Отметка о заверении копии реквизит: Реквизит 26 – отметка о заверении копии

Заверение копий. Особенности оформления реквизита «Отметка о заверении копии» при заверении различных видов копий. — Студопедия

Поделись  

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Например:

Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов
25.01.2008

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Например:

Верно

Подпись А.П.Германович

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства РБ.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.

), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

Отметки на документах. Требования к оформлению реквизитов «Отметка о контроле», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о переносе данных на машинный носитель», «Отметка о поступлении».

Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

Например:

Корнеев 200 59 79

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

Например:

3 Маковецкий 220 95 01
АР 26.05.2008 Письмо.doc

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал — точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

Например:

В дело 11-10
Подготовлен ответ
15.02.2008 № 11-10/130
Подпись

16. 05.2008

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

В дело 5-15
Произведен перерасчет
Подпись

20.11.2008

Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись: «Информация перенесена на машинный носи­тель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату перено­са, располагается на нижнем поле первого листа документа. При сканировании документов с целью создания автоматизированной инфор­мационно-поисковой системы организации, имеющей локальную сеть, целесообразно проставлять на документе отметку о переносе данных на машинный носитель. При использовании персонального компьюте­ра в отметке о переносе данных в память машины следует указать имя файла, в который внесен документ. Такая отметка важна также для ис­ключения повторного введения данных о док-те в память машины.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих док-ов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состо­ит из полного или сокращенного наименования организации-полу­ча­те­ля, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Например:

ЗАО «Маяк»	16 мм
26.05.2008
№ 342
42 мм

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).



Реквизит 25 Отметка об исполнителе. Не все так просто, как кажется

Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, возникает надобность вернуться к документу, задать несколько вопросов автору – а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Чтобы этого избежать  ГОСТ Р 7.0.97-2016  предусмотрел реквизит 25 «Отметка об исполнителе».

 

Те из нас, кто проработал в профессии хотя бы несколько месяцев, наверняка уже сталкивались с неприятной ситуацией, когда приходится разыскивать автора или «хозяина» (иногда его называют владельцем) документа – как будто из другого измерения приплывают на ваш стол неопознанные документы, от которых все открещиваются. Или, что еще хуже, в авторстве начинают подозревать вас!

Пока документ в работе, все знают, кто автор, и, кажется, будут помнить об этом вечно. Но проходит месяц, нужно вернуться к документу, задать несколько вопросов автору – а никто уже не может вспомнить, чьему же перу принадлежит документ. Так и хочется порой крикнуть: «Автора!»

И это происходит внутри вашей организации! Что уж говорить о сторонних документах. Чтобы свести подобные ситуации к минимуму, существует реквизит 25 «Отметка об исполнителе».

 

 

 

 

 

 

 

Бытует мнение, что отметку об исполнителе следует проставлять исключительно на письмах, запросах, ответах на запросы, пояснительных записках  к проектам, расчетной и технической документации, других документах, которые идут за пределы организации. Это не совсем так.

Даже в малочисленных организациях бывает текучка кадров, различного рода реорганизации: укрупнения, слияния, изменения организационной структуры и штатного расписания и т. д. Это может быть причиной беспорядка в делопроизводстве и документообороте. В таком случае вам придется мучительно восстанавливать события и вспоминать, кто же разработал и оформил какой-либо документ. 

КАКИЕ ДАННЫЕ СОДЕРЖИТ РЕКВИЗИТ 25

В п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что отметка об исполнителе состоит из двух обязательных и трех дополнительных элементов. Рассмотрим их.

Отметка об исполнителе включает:

1) фамилию, имя, отчество исполнителя. Возможно, к исполнителю документа обратятся, поэтому желательно указывать имя и отчество полностью (Пример 1) – в ГОСТ указан именно такой вариант. На практике чаще указывают фамилию и инициалы;

2) номер телефона исполнителя. Какой именно телефон указывать: городской, мобильный или внутренний? Ответ: тот, по которому с исполнителем можно связаться.

Если отметка об исполнителе ставится на документе, который выйдет за пределы вашей организации (например, письмо), укажите мобильный  и городской. Если отметка об исполнителе ставится на внутреннем документе (например, служебная записка), достаточно указать внутренний телефон сотрудника.

Если не можете определиться, то пишите все телефоны.

Отметка об исполнителе может включать:

1) должность исполнителя. Это поможет понять, специалист какой именно компетенции разработал документ;

2) структурное подразделение, где работает исполнитель. Это сориентирует, в какое именно подразделение компании обращаться, например, для ответа;

3) электронный адрес исполнителя. Если исполнителю неудобно обсудить особенности документа по телефону, он может указать электронную 

 почту.

Какую еще информацию можно указать  в отметке об исполнителе?

Помимо рекомендаций, указанных в п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в отметке об исполнителе можно указать:

•  код подразделения, личный код сотрудника в подразделении или  табельный номер:

•  дату распечатки документа:

•  сведения о копиях. Для внутренних документов, требующих особого учета, можно указать количество копий. Если доступ к документу ограничен, следует указать, куда направлены копии:

• иерархию исполнителей. Если у документа несколько исполнителей, вначале указывают главного исполнителя и его данные, ниже – соисполнителей (в столбик, в алфавитном порядке, с необходимыми контактными данными). В этом случае не обойтись без слов «Главный исполнитель» и «Соисполнитель», которые можно сократить до «ГИД» и «СИД»

•  личную подпись исполнителя:

 

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2019.

Бизнес-сертификат для индивидуальных предпринимателей и полных товариществ

Если ваш бизнес работает под другим бизнес-именем, чем его юридическое название, вы должны получить Свидетельство о предполагаемом имени от вашего клерка округа. Этот сертификат часто называют «бизнес-сертификатом».

Секретари округа работают отдельно во всех пяти районах Нью-Йорка. Их контактные данные находятся в конце этой страницы. Юридическое название — это название, под которым ваша компания зарегистрирована в штате Нью-Йорк.

Если вы используете торговую марку, вам, скорее всего, понадобится сертификат предполагаемого имени. Это правило отличается для индивидуальных предпринимателей и полных товариществ:

• Индивидуальное предприятие — это бизнес, управляемый исполнительным владельцем. Владелец несет ответственность за все хозяйственные операции. Владелец ведет бизнес от своего имени или под «торговой маркой». Бизнес-сертификат необходим только в том случае, если используется торговое наименование.
• Полное товарищество представляет собой тип хозяйствующего субъекта, в котором партнеры (владельцы) разделяют прибыль или убытки бизнеса, в который они инвестируют. Полные товарищества обычно ведут бизнес под торговой маркой. Для полных товариществ почти всегда требуется бизнес-сертификат.

Все предприятия могут подать заявку на получение сертификата непосредственно в офис клерка округа в районе, в котором они базируются. Тем не менее, владельцы бизнеса должны проконсультироваться с адвокатом, чтобы узнать о последствиях различных юридических структур.

Компании должны подать Сертификат о предполагаемом имени, если они работают под каким-либо именем, отличным от их имени для регистрации. Эти организации должны подать Свидетельство о предполагаемом имени в Государственный департамент штата, Отдел корпораций. Щелкните следующую ссылку для получения дополнительной информации о сертификатах предполагаемого имени.

Для получения дополнительной информации обратитесь в офис окружного секретаря в вашем районе.

---

---

Офис клерка округа Бронкс
851 Большой зал
Комната 118
Бронкс, Нью-Йорк 10451
Телефон: (866) 797-7214
Факс: (718) 590-8122
Веб-сайт: http://bronxcountyclerkinfo. com/

Офис клерка округа Кингс
Здание Верховного суда
360 Адамс Стрит
Комната 189
Бруклин, Нью-Йорк 11201
Телефон: (347) 404-9750
Веб-сайт: http://www.nycourts.gov/courts/2jd/kingsclerk/index.shtml

Офис клерка округа Нью-Йорк
Центральная улица, 60
Комната 161
Нью-Йорк , Нью-Йорк 10007
Телефон: (646) 386-5955
Веб-сайт: http://www.nycourts.gov/courts/1jd/supctmanh/county_clerk_operations.shtml

Офис клерка округа Квинс
Бульвар Сатфин, 88-11
1-й этаж
Ямайка, Нью-Йорк 11435
Телефон: (718) 298-0605
Веб-сайт: http://www.nycourts.gov/COURTS/11jd/queensclerk/index.shtml

Офис клерка округа Ричмонд
130 Стайвесант Плейс
2-й этаж
Стейтн-Айленд, Нью-Йорк 10301
Телефон: (718) 675-7700
Веб-сайт: http://www. richmondcountyclerk.com/

Запрос на свидетельство о рождении — регистратор

• Форма запроса на свидетельство о рождении (на английском языке)
• Форма запроса свидетельства о рождении (на испанском языке)

Заказ свидетельств о рождении

Чтобы заказать свидетельство о рождении, зарегистрированное в округе Марин, отправьте заполненную форму запроса свидетельства о рождении в офис регистратора округа Марин.

Плата за запрос свидетельства о рождении составляет $29,00 , оплата наличными, чеком или денежным переводом.

Кто может запрашивать свидетельства о рождении

Хотя записи актов гражданского состояния являются публичными документами в соответствии с законодательством штата Калифорния, свидетельства о рождении закрыты для публичного ознакомления. Любой может запросить копии, однако только лица, уполномоченные в соответствии с законодательством Калифорнии, могут получить заверенные копии записей о рождении. Те, кто не имеет права на получение авторизованной заверенной копии, получат авторизованную заверенную копию с пометкой 9.0024 ИНФОРМАЦИОННЫЙ, НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ ДЛЯ УСТАНОВЛЕНИЯ ЛИЧНОСТИ .

Для записи о рождении законными лицами являются:

• Регистрант, его родитель или законный опекун;
• Ребенок, дедушка, бабушка, внук, родной брат, супруг или сожитель зарегистрированного лица;
• Поверенный, представляющий владельца регистрации или его имущество, или любое лицо, действующее от имени владельца регистрации или имущества владельца регистрации по решению суда;
• Сторона, имеющая право на получение записи по распоряжению суда, или адвокат или лицензированное агентство по усыновлению, запрашивающие запись о рождении, чтобы убедиться, что ребенок не числится похищенным или пропавшим без вести;
• Сотрудник правоохранительных органов или другого государственного учреждения, занимающийся официальными делами в соответствии с законом.

Заполнение и отправка формы запроса

Если вы делаете запрос лично, не подписывайте форму, пока не представите ее в офис регистратора. Чтобы получить заверенную копию, кроме как лично, вы ДОЛЖНЫ заполнить заявление под присягой в форме запроса, подписать его перед нотариусом и подтвердить свою подпись.

Если вы отправляете свой заказ по почте, вы должны подписать заявление под присягой в присутствии нотариуса, и нотариус также должен заполнить Свидетельство о подтверждении. Если в отправленном по почте запросе указано, что вам нужна заверенная копия, но не включено нотариально заверенное заявление, запрос будет считаться неполным и возвращен без обработки.

Вы можете запросить заверенные копии для нескольких лиц по почте и коллективно нотариально заверить их; однако для каждого запроса необходимо заполнить отдельное приложение.

Плата за регистрацию/поиск не взимается

Плата за копии свидетельства о рождении должна быть оплачена заявителем заранее.