Outlook настройка автоархивации: Автоматическая архивация старых элементов

Содержание

Автоматическая архивация старых элементов

Outlook

Навигация и упорядочение

Архив

Автоматическая архивация старых элементов

Outlook для Microsoft 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Еще…Меньше

Почтовый ящик Outlook может быстро заполниться новыми сообщениями, ответами и пересылаемыми письмами. До того, как вы поймете это, у вас уже могут скопиться тысячи сообщений. Контролируйте размер почтового ящика и его папок, перемещая более старые элементы, которые необходимо сохранить, в архив. Чтобы это делалось автоматически, используйте автоархивацию.

Вы можете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных элементов и время хранения элементов до их архивации.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server.
Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Параметры автоархивации.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите команду Свойства.
На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.

Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.

Выберите Сервис > Параметры и откройте вкладку Другие.
Выберите параметр Автоархивация.
Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.
Выберите нужные параметры.
- Автоархивация каждые Выберите частоту запуска автоархивации. Одновременная архивация большого количества элементов может замедлить работу компьютера. Поэтому лучше выбрать период времени, который позволит выполнять архивацию быстрее. Настройте интервал времени с учетом того, какое количество элементов обычно поступает за соответствующий период.
  Запрос перед запуском автоархивации Выберите этот параметр, если хотите, чтобы Outlook выводил напоминание перед обработкой элементов с помощью автоархивации. Когда появится сообщение, вы можете нажать Нет, чтобы отменить этот сеанс автоархивации.
- org/ListItem»>
  Удалять просроченные элементы (только папки электронной почты) Этот флажок по умолчанию не установлен. Вы можете удалять сообщения электронной почты, срок хранения которых истек. По умолчанию он составляет шесть месяцев для элементов в папках «Черновики» и «Входящие» и три месяца для отправленных сообщений, но вы можете изменить эти значения с помощью параметра
  Удалять элементы старше.
- Архивировать или удалять старые элементы Необходимо выбрать этот параметр, если вы хотите, чтобы при автоархивации удалялись все или некоторые элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует другие параметры, позволяющие определить, какие из таких элементов нужно архивировать, а какие — удалять. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.
  
  Примечание: В диалоговом окне
  
  Автоархивация под папками понимаются основные функциональные области Outlook, например папка Календарь и папка Задачи, а также отдельные почтовые папки. Это связано с тем, что элементы календаря и задачи хранятся в папках Календарь и Задачи.
- Показывать папку архива в списке папок Выберите этот параметр, чтобы папка архива отображалась вместе с другими рабочими папками в области навигации. В главной папке Архив можно открывать подпапки и просматривать архивированные элементы. Вы можете убедиться в том, что заархивированы правильные элементы, и перетащить нужные элементы в рабочую папку.
- Удалять элементы старше Задайте интервал времени, через который нужно архивировать элементы (в днях, неделях или месяцах). Вы можете выбрать значение от одного дня до 60 месяцев. Под удалением здесь понимается архивация элементов. Элементы не будут физически удаляться, если только для папки не задан соответствующий параметр.
- Перемещать старые элементы в папку Папка, используемая по умолчанию, зависит от операционной системы.
  
  Windows Vista: C:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.
  pst.
  
  Windows XP: C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.
  
  Если вы хотите задать другую папку для архивированных элементов, выберите ее. Элементы будут перемещаться в нее после окончания срока их хранения.
  
  Примечание: Элементы, которые архивируются в папку, выбранную пользователем, не будут удаляться автоматически. Вам потребуется открыть папку и удалить их вручную.
- Окончательное удаление элементов Этот параметр позволяет удалить элементы, срок хранения которых истек, вместо того чтобы перемещать их в папку архива или папку «Удаленные».
- org/ListItem»>
  Применить настройки ко всем папкам Нажмите эту кнопку, если нужно применить настроенные параметры автоархивации ко всем папкам. Чтобы задать различные настройки для папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого выполните инструкции, приведенные под кнопкой. Их также можно найти в следующем разделе («Изменение параметров автоархивации для отдельной папки»). Изменения, внесенные в определенные папки, применяются только к этим папкам.
- Сведения о политике хранения Системный администратор вашей организации мог настроить политики хранения, определяющие, когда и как должны архивироваться элементы. Вы можете просмотреть политики, но для их изменения потребуются соответствующие разрешения.
нажмите кнопку ОК.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства.
Откройте вкладку Автоархивация.
org/ListItem»>
Выберите нужные параметры.

Примечание: Дополнительные сведения о параметрах см. в шаге 4 раздела «Просмотр или изменение стандартных параметров автоархивации».
Нажмите кнопку ОК.

Возможность настройки автоархивации

Outlook для Microsoft 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Еще…Меньше

Автоархивация помогает освобождать место в почтовом ящике или на сервере электронной почты за счет автоматического перемещения элементов в архив. В зависимости от параметров функция автоархивации выполняет одно или оба из описанных ниже действий.

org/ListItem»>
Перемещает элементы из исходного расположения (обычно одной из активных папок) в папку архива.

Куда перемещаются элементы?

Файл архива — тип файла данных Outlook (PST). После первого запуска автоархивации файл архива автоматически создается в расположении C:\Пользователи\<имя пользователя>\Документы\Файлы Outlook\archive.pst.

Где находятся папки, указанные в этой статье?

Некоторые папки могут быть скрыты. Дополнительные сведения о просмотре скрытых папок в Windows см. в статье Отображение скрытых файлов.
Безвозвратно удаляет файлы по истечении заданного промежутка времени.

Примечания:

если вы выбрали удаление элементов, они не архивируются. Если же выбрано архивирование элементов, их невозможно удалить с помощью функции автоархивации. После архивации элементы можно удалить только вручную.
Если в вашем профиле Exchange несколько учетных записей Outlook и вы настроили автоархивировать для одной учетной записи, для всех остальных учетных записей Exchange будут автоматически применены те же параметры.

Дополнительные сведения об автоархивативе см. в этой статьи.

Сроки хранения элементов Outlook

Любой элемент Outlook с истекшим сроком хранения обрабатывается в ходе ближайшего сеанса автоархивации, если он специально не помечен как исключенный. Сроки хранения по умолчанию для каждой папки Outlook указаны в этой таблице:

Папка	Срок хранения
«Входящие» и «Черновики»	6 месяцев
«Отправленные» и «Удаленные»	2 месяца
Исходящие	3 месяца
Календарь	6 месяцев
Задачи	6 месяцев
Заметки	6 месяцев
Дневник	6 месяцев

Примечание: для папок, содержащих элементы того же типа, что и Входящие, Календарь, Задачи, Заметки или Дневник, период хранения по умолчанию также составляет шесть месяцев. Это может быть, например, папка почты, которую вы создали для получения отчетов о состоянии от коллеги, или папка контактов, созданная вами для личных контактов.

Определение срока хранения элемента

Тип элемента	Начало отсчета срока хранения
Сообщение электронной почты	Дата и время получения или последнего изменения и сохранения сообщения (в зависимости от того, что произошло позднее). Пример изменения сообщения: его отметка как прочитанного или непрочитанного.
Собрание, событие или встреча в календаре	Дата последнего изменения и сохранения элемента (в зависимости от того, что произошло позднее). Повторяющиеся элементы не обрабатываются функцией автоархивации. Независимо от даты последнего сохранения архивироваться будут только элементы календаря, которые уже были.
Задача	Дата завершения или последнего изменения и сохранения задачи. Задачи, которые не отмечены как завершенные, не обрабатываются функцией автоархивации. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются только после отметки о завершении.
Заметка	Время последнего изменения и сохранения заметки.
Запись дневника	Дата создания записи в дневнике или ее последнего изменения и сохранения.
Контакт	По умолчанию контакты не архивются. Однако их можно архивировать вручную.

К началу страницы

Параметры автоархивации

Ниже описаны параметры, которые можно использовать для настройки автоархивации.

Автоархивация каждые n дн. Выберите частоту запуска автоархивации. Одновременная архивация большого количества элементов может замедлить работу компьютера. По этой причине рекомендуем чаще использовать автоархивацию, чтобы уменьшить количество обрабатываемых элементов.

Чтобы отключить автоархивацию, снимите флажок Автоархивация каждые n дн.

Запрос перед запуском автоархивации Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы перед обработкой элементов Outlook появлялось напоминание. Вы можете отменить сеанс автоархивации, нажав кнопку Нет в сообщении с напоминанием.

Удалять просроченные элементы (только папки электронной почты) Этот параметр отключен по умолчанию. Установите флажок, чтобы удалять сообщения по истечении срока хранения.

Архивировать или удалять старые элементы Установите этот флажок, если вы хотите задать или изменить указанные ниже параметры. Если он снят, автоархивация запускается с параметрами по умолчанию.

Показывать папку архива в списке папок Установите этот флажок, чтобы папка «Архив» отображалась вместе с другими рабочими папками в области навигации. Если флажок не установлен, вы все равно можете открыть папку «Архив»: откройте вкладку Файл, перейдите на вкладку Открыть и нажмите кнопку Открыть файл данных Outlook.

Удалять элементы старше Укажите срок (в днях, неделях или месяцах), после которого нужно архивировать элементы. Вы можете указать срок от одного дня до 60 месяцев.

Перемещать старые элементы в папку Выберите этот параметр, чтобы архивировать старые элементы, а не удалять их автоматически. В поле отображается папка по умолчанию. Чтобы использовать другую папку, укажите путь к ней в этом поле или перейдите к ней, нажав кнопку Обзор. При выборе этого параметра отключается параметр Удалять старые элементы навсегда.

Окончательное удаление элементов Этот параметр позволяет удалять элементы с истекшим сроком хранения. Эти элементы не перемещаются в другую папку и не сохраняются в архиве. При выборе этого параметра отключается параметр Перемещать старые элементы в папку.

Применить настройки ко всем папкам Нажмите эту кнопку, если нужно применить настроенные параметры автоархивации ко всем папкам. Если вы хотите задать уникальные параметры для одной или нескольких папок, не нажимайте эту кнопку. Чтобы настроить параметры для отдельной папки, щелкните ее правой кнопкой мыши, выберите пункт Свойства, перейдите на вкладку Автоархивация и внесите изменения.

К началу страницы

Архивация элементов вручную

Outlook

Навигация и упорядочение

Архив

Архивация элементов вручную

Outlook для Microsoft 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Еще. ..Меньше

Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.

Примечание: Команда и функция Архивировать не отображаются ни для одной учетной записи в профиле Outlook, если вы включили учетную запись Exchange Server и ваша организация использует Microsoft Exchange Server Online Archive. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

Выполните одну из указанных ниже процедур.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.
Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.
Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.
Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке «Отправленные» может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке «Входящие».
Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком «Не автоархивировать». При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.
org/ListItem»>
Нажмите OК.

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.
В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.
Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Обновить

По умолчанию старые Outlook архивируются автоматически через определенные промежутки времени. Дополнительные информацию об автоархивке см. вэтой статьи.

Кроме автоархивативирования или замены, вы можете вручную архивировать и архивировать элементы. Архивариум вручную обеспечивает гибкость и позволяет точно указать, какие папки включены в архив и какие Outlook файл данных (PST).

Чтобы вручную Outlook элементы, сделайте следующее:

Перейдите на вкладку Файл.
org/ListItem»>
Нажмите кнопку Средства очистки.
Нажмите кнопку Архивировать.
Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем выберите папку, которую вы хотите архивировать. Любая вложенная папка выбранной папки включается в этот архив вручную.
Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.
org/ListItem»>
Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, в области Архивный файл нажмитекнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку ОК. Место назначения файла появится в поле Архивный файл.
Чтобы включить элементы, которые по отдельности помечены как исключенные из автоматической архива, включив в него элементы с пометкой «Не автоархивировать». Этот параметр не удаляет исключение из этих элементов, а игнорирует только для этого архива параметр Не автоархивативировать.

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, отключите автоархивировать. Выполните следующие действия:

Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Параметры.
На вкладке Дополнительные в области Автоархивканажмите кнопку Автоархив Параметры.
Чтобы выполнить автоархивную проверку каждые n дней, сжимите его.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Обновить

Автоархиватив, который включен по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в архив через запланированные интервалы времени. Однако вы можете вручную архивировать элементы и архивировать их в определенном расположении.

Примечание: Параметры Microsoft Office Outlook 2007 автоархивизации можно настраивать. Вместо архива или архива элементов вручную вы можете обнаружить, что автоархивальная обработка может соответствовать вашим потребностям. Дополнительные сведения см.в этой статьи.

В меню Файл выберите пунктАрхивировать .
Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем укажите дату в области Архивировать элементы старше.
В области Архивныйфайл нажмите кнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию.
Если вы хотите переопрепрестировать предыдущий параметр, чтобы не архивировать отдельные элементы автоматически, выберите параметр Включить элементы с параметром «Не автоархивировать». Если вы решите вручную архивировать эти элементы во время этой процедуры, на элементы снова будет оголен параметр Не автоархивативировать, если этот параметр не будет переопределен вручную в будущем.
Нажмите кнопку ОК.

Примечание: Outlook автоматически создает другой файл архива для элементов в указанной папке и указанном расположении.

Как архивировать почту Outlook — порядок действий

Этот вопрос часто задавали себе неопытные пользователи, в то время, как остальные активно использовали эту функцию. Так для чего же?

Архивирование применяется при работе с письмами на электронной почте или с внешним накопителем.

Что даёт архивация:

с ней можно легко сохранить письма с почты, а потом к ним возвращаться, если для этого будут причины;
часто этот способ используется во время переустановки системы ПК, чтобы не потерять важные данные;
для переноса сообщений на внешний носитель;
при использовании нескольких устройств или при замене одного на другой.

Чтобы создать архив из e-mail есть несколько способов, которые подбираются в зависимости от учётной записи самой электронной почты.

Владелец учётной записи всегда имеет доступ к папке под названием «Архив», часто она является даже стандартной папкой вместе с такими же другими функциями: «Входящие», «Отправленные»; «Удалённые».

При использовании таких учётных записей как POP и IMAP можно либо создать папку под названием «Архив», либо использовать уже существующую для этих целей. Но в Microsoft 365 и Exchange это сделать невозможно.

Как правильно архивировать письма на почте Outlook

При использовании кнопки «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшится. Но если для архивации это необходимо, тогда стоит воспользоваться серверным архивом в Microsoft 365 для предприятий или провести архивацию вручную.

Конечно, всегда есть лимит пространства на корпоративной электронной почте и для хранения писем пользователь получает свой лимит памяти. При активном использовании данного сервиса рано или поздно придётся освобождать место для того, чтобы была возможность получать новые письма.

И здесь можно будет либо их все удалить, либо переместить куда-нибудь для хранения (локальный диск). И для такого хранения их придётся заархивировать. К тому же, чтобы очисть почтовый ящик, придётся потратить много времени, на удаление каждое письмо по отдельности. А чтобы очистить всё одним быстрым движением, сначала нужно создать архив. Но при этом часто важные данные также могут попасть «под раздачу». При создании архива можно установить параметры, ориентируясь на которые будет проходить архивация писем.

Настройка архивации в Outlook

Для начала нужно выбрать письма, которые требуется заархивировать. В группе под названием «удалить» есть кнопка «архивировать». Для этой функции также может использовать клавишу BACKSPACE (с её помощью легко выбрать сразу несколько сообщений для создания архива).

ВАЖНО. Учётные записи Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com уже имеют папку под названием Архив. Если же их не видно, тогда нужно пойти другим путём: Файл – Учётная запись Office – Параметры обновления – Обновить.

Сообщения будут перенесены в папку «Архив». А при любой ошибке всегда можно зайти в новый архив и переместить письма обратно к нужной папке.

ВНИМАНИЕ. Кнопка «Архивировать» отображается в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. Во всех версиях, которые вышли до этого, такой кнопки нет.

Есть ещё одна интересная опция в Outlook: архивирование с помощью клавиатуры.

Её можно использовать, когда нужно заархивировать небольшое количество сообщений, и выделив их, достаточно нажать кнопку BACKSPACE.

ВАЖНО. Когда сообщение открыто с использованием отдельного окна, а не просто для чтения, то архивация не произойдёт. Для этого нужно закрыть сообщение и открыть его в области чтения, и только в этом случае нажать BACKSPACE. При открытом окне же придётся нажимать кнопку «архивировать» прямо с ленты.

Часто такой способ используют для того, чтобы освободить место в почтовом ящике. Но нужно правильно заархивировать письма, чтобы не потерять важные данные.

Как заархивировать письма в почте Outlook

Пошаговая инструкция архивации писем:

первое, что нужно сделать, — это открыть программу Outlook;
в окне экспорта выбрать «файл данных Outlook»;
выделить письма, которые нужно заархивировать с помощью галочки. Затем нажать на кнопку «Архивировать»;
система предложит способ для архивации, и пользователь выбирает тот, который ему больше всего подходит;
нужно указать дату создания архива.

Конечно, после архивации все письма и данные, которые в них находятся, доступны к просмотру или прочтению. К тому же архивы не имеют сроков годности, так что они остаются с пользователем так долго, как это будет необходимо.

Такие заархивированные письма всегда можно быстро найти в разделе «Вся почта». Также сообщения от одного отправителя в самом архиве соединяются в цепь, что значительно упрощает поиск и использование почты.

Сделать архив на почте вручную очень просто. Всё, что нужно, — это нажать на пункт «сохранить». И после этого всегда можно быстро и просто найти сообщение, которое необходимо. И даже при поломке компьютера всегда будет быстрый доступ к важной информации в любое время. Но важно, чтобы данный архив был перенесен на внешний носитель или жёсткий диск с установленной системой.

Для ручной архивации в Outlook 2016 нужно сделать несколько простых шагов:

выбрать пункт «Файл»;
затем «Сведения – Инструменты – Удалять старые элементы»;
выбрать параметры «Архивировать эту папку и вложенные файлы»;
установить дату (архивировать элементы, созданные до).
после всех проведённых действий нажать «Ок».

Пишите комментарии, какие вопросы у вас возникали во время архивации и насколько сложно было сделать первый архив. И какие данные стоит архивировать, а какие — нет.

Как настроить и управлять автоархивированием в Microsoft Outlook

Чтобы упростить поддержание чистоты почтового ящика и папок, вы можете автоматически удалять старые элементы с помощью автоархивации в Outlook.

Если вы хотите очистить свои папки и почтовый ящик, но не хотите тратить время на это вручную, рассмотрите возможность использования функции автоархивации в Microsoft Outlook. Используя AutoArchive, вы можете убрать старые электронные письма и элементы, которые вам больше не нужны, но не обязательно удалять.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Вы можете решить, когда архивировать свои элементы, какие архивировать и куда их следует отправлять. С помощью всеобъемлющего параметра AutoArchive для Outlook вы можете настроить AutoArchive для определенных папок или полностью удалить папки из процесса архивирования.

Давайте рассмотрим ваши варианты настройки и управления автоархивированием в Outlook.

Настройка автоархивации в Outlook

Чтобы настроить расписание и выбрать элементы и расположение для автоархивации в Outlook, выполните следующие действия.

Откройте Outlook в Windows и нажмите Файл > Параметры.
Слева выберите Advanced.
Нажмите кнопку «Настройки автоархивации» справа.

Когда откроется окно AutoArchive, установите флажок вверху, чтобы Запускать автоархивирование каждые X дней и выберите количество дней. При желании вы можете установить следующий флажок, чтобы получать уведомления перед запуском автоархивации.

Затем решите, как управлять элементами во время автоархивации. Вы можете удалять просроченные элементы в папках электронной почты, архивировать или удалять старые элементы и отображать архивную папку в списке папок. Если вы решите показать эту папку, при необходимости вы сможете быстро получить доступ к заархивированному элементу.

Теперь вы выберете возраст элементов, которые хотите добавить. Введите число и выберите Месяцы, Недели или Дни.

Наконец, выберите, куда отправить заархивированные элементы. Вы можете найти папку или удалить ее, если хотите.

Если вы хотите применить эти параметры автоархивации ко всем папкам Outlook, нажмите кнопку, чтобы сделать это. И если вы закончили, нажмите Ok чтобы применить настройки.

Примечание: Если в Outlook настроено несколько учетных записей электронной почты, указанные выше параметры применяются ко всем учетным записям. Если это вызывает беспокойство, вы можете настроить параметры автоархивации для определенных папок, что мы объясним далее.

Настроить автоархивирование для папки

Вы можете использовать разные настройки возраста и местоположения для определенных папок или полностью исключить определенные папки из процесса автоархивации.

Выберите папку, для которой вы хотите настроить параметры, щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Свойства» .
Откройте вкладку AutoArchive .
Выберите не архивировать элементы в папке, используйте настройки архива по умолчанию или архивируйте элементы папки с альтернативными настройками, которые вы можете настроить.
- Если вы выберете последний вариант, выберите возраст элементов. Затем выберите место для заархивированных элементов или, если вы предпочитаете, удалить их навсегда.
Кликните Применить, а затем ОК.

Запуск автоархивации вне расписания

Если наступит время, когда вы захотите запустить процесс автоархивации вне установленного вами периода времени, вы также можете это сделать.

Нажмите Файл и выберите Инструменты > Очистка почтового ящика.

Нажмите кнопку для автоархивации.

Автоархив для более чистого обзора

Автоархивирование — это удобная и полезная функция, которую можно использовать в Outlook. Вы можете поддерживать чистоту своего почтового ящика и папок, удаляя старые элементы.

Метки записи: #Microsoft Outlook

Параметры автоархива Outlook | Outlooktransfer.com

Outlook AutoArchive — удобная, но относительно непонятная функция почты Windows.. Как следует из названия, его цель — хранить старые сообщения по определенным правилам. Они могут быть по умолчанию или настроены, исходя из ваших потребностей. Прочтите, чтобы узнать, как правильно настроить параметры автоархивации Outlook.

Параметры автоархивации Microsoft Outlook

Так, что произойдет, если вы нажмете эту кнопку? По умолчанию, функция ничего не делает, так что не бойся его включить. В основном, система немедленно начинает просеивать ваши папки и применять известные ей правила. Истинная ценность становится очевидной, когда вы решаете переместить устаревшие электронные письма.. Есть возможность перенести их в специальное место, так что они все еще доступны, но не забивай свой почтовый ящик. Это именно то, что автоматическое архивирование Outlook 2013 позволяет делать. Вот как настроить систему под свои пожелания.

Как настроить архив в Outlook 2013 (И другие)

Начнем с активации функции. Запустите свой почтовый клиент и выполните следующие действия..

От Файл Закладка, доступ Опции.
Голова к Продвинутый раздел.
Выбрать Настройки автоархивации.
включить Запускать автоархивирование каждые (с регулируемым количеством дней).

Теперь, ваша функция автоматического архивирования включена. Пора изучить его варианты на практике..

Ключевые особенности

Автоархив работает иначе, чем Очистка папки разговоров. Если вы когда-нибудь использовали последнее, вы знаете, что это можно использовать вручную. Его настройки применяются к любой папке, которую вы считаете нужным. Все настройки умещаются в одном окне.

Автоархив может быть активен для нескольких папок. Каждый из них будет отсканирован и переупорядочен с использованием текущих настроек.. Ленивые пользователи могут придерживаться настроек по умолчанию (если подходит) и применять их повсеместно. Если они не соответствуют вашим потребностям, пришло время настроить систему. Прочтите, чтобы узнать, как.

Настройка автоархивации Outlook 2010

Частота архивирования может быть изменена в соответствии с вашими потребностями.. Значение по умолчанию — 14 дней. Пользователи могут изменить число, используя клавиши со стрелками или набрав желаемое число.. Система позволяет выбирать между 1 и 60. Это не позволит вам ввести более длинный интервал.

Теперь, вы можете запрограммировать Outlook, чтобы показать вам подсказку перед запуском функции архивирования. Это достигается путем установки флажка перед Запрашивать перед запуском автоархивации. Уведомление позволит вам проверить настройки, изменить их, или отменить операцию полностью.

Следующая группа параметров относится к целевым товарным группам. . Что собираешься архивировать, и как? Некоторые из этих настроек ограничены сообщениями. Например, вы можете захотеть, чтобы старые электронные письма с датой истечения срока действия исчезли. Вот, вы должны выбрать «Удалить просроченные товары». Операция не влияет на ваши папки с событиями или задачами..

Все остальные настройки применяются ко всем папкам. Посмотрим, что с ними можно сделать. Элементы Outlook включают:

примечания,
календари,
События,
задачи, и
Записи в журнале.

По умолчанию, в специальном файле данных с расширением * .pst хранятся элементы, потраченные более 6 месяцев в вашей системе. Файл называется «Архив».. Как частота архивирования, имя файла можно изменить. Посмотрите на коробку для Архивировать или удалять старые элементы. Это необходимо проверить, чтобы произошла эта перестановка.. Архивный файл будет доступен в любое время, так как вы увидите его на панели навигации.. Как уже упоминалось выше, можно указать желаемую частоту. Также есть возможность установить целевую группу. Например, вы можете запрограммировать систему на архивирование сообщений определенного возраста — между 1 день и 60 месяцы. Это делается через Убирать предметы старше. Также можно назначить другой файл данных в качестве места хранения..

В конце концов, старые элементы могут быть удалены навсегда. Будьте осторожны с этой опцией. Письма, на которые распространяется это правило, не оставят следов в вашем Удаленные папка. Подумайте дважды, прежде чем применять правило. Хотя теоретически вы можете получить их с сервера, это не гарантировано. Чтобы сохранить настройки и закрыть окно, щелчок Хорошо. Теперь, автоархивирование Outlook работает. Он будет работать в соответствии с вашими настройками, включая периодичность архивирования. Обычно, функция начинает работать через несколько минут после завершения настройки.

Если ваш почтовый клиент запрограммирован на отображение подсказки автоархивации, Ожидайте увидеть это в ближайшее время. Его работа по умолчанию касается только некоторых папок.. Они содержат ваши отправленные и удаленные элементы, а также задачи и календарь. Настройки также можно изменить по своему усмотрению..

Назначение папок для автоматического архивирования

Можно запустить процесс в любой папке. Это достигается путем включения функции для каждого целевого местоположения индивидуально..

Щелкните правой кнопкой мыши по каждому и перейдите к его свойствам., или
Альтернативный путь — через ленту. Вы можете получить доступ к тому же Свойства папки из его Файл раздел*.

*Если вы хотите настроить архивирование календаря или задач, это единственный способ достичь их свойств.

Теперь, щелкните вкладку для функции архивирования. Отображает диапазон возможных настроек для папки. По умолчанию, система не архивирует никакие предметы, поэтому установлен соответствующий флажок. Это означает, что функция игнорирует элементы в локации. . Включить папку в список источников, поставьте галочку в нужном поле. Он называется «Архивировать элементы в этой папке с настройками по умолчанию»..

Что делать, если настройки по умолчанию вам не подходят? В этом случае, вы переключитесь на «Архивировать эту папку с этими настройками». Теперь, параметры можно редактировать в соответствии с вашими потребностями.

Параметры автоархивации Outlook 2013 (и для других версий) всегда можно вернуть к значениям по умолчанию. Это делается в настройках автоархивации. (Файл — Параметры — Дополнительно). Опция, которую вы должны выбрать, называется «Применить эти настройки ко всем папкам сейчас».. Как только он включен, все папки будут иметь настройки по умолчанию.

Ключевые выводы

Автоматическое архивирование — удобная функция почтовой среды Microsoft.. При правильном использовании, этот инструмент поддерживает порядок в вашем почтовом ящике и обеспечивает легкий доступ к старым сообщениям. Пользователи могут легко настроить частоту и другие параметры его работы. .

Забитый почтовый ящик — препятствие для эффективного делового общения. Чем больше писем вы получите, тем сложнее найти нужное сообщение. Благодаря AutoArchive, пользователям не нужно беспокоиться о переполнении своих систем. Разрешить процессу работать в фоновом режиме, и наслаждайтесь удобной рассылкой.

Дополнительные статьи базы знаний

Автозаполнение Outlook

сентябрь 6, 2022

Автоматизированные функции могут сэкономить вам много времени. Заметным преимуществом Outlook является его способность запоминать получателей. Система запоминает каждого адресата, с которым вы когда-либо связывались. Кроме того,…

Как найти старые электронные письма в Outlook: Полное руководство

Август 15, 2022

Если вы используете Microsoft Outlook для управления электронной почтой, ты можешь, в какой-то момент нужно найти старые электронные письма. Это может быть сложно, если вы не знаете, где искать…

Как объединить повторяющиеся контакты в Outlook

Август 8, 2022

Microsoft Outlook — один из самых популярных почтовых клиентов, используемых как предприятиями, так и частными лицами. . Хотя Outlook многофункционален и предлагает большую гибкость, это также может быть…

Как восстановить навсегда удаленное электронное письмо в Microsoft Outlook

Август 1, 2022

Если вы время от времени случайно удаляли письмо, ты точно не один. С таким количеством интерактивных опций и выпадающих меню, легко удалить электронную почту…

10 Лучшие бесплатные надстройки для Microsoft Outlook

июль 28, 2022

MS Outlook стала стандартом для организации корпоративной почты сегодня, в то время как он довольно широко используется для домашних пользователей. Столь высокая популярность не случайна — этот инструмент…

Насколько полезен был этот пост?

Нажмите на звездочку, чтобы оценить его!

Средний рейтинг 2.6 / 5. подсчет голосов: 5

Нет голосов до сих пор! Будьте первым, чтобы оценить этот пост.

Мы сожалеем, что этот пост не был полезен для вас!

Давайте улучшим этот пост!

Расскажите нам, как мы можем улучшить этот пост?

Описание функции автоархивации — Outlook

Твиттер LinkedIn Фейсбук Эл. адрес

Статья
21.07.2022
5 минут на чтение
Применимо к:
Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook для Microsoft 365, Outlook 2010 с Диспетчером контактов

Исходный номер базы знаний: 830119

Ваш почтовый ящик Outlook растет по мере того, как элементы создаются так же, как бумаги накапливаются на вашем столе. В бумажном мире вы можете время от времени перелистывать свои документы и сохранять важные, но редко используемые. Вы можете отказаться от менее важных документов, таких как газеты и журналы, в зависимости от их возраста.

Вы можете быстро выполнить тот же процесс в Outlook 2003 и более поздних версиях. Вы можете вручную перенести старые элементы в файл хранилища, выбрав Архив в меню Файл . Или вы можете автоматически переносить старые элементы с помощью функции автоархивации. Элементы считаются старыми, когда они достигают указанного вами возраста. С помощью функции автоархивации вы можете удалять или перемещать старые элементы. Outlook может архивировать все типы элементов, но он может находить только те файлы, которые хранятся в папке электронной почты, например электронные таблицы Microsoft Excel или документы Microsoft Word, прикрепленные к сообщению электронной почты. Файл, который не хранится в папке электронной почты, не может быть заархивирован.

Функция автоархивации состоит из двух этапов. Во-первых, вы включаете функцию автоархивации. Во-вторых, вы устанавливаете свойства функции автоархивации для каждой папки, которую хотите заархивировать.

Примечание

Если у вас есть несколько учетных записей Exchange в одном профиле Outlook, параметр автоархивации по умолчанию будет применяться ко всем учетным записям. Чтобы избежать этого, примените параметр AutoArchive на уровне папки.

На уровне папок можно определить элементы, которые необходимо архивировать, и частоту их архивирования. Вы можете автоматически архивировать отдельные папки или настроить параметр автоархивации по умолчанию для всех папок. Затем настройте параметры автоархивации для отдельных папок, для которых вы не хотите использовать параметры автоархивации по умолчанию. Функция автоархивации запускается автоматически при каждом запуске Outlook. Outlook проверяет свойства автоархивации каждой папки по дате и перемещает старые элементы в файл архива. Элементы, перемещенные в папку «Удаленные», удаляются.

Outlook 2003 и Outlook 2007

По умолчанию несколько папок Outlook настраиваются с включенной функцией автоархивации. В следующем списке перечислены папки, в которых включена функция автоархивирования, и период устаревания каждой папки по умолчанию:

Папка календаря (шесть месяцев)
Папка Задачи (шесть месяцев)
Папка журнала (шесть месяцев)
Папка «Отправленные» (два месяца)
Папка «Удаленные» (два месяца)

В папках «Входящие», «Заметки», «Контакты» и «Черновики» функция автоархивации не включается автоматически. Вы не можете использовать функцию автоархивации с папкой «Контакты», так как папка «Контакты» не имеет свойства архива.

Outlook 2010 и более поздние версии

По умолчанию функция автоархивации отключена в Outlook 2010 и более поздних версиях. Функция автоархивации включена в Outlook 2003 и Outlook 2007 по умолчанию. Если вы не отключите функцию автоархивации в Outlook 2003 или Outlook 2007 и выполните обновление до Outlook 2010 или более поздних версий, функция автоархивации останется включенной.

Разница между архивированием и экспортом элементов

Когда вы архивируете элементы, вы можете архивировать элементы только в файл личных папок (.pst). При экспорте элементов вы можете экспортировать элементы в файлы различных типов, включая файлы .pst и текстовые файлы с разделителями. Существующая структура папок сохраняется в новом файле архива. Если над папкой, которую вы заархивировали, есть родительская папка, родительская папка создается в файле архива. Но элементы, находящиеся в родительской папке, не архивируются. Таким образом, между файлом архива и вашим почтовым ящиком существует одинаковая структура папок. Папки остаются на месте после архивирования, даже если они пусты. Вы можете заархивировать только один тип файла, файл .pst.

При экспорте элементов исходные элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются из текущей папки.

Как включить функцию автоархивации

Для Outlook 2010 и более поздних версий:

Выберите вкладку Файл , а затем выберите вкладку Параметры в меню Файл .
Выберите вкладку Дополнительно .
Выберите Настройки автоархивации .
Выберите Флажок Автоархивировать каждые . Введите число в поле дней , чтобы указать, как часто выполняется процесс автоархивации.
Если вы хотите получать уведомления до того, как элементы будут заархивированы, установите флажок Запрашивать перед автоархивацией .
В поле Архивный файл по умолчанию введите имя файла, в который должны быть переданы заархивированные элементы, или выберите Browse для выбора из списка.
Выберите OK два раза.

Для Outlook 2007 и Outlook 2003:

В меню Инструменты выберите Параметры , а затем выберите вкладку Прочие .
Выберите Автоархив .
Установите флажок AutoArchive Every , а затем укажите, как часто будет выполняться процесс AutoArchive, введя число в поле days .
Если вы хотите получать уведомления до того, как элементы будут заархивированы, выберите Запрашивать перед автоархивацией флажок.
В поле Архивный файл по умолчанию введите имя файла, в который должны быть переданы заархивированные элементы, или выберите Browse для выбора из списка.
Выберите OK два раза.

Теперь, когда вы включили функцию автоархивации, вы должны установить свойства автоархивации для каждой папки.

Важно

Файл данных Outlook (.pst), выбранный вами в качестве файла архива по умолчанию, должен находиться на локальном компьютере. Использование сетевых PST-файлов поддерживается только в Outlook 2010 и при определенных условиях. Дополнительные сведения об ограничениях на использование PST-файлов в сети см. в разделе Ограничения на использование файлов личных папок (PST) по ссылкам LAN и WAN.

Как установить свойства автоархивации для папки

Для Outlook 2010 и более поздних версий:

Способ 1:

Выберите папку, которую вы хотите автоархивировать.
Выберите вкладку Папка , а затем выберите Настройки автоархивации .

Способ 2:

Щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой требуется автоархивация, и выберите Свойства .
Выберите вкладку AutoArchive .
Чтобы задать свойства AutoArchive для этой папки, установите флажок Очистить элементы старше .
Чтобы указать, когда элементы должны автоматически переноситься в файл архива, введите число в поле Месяцы .
Чтобы указать файл для переноса заархивированных элементов, выберите Переместить старые элементы в .
В поле Переместить старые элементы в введите имя файла для заархивированных элементов. Или выберите Просмотрите , чтобы выбрать из списка, а затем выберите OK .

Для Outlook 2007 и Outlook 2003:

В списке папок щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите автоматически архивировать, и выберите Свойства .
Выберите вкладку AutoArchive .
Чтобы установить свойства автоархивации для этой папки, выберите Очистить элементы старше .
Чтобы указать, когда элементы должны автоматически переноситься в файл архива, введите число в поле 9.0031 Месяц коробка.
Чтобы указать файл для переноса заархивированных элементов, выберите Переместить старые элементы в .
В поле Переместить старые элементы в введите имя файла для заархивированных элементов. Или выберите Просмотрите , чтобы выбрать из списка, а затем выберите OK .

Что это такое и как использовать эту функцию

Зачем вам автоматическое архивирование?

Вы из тех, кто каждый божий день завален электронными письмами? Затем вы захотите автоматически заархивировать в Outlook по адресу:

Держите свой почтовый ящик в чистоте и порядке.
Просматривайте только важные сообщения, которые вам нужны прямо сейчас.
Сохранение писем в папках.
Автоматизируйте ручные задачи, чтобы сэкономить время.

Автоматическое архивирование позволяет более продуктивно использовать почтовый ящик и видеть только те письма, которые вам нужны прямо сейчас. Вы всегда можете восстановить заархивированные электронные письма позже.

Вы можете автоматически перемещать электронные письма Outlook в определенные папки, чтобы освободить свое время и создать оптимизированный почтовый ящик. Вы также можете прочитать здесь, чтобы узнать больше о том, как автоматизировать задачи электронной почты.

Что такое функция автоматического архивирования в Outlook?

Функция автоматического архивирования в Outlook позволяет автоматически архивировать электронные письма, срок хранения которых истек. Например, вы можете хранить электронные письма, которым исполнилось три месяца, в настройках автоматического архивирования Outlook.

С помощью функции автоматического архивирования вы можете перемещать или удалять электронные письма в папке «Входящие», чтобы сэкономить время и поддерживать порядок в папке «Входящие».

При настройке этой функции вы можете выбрать разные свойства для разных папок или настроить одинаковые параметры для всех.

Вы можете автоматически архивировать все электронные письма шестимесячной давности или автоматически архивировать сообщения из папки задач через три месяца.

Вы можете архивировать любые электронные письма с вложениями, если вложение сохранено в папке; в противном случае Outlook не сможет его найти. Например, элементы, хранящиеся в Microsoft Excel или Word, можно заархивировать и получить позже.

Нажмите здесь, если хотите узнать, как автоматически удалять электронные письма в Outlook или как автоматически пересылать электронные письма в Outlook.

Как настроить автоархивацию в Outlook

Следующий текст поможет вам понять, как выполнять автоархивацию в Outlook и как ее настроить.

Для Outlook 2010 и более поздних версий:

Зайдите в Outlook и выберите вкладку «Файл»; затем выберите вкладку параметров в меню файла.
Выберите вкладку «Дополнительно».
Выберите «Настройки автоархивации» на вкладке «Дополнительно».
Щелкните поле Автоархивировать каждые, введите количество дней в поле, чтобы выбрать, как часто вы хотите запускать функцию.
Получите уведомление перед процессом архивации, установив флажок Запрашивать перед автоархивацией.
Введите имя файла в поле Архивный файл по умолчанию, чтобы указать, куда передавать элементы, или просмотреть и выбрать из списка.
Наконец, дважды выберите OK для подтверждения.

Для Outlook 2007 и 2003

Зайдите в Outlook и щелкните меню «Сервис», затем выберите «Параметры», «Другое».
Выберите Автоархив.
Выберите поле Автоархивировать каждые и решите, как часто вы хотите запускать эту функцию, введя число в поле дней.
Установите флажок Запрашивать перед автоархивацией, если вы хотите получать уведомления о предстоящем действии.
Введите имя файла в поле Архивный файл по умолчанию, чтобы перенести в него заархивированные элементы или выбрать их из списка при выборе обзора.
Подтвердите, дважды выбрав OK.

Помните: Хотя функция автоархивации включена, теперь вы должны установить свойства для каждой папки в Outlook.

Как создать правила автоматического архивирования в Outlook Web

Существует два способа создания правил в Outlook.

Но сначала, что такое правила?

Правила — это действия, которые вы применяете для получения определенных результатов. Например, вы можете создать правило для архивирования электронных писем, содержащих определенную тему, или для хранения сообщений от определенного отправителя.

Вы можете создавать правила в Outlook только с помощью веб-версии, но не для мобильных устройств.

Один из способов создания правил — прямо через открытое электронное письмо:

Сначала откройте свою учетную запись электронной почты и войдите в нее.
Выберите электронное письмо от отправителя, которое вы хотите заархивировать.
Нажмите на три точки вверху и выберите создание правила.
Здесь вы можете создать правило для автоматического архивирования в Outlook.

Когда вы создаете такое правило, ВСЕ письма от этого отправителя будут автоматически архивироваться.

Однако вы можете не захотеть этого делать, если некоторые электронные письма от этого отправителя иногда важны.

Вот как создать правила автоархивации для удаления электронных писем с определенной темой или телом.

Войдите в свою учетную запись электронной почты в Интернете и откройте настройки.
Выберите, чтобы просмотреть все настройки Outlook, затем нажимайте, пока не появится меню специальных настроек.
Выберите Правила, добавьте новое правило.
Добавьте имя для правила и заполните раздел условий.
Добавьте ключевые слова, которые вы не хотите видеть в будущем.
Выберите, чтобы заархивировать эти электронные письма, затем нажмите «Сохранить».

Создайте фильтр автоархивации Outlook с чистой электронной почтой

Вы можете создать свои фильтры автоархивации в чистой электронной почте, чтобы очистить свой почтовый ящик Outlook.

Clean Email упрощает процесс автоматизации действий всего за несколько кликов.

Группы электронных писем могут быть автоматически заархивированы в течение нескольких секунд, и вы даже можете создавать свои собственные правила для определенных отправителей и ключевых слов.

Чтобы заархивировать пакеты электронной почты, вам необходимо:

Откройте приложение Clean Email.
Зайдите в свой почтовый ящик и используйте нашу функцию Smart Views, чтобы выбрать группу сообщений, которые вы хотите заархивировать. Например: выберите группу на левой боковой панели; это могут быть электронные письма старше 6 месяцев, электронные письма из «тупиков» или уведомления в социальных сетях. Вы также можете создать группу электронной почты, используя фильтры сортировки приложения, например. щелкните раскрывающееся меню «Группа», сгруппируйте сообщения по отправителю, затем отсортируйте по дате.

Нажмите кнопку архива вверху, появится всплывающее окно. Здесь вы можете архивировать электронные письма только один раз или сохранять любые будущие сообщения.

Или вы можете продолжить создание собственного правила, выбрав архивирование только сообщений от этого отправителя, содержащих определенное ключевое слово.

Нажмите «Создать расширенное правило автоматической очистки» и заполните раскрывающееся меню, затем нажмите «Создать и запустить правило».

Вы можете создавать сколько угодно правил, пока ваш почтовый ящик не станет чистым и аккуратным. Чтобы отредактировать или изменить их, щелкните значок робота Auto Clean, чтобы просмотреть свои правила.

Чистая электронная почта всегда ориентирована на конфиденциальность и безопасность пользователей; никто другой не может видеть или получать доступ к вашей электронной почте или любым правилам и действиям, которые вы создаете.

Другие полезные статьи, подобные этой, можно найти в блоге Clean Email. Следуйте нашим руководствам о том, как автоматически перемещать электронные письма в папку в Yahoo Mail и как работает автоматическое архивирование Gmail.

Автоархивация Outlook — часто задаваемые вопросы

Как автоматически архивировать сообщения электронной почты в Outlook?

Чтобы автоматически архивировать сообщения электронной почты в Outlook, перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Параметры». Нажмите «Дополнительно», затем «Настройки автоархивации». Установите флажок «Выполнять автоархивацию каждые» и укажите, как часто вы хотите его запускать.

Что происходит при автоматическом архивировании в Outlook?

Все электронные письма, которые вы выбрали для автоматического архивирования, будут перемещены в архивную папку. Вы можете просмотреть эту папку в любое время, чтобы получить свои электронные письма.

Как отключить автоматическое архивирование в Outlook?

Чтобы отключить автоархивацию в Outlook, перейдите в раздел «Дополнительные параметры», нажмите «Настройки автоархивации» и снимите флажок для запуска автоархивации каждые x дней.

Архивирует ли Office 365 сообщения электронной почты автоматически?

Электронные письма будут автоматически архивироваться каждые 14 дней по умолчанию в Office 365, если вы не измените эти настройки.

Где находится автоархивация в Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 и 365

Главная > Документы > Outlook > Где находится автоархивация в Microsoft Outlook 2010 и 2013

Где находится автоархивация в Microsoft Outlook 2010 и 2013?

Автоархив в Outlook 2010/2013/2016/2019 найти гораздо прощеесли вы используете классическое меню для Office
Если у вас нет классического меню для Office (метод: дополнительные шаги для поиска автоархива)

Немного сложно найти кнопку автоархивации в Microsoft Outlook 2010 и 2013, если вы хотите управлять пространством почтового ящика. Как найти автоархивацию на ленте Outlook 2010 и 2013? Ниже приведены различные способы поиска AutoArchive независимо от того, установлено программное обеспечение Classic Menu или нет.

Как вернуть классические меню и панели инструментов в Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 365 ?
Просто скачайте Классическое меню для Office 2007 или Классическое меню для Office
Kutools for Outlook: 20+ новых мощных функций для Outlook .
Вкладка Office: Редактирование и просмотр с вкладками в Office , точно так же, как Chrome, Firefox, IE 8/9/10.

Если вы используете Классическое меню для Office…

С интерфейсом в классическом стиле меню, на вкладке Меню щелкните меню Папка , и откроется раскрывающееся меню Папка, из которого вы можете легко увидеть Настройки автоархивации внизу.

См. ниже:

Нажмите Настройки автоархивирования , появится окно автоархивирования, в котором можно выполнить настройку автоархивирования. Обратите внимание, что данные Outlook будут автоматически заархивированы в файл archive.pst.

См. ниже:

Если вы не используете Классическое меню для Office…

В Microsoft Outlook 2010 и 2013 есть несколько способов найти команду AutoArchive на новой ленте, как показано ниже:

Метод A:

Перейдите на вкладку Файл .

Щелкните Опции .

Выберите Дополнительно в окне параметров Outlook.

В разделе Автоархивация щелкните Настройки автоархивации . Появится окно AutoArchive, подобное рисунку 2. Установите флажок Run AutoArchive every n days , а затем укажите, как часто запускать AutoArchive.

См. ниже:

Способ B:

Щелкните вкладку Папка .

Параметры автоархивации в группе «Свойства» в самом правом углу.

Щелкните Настройки автоархивации .

Появится окно свойств папки «Входящие».

Перейдите на вкладку AutoArchive .

Способ 3:

Перейдите на вкладку Файл .

Нажмите Информация .

Щелкните Инструменты очистки .

Щелкните Очистка почтового ящика в раскрывающемся меню загрузки.

Нажмите кнопку AutoArchive , если вы хотите быстро переместить старые элементы в архивные файлы на компьютере.

См. ниже:

Что такое классическое меню для Office/Outlook

Возвращает знакомые классические меню и панели инструментов в Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2019 и получить 6 пользователей. через переход с Office 2003 (или 2002, 2000) на Office 2007, 2010 или 2013, а также экономит ваши деньги и энергию на обучении, если вы обновляете свой Office.

Классическое меню для Office

Включает классическое меню для Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook , OneNote, Publisher, InfoPath, Visio и Project 2010, 2013, 2016, 2019 и 365.

Классическое меню для Office 2007

Включает классическое меню для Word, Excel, PowerPoint, Access и Outlook 2007.

Автоархивация в Outlook — Инструкции и видеоурок

Обзор автоархивации в Outlook

Автоархивация в Outlook позволяет автоматически перемещать сообщения из указанной папки в папку архива. Архив — это папка, в которой вы можете сохранять старые электронные письма, чтобы удалить их из папки «Входящие», но сохранить их для ведения учета. Кроме того, вы можете вместо этого удалить их из указанной папки по истечении заданного периода времени. Автоархивация уменьшает количество элементов, которые Outlook должен обрабатывать при открытии папки. Это также уменьшает объем дискового пространства, необходимого для хранения элементов в Outlook. Автоархивация делает это автоматически, сокращая время, затрачиваемое на ручное архивирование элементов.

Как настроить автоархивацию в Outlook

Чтобы настроить автоархивацию в Outlook, щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой нужно настроить автоархивацию. Затем выберите команду «Свойства» во всплывающем меню, которое появляется, чтобы получить доступ к свойствам папки. диалоговое окно. Затем щелкните вкладку «Автоархивация», чтобы настроить функции автоархивации папки. Вы можете установить три параметра автоархивации: «Не архивировать элементы в этой папке», «Архивировать элементы в этой папке, используя настройки по умолчанию» или «Архивировать эту папку, используя эти настройки».

Чтобы установить режим автоархивации по умолчанию для всех папок в Outlook, выберите параметр «Архивировать элементы в этой папке с использованием параметров по умолчанию». Затем нажмите кнопку «Настройки архива по умолчанию…», чтобы открыть диалоговое окно «Автоархивация». В этом диалоговом окне можно установить параметры автоархивации по умолчанию для папок Outlook.

Чтобы настроить периодичность автоархивации, установите флажок «Выполнять автоархивацию каждые X дней». Затем измените число рядом с флажком «Выполнять автоархивацию каждые X дней». Чтобы отобразить запрос перед запуском автоархивации, установите флажок «Запрашивать перед запуском автоархивации».

В разделе «Во время автоархивации:» задайте любые другие параметры автоархивации по умолчанию, которые вы хотите. Чтобы удалить просроченные элементы из ваших почтовых папок, установите флажок «Удалить просроченные элементы (только папки электронной почты)». Чтобы удалить или заархивировать элементы, установите флажок «Архивировать или удалить старые элементы». Это также активирует раздел «Настройки папки по умолчанию для архивирования» ниже. Чтобы отобразить папку архива на панели папок в Outlook для быстрого доступа к архивным материалам, установите флажок «Показать папку архива в списке папок».

Автоархивация в Outlook — Инструкции: изображение диалогового окна «Автоархивация», которое позволяет установить параметры автоархивации по умолчанию для ваших папок Outlook.

Если вы установили флажок «Архивировать или удалять старые элементы», то вы можете установить параметры папки архива по умолчанию в разделе «Параметры папки по умолчанию для архивирования». Чтобы установить продолжительность времени, в течение которого элементы архивируются, введите число в поле счетчика рядом с меткой «Удалить элементы старше чем» и используйте раскрывающийся список рядом, чтобы выбрать единицу времени для введенного вами числа.

Затем выберите, что делать с заархивированными элементами. Вы можете либо переместить их в файл личной папки, либо окончательно удалить, выбрав кнопку «Переместить старые элементы в» или «Удалить старые элементы без возможности восстановления». Если вы решите переместить их в личную папку, нажмите соседнюю кнопку «Обзор…», чтобы выбрать личную папку для хранения старых элементов.

После установки параметров автоархивации по умолчанию, чтобы применить их ко всем папкам в Outlook, нажмите кнопку «Применить эти параметры ко всем папкам сейчас». Обратите внимание, что вы должны установить флажок «Выполнять автоархивацию каждые», чтобы включить настройки по умолчанию для автоархивации. Наконец, нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить новые настройки по умолчанию и вернуться на вкладку «Автоархив» исходной папки.

В качестве альтернативы, чтобы указать пользовательские настройки автоархивации для папки, вместо этого выберите параметр «Архивировать эту папку с использованием этих настроек:» на вкладке «Автоархивация» папки в ее диалоговом окне «Свойства». Затем прямо на этой вкладке укажите, когда очищать папку и что делать со старыми элементами, как вы это делали при настройке автоархивации по умолчанию. Однако эти настройки применяются только к текущей папке. Когда вы закончите настройку параметров автоархивации папки в Outlook, нажмите кнопку «ОК» в нижней части диалогового окна «Свойства» папки, чтобы применить их.

Инструкции по автоархивации в Outlook

Для автоархивации в Outlook щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой необходимо настроить автоархивацию.
Затем выберите команду «Свойства» во всплывающем меню, которое появляется для доступа к диалоговому окну свойств папки.
Затем щелкните вкладку «Автоархивация», чтобы настроить функции автоархивации папки.
Можно установить три параметра автоархивации: «Не архивировать элементы в этой папке», «Архивировать элементы в этой папке, используя настройки по умолчанию» или «Архивировать эту папку, используя эти настройки».
Чтобы установить поведение автоархивации по умолчанию для всех папок в Outlook , выберите параметр «Архивировать элементы в этой папке с использованием параметров по умолчанию».
Затем нажмите кнопку «Настройки архива по умолчанию…», чтобы открыть диалоговое окно «Автоархивация».
В этом диалоговом окне можно установить параметры автоархивации по умолчанию для папки Outlook.
Чтобы задать периодичность автоархивации , установите флажок «Выполнять автоархивацию каждые X дней».
Затем измените число рядом с флажком «Выполнять автоархивацию каждые X дней».
Чтобы отобразить запрос перед запуском автоархивации , установите флажок «Запрашивать перед запуском автоархивации».
В разделе «Во время автоархивации:» задайте любые другие параметры автоархивации по умолчанию, которые вы хотите.
Чтобы удалить просроченные элементы из ваших почтовых папок , установите флажок «Удалить просроченные элементы (только папки электронной почты)».
Чтобы удалить или заархивировать элементы , установите флажок «Архивировать или удалить старые элементы». Это также активирует раздел «Настройки папки по умолчанию для архивирования» ниже.
Чтобы отобразить папку архива на панели папок в Outlook для быстрого доступа к архивным материалам , установите флажок «Показать папку архива в списке папок».
Если вы установили флажок «Архивировать или удалять старые элементы», то вы можете установить параметры папки архива по умолчанию в разделе «Параметры папки по умолчанию для архивирования».
Чтобы установить продолжительность архивирования элементов , введите число в поле счетчика рядом с меткой «Удалить элементы старше чем» и используйте раскрывающийся список рядом, чтобы выбрать единицу времени для числа, которое вы поступил.
Затем выберите, что делать с заархивированными элементами, выбрав либо «Переместить старые элементы в», либо «Навсегда удалить старые элементы».
Если вы решите переместить их в личную папку , нажмите расположенную рядом кнопку «Обзор…», чтобы выбрать личную папку для хранения старых элементов.
Чтобы применить параметры автоархивации по умолчанию ко всем папкам в Outlook , нажмите кнопку «Применить эти параметры ко всем папкам сейчас». Обратите внимание, что вы должны установить флажок «Выполнять автоархивацию каждые», чтобы включить настройки по умолчанию для автоархивации.
Чтобы сохранить новые настройки и вернуться на вкладку AutoArchive исходной папки , нажмите кнопку «ОК».
В качестве альтернативы, чтобы указать пользовательские настройки автоархивации для папки , вместо этого выберите «Архивировать эту папку с использованием этих настроек:» на вкладке «Автоархивация» папки в диалоговом окне «Свойства».
Затем укажите, когда чистить папку и что делать со старыми элементами прямо в этой вкладке, так же, как при установке значений по умолчанию для автоархивации. Однако эти настройки применяются только к текущей папке.
Чтобы применить параметры автоархивации папки в Outlook , нажмите кнопку «ОК» в нижней части диалогового окна «Свойства» папки.

Видеоурок по автоархивации в Outlook

Видео ниже под названием «Настройка автоархивации для папок» показывает, как выполнять автоархивацию в Outlook. Это видео взято из нашего полного руководства по Outlook под названием «Освоение Outlook Made Easy v.2019 и 365».

org/Person»> О Джозефе Браунелле

Автоархивация не работает — HowTo-Outlook

Автоархивация и архивация — это параметры в Outlook, позволяющие автоматически или вручную инициировать перемещение элементов Outlook в файл данных Outlook (pst-файлы) на основе предварительно настроенных параметров. Вы можете установить параметры автоархивации по умолчанию, а также отменить их на уровне каждой папки или с помощью ручного архивирования.

В некоторых случаях вы заметите, что автоархивация или архивация не работают должным образом, даже если все настройки кажутся правильными. Используйте приведенные ниже шаги, чтобы устранить неполадки и восстановить работу AutoArchive и Archive.

Изменение автоматического или архива настройки
Архивная команда недоступна
, исключенная из Autoarchive
Модифицированная дата или дата отправленной/полученной
Поврежденный архив. PST
Полный архив. PST
Полный почтовый ящик

31313131313113131t. pst

Полный почтовый ящик

31313131313113131t.pst

.
В этом руководстве термины «Автоархив» и «Архив» взаимозаменяемы, если не указано иное.
Изменение параметров автоархивации или архивации
Как уже упоминалось, параметры автоархивации и архивирования можно настроить на нескольких уровнях;
Настройки автоархивации по умолчанию.
Настройки автоархивации по папкам.
Ручные настройки архива.
Вариант 1: Настройки автоархивации
Настройки автоархивации по умолчанию можно установить с помощью via;
Outlook 2007
Инструменты-> Параметры-> вкладка Другое-> кнопка Автоархивация…
Outlook 2010 / 2013 / 2016 / 2019 / Microsoft 365
Файл-> Параметры-> Дополнительно…-> кнопка Параметры автоархивации…

Настройки автоархивации.
Вариант 2: Настройки автоархивации для каждой папки
Чтобы переопределить настройки автоархивации по умолчанию для определенной папки;
Щелкните правой кнопкой мыши папку->Свойства->вкладка Автоархивация.
Вариант 3: Ручные настройки архивации
Вы можете вручную запустить процесс архивации через;
Outlook 2007
Файл-> Архив…
Outlook 2010 и Outlook 2013
Файл-> Инструменты очистки-> Архив…
Outlook 2016, Outlook 2019 и Microsoft 365
Файл-> Инструменты-> Очистить старые элементы…

Во время архивации это отображается в строке состояния.
Команда архивации недоступна
Если вы не можете найти параметры автоархивации и архивации в вышеупомянутых местах и работаете в корпоративной среде, возможно, ваш администратор отключил их в качестве групповой политики.
Это довольно распространенная практика, так как это может привести к разбросу pst-файлов по клиентам и децентрализованному управлению. В этом вы можете узнать у своего менеджера или администратора почты о корпоративной политике архивирования; что следует хранить, как долго и где вместо этого следует хранить?
Еще одна причина, по которой этот параметр может отсутствовать, заключается в том, что у вас есть учетная запись Exchange и для вас включен онлайн-архив на сервере Exchange. В этом случае Outlook автоматически отключит параметры архивации на стороне клиента и будет выполнять архивацию в соответствии с корпоративными политиками, установленными на сервере Exchange.
Исключено из автоархивации
Определенный элемент не будет архивироваться, если свойство настроено на исключение его из автоархивации. Вы можете найти эту опцию, открыв этот пункт, а затем выберите
Файл->Свойства-> опция: Не автоархивировать этот элемент.
Вы также можете настроить свой вид, чтобы легко получить обзор, для каких элементов был настроен этот параметр. Инструкции см.; Флажок Не автоархивировать этот элемент.
Дата изменения или дата отправки/получения
По умолчанию архивация работает на основе даты изменения элемента. Дату изменения элемента можно просмотреть, открыв элемент и выбрав Файл->Свойства. Элемент будет заархивирован только в том случае, если дата изменения элемента старше даты, установленной для архивирования. Действия, которые могут привести к изменению даты изменения: 9

переместить в другую папку , антиспамовый фильтр или программное обеспечение для синхронизации также могут привести к изменению даты изменения.
Изменение архивации на дату отправки/получения
Чтобы изменить функцию архивации на дату отправки/получения элемента, а не на дату изменения, необходимо установить следующие обновления;
Outlook 2007
Версия 12.0.6550.5003 (январь 2011 г.) или более поздняя.
Outlook 2010
Версия 14.0.5138.5000 (апрель 2011 г.) или более поздняя (например, пакет обновления 1)
Outlook 2013 / 2016 / 2019 / Microsoft 365
Обновление не требуется.
Если вы соответствуете минимальным требованиям, вы можете включить опцию через реестр;
Ключ для Outlook 2007:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences
Ключ для Outlook 2010:
hkey_current_user \ Software \ Microsoft \ Office \ 14. 0 \ Outlook \ Preferences
Ключ для Outlook 2013:
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ Preventions
Ключевой HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
Имя значения: ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Тип значения: REG_DWORD Значение: 1 90
4 Сообщения электронной почты теперь будут архивироваться на основе даты их получения, элементы календаря на основе запланированной даты и элементы задач на основе даты их завершения. Дополнительные сведения о новом и старом поведении для архивации см. в разделе; Как изменить критерии, которые Outlook 2010 и Outlook 2013 используют для архивирования элементов разных типов.

Через редактирование реестра вы можете архивировать на основе даты получения, а не даты изменения.
Поврежденный архив.pst
Когда файл archive.pst (или любое другое имя pst-файла, в который вы архивируете) поврежден, Outlook не сможет выполнить архивацию в этот файл. Затем вы должны закрыть Outlook и использовать средство восстановления папки «Входящие» (scanpst.exe), чтобы проверить его на наличие ошибок или создать новый.
Расположение файла scanpst.exe зависит от используемой версии Outlook. Расположение и руководство по использованию scanpst.exe можно найти в руководстве; Использование средства восстановления папки «Входящие» (scanpst.exe).
Архивирование в сетевой ресурс
Подключение к pst-файлам, хранящимся в сетевом ресурсе, не поддерживается корпорацией Майкрософт. То же самое верно и для архивирования в pst-файл на сетевом ресурсе.
Из-за высокой активности диска, вызванной процессом архивирования, процесс архивирования может завершиться ошибкой или даже файл archive.pst может быть поврежден при попытке архивации в PST-файл, подключенный к сети.
Поэтому убедитесь, что ваши подключенные pst-файлы всегда находятся на локальном жестком диске. Конечно, вы все равно можете сделать резервную копию вашего pst-файла в сетевом расположении.
Если ваш почтовый ящик в настоящее время заархивирован в pst-файл на сетевом ресурсе или вы хотите вообще изменить расположение архива, см. раздел Переместить файл архива.
Full Archive.pst
Когда файл archive.pst (или любое другое имя файла pst, в который вы архивируете) заполнен, Outlook не сможет хранить в нем больше элементов.
PST-файлы Outlook 97-2002 (ANSI)
Максимальный размер файла составляет 2 ГБ с предупреждением о том, что предел будет достигнут в 1,8 ГБ.
PST-файлы Outlook 2003-2019/365 (Unicode)
Ограничение по умолчанию составляет 20 ГБ в Outlook 2003/2007 и 50 ГБ в Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 и Microsoft 365. Предупреждение будет отображаться при 19 ГБ и 47,5 ГБ соответственно. .
При достижении предела предупреждений вы больше не сможете перемещать элементы в этот pst-файл (ни вручную, ни с помощью автоархивации). Когда этот размер достигнут, вы все еще можете получить доступ к файлу, чтобы очистить его, но рекомендуется создать новый файл архива.
Примечание:
Чтобы определить, используете ли вы PST-файл в формате ANSI или Unicode, см. раздел; Я в формате ANSI или Unicode?
Полный почтовый ящик
Вполне вероятно, что вы не будете беспокоиться о архивировании своего почтового ящика, пока он не достигнет максимального размера, установленного вашим почтовым администратором
При попытке отправить сообщение, когда ваш почтовый ящик полон, вы фактически получить сообщение об ошибке о том, что ваш почтовый ящик переполнен. Однако, когда вы пытаетесь заархивировать, когда ваш почтовый ящик заполнен, Архивация не будет работать, и вы также не получите сообщение об ошибке.
Чтобы Архив снова заработал, вы можете удалить или переместить некоторые элементы в файл архива вручную или обратиться к своему почтовому администратору, чтобы (временно) увеличить размер вашего почтового ящика.
Советы по очистке см. в руководстве; Советы по очистке вашего почтового ящика.
Как архивировать в Outlook 365, 2019, 2016, 2013 и 2010?
Функция архивирования в Outlook 2016, 2013, 2010 и 2007 является одним из самых полезных инструментов для сохранения ваших электронных писем в формате, к которому вы сможете легко обратиться позже. Но управление архивами электронной почты может занять много времени, поэтому Outlook 365 теперь имеет встроенную функцию архивирования.
Использование любых услуг поставщика электронной почты включает ограничение почтового ящика, даже если вы добавите свою учетную запись в Outlook, когда ваш почтовый ящик Outlook будет заполнен, вы не сможете получать новые электронные письма без удаления нежелательных электронных писем.
Microsoft Outlook предназначен для предотвращения всех нежелательных сообщений электронной почты (которые должны быть частью истории разговоров) и хранения всех входящих сообщений электронной почты в папке «Входящие» без каких-либо ограничений.
Эта статья состоит из:
Здесь, в этой статье, я расскажу вам « Как архивировать в Outlook 365, 2019, 2016, 2013 и 2010 » с нуля.
Что означает архив в Outlook?
Большинство пользователей не знают о « Что делает архив в Outlook », прежде чем погрузиться в понимание всего об архиве в Outlook , давайте сначала рассмотрим некоторые основы.
Архивирование приводит к перемещению нежелательных сообщений электронной почты, которые могут быть элементом разговора, в отдельную доступную папку на вашем персональном компьютере. Процесс архивирования электронной почты регулярно помогает освободить место в вашем почтовом ящике.
Microsoft Outlook позволяет пользователям автоматически/вручную архивировать папки с использованием определенных критериев, используя функцию автоматического архивирования Outlook, и безвозвратно удалять старые электронные письма, когда они достигают определенного периода.
Вот несколько мест в приложении Outlook, где доступны значки и папки архива Outlook, но если вы новичок, вы понятия не имеете! далее в этой статье мы рассмотрим весь учебник, в котором объясняется, как архивировать электронные письма в Outlook.
Действия по автоматическому архивированию электронной почты в Outlook 365 – 2010
Функция Автоархивация Outlook предназначена для автоматического перемещения старых сообщений электронной почты в указанную архивную папку или для удаления старых элементов без архивирования.
Как архивировать электронную почту в Outlook?
Архивация сообщений электронной почты в Outlook — это прекрасный способ не загромождать папку «Входящие» и помочь вам найти нужные сообщения. Вы можете архивировать сообщения двумя способами: переместив их в другую папку или используя функции «Удалить и сохранить». Это руководство покажет вам, как архивировать электронную почту в Outlook.
Настройки автоматического архивирования
Это также эффективный способ гарантировать, что вы сможете найти важные сообщения электронной почты позже. Чтобы настроить электронную почту для автоматического архивирования сообщений электронной почты, выполните следующие действия.
Обед Microsoft Outlook
Нажмите «Вкладка «Файл» >> Выберите «Информация» в левой части экрана.
Выберите « Options » >> Нажмите « Advanced Tab » слева >> Нажмите Auto Archive настройка .
Появится диалоговое окно настройки автоматического архивирования, которое требует нескольких ручных настроек, что приводит к результату
Вы должны установить флажок « Запускать автоматическое архивирование каждые N дней », который позволяет выбрать или отменить выбор всех необходимых параметров (пока все параметры не будут выделены серым цветом), по умолчанию дается 2 недели для автоматического архивирования. , вы можете изменить его в соответствии с вашими требованиями.
Наконец, нажмите «ОК» для запуска, это вызовет автоматическое архивирование в Outlook, как только процесс архивирования будет завершен, Папка Архивы автоматически появится в вашем Outlook, если вы выберете опцию Показать папку архива в списке папок .
В случае, если папка архива учетной записи Microsoft Exchange доступна по умолчанию в разделе навигации.
Параметры и параметры автоматического архивирования Outlook [Пояснение]
Запускать автоархивирование каждые N дней : Настройка активности архивирования в автоматическом режиме зависит от входных данных и от того, как часто вы хотите запускать автоархивирование. Выберите конкретный период для запуска процесс архивации автоматически. Вы можете выбрать время в зависимости от потока писем, полученных в вашем почтовом ящике.
Запрос перед запуском автоматического архивирования: Outlook предназначен для автоматического запуска архива, но все же, если вы хотите получить окончательное подтверждение перед тем, как шина коснется дороги. Вы можете отменить автоматическое архивирование , нажав Нет в подсказке.
Удалить элементы с истекшим сроком действия (только папки электронной почты) . Выбор этой опции удаляет все сообщения с истекшим сроком действия из ваших папок электронной почты.
Архивация или удаление старых элементов . Этот параметр позволяет настроить собственные параметры автоматического архивирования. Если этот флажок не установлен, Outlook будет использовать параметры автоматического архивирования по умолчанию.
Показать папку архива в списке папок . Эта опция создает папку архива отдельно.
Удаление элементов старше . Вы можете указать время, по истечении которого ваш Outlook автоматически архивирует элементы. Вы можете выбрать от одного дня до 60 месяцев максимум.
Переместить старые элементы в . По умолчанию файлы Outlook архивируются и сохраняются в указанном месте C:\Users \<имя_пользователя> \Documents \Outlook Files\archive.pst вместо удаления (установка этого переключателя снимает выделение из Безвозвратно удалить элементы ). Вы можете изменить местоположение, нажав на кнопку обзора.
Безвозвратно удалить элементы . Этот параметр выбран, чтобы удалить старые элементы безвозвратно, как только они достигнут конца периода устаревания.
Архивирование вручную в Outlook [метод шаг за шагом]
Архивирование электронной почты в Outlook вручную — еще один отличный вариант, который работает по другому пути: вы можете контролировать все действия по архивированию вручную. Ручной процесс всегда держит все кубики под вашим контролем, вы можете решить, какие элементы вам нужно архивировать, а какие нет.
Открыть Outlook
Перейдите на вкладку «Файл» >> «Информация» >> «Инструменты» >> «Очистить старые элементы»
В диалоговом окне архивации есть две опции: «Архивировать все папки в соответствии с их настройками автоматического архивирования» и «Архивировать эту папку и все подпапки» . Выберите вторую опцию, затем выберите папку, которую нужно заархивировать.
Или Если вы хотите заархивировать весь адрес электронной почты (корневая папка) , вы можете напрямую выбрать адрес электронной почты.
Архив элементов старше выберите дату, указывающую, что Outlook должен архивировать элементы старше указанной даты.
Вы можете установить флажок Включить элементы с параметром «Не архивировать автоматически» Отмечено: Если вы хотите архивировать элементы, исключенные из автоматического архивирования
Нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать расположение, или оставьте все как есть, расположение уже выбрано по умолчанию.
Нажмите «ОК», и система начнет архивировать элементы до указанной даты и переносить их в папку архива.
Примечание. Вы можете повторить процесс вручную для разных папок и с учетом разных дат в соответствии с вашими требованиями, все элементы архива будут храниться в одной папке архива, пока вы не создадите для нее новую папку.
Как настроить архив в один клик?
Помимо описанного выше метода, если вы хотите немедленно заархивировать конкретное сообщение электронной почты из любой из ваших папок, выберите сообщение электронной почты и нажмите «Архивировать из дома».
Электронное письмо немедленно переместило папку архива, если у вас нет созданной папки архива, Outlook попросит вас создать ее или выбрать существующую.
Как найти файл архива Stored?
Где я могу найти архивную папку в Outlook? Этот вопрос задают все, есть несколько способов найти PST-файл архива в Outlook.
Выберите папку «Архив» в разделе навигации, щелкните правой кнопкой мыши папку «Архив» и выберите Расположение открытого файла . Это немедленно откроет папку, в которой хранится ваш заархивированный файл .pst.
Другой вариант поиска местоположения сохраненного файла:
Перейдите на вкладку «Файл» >> «Настройки учетной записи» >> «Настройки учетной записи».
В диалоговом окне Настройки учетной записи перейдите на вкладку Файлы данных .
Вы видите все файлы данных адресов электронной почты, и среди всего этого архива также доступен файл .pst.
Выберите файл архива и нажмите Расположение открытого файла .
Это также приведет вас к локации.
Outlook 2019 — 2010
Vista, Windows 7, 8, и 10 C: \ Пользователи \ <Пользовательский имя> \ Documents \ Files \ Archive.pst
Windows XP C: \Documents and Settings\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive. pst
Как заархивировать папку в Outlook?
После активации автоархивация в Outlook должна быть определенная папка, которую вам не нужно архивировать или изменять входные данные.
Выберите папку и щелкните правой кнопкой мыши папку
Щелкните Свойства в списке >> Появится диалоговое окно Свойства
Выберите вкладку «Автоархив»
Выберите переключатель Не архивировать элементы в этой папке, если вы не хотите полностью включать эту папку в архив.
Другой вариант позволяет настроить собственные параметры по умолчанию при архивировании.
Выберите время (в месяцах, неделях и днях) для удаления старых элементов, после чего элементы должны быть перемещены в архив.
Вы можете выбрать, хотите ли вы изменить местоположение или использовать местоположение по умолчанию. следует ли использовать папку архива по умолчанию.
Безвозвратно удалять старые элементы без архивации.
Нажмите «ОК», чтобы выполнить.
Разница между архивированием и удалением
Большинство пользователей (включая меня) не могут отличить архивирование от удаления, вопрос следует ли удалять или архивировать электронную почту!
Архив Outlook и удаление
Нет такой огромной разницы между архивированием и удалением Outlook.
Одним из основных отличий является то, что архивы предназначены для перемещения сообщений электронной почты старше определенного возраста. В случае удаления пользователь должен выбрать отдельное сообщение электронной почты и отправить его, чтобы удалить сообщение.
В некоторых крупных организациях провайдер электронной почты предназначен для удаления всех сообщений электронной почты, доступных в папке удаления (часто через 30 дней), однако вам нужно время от времени очищать папку «Удаленные», чтобы сэкономить место и оставаться организованным. .
В архиве сообщение электронной почты остается в течение длительного периода, пока оно не будет настроено для удаления старого сообщения электронной почты из папки архива.
Одним из недостатков архива является то, что он не уменьшает размер вашего почтового ящика. Любое электронное письмо, которое вы видите в корзине или папке архива, можно переместить обратно в папку «Входящие» .
Неизвестные факты об архиве Outlook
Для большинства типов учетных записей Microsoft Outlook хранит все сообщения электронной почты, контакты, встречи, задачи и заметки в PST-файле, называемом файлом данных Outlook. PST — единственный тип файла, который можно архивировать. Как только старый элемент перемещается из основного PST-файла в архив . PST-файл , он отображается в папке архива Outlook и больше не доступен в исходной папке.
Архивация отличается от экспорта . Экспорт копий исходных элементов в файл экспорта, но не удаляет их ни из текущей папки, ни из основного файла . pst.
Файл архива отличается от файла резервной копии Outlook . Если вы хотите создать резервную копию заархивированных элементов, вам придется сделать копию файла archive.pst и сохранить ее в безопасном месте.
Контакты никогда не архивируются автоматически ни в одной версии Outlook. Однако вы можете заархивировать Контакты Папка вручную.
Если у вас есть учетная запись Outlook Exchange с онлайн-архивным почтовым ящиком, архивирование в Outlook отключено.
Часто задаваемые вопросы (FAQs)
Как долго заархивированные электронные письма хранятся в Outlook?
Технически архив хранит вашу электронную почту в папке архива до тех пор, пока вы не настроите ее для удаления или удаления, точно так же, как вы храните нежелательные сообщения электронной почты в папке «Входящие».
Учитывается ли архив Outlook в квоте?
Прямой ответ на этот вопрос: Да!
Final Words
В заключение, архивирование сообщений поможет сохранить историю сообщений.