Настройка правил в outlook: Настройка правил в Outlook

Настройка правил в Outlook

Упорядочение почтового ящика

Обучение работе с Outlook

Упорядочение почтового ящика

Упорядочение почтового ящика

Настройка правил

• Настройка категорий, отметок, напоминаний и цветов
  Видео
• Упорядочение электронной почты с помощью папок
  Видео
• Настройка правил
  Видео

Далее: Контакты и задачи

Попробуйте сами!

Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически.

Создание правила на основе сообщения

1. Щелкните существующее сообщение правой кнопкой мыши и выберите пункты Правила > Создать правило.

2. Выберите условия и действия с сообщением.

   Например, чтобы перемещать сообщения с указанной темой в определенную папку, выберите условие Тема содержит, установите флажок Переместить элемент в папку, выберите существующую папку или нажмите кнопку Создать для создания новой, а затем нажмите кнопку ОК.

3. org/ListItem»>

   Когда вы закончите настраивать правило, нажмите кнопку ОК.

4. Чтобы правило можно было использовать сразу, установите флажок Выполнить это правило для всех сообщений текущей папки и нажмите кнопку ОК.

   В этой папке появится сообщение.

Создание правила на основе шаблона

1. На вкладке Файл нажмите кнопку Управление правилами и оповещениями

   и выберите команду Новое.

2. Выберите шаблон.

   Например, для пометки сообщений выполните указанные ниже действия.

3. Измените описание правила.

4. Нажмите кнопку Далее.

5. Выберите условия, добавьте необходимые сведения и нажмите кнопку ОК

   .

6. Нажмите кнопку Далее.

7. Завершите настройку правила.

8. Нажмите кнопку Готово.

   Некоторые правила работают только при запущенном приложении Outlook. Если появится это предупреждение, нажмите кнопку ОК.

9. Нажмите кнопку

   ОК.

Хотите узнать больше?

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Упорядочение электронной почты с помощью правил для папки «Входящие» в Outlook.com и Outlook в Интернете

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правила позволяют перемещать, помечать и отвечать на сообщения электронной почты автоматически. Можно также использовать правила для воспроизведения звуков, перемещать сообщения в папках или отображать оповещения о новых сообщениях.

Самое простое и наиболее распространенное правило, которое вы можете создать, позволяет перемещать элементы от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Это правило можно создать непосредственно из сообщения, которые вы уже получили.

1. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в папке «Входящие» или в другую папку электронной почты и выберите пункт правила.

2. Выберите один из вариантов. Outlook автоматически предлагает создать правило на основе отправителя и получателей. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, выберите Создать правило.

3. В диалоговом окне Создание правила

   выберите один или несколько из первых трех флажков.

4. Если вы хотите, чтобы правило переместило сообщение в папку, выполните указанные ниже действия установите флажок переместить элемент в папку, а затем выберите папку, в диалоговом окне Выберите папку, которая появится и нажмите кнопку ОК.

5. Нажмите кнопку OК, чтобы сохранить выбор и вернуться в окно создания правила.

   Примечание: Если вы хотите применить правило к сообщениям, которые вы уже получили, установите флажок на появившемся диалоговом окне подтверждения и нажмите ОК.

Создать правило с помощью Мастера правил

Существует три типа правил, которые можно реализовать с помощью Мастера правил.

• Будьте организованны: Перечисленные ниже правила помогут фильтровать, хранить и работать с сообщениями.

• Информированность: Эти правила уведомляют при получении сообщения, которое соответствует определенному набору условий.

• Настраиваемые правила: Это правила, создаваемые без шаблона.

Правила настраиваются практически неограниченно . Существует ряд параметров, которые можно задать для каждого типа создаваемых правил. Чтобы узнать, как создать правила с помощью Мастера правил, выполните следующие действия.

1. Выберите Файл > Управление правилами & оповещениями для открытия диалогового окна Правила и оповещения.

2. На вкладке Правила электронной почты нажмите Новое правило.

3. Выберите один из шаблонов из Шага 1. Чтобы начать с пустого правила, выберите Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям.

4. В Шаге 2: измените окно описания правила, нажмите на любой подчеркнутый параметр, чтобы установить его. Например, при выборе Пометка сообщений от определенного пользователя для дальнейших действий на шаге 1, выберите людей или общедоступную группу, чтобы выбрать, сообщения каких отправителей нужно пометить, а затем нажмите для принятия дальнейших действий, чтобы выбрать пометку и дату дальнейших действий.

5. Нажмите Далее.

На второй странице Мастера правил можно добавить дополнительные условия для правила. Например, можно выбрать сообщения от определенного пользователя, содержащие определенные слова в теме или тексте сообщения.

1. В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из условий, установленных на предыдущем экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных условий, установив флажки.

2. В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.

На третьей странице Мастера правил можно выбрать дополнительные действия, применяемые к сообщению. Например, можно пометить сообщения для дальнейших действий, а также сообщения высокой важности.

1. org/ListItem»>

   В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий) , любое из действий, настроенных на первом экране, будет отмечено. Можно выбрать несколько дополнительных действий, установив флажки.

2. В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Нажмите Далее.

На четвертой странице Мастера правил можно добавить любые исключения для правила. Например, можно проверить, за исключением помеченных как важные, чтобы убедиться, что все сообщения, относящиеся к особо важным, не помечены к дальнейшим действиям.

1. В Шаге 1: Выберите поле условия (-ий), выберите несколько дополнительных условий, установив флажки.

2. В Шаге 2: Измените окно описания правила, нажмите на любое из подчеркнутых дополнительных условий, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее.

1. На последней странице Мастера правил введите имя для правила.

2. Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок на Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

3. org/ListItem»>

   По умолчанию установлен флажок Включить правило. Можно снять этот флажок, если вы не хотите, чтобы правило было включено в данный момент.

4. Нажмите Готово, чтобы сохранить и включить правило.

Если правило больше не нужно, его можно удалить.

1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями.

2. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты выберите правило.

3. Нажмите кнопки Удалить > ОК.

Вы можете вручную выполнить одно или несколько правил.

1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями, а затем на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Применить правила.

2. В диалоговом окне Применить правила в списке Выберите правила для выполнения установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите выполнить.

3. org/ListItem»>

   Если нужно использовать другую папку, в разделе Выполнить в папке нажмите кнопку Обзор, выберите папку и нажмите кнопку ОК.

   Установите флажок Включить вложенные папки, чтобы включить все папки, расположенные в папке, указанной в шаге 3.

4. В списке Применить к по умолчанию выбраны все сообщения. Можно изменить это значение на прочтенные или непрочтенные сообщения.

5. Нажмите Выполнить.

В приложении Outlook  есть два типа правил: правила сервера и правила клиента.

• org/ListItem»>

  Правила сервера    
  При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются правилами сервера. Они применяются к почтовому ящику на сервере Exchange, даже когда Outlook не запущен.

  Правила сервера должны применяться к сообщениям, когда они доставляются в папку Входящие, и эти правила невозможно применить, пока они не выполнены на сервере. Например, правило печати сообщения не может выполняться, если оно не выполнено на сервере. Если правило не удалось применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook и становится правилом клиента.

• Правила только для клиента   
  Правила клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange Правила только для клиента могут выполняться только в случае, когда приложение Outlook запущено.

Совет: Если в списке правил содержатся правила обоих видов, сначала применяются серверные правила, а затем правила клиента.

Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоответы

При применении правил действия над уведомлениями о доставке, уведомлениями о прочтении, ответами на голосование и автоответами об отсутствии на месте обрабатываются так же, как и обычные сообщения. Например, правило, согласно которому сообщения со словом «собрание» в теме перемещаются в специальную папку, применяется также ко всем уведомлениям о доставке и о прочтении, ответам на голосование и автоответам.

Примечание: Если правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосования. Если открыть отправленное сообщение, содержащее кнопки голосования, данные отслеживания не будут содержать счетчик для ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрания, запросы выполнения задач и документы

Приглашения на собрание, запросы выполнения задач и документы при применении правил считаются сообщениями. Например, если создается правило, которое перемещает в специальную папку элементы, отвечающие определенным условиям, также будут перемещаться все запросы выполнения задач и приглашения на собрания, удовлетворяющие этим условиям. Однако при создании правил, затрагивающих такие элементы, следует помнить о следующих ограничениях:

• Элемент, перемещенный не в почтовую папку, может не действовать, как ожидалось. Например, если сообщение перемещено в папку Календарь, новая встреча не создается.

• org/ListItem»>

  Если ответ на приглашение или на поручение перемещен согласно правилу в папку Удаленные, ответ не будет отслежен исходным элементом.

• Если приглашение на собрание автоматически перемещено в папку Удаленные, собрание не добавляется в папку Календарь.

• Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрание.

Группы контактов

Выполнение правила, содержащего группу контактов, может зависеть от способа его создания.

• Перемещение сообщений, отправленных в общедоступную группу, в папку   
  Это правило доступно только в том случае, если используется учетная запись Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в папку «Группа контактов». Сообщения от пользователей, являющихся участниками этой группы контактов, не перемещаются в указанную папку.

Создание правил с дополнительными действиями в Outlook для Windows

Outlook 2010 Еще…Меньше

Правило — это действие, которое Outlook автоматически выполняет с отправленными или полученными сообщениями электронной почты на основании заданных вами условий. Например, все сообщения от определенного человека могут перемещаться в папку, отличную от папки Входящие.

Некоторые сторонние разработчики создают надстройки с правилами для дополнительных действий. Это библиотеки динамической компоновки (DLL-файлы), которые перед использованием необходимо установить на компьютере приложением Outlook. Корпорация Майкрософт не предоставляет надстройки для дополнительных действий.

Примечание:  Правило с дополнительным действием выполняется только на том компьютере, где оно установлено, и только при запущенном приложении Outlook.

1. Откройте вкладку Файл.

2. В правой области щелкните Управление правилами и оповещениями.

3. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

4. В разделе Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

5. В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

6. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для условия, которое вы добавили, укажите значение и нажмите кнопку Далее.

7. В группе Шаг 1. Выберите действия установите флажок выполнить настраиваемое действие.

8. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните Настраиваемое действие.

9. В диалоговом окне Выбор настраиваемого действия в списке Выберите действие укажите нужное действие.

   Примечание:  если надстройка не отображается, возможно, она была неправильно установлена для использования в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows. Чтобы получить дополнительные сведения, обратитесь к разработчику надстройки.

10. Чтобы изменить действие по умолчанию, нажмите кнопку Изменить.

11. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к мастеру правил, а затем нажмите кнопку Далее.

12. org/ListItem»>

    В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

13. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения, укажите значение и нажмите кнопку Далее.

14. В окне Шаг 1. Задайте имя правила введите имя для правила.

15. В окне Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

    • Чтобы применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

    • Теперь новое правило автоматически включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

    • Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

16. Нажмите кнопку Готово.

Управление сообщениями электронной почты с помощью правил

Правила позволяют автоматически перемещать сообщения электронной почты, помечать их и отвечать на них. Вы также можете использовать правила для воспроизведения звуков, перемещения сообщений в папки или отображения предупреждений о новых элементах.

Самое простое и распространенное правило для создания — это правило, позволяющее перемещать элемент от определенного отправителя или с определенными словами в строке темы в другую папку. Вы можете создать это правило непосредственно из сообщения, которое вы уже получили.

1. Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в папке «Входящие» или в другой папке электронной почты и выберите Правила .

2. Выберите один из вариантов. Outlook автоматически предлагает создать правило на основе отправителя и получателей. Чтобы просмотреть дополнительные параметры, выберите Создать правило .

3. org/ListItem»>

   В диалоговом окне Создать правило установите один или несколько флажков из первых трех.

4. В разделе Выполните следующий раздел , если вы хотите, чтобы правило перемещало сообщение в папку, установите флажок Переместить элемент в папку , затем выберите папку в появившемся диалоговом окне Выберите папку , а затем нажмите ОК .

5. Нажмите OK , чтобы сохранить правило.

   Примечание: Если вы хотите применить правило к уже полученным сообщениям, установите флажок в появившемся диалоговом окне подтверждения и нажмите OK .

Создание правила с помощью мастера правил

Существует три типа правил, которые можно создать с помощью мастера правил.

• Будьте организованы : Эти правила помогают фильтровать, хранить и отслеживать сообщения.

• Будьте в курсе : Эти правила уведомляют вас, когда вы получаете сообщение, которое соответствует определенному набору критериев.

• Пользовательские правила : Это правила, которые вы создаете без шаблона.

Правила почти бесконечно настраиваемые. Существует множество параметров, которые можно установить для каждого типа создаваемого правила. Выполните следующие шаги, чтобы узнать, как создать правило с помощью мастера правил.

1. Выберите Файл > Управление правилами и предупреждениями , чтобы открыть диалоговое окно Правила и предупреждения .

2. На вкладке Правила электронной почты выберите Новое правило .

3. Выберите один из шаблонов из Шаг 1 . Чтобы начать с пустого правила, выберите Применить правило к сообщениям, которые я получаю или Применить правило к сообщениям, которые я отправляю .

4. org/ListItem»>

   В поле Шаг 2: Изменить описание правила щелкните любые подчеркнутые параметры, чтобы установить их. Например, если вы выбрали Пометить сообщения от кого-либо для последующего наблюдения на шаге 1, нажмите человек или общедоступную группу , чтобы выбрать, сообщения каких отправителей вы хотите пометить, а затем нажмите отслеживайте в это время , чтобы выбрать флаг и дату отслеживания.

5. Нажмите Далее .

На второй странице Мастера правил вы можете добавить к правилу дополнительные условия. Например, вы можете выбрать сообщения, отправленные от определенного человека, которые также содержат определенные слова в теме или тексте сообщения.

1. org/ListItem»>

   В поле Шаг 1: Выберите условие(я) любое условие, которое вы установили на предыдущем экране, отмечено флажком. Вы можете выбрать несколько дополнительных условий, установив соответствующие флажки.

2. В поле Шаг 2: Изменить описание правила щелкните любые дополнительные подчеркнутые условия, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее .

На третьей странице мастера правил можно выбрать дополнительные действия, которые необходимо выполнить над сообщением. Например, вы можете пометить сообщения для последующих действий и отметить сообщение как очень важное.

1. В поле Шаг 1: Выберите условие(я) любое действие, установленное на первом экране, будет отмечено флажком. Вы можете выбрать несколько дополнительных действий, установив соответствующие флажки.

2. В поле Шаг 2: Изменить описание правила щелкните любые дополнительные подчеркнутые действия, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее .

На четвертой странице Мастера правил вы можете добавить любые исключения к вашему правилу. Например, вы можете проверить, за исключением случаев, когда оно помечено как важное, чтобы убедиться, что любые сообщения, отмеченные определенным уровнем важности, не помечены для последующих действий.

1. В поле Шаг 1: Выберите условие(я) выберите любые исключения из правила, установив соответствующие флажки.

2. В поле Шаг 2: Изменить описание правила щелкните любые дополнительные подчеркнутые исключения, которые вы только что добавили. Затем нажмите Далее .

1. На последней странице мастера правил введите имя правила.

2. Если вы хотите применить это правило к сообщениям, которые вы уже получили, установите флажок Запустить это правило сейчас для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

3. org/ListItem»>

   По умолчанию Включить это правило отмечено флажком. Вы можете снять этот флажок, если не хотите, чтобы правило было включено в это время.

4. Нажмите Готово , чтобы сохранить и включить правило.

Вы можете удалить правило, когда оно больше не нужно.

1. На вкладке Файл выберите Управление правилами и оповещениями .

2. В В диалоговом окне «Правила и оповещения» на вкладке «Правила электронной почты» выберите правило, которое хотите удалить.

3. Выберите Удалить > OK .

Вы можете запустить одно или несколько правил вручную.

1. На вкладке File выберите Manage Rules & Alerts и на Вкладка «Правила электронной почты» , выберите «Выполнить правила сейчас» .

2. В поле Запустить правила сейчас в разделе Выберите правила для запуска установите флажок для каждого правила, которое вы хотите запустить.

3. org/ListItem»>

   В поле Выполнить в папке , чтобы выбрать другую папку, выберите Обзор , выберите папку, а затем выберите ОК .

   Установите флажок Включить подпапки , чтобы включить все папки в папке, выбранной на шаге 3.

4. В списке Применить правила к примите настройки по умолчанию для всех сообщений или выберите прочитанные или непрочитанные сообщения.

5. Выберите Выполнить сейчас .

В Outlook существует два типа правил: серверные и клиентские.

• Серверные правила     
  При использовании учетной записи Microsoft Exchange Server некоторые правила являются серверными. Эти правила работают в вашем почтовом ящике на почтовом сервере Exchange, даже если Outlook не запущен.

  Правила на основе сервера должны применяться к сообщениям, когда они впервые доставляются на ваш Входящие , и правила должны работать до тех пор, пока они не будут выполнены на сервере. Например, правило, указывающее, что сообщение должно быть напечатано, не может выполняться до тех пор, пока оно не будет завершено на сервере. Если правило нельзя применить на сервере, оно применяется при запуске Outlook, а затем становится правилом только для клиента.

• Правила только для клиента
  Правила только для клиента — это правила, которые выполняются только на вашем компьютере. Это правила, которые выполняются в Outlook, а не на сервере Exchange. Правила только для клиента могут выполняться только во время работы Outlook.

Совет: Если ваш список правил содержит оба типа правил, сначала применяются правила для сервера, а затем правила только для клиента.

Уведомления о доставке, ответы на голосование и автоматические ответы

При применении правил уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и автоматические ответы (уведомления об отсутствии на работе) обрабатываются так, как если бы они были сообщениями. Правило, перемещающее сообщения со словом «встреча» в 9Например, поле Тема 0009 в определенную папку также перемещает все уведомления о доставке, ответы на голосование или автоматические ответы в ту же папку.

Примечание. Когда правило перемещает ответы на голосование из папки «Входящие» в другую папку, это влияет на отслеживание голосов. Когда отправленное сообщение, содержащее кнопку голосования, открывается, информация об отслеживании не будет включать подсчет ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Запросы на встречи, задачи и документы

Приглашения на собрания, задачи и документы считаются сообщениями. Если вы создаете правило, которое перемещает элемент в определенную папку на основе определенных условий (критериев), которые выполняются (соответствуют), то все приглашения на собрания и задачи, соответствующие этим условиям, также перемещаются. Однако помните о следующих ограничениях при создании правил, влияющих на элементы такого типа:

• Если элемент перемещен в папку, отличную от почтовой папки, после перемещения элемент может работать не так, как ожидалось. Например, если сообщение перемещается в папку Календарь , новая встреча не создается.

• org/ListItem»>

  Если ответ на собрание или задачу перемещается в папку Удаленные с помощью правила, ответ не отслеживается исходным элементом.

• Если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку Удаленные , собрание не добавляется в календарь .

• Правила, влияющие на отправляемые вами сообщения, не применяются к запросам задач и приглашениям на собрания.

Контактные группы

Правило, включающее контактную группу, может вести себя иначе, чем другие правила, в зависимости от того, как правило создано.

Как использовать правила Outlook, чтобы легко организовать свой почтовый ящик

Чтобы быть эффективным коммуникатором, вам нужно быть эффективным организатором. То же самое относится к вашим папкам Outlook. Неорганизованный почтовый ящик мешает вам общаться и сотрудничать. Вот как создать правила для сообщений и организовать свой почтовый ящик.

• Что такое правила Outlook?
• Создание правила
• Управление вашими правилами

Что такое правила Outlook?

Правила — это способ автоматизации действий в Outlook, которые обычно приходится выполнять вручную. Правила — это действия, которые выполняются, если сообщение соответствует заданным критериям. Если вы получаете много счетов от разных поставщиков, вы можете автоматизировать процесс сортировки, создав правило для автоматической отправки их в назначенные папки.

Создание правила

Как создать правило Outlook с использованием существующих шаблонов

Чтобы создать правило в Outlook:

1. Щелкните вкладку Файл на ленте навигации.
2. Нажмите Управление правилами и оповещениями .
3. Щелкните Новое правило на вкладке Правила электронной почты в диалоговом окне Правила и предупреждения.
4. Перейти к Шаг 1: Выберите шаблон .
5. Выберите шаблон из списка шаблонов правил Stay Organized или Stay Up to Date .
6. Перейти к Шаг 2. Редактировать описание правила .
7. Нажмите на подчеркнутое значение.
8. Щелкните Далее .
9. Выберите предпочитаемые условия сообщения в разделе Шаг 1: Выберите условия .
10. Нажмите на представленные подчеркнутые значения из выбранных вами условий.
11. Введите данные для подчеркнутых значений в поле . Шаг 2: Измените описание правила .
12. Щелкните Далее .
13. Выберите исключения из правила под номером Шаг 1: Выберите исключение(я) .
14. Щелкните Далее .
15. Выберите значения для подчеркнутого текста под Шаг 2: Измените описание правила .
16. Щелкните Далее .
17. Введите имя под Шаг 1: Укажите имя для этого правила .
18. Выберите дополнительные действия в разделе Шаг 2: Настройка параметров правила .
19. Нажмите Готово .

При настройке дополнительных параметров правила вы увидите, что новое правило будет активировано по умолчанию. Все, что вам нужно сделать, это снять флажок «Включить это правило», чтобы отключить его. Outlook позволяет вам применять новое правило к сообщениям, которые в данный момент находятся в вашем почтовом ящике. Вы также можете применить это правило к вашей текущей учетной записи или ко всем учетным записям, которые вы настроили в Outlook.

Как создать новое или пользовательское правило Outlook

Чтобы создать правило:

1. Щелкните вкладку Файл .
2. Выберите Управление правилами и оповещениями .
3. Нажмите Новое правило на вкладке «Правила электронной почты» во всплывающем окне «Правила и предупреждения».
4. Выберите параметр в разделе Начать с пустого правила , затем выберите «Применить правило к полученным сообщениям» или «Применить правило к отправляемым сообщениям».
5. Нажмите Далее .
6. Выберите условия, которым должны соответствовать сообщения в соответствии с правилом Шаг 1: Выберите условие(я) .
7. Укажите значение любого подчеркнутого условия для правила под Шаг 2: Измените описание правила .
8. Щелкните Далее .
9. Выберите, что вы хотите сделать с сообщением под номером Шаг 1: Выберите действия .
10. Определите значение подчеркнутых действий в Шаг 2: Изменить описание правила .
11. Щелкните Далее .
12. Выберите, чтобы добавить исключения к составленному правилу под номером Шаг 1: Выберите исключение(я) .
13. Заполните любые подчеркнутые значения под Шаг 2: Измените описание правила .
14. Щелкните Далее .
15. Введите имя нового правила в разделе Завершить настройку правила .
16. Выберите или отмените выбор параметров правила настройки, чтобы применить правило к существующим сообщениям, активировать или деактивировать правило или применить правило ко всем учетным записям.
17. Нажмите Готово .

Как создать правило из сообщения

Чтобы создать правило из сообщения:

1. Щелкните сообщение в папке «Входящие» или отправленные элементы.
2. Выберите вкладку Home на ленте навигации.
3. Выберите Правила из группы «Переместить».
4. Выберите Создать правило из раскрывающегося списка. (Вы также можете выбрать из списка предложенных правил.)
5. Нажмите на представленные флажки в разделе Когда я получу электронное письмо со всеми выбранными условиями .
6. Выберите действие, которое будет применяться при выполнении условий в разделе Выполните следующие действия .
7. Выберите OK , чтобы создать правило, или Дополнительные параметры , чтобы пройти через тот же Мастер правил, который использовался для создания правил.

Управление вашими правилами

Как изменить правило:

Чтобы изменить правило:

1. Щелкните вкладку Файл .
2. Выберите Управление правилами и оповещениями .
3. Выберите правило из списка.
4. Выберите Изменить правило на вкладке «Правило электронной почты».
5. Выберите Параметры правила , чтобы перейти к мастеру правил и выполнить процедуру создания нового правила.
6. Выберите Переименовать правило , чтобы дать правилу новое имя.
7. Выберите Переместить папку , чтобы переместить правило в другую папку и удалить его из текущей папки.
8. Выберите Копировать в папку , чтобы применить правило к нескольким папкам.
9. Нажмите Применить .
10. Щелкните OK .

Как удалить правило Outlook

Чтобы удалить правило:

1. Щелкните вкладку Файл .
2. Выберите Управление правилами и оповещениями .
3. Щелкните правило, которое необходимо удалить.
4. Выбрать Удалить .
5. Нажмите Да , чтобы подтвердить действие.
6. Нажмите OK .

Как запустить существующее правило вручную

Чтобы запустить правило вручную:

1. Выберите папку на левой панели для запуска правил.
2. Выберите вкладку Папка на ленте навигации.
3. Выберите Запустить правила сейчас в группе «Очистить».
4. Установите флажки для предпочтительных правил в разделе Выберите правила для запуска .
5. Используйте Выбрать все или Отменить все кнопки , чтобы изменить ваш выбор.
6. Выберите новую папку для применения правил вместо Выполнить в папке .
7. Также включите вложенные папки.
8. Выберите применение правил к Все сообщения , Прочитанные сообщения или Непрочитанные сообщения .
9. Нажмите Выполнить сейчас для выполнения.
10. Нажмите Закрыть после завершения действий.

Как экспортировать правило Outlook

Чтобы экспортировать правило:

1. Выберите вкладку Файл на ленте навигации.
2. Выберите Управление правилами и оповещениями .
3. Установите флажки правил, которые вы хотите экспортировать.
4. Выберите Параметры в окне «Правила и оповещения».
5. Выберите Правила экспорта .
6. Выберите имя для экспортируемого файла правил.
7. Выберите место для сохранения файла.
8. Нажмите Сохранить .

Как импортировать правило

Чтобы импортировать правило:

1. Выберите вкладку Файл .
2. Выберите Опции .
3. Выберите Правила импорта .
4. Перейдите к местоположению файлов правил, которые необходимо импортировать.
5. Выбрать Открыть .
6. Щелкните OK .

Подведение итогов

Эффективно используя правила, вы избавитесь от большого количества ненужной работы по управлению почтовыми ящиками. Их невероятно легко настроить и модифицировать на основе представленных изменений. Какое ваше любимое правило, которое вы внедрили? Сколько правил у вас работает? Дайте нам знать об этом в комментариях.

Microsoft Office 101: справка, инструкции и руководства

Использование правил Outlook для обработки электронной почты профессионально Этот отрывок из «Microsoft Outlook для юристов» Affinity Consulting Group показывает, как настроить правила Outlook для более быстрой и эффективной обработки электронной почты.

Знакомство с правилами Outlook

Правила автоматически выполняют действия при выполнении определенных условий. Правила сильно экономят время. Например, правила можно использовать для автоматической загрузки входящих сообщений электронной почты в определенные папки. Однако, поскольку действия происходят автоматически, вам нужно быть осторожным при создании правил, которые заставят вас пропустить ценные электронные письма.

Правила состоят из трех частей:

• Условие (необязательно): Используйте условия, чтобы определить, когда применять правило. Условия включают в себя такие вещи, как электронные письма от определенных отправителей, с определенными темами, отправленные только вам, и с определенными словами в электронном письме. Если не задать условия, правило будет применяться к каждому входящему письму.
• Действия : Действие — это то, что происходит при выполнении условия. Outlook выполняет действие автоматически, без запроса или вмешательства. Действия включают в себя такие вещи, как перемещение электронной почты в указанную папку, классификацию электронной почты, ее удаление, пересылку или пометку.
• Исключения (необязательно): исключения из условий не позволяют применять правило к определенным электронным письмам. Исключения включают такие вещи, как электронные письма от определенных отправителей, с определенными темами, отправленные только вам, и с определенными словами в электронном письме.

Как управлять правилами

Управление правилами осуществляется с помощью кнопки Rules на ленте Home . Правила можно включать и выключать, редактировать и переупорядочивать по мере необходимости.

Правила отключения

Отключите правила, сняв их флажки в диалоговом окне Rules & Alerts .

1. На ленте Home нажмите кнопку Rules и выберите Manage Rules & Alerts .
2. Снимите флажки рядом с правилами, которые вы хотите отключить.

Изменение порядка правил

Правила обрабатываются в том порядке, в котором они перечислены в диалоговом окне «Правила и предупреждения». Порядок может иметь значение, если к входящему электронному письму применяется более одного правила.

1. На ленте Home нажмите кнопку Rules и выберите Manage Rules & Alerts .
2. Используйте стрелки вверх и вниз для изменения порядка правил.

Прекратить обработку правил Outlook

Иногда, когда выполняется условие и применяется правило, требуется остановить обработку всех остальных правил. Вы можете отредактировать любое правило и добавить правила остановки обработки в качестве действия, чтобы запретить обработку других правил.

Редактировать существующие правила

Существующие правила можно редактировать в диалоговом окне «Правила и оповещения».

1. На ленте Home щелкните Rules и выберите Manage Rules & Alerts .
2. Нажмите Изменить правило .
3. Выберите Изменить настройки правила…

Попробуйте это правило для отслеживания делегированной электронной почты

Если вы пересылаете электронные письма другим, но не можете вспомнить, что вы делегировали по электронной почте, вы можете настроить правило, чтобы помочь. Чтобы это правило Outlook работало, вам необходимо копировать электронные письма, которые вы хотите отслеживать, и настроить папку для делегированных электронных писем.

1. На домашней ленте щелкните Правила и выберите Управление правилами и оповещениями .
2. Нажмите Новое правило .
3. Выберите Применить правило к сообщениям, которые я получаю , и нажмите Далее .
4. В разделе «Какие условия вы хотите проверить?» отметьте ОБА от людей или общедоступной группы и , где мое имя указано в поле «Копия» . В нижней части диалогового окна щелкните гиперссылку для человек или общедоступной группы 9.0391 и добавьте свой адрес электронной почты. Мы создаем правило, которое будет искать электронные письма от вас и копировать их вам. Щелкните Далее .

5. В разделе «Что вы хотите сделать с сообщением?» выберите переместите его в указанную папку . Сделайте указанную папку вашей делегированной почтовой папкой. Нажмите Далее и добавьте любые исключения. Щелкните Далее , назовите его и щелкните Готово .

В дальнейшем, когда вы копируете свое сообщение электронной почты, оно автоматически перемещается в делегированную папку электронной почты.