Как создать архив в outlook 2019: Как архивировать электронную почту в Outlook,

Содержание

Инструкция по настройке архивации писем в Outlook для компании ВСК

Добрый день уважаемые читатели и гости блога, продолжаем наше изучение почтовых программ. На своей практике я их видел огромное количество, и могу точно сказать, что лучшим толстым клиентом (это тот, что установлен у вас локально на компьютере) является microsoft outlook, да да именно он, так как кроме него с большим количеством писем, никто стабильно работать не может, так что не пишите мне тандерберд. В прошлый раз мы с вами решили проблему с нерабочим поиском, сегодня же раздерем как в outlook настроить архивацию, поехали.

Введение. Для чего нужна архивация?

Дорогие друзья, прежде чем узнать, как архивировать письма или создать архив почты Outlook 2010, давайте разберёмся для чего это в принципе нужно. Может быть, что вы передумаете это делать. Или же вы, вообще, искали совершенно не это. Поэтому не стоит умалять значение некой теории, потому что так можно избежать лишней работы.

Иногда вам может понадобится архивировать свою почту, чтобы перенести её на внешний накопитель

Для чего же может пригодиться знание о том, как заархивировать письма в outlook 2010?

Если вам нужно куда-то сохранить почту, чтобы потом получить к ней доступ. Например, при переустановке операционной системы компьютера или ноутбука.
Если есть необходимость открыть письма на другом устройстве, при его смене старого.
Также при простом переносе входящих или исходящих сообщений на внешний носитель информации.

Архивируем вручную

Если нет потребности автоматически упаковывать всю корреспонденцию, создать архив можно вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Средства очистки / Архивировать.

В открывшемся меню Архивации установите необходимые параметры и нажмите Ok.

В результате обоих описанных способов архивации данных Outlook, почтовым клиентом будет создан файл с архивом данных, который можно импортировать обратно в случае необходимости, а также можно перенести архив на любой другой компьютер.

Как создать архив писем?

Итак, давайте перейдём к тому, как заархивировать письма в почте outlook 2010:

Для начала, естественно, нужно открыть программу outlook. Для этого кликните по ярлыку запуска приложения в меню «Пуск», затем жмём «Все программы», ищем папку с пакетом офисных программ от Microsoft и уже в открывшемся списке нажимаем на нужный файл левой кнопкой мыши.
Теперь нажмите на вкладку «Файл» в верхней основной панели инструментов приложения. Здесь нам нужен будет такой пункт, как «Открыть».
В появившемся окне экспорта необходимо взять «файл данных outlook».
Обратите своё внимание на то, что в обязательном порядке указываются наименования файлов ваших писем, а также период их создания (то есть, дата).
Выделяем письма, которые вы хотите архивировать, специальной галочкой. Только потом кликаем по кнопке «Архивировать», когда все нужные сообщения выбраны.
Система попросит вас уточнить один из способов архивации. Укажите наиболее подходящий для вас вариант. Не забываем про указание даты архивации в предназначенном для этого месте в диалоговом окне.
Итак, нам с вами удалось создать архив писем в outlook Можете себя поздравить!

Давайте немного поговорим о том, что же дальше делать с архивированной почтой. Как было отмечено выше, доступ к этим сообщениям ни в коем случае не закрывается. Вы можете их смотреть, читать и извлекать из них нужную информацию. Такие архивы не имеют ограничений по сроку хранения. Поэтому можете не волноваться по поводу их сохранности.

Найти их можно легко в специальном разделе под непринуждённым названием «Вся почта». Это вполне логично, раз там хранится весь запас писем, включая заархивированные. Обратите также внимание на то, что письма от одного отправителя, которые попали под архив, создадут некую цепь. Сделано это для более удобного и комфортного обращения с архивами. Управление происходит с помощью простой мыши стандартными средствами программы, так что устанавливать сторонние продукты и утилиты вам не нужно будет.

Как настроить архивацию outlook

Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2020, но все действия будут в полной мере применимы и для других версий. Открываем программу и переходим в пункт «Файл»

Переходим в параметры

Далее в открывшемся окне вы находите вкладку «Дополнительно», на ней будет кнопка «Настройка архивации»

Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:

Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
Архивировать или удалять старые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с основным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите соответствующую опцию.

Если зайти в инструменты аутлука в «Параметры почтового ящика», то там вы сможете обнаружить два интересных пункта:

Очистить почтовый ящик
Удалять старые элементы

Выбрав пункт «Очистить почтовый ящик» вам будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.

Если выбрать пункт «Удалять старые элементы», то вы сможете выбрать дату на момент которой сможете запустить процесс архивации папки или папок.

Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

Специальные инструменты для электронной почты Outlook Архива

Ежедневное архивирование электронной почты и других элементов Outlook, требует комплексного подхода, поэтому специалисты используют специальные утилиты, которые автоматизируют процедуру. В то же время, профессиональные утилиты предоставляют дополнительные опции, такие как преобразование форматов и фильтрацию архивированных сообщений. Data Extraction Kit for Outlook Программное обеспечение предоставляет профессиональные возможности для данных Outlook, архивирование любого масштаба:

электронная почта Outlook, архивирование в СОЛ, MSG, HTML-, форматы TXT.
Дополнительная опция генерировать суд дружественный PDF файлы.
Архивирование календаря Outlook,, примечания, контакты и другие предметы.
Архивирование настроек учетной записи электронной почты, включая пароли Outlook,

Где хранятся файлы данных Outlook

Место хранения файлов с данными Outlook зависит от версии программы. Outlook 2007 и 2010 по умолчанию сохраняет PST

и
OST
файлы в папку
AppData
:

C:\Users\Имя Пользователя

\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Начиная с Outlook 2013 место расположения PST файла изменилось, и теперь они стали храниться в папке Документы. Так, Outlook 2013 и 2016 сохраняет PST

файлы в следующей папке:

C:\Users\Имя Пользователя

\Documents\Файлы Outlook

Увидеть папку хранения PST

или
OST
файла конкретного аккаунта можно также с помощью самого Outlook. Для этого перейдите в меню
Файл
/
Настройка учётных записей
.

В окне Настроек аккаунта

в закладке Файлы данных, выберите аккаунт, который необходимо просмотреть (если их несколько) и нажмите
«Открыть местонахождение файла»

Outlook откроет окно проводника и покажет папку в которой хранится PST

файл (или
OST
файл, если данным аккаунтом используется такой).

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

открыть Аутлук через браузер;
в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

Отправка больших файлов по почте

Сохранение вложений из нескольких писем

Некоторые полученные письма могут содержать в себе вложения: файлы, картинки, видеоролики и т. п. Можно сохранять вложения каждого письма по очереди, но есть другой вариант:

Выделите письма, вложения которых необходимо сохранить, разверните вкладку «Файл» и выберите функцию «Сохранить вложения».

Нажимаем кнопку «Сохранить вложения»
Развернётся окошко со списком найденных вложений. Отметьте те, которые хотите сохранить, и кликните по кнопке «ОК». Указываем, какие вложения нужно сохранить
Укажите путь, по которому будут отправлены вложения из писем.

Указываем, куда сохранить вложения

Как выделить письма

Для того чтобы отметить несколько писем сразу для дальнейшего удаления или перевода их в раздел «Прочитанные», зажмите клавишу Ctrl на клавиатуре и начните отмечать письма с помощью мышки, не отпуская клавишу.

Если вам нужно выделить большое количество писем сразу, то выделите первое письмо, а потом зажмите на клавиатуре клавишу Shift и выделите последнее письмо, не отпуска клавишу. Все письма, находящиеся между первым и последним письмом, окажутся выделенными.

Выделяем несколько писем сразу

Чтобы выделить все письма сразу, отметьте одно письмо и зажмите комбинацию клавиш Ctrl+A, тогда все письма, находящиеся в той же папке, что и выделенное письмо, окажутся выделенными.

Некоторые проблемы с письмами Outlook и их решение

В процессе работы с письмами могут возникать те или иные ошибки или проблемы. Для их устранения требуется выполнить определённые действия.

Непрочитанные письма прочитываются самостоятельно

Если пришедшие вам на почту письма автоматически о, хотя вы их не открывали, то дело в том, что у вас включена функцию, которая показывает, что вы прочитали письмо, если у вас открыта вкладка с ним в течение нескольких секунд. Чтобы отключить эту функцию, необходимо выполнить следующие действия:

Находясь во вкладке «Файл», перейдите к параметрам программы.

Заходим в параметры приложения
Откройте дополнительные параметры программы, нажав на кнопку «Дополнительно».

Переходим к дополнительным параметрам Outlook
Кликните по кнопке «Область чтения». Уберите галочку с параметра «Отмечать как прочтённые при просмотре в области чтения» и сохраните внесённые изменения.

Отключаем функцию «Отмечать как прочтённые при просмотре в области чтения»

Не отображаются старые письма

Письма, прочитанные некоторое время назад, могут перестать отображаться в программе. Чтобы это исправить, выполните следующие действия:

Загрузка и восстановление писем из архива и файла в формате pst

Если у вас есть архив или другой файл с письмами в формате pst, то вы можете быстро выгрузить все данные из него в программу. То есть с помощью PST файла вы можете восстановить утерянные данные или добавить новые, взятые с другого компьютера:

Находясь во вкладке «Главная», разверните кнопку «Создать элемент», перейдите к пункту «Другие элементы» и выберите функцию «Файл данных Outlook». Выбираем функцию «Файл данных Outlook»
Укажите путь до файла с письмами.

Указываем путь до файла в формате pst
Дождитесь, пока программа распознает все письма. В панели быстрого перехода к папкам в Outlook появится новый раздел, названный «Архив» или именем загруженного файла, в нём вы найдёте все письма. Добавлен раздел, в котором находятся загруженные письма

Видео: перенос базы Microsoft Outlook 2010

Автоматическая архивация старых элементов

Почтовый ящик Outlook может быстро заполниться новыми сообщениями, ответами и пересылаемыми письмами. До того, как вы поймете это, у вас уже могут скопиться тысячи сообщений. Контролируйте размер почтового ящика и его папок, перемещая более старые элементы, которые необходимо сохранить, в архив. Чтобы это делалось автоматически, используйте автоархивацию.

Вы можете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных элементов и время хранения элементов до их архивации.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Параметры автоархивации.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите команду Свойства.

На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.

Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.

Выберите Сервис > Параметры и откройте вкладку Другие.

Выберите параметр Автоархивация.

Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

Выберите нужные параметры.

Автоархивация каждые: выберите частоту запуска автоархивации. Одновременная архивация большого количества элементов может замедлить работу компьютера. Поэтому лучше выбрать период времени, который позволит выполнять архивацию быстрее. Настройте интервал времени с учетом того, какое количество элементов обычно поступает за соответствующий период. Запрос перед запуском автоархивации: выберите этот параметр, если вы хотите, чтобы Outlook выводил напоминание перед обработкой элементов. Когда появится сообщение, вы можете нажать Нет, чтобы отменить этот сеанс автоархивации.

Удалять просроченные элементы (только почта): этот параметр по умолчанию не выбран. Вы можете удалять сообщения электронной почты, срок хранения которых истек. По умолчанию он составляет шесть месяцев для элементов в папках “Черновики” и “Входящие” и три месяца для отправленных сообщений, но вы можете изменить эти значения с помощью параметра Удалять элементы старше.

Архивировать или удалять старые элементы: необходимо выбрать этот параметр, если вы хотите, чтобы при автоархивации удалялись все или некоторые элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует другие параметры, позволяющие определить, какие из таких элементов нужно архивировать, а какие — удалять. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.

Outlook 2013 подключение архива писем файл pst

Опубликовал(а): Bumos в: 30 мая 2016 Оставить комментарий7 комментариев Перейти к комментариям

Всем привет ранее я упоминал своей статье о том как восстановить архивную папку Outlook 2010 в интерфейсе программы. Сегодня будет инструкция о том как подключить архивный файл с расширением pst, это файл данных как раз хранит в себе информацию о входящих или исходящих письмах в зависимости от того что сохраняли в этот файл. За долгое время работы почтовый ящик на компьютере увеличился до критического объема, также сложилась такая ситуация что архив писем тоже превысил допустимый размер в следствие чего было принято решение создать новый архивный файл с расширением pst но уже с под другим названием. Но как сделать чтобы два архива (файлы данных с расширением pst) были в программе и можно было читать архивные письма из нескольких архивов.

Итак если мы нажмем на пункт меню файл – в моем случае ящик с письмами переполнен и требуется архивация.

Нажимаем кнопку архивировать, только в строке Файл Архива:

Пишем новое имя файла – произвольно, у меня это archive22.pst, также я установил архивацию элементов до определенной даты – Понедельник 29 февраля 2016 года – все письма которые были созданы до этой даты – будут помещены в архив.

Теперь чтобы подключить два архивных файла в программе Outlook переходим в пункт Файл – вкладка Открыть и экспортировать – Открыть файл данных Outlook (.pst) При выборе данного пункта появляется диалоговое окно с выбором подключаемого файла, допустим вновь созданный архивный файл называется archive22.pst, а старый backup.pst – значит нам необходимо выбрать backup.pst чтобы хранящиеся в этом файле данных письма, были загружены в программу. После выбора файла почтовой программе Outlook требуется некоторое время для того чтобы подгрузить все файлы из архива. В итоге мы получаем слева в навигационной панели две архивные папки:Это Архивные папки – вновь созданный архив (Archive22.pst), Архивы (backup.pst)

Если почта накапливается долгое время то можно подобным образом произвести архивацию входящей и исходящей корреспонденции по годам (например 2014,2015,2016) создать файлы 2014.pst и т.д. Подключить архивы вышеуказанным способом в программу и переименовать названия нажав правой клавишей мыши на название папки – далее свойства файла данных

В информационном окне “Свойства папки” нажать кнопку дополнительно:

В закладке Общие – изменить имя на требуемое, например на год хранящихся архивных писем например 2014

Разбив архивы на несколько файлов мы добились сокращения основной базы писем, а также разбили архив на несколько файлов. Создали каталог по годам хранения писем. И избавились от долгой загрузки программы при её запуске.

В любой непонятной ситуации с операционной системой Windows – самый легкий способ это переустановка операционной системы. Однако если у Вас мало опыта или Вы вообще никогда не переустанавливали подобные программы, то лучше обратиться к профессионалам. Это сократит время по восстановлению работоспособности компьютера и сэкономит ваши нервы и финансы, в каждом городе есть сервисные центры занимающиеся данными услугами не первый год, например установка Windows в Житомире выполняется в кратчайшие сроки, быстро, качественно, а самое главное надежно и профессионально.

Быстро создайте папку архива Outlook — Информация

Вы ищете, как создать папку архива в Outlook? Вы познакомитесь с различными способами создания архивной папки в Outlook, обязательно прочитайте полную статью, чтобы создать архивную папку в Outlook

Содержание:

Приложение Outlook состоит из нескольких электронных писем и вложений, которые занимают много места на сервере. Чтобы настроить почтовый ящик и папки Outlook, выполняется архивирование. Существует два типа архивации: ручной архив для Outlook версии 2003/2007/2010 и автоматический архив для Outlook 2019.и 2016.

Это повышает эффективность Outlook, сохраняя заархивированные папки в виде PST-файла, к которому можно получить доступ при необходимости. Прочтите эту информативную статью до конца, чтобы узнать, как создать и настроить папку архива Outlook

Что такое папка архива Outlook?

Папка архива Outlook — это отдельная папка в Outlook. Архивные папки в основном используются для хранения и обращения к ним при необходимости.

Зачем нужна настройка папки архива Outlook?

Архивирование электронной почты ускорит процесс всякий раз, когда ваши данные необходимо восстановить. Это связано с тем, что архивные данные занимают меньше места. Кроме того, восстановление незаархивированных электронных писем становится проще и быстрее, потому что снижается нагрузка данных на почтовый сервер. Папка архива Outlook также позволяет очистить папку «Входящие» от сообщений, на которые вы уже ответили, и вы можете хранить элементы в папке архива и по-прежнему легко получать к ним доступ.

Поскольку мы поняли, что такое архивная папка Outlook и каковы ее преимущества в предыдущем разделе, теперь давайте узнаем, как создать архивную папку.

Как создать архивную папку Outlook вручную?

Чтобы создать файл архива Outlook в Outlook 2019 или 2016, выполните шаги, указанные ниже.

Откройте приложение Outlook, щелкните Файл и выберите Инструменты.
Выберите Set Archive Folder… и подождите, пока откроется диалоговое окно, как показано на рисунке ниже.
Установите флажок Архивировать эту папку и все подпапки и выберите нужные папки, которые вы хотите заархивировать.
Выберите дату для передачи файлов или папок старше указанной даты.
Расположение архива по умолчанию : C:\Users\Username\Documents\Outlook Files\archive. pst

Как настроить автоматическое архивирование в Outlook?

Автоматическое архивирование можно выполнить, выполнив указанные ниже действия.

Откройте приложение Outlook, щелкните Файл и выберите Параметры.

Нажмите Дополнительно и выберите Auto Archive Setting , и откроется диалоговое окно, как показано ниже.

Выберите чистую продолжительность старого времени, расположение файла архива и затем нажмите OK.

Наилучший способ заархивировать OST-файл — преобразовать его в PST-файл с помощью инструмента, который может конвертировать OST в формат PST.

Как создать архивную папку в Outlook 365?

Войдите в Outlook, используя учетную запись Office 365 . Теперь откройте папку, из которой вы хотите архивировать электронные письма.
Выберите определенные электронные письма и щелкните их правой кнопкой мыши. На экране появится мастер. Нажмите кнопку Архив , чтобы переместить эти письма в архивный почтовый ящик.

Если вы хотите сделать резервную копию элементов в Outlook, вы можете сделать это с помощью резервного копирования и миграции Remo Outlook. Remo Outlook и инструмент резервного копирования — это простая методология резервного копирования одним щелчком мыши. Этот инструмент обеспечивает полное резервное копирование элементов Outlook со всеми атрибутами, включая правила и настройки Outlook.

Посмотрите это видео, чтобы легко создавать резервные копии элементов Outlook с помощью инструмента Remo Outlook Backup and Migrate.

Вывод:

Как указано выше, функция автоматического архивирования для Outlook может быть предупредительной мерой, позволяющей избежать простоя Outlook, но она не является альтернативой регулярному резервному копированию данных Outlook.

Тони Лэндри

Тони Лэндри — редактор веб-контента в Remo Software. Он любит писать, редактировать и управлять контентом для пользователей, которые пытаются устранять неполадки и устранять проблемы в Windows, Outlook, накопителях и сетях облачного хранения.

Опубликовал более 200 статей в блоге Remo Software. Он активно занимается исследованиями и методами решения проблем, чтобы постоянно создавать отличный веб-контент. Тони устраняет различные аппаратные проблемы на компьютерах и устройствах хранения данных, а также отлично умеет исправлять ошибки Outlook. Кроме того, Тони доставляет удовольствие всем своим друзьям по работе в сфере ИТ. Он живет в районе залива Сан-Франциско и любит кататься на велосипеде.

Статьи: 197

Как организовать свою электронную почту в Outlook 2019

Имея всего несколько электронных писем, найти нужное электронное письмо несложно, но представьте, что у вас тысячи электронных писем, и вам нужно найти только одно. Просматривая всю вашу электронную почту, чтобы найти ту, которая вам нужна, может показаться, что вы ищете иголку в стоге сена.

Создание папок

В левой части интерфейса Outlook 2019 есть раздел «Файл личных папок». Эти папки хранятся в файле Outlook OST. По умолчанию для вас автоматически создается несколько папок, но вы можете создать свою собственную, чтобы настроить и упорядочить электронную почту.

(контекстное окно файла личных папок)

На изображении выше показано контекстное окно, отображаемое при щелчке правой кнопкой мыши папки «Входящие». Обратите внимание, что у вас есть несколько действий, которые вы можете выполнить с почтовым ящиком. Папка «Входящие» — это основная созданная папка по умолчанию. В эту папку отправляется вся входящая почта, когда приходит новая почта. Вы можете создать правила в Outlook для отправки входящей электронной почты в определенную папку, которая будет рассмотрена в уроке 13.

За контекстным меню находится несколько других папок, созданных при настройке Outlook. Черновики, Отправленные, Удаленные и Исходящие — это основные папки, созданные при настройке Outlook. Эти папки есть в большинстве почтовых служб, поэтому они полностью совпадают с вашими почтовыми службами.

Часто возникает путаница между папкой «Отправленные» и «Исходящие». В обеих папках отображаются электронные письма, которые вы отправляете из своего программного обеспечения Outlook, но у них есть одно небольшое отличие. Электронное письмо помещается в папку «Отправленные», когда оно успешно отправлено из вашего локального программного обеспечения Outlook на сервер исходящей электронной почты. Иногда сервер исходящей почты недоступен, ваше сетевое соединение больше не работает или ваш компьютер не подключен к вашей сети Wi-Fi.

Когда вы нажимаете «Отправить» в Outlook,

Нажмите «Новая папка» в контекстном меню, и Outlook предложит вам дать имя новой папке.

Хотите узнать больше? Почему бы не пройти онлайн-курс по Outlook 2019?

(Подсказка о создании новой папки)

Введите имя в текстовое поле и нажмите «Ввод». Новая папка теперь сохранена в вашем файле личных папок Outlook. После создания этих папок электронные письма не отправляются в них автоматически. Вы должны перетащить письмо из папки «Входящие» в новую папку.

Вы можете создавать папки внутри папок (подпапок), чтобы лучше переходить от категории основной папки к подкатегории. Точно так же, как вы можете создать вложенную папку в Windows, Outlook позволяет создавать вложенные папки в основных папках. Вы можете создать их так же, как и основную папку в почтовом ящике Outlook. Щелкните правой кнопкой мыши новую папку, которую вы создали, и выберите «Новая папка» в контекстном меню. Вам будет предложено ввести имя для вашей новой подпапки.

Если у вас не установлено правило для отправки определенных сообщений электронной почты в эти новые папки, вам необходимо вручную переместить сообщения электронной почты из папки «Входящие» в новую папку. В главном представлении Outlook отображается длинный список электронных писем по мере их доставки в папку «Входящие». Когда вы щелкаете сообщение электронной почты, отображается представление, в котором отображается сообщение электронной почты.

Чтобы переместить сообщение электронной почты из папки «Входящие» в настраиваемую папку, вместо того, чтобы щелкать элемент строки в Outlook, щелкните сообщение и перетащите его в новую папку в разделе «Файл личных папок». Электронное письмо исчезнет из вашего почтового ящика и больше не будет отображаться, если входящие активно выбраны.

Копировать папку

Если вы случайно создали папку в неправильном месте, вам не нужно сразу ее удалять. Вы также можете реорганизовать свои папки после того, как использовали их в определенном месте и накопили несколько электронных писем, поэтому их удаление не является вариантом. Затем вы можете скопировать или переместить папку в новое место.

Когда вы копируете папку, вы создаете ее зеркальное отображение и размещаете в новом месте. Это отличается от перемещения папки. Перемещение папки означает, что вы копируете исходную папку, удаляете ее из текущего местоположения и вставляете содержимое в новое место. Когда вы просто копируете папку, вы создаете два зеркальных изображения папки и ее содержимого. Затем вы можете удалить одну копию, если хотите, и это будет выполнять действие, аналогичное функции перемещения.

Чтобы скопировать папку, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Копировать папку».

Если вы предпочитаете переместить папку, выберите «Переместить папку». После того, как вы выберете любой из этих вариантов, вы можете скопировать или переместить его в предпочитаемую подпапку. Щелкните правой кнопкой мыши папку, в которую вы хотите поместить свой контент, и выберите «Прошлое». Если вы решили переместить папку, содержимое перемещается в новое место и удаляется из исходного. Если вы выбрали копирование папки, новое зеркальное изображение создается в новом местоположении, но оригинал остается нетронутым.

Архивные папки

По мере того, как вы продолжаете использовать Outlook, ваши папки и личные файлы растут. Хотя электронные письма и текстовые файлы не занимают много места, использование Outlook в течение многих лет может увеличить размер ваших файлов Outlook до нескольких гигабайт. Кроме того, когда пользователи добавляют изображения и мультимедиа в ваши сообщения, эти файлы намного больше по размеру, чем текст, и могут увеличить размер файла с нескольких килобайт до нескольких мегабайт. Как только вы накопите эти большие сообщения электронной почты, вы можете увеличить размер почтового ящика и папок до нескольких гигабайт.

Чтобы управлять своим почтовым ящиком Outlook после нескольких лет накопления сообщений и создавать резервные копии старых, вы можете использовать функцию архивирования Outlook. Чтобы использовать эту функцию, щелкните правой кнопкой мыши папку «Входящие» и выберите «Свойства». Появится окно. Перейдите на вкладку «Автоархивация».

(функция автоархивации)

Обратите внимание, что по умолчанию папка не архивируется, но вы можете внести изменения в эти настройки, включая возможность выбора предыдущих настроек, которые вы уже настроили, или создания новых конфигураций в третьем разделе этого окна.