Как заполняется личная карточка работника: Образец личной карточки работника 2022

«Вы не можете просто пойти и бесцельно тратить деньги, не обсуждая это», — сказал он. «Скажите: «Привет, я веду X на обед в ресторан XYZ. Я в порядке?». В конце концов, если ваша компания решит не санкционировать расходы, вы будете на крючке за эти расходы, сказал он.

Не у всех есть денежный поток, чтобы иметь возможность авансировать эти расходы, и работодатели не всегда обдумывают это.

Многие компании ограничивают расходы на определенные виды расходов, например, на бизнес-ланчи или парковку, говорит Кевин Уинтерс, дипломированный бухгалтер и основатель CompanyMileage, которая занимается возмещением расходов сотрудников. «Вы не хотите учиться этому на собственном горьком опыте», — посоветовал он.

В целом, однако, использование собственной карты для деловых расходов может сработать, если ваше финансовое положение хорошее, — сказал Дэвид Веливер, редактор-основатель сайта о личных финансах Money Under 30. « Для кого-то со здоровой кредитной линией и парой кредитных карт это не проблема», — сказал он.

Фактически, некоторые сотрудники любят накапливать дополнительные мили или баллы на своих бонусных картах, говорит Грин. Например, жительница Сан-Диего Керри Гойс занимается маркетингом в компании, занимающейся поиском в Интернете, и посещает примерно одну конференцию в месяц в разных городах США. Она оплачивает свое путешествие с помощью карты вознаграждений с кэшбэком, которую она также использует для личных расходов, чтобы максимизировать вознаграждение, которое она получает в качестве выписки о кредите.

«Это бесплатные деньги на мой баланс», — сказала она.

Возможно, у вас плохой кредит и вы не можете получить карту, или все ваши карты исчерпаны. В таких случаях покрыть расходы на работу может быть сложно. «Не у всех есть денежный поток, чтобы иметь возможность авансировать эти расходы, и работодатели не всегда обдумывают это», — сказал Грин.

Так было с Веливером из Money Under 30, когда ему было чуть за 20, и он получил работу в сфере маркетинга, которая требовала от него поездок на конференции несколько раз в год. Каждая поездка стоила в среднем 1000 долларов, и у него часто не было такого большого кредита.

«Каждый раз, когда речь шла о поездке, я задавался вопросом: «Как я буду с этим справляться?», — сказал Веливер. Однажды он регистрировался в отеле, и его карта была отклонена. В другой раз он попросил коллегу заплатить за его комнату. «Это было очень смущающе и напряжно», — сказал он.

Если вы не можете покрыть расходы, поговорите со своим начальником. Держите это профессионально и не разглашайте личные подробности о том, как ваш бывший опустошил ваш банковский счет или счет ветеринара вашей собаки разорил вас. «Если вы придете с целой слезливой историей, у них будет больше возможностей тщательно вас изучить», — предупредил Веливер. «Просто скажите: «Я не в состоянии поставить это на карту»» 9. 0003

Спросите об альтернативах, Зеленый рекомендуется. Возможно, компания могла бы выдать вам аванс наличными или предоплаченную дебетовую карту, организовать вашу поездку напрямую или попросить менеджера использовать ее корпоративную карту. По словам Грина, отдел кадров может помочь.

И если вы регулярно несете расходы на работу, ваша компания действительно должна предоставить вам корпоративную кредитную карту, отметила она.

См. также:   Следует ли вам получить корпоративную кредитную карту?

Советы по использованию личной кредитной карты для оплаты рабочих расходов

Использование вашей личной кредитной карты для оплаты рабочих расходов может стать ловушкой для денег или приятным способом получить дополнительные вознаграждения в зависимости от ваших обстоятельств и того, как вы справляетесь с ситуацией. Вот восемь способов удостовериться, что вы не окажетесь в невыгодном положении, когда согласитесь взимать плату за что угодно, от командировки до стопки копировальной бумаги на вашей личной карточке.

1. Знайте, что вы даете взаймы деньги своей компании

Когда вы оплачиваете рабочие расходы с помощью собственной кредитной карты, вы, по сути, даете взаймы своему работодателю, поэтому тщательно обдумайте это. Вот несколько моментов, на которые следует обратить внимание, прежде чем пускать деньги босса в оборот, списывая расходы компании с вашей кредитной карты:

• Как долго вы работаете в компании? Точно так же, как кредиторы при принятии решения о предоставлении кредита обращают внимание на продолжительность кредитной истории, вы должны учитывать продолжительность своих отношений с фирмой.
• Как долго компания работает? Хотя большой опыт работы в отрасли не является гарантией платежеспособности, компании без большой истории могут представлять больший риск.
• Есть ли у компании известные проблемы с деньгами? Обратите внимание на любые тревожные сигналы: вы слышали, как ваш начальник ведет напряженный разговор о «выплате заработной платы», или заметили, как секретарша отвечает на звонки по поводу просроченных счетов? Если вы подозреваете, что у вашего работодателя проблемы с денежными потоками, вы можете воздержаться от использования вашей личной карты для оплаты рабочих расходов.

Предприятия обанкротились из-за непогашенных возмещений, сказал Энглтон и добавил, что некоторые компании являются новыми, небольшими и имеют низкий денежный поток и плохой кредитный рейтинг или его отсутствие. Он сказал: «Если это так, ты действительно хочешь использовать свою карту для их целей?»

Не у всех есть денежный поток, чтобы иметь возможность авансировать эти расходы, и работодатели не всегда обдумывают это.

Элисон Грин, спросите у менеджера

2. Имейте отдельную личную карточку для использования в бизнесе

Так же, как владельцев малого бизнеса поощряют разделять свои рабочие и личные расходы, вы захотите сделать то же самое. По словам Уинтерс, лучше всего подать заявку на получение бонусной карты, которую вы будете использовать только для деловых расходов.

Есть две важные причины, по которым рекомендуется иметь отдельную кредитную карту для работы:

• Специальная кредитная карта упрощает ведение учета: ежедневные посещения Starbucks, чтобы узнать стоимость встречи с клиентом за чашкой кофе при заполнении запроса на возмещение. Отдельная карта может значительно сэкономить время (и нервы).
• Отдельная рабочая карточка защищает вашу конфиденциальность: Ваша компания может потребовать от вас предоставить копию выписки по кредитной карте при запросе возмещения. По словам Веливера, используя специальную карту, вы не позволяете своему боссу просматривать ваши личные покупки. Даже если вам нечего скрывать, может быть неловко раскрывать свои привычки расходования средств перед работодателем или рыться в ящике стола в поисках маркера, чтобы вы могли отредактировать эти покупки в винном магазине и фаст-фуде, прежде чем сдавать свой отчет о расходах.

3. Не используйте карту с балансом для оплаты рабочих расходов

Однако не каждый может подать заявление на получение новой карты для оплаты рабочих расходов. У вас может не хватить времени, чтобы подать заявку и получить карту, прежде чем вам нужно будет отправиться в командировку или совершить покупку. Или вы можете предпочесть избежать проблем с вашей кредитной историей, которые могут возникнуть в результате новых кредитных запросов.

В любом случае, если вы не можете или не хотите получать отдельную карту для работы, избегайте заселения в конференц-отель по карте с балансом. Есть две причины использовать вместо этого карту с нулевым балансом: это предотвращает путаницу (вы точно знаете, сколько вы должны по карте за работу) и помогает избежать процентов.

Когда вы используете карту с балансом, долг, который у вас уже есть, сведет на нет льготный период кредитной карты, поэтому вы сразу же начнете начислять проценты по затратам на работу. «Этого определенно следует избегать», — сказал Веливер относительно взимания расходов компании с карты с долгами.

См. также:   Как снизить процентную ставку по кредитной карте

4. Знайте, что плата за работу может повлиять на ваш кредит

Еще один фактор, который необходимо взвесить, прежде чем использовать личную карту для работы: как это повлияет на ваш кредитный рейтинг?

В некоторых случаях использование вашей карты для работы не сильно повлияет на ваш кредит. Или, если это вызывает временное падение вашего счета, это может не вызвать у вас никаких проблем. Но в определенных ситуациях списание расходов компании с вашей собственной карты может нанести вам прямой вред, сказал Грин. Вот несколько вопросов, которые помогут вам решить, является ли списание рабочих расходов с вашей карты прямо сейчас плохим денежным переводом:

• Каков ваш коэффициент использования кредита ? Это термин, который относится к сумме вашего доступного кредитного лимита, который вы используете. Использование вашего кредита составляет почти одну треть вашей оценки FICO. Хорошим общим правилом является поддержание коэффициента использования ниже 30%. Если вы уже залезли в долги, а ваш начальник хочет, чтобы вы брали дорогие билеты на конференцию, подумайте дважды.
• Планируете ли вы подать заявку на кредит в ближайшее время? Ваш коэффициент использования кредита может быть проблемой, если вы планируете подать заявку на ипотеку или другой кредит в ближайшее время. При подаче заявки на ипотеку даже незначительное изменение вашего кредитного профиля может затормозить процесс или даже повысить процентную ставку. Если это произойдет, это может стоить вам дополнительных тысяч долларов в течение срока действия кредита — и все потому, что ваш босс попросил вас оплатить эти билеты на самолет на конференцию на Мауи.

Однако, если у вас очень низкий коэффициент использования кредита или вы знаете, что не будете подавать заявку на кредит в течение следующих нескольких месяцев после оплаты расходов на работу, у вас может не возникнуть проблем.

5. Не используйте свою дебетовую карту для оплаты рабочих расходов

Предположим, вы планируете в ближайшее время подать заявку на получение ипотечного кредита и решили, что не хотите перечислять какие-либо рабочие расходы на свою личную кредитную карту. Но вам все еще нужно забронировать билеты, поэтому вы достаете свою дебетовую карту.

Если вы планируете использовать дебетовую карту для работы, необходимо учитывать несколько факторов. Во-первых, убедитесь, что использование вашей дебетовой карты не помешает вашему личному денежному потоку и не поставит вас в финансовые затруднения. Вы не хотите тратить недели на поедание рамена или избегание арендодателя, потому что вы указали расходы на работу на своей дебетовой карте.

Также имейте в виду, что большинство отелей и некоторые компании по аренде автомобилей заблокируют вашу карту, возможно, на сотни долларов. «С кредитной картой это удержание вашего кредитного лимита», — сказал Веливер. «С дебетовой картой это настоящие деньги». Это связывает ваши собственные средства до тех пор, пока холд не исчезнет.

Если вы планируете использовать свою дебетовую карту, узнайте в отеле или в автомобильной компании сумму удержания. Возможно, вы не сможете получить окончательный ответ о том, как долго он будет действовать, потому что политика вашего банка или кредитной карты также учитывается, сказал Веливер. Поэтому использование вашей дебетовой карты «не идеально», добавил он.

6. Ведите подробный учет расходов на работу, которые вы указали на своей карточке.

Тщательный учет поможет вам вернуть каждый потраченный цент, а также сократит время и усилия, которые вы тратите на заполнение форм возмещения.

Не полагайтесь на выписки по кредитным картам: квитанции являются золотым стандартом для подтверждения того, что вы понесли расходы. Напишите на обратной стороне каждой квитанции, на что были потрачены расходы, когда вы их понесли и с кем вы были, предложил Энглтон. Уинтерс отметил, что подробные отчеты являются ключом к скорейшему возмещению расходов.

И это касается не только возмещения расходов: если вас когда-нибудь проверят Налоговое управление США, вам, возможно, потребуется предъявить доказательства денег, которые вы потратили на работу, потому что возмещение не является налогооблагаемым доходом, сказал Энглтон. Проблема: чернила на физических квитанциях имеют тенденцию быстро выцветать, и вы, возможно, вернули эти квитанции своему боссу, когда потребовали возмещения.

Чтобы убедиться, что у вас есть постоянные записи о рабочих расходах, которые вы положили на свою личную кредитную карту, используйте приложение для смартфона, чтобы сфотографировать каждую квитанцию. «Умный сотрудник также сфотографирует чек на возмещение и сохранит его в приложении», — сказал Энглтон.

Тщательный учет поможет вам вернуть каждый потраченный цент и сократит время, затрачиваемое на заполнение форм возмещения.

7. Быстрое возмещение расходов при использовании карты для работы

Одно дело дать «заем» вашей компании, когда с вашего банковского счета не уходят настоящие деньги, потому что вы используете кредитную карту. Совсем другое дело, когда наступает срок оплаты счета по кредитной карте, а деньги на возмещение еще не поступили на ваш счет.

Это может превратиться в настоящую проблему, если вы платите, скажем, за билеты на самолет и аренду Airbnb за несколько месяцев до поездки, а затем получаете возмещение только через месяц после возвращения. Если вы покупаете билет на самолет заранее, спросите, можете ли вы сразу же получить возмещение стоимости, сказал Веливер.

Если ваш работодатель будет работать с вами, чтобы быстро возместить вам расходы, вы можете рассчитывать на льготный период своей кредитной карты, чтобы вам никогда не приходилось тратить собственные деньги на расходы компании. Льготный период обычно длится около 21 дня и представляет собой время, в течение которого вы можете оплачивать расходы с помощью своей кредитной карты и не платить проценты, пока вы полностью оплачиваете свой счет.

Медленное возмещение может быть самой большой жалобой сотрудников по поводу покрытия расходов. «Если вам не возместят расходы в течение шести недель, это может стать настоящей головной болью», — сказал Уинтерс. Если вы получаете проценты по кредитной карте из-за медленного возмещения, будет справедливо попросить вашего работодателя оплатить финансовые расходы, сказал Веливер.

8. Оплачивайте рабочие расходы с вашей карты сразу же

Не каждый является гением личных финансов, и сотрудники, столкнувшиеся с проблемами управления собственными деньгами, могут испугаться, когда к ним добавятся рабочие расходы.

Проблема вот в чем: когда вы перечисляете расходы по кредитной карте, легко забыть об этом и забыть, что вы должны эти деньги. И когда вы получаете возмещение, ваш работодатель может добавить сумму возмещения к вашей обычной заработной плате.

Независимо от того, поддаетесь ли вы искушению или просто не обращаете внимания на тот факт, что ваша зарплата была немного больше, чем обычно, можно легко потратить часть этих компенсационных денег, которые должны были пойти на счет вашей кредитной карты, сказал Веливер.

Последнее, чего вы хотите, это оказаться в долгах по кредитной карте, выплачивая проценты месяцами или годами в будущем только потому, что ваш начальник попросил вас внести наличные деньги компании, заплатив за номер в отеле и питание на конференции. Чтобы избежать соблазна растратить эту единовременную сумму, сделайте платеж по кредитной карте, как только возмещение поступит на ваш банковский счет, посоветовал Веливер.

Играйте правильно, и использование собственного пластика для работы может быть безболезненным способом заработать достаточно вознаграждения, чтобы оплатить билет на самолет для заслуженного отпуска в следующем году.

Отказ от ответственности перед редакцией

Редакционное содержание на этой странице основано исключительно на объективной оценке наших авторов и не зависит от рекламы. Она не была предоставлена ​​или заказана эмитентами кредитных карт. Однако мы можем получать компенсацию, когда вы переходите по ссылкам на продукты наших партнеров.

Элли Джонсон — отмеченный наградами писатель-фрилансер, освещающий личные финансы, бизнес и образ жизни. Она любит разыскивать советы, уловки и поучительные истории о кредитных картах и ​​деньгах.

Как работают кредитные карты для сотрудников и рекомендации по использованию

Кредитная карта для сотрудников позволяет вашему сотруднику приобретать товары и услуги от имени компании, а вам предоставляется возможность отслеживать и контролировать расходы. Многие эмитенты предлагают бесплатные кредитные карты для сотрудников, что позволяет вам получать вознаграждение за их расходы без дополнительной платы за карту.

Использование кредитных карт для сотрудников сэкономит ваше время и избавит вас от хлопот, связанных с возмещением расходов сотрудникам, которые оплачивают бизнес-расходы из собственных средств. Кроме того, вы можете быстрее выполнить требования к расходам, чтобы получить вступительные вознаграждения. Такая карта, как Chase Ink Business Cash®, предлагает возврат 750 долларов США, если вы потратите 7500 долларов США в течение первых трех месяцев. Кредитные карты для сотрудников бесплатны.

Подать заявку

Как работают кредитные карты сотрудников

Бизнес-кредитная карта сотрудника — это кредитная карта авторизованного пользователя, которую вы можете выдавать сотрудникам для совершения покупок от имени компании. Кредитные карты сотрудников назначаются конкретным сотрудникам и привязываются к основной карте учетной записи. Кредитные карты сотрудников доступны на вашей кредитной карте для малого бизнеса, корпоративной кредитной карте или предоплаченной учетной записи бизнес-карты. Вы можете запросить дополнительные карты сотрудников у своего эмитента.

Корпоративные кредитные карты сотрудников работают так же, как и основная карта в учетной записи вашей компании. Сотрудник может использовать карту для совершения покупок в Интернете или в магазине. Кредитные карты для сотрудников включают ту же годовую процентную ставку (APR), приносят те же вознаграждения и дают те же преимущества, что и основная карта. Большинство карт позволит вам установить контроль над расходами, который поможет защитить вас от злоупотреблений со стороны сотрудников.

В зависимости от выбранного вами типа карты сотрудника, вы или сотрудник будете нести ответственность за оплату ежемесячного счета. Если вы оплатите счет, все расходы ваших сотрудников будут отражены в вашей выписке. В любом случае вы можете отслеживать расходы в течение месяца через портал онлайн-банкинга вашего эмитента.

Типы кредитных карт для сотрудников

Тип кредитной карты для сотрудников, который подходит вам и вашему бизнесу, зависит от количества карт, которые вам нужны, годового дохода вашего бизнеса и от того, хотите ли вы избежать личной ответственности. Корпоративные кредитные карты обычно предназначены для крупных предприятий, в то время как фирмы любого размера могут воспользоваться кредитными картами для малого бизнеса и предоплаченными бизнес-картами.

Наиболее распространенные типы кредитных карт для сотрудников

1. Кредитные карты для малого бизнеса

Кредитная карта для малого бизнеса — это авторизованный пользовательский кредит, который владельцы кредитных карт выдают сотрудникам для оплаты расходов компании, таких как канцелярские товары. Лучше всего подходит для предприятий с одним или несколькими сотрудниками. Большинство бизнес-кредитных карт начисляют проценты на невыплаченные остатки. Владельцы должны предоставить личную гарантию погашения, аналогичную личной карте. Если вы хотите упростить процесс закупок между компаниями, рассмотрите возможность использования карты покупок, чтобы избежать процентов.

Расходы по кредитным картам для сотрудников малого бизнеса

• APR: Эмитенты устанавливают свои собственные процентные ставки на основе спреда выше основной ставки, и ставки варьируются в зависимости от эмитента; однако, если у вас есть баланс, вы обычно платите от 13% до 25% годовых
.
• Годовой сбор : варьируется от 0 до более чем 100 долларов за карту; многие эмитенты — даже те, которые взимают ежегодную плату — отказываются от ежегодной платы за кредитные карты сотрудников

Ни по корпоративным кредитным картам, ни по предоплаченным бизнес-картам не взимаются проценты. Корпоративные кредитные карты являются платежными картами и должны погашаться каждый месяц. Предоплаченные карты финансируются владельцем, что означает отсутствие ссуды и процентов.

Вознаграждение по кредитной карте для сотрудников малого бизнеса

• Возврат денежных средств, баллов или миль : Вы можете получить до 5% возврата денежных средств или до пяти баллов/миль на расходы, связанные с бизнесом. Тарифы на текущие вознаграждения зависят от эмитента карты. Вы можете получать либо фиксированную ставку по всем расходам, либо более высокую прибыль по определенным категориям расходов
.
• Привилегии для предприятий : Бесплатные льготы могут включать доступ в залы ожидания в аэропорту, ускоренный досмотр в аэропорту и страховку при аренде автомобиля

Кредитные карты для малого бизнеса для сотрудников приносят те же вознаграждения и дают те же преимущества, что и основная карта для учетной записи. Если вы выбрали бизнес-кредитную карту, потому что она предлагает вознаграждение в соответствии с расходами вашего бизнеса, вооружение ваших сотрудников такой же картой может оказаться прибыльным.

Контроль расходов по кредитным картам для сотрудников малого бизнеса

Кредитные карты для малого бизнеса позволяют контролировать и ограничивать расходы сотрудников. Владельцы могут устанавливать лимиты для отдельных карт в зависимости от потраченной суммы, категории расходов или времени суток. Они также могут отслеживать расходы в Интернете и получать подробную разбивку расходов по каждому сотруднику, хотя доступные инструменты отчетности могут быть не такими строгими, как предлагают корпоративные кредитные карты. Владелец основной учетной записи также может получать оповещения, когда сотрудники используют карту.

Ответственность сотрудников малого бизнеса по кредитной карте

Владельцы должны предоставить личную гарантию выплаты причитающейся суммы в случае, если предприятие или владелец карты не сделает этого. Личная гарантия защищает эмитента карты, но создает дополнительный риск для владельца. Если сотрудник производит несанкционированные списания с кредитной карты авторизованного пользователя, владелец по-прежнему несет ответственность за погашение долга.

Корпоративные кредитные карты и предоплаченные бизнес-карты не требуют личной гарантии. По корпоративным картам либо сама компания, либо компания и держатели карт сотрудников несут совместную ответственность за выплату остатков по картам. С предоплаченными бизнес-картами карта финансируется владельцем, поэтому нет необходимости погашать остаток.

Максимально допустимое количество кредитных карт для сотрудников

Большинство эмитентов кредитных карт для малого бизнеса не устанавливают максимальных ограничений на количество кредитных карт для сотрудников на счет. Например, American Express ограничивает кредитные карты сотрудников до 99 на некоторых своих картах. Что касается карт без ограничений, эмитенты рекомендуют вам рассмотреть корпоративную кредитную карту, если вам нужны кредитные карты от 75 до 100 сотрудников или более, потому что эти карты предлагают более надежные инструменты отслеживания.

Где взять кредитную карту для сотрудников малого бизнеса

Большинство эмитентов позволяют владельцам получить корпоративную кредитную карту онлайн. Вы можете запросить кредитную карту сотрудника при подаче заявления или после того, как ваша учетная запись будет открыта. Кредитные карты для малого бизнеса выдаются на основе личного кредитного рейтинга владельца.

Когда вы подаете заявку на получение такой карты, как Chase Ink Business Cash®, вы можете запросить столько кредитных карт для сотрудников, сколько вам нужно, без дополнительной оплаты. Эмитент рекомендует корпоративную кредитную карту, если вам нужно более 100 карт.

Подать заявку

2. Корпоративные карты

Корпоративная карта позволяет компаниям выдавать карты сотрудников авторизованным пользователям для совершения покупок, связанных с бизнесом. Они лучше всего подходят для предприятий с годовым доходом не менее 4 миллионов долларов и расходами по кредитным картам на 250 000 долларов. Карты этого типа не облагаются годовой процентной ставкой, поскольку они подлежат оплате в полном объеме ежемесячно и предлагают самые надежные средства контроля, управления учетными записями и функции отчетности среди всех типов карт сотрудников. Кроме того, владельцам не нужно предоставлять личную гарантию.

Расходы по кредитным картам корпоративных сотрудников

• Годовой доход: Нет, поскольку остаток должен погашаться ежемесячно
• Годовой сбор : варьируется от 0 до более чем 100 долларов США за карту

Кредитные карты для малого бизнеса взимают проценты с невыплаченного остатка — если это не кредитная карта, которая должна полностью погашаться ежемесячно — в то время как бизнес-карты с предоплатой не взимают проценты. Предоплаченная карта финансируется владельцем, что означает отсутствие баланса для погашения.

Кредитная карта корпоративного сотрудника Возможные вознаграждения

• Вознаграждение наличными : Вы можете получить до 5% возврата денег на расходы, связанные с бизнесом; ставки для текущих вознаграждений зависят от эмитента карты; вы можете получать более высокую отдачу от определенных категорий расходов, таких как канцелярские товары или авиабилеты
• Привилегии для предприятий : Бесплатные привилегии могут включать доступ в залы ожидания в аэропортах и ​​туристическую страховку

Корпоративные карты для сотрудников приносят те же вознаграждения и дают те же преимущества, что и основная карта для учетной записи. Вознаграждения могут накапливаться на основной учетной записи, или работодатель может позволить сотрудникам сохранить свои вознаграждения. Кредитные карты для малого бизнеса предлагают те же вознаграждения и привилегии, что и корпоративные карты. Предоплаченные бизнес-карты обычно не предлагают вознаграждений или дополнительных преимуществ.

Контроль расходов по кредитным картам корпоративных сотрудников

• Централизованный мониторинг : Отслеживайте расходы по корпоративным кредитным картам в режиме реального времени с помощью онлайн-панелей, которые позволяют отслеживать использование отдельных держателей карт; это мощное аналитическое решение также позволяет компаниям отслеживать расходы, которые компания делает чаще всего, что может помочь при планировании расходов
.
• Контроль за расходами : Установить индивидуальные лимиты, места и время суток, когда можно использовать корпоративную кредитную карту для сотрудников; вы можете заблокировать отдельные карты и получать оповещения о расходах сотрудников через мобильные устройства

Корпоративные карты снабжены надежными средствами контроля и управления расходами, которые позволяют владельцам ограничивать расходы отдельных сотрудников. Вы можете контролировать общие расходы или ограничивать расходы сотрудников в зависимости от категории. Владельцы, например, могут захотеть дать сотрудникам возможность покупать газ, но не проживание в отеле. Как бизнес-кредитные карты, так и предоплаченные бизнес-карты предлагают мониторинг и контроль расходов, хотя инструменты управления могут быть не такими надежными.

Ответственность корпоративных сотрудников по кредитным картам

• Полная корпоративная ответственность : Предприятие, а не владелец, несет ответственность за все платежи по картам
• Совместная корпоративная ответственность и ответственность сотрудников : Компания и владелец карты несут совместную ответственность; Владельцы карт сотрудников обычно вносят ежемесячные платежи по картам в соответствии с политикой кредитных карт фирмы, а позже им возмещают

Основным преимуществом корпоративной кредитной карты является то, что владельцы компаний, как правило, не должны предоставлять личную гарантию погашения, и они не несут индивидуальной ответственности. Вместо этого эмитенты возлагают ответственность на сам бизнес или между бизнесом и держателем карты. Эмитенты бизнес-кредитных карт требуют, чтобы владелец предоставил личную гарантию погашения. С предоплаченными картами нет личной гарантии, поскольку владелец финансирует карты, и нет кредита.

Максимально допустимое количество корпоративных кредитных карт

Эмитенты не устанавливают ограничений на максимальное количество пользователей карт, которые вы можете иметь. Однако вы должны соответствовать определенным минимальным требованиям. В дополнение к ограничениям по доходам и расходам эмитенты обычно требуют, чтобы в бизнесе было не менее 15 пользователей кредитных карт корпоративных сотрудников, чтобы иметь право на участие в программе корпоративных карт.

Где получить корпоративные кредитные карты для сотрудников

В отличие от других форм кредитных карт для сотрудников, владельцы бизнеса не могут подать заявку на получение корпоративной кредитной карты через Интернет. Владельцы или менеджеры, наделенные полномочиями по расходованию средств, должны сначала заполнить онлайн-форму или позвонить по бесплатному номеру, чтобы поговорить с представителем банка. Корпоративные кредитные карты выпускаются на основе доходов вашей компании, расходов по картам, кредитного рейтинга и размера.

One Card от Capital One®, например, является корпоративной кредитной картой, предназначенной для компаний с ежегодными платежами по карте на сумму более 1 миллиона долларов. Вы будете платить ежегодную плату в размере 19 долларов США за каждую кредитную карту авторизованного пользователя. Количество карт, которые может быть выпущено вашей компанией, не ограничено.

Подать заявку сейчас

3. Предоплаченные визитные карточки

Предоплаченные визитные карточки снижают риск, поскольку вы не берете деньги взаймы. Они лучше всего подходят для владельцев, у которых есть много наличных денег и которые не могут или не хотят иметь кредитную карту для малого бизнеса. Предоплаченные карты пополняются вашими деньгами. После того, как деньги на карте были потрачены, ее больше нельзя использовать, если она не перезагружена. Если у вас есть потребность в больших расходах, ищите карту, которая предлагает дневной лимит расходов до 25 000 долларов.

Предоплаченные расходы по кредитной карте для сотрудников

• Плата за открытие счета: Многие крупнейшие эмитенты не взимают комиссию за открытие счета, но некоторые эмитенты берут до 50 долларов, чтобы вы могли начать работу
• Ежемесячная плата : Эмитенты взимают комиссию за карту, которая часто представляет собой многоуровневую цену в зависимости от количества карт, которые вам нужны; некоторые эмитенты отказываются от ежемесячной платы, если вам нужна всего пара карт или если ваши ежемесячные расходы достигают определенного порога; рассчитывайте платить не менее пары долларов за карту в месяц

Предоплаченные корпоративные кредитные карты для сотрудников не взимают проценты, поскольку вы не занимаете деньги. Вместо этого вы будете платить ежемесячную плату в зависимости от количества кредитных карт сотрудников, которые вам нужны, а иногда и единовременную плату за установку. Ни кредитные карты для малого бизнеса, ни корпоративные карты не взимают плату за установку или ежемесячную плату. Оба типа карт могут взимать ежегодную плату, а кредитные карты для малого бизнеса могут взимать проценты с остатков, не выплачиваемых каждый месяц.

Предоплаченная кредитная карта для корпоративных сотрудников Возможные вознаграждения

Большинство предоплаченных бизнес-карт не предлагают вознаграждение ни на основной счет, ни на кредитные карты сотрудников. Вы можете получить вознаграждение в размере до 1,5% возврата наличных, если выберете обеспеченную бизнес-кредитную карту, которая действует аналогично предоплаченной бизнес-карте в том смысле, что депозит наличными определяет ваш кредитный лимит.

И кредитные карты для малого бизнеса, и корпоративные кредитные карты могут предлагать вознаграждение до 5% в определенных категориях расходов. Вы также можете получить такие преимущества, как бесплатный доступ в зал ожидания аэропорта по обоим типам карт.

Предоплаченный контроль расходов по кредитной карте для сотрудников бизнеса

Поскольку ваши наличные пополняют счет предоплаченной бизнес-карты, ваш риск ограничен суммой денег на вашем счете в любой момент времени. Многие предоплаченные бизнес-карты также имеют дневной лимит расходов от 5 000 до 25 000 долларов, что также ограничивает ваш риск.

Некоторые предоплаченные карты позволяют устанавливать ограничения расходов по кредитным картам для сотрудников в зависимости от дня или категории продавца. Вы можете получать оповещения о каждой транзакции, а также ежедневные или еженедельные обновления баланса.

Ни кредитные карты для малого бизнеса, ни корпоративные кредитные карты не имеют дневных лимитов на расходы, хотя на вас будут распространяться кредитные лимиты. Тем не менее, оба типа карт предлагают ограничения на расходы и отслеживание сотрудников, хотя корпоративные карты могут иметь более надежный набор инструментов мониторинга.

Предоплаченная ответственность по кредитной карте для сотрудников бизнеса

Предоплаченные бизнес-карты владельца бизнеса для сотрудников. Для эмитента карты нет риска, а владелец бизнеса не обязан предоставлять личную гарантию. Поскольку это не кредитная карта, проверка кредитоспособности также не требуется. Сотрудники могут тратить только средства, имеющиеся на карте, что может обеспечить защиту от мошенничества сотрудников и ограничить риск владельца.

Эмитенты кредитных карт для малого бизнеса требуют, чтобы владельцы предоставили личную гарантию погашения, что подвергает владельца бизнеса риску. Корпоративные кредитные карты либо возлагают обязательство по выплате на саму компанию, либо требуют совместной ответственности между компанией и держателем карты сотрудника.

Максимально допустимое количество предоплаченных бизнес-карт

Максимальное количество предоплаченных кредитных карт для корпоративных сотрудников, которое вы можете получить, зависит от эмитента. Максимальное количество обычно колеблется от 10 до 200 и более карт. Помните, что количество имеющихся у вас карт не может увеличивать сумму денег, которую вы можете потратить в день со счета. Таким образом, если вам нужны десятки карт или больше, и у вас большие ежедневные расходы, покупательная способность ваших сотрудников может быть ограничена.

Где получить предоплаченные кредитные карты для деловых сотрудников

Большинство эмитентов позволяют владельцам подавать онлайн-заявки на получение предоплаченных бизнес-карт. Вы можете запросить кредитную карту сотрудника при подаче заявления или после того, как ваша учетная запись будет открыта. Поскольку вы не запрашиваете возобновляемую кредитную линию, проверка кредитоспособности отсутствует.

Помните, что ежемесячная стоимость предоплаченных кредитных карт для корпоративных сотрудников зависит от того, сколько карт вам нужно. С Bento for Business ваши первые две бизнес-карты предоплаты не облагаются ежемесячной оплатой. Если вам нужно от трех до 10 карт, с вас будет взиматься плата в размере 29 долларов США.в месяц.

Подать заявку сейчас

Разработка эффективной политики в отношении кредитных карт для сотрудников

Прежде чем решить, какой тип политики в отношении кредитных карт для сотрудников лучше всего подходит для вашего бизнеса, вы должны составить план — в письменном виде — политику вашей компании в отношении кредитных карт. Этот документ устанавливает ожидания относительно того, как сотрудники должны использовать кредитные карты компании. В нем также будут изложены правила погашения карты, возмещения расходов, ответственности и кредитных лимитов. Сотрудники, получившие кредитную карту сотрудника, должны подписать этот документ, прежде чем вы разрешите им использовать кредитную карту сотрудника.

Когда вы разрабатываете политику кредитных карт для сотрудников, вам необходимо определить, кто имеет на это право, установить лимиты расходов и ожидаемые отчеты, а также определить последствия нарушения политики. Вы можете сами создать контрольный список или загрузить шаблон политики корпоративной кредитной карты.

Кредитные карты для сотрудников Передовой опыт

Кредитные карты для сотрудников могут сэкономить ваше время, избавив от необходимости возмещать расходы сотрудников. Они также могут сэкономить вам деньги, особенно когда вы устанавливаете четкие ожидания в отношении кредитных лимитов и типов покупок, которые разрешено совершать сотрудникам.

Следуйте этим шести рекомендациям при использовании кредитных карт для сотрудников:

1. Четко изложите правила : Политика кредитных карт для сотрудников должна содержать четкие правила о том, для чего следует использовать кредитные карты для сотрудников и какие лимиты расходов вы установили. , и какую отчетность вы ожидаете, когда они используют карту.
2. Ограничение доступа к картам : Вы должны раздавать кредитные карты авторизованных пользователей сотрудникам, которым, как вы ожидаете, часто приходится тратить деньги от имени компании. У вас могут быть сотрудники со случайными расходами, которые вам нужно возмещать, но им не нужна карта.
3. Настройка ограничений учетной записи : Эмитенты кредитных карт для сотрудников предлагают множество инструментов, которые помогут вам снизить риск. Воспользуйтесь возможностью устанавливать лимиты для отдельных карт — лимиты на расходы или ограничения на определенные категории расходов. Вашему офис-менеджеру может понадобиться возможность покупать канцелярские принадлежности, а не авиабилеты.
4. Включить оповещения : Эмитенты карт позволяют устанавливать текстовые оповещения на основе расходов по картам. Установите оповещение о расходах, превышающих определенный порог, или о подозрительной активности.
5. Запросите квитанции : Открытие кредитной карты сотрудника ограничивает необходимость возмещения расходов. Однако этот процесс возмещения также заставлял сотрудников отчитываться о своих собственных расходах. Продолжайте эту практику, требуя квитанции и сопоставляя их с вашим ежемесячным платежным отчетом.
6. Проверьте свой счет : Ограничьте риск мошенничества или злоупотреблений со стороны сотрудников, регулярно проверяя транзакции по счету до получения ежемесячного счета. Многие эмитенты кредитных карт сотрудников позволяют вам отслеживать индивидуальные расходы в Интернете, чтобы вы могли отслеживать расходы до каждого сотрудника.

Эти рекомендации помогут вам снизить риски и предотвратить мошенничество со стороны сотрудников. Однако следование этим передовым методам не полностью снизит вероятность потерь.

Преимущества и недостатки кредитных карт для сотрудников

При правильном использовании кредитные карты для сотрудников могут сэкономить время и деньги вашей компании. Они даже могут помочь вам заработать вознаграждение по кредитной карте, которое вы можете вернуть в свою фирму или использовать для отпуска. Однако у кредитных карт для сотрудников есть и недостатки, в том числе риск того, что ваши сотрудники украдут у вас деньги.

Преимущества кредитных карт для сотрудников

• Получение вознаграждения: Когда вы возмещаете расходы своих сотрудников, они получают все вознаграждения, полученные за деловую покупку; кредитные карты сотрудников позволяют вам сохранять вознаграждения и использовать их по своему усмотрению
• Мониторинг и контроль расходов: Отслеживание и ограничение того, как сотрудники тратят деньги компании, с помощью инструментов, которые устанавливают кредитные лимиты и позволяют вам видеть деловые расходы в режиме реального времени, что является одной из причин выбора визитной карточки вместо личной
• Экономия времени: Вы оптимизируете процесс расходов, сократив или исключив возмещение и оплачивая одним счетом многие покупки вашего бизнеса

Недостатки кредитных карт для сотрудников

• Увеличение вашего риска: Во многих случаях вы лично несете ответственность за любые расходы, размещенные на кредитной карте авторизованного пользователя; если вы должны сделать личную гарантию, вы должны разместить средства контроля расходов на отдельных картах
• Угроза вашему кредиту: Если вы не можете погасить задолженность по кредитной карте вашей компании и предоставили личную гарантию, ваш бизнес-кредит может быть поврежден; некоторые кредитные карты для малого бизнеса даже отчитываются перед личными кредитными бюро, а это означает, что ваш личный кредит также может пострадать
• Дополнительные сборы держателей карт: Некоторые эмитенты кредитных карт взимают дополнительные сборы за каждого владельца карты, которого вы добавляете в свою учетную запись, что означает дополнительные расходы для вашей компании; убедитесь, что кредитные карты выдаются только тем сотрудникам, которым часто приходится ими пользоваться

Кредитная карта для сотрудников.

Решение о выпуске кредитной карты для сотрудников не всегда может быть простым решением. Вы должны знать, какой тип кредитной карты сотрудника вы хотите, прежде чем подавать заявку. Однако есть и другие вопросы, которые вы также должны задать. Если мы не ответим на ваш вопрос в разделе часто задаваемых вопросов ниже, оставьте комментарий ниже, и мы дадим ответ.

Влияют ли карты компании на кредит?

Зависит от типа выбранной карты компании. Кредитная карта для малого бизнеса может повлиять как на личный, так и на бизнес-кредит владельца, поскольку вы должны предоставить личную гарантию погашения. Корпоративная кредитная карта может повлиять на кредитоспособность ваших сотрудников, если вы установите совместную ответственность по выплате между компанией и сотрудником.

Как работают кредитные карты компании?

Предприятия могут выдавать кредитные карты сотрудникам доверенным работникам, которые несут ответственность за расходование средств компании. Кредитная карта авторизованного пользователя имеет все те же преимущества и требования, что и карта основной учетной записи, а это означает, что вам придется платить проценты по перенесенным остаткам, а расходы по карте сотрудника могут приносить вознаграждение.

Будет ли кредитная карта моей компании отображаться в моем кредитном отчете?

Ваша кредитная карта для малого бизнеса будет указана в вашем бизнес-кредите, вашем личном кредите или в обоих случаях. Если вы опоздаете или пропустите платеж, это может повредить вашей кредитной истории. Для сотрудников, которым была выпущена корпоративная кредитная карта, если вы разделяете ответственность с бизнесом, карта может появиться в вашем отчете.

Bottom Line

Кредитная карта сотрудника может помочь вам лучше контролировать расходы ваших сотрудников от имени компании. Используйте кредитную карту сотрудника для контроля и ограничения использования сотрудниками средств компании. Однако вам нужно быть бдительными, поскольку некоторые кредитные карты сотрудников подвергают вас личному риску в случае кражи сотрудников или если вы не можете совершать платежи по карте. Обязательно выберите карту, которая предлагает вознаграждение за расходы вашей компании.

Если ваша компания регулярно закупает канцелярские товары, хорошим выбором может стать карта Chase Ink Business Cash®. Он предлагает 5% возврата денег за первые 25 000 долларов, потраченные на комбинированные покупки в магазинах канцтоваров и на телекоммуникационные услуги. Кроме того, кредитные карты для сотрудников бесплатны.

Подать заявку сейчас

Как заполнить форму I-9 (шаг за шагом)

Что такое форма I-9?

Когда вы нанимаете нового сотрудника, вы должны убедиться, что он имеет законное право работать в Соединенных Штатах. После того, как вы сделали предложение о работе (но не раньше), новый сотрудник должен продемонстрировать право на работу в США, заполнив форму I-9 «Подтверждение права на работу».

Как работодатель вы несете ответственность за заполнение этой формы Службы гражданства и иммиграции США сотрудником и вами. Сохраните форму вместе с другими вашими трудовыми записями — не отправляйте ее в правительство.

Заполнение формы I-9

Форма I-9 предназначена для получения информации от новых сотрудников, подтверждающих их право на легальную работу в США. Ни один работник не освобождается от необходимости заполнять форму.

Форма I-9 состоит из трех частей:

1. Часть I: для сотрудника, установление личности

Эта часть формы заполняется работником. Он включает такую ​​информацию, как полное имя сотрудника, адрес, дата рождения, номер социального страхования (если применимо), адрес электронной почты и номер телефона.

Эта часть также используется для подтверждения (под страхом наказания за лжесвидетельство) того, что лицо имеет законное право работать в Соединенных Штатах, поскольку оно:

• Гражданин
• Негражданин США
• Законный постоянный житель
• Иностранец, имеющий разрешение на работу в США Сотрудник должен указать дату истечения срока действия этого разрешения, если это применимо.

Сотрудник, который является иностранцем и имеет разрешение на работу, должен ввести регистрационный номер иностранца («номер A», который представляет собой уникальный 7-, 8- или 9-значный номер).-цифровой номер, присвоенный иностранцу) или регистрационный номер формы I-94.

Сотрудник должен подписать бланк и поставить дату. Ложные заявления могут привести к штрафам и/или тюремному заключению.

Некоторым сотрудникам может понадобиться помощь, чтобы заполнить их часть формы. Если сотрудник является несовершеннолетним или инвалидом (или нуждается в переводе), лицо, помогающее заполнять форму (т. е. составитель и/или переводчик), также должно указать свое имя и адрес, а также поставить подпись на форме (также под угрозой наказания за лжесвидетельство).

2. Часть II: для работодателя, проверка документов сотрудника

Эта часть формы заполняется работодателем. В нем описываются документы, которые работодатель рассмотрел для подтверждения права на работу. Работодатель должен предпринять это действие в течение трех дней с первого дня работы. Работодатель может, но не обязан, создавать копии представленных документов.

Можно использовать три списка документов. Тип используемых документов определяет часть части II, которую должен заполнить работодатель.

Список A:   Документы в этом списке устанавливают как личность работника, так и разрешение на работу. Сотруднику необходимо представить только одну из следующих форм, чтобы удовлетворить требование документа:

• Паспорт США (или карта паспорта США)
• Карточка постоянного жителя («зеленая карта») или регистрационная карточка иностранца (технически грин-карта — это форма I-551)
• Заграничный паспорт с временным штампом I-551
• Документ о разрешении на работу с фотографией (форма I-766)
• Для иностранца-неиммигранта, имеющего разрешение на работу: заграничный паспорт и форма I-94 (или 94A), а также подтверждение неиммиграционного статуса иностранца, пока не истек срок его действия
• Паспорт Федеративных Штатов Микронезии, Республики Маршалловы Острова

Список B:   Документы в этом списке показывают личность сотрудника. Если у работника нет документа из Списка А, необходимо предъявить один документ из Списка Б, плюс   один документ из списка C (ниже).

• Водительское удостоверение или удостоверение личности, выданное штатом (при условии, что оно содержит удостоверение личности с фотографией и другую личную информацию)
• Школьный билет с фотографией
• Регистрационная карточка избирателя
• Военный билет США или военный билет
• Военный иждивенец Удостоверение личности
• Карта торгового флота береговой охраны США
• Документ индейского племени
• Водительское удостоверение, выданное государственным органом Канады

Для несовершеннолетних (младше 18 лет), которые не могут предъявить один из документов из списка B, альтернативные документы, которые приемлемы для подтверждения личности работника, включают школьную ведомость или табель успеваемости; запись клиента, врача или больницы; или запись в детский сад или детский сад.

Список C:   Этот документ устанавливает разрешение работника на работу в Соединенных Штатах. Опять же, если работник не может предъявить документ из списка А, он должен предъявить документ из списка Б и один из списка С.

• Карта с номером счета социального обеспечения (если на карте не указано: недействительна для трудоустройства, действительна только для работы с разрешением INS или действительна для работы только с разрешением DHS)
• Свидетельство о рождении за границей, выданное Государственным департаментом (форма FS-545)
• Свидетельство о рождении, выданное Государственным департаментом (форма DS-1350)
• Оригинал или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного властями штата, округа, муниципалитета или территории США с официальной печатью
• Документ индейского племени
• Удостоверение личности гражданина США (форма I-197)
• Удостоверение личности для использования гражданином-резидентом США (форма I-179)
• Документ о разрешении на работу, выданный Министерством внутренней безопасности

Как и в случае с работником, работодатели должны засвидетельствовать под страхом наказания за лжесвидетельство, что они ознакомились с необходимыми документами, считают их подлинными и насколько им известно, что работник имеет право работать в США. В дополнение к подписанию сертификации, работодатель должен отметить первый день работы работника, а также другую информацию о работодателе (название предприятия, должность лица, подписавшего форму, и адрес предприятия).

3. Часть III: для работодателя при повторном приеме на работу

Эта часть формы также заполняется только работодателем, но используется только в случае повторной проверки при повторном приеме на работу работника. Если работник повторно принят на работу в течение трех лет с даты первоначальной формы I-9, работодатель может выбрать заполнение этого раздела или новой формы I-9.

Если необходимо заполнить эту часть, то работодатель просто указывает имя сотрудника (или новое имя, если у сотрудника было изменение имени) и дату повторного найма. Если предыдущее разрешение на работу истекло, но теперь было продлено, введите информацию о документе, устанавливающем такое разрешение (название документа, номер и срок действия нового разрешения на работу).