Как в outlook архивировать почту: Как архивировать электронную почту в Outlook,

Как заархивировать электронные письма в Outlook 365 на локальный диск? Ответили подробно

Обзор: Узнайте, как заархивировать электронные письма в Outlook 365 на локальный диск, как описано в этом блоге. Найдите причины, по которым пользователи ищут это решение. Также обратите внимание на решение, которое поможет вам сохранить электронные письма из вашего почтового ящика, как описано в этой статье. Нырнуть в это!

Office 365 — одна из самых популярных платформ электронной почты, которая предоставляет пользователям услуги по отправке, получению и отправке электронных писем. Он предлагает пользователям планы подписки, дающие определенные преимущества и увеличивающие пространство для хранения и ресурсы по мере того, как пользователь покупает новый план. Существуют разные планы для предприятий и домашних пользователей.

Иногда, когда пространство для хранения в почтовом ящике заполняется, пользователи пытаются архивировать электронные письма в Outlook 365 на локальный диск. Когда пространство в почтовом ящике Outlook 365 заполнено, пользователь может сделать две вещи; сохраните электронные письма в архивном почтовом ящике или приобретите новый план подписки. Большинство пользователей предпочитают первый вариант, чтобы не тратить деньги на ненужные вещи.

Давайте узнаем, как сэкономить место в почтовом ящике, когда место в хранилище Office 365 заполнено.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Каков ответ на вопрос, как архивировать электронные письма в Outlook 365 на локальный диск?

Ответы на этот вопрос следующие:

Для первого метода вам сначала нужно убедиться, что архивный почтовый ящик включен в вашей учетной записи Outlook 365. Для этого вам нужно сначала перейти в Центр безопасности и соответствия требованиям и выберите Управление данными. Нажмите на Архив вариант, а затем вам нужно выбрать почтовый ящик, в котором вы хотите включить Архивный почтовый ящик.

Второй метод, с другой стороны, просто необходимо загрузить, и он поможет вам сохранить электронные письма за короткое время, скажем, за минуты.

Давайте теперь посмотрим, как оба этих метода играют роль в архивировании электронных писем в Outlook 365 на локальный диск.

Как ручной метод помогает архивировать электронные письма?

Если вы успешно включили архивный почтовый ящик в своей учетной записи Outlook, вам просто нужно выполнить шаги, перечисленные ниже:

1. Прежде всего войдите в Outlook, используя свою учетную запись Office 365.

2. Теперь перейдите в папку, из которой вы хотите заархивировать электронные письма.

3. Выберите электронные письма и щелкните их правой кнопкой мыши.

4. В раскрывающемся списке выберите Архив вариант.

Письма будут заархивированы в кратчайшие сроки. Теперь, если вы хотите сохранять выборочные электронные письма из своей учетной записи Outlook 2016.

Выполнение процедуры архивации электронных писем в Outlook 365 на локальный диск для Outlook 2016

Помните, что этот метод будет работать только в том случае, если вы настроили свою учетную запись Office 365 с учетной записью Outlook. Только после этого вы сможете использовать функцию архивации в Outlook, чтобы сэкономить место за счет архивации старых писем.

Примечание: Архивные электронные письма будут сохранены локально в архивной папке Outlook.

1. Запустите Outlook для рабочего стола на экране ОС Windows и выберите электронные письма, которые вы хотите заархивировать, из почтового ящика или других папок.

2. Теперь щелкните эти письма правой кнопкой мыши и выберите Архив возможность переместить старые электронные письма в архивный почтовый ящик.

3. Или вы можете выбрать письма, нажав на Архив кнопка из Удалить группа.

4. Также можно архивировать эти электронные письма, нажав кнопку Backspace кнопку на клавиатуре.

Теперь, для более надежного подхода, вам следует перейти к следующему методу. Это решение упростит процедуру и поможет вам перемещать электронные письма оптом без каких-либо проблем. Проверьте это и поймите, что это работает.

Как заархивировать электронные письма в Outlook 365 на локальный диск с помощью мгновенного решения?

Для мгновенного и массового архивирования писем из вашей учетной записи Outlook 365 и сохранения этих писем в локальном хранилище вы можете использовать этот инструмент. Сделайте резервную копию своих данных из учетной записи Outlook, чтобы сэкономить место в почтовом ящике, а также сделайте резервную копию, чтобы в случае чего-то неприятного с вашими данными они были в безопасности в локальном хранилище.

Давайте посмотрим на работу этого программного обеспечения и проверим предлагаемые функции для беспроблемной работы:

1. Загрузите инструмент и запустите его на рабочем столе. Нажать на Авторизоваться кнопку, чтобы начать процедуру.

2. Введите учетные данные для своей учетной записи Office 365 и нажмите Войти кнопка.

3. Теперь отметьте Резервное копирование Office 365 вариант, а затем нажмите на Следующий кнопка.

4. Выберите элементы почтового ящика, из которых хотите экспортировать электронные письма, и выберите Просматривать кнопку для пути к конечному результату и нажмите Экспорт.

5. Выберите Тихоокеанское стандартное время в качестве типа экспорта и примените Соглашение об именовании и Фильтр даты. Ударить Начинать чтобы закончить процедуру.

Это программное обеспечение позволяет пользователям экспортировать избранные электронные письма из вашей учетной записи с помощью Фильтр даты особенность. Вы можете выбрать период времени, с которого вы хотите, чтобы ваши электронные письма были экспортированы.

Заключительные строки

На наиболее часто задаваемый вопрос пользователей Outlook, например, как заархивировать электронные письма из Outlook 365 на локальный диск, отвечают единственные известные полезные методы. Как понятно из чтения всего блога, вы можете выполнить задачу вручную, но вам придется выбирать электронные письма из своей учетной записи по одному. Для массовой миграции писем вы можете использовать упомянутый выше инструмент. Кроме того, с помощью этого инструмента можно выборочно сохранять электронную почту в короткие сроки.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

Как архивировать почту в Outlook максимально удобно для компании

Друзья, привет. С вами Максим Пуха, основатель и совладелец AggreGroup — компании, которая предлагает небольшим и средним организациям функциональные ИТ-решения, повышающие конкурентоспособность. Сегодня предлагаю поговорить об электронной почте — “нервной системе” любого бизнеса.

300 млрд. писем в год

За время, которое вы потратите на прочтение этого поста, в ваш рабочий электронный почтовый ящик упадёт одно или несколько писем. Неудивительно: емейл — важное средство общения. Во всем мире ежегодно отправляется и принимается порядка 300 миллиардов электронных сообщений. Их пишут друг другу не только люди в рамках персональной и официальной переписки. В эпоху интернета вещей письмами обмениваются даже серверы и механизмы, работающие без участия человека.

Помимо средства коммуникации электронная почта выполняет также роль хранилища информации. Данные об учетных записях других онлайн-сервисов, счета, договоры, бизнес-презентации и др. — всё это следует не только правильно и безопасно хранить, иметь к этим данным быстрый и удобный доступ. Даже если нужное в данный момент письмо было получено или отправлено не вчера, а несколько лет назад. А если сообщение может стать аргументом или доказательством в каком-либо споре, такая потребность становится критически важна. Вот почему компаниям следует с самого начала действовать правильно во всем, что связано с хранением и оперативным доступом к данным из электронной переписки.

Выбираем стратегию архивирования почты

Начнем с базовых вещей, а именно с подходов, связанных с архивированием данных электронной переписки.

Первый вариант — архивирование на сервере. Централизованное автоматическое архивирование, которое функционирует независимо от конечного пользователя. Это наиболее распространенный подход, поскольку он позволяет контролировать все сообщения электронной почты, минимизировать работу ИТ-отдела и соблюдать корпоративные политики безопасности в полном объеме. Единственный и довольно существенный минус заключается в том, что этот тип архивирования целесообразен для организаций, где есть штатный системный администратор, и где есть мощности для хранения и обработки данных из почтовых ящиков.

Второй вариант — архивирование на стороне пользователя. Используется в основном в связке протоколом POP3. Здесь используется локальный почтовый клиент (например, Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird) и принимается соответствующая структура папок. Особенность этого подхода — в повышенных рисках: данные могут быть утеряны в результате какого-либо происшествия. Скажем, если лэптоп сотрудника будет украден в командировке, или если жесткий диск компьютера выйдет из строя.

После того, как решение, связанное с типом архивирования, принято, самое время поразмыслить, где располагать архив. Есть две альтернативы. Первая — облако. Разумный выбор, если компания небольшая, и ее бизнес не связан с информационными технологиями. Ответственность за архивирование и сохранность данных лежит на провайдере. При выборе облачного решения мы рекомендуем предпочесть максимальный уровень доступности и безопасности. Это будет немного дороже, чем сервис по умолчанию, но все равно дешевле, чем услуги квалифицированного системного администратора и расходы на закупку и поддержку корпоративного сервера.

Вторая — локальное хранилище. Имеет смысл, когда компания предъявляет повышенные требования к защищенности переписки, не согласна доверять каким бы то ни было внешним почтовым сервисам, и у нее в штате есть ответственный и компетентный “админ”.

Дополняем бэкапом

Архивирование или резервное копирование? На этапе формирования стратегии работы с данными этот вопрос в том или ином виде задает себе каждый заказчик. Ставить знак равенства между этими процессами нельзя.Перед нами — два совершенно разных способа обращаться с данными. Они могут взаимодополнять, но ни в коем случае не заменять друг друга. Если архивирование — это способ экономить дисковое пространство на серверах и при этом обеспечивать быстрый доступ к данным из архива, то резервное копирование — оно про безопасность. Бэкап предотвращает утрату данных, а если что-то пойдет не так — позволяет быстро восстановить информацию.

Бэкап, в отличие от архива, не обеспечивает быстрого доступа к данным. Но при этом он защищает архив от потери в результате программного сбоя, неисправностей на жестком диске или от последствий хакерской атаки. Так что архив электронной почты ящиков должен обязательно входить в категорию данных, требующих резервного копирования.

Используем преимущества архивирования почты

Итак, когда с технической частью все более-менее понятно, самое время выяснить, в каких именно ситуациях из архивирования электронной почты можно извлечь максимальную пользу.

Во-первых, при восстановлении данных, отправленных заказчикам. Ситуации, когда клиенты сами случайно удаляют важную информацию (учетные данные онлайн-сервиса, договор, счет и т.д.) случаются сплошь и рядом. И когда менеджер вашей компании поможет заказчику восстановить жизненно важные документы и факты из переписки, это сразу настраивает клиента на позитивный лад: “Эти ребята умеют работать!”

Во-вторых, при заполнении почтового ящика. Признайтесь: вы сами пропускали важные сообщения или не могли “достучаться” до адресата потому, что ваш или его почтовый ящик оказывался заполнен. С сервисом архивирования такие ситуации в прошлом. Равно как и мучительная чистка собственного инбокса от тысяч ненужных сообщений вручную.

В-третьих, при аварии на сервере. Часто отказ почтового сервера буквально парализует работу компании. Но не тогда, когда под рукой есть архив переписки. Пока почту не починят, можно перевести общение с клиентом в другой канал (например, в мессенджер) и тем самым обеспечивать непрерывность бизнеса.

В-четвертых, сохранение быстродействия работы почты при резервном копировании и/или переезде на другое оборудование. Из-за забитых каналов и высокой нагрузки на оборудование доступ к почте может быть затруднен. Но не для тех, кто использует почтовые архивы. Это делает производственный процесс более продуктивным даже в периоды, когда на почтовых серверах идут регламентные или срочные работы.

Применяем правильное решение

В компаниях, для которых электронная почта — действительно “нервная система” всего бизнеса, давно и продуктивно используют MailStore Server. Это решение отмечено корпорацией Microsoft. Оно отлично работает как в небольших, так и средних и крупных компаниях. MailStore Server предлагает особенно быстрый полнотекстовый поиск по электронной почте и по вложениям в письма, прекрасно работает с приложением MS Outlook и поддерживает веб-доступ. Что важно, оно крайне дружелюбно по отношению к пользователю, потому что позволяет сохранить привычную структуру папок.

Важно сказать, что у MailStore Server есть 30-дневная пробная версия без ограничения функциональности. Напишите нам, и мы поможем провести всесторонний тест решения в вашей организации.

Как архивировать электронные письма в папке «Входящие» Microsoft Outlook

• Вы можете архивировать электронные письма в Microsoft Outlook, чтобы поддерживать порядок в папке «Входящие», сохраняя важные, несрочные сообщения вне поля зрения.
• Кнопка архивации в верхнем меню папки «Входящие» Outlook позволяет переместить сообщение электронной почты в папку, доступную из панели управления клиента.
• Вы можете архивировать электронные письма только из папки «Входящие», а не из какой-либо другой папки.
• Посетите библиотеку технических справочников Business Insider, чтобы узнать больше.

Многие почтовые клиенты могут архивировать старые электронные письма, и Microsoft Outlook не является исключением.

Архивирование электронной почты перемещает ее из папки «Входящие» в специальную папку, созданную вашим почтовым клиентом, где она легкодоступна, но скрыта от глаз. Эта функция помогает вам сохранять сообщения, которые могут вам понадобиться, не выбирая между их удалением или засорением почтового ящика.

Процесс архивации электронной почты в Outlook занимает всего пару кликов. Поскольку архивирование предназначено для перемещения электронных писем из папки «Входящие» в папку архива, вам необходимо войти в свою учетную запись Outlook и открыть папку «Входящие». В настоящее время вы не можете архивировать электронные письма из других папок, таких как черновики или отправленные.

Если вы хотите очистить свой почтовый ящик, вот как заархивировать электронную почту в Outlook за четыре простых шага.

Ознакомьтесь с продуктами, упомянутыми в этой статье:

Apple Macbook Pro (от 1299 долларов США в Apple)

Acer Chromebook 15 (от 358,99 долларов США в Staples)

Как архивировать электронные письма в папке «Входящие» Microsoft Outlook

29

9 Выберите сообщение электронной почты в папке «Входящие», которое вы хотите заархивировать.

2. Нажмите кнопку «Архивировать», расположенную в верхней строке меню папки «Входящие».

Параметр «Архив» находится под панелью поиска входящих сообщений электронной почты и слева от кнопки «Удалить». Крисси Монтелли/Business Insider

3. Чтобы просмотреть заархивированные электронные письма, щелкните папку «Архив» в левой части папки «Входящие».

Папка архива доступна через левое меню под папкой «Удаленные». Крисси Монтелли/Business Insider

• Как использовать скрытую копию в Microsoft Outlook для отправки писем нескольким людям в частном порядке

• Как создавать папки в Outlook за 4 простых шага

• Как пересылать электронные письма из Outlook в другую учетную запись, создав «правило» это сделает это за вас автоматически

• Как экспортировать контакты из Outlook для резервного копирования вашей контактной информации или добавить ее в другие программы

• Как настроить учетную запись электронной почты Outlook на вашем iPhone в приложении Почта

Крисси Монтелли

Крисси Монтелли — писатель и создатель контента из Лонг-Айленда, штат Нью-Йорк. Она является автором двух сборников стихов, Heart Float (Bottlecap Press) и Going to Ithaca (Ghost City Press), а также различных онлайн-публикаций. Узнайте больше от нее на chrissymontelli.wordpress.com.

ПодробнееПодробнее

Insider Inc. получает комиссию, когда вы покупаете по нашим ссылкам.

Как архивировать электронную почту в Outlook

Автор Махеш Маквана

Опубликовано 4 февраля 2021 г.

Очистите папку «Входящие» Outlook, заархивировав все электронные письма, которые вы не хотите удалять, но не хотите видеть прямо сейчас.

Архивирование электронной почты — один из лучших способов навести порядок в почтовом ящике. Если вы хотите сделать это в Outlook, вам повезло. Как Outlook для Интернета, так и Outlook для рабочего стола позволяют с легкостью архивировать электронную почту.

В этом руководстве мы рассмотрим все лучшие способы архивации электронной почты в Microsoft Outlook на вашем компьютере.

Что такое архив в Outlook?

В контексте Outlook и электронной почты архив — это, по сути, все электронные письма, которые вы решили хранить отдельно от основного почтового ящика.

В Outlook для Интернета архивирование электронной почты означает перемещение сообщений электронной почты из основной папки «Входящие» в папку «Архив».

В Outlook для настольных ПК архивирование электронной почты в основном означает перемещение ваших электронных писем из основного файла Outlook PST в новый файл PST. Вы можете перемещаться по этому PST-файлу и получать доступ ко всем своим заархивированным электронным письмам в любое время.

Если вы только начинаете работать с Outlook, сравните Outlook для Интернета и настольного компьютера и посмотрите, какой из них соответствует вашим потребностям.

Есть два случая, когда вы не можете использовать функцию архивации в Outlook.

Во-первых, если у вас есть учетная запись электронной почты Exchange Server и ваша организация использует онлайн-архив Microsoft Exchange Server, вы не сможете использовать встроенную функцию архивирования Outlook.

Во-вторых, если ваш сетевой администратор отключил функцию архивирования, вы также не сможете архивировать свою электронную почту.

В обоих этих случаях обратитесь за помощью к сетевому администратору вашей организации.

Архивировать электронную почту в Outlook для Интернета проще, чем в классическом приложении. Просто выберите несколько вариантов, и выбранные вами электронные письма будут заархивированы.

Вот как это сделать:

1. Перейдите на Outlook.com и войдите в свою учетную запись электронной почты.
2. Нажмите на папку слева, где находятся ваши электронные письма.
3. Выберите электронные письма, которые вы хотите заархивировать, на правой панели.
4. Щелкните параметр с надписью Архив в верхней строке меню.
5. Если вы по ошибке заархивировали электронное письмо, нажмите Отменить внизу, чтобы отменить действие.

Вы можете просмотреть все свои заархивированные электронные письма, нажав Архив слева.

Если вы когда-нибудь захотите переместить заархивированное электронное письмо обратно в основную папку, найдите это электронное письмо в папке Архив , нажмите на электронное письмо, нажмите Переместить в вверху и выберите, куда вы хотите переместить электронное письмо.

Связано: Как архивировать все старые электронные письма в Gmail и достичь нулевой папки «Входящие»

В Outlook для настольных ПК вы можете архивировать сообщения электронной почты автоматически или вручную. В этом разделе мы расскажем, как использовать функцию автоматического архивирования в Outlook для настольных ПК.

AutoArchive — это название функции, которая помогает автоматически архивировать ваши электронные письма в приложении Outlook. Эта функция отправляет ваши электронные письма из ваших основных папок в архив по истечении заданного времени.

Вы можете настроить различные параметры этой функции, и следующие шаги описывают, как это сделать:

1. Откройте Outlook на своем компьютере.
2. Щелкните Файл вверху, а затем выберите Параметры на левой боковой панели.
3. Выберите параметр Advanced
   слева.
4. Найдите AutoArchive на правой панели и нажмите кнопку AutoArchive Settings .
5. Отметьте параметр Запускать автоархивацию каждые вверху и укажите, когда эта функция должна запускаться в вашем Outlook.
6. В настройках папки по умолчанию для раздела архивации выберите, когда элемент должен быть заархивирован. По сути, вы указываете возраст вашего контента Outlook.
7. Нажмите Найдите и выберите папку назначения для файла архива. Вам нужно сделать это только в том случае, если вам не нравится каталог Outlook PST по умолчанию.
8. Наконец, нажмите OK внизу, чтобы сохранить изменения.

Если вы когда-нибудь захотите запретить Outlook автоматически архивировать вашу электронную почту, вы можете отключить функцию автоархивации.

Для этого:

1. Откройте Outlook на своем компьютере.
2. Нажмите File вверху и выберите Options слева.
3. Выберите параметр Advanced слева.
4. Нажмите Настройки автоархивации на правой панели.
5. Снимите флажок Запускать автоархивацию каждые вверху.
6. Нажмите OK внизу.

Чтобы лучше контролировать архивы электронной почты, вы можете вручную архивировать электронные письма в Outlook. Это позволяет отправлять основные электронные письма в архив по мере необходимости.

Чтобы использовать этот метод:

1. Откройте Outlook на своем компьютере.
2. Щелкните Файл в верхнем левом углу.
3. Выберите вкладку Информация слева.
4. Щелкните значок со стрелкой вниз для Инструменты и выберите Очистить старые элементы .
5. Появится диалоговое окно, позволяющее настроить архив электронной почты вручную.
6. Вверху у вас есть две опции, позволяющие вам решить, что включить в ваш архив. Выберите тот, который вы хотите использовать.
7. Выберите папки, которые вы хотите добавить в свой архив.
8. Выберите возраст ваших предметов, используя опцию календаря.
9. Нажмите Найдите и выберите папку, в которой вы хотите сохранить файл архива Outlook.
10. Нажмите OK внизу, чтобы начать создание архива электронной почты в Outlook.

После создания архива полученный файл PST можно переместить куда угодно.

Доступ к заархивированным сообщениям электронной почты в Outlook для настольных ПК так же прост, как и в Outlook для Интернета. Вам просто нужно загрузить файл архива в Outlook, и вы увидите все свои заархивированные электронные письма.

Вот как импортировать файл архива электронной почты PST в Outlook на вашем компьютере:

1. Запуск Outlook .
2. Щелкните меню File вверху.
3. Выберите Открыть и экспортировать на левой боковой панели.
4. На правой панели щелкните Открыть файл данных Outlook при импорте файла данных PST в программу.
5. Перейдите в папку, в которой находится ваш архивный файл, щелкните файл и нажмите Откройте внизу.
6. Ваш файл должен загрузиться в программу, после чего вы сможете просмотреть все свои заархивированные электронные письма.

Вы можете объединить файлы Outlook PST, если у вас их несколько.