Основы делопроизводства и архивного дела: Делопроизводство + Основные правила работы архивов организаций

Содержание

Архивное делопроизводство в организации — Atlas-soft

24.07.2020

Документы, не используемые в текущей деятельности организации передаются в архив, где они хранятся в течение положенного срока. Основные функции архивного делопроизводства:

экспертиза ценности документов;
формирование дел и составление описей;
учёт документов, хранящихся в архиве и обеспечение их сохранности;
поиск архивных документов по запросу и предоставление их пользователю;
удаление из архива документов, срок хранения которых закончился.

Ведение архивного делопроизводства в организации обязательно: основные требования к архиву изложены в Федеральном законе № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», изданном 22 октября 2004 г.

Сегодня текущее делопроизводство и архивное дело в организациях почти повсеместно осуществляются с помощью систем электронного документооборота (СЭД). Их использование не только снижает затраты на делопроизводство, но и значительно его упрощает и ускоряет.

Отметим самые важные преимущества электронного архива:

компактность: база данных на цифровых носителях занимает гораздо меньше физического места, чем склад бумажных дел;
автоматизация размещения документа в архиве: система сама определяет вид документа и вносит его в соответствующий каталог;
удобный и быстрый поиск: любой документ можно найти как по его атрибутам, так и по содержанию;
обеспечение конфиденциальности и безопасности документов: уровень доступа к электронным документам в архиве полностью контролируется, действия пользователей протоколируются;
сохранность документов: защитить сервер с базой данных проще, чем склад бумажных документов, резервное копирование гарантирует работоспособность архива в случае сбоев.

Архивное делопроизводство в организации целесообразно начинать с самого начала её деятельности, не дожидаясь, пока накопится большое количество документов и возникнет неразбериха.

Не многие современные системы электронного документооборота уже в базовом варианте дают возможность организовать электронный архив. Существуют также специализированное программное обеспечение для электронных архивов.

В давно работающих организациях за годы работы формируются объёмные архивы бумажных документов. Однако это не помешает в любой момент начать использовать электронный архив, например, электронный архив ЭТЛАС. Его возможности позволяют использовать электронный и бумажный архив параллельно:

электронный архив Этлас поможет быстро оцифровать большой объём бумажных документов;
обладает эффективными инструментами распознавания, которые определяют вид и содержание документа и автоматически его атрибутируют;
встроенные средства работы со складом бумажных дел позволяют работать одновременно с бумажными и электронными документами, в том числе быстро найти на складе нужный.

Если вы не знаете, с чего начать архивное делопроизводство в организации, вам помогут следующие рекомендации:

Руководитель организации назначает ответственное за ведение архива лицо. Если количество документов невелико, за текущее делопроизводство и архив может отвечать один человек, однако при большом документообороте с нагрузкой он не справится.
Разрабатывается номенклатура дел. Многие системы электронного документооборота позволяют сделать это на основе шаблонов и готовых решений.
Определяются сроки хранения для документов разных видов.
Сотрудников организации знакомят со структурой архива и регламентом его работы.

На практике для создания и работы архива требуется решить множество мелких вопросов, зависящих от особенностей работы конкретной организации. Однако начинать необходимо с грамотного и детального планирования.

От СССР до наших дней: как менялось архивное делопроизводство

Екатерина Булычева 27 июля 2021

Делопроизводителю

Время чтения: 5 минут

В 2020 году изменился обязательный срок хранения многих документов: каких-то — в большую сторону, а каких-то — в меньшую.

Как в целом трансформировались делопроизводство и архивное дело со времён Советского Союза в России, рассказываем в статье.

В 2020 году изменился обязательный срок хранения многих документов: каких-то — в большую сторону, а каких-то — в меньшую. Как трансформировались делопроизводство и архивное дело в России со времён Советского Союза, рассказываем в статье.

Что вкладывают в понятие «делопроизводство и архивное дело»

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело — Термины и определения» Делопроизводство и архивное дело в России напрямую связаны с ГОСТами. В частности, в государственных стандартах прописаны основные термины и определения этого направления работы в компаниях. Например, понятия делопроизводство и архивное дело зафиксированы в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Делопроизводство в архиве — направление, отвечающее за комплектацию, учёт и хранение документов в компании.

Эта сфера деятельности организаций регламентируется 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Основные задачи делопроизводства в архиве:

организация хранения документов;
комплектование архива организации;
учёт документов, находящихся на хранении в архиве;
использование документов, находящихся на хранении;
подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Делопроизводство и архивное дело: как было

Делопроизводство и архивное делом, каким мы его знаем сейчас, сформировано во многом ещё в советское время. Можно выделить три этапа его развития в СССР:

1. Реструктуризация (1920–1930 гг.). Масштабная перестройка системы делопроизводства, изменение подхода к хранению документов.

2. Затишье (1940–1950 гг.). Отсутствие значимых разработок и нововведений в этой области.

3. Регламентирование (1960–1990 гг. ). Формирование законодательной основы делопроизводства и архивного дела.

Новая система организации хранения документов, зародившаяся в СССР, основывалась на нескольких принципах. Их отражение можно найти и сегодня:

делопроизводство едино для всей компании;
учёт документов проводится однократно и по упрощенной схеме;
оптимизация пути движения документа в организации;
отказ от учёта, когда в нём нет необходимости;
сведение к минимуму временных затрат на справочную работу;
контроль исполнения документов;

делегирование ответственности за процесс делопроизводства на одно лицо или отдел.

Среди особенностей делопроизводства и архивного дела, сформированных в советское время, можно выделить несколько важных:

1. Вертикальная модель движения документов.

2. Централизованная система организации архива.

3. Формирование специализированных отделов делопроизводства.

4. Высокая степень стандартизации процесса.

5. Регламентирование делопроизводства и архивного дела через ГОСТ.

На практике централизованный подход требует не только своевременного получения данных, но и ведения большого числа карточек учёта, что очень трудоёмко.

Делопроизводство и архивное дело: как стало

Главная отличительная особенность делопроизводства в наши дни — возможность вести его в электронном формате. Цифровизация захватывает всё больше компаний, а повсеместная удалёнка, начавшаяся в 2020 году, этому только способствует.

Электронный архив помогает компаниям сэкономить время и финансы. Основные преимущества хранения документов в цифре:

экономия пространства: электронный архив физически не занимает столько места, как склад с бумагами;
автоматизация работы с документами: современные системы упрощают работу делопроизводителей и архивистов;
простота и скорость поиска: любой документ можно найти всего за несколько кликов;
гарантия сохранности архива: её обеспечивает резервное копирование документов, а также цифровой формат — предотвращаются износ, механическое повреждение и другие несчастные случаи, которые происходят с бумагой;
конфиденциальность документов: уровень доступа к документам в архиве можно легко контролировать, это позволяет хранить все данные в безопасности.

Важно, чтобы система, которую вы выберете для организации электронного архива, поддерживала долгосрочное хранение на десятилетия вперёд, при этом гарантируя их юридическую значимость.

Решение Directum «Долговременный архив» обеспечивает долгосрочное хранение документов с поддержкой юридической значимости и сроками хранения 10, 25, 75 лет.

Как видно на практике, модернизация архивного делопроизводства в его классической модели, разработанной в советское время, связана с активным использованием компаниями электронного документооборота, а также общим курсом правительства на цифровизацию. Хотя многие принципы из советского прошлого по-прежнему актуальны и в наше время.

Фото: кадр из фильма «Расплата»/ The Accountant

Чтобы прочитать эту статью до конца,

авторизуйтесь или зарегистрируйтесь

безопасность тенденции технологии управление записями электронный документ эп/эцп электронный архив тренды законодательство

Описание службы Exchange Online Archiving — описания служб

Статья
14. 09.2022
8 минут на чтение

Microsoft Exchange Online Archiving — это облачное решение Microsoft 365 для архивирования корпоративного класса для организаций, развернувших Microsoft Exchange Server 2019., Microsoft Exchange Server 2016, Microsoft Exchange Server 2013 или подписаться на определенные планы Exchange Online или Microsoft 365. Exchange Online Archiving помогает организациям решить проблемы с архивированием, соблюдением нормативных требований и Microsoft Purview eDiscovery.

Являясь онлайн-службой Майкрософт, Exchange Online Archiving призван помочь удовлетворить потребность в надежной безопасности, надежности и производительности пользователей. Дополнительные сведения о Microsoft 365, включая функции, общие для всех онлайн-служб Майкрософт, см. в описании службы платформы Microsoft 365 и Office 365.

Планы архивации Exchange Online

Подробные сведения о планах подписок, которые позволяют пользователям использовать архивацию Exchange Online, см. в разделе Архивация Exchange Online.

Exchange Online Archiving доступен в рамках следующих планов.

План	Описание
Exchange Online Archiving для Exchange Server	Облачный архив для пользователей с основными почтовыми ящиками в Exchange Server 2019, Exchange Server 2016, Exchange Server 2013 или более поздней версии. Если вы хотите добавить облачный архив в основной почтовый ящик, расположенный на локальном сервере Exchange, вам необходимо настроить гибридное развертывание. Дополнительные сведения о гибридных развертываниях см. в разделе Гибридные развертывания Exchange Server.
Exchange Online Archiving для Exchange Server (через Enterprise CAL Suite)	Облачный архив для пользователей с основными почтовыми ящиками в Exchange Server 2019, Exchange Server 2016, Exchange Server 2013 или более поздней версии. Дополнительные сведения см. в разделах Клиентские лицензии и лицензии на управление.
Архивация Exchange Online для Exchange Online	Облачный архив и хранение на месте в качестве надстройки для следующих планов ^1,2,3 : • Exchange Online, план 1 • Exchange Online Kiosk • Microsoft 365 Business Basic • Microsoft 365 Business Standard • Microsoft 365 Business Premium (Exchange Online Archiving входит в план) • Office 365 E1 • Office 365 A1 • Office 365 G1 • Office 365 F3 • Microsoft 365 F3 Обратите внимание, что следующие планы уже включают архивацию и не требуют Exchange Online Archiving в качестве надстройки : • Office 365 A3 • Office 365 A5 • Office 365 E3 • Office 365 E5 • Exchange Online Plan 2 • Microsoft 365 E3 • Microsoft 365 E5 • Microsoft 365 F5 Compliance Подробнее о возможностях архивирования Почтовые ящики Exchange Online, см. раздел Функции архивации в Exchange Online Archiving.

¹ Гибридное развертывание не требуется для облачных организаций, в которых почтовые ящики не расположены на локальном сервере Exchange. Однако если локальные почтовые ящики существуют, требуется гибридное развертывание.
² Дополнительные сведения см. в разделе Ограничения Exchange Online. Надстройка Exchange Online Archiving для Exchange Online добавляет автоматическое расширение архивации, а также хранение на месте и хранение для судебного разбирательства.
³ Включает планы GCC, GCC-High и DoD для правительства США.

Ищете информацию обо всех планах Microsoft 365? Microsoft 365 доступен в различных планах, чтобы наилучшим образом удовлетворить потребности вашей организации. Сведения о различных планах, включая варианты автономных планов и сведения о переходе с одного плана на другой, см. в разделе Варианты планов Office 365.

Дополнительные сведения о различных планах см. в полной таблице сравнения подписок.

Совет

Вы можете экспортировать, сохранять и распечатывать страницы в описаниях услуг. Узнайте, как экспортировать результаты поиска контента .

Доступность функций в планах архивации Exchange Online

В следующей таблице перечислены основные функции архивации Exchange Online, доступные в планах (применяются некоторые оговорки). Эта таблица может быть изменена без предварительного уведомления. Дополнительные сведения см. в сносках. Актуальный полный список функций см. в разделе Мощные инструменты для поддержки вашего предприятия.

Особенность	Архивация Exchange Online для Exchange Server ¹	Архивация Exchange Online для Exchange Online ²
Функции архивации в Exchange Online Archiving
Архивный почтовый ящик	Да	Да
Перемещение сообщений с использованием политики архивирования	Да	Да
Импорт данных в архив	Да	Да
Восстановление удаленного элемента	Да	Да
Восстановление удаленного почтового ящика	Да	Да
Резервное копирование почтового ящика	Да	Да
Функции клиента в Exchange Online Archiving
Внешний вид ³	Да	Да
Outlook в Интернете	Да	Да
Функции обеспечения соответствия и безопасности в Exchange Online Archiving
Политика хранения	Да	Да
Удержание на месте и хранение для судебного разбирательства ⁶	Да	Да
Обнаружение электронных данных на месте	Да	Да
Шифрование между локальными серверами и Exchange Online Archiving	Да	Да
Шифрование между клиентами и Exchange Online Archiving	Да	Да
Шифрование: S/MIME и PGP	Да	Да
Управление правами на доступ к данным с помощью Azure Information Protection	№	№ ⁴
IRM с использованием Windows Server AD RMS	Да ⁵	Да ⁵
Аудит	Да	Да

¹ Почтовые ящики пользователей должны находиться в Exchange 2013 или более поздней версии.
² Архивный почтовый ящик можно использовать только для архивирования почты для одного пользователя или объекта, для которого применяется лицензия. Использование архивного почтового ящика в качестве средства для хранения почты от нескольких пользователей или организаций запрещено. Например, ИТ-администраторы не могут создавать общие почтовые ящики и заставлять пользователей копировать (с помощью поля «Копия» или «Скрытая копия» или с помощью правила транспорта) общий почтовый ящик для явной цели архивирования.
³ Список поддерживаемых версий Microsoft Outlook см. в разделе Функции клиента в Exchange Online Archiving.
⁴ Azure Information Protection не включена, но ее можно приобрести как отдельную надстройку, которая активирует поддерживаемые функции управления правами на доступ к данным (IRM). Для некоторых функций Azure Information Protection требуется подписка на Приложения Microsoft 365 для предприятий, которая не включена в Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Office 365 Enterprise E1, Office 365 для образования или Office 365 Enterprise F3.
⁵ Windows Server AD RMS — это локальный сервер, который необходимо приобретать и управлять им отдельно, чтобы включить поддерживаемые функции управления правами на доступ к данным.
⁶ При переводе почтового ящика на хранение на месте или хранение для судебного разбирательства удержание применяется как к основному, так и к архивному почтовому ящику.

Условия лицензирования

Условия лицензирования продуктов и услуг, приобретенных в рамках коммерческих программ корпоративного лицензирования Майкрософт, см. на сайте условий для продуктов.

Обмен сообщениями

Чтобы быть в курсе предстоящих изменений, включая новые и измененные функции, плановое обслуживание или другие важные объявления, посетите Центр сообщений. Дополнительные сведения см. в разделе Центр сообщений.

Специальные возможности

Корпорация Майкрософт по-прежнему привержена обеспечению безопасности ваших данных и доступности наших служб. Дополнительные сведения см. в Центре управления безопасностью Майкрософт и в Центре специальных возможностей Office.

Дополнительные сведения

Для получения технических сведений об архивации в Exchange Online см. следующие ресурсы:

Узнайте, как использовать портал соответствия Microsoft Purview, чтобы включить архивные почтовые ящики для поддержки требований вашей организации к хранению сообщений, обнаружению электронных данных и удержанию: Включите архивные почтовые ящики на портале безопасности и соответствия.
Узнайте о функциях архивации, доступных в Microsoft Exchange Online Archiving: функции архивации в Exchange Online Archiving — описания служб.
Узнайте, как создать политику архивирования и удаления в Microsoft 365, которая автоматически перемещает элементы в архивный почтовый ящик пользователя: Настройка политики архивирования и удаления для почтовых ящиков в вашей организации — соответствие требованиям Microsoft 365.
Чтобы найти ограничения Exchange Online для различных областей обслуживания, включая адресную книгу, хранилище почтовых ящиков, а также ограничения для отчетов и трассировки сообщений, см. раздел Ограничения Exchange Online — описания служб.
Администраторы могут узнать о вариантах восстановления удаленных сообщений и высокоуровневых методах, которые Exchange Online использует для защиты данных почтовых ящиков: резервное копирование электронной почты в Exchange Online.
Администраторы могут искать и восстанавливать удаленные сообщения электронной почты в почтовом ящике пользователя: восстановление удаленных сообщений в почтовом ящике пользователя в Exchange Online.

Требования

Чтобы использовать Exchange Online Archiving для Exchange Server, почтовые ящики пользователей должны находиться на Exchange Server 2019, Exchange Server 2016 или Exchange Server 2013.

Пользовательские подписки

Подписка на Exchange Online Archiving. Каждая подписка на архив электронной почты может использоваться только для хранения данных обмена сообщениями одного пользователя.

Федеративное удостоверение и единый вход

Администраторы могут использовать подход единого входа для проверки подлинности в локальной службе Active Directory. Для этого администраторы могут настроить локальные службы федерации Active Directory — службу Microsoft Windows Server® 2008 — для интеграции со шлюзом Microsoft Federation Gateway. После настройки служб федерации Active Directory все пользователи, чьи удостоверения основаны на федеративном домене, могут использовать существующую корпоративную учетную запись для автоматической аутентификации в Office 365.

Квота хранения архива

Администраторы не могут регулировать квоту хранилища. Функция архивации (называемая автоматическое расширение архивации ) предоставляет дополнительное пространство для хранения в архивных почтовых ящиках, максимум до 1,5 ТБ. Каждый подписчик Exchange Online Archiving изначально получает 100 ГБ хранилища в архивном почтовом ящике. Когда автоматическое расширение архивации включено, дополнительное пространство для хранения добавляется автоматически при достижении емкости хранилища 100 ГБ. В гибридных развертываниях Exchange автоматическое расширение архивации поддерживается только для облачных архивных почтовых ящиков, если локальный почтовый ящик пользователя находится на Exchange Server 2019. , Exchange Server 2016 или Exchange Server 2013 SP1 и более поздних версий.

Авторасширение архива поддерживается только для почтовых ящиков, используемых для отдельных пользователей или общих почтовых ящиков со скоростью роста , не превышающей 1 ГБ в день . Использование журналов, правил транспорта или правил автоматической переадресации для копирования сообщений в Exchange Online Archiving в целях архивации не допускается. Архивный почтовый ящик пользователя предназначен только для этого пользователя. Microsoft оставляет за собой право отказать в архивировании в случаях, когда архивный почтовый ящик пользователя используется для хранения архивных данных для других пользователей, или в других случаях ненадлежащего использования.

Автоматически расширяющееся архивирование

Функция архивирования под названием авторасширяющееся архивирование обеспечивает дополнительное место для хранения в архивных почтовых ящиках. Каждый подписчик Exchange Online Archiving изначально получает 100 ГБ хранилища в архивном почтовом ящике. Когда автоматическое расширение архивации включено, дополнительное пространство для хранения добавляется автоматически при достижении емкости хранилища 100 ГБ. Это поэтапное добавление пространства для хранения продолжается до тех пор, пока размер архивного хранилища не достигнет 1,5 ТБ. В гибридных развертываниях Exchange автоматическое расширение архивации поддерживается только для облачных архивных почтовых ящиков, если локальный почтовый ящик пользователя находится на Exchange Server 2019., Exchange Server 2016 или Exchange Server 2013 (с пакетом обновления 1 или более поздней версии). Дополнительные сведения см. в разделе Обзор автоматического развертывания архивации.

Важно

Администраторы не могут настраивать квоту хранилища.

Архивирование с автоматическим расширением не поддерживается для почтовых ящиков, находящихся на сервере Exchange Server 2010.

Важно

день . Использование журналов, правил транспорта или правил автоматической переадресации для копирования сообщений в Exchange Online Archiving в целях архивации не допускается. Архивный почтовый ящик пользователя предназначен только для этого пользователя. Microsoft оставляет за собой право отказать в дополнительном архивном хранилище в случаях, когда архивный почтовый ящик пользователя используется для хранения архивных данных для других пользователей, или в других случаях ненадлежащего использования.

Основы сохранения | Core

Описание: Этот 4-недельный онлайн-курс знакомит участников с принципами, политикой и практикой сохранения в библиотеках и архивах. Он предназначен для информирования всех сотрудников всех отделов и отделов и на всех уровнях ответственности и предоставляет инструменты для начала продления срока полезного использования библиотечных коллекций.

Компоненты курса:

Сохранение как формальная библиотечная функция и то, как она отражает и поддерживает миссию учреждения;
Основная роль профилактического ухода, включая хорошие условия хранения, планирование действий в чрезвычайных ситуациях и бережное обращение с коллекциями;
История и производство физических форматов и их влияние на возможности сохранения;
Стандартные методы ухода и ремонта, а также варианты переформатирования;
Проблемы сохранения цифрового контента и их значение для будущего науки.

Сеансы, как правило, распродаются за несколько недель вперед, но предлагаются несколько раз в год. Вам нужно записаться только на один сеанс.

2022 Сеансы

Нажмите на диапазон дат, чтобы зарегистрироваться на этот сеанс.

Сессия 1: 14 февраля — 11 марта
Сессия 2: 28 марта – 22 апреля
Сессия 3: 16 мая – 10 июня
Сеанс 4: 15 августа – 9 сентября

Формат: Учащиеся получают инструкции по входу за неделю до даты начала курса. Студенты имеют круглосуточный доступ к сайту курса в течение четырехнедельного периода, и помимо сроков выполнения заданий и викторин, курс можно проходить в своем собственном темпе. Преподаватели обеспечивают руководство и обратную связь по мере того, как студенты работают над материалом курса. Еженедельные сеансы чата, модерируемые инструктором, — это единственные живые мероприятия курса, которые учащимся предлагается посетить.

Расписание еженедельных чатов: Указанное ниже время является предварительным и может меняться в зависимости от доступности инструктора.

Неделя 1: четверг в 15:00 по тихоокеанскому времени
Неделя 2: вторник, 10:00 по центральному поясному времени
Неделя 3: пятница, 14:00 по тихоокеанскому времени
Неделя 4: Среда, 11:00 по тихоокеанскому времени

Результаты обучения

Учащиеся получат основательное представление о принципах, политике и практике сохранения в библиотеках и архивах.

Кто должен посещать

Предназначен для информирования всего персонала подразделений и департаментов на всех уровнях ответственности.

Инструкторы

Дайани Фейдж — директор службы консервации в Центре консервации художественных и исторических артефактов.
Патти Гиббонс — руководитель отдела управления коллекциями в библиотеке Чикагского университета, специальные коллекции

Кара МакКларкен — директор Службы сохранения в библиотеках Университета Вирджинии.
Карен О’Коннелл — координатор Арканзасского центра книги при Государственной библиотеке Арканзаса.
Эми Салливан — руководитель службы сохранения в библиотеках Университета Джорджа Мейсона.

Регистрация

Стоимость

165,11 долл. США Основные участники;
$188,10 членов ALA;
$209 для нечленов.

Как зарегистрироваться

Зарегистрируйтесь на сеанс 1 онлайн.

По почте

Зарегистрируйтесь по почте (заказ на покупку или чек), заполнив эту печатную регистрационную форму. Совет: если вы не можете открыть эту ссылку «зарегистрироваться по почте», щелкните ссылку правой кнопкой мыши и сохраните форму на своем компьютере.

Вопросы?

По вопросам регистрации звоните по телефону 1-800-545-2433, чтобы поговорить с представителями нашей службы поддержки клиентов.

Крайний срок регистрации

Регистрация на каждый курс ограничена 25 людьми. Для курсов, которые не распроданы, онлайн-регистрация и регистрация по факсу заканчивается в 12:00 CDT в понедельник перед началом курса. Отправленные по почте регистрационные формы должны быть отправлены за два понедельника до даты начала курса.

Основной кодекс поведения

Перед регистрацией ознакомьтесь с Заявлением о поведении.

Технические требования

Сайт, разработанный Moodle, состоит из модулей для самостоятельного изучения с облегченным взаимодействием под руководством инструкторов. Существуют заранее определенные даты начала и окончания, а также рекомендуемый темп, который включает взаимодействие с инструкторами и вашими одноклассниками. Студенты регулярно используют функции форума и чата, чтобы облегчить участие в занятиях. Предлагаются викторины по разделам и дается обратная связь, однако окончательная оценка за класс не выставляется.