Институт профессионального кадровика
Институт профессионального кадровикаКадровый форум 2023. Участвовать
Все статьи
КадрыВебинарыВопросы и ответыГлавное сейчасТрудовой кодекс РФУправление персоналом
- Статьи
Уведомление о сокращении: как ознакомить работника и не нарушить сроки
Согласие на распространение персональных данных: новые требования к документу
Согласие на обработку персональных данных 2023: последние требования закона
Политика обработки персональных данных в локальных актах организации
Обучение и проверка знаний по охране труда: как провести по новым правилам
Больничный лист: сколько дней положено работнику
Как вести личное дело работника
Как составить акт об отсутствии на рабочем месте
Проверочные листы Роструда: как провести самопроверку и зачем это делать
Справка с места работы – образец заполнения и бланки
Отпуск сотрудника: ответы на частые вопросы
Инструкции по охране труда по новым правилам
0
Корзина
Итого:
{{#WEIGHT_FORMATED}}
Общий вес: {{{WEIGHT_FORMATED}}}
{{#SHOW_VAT}}
{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}
{{{PRICE_WITHOUT_DISCOUNT_FORMATED}}}
{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}
{{{PRICE_FORMATED}}}
{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}
Экономия {{{DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}}
{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}
{{#COUPON_LIST}}
{{COUPON}} — купон {{JS_CHECK_CODE}} {{#DISCOUNT_NAME}}({{DISCOUNT_NAME}}){{/DISCOUNT_NAME}} Удалить
{{/COUPON_LIST}}
Ваша корзина пуста
Нажмите здесь, чтобы продолжить покупки
Институт профессионального кадровика
Институт профессионального кадровика Кадровый форум 2023.
Участвовать
Все статьи
КадрыВебинарыВопросы и ответыГлавное сейчасТрудовой кодекс РФУправление персоналом
- Статьи
Уведомление о сокращении: как ознакомить работника и не нарушить сроки
Согласие на распространение персональных данных: новые требования к документу
Согласие на обработку персональных данных 2023: последние требования закона
Политика обработки персональных данных в локальных актах организации
Обучение и проверка знаний по охране труда: как провести по новым правилам
Больничный лист: сколько дней положено работнику
Как вести личное дело работника
Как составить акт об отсутствии на рабочем месте
Проверочные листы Роструда: как провести самопроверку и зачем это делать
Справка с места работы – образец заполнения и бланки
Отпуск сотрудника: ответы на частые вопросы
Инструкции по охране труда по новым правилам
0
Корзина
Итого:
{{#WEIGHT_FORMATED}}
Общий вес: {{{WEIGHT_FORMATED}}}
{{#SHOW_VAT}}
{{/SHOW_VAT}}
{{/WEIGHT_FORMATED}}
{{#SHOW_VAT}}
Сумма НДС: {{{VAT_SUM_FORMATED}}}
{{/SHOW_VAT}}
{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}
{{{PRICE_WITHOUT_DISCOUNT_FORMATED}}}
{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}
{{{PRICE_FORMATED}}}
{{#DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}
Экономия {{{DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}}
{{/DISCOUNT_PRICE_FORMATED}}
{{#COUPON_LIST}}
{{COUPON}} — купон {{JS_CHECK_CODE}} {{#DISCOUNT_NAME}}({{DISCOUNT_NAME}}){{/DISCOUNT_NAME}} Удалить
{{/COUPON_LIST}}
Ваша корзина пуста
Нажмите здесь, чтобы продолжить покупки
6 причин перестать просить своих сотрудников оплачивать деловые расходы с помощью личных карт
Согласно отчету за 2019 год, сотрудники ежемесячно ссужают компаниям 1,6 миллиарда долларов в виде расходов.
Эта система работает для предприятий, которым нужен беспроцентный кредит, а также для старших сотрудников, которым нравится накапливать баллы за поездки. Но многие сотрудники не могут позволить себе покрыть деловые расходы и ставят под угрозу свое финансовое благополучие, когда используют свои личные кредитные линии для покрытия деловых расходов.
Не все так радужно и для бизнеса. Компании ежегодно теряют тысячи долларов на покупках, нарушающих их политику закупок. Не говоря уже о том, что они ложатся тяжелым бременем на свою финансовую команду, ожидая, что финансовые группы будут ежемесячно обрабатывать десятки отчетов о расходах.
Требование от сотрудников оплачивать коммерческие расходы из собственного кармана и подавать заявление о возмещении вредно для сотрудников и бизнеса. Вот шесть главных причин отказаться от этого устаревшего процесса закупок.
1. У многих сотрудников нет средств для покрытия расходов Только 39% американцев могут покрыть непредвиденные расходы в размере 1000 долларов из собственного кармана.
Тем не менее, предприятия обычно ожидают, что сотрудники покроют расходы по аналогичной цене, такие как авиабилеты, проживание в гостинице и билеты на конференции, с помощью своих личных кредитных карт.
Это ожидание несправедливо по отношению к сотрудникам и противоречит принципам разнообразия и инклюзивности.
«Я чернокожий человек с не самым лучшим кредитным рейтингом, живущим с ограниченным бюджетом, и хотя мой босс — союзник, который пытается добиться разнообразия и инклюзивности, это похоже на проблему «белых привилегий», которую он полагает. каким-то образом иметь ликвидность, чтобы покрыть эти покупки», — недавно сообщил источник The Washington Post.
Ожидание того, что у каждого сотрудника будет солидный сберегательный счет и большая кредитная линия, не является исчерпывающим. Это также особенно вредно для младших сотрудников, которые не зарабатывают так много денег или молоды и только начинают зарабатывать кредит.
Семьдесят два процента сотрудников в возрасте от 18 до 34 лет должны оплачивать связанные с работой расходы из собственного кармана и предъявлять требования о возмещении.
Для сотрудника начального уровня, зарабатывающего 35 000 долларов в год, авиабилет стоимостью 1 000 долларов составляет более трети его месячной зарплаты 9.0023 до налогов. Это бремя, которое никто не должен брать на себя.
Треть сотрудников, опрошенных в 2015 году, заявили, что их компании потребовалось более месяца, чтобы возместить их расходы.
Это означает, что сотрудники должны оплачивать свой ежемесячный счет по кредитной карте до того, как им действительно возместят деньги, которые они передали. Если у них нет наличных денег для этого, им придется платить проценты за покупку, и их кредит пострадает из-за задержки платежа.
«Я имел дело со штрафом в размере 29,99% годовых [годовых процентных ставок] по двум разным картам и постоянным сбросом моего кредитного лимита по другой из-за того, что мне нужно было выяснить, как распределять расходы для работодателей», — поделилась журналист Стейси-Мари Ишмаэль.
Твиттер.
Работники рискуют своим финансовым здоровьем, когда они оплачивают расходы работодателей, даже в течение короткого периода времени. И если компания разорится — или если сотрудник потеряет чек на покупку — он может остаться без этих денег на неопределенный срок.
3. Невостребованные расходы ежегодно обходятся сотрудникам в сотни долларовСотрудники не всегда предъявляют требования о возмещении своих расходов. Некоторые теряют квитанции или забывают их попросить, другие слишком заняты, а некоторые стесняются просить возмещения небольших расходов.
Согласно отчету за 2015 год, эти невостребованные расходы составляют более 10 миллиардов долларов в год в Северной Америке и в среднем 390 долларов на одного работника в США. был слишком громоздким. Это небезосновательно. Во многих компаниях этот процесс по-прежнему выполняется вручную. Сотрудникам необходимо загрузить и заполнить отчет, отсканировать свои квитанции, найти правильный бюджет расходов, отследить своих менеджеров для утверждения, а затем отправить отчет по электронной почте в финансовый отдел.
Это вздор, и сотрудники справедливо считают, что это не стоит затрат их времени.
Неудивительно, что 42% респондентов из США заявили, что «они считают, что их работодатель получает финансовое преимущество перед ними в процессе подачи возмещения расходов».
4. Обработка отчетов о расходах отнимает время вашего финансового отделаСемьдесят два процента финансовых специалистов сообщили, что «обработка отчетов о расходах — одна из самых неприятных частей их работы» в недавнем опросе, проведенном Teampay и Kelton Global. .
Это позор, учитывая, сколько времени уходит на обработку этих отчетов.
В том же опросе респонденты заявили, что они тратят 55% своего времени на выполнение повторяющихся задач, таких как сверка, ведение учета, управление отчетами о расходах и мониторинг мошенничества с расходами. Затраты времени на эти задачи составляют в среднем 55 часов или семь рабочих дней в месяц.
Почему так много времени? Специалисты по финансам говорят, что они возвращают около 25% представленных отчетов сотрудникам, потому что им не хватает информации или квитанций.
Еще 29% респондентов заявили, что тратят так много времени на расходы, потому что их внутренние процессы по-прежнему основаны на ручном вводе данных в электронные таблицы. Другие сетовали на медленные процессы утверждения (29%) и несоответствующие расходы (27%) — это задержки.
5. Тысячи долларов в год теряются из-за необдуманных расходовИсследования показывают, что только 33% сотрудников действительно читали политику закупок своей компании. Неудивительно, что сотрудники затем совершают покупки, нарушающие политику. В конце концов, с их личной картой в качестве платежного средства ничто не мешает им это делать.
На самом деле, 65% опрошенных нами финансовых специалистов утверждали, что высшее руководство их компании сознательно игнорирует политику закупок. Якобы эти сотрудники используют свой стаж, чтобы избежать наказания за нарушение.
Эта политика приводит к тому, что компании теряют в среднем 84 980 долларов США в год из-за нестандартных расходов, но для многих компаний эта цифра намного выше.
Тринадцать процентов респондентов сообщили нам, что их компании ежегодно теряют более 200 000 долларов США из-за расходов, не соответствующих политике, что означает потерю 1 миллиона долларов США каждые пять лет.
Вы никогда не знаете в режиме реального времени, сколько наличных денег у вашего бизнеса на самом деле в наличии (или сколько оно должно), когда сотрудники оплачивают свои расходы из собственного кармана.
Финансовые отделы ежемесячно возмещают сотрудникам в среднем 32 210 долларов США, а это означает, что закрытие месяца может легко отличаться на десятки тысяч долларов.
В то же время специалисты по финансам не могут сообщать своим руководителям точные данные о том, куда уходят доллары, что ограничивает способность компании принимать стратегические финансовые решения.
Покончить с наличными расходами и отчетами о расходах Отчеты о расходах — это административный кошмар, который обременяет ваших сотрудников и стоит денег вашему бизнесу.
Более того, сотрудники — это не ваш банк, и просить их внести аванс для вашего бизнеса — это вопрос разнообразия и инклюзивности.
Имея на рынке несколько решений, которые устраняют необходимость в отчетности о расходах, нет причин постоянно просить ваших сотрудников оплачивать расходы компании с их собственных банковских счетов. Вместо этого переведите свою компанию на решение для управления расходами, такое как Teampay, которое позволяет сотрудникам легко получать деньги, необходимые им для деловых расходов, в режиме реального времени, но не ложится финансовым бременем на сотрудника.
Удивлены, узнав, сколько компании возмещают сотрудникам? Узнайте об этой и других крупных финансовых проблемах в нашем новом отчете, За балансом .
Могу ли я использовать личные кредитные карты для деловых расходов?
Да. С технической точки зрения, вы можете использовать личную кредитную карту для деловых расходов.
Однако это не значит, что вы должны это делать.
Эта практика подвергает ваш личный кредитный рейтинг и активы риску, если ваш бизнес сталкивается с долгами. Внесение коммерческих расходов на вашу личную кредитную карту также затрудняет отслеживание деловых расходов, когда наступает налоговый сезон.
Использование личной кредитной карты для бизнеса: плюсы и минусы
Для вашего собственного бизнеса может быть удобно использовать вашу личную карту для деловых целей (например, канцелярские товары). Тем не менее, подача налогов на малый бизнес может стать кошмаром, если вам нужно вручную отслеживать деловые и личные расходы. Если вы не сделаете четкое разделение, ваши личные финансы также могут пострадать, когда пострадает ваш бизнес.
Основания для использования личной карты
Мы понимаем, что иногда доставать кредитную карту для деловых покупок гораздо сложнее.
У вас могут быть варианты корпоративного кредита, но они не всегда доступны.
или например, вы забыли принести корпоративную карту на мероприятие или клиентский ужин.
Или, возможно, у вас могут быть вознаграждения или другие преимущества, которые стимулируют использование вашей личной кредитной карты. Например, он может предлагать лучшие кэшбэк, скидки или вознаграждения, чем предлагает ваша корпоративная карта.
И последнее, но не менее важное: у вас может просто не быть выбора, потому что вы не соответствуете требованиям для получения корпоративной кредитной карты или кредитной линии.
Риски использования личной карты
Однако использование личной карты для бизнеса может привести к серьезным проблемам как для вашего бизнеса, так и для ваших личных финансов.
Использование личной карты для бизнеса открывает перед учредителями и руководителями малого бизнеса личную ответственность за деловые расходы, что может повредить вашей личной кредитной истории и даже привести к судебному иску. Одна из основных причин, по которой существуют корпоративные структуры, заключается в том, чтобы защитить ваши личные активы от возможных деловых споров, но вы выбрасываете защиту потребителей из окна, когда смешиваете свои финансы вместе.
Это означает, что а) ваши личные активы могут быть конфискованы в ходе судебного процесса, направленного против вашего бизнеса, и б) семейные счета и имущество, находящееся в совместном владении (ваш дом), также могут быть привлечены к ответственности.
Помимо того, что вы сами несете ответственность, смешение вашего бизнеса и личных финансов может также нанести ущерб самому бизнесу. Использование личной кредитной карты для деловых расходов усложняет финансы и сбивает с толку бюро кредитных историй, создавая возможности для потенциальных ошибок бухгалтерского учета и недостатков кредитной отчетности, особенно по мере расширения вашего бизнеса.
(Это особенно верно, если вы управляете некоммерческой организацией, которая имеет свои собственные уникальные налоговые и бухгалтерские требования. Настоятельно рекомендуется использовать отдельную корпоративную кредитную карту для вашей некоммерческой организации.)
Если вы разрешаете своим сотрудникам использовать их личные кредитная карта для бизнеса?
Теперь вы понимаете, почему использование личной кредитной карты для бизнеса часто является плохой идеей.
А как насчет ваших сотрудников?
Во многих компаниях сотрудники могут использовать свои личные карты для оплаты деловых расходов, а затем подать заявление на возмещение. Пока использование разрешено и установлен простой процесс возмещения расходов, это не должно быть проблемой.
Но необходимость оплачивать корпоративные расходы личными финансами, а затем подавать документы с отчетом о расходах может вызвать разочарование у сотрудников и трату драгоценного времени и ресурсов вашей бухгалтерии. Проще говоря, полагаться на то, что ваши сотрудники будут использовать личную кредитную карту для покрытия деловых расходов, несправедливо по отношению к вашей команде.
Когда сотрудники используют личные карты и впоследствии получают компенсацию, кредитные линии сотрудников фактически функционируют как бизнес-кредиты. Это может создать странную динамику, когда сотрудники действуют как банк, ссужая компании личные деньги. Пока это не обязательно негативное влияние как на компанию, так и на сотрудника, это уж точно не оптимально.
Гораздо лучше расширить возможности сотрудников, предоставив им корпоративную кредитную карту со встроенным лимитом расходов и автоматическим сопоставлением чеков.
Что использовать вместо этого: Преимущества использования бизнес-кредитной карты
Чтобы не подвергать риску свое финансовое благополучие, вам нужна корпоративная карта без личной ответственности.
Но что это значит?
Личная ответственность (также известная как личная гарантия) является требованием для некоторых эмитентов бизнес-кредитных карт; это возлагает на ключевых владельцев бизнеса личную ответственность за долги, понесенные от имени бизнеса. Эта форма залога помогает снизить риск, который берет на себя кредитор, и именно поэтому деловая кредитная карта может повлиять на личный кредит. Но это также может создать проблемы для держателя карты.
В наши дни на рынке есть лучшие, более удобные для учредителей кредитные карты для малого бизнеса и корпоративные карты.
Существует несколько видов бизнес-кредитов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы.
Тем не менее, все они имеют несколько общих преимуществ, которые делают их лучшей альтернативой использованию личных кредитных карт:
Создайте бизнес-кредит
От небольших ежедневных покупок до крупных кредитов вашему бизнесу нужны кредиты для функционирования. Один из основных способов продемонстрировать кредитоспособность кредиторам — сохранить кредитную историю вашего бизнеса и добиться высоких результатов. И один из лучших и единственных способов повысить кредитный рейтинг вашего бизнеса (особенно в качестве нового бизнеса) — это использовать специальную кредитную карту для бизнеса.
Повышенная безопасность
В соответствии с Законом Федеральной торговой комиссии об ответственности и раскрытии информации о кредитных картах от 2009 г. меры безопасности защищают бизнес-кредитные карты. Хотя меры, изложенные в Законе о CARD, применяются конкретно к личным картам, они также связаны с большинством корпоративных карт. Кроме того, в разработке находится закон об усилении защиты корпоративных карт.
Низкая стоимость
Многие компании, выпускающие кредитные карты, взимают плату за регистрацию и ежегодное продление. Но некоторые платежные карты не имеют годовых комиссий (или процентных ставок) и работают по низкой цене или бесплатно для вас.
Поощрения с возвратом наличных
Некоторые корпоративные карты помогают найти ценность, стимулируя деловые расходы с помощью программ поощрения с возвратом наличных до определенного предела. Эти программы позволяют вам использовать денежные вознаграждения для бизнеса, когда вы совершаете определенные покупки (часто из заранее определенных категорий бонусов).
Партнерские рекламные акции
Финансовые учреждения обычно сотрудничают с рядом розничных продавцов товаров и услуг, предлагая специальные начальные годовые и другие тарифы, бесплатные карты для сотрудников, бонусные баллы и кредиты, а также другие скидки.
Платформа управления расходами
Наконец, лучшие из лучших компаний, выпускающих корпоративные карты, предлагают дополнительные способы помочь вам сэкономить, не стимулируя расходы.