Организация работы с электронной почтой: Организация работы электронной почты на предприятии

Содержание

Управление электронной почтой в современном деловом мире

Рандольф А. Канн, Барклай Т. Блэйр

Отчет о данных, полученных Ассоциацией AIIM и консалтинговой компанией KahnConsultingInc.

Нет никакого сомнения в том, что электронная почта является важной частью современного бизнес процесса. Но, несмотря на это, в организациях наблюдается растущий вакуум в области управления и контроля над применением этой информационной технологии. И хотя подавляющее большинство организаций действительно использует электронную почту и другие технологии электронных коммуникаций в повседневной деятельности, еще слишком большое количество организаций нуждаются в выработке политики, нацеленной на правильное применение технологии и сохранение электронной информации. В то же время благодаря закону Сарбейнса-Оксли и растущему пониманию важности роли электронной почты в правовых вопросах, наблюдается положительная тенденция в области управления электронной почтой: большинство организаций, чтобы соответствовать современным реалиям, планирует усиление безопасности почтовых систем и внедрение новых политик.

Исследование в области политики и методов управления электронной почтой.

Отраслевой обзор Ассоциации по обработке информации и изображений (AIIM) отражает основные тенденции в отрасли, основываясь на данных опроса конечных пользователей сообщества AIIM. За время проведения опроса AIIM и консалтинговой компанией Kahn Consulting, Inc. были получены достоверные ответы на вопросы, которые позднее были обработаны. Отчет о полученных данных был сформирован в виде предлагаемого вниманию дайджеста, который дает представление о состоянии дел в отрасли на момент проведения исследования. Данное исследование и соответствующий отраслевой обзор представляют собой серию отдельных тем. Темы исследований достаточно узконаправленны и каждый раз различны. В приложении к каждому докладу приводятся таблицы необработанных данных.

Основные результаты исследования

Несмотря на спам, увеличение объемов и остроту вопросов безопасности, популярность электронной почты продолжает расти. Все опрошенные организации используют электронную почту в производственных целях, а 78% из них вообще рассматривают ее как инструмент повышения производительности, дающий ощутимый экономический эффект.

Области использования в бизнесе. Организации активно приняли на вооружение электронную почту для осуществления конфиденциальных и особо важных бизнес-процессов и совершение сделок. Так, например, 93% респондентов с помощью электронной почты отвечают на запросы клиентов, 84% обсуждают стратегию бизнеса, 71% ведут переговоры по заключению контрактов, 69% обмениваются счетами и платежными документами, а 44% ведут официальную переписку.

Правовой вакуум. Организации берут на вооружение новые технологии ведения бизнеса: электронную почту (100%), передачу сообщений посредством мобильной связи (59%), беспроводные КПК (81%), сетевые форумы (71%), пиринговые файлообменные сети (51%). Но, тем не менее, большинство организаций испытывают нехватку в наличии четких стратегий в области управления и контроля над этими технологиями. Например, лишь в 22% организаций имеется официально утвержденная политика обмена файлами.

Переходная стадия. Организации обратили внимание на закон Сарбейнса-Оксли и на широкое освещение в СМИ банкротств, судебных разбирательств и должностных преступлений, в которых электронная почта играла главную роль. В результате большинство компаний уже меняют или планируют изменить подход к управлению электронной почтой с помощью формирования новых стратегий (68%) и мероприятий по усилению безопасности (64%).

Пренебрежение вопросами сохранения информации. Несмотря на возросшее понимание необходимости должного управления и хранения электронных сообщений, все же в большинстве организаций работники еще не имеют письменных инструкций. Так, например, 60% респондентов не имеют официальной политики, определяющей порядок хранения электронной корреспонденции. В большинстве организаций сотрудники не имеют представления о том, где, как и кем обеспечивается хранение электронных сообщений.

Об исследовании

Политика и методы управления электронной почтой: Данное отраслевое исследование проведено Международной Ассоциацией AIIM совместно с компанией Kahn ConsultingIncв третьем квартале 2003 года. В данном отчете изложены основные сведения, полученные в ходе опроса.

В этой работе приняли участие свыше 1000 респондентов со всех концов США, представляющих самые разные отрасли. Респонденты оказались достаточно равномерно распределены по основным отраслям, при этом преимущественно были представлены промышленное производство и машиностроение (12%), банковская сфера, финансы и страхование (16%), а также правительственные организации и сфера коммунальных услуг (24%). В исследовании приняли участие как относительно небольшие, так и крупные компании, при этом примерно половина респондентов относится к организациям численностью менее 1000 работников, а другая половина представляет компании со штатом свыше 1000 человек. Пул участников исследования представлен достаточно широко и полно, чтобы обеспечить статистическую значимость и полезность исследования.

Не стоит делать секрета из того, что деловой мир значительно изменился. Вместе с очевидным увеличением использования электронной почты и других технологий электронных коммуникаций, недавний всплеск громких сообщений о банкротствах, должностных преступлениях, судебных процессах, а также о новых правовых нормах, таких как закон Сарбейнса-Оксли, сместил акцент в сторону качественного административного управления и подотчетности внутри организаций. Выглядит совсем как анекдот, но к мысли о том, что существует большой пробел в сфере управления электронной почтой, авторов данной работы привели именно участившиеся в последние годы судебные процессы и расследования, в которых электронная почта играет главную роль. И такое предположение в большой степени подтвердилось результатами настоящего исследования.

Говоря по существу, целью данной работы было собрать информации о том, как сегодня в организациях используется электронная почта и другие технологии электронных коммуникаций.

Более конкретная задача – выяснить, применяются ли стратегии и методы административного управления, и если да, то каким образом, к каким вопросам они обращаются и где ощущается их нехватка. Исследование также призвано собрать информацию о том, как и с какой частотой сегодня используется электронная почта. Наконец, нужно было выяснить, происходят ли в организациях в данный момент изменения в работе с электронной почтой, и почему.

Электронная почта продолжает менять бизнес

Источник: Управление электронной почтой в современном деловом мире, Международная Ассоциация AIIM и компания KahnConsultingInc., 2003

Исследование призвано разрешить мучительные сомнения, изменила ли в корне электронная почта и другие средства электронных коммуникаций способы ведения бизнеса. Действительно, электронная почта – это уже не только средство организации корпоративного пикничка, что подтвердили фактически все опрошенные в ходе исследования организации, признавшись, что они используют электронную почту в производственных целях.

Электронная почта сыграла также не последнюю роль во многих громких судебных процессах и расследованиях, и с ней связано множество увольнений сотрудников и других неприятностей. Но, несмотря на это, в организациях не только не отказываются от данного способа коммуникаций, но и все интенсивнее включают его в свои бизнес-процессы и свою деятельность, связанную с соблюдением норм и законов.

Недавно принятые законы, обеспечивающие использование электронных документов и цифровых подписей, например, федеральный «Закон о цифровой подписи» (E-SIGNAct) или закон уровня штата «Единый акт об электронных транзакциях» (UniformElectronicTransactionsAct), возможно, как-то влияют на ситуацию. Так, например, 71% организаций с помощью электронной почты ведут переговоры по заключению контрактов и соглашений, а 69% обмениваются счетами, спецификациями и платежными документами. Практически все респонденты (93%) используют электронную почту как средство коммуникации с клиентами. Применение электронной почты для передачи достаточно значимой для организаций информации свидетельствует о комфортности для них цифрового пространства.

И это чувство комфорта испытывают не только коммерческие организации, но и растущее число регулирующих органов и государственных структур. Результаты исследования показывают, что 38% респондентов используют электронную почту для общения с регулирующими органами, а 44% с ее помощью ведут официальную переписку.

Электронная почта играет важную роль как для внутренних, так для внешних задач организаций. Большинство из них с помощью электронной почты решают кадровые вопросы (56%), обсуждают действующие стратегии и товарные политики (84%), обмениваются конфиденциальной или особо важной информацией (65%).

Подытоживая вышесказанное, отметим, что организации действительно регулярно используют электронную почту в своей деятельности.

Результаты исследования также свидетельствуют, что, несмотря на то, что организации и чувствуют себя все более комфортно, осуществляя свою деятельность в электронном пространстве, многие из них до сих пор не пришли к мысли, что нужно инвестировать средства в аппаратное и программное обеспечение для поддержания соответствующего управления и хранения цифровой информации. Например, лишь 35% организаций имеют выделенную систему резервного копирования, специально предназначенную для сохранения электронных сообщений, еще меньше (23%) использует систему управления документами (RMS), 34% использует систему документооборота (EDMS) и 40% — программы управления и хранения электронной почты. Понятно, что сохранять должным образом электронную переписку и другие виды цифровой информации гораздо труднее, если не иметь соответствующей технологической поддержки.

Таким же образом, несмотря на то, что организации использовали электронную почту для передачи важной информации, включающей личные и конфиденциальные сведения и коммерческую тайну, всего лишь менее половины из них вложили средства в криптографические технологии. Отсюда можно предположить, что комфортное использование электронной почты для решения задач, связанных с деятельностью организаций, является результатом скорее знакомства с технологией, чем результат вложений в обеспечение безопасности. Многие организации уже успели пережить крушение иллюзий защищенности, когда незашифрованные электронные сообщения оказывались в чужих руках, и коммерческие секреты были раскрыты, или, например, была разглашена конфиденциальная информация о клиентах.

Отсутствие политики

Современный бизнес, безусловно, меняется благодаря информационным технологиям. Все организации, опрошенные в ходе исследования, используют в своей деятельности электронную почту. Как и ожидалось, почти все используют ноутбуки и голосовую почту (по 98%), но стало неожиданностью применение в производственных целях менее распространенных технологий, как, например технологии передачи мгновенных сообщений, электронных досок объявлений и передачи файлов по пиринговым сетям.

Все же, несмотря на то, что в большинстве опрошенных организаций сотрудникам разрешается использовать эти технологии, должный административный контроль и соответствующие меры безопасности зачастую отсутствуют. Например, притом, что сотрудники 59% организаций имеют право использовать в работе системы рассылки новостей, лишь 17% организаций имеют утвержденную политику, регламентирующую использование этой технологии. Практически та же ситуация и с беспроводными портативными устройствами типа КПК и планшетных ПК, где использование данных устройств допускается в 81% организаций, но лишь 28% из них имеют утвержденную политику их использования.

Не лучше обстоят дела и с обменом файлами в пиринговых сетях: лишь менее половины организаций, пользующихся этой технологией, обеспечивают своих работников утвержденными инструкциями по ее применению. И это несмотря на недавние случаи, когда компании оказывались втянутыми в судебные тяжбы об авторских правах на музыкальные файлы, находящиеся в общем доступе в корпоративной сети. Технология передачи мгновенных сообщений из средства для общения тинэйджеров превратилась в инструмент корпоративного общения с реальными рабочими целями и реальными юридическими последствиями использования данной технологии. Не смотря на то, что данная технология применяется в 46% организаций, лишь менее половины из них имеют утвержденную политику ее использования, и это несмотря на новые правила, установленные, скажем, Национальной ассоциация дилеров ценных бумаг, которые требуют хранения мгновенных сообщений, как и любой другой деловой корреспонденции.

Использование таких технологий без соответствующей правовой базы представляет собой большую проблему. Отсутствие правил создает угрозу безопасности и порождает проблемы, связанные с сохранением информации, а также позволяет использовать цифровые технологии в целях, отличных от интересов организации.

В каких-то случаях отсутствие политики может объясняться задержкой, с которой формирование политики применения технологии следует за ее появлением. В остальных же случаях причина не так ясна. Факт того, что текстовые сообщения или мобильная электронная почта могут, вероятно, показаться относительно новыми для многих организаций, как-то объясняет, что лишь 21% из них имеет утвержденную политику использования этих технологий. Хотя, по правде говоря, данными технологиями пользуется большинство опрошенных (59%) организаций.

Однако сложно применить ту же логику к новостным системам (используют 59% и лишь 17% имеют утвержденную политику) или к передаче файлов по FTP (используют 82% и 35% имеют утвержденную политику), ибо обе эти технологии известны и широко используются уже много лет. Для многих организаций ответ может быть прост (и, тем не менее, все же потенциально опасен): у них еще никогда не было проблем в этой области, и поэтому не ощущается потребность в осуществлении какого-либо контроля.

Пассивный подход к созданию политики потенциально опасен, ибо за последнее десятилетие и деловой мир уже многому научился, и электронная почта здорово эволюционировала и превратилась в достаточно общепринятый инструмент, каковым она является сейчас. В самом начале использования электронной почты для организаций характерен был пассивный подход к управлению этой технологией, что вынуждало их решать проблемы по факту их возникновения. Составлялись политики, производилось обучение, аудит, мониторинг и переподготовка, периодическим осуществлялись увольнения нарушителей – все для того, чтобы удержать эту технологию под контролем. Так получилось, что электронная почта вошла в обиход делового мира без должного внимания с его стороны к возможным негативным последствиям. И в самом деле, все плохое, что могло произойти, случилось. В результате организациям пришлось «разруливать» разнообразные ситуации, вводя политики применения или используя другие методы. Теперь, даже не несмотря на то, что сотрудники все еще нарушают политику использования электронной почты (а некоторые из них, по всей видимости, будут делать это всегда), большинство организаций (80%) как минимум, ввели политики запретов, предписывающие персоналу, как поступать в ситуациях, грозящих серьезными неприятностями работникам и организации.

Уделяйте внимание хранению (Pay attention to retention)

«Содержание электронного сообщения определяет, является ли оно официальным (значимым) документом. Если да, то его нужно сохранить где-то вне почтовой системы. Если нет, то данное сообщение следует удалить. Невозможно установить один срок хранения для всех электронных сообщений», — говорит респондент № 14.

«Каждый пользователь электронной почты во многом определяет это самостоятельно. Я это делаю в рамках своего отдела, как его руководитель» — говорит респондент № 39.

«Я составил проект политик использования и хранения электронной почты два года назад и до сих пор ожидаю его рассмотрения руководством!» — говорит респондент № 175.

Большинство организаций уже осознали, что должны указать своим работникам верные пути работы с электронной почтой. Например, 70% респондентов объясняют своим сотрудникам, что подразумевается под служебной тайной применительно к рабочей корреспонденции, 80% устанавливают жесткие принципы допустимого использования электронной почты, а 73% регламентируют содержание электронных писем. Неужели наконец-то возымели свое действие многочисленные громкие судебные процессы, связанные с порнографией и недопустимым содержанием электронных писем?

С другой стороны, несмотря на то, что большинство организаций в силу возросшей правовой значимости электронной переписки (благодаря закону Сарбейнса-Оксли, судебным разбирательствам и т.д.) все же меняют подход к ее управлению, 60% респондентов не имеют НИКАКОЙ официальной политики в области ее хранения. А 54% организаций вообще не объясняют работникам, где, как и кем должно осуществляться хранение электронных сообщений. Не удивительно, что примерно две трети опрошенных респондентов посчитали, что их организациям не помешали бы новые политики и тренинги по использованию электронной почты и хранению сообщений.

И, даже если организации сохраняют сообщения электронной почты, только 37% из них делают это исходя из их содержания. Как показывают приведенные выше цитаты респондентов, оставшиеся организации используют «сборную солянку» из различных технологий, в частности в 31% организаций срок хранения электронных сообщений не определен, 26% хранят почту менее 120 дней. 67% организаций устанавливают максимальный объем почтового ящика, что фактически создает ограничение на сроки хранение корреспонденции.

Хотя использование электронной почты во многих видах деятельности затмило телефонную связь, простая замена одной технологии другой не означает, что в обоих случаях можно действовать одинаково. В отличие от телефонного разговора, электронная почта сохраняется в форме, которая иногда затрудняет управление. И все же, как следует из данной работы, основные деловые взаимоотношения на сегодня строятся посредством электронной почты, и важные документы и свидетельства могут существовать лишь в электронном виде. Тогда потеря переписки означает потерю возможности отстоять в суде позицию организации. Где же правила, придающие организации уверенность в наличии доказательств своих деловых отношений и возможности защиты в процессе судебного разбирательства, аудита или расследования? Приходится констатировать, что пока в составлении данных правил отсутствует необходимая систематичность.

Переходный период

Многие организации переживают переходный период в сфере управления и использования электронной почты и подобных технологий. Закон Сарбейнса-Оксли и широко освещенные в СМИ серии банкротств и должностных преступлений (например, Andersen/Enron) привлекли к себе внимание организаций. 40% из них указывают на это как на причину проводимой ими ревизии текущих политик (или планирования это сделать) в области хранения и управления электронной почтой. Других (30%) сделать подобный шаг вынудили судебные тяжбы, убытки, вирусы, вынужденные простои системы или другой собственный негативный опыт. Наконец, 47% называют причиной необходимости пересмотра методов работы с электронной корреспонденцией ее растущий объем внутри организации.

Пути, которыми организации пытаются изменить текущее положение дел, у всех разные. Хорошая новость заключается в том, что большинство респондентов (68%) видят создание новых политик как наиболее важное из возможных изменений, необходимых для соответствия современным реалиям деловой сферы. Кроме этого, большинство организаций (64%) также предприняло (или планирует предпринять) меры по укреплению безопасности своих почтовых систем. Плохая же новость заключается в отсутствии четкого понимания в организациях, где же находятся корни проблем, связанных с управлением электронной почтой. Например, тогда как одни считают необходимым хранить как можно больше сообщений (25%), большее число других (31%) уверено, что чем меньше хранится электронной почты, тем лучше. А третьи полагают, что шагом вперед было бы хранение почты в течение более длительного срока.

Очевидно, обучение должно играть важную роль во время этого переходного периода. Большинство респондентов уверено, что необходимый тренинг поможет их организациям, а 46% организаций в прошлом году провели тренинги по вопросам применения политик, что говорит об уверенности большинства (67%) в пользе обучения сотрудников методам использования электронной почты и сохранения сообщений.

Невзирая на проблемы, деловой мир смотрит на электронную почту с позитивом

Несмотря на некоторую озабоченность по поводу безопасности, растущего объема электронных сообщений и спама, подавляющее большинство организаций по-прежнему позитивно воспринимает электронную почту. По данным опроса 74% организаций рассматривают ее как инструмент повышения производительности, приносящий организации очевидную выгоду. Лишь менее 1% респондентов видят в электронной почте потерю времени и считают, что она приносит больше вреда, чем пользы.

И это правда, пусть даже не смотря на то, что сотрудники проводят значительную часть своего дня в работе с электронной почтой. 65% пользователей электронной почты тратят на это, по меньшей мере, четверть своего рабочего времени, составляя и отсылая письма, а также выполняя другие операции с почтовым ящиком, а 25% посвящают этому более половины рабочего дня. И не удивительно, что на это уходит столько времени, ибо 83% опрошенных получают как минимум 20 сообщений в день, а 26% — 60 и больше.

Это не говорит о том, что работа с электронной почтой не несет никаких проблем. Пользователей электронной почты просто «достал» спам (а в некоторых случаях и инструментами борьбы с ним), а порядка 15% организаций выразили недовольство по поводу нежелательных электронных сообщений. Один респондент заметил: «Наш спам-фильтр мешает столько же, сколько и помогает», а другой сказал, что «спам просто пожирает производительность».

Вывод

Подытоживая вышесказанное, необходимо признать, что электронная почта является одной из наиболее значительных технологий, изменивших, как мы живем, работаем и планируем наш день. Однако повсеместное использование электронной почты не означает, что мы наилучшим образом управляем ею, равно как и другими технологиями обмена информацией. Электронная почта, как и все другие способы коммуникаций, ворвалась в деловой обиход и развивалась практически без ограничений, пока не пришло осознание, что использование технологии подразумевает серьезное управление широким кругом постоянно возникающих вопросов. По мере использования новой технологии появился комфорт от работы с ней, комфорт приводит к появлению новых способов использования данной технологии. Современный бизнес ведет свои дела по электронной почте, но развитие организаций в области управления электронной почтой происходит недостаточно быстро и недостаточно сильно.

Об авторах

Рандольф Кан – соавтор недавно опубликованной книги «Правила использования электронной почты», всемирно признанный авторитет в правовых и стратегических вопросах информационных технологий и управления данными, доверенный советник и консультант компаний, входящих в список Fortune 500, государственных учреждений и судебных органов. Являясь основателем и руководителем консалтинговой компании KahnConsultingInc., (www.kahnconsultinginc.com), г-н Кан возглавляет команду профессионалов в сфере управления информацией, регулирования, соответствия нормативно-правовым актам, технологий и формирования политик. Члены команды выступают в качестве консультантов и советников в государственных учреждениях по всему миру. Г-н Кан ежегодно проводит многочисленные семинары и тренинги для тысяч участников в корпоративных и государственных учреждениях, а также в организациях-членах Ассоциации. Он также читает лекции «Правовые аспекты управления делопроизводством и информационными потоками» в университете Дж. Вашингтона, является автором многих публикаций.

Барклай Т. Блейр руководит техническим консалтингом в компании KahnConsulting. Г-н Блейр обладает обширными познаниями в области информационных технологий, особо компетентен в аспектах технологии и политики информационного менеджмента, безопасности, инфраструктуры сертификации открытых ключей, XML, оперативной обработки транзакций и в смежных темах. Он является докладчиком в Комитете по информационной безопасности при Американской ассоциации адвокатов, а также редактором издания данной ассоциации «Руководство по оценке инфраструктуры открытых ключей» (PKIAssessmentGuidelines), опубликованного в 2003 году, после более чем пятилетней работы над данным проектом. Г-н Блейр является автором и редактором множества публикаций и выступает по вопросам информационных технологий и безопасности по всему миру.

О Международной Ассоциации AIIM

Международная Ассоциация AIIM — это всемирный авторитет на рынке управления корпоративным контентом (ECM). ЕСМ-технологии, средства и методы используются для ввода, управления, хранения, защиты и распространения информации в корпоративных масштабах для поддержки всех бизнес-процессов. Ассоциация AIIM занимается вопросами освещения, принятия и использования технологии ECM с помощью образовательных, маркетинговых, исследовательских программ, путем развития связей, разработки стандартов и их продвижения. Являясь беспристрастным и объективным источником информации, Ассоциация AIIM имеет уникальный статус некоммерческой организации 501(с) 6, и ставит своей целью развитие отрасли управления корпоративным контентом посредством:

● Обучения участников рынка. Расширение международного рынка ЕСМ-решений. Предоставление образовательных программ и информационных услуг, помогающих пользователям принимать обоснованные и эффективные технологические решения, а поставщикам – лучше понимать нужды и требования пользователей.

● Развития связей. Используя сеть филиалов, программы и ресурсы Интернета, создаются возможности для расширения всемирной базы пользователей, стремящихся к внедрению ЕСМ-решений, а также для взаимодействия и общения между собой пользователей, поставщиков и участников продаж.

● Пропаганды решений Ассоциации. Используя свои силы и стратегические партнерства, Ассоциация стремится стать всемирным рупором отрасли управления корпоративным контентом для основных организаций по стандартизации, средств массовой информации и государственных лиц, принимающих важные решения. Ассоциация AIIM предоставляет массу возможностей. Предлагаем посетить сайт Ассоциации www.aiim.org.

Перевод компании DIRECTUM

Регламентация использования электронной почты в госструктурах

Органам государственной власти не удастся отсидеться в «бумажных» окопах. Во-первых, электронная почта уже стала привычным инструментом передачи информации наравне с телефоном и факсом. Во-вторых, по решению руководства страны уже начата реализация программы «Электронное правительство». Какие требования законодательства и стандартов необходимо будет учесть при регламентации работы с электронной почтой в своих внутренних нормативных документах, в т. ч. в инструкции по делопроизводству? Как ваши коллеги уже справляются с этой задачей и что у них можно позаимствовать? Мы рассмотрели вопросы информационной безопасности, регистрации, обработки, организации хранения электронной почты и др.

Электронная почта является наиболее популярным в развитых странах мира способом обмена информацией и документами. В России электронная почта уже стала столь же привычным инструментом деловой деятельности, как телефон и факс, и все более активно используется в практике работы государственных органов. Организациям не стоит закрывать глаза на происходящие перемены, тем более что переписку по электронной почте наши отечественные суды уже начали принимать в качестве доказательств.

Разрабатывая инструкцию по делопроизводству для своей организации, важно учесть предписания действующих законов и подзаконных актов. А государственные структуры в этом смысле имеют гораздо меньшую свободу действий, чем коммерческие организации, – их деятельность регламентируется более жестко. В идеале законодательство должно быть максимально «технологически нейтральным», позволяя организациям самостоятельно выбирать наиболее приемлемые для них технологии работы.

Итак, какие же требования к государственным органам по работе с документами, полученными или отправляемыми по электронной почте, в настоящее время существуют в нашей стране?

Принципы работы едины

Главное, что надо иметь в виду: электронная почта – не вид документов, а способ их доставки. Документы, поступившие по электронной почте, должны обрабатываться по тем же принципам, что и документы, поступающие по другим каналам. Поэтому иногда достаточно в инструкции написать о том, как поступившие по электронной почте документы включаются в общий поток обработки. Здесь как раз можно ссылаться на ГОСТ Р ИСО 15489, который в равной степени относится к документам на носителях всех видов, независимо от способа их доставки.

Роль электронной почты как средства доставки отражена как в международных стандартах, так и в нормативных документах ряда российских министерств и ведомств.

Фрагмент документа

ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью»

8.7.4.1. …Электронная почта используется для обмена служебной информацией, заменяя традиционные формы связи, такие как телекс и почта. Электронная почта отличается от традиционных форм бизнес-коммуникаций скоростью, структурой сообщений, определенной упрощенностью, а также уязвимостью к неавторизованным действиям.

Фрагмент документа

Инструкция по делопроизводству в Министерстве промышленности и энергетики Российской Федерации (утверждена приказом Минпромэнерго России от 08.12.2006 г. № 375¹)

2.7.6.3. …Электронная почта – один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между структурными подразделениями как внутри Министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Требования законодательства и стандартов

Электронная почта упоминается в нескольких десятках законов и почти в сотне постановлений и распоряжений Правительства РФ. Большей частью, это требования об указании адресов электронной почты при взаимодейст вии государственных органов как друг с другом, так и с организациями и физическими лицами. Фактически российское законодательство признает электронную почту одним из общераспространенных каналов связи наряду с обычной почтой, факсом, телефоном и т.д.

Так, в Гражданском и Арбитражном процессуальных кодексах РФ закреплено, что в различных видах обращений в судебные инстанции могут быть указаны адреса электронной почты. Кроме того, адрес электронной почты организации вносится в ряд реестров, которые ведутся органами государственной власти².

Следует иметь в виду, что закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» от 09.02.2009 г. №8-ФЗ, а также ряд других законов предусматривают возможность подачи обращений и заявлений в государственные органы в виде электронных документов, в том числе по электронной почте, а также направление в электронном виде различного рода извещений от государственных органов³. Ст. 10 закона «Об обеспечении доступа к информации…» прямо предусматривает необходимость наличия у государственных и муниципальных органов официального почтового электронного адреса.

Законодательство не устанавливает каких-либо специальных технологических требований к данному виду доставки информации, что в принципе способствует все более широкому применению электронной почты и росту ее доли в деловой переписке государственных и коммерческих организаций. Соответственно, ведомственные внутренние нормативные акты, в том числе и инструкция по делопроизводству, должны учитывать существование этого канала поступления и отправки документов.

Использование электронной почты, естественно, связано с определенными…

Как управлять и организовывать рабочую электронную почту

Вы пользуетесь электронной почтой каждый день. Узнайте, как использовать его умнее, быстрее и здоровее.

Сколько времени в течение вашего рабочего дня вы тратите на просмотр электронной почты? Большинство людей тратят часы на копирование, пересылку, сортировку, пометку, архивирование и ответы на электронные письма день за днем, неделю за неделей. Потратив столько времени, небольшие изменения могут привести к большим результатам. Вы можете сделать намного больше за меньшее время. Вы можете добиться большего эффекта, прилагая гораздо меньше усилий. Мы собрали все наши лучшие и полезные советы по управлению электронной почтой в одном руководстве, чтобы вы могли вывести свой почтовый ящик на новый уровень.

Вот лишь несколько практических вещей, которые вы узнаете из этого руководства:

Как (и как часто) проверять электронную почту
Когда архивировать и когда удалять
Полезные советы по организации и пометки
Gmail и Outlook хитрости
Лучшие сочетания клавиш
И многое другое!

Почему электронная почта такая сложная?

В понедельник утром вы садитесь за свой стол и приветствуете свою команду. Вы делаете большой глоток кофе и морщитесь, когда открываете свой почтовый ящик, который, как вы знаете, разрывается от запутанных переадресованных разговоров от вашей команды, случайных информационных бюллетеней, от которых вы клянетесь, что уже отписались, и десятков других неорганизованных электронных писем. Вам предстоит многое разобрать. И эта маленькая рутина гибели происходит каждую неделю.

Есть много причин, по которым люди боятся открывать свою рабочую электронную почту, но главная из них — объем: количество писем, которые мы получаем сегодня, просто огромно. Adobe сообщает, что респонденты ее ежегодного опроса тратят в среднем пять часов в день на работу с рабочей электронной почтой. Представьте, чего бы вы могли добиться, если бы смогли сократить время, которое тратите на электронную почту. Читайте о проверенных стратегиях, которые помогут вам взять под контроль свой почтовый ящик.

Готовы сократить время, затрачиваемое на электронную почту для всей вашей команды? Ознакомьтесь с 10 рекомендациями по работе с электронной почтой для продуктивного рабочего места.

Глава 1: Управление электронной почтой или электронная почта управляет вами?

Подобно тому, как владелец выгуливает свою собаку, вполне возможно, что его можно будет контролировать по электронной почте. Но раз уж вы читаете это, похоже, вы готовы вернуть контроль над поводком. В этой главе мы рассмотрим причины, по которым важно сделать проверку электронной почты активной деятельностью, а также дадим несколько основных советов по организации и управлению электронной почтой.

Реактивный и проактивный: как вы проверяете свою электронную почту?

Проверяете ли вы свою электронную почту каждые пять минут на работе? Или, что еще хуже, оставлять его открытым на вашем компьютере весь день? Самым большим фактором неэффективности электронной почты является реакционный подход. Вместо того, чтобы управлять электронной почтой по расписанию, большинство людей просто реагируют на то, что приходит в их почтовые ящики, что может полностью испортить их день. Реагирование вместо управления распространено по нескольким причинам:

Необходимость реагировать

Мы все испытываем необходимость быстро отвечать на все электронные письма. Поскольку по умолчанию установлено значение «ответить как можно скорее», мы просматриваем нашу электронную почту на автопилоте, отвечая на все, как только можем, даже если не все сообщения требуют немедленного ответа или действия. Мы должны быть преднамеренными в отношении того, как мы отвечаем на электронную почту, чтобы избавиться от этой привычки.

Мы чувствуем себя продуктивно, даже если это не так. Но если вы ставите перед собой задачу отвечать на каждое электронное письмо как можно скорее, вы продуктивно работаете над чужим списком дел, а не над своим. Кроме того, постоянно отвлекаясь на электронную почту, мы не можем сосредоточиться на важной работе. Продуктивность требует стратегического подхода: активного определения того, какие электронные письма требуют ответа и того, как вы можете делегировать электронные письма, которые не требуют вашего участия, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.
Отсутствие организации
Без четкого процесса трудно управлять электронной почтой. Мы теряем время, возвращаясь к электронным письмам, которые мы уже прочитали, сортируем и пересортировываем, ищем и непреднамеренно тратим время других людей, когда мы пересылаем электронные письма или отвечаем всем людям, которые не должны быть вовлечены. Наличие организованного процесса управления электронной почтой предотвращает все эти проблемы.
Объединение вашей команды для создания процесса работы с электронной почтой и ее эффективного управления принесет пользу вам лично, вашей команде и вашей компании. Это позволяет вам оказывать большее влияние, поскольку вы можете посвятить время важным, но не срочным проектам, которые увеличивают ценность, которую вы предоставляете. Это также повышает эффективность вашей команды, поскольку члены команды оптимизируют свою работу и устраняют дублирование работы.
В конечном счете, это приводит к улучшению итоговой прибыли компании, поскольку организованный и эффективный процесс электронной почты приводит к более быстрому решению проблем клиентов, более быстрому заключению сделок и своевременному продвижению проектов.
Как управлять рабочей электронной почтой на профессиональном уровне
Давайте рассмотрим некоторые способы, которые упростят процесс ответа на электронную почту и выполнения работы.
1. Проверяйте электронную почту по расписанию
Если ваша роль связана с решением проблем или творческим мышлением, вам нужно дать себе мысленное пространство для выполнения этой важной работы. Если вы постоянно находитесь в режиме электронной почты, вам будет трудно освободить свой мозг для такого типа мышления. Выделение определенного времени для проверки электронной почты (даже если это происходит раз в пару часов) поможет обеспечить выполнение других ваших задач. Попробуйте выбирать от трех до пяти раз в день, когда вы будете просматривать свой почтовый ящик. В противном случае вкладка остается закрытой. Вы даже можете поставить напоминание в свой календарь, если боитесь забыть.
2. Знайте, когда использовать телефон или видеовстречу
Мы все были там: участвуя в разговоре по электронной почте с несколькими ответами, ожидая ответа… теряя время. Если вы отправляете электронное письмо члену команды, предложите перенести разговор на телефонный звонок или видеоконференцию. Затем вы можете быстро завершить разговор и приступить к работе.
3. Делайте короткие электронные письма
Если вы имитируете Шекспира в своем композиторе, ваша электронная почта займет много времени. Делайте электронные письма как можно короче, чтобы сэкономить время и быть более профессиональным. А если электронное письмо требует длинного ответа, попробуйте перевести разговор на телефон. Прочтите текст и избегайте пространных фраз, повторений и вводных слов, например: «Я хотел связаться, чтобы узнать, есть ли у вас пропускная способность…». Вместо этого сразу переходите к вопросу: «Есть ли у вас пропускная способность для…» 9.0005
4. Отказ от подписки на рассылки или категоризация рассылок
Почти каждый почтовый ящик полон рассылок. Отмените подписку на списки, с которыми вы больше не взаимодействуете, или настройте правило для автоматической отправки этих писем в соответствующую папку. Или используйте Unroll.me, чтобы отправить сводку всех ваших электронных писем в конце дня.
5. Сохраняйте и используйте шаблоны сообщений
Скорее всего, вы неоднократно отвечаете на одни и те же вопросы в течение любой недели. Шаблоны сообщений (Быстрые части в Outlook) позволяют создавать и сохранять фрагменты или целые электронные письма, которые можно добавить одним нажатием кнопки. Больше не нужно вводить один и тот же ответ снова и снова.
6. Используйте правила маршрутизации для действий, которые вы повторяете в своем почтовом ящике
Правила электронной почты автоматически сортируют электронные письма по мере их поступления. Используя правила, вам не нужно сортировать электронную почту вручную. Используйте папки или ярлыки, которые вы настроили, и создайте правила для сортировки электронных писем с определенными характеристиками (отправленные по адресу, строке темы и т. д.) в эти папки или ярлыки.
7. Удаление электронной почты с телефона
Трудно не бездумно проверять электронную почту, когда ее можно просто провести пальцем по экрану. Освободитесь от цепочек электронной почты, пока вы стоите в очереди в продуктовом магазине или ждете автобуса — это так же просто, как удалить электронную почту со своего смартфона.
8. Не храните электронную почту на вкладке
Многие люди держат свою электронную почту на своем компьютере в течение всего дня. Но это только усиливает искушение проверить это.
💡Совет по написанию быстрых и лаконичных электронных писем
Чем короче, тем лучше, когда речь идет о рабочей электронной почте. Это не только поможет вам сэкономить время, но также повысит ваш профессионализм и поможет вам донести свою точку зрения. Старайтесь использовать как можно меньше слов, когда пишете электронные письма на работе. Во-первых, попробуйте написать сообщение как обычно. Затем просмотрите и удалите все слова, которые не нужны, чтобы донести свою точку зрения. Общие фразы, от которых обычно можно отказаться? «Я просто хотел зарегистрироваться…»; «чтобы»; и «в процессе».
Подробнее о словах и фразах, которые следует исключить из электронных писем
Архивировать или удалить: имеет ли это значение?
Кто-то архивирует, кто-то удаляет. Какая разница? Как лучше? Давайте исследовать.
Архивировать или удалять
Как архивирование, так и удаление — отличные способы очистки почтового ящика. Когда вы архивируете электронное письмо, оно покидает папку «Входящие» и попадает в папку «Вся почта». Когда вы удаляете электронное письмо, оно покидает папку «Входящие» и попадает в папку «Корзина». В зависимости от ваших настроек и почтового клиента, который вы используете, электронные письма в вашей «Корзине» будут безвозвратно удалены через определенный промежуток времени. Однако заархивированные электронные письма остаются в папке «Вся почта» до тех пор, пока вы не решите переместить их в другое место или удалить.
Должен ли я архивировать или удалять электронные письма на работе?
В вашей компании могут быть правила обращения с электронной почтой, но, как правило, архивирование является более безопасным вариантом для рабочей электронной почты. Архивирование означает, что вы сможете получить доступ к электронным письмам позже, если они вам понадобятся, а удаление и отправка электронных писем в корзину может означать потерю данных, которые вам понадобятся в будущем.
Глава 2: Организация рабочей электронной почты
3 основных инструмента для организации рабочей электронной почты
Эффективное управление электронной почтой начинается с четкой организации электронной почты. Вам необходимо создать систему, которая позволит вам быстро сортировать и идентифицировать важные электронные письма. Вы можете воспользоваться встроенными инструментами вашего почтового клиента, чтобы организовать свой почтовый ящик.
1. Папки, ярлыки или теги
Папки и ярлыки позволяют сортировать входящие электронные письма по категориям. Категоризация электронной почты с помощью файловой системы упрощает поиск определенных электронных писем в дальнейшем, назначение электронных писем определенным членам команды или создание групп действий, с которыми нужно работать в назначенное время. Вы можете использовать системы папок и ярлыки различными способами, в зависимости от вашей конкретной роли и потребностей.
Если вы занимаетесь маркетингом или управлением проектами, категоризация по проектам поможет собрать связанные письма вместе и упростить их поиск, когда они вам понадобятся.
Если вы занимаетесь управлением учетными записями или службой поддержки клиентов, может быть полезно классифицировать электронные письма по отправителям.
Независимо от вашей роли, вы также можете создать папку или ярлык, который будет служить списком дел.
2. Значки приоритета
Значки приоритета, такие как звезды или стрелки, обеспечивают еще один уровень организации. Многие почтовые клиенты позволяют создавать несколько значков для разных целей. Например, вы можете использовать эти значки, чтобы идентифицировать электронные письма от приоритетных клиентов, отличать активные электронные письма от тех, на которые уже ответили, или помечать электронные письма, которые содержат информацию, которую вам нужно будет просмотреть позже.
3. Правила и автоматизация
Правила — это как волшебная палочка в вашем почтовом ящике. Они позволяют настроить автоматизацию действий, которые вы часто делаете. Например, помечайте определенные электронные письма, перемещайте определенные электронные письма в папки или архивируйте определенные электронные письма — все автоматически. Если вы воспользуетесь этим, вы сможете открывать гораздо более организованный почтовый ящик каждое утро.
Популярные методы организации рабочей электронной почты в папках
Если вам нужно вдохновение в том, как использовать папки, метки и правила, не ищите дальше. Вот некоторые распространенные методы, которые люди используют для организации своей рабочей электронной почты.
1. Метод 5 папок
Этот метод отлично подходит для тех, кто любит списки дел. Вы создаете пять папок для своих электронных писем, упорядоченных по времени, когда вам нужно с ними работать:
Входящие — сюда приходят все новые электронные письма
Сегодня — электронные письма, над которыми вам нужно работать немедленно
Это неделя — электронные письма, которые должны быть адресованы на этой неделе
В этом месяце — электронные письма, которые могут подождать
К вашему сведению — вещи, на которые нужно ссылаться, но не нужно предпринимать действия
Прелесть этого метода в том, что вы точно знаете, что вам нужно сделать прямо сейчас, и можете быть уверены, что не потеряете электронные письма, над которыми нужно поработать позже.
2. Метод с ожидающей папкой
Если метод с 5 папками слишком практичен, попробуйте метод с ожидающей папкой. Просто переместите любое электронное письмо, ожидающее действия, в папку «Ожидание». Таким образом, вы знаете, что вам нужно отправить ответ или продолжить, если вы не получили ответ. Любые электронные письма, которые находятся в вашем почтовом ящике, должны быть проверены, и все, что находится в папке «Ожидание», — это то, над чем вы сейчас работаете.
Узнайте больше о методах организации папки «Входящие»
Глава 3: Выбор почтового клиента для управления рабочей электронной почтой
Большая часть эффективности работы с электронной почтой зависит от инструмента, который вы используете для управления электронной почтой. Есть три основных инструмента, которые предприятия используют для управления рабочей электронной почтой: Gmail, Outlook и Front. Мы рассмотрим основы управления электронной почтой в каждом из них, а также их преимущества и недостатки.
Управление электронной почтой с помощью Gmail
Gmail — это почтовый продукт Google, который хорошо известен своим личным управлением электронной почтой. В нем есть несколько функций, которые помогут вам оставаться организованным в папке «Входящие». В чем он не справляется, так это в том, что помогает вам управлять рабочей электронной почтой в команде.
Группы Google. По сути, это инструмент для создания списков рассылки и управления ими.
Категории — электронные письма автоматически распределяются по вкладкам в верхней части папки «Входящие».
Звезды и ярлыки. Мы упоминали звездочки и ярлыки выше, но многие пользователи Gmail не знают, что они могут создавать несколько разных типов звездочек для дальнейшей настройки своей организационной системы. Вы можете установить разные цвета для каждой звезды, а также установить разные формы.
Пользовательский макет — вы можете настроить макет своего почтового ящика Gmail в соответствии с вашей организационной системой. Например, вы можете упорядочивать сообщения с помощью вкладок или устанавливать помеченные сообщения электронной почты или непрочитанные сообщения, чтобы они отображались вверху, среди других параметров.
Темы для папки «Входящие» — вы можете сделать фоновое изображение для папки «Входящие», чтобы немного персонализировать свое рабочее пространство.
Стандартные ответы. Стандартные ответы Gmail встроены в основные функции Gmail и просты в использовании.
Ярлыки. Навигация по почтовому ящику, форматирование текста и выполнение множества других действий с помощью сочетаний клавиш Gmail.
Отменить отправку — после отправки сообщения электронной почты можно выбрать отображение временного окна, в котором можно отменить отправку на тот случай, если вам нужно что-то отредактировать в последнюю минуту.
Надстройки — надстройки, такие как Boomerang, позволяют запланировать отправку электронной почты на определенную дату и время, а также отложить электронную почту до более позднего времени, когда она снова появится в вашем непрочитанном электронном письме.
Gmail позволяет вам общаться с товарищами по команде в вашем почтовом ящике через GChat, но окно чата не интегрировано в ваши цепочки электронной почты. Сообщения чата всплывают в окне, которое перекрывает ваш почтовый ящик, поэтому оно по-прежнему живет отдельно. Это означает, что вы можете застрять в описании электронного письма в чате — «Они сказали XYZ в этом письме…», и когда вы хотите найти и сослаться на беседу, вы не можете выполнять поиск как в чате, так и в электронной почте в строке поиска входящих сообщений.
Управление электронной почтой с помощью Outlook
Outlook во многом похож на Gmail, но использует другую терминологию. Вот что вы можете сделать в Outlook, чтобы упростить управление электронной почтой.
Входящие — управляйте отдельной рабочей электронной почтой, например [email protected].
Общие почтовые ящики — управление и отправка электронной почты с группового адреса в составе команды, например contact@tommyfresh. com .
Папки — Outlook использует папки, а не ярлыки для классификации электронной почты. В папке «Входящие» есть несколько папок по умолчанию, но вы можете создать любое количество новых папок в соответствии с вашей организационной системой.
To Do — To Do позволяет перетаскивать сообщения в любой заданный список и позволяет прикреплять файлы, расширяя список задач.
Quick Parts — Quick Parts — это эквивалент готовых ответов в Outlook. Создавайте стандартные блоки текста, которые вы можете добавлять в свои электронные письма.
Быстрые действия — Быстрые действия — это ярлыки Outlook. Автоматизируйте повторяющиеся шаги для упрощения рабочих процессов.
Правила — правила позволяют автоматически перемещать электронные письма или автоматически отвечать на электронные письма.
В Outlook нет внутреннего чата в папке «Входящие». Вместо этого вы можете использовать Microsoft Teams, отдельное приложение от вашего почтового ящика, для внутреннего общения с товарищами по команде.
Управление рабочей электронной почтой с помощью Front
Front — это гибкая платформа для управления общением, которая упрощает организацию рабочей электронной почты и управление ею. Однако ключевое отличие Front в том, что вы можете работать вместе с товарищами по команде совершенно по-другому. Вот пять способов, которыми Front поможет вам взять на себя ответственность за свою работу.
Правила. Создавайте правила для автоматизации действий, которые вы обычно повторяете в папке «Входящие», например, архивации, пометки, перемещения сообщений электронной почты в другие почтовые ящики. Настройте сложные рабочие процессы, такие как эскалация, автоматические ответы, оповещения и многое другое.
Задания — назначьте сообщение владельцу, чтобы каждый участник группового сообщения имел четкое представление о владении и знал, что им нужно сделать.
Интеграции — получайте доступ к более чем 50 приложениям и редактируйте их прямо на боковой панели в папке «Входящие». Поддерживайте актуальность Salesforce, создавайте задачи Asana, закрывайте задачи Jira и т. д.
Теги — создавайте и добавляйте теги к сообщениям, чтобы выделить их, организуйте их в папки и оценивайте аналитику сообщений по тегам.
Комментарии. Общайтесь в чате и @упомяните свою команду непосредственно в цепочках электронной почты, вместо пересылки писем или отправки копий.
Режим «Нет на месте» — переключитесь в режим ООО, чтобы получать ответы на свои электронные письма, когда вас нет на работе.
1. Просматривайте все в одном месте
Когда вы подключаете свою индивидуальную рабочую электронную почту к Front, вы можете просматривать все свои электронные письма в одном месте, включая электронные письма, отправленные непосредственно вам, и электронные письма, назначенные вам из общих почтовых ящиков.
2. Получите более организованное рабочее пространство
Теги Front организуют рабочие электронные письма, чтобы помочь вам быстрее находить важные сообщения. Настройте личные теги, которые видны только вам, или общедоступные теги, которые может использовать и ваша команда.
3. Будьте более продуктивны
Множество ярлыков Front помогут вам ускорить работу с почтой:
Создание шаблонов сообщений (консервированных ответов) для приглашений на встречи, обновлений проекта и т. д.
Предварительная запись электронных писем и планирование их быть отправлены автоматически в более позднее время.
Откладывать электронные письма, которые не являются срочными или на которые вы еще не готовы отвечать.
Установите автоматические напоминания, чтобы связаться с кем-то, если вы не получили ответ на свое электронное письмо, чтобы ваше электронное письмо не провалилось.
Знайте, видели ли получатели вашу электронную почту с «уведомлениями о прочтении», которые показывают дату и время, когда они просматривали вашу электронную почту.
4.
Упростите совместную работу благодаря внутренним комментариям, общим черновикам и заданиям
Используйте комментарии и @упоминания, чтобы делиться и обсуждать электронные письма с определенными товарищами по команде, а не пересылать электронные письма товарищам по команде или копировать их. Перемещайте электронные письма в общую папку «Входящие» вашей команды, чтобы у всех была общая точка зрения. Настройте правила, чтобы мгновенно делегировать электронные письма нужному человеку.
Когда команды используют Front вместе, они получают еще больше преимуществ. Члены команды могут назначать друг другу ответственность за определенные сообщения, автоматизировать рабочие процессы, измерять производительность команды и получать полезную информацию о том, как команда достигает своих целей.
Вывод: Получите контроль над своим почтовым ящиком
Используя советы и инструменты, которыми мы поделились здесь, можно укротить свой почтовый ящик и получить контроль над ним. Наличие системы и плана по организации и управлению электронной почтой не только сделает ваши понедельники лучше, но и даст вам возможность сосредоточиться на вещах, которые будут способствовать развитию вашей карьеры и бизнеса.
Теперь, когда вы стали профессионалом в управлении рабочей электронной почтой, узнайте, как удалить Inbox Zero.
Методы управления и организации вашей рабочей электронной почты
Команда Spike, 24 января 2022 г., 11 минут чтения
Опрос, проведенный в конце 2021 года, показал, что электронная почта по-прежнему доминирует, несмотря на наличие в офисах многочисленных каналов связи. Почти 50% респондентов указали его как предпочтительный способ связи с коллегами. В Америке это приводит к тому, что работники тратят в среднем более 5 часов в день на проверку электронной почты, как личной, так и профессиональной.

Однако, несмотря на то, что в наши почтовые ящики попадают горы электронных писем, то же исследование показало, что американцы открывают только около половины получаемых электронных писем и сообщают, что менее трети из них полезны. Это означает, что потерянное время, энергия и ресурсы могут быть использованы с помощью простого управления и организации электронной почты.

Ниже мы собрали некоторые из лучших методов организации электронной почты, независимо от того, пытаетесь ли вы сортировать личные сообщения или корпоративный почтовый ящик. Это в дополнение к некоторым проверенным методам управления электронной почтой и некоторым техническим советам, которые помогут поднять организацию входящих сообщений на новый уровень.

Не позволяйте вашему почтовому ящику управлять вами
Поскольку каждую минуту отправляется почти 200 миллионов электронных писем, неудивительно, что американские рабочие проверяют свои почтовые ящики еще до начала рабочего дня: почти 40% молодых работников проверяют деловую электронную почту еще до того, как встанут с постели! Но не такими должны быть приоритеты.

Игра в догонялки с захламленным почтовым ящиком — верный признак того, что что-то не так с культурой вашей компании и техникой управления электронной почтой. Если вы не уверены, что ваш почтовый ящик управляет вами (а не наоборот), поищите некоторые признаки в вашей компании и повседневных привычках:
•
Организационная культура требует высокой доступности электронной почты
Вы когда-нибудь получали последующее электронное письмо в понедельник утром только для того, чтобы обнаружить, что первое электронное письмо было отправлено в воскресенье днем? Если это звучит знакомо, ваша ожидаемая доступность электронной почты слишком высока!

Даже если это не так уж и экстремально, многие работы требуют глубокой концентрации, и нельзя ожидать, что вы будете отвечать на электронные письма в течение нескольких минут в течение всего рабочего дня и концентрироваться на других задачах.
•
Особое внимание уделяется «нулевой папке входящих»
Многим из нас уже давно говорят, что «нулевая папка входящих» — это святой Грааль организации электронной почты. Если мы сможем просто установить этот счетчик на «0», мы станем хозяином всей электронной почты. Что ж, мы ненавидим разрывать ваш пузырь — сильное сосредоточение на нулевой папке «Входящие» может дать ложное ощущение продуктивности, поскольку вы тратите весь свой рабочий день на чтение и ответы на сообщения, а не на выполнение реальных задач.
•
Хаос во входящих
Письма повсюду! Непрочитанные ответы, черновики как задачи, дополнения годичной давности. Без четкой структуры и процесса работы с вашими электронными письмами может быстро возникнуть хаос. Этот беспорядок в сообщениях — явный признак того, что вы не контролируете свой почтовый ящик, а он, скорее всего, контролирует вас.
Как разорвать этот порочный круг и вернуть себе контроль над почтовым ящиком? Давайте рассмотрим некоторые из лучших методов организации электронной почты, которые вы можете применить сегодня.

Верните контроль над своим почтовым ящиком и организуйте свою электронную почту
Пришло время вернуть себе контроль над почтой за счет более эффективного обмена сообщениями, устранения беспорядка, постоянного поиска подходящего инструмента для работы и использования технологий, облегчающих вашу жизнь.

Чтение электронной почты в определенное время
Может быть заманчиво читать электронные письма и отвечать на них, как только они приходят — в погоне за нулевым максимумом папки «Входящие», — но, хотя вы можете чувствовать, что вы продуктивны, это может отвлекать вас от текущих задач, вызывая переключение контекста. и снижение производительности.

Чтобы этого не произошло, работайте со всеми своими электронными письмами в определенное время, разделяя рабочий день на блоки. Один или два из этих блоков будут посвящены работе с вашим почтовым ящиком. Простой способ начать — выделить два 20-30-минутных периода каждый день и перейти от этого к тому, что работает для вас.

Выберите лучший способ общения в зависимости от ситуации

Хотя электронная почта может быть удобным способом общения для коллег, это не значит, что она всегда лучшая. Различные ситуации требуют различных инструментов, и частью хорошей стратегии организации электронной почты является знание того, когда не следует использовать электронную почту.

Электронная почта
отлично подходит, когда вам нужно сообщить четкую точку зрения и призвать к действию. Однако, если тема требует дальнейшего обсуждения, взад и вперед или объяснений, то голосовой или видеозвонок — это то, что вам нужно.

Не удается вызвать всех одновременно? Голосовые сообщения могут объяснять сложные темы, сохраняя при этом преимущества асинхронного общения. Или, если вы ищете быстрый консенсус в своей команде, то групповой чат, вероятно, будет лучшим путем.

Ни один из этих каналов связи по своей сути не лучше других, это просто разные инструменты для разных задач. Поэтому важной частью эффективного решения для организации электронной почты является знание того, когда использовать имеющиеся у вас инструменты.

Пишите кратко и по существу
Если получателям приходится продираться сквозь кучу текста, чтобы добраться до сути вашего письма, то это неэффективное письмо, и есть вероятность, что оно останется лежать в куче других писем, которые никогда не будут обработаны.

Убедитесь, что вы кратки и по делу, указывая, почему вы пишете, информация, которая нужна получателю, и какие действия вы ожидаете от них — будь то выполнение задачи или просто ответ.

Помните: никогда не используйте два слова, если достаточно одного.

Отписаться от ненужных списков рассылки
Если есть простой ответ на вопрос «Как лучше организовать сообщения электронной почты?» было бы: избавьтесь от писем, которые вам не нужны! Сокращение количества сообщений, которые вы должны упорядочить, сразу же упростит управление вашим почтовым ящиком.

Наши почтовые ящики могут быстро засориться сообщениями из списков рассылки, на которые у нас нет причин подписываться — от малоизвестных новостных сайтов до интернет-магазина, которым вы когда-то пользовались, и мы склонны просто принимать нежелательную почту. Так что прекратите это прямо сейчас и отпишитесь от ненужных списков рассылки.

Создание шаблонов сообщений для экономии времени
Хотя вы можете отправлять сотни электронных писем в день, если вы остановитесь и посмотрите, вы, вероятно, поймете, что большинство из них очень похожи. Каждый из них содержит одно и то же старое приветствие, простую информацию и вежливое завершение.

Перестаньте тратить свою энергию, записывая их каждый раз, вместо этого создавайте шаблоны, которые можно добавлять в электронные письма одним щелчком мыши. Конечно, вы всегда должны следить за тем, чтобы сообщения были персонализированы, но наличие основных готовых действий может сократить время, затрачиваемое на входящие сообщения каждую неделю.

Создать правила электронной почты
Если ваш почтовый клиент может это сделать, создайте правила для автоматической обработки входящих сообщений. Их можно использовать для выполнения основных действий, таких как пересылка, архивирование, удаление и пометка на основе ключевых слов или отправителя.

Часто вам приходится устанавливать эти фильтры или правила самостоятельно, но после того, как вы это сделаете, они могут сэкономить массу времени, которое в противном случае вы потратили бы на управление электронной почтой. Конечно, автоматизация всего этого сэкономит вам еще больше времени, но мы вернемся к этому позже.

Организация рабочей электронной почты

Мы все чаще используем электронную почту для общения с друзьями и семьей, но для многих она по-прежнему остается преимущественно деловой. Все советы, которые мы изложили до сих пор, можно использовать для организации деловой электронной почты, но несколько других методов могут быть еще более эффективными при управлении вашей рабочей электронной почтой.

1. Архив электронной почты
Вы будете регулярно сталкиваться с рабочими электронными письмами, которые больше не нужны, но и не могут быть удалены. Как только они начинают накапливаться, вы можете быстро найти свой почтовый ящик или выделенные папки, которые перегружены ими. Именно здесь архивирование электронной почты становится важным.

Архивирование сообщений электронной почты позволяет удалять их из папки «Входящие», но при этом хранить их в безопасном и легкодоступном месте. Это особенно полезно для отслеживания важных данных в долгосрочной перспективе, что является требованием для некоторых отраслей.

2. Используйте папки, этикетки и теги
Иногда лучше использовать старые способы, и точно так же, как вы управляете и организуете свою работу в картотеке с помощью папок, ярлыков и тегов, вы можете делать то же самое со своими электронными письмами, хотя и немного более продвинутыми.

Папки можно использовать для организации деловой электронной почты на основе клиента, проекта или любой другой категории, которая соответствует вашим потребностям. Ярлыки и теги могут еще больше разбить особенности входящих электронных писем и даже использоваться для определения приоритета сообщений (мы доберемся до этого) или регистрации действий, которые вам необходимо предпринять.

3. Расставьте приоритеты для ваших писем
Одной из самых сложных частей работы с рабочей электронной почтой является определение того, на что и когда отвечать. Простая расстановка приоритетов начинается с удаления неважных сообщений (таких как информационные бюллетени и квитанции) в конец очереди. Затем вам нужно установить важность и срочность каждого электронного письма.

Важность электронных писем субъективна, но постарайтесь сосредоточиться на тех, которые помогут достичь ваших целей на день, неделю или в более долгосрочной перспективе. Вы будете чувствовать, что важно в вашей работе и компании, поэтому основывайте свои решения на этом.

Срочность сообщения электронной почты менее субъективна — когда должно быть выполнено действие в сообщении электронной почты? Это может быть что-то вроде того, как ваш начальник просит подготовить документы к концу дня или коллега задает вопрос о проекте на следующей неделе.

Используя эти два фактора, вы можете расставить приоритеты для своих писем следующим образом:
•
Те, с которыми нужно разобраться сейчас (важные и срочные)
•
Те, что можно оставить на будущее (важное, но не срочное)
•
Требующие судебного решения (не важные, но срочные)
•
Те, которые можно заархивировать или удалить (не важные, не срочные)
Затем вы можете использовать внутреннюю систему, такую как метки, чтобы отметить приоритеты сообщений электронной почты и обрабатывать их по порядку.

4. Автоматизируйте рабочий процесс
Несмотря на то, что все эти методы помогают лучше организовать папку «Входящие», они могут отнять время, которое лучше потратить на более важные задачи. Вот почему одной из самых важных частей организации электронной почты является автоматизация.

Вместо того, чтобы вручную расставлять приоритеты для писем, используйте почтовый клиент, который автоматически просеивает ваши сообщения и показывает вам только самые важные. Точно так же электронные письма от определенных людей или те, которые содержат определенные ключевые слова, не должны вручную добавляться в папки или присваиваться тегам.

Рекомендуемые методы организации рабочего почтового ящика

Вы можете попробовать применить все или некоторые методы, о которых мы говорили, к вашей организации электронной почты, но иногда лучше использовать более структурированный подход. Есть несколько методов, которые стоит попробовать:

Методы пяти папок
Техника пяти папок помогает вам управлять электронной почтой, разделяя все ваши сообщения на (как вы уже догадались) пять папок:

Входящие
Вероятно, у вас уже есть этот; сюда приходят все ваши электронные письма. Однако ни одно сообщение не должно задерживаться здесь надолго. Вместо этого его необходимо быстро отсортировать в одну из других папок.
Сегодня
Это место для любых электронных писем, которые должны быть (а будет ) обработаны сегодня. Опять же, используйте метод расстановки приоритетов, о котором мы говорили выше, чтобы принять решение.
На этой неделе
Письма, требующие ответа до конца недели.
В этом месяце
Сообщения, требующие ответа до конца месяца. Будьте осторожны, не позволяйте вещам зависать здесь слишком долго.
Холдинг/Информация
Это все остальное. Письма, которые не требуют действий или носят чисто информационный характер.
Эта система может помочь вам вернуть себе контроль над почтовым ящиком и упорядочить деловую электронную почту, но наиболее эффективна в сочетании с другими упомянутыми советами, такими как краткие сообщения и выбор правильного инструмента.

Техника ожидания папки
Техника папки ожидания наиболее эффективна для людей, которые работают в роли, которая требует от них много времени в папке «Входящие» — например, в службе поддержки клиентов — поэтому они не могут работать блоками, как упоминалось выше. Папка ожидания — это место, где вы можете оставить все электронные письма, которые не могут быть добавлены в более эффективный диспетчер задач или список дел. Таким образом, вы сможете разобраться с ними позже, когда у вас будет время.

В качестве альтернативы, если ваш почтовый клиент предлагает функцию повтора, вы можете использовать ее аналогичным образом, но с большим эффектом, чтобы удалять менее срочные электронные письма из вашего почтового ящика, пока у вас не будет времени или необходимости разобраться с ними.

Spike — идеальный почтовый клиент для управления рабочей электронной почтой
Если вы действительно хотите организовать свою рабочую электронную почту, вам нужно начать с почтового клиента, который предоставляет вам нужные инструменты. Spike был создан с учетом продуктивного управления электронной почтой, поэтому он обеспечивает мощную организацию электронной почты в простом в использовании пакете.

Spike Priority Inbox автоматически фильтрует важные сообщения
Хватит тратить время на расстановку приоритетов сообщений вручную или, что еще хуже, на просмотр всего, что приходит в папку «Входящие». Spike Priority Inbox доставляет вам самые важные сообщения, а все остальное отправляет в папку «Другое», где вы можете разобраться с этим в удобное для вас время.

Умный алгоритм
Spike автоматически фильтрует ваши сообщения, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно в течение дня. Больше не нужно тратить часы на работу с хаотичным почтовым ящиком, просто организованная рабочая электронная почта, когда она вам нужна.

Однако Spike не блокирует вас в папке «Приоритетные», предоставляя вам инструменты для управления электронной почтой так, как вы хотите, с настройкой сортировки по теме, отправителю или в качестве классической электронной почты.

Нет больше переключения контекста
Переключение контекста — перескакивание с одной задачи на другую — отвлекает нас от работы, снижает когнитивные функции, истощает энергию в течение дня и затуманивает то, что важно для достижения наших целей.

К сожалению, это может происходить постоянно, если вам приходится переключаться с одного приложения на другое, чтобы выбрать правильный канал связи или что-то сделать. Вот почему Spike объединил все необходимые инструменты в единую платформу, чтобы вы могли получить доступ ко всему, не открывая и не закрывая несколько приложений. Прямо в папке «Входящие» вы можете найти видеовстречи, голосовые сообщения, группы, онлайн-заметки, задачи, списки дел и многое другое. Больше никакого переключения контекста!

Совместное использование и редактирование в реальном времени

Важной частью организации деловой электронной почты является поиск других способов совместной работы помимо длинных потоков электронной почты. Spike предлагает передовые возможности совместной работы с совместным доступом и редактированием в режиме реального времени с помощью Online Notes. Вы можете добавлять текст, код, видео, изображения и многое другое, сотрудничая с коллегами в режиме реального времени.

Более того, задачами и списками дел также можно делиться, чтобы вся ваша команда не сбивалась с пути и не отвлекалась.

Ваша продуктивность резко возрастет
Использование Spike для организации личной и профессиональной электронной почты оставит вам время, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно, повысив производительность и время, которое можно посвятить чему-то другому. В сочетании с советами, уловками и приемами, которые мы перечислили выше, Spike скоро снова сделает вас хозяином вашего почтового ящика.
Команда Спайка Команда Spike пишет о производительности, управлении временем и будущем электронной почты, обмена сообщениями и совместной работы.