Создание базы данных — Access
Перейти к основному контенту MicrosoftПоддержка
ПоддержкаПоддержка
- Главная
- Microsoft 365
- Office
- Windows
- Surface
- Xbox
- Больше
- Купить Microsoft 365
- Все продукты Microsoft
Как создать базу данных MySQL
Здравствуйте, уважаемый посетитель!
Прежде чем приступить к очередной теме создания сайта, хочу извиниться за задержку в написании статей. Но, как говорится, причина уважительная, так как связанно это было с работой по другим важным проектам. Надеюсь, в дальнейшем, дела насущные позволят мне рассмотреть все основные заявленные вопросы по развитию сайта в штатном режиме, с периодичностью 1-2 статьи в неделю.
Этой статьей начинается следующая часть сборника «Самописный сайт с нуля своими руками», которая в основном будет направлена на развитие и оптимизацию сайта, наполнение его контентом и необходимым функционалом.
А для того, чтобы в дальнейшем иметь возможность полноценно развивать сайт нам будет не обойтись без рассмотрения такого важного вопроса, как работа с базой данных MySQL (в дальнейшем для обозначения базы данных MySQL будет также встречаться аббревиатура «БД»).
В данной статье мы создадим базу данных на локальном веб-сервере Denwer и на хостинге, на котором размещен наш сайт.
Дальше, по ходу работ, будем формировать необходимые таблицы и скрипты, которые будут выполнять функцию хранения и обработки данных, получаемых при работе определенных блоков сайта.
- Зачем нужна база данных
- Что из себя представляет база данных MySQL
- Создаем базу данных на локальном веб-сервере Denwer
- Создаем базу данных на хостинге
Зачем нужна база данных
В предыдущих статьях мы занимались созданием основы сайта, включающее следующие основные этапы:
- разработка дизайн-макета;
- формирование веб-страниц с помощью HTML и CSS;
- создание динамического сайта с использованием PHP;
- адаптация сайта под мобильные устройства с помощью медиа-запросов;
- размещение сайта в интернете;
При этом на всех этих этапах не требовалось использования какой-либо базы данных.
А теперь, как было выше сказано, мы будем заниматься развитием сайта, куда будут включены, такие вопросы, как:
- наполнение контентом;
- работа с формами;
- учет информации о клиентах;
- учет информации о заказах;
- учет информации о полученных комиссионных;
- учет информации об отправленных и полученных e-mail;
- оптимизация;
Как видно, даже из названия вышеуказанных пунктов, нам потребуется где-то сохранять и обрабатывать необходимую информацию.
Но, наверное, может возникнуть вопрос, а зачем нужна вообще база данных? Ведь сохранять информацию можно и в обычных файлах?
Конечно, можно решать все эти вопросы и без базы данных, используя для этого содержимое файлов. Но, в таком случае операции по извлечению и сортировке будут куда более трудоемкими. Да и скорость получения информации из базы данных значительно быстрее, чем из файлов. А если к этому добавить объем кода, который потребуется для обработки данных, размещенных в файлах, то вопрос, использовать ли базу данных, отпадает сам собой.
Что из себя представляет база данных MySQL
О программном-сервере MySQL написано много различной справочной литературы, которую можно найти на специализированных интернет-ресурсах. Поэтому, при необходимости, не сложно будет более подробно ознакомится с теоретическими вопросами по этой информационной системе. Здесь же мы основное внимание уделим практическому применению этого инструмента для нашего сайта.
А для этого, на мой взгляд, вполне достаточно понимать только то, что база данных MySQL, по сути, представляет собой набор обычных таблиц, с которыми всем нам приходилось когда-то встречаться. И, поэтому, для тех, кто с этим знакомиться впервые, не стоит пугаться такого термина, как «база данных».
Эти таблицы могут иметь в зависимости от объема разное количество строк (записей) и столбцов (полей). Первый столбец обычно определяет уникальный идентификатор записи (его обычно называют «id»), а остальные поля назначаются в зависимости от их количества.
Таким образом,
Как сделать базу клиентов в access?
Лабораторная работа№ 11
Создание базы данных «Товар» в MS Access 2010
С.В. Каверин
Цель работы: Приобретение практических навыков проектирования и создания таблиц реляционной базы данных в MS Access 2010.
1 Краткие теоритические сведения
База данных (БД) – это хранилище данных о некоторой предметной области, организованное в виде специальной структуры. Система управления базой данных (СУБД) – это программное обеспечение для работы с БД. Одной из наиболее популярных СУБД является программа Microsoft Access.
Реляционная база данных – это набор простых таблиц, между которыми установлены связи (отношения) с помощью числовых ключей (кодов). Ключ – это поле или комбинация полей, однозначно определяющая запись. Таблицы в БД состоят из строк и столбцов. Каждая строка таблицы – это запись, столбец – поле. Каждое поле имеет имя, тип (символьный, числовой и др.) и значение.
Связи между таблицами:
Один к одному («1-1») – одной записи в первой таблице соответствует ровно одна запись во второй.
Один ко многим («1-») – одной записи в первой таблице соответствует сколько угодно записей во второй.
Многие ко многим («-») – одной записи в первой таблице соответствует сколько угодно записей во второй, и наоборот.
Нормализация – это разработка такой структуры БД, в которой нет избыточных данных и связей.
Правила нормализации:
Любое поле должно быть атомарным (неделимым).
Не должно быть полей, которые обозначают различные виды одного и того же, например, товаров.
Любое поле должно зависеть только от ключа.
Не должно быть полей, которые могут быть найдены с помощью остальных.
Индекс – это вспомогательная таблица, которая предназначена для быстрого поиска в основной таблице по выбранному столбцу.
2 Создание структуры базы данных «Товар»
Описание предметной области. Магазину компьютерной техники необходимо автоматизировать процессы продажи и поставки товаров от поставщиков.
Для достижения этой цели постоянно требуется работать с информацией об имеющихся товарах, заказах, поставщиках и о поставляемой ими номенклатуре товаров, клиентах и сотрудниках. Подобные сведения содержатся в накладных, бланках заказов, чеках.
С точки зрения пользователя БД должна обрабатывать эти документы. Более детальный анализ предметной области привел к структуре БД «Товар», изображенной на рисунке 1.
Рисунок 1 – Структура БД «Товар»
Создадим БД Товар.accdb в СУБД Microsoft Access 2010.
2.1 Запустим MS Acceсss 2010:
Пуск -> Все программы -> Microsoft Office -> Microsoft Access 2010.
Выбираем пункт «Создать» и далее «Новая база данных» (Шаг 1 на рисунке 2). В поле «Имя файла» вводим «Товар» (Шаг 2).
Справа от поля «Имя файла» нажмем значок , откроется диалог сохранения файла, в котором следует выбрать свою личную папку и указать имя сохраняемого файла.
Расширение имени файла будет добавлено автоматически (Шаг 3). Новая БД именем Товар создается после нажатия кнопки Создать (Шаг 4).
- Рисунок 2 – Начало работы с БД «Товар»
- 2.2 Создание таблицы «Заказы»
- Окно программы после создания новой БД показано на рисунке 3.
Рисунок 3 – Вкладка Поля и кнопка Режим
С помощью кнопки Режим выберем режим Конструктор. Появится окно для ввода имени таблицы. Назовем таблицу Заказы. Новое поле добавляется путем ввода его имени в свободную ячейку столбца Имя поля (Рисунок 4). Создаем поле «КодЗаказа» типа – Числовой.
Это ключевое поле – создается по нажатию кнопки . В окне «Свойства поля» выбираем: Размер поля – целое (т.к. номер может быть определен вне системы), Подпись – Номер п/п (эта запись будет видна при работе с БД вместо КодЗаказа).
Рисунок 4 – Создание полей таблицы Заказы
Создаем остальные поля таблицы «Заказы» (см. рисунок 1).
Ключевое поле. Размер поля –Целое.
- Подпись – Номер п/п.
- КодСотрудника
- Числовой
Размер поля – Целое. Значение по умолчанию – 0. Обязательное поле – Да. Индексированное поле –Да (Допускаются совпадения).
КодТовара
Текстовый
Размер поля – 50. Подпись – Код товара. Индексированное поле –Да (Допускаются совпадения). Сжатие Юникод – Нет.
ДатаРазмещения
Дата/время
Краткий формат даты. Маска ввода: 00.00.0000;0;_. Подпись – Дата подачи заявки. Индексированное поле – Да (Допускаются совпадения).
ДатаИсполнения
Дата/время
Краткий формат даты. Маска ввода: 00.00.0000;0;_. Подпись – Дата доставки.
КодКлиента
Числовой
Размер поля – Целое. Значение по умолчанию – 0.
2.3 Создание остальных таблицы БД «Товар»
Выбираем: вкладка Создание -> кнопка Таблица. Режим – Конструктор.
- Таблица Клиенты
- Таблица Поставка
- Таблица Поставщик
- Таблица Сотрудники
| Заметки | Поле МЕМО | Пустые строки – Нет. Сжатие Юникод – Нет. |
Таблица Товары
2.3 Установление связей между таблицами
Связь возможна между таблицами, у которых имеются поля с одинаковыми значениями. Перед установкой связей сохраните и закройте все таблицы, иначе возможно появление сообщения об использовании таблицы другим пользователем.
Для установления связей нужно перейти на вкладку «Работа с базами данных» и выбрать инструмент «Схема данных». Откроется окно Добавление таблицы (рисунок 5), в котором, с помощью кнопки Добавить, надо выбрать все шесть таблиц.
Рисунок 5 – Добавление таблиц в схему данных
После закрытия окна Добавление таблицы становится активным окно Схема данных. Расположите таблицы как показано на рисунке 1 (для удобства).
Связи между таблицами устанавливаются путём перетаскивания мышью поля из одной таблицы на соответствующее поле другой таблицы.
При установке связи появляется окно (рисунок 6), в котором можно задать параметры создаваемой связи. После чего нажать кнопку Создать.
Рисунок 6 – Настройка связи между таблицами
Как правило, одно из полей в связанных таблицах имеет уникальные значения. Это может быть ключевое поле или поле, для которого свойство Индексированное поле имеет значение Да (совпадения не допускаются).
Таблица, содержащая уникальное поле, называется базовой, а вторая таблица – подчинённой. В рассматриваемой связи на рисунке 6 базовой является таблица Сотрудники, а подчиненной – таблица Заказы.
Поскольку одной записи в базовой таблице может соответствовать нескольким записей в подчинённой, то тип отношения является «один-ко-многим».
Задание 1. Установите все связи между таблицами, как показано на рисунке 1. Заметим, что если какая-либо таблица ошибочно (повторно) включена в схему данных, нужно удалить связи других таблиц с ней и выполнить команду Скрыть таблицу. После этого таблица будет удалена из схемы данных.
3 Задания для самостоятельной работы
Спроектируйте реляционную базу данных, состоящую из нескольких таблиц со связями между ними. Ниже приведены варианты для самостоятельной работы, в которых в общих чертах описывается предметная область. Вы можете дополнить ее, используя свои представления о работе системы, так чтобы было, по крайней мере, 3 таблицы.
Вариант 1.
Данные для простой складской системы. База данных должна содержать следующую информацию: уникальный номер поставщика, фамилию, имя, отчество поставщика, название города местонахождения поставщика, а также уникальный номер детали, ее название, цвет, вес и название города хранения
Создание новой базы данных — Access
В этой статье описывается базовый процесс запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на настольных компьютерах, а не через Интернет. В нем объясняется, как создать базу данных рабочего стола с помощью шаблона и как создать базу данных с нуля, создав свои собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В нем также объясняются некоторые методы, которые вы можете использовать для переноса существующих данных в новую базу данных.
В этой статье
Обзор
Создать базу данных с помощью шаблона
Создать базу данных без использования шаблона
Скопируйте данные из другого источника в таблицу Access
Импорт, добавление или ссылка на данные из другого источника
Добавить часть приложения
Откройте существующую базу данных Access
Обзор
При первом запуске Access или при закрытии базы данных без закрытия Access отображается представление Microsoft Office Backstage.
ПредставлениеBackstage — это отправная точка, с которой вы можете создать новую базу данных, открыть существующую базу данных, просмотреть избранный контент с Office.com — все, что вы можете использовать в Access, чтобы сделать с по файл базы данных или за пределами базы данных, в отличие от в базе данных.
Создание базы данных
Когда вы открываете Access, в представлении Backstage отображается вкладка Новый . Вкладка Новый предоставляет несколько способов создания новой базы данных:
Пустая база данных При желании вы можете начать с нуля.Это хороший вариант, если у вас есть очень специфические требования к дизайну или есть существующие данные, которые нужно учесть или включить.
Шаблон, установленный с Access Рассмотрите возможность использования шаблона, если вы начинаете новый проект и хотите начать работу. В Access по умолчанию установлено несколько шаблонов.
Шаблон из Офиса.com В дополнение к шаблонам, которые поставляются с Access, вы можете найти еще много шаблонов на сайте Office.com. Вам даже не нужно открывать браузер, шаблоны доступны на вкладке Новый .
Добавление в базу
Когда вы работаете с базой данных, вы можете добавлять поля, таблицы или части приложения.
Части приложения — это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных вместе, как если бы они были одним целым.Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на таблице. Вы можете добавить таблицу и форму одновременно, используя часть приложения.
Вы также можете создавать запросы, формы, отчеты, макросы — все объекты базы данных, с которыми вы привыкли работать.
Создайте базу данных с помощью шаблона
Access поставляется с множеством шаблонов, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения конкретной задачи.Например, есть шаблоны, которые можно использовать для отслеживания проблем, управления контактами или ведения учета расходов. Некоторые шаблоны содержат несколько примеров записей, помогающих продемонстрировать их использование.
Если один из этих шаблонов соответствует вашим потребностям, его использование обычно является самым быстрым способом начать работу с базой данных. Однако, если у вас есть данные в другой программе, которые вы хотите импортировать в Access, вы можете решить, что лучше создать базу данных без использования шаблона. В шаблонах уже определена структура данных, и может потребоваться много работы, чтобы адаптировать существующие данные к структуре шаблона.
Если у вас открыта база данных, на вкладке Файл щелкните Закрыть . В представлении Backstage отображается вкладка Новый .
На вкладке Новый доступно несколько наборов шаблонов, некоторые из которых встроены в Access. Вы можете загрузить дополнительные шаблоны с Office.com. Подробности см. В следующем разделе этой статьи.
Выберите шаблон, который вы хотите использовать.
Access предлагает имя файла для вашей базы данных в поле Имя файла — вы можете изменить имя файла, если хотите. Чтобы сохранить базу данных в папке, отличной от той, которая отображается под полем имени файла, щелкните , перейдите к папке, в которой вы хотите сохранить его, и нажмите ОК . При желании вы можете создать базу данных и связать ее с сайтом SharePoint.
Щелкните Создать .
Access создает базу данных на основе выбранного вами шаблона, а затем открывает базу данных. Для многих шаблонов отображается форма, в которой вы можете начать ввод данных. Если ваш шаблон содержит образцы данных, вы можете удалить каждую запись, щелкнув селектор записей (затененное поле или полоса слева от записи), а затем выполнив следующие действия:
На вкладке Домашняя страница в группе Записи щелкните Удалить .
Чтобы начать ввод данных, щелкните первую пустую ячейку формы и начните ввод. Используйте панель навигации для поиска других форм или отчетов, которые вы, возможно, захотите использовать. Некоторые шаблоны включают форму навигации, которая позволяет перемещаться между различными объектами базы данных.
Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. В статье Использование шаблона для создания базы данных Access для настольных ПК.
Верх страницы
Создание базы данных без использования шаблона
Если вы не заинтересованы в использовании шаблона, вы можете создать базу данных, создав свои собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев это включает одно или оба из следующих:
Ввод, вставка или импорт данных в таблицу, которая создается при создании новой базы данных, а затем повторение процесса с новыми таблицами, которые вы создаете с помощью команды Таблица на вкладке Создать .
Импорт данных из других источников и создание новых таблиц в процессе.
Создать пустую базу данных
На вкладке Файл щелкните Новый , а затем щелкните Пустая база данных .
Введите имя файла в поле Имя файла . Чтобы изменить расположение файла по умолчанию, нажмите Найдите место для размещения вашей базы данных (рядом с полем Имя файла ), перейдите в новое расположение и нажмите ОК .
Щелкните Создать .
Access создает базу данных с пустой таблицей с именем Table1, а затем открывает Table1 в режиме таблицы. Курсор помещается в первую пустую ячейку в столбце Нажмите, чтобы добавить .
Начните вводить данные, чтобы добавить данные, или вы можете вставить данные из другого источника, как описано в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.
Ввод данных в режиме таблицы очень похож на работу с листом Excel. Структура таблицы создается при вводе данных. Когда вы добавляете новый столбец в таблицу, в таблице определяется новое поле. Access автоматически устанавливает тип данных каждого поля на основе введенных вами данных.
Если вы не хотите сейчас вводить данные в Таблицу 1, щелкните Закрыть . Если вы внесли какие-либо изменения в таблицу, Access предложит вам сохранить изменения.Щелкните Да, , чтобы сохранить изменения, щелкните Нет, , чтобы отменить их, или щелкните Отмена, , чтобы оставить таблицу открытой.
Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке, расположенной на [установочном диске]: \ Program Files \ Microsoft Office \ Templates \ 1033 \ Access \. Если он существует, Blank.accdb является шаблоном для всех новых пустых баз данных. Любой контент, который он содержит, наследуется всеми новыми пустыми базами данных.Это хороший способ распространения содержимого по умолчанию, такого как номера деталей или заявления об отказе от ответственности и политики компании.
Важно: Если вы закроете Таблицу 1, не сохранив ее хотя бы один раз, Access удалит всю таблицу, даже если вы ввели в нее данные.
Добавить стол
Вы можете добавлять новые таблицы в существующую базу данных с помощью команд в группе Таблицы на вкладке Создать .
Создайте таблицу, начиная с представления таблицы В представлении таблицы вы можете сразу ввести данные и позволить Access построить структуру таблицы за кулисами. Имена полей назначаются численно (Поле1, Поле2 и т. Д.), И Access автоматически устанавливает тип данных каждого поля на основе введенных вами данных.
На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Таблица .
Access создает таблицу и выбирает первую пустую ячейку в столбце Нажмите, чтобы добавить .
На вкладке Поля в группе Добавить и удалить щелкните тип поля, которое вы хотите добавить. Если вы не видите нужный тип, щелкните Дополнительные поля .
Access отображает список часто используемых типов полей.Щелкните нужный тип поля, и Access добавит новое поле в таблицу в точке вставки.
Вы можете переместить поле, перетащив его. Когда вы перетаскиваете поле в таблице, появляется вертикальная полоса вставки там, где это поле будет размещено.
Чтобы добавить данные, начните вводить текст в первой пустой ячейке или вставьте данные из другого источника, как описано в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.
Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя.
Каждому полю следует дать осмысленное имя, чтобы можно было сказать, что оно содержит, когда вы увидите его на панели Список полей .
Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок, чтобы выбрать столбец, а затем перетащите столбец в нужное место.Вы также можете выбрать несколько смежных столбцов, а затем перетащить их в новое место сразу. Чтобы выбрать несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.
Создайте таблицу, начиная с представления «Дизайн». В представлении «Дизайн» сначала создайте структуру таблицы. Затем вы переключаетесь в режим таблицы для ввода данных или вводите данные с помощью другого метода, такого как вставка или импорт.
На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Дизайн таблицы .
Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля , а затем выберите тип данных из списка Тип данных .
При желании вы можете ввести описание для каждого поля в столбце Описание .Затем описание отображается в строке состояния, когда курсор находится в этом поле в режиме таблицы. Описание также используется в качестве текста строки состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые вы создаете, перетаскивая поле из области Список полей , а также для любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера форм или Мастер отчетов.
После добавления всех полей сохраните таблицу:
Вы можете начать вводить данные в таблицу в любой момент, переключившись в режим таблицы и щелкнув первую пустую ячейку.Вы также можете вставить данные из другого источника, как описано в разделе Копирование данных из другого источника в таблицу Access.
Установка свойств поля в представлении «Дизайн» Независимо от того, как вы создавали свою таблицу, рекомендуется проверить и установить свойства поля. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, некоторые свойства можно установить только в режиме конструктора. Чтобы переключиться в представление «Дизайн», щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации и выберите «Дизайн-представление ».Чтобы просмотреть свойства поля, щелкните поле в сетке дизайна. Свойства отображаются под сеткой проекта, в разделе Свойства поля .
Чтобы просмотреть описание каждого свойства поля, щелкните свойство и прочтите описание в поле рядом со списком свойств в разделе Свойства поля . Вы можете получить более подробную информацию, нажав кнопку «Справка».
В следующей таблице описаны некоторые часто настраиваемые свойства поля.
Объект | Описание |
|---|---|
Размер поля | Для текстовых полей это свойство устанавливает максимальное количество символов, которое может храниться в поле.Максимальное значение — 255. Для числовых полей это свойство устанавливает тип числа, которое будет сохранено (длинное целое, двойное и т. Д.). Для наиболее эффективного хранения данных рекомендуется выделять для данных наименьшее количество места, которое, по вашему мнению, вам понадобится. Вы можете увеличить значение позже, если ваши потребности изменятся. |
Формат | Это свойство устанавливает способ отображения данных.Это не влияет на фактические данные, поскольку они хранятся в поле. Вы можете выбрать предопределенный формат или ввести собственный формат. |
Маска ввода | Используйте это свойство, чтобы указать шаблон для всех данных, которые будут вводиться в это поле. Это помогает гарантировать, что все данные введены правильно и содержат необходимое количество символов.Чтобы получить справку о создании маски ввода, щелкните в правой части окна свойств. |
Значение по умолчанию | Используйте это свойство, чтобы указать значение по умолчанию, которое будет отображаться в этом поле каждый раз при добавлении новой записи. Например, если у вас есть поле «Дата / время», в которое вы всегда хотите записывать дату добавления записи, вы можете ввести «Дата ()» (без кавычек) в качестве значения по умолчанию. |
Требуется | Это свойство устанавливает, требуется ли значение в этом поле. Если вы установите для этого свойства значение Да , Access не позволит вам добавить новую запись, если в это поле не введено значение. |
Верх страницы
Копировать данные из другого источника в таблицу доступа
Если ваши данные в настоящее время хранятся в другой программе, такой как Excel, вы можете скопировать и вставить их в таблицу Access.В общем, это работает лучше всего, если ваши данные уже разделены на столбцы, как на листе Excel. Если ваши данные находятся в текстовом редакторе, лучше всего разделить столбцы данных с помощью вкладок или преобразовать данные в таблицу в текстовом редакторе перед копированием данных. Если ваши данные требуют какого-либо редактирования или манипуляции (например, разделение полных имен на имя и фамилию), вы можете сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.
Когда вы вставляете данные в пустую таблицу, Access устанавливает тип данных для каждого поля в соответствии с типом данных, которые он там находит. Например, если вставленное поле не содержит ничего, кроме значений даты, Access применяет к этому полю тип данных «Дата / время». Если вставленное поле содержит только слова «да» и «нет», Access применяет к полю тип данных «Да / Нет».
Access называет поля в зависимости от того, что он находит в первой строке вставленных данных. Если первая строка вставленных данных похожа по типу на следующие за ней строки, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена (F1, F2 и т. Д.).). Если первая строка вставленных данных не похожа на следующие строки, Access определяет, что первая строка состоит из имен полей. Access называет поля соответствующим образом и не включает первую строку в данных.
Если Access назначает общие имена полей, следует как можно скорее переименовать поля, чтобы избежать путаницы. Используйте следующую процедуру:
Нажмите CTRL + S, чтобы сохранить таблицу.
В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца, а затем введите описательное имя поля для каждого столбца.
Сохраните таблицу еще раз.
Примечание. Вы также можете переименовать поля, переключившись в представление «Дизайн» и отредактировав там имена полей. Чтобы переключиться в представление «Дизайн», щелкните правой кнопкой мыши таблицу в области навигации и выберите «Дизайн-представление ». Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.
Верх страницы
Импорт, добавление или ссылка на данные из другого источника
У вас могут быть данные, которые хранятся в другой программе, и вы хотите импортировать эти данные в новую таблицу или добавить их в существующую таблицу в Access.Или вы можете работать с людьми, которые хранят свои данные в других программах, и вы хотите работать с ними в Access, установив на них ссылку. В любом случае Access упрощает работу с данными из других источников. Вы можете импортировать данные из листа Excel, из таблицы в другой базе данных Access, из списка SharePoint или из множества других источников. Используемый вами процесс немного отличается в зависимости от вашего источника, но следующая процедура поможет вам начать.
В Access на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связывание щелкните команду для типа импортируемого файла.
Например, если вы импортируете данные из листа Excel, щелкните Excel . Если вы не видите нужный тип программы, щелкните Подробнее .
Примечание: Если вы не можете найти правильный тип формата в группе Import & Link , возможно, вам придется запустить программу, в которой вы изначально создали данные, а затем использовать эту программу для сохранения данных в общем файле. формат (например, текстовый файл с разделителями), прежде чем вы сможете импортировать эти данные в Access.
В диалоговом окне Получить внешние данные щелкните Обзор , чтобы найти файл исходных данных, или введите полный путь к файлу исходных данных в поле Имя файла .
Выберите нужный вариант (все программы позволяют импортировать, а некоторые позволяют добавлять или связывать) в разделе Укажите, как и где вы хотите хранить данные в текущей базе данных .Вы можете создать новую таблицу, которая использует импортированные данные, или (с некоторыми программами) вы можете добавить данные в существующую таблицу или создать связанную таблицу, которая поддерживает связь с данными в исходной программе.
Если мастер запустится, следуйте инструкциям на следующих нескольких страницах мастера. На последней странице мастера нажмите Готово .
Если вы импортируете объекты или связываете таблицы из базы данных Access, открывается диалоговое окно Импортировать объекты или Связать таблицы .Выберите нужные элементы и нажмите ОК .
Точный процесс зависит от того, хотите ли вы импортировать, добавить или связать данные.
Access предложит вам сохранить информацию о только что выполненной операции импорта. Если вы думаете, что в будущем вы снова будете выполнять ту же операцию импорта, нажмите Сохранить шаги импорта , а затем введите данные.Затем вы можете легко повторить операцию в будущем, нажав Сохраненный импорт в группе Импорт и ссылка на вкладке Внешние данные . Если вы не хотите сохранять детали операции, нажмите Закрыть .
Если вы выбрали импорт таблицы, Access импортирует данные в новую таблицу, а затем отобразит таблицу в группе Таблицы в области навигации. Если вы решили добавить данные в существующую таблицу, данные будут добавлены в эту таблицу.Если вы выбрали ссылку на данные, Access создаст связанную таблицу в группе Таблицы в области навигации.
Верх страницы
Добавить часть приложения
Вы можете использовать часть приложения для добавления функций в существующую базу данных. Часть приложения может быть такой же простой, как одна таблица, или может состоять из нескольких связанных объектов, таких как таблица и связанная форма.
Например, часть приложения «Комментарии» состоит из таблицы с полем AutoNumber ID, полем даты и полем памятки.Вы можете добавить его в любую базу данных и использовать как есть или с минимальной настройкой.
Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.
Щелкните вкладку Создать .
В группе Шаблоны щелкните Части приложения . Откроется список доступных деталей.
Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.
Верх страницы
Открыть существующую базу данных Access
На вкладке Файл щелкните Открыть .
В диалоговом окне Открыть перейдите к базе данных, которую вы хотите открыть.
Выполните одно из следующих действий:
Дважды щелкните базу данных, чтобы открыть ее в режиме по умолчанию, заданном в диалоговом окне Access Options , или в режиме, установленном административной политикой.
Нажмите Открыть , чтобы открыть базу данных для совместного доступа в многопользовательской среде, чтобы вы и другие пользователи могли читать и писать в базу данных.
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Открыть только для чтения , чтобы открыть базу данных для доступа только для чтения, чтобы ее можно было просматривать, но не редактировать. Другие пользователи по-прежнему могут читать и писать в базу данных.
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Эксклюзивное открытие , чтобы открыть базу данных с использованием монопольного доступа. Когда у вас есть база данных, открытая с монопольным доступом, любой, кто пытается открыть базу данных, получает сообщение «файл уже используется».
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Открыть эксклюзивный доступ только для чтения , чтобы открыть базу данных для доступа только для чтения.Другие пользователи все еще могут открывать базу данных, но они ограничены режимом только для чтения.
Примечание. Вы можете напрямую открыть файл данных во внешнем формате файла, таком как dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Вы также можете напрямую открыть любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создает новую базу данных Access в той же папке, что и файл данных, и добавляет ссылки на каждую таблицу во внешней базе данных.
подсказок
Чтобы открыть одну из последних открытых баз данных, на вкладке Файл щелкните Последние , а затем щелкните имя файла для этой базы данных. Access открывает базу данных с использованием тех же параметров, которые использовались при ее последнем открытии. Если список недавно использованных файлов не отображается, на вкладке Файл щелкните Параметры . В диалоговом окне Access Options щелкните Client Settings .В разделе Отображение введите количество документов, отображаемых в списке «Последние документы», максимум 50.
Вы также можете отобразить недавние базы данных на панели навигации в представлении Backstage для доступа в два щелчка: 1) вкладка File , 2) недавняя база данных, которую вы хотите открыть. Внизу вкладки Недавние установите флажок Быстрый доступ к этому количеству недавних баз данных , а затем настройте количество отображаемых баз данных.
Если вы открываете базу данных, щелкнув команду Открыть на вкладке Файл , вы можете просмотреть список ярлыков для баз данных, которые вы ранее открывали, щелкнув Мои недавние документы в диалоговом окне Открыть .
Верх страницы
Основы проектирования баз данных — Access
Правильно спроектированная база данных предоставляет вам доступ к актуальной и точной информации.Поскольку правильный дизайн важен для достижения ваших целей при работе с базой данных, имеет смысл вкладывать время, необходимое для изучения принципов хорошего дизайна. В конце концов, у вас гораздо больше шансов получить базу данных, которая соответствует вашим потребностям и может легко приспособиться к изменениям.
В этой статье приведены рекомендации по планированию базы данных настольного компьютера. Вы узнаете, как решить, какая информация вам нужна, как разделить эту информацию на соответствующие таблицы и столбцы и как эти таблицы связаны друг с другом.Вы должны прочитать эту статью, прежде чем создавать свою первую настольную базу данных.
Важно: Access предоставляет возможности проектирования, которые позволяют создавать приложения баз данных для Интернета. Когда вы разрабатываете для Интернета, многие дизайнерские соображения меняются. В этой статье не обсуждается дизайн приложения веб-базы данных. Дополнительные сведения см. В статье Создание базы данных для совместного использования в Интернете.
В этой статье
Некоторые термины базы данных, которые нужно знать
Что такое хороший дизайн базы данных?
Процесс проектирования
Определение цели вашей базы данных
Поиск и систематизация необходимой информации
Разделение информации на таблицы
Превращение информационных элементов в столбцы
Указание первичных ключей
Создание отношений таблицы
Доработка дизайна
Применение правил нормализации
Некоторые термины базы данных, которые необходимо знать
Access организует вашу информацию в таблицу : списки строк и столбцов, напоминающие блокнот бухгалтера или электронную таблицу.В простой базе данных у вас может быть только одна таблица. Для большинства баз данных вам понадобится больше одной. Например, у вас может быть таблица, в которой хранится информация о продуктах, другая таблица, в которой хранится информация о заказах, и еще одна таблица с информацией о клиентах.
Каждую строку правильнее называть записью , а каждый столбец — полем . Запись — это значимый и последовательный способ объединения информации о чем-либо.Поле — это отдельный элемент информации — тип элемента, который появляется в каждой записи. В таблице «Товары», например, каждая строка или запись будет содержать информацию об одном продукте. Каждый столбец или поле содержит некоторую информацию об этом продукте, такую как его название или цена.
Верх страницы
Что такое хороший дизайн базы данных?
Определенные принципы определяют процесс проектирования базы данных. Первый принцип заключается в том, что дублирующаяся информация (также называемая избыточными данными) — это плохо, потому что она тратит впустую пространство и увеличивает вероятность ошибок и несоответствий.Второй принцип — важна правильность и полнота информации. Если ваша база данных содержит неверную информацию, любые отчеты, извлекающие информацию из базы данных, также будут содержать неверную информацию. В результате любые решения, которые вы принимаете на основе этих отчетов, будут дезинформированы.
Следовательно, хороший дизайн базы данных должен:
Делит вашу информацию в тематических таблицах, чтобы уменьшить количество избыточных данных.
Предоставляет доступ к информации, необходимой для объединения информации в таблицах по мере необходимости.
Помогает поддерживать и обеспечивать точность и целостность вашей информации.
Соответствует вашим потребностям в обработке данных и отчетности.
Верх страницы
Процесс проектирования
Процесс проектирования состоит из следующих этапов:
Определите цель вашей базы данных
Это поможет вам подготовиться к оставшимся шагам.
Найдите и систематизируйте необходимую информацию
Соберите все типы информации, которую вы, возможно, захотите записать в базу данных, такую как название продукта и номер заказа.
Разделить информацию на таблицы
Разделите ваши информационные элементы на основные объекты или темы, такие как Продукты или Заказы.Затем каждый предмет становится таблицей.
Превратить информационные элементы в столбцы
Решите, какую информацию вы хотите хранить в каждой таблице. Каждый элемент становится полем и отображается в виде столбца в таблице. Например, таблица «Сотрудники» может включать такие поля, как «Фамилия» и «Дата найма».
Укажите первичные ключи
Выберите первичный ключ каждой таблицы.Первичный ключ — это столбец, который используется для однозначной идентификации каждой строки. Примером может быть Product ID или Order ID.
Настроить связи таблиц
Посмотрите на каждую таблицу и решите, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. При необходимости добавьте поля в таблицы или создайте новые таблицы, чтобы уточнить отношения.
Усовершенствуйте свой дизайн
Проанализируйте свой дизайн на предмет ошибок.Создайте таблицы и добавьте несколько записей образцов данных. Посмотрите, сможете ли вы получить желаемые результаты из своих таблиц. При необходимости внесите изменения в дизайн.
Применить правила нормализации
Примените правила нормализации данных, чтобы увидеть, правильно ли структурированы ваши таблицы. При необходимости внесите изменения в таблицы.
Верх страницы
Определение цели вашей базы данных
Хорошая идея — записать цель базы данных на бумаге — ее цель, то, как вы собираетесь ее использовать, и кто будет ее использовать.Например, для небольшой базы данных для домашнего бизнеса вы можете написать что-то простое, например: «База данных клиентов хранит список информации о клиентах с целью создания рассылок и отчетов». Если база данных более сложная или используется многими людьми, как это часто бывает в корпоративной среде, целью может легко быть параграф или больше и должен включать, когда и как каждый человек будет использовать базу данных. Идея состоит в том, чтобы иметь хорошо разработанное заявление о миссии, на которое можно ссылаться в процессе проектирования.Такое заявление помогает вам сосредоточиться на своих целях при принятии решений.
Верх страницы
Поиск и систематизация необходимой информации
Чтобы найти и систематизировать необходимую информацию, начните с имеющейся информации. Например, вы можете записывать заказы на покупку в бухгалтерскую книгу или хранить информацию о клиентах на бумажных бланках в картотеке. Соберите эти документы и перечислите каждый тип отображаемой информации (например, каждое поле, которое вы заполняете в форме).Если у вас нет существующих форм, представьте, что вместо этого вам нужно разработать форму для записи информации о клиенте. Какую информацию вы бы поместили в форму? Какие поля для заполнения вы бы создали? Определите и перечислите каждый из этих элементов. Например, предположим, что в настоящее время вы храните список клиентов на учетных карточках. Изучение этих карточек может показать, что на каждой карточке указано имя клиента, адрес, город, штат, почтовый индекс и номер телефона. Каждый из этих элементов представляет собой потенциальный столбец в таблице.
Пока вы готовите этот список, не беспокойтесь о том, чтобы он получился идеальным. Вместо этого перечислите каждый элемент, который приходит в голову. Если кто-то еще будет использовать базу данных, спросите и его идеи. Вы можете настроить список позже.
Затем рассмотрите типы отчетов или рассылок, которые вы можете создавать из базы данных. Например, вы можете захотеть, чтобы отчет о продажах продукта отображал продажи по регионам или сводный отчет о запасах, который показывает уровни запасов продукта.Вы также можете создать типовые письма для отправки клиентам, которые объявляют о распродаже или предлагают премию. Создайте отчет в уме и представьте, как он будет выглядеть. Какую информацию вы бы разместили в отчете? Перечислите каждый элемент. Сделайте то же самое для формы письма и для любого другого отчета, который вы планируете создать.
Обдумывание отчетов и рассылок, которые вы, возможно, захотите создать, поможет вам определить элементы, которые вам понадобятся в вашей базе данных.Например, предположим, что вы даете клиентам возможность выбрать (или отказаться от) периодических обновлений электронной почты, и вы хотите распечатать список тех, кто согласился. Чтобы записать эту информацию, вы добавляете «Отправить электронное письмо». mail »в таблицу клиентов. Для каждого клиента вы можете установить значение Да или Нет.
Требование отправлять клиентам сообщения электронной почты предлагает другой элемент для записи. Как только вы узнаете, что клиент хочет получать сообщения электронной почты, вам также необходимо будет знать адрес электронной почты, на который их следует отправлять.Поэтому вам необходимо записать адрес электронной почты для каждого клиента.
Имеет смысл создать прототип каждого отчета или выходного списка и подумать, какие элементы вам понадобятся для создания отчета. Например, когда вы изучаете шаблон письма, на ум могут прийти несколько вещей. Если вы хотите включить правильное приветствие — например, «мистер», «миссис» или «Мисс» строка, с которой начинается приветствие, вам нужно будет создать элемент приветствия. Кроме того, вы обычно можете начинать письмо со слов «Дорогой мистер.Смит », а не« Дорогой. Мистер Сильвестр Смит ». Это говорит о том, что вы обычно хотите хранить фамилию отдельно от имени.
Ключевой момент, о котором следует помнить, — это то, что вы должны разбивать каждую часть информации на мельчайшие полезные части. В случае имени, чтобы сделать фамилию доступной, вы разделите имя на две части — имя и фамилию. Например, для сортировки отчета по фамилии полезно хранить фамилию клиента отдельно.В общем, если вы хотите сортировать, искать, вычислять или составлять отчеты на основе элемента информации, вы должны поместить этот элемент в отдельное поле.
Подумайте, на какие вопросы вам может понадобиться ответить база данных. Например, сколько продаж вашего рекомендованного продукта вы закрыли в прошлом месяце? Где живут ваши лучшие клиенты? Кто является поставщиком вашего самого продаваемого продукта? Предвидение этих вопросов поможет вам сосредоточиться на дополнительных элементах для записи.
После сбора этой информации вы готовы к следующему шагу.
Верх страницы
Разделение информации на таблицы
Чтобы разделить информацию на таблицы, выберите основные сущности или темы. Например, после поиска и систематизации информации для базы данных продаж продуктов предварительный список может выглядеть следующим образом:
Основными показанными здесь объектами являются продукты, поставщики, клиенты и заказы. Следовательно, имеет смысл начать с этих четырех таблиц: одна для фактов о продуктах, одна для фактов о поставщиках, одна для фактов о клиентах и одна для фактов о заказах.Хотя это далеко не полный список, это хорошая отправная точка. Вы можете продолжать уточнять этот список до тех пор, пока не получите хорошо работающий дизайн.
Когда вы впервые просматриваете предварительный список элементов, у вас может возникнуть соблазн поместить их все в одну таблицу вместо четырех, показанных на предыдущем рисунке. Здесь вы узнаете, почему это плохая идея. Рассмотрим на мгновение таблицу, показанную здесь:
В этом случае каждая строка содержит информацию как о продукте, так и о его поставщике.Поскольку у вас может быть много продуктов от одного и того же поставщика, имя и адрес поставщика необходимо повторять много раз. Это тратит впустую дисковое пространство. Запись информации о поставщике только один раз в отдельную таблицу «Поставщики» и последующее связывание этой таблицы с таблицей «Продукты» — гораздо лучшее решение.
Вторая проблема с этим дизайном возникает, когда вам нужно изменить информацию о поставщике. Например, предположим, что вам нужно изменить адрес поставщика. Поскольку он появляется во многих местах, вы можете случайно изменить адрес в одном месте, но забыть изменить его в других.Запись адреса поставщика только в одном месте решает проблему.
При разработке базы данных всегда старайтесь записывать каждый факт только один раз. Если вы обнаружите, что повторяете одну и ту же информацию более чем в одном месте, например, адрес конкретного поставщика, поместите эту информацию в отдельную таблицу.
Наконец, предположим, что есть только один продукт, поставляемый Coho Winery, и вы хотите удалить продукт, но сохранить имя поставщика и информацию об адресе.Как бы вы удалили запись о продукте, не потеряв при этом информацию о поставщике? Вы не можете. Поскольку каждая запись содержит факты о продукте, а также факты о поставщике, вы не можете удалить одну, не удаляя другую. Чтобы разделить эти факты, вы должны разделить одну таблицу на две: одна таблица для информации о продукте, а другая таблица для информации о поставщиках. При удалении записи о продукте должны удаляться только факты о продукте, но не сведения о поставщике.
После того, как вы выбрали тему, представленную в таблице, столбцы в этой таблице должны хранить факты только о предмете.Например, в таблице продуктов должны храниться факты только о продуктах. Поскольку адрес поставщика является фактом о поставщике, а не фактом о продукте, он должен быть включен в таблицу поставщиков.
Верх страницы
Преобразование информационных единиц в столбцы
Чтобы определить столбцы в таблице, решите, какую информацию вам нужно отслеживать о предмете, записанном в таблице. Например, для таблицы «Клиенты» поля «Имя», «Адрес», «Город-штат-почтовый индекс», «Отправить электронное письмо», «Приветствие» и «Адрес электронной почты» составляют хороший начальный список столбцов.Каждая запись в таблице содержит одинаковый набор столбцов, поэтому для каждой записи вы можете сохранить имя, адрес, город-штат-почтовый индекс, отправить электронное письмо, приветствовать и адрес электронной почты. Например, столбец адреса содержит адреса клиентов. Каждая запись содержит данные об одном клиенте, а поле адреса содержит адрес этого клиента.
После того, как вы определили начальный набор столбцов для каждой таблицы, вы можете дополнительно уточнить столбцы. Например, имеет смысл хранить имя клиента в виде двух отдельных столбцов: имя и фамилия, чтобы можно было сортировать, искать и индексировать только эти столбцы.Точно так же адрес фактически состоит из пяти отдельных компонентов: адреса, города, штата, почтового индекса и страны / региона, и также имеет смысл хранить их в отдельных столбцах. Например, если вы хотите выполнить операцию поиска, фильтрации или сортировки по состоянию, вам потребуется информация о состоянии, хранящаяся в отдельном столбце.
Вам также следует подумать, будет ли база данных содержать информацию только внутреннего происхождения или также международного происхождения. Например, если вы планируете хранить международные адреса, лучше иметь столбец «Регион» вместо «Штат», поскольку в такой столбце могут быть указаны как внутренние штаты, так и регионы других стран / регионов.Точно так же почтовый индекс имеет больше смысла, чем почтовый индекс, если вы собираетесь хранить международные адреса.
В следующем списке приведены несколько советов по определению столбцов.
Не включать расчетные данные
В большинстве случаев не следует сохранять результаты вычислений в таблицах. Вместо этого вы можете попросить Access выполнить вычисления, когда захотите увидеть результат. Например, предположим, что существует отчет «Продукты по заказу», в котором отображается промежуточная сумма заказанных единиц для каждой категории продуктов в базе данных.Однако ни в одной таблице нет столбца промежуточных итогов «Единицы по заказу». Вместо этого в таблице «Товары» есть столбец «Единицы заказа», в котором хранятся заказанные единицы для каждого продукта. Используя эти данные, Access вычисляет промежуточный итог при каждой печати отчета. Сам промежуточный итог не следует хранить в таблице.
Хранить информацию в самых маленьких логических частях
У вас может возникнуть соблазн создать одно поле для полных имен или для названий продуктов вместе с описаниями продуктов.Если вы объедините более одного вида информации в поле, впоследствии будет сложно получить отдельные факты. Попробуйте разбить информацию на логические части; например, создайте отдельные поля для имени и фамилии или для названия продукта, категории и описания.
После уточнения столбцов данных в каждой таблице можно выбрать первичный ключ каждой таблицы.
Верх страницы
Указание первичных ключей
Каждая таблица должна включать столбец или набор столбцов, которые однозначно идентифицируют каждую строку, хранящуюся в таблице.Часто это уникальный идентификационный номер, например идентификационный номер сотрудника или серийный номер. В терминологии базы данных эта информация называется первичным ключом таблицы. Access использует поля первичного ключа для быстрого связывания данных из нескольких таблиц и объединения данных для вас.
Если у вас уже есть уникальный идентификатор для таблицы, такой как номер продукта, который однозначно идентифицирует каждый продукт в вашем каталоге, вы можете использовать этот идентификатор в качестве первичного ключа таблицы, но только если значения в этом столбце всегда будут разными для каждая запись.В первичном ключе не может быть повторяющихся значений. Например, не используйте имена людей в качестве первичного ключа, потому что имена не уникальны. Вы легко можете разместить двух человек с одинаковым именем в одной таблице.
Первичный ключ всегда должен иметь значение. Если значение столбца в какой-то момент может стать неназначенным или неизвестным (отсутствующее значение), его нельзя использовать в качестве компонента в первичном ключе.
Всегда следует выбирать первичный ключ, значение которого не изменится. В базе данных, которая использует более одной таблицы, первичный ключ таблицы может использоваться в качестве ссылки в других таблицах.Если изменяется первичный ключ, это изменение также должно применяться везде, где имеется ссылка на ключ. Использование неизменного первичного ключа снижает вероятность того, что первичный ключ может не синхронизироваться с другими таблицами, которые на него ссылаются.
Часто в качестве первичного ключа используется произвольный уникальный номер. Например, вы можете присвоить каждому заказу уникальный номер заказа. Единственная цель номера заказа — идентифицировать заказ. После назначения он никогда не меняется.
Если вы не имеете в виду столбец или набор столбцов, которые могли бы стать хорошим первичным ключом, рассмотрите возможность использования столбца с типом данных AutoNumber.Когда вы используете тип данных AutoNumber, Access автоматически присваивает вам значение. Такой идентификатор не имеет фактов; он не содержит фактической информации, описывающей строку, которую он представляет. Бесконечные идентификаторы идеально подходят для использования в качестве первичного ключа, поскольку они не меняются. Первичный ключ, содержащий факты о строке — например, номер телефона или имя клиента — с большей вероятностью изменится, потому что сама фактическая информация может измениться.
1.Столбец, для которого задан тип данных AutoNumber, часто является хорошим первичным ключом. Нет двух одинаковых идентификаторов продуктов.
В некоторых случаях может потребоваться использовать два или более полей, которые вместе предоставляют первичный ключ таблицы. Например, таблица сведений о заказе, в которой хранятся позиции для заказов, будет использовать два столбца в своем первичном ключе: идентификатор заказа и идентификатор продукта. Если в первичном ключе используется более одного столбца, он также называется составным ключом.
Для базы данных продаж продуктов вы можете создать столбец AutoNumber для каждой таблицы, который будет служить первичным ключом: ProductID для таблицы Products, OrderID для таблицы Orders, CustomerID для таблицы Customers и SupplierID для таблицы Suppliers.
Верх страницы
Создание связи таблиц
Теперь, когда вы разделили информацию на таблицы, вам нужен способ снова объединить информацию осмысленным образом. Например, следующая форма включает информацию из нескольких таблиц.
1. Информация в этой форме взята из таблицы «Клиенты»…
2. … таблица «Сотрудники» …
3. … таблица заказов …
4. … таблица товаров …
5. … и таблица «Сведения о заказе».
Access — это система управления реляционными базами данных. В реляционной базе данных вы разделяете свою информацию на отдельные тематические таблицы. Затем вы используете связи таблиц, чтобы при необходимости собрать информацию.
Верх страницы
Создание отношения «один ко многим»
Рассмотрим следующий пример: таблицы «Поставщики» и «Продукты» в базе данных заказов на продукты.Поставщик может поставить любое количество товаров. Отсюда следует, что для любого поставщика, представленного в таблице «Поставщики», может быть много продуктов, представленных в таблице «Продукты». Следовательно, связь между таблицей «Поставщики» и таблицей «Продукты» является отношением «один ко многим».
Чтобы представить отношение «один ко многим» в проекте базы данных, возьмите первичный ключ на «одной» стороне отношения и добавьте его в качестве дополнительного столбца или столбцов в таблицу на стороне «многие».В этом случае, например, вы добавляете столбец «Идентификатор поставщика» из таблицы «Поставщики» в таблицу «Продукты». Затем Access может использовать идентификационный номер поставщика в таблице «Продукты», чтобы найти правильного поставщика для каждого продукта.
Столбец «Идентификатор поставщика» в таблице «Продукты» называется внешним ключом. Внешний ключ — это первичный ключ другой таблицы. Столбец «Идентификатор поставщика» в таблице «Продукты» является внешним ключом, поскольку он также является первичным ключом в таблице «Поставщики».
Вы обеспечиваете основу для объединения связанных таблиц, создавая пары первичных и внешних ключей.Если вы не уверены, какие таблицы должны использовать общий столбец, определение отношения «один ко многим» гарантирует, что для двух задействованных таблиц действительно потребуется общий столбец.
Верх страницы
Создание отношения «многие ко многим»
Рассмотрим связь между таблицей «Товары» и таблицей «Заказы».
В один заказ может входить более одного продукта. С другой стороны, один продукт может появиться во многих заказах.Следовательно, для каждой записи в таблице «Заказы» может быть много записей в таблице «Товары». И для каждой записи в таблице «Товары» может быть много записей в таблице «Заказы». Этот тип отношений называется отношениями «многие ко многим», потому что для любого продукта может быть много заказов; и для любого заказа может быть много товаров. Обратите внимание, что для обнаружения отношений «многие ко многим» между вашими таблицами важно учитывать обе стороны отношения.
Субъекты двух таблиц — заказы и продукты — связаны отношениями «многие ко многим».Это представляет проблему. Чтобы понять проблему, представьте, что произойдет, если вы попытаетесь создать связь между двумя таблицами, добавив поле Product ID в таблицу Orders. Чтобы иметь более одного продукта в заказе, вам необходимо более одной записи в таблице заказов для каждого заказа. Вы будете повторять информацию о заказе для каждой строки, относящейся к одному заказу, что приведет к неэффективному дизайну, который может привести к неточным данным. Вы столкнетесь с той же проблемой, если поместите поле «Идентификатор заказа» в таблицу «Продукты» — у вас будет более одной записи в таблице «Продукты» для каждого продукта.Как решить эту проблему?
Ответ состоит в том, чтобы создать третью таблицу, часто называемую таблицей соединений, которая разбивает отношение «многие ко многим» на два отношения «один ко многим». Вы вставляете первичный ключ из каждой из двух таблиц в третью таблицу. В результате в третьей таблице записывается каждое вхождение или экземпляр отношения.
Каждая запись в таблице сведений о заказе представляет собой одну позицию в заказе.Первичный ключ таблицы «Детали заказа» состоит из двух полей — внешних ключей из таблиц «Заказы» и «Продукты». Использование одного только поля идентификатора заказа не работает в качестве первичного ключа для этой таблицы, потому что в одном заказе может быть много позиций. Идентификатор заказа повторяется для каждой позиции в заказе, поэтому поле не содержит уникальных значений. Использование одного только поля Product ID тоже не работает, потому что один продукт может появляться в нескольких разных заказах. Но вместе эти два поля всегда дают уникальное значение для каждой записи.
В базе данных продаж продуктов таблица «Заказы» и таблица «Продукты» не связаны друг с другом напрямую. Вместо этого они косвенно связаны через таблицу сведений о заказе. Отношения «многие ко многим» между заказами и продуктами представлены в базе данных с помощью двух отношений «один ко многим»:
Таблица «Заказы» и таблица «Сведения о заказе» имеют отношение «один ко многим». В каждом заказе может быть более одной позиции, но каждая позиция связана только с одним заказом.
Таблица «Продукты» и таблица «Сведения о заказе» имеют отношение «один ко многим». С каждым продуктом может быть связано несколько позиций, но каждая позиция относится только к одному продукту.
Из таблицы «Сведения о заказе» можно определить все продукты в конкретном заказе. Вы также можете определить все заказы на конкретный продукт.
После включения таблицы сведений о заказе список таблиц и полей может выглядеть примерно так:
Верх страницы
Создание однозначных отношений
Другой тип отношений — это отношения «один-к-одному».Например, предположим, что вам нужно записать некоторую специальную дополнительную информацию о продукте, которая вам понадобится редко или которая относится только к нескольким продуктам. Поскольку вам нечасто нужна информация и поскольку при сохранении информации в таблице «Товары» останется пустое место для каждого продукта, к которому она не применяется, вы помещаете ее в отдельную таблицу. Как и в таблице Products, вы используете ProductID в качестве первичного ключа. Связь между этой дополнительной таблицей и таблицей Product является взаимно однозначной.Для каждой записи в таблице Product существует одна соответствующая запись в дополнительной таблице. Когда вы действительно идентифицируете такую связь, обе таблицы должны иметь общее поле.
Когда вы обнаружите необходимость во взаимосвязи «один-к-одному» в своей базе данных, подумайте, можете ли вы собрать информацию из двух таблиц вместе в одной таблице. Если вы по какой-то причине не хотите этого делать, например, потому что это приведет к появлению большого количества пустого пространства, следующий список показывает, как вы бы представили отношения в своем дизайне:
Если две таблицы имеют одинаковую тему, вы, вероятно, можете установить связь, используя один и тот же первичный ключ в обеих таблицах.
Если две таблицы имеют разные субъекты с разными первичными ключами, выберите одну из таблиц (любую из них) и вставьте ее первичный ключ в другую таблицу в качестве внешнего ключа.
Определение отношений между таблицами помогает убедиться, что у вас есть правильные таблицы и столбцы. Если существует связь «один к одному» или «один ко многим», задействованные таблицы должны иметь общий столбец или столбцы.Когда существует отношение «многие ко многим», необходима третья таблица для представления отношения.
Верх страницы
Доработка дизайна
Когда у вас есть необходимые таблицы, поля и связи, вы должны создать и заполнить свои таблицы образцами данных и попробовать работать с информацией: создавать запросы, добавлять новые записи и так далее. Это помогает выявить потенциальные проблемы — например, вам может потребоваться добавить столбец, который вы забыли вставить на этапе проектирования, или у вас может быть таблица, которую вам следует разделить на две таблицы, чтобы удалить дублирование.
Посмотрите, сможете ли вы использовать базу данных, чтобы получить нужные ответы. Создайте черновики своих форм и отчетов и посмотрите, соответствуют ли они ожидаемым данным. Ищите ненужное дублирование данных и, если вы его обнаружите, измените свой дизайн, чтобы устранить его.
По мере того, как вы опробуете свою первоначальную базу данных, вы, вероятно, обнаружите, что ее можно улучшить. Вот несколько вещей, которые нужно проверить:
Вы забыли какие-нибудь столбцы? Если да, то относится ли эта информация к существующим таблицам? Если это информация о чем-то другом, вам может потребоваться создать другую таблицу.Создайте столбец для каждого элемента информации, который необходимо отслеживать. Если информацию нельзя рассчитать из других столбцов, вероятно, вам понадобится новый столбец для нее.
Не нужны ли какие-либо столбцы, потому что их можно вычислить на основе существующих полей? Если элемент информации можно рассчитать на основе других существующих столбцов — например, цены со скидкой, рассчитанной на основе розничной цены, — обычно лучше сделать именно это и избегать создания нового столбца.
Вы постоянно вводите повторяющуюся информацию в одну из своих таблиц? Если это так, вам, вероятно, нужно разделить таблицу на две таблицы, которые имеют отношение «один ко многим».
У вас есть таблицы с множеством полей, ограниченным количеством записей и множеством пустых полей в отдельных записях? Если да, подумайте о том, чтобы изменить дизайн таблицы, чтобы в ней было меньше полей и больше записей.
Разбита ли каждая информационная единица на мельчайшие полезные части? Если вам нужно составить отчет, отсортировать, выполнить поиск или вычислить элемент информации, поместите этот элемент в отдельный столбец.
Содержит ли каждый столбец факт о теме таблицы? Если столбец не содержит информации о теме таблицы, он принадлежит другой таблице.
Все ли отношения между таблицами представлены общими полями или третьей таблицей? Для отношений «один к одному» и «один ко многим» требуются общие столбцы. Отношения «многие ко многим» требуют наличия третьей таблицы.
Создание базы данных
В системах управления базами данных многие задачи могут быть выполнены программно или через пользовательский интерфейс. Создание баз данных не исключение.
Вариант 1. Программно
Многие администраторы баз данных (DBA) используют язык структурированных запросов (SQL) для выполнения многих своих задач с базами данных. Чтобы ввести SQL, вам необходимо открыть интерфейс, позволяющий ввести ваш код. Например, если вы используете SQL Server, вы обычно используете Query Analyzer.
Следующий пример — это базовый код для создания новой базы данных. В этот пример можно добавить параметры, если ваши требования более конкретны.
СОЗДАТЬ БАЗУ ДАННЫХ MyDatabase
Примечание: В этом примере предполагается, что вы знаете, как использовать свою систему баз данных для запуска подобных сценариев. Если вы этого не сделаете, вероятно, вам будет проще использовать метод пользовательского интерфейса (ниже).
Вариант 2: Пользовательский интерфейс
Большинство систем баз данных позволяют очень легко создать базу данных через пользовательский интерфейс. Как правило, достаточно выбрать параметр в меню и затем указать имя для вашей базы данных.
В следующем примере показано, как создать базу данных в Microsoft Access.
Перейти в меню «Файл»
Так выглядит меню «Файл» в Microsoft Access 2016.Просто щелкните Create Blank Database , чтобы создать новую базу данных.
Вы также можете выбрать шаблон. Шаблон — это предварительно созданная база данных для определенной цели, которая может дать вам преимущество при создании базы данных.
Имя базы данных
Первое, что потребуется любой системе управления базами данных, — это имя для базы данных.После того, как вы указали имя, база данных может быть создана в системе.
Укажите имя и нажмите Create .
База данных
Теперь у вас будет пустая база данных. Вот как легко создать пустую базу данных.
Но пустая база данных — это только начало.