то снизить неопределенность и уменьшить угрозы. И планировать нужно базируясь на следующих принципах:

Принципы планирования

1. Всякая работа займёт ровно столько времени, сколько на неё отведено или больше. (Закон Паркинсона).
2. Люди откладывают всякую работу на последний момент времени. (Синдром студента).
3. Люди склонны давать оптимистичные прогнозы относительно трудоёмкости небольших работ.Исключая случаи когда их лишали премии за нарушение оценок, в этих случаях оценка пессимистичная и завышенная.
4. Люди дают пессимистичные прогнозы относительно трудоёмкости больших работ.Потому, что хотят успеть «наверняка» и провести «победоносную войну».
5. Люди никогда не начинают работу именно в то время, когда работа запланирована и никогда не заканчивают выполнение задачи вовремя.
6. Все проекты связаны с неопределённостью. (Закон Мёрфи — если что-то может пойти не так, именно это и произойдёт.
   Мы никогда не знаем, когда закон Мёрфи себя проявит).
7. Реальность никогда не будет соответствовать плану. Как бы хорошо мы не планировали наш план не будет охватывать всё.
8. Объем работы по проекту не постоянен. Суть Проекта – в создании чего-то уникального, и мы никогда не знаем “что именно нужно делать”, пока не начнем это делать.
9. Люди никогда не делают ровно то, что написано в техническом задании. Они делают больше или меньше или другим способом.
10. Люди могут эффективно выполнять только одну задачу в один момент времени.

Два уровня планирования

Исходя из принципов планирования и внешних обязательств Организации необходимо применять два уровня планирования:

1. Первый уровень – стратегическое планирование, крупноблочное планирование проектов на основе Правил планирования проектов.
2. Второй уровень – тактическое планирование спринтов и определение коротких целей.

Такая разбивка связана с принципом “необходимости и достаточности”, неопределённостью содержания проекта и непредсказуемости поведения людей.

Уровень планирования проектов обеспечивает планирование очерёдности выполнения работ Организацией, задаёт понятные фокусирующие цели и обеспечивает контроль исполнения обязательств.

Уровень тактического планирования спринтов обеспечивает короткие и понятные цели для сотрудников реализующих проект и учитывает высокую неопределённость способа реализации.

Планирование это процесс

Планирование, как процесс, не должен ограничиваться сессиями в формате “сделал и забыл”. Это процесс, требующий столько же усилий, как и проектирование Продукта. Планирование и выбор приоритетов будущих работ должно происходить в то время, пока текущие работы ещё не

завершены. Планированием можно заниматься только выйдя из “создающего потока” – Потока Реализации в Поток Управления.

Правила:

1. Планирование будущих проектов и развития Продуктов выполняется регулярно.
2. Сессии планирования “вшиты” в рабочий процесс.
3. В планировании может принять участие любой сотрудник, если видит в нем свою пользу.
4. Совещания по планированию собираются регулярно для синхронизации всех планов и видения решений.

Планирование проектов

Когда вы строите расписание проектов, вы программируете принятие решений в Организации на длительный период. Имея календарное расписание проекта и очерёдность выполнения задач, не

требуется тратить усилия на выбор самой важной и приоритетной задачи каждый раз, когда это необходимо. Это экономит усилия на принятие решений.

Расписание проекта – это правило определяющее приоритет задач, которого следует придерживаться. Если что-то изменилось во внешней или внутренней среде, то следует выполнять перепланирование для учёта всех заинтересованных сторон и обязательств Организации. Продолжение работы по старому плану – опасно для Организации. Наличие календарного расписания позволяет лучше понимать примерные сроки достижения целей, на и на основе этого синхронизировать другие работы.

Стратегия планирования проектов

При планировании выполнения проектов следует учитывать несколько факторов:

1. Длительность проекта
2. Прямая прибыль от реализованного проекта.
3. Косвенная прибыль от реализованного проекта, или сумма изменения дохода компании за 12 месяцев при внедрении продукта созданного в рамках проекта. Экономия ресурсов на выполнении работы – тоже прибыль Организации.
4. Стоимость задержки поставки результата в обещанный срок.
5. Возможность получения прибыли от разрабатываемого Продукта до завершения всего проекта по созданию Продукта.

Исходя из этих факторов необходимо выбрать стратегию реализации всего портфеля проектов.

Варианты стратегий:

1. Все ресурсы организации фокусируются на одном прибыльном проекте для сокращения времени его исполнения.
2. Проекты каскадируются (выравниваются) по ресурсу-ограничению.

Стратегия фокуса на одном проекте

Фокус на одном проекте обеспечивает высокий уровень взаимодействия всех участников проекта и взаимопомощь. Даже, когда сотрудник не занят никакой работой он может помогать другим её выполнять. За счёт этого сокращается время выполнения проекта.

Минусы такого подхода в том, что создаётся иллюзия “простоя ресурсов”. Особенно когда некоторые ресурсы нужны только вначале проекта, а потом не требуются. Но это тоже иллюзия. Например:

1. В ИТ-проекте есть фазы: анализ, разработка, тестирование. Анализ выполняют аналитики, разработку – разработчики, тестирование – тестировщики. Если вся работа по анализу выполнена вначале проекта, то есть иллюзия, что аналитики будет простаивать. Но на самом деле, они постоянно требуются для разъяснения требований по Изделию или их уточнения. Конечно не в полном объёме, но требуются.
2. В строительном проекте на фазе “реализация” есть “авторский надзор” от проектировщиков сооружения. То есть регулярная проверка соответствия результата техническому заданию и проектной документации.

Помните: отсутствие своевременной помощи от коллег снижает мотивацию исполнителя, соответственно и скорость реализации Продукта.

На рисунке: проекты А, Б, В, Г выполняются последовательно. Зелёный ресурс – ограничение вынужден ждать пока отработает красный и голубой ресурс.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению

Ресурс-ограничение – ресурс Организации, конкретный сотрудник или команда, или материальный ресурс ограничивающий способность Организации зарабатывать деньги.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению позволяет сократить время выполнения всех проектов. За счёт такого планирования, самый дорогой ресурс Организации будет работать со 100% занятостью.

На рисунке: проекты А, Б, В, Г выровнены по зелёному ресурсу – ограничению. Этот ресурс – ограничение потому, что выполняет больше всего работы в этом наборе проектов. При таком планировании, важно, чтобы к началу работы зелёного ресурса всё, что нужно для выполнения работы, было подготовлено максимально качественно.

Помните: стоимость времени ресурса-ограничения – это доход Организации за этот период.

Минусы этого подхода в том, что проекты Б, В, Г имеют высокую неопределённость срока начала проекта. Это происходит из-за того, что мы не знаем точно «когда завершит работу ресурс-ограничение».

Заключение части

Мы рассмотрели основные принципы планирования и варианты стратегий каскадирования проектов.

У каждой стратегии есть плюсы и минусы, хуже если нет никакой стратегии. Два уровня планирования обеспечивают стыковку внешних обязательств и высокой неопределенности на этапе реализации.

Если напишите в комментариях, какими принципами планирования вы пользуетесь при планировании своих проектов, будет супер!

Продолжение следует.

P.S.: Но, если хочется всё и сразу, то есть методичка «Pulse Management: Управление проектной организацией»

Визуальные методы планирования проекта | Creately

Наглядное руководство по планированию проекта 

Некоторыми проектами просто управлять, иные же требуют больших усилий. В любом случае, наличие грамотно составленного плана поможет вам обеспечить его безупречную реализацию. Если у вас есть четкое представление обо всем, что должно быть сделано и о том, как это будет реализовано в рамках заданного периода времени, вы сможете если и не исключить, то хотя бы минимизировать вероятность провала. В этой публикации мы представим список методов, которые вы можете использовать для составления качественного плана проекта и его успешной реализации. Мы рассмотрим различные аспекты планирования: организация процесса планирования, планирование ресурсов, управление информацией, построение карты процессов, принятие решений и управление рисками.

Процесс планирования

На первом этапе планирования проекта необходимо определить цели, составить план проекта и проанализировать бюджет. Для быстрого выполнения этих задач вы можете использовать приведенные ниже методы планирования проекта.

SMART-цели

SMART — это критерий для постановки целей и задач для проектов. Согласно SMART, цели вашего проекта должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными к срокам.

Критерии целей SMART целей SMART Ознакомьтесь с нашим руководством (The SMART Guide to Streamlining Your Project Planning Process), чтобы узнать, как правильно использовать критерии SMART при планировании проекта

Структура декомпозиции работ

Структура декомпозиции работ (WBS) — это инструмент управления проектами, используемый для визуализации результатов проекта в иерархической структуре. Он помогает руководителям проектов разбить сложную проектную деятельность на простые и управляемые задачи.

Как его использовать

Шаг 1. Первым шагом создания структуры декомпозиции работ является понимание масштаба проекта. Это означает, что вам необходимо определить цели проекта, результаты, задачи, сроки и т.д. 

Шаг 2. Определите ключевые результаты. К ключевым результатам относятся такие, которые важны для успеха проекта; они должны находиться на уровне 2 вашей структуры разбивки работ. 

Шаг 3. Определите пакеты работ или результаты проекта на самом низком уровне структуры. Соберите проектную команду и заинтересованные стороны, чтобы сообща определить весь объем работ, необходимых для достижения ключевых результатов. 

Шаг 4: Создайте расшифровку структуры, которая содержит определение и объем элементов (пакетов работ) в составе диаграммы.

Пример структуры разбивки работ (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Матрица приоритетности

Матрица приоритетности- это инструмент планирования проекта, который используется для определения того, какие меры находятся в приоритете, а каких следует избегать, чтобы максимально эффективно использовать свое время и ресурсы. Этот инструмент помогает принимать оптимальные решения.
Как его использовать

В матрице приоритетов действий по оси x откладываются усилия, необходимые для той или иной к деятельности, а по оси y — ее результативность. Матрица приоритетов приоритетности предлагает 4 варианта категоризации:

1. Быстрые результаты/Срочно —  это действия, которые приносят большую отдачу и не требуют больших усилий для их завершения. Лучше максимально сосредоточиться на таких задачах.
2. Крупные проекты/Не срочные — это важные задачи/мероприятия, которые требуют больших усилий. Их нельзя выполнять в ущерб задачам с  быстрым результатом и необходимо тщательно планировать до начала выполнения.
3. Текущая работа/Делегировать — это низкоприоритетные задачи, которые не являются важными и не требуют больших усилий. Вы можете работать над ними, когда у вас есть время в перерывах между задачами первых двух категорий или делегировать другой команде.
4. Каторжный труд/Отложить или игнорировать — это задачи, которые приносят низкую отдачу, но требуют больших усилий. Рекомендуется избегать их выполнения, а если избежать их невозможно, прибегать к помощи специалистов, которые смогут эффективно с ними справиться. Матрица приоритетности (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Структура разбивки затрат

Структура разбивки затрат (на основе структуры декомпозиции работ) —  это один из методов планирования проекта, который используется для распределения затрат по различным частям проекта (по видам деятельности на самом низком уровне структуры разбивки работ). Он используется для сравнения фактических расходов с бюджетом.

Как его использовать

Шаг 1: В своей структуре разбивки работ убедитесь, что все комплексы работ оформлены как отдельные и разграничиваемые задачи. Назначьте каждому дату начала и окончания для каждого комплекса работ. 

Шаг 2: Определите конкретную сумму бюджета для каждого комплекса работ и назначьте ответственных держателей бюджета. 

Шаг 3: Изучите затраты и определите, во сколько вам обойдется проект на каждом уровне структуры разбивки работ.

Структура разбивки затрат (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Динамический анализ ключевых этапов

Динамический анализ ключевых этапов – это метод планирования проекта, используемый для отслеживания поэтапной реализации проекта. Он помогает определить, соответствует ли графику работа по тому или иному этапу проекта. 

Как его использовать

Шаг 1. Ознакомьтесь с графиком проекта и определите основные этапы проекта. Лучше, чтобы их было не очень много, чтобы не перегружать диаграмму не иметь много вех, чтобы не выглядеть запутанно на диаграмме динамического анализа ключевых этапов. 

Шаг 2: На диаграмме динамического анализа ключевых этапов ось y представляет собой временные рамки проекта, а ось x – временные рамки отчета. Для обозначения вехи на графике можно использовать линию определенного цвета или маркер определенной формы. Добавляйте этапы в график в конце каждого отчетного периода. 

Шаг 3: Обратитесь к диаграмме, чтобы определить тенденции развития вех в вашем проекте. Из этой статьи, вы сможете более подробно узнать, как устроен динамический анализ ключевых этапов.

Динамический анализ ключевых этапов (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Планирование ресурсов

Для более эффективного выполнения проектов необходимо правильно распределять ресурсы. На этапе планирования ресурсов необходимо обратить внимание на типы ресурсов, необходимых для выполнения задач проекта, и определить продолжительность выполнения каждой задачи.

Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта — это инструмент и методика, которая используется для планирования и контроля выполнения задач по проекту. Также  этот метод можно использовать для фиксации затрат и расходов на разных стадиях проекта.

Как его использовать

Шаг 1: Разбейте проект на отдельные задачи и назначьте им строки на диаграмме Ганта. 

Шаг 2: У каждой задачи есть продолжительность во времени, и вы можете выделить их нужным цветом. Поверх временной шкалы расположена линия прогресса, с помощью которой можно отметить, сколько работы было выполнено по каждой из задач. Прочитайте нашу статью Как использовать диаграммы Ганта для безукоризненного планирования проектов, чтобы узнать больше об использовании диаграмм Ганта.

Диаграмма Ганта для высокоуровневого плана проекта (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Другие шаблоны диаграмм Ганта

Организационная структура

Схемы организационной структуры — это инструмент планирования проекта, который применяется для визуализации проектной команды и распределения ролей и обязанностей внутри нее. С их помощью можно не только изобразить иерархию и структуру подотчетности, но и использовать его при распределении задач между сотрудниками.

Как использовать этот метод

Шаг 1: Изучите доступные вам ресурсы и соотнесите их с задачами.

Шаг 2: Разберитесь в иерархии/структуре подотчетности внутри команды проекта.

Шаг 3: Используя шаблон оргструктуры, подобный приведенному ниже, вы можете назначить каждому сотруднику свое место. Вы можете внести в организационную структуру необходимую информацию, например, роли и обязанности, доступностьи т.д. На основании этих данных, вы можете давать каждому участнику соответствующие задания.

Организационная структура управления проектами (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Другие шаблоны организационных структур

Управление знаниями

При работе над отдельными частями проекта команде приходится обращаться к различным ресурсам, таким как практические руководства, протоколы совещаний, документы по процессам и т.д. Если есть единое место (нечто вроде базы данных) где можно получить доступ ко всей необходимой информации, это поможет сэкономить время.

Диаграммы связей (mind maps)

Диаграммы связей — это инструмент, который используется для организации информации. Проектные команды используют диаграммы связей во время мозговых штурмов, чтобы зафиксировать свободный поток идей и структурировать их в понятной форме. Кроме того, их можно использовать в качестве ментальных карт, на которых хранится необходимая информация.

Как его использовать

Шаг 1: Соберите ресурсы, к которым команда должна обращаться, и распределите их по категориям. Например, в рамках проекта по созданию веб-сайта записи в блоге, видео, инфографика по планированию веб-сайта могут быть отнесены к категории “Справочные материалы по планированию веб-сайта”. 

Шаг 2: Используя Creately, вы можете добавить соответствующие ссылки. Просто щелкните фигуру, откройте меню “Свойства” и добавьте свою ссылку в разделе “Ссылка на URL-адрес или диаграмму ” 

Шаг 3: Если вы вставляете диаграмму на веб-страницу, опубликуйте ее как интерактивную диаграмму с помощью Creately Viewer.

Диаграмма связей для ресурсов проекта

Картирование процессов

Если вы пошагово объяснили, как выполнить то или иное задание, то любой, вне зависимости от того, знаком он с процессом или нет, сможет выполнить его без труда. Для этого-то и нужно построение карты процессов.

Карты процессов

Карты процессов — это инструмент, который используется для визуализации этапов рабочей деятельности и людей, которые за нее отвечают. Чтобы узнать, что такое карты процессов, символы карт процессов, типы карт процессов и как нарисовать карту процессов, ознакомьтесь с нашим простым руководством по составлению карт процессов.

Шаблон карты процессов управления проектами (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Диаграмма PERT

PERT расшифровывается как Project Evaluation Review Technique (Метод корректировки и оценки проекта). Он помогает от начала до конца выстроить схему ваших процессов. Диаграмма PERT помогает командам быстро выявлять проблемные аспекты проектов, которые можно мгновенно устранить. Это помогает сэкономить много времени в долгосрочной перспективе и не ждать, пока проблемы появятся сами собой. В этом подробном руководстве по диаграммам PERT мы рассказали, как использовать этот метод планирования проекта и какие преимущества даст вам его применение.

Диаграмма PERT для планирования проекта (кликните на диаграмму, чтобы редактировать ее онлайн)

Другие шаблоны диаграмм PERT

Мозговой штурм/принятие решений

Как проавило, сессии мозгового штурма и принятия решений занимают немало времени в процессе планирования проекта и на всем протяжении его реализации. Мозговой штурм не только необходим для генерирования творческих идей, но и является незаменимым приемом при принятии решений и решении проблем.

Диаграммы сродства

Диаграммы сродства используются для группировки большого набора идей/данных/мнений в рамках определенной темы или категории на основе их соответствия друг другу. Его можно использовать для логического упорядочивания идей, полученных в ходе мозгового штурма.

Как его использовать

Шаг 1: Соберите компетентную команду для проведения мозгового штурма. 

Шаг 2: Запишите каждую идею/ мнение, высказанное во время мозгового штурма.

Шаг 3: Отсортируйте идеи по степени их сходства.

Шаг 4: Сгруппируйте их вместе и дайте каждой группе название.

Шаблон диаграммы сродства (кликните на диаграмму, чтобы редактировать ее онлайн)

Диаграмма PICK

Диаграмма PICK —  это еще один метод планирования проекта, который можно использовать для организации идей после мозгового штурма. Это поможет вам определить, какие идеи легко реализовать и какие имеют высокую отдачу, или, другими словами, какие идеи являются наиболее полезными.

Как его использовать

Согласно диаграмме PICK, вы можете обозначить свои идеи как

• Возможные: это идеи, которые легко осуществить, но с низкой отдачей
• К реализации: идеи в этой части диаграммы легко реализуемы и имеют высокую отдачу
• Вызовы: здесь идеи сложнее реализовать, а отдачу трудно определить
• Без шансов: эти идеи труднее реализовать и они имеют низкую отдачу

После того как вы разместите идеи, полученные в результате мозгового штурма, на матрице, станет яснее, над какой идеей вам следует работать в первую очередь, а от какой лучше вовсе отказаться.

Диаграмма PICK для планирования проекта (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Дерево принятия решений

Когда вам предлагается несколько вариантов действий, вы можете использовать дерево принятия решений для анализа различных результатов этих решений.

Как его использовать

Шаг 1: Выявите и сформулируйте вопрос и поместите его в начало диаграммы. 

Шаг 2: Запишите возможные ответы на линиях, идущих к следующему уровню фигур дерева решений. 

Шаг 3: Поместите результаты ответов на эти вопросы в фигурах, к которым идут линии. Вы можете использовать овал для обозначения конечных результатов. Если же результат приводит к новому вопросу, поместите его в прямоугольник. 

Шаг 4: Соберите команду лиц, принимающих решения, и просмотрите результаты получившегося анализа, чтобы сделать окончательный выбор

Шаблон диаграммы дерева принятия решений (кликнитен на диаграмму, чтобы редактировать ее онлайн)

Другие примеры схем дерева принятия решений

Управление рисками

Риски —  неизбежный элемент проектов, и лучший способ минимизировать их влияние на достижение ваших целей —  подготовиться к ним заранее. Заранее выявляя и анализируя риски, вы можете избежать негативных результатов, которые могут повлиять на итоги проекта. В нашем полном списке визуальных методов управления рисками мы рассмотрели 11 эффективных методов управления рисками, которые вы можете использовать для выявления, оценки и контроля рисков.

Расширение списка методов планирования проекта

Здесь мы рассмотрели полезные визуальные техники, которые вы можете использовать в качестве методов планирования проектов. Они не только просты в использовании, но и эффективны при планировании проектов, принятии решений, решении проблем, управлении информацией и т.п. Знаете ли вы другие методы планирования проектов, которых пока нет в списке? Расскажите нам о них в комментариях под публикацией.

SMART в планировании проектов инструменты и методы планирования проекта инструменты планирования проекта методы планирования проекта планирование проекта управление проектом

Что такое планирование проекта: инструменты и основы

Планирование проекта обеспечивает его успех и своевременную реализацию, что является критически важной функцией в любой технической организации. Стремление к идеальному плану поможет повысить вероятность удовлетворенности клиентов и их доверие к организации для будущих инвестиций. Это самый важный шаг в снижении риска и провалов проекта. В конце концов, каждый руководитель проекта знает, что никто не получает баллы за блестящую идею, если ее реализация в конечном итоге не удалась.

Существует несколько необходимых шагов планирования проекта, которые могут помочь обеспечить успешный и эффективный процесс. При формировании плана проекта мы можем ссылаться на различные инструменты планирования проекта, такие как диаграмма Ганта, диаграмма PERT или метод критического пути.

В следующем учебном пособии рассматриваются основы планирования проектов, его основы, почему это так важно для организаций, некоторые популярные инструменты, используемые для планирования проектов, и основные этапы. Мы также рассмотрим некоторые возможности более подробного изучения этих инструментов.

Что такое планирование проекта?

Проект состоит из пяти различных фаз: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и контроль и закрытие. Планирование — это вторая фаза жизненного цикла проекта, когда после фазы инициации составляется план, чтобы можно было начать процесс выполнения. План проекта служит дорожной картой для всего процесса управления проектом.

Планирование проекта включает: 

• Определение целей 

  В определении должно быть указано, из чего состоит проект, его основная цель, что он намеревается выполнить и что означает его завершение 9.0018

• Объяснение области применения

  В пояснении содержится подробная информация о том, что проект намеревается решить и кто получит выгоду от проекта
.

• Планирование задач 

  Каждой задаче присваивается дата начала и дата окончания, а также предоставляется оценка того, сколько времени потребуется для выполнения задачи
.

• Создание отчетов о ходе выполнения 

  Документ включает работу, которую необходимо выполнить, результаты и предполагаемый результат проекта
.

Основы планирования проекта

Планирование проекта относится к определению основных принципов, таких как следующие:

Определение объема, стоимости и ресурсов

• Процесс определения объема, стоимости и ресурсов помогает оценить время, необходимое для завершения проекта, количество необходимых людей и требуемый набор навыков
• Структура распределения работ (WBS) помогает этому процессу, разделяя всю задачу на более мелкие управляемые сегменты

Идентификация проблемы

• Различные методы, такие как опросы или встречи, используются для сбора информации для оценки проблем
• Может быть несколько проблем; затем проектная группа выбирает проблему, требующую неотложного внимания

Определение заинтересованных сторон

• Идентификация заинтересованных сторон дает более четкое представление о реальной проблеме, в частности, какие функции или люди могут быть затронуты проектом
• Заинтересованные стороны работают с командой проекта и вносят свой вклад в успех проекта

Определение целей проекта

• План составлен с учетом различных ожиданий заинтересованных сторон
• Успех проекта полностью зависит от того, насколько проект способен оправдать ожидания

Зачем планировать проекты?

Планирование проекта обеспечивает контроль бюджета и графика на каждом этапе. План проекта включает график, который помогает членам команды выполнять свои задачи и помогает им узнать, какой инструмент им понадобится и когда. Это также помогает команде оставаться вовлеченной для более высокой производительности проекта. План проекта обеспечивает активное участие всех членов команды и позволяет им использовать оппортунистический подход к своей работе.

Планирование проекта обеспечивает своевременную проверку результатов на каждом этапе. При успешном внедрении каждый в команде проекта может предвидеть проблемы до того, как они возникнут. Это создает эффективность и обеспечивает успешное выполнение плана.

Кроме того, планирование проекта помогает анализировать, расставлять приоритеты и обеспечивать надлежащий план для всех видов рисков. Надлежащее планирование гарантирует, что если существует более одного риска, они могут быть расставлены по приоритетам и обработаны соответствующим образом. Этот шаг гарантирует, что ничего не развалится, а план позволяет команде проекта запомнить все важные детали и сроки.

Каковы компоненты плана проекта?

Ниже перечислены компоненты планирования проекта: 

Объем

Это один из наиболее важных компонентов плана проекта. Масштаб определяет, что будет делать команда проекта, а что нет. Определение требований по объему проекта упрощает процесс создания структурной декомпозиции работ. Менеджер проекта должен определить цели производительности как часть содержания проекта.

Бюджет

Бюджет – один из самых важных компонентов проекта. Чтобы определить стоимость проекта, менеджеры проекта учитывают количество рабочей силы и других ресурсов, необходимых для достижения целей проекта. Различные этапы, задачи и действия требуют различных бюджетных ассигнований в зависимости от их приоритетов и потребностей.

Хронология

Термин «временная шкала» описывает ожидаемое время завершения каждого этапа проекта. Это также влечет за собой определение того, как проект разбит на задачи и подзадачи. Определение этих временных рамок, создание индивидуальных и командных расписаний и выбор контрольных точек проекта — все это включено в процесс временной шкалы.

Как создать план проекта?

Следующие шаги обеспечат правильное выполнение проекта: 

Определение заинтересованных сторон

Любой, кто заинтересован в проекте, является заинтересованным лицом. Таким образом, любое лицо, организация или сторона, заинтересованная в компании или результатах ее деятельности, считается заинтересованной стороной.

Определить роли

Заинтересованные стороны имеют множество обязанностей в бизнесе. Иногда они могут участвовать в принятии решений, приносить деньги и выполнять другие обязанности.

Представление заинтересованных сторон

Очень важно запланировать официальные или неформальные встречи с каждым членом команды на различных этапах проекта. Перед началом проекта следует обсудить такие вопросы, как объем, бюджет, цели, график и роли.

Ставить цели

Постановка целей необходима для подготовки к личным изменениям и достижению целей проекта. Он служит основой для управления производительностью, мотивирует и концентрирует внимание.

Расставить приоритеты задач

Вам нужно расставить задачи по степени важности. Также более значимую задачу можно упростить до более мелких целей и задач.

Создать расписание

Вы должны настроить систему, чтобы в случае нарушения сроков принимались корректирующие меры. Ваш график, возможно, придется изменить, учитывая ваши цели.

Оценка рисков

Риск — это потенциальная проблема с вашим проектом, которая может материализоваться или не материализоваться. Чтобы впоследствии не быть застигнутым врасплох, крайне важно выявлять риски при управлении проектом и снижать их на этапе планирования проекта.

Связь

Создание надежных линий связи и ожидание связи по проекту имеет важное значение. Проведите совещание или спросите мнение каждого члена команды относительно рисков, которые вы должны принять во внимание.

Переоценить

Вы должны переоценить все, как только вы достигли половины пути или других важных вех. Это позволит вам оценить, в каких областях вы преуспеваете, а какие требуют больше усилий. Ваш первоначальный план, возможно, потребуется изменить после переоценки.

Окончательная оценка

Вам нужно подумать над проектом, как только он будет завершен. Учитесь на своих слабых сторонах и больше сосредоточьтесь на улучшении тех, в которых вы работали лучше. В результате повышается вероятность успеха вашего проекта.

Каковы 5 этапов проекта?

Ниже приведены основные 5 этапов каждого проекта: 

Посвящение

На этом этапе необходимо создать бизнес-план и определить масштабный проект. Убедитесь, что проект отвечает потребностям бизнеса и что заинтересованные стороны и проектные группы согласны с ним. Создание критериев успеха проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта является основной целью фазы инициации. Также на этом этапе учитываются осуществимость проекта и его измерение.

Планирование

Успешное управление проектом зависит от хорошего планирования проекта. Члены проектной группы сосредотачиваются на конкретных требованиях, задачах, сроках и действиях на этапе планирования проекта. Менеджер проекта сотрудничает с каждым членом команды, чтобы разработать дизайн, составить список задач и определить бюджет. УМНЫЙ. (конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и своевременные) и C.L.E.A.R. (совместный, ограниченный, эмоциональный, ощутимый, уточняемый) — два наиболее распространенных подхода к постановке целей проекта.

Исполнение

Чтобы поддерживать проект в рабочем состоянии до конца жизненного цикла, менеджер проекта пытается управлять каждой задачей и аспектом реализации проекта на этом этапе. На этом этапе руководитель проекта также должен постоянно поддерживать продуктивное сотрудничество с заинтересованными сторонами. Это гарантирует, что все находятся на одной странице, и все идет без сучка и задоринки во время проекта.

Мониторинг и управление

Работая параллельно с выполнением проекта, фаза мониторинга и контроля проекта гарантирует достижение целей и результатов проекта. Наряду с отслеживанием хода выполнения задачи руководитель проекта также ищет проблемы или риски, разрабатывает план по их устранению с командой и регулярно сообщает заинтересованным сторонам о статусе проекта.

Закрытие и проверка

На этом этапе процесс управления проектом заканчивается. Последние важные задачи должны быть завершены, чтобы клиент был доволен. Однако команда должна проводить ретроспективу проекта независимо от жизненного цикла. Команда проекта может рассмотреть новые извлеченные уроки и обеспечить улучшение текущих процедур управления проектом для будущего проекта во время этой деятельности по вскрытию.

Инструменты планирования проекта

Инструменты планирования проекта помогают всем заинтересованным сторонам отслеживать требования и сроки проекта. К наиболее популярным инструментам планирования проектов относятся следующие:

Диаграмма Ганта

• Диаграммы Ганта — это отраслевой стандарт, помогающий отслеживать как время, так и взаимозависимости между задачами
• Диаграммы Ганта — важный инструмент для отображения различных этапов, заданий и ресурсов, задействованных в управлении проектами

Метод критического пути (CPM)

• Метод критического пути (CPM) является важнейшим инструментом для определения хода выполнения проекта, чтобы гарантировать, что проект идет по графику
• CPM помогает определить основной или критический путь, определяя самый длинный участок зависимых задач

Таблица PERT

• Техника оценки и анализа программы (PERT) помогает анализировать задачи по завершению проекта и время, необходимое для выполнения этих задач
• PERT упрощает планирование крупных и сложных проектов

Структура распределения работ (WBS)

• Структура декомпозиции работ (WBS) — это процесс организации работы команды на управляемые секции
• WBS — это иерархическая структура результатов, необходимых для завершения проекта

Проектная документация

• Проектная документация создается в течение жизненного цикла проекта, который включает содержание проекта, его график и анализ рисков
• Документы проекта помогают лучше понять и проанализировать риски проекта

Этапы планирования проекта

Существует семь основных этапов планирования проекта:

1.

Определить заинтересованную сторону и встретиться с ней

Заинтересованными сторонами могут быть руководитель проекта, заказчик или команда. Первым шагом является выявление и встреча заинтересованных сторон для обсуждения их ожиданий и определения масштаба проекта.

2. Определение области действия

Объем проекта включает в себя определение списка конкретных целей проекта, результатов, бюджетов и сроков. Масштаб проекта помогает установить границы проекта и обязанности каждого члена команды.

3. Установите цели и расставьте приоритеты

Цели устанавливаются и расставляются по приоритетам, как только ожидания заинтересованных сторон становятся определенными. Даются более изысканные детали первоначальным идеям, которые служат ориентиром на протяжении всего проекта.

4. Определить результаты 

Результаты являются причиной создания проектов. Это один из наиболее важных этапов планирования проекта, который заключается в том, чтобы определить, какими будут эти результаты и как они будут доставлены вовремя.

5. Создайте расписание проекта 

В расписании проекта указано, когда должны начинаться и заканчиваться различные задачи проекта. График проекта помогает измерять ход выполнения проекта и настраивать отчеты о ходе выполнения.

6. Анализ рисков

Выявление рисков и рассмотрение того, как с ними справляться, является важным шагом в планировании проекта. Следует рассмотреть конкретные шаги по предотвращению возникновения рисков или ограничению их воздействия.

7. Установите рекомендации по прогрессу 

Должен быть план информирования заинтересованных сторон о ходе проекта. Это можно делать ежемесячно, еженедельно или ежедневно, чтобы все участники могли следить за прогрессом.

Узнайте, как планирование проекта может улучшить вашу организацию и карьеру

Даже самые многообещающие планы потерпят неудачу, если они не будут реализованы должным образом. Лучший способ обеспечить успех — использовать одну из проверенных методологий управления проектами, которые уже используются некоторыми из крупнейших и наиболее гибких компаний. Лучше всего то, что вы можете повысить свои навыки онлайн, записавшись на комплексный сертификационный курс Simplilearn PMP® уже сегодня!

Планирование проекта | 9 шагов по созданию онлайн-плана управления проектом

Шаг 8. Проведите оценку рисков

Риск — это проблема, которая может возникнуть или не возникнуть в ходе вашего проекта. Важно выявлять риски в управлении проектами и снижать их на этапе планирования проекта, чтобы потом не быть застигнутыми врасплох. Проведите совещание или попросите всех членов команды поделиться мнением о рисках, которые вы должны учитывать.

Области риска включают:

• Объем проекта
• Ресурсы (кадровые, финансовые и физические)
• Задержки проекта
• и сбои технологии или связи

Невозможно контролировать все потенциальные риски, но их заблаговременное обдумывание может уберечь вас от провала проекта.

Шаг 9. Сообщите план проекта

После составления плана проекта обязательно доведите его до сведения команды и всех других заинтересованных сторон. Возможно, вы создали план коммуникаций по проекту, когда составляли расписание проекта. Если нет, сделайте это сейчас!

Установление надежных каналов связи и ожиданий от коммуникации по проекту имеет решающее значение. Как руководитель проекта обязательно смоделируйте способ общения, который вы ожидаете от всех заинтересованных сторон.

Основные компоненты плана управления проектом

Пример плана проекта на базовом уровне состоит из трех компонентов. Создание списка всех этих компонентов, чтобы помочь в составлении плана управления проектом.

Мероприятия

Что нужно сделать вашей команде, чтобы завершить проект? Действия в вашем плане проекта включают такие вещи, как

• измерение прогресса
• делегирование задач
• выделение ресурсов
• учет времени затраченного на задачи проекта
• эффективно общаться.

Задачи

При любом управлении задачами проект разбивается на задачи. Это небольшие работы, которые составляют большую картину вашего проекта. Наличие дополнительных целей облегчает измерение успеха и устранение узких мест, а определение этих задач имеет важное значение для разработки плана управления проектом.

Ресурсы

С чем вы работаете? Ваши ресурсы включают ваш бюджет, конечно. Также важно понимать ваши потребности в человеческих и материальных ресурсах. Сколько человек потребуется для работы над этим проектом и нужно ли будет нанимать временных работников или субподрядчиков? Какие физические или цифровые материалы потребуются и откуда они возьмутся?

Как программное обеспечение для планирования проектов может помочь в планировании проектов

Успешный план управления проектом включает в себя эффективную организацию всех действий, задач и ресурсов, составляющих ваш проект. Попытка сделать все это с набором электронных таблиц, которые ужасны для управления проектами, и общих документов или, что еще хуже, с блокнотами, ручками и стикерами, утомительна и неэффективна.

Программное обеспечение для планирования проектов может упростить планирование вашего проекта от начала до конца, предоставляя вам функции управления проектами и прозрачность в проекте, необходимые не только для создания превосходного плана управления проектом, но и для эффективного управления вашим проектом. Хорошее программное обеспечение для управления проектами позволяет вам выполнять административные задачи быстрее и эффективнее, высвобождая время, чтобы сосредоточиться на реальном проекте.

Программное обеспечение для управления проектами также может способствовать эффективному общению внутри и между командами, помогает отслеживать ключевые факторы производительности, централизованно хранить все проектные данные и позволяет создавать отчеты по проекту. Многие проблемы управления проектами, особенно связанные с планированием, можно решить с помощью мощного и эффективного инструмента управления проектами.

Kissflow Project может стать для вас решением!

Проект Kissflow

• прост и интуитивно понятен в использовании,
• освобождает вас от постоянного отслеживания товарищей по команде,
• предлагает несколько представлений для визуализации проектов
• предоставляет состояния «Готово», «Выполняется» и «В ожидании» для ясности в статусе,
• дает вам доступ к мощным отчетам для принятия решений на основе данных, а
• напоминает вам, когда сроки выполнения задач приближаются.