Договор делопроизводства \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Договор делопроизводства
Подборка наиболее важных документов по запросу Договор делопроизводства (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Договоры и сделки:
- Абонент
- Аванс это
- Авансовые платежи бюджетных учреждений
- Авансы выданные
- Авансы полученные
- Ещё…
- Газ:
- Безучетное потребление газа
- ВКГО
- Внутриквартирное газовое оборудование
- ГАЗ
- Газификация
- Ещё…
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 19. 1 «Трудовые отношения, возникающие на основании трудового договора в результате признания отношений, связанных с использованием личного труда и возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями» Трудового кодекса РФ
(В.Н. Трофимов)Суд отклонил довод о том, что заявление о приеме на работу истица не писала, трудовой договор с нею не оформлялся, записи в трудовую книжку не вносились, штатным расписанием наличие должности второго администратора не было предусмотрено. При этом суд установил, что истица на основании доверенности была уполномочена заключать и расторгать трудовые договоры, вести делопроизводство по кадрам, оформлять трудовые книжки, вносить записи в трудовые книжки, хранить и вести трудовые книжки, при этом выполнение этой работы было предусмотрено с ведома и по поручению работодателя, в его интересах, под его контролем и управлением. По мнению суда, разъяснившего порядок применения ст. ст. 15, 16, 19.1, 56 и 67 ТК РФ, при указанных обстоятельствах само по себе отсутствие трудового договора, приказов о приеме на работу и увольнении не исключало возможности признания отношений между истицей и предпринимателем трудовыми, поскольку они соответствовали всем признакам трудовых правоотношений, к которым относятся: личный характер прав и обязанностей работника; обязанность работника выполнять определенную, заранее обусловленную трудовую функцию; подчинение работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда; возмездный характер (оплата производится за труд).
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2021 год: Статья 20.1 «Объект обложения страховыми взносами и база для начисления страховых взносов» Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
(Юридическая компания «TAXOLOGY»)Фонд социального страхования РФ пришел к выводу о занижении учреждением базы по страховым взносам на сумму выплат физическим лицам по гражданско-правовым договорам. По мнению Фонда, договоры с физическими лицами на выполнение работ по организации эксплуатации электроснабжения, водоснабжения, теплоснабжения, уборке помещений, доставке корреспонденции, ведению бухгалтерского и налогового учета, кадрового делопроизводства и юридическому сопровождению фактически являются трудовыми, а соответствующие выплаты должны облагаться страховыми взносами. Суд оценил договоры и установил, что заказчик обязуется принять именно результат работ, а не работу как таковую, физическим лицам не предоставляются очередные и другие оплачиваемые отпуска, различные пособия, иные гарантии социальной защищенности, в договорах отсутствуют требования по соблюдению правил внутреннего распорядка или требования к режиму и порядку выполнения работ. Суд отметил, что Фонд не устанавливал в ходе проверки, предусмотрена ли в договорах обязанность заказчика уплачивать страховые взносы. Суд решил, что факт наличия между учреждением и физическими лицами трудовых отношений не доказан, и удовлетворил требование о признании недействительным решения Фонда.
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как заполнить журнал регистрации трудовых договоров
(КонсультантПлюс, 2022)Журнал регистрации трудовых договоров храните 75 лет, если он закончен делопроизводством до 1 января 2003 г. , и 50 лет, если он завершен позднее указанной даты (ч. 2 ст. 13, ч. 1 ст. 17, ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. «б» ст. 463 Перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Трудовой кодекс. Кадровое делопроизводство. Защита прав работодателя
ПРОГРАММА
1 Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права
· Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации
· Трудовой Кодекс РФ, федеральные законы
· Нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации
· Основные направления государственной политики в области трудового законодательства
· Действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права
Упражнение — формирование нормативно-правовой базы в компании
2 Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права как правовая основа управления персоналом
· Обязательные локальные нормативные акты
· Рекомендательные локальные нормативные акты
· Случаи признания норм локальных нормативных актов, не подлежащими к применению
· Порядок разработки, оформления, согласования утверждения, введения в действие локальных нормативных актов
· Порядок принятия локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников
Упражнение — формирование необходимых локальных актов в компании (по кейсам участников)
3. Регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в договорном порядке
- Понятие трудового договора
- Стороны, содержание трудового договора
- Анализ правомерности заключения и оформления гражданско-правовых договоров с физическими лицами на выполнение работ и оказание услуг, отличие ГПД от трудовых договоров, случаи заключения, правовые последствия
- Срок трудового договора, неправомерность заключения срочных трудовых договоров
- Порядок составления, оформления, заключения, регистрации, хранения трудовых договоров
- Порядок оформления приема на работу, ведение учетной кадровой документации
Упражнение — составление примерной формы трудового договора
4. Нормативно-правовое регулирование кадрового делопроизводства
· Требования по оформлению документов, регистрации, систематизации. Унифицированные формы документов
· Формирование дел, оформление внутренних описей, организация хранения. Создание и оформление номенклатуры дел
· Лица ответственные за ведение КДП, соблюдение норм ТК и охраны труда
· Правила ведения и хранения трудовых книжек
· Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты. Хранение и использование персональных данных работников
· Ответственность за нарушение норм регулирующих КДП, правовые последствия
Упражнение — разработка системы кадрового делопроизводства в компании.
5. Защита прав работодателя
· Права работодателя регламентируемые трудовым законодательством
· Порядок реализации прав работодателя
· Порядок привлечения работников к ответственности при нарушении норм трудового законодательства
· Права работодателя на взыскание ущерба с работника
· Случаи материальной ответственности работников
· Порядок определения и взыскания ущерба
· Кадровая документация как основа при рассмотрении трудовых споров
6. Дисциплина труда и трудовой распорядок
- Трудовой распорядок в организации
- Порядок составления и утверждения правил внутреннего трудового распорядка
- Обязанность работника по соблюдению дисциплины труда и трудового распорядка
- Поощрения за труд
- Виды дисциплинарных взысканий
- Порядок применения дисциплинарных взысканий
- Сроки и порядок применения дисциплинарных взысканий
- Снятие дисциплинарного взыскания
Упражнение.- разработка примерной формы ПВТР
7 Увольнение как мера дисциплинарного взыскания
- Основания для увольнения относящиеся к дисциплинарным взысканиям
- Порядок выявления нарушений, документальное оформление
- Порядок и сроки принятия решений об увольнении
- Оформление расторжения трудового договора
- Основные ошибки и проблемы при оформлении увольнения
Упражнение. — формирование комплекта документов при применении дисциплинарных взысканий
8. Общие основания прекращения трудового договора
- Расторжение трудового договора по соглашению сторон
- Расторжение трудового договора по инициативе работника
- Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
- Гарантии беременным женщинам, женщинам имеющим детей, лицам воспитывающим детей без матери, работникам в возрасте до 18 лет при расторжении трудового договора по инициативе работодателя.
- Расторжение трудового договора при неудовлетворительном результате испытания
- Распространенные ошибки работодателя и проблемные ситуации при увольнении в период испытательного срока
- Общий порядок оформления прекращения трудового договора (ст.84).
- Случаи предоставления гарантий и компенсаций
Упражнение — «Сокращение штата работников»
9. Оформление документов, связанных с трудовыми отношениями
- Отличия совмещения от совместительства
- Порядок установления, оформления оплаты при совмещении
- Совместительство, прядок оформления трудовых договоров и кадровых документов при приеме на работу по совместительству.
- Отличие перевода от перемещения
- Виды переводов. Порядок оформления.
- Общий порядок изменения определенных сторонами условий трудового договора
Упражнение.- разработка дополнительных соглашений к трудовому договору (по кейсам участников)
10. Рабочее время и время отдыха
- Понятие рабочего времени
- Нормальная продолжительность рабочего времени
- Сокращенная продолжительность рабочего времени
- Неполное рабочее время
- Ненормированный рабочий день
- Сменная работа
- Суммированный учет рабочего времени
- Виды времени отдыха
- Перерывы в работе
- Отпуска
Упражнение-кейс «Расчет количества неиспользованных дней отпуска при увольнении работника»
11. Кадровый аудит
· Понятие кадрового аудита
· Цели проведения кадрового аудита
· Виды кадрового аудита
· Администрирование процесса аудита — Этапы проведения
· Содержание аудита: объекты и критерии аудита. Основные ошибки и проблемы
· Аудит документов по воинскому учету
· Особенности приема-передачи дел в кадровой службе: акт приема-передачи дел
· Полномочия федеральной инспекции труда
· Документы, запрашиваемые Государственной инспекцией труда при проведении проверок
Упражнение — «разработка плана и составление графика проведения КА, разработка форм и шаблонов»
12. Актуальные изменения по ведению трудовых книжек. Перевод КДП на ЭДО
Новации в кадровом делопроизводстве. Правовая регламентация
Глобальные изменения в кадровой профессии
Очередной этап эксперимента по переводу КДП на ЭДО
·Ожидаемые сроки вступления в силу новых законов
«Электронные трудовые книжки» в Трудовом кодексе
- Трудовая книжка vs Сведения о трудовой деятельности, принципиальные различия
- Правовой статус сведений о трудовой деятельности
Доступ работника к сведениям о своей трудовой деятельности
Хранение и выдача на руки трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности
Кому, как и когда мы будем выдавать СЗИ-ТД
Поправки в ТК: приём на работу, у кого трудовая книжка, а у кого сведения о трудовой деятельности?
Доступ работодателя к сведениям о трудовой деятельности работника
Анализ поправок в ТК РФ в связи с введением электронных трудовых книжек
Новые обязанности работодателя
- Обеспечение технической готовности для передачи информации в Пенсионный фонд
Что предусмотреть в новых локальных актах, какие изменения внести в действующие документы
Когда и как известить работников об изменениях в законодательстве
Какие заявления собрать у работников
Дальнейшая судьба бумажных трудовых книжек
Что писать в трудовой книжке при выдаче её на руки тем, кто согласен только на цифровой формат
Когда и как вернуть работникам традиционные трудовые книжки
Новая отчётность в Пенсионный фонд. Ответственность работодателя
Отчёт СВЗ-ТД в 2020 и 2021 году. Сроки, правила и ответственность
Сдавать ли нулевой отчёт
Кто из работников окажется в отчёте, а кто нет
Данные о трудовом стаже работника за предшествующие периоды в СЗВ-ТД
Ответственность за неполную, несвоевременную сдачу и непредставление отчётности: кто привлекает к ответственности
В чём реальные выгоды работодателя от внедрения ЭТК
Выгоды для работника
Новый административный регламент Роструда по проверкам и трудовые книжки
! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.
Методы и формы работы
Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.
В стоимость входят кофе-паузы, раздаточные материалы, сертификат, др. Бесплатно содействуем в бронировании гостиницы для иногородних участников.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговая инструкция-2022
Содержание
- Кому поручить ведение кадрового делопроизводства
- Обязательные кадровые документы в 2022 году
- Курсы, которые помогут наладить документооборот
- Дополнительные кадровые документы
- Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции в 2022
Кому поручить ведение кадрового делопроизводства
Скачайте образцы документов для работы:
Список обязательных кадровых документов |
Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.
Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.
Всегда быть в курсе изменений трудового законодательства и получать разъяснения, как действовать на практике, вы сможете с сервисом «Кадровый обзор». |
На что обращает при проверках ГИТ, узнаете из статьи. За что наказывает Роскомнадзор, читайте здесь.
Обязательные кадровые документы в 2022 году
Кадровое делопроизводство усложнилось в 2021, новые требования к документообороту, обработке персональных данных усилили роль кадровика в работе компаний. Ужесточились инспекционные требования. Запрашивать документы для проверки вправе инспекторы ГИТ, проверяющие из прокуратуры, представители Пенсионного фонда.
О том, что сегодня проверяет Роспотребнадзор, читайте в нашем материале.
Отсутствие даже одного обязательного документа порождает серьезные проблемы. Отвечать за это может как работодатель, так и должностное лицо, в обязанности которого входит кадровый учет в организации: документы кадрового учета всегда должны быть в порядке, этим определяется качество работы с персоналом. Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.
Список обязательных документов скачайте здесь.
Как только в организации появляются наемные сотрудники, обязательный список расширяется за счет документов индивидуального характера: трудовых договоров, приказов о приеме на работу, личных карточек. Если закон требует направлять персонал на медосмотры, заводится журнал учета обследований, если какие-то должности предполагают полную материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления договоров.
Внимание!
Эксперты нередко включают в этот список должностные инструкции: с одной стороны, закон не обязывает их разрабатывать, с другой — в спорных ситуациях наличие четкой инструкции поможет обосновать позицию работодателя. |
Часть документов кадрового делопроизводства — например, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или положения, регулирующие отдельные аспекты взаимоотношений с персоналом — разрабатываются единожды и применяются из года в год. Изменения вносятся только по мере необходимости. Другие с определенной регулярностью составляются заново: график отпусков — ежегодно, табель учета рабочего времени — ежемесячно, график сменности — по завершении учетного периода и т.д.
Курсы, которые помогут наладить документооборот
Новейший курс по кадровому делопроизводству 3.0. Полный пакет знаний для специалиста по кадровому делопроизводству
32234
Построение эффективной кадровой службы 3.0. Полный пакет знаний для руководителя кадровой службы
29062
Электронный документооборот в кадровой службе: оптимизация и автоматизация 2.0
17622
Дополнительные кадровые документы
Не вся документация по кадровому делопроизводству обязательна, некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.
Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена:
- коллективным договором;
- положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников;
- правилами работы с архивом;
- документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.
Оформляйте их по мере необходимости.
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции в 2022
Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся. А новая инструкция по кадровому делопроизводству поможет избежать ошибок в этом кропотливом деле.
Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства. Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой. Незнание норм трудового законодательства часто оборачивается для работодателя штрафами.
Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать. Многие организации устанавливают специализированное программное обеспечение, облегчающее работу с документами и оптимизирующее рутинные кадровые процессы. Например, учет фактически отработанного времени, составление графика отпусков, оформление шаблонных приказов и распоряжений.
Внимание!
Уже сейчас есть документы, которые настоятельно рекомендуется вести в электронном виде — например, отчеты для Росстата или больничные листки. В то же время трудовые книжки и личные карточки все еще ведутся в бумажном формате. |
Шаг 3. Ознакомьтесь с учредительными документами компании. Кадровые процессы положено оформлять так, чтобы не возникало противоречий с положениями устава и других учредительных документов. В уставе прописывается порядок приема на работу и оплаты труда первых лиц компании, схема утверждения штатного расписания и другие важные нюансы, о которых нужно знать.
Шаг 4. Проведите ревизию локальных нормативных актов. Посмотрите, все ли обязательные документы есть в наличии, и обязательно проверьте их на соответствие актуальному законодательству. Если каких-то нормативных актов из обязательного списка не хватает (или они есть, но составлены с ошибками), компанию могут оштрафовать.
Подсказка, как избежать штрафов:
- Составьте перечень недостающих положений и правил.
- Разработайте документы, которых не хватает, собственными силами или с привлечением специалистов из других служб и подразделений.
- Согласуйте проекты с руководством и утвердите приказами.
Внимание!
При оформлении любых официальных документов ориентируйтесь на новый ГОСТ Р 7. |
Шаг 5. Разработайте типовую форму трудового договора, которую в дальнейшем будете использовать для оформления отношений с работниками. Содержание документа не должно противоречить статье 57 ТК РФ. Убедитесь, что включили в договор все обязательные условия.
Шаг 6. Сформируйте набор бланков для стандартных кадровых процедур. К ним относятся увольнение, перевод и прием на работу, предоставление отпуска, оформление командировок, выдача премий и т.д. Сегодня у коммерческих структур есть выбор из документов в кадровом делопроизводстве: использовать унифицированные формы или разработать собственные бланки. Если выбран второй вариант, утвердите новые бланки письменным приказом.
Шаг 7. Заведите регистрационные журналы. Этот важный пункт содержит любая инструкция по кадровому делопроизводству. Помимо книг по учету чистых и заполненных бланков трудовых книжек, следует вести еще как минимум пять журналов.
Среди них:
- По учету проверок, проводимых органами контроля и надзора.
- По регистрации несчастных случаев на производстве.
- По регистрации инструктажей. Вводного, на рабочем месте и по пожарной безопасности — для каждого вида ведется отдельный журнал.
Другие журналы заводите по необходимости. Закон не требует регистрировать приказы по личному составу, сотрудников, выбывающих в командировки или оформляющих декретные отпуска, входящую корреспонденцию и листки нетрудоспособности. Но это помогает в кадровой работе.
Шаг 8. Проверьте, правильно ли оформлены трудовые отношения с работниками. В том числе с генеральным директором: к сожалению, первые лица компаний нередко принимаются на работу с нарушениями. Особое внимание уделяйте прописанным в договорах условиям (срок действия, испытание при приеме на работу, материальная ответственность и т.д.). Устраните все выявленные недочеты, заключая дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Шаг 9. Организуйте работу с трудовыми книжками. Свою трудовую работник передает в отдел кадров на этапе трудоустройства. С этого момента и вплоть до увольнения его владельца документ хранится у работодателя. Ответственного за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя компании. Эти обязанности, как и ведение кадрового делопроизводства в полном объеме, обычно поручаются кадровику.
Чтобы ни у руководства, ни у ГИТ не было претензий к качеству оформления трудовых книжек, ориентируйтесь на нормативные документы по кадровому делопроизводству, это требования:
- статьи 66 ТК РФ;
- инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003;
- правил, утвержденных постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003.
Внимание!
Заполняйте трудовые книжки всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней. |
Шаг 10. Заведите личные карточки на всех сотрудников. В том числе «сезонников», надомников и принятых в штат по совместительству. Исключение — исполнители по гражданско-правовым договорам, на которых карточки не заводятся. Используйте форму №Т-2 или ее локальный аналог.
Шаг 11. Организуйте воинский учет. На небольших предприятиях, где нет отдельного военно-учетного стола, эта функция обычно поручается кадровику. Издайте приказ о назначении ответственного за воинский учет, составьте ежегодный план работ и согласуйте его с военкоматом, перенесите данные из военных билетов и других документов воинского учета, предъявляемых при трудоустройстве, в личные карточки сотрудников. Вместе с планом и приказом подайте в военкомат отчет по форме №6 и карточку учета организации по форме №18 (см. письма Минкультуры №125-01-16/24 от 3.11.2003 и №334-01-39-ВА от 21.10.2015).
Подробнее о том, как организовать воинский учет отделом кадров, читайте на сайте Профкадровик
Шаг 12. Обеспечьте документам приемлемые условия хранения. Бланки строгой отчетности, например, оригиналы трудовых книжек и вкладышей к ним (как заполненные, так и новые) следует хранить вне зоны общего доступа. Например, в сейфе или надежно запирающемся несгораемом шкафу. Завершенные в делопроизводстве документы в конце календарного года передайте в архив организации. Сроки архивного хранения документов разных категорий ищите в перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Со временем объем кадровой документации значительно возрастет. Будьте к этому готовы и заранее продумайте логику нумерации приказов. Четких указаний на этот случай нет, руководствуйтесь здравым смыслом. Если приказов мало, можно использовать сквозную нумерацию, если много — поделите их на группы и применяйте дополнительные буквенные индексы, чтобы избежать путаницы.
Вывод
Даже начинающему кадровику под силу наладить кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции и перечни обязательных документов помогут избежать ошибок. Для рутинных процедур используйте унифицированные бланки Госкомстата, если работодатель не разработал собственные формы. Составляя документы в свободной форме, учитывайте требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. |
Трудовые договоры: обязательно регистрировать — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве
«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти. Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров Ирина Мурнина.
В Трудовом кодексе Российской Федерации очень подробно описано содержание, сроки, порядок заключения многие другие аспекты трудового договора, важнейшего для взаимоотношений работника и работодателя документа.
Датирование трудового договора
Трудовые договоры оформляются, регистрируются и хранятся кадровой службой организации. Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя. Возложение обязанностей по ведению кадровой работы обязательно оформляется приказом руководителя. Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица.
Дата трудового договора проставляется в его начале, ниже наименования документа — трудовой договор. Обратите особое внимание на эту дату. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.
Оптимальным считается вариант, когда трудовой договор и приказ о приеме на работу оформляются в первый для работника рабочий день. Договор оформлен, датирован, подписи и печать организации – на месте, казалось бы, можно выдавать на руки работнику (ст. 67). Но выдавать рано, потому что после оформления трудовой договор необходимо внести в регистрационную форму. «Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить мне некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти, потому что Трудовой кодекс – это федеральный закон, который не должен и не может детально прописывать очевидные факты.
А нумерация?
Регистрация документа фиксирует факт его создания или поступления в организацию. Допустим, договор оформили, подписали, дату поставили, а номер – нет. То есть документ создали, но этот факт зафиксировали частично. То ли забыли, то ли не захотели: «Зачем нам лишняя бюрократия?». Ну а дальше в суде может возникнуть проблема доказательства подлинности такого договора, его оформления в установленном законом порядке и в установленные законом сроки. А закон говорит абсолютно четко: «В письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе» (статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации). И виноватым окажется тот, кто этот закон нарушил.
Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.
Так что, перед выдачей одного экземпляра (подлинника) трудового договора на руки работнику документ необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Номер проставляется на всех экземплярах договора, непосредственно после наименования документа «Трудовой договор № 00», либо под наименованием документа:
Трудовой договор
№ 00.
Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, прошит, прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью организации. Для электронной регистрации необходимо предусмотреть отсутствие возможности движения номеров, хотя двигать номера трудовых договоров вроде бы нереально. Ведь один экземпляр хранится у работника. А с учетом уже уволившихся… Но на практике у нас возможно все, так что лучше подстраховаться.
Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно отыскать документ.
Журнал регистрации трудовых договоров, для примера, может содержать следующие главы:
- Дата и номер трудового договора Ф.И.О. работника, с которым заключен трудовой договор.
- Должность, место работы, контактный телефон.
- Вид работы, (основная, по совместительству).
- Срок трудового договора.*
- Наличие испытательного срока (дата начала и окончания).
- Дата и номер приказа о приеме на работу.
- Даты и номера изменений к трудовому договору.
- Номер дела, в которое подшит трудовой договор.
* Указать срочный или на неопределенный срок, указать даты начала работы, для срочных трудовых договоров – также дата окончания.
При необходимости можно дополнить эту таблицу другими графами или исключить лишние, с точки зрения специалиста, позиции.
Номер договора может быть обычным порядковым номером по очередности регистрации, а может быть дополнен цифровым или буквенным обозначением структурного подразделения, в которое принят работник, другими дополнительными кодами, позволяющими оперативно и качественно вести поисковую и информационно-справочную работу с трудовыми договорами.
Один экземпляр – на руки работнику
Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах. Для отдельных категорий работников может быть предусмотрено оформление трудового договора и в большем количестве экземпляров (ст. 67 Трудового кодекса РФ).
Подпись представителя работодателя скрепляется печатью организации (для работодателей – юридических лиц), а для работника полностью указываются паспортные данные.
Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который будет храниться у работодателя (См. указанную выше статью Трудового кодекса). Причем, работник собственноручно и от руки делает запись на подлиннике договора: «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен», затем ставит свою подпись, указывает расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату получения своего экземпляра договора. Работник может также расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе Журнала регистрации трудовых договоров. Это совершенно не обязательно, законом не регламентировано и отсутствие подписи в журнале (в отличие от подлинника трудового договора) нарушением не является.
Сомнительная экономия
На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя. На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто (без заверения) ксерокопия трудового договора. Напоминаем, что ксерокопия документом не является, а подобные «нововведения» в целях экономии времени и/или сокрытия от работника непосредственной информации об его работе в данной организации, являются явным нарушением закона, в частности, уже упоминавшейся статьи 67 Трудового кодекса.
Не надо рассчитывать, что это как-то «сойдет с рук». Дело до суда, может, и не дойдет, но ближайшая проверка выявит это нарушение, обязательно накажет и еще заставит в течение месяца исполнить нарушенную норму закона. Так что «экономия времени и бумаги» на текущем этапе может дать обратные результаты в дальнейшем.
Важно! Письменная форма заключения трудового договора, оформление его в двух экземплярах с последующей выдачей одного экземпляра на руки работнику является обязательной, как по основной работе, так и по совместительству.
Где и как хранить трудовой договор
Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.
В настоящее время в сообществе делопроизводителей и архивистов обсуждается целесообразность сокращения срока хранения кадровых документов до 50 лет. Но даже при таком подходе срок хранения трудовых договоров остается весьма значительным, т. к эти документы служат доказательной базой при возникновении проблем не только в период работы у конкретного работодателя или непосредственно после увольнения, но в период начисления пенсии по старости, при неправильном заполнении, утрате трудовой книжки.
При помощи трудовых договоров подтверждают периоды работы, наличие вредных и(или) опасных условий труда и многие другие факторы, влияющие на размер пенсии, которая для всех для нас, как зима для коммунальных служб, наступит совершенно неожиданно, но неотвратимо.
И.В. Мурнина
консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров
Все ли вы знаете о способах хранения трудовых договоров?
Эмма Давыдова, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ
По решению специалиста по кадрам трудовые договоры (контракты) с работниками включаются в состав личных дел. Однако личные дела ведутся не на всех работников. Возникает вопрос: каким образом формировать в дела трудовые договоры (контракты) с работниками, на которых личные дела не ведутся?
Личное дело работника формируют после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 5 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция)).
После издания приказа о приеме (назначении) на работу собранные документы в личном деле располагают в установленной последовательности (п. 6 Инструкции).
Наряду с личным листком по учету кадров, автобиографией, копиями документов об образовании и др., Инструкцией предусмотрена возможность включения в состав личных дел и трудовых договоров (контрактов).
Варианты хранения трудовых договоров (контрактов)
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) трудовые договоры (контракты) с работниками включают в состав личных дел (часть вторая п. 8 Инструкции).
Однако личные дела ведутся не на все категории работников. Возникает вопрос: каким образом формировать в дела трудовые договоры (контракты) с работниками, на которых личные дела не ведутся?
Специальные правила, регулирующие порядок формирования в дела трудовых договоров (контрактов) с работниками, не установлены, за исключением контрактов с государственными служащими, которые обязательно включаются в состав личных дел.
По мнению автора, возможно 2 варианта решения вопроса.
1-й вариант
Подшивайте трудовые договоры (контракты) в дела в соответствии с общими правилами, закрепленными в нормативных правовых актах и методических документах по архивному делу и делопроизводству.
Трудовые договоры (контракты), заключенные с работниками, можете формировать как в личные дела, так и в отдельное дело по фамилиям работников в алфавитном порядке или по хронологии в пределах делопроизводственного года.
На обложке такого дела укажите заголовок: «Трудовые договоры (контракты) с работниками организации», а само дело включите в номенклатуру дел того структурного подразделения, в котором оно будет храниться (например, кадровая служба), и в сводную номенклатуру дел организации.
2-й (смешанный) вариант
Трудовые договоры (контракты) с теми работниками, на которых ведутся личные дела, можете включать в состав таких дел, а трудовые договоры (контракты) с остальными работниками формируйте в отдельное дело. В этом случае в номенклатуре дел в графе «Примечание» напротив заголовка дела с трудовыми договорами (контрактами) запишите, что трудовые договоры (контракты) с работниками, на которых ведутся личные дела, включены в состав личных дел. Очевидно, что этот вариант не очень удобен, так как в ряде случаев может вызвать затруднения при поиске необходимого трудового договора (контракта).
Срок хранения контрактов
Предусмотренный Инструкцией порядок формирования в дела трудовых договоров (контрактов) устанавливался в тот период, когда в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, и Перечне типовых документов органов, государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Госкомархива РБ от 06. 08.2001 № 38) (далее – Перечень-2001) отсутствовали сроки хранения трудовых договоров (контрактов). Поэтому они хранились в организациях 75 лет как приказы (распоряжения) о приеме, перемещении, увольнении работников (ст. 16.4 Перечня-2001).
Срок хранения трудовых договоров (контрактов) был установлен только с принятием постановления Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов и организаций с указанием сроков хранения» (далее – Перечень-2006). Теперь в Перечень-2006 в раздел «Кадровое обеспечение» включены трудовые договоры (контракты). Срок их хранения – 3 года после истечения срока действия трудовых договоров (контрактов) (контрактов с государственными служащими – 75 лет) (п. 219 Перечня-2006).
По мнению автора, установление такого срока хранения аргументируется следующим.
Во-первых, трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой – хранится у нанимателя (ст. 18 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
После заключения трудового договора (контракта) издается приказ, который констатирует факт заключения трудового договора (контракта), не указывая при этом на условия трудового договора (контракта), которые содержатся в тексте самого трудового договора (контракта). Следовательно, трудовой договор (контракт) является одним из основных документов, на основании которого издается приказ о приеме на работу.
Трудовой договор (контракт) может быть расторгнут досрочно, однако факт его расторжения фиксируется только в приказе и никак не отражается в самом трудовом договоре (контракте).
Во-вторых, трудовой договор (контракт) не является основанием для выдачи справок о стаже работника, поскольку основным документом, подтверждающим трудовой стаж, считается трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке нет необходимых записей или содержатся неправильные записи о периодах работы, для подтверждения трудового стажа принимаются справки, выданные на основании приказов, лицевых счетов, ведомостей на выдачу заработной платы и иных документов, содержащих сведения о периодах работы, и (или) справки об уплате страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ.
Таким образом, учитывая ограниченный срок использования трудовых договоров (контрактов) в практической деятельности после истечения срока действия и их массовый характер, установлен вышеназванный срок хранения в 3 года после истечения срока действия.
Рекомендация
Автор рекомендует использовать первый вариант формирования и хранения трудовых договоров (контрактов), при котором трудовые договоры (контракты) со сроком хранения 3 года после истечения срока их действия формируются в отдельном деле, а не помещаются в личные дела работников, которые хранятся 75 лет (за исключением контрактов с государственными служащими).
Сроки хранения контрактов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Так, если срок действия контракта, заключенного с работником, истек 5 сентября 2007 г., то включайте их в акт о выделении к уничтожению не ранее 1 января 2010 г.
Трудовые договоры (контракты) обязательно регистрируйте.
Заводим журнал для учета трудовых договоров (контрактов)
Регистрацию трудовых договоров (контрактов) ведите в журнале учета трудовых договоров (контрактов). По мнению автора, форма такого журнала может быть следующей:
Журнал учета трудовых договоров (контрактов)
Дата, номер документа | Краткое содержание (ФИО работника, с которым заключен (продлен, перезаключен) трудовой договор (контракт)) | Срок действият рудового договора (контракта) | Подпись работника в получении трудового договора (контракта) | Дата и № приказа | Примечание |
23.![]() |
О заключении контракта с Ниловым К.Л. | С 23.05.2011 по 23.05.2012 | К.Л. Нилов | 23.05.2011 №56-к | В графе могут указываться сведения о досрочном расторжении контракта, изменении отдельных пунктов, продлении и др. |
Если для регистрации трудовых договоров (контрактов) вы используете регистрационные карточки, то они должны содержать те же сведения, что и журнал учета трудовых договоров (контрактов).
Регистрационные карточки систематизируйте в специальной картотеке по фамилиям (в алфавитном порядке) работников структурных подразделений, срокам окончания действия контрактов и др.
Журналы учета трудовых договоров (контрактов) храните 3 года и включайте в номенклатуру дел организации (п. 220 Перечня-2006).
Кадровое делопроизводство | МВИПК
Учебно-тематический план программы «Кадровое делопроизводство на предприятиях строительной отрасли» состоит из учебных модулей, в которых представлены тематика и объем учебного материала, указана продолжительность и намечена последовательность его изучения. Всё это позволяет формировать учебные программы, исходя из потребностей конкретных компаний.
Цель: основной целью обучения является совершенствование и формирование компетенций в рамках имеющейся квалификации для ведения деятельности в области
кадрового делопроизводства на предприятиях строительной отрасли.
Категория слушателей: руководители и специалисты предприятий со средним профессиональным или высшим образованием, имеющие практический опыт в сфере
кадрового делопроизводства на предприятиях строительной отрасли.
Планируемые результаты обучения
В результате обучения слушатель:
— ознакомится с изменениями в законодательных и нормативно-правовых документах, регламентирующих порядок ведения кадрового делопроизводства на предприятиях строительной отрасли;
— усовершенствует компетенции методического характера ведения кадрового делопроизводства на предприятиях строительной отрасли;
— освоит современные программные модели кадрового делопроизводства на предприятиях строительной отрасли.
№ пп | Тема занятия | Кол-во часов |
1 | Правовая база регулирования трудовых отношений на строительном предприятии. Нормативно-правовые документы в сфере труда, новое в правовом отношении сторон трудовых отношений. Правовые основы и организация кадрового делопроизводства. Система нормативных правовых актов, регламентирующих кадровое делопроизводство. Организация эффективного кадрового делопроизводства, создание единой системы кадрового документооборота. Рекомендации по составлению номенклатуры дел кадровой службы с учетом последних изменений законодательства. Нормативные требования по систематизации, движению, хранению и уничтожению кадровой документации. Работа с архивом в случае ликвидации предприятия. |
6 |
2 | Виды, содержание трудовых договоров и порядок их заключения. Трудовой договор – основа бесконфликтных трудовых отношений. ![]() Ограничения и гарантии при найме. Защита персональных данных работника. Испытание при приеме на работу: срок, правовые последствия. Процедура и документирование изменений трудового договора при изменении оплаты труда, объявлении простоя, при переводе и перемещении работника. Оформление приказа и дополнительного соглашения, других документов, изменения оплаты. Оформление процедурных и кадровых документов при проведении сокращения штата или численности персонала, уведомлении работников, подлежащих сокращению, предложении вакансий, уведомлении центра занятости и профсоюзной организации. Основания и правовая процедура прекращения трудовых отношений по соглашению сторон, по инициативе работника или работодателя, по иным основаниям. |
8 |
3 | Функции кадровой службы и требования к оформлению кадровых документов.![]() Основные правила оформления кадровых документов. Составление текстов документов, визирование, подписание и регистрация документов. Юридическая сила документа. Виды печатей и штампов на кадровых документах. Способы опечатывания кадровых документов. Ведение текущего архива кадровой службы: номенклатура дел, формирование дел, подготовка и передача дел на архивное хранение. |
8 |
4 | Унифицированные формы по учету кадров и использованию времени и расчетов с персоналом по труду. Порядок работы с унифицированными формами и способы их изменения. Состав кадровой документации, обязательные и рекомендательные документы. Локальные нормативные акты как способ защиты интересов работодателя. Порядок разработки, утверждения и введения в действие, признания утратившими силу локальные нормативные акты. Рекомендации по разработке правил внутреннего трудового распорядка. Разработка должностных инструкций как инструмент управления работниками. ![]() |
8 |
5 | Документирование трудовых отношений и движения персонала. Документирование процедуры приема на работу, перевода, перемещения, совместительства, увольнения работника. Документирование предоставления отпусков, направления работника в командировку, оформления поощрений, награждений и взысканий, предоставление больничных листов. Разработка пакета документов для закрепления систем подбора, адаптации, мотивации, оценки и аттестации, развития персонала. Порядок оформления и ведения трудовых книжек: правила ведения и хранения, порядок изменения анкетно-биографических данных, оформление вкладыша, выдача дубликата. Защита персональных данных. |
8 |
6 | Оформление и ведение личных дел работников. Учет кадров. Личное дело и личная карточка работника (форма Т-2), личный листок по учету кадров, журналы приема-увольнения сотрудников. ![]() |
8 |
7 | Особенности регулирования труда отдельных категорий работников. Законодательные акты и нормативно-методические документы РФ о воинском учете (ВУ) и бронировании граждан, пребывающих в запасе (ГПЗ). Требования по ведению воинского учета (Постановление № 719 РФ от 27.11.2006 «Об утверждении положения о воинском учете»). Организация и ведение военно-учетного стола. Алгоритм организации ведения воинского учета. Задачи и основные положения ведения ВУ. Обязанности и порядок работы сотрудников, ответственных за ведение ВУ и оформление бронирования ГПЗ ВС РФ. Оформление документов по ведению ВУ и бронирования. Ответственность руководителей предприятий и организаций за надлежащее ведение ВУ. Военные комиссариаты – санкции и полномочия по проверкам. ![]() |
10 |
8 | Контроль документирования трудовых отношений на предприятии. Проверки государственной инспекции труда (ГИТ). Полномочия и санкции ГИТ. Содержание и перечень документов, необходимых для проверки ГИТ. Формы и порядок проведения проверки. Новые инспекционные органы. |
8 |
9 | Хранение кадровой документации. Ведение текущего архива кадровой службы: номенклатура дел, формирование дел, подготовка и передача дел на архивное хранение. Нормативные требования по систематизации, движению, хранению и уничтожению кадровой документации. |
6 |
Итоговая аттестация | 2 | |
ВСЕГО | 72 |
Что хранить и как долго
Источник изображения: Getty Images
Файлы сотрудников содержат конфиденциальную информацию, защищенную сетью законов штата и федеральных законов. Узнайте, как — и как долго — регистрировать и хранить личные дела для вашего бизнеса.
При приеме на работу сотрудники расписывают множество документов, и поток документов продолжается на протяжении всего срока их пребывания в вашей компании. В этом потоке есть личные документы, юридические документы, подписанные и неподписанные документы, а также некоторые документы, которые вам могут даже не понадобиться.
Личное дело сотрудника является официальным документом компании. В некоторых штатах нынешние и бывшие сотрудники имеют право просматривать свои личные дела.
Федеральные агентства, такие как Налоговая служба или Служба гражданства и иммиграции США (USCIS), также могут запросить документы из ваших личных дел. Ваши записи также могут потребоваться для ответа на судебный иск.
Когда это происходит, вы не хотите искать и думать, что оставить, а что убрать.
Поскольку многие формы сотрудников переходят на системы электронного документооборота, как никогда важно иметь план регистрации, сохранения и хранения документов сотрудников.
Политика хранения документов отдела кадров (HR) может гарантировать, что у вас всегда будут актуальные, точные и актуальные документы там, где вы можете их найти. Это также позволяет вам воспользоваться интеллектом, скрытым во всех этих документах.
Обзор: Какие файлы у вас должны быть на каждого сотрудника?
Важно задокументировать послужной список сотрудника, начиная с самого процесса набора и найма. Многие работодатели с удивлением узнают, что они должны вести учет кандидатов на работу, а также принятых на работу в случае жалобы на дискриминацию.
Программное обеспечение HR может собирать эту информацию и даже обрабатывать цифры и создавать отчеты для вас. Затем вы можете активно работать в качестве собственного сторожевого пса, проверяя наличие непреднамеренной предвзятости и корректируя свои методы найма и найма.
Важность ведения кадровой документации сохраняется, поскольку ваш сотрудник остается на работе из года в год. Например, предположим, что у вас есть сотрудник с серьезными проблемами производительности. Вы создаете план повышения производительности, но проблемы продолжаются. В конце концов, вы увольняете сотрудника.
Эта цепочка служебных аттестаций и прогрессивной дисциплины готовит сотрудника и поддерживает ваше решение в случае жалобы уволенного сотрудника. Опять же, тщательная работа с документами может укрепить лучшие практики HR.
Надлежащее управление кадровой документацией также важно для защиты конфиденциальной информации ваших сотрудников. Личная идентифицирующая информация, финансовые документы и медицинские записи должны храниться в надежном месте. Неправильное обращение с этой информацией может нанести вред вашим сотрудникам и вызвать юридические проблемы для вашей компании.
Как долго вы должны хранить файлы и записи сотрудников?
Как только сотрудник увольняется из вашей компании, начинается отсчет времени хранения записей. Знание того, как долго хранить записи и какие записи вы можете архивировать или уничтожить, важно для поддержания управляемого, эффективного и соответствующего требованиям хранилища документов сотрудников.
На этой диаграмме показаны документы сотрудников, которые вы должны вести для кандидатов на работу и сотрудников, а также минимальные требования к сохранению после увольнения или отказа от работы. Многие юридические и финансовые консультанты рекомендуют хранить документы в течение более длительного периода времени.
Можно устанавливать более длительные горизонты для удаления документов. Важно последовательно справляться с ними во всех HR-процессах.
Список дел и записей сотрудников:
Тип записи | Минимальный срок хранения |
---|---|
Объявления о вакансиях, описания вакансий, резюме, формы заявлений и немедицинские скрининговые тесты для всех соискателей. | 3 года по программе ADEA |
Проверки биографических данных, кредитные отчеты и финансовые отчеты | 1 год при условии безопасного хранения и утилизации |
I-9 и копии форм, удостоверяющих личность (IDs) | 3 года после приема на работу или 1 год после увольнения в защищенном отдельном файле со всеми I-9 сотрудников.![]() |
Предложения о трудоустройстве и контракты, справочники сотрудников и другие подписанные документы | 1 год |
Медицинские записи, регистрационные формы медицинского страхования, записи об инвалидности, запросы на размещение, медицинские осмотры, справки врачей и результаты анализов на наркотики. | 1 год при отдельном безопасном хранении и утилизации |
Оценки эффективности, дисциплинарные записи, награды и записи о посещаемости | 2 года |
Записи о заработной плате, W-4 и табели учета рабочего времени | от 4 до 7 лет |
Записи о увольнении, включая собеседования при увольнении, причины увольнения, письма об увольнении или увольнении, соглашения об увольнении и другие соглашения о увольнении. | 1 год |
Планы немедицинских льгот, предложения и записи | 1 год |
Заявления на отпуск по FMLA и документация | 3 года |
Записи о несчастных случаях и травмах | 5 лет |
Записи об опасных воздействиях | 30 лет |
Жалоба и следственные документы | Пока претензия не будет решена |
1.

Вам необходимо сохранять документы о кандидатах и нанятых, чтобы убедиться, что вы не дискриминируете квалифицированных кандидатов. Раздел VII Закона о гражданских правах (Раздел VII) требует, чтобы вы вели записи в течение одного года, но Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA) требует трех лет, поэтому вам необходимо соблюдать более высокий стандарт.
Дискриминация может быть преднамеренной или вызвана политиками с «неравномерным воздействием» на защищенных сотрудников. Например, вы можете потребовать пройти тест на знание английского языка для сотрудников, которым не нужны продвинутые знания английского языка, — практика, которая непропорционально отсеивает кандидатов по национальному происхождению.
2. Проверка биографических данных
Если вы проводите проверку криминального прошлого или проверку кредитоспособности, действуйте осторожно. Раздел VII, Закон о достоверной кредитной отчетности (FCRA) и другие федеральные законы ограничивают ваше право на использование этой информации и требуют, чтобы вы надежно хранили и уничтожали ее.
3. Формы I-9
Храните формы I-9 для всех сотрудников в защищенном отдельном файле на случай проверки USCIS. Вам нужно сохранить только страницы с подписями.
Вы несете ответственность за идентификаторы, но вам не нужно их копировать. Если вы копируете идентификаторы, вы должны делать это последовательно для всех сотрудников, надежно хранить их и уничтожать по истечении срока хранения.
4. Контракты с сотрудниками
Все подписанные контракты должны храниться в личном деле ваших сотрудников для документирования ваших политик и соглашений. Это важно для защиты вашей компании от жалоб и судебных исков. Если новые контракты заменяют старые, сохраните текущую копию в файле и уничтожьте старую версию.
5. Медицинская информация
Медицинская и генетическая информация о ваших сотрудниках и членах их семей должна храниться в надежном месте в соответствии с Законом об американцах-инвалидах (ADA), Законом о недискриминации генетической информации (GINA) и санитарными нормами, контролируемыми Управлением по охране труда. и Управление здравоохранения (OSHA).
Сюда входят справки врачей, просьбы о размещении в связи с состоянием здоровья и другая медицинская информация, предоставленная сотрудниками.
6. Оценка деятельности
Храните все служебные аттестации и дисциплинарные записи в файле не менее двух лет. Эта документация может защитить вас в случае жалоб относительно продвижения по службе и компенсации. Он также поддерживает лучшие практики последовательного, справедливого и законного управления сотрудниками.
7. Записи о заработной плате
Табель учета рабочего времени и другие записи о заработной плате должны храниться в течение двух-трех лет в соответствии с антидискриминационными законами и законами о заработной плате и рабочем времени, такими как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA) .
Однако IRS требует, чтобы налоговая отчетность по заработной плате хранилась в течение четырех лет, а законы штата о налогах могут предписывать еще более длительный срок хранения. На всякий случай лучше хранить все эти записи в течение семи лет.
Личные дела сотрудников защищены рядом законов штата и федеральных законов, таких как FLSA. Источник изображения: Author
8. Записи об увольнении
В соответствии с антидискриминационным законодательством и законами о заработной плате и рабочем времени все документы, касающиеся увольнения или увольнения работника, должны храниться в течение одного года после увольнения.
9. Записи о льготах
Записи о немедицинских льготах, включая регистрационные формы и планы, могут быть удалены через год. Вы должны принять меры для защиты финансовых или личных данных сотрудников, поэтому некоторые из этих записей могут потребовать безопасного хранения.
10. Отпуск FMLA
FMLA требует, чтобы работодатели сохраняли заявления на отпуск в течение не менее трех лет, включая документацию причин отпуска. Любые записи с медицинской информацией должны храниться в надежном месте.
11. Записи о несчастных случаях и облучении
OSHA требует, чтобы работодатели надежно хранили записи о несчастных случаях в течение пяти лет. Воздействие опасных веществ на рабочем месте должно сохраняться в течение 30 лет из-за потенциальных долгосрочных последствий для здоровья.
12. Жалобы
Каждый раз, когда сотрудник подает жалобу или подает иск, вы должны сохранять соответствующие записи до тех пор, пока претензия не будет разрешена. Ваша система управления документами должна автоматически блокировать личное дело сотрудника после подачи жалобы, чтобы избежать случайного уничтожения соответствующих документов.
Юридические последствия ведения документации в малом бизнесе
Отсутствие возможности хранить и защищать записи о сотрудниках может дорого обойтись. Потенциальные последствия включают:
Предупреждения и штрафы: OSHA, Министерство труда США, IRS и другие федеральные агентства, а также органы штата обеспечивают соблюдение требований к ведению учета с помощью предупреждений и штрафов. Например, ошибки в ведении документации являются вторым наиболее распространенным нарушением, на которое ссылается OSHA. Максимальный штраф за нарушение повышен до $13,49.4 на 2020 год. Несоблюдение таких документов, как платежные ведомости, может даже привести к уголовному преследованию.
Юридическая ответственность: Если сотрудник предъявляет иск, а вы не можете предоставить документы, требуемые судом, вы можете проиграть судебный процесс и столкнуться с дополнительными обвинениями в краже доказательств. Примером может служить дело в Иллинойсе, Мор против Weather Tech , в котором компания отказалась от календаря сотрудницы после ее увольнения из-за частых прогулов. Сотрудник подал в суд за дискриминацию, и календарь был запрошен во время обнаружения. Когда компания не смогла его произвести, сотрудник подал иск о небрежном хищении. В данном случае работодатель выиграл, но это куча времени, денег и горя, потраченных из-за пропавшего календаря.
Управляйте документацией о сотрудниках
Комплексный план управления кадровой документацией позволяет направлять поток информации о сотрудниках в вашей компании в ваших интересах.
В дополнение к обеспечению соблюдения законодательства, тщательное управление записями может предоставить ценную информацию для реализации политик управления персоналом, защиты конфиденциальной информации ваших сотрудников и укрепления передовых методов управления персоналом.
Файлы сотрудников: что и где хранить
Ведение полных записей о сотрудниках помогает отслеживать платежи и производительность сотрудников, а также другие показатели. Это также важно для соблюдения законодательства.
Но как узнать, какие записи следует хранить, а какие являются конфиденциальными? Если вы не уверены, не волнуйтесь. В этой статье мы объясним, что должно и не должно быть в файле сотрудника, и дадим советы о том, как лучше всего сохранить ваши записи безопасными, полными и законными.
Что такое личное дело сотрудника?
Ведение документации является ключевой задачей для каждой компании, особенно для отдела кадров. Ведение учета сотрудников очень важно, потому что оно помогает компаниям отслеживать данные и показатели, связанные с сотрудниками. Это также важно для соблюдения законодательства.
Многие типы записей о сотрудниках должны храниться в надежном и надежном месте, где маловероятно, что они будут потеряны или повреждены. Практически во всех компаниях большинство записей о сотрудниках хранятся в личных делах сотрудников. Однако у каждого сотрудника будет по крайней мере один дополнительный файл, обозначенный как конфиденциальный. В зависимости от размера вашей компании у вас может быть больше; подробности см. ниже.
Определение кадрового дела сотрудников
Персональное дело сотрудников представляет собой папку, содержащую все документы, связанные с персоналом, включая платежные ведомости, отчеты о производительности и трудовые договоры, среди прочего. Хотя многие организации перешли на электронные файлы, некоторые организации по-прежнему используют бумажные файлы или их комбинацию.0003
Узнайте, как Eddy может помочь вам управлять файлами сотрудников
Почему важно поддерживать актуальность файлов сотрудников
Существует множество причин, по которым важно вести полные записи в личных делах сотрудников. Вот несколько наиболее важных причин:
- Чтобы отслеживать производительность и развитие сотрудников . Записи о сотрудниках помогают HR и менеджерам отслеживать производительность и профессиональный рост сотрудников. Отчеты о производительности часто используются для расчета надбавок или поощрительных выплат, а также по дисциплинарным причинам.
- Для ведения важных записей в целях налогообложения и расчета заработной платы . Налоговые и платежные ведомости очень важны для сотрудника и организации, поскольку они помогают компании обеспечить точность оплаты труда сотрудника. Налоговые документы гарантируют, что компания правильно обрабатывает отчисления.
- Для обеспечения прозрачности . Ведение полных записей помогает повысить прозрачность отношений между сотрудниками, их руководителями и остальной частью компании. Это особенно важно, если сотрудник получил плохую аттестацию или выговор. Если сотрудник обнаружит, что какие-либо записи отсутствуют в его файле, даже если это была честная ошибка, это вызовет недоверие и проблемы с соблюдением законодательства.
- В целях соблюдения законодательства . Ведение документации чрезвычайно важно для соблюдения законодательства. Во-первых, существуют различные законы о занятости и конфиденциальности, которые требуют от работодателей ведения определенных записей в течение определенного периода. А во-вторых, есть определенные записи, которые вы должны вести на случай, если трудовые отношения закончатся на плохих условиях.
Что хранить в личном деле сотрудника
Не забудьте создать контрольный список файлов сотрудников для каждого файла, чтобы вы могли отслеживать, какие записи в файле. Вот пример.
Общие записи сотрудников
Есть некоторые документы, которые должны быть у всех личных дел сотрудников, в том числе:
- Имя и адрес сотрудника
- Трудовые договоры
- Соглашения о неконкуренции и неразглашении
- Страница подписи справочника сотрудников (в некоторых организациях сотрудники подписывают подтверждение получения и понимания)
- Вступительные документы
- Увольнительные документы
Записи о вербовке
Многие компании забывают вести записи о приеме на работу, поскольку они были созданы до найма сотрудника. Важно сохранить эти записи для сотрудника и для соблюдения законодательства.
- Должностные инструкции
- Материалы для заявления о приеме на работу
- Анкеты
- Письма с предложением работы
- Другие документы, связанные с наймом
Записи о платежах
Записи о платежах помогают фонду заработной платы убедиться, что они своевременно и правильно заплатили всем сотрудникам. Сотрудникам также могут понадобиться эти записи по налоговым или другим личным финансовым причинам:
- Формы прямого депозита
- Платежные квитанции, включая квитанции о премиях и других поощрительных выплатах
- Документы об удержании налога (W-2, W-4, W-9)
- Записи о возмещении
- Другая информация об оплате труда и компенсациях
Отчеты о производительности и дисциплинарных взысканиях
Все отчеты о производительности и дисциплинарных взысканиях должны храниться в файле, поскольку производительность сотрудников является неотъемлемой частью любой кадровой стратегии. Отчеты о производительности и дисциплинарных взысканиях включают:
- Анализ производительности
- Записи о повышении или понижении в должности
- Предупреждения или дисциплинарные взыскания
- Пересмотр вознаграждения по заслугам или другого поощрительного вознаграждения
- Любые другие документы, касающиеся работы и поведения работника
Что не следует хранить в личном деле сотрудника
Другие сотрудники, включая руководителей, не должны иметь доступа ко всем записям. Ниже приведены записи, которые вы должны хранить, но не в личном деле, чтобы они оставались конфиденциальными.
Конфиденциальное дело сотрудника
Ниже перечислены общие записи сотрудников, которые должны храниться в конфиденциальном файле:
- Проверка биографических данных
- Эталонные проверки
- Документы на содержание ребенка
- Накладные документы
- Отчеты о льготах
- Регистрационные формы медицинского, стоматологического и другого страхования
- Формы FSA или HSA
- Информация о бенефициаре
Имейте в виду, что некоторые записи о льготах, такие как анкеты о правах на льготы, могут быть защищены Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA). Эти записи должны храниться в медицинской документации.
Файл медицинской документации
Никакие медицинские записи не должны храниться в личном деле сотрудника. Вместо этого они должны храниться конфиденциально в отдельном файле. Убедитесь, что ваша медицинская документация соответствует HIPAA и применимым антидискриминационным законам. Ниже приведены некоторые примеры медицинских карт:
- Запросы и разрешения на проживание
- Заявления о пособиях, справки от врача и запросы на отпуск
- Документы о компенсации работникам
- Медицинские анкеты и обследования
Другие документы, которые должны иметь свои собственные файлы
Существуют определенные уникальные конфиденциальные документы, каждый из которых должен храниться в отдельных файлах, чтобы еще больше ограничить число сотрудников, которые их видят. Эти файлы включают:
- Документы, удостоверяющие личность, должны храниться отдельно, поскольку они обычно нужны только для данных и отчетности.
- Документы, относящиеся к прошедшим или предстоящим судебным разбирательствам, должны храниться в папке, доступ к которой имеет только ваш юрисконсульт.
- I-9 содержат идентификационные номера социального страхования или налогоплательщика, поэтому их следует хранить в отдельном файле.
Как хранить файлы сотрудников
Все файлы сотрудников должны храниться в целости и сохранности. То, как вы поддерживаете электронные файлы, отличается от того, как хранятся бумажные записи.
Цифровые записи о сотрудниках требуют шифрования и разрешений
Если ваши записи о сотрудниках являются электронными, вы должны убедиться, что место их хранения зашифровано и/или ограничено разрешениями. Шифрование — это мера безопасности, которая превращает информацию в данные, которые невозможно прочитать или понять, если они не расшифрованы с помощью пароля. Разрешения ограничивают, кто может видеть какие записи.
Хорошее программное обеспечение для управления персоналом позволяет вам настраивать разрешения, чтобы вам не приходилось отслеживать несколько паролей и тех, с кем вы ими делитесь. Скорее, каждому штатному сотруднику нужно запомнить только свой собственный пароль, а права доступа к программному обеспечению сделают все остальное.
Для физического хранения требуется несколько папок, шкафов и ключей
Возможно, ваша компания ведет бумажные записи, а не цифровые записи, или и то, и другое. В этом случае все печатные записи сотрудников должны храниться в надежном месте, доступ к которому возможен только с помощью ключа. Поскольку для сохранения конфиденциальности вам придется хранить определенные документы отдельно друг от друга, вам потребуется несколько местоположений и несколько ключей.
Кто должен иметь доступ к файлам сотрудников?
Конфиденциальность сотрудников чрезвычайно важна. Доступ к файлам сотрудников всегда должен быть ограничен настолько, насколько это необходимо для соблюдения закона. Помимо соблюдения законодательства, информация о сотрудниках должна храниться по мере необходимости. Это означает, что только те сотрудники, которым необходимо знать содержание какой-либо части записи сотрудника, должны иметь к ней доступ.
Например, если в вашем отделе кадров есть несколько специалистов по льготам, и один специалист помогает сотруднику получить доступ к льготе, даже если они могут на законных основаниях передать запрос другому специалисту, они не должны этого делать (если только они не обязаны обработать запрос). По возможности следует применять анонимность.
HR Руководство по хранению документации сотрудников в 2022 году
Опубликовано 17 марта 2022 г. В соответствии, В ХРИС
Время чтения 6 мин.
Работодатели обязаны хранить записи и документацию сотрудников в течение определенного периода времени. Как долго они должны храниться, зависит от конкретной документации. Здесь мы сформулировали исчерпывающее руководство, в котором объясняется, какую документацию необходимо поддерживать и как долго. Понимание этой важной информации поможет вашей организации полностью соответствовать требованиям.
Как долго отдел кадров должен хранить форму I-9и Трудовая книжка?
Форма I-9 подтверждает, что сотрудник может легально работать в США. На федеральном уровне работодатели обязаны хранить форму I-9 в файле для каждого сотрудника и сохранять форму через три года после даты приема на работу сотрудника или через год после увольнения — в зависимости от того, какая дата наступит позже.
По данным Комиссии по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC), работодатели должны хранить всю кадровую и трудовую документацию, включая заявления о приеме на работу, просьбы о разумных приспособлениях и т. д., в течение один год с даты увольнения .
Как долго отдел кадров должен хранить данные о заработной плате, налогах и льготах?
По данным Министерства труда, в соответствии с Законом о справедливом труде и стандартах работодатели должны хранить все записи о заработной плате, а также записи о продажах и покупках, , в течение как минимум трех лет .
DOL также требует от работодателей вести записи о заработной плате, такие как табели учета рабочего времени, таблицы ставок заработной платы, оценки работы, коллективные договоры, графики работы и записи об изменениях заработной платы на два года .
Кроме того, работодатели должны вести учет налогов на сотрудников за четыре года , следующие за 4-м кварталом для этого года подачи. Согласно IRS, налоговые отчеты должны включать:
Ваш идентификационный номер работодателя
Суммы и даты всех выплат заработной платы, аннуитетов и пенсий
Сообщенное количество чаевых
Справедливая рыночная стоимость выплаченной натуральной заработной платы
Имена, адреса, номера социального страхования и профессии сотрудников и получателей
Любые копии формы W-2 для сотрудников, возвращенные вам как недоставленные
Даты трудоустройства
Периоды, за которые работники и получатели получали оплату во время отсутствия по болезни или травме, а также сумма и еженедельная ставка выплат, произведенных вами или сторонними плательщиками
Копии свидетельств работников и получателей об удержании подоходного налога (формы W-4, W-4P, W-4S и W-4V)
Даты и суммы внесенных вами налоговых депозитов
Копии поданных деклараций
Записи выделенных чаевых
Записи о предоставленных дополнительных льготах, включая обоснование
Как работодатели должны хранить информацию о пособиях?
Работодатели должны вести записи о льготах, такие как документы плана, форма 5500, финансовые отчеты, избирательные формы, записи о прекращении действия плана, трастовые отчеты, формы 401(k), документация COBRA и другая документация по льготам для через шесть лет после увольнения сотрудника из организации.
Как работодатели должны управлять записями?
Организации всегда должны проводить кадровые аудиты для определения сильных и слабых сторон существующей системы учета. Аудиты помогут вам следить за всей необходимой документацией, обеспечивать наличие соответствующих систем хранения и поддерживать соответствие требованиям.
В то время как работодателям разрешено хранить записи в бумажной или электронной форме, большинство лидеров отрасли согласны с тем, что инвестирование в безопасную систему HRIS является самым безопасным и наиболее эффективным способом управления документацией сотрудников. Организации должны напрямую интегрировать свою систему HRIS в свои политики соблюдения требований и ведения документации. При правильном использовании HRIS может помочь работодателям упростить процесс ведения документации, значительно повысив уровень соблюдения требований.
Отделы кадров обычно несут ответственность за распространение массива уведомлений, которые часто требуют подтверждения со стороны сотрудников. Эти уведомления могут также часто требовать подписи сотрудников. Полностью интегрированная система HRIS должна управлять записями, требующими участия сотрудников, предлагая сотрудникам доступ к документам в электронном виде. Также следует включить функцию, позволяющую администраторам экспортировать все подписанные уведомления и документацию. Эти процедуры помогут вам соблюдать требования, когда придет время для аудита.
Дополнительные ресурсы
Вы также можете быть в курсе требований к хранению документации и других важных тем, получая информацию, используя исчерпывающие ресурсы BerniePortal:
- Блог BerniePortal — универсальный магазин для новостей HR-индустрии
- Глоссарий HR — содержит наиболее распространенные термины, сокращения и соответствие требованиям HR
- Руководства по управлению персоналом — основные элементы, охватывающие обширный список всеобъемлющих тем по управлению персоналом
- BernieU — бесплатные онлайн-курсы по управлению персоналом, утвержденные для повторной сертификации SHRM и HRCI
- HR Party of One — наша популярная серия и подкаст на YouTube, посвященные новым тенденциям в области управления персоналом и актуальным темам в области управления персоналом
Какие документы сотрудников должны быть включены (плюс бесплатные контрольные списки)
Личное дело представляет собой бумажную или электронную папку, содержащую кадровые документы и документы по заработной плате, относящиеся к новым, существующим или бывшим сотрудникам. Документы в личном деле сотрудника должны охватывать весь жизненный цикл работы, от писем с предложениями и форм W-4 до обзоров производительности и документов об увольнении. Он также должен включать основные документы сотрудников и информацию о компенсации в соответствии с федеральным трудовым законодательством и законодательством штата.
Загрузите наши бесплатные контрольные списки, которые помогут вам понять, какие трудовые книжки хранить; их можно редактировать, чтобы добавить документы, характерные для вашей компании. Затем продолжите чтение, чтобы получить более конкретную информацию о том, что следует включать, а что не включать в защищенное личное дело.
СкачатьКраткий совет:
Обновление, загрузка и хранение записей о сотрудниках может оказаться непосильной задачей для малого бизнеса. Используя программное обеспечение для управления персоналом, такое как Zenefits, вы можете позволить своим сотрудникам подписывать документы в электронном виде и хранить их в Интернете в безопасном хранилище документов для быстрого доступа.
Zenefits также предлагает помощника по соблюдению требований, позволяющего легко привести документы ваших сотрудников в соответствие с федеральными, государственными и местными законами о труде.
Нажмите здесь, чтобы начать бесплатную пробную версию.
Отправь это мне СкачатьКраткий совет:
Обновление, загрузка и хранение записей о сотрудниках может оказаться непосильной задачей для малого бизнеса. Используя программное обеспечение для управления персоналом, такое как Zenefits, вы можете позволить своим сотрудникам подписывать документы в электронном виде и хранить их в Интернете в безопасном хранилище документов для быстрого доступа.
Zenefits также предлагает помощника по соблюдению требований, позволяющего легко привести документы ваших сотрудников в соответствие с федеральными, государственными и местными законами о труде.
Нажмите здесь, чтобы начать бесплатную пробную версию.
Что хранить в личном деле
Личное дело сотрудника включает юридические документы, документы компании и документы сотрудников.
Существует несколько документов по персоналу и расчету заработной платы, которые должны содержаться в каждом личном деле. К ним относятся юридические записи о занятости, такие как формы налога на заработную плату и соглашения между работником и работодателем.
Юридические документы, которые должны быть у каждого личного дела сотрудника:
- Основная информация о сотруднике: Имя, адрес, номер телефона и контактные данные для экстренной связи
- Формы удержания налога IRS: W-4 и/или W-9
- Информация о заработной плате и компенсациях: Любые данные о зарплате или платежной карте
- Контракты или соглашения: Соглашение о неконкуренции, трудовой договор или соглашение, касающееся предоставленного компанией автомобиля или бизнес-кредитной карты
- Бланки вознаграждения работникам: Бланки регистрации в медицинском страховании и соглашения о льготах, пенсионные формы, такие как 401(k), соглашения FSA, соглашения HSA и т.
д.
- Документы на содержание ребенка: Любые юридические или судебные документы
- Компенсация работникам: Документация поданных требований
- Документы об увольнении: Документально подтвержденные причины увольнения работника, документы о безработице, формы продления страховки (COBRA) и т. д.
Документы компании и политики должны быть включены в личное дело сотрудника, чтобы при необходимости к ним мог легко получить доступ руководитель сотрудника, группа расчета заработной платы или сотрудник. Хотя эти документы компании (например, подписанные политики) не требуются, их лучше хранить в файле.
Они должны показывать, когда сотрудник признал или подписал определенные политические документы в случае юридических вопросов:
- Письмо с предложением или трудовой договор
- Подписанный справочник сотрудника
- Должностная инструкция на должность
- Подписанный полис PTO, а также записи об отпусках, больничных* и отпусках
- Подписанное соглашение о неразглашении (NDA)
- Подписано Политика в отношении сексуальных домогательств
*В некоторых штатах работодатели обязаны вести время болезни вне записей. Если они не хранятся в электронном виде в вашей системе расчета заработной платы, рекомендуется хранить их в личной папке сотрудника.
Хотя вам не нужно хранить каждый документ в личном деле сотрудника, рекомендуется хранить документы, собранные при приеме на работу, такие как резюме или заявление о приеме на работу. Кроме того, любые письменные документы об эффективности (такие как записи о постановке целей или дисциплинарных взысканиях) могут храниться в личном деле.
- Заявление о приеме на работу, если применимо
- Резюме
- Рекомендации и проверка биографических данных
- Результаты проверки на наркотики и подписанный полис
- Оценки производительности, включая награды или благодарности за отличную работу
- Предупреждения и другие дисциплинарные взыскания, включая резюме отзывов клиентов или сотрудников и примечания о посещаемости
- Образовательные стенограммы. Например, если вы используете систему управления обучением (LMS) или портал онлайн-обучения, обучение и сертификаты ваших сотрудников, скорее всего, будут храниться в электронном виде.
- Записи о постановке целей: если вы используете программное обеспечение для управления эффективностью, документы по постановке целей вашими сотрудниками, скорее всего, будут храниться в электронном виде.
Для защиты личных дел и других документов сотрудников компании могут использовать платформу управления сотрудниками, например Rippling. С его помощью все операции с людьми выполняются в одном месте — от приема на работу до увольнения, включая управление документами. Вы можете легко управлять и автоматизировать данные и операции сотрудников, чтобы обеспечить соответствие требованиям.
Посетить Rippling
Что не хранить в личных делах
Существуют также документы, которые не следует включать в личное дело сотрудника, в первую очередь из соображений конфиденциальности. К ним относятся следующие:
- Записи перед приемом на работу, кроме заявления
- Ежемесячные записи о посещаемости
- Все, что связано с правом работника на получение помощи, например, формы I-9, копии водительских прав и карты социального обеспечения.
Подумайте о том, чтобы поместить эти формы и сопутствующие документы, подтверждающие право работника на работу в США, в отдельную папку.
- Записи о равных возможностях трудоустройства (EEO). Мы предлагаем вам хранить эту документацию отдельно от личного дела сотрудника; менеджеры не должны иметь доступа к просмотру этих данных из-за риска дискриминации сотрудника защищенного класса.
- Частные документы — защищены Законом о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), который также называется конфиденциальностью медицинской информации.
- Любая другая медицинская информация; если у вас есть сотрудники, которые выдали вам медицинские справки или другие документы, такие как, например, отпуск по болезни, храните эти документы отдельно.
- Личные данные сотрудников, такие как реквизиты банковского счета, номера социального страхования или иммиграционные документы, лучше всего хранить отдельно от папки персонала.
Как настроить личные дела сотрудников
Владельцы бизнеса не всегда осознают важность создания личных дел до тех пор, пока они не пройдут проверку или не получат судебный иск. Если вы работаете задним числом и нервничаете по поводу того, чтобы настроить все для уже существующих сотрудников, не переживайте. Используйте два контрольных списка, которые мы предоставили выше, а также шаги, которые помогут вам настроить папки с файлами сотрудников и привести их в порядок.
Вы должны выполнить следующее для организации и хранения кадрового делопроизводства, чтобы обеспечить соответствие требованиям и безопасность:
Шаг 1: Проведите инвентаризацию
Во-первых, вам нужно провести инвентаризацию того, что у вас уже есть для каждого сотрудника. Обязательно учитывайте те документы, которые у вас уже есть и что вам нужно от каждого сотрудника. Используйте, чтобы убедиться, что все в порядке. Каждому человеку может потребоваться свой собственный список.
СкачатьКраткий совет:
Обновление, загрузка и хранение записей о сотрудниках может оказаться непосильной задачей для малого бизнеса. Используя программное обеспечение для управления персоналом, такое как Zenefits, вы можете позволить своим сотрудникам подписывать документы в электронном виде и хранить их в Интернете в безопасном хранилище документов для быстрого доступа.
Zenefits также предлагает помощника по соблюдению требований, позволяющего легко привести документы ваших сотрудников в соответствие с федеральными, государственными и местными законами о труде.
Нажмите здесь, чтобы начать бесплатную пробную версию.
Отправь это мне Было бы также лучше, если бы вы периодически проверяли файлы, чтобы убедиться, что каждая часть информации актуальна и точна. Используйте для отслеживания того, что вы получили. В идеале вы должны создать личное дело для каждого сотрудника в день приема на работу. Однако, если вы забудете это сделать, вы можете найти документы, такие как резюме сотрудников, отчеты о производительности и налоговые формы, в своей электронной почте или в онлайн-хранилище. Убедитесь, что у вас также есть I-9s для каждого сотрудника, но они должны храниться в отдельном файле.
Краткий совет:
Обновление, загрузка и хранение записей о сотрудниках может оказаться непосильной задачей для малого бизнеса. Используя программное обеспечение для управления персоналом, такое как Zenefits, вы можете позволить своим сотрудникам подписывать документы в электронном виде и хранить их в Интернете в безопасном хранилище документов для быстрого доступа.
Zenefits также предлагает помощника по соблюдению требований, позволяющего легко привести документы ваших сотрудников в соответствие с федеральными, государственными и местными законами о труде.
Щелкните здесь, чтобы начать бесплатную пробную версию.
Отправь это мнеШаг 2. Запрос элементов, необходимых для заполнения каждого личного дела
Если в вашем списке есть документы, которые вы не можете найти в своих файлах, вы можете запросить эти документы у своих сотрудников. Дайте каждому сотруднику свой индивидуальный контрольный список, чтобы показать, что им нужно отправить, чтобы обновить свое личное дело. Установите срок для всех документов сотрудников, которые должны быть в и заполнены. Обязательно просмотрите список каждого сотрудника в его присутствии, чтобы, если что-то не было отправлено, вы могли сразу решить эту проблему.
Свяжитесь с каждым сотрудником, у которого вы запросили дополнительные документы до истечения крайнего срока, чтобы у всех было время представить недостающие документы. Затем сохраните свои документы в Интернете, в компьютерной сети или в закрытой картотеке.
Шаг 3: Хранение документов
Вам необходимо хранить документы по персоналу в папке с файлами, помеченной для каждого сотрудника по имени. Мы рекомендуем хранить личные дела сотрудников в запираемом шкафу, чтобы защитить конфиденциальную информацию о сотрудниках от посторонних лиц. Доступ к файлам сотрудников должен быть ограничен уполномоченным лицом или отделом, чье разрешение необходимо для просмотра файлов, например отделом кадров.
Документы также можно хранить онлайн с помощью зашифрованного сервиса. Rippling обеспечивает безопасное онлайн-хранилище документов, включая копии контрактов сотрудников, политик и копию справочника сотрудников.
С помощью Rippling вы можете хранить личные дела сотрудников непосредственно в системе под каждым отдельным сотрудником.
Шаг 4. Организуйте регулярный аудит личного дела
Запланируйте периодическую проверку личного дела каждого сотрудника. Это можно сделать при проведении их ежегодной оценки. Убедитесь, что файлы точны, актуальны и полны. Если нет, вы можете попросить сотрудника предоставить вам обновленные файлы или информацию. Ваш бизнес должен убедиться, что файлы в порядке до любых проверок, таких как платежная ведомость или труд.
Обратите внимание, что личные дела можно просмотреть во время правительственной проверки или вызвать в суд в случае судебного иска о неправомерном увольнении. Поддержание точных и актуальных файлов поможет вам избежать ответственности.
Следуйте нашему руководству по адаптации, чтобы узнать, как некоторые документы личного дела будут использоваться при приеме на работу.
Федеральные законы и законы штата о личных делах
Соблюдение федерального законодательства и законов штата является важным аспектом работы работодателя, поскольку вы обязаны хранить данные сотрудников и личные дела. Вот лучшие практики, а также то, что требуется на федеральном уровне и уровне штата.
Федеральное трудовое законодательство распространяется на всех работодателей, подпадающих под действие федеральных антидискриминационных законов, которыми обычно являются любые работодатели с 15 или более штатными сотрудниками. Однако следующие законы применяются ко всем предприятиям, и каждое агентство имеет свои собственные требования и рекомендации по хранению документов.
- Комиссия по обеспечению равных возможностей при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели хранили всю кадровую или трудовую документацию в течение одного года. В случае увольнения работника его кадровая документация должна храниться в течение одного года с даты увольнения.
- В соответствии с Законом о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA) работодатели должны вести учет заработной платы в течение трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить в файлах любой план вознаграждений работникам (например, пенсионные и страховые планы) и любую письменную систему выслуги лет или заслуг в течение всего периода действия плана или системы и в течение как минимум одного года после его прекращения.
- В соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели должны вести учет заработной платы не менее трех лет. Кроме того, работодатели должны хранить в течение не менее двух лет все записи, объясняющие основания для выплаты разной заработной платы работникам всех полов в одном и том же учреждении (включая ставки заработной платы, аттестации, системы выслуги лет и заслуг, а также коллективные договоры).
Подробнее о необходимой документации вы можете узнать, прочитав нашу статью о соблюдении требований по заработной плате.
Bottom Line
Ведение личных дел является важной частью работы работодателя и защиты от ответственности. Это отличный способ систематизировать данные о сотрудниках и обеспечить поддержку кадровых решений. Вы можете управлять персональными файлами сотрудников в электронном виде или использовать бумажную систему; в любом случае важно включать основные отчеты сотрудников и соблюдать соответствующие федеральные законы и законы штата.
Язык управления записями для контрактов
Когда федеральные агентства приобретают товары или услуги, им необходимо определить, какие требования федерального управления записями должны быть включены в контракт. Федеральные подрядчики часто создают, отправляют или получают федеральные записи. Федеральные контракты должны предусматривать четкие юридические обязательства, описывающие, как сотрудники, работающие по контракту, должны обращаться с федеральными записями.
Регистраторы Агентства, консультанты по закупкам и сотрудники по закупкам должны обсудить, как интегрировать обязательства по ведению документации в свои существующие процессы закупок. NARA разработало следующую формулировку для включения в федеральные контракты в качестве условий для конкретных агентств в отношении различных услуг и продуктов. Большинство контрактов должны включать формулировку обязательств по управлению записями, но каждый контракт следует оценивать индивидуально. Например, пункт о правах на данные (пункт 10 ниже) может не подходить для всех контрактов. Вместо этого агентствам лучше воспользоваться одним из установленных положений о правах на данные в Положениях о федеральных закупках.
Эта формулировка не должна заменять конкретные требования к управлению записями, включенные в контракты федеральной информационной системы.
ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПО УПРАВЛЕНИЮ ЗАПИСЯМИ
А. Применимость
Этот пункт применяется ко всем Подрядчикам, сотрудники которых создают, работают или иным образом обрабатывают федеральные записи, как определено в Разделе B, независимо от носителя, на котором существует запись.
Б. Определения
«Федеральный рекорд» согласно определению в 44 U.S.C. § 3301, включает всю записанную информацию, независимо от формы или характеристик, сделанную или полученную федеральным агентством в соответствии с федеральным законом или в связи с ведением государственного бизнеса и сохраненную или подходящую для сохранения этим агентством или его законным правопреемником в качестве доказательства организации, функций, политики, решений, процедур, операций или другой деятельности правительства Соединенных Штатов или из-за информационной ценности содержащихся в них данных.
Срок Федеральный рекорд:
- включает записи [Агентство].
- не включает личные материалы.
- применяется к записям, созданным, полученным или поддерживаемым Подрядчиками в соответствии с их [агентским] контрактом.
- может включать результаты и документацию, связанную с результатами.
С. Требования
- Подрядчик должен соблюдать все применимые законы и постановления об управлении записями, а также политики в отношении ведения документации Национального управления архивов и документации (NARA), включая, помимо прочего, Федеральный закон о записях (44 U.
S.C. chs. 21, 29)., 31, 33), положения NARA в 36 CFR, глава XII, подглава B, и политики, связанные с защитой записей, подпадающие под действие Закона о конфиденциальности 1974 года (5 U.S.C. 552a). Эти политики включают сохранение всех записей, независимо от формы или характеристик, способа передачи или степени готовности.
- В соответствии с 36 CFR 1222.32 все данные, созданные для использования правительством и доставленные правительству или находящиеся под его юридическим контролем, являются федеральными документами, на которые распространяются положения 44 U.S.C. главы 21, 29, 31 и 33, Закон о свободе информации (FOIA) (5 USC 552) с поправками и Закон о конфиденциальности 1974 г. (5 U.S.C. 552a) с поправками, которые должны управляться и планироваться для утилизации только в соответствии с законом. или регулирование.
- В соответствии с 36 CFR 1222.32 Подрядчик должен вести все записи, созданные для использования государством или созданные в ходе выполнения контракта и/или переданные правительству или находящиеся под его юридическим контролем, и управление ими должно осуществляться в соответствии с федеральным законом.
Электронные записи и связанные с ними метаданные должны сопровождаться достаточной технической документацией, позволяющей понять и использовать записи и данные.
- [Агентство] и его подрядчики несут ответственность за предотвращение отчуждения или несанкционированного уничтожения записей, включая все формы искажения. Записи не могут быть изъяты из законного хранения [Агентства] или уничтожены, кроме как в соответствии с положениями графиков документации агентства и с письменного согласия Руководителя Подрядной деятельности. Умышленное и незаконное уничтожение, повреждение или отчуждение федеральных документов подлежит штрафам и санкциям, налагаемым 18 U.S.C. 2701. В случае любого незаконного или случайного удаления, порчи, изменения или уничтожения записей Подрядчик должен сообщить об этом [Агентству]. Агентство должно незамедлительно сообщить в NARA в соответствии с 36 CFR 1230.
- Подрядчик должен немедленно уведомить соответствующего сотрудника по контрактам при обнаружении любого непреднамеренного или несанкционированного раскрытия информации, данных, документальных материалов, записей или оборудования.
Раскрытие закрытой информации разрешено только уполномоченному персоналу, которому необходимо знать, как описано в [контрактном механизме]. Подрядчик должен обеспечить надлежащий персонал, административные, технические и физические меры безопасности для обеспечения безопасности и конфиденциальности этой информации, данных, документальных материалов, записей и/или оборудования. Подрядчик не должен удалять материалы с государственных объектов или систем, а также с объектов или систем, эксплуатируемых или обслуживаемых от имени правительства, без прямого письменного разрешения руководителя подрядной деятельности. Когда информация, данные, документальные материалы, записи и/или оборудование больше не требуются, они должны быть возвращены под контроль [Агентства] или Подрядчик должен удерживать их до получения иных указаний. Предметы, возвращаемые Правительству, должны быть доставлены лично, отправлены по почте, электронной почте или защищенным электронным способом переданы Сотруднику по контрактам или по адресу, указанному в [контрактном транспортном средстве].
Уничтожение записей КАТЕГОРИЧЕСКИ ЗАПРЕЩЕНО, за исключением случаев, предусмотренных пунктом (4).
- Подрядчик должен получить одобрение сотрудника по контрактам, прежде чем вступать в какие-либо договорные отношения (субподрядчик) в поддержку настоящего контракта, требующего раскрытия информации, документальных материалов и/или записей, созданных в соответствии с контрактами или относящихся к ним. Подрядчик (и любой субподрядчик) обязан соблюдать указания правительства и [Агентства] по защите конфиденциальной, частной информации, секретной и контролируемой несекретной информации.
- Подрядчик должен использовать государственное ИТ-оборудование только для целей, конкретно связанных или разрешенных контрактом, и в соответствии с политикой [Агентства].
- Подрядчик не должен создавать или вести какие-либо записи, содержащие какую-либо непубличную [Агентскую] информацию, которая не связана конкретно с контрактом или не разрешена им.
- Подрядчик не должен сохранять, использовать, продавать или распространять копии любых результатов, содержащих информацию, подпадающую под действие Закона о конфиденциальности от 1974 или то, что обычно защищено от публичного разглашения исключением из Закона о свободе информации.
- [Агентство] владеет правами на все данные и записи, созданные в рамках этого контракта. Все результаты по контракту являются собственностью правительства США, в отношении которого [Агентство] должно иметь неограниченные права на использование, распоряжение или раскрытие таких данных, содержащихся в них, по своему усмотрению в общественных интересах. Любые права Подрядчика на данные или результаты должны быть идентифицированы в соответствии с требованиями FAR 52.227-11 — FAR 52.227-20.
- Обучение. Все сотрудники Подрядчика, назначенные для этого контракта, которые создают, работают с документами или иным образом обрабатывают документы, должны пройти обучение по управлению документами, предоставляемое [Агентством]. Подрядчик несет ответственность за подтверждение прохождения обучения в соответствии с политикой агентства, включая начальное обучение и любое ежегодное обучение или повышение квалификации.
[Примечание: если агентство требует от подрядчиков пройти обучение по управлению записями, агентство должно предоставить обучение подрядчику. ]
D. Передача требований субподрядчикам
- Подрядчик должен включать содержание этого пункта, его условия и требования, включая этот параграф, во все субконтракты в рамках этого [контрактного механизма] и требовать письменного подтверждения этого от субподрядчика.
- Нарушение субподрядчиком любого положения, изложенного в этом пункте, будет возложено на Подрядчика.
4 Правила ведения учета
Соблюдение требований к трудовой книжке — это лишь одна из многих трудоемких (и запутанных) областей, которые отвлекают вас от ведения бизнеса. Законы и нормативные акты постоянно меняются, и к тому же федеральные, государственные и местные агентства имеют отдельные полномочия по ведению вашей трудовой книжки. Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при ведении записей.
ПОДРОБНЕЕ: Что такое CPEO?
ПОЛОЖЕНИЕ О ЗАНЯТОСТИ Храните и уничтожайте записи о сотрудниках в соответствии с политикой хранения документации вашей компании, а также федеральными законами и законами штата, регулирующими хранение документации. Если у вас нет системы, важно обратиться за советом к своему юрисконсульту и налоговому консультанту для решения вопросов, характерных для вашего бизнеса.
Как правило, ваша политика записей должна включать определение типов записей, график хранения, место хранения, рекомендации по безопасности и конфиденциальности, а также процедуры уничтожения и проверки. Общество специалистов по кадрам (SHRM) предоставляет основу для создания политики ведения документации здесь.
Типы записей, которые необходимо вестиВы должны вести трудовую книжку для каждого сотрудника, включая записи о потенциальных кандидатах. Храните следующую информацию о каждом сотруднике:
Предварительные документы. Сюда входят резюме, заявления о приеме на работу, описания вакансий, письма с предложениями и подтверждение получения справочника сотрудников вашей компании.
Трудовые документы. Примеры включают записи, связанные с выполнением работы, отзывами, продвижением по службе, компенсациями, записями посещаемости, предупреждениями и трудовыми договорами.
Разделение трудовых документов. Сюда могут входить собеседования при увольнении, заявления об увольнении и документы о безработице.
РАЗРАБОТКА ГРАФИКА ХРАНЕНИЯ ДАННЫХКак долго вы должны хранить трудовые книжки? Существует множество различных федеральных законов и законов штатов, регулирующих записи о занятости. Работодатели должны обеспечить хранение всех документов в печатном или электронном виде в течение следующих рекомендуемых периодов:
3 года. Храните комиссионные с продаж, отчеты о расходах и отчеты о новом найме по штатам.
4 года. Ведите учет налогов на заработную плату в течение как минимум четырех лет после подачи заявки. Включите заработную плату, аннуитетные и пенсионные платежи, сообщаемые чаевые, отчеты об оплате во время отсутствия из-за болезни или травмы, формы W-4, налоговые депозиты и поданные декларации.
5 лет. Планы позитивных действий и отчеты, отчеты VETS-4212 и формы OSHA 300/300A (дата публикации плюс пять лет).
6 лет. Форма 5500.
30 лет. Требуемые медицинские осмотры и записи о воздействии (OSHA).
Хранить постоянно. Отчеты EEO-1, отчеты об отпуске USERRA и учебные пособия.
Вы можете найти полный список и подробную информацию на сайте IRS здесь.
ТРЕБОВАНИЯ К ЗАПИСИ О ПРЕКРАЩЕНИИ Прекращение + 3 года. Храните записи о занятости, такие как описания вакансий, уведомления и объявления о приеме на работу, заявления и резюме, оценка собеседования, результаты оценки, проверка биографических данных, проверка рекомендаций, письма с предложениями, трудовые договоры, форма I-9., формы данных EEO, дисциплинарные записи, история выплат, обзоры производительности, соглашение о переезде, письмо об отставке и формы увольнения. Также ведите записи о здоровье и пособиях, такие как формы бенефициаров, выбор плана медицинского страхования, результаты тестов на наркотики, записи о помощи в образовании, отчеты об отпусках FMLA и записи о разумных приспособлениях.
Расторжение + 4 года. Записи о прямом депозите, записи об аресте, окончательный контрольный список вычетов из заработной платы и записи о заявлениях на пособие по безработице.
БЕЗОПАСНО УНИЧТОЖАЙТЕ ТРУДОВЫЕ ОТЧЕТЫУничтожайте бумажные и электронные личные дела и конфиденциальные данные сотрудников после истечения сроков хранения. Поскольку трудовые книжки содержат конфиденциальную и конфиденциальную информацию, работодатели должны установить специальные правила и процедуры для безопасного уничтожения записей. Федеральная торговая комиссия (FTC) рекомендует уничтожать или стирать электронные файлы, уничтожать бумажные документы или нанимать сертифицированного подрядчика.
ДЛЯ ОТЧЕТА Ведение кадрового делопроизводства — это лишь одна из многих областей, отнимающих много времени и отвлекающих вас от ведения бизнеса. Освобождение от сложных административных задач является одной из основных причин, по которой многие компании передают свои задачи, связанные с персоналом, на аутсорсинг профессиональной организации работодателей (PEO), сертифицированной IRS, такой как Propel HR.