Несколько примеров документов: что относится к внутренним документам и какие являются обязательными.

Сопроводительное письмо к документам

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя.

Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Связанный материал

Оформляем служебное письмо

№ 10 / 2011

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без.

Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3. Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4. Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от.

.. №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5. Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6. Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7. Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8. Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9. Сопроводительное письмо

Пример 11. Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней¹. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения. ..

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

государственные стандарты оформления текстовых документов

Екатерина Мирошкина

экономист

Профиль автора

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
7. Печать не должна заходить на подпись.
8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
9. На копии надо написать, где находится подлинник.
10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

/basic-law/

Юридический минимум для начинающих бизнесменов

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

1. Times New Roman, размеры 13, 14.
2. Arial, 12, 13.
3. Verdana, 12, 13.
4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
3. Между буквами — обычный.
4. Между словами — один пробел.
5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

• левое — 20 мм;
• правое — 10 мм;
• верхнее — 20 мм;
• нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Как расположить реквизиты на бланках

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

1. 19.10.2018;
2. 19 октября 2018 г.

/mark/

Как выбрать название для бизнеса

Оформление бланка письма. Угловой бланк на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают

Оформление бланка письма. Продольный бланк

Оформление бланка письма. Угловой бланк на примере Росархива. Нижняя строчка — для ссылки на документ, на который отвечают Оформление бланка письма. Продольный бланк

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Изумительная история 02.11.17

Сотрудник отправил рабочие файлы на личный ящик, а его за это уволили

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

И. И. Иванову

А теперь — после фамилии:

Иванову И. И.

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Что делать? 02.10.17

Я на Бали, а заказчики в России. Как подписать договор?

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок	Хороший заголовок
Приказ	Приказ о повышении заработной платы

Плохой заголовок

Хороший заголовок

Приказ

Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документа	Форма обращения	Пример
Приказ	Первое лицо, единственное число	Приказываю
Документ от имени органа из нескольких человек	Третье лицо, единственное число	Собрание собственников решило (а не «мы решили»)
Протокол	Третье лицо, множественное число	Выступили, слушали, решили
Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов	Третье лицо, единственное или множественное число	Комиссия проверила, отдел организовал, на собрании присутствовали
Деловые и служебные письма	Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число	Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

Вид документа

Приказ

Форма обращения

Первое лицо, единственное число

Пример

Приказываю

Вид документа

Документ от имени органа из нескольких человек

Форма обращения

Третье лицо, единственное число

Пример

Собрание собственников решило (а не «мы решили»)

Вид документа

Протокол

Форма обращения

Третье лицо, множественное число

Пример

Выступили, слушали, решили

Вид документа

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Форма обращения

Третье лицо, единственное или множественное число

Пример

Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов

Вид документа

Деловые и служебные письма

Форма обращения

Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число

Пример

Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

С какой буквы писать должность

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

А можно писать «уважаемый»?

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

Даже если вам не нравится такое обращение от ведомства или государства, они делают это по госту. Но самим так делать необязательно.

Что делать? 25.06.18

Достаточно ли скана документа для защиты прав?

Подпись — инициалы вперед

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

На фирменном бланке не указывают название компании в подписи

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Сначала подписывает директор, потом — главбух

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Появилась отметка об электронной подписи

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

По госту отметка электронной подписи должна выглядеть и располагаться вот так

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра.

Если вам пришло что-то с отметкой об электронной подписи, будьте внимательны, чтобы не попасть в сети мошенников. Даже если она вроде бы выглядит по госту — лучше перепроверьте.

/hack-you/

Письмо, которое вас обчистит

Как ставить печать

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Как указать исполнителя

Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.

Как заверить копию

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Так заверяют копию трудовой книжки по госту

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить резолюцию

Если вам принесли служебную записку с просьбой повысить оклад, купить новый компьютер или дать отгул, то на любом свободном месте документа можно написать, что все согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату. Иногда резолюцию составляют на отдельном бланке формата А5 или А6.

Как оформлять разные надписи на документах по госту

Как поставить гриф «Утверждаю»

Гриф утверждения ставится на документах, которые утверждает должностное лицо или коллегиальный орган, например собрание.

Гриф ставится в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждает должностное лицо, то гриф состоит из слова «Утверждаю», должности того, кто утвердил, его подписи, инициалов, фамилии и даты.

Если документ утверждается решением коллегиального органа, то в грифе «Утверждено» указывается наименование органа, который утвердил документ, и в скобках — дата и номер протокола, которым зафиксировали решение.

«Утверждаю» на документе — образец «Утверждено» на документе — образец

Хотим соблюдать гост. Что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Не забывайте, что гост добровольный. Его можно учитывать для порядка в документах, особенно если у вас их много, но штрафов за оформление не по госту нет. А кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.

Ну и что? 10. 08.17

10 самых интересных требований госта для интернет-магазинов

12 лучших примеров документации — HeroThemes

Могут ли ваши клиенты самостоятельно найти решение своих проблем с вашими продуктами или услугами? И умеют ли они делать это быстро и легко?

Если вы ответите утвердительно на оба вопроса, это поможет вам обеспечить отличное качество обслуживания клиентов и повысить уровень их удовлетворенности. Вот почему так важно иметь документацию, которая поможет клиентам найти ответы на свои вопросы, не дожидаясь ответа кого-то из ваших сотрудников.

Однако написать онлайн-документацию с нуля — непростая задача. Это помогает взглянуть на бренды, которые сделали это успешно до вас. Итак, в этом посте мы рассмотрим различные категории документации и лучшие примеры документации в этих категориях. Мы также увидим, как вы можете последовать примеру лучшей документации и самостоятельно создать собственную документацию. Давайте начнем.

Типы документации

Прежде чем мы перейдем к примерам документации, важно узнать о различных типах документации. Это поможет вам понять, какие типы наиболее подходят для вашего бизнеса.

Пользовательская документация

Пользовательская документация — это создание руководств пользователя, кратких руководств, учебных пособий, часто задаваемых вопросов и других учебных материалов, чтобы предоставить конечным пользователям продукта или услуги помощь, необходимую им для полного использования их потенциала.

Документация разработчика

Как вы можете догадаться, документация разработчика предназначена для понимания разработчиками всех аспектов того, как они могут использовать или интегрировать данную программную библиотеку или службу, как правило, через ее API (интерфейс прикладного программирования). Документация для разработчиков включает такие материалы, как варианты использования, аутентификация, информация по устранению неполадок и т. д. Как правило, он будет состоять из технических текстов, а не пользовательской документации для клиентов.

Техническая документация

Техническая документация находится где-то посередине между пользовательской документацией и документацией для разработчиков, и обычно для нее требуется технический писатель. Он направлен на объяснение технических инструкций или концепций, связанных с продуктом, в понятной форме, которую должны понять даже не разработчики.

Проектная документация

Проектная документация охватывает ключевые детали проекта. Речь идет о создании исчерпывающей документации, чтобы объяснить, что необходимо в ходе проекта для его правильного выполнения. Некоторые примеры проектной документации включают проектные предложения, планы проектов, бизнес-кейсы, отчеты о состоянии и т. д.

Преимущества документации

Мы поняли. Вы заняты ведением своего бизнеса, и последнее, что вам нужно, — это постоянно документировать такие вещи, как отчеты о состоянии, руководства и т. д. Однако, когда из ниоткуда возникают непредвиденные проблемы (а они будут), вы будете рады, что у вас и ваших пользователей есть документация, на которую можно опереться. Вот ключевые преимущества приоритета адекватной документации.

Знания в одном месте

В среднем работник умственного труда тратит около 2,5 часов в день на поиск информации. Эффективная документация экономит каждому значительное количество времени, собирая всю необходимую информацию в одном месте.

Повышение производительности

Документация гарантирует, что все будет сделано даже в случае непредвиденных событий, таких как отсутствие члена команды или повторное возникновение известной проблемы. Вы можете держать колеса в движении, не тратя ресурсы на отслеживание учетных данных, деталей и многого другого.

Повышение удовлетворенности

Документация поможет вашим клиентам оставаться довольными. Показывая им, как получить максимальную отдачу от вашего продукта, документация снижает уровень оттока и повышает пожизненную ценность вашего клиента.

Не говоря уже о преимуществах, давайте сразу перейдем к лучшим примерам документации для каждого из четырех типов документации.

Плагин базы знаний Heroic

Создайте базу знаний и помогите своим клиентам помочь себе.

Получить плагин

Примеры пользовательской документации

Google

Google не нуждается в представлении. Он предлагает сотни продуктов, каждый из которых имеет собственную документацию. Что выделяется в документации по продукту Google, так это то, что она представляет собой комбинацию статических ответов и форумов сообщества, где пользователи могут оставлять отзывы и задавать вопросы.

Другие примечательные особенности документации Google включают:

• Пользователи могут помогать друг другу с необычными запросами. Это дает клиентам больше шансов быть услышанными и высказать опасения.
• Функция Upvote отлично подходит для того, чтобы узнать, сталкиваются ли другие люди с теми же проблемами, и получить поддержку по наиболее важным проблемам и идеям.
• Клиенты также могут подписаться на обновления в обсуждениях или оставить комментарий, чтобы внести дополнительную точку зрения.

Skype

Skype — популярное программное обеспечение для видеоконференций от Microsoft, используемое для различных целей, таких как деловые встречи, образовательные сессии и личные чаты. Skype является отличным примером документации, так как его программная документация загружена удобными функциями, такими как различные варианты навигации и сортировки.

На что следует обратить внимание:

• Пользователи могут указывать, был ли документ полезен им или нет, и делиться своими отзывами.
• Такие функции, как «хлебные крошки» и оглавление, упрощают навигацию по документации.

Apple iPhone

iPhone от Apple известен своей интуитивностью и удобными функциями, но это не повод игнорировать соответствующую документацию. К счастью, Apple это понимает, и ее документация так же проста и удобна в навигации, как и iPhone.

Примечательные аспекты документации iPhone включают:

• Существует возможность выбрать версию iOS, установленную пользователем в данный момент. Это помогает конечным пользователям убедиться, что инструкции точны и актуальны для них.
• Содержание используется для ссылки на другие функции и скриншоты для конкретных устройств.
• Пользователи могут напрямую связаться со службой поддержки, если документ не отвечает на их запрос.

Примеры документации для разработчиков

Docker Docs

Docker — это открытая платформа для создания, запуска и доставки приложений. Это позволяет отделить приложения от инфраструктуры для быстрой доставки программного обеспечения. Что дает документации Docker удивительное начало, так это возможность переключаться между ночным режимом и дневным режимом.

Другими факторами, которые делают эту документацию великолепной, являются:

• В конце различных глав есть разделы Резюме и Шпаргалка. Эти разделы помогают закрепить понятия, которые пользователь мог пропустить.
• Внутренние ссылки размещены на всех страницах документации, чтобы пользователю было легко расширить часть информации.
• Позволяет вернуться к необходимой странице или главе, необходимой для понимания информации, представленной на текущей странице.

Центр разработчиков Heroku

Heroku предлагает разработчикам мощную и простую службу развертывания приложений. И его центр разработчиков имеет красивую настройку документации. Самым большим преимуществом этой документации является простота переключения на другой язык.

Вот еще несколько вещей, которые стоит отметить в документации Heroku.

• В нем приведены последовательные шаги для разных языков программирования вместе с соответствующими пакетами.
• Доступны ресурсы о других инструментах и ​​интеграциях, которые часто используются вместе с Heroku, например, об использовании Github в качестве репозитория кода.

Twilio Docs

С 2008 года Twilio является ведущим поставщиком API, помогающим предприятиям и разработчикам настраивать коммуникационные решения. Документация для разработчиков Twilio — это произведение искусства, а элегантный двухпанельный дизайн дает всю необходимую информацию прямо сейчас. Левая панель предлагает простые пояснения, а правая панель содержит удобные фрагменты кода.

Что еще делает эту документацию замечательной? Следующее:

• Документация разработчика Twilio отличается элегантным стилем шрифта и контрастными гиперссылками. Весь интерфейс очень удобен для глаз.
• Есть несколько фрагментов исходного кода, которые разработчики могут сразу же скопировать и вставить, чтобы сэкономить время и нервы.
• Twilio обеспечивает удивительный уровень глубины даже для начинающих, с такими темами, как «Что вообще такое REST API?»

Примеры технической документации

Campaign Monitor

Инструмент электронного маркетинга Campaign Monitor — отличный пример качественно выполненной технической документации. В нем основное внимание уделяется функции поиска, за которой следует чистая, правильно структурированная коллекция статей, чтобы помочь клиентам.

Что еще делает его хорошей документацией?

• Статьи разделены на категории, соответствующие функциям программного обеспечения для автоматизации электронной почты.
• Индикатор состояния приложения — это умный ход, который сообщает клиентам, что проблема, с которой они столкнулись, связана с концепцией Campaign Monitor, снимая стресс.

Canva

Canva предлагает инструменты графического дизайна для личного и профессионального использования, которые также можно использовать на устройствах iOS и Android. Об опыте Canva в области дизайна свидетельствуют ее собственные красивые страницы документации. От функций поиска до категорий статей — пользователи могут быстро найти правильное решение.

Документация Canva работает, потому что:

• На главной странице большое количество популярных статей, категорий и других вариантов поддержки.
• «Популярные поисковые запросы» помогают клиентам понять, какие фразы они могут искать, чтобы эффективно использовать функцию поиска.

Dropbox

Если вы пользуетесь облачным хранилищем, вы наверняка слышали о Dropbox. Для решения SaaS, такого как Dropbox, мудрым решением будет решить наиболее распространенные проблемы прямо на главной странице.

Дополнительные сведения о документации Dropbox включают:

• Использование привлекательных иллюстраций усиливает дружелюбную атмосферу бренда, которая помогает утешить людей с проблемами.
• Интеграция с сообществом Dropbox облегчает взаимодействие между пользователями и дает дополнительные возможности для поиска помощи.

Примеры проектной документации

Устав проекта Университета Гвельфа

Устав проекта — это официальный разрешительный документ проекта, в котором содержится подробная информация о масштабах, целях и развитии проекта, а также о ролях и обязанностях каждой заинтересованной стороны.

Устав проекта Университета Гвельфа — отличный пример документации. Он охватывает все аспекты, необходимые для устава проекта, в легко понятной табличной форме.

Шаблон плана проекта для MS Word

Другим примером проектной документации является простой шаблон плана проекта для MS Word. Он позволяет добавлять задачи, отслеживать даты начала и окончания, а также следить за статусом каждой задачи.

Отчет о статусе проекта

Отчет о статусе проекта — это еженедельный отчет, составляемый менеджером проекта для информирования всех заинтересованных сторон о текущем состоянии проекта. На базовом уровне он охватывает объем, бюджет, график, проблемы и риски. Вот пример.

Добавление документации на ваш веб-сайт

Написание и ведение документации может показаться сложной задачей. Однако каждый написанный вами документ может помочь десяткам тысяч ваших клиентов получить ответы на свои вопросы без помощи человека.

Если вы готовы приступить к работе, подумайте о том, чтобы Heroic KB добавила документацию на свой веб-сайт. Это простой в использовании плагин базы знаний, который интегрирует красивую документацию с вашим сайтом WordPress. Основные особенности Heroic KB включают в себя:

Мгновенная интеграция тем : База знаний Heroic, основанная на шаблонах, позволяет вам контролировать внешний вид вашей документации. Вам также предоставляются примечания по интеграции темы, что делает Heroic KB одним из самых гибких плагинов базы знаний для WordPress.

Мгновенные ответы : Молниеносный поиск AJAX позволяет клиентам находить то, что им нужно, за считанные секунды.

Встроенная аналитика : Получите представление о том, насколько хорошо ваша база знаний помогает вашим пользователям. Вы также можете собирать отзывы о статьях, чтобы определить, какие из них помогают вашим пользователям.

Простая организация : В Heroic KB есть функция перетаскивания категорий, так что вы можете заказать все, что вам удобно.

Контроль доступа пользователей : Защита паролем и скрытие статей от разных ролей пользователей.

Поддержка вложенных файлов : Предоставьте своим посетителям загружаемые файлы в ваших статьях.

Поддержка виджетов : На вашем сайте есть три виджета для отображения статей базы знаний, категорий и авторов.

Подходит для разработчиков : Heroic KB готов к работе с большинством хорошо закодированных тем, а также с адаптивным стилем по умолчанию.

Языковая поддержка : Плагин готов к переводу, совместим с WPML и предлагает полную поддержку локализации.

Отличное обслуживание клиентов : Команда Heroic KB всегда готова и готова помочь, если у вас возникнут какие-либо проблемы.

Как пользователь WordPress, конечно, вы можете просто добавлять статьи в виде постов в блог. Но использование конкретного плагина KB имеет ряд преимуществ. Это значительно упрощает управление вашей документацией, а вашим пользователям — поиск документации отдельно от другого контента.

Другой вариант — использовать специальную тему базы знаний, но это хорошая идея, только если весь ваш веб-сайт является вашей базой знаний. При добавлении базы знаний на существующий веб-сайт WordPress плагин на сегодняшний день является лучшим решением.

Как видно из приведенных выше примеров, качественная документация обладает огромным потенциалом не только для удовлетворения текущих клиентов, но и для обучения сотрудников и привлечения потенциальных клиентов. Усилия, которые вы приложите, чтобы добавить документацию на свой веб-сайт, окупятся с лихвой в ближайшие годы. Итак, начните работу с Heroic KB уже сегодня.

15 видов документов

Марк Никол

Существует множество терминов, которые отличают одну форму документации от другой. Вот несколько слов для конкретных документов с пояснениями их функций, а также дополнительными определениями терминов.

1. Облигация : соглашение, имеющее обязательную силу путем выплаты денег, если соглашение не выполняется; также клейкий, сдерживающий или объединяющий элемент, сила или объект, или, как глагол, создавать такой эффект

2. Сертификат : документ, удостоверяющий, что что-то является правдой или кто-то квалифицирован, или подтверждающий долг или право собственности, или, как глагол, удостоверяющий
3. Устав : письменный договор или инструмент, или предоставление или гарантия , который определяет условия, привилегии или права, или аренду всего судна или его части, или, как глагол, заключать такое соглашение или предлагать в аренду
4. Договор : соглашение (связанное, но не идентичен компактный , что означает «плотный»)
5. Конституция : письменный документ, в котором подробно излагаются правила политической или общественной организации и права ее граждан или членов, законы или принципы такой организации, либо любой обычай или закон; также состав или установление чего-либо
6. Контракт : документ, подробно описывающий соглашение, часто подлежащее исполнению по закону, между людьми или сторонами, или само соглашение, или, как глагол, заключить соглашение; также, на криминальном жаргоне, договоренность о чьем-либо убийстве
7. Соглашение: документ, фиксирующий официальное обязывающее соглашение, или само соглашение, или действие по устранению нарушения такого соглашения, или, как глагол, заключить такое соглашение
8. Диплом : обычно относится к запись о степени, полученной в образовательном учреждении, хотя она также редко применяется в целом к ​​документу, дающему честь или привилегию, или к официальному документу
9. Гарантия : письменное или заявленное соглашение о владении или использовании чего-либо или долговечность или качество продукта, или агент такого соглашения, или, как глагол, обеспечить такое соглашение
10. Гарантия : синоним гарантия , но также и соглашение нести ответственность за уплату долга или исполнение обязанности, или залог (см. ниже), или, как глагол, предоставить такое соглашение
11. Лицензия : документ или другой предмет, свидетельствующий о выдаче лицензии или полномочии заниматься деятельностью, или передаче некоторых или всех прав патентообладателем или владельцем авторских прав другому лицу, или, как глагол выдать такой документ; также отклонение от художественных форм или стандартов и, как правило, свободы или разрешения действовать, или, в частности, безответственность или пренебрежение стандартами (в последнем смысле также именуемое распущенностью)
12. Паспорт : документ, разрешающий предъявителю въезжать в суверенные государства и выезжать из них, или, как глагол, отправлять или вывозить предметы через страну;
13.