Какие входящие документы не подлежат регистрации: Правила регистрации документов в вопросах и ответах

Регистрация входящих документов | Делопроизводство

Помещено в тему: Документооборот

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

• адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
• не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
• если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

• Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

ОАО «Кучка» Вх. №  0118 22.08.2014

 

• Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.

• Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.

• Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).

• Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 

 
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

• печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
• копии информационных документов и рекламные материалы,
• поздравительные письма,
• приглашения,
• прейскуранты,
• добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

К записи 206 комментариев

« Старые комментарии

Регистрация документов

Какими бывают регистрационные номера по назначению и структуре (речь идет про индекс автора и входящий номер, присваиваемый получателем). Как их оформлять на самих документах. Какие сведения фиксировать в журналах регистрации для входящих, исходящих и внутренних документов. Какие сроки регистрации надо соблюдать (считаем от даты поступления документа в организацию). Какие документы подлежат регистрации, а какие нет. Как применение СЭД влияет на процесс регистрации. Некоторые из описанных в статье правил касаются исключительно госорганов и госорганизаций. Остальные их соблюдать не обязаны, но могут следовать этой продуманной технологии работы.

Понятие, цели и назначение регистрации

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 ¹ «регистрация – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму».

Из этого определения понятно, что целями регистрации являются:

• обеспечение учета документов,
• формирование базы данных о документах организации,
• ведение на ее основе контроля исполнения,
• ведение информационно-справочной работы.

За этими достаточно лаконичными формулировками скрывается одна из самых важных операций по работе с документами. Значимость процесса регистрации отражена в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ². В разделе 4 данного стандарта среди базовых принципов управления документами названа неотъемлемость ведения деловых процессов и создания, ввода в систему и управления документами. Трактовать этот принцип можно следующим образом –

любая деловая деятельность должна оформляться с помощью документов, которые в свою очередь должны быть введены в систему и которыми необходимо управлять.

При этом именно ввод в систему позволяет управлять документами и обеспечивать к ним доступ. Ввод в систему фактически и является регистрацией документов. Этот процесс включает в себя:

• присвоение уникального идентификатора;
• ввод или создание метаданных о документе в момент ввода в систему;
• создание взаимосвязи между отдельным документом и другими документами, агентами или деловыми операциями.

Таким образом регистрация позволяет однозначно определить, какое место в управленческой системе занимает каждый конкретный документ, и использовать его как двигатель процессов и как носитель информации. Аккумулируя с помощью регистрации все данные о документах, управленческая система фактически аккумулирует все данные о процессах, протекающих в ней, что позволяет анализировать их и повышать их эффективность.

Кроме того, регистрация обеспечивает юридическую силу документов, поскольку регистрационный номер наряду с другими реквизитами включен в состав удостоверения документов.

Принципы регистрации

Существует ряд классических принципов регистрации документов. Это:

• однократность регистрации в пределах одной организации;
• ведение отдельных регистрационных форм как минимум для входящих, исходящих и внутренних документов со своей системой нумерации;
• осуществление регистрации в пределах видовых групп в течение календарного года;
• централизованная регистрация в службе ДОУ входящих и исходящих документов и децентрализованная регистрация внутренних документов в тех структурных подразделениях, в которых они создаются.

Однократность регистрации обеспечивает уникальность такого важного поискового признака документа, как регистрационный номер. Существующая в некоторых организациях практика повторной регистрации документов (например, первично в службе ДОУ, затем секретарем в приемной руководителя) является ошибочной. При таком подходе документ вводится в систему дважды и фактически существует в ней под разными «именами», что, несомненно, осложняет поиск и работу с этим документом.

Следующие принципы регистрации теряют свои традиционные очертания в связи с применением автоматизированных технологий.

Наличие

отдельных форм для входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с их видами имеет смысл тогда, когда регистрация ведется на бумажном носителе. В этом случае проще вести учет документов и информационно-справочную работу. При автоматизированной регистрации записи физически не группируются. Регистрационный номер – это уникальный код в базе данных, который при этом позволяет отнести документ к определенной категории.

Регистрацию в пределах календарного года в СЭД также можно было бы не вести, т.к. это не бумажный журнал с конечным количеством страниц, по которому пришлось бы вести поиск среди сотен томов. Но тем не менее и в СЭД следует обнулять регистрацию ежегодно, чтобы избежать больших значений и уменьшить количество ошибок при поиске нужной записи. Именно поэтому для поиска документа кроме его регистрационного номера нам еще нужна дата.

Понятие централизации регистрации также становится условным.

Документы, зарегистрированные на разных рабочих местах, которые в некоторых случаях могут находиться даже в разных регионах, все равно попадают в единую базу и составляют единый массив документов организации. Вместе с тем важно понимать, что некоторые группы документов, например кадровая документация, будут регистрироваться в отдельных информационных системах, которые не всегда интегрированы между собой.

Что в делопроизводстве лучше делать централизованно, а что децентрализованно, зависит от множества факторов – этим аспектам будет посвящена следующая статья.

Сроки регистрации документов

Обычно входящие документы стараются регистрировать в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания или утверждения. Но это общее правило работает не всегда.

Связанный материал

Когда регистрировать документ?

№ 03 / 2023

Когда следует регистрировать документ, который имеет жизненный цикл: подписание – согласование – утверждение (например, заявку на командировку сначала подписывает работник, потом согласовывают уполномоченные службы, потом утверждает уполномоченный руководитель): в момент подписания или утверждения? Ответ в № 3’ 2023

Например, в Правилах делопроизводства для госорганов ³ допускается регистрация входящих документов на следующий рабочий день после их поступления в организацию ⁴ (см. Пример 1). В Примерной инструкции по делопроизводству для госорганизаций ⁵ делается оговорка, что это возможно в случае поступления документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Работа с входящими документами — приложение Dynamics NAV

Твиттер LinkedIn Фейсбук Электронная почта

• Статья
• 08.09.2022

Некоторые бизнес-операции не записываются в Dynamics NAV с самого начала. Вместо этого внешний деловой документ поступает в вашу компанию в виде вложения электронной почты или бумажной копии, которую вы сканируете в файл. Это характерно для покупок, где такие файлы входящих документов представляют собой квитанции об оплате расходов или мелких покупок.

Из PDF-файлов или файлов изображений, представляющих входящие документы, внешняя служба OCR (оптическое распознавание символов) может создавать электронные документы, которые затем можно преобразовать в записи документов в Dynamics NAV.

В окне Входящие документы можно использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала. Внешние файлы можно прикреплять на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и результирующим записям поставщика, клиента и главной книги.

Процесс поступления документов может состоять из следующих основных действий:

• Запись внешних документов в Dynamics NAV путем создания строк в окне Входящие документы одним из следующих способов:
  • Вручную, используя простые функции, либо с ПК, либо с мобильного устройства, одним из следующих способов:
    • Используйте кнопку Создать из файла , а затем заполните соответствующие поля в Входящем документе 9Окно 0020. Файл автоматически прикрепляется.
    • Используйте кнопку Новый , а затем заполните соответствующие поля в окне Входящий документ и вручную прикрепите соответствующий файл.
    • На планшете или телефоне используйте кнопку Создать с камеры , чтобы создать новую запись входящего документа, а затем отправить изображение, например, в службу OCR.
  • Автоматически, получая документ из службы OCR в виде электронного документа после отправки соответствующего файла PDF или изображения в службу OCR по электронной почте. Финансовая информация Экспресс-вкладка автоматически заполняется в окне Входящий документ .
• Используйте службу OCR для преобразования файлов PDF или изображений в электронные документы, которые можно преобразовать в записи документов в Dynamics NAV.
• Создайте новые документы или строки общего журнала для записей входящих документов, вводя информацию, которую вы читаете из файлов входящих документов.
• Прикрепите входящие файлы документов к документам покупки и продажи любого статуса, в том числе к поставщику, клиенту и записям главной книги, которые являются результатом разноски.
• Просмотр записей входящих документов и их вложений из любого документа или записи купли-продажи или поиск всех записей главной книги без записей входящих документов в окне План счетов .

До	См.
Настройте функцию «Входящие документы» и службу OCR.	Как настроить входящие документы
Создание записей входящих документов, прикрепление файлов, использование OCR для преобразования PDF-файлов в электронные документы, преобразование электронных документов в записи документов, проверка записей входящих документов из размещенных документов о продажах и покупках.	Обработка входящих документов

Dynamics 365 Business Central
Закупки
Работа с Dynamics NAV

Настройка входящих документов — приложение Dynamics NAV

Твиттер LinkedIn Фейсбук Электронная почта

• Статья
• 08. 09.2022

Если вы создаете строки общего журнала из записей входящих документов, вы должны указать в окне Настройка входящих документов , какой шаблон журнала и пакет использовать.

Если вы не хотите, чтобы пользователи создавали счета-фактуры или строки общего журнала из записей входящих документов, пока документы не будут предварительно утверждены, вы должны настроить утверждающих в окне Утверждающие входящие документы .

Чтобы преобразовать файлы PDF и изображения в электронные документы, которые можно преобразовать, например, в счета-фактуры за покупку в Dynamics NAV, необходимо сначала настроить функцию OCR и включить службу.

Когда функция «Входящие документы» настроена, вы можете использовать различные функции для просмотра квитанций о расходах, управления задачами OCR и преобразования файлов входящих документов вручную или автоматически в соответствующие документы или строки журнала. Внешние файлы можно прикреплять на любом этапе процесса, в том числе к разнесенным документам и результирующим записям поставщика, клиента и главной книги. Дополнительные сведения см. в разделе Обработка входящих документов.

Чтобы настроить функцию «Входящие документы»

1. Выберите значок, введите Настройка входящих документов и выберите соответствующую ссылку.
2. Заполните необходимые поля. Выберите поле, чтобы прочитать краткое описание поля или ссылку на дополнительную информацию.

Для настройки утверждающих записей входящих документов

1. Выберите значок, введите Настройка входящих документов , а затем выберите соответствующую ссылку.

2. В окне Настройка входящих документов выберите действие Утверждающие .

   В окне Утверждающие документы отображаются все пользователи, настроенные в Dynamics NAV.

3. Выберите одного или нескольких пользователей, которые могут утвердить входящий документ, прежде чем можно будет создать связанный документ или строку журнала.

Когда утверждающие настроены в окне Утверждающие входящие документы , только эти пользователи могут утверждать входящий документ, если 0019 Установлен флажок Требовать утверждения для создания в окне Настройка входящих документов .

Примечание

Эта настройка утверждения не связана с рабочими процессами утверждения. Дополнительные сведения см. в разделе Практическое руководство. Использование рабочих процессов утверждения.

Настройка службы OCR

1. Выберите значок, введите Настройка службы OCR и выберите соответствующую ссылку.
2. Заполните необходимые поля. Выберите поле, чтобы прочитать краткое описание поля или ссылку на дополнительную информацию.

Рекомендуется защитить информацию для входа, которую вы вводите в окне Настройка службы OCR . Вы можете зашифровать данные на сервере, создав новые или импортировав существующие ключи шифрования, которые вы активируете на экземпляре сервера, который подключается к базе данных.