Об организации данные: Современная организация как композиция типов организованности

Содержание

Современная организация как композиция типов организованности

Организации XXI века сложно устроены. Цель этой статьи – описать типы организованности, которые сочетаются в современных организациях, тем самым формируя ауру их сложности.

Организации бывают разные. Есть торговые и производственные организации, существуют банковские организации, инвестиционные фонды, государственные организации, научно–исследовательские, общественные, политические, религиозные и так далее. Понятие «организация» существенно шире понятий «компания», «фирма», «учреждение». Необходимо пояснить, что слово «организация» многозначно, оно может пониматься как субъект коллективной деятельности (как в утверждении «наша организация специализируется на факторинговых операциях»), а может быть понята как организованность (например, «организация мероприятия не была продумана во всех деталях»). Организованность можно истолковать как способ упорядочивать, выделять главное, группировать, специализировать и оптимально распоряжаться ресурсами.

В этой статье выделяются четыре типа организованности, лежащие в основе деятельности организаций.

Первый тип организованности – линейный процесс (причинно–следственная связь). Например, наблюдатель утверждает, что некоторый комплекс причин привёл к определённому комплексу следствий, и тем самым задаёт ясно различимый вектор, направленный от причины к следствию, прочерчивает своеобразную линию. Например, «изменение системы мотивации персонала привело компанию к разорению» или «внедрение CRM-системы увеличило продажи на 20% за квартал по отношению к аналогичному кварталу прошлого года» и так далее. Линия, о которой идёт речь, не обязательно прямая, она может быть ломаной, кривой, многократно пересекающейся с самой собой. Схему лабиринта, создаваемого таким образом, можно полностью закрасить карандашом, не отрывая его от бумаги и не проходя дважды по одному пути. Иными словами, все ходы такого лабиринта могут быть вытянуты в одну линию. В сегодняшних организациях линейный принцип присутствует как процессный подход (когда бизнес–процессы изображаются в виде причинно–следственных связей подразделений друг с другом), как правила поведения в той или иной ситуации («при пожаре звоните в пожарную часть», «при работе с инструментом необходимо соблюдать технику безопасности»), как нормы корпоративной культуры: «Чего бы ни захотел клиент, мы должны сказать «Да», а затем придумать как удовлетворить его потребность» и так далее.

Второй тип организованности – иерархический (древовидный). Он лежит в основе многочисленных классификаций: в биологии, в геологии, в химии, в физике и других науках. Все типы, классы, роды, виды в разных классификациях – это древовидные (иерархические) структуры. По этому типу формируются организации, основанные на принципе единоначалия или выделенного центра управления. К таким организациям применимы термины «система управления», «организационная структура», «карты должностей» и прочие из словаря классического менеджмента XX века. Древовидные иерархические структуры ветвятся по принципу «если…, то…». Важно отметить, что в силу такой древовидной архитектуры, в них не могут быть реализованы рекурсивные операции (циклы, контуры обратной связи). По этой причине иерархические организации не являются самообучающимися, самонастраивающимися и самоуправляемыми, если не дополнить иерархическую организованность другими типами. Каждый узел иерархической организации – это место дальнейшего ветвления. Каждая ветвь – это связь данного узла со следующей точкой ветвления. Иерархия – это в первую очередь история «формирования» организации: те, кто стоял у истоков, формально являются руководителями тех, кто населяет более поздние по происхождению узлы. При этом у каждого субъекта, населяющего иерархическую организацию (кроме основателя), есть один непосредственный руководитель, которому он подчинён.

Третий тип организованности – сеть. В отличие от древовидной иерархии сеть не имеет выделенного центра. Управление сетью распределено по всем узлам сети. Это позволяет сети быть намного более быстро меняющейся, чем иерархические организации. Также это позволяет сети распространяться и завоёвывать рынки намного меньшими ресурсами, чем это делают иерархии. Каждый узел сети может быть соединён с каждым другим. Узлы могут возникать в сети произвольно, в узлах возникают концептуальные персонажи, которых Б.Латур называет «акторы»[1]. Это существенно отличает сеть от иерархии. Кроме того, в сетевой архитектуре могут быть реализованы рекурсивные операции (циклы), и это делает сети самонастраивающимися, самообучающимися и самоуправляемыми. Узлы сети могут содержать различные сущности, в том числе смыслы, объекты, субъектов, правила и т.д. И каждый узел оказывает влияние на все узлы, с которыми он коммуникативно взаимодействует, но отношения руководства и подчинённости при этом не формируются.

Четвёртый тип организованности – среда. Среды могут содержать или не содержать определённый комплекс условий, способствовать или не способствовать чему–либо, предоставлять или не предоставлять возможности. Проектирование сред включает в себя представление о чувствительности сред к определённым типам действий акторов, о настройке параметров среды, о конфигурировании различных средовых контекстов. Среды можно представить себе как области (на плоскости или в многомерном пространстве), которые граничат друг с другом, частично проникают друг в друга, обмениваются составляющими их дискретными единицами или континуальными, в том числе полевыми влияниями. Организация сред и управление средами представляют собой отдельное направление в современном менеджменте. В частности, к нему относится управление развитием территорий, кластеров, сообществ, обществ, отраслей и иных целостностей, которые можно выделить как некую область, пятно или паттерн. Среды тесно связаны с операцией проведения границы (distinction). Среды играют роль контекста или комплекса условий, в которых возникают и развиваются линейные, иерархические и сетевые организации. Организация сред и управление средами представляют собой особое направление менеджмента.

Современный менеджмент, когда решается задача конструирования эффективных организаций, можно интерпретировать как искусство композиции перечисленных четырёх типов организованности. При этом могут возникать разнообразные конфигурации: иерархии сетей, сети иерархий, сети сетей, иерархии сред, иерархии линейных связей и т.д. Совет Директоров компании может работать как сеть, в то время как управление дивизионами может осуществляться по принципу иерархии с линейно выстроенными бизнес–процессами внутри каждого из них и сетевым образом организованными продажами. В определённых маркетинговых средах такая конфигурация может обеспечить высокую эффективность.

Существуют ли закономерности в сочетании типов организованности, которые обеспечивают более высокую продуктивность и эффективность организации (как субъекту) в данных условиях и обстоятельствах? Современный менеджмент сам по себе сложен, поэтому формулирование простых закономерностей в большинстве случаев может показаться неоправданным упрощением. В то же время не вызывает сомнений, что сочетание различных типов организованности коллективной деятельности может быть существенно более эффективным, чем использование только одного типа во всей организации.

Сравнивая свойства различных типов организованности друг с другом, можно сказать, что сети более гибки, адаптивны и обучаемы (за счёт отсутствия выделенного центра и распределения управления по узлам). Также можно утверждать, что иерархии более управляемы, поскольку управляющий сигнал расходится по узлам из центра, но при этом менее эффективны, а поэтому потребляют существенно больше капитала и временного ресурса сотрудников, чем сети для получения того же результата. Линейные процессы (причинно–следственные комплексы) хорошо работают в предсказуемых условиях, когда основных факторов, влияющих на ход процесса, сравнительно немного, и они могут быть конкретно указаны. При изменении условий процесс потребует перестройки, которую могут обеспечить либо иерархии (через централизованно принятые решения), либо сети (благодаря распределённому управлению). Среды представляют собой комплексы условий для возникновения и развития других типов организованности, поэтому проектирование и конфигурирование сред может осуществляться только из позиции наблюдателя «второго порядка»[2].

Современный менеджмент требует фантазии, критического осмысления практик управления XX века, широты взгляда, гибкости, адаптивности, креативности и умения моделировать различные варианты будущего, а также смелого воплощения в реальность тех потенциальных возможностей, которые выводят организации на целевой уровень эффективности.

www.shokhov.com

——

[1] Интересующимся можно порекомендовать работы по Акторно–сетевой теории (АСТ) Бруно Латура.

[2] Термин «наблюдатель второго порядка» широко использутеся в second–order cybernetics, в статьях В.И.Аршинова, Я.И.Свирского и других исследователей.

Выгрузка данных по организации из 1С (или удаление)

Простой способ выгружать из информационной базы все данные по организации (или списку организаций) в другую базу.

В этом уроке научимся легко и просто выгружать из 1С данные по конкретной организации (или удалять). Для выполнения задачи воспользуемся функциональностью распределенных информационных баз.

Для новых конфигураций

В программах, работающих на управляемом интерфейсе (Бухгалтерия 3.0, Торговля 11, Зарплата 3.1 и т.п.) открываем синхронизацию данных:

Устанавливаем использование синхронизации и открываем настройки:

Создаем новую настройку с типом РИБ с фильтрами:

Указываем произвольный каталог обмена (произвольно, он нам все равно не понадобится):

Указываем префикс текущей базы и префикс базы-приемника (любые произвольные две буквы или цифры), потом открываем правила выгрузки данных:

Вот тут то мы и настраиваем отбор по нужной организации (дополнительно надо указать подразделения, по которым будут выгружаться данные):

В списке можем выбрать как одну, так и несколько организаций:

Если вам необходимо удалить из базы данные по какой-то организации, тогда необходимо выбрать все остальные организации, и в результате получится нужная вам база (рабочую базу подмените новой).

Видим, что описание настройки изменилось:

На следующем этапе программе предлагает создать начальный образ (именно это нам и нужно):

Обязательно указываем путь к будущей базе и жмем Создать начальный образ:

По окончании процесса появится такое сообщение:

Теперь в стартовое окно 1С добавляем файловую базу, указываем путь, в который сохранился начальный образ. Запускаем конфигурацию.

При открытии видим окно настройки распределенной информационной базы. Это нам не нужно, отменяем:

Затем скачиваем эту обработку, открываем ее в этой базе и нажимаем Выполнить:

Все, база готова к работе. В нее перенесены все справочники, а также документы по выбранной организации:

В исходной базе не забудьте отключить синхронизацию (если включили специально для этой задачи).

В старых конфигурациях

В конфигурациях 1С предыдущего поколнения, работающих на обычном интерфейсе (Бухгалтерия 2. 0, ЗУП 2.5, Торговля 10.3) сначала открываем список планов обмена:

Выбираем вариант По организации:

Создаем новый узел плана обмена:

Указываем код, наименование и выбираем организацию (или несколько), данные по которой необходимо выгрузить:

После сохранения узла создаем начальный образ базы:

Указываем адрес базы:

По окончании процесса появится такое сообщение:

Новую базу также добавляем в стартовое окно 1С, запускаем ее и в ней выполняем эту обработку. Все, база готова к работе.

Дмитрий Медведков программист, консультант 1С
Работаю в 1С с 2012-го, специализируюсь на УТ 11
Имею 10 квалифиционных сертификатов 1C:Профессионал, 1С:Специалист и 1С:Специалист-консультант

Комментарии (8)

Светлана 16 сентября 2020 г.
Спасибо! Сегодня мне ваша статья очень помогла! Потренировалась аж 2 раза) Первый раз не читала комменты и напоролась на пропажу ошибку с пользователем. Второй раз учла-дала разрешение пользователю на вход сразу, как первый раз зашла в базу. Ну, и спасибо Дарье за константу!

Гусев Алекесей 30 января 2022 г.
При данном переносе еще не переносятся раздел «Драйверы оборудования» там просто пусто. Теперь думаю как их подсунуть в данную копию базы.

Игорь 30 марта 2023 г.
Привет! Отсутствуют файлы обработок по ссылкам product621-2.epf и product621-1.epf Просьба добавить их.

Игорь 31 марта 2023 г.
Отлично! Спасибо!

Антон

21 апреля 2023 г.

Здравствуйте. А можно видео по бухгалтерии 3.0 сделать? Не получается такой схемой половину отчетов перенести и при тестировании много полей «объектов не обнаружено». Или какая нибудь обработка есть которая более корректней все это делает?

Чтобы оставить комментарий, зарегистрируйтесь и авторизуйтесь на сайте.

Организация ваших данных | Управление исследовательскими данными

Как только вы создаете, собираете или начинаете манипулировать данными и файлами, они могут быстро стать неорганизованными. Чтобы сэкономить время и предотвратить ошибки в дальнейшем, вы и ваши коллеги должны решить, как вы будете называть и структурировать файлы и папки. Включение документации (или «метаданных») позволит вам добавить контекст к вашим данным, чтобы вы и другие могли понять их в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Ниже приведены некоторые рекомендации по:

Именование и организация файлов
Документация и метаданные
Управление ссылками
Организация электронной почты

Выбор логичного и последовательного способа именования и организации ваших файлов позволит вам и другим людям легко находить и использовать их. В идеале самое лучшее время подумать о том, как назвать и структурировать создаваемые вами документы и каталоги, — это начало проекта.

Согласование соглашения об именах поможет обеспечить согласованность, что облегчит поиск и правильную идентификацию ваших файлов, предотвратит проблемы с контролем версий при совместной работе над файлами. Тщательная организация ваших файлов сэкономит ваше время и нервы, помогая вам и вашим коллегам найти то, что вам нужно, когда вам это нужно.

Как организовать файлы?

Независимо от того, работаете ли вы на автономном компьютере или на сетевом диске, необходимость создания системы, которая позволит вам получить доступ к вашим файлам, избежать дублирования и обеспечить резервное копирование ваших данных, требует небольшого планирования. Для начала неплохо разработать логическую структуру папок. Следующие советы должны помочь вам разработать такую систему:

Используйте папки — группируйте файлы внутри папок, чтобы информация по определенной теме располагалась в одном месте
Придерживайтесь существующих процедур — проверьте наличие устоявшихся подходов в вашей команде или отделе, которые вы можете принять
Назовите папки надлежащим образом. — Назовите папки в соответствии с областями работы, к которым они относятся, а не в честь отдельных исследователей или студентов. Это позволяет избежать путаницы в общих рабочих пространствах, если сотрудник уходит, и упрощает навигацию по файловой системе для новых людей, присоединяющихся к рабочему пространству

Будьте последовательны — при разработке схемы именования папок важно, чтобы после того, как вы определились с методом, вы придерживались его. Если можете, постарайтесь согласовать схему именования с самого начала вашего исследовательского проекта
Иерархическая структура папок — начните с ограниченного количества папок для более широких тем, а затем создайте более конкретные папки внутри этих
Разделяйте текущую и завершенную работу . Поскольку вы начинаете создавать множество папок и файлов, рекомендуется подумать о том, чтобы отделить ваши старые документы от тех, над которыми вы сейчас работаете
Старайтесь сохранить папку «Мои документы» для файлов, над которыми вы активно работаете и примерно раз в месяц перемещайте файлы, над которыми вы больше не работаете, в другую папку или место, например, в папку на рабочем столе, в специальную архивную папку или на внешний жесткий диск
Резервное копирование — убедитесь, что ваши файлы, независимо от того, находятся ли они на вашем локальном диске или на сетевом диске, заархивированы
Просматривайте записи — регулярно или в конце проекта оценивайте материалы, чтобы убедиться, что файлы не хранятся без необходимости. Поставьте напоминание в календаре, чтобы не забыть!

Что нужно учитывать при создании имени файла?

Примите решение об именовании файлов в начале проекта.

Полезные имена файлов:

совместимые
значимо для вас и ваших коллег
позволяют легко найти файл.

Полезно, если ваш отдел/проект согласует следующие элементы имени файла:

Словарь – выберите стандартный словарь для имен файлов, чтобы все использовали общий язык
Пунктуация – принять решение о том, следует ли и когда использовать знаки пунктуации, заглавные буквы, дефисы и пробелы
Даты – договоритесь о логическом использовании дат, чтобы они отображались в хронологическом порядке, т.е. ГГГГ-ММ-ДД
Заказ — подтвердите, какой элемент должен идти первым, чтобы файлы на одну и ту же тему были перечислены вместе и поэтому их можно было легко найти
Номера — укажите количество цифр, которые будут использоваться в нумерации, чтобы файлы были перечислены в числовом виде, например. 01, 002 и т. д.

Как назвать файлы, чтобы знать, какой документ является самой последней версией?

Очень немногие документы составляются одним человеком за один присест. Чаще всего в процессе участвуют несколько человек, и это происходит в течение длительного периода времени. Без надлежащего контроля это может быстро привести к путанице в отношении того, какая версия является самой последней. Вот один из способов избежать этого:

Используйте систему нумерации «редакций». Любые серьезные изменения в файле могут быть указаны целыми числами, например, v01 будет первой версией, v02 — второй версией. Незначительные изменения могут быть обозначены увеличением десятичной цифры, например, v01_01 указывает на незначительное изменение, внесенное в первую версию, а v03_01 — на незначительное изменение, внесенное в третью версию.
Когда проекты документов направляются для внесения поправок, по возвращении они должны содержать дополнительную информацию для идентификации лица, внесшего поправки . Пример: файл с именем datav01_20130816_SJ указывает, что коллега (SJ) внес поправки в первую версию 16 августа 2013 года. Затем ведущий автор добавит эти поправки в версию v01 и переименует файл в соответствии с системой нумерации редакций.
Включите ‘ таблицу управления версиями ‘ для каждого важного документа, отмечая изменения и их даты вместе с соответствующим номером версии документа. Если это полезно, вы можете включить сами имена файлов вместе с номером версии (или вместо него).
Согласитесь, кто завершит финал и отметит их как «финал».

Существует также множество внешних ресурсов, которые предложат вам рекомендации по лучшим соглашениям об именах файлов, и вы можете найти дополнительную информацию о них здесь.

Чтобы убедиться, что вы понимаете свои собственные данные и что другие могут найти, использовать и правильно цитировать ваши данные, полезно добавлять документацию и метаданные (данные о данных) в документы и наборы данных, которые вы создаете.

Что такое «документация» и «метаданные»?

Термин «документация» включает в себя всю информацию, необходимую для интерпретации, понимания и использования данного набора данных или набора документов. На этом веб-сайте мы используем термины «документация» и «метаданные» (данные о данных — обычно встроенные в сами файлы данных/документы) взаимозаменяемо.

Когда и как включать документацию/метаданные?

Хорошей практикой является начало документирования ваших данных в самом начале вашего исследовательского проекта и продолжение добавления информации по мере продвижения проекта. Включите процедуры документирования в планирование данных.

Существует несколько способов добавления документации к вашим данным:

Встроенная документация

Информация о файле или наборе данных может быть включена в сами данные или документ. Для наборов цифровых данных это означает, что документация может находиться в отдельных файлах (например, в текстовых файлах) или быть интегрирована в файл(ы) данных в качестве заголовка или в определенных местах файла. Примеры встроенной документации включают:

код, описания полей и меток
описательные заголовки или резюме
запись информации в функцию свойств документа файла (Microsoft)

Сопроводительная документация;

Это информация в отдельных файлах, которая сопровождает данные для обеспечения контекста, пояснений или инструкций по конфиденциальности и использованию или повторному использованию данных. Примеры подтверждающей документации:

Рабочие документы или лабораторные журналы
Анкеты или руководства по проведению интервью
Заключительные отчеты по проекту и публикации
Метаданные каталога

Вспомогательная документация должна быть структурирована таким образом, чтобы ее можно было использовать для идентификации и поиска данных через веб-браузер или веб-каталог. Метаданные каталога обычно структурированы в соответствии с международным стандартом и связаны с данными репозиториями или центрами обработки данных при депонировании материалов. Примеры данных каталога :

Название
Описание
Создатель
Фондер
Ключевые слова
Принадлежность

Цифровой кураторский центр предоставляет примеры метаданных по конкретным дисциплинам, которые можно просмотреть здесь.

Инструменты для отслеживания метаданных и стандарты данных

Инструменты ISA — инструменты отслеживания метаданных для наук о жизни

Инструменты отслеживания метаданных ISA с открытым исходным кодом помогают управлять все более разнообразным набором биологических, экологических и биомедицинских экспериментов, которые с применением одной или комбинации технологий.

Инструменты ISA, построенные на основе табличного формата общего назначения «Исследование» (контекст проекта), «Исследование» (единица исследования) и «Ассей» (аналитическое измерение), помогают предоставить подробное описание экспериментальных метаданных. (т. е. характеристики образца, технологии и типы измерений, взаимосвязь между образцом и данными), чтобы полученные данные и открытия были воспроизводимыми и пригодными для повторного использования.

FAIRsharing — портал взаимосвязанных данных, баз данных и политик для наук о жизни с возможностью поиска

FAIRsharing — это курируемый портал с возможностью поиска взаимосвязанных стандартов данных, баз данных и политик в области наук о жизни, окружающей среды и биомедицинских наук.

Проекты могут длиться месяцами или годами, и легко потерять информацию, из какого источника она поступила. Восстановить половину ваших цитат в схватке в конце проекта может быть проблемой! Ваше будущее «я» может не помнить всего, что кажется очевидным в настоящем, поэтому важно делать четкие заметки об источниках.

Что такое «программное обеспечение для управления ссылками»?

Программное обеспечение для управления ссылками помогает отслеживать цитирование во время работы и частично автоматизирует процесс создания библиографий, когда приходит время публикации. Кембриджский университет также предлагает поддержку и обучение работе с несколькими системами ссылок.

Кто может помочь мне со справочными соглашениями и форматами для моей академической дисциплины или конкретного проекта?

Библиотекарь вашего отдела сможет помочь вам выбрать правильный формат для справок и, вероятно, будет знать о некоторых полезных инструментах поиска и управления, которые вы раньше не использовали. Смело спрашивайте у него/нее совета.

Кроме того, ваш библиотекарь колледжа также является очень хорошим ресурсом и всегда готов помочь.

Найдите библиотекаря своего факультета и колледжа в Справочнике библиотек университета.

Большинство людей теперь регулярно отправляют и получают множество сообщений каждый день, и в результате их почтовый ящик может очень быстро переполниться сотнями личных и рабочих писем. Если вы выделите время для организации своей электронной почты, информация будет быстро и легко найдена и надежно сохранена.

Зачем мне упорядочивать свою электронную почту?

Помимо очевидного разочарования и потраченного времени на поиск того электронного письма, которое вы помните, отправили кому-то в прошлом месяце, электронная почта все чаще используется для хранения важных документов и данных, часто с информацией, связанной с вложениями в самом электронном письме. Без надлежащего контроля они часто могут быть удалены по ошибке. Также важно помнить, что ваша рабочая электронная почта подпадает под действие Закона о защите данных 2018 года и Закона о свободе информации 2000 года, поэтому ваши электронные письма потенциально открыты для проверки.

Каковы первые шаги по организации моей электронной почты?

Если ваша электронная почта вышла из-под контроля, вы можете предпринять ряд немедленных шагов, чтобы справиться с проблемой:

Архивируйте старые электронные письма . Если у вас есть сотни писем, отправленных более месяца назад, переместите их в новую папку под названием «Архив». Вы всегда можете вернуться к ним позже.
Теперь просмотрите оставшийся почтовый ящик электронная почта по электронной почте. Если письмо бесполезно, удалите его. Если нет, спросите себя: является ли он «активным» — есть ли какое-то конкретное действие, которое вам или кому-то еще нужно предпринять, или вы просто смутно думаете, что его стоит сохранить? Если второе, переместите его в архив.

Как обеспечить порядок в электронной почте?

Вот несколько общих советов, которые помогут сохранить порядок в вашей электронной почте в долгосрочной перспективе:

Удаляйте ненужные электронные письма. Регулярно (в идеале ежедневно) удаляйте из папки «Входящие» и отправленные сообщения любые тривиальные или старые сообщения.
Используйте папки для хранения сообщений. Создать структурированный каталог файлов по теме, деятельности или проекту.
Отдельные личные сообщения электронной почты. Создайте для них отдельную папку. В идеале вы не должны получать никаких личных писем на свою рабочую учетную запись электронной почты.
Ограничение использования вложений. Используйте альтернативные и более безопасные методы для обмена данными, где это возможно (варианты см. в разделе «Обмен данными»). Если используются вложения, используйте контроль версий и сохраняйте важные вложения в других местах, например на сетевом диске.

Введение в организацию данных. Практика организации данных

Главная

2.6.1 Системы контроля версий»> Далее Далее: Обеспечение целостности и подлинности данных

Под лицензией CC-BY 4.0 и одобренными OSI лицензиями, см. лицензирование.

Обзор
Обучение: 20 мин.
Упражнения: 10 мин
Вопросы
Цели
Понимание того, что необходимо учитывать для поддержки стратегий организации данных в проекте
Понимание передовой практики хранения, обработки и документирования данных
Понять, что следует учитывать при выборе файловой структуры

Об этом выпуске
Данные, которые вы собираете, систематизируете, подготавливаете и анализируете, чтобы ответить на вопросы вашего исследования, и документация, описывающая их, являются источником жизненной силы вашего исследования. Однако без предварительного представления о структуре и о том, как данные будут использоваться или просматриваться в будущем вами или кем-то еще, данные могут стать трудными для понимания или даже оказаться бесполезными. Надлежащая структура файла и данных защитит данные как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Планирование обслуживания файлов, папок и данных может сэкономить исследователям много времени и усилий в будущем.
Об этом выпуске
Упражнение
Пример мер
Жизненный цикл данных
Обзор данных
Для кого мы систематизируем данные?
Уменьшение расстройства
Упражнение
Пример результата

Упражнение
Вопрос: Какие меры вы принимаете, чтобы избежать файлового хаоса в вашей организации данных? Запишите свой ответ в совместном документе.
Пример мер
Правильное имя файла
Управление версиями файлов
Выполнение регулярной очистки данных
Согласие на ограничения доступа к файлам
Принятие стандартов ISO для даты/времени
Наличие четко определенной структуры папок
Другое (пожалуйста, укажите какое)

Жизненный цикл данных

Когда мы рассматриваем различные аспекты организации данных, нам может быть полезно рассмотреть общий жизненный цикл данных.

На протяжении своего жизненного цикла данные могут и будут подвергаться множеству возможных изменений:

Данные будут созданы/накоплены/собраны;
Могут быть реализованы процедуры очистки данных;
Часто обнаруживаются и исправляются ошибки;
Можно создавать новые переменные;
Новая информация может быть добавлена из внешних источников;
Форматы файлов могут быть изменены;
Могут быть включены новые данные;
Структура файла данных может быть изменена с целью повышения работоспособности и т.п.;
Для длительного хранения может потребоваться дополнительная документация

Также возможны типы изменений самой структуры данных:

Могут быть инициированы новые подпроекты или может произойти разделение данных;
Файлы данных могут быть реструктурированы и/или реорганизованы в новые папки;
Сотрудничество может потребовать, чтобы определенные данные, но не все, хранились в отдельных местах.

Обзор данных

Генерация, обработка и анализ данных неизбежно приводят к редактированию файлов данных и файловых структур. Хотя это и естественно, нам необходимо сохранять подлинность исследовательской информации, содержащейся в данных, на протяжении всего жизненного цикла данных. В то же время мы также пытаемся сохранить намеченную файловую структуру. Чтобы разработать стратегию управления данными в проекте, нам необходимо объединить план проекта по обработке данных с обзором данных и документов, которые будут созданы в результате нашего исследования. Лучшее время для планирования — на этапе запуска проекта, и список организационных соображений может состоять, но не ограничиваться:

Исходная и/или предполагаемая структура папок
Какие файлы данных кластеризовать
Соглашение об именах файлов
Стандарты фиников/мер
Процедуры документирования

Подготовка вашего проекта к получению данных и файлов должна быть основной целью вашего управления исследованиями и должна быть задокументирована в плане управления данными (DMP).

Иногда проекты увеличиваются как по размеру, так и по объему, формируются подпроекты, а производство данных расширяется по мере того, как требуются и генерируются новые данные. Когда это происходит, может потребоваться изменение и адаптация уже существующих файловых структур. Файловую структуру следует рассматривать как живой документ, постоянно адаптирующийся к изменениям.

Для кого мы систематизируем данные?

Мы все осознаем преимущества поддержания порядка, обзора и знания того, где что находится. Не нужно искать вещи, которые нам нужны, чтобы уменьшить стресс. Но у нас также есть индивидуальные меры и стандарты для интерпретации качества организации данных. То, что имеет смысл для меня, может быть нелогичным для вас, и наоборот.

Конечная цель исследовательских данных — сделать их ЧЕСТНЫМИ ( F неизменяемый, A доступный, I интероперабельный, R пригодный для использования), тем самым повышая его полезность для научного сообщества и общества сегодня и завтра. Данные могут, должны и будут важны для большего числа исследователей, чем мы сами. Он должен быть подготовлен и обработан таким образом, чтобы его можно было интерпретировать и использовать другими, а также адаптировать для индексации в хранилище данных. Это может противоречить нашему повседневному использованию данных. Структура данных и файлов, которую мы считаем наиболее удобной для себя здесь и сегодня, может быть не самой удобной структурой для нас самих в будущем, других исследователей в целом или с точки зрения долгосрочного хранения.

Нам необходимо установить файловую структуру и процесс организации данных, которые подходят для различных фаз жизненного цикла данных.

Уменьшение расстройства

Идеальной файловой системы не существует. Независимо от намерений или усилий, все файловые системы со временем накапливают беспорядок. Хорошее управление файловой системой лучше сфокусировано на методах снижения уровня беспорядка, а не на его полном устранении. Системы, в которых отсутствуют методы управления данными, с большей вероятностью окажутся в более хаотичном состоянии, чем поддерживаемые системы.

Управление файловой системой не обязательно требует много времени. Выбрав интервал для обслуживания файловой системы, мы можем оптимизировать усилия по сравнению с прибылью. Регулярное плановое техническое обслуживание в течение всего жизненного цикла проекта может дать больше результатов и потребовать в целом меньше времени, чем единичное мероприятие, когда проект находится на завершающей стадии.

Не откладывайте организацию данных и обслуживание файлов до самого последнего этапа вашего проекта!

Упражнение
Ранжируйте следующие этапы организации данных в порядке от 1 до 5 ( 1 — самый важный, по вашему мнению, 5 — наименее важный). Также отметьте «Х» шаги, которые вы реализовали в своих собственных проектах.